時間：2023-05-28 09:44:07
導(dǎo)語：在辦公檔案數(shù)字化管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；電子化
一、大數(shù)據(jù)與檔案管理
（一）大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也被稱為海量數(shù)據(jù)，是指一種信息化資源，這種資源通過分析能夠作為決策的依據(jù)。大數(shù)據(jù)具有大量、快速、多樣、價值的特點。信息技術(shù)的發(fā)展推動了大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生，云計算就是其中的一種。大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過分析海量數(shù)據(jù)，從而對其中的規(guī)律進行整理與加工，從而為決策者所利用。大數(shù)據(jù)在解決實際問題中具有重要的作用，關(guān)系到民生領(lǐng)域，能夠改善人們的生活，能夠避免過去由于不了解規(guī)律而產(chǎn)生的錯誤，能夠節(jié)省大量的時間與精力。
（二）檔案管理。檔案是在社會活動中形成的，主要是通過文字、圖像、聲音以及其他方式與載體保存下來的歷史資料。隨著信息時代的發(fā)展，檔案的制作與管理進入信息化時代，電子檔案也就孕育而生。電子檔案是指通過電子化儲存的檔案資料。電子檔案是檔案工作創(chuàng)新的產(chǎn)物，具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，能夠提高檔案管理的效率。因此，檔案管理人員需要重視檔案的信息化建設(shè)，加強對檔案信息管理的研究，從而讓檔案資料能夠更好地保存。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，其具有可復(fù)制的特點，且在檔案制作的過程中，對于錯誤數(shù)據(jù)的刪改是非常方便的，能夠制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而便于檢索。電子檔案的應(yīng)用功能能夠提高檔案管理的效率，管理者僅需要通過計算機即可實現(xiàn)檔案的調(diào)取、整理、歸檔與分類。電子檔案最大的特點是數(shù)字化的數(shù)據(jù)，能夠節(jié)省紙張與空間，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別。
二、大數(shù)據(jù)背景下行政辦公檔案電子化管理策略
（一）提高行政辦公檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先需要建立完善的行政辦公檔案管理制度，檔案管理人員需要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自身的工作水平。行政辦公檔案管理是醫(yī)院行政辦公工作的重要資源，需要提高檔案管理人員的專業(yè)水平、服務(wù)意識以及實際操作能力。行政辦公檔案的電子化管理工作依賴于檔案管理人員，因此檔案管理人員的專業(yè)水平?jīng)Q定了行政辦公檔案管理的質(zhì)量。電子化檔案技術(shù)對于檔案管理人員有著一定的要求，檔案管理人員除了具備高度的愛崗奉獻精神，還需要具備扎實的信息操作能力，從而將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。這些電子檔案能夠為醫(yī)院行政辦公管理提供有效的支持，在現(xiàn)代醫(yī)院中，行政辦公檔案可能涉及眾多科室，這就要求檔案管理人員能夠及時為各部門提供服務(wù)，從而確保醫(yī)院各科室行政辦公管理的有序開展。
（二）提高檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員要不斷提高自身的服務(wù)意識，從而為行政管理人員帶來更好的使用體驗，將被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，改進自身的服務(wù)理念，拓展新的服務(wù)模式，加強行政辦公人員信息反饋的整理，從而提高行政辦公檔案電子化管理的科學(xué)性。行政辦公檔案是為了更好地服務(wù)于醫(yī)院行政辦公管理。電子檔案不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，更是要利用信息化技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對過往管理經(jīng)驗進行分析，從而做好決策管理工作。檔案管理者需要謹(jǐn)記這一點，增強服務(wù)意識，在日常工作中不斷發(fā)現(xiàn)需要改進的地方，從而為行政辦公檔案的電子化管理提供更好的服務(wù)，讓醫(yī)院行政辦公人員獲得更好的服務(wù)體驗。可以從優(yōu)化工作流程著手，在檔案的采集、傳輸以及使用等方面加強資源共享，從而便于行政管理者的工作。
（三）加強安全管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為現(xiàn)代檔案管理的主流趨勢，但是由于電子檔案自身的特定決定其具有一定的風(fēng)險，因此采取單一的儲存方式是不可取的?？梢酝ㄟ^采取多種儲存方式，例如硬盤式儲存、光盤儲存、網(wǎng)盤儲存以及備份儲存等多種儲存共同應(yīng)用的方式。通過多種儲存方式的應(yīng)用，能夠確保行政辦公檔案的安全性，但是這可能增加對儲存空間的要求，需要采購大容量的儲存介質(zhì)。同時考慮到介質(zhì)的兼容性，需要不斷更新儲存方式，例如光驅(qū)的使用逐漸被淘汰，那么光盤儲存的數(shù)據(jù)很可能損失，這就需要重新進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。
[關(guān)鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；問題；應(yīng)用策略
中圖分類號：S182文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當(dāng)前，信息技術(shù)的大范圍應(yīng)用使人們的生活習(xí)慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現(xiàn)實基礎(chǔ)。傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應(yīng)用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術(shù)水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應(yīng)用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統(tǒng)的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務(wù)與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進程
將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內(nèi)容：第一是歸檔工作以紙質(zhì)文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網(wǎng)絡(luò)對文書進行歸檔，在一定的標(biāo)準(zhǔn)與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環(huán)節(jié)都進行規(guī)范，并對管理權(quán)限與具體內(nèi)容加以解釋說明，這些內(nèi)容規(guī)范和權(quán)限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現(xiàn)實基礎(chǔ)，還給文書檔案管理工作提供了管理依據(jù)。
1.3節(jié)省了存儲空間
在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案管理中，可以大大節(jié)省存儲空間。在自動化的發(fā)展環(huán)境下，相關(guān)設(shè)備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現(xiàn)在大家面前，這就會大大節(jié)省檔案的存儲空間。在今后的發(fā)展過程中，電子檔案的數(shù)量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發(fā)展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應(yīng)用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態(tài)的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現(xiàn)為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術(shù)，但在原文件上處理會導(dǎo)致文件內(nèi)容發(fā)生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸?shù)倪^程中會根據(jù)需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態(tài)；第三，隨著近年來網(wǎng)絡(luò)黑客、竊密技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術(shù)水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術(shù)性與專業(yè)性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應(yīng)的計算機操作技術(shù)，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當(dāng)前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數(shù)都掌握了先進的檔案管理技術(shù)，但信息處理技術(shù)操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業(yè)復(fù)合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要采取相應(yīng)的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術(shù)將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質(zhì)文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現(xiàn)辦公自動化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，改善硬件環(huán)境，加大硬件建設(shè)與投入的力度。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對這些設(shè)備了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用，達到增強業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機制。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區(qū)域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經(jīng)常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經(jīng)驗與方法，通過利用網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代通訊技術(shù)，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養(yǎng)其創(chuàng)新思維。
3.3將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學(xué)化分析的基礎(chǔ)上，對辦公自動化軟件加以優(yōu)化利用，統(tǒng)一文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應(yīng)用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應(yīng)用到文書檔案中，應(yīng)當(dāng)確保其具有強大的系統(tǒng)功能，并要對相關(guān)技術(shù)參數(shù)進行規(guī)范，使文書檔案管理的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與數(shù)據(jù)接口具有一定的標(biāo)準(zhǔn)性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結(jié)束語
綜上所述，在文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動化具有諸多的優(yōu)勢，為了將辦公自動化更好的應(yīng)用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，將文書檔案管理技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應(yīng)用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.
