時(shí)間：2023-03-08 14:52:48
導(dǎo)語：在企業(yè)檔案信息化的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題
0引言
在全國檔案工作“十一五”規(guī)劃中，檔案信息化建設(shè)已放到突出位置，得到高度重視，但按現(xiàn)狀看，檔案信息化建設(shè)至今仍未全面普及推廣，目前只限于政務(wù)公開、民生檔案建設(shè)等層面，中小型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)際推廣實(shí)在太少，這種發(fā)展的不平衡現(xiàn)象眾所周知，不容忽視，現(xiàn)結(jié)合本單位（小型企業(yè)）的實(shí)際情況，淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策：
1企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題
1.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。每件事情要大力推廣，領(lǐng)導(dǎo)們的高度重視是離不開的，但目前大部分中小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)都沒有認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，經(jīng)費(fèi)上不予以支持，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。
1.2軟件不適用。本企業(yè)也在推行“無紙化”辦公，設(shè)立OA平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于本企業(yè)的OA系統(tǒng)較適用于文書檔案，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。
1.3存儲設(shè)備落后。本企業(yè)的檔案室是2001年建成，當(dāng)時(shí)并未考慮對電子檔案進(jìn)行管理，缺少專門的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，而數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性是比較強(qiáng)的，這對電子檔案的管理帶來了一定困難。
1.4電子文檔管理不完善。本企業(yè)已使用局域網(wǎng)，電子文件可儲存在“資料庫”，全體員工根據(jù)各自權(quán)限讀取文件。本來這是一個(gè)很好的溝通渠道，但由于管理不夠完善電子文件存放的位置（路徑）沒有明確規(guī)定，甚至有部分員工把文件只存本機(jī)，造成檔案的不完整，查找不便利。
1.5人員素質(zhì)未能適應(yīng)需求。目前本企業(yè)的2名檔案工作者均為兼職，只通過市檔案局的上崗培訓(xùn)，對電子檔案處理并無深入學(xué)習(xí)及參加市檔案局組織的培訓(xùn)。檔案知識不夠?qū)I(yè)，對新規(guī)定新要求了解不夠，信息接收不夠及時(shí)。這樣，不利于檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。
2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策。
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認(rèn)識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是企業(yè)檔案自動(dòng)化的客觀要求，同時(shí)，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。
2.2選擇適用于本企業(yè)的檔案管理軟件。目前，市面上的檔案管理軟件種類繁多，有的偏重于文書檔案，有的偏重于科技檔案，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際需要選擇，最好能與開發(fā)商協(xié)商，量身訂造合適的軟件。
2.3完善存儲設(shè)備。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時(shí)搶救。
2.4完善電子文件的管理。首先應(yīng)制定電子文件的管理規(guī)范，要求全體員工嚴(yán)格執(zhí)行，并且要確保檔案信息安全，定期刻碟保存。
摘 要 檔案不單是工作中關(guān)鍵的參考根據(jù)與經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，也是人們在進(jìn)入社會(huì)后工作、生活、學(xué)習(xí)的第一手資料。因此檔案管理工作是企業(yè)、事業(yè)單位的一項(xiàng)關(guān)鍵的結(jié)構(gòu)部分?，F(xiàn)在國有煤炭企業(yè)依然處于信息化建設(shè)的發(fā)展階段，需要從信息化建設(shè)目的規(guī)劃與體系整合等方面提高信息化水平。
關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案管理信息化系統(tǒng) 檔案工作人員
引言：這幾年來，大力倡導(dǎo)精細(xì)化管理的是國有煤炭企業(yè)。在邁向精細(xì)化管理的經(jīng)過中，煤炭企業(yè)怎樣充足整合與運(yùn)用企業(yè)內(nèi)外部信息變得特別主要。加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)，有利于改變?nèi)碌臋n案管理模式，掌握檔案信息的數(shù)字化存儲并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。所以，只有加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)，才可以推動(dòng)煤炭企業(yè)的安全高效發(fā)展。
一、國有煤炭企業(yè)信息化現(xiàn)狀
（一）國有煤炭企業(yè)信息化的關(guān)鍵進(jìn)展
為了把粗放的發(fā)展模式擺脫，這幾年來在信息化方面投入了大量資源的國有煤炭企業(yè)，并獲得了很大的進(jìn)步。信息技術(shù)漸漸使用于煤礦開采加工、運(yùn)輸與銷售、企業(yè)結(jié)構(gòu)管理等幾個(gè)程序。詳細(xì)來看，不少的大型國有煤炭企業(yè)都建設(shè)了比較完善的信息網(wǎng)絡(luò)，在礦井綜合自動(dòng)化體系在生產(chǎn)程序時(shí)使用比較多，在流通程序中運(yùn)用了運(yùn)輸管理信息體系，在銷售步驟中運(yùn)用了國有煤炭企業(yè)信息化，在企業(yè)管理程序中運(yùn)用了OA辦公體系、工程管理體系、財(cái)會(huì)體系和企業(yè)網(wǎng)站等幾種方式的現(xiàn)代信息技術(shù)。