[2] 張?zhí)?試論文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].現(xiàn)代國企研究，2017，10：82.
【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；辦公自動化；文書；檔案；運用
當(dāng)今社會已進入信息時代，隨著高科技的飛速發(fā)展、辦公自動化的產(chǎn)生，計算機設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各項事業(yè)的各個環(huán)節(jié)。特別是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段為代表的“信息高速公路”的開通，使人們處理信息的手段發(fā)生了翻天覆地的變化，為辦公自動化奠定了牢固的環(huán)境基礎(chǔ)，提供了物質(zhì)條件的技術(shù)手段。辦公自動化是辦公領(lǐng)域中的革命，這場革命給傳統(tǒng)的手工管理、人工操作的舊辦公方式帶來了極大的沖擊。公司面對競爭日趨激烈的市場，積極轉(zhuǎn)變觀念，端正經(jīng)營思想，狠抓企業(yè)內(nèi)部管理，運用靈活的經(jīng)營方式，保持經(jīng)濟效益持續(xù)提高，經(jīng)濟技術(shù)指標(biāo)連年來均保持在國內(nèi)同行先進水平。工程質(zhì)量一次交驗合格率100%，優(yōu)良品率年年保持在80%以上。公司擁有各類先進施工機具約2000臺（套），總功率約20000千瓦。主要裝備包括1500噸/米、300噸/米塔吊、10噸～30噸龍門吊、8噸～120噸汽車吊、Φ630毫米大型彎管機、大型刨邊機、折邊機、卷板機、油壓機、卷揚機、各類先進的計量器具、檢測儀器和各種先進的施工工具、運輸車輛等等。
一、文書處理中的辦公自動化
文書處理是指文件的起草、修改、存儲和打印的全部過程。辦公自動化系統(tǒng)提供的文件編輯功能，實現(xiàn)了文字處理現(xiàn)代化，即利用計算機或其他文字處理設(shè)備對文字、圖像、報表等進行自動的編排、換算和合成，使之成為工作需要的人工智能信息。手工的文字處理，每改一稿，必須重新謄寫，到定稿打印時，還要重新從頭到尾的打印或排版。而在辦公自動化系統(tǒng)中，由于使用了計算機等作為文字處理設(shè)備，文件一次輸入，便可多次重復(fù)修改或輸出，大大提高了起草文稿的工作效率。
在辦公自動化系統(tǒng)中，文件一次輸入就可以多次享用，不僅可以修改，而且可以進行辦理和傳遞。在文件的內(nèi)部傳遞上，每到一文，文書人員按規(guī)定進行相關(guān)項目的著錄，注明日期、文件編號、系統(tǒng)名稱、文件作者、標(biāo)題、主題詞等，同時填寫文件具體的承辦處室，然后文件通過預(yù)設(shè)的內(nèi)部傳遞途徑，自動進入該處室的文件處理系統(tǒng)，各處室打開自己的終端，按命令進入系統(tǒng)，取出文件就可以辦理。在辦公自動化環(huán)境下根據(jù)文書工作和檔案工作的有關(guān)規(guī)定進行文件立卷、歸檔，使這些信息既可供公文處理時反復(fù)使用，又可解除檔案部門重復(fù)集中錄入數(shù)據(jù)之苦，充分發(fā)揮了計算機一次輸入和多次輸出的優(yōu)勢。
二、檔案工作的辦公自動化
1．檔案收集管理的辦公自動化。辦公自動化系統(tǒng)中的檔案信息管理系統(tǒng)，是在文書處理部門日常工作各環(huán)節(jié)中形成的數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上進行檔案的收集、整理、鑒定和保管的。在辦公自動化的信息管理系統(tǒng)中，機讀檔案的產(chǎn)生縮短了文件形成和收集之間所經(jīng)過的時間，較容易地對文件資料進行必要的管理、核對和移交。檔案室與產(chǎn)生檔案的各處室之間由計算機網(wǎng)絡(luò)連接，使生成的機讀檔案由計算機終端通過計算機網(wǎng)絡(luò)隨時傳輸?shù)綑n案室的數(shù)據(jù)庫。在檔案整理方面，辦公自動化技術(shù)沖破了傳統(tǒng)的整理方法和分類原則，它可以根據(jù)用戶不同的需要，對檔案進行自由分類，自由組合。對于機讀檔案的保管，一般以盤或卷為單位。至于機讀檔案的鑒定，則可在機讀立卷時同時進行，其鑒定標(biāo)準(zhǔn)可與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)相一致。
2．檔案信息開發(fā)的辦公自動化。檔案信息開發(fā)是指檔案管理系統(tǒng)將輸入進來的、經(jīng)過篩選和加工處理的檔案信息，根據(jù)社會各方面的需要提供給人們，它可以通過編目、編研和利用三項手段得到實現(xiàn)。檔案編目檢索工作是檔案管理工作中的獨立環(huán)節(jié)，是檔案管理專業(yè)中理論性和技術(shù)性最強的工作，它不但需要淵博的科學(xué)技術(shù)知識，還需要一定的語言知識、計算機應(yīng)用能力。檔案編目對檔案信息的開發(fā)利用起著“前提”性作用，面對數(shù)以萬計、形式多樣的檔案，在人工操作中如果沒有一定的檢索工具，人們查找利用它，就像大海撈針一樣困難。因此，使用先進的檔案檢索工具是檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展不可缺少的重要手段。這個問題，在辦公自動化環(huán)境中很容易解決。機讀文件在向檔案部門移交以前，已經(jīng)建立起能進行各種目錄組合和全文利用的系統(tǒng)，本身具備檢索功能。在此基礎(chǔ)上，檔案信息管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)其檢索、編目、編研之功能，同時還可進行目錄的自動組合，形成一個比較完備的檔案檢索工具體系，這樣就能全方位、多角度地反映檔案室的室藏內(nèi)容，可以輕松地利用計算機根據(jù)一定主題或?qū)ｎ}進行全文或部分章節(jié)的自動匯編，達到檔案編研利用之目的。計算機自動編目速度快、質(zhì)量高、能克服人工編目深度、廣度不足的缺點，而且也符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，它能將利用者所需的檔案信息通過屏幕顯示輸出或打印、復(fù)制出來，并能及時、準(zhǔn)確地提供利用，與文書工作達到信息資源共享，使傳統(tǒng)的檔案室藏概念得到升華。
三、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點
1．簡化文件的排序編號。文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機構(gòu)分類，所以每年檔案在編制案卷號時都是按機構(gòu)固定的排列順序進行編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進行編號，因此只要一個部門沒能按時歸檔就會使整個編號工作無法正常進行。運用辦公自動化系統(tǒng)后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質(zhì)文件的時間順序，隨時進行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可以進行編號歸檔。
2．辦公效率提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的一大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏下、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有效。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
3．文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企業(yè)事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息總閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部目錄管理到內(nèi)、外部目錄和內(nèi)容合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立并聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
4．文件與檔案管理形成一個有機的整體。傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個不同的部門-辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接得不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準(zhǔn)確性、完整性受到影響。同時傳統(tǒng)的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運用辦公自動化系統(tǒng)后，利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個不同的部門在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自的業(yè)務(wù)銜接起來。
綜上所述，隨著辦公自動化的不斷推廣和應(yīng)用，計算機進人文書和檔案工作領(lǐng)域已是一個不爭的現(xiàn)實。用計算機制作文件、統(tǒng)計和處理數(shù)據(jù)已日益普及，大大減輕了勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和工作質(zhì)量。計算機技術(shù)促進了“文檔”一體化的實現(xiàn)，使辦公自動化正朝著高層次、綜合應(yīng)用的方向發(fā)展，其應(yīng)用領(lǐng)域?qū)絹碓綇V泛。
結(jié)合公司，作為安裝施工企業(yè)辦公自動化在文書與檔案的運用也有了長足的進步，企業(yè)的實力不斷增強，施工領(lǐng)域不斷拓寬。公司對內(nèi)狠抓管理，對外積極參與市場競爭，取得了良好的業(yè)績。近十余年來，公司加大投入，注重工程質(zhì)量，創(chuàng)優(yōu)奪杯，碩果累累。公司積極穩(wěn)步地推進管理現(xiàn)代化，加強基礎(chǔ)管理，強化專業(yè)管理，積極推廣應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。曾先后取得檔案管理國家一級、計量管理二級、標(biāo)準(zhǔn)化管理三級、會計工作三級、全面質(zhì)量管理等證書。公司按國際慣例，堅持“項目法”施工，落實完善經(jīng)濟責(zé)任承包制，努力運用目標(biāo)管理辦法，以切實保證企業(yè)方針目標(biāo)的實現(xiàn)。
公司致力于推進技術(shù)進步，不斷開發(fā)和采用新技術(shù)、新工藝、新材料；同時努力提高機械裝備水平，積極引進新型施工裝備及機具，以真正提高企業(yè)的施工技術(shù)水平和施工能力。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位，檔案，數(shù)字化，現(xiàn)狀，優(yōu)化
對于任何一個事業(yè)單位而言，檔案都是不可缺少的重要資源，檔案中的信息數(shù)據(jù)促進事業(yè)單位不斷向前發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須提高對管理檔案的重視程度，為單位內(nèi)部的信息資源合理利用提供方便。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠遠不能滿足目前檔案管理工作的需求，計算機技術(shù)為檔案管理工作提供便利，使用數(shù)字化檔案管理不僅可以大大縮短用戶查詢信息時間，同時還能充分的查詢資料，可見，數(shù)字化檔案管理成為事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢。
1事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀
1.1現(xiàn)代化辦公設(shè)施的缺失。目前，很多事業(yè)單位檔案管理上沒有做到科學(xué)、規(guī)范化，主要原因之一就是檔案管理中缺少現(xiàn)代化辦公設(shè)備。嚴(yán)重的個別事業(yè)單位在檔案室內(nèi)堆放雜物，而且不采取防火、防盜以及防潮等相關(guān)措施。沒有運用現(xiàn)代化手段調(diào)閱檔案和查訪檔案，對事業(yè)單位檔案的完整性造成一定程度上的影響。除此之外，事業(yè)單位不能使檔案的作用得到充分的發(fā)揮，事業(yè)單位僅僅局限于管理好檔案，不注重對檔案的使用，不注重開發(fā)檔案中的信息資源，不能有效利用檔案資源。
1.2檔案檢索效率低。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中，傳統(tǒng)的手工檢索方式正逐漸被現(xiàn)代化的計算機檢索方式所代替，但是目前還是有不少的事業(yè)單位在檔案管理中使用手工檢索方式，在很大程度上對事業(yè)單位檔案檢索的效率和質(zhì)量造成影響，同時使檔案查閱的工作量增加。與此同時，還受到人力檢索信息的局限性，大大降低了事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。
2優(yōu)化事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的措施
2.1文書處理
為了提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的效率，大力推進事業(yè)單位檔案文書處理過程和歸檔數(shù)字化。在事業(yè)單位檔案管理中，最基本的工作就是文書處理，文書處理的效果對事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平息息相關(guān)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷更新的趨勢，事業(yè)單位每天需要處理的檔案量也在不斷增加，檔案管理工作人員利用計算機技術(shù)將每天收到的檔案信息歸檔處理，在事業(yè)單位內(nèi)部傳閱過程中要嚴(yán)格遵守批辦流程，設(shè)置合理的傳閱時間和催辦時間。假如出現(xiàn)傳閱的沒有完全完成處理的文件在規(guī)定的時間內(nèi)沒有進行信息反饋的情況，這時就可以利用信息技術(shù)，提醒相關(guān)工作人員進行處理，有效的預(yù)防檔案堆積、檔案處理不及時，保證事業(yè)單位檔案管理工作的正常進行。數(shù)字化檔案管理方式，不僅減輕檔案管理人員的工作量，同時還縮短了信息傳遞時間和信息反饋時間，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。
2.2單位辦公自動化
為了提高事業(yè)單位管理的綜合效率，整合數(shù)字資源，應(yīng)將數(shù)字化檔案管理與單位辦公自動化系統(tǒng)相融合。目前，自動化辦公系統(tǒng)在事業(yè)單位中應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，自動化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢越來越凸顯。在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的背景下，將自動化辦公系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有機的結(jié)合在一起，共同發(fā)揮兩者的優(yōu)勢。為確保數(shù)字化檔案管理的有序進行，在設(shè)計檔案管理方案的過程中要注意增加相關(guān)的資料查詢功能，這樣可以為各種資源之間的銜接創(chuàng)造基礎(chǔ)，所以，當(dāng)前首先需要完成的工作就是對辦公自動化軟件系統(tǒng)進行升級處理，開發(fā)兩個系統(tǒng)相互兼容端口，針對數(shù)字化檔案管理的要求，事業(yè)單位還需要不斷更新網(wǎng)絡(luò)管理制度。比如，將檔案查詢功能引入到辦公自動化系統(tǒng)中，同時開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的查詢權(quán)限，使兩個系統(tǒng)的有效結(jié)合得到保障，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間的無縫連接，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率不斷提高。
2.3構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系
事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理成為計算機技術(shù)普遍的必然結(jié)果，同時不可否認(rèn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理是一項比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理過程中，需要做好整體構(gòu)建數(shù)字化管理體系的工作，以及開發(fā)軟件系統(tǒng)，并不斷升級該軟件系統(tǒng)的工作，此外還需要做好硬件設(shè)備采購、錄入檔案、資料備份以及查閱檔案等工作。事業(yè)單位檔案管理受檔案資料多的影響，工作任務(wù)重，為了保證檔案管理的安全性，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案。除此之外，還要注重數(shù)字化檔案管理工作的細(xì)化，將數(shù)字化檔案管理細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、檔案密級管理、系統(tǒng)維護管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。
2.4有廣泛、可靠的信息支撐
為確保事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的安全、有效進行，需要不斷完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的維護離不開廣泛、可靠信息的支撐，應(yīng)該不斷強化以下兩方面工作：一方面，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備良好的系統(tǒng)升級能力，只有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備良好的升級能力，才能實現(xiàn)系統(tǒng)功能的不斷豐富、完善，減少出現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理無法滿足人員需求的現(xiàn)象，這樣，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能與時俱進，充分發(fā)揮系統(tǒng)強大的管理功效；另外一方面，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備良好的性能和可靠性，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接影響著檔案管理的成效，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能優(yōu)，則檔案管理績效優(yōu)異，反之同樣成立。在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理過程中，務(wù)必把檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的性能和可靠性放在首要地位，保證充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的預(yù)期作用。