（二）國有煤炭企業(yè)信息化存在的問題
首先，不高的國有煤炭企業(yè)信息化建設(shè)程度。就算國有煤炭企業(yè)對于信息技術(shù)發(fā)生了充分的注重，但是對于很多企業(yè)而言，對于信息技術(shù)的配置與運(yùn)用依然處于初級階段。一方面，很多國有煤炭企業(yè)對于信息化建設(shè)的投入總體不足，讓信息化的全體水平不高；另一方面，很多國有煤炭企業(yè)的信息技術(shù)專業(yè)人員不夠配置，很難有效的運(yùn)用與發(fā)揮目前的信息技術(shù)功能。其次，國有煤炭企業(yè)信息化建設(shè)缺少全體規(guī)劃?，F(xiàn)在國有煤炭企業(yè)信息化建設(shè)的基本思路，是依據(jù)煤炭企業(yè)對信息技術(shù)的現(xiàn)實(shí)要求來配置對應(yīng)的信息技術(shù)設(shè)備與人員。最后，國有煤炭企業(yè)信息化滯后的管理水平。對于很多國有煤炭企業(yè)而言，現(xiàn)在普遍只有財(cái)務(wù)體系與生產(chǎn)監(jiān)控體系可以完成集團(tuán)統(tǒng)一的信息化管理，而生產(chǎn)經(jīng)營中的其他職能部門對于信息的管理依然是割裂的。
二、加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的高效途徑
（一）檔案數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)絡(luò)要完善
這階段，檔案信息自動(dòng)化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)導(dǎo)致嚴(yán)重阻礙。完成檔案信息化的關(guān)鍵前提在于完成高效的數(shù)據(jù)庫管理，加強(qiáng)檢索服務(wù)體系的時(shí)效性。經(jīng)過運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案信息的解決技術(shù)，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字方式，方便長期保存。
（二）完成優(yōu)化的專業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作發(fā)展與日俱進(jìn)，不斷提高對檔案工作人員專業(yè)水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續(xù)更新知識構(gòu)造，主動(dòng)參加在職培訓(xùn)等每一種方式的再教育活動(dòng)，以適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展要求。單一的檔案管理人員構(gòu)造已經(jīng)不能滿足檔案工作信息化的發(fā)展趨向，所以，一定要繼續(xù)加強(qiáng)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。
（三）優(yōu)化煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化
為了完成檔案的數(shù)字化發(fā)展，一定要做好下面幾點(diǎn)的工作：首先，建設(shè)收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，依據(jù)單位每一類檔案狀況，經(jīng)過著錄標(biāo)引，在計(jì)算機(jī)中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號等，從而建設(shè)基本數(shù)據(jù)庫。其次，建設(shè)基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系經(jīng)過中，繼續(xù)健全狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報(bào)表，同時(shí)，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)體系把每一個(gè)部門需要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋信息錄入建設(shè)的數(shù)據(jù)庫中，并實(shí)施適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
（四）以人為本，通過提升檔案工作者的素質(zhì)來提升檔案管理信息化水平
檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學(xué)文化素養(yǎng)。只有站在對于每一種知識有所認(rèn)識的前提下，依據(jù)本身的語言能力，才可以簡明扼要的對于每一種檔案實(shí)施分析與歸類，才可以第一在入庫的經(jīng)過當(dāng)中做到“去其糟粕取其精華”的結(jié)果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運(yùn)用率，因此在面對較為龐大的信息檔案資料的時(shí)候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。在信息化管理當(dāng)中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動(dòng)，因此必須要加強(qiáng)他們的責(zé)任感，充足發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，不然假如他們的主動(dòng)性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，也許會(huì)造成整個(gè)體系運(yùn)行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領(lǐng)導(dǎo)者，與他們實(shí)施主動(dòng)溝通與交流是一定要的，讓他們意識到自己責(zé)任的同時(shí)，也必須要讓他們感覺得到自己在整個(gè)管理事務(wù)體系中的主要性。在實(shí)施培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的時(shí)候，必須要提升培訓(xùn)的規(guī)范化程度。
三、結(jié)語
煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)屬于一個(gè)長期的經(jīng)過，牽涉的內(nèi)容比較廣泛。它可以反映出一個(gè)企業(yè)的全體教學(xué)教育水平。假如在信息化的前提下對于檔案資源實(shí)施了充分高效的運(yùn)用，有助于企業(yè)管理提高，對于更好的服務(wù)于廣大職工，有著巨大的推動(dòng)作用。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵字：標(biāo)準(zhǔn)化問題、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)性、職能分類、信息安全、經(jīng)費(fèi)、管理體制
近幾年來，中國企業(yè)連續(xù)不斷地跨越了工業(yè)化、市場化，然后進(jìn)入了信息化階段，而檔案信息化工作又是企業(yè)信息化建設(shè)的極其重要組成部分，且信息時(shí)代檔案事業(yè)的一個(gè)重要分支就是企業(yè)檔案信息化建設(shè)。數(shù)字化時(shí)代下的企業(yè)檔案信息具有三個(gè)特點(diǎn)：普遍性、集成性和動(dòng)態(tài)性。為適應(yīng)我國信息化社會(huì)的發(fā)展形勢，企業(yè)對企業(yè)檔案信息的管理工作越來越重視，信息技術(shù)為檔案信息化帶來了很多機(jī)遇，同時(shí)相隨而來的也有一大堆問題。
一、檔案的信息化進(jìn)程中所產(chǎn)生問題的探究
1、標(biāo)準(zhǔn)化問題
數(shù)字化和信息化的檔案的前提是標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則。數(shù)字化后的檔案信息在該行業(yè)中通行無阻則需要建立起來行業(yè)統(tǒng)一認(rèn)證共同認(rèn)可的規(guī)則。因此，需要在業(yè)務(wù)、技術(shù)和管理三個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)。
（1）業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。業(yè)務(wù)流程規(guī)范化不僅可以大大地提高檔案信息系統(tǒng)的工作效率，而且對行業(yè)內(nèi)處理事務(wù)的能力的提高也有極大的幫助。計(jì)算機(jī)作業(yè)，任務(wù)是多通道和多對象，這樣極大地提高了信息管理工作的效率，并且對于部門和多余人員進(jìn)行精簡和整合。
（2）技術(shù)性的規(guī)范化。對于技術(shù)性的規(guī)范化要求，需要在檔案信息化過程中軟件和硬件兩面方面著手。軟件方面，包括系統(tǒng)和平臺的建設(shè)指標(biāo)和相關(guān)的操作規(guī)范，軟件所需要達(dá)到的功能和軟件開發(fā)進(jìn)展的規(guī)劃等信息。另外，檔案信息化過程中數(shù)據(jù)的精度、存儲格式及所建的檔案網(wǎng)站平臺的技術(shù)參數(shù)等等都需要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。
（3）企業(yè)信息化管理應(yīng)遵循“先搭臺子后唱戲”的法則。傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題，如傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才且還要大量的時(shí)間。另外，傳統(tǒng)檔案的保存不僅占據(jù)較大的空間，并且存量增長的需求得不到保證。還有一點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案的安全性保障很低，那些紙質(zhì)記錄時(shí)間久了會(huì)遭受蟲咬鼠啃、火情、雨情、盜情等一系列事情。因此，檔案資料進(jìn)行信息化管理勢在必行。
2、檔案職能分類面對的處境分析
（1）類目層次過多，分類過細(xì)且職能分類給文件準(zhǔn)確定位帶來困難。比如，某類文件數(shù)量很少，但也需要設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫，而這樣計(jì)算機(jī)的批量檢索效率就會(huì)大大降低。另外，由于現(xiàn)代企業(yè)職能分工越來越細(xì)化，因此有時(shí)候無法涵蓋一些新的職能活動(dòng)。
（2）檔案職能分類法容易造成企業(yè)檔案與文件歸屬管理事實(shí)上的沖突，因此職能分類法有礙文檔的一體化管理。文件分類其實(shí)是按照文件傳閱、辦理對象來分的。對此，有兩種分類方法，一種是完全的組織機(jī)構(gòu)分類法，另一種是組織機(jī)構(gòu)與職能聯(lián)合分類法。在面臨分類困境時(shí)，要進(jìn)行仔細(xì)考量，對這兩種方法擇優(yōu)而行。
3、檔案工作職能定位不準(zhǔn)確
（1）檔案人員，尤其在企業(yè)，不少檔案工作人員是兼職的，很多時(shí)候由于不了解文件的使用價(jià)值屬性，因此無法準(zhǔn)確判定文件保管期限，所以，檔案人員劃分單位文件的保管期限和密級，不科學(xué)，不合理。
（2）鑒定工作在極大的程度上還是盲區(qū)，鑒定工作客觀性和技術(shù)內(nèi)涵有所欠缺。在分類過程中，對文件沒有開展價(jià)值的鑒定與分析，檔案人員無法從專業(yè)技術(shù)角度對文件進(jìn)行全面、真實(shí)性的鑒定。
（3）檔案管理要求與專業(yè)領(lǐng)域規(guī)定脫節(jié)。例如財(cái)務(wù)報(bào)表的保存，一般月、季度報(bào)表，除財(cái)務(wù)分析報(bào)告外，財(cái)務(wù)部門的規(guī)定是三年，但是許多檔案管理卻要求一律規(guī)定為永久保存。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析。
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)不到位
檔案信息化需要消耗大筆資金的硬件和軟件的支持，例如：信息化管、理技術(shù)的提升、檔案數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)及安全的防護(hù)等等，這些都離不開一定的經(jīng)費(fèi)的支撐。還有，檔案的信息化和數(shù)字化也需要一大批多媒體設(shè)施的配合。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往對此不加以重視，在檔案建設(shè)信息化建設(shè)中，減少經(jīng)費(fèi)或?qū)⒁恍┙?jīng)費(fèi)投資在其他部門，而硬件設(shè)備以及軟件投入滯后則阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