對事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理順應(yīng)社會發(fā)展的潮流，是科技不斷更新的必然要求。每個事業(yè)單位都要重視對檔案的管理工作，針對性的制定出一個數(shù)字化檔案管理的總體規(guī)劃，完成完善自己單位的檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)工作，并不斷完善檔案信息網(wǎng)站，同時不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人員的工作質(zhì)量，使檔案信息化適應(yīng)國內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)，符合時展的趨勢。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞 高校檔案 數(shù)字化
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
高校檔案記錄了學(xué)校教學(xué)、管理活動中的重要事件，是具有保存價值的重要文件材料，對后續(xù)的教學(xué)活動和管理工作具有重要的參考價值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內(nèi)容之一，是高校建設(shè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性工作，是一項維護學(xué)校歷史面貌和提升學(xué)校文化內(nèi)涵的長遠事業(yè)。當(dāng)前信息社會迅速發(fā)展，檔案作為一種文化資源發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢所趨。加快實施高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，建立高校檔案的科學(xué)管理方式，探索高校檔案校內(nèi)外服務(wù)新模式已成為現(xiàn)時之需。
1高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
高校檔案數(shù)字化主要利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現(xiàn)檔案資源共享，并實現(xiàn)高校檔案的高效、規(guī)范、科學(xué)管理。
高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進行整理、錄入和存儲。但是，紙張受到保管時間和保管條件的限制，再加上經(jīng)常的翻閱利用，在長時間保管使用過程中會出現(xiàn)紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點。如果將檔案數(shù)字化，則可以大大節(jié)省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復(fù)性強，勞動強度大。如果采用數(shù)字化，一次整理后并將檔案數(shù)字化后，可大大減少紙質(zhì)檔案使用翻閱頻率，全部查閱數(shù)字化檔案即可。
節(jié)約大量人力財力資源，保存成本較低。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案整理、存儲和查找利用需要投入大量人力物力和財力，在數(shù)字化后可實現(xiàn)“一次投入重復(fù)利用”，大大減少對檔案原件的翻閱查找和對紙質(zhì)檔案進行復(fù)印利用。
實現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。將檔案數(shù)字化后，能夠?qū)⒖梢怨_的檔案掛接在檔案管理網(wǎng)站上，使得檔案利用不再受時間、空間限制。
2實施數(shù)字化需要解決問題及對策
檔案管理復(fù)合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質(zhì)亟待提高問題。由于當(dāng)前和今后的檔案工作與信息化、數(shù)字化結(jié)合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等具有相關(guān)專業(yè)背景的復(fù)合人才。然而，目前現(xiàn)有檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高、知識結(jié)構(gòu)單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和具有檔案管理新知識新思想的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才。
配套信息化建設(shè)滯后、檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)不兼容問題。越來越多高校已開始建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)，但由于檔案管理系統(tǒng)具有一定專業(yè)性，一般來說，辦公自動化軟件與檔案軟件系統(tǒng)設(shè)計單位不同，兩個系統(tǒng)不兼容，不能做到辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件直接歸檔的情況?，F(xiàn)有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實現(xiàn)檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數(shù)字化中檔案文件報關(guān)與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統(tǒng)中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務(wù)器和管理系統(tǒng)軟件正常工作，一旦系統(tǒng)服務(wù)器或軟件出現(xiàn)問題，就會造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法訪問。同時，為方便利用，管理系統(tǒng)一般為網(wǎng)絡(luò)軟件，即便在校園局域網(wǎng)內(nèi)，也存在一定系統(tǒng)被攻擊、數(shù)據(jù)被篡改、服務(wù)器遭病毒入侵和人為攻擊的風(fēng)險。
高校檔案數(shù)字化管理中的保密問題。一方面應(yīng)注意檔案文件的密級，對于檔案應(yīng)嚴(yán)格控制瀏覽范圍；另一方面，對于檔案文件材料中涉及的重要信息或個人敏感信息，也應(yīng)注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識泄露。
硬件條件欠缺，數(shù)字化建設(shè)資金投入不足問題。檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費投入不足檔案數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)軟硬件設(shè)施的支撐。由于現(xiàn)實條件限制，用于高校檔案數(shù)字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。
避免檔案數(shù)字化建設(shè)中的“黑洞”現(xiàn)象。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的“黑洞”現(xiàn)象――數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費、人力投入都很大，然而成效和回報率卻很低。這個現(xiàn)象的產(chǎn)生與前期準(zhǔn)備調(diào)查工作不充分、工作目標(biāo)與重點不明確等因素有關(guān)。
針對以上檔案數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，在實施檔案數(shù)字化工作時，首先要提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；加強檔案管理平臺和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在數(shù)字化過程中保護電子文件的原始性與紙質(zhì)文件的完整性，加強保密工作，加強檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的硬件條件支持，同時還應(yīng)注意避免出現(xiàn)“黑洞”現(xiàn)象，在進行數(shù)字化工作前做好調(diào)研工作，結(jié)合本單位實際情況，制定目標(biāo)明確、重點突出、切實可行的數(shù)字化方案。
3高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方向
當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括四方面內(nèi)容：建立檔案館網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，建立橫向通道，依托辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫以及加強高校數(shù)字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網(wǎng)站，通過聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺。這些檔案館網(wǎng)站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關(guān)信息，但是直接在網(wǎng)上進行檔案利用的情況比較少。各個高校檔案館網(wǎng)站相對獨立，沒有實現(xiàn)互聯(lián)或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構(gòu)建地區(qū)性、全國性館際互聯(lián)，將有助于為全社會提供更方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