2、企業(yè)檔案信息化建設(shè)處于弱勢
電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來越多的電子文件。電子文件的產(chǎn)生不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標(biāo)志著人類記錄信息、承載信息、傳達(dá)信息、留存信息和開發(fā)信息的方式發(fā)生了深刻的革命。這場革命是紙張發(fā)明和近現(xiàn)代檔案學(xué)理論的產(chǎn)生，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式、基本理論及思維觀念。目前，不少企業(yè)對檔案人員配備不全，很多是兼職管理，這些企業(yè)檔案管理人員雖然在檔案信息化建設(shè)中做了大量工作，但可以說與信息時(shí)代計(jì)算機(jī)發(fā)展的驚人速度相比，仍處于弱勢。
3、信息安全有待提高
隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息的安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，家喻戶曉的病毒入侵、黑客入侵，造成了檔案信息的泄密以及相關(guān)資料信息損毀等后果。設(shè)備本身就要避免那些存在的安全漏洞，然后更加注意的是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和操作過程中的安全防范措施，這就要求一定的技術(shù)。
4、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺
對于一些中小企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，在各種因素的影響下，檔案部門的生存和發(fā)展面臨著一系列威脅，檔案工作倍受冷落，比如企業(yè)的檔案部門受到企業(yè)的減員增效所波及。另外，我國的檔案信息的建設(shè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范欠缺。就我國現(xiàn)在情況，不遵守相應(yīng)制度的行為已經(jīng)對檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程產(chǎn)生了不小的障礙。因此，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)，館藏檔案數(shù)字化和電子文件接收，都應(yīng)該堅(jiān)持所制定的規(guī)范性原則。企業(yè)各個(gè)部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流協(xié)作的精神以及信息資源的共享手段。各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)無成本的即時(shí)的信息交流，會(huì)大大加快企業(yè)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，提高管理軟件的通用性。
三、關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議。
1、企業(yè)要在信息化建設(shè)上加大投入，檔案信息化的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是前提，尤其是對于對于開放型企業(yè)來說，它們生存發(fā)展的基礎(chǔ)就是檔案信息化建設(shè)。企業(yè)發(fā)展需要檔案支持，而企業(yè)規(guī)模和效益決定了其信息化水平。
2、檔案數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的軟件保證，企業(yè)檔案主管部門要加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。并且，企業(yè)應(yīng)不定期地對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升各種知識結(jié)構(gòu)，掌握信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能。
3、企業(yè)要把檔案信息化工作列入重要工作日程，強(qiáng)化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的信息化和檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化。檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)是升級強(qiáng)化檔案管理。
4、改革檔案管理體制，充分發(fā)揮企業(yè)主體檔案的優(yōu)勢。企業(yè)檔案主管部門應(yīng)該掌握主營業(yè)務(wù)知識人員的專家團(tuán)隊(duì)。專家往來靈活機(jī)動(dòng)，處理問題目的性強(qiáng)，效率高，十分有利于企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]范桂紅.知識管理視閾下的企業(yè)檔案信息管理研究[D].黑龍江大學(xué)2011
[2]王華玉.基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].北京交通大學(xué)2009
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；管理
一、落實(shí)企業(yè)檔案信息化管理的必要性
（一）檔案信息化管理是企業(yè)發(fā)展的必然需求
科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展給信息資源網(wǎng)絡(luò)化帶來了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)。信息資源突破了過去傳統(tǒng)意義上的數(shù)量較少和內(nèi)容單一的問題，已發(fā)展為信息存儲量大、內(nèi)容涵蓋面廣的基本現(xiàn)狀。這樣引起更多的企業(yè)對于信息資源的依賴性也越來越高，從單純的查找、存檔和備案等，已轉(zhuǎn)化為對信息化資源的全方面的綜合需求。要想實(shí)現(xiàn)信息資源的時(shí)效性和準(zhǔn)確性為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，勢必需要采取信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享等現(xiàn)代化管理手段。因此，傳統(tǒng)的檔案管理已根本不能滿足于企業(yè)發(fā)展的需求，檔案信息化管理勢必成為企業(yè)發(fā)展的必然需求。
（二）檔案信息化管理是企業(yè)日常管理模式的重要手段
由于受傳統(tǒng)管理模式的限制，檔案管理難以突破工作環(huán)節(jié)以及工作步驟的束縛，使檔案管理單純地停留在以業(yè)務(wù)活動(dòng)為主的固化式工作流程，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的工作水平和工作效率低下。而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的深化和創(chuàng)新，以信息化管理系統(tǒng)為依托，加快文檔一體化的進(jìn)程，能極大地提高企業(yè)檔案管理的工作效率。在檔案信息化管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程是其中不可分割的組成部分，文件是信息化系統(tǒng)運(yùn)作中重要的信息基礎(chǔ)，應(yīng)將兩個(gè)流程系統(tǒng)有機(jī)地融于一起，也就是在文件信息中將業(yè)務(wù)信息得以體現(xiàn)，亦或?qū)I(yè)務(wù)信息直接嵌入文件信息中，最終達(dá)到企業(yè)檔案信息化管理的有效實(shí)現(xiàn)。
二、目前企業(yè)檔案信息化管理的基本問題
（一）傳統(tǒng)觀念使企業(yè)檔案信息化管理的開展受到局限
基于傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，使企業(yè)對于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，仍存在一些認(rèn)識誤區(qū)，認(rèn)為可以短期內(nèi)比較顯性地實(shí)現(xiàn)預(yù)期效益。在過去傳統(tǒng)管理觀念的指引下，對于企業(yè)檔案信息化的管理，重產(chǎn)出輕投入，由于對企業(yè)檔案信息化管理缺乏一定的科學(xué)認(rèn)知，而和現(xiàn)代企業(yè)管理理念嚴(yán)重脫離，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理處于岌岌可危的發(fā)展境地。
（二）信息化管理軟件已不能滿足檔案信息化管理的要求
企業(yè)信息化管理軟件仍不能完全滿足于各種性質(zhì)、職能不同的企業(yè)檔案信息化管理的基本要求，目前還未開發(fā)和應(yīng)用完全適用于各企業(yè)發(fā)展的文檔一體化管理系統(tǒng)軟件。在實(shí)際的檔案信息化管理中，由于各企業(yè)獨(dú)立開發(fā)的軟件系統(tǒng)具有不規(guī)范的數(shù)據(jù)接口，不能實(shí)現(xiàn)共用和互用，使文件和檔案管理的信息化資源在不同階段得不到互換和共享，嚴(yán)重影響了信息資源成果全方位的互通。
（三）基礎(chǔ)工作缺乏規(guī)范性，制約了檔案信息化進(jìn)程
檔案信息化管理涵蓋了檔案工作的各方面和各環(huán)節(jié)，其中主要是檔案標(biāo)準(zhǔn)的建立和實(shí)施，以及業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。目前在企業(yè)檔案信息化管理工作中，仍存在檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范相對滯后的現(xiàn)象，檔案信息化系統(tǒng)嚴(yán)重脫離于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的形式，使信息化資源達(dá)不到層次的統(tǒng)一、規(guī)范，導(dǎo)致服務(wù)性和共享性較差，尤其是各種類型的檔案細(xì)則缺乏足夠的相容性，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。
（四）企業(yè)檔案信息化管理與企業(yè)體制改革、創(chuàng)新缺乏協(xié)調(diào)性
很多企業(yè)的檔案信息化管理是在傳統(tǒng)的管理體制下運(yùn)作的，由于企業(yè)人事管理部門缺乏先進(jìn)的檔案信息化管理觀念，尤其是缺乏與企業(yè)體制改革、創(chuàng)新協(xié)調(diào)一致的思想意識，使檔案信息化管理不能與體制改革、創(chuàng)新保持同步，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案信息化管理對于提升企業(yè)綜合競爭力的基礎(chǔ)性作用的發(fā)揮。
（五）企業(yè)缺乏檔案信息化管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃
企業(yè)檔案信息化管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的目標(biāo)而做出的戰(zhàn)略性規(guī)劃方針和政策，由于目前很多企業(yè)的信息化規(guī)劃方案都停留于技術(shù)規(guī)劃的角度，沒有與企業(yè)核心競爭戰(zhàn)略做到切實(shí)有效地結(jié)合，使企業(yè)的檔案信息化管理缺乏明確的目標(biāo)和方向。
三、強(qiáng)化企業(yè)檔案信息化管理的具體措施
（一）摒棄傳統(tǒng)觀念，追求檔案工作的創(chuàng)新
檔案工作的創(chuàng)新就是突破傳統(tǒng)觀念的束縛，開拓適合時(shí)代要求的信息化管理工作的新局面。一般來講，主要包含理論的創(chuàng)新和實(shí)踐的創(chuàng)新，以理論創(chuàng)新為指導(dǎo)，加強(qiáng)和實(shí)踐創(chuàng)新有機(jī)的結(jié)合，最終促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利開展。實(shí)現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新，應(yīng)遵循檔案工作發(fā)展的客觀規(guī)律，認(rèn)真分析檔案工作的發(fā)展目標(biāo)和方向，嚴(yán)格遵守國家對于檔案工作制定的規(guī)程和規(guī)范，不能和企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況產(chǎn)生嚴(yán)重的偏離。創(chuàng)新需要企業(yè)進(jìn)行反復(fù)的研究和驗(yàn)證，創(chuàng)新成果必須經(jīng)得起實(shí)踐的切實(shí)檢驗(yàn)，確保符合企業(yè)自身檔案信息化管理的基本要求。