依托辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)在學(xué)校日常管理工作中產(chǎn)生的電子文件通過辦公自化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)互聯(lián)，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環(huán)節(jié)，減少檔案整理移交的工作量。同時也存在一些問題：在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)時，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護電子文件數(shù)據(jù)的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統(tǒng)歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應(yīng)在實際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫。這是在有了數(shù)字化檔案資源基礎(chǔ)上，可建立專題數(shù)據(jù)庫，各展示館內(nèi)的館藏數(shù)據(jù)特色，凸顯學(xué)校的發(fā)展特色和辦學(xué)亮點。建立特色數(shù)據(jù)庫的特點是大量信息會顯示在網(wǎng)站上，對網(wǎng)站的訪問能力和安全性也是一種考驗。
高校檔案數(shù)字化后的利用與編研。這一內(nèi)容屬于數(shù)字化信息的深入利用工作。日常對數(shù)字化檔案信息的管理和查閱利用是對檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對原始檔案數(shù)據(jù)進行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創(chuàng)新性的材料，是對檔案的深入開發(fā)和靈活利用，屬于研究性勞動成果。出色的編研工作對學(xué)校管理工作與未來發(fā)展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對檔案管理工作新要求和檔案數(shù)字化建設(shè)大趨勢，應(yīng)不斷探索新技術(shù)新方法，對現(xiàn)有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務(wù)水平。
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一、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢
煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展有著重要的關(guān)系。數(shù)字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的方式將不同的信息資源以數(shù)字化的存儲方式有機地結(jié)合起來，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現(xiàn)信息資源共享的目的。
1.這是現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化、自動化的要求
在現(xiàn)代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質(zhì)檔案，人工管理檔案的模式，必須順應(yīng)時代的發(fā)展，實行數(shù)字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心，運用先進的計算機技術(shù)，最終實現(xiàn)數(shù)字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標(biāo)。
2.有利于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益
煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應(yīng)該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質(zhì)的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。通過數(shù)字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益有了明顯的提高。
3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率
煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因為煤炭企業(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發(fā)生工作調(diào)動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質(zhì)記載的檔案信息、紙質(zhì)檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計、查找相關(guān)信息的，但是通過實行數(shù)字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關(guān)資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。
4.有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息
在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過紙質(zhì)的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關(guān)的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關(guān)的檔案信息，有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。
二、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的劣勢
我國煤炭企業(yè)實行數(shù)字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現(xiàn)階段的生產(chǎn)力水平較低，科學(xué)技術(shù)還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數(shù)字化管理工作存在著比較多的不足之處。
1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性
煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術(shù)，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術(shù)而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數(shù)字化的檔案管理存在著不安全的因素。
2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現(xiàn)不能讀取信息的問題
隨著計算機不斷的更新?lián)Q代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統(tǒng)中，出現(xiàn)不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數(shù)據(jù)的丟失，而且可能會出現(xiàn)病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設(shè)備。
3.煤炭企業(yè)各個部門的辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差
當(dāng)前，我國的煤炭企業(yè)各個部門應(yīng)用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設(shè)計開發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數(shù)字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉(zhuǎn)換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。
4.數(shù)字化的檔案管理工作的利用率較低
煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理利用率較低，沒有認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理的強大作用?，F(xiàn)階段，煤炭企業(yè)還沒有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。
三、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理中的現(xiàn)狀以及存在的問題
1.煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足
煤炭企業(yè)要想更好地開展數(shù)字化管理工作，就必須建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備。但是我國目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經(jīng)濟能力以及其他原因的束縛，不能建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備，以至于我國的煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計算機并沒有隨著時代的發(fā)展而進行更新?lián)Q代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計算機與現(xiàn)代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現(xiàn)死機的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經(jīng)費嚴(yán)重不足的問題，沒有經(jīng)費去購進先進的硬件設(shè)備，有的甚至連一些最基本的實施數(shù)字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現(xiàn)代煤炭企業(yè)進行數(shù)字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經(jīng)配備了先進計算機和掃描儀等數(shù)字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網(wǎng)絡(luò)安全、機房建設(shè)的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴(yán)重影響了煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現(xiàn)階段我國煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設(shè)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備。這是實現(xiàn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的前提準(zhǔn)備。
2.煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理不夠重視
雖然，最近幾年，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的企業(yè)開始逐漸認(rèn)識到實行數(shù)字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理認(rèn)識仍然較淺，因此數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產(chǎn)為主要任務(wù)，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經(jīng)濟效益，因此會出現(xiàn)煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。
3.煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低
在煤炭企業(yè)中，有多個不同的部門沒有設(shè)置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責(zé)并不明確，不能對檔案管理人員進行職業(yè)考核。正是因為煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責(zé)做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。
4.檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)不高
因為煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數(shù)字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)較低，難免會在開展數(shù)字化檔案管理工作時，出現(xiàn)失誤，但是這卻會給企業(yè)帶去不小的危害，甚至?xí)p失到企業(yè)的經(jīng)濟利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作的。
四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的對策
1.煤炭企業(yè)加大對數(shù)字化檔案管理的資金的投入
煤炭企業(yè)要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備，投入較多的資金改善數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機器設(shè)備進行及時維修，如果不能提高舊設(shè)備的性能就要更換這些老舊的機器設(shè)備，購進一批先進的機器設(shè)備，以滿足對數(shù)字化檔案管理的需要。
2.規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)
煤炭企業(yè)為了實行數(shù)字化的檔案管理工作時更加順利，就應(yīng)該規(guī)范數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制定出一整套科學(xué)有效地統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是在現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)還沒有制定出這一完整的標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著我國煤炭企業(yè)數(shù)字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指日可待。在這項標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該有利用計算機實行數(shù)字化檔案管理工作時明確規(guī)范的操作過程以及操作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內(nèi)容，使對數(shù)字化檔案管理工作種種方面的標(biāo)準(zhǔn)都有一個明確具體的規(guī)定，讓這套標(biāo)準(zhǔn)能夠真正科學(xué)有效地實行，最終達到煤炭企業(yè)順利實行數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。
3.煤炭企業(yè)要進一步提高數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)水平
完善煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化就需要進一步提高其基礎(chǔ)建設(shè)水平，將涉及其中的各個環(huán)節(jié)中的常見設(shè)備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設(shè)備的數(shù)量，并且還要提高設(shè)備的質(zhì)量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應(yīng)信息資源的共享，注重對數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)用到的甚至以后會應(yīng)用到的多種相關(guān)軟件進行推廣，開發(fā)使用安全性更高、技術(shù)更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數(shù)字化檔案管理中的數(shù)據(jù)庫更加全面、高效的運行。
4.要加強數(shù)字化檔案的安全建設(shè)
煤炭企業(yè)要加強對數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，運用先進的技術(shù)方法，保證好數(shù)字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應(yīng)根據(jù)使用者的身份設(shè)置使用計算機時相應(yīng)的權(quán)限等等。
5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術(shù)培訓(xùn)
煤炭企業(yè)在招聘數(shù)字化檔案管理工作人員時，應(yīng)該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應(yīng)有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學(xué)習(xí)新的事物，另外檔案管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學(xué)有效地實行數(shù)字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應(yīng)該懂得掌握專業(yè)的理論知識與技術(shù)，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，使他們能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，使煤炭企業(yè)實行得數(shù)字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)招入維護企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的高素質(zhì)的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性。
五、結(jié)束語
圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發(fā)展成數(shù)字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進步也受到一些影響。因此，必須對圖書館資料儲存電子化建設(shè)有足夠的認(rèn)識，要做好調(diào)研與運用，達到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲存電子化建設(shè)日趨完善。