（二）建立和健全檔案信息化管理制度
企業(yè)檔案信息化主要是通過技術(shù)、制度和管理等各方面的創(chuàng)新，并建立科學(xué)合理的現(xiàn)代化企業(yè)管理模式。企業(yè)檔案管理要充分利用檔案信息化的新思路和新模式，采用先進(jìn)的技術(shù)措施和手段，積極實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化制度的管理和創(chuàng)新。建立和健全符合現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需要的檔案信息化管理制度，確保企業(yè)檔案工作在競爭激烈的市場環(huán)境下得以健康有序的發(fā)展。第一，建立企業(yè)文件材料管理制度，完善文件的電子化歸檔方法，使企業(yè)在信息化發(fā)展過程中形成具有較強(qiáng)保存價(jià)值的電子文件信息資料。第二，擴(kuò)展企業(yè)檔案信息化管理的收集范圍，依據(jù)企業(yè)發(fā)展要求及時(shí)調(diào)整檔案信息的接收范圍，尤其要確保對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價(jià)值的文件資料的收集工作。第三，建立和健全數(shù)字化信息檔案管理制度，嚴(yán)格電子檔案信息的數(shù)據(jù)安全和存儲安全的相關(guān)規(guī)定。將企業(yè)檔案工作和信息化管理進(jìn)行全方位的銜接，加強(qiáng)對各種類型文件信息資料的有效監(jiān)控，以確保電子文件和紙質(zhì)文件的一致性。
（三）建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，目前很多高科技的手段已被廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案信息化管理中。企業(yè)檔案信息化管理應(yīng)迎合時(shí)展的需求，在企業(yè)檔案管理中將現(xiàn)代高科技手段得以科學(xué)的應(yīng)用。第一，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用。充分利用檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，比如，檔案館管理系統(tǒng)和小型檔案室管理系統(tǒng)等，以確保信息資源整理和歸檔的實(shí)現(xiàn)。第二，縮微技術(shù)的應(yīng)用。通過各種現(xiàn)代化高科技手段，對具有潛在價(jià)值的文件檔案資料，進(jìn)行微縮處理和編輯。能有效節(jié)約人力和儲存空間，且能確保長期保存。第三，光盤存儲技術(shù)的應(yīng)用?；诠獗P本身存儲量大和信息處理便捷的特點(diǎn)，完全適用于檔案信息的檢、參考和查詢等各種綜合服務(wù)。第四，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、通訊和視聽技術(shù)的應(yīng)用。充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，各種通訊技術(shù)，廣播、電視等視聽技術(shù)，通過多種渠道將檔案信息資源得以，以實(shí)現(xiàn)使用者在不同地域達(dá)到資源共享的目的。
（四）加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)
檔案管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、完善的檔案管理知識以及先進(jìn)的管理技術(shù)，這是對于檔案管理人員的基本要求。定期或不定期地組織學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)以及企業(yè)間進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流等手段，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識和技術(shù)方法的改進(jìn)，這樣才能做好檔案信息化管理工作，以避免出現(xiàn)失誤而引起檔案刪除或丟失的現(xiàn)象。應(yīng)加強(qiáng)理論和實(shí)踐有機(jī)地結(jié)合，檔案管理人員需要具備豐富的理論知識，還要將理論知識付諸于實(shí)踐中的得以實(shí)施，不斷積累綜合的實(shí)踐技能。理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合的培訓(xùn)方式是提高人員素質(zhì)的一個(gè)重要手段。另外，加強(qiáng)信息化管理的培訓(xùn)，并嚴(yán)格檔案管理系統(tǒng)的熟練使用，以確保檔案信息化管理健康、平穩(wěn)的運(yùn)行。
（五）檔案信息進(jìn)行網(wǎng)上開發(fā)，并確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)
配置現(xiàn)代化的各種辦公設(shè)備，積極開發(fā)和應(yīng)用符合行業(yè)性質(zhì)特征的檔案管理軟件，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)全方位的信息資源共享。進(jìn)行檔案信息化管理工作，將各種類型文件、檔案資料等以文字、數(shù)據(jù)和圖表等載體形式傳輸入網(wǎng)，并制定訪問和檢索的權(quán)限，以及文件瀏覽和借閱利用等功能，讓各級領(lǐng)導(dǎo)以及廣大員工都能通過網(wǎng)絡(luò)獲取參考信息，也能進(jìn)行各類載體文件的歸檔，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)化高速運(yùn)作系統(tǒng)。另外，企業(yè)檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)僅供內(nèi)部人員被授予權(quán)限的情況下使用，建網(wǎng)時(shí)應(yīng)設(shè)置安全防護(hù)機(jī)制，以確保網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定。積極建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的安全管理制度，將檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)置防火墻，安裝防病毒軟件等，并對主機(jī)采取高科技的防護(hù)措施。同時(shí)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)級別控制，將用戶訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)設(shè)置，依據(jù)級別的不同規(guī)范檔案信息查閱的具體規(guī)定范圍，以防止未授權(quán)者的違規(guī)違章操作。