1 落實圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經(jīng)逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)辦公能夠保存大量的電子文檔，節(jié)約資源。圖書館正在利用很多種網(wǎng)絡(luò)方法、掃描方法、OCR方法、數(shù)據(jù)處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數(shù)字化設(shè)備進行各類檔案的信息，只要輸入關(guān)鍵字，就可以很快地找出文檔，節(jié)省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數(shù)字化的檢索，可以用很短時間發(fā)現(xiàn)并核對缺失的檔案及缺失的內(nèi)容，利用網(wǎng)上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數(shù)字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網(wǎng)上辦公，與傳統(tǒng)辦公相比，網(wǎng)上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當(dāng)下圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待改進
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統(tǒng)，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當(dāng)前的時展的大環(huán)境下，我國很多圖書館的計算機設(shè)備都仍然是“大頭電腦”，上網(wǎng)速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導(dǎo)致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系
紙質(zhì)信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數(shù)字化建設(shè)并不是遺棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質(zhì)檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。
3 采取有效措施，優(yōu)化圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作
3.1 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展
原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環(huán)境做到最好優(yōu)化。
3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機關(guān)在日常的工作中幾乎每天都會產(chǎn)生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數(shù)字化系統(tǒng)就應(yīng)使用雙服務(wù)器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享的目的。
3.3 完善檔案信息服務(wù)體系。
【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案數(shù)字化建設(shè) 問題 對策
近年來，伴隨著國家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進入了快速發(fā)展階段，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、綜合實力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進高職院校檔案信息化建設(shè)的進程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項重要課題。
一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性
（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、學(xué)生信息管理系統(tǒng)等先進管理平臺。高職院校檔案室是為學(xué)校教職員工、學(xué)生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學(xué)校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校各項工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。
（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過手工或者的檔案管理系統(tǒng)進行目錄檢索再到庫房查找，有時候要往返幾次庫房才能查到利用者所需檔案資料，花費較長時間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計算機上輕松查找，節(jié)省了時間，提高了工作效率。同時，將檔案信息經(jīng)過校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時間、空間的限制就可以進入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。
（三）有效提高檔案的科學(xué)管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫房面積僅能容納3-5年的庫藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫房很難容納龐大的檔案。實施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲空間，還有利于延長檔案的使用壽命。
二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題和困難
（一）檔案工作經(jīng)費投入不足。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上，都需要設(shè)立檔案館?！备鶕?jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學(xué)校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學(xué)校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費投入基建、教學(xué)和科研上，不可能對檔案工作投入太多。
（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費事費力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒有實現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無法滿足多用戶的同時需求。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國家檔案局《國家檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布，自此我國全國各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學(xué)校工作的重心是整合辦學(xué)資源、擴大辦學(xué)規(guī)模，把精力集中在教學(xué)和科研工作上，根本無暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。
（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問題也成為檔案管理中不可忽視的問題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機拍攝時容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計算機“病毒”、“黑客”等安全問題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護，將造成重大損失。
三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策
（一）加大對檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費的投入。要提高對檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費投入。首先要配備檔案專職人員，對檔案人員進行定期培訓(xùn)，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識外，還要掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計算機、數(shù)碼照相機、掃描儀等。
（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在開展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向邁進。
（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項系統(tǒng)性工程，不可操之過急。高職院校檔案信息量龐大，短時間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進的高?；蛘咂髽I(yè)學(xué)習(xí)了解檔案信息化建設(shè)的先進經(jīng)驗，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學(xué)合理、切實可行的計劃，要按照先新后老、先重點后一般的原則，分步驟對檔案信息進行數(shù)字化。
（四）加強數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認(rèn)證、防治計算機病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機拍攝過程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購買先進的存儲設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導(dǎo)致檔案信息無法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個可靠安全的存儲環(huán)境。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；醫(yī)院綜合檔案；數(shù)字化管理；應(yīng)用
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在社會各領(lǐng)域中都開始廣泛地應(yīng)用信息技術(shù)，而且已經(jīng)成為推動社會進一步發(fā)展的巨大動力。而在現(xiàn)代社會信息化的環(huán)境中，醫(yī)院綜合檔案在數(shù)字化管理方面的發(fā)展具有較為理想的空間。數(shù)字化方案管理方式的運用使得綜合檔案在流通運用方面與管理水平方面都得到了增強，并且全面優(yōu)化并整合檔案管理工作，使得工作效率得到了一定的提升。
1 醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理具體應(yīng)用
1.1 數(shù)字化管理應(yīng)用在紙質(zhì)檔案中
在紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中，通常采用的方法就是光電掃描。而在把紙質(zhì)檔案掃描并形成圖像文件以后，就需要進行計算機儲存。但是，這種掃描的方式是不能夠?qū)呙鑸D像進行修改的，所以，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案原始性的保存目的。然而，值得注意的是，通過光電掃描而形成的圖像文件會占據(jù)較大的空間，因此，這種方法比較適用在珍貴檔案的數(shù)字化管理中[1]。除此之外，數(shù)字化管理應(yīng)用在紙質(zhì)檔案中，還可以使用數(shù)字相機進行拍照，而且操作的步驟比較簡單，所存儲的圖像具有較高的清晰度。另外，還能夠有效地防止由于掃描或者是裝訂而出現(xiàn)的磨損問題。然而，這種方法所取得的圖像，其大小同檔案實際大小存在較大的差異，所以，一般在比較特殊的情況下運用。在此基礎(chǔ)上，還可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成PDF的格式，并且向醫(yī)院檔案系統(tǒng)進行傳送，使得檔案管理的效果得以增強。
1.2 數(shù)字化管理應(yīng)用在特種載體檔案中
在特種載體檔案的數(shù)字化管理工作中，主要包括了照片與聲像檔案的管理。照片檔案的管理有紙質(zhì)管理和數(shù)碼照片管理，其中，紙質(zhì)照片管理主要就是使用掃描儀器來掃描照片檔案，而后進行儲存。而數(shù)碼照片的管理則是使用數(shù)碼相機來翻拍檔案，進而對其進行圖像獲取。除此之外，開展特種載體檔案的數(shù)字化管理工作，最關(guān)鍵的就是實物檔案照片管理，像是對證書或者是獎牌等物品以數(shù)碼形式保存，進而為后期管理工作提供有力的支持。
醫(yī)院的聲像檔案通常都會運用錄音或者是錄像等數(shù)字化的管理方法，而且，聲像檔案本身容量相對較大，所以，在數(shù)字化的管理過程中，一定要先開展縮小處理，而后有效地完成檔案系統(tǒng)掛接的工作。在此之后，檔案管理工作人員就能夠在調(diào)用數(shù)字文件的時候更加便捷，更好地對視頻圖像進行點播操作[2]。
1.3 電子病歷的在線備份
患者病歷是醫(yī)院綜合檔案當(dāng)中所占比重最大的文件，而在開展病歷檔案的數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該確保電子病歷與數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實時地傳輸，并且在市檔案局中予以備份，更好地保障電子病歷和檔案的安全。其中，檔案登記備份的主要內(nèi)容就是醫(yī)院信息或者是電子病歷等，而容量則是檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)與服務(wù)器的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)備份載體包的分別創(chuàng)建。
2 完善醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的具體策略
2.1 與醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合
在醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的過程中，一定要重視醫(yī)院本身發(fā)展的戰(zhàn)略，并與其進行有機結(jié)合，推動檔案管理系統(tǒng)更好地為醫(yī)院的未來發(fā)展提供所需的數(shù)據(jù)與信息支持。與此同時，醫(yī)院的管理工作人員也同樣應(yīng)該端正個人管理態(tài)度，重視醫(yī)院檔案信息的現(xiàn)實意義，摒棄原有忽視文檔管理部門作用的思想理念，把綜合檔案數(shù)字化的管理放置于重要的位置，并且融合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，進一步推動檔案數(shù)字化管理水平的提升。
2.2 醫(yī)院部門信息系統(tǒng)的有機整合
在開展醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作的時候，需要結(jié)合信息平臺，全面整合并優(yōu)化各信息子系統(tǒng)，更好地營造醫(yī)院信息的環(huán)境，提高醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的水平。與此同時，需要對醫(yī)院辦公室文件管理、人事管理以及醫(yī)療研究等多個系統(tǒng)予以整合，最終構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)[3]。在此基礎(chǔ)上，需要對信息管理系統(tǒng)進行充分且合理地運用，確保醫(yī)院文件與檔案接受科學(xué)合理的管理。另外，醫(yī)院部門信息系統(tǒng)的整合還能夠推動醫(yī)院檔案無紙化的辦公管理工作開展，對信息數(shù)據(jù)進行簡單地存取，實現(xiàn)檔案資源的共享。在此背景下，充分地利用檔案信息，發(fā)揮其自身的重要價值。
2.3 積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)
因為醫(yī)院綜合檔案的數(shù)字化管理會涉及到大量的文檔數(shù)據(jù)信息，而且容量很大。所以，在實行檔案全面管理的過程中，就會逐漸提高檔案管理工作人員自身技能的要求，確保其對計算機的軟件與硬件進行深入地了解與掌握，并且熟悉網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)。簡單地說，就是要求綜合檔案數(shù)字化的管理人員發(fā)展成為復(fù)合型的專業(yè)人才，能夠全面管理文檔資料并靈活地使用計算機技術(shù)。醫(yī)院只有全面培養(yǎng)專業(yè)化的工作人員才能夠在后期的檔案數(shù)字化管理工作過程中更好地增強工作效率，促進自身的進一步發(fā)展。
2.4 強化安全防護工作的力度
由于醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院方面的機密文件，所以，在開展數(shù)字化管理的過程中需要保密。然而，因為數(shù)字化檔案的管理主要建立在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，所以，很容易受到網(wǎng)絡(luò)安全問題的影響[4]。除此之外，開展數(shù)字化信息管理方式能夠有效地突破時間與空間限制，所以，很容易導(dǎo)致檔案信息資源受到損壞或者是遺失。由此可見，在實行綜合檔案的數(shù)字化管理當(dāng)中，一定要不斷強化網(wǎng)絡(luò)安全防護工作，并且對防盜措施進行合理地利用，通過對綜合檔案的復(fù)制與備份處理，使得醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)的管理工作更加安全與可靠。
結(jié)束語
綜上所述，將數(shù)字化管理方式應(yīng)用在醫(yī)院綜合檔案工作中，已經(jīng)成為順應(yīng)時展的重要途徑和手段，也同樣為醫(yī)院的數(shù)字化管理工作順利開展提供了有力保障，使得醫(yī)院服務(wù)與管理水平得到全面提升。而在醫(yī)院綜合檔案管理工作中運用數(shù)字化管理工作已經(jīng)體現(xiàn)出明顯的優(yōu)勢，所以，通過采用合理的完善措施就可以積極地推動檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量與水平，實現(xiàn)醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展，為構(gòu)建和諧社會提供有力保障。文章對信息化環(huán)境中醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作的應(yīng)用進行了分析，并提出了合理的完善策略，旨在更好地促進醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展。
參考文獻
[1]黃桂敏.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理的可行性探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）：91-92.
[2]徐茁.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)用與體會[J].醫(yī)院管理論壇，2013，30（3）：57-59.