四、結(jié)語
總而言之，企業(yè)檔案信息化管理是檔案管理工作上的重大突破和技術(shù)創(chuàng)新，給檔案管理工作帶來了新的契機(jī)和挑戰(zhàn)，并產(chǎn)生了積極深遠(yuǎn)的影響。作為企業(yè)檔案管理工作者，應(yīng)加強(qiáng)思想和行動(dòng)上有效的配合，積極采取各種先進(jìn)技術(shù)和手段加強(qiáng)企業(yè)檔案資源信息化管理的改進(jìn)和創(chuàng)新，不斷推進(jìn)檔案信息化管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。隨著科技的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)，一定要加強(qiáng)信息資源的安全保密性。我們要切實(shí)保證理論知識和實(shí)踐有效地結(jié)合，迎合現(xiàn)代化信息化發(fā)展的要求，將檔案管理工作做的更加完善和具體，以期為企業(yè)的健康、高效發(fā)展提供快捷的服務(wù)。
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企業(yè)檔案信息化是指企業(yè)在法制的軌道上，依靠科學(xué)的思想和組織管理方法，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，對企業(yè)的文件、檔案等信息進(jìn)行發(fā)掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用
1.企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動(dòng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。
2.企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化工程的一部分,關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。面對龐大繁雜的企業(yè)檔案信息,要想提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量,必須加快信息化建設(shè),減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，提高工作效率。將企業(yè)檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,促進(jìn)企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
3.企業(yè)檔案是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的一個(gè)重要組成部分,不僅是維護(hù)企業(yè)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的有效證據(jù),更是一種十分重要的信息資源，是關(guān)系企業(yè)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。完整的檔案是反映企業(yè)發(fā)展、技術(shù)、成果、經(jīng)營、資源及歷史概貌的重要資料。利用檔案已成為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中必不可少的一項(xiàng)有效手段。
三、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題
1.企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè),有些則沒有,特別是一些中小企業(yè)。同時(shí),企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門,相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅。企業(yè)檔案部門的生存受到威脅,信息化建設(shè)也就無從談起,即使已開展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。
2.企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)條件薄弱,技術(shù)、資金不足,人才缺乏。當(dāng)前,企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認(rèn)識不足,重視不夠,基礎(chǔ)條件薄弱,信息化程度低。許多企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型,認(rèn)為檔案信息化作用不大,不愿增加額外投資。總體上看,缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐,對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠,數(shù)字化信息資源少,企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量良莠不齊,信息化管理人才缺乏,對檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可行性研究開展不夠3.企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實(shí)現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向,使生產(chǎn)活動(dòng)、文書處理與檔案管理工作有效銜接,提高信息處理的能力,實(shí)現(xiàn)檔案信息的無縫交接和有效管理。由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙,檔案工作很難在系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)與各生產(chǎn)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)之間聯(lián)絡(luò),未能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接,進(jìn)行文檔一體化管理。
四、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策
1.加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。目前，有些標(biāo)準(zhǔn)還不明確,有的還沒有標(biāo)準(zhǔn)，檔案行政管理部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，盡快建立、健全檔案信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
2.重視企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理軟件的選擇與開發(fā)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)(如設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、經(jīng)營、財(cái)務(wù)、材料、管理、服務(wù)等)相銜接,確保檔案部門對本企業(yè)各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì),應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
3.領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐的關(guān)鍵因素。各級檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的引導(dǎo);中央企業(yè)檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對所屬及控股企業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃和指導(dǎo)，保證企業(yè)檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。對檔案部門來說，信息化建設(shè)是一項(xiàng)全新的工作，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既是發(fā)展機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。
4.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，引導(dǎo)檔案人員適應(yīng)信息化要求。要認(rèn)真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，積極推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)。檔案信息化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作,科技人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
5.檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)檔案部門可借鑒網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已有的成果和經(jīng)驗(yàn),與辦公自動(dòng)化、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等系統(tǒng)相連，建立基于企業(yè)網(wǎng)的電子文件歸檔及電子文件接收應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)筑企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)報(bào)送及應(yīng)用平臺,推進(jìn)電子文件的歸檔、接收、保管與利用,做好電子文件的積累、歸檔和管理工作。
[摘要]當(dāng)今信息社會(huì)，必須以加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)和快捷的信息交流來作為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、事業(yè)發(fā)達(dá)的戰(zhàn)略舉措。作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的檔案事業(yè)，也應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)和完善企業(yè)的檔案管理工作，建立健全信息化的檔案管理理念，利用好檔案這種企業(yè)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。
[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境企業(yè)檔案信息化建設(shè)
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[關(guān)鍵詞] 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;企業(yè)檔案;信息化;建設(shè)
企業(yè)檔案信息化是企業(yè)進(jìn)行管理、生產(chǎn)和原始依據(jù)和憑證,對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)具有重要的作用。隨著我國企業(yè)改革的進(jìn)一步推進(jìn),企業(yè)對檔案信息的需求越來越大,要求企業(yè)檔案部門能夠方便、快捷地為企業(yè)決策提供檔案信息。而傳統(tǒng)的檔案管理方式與企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié),表現(xiàn)為:檔案部門大多還處于半封閉狀態(tài),檔案管理方式以手工經(jīng)驗(yàn)管理方式為主;檔案管理設(shè)施落后、管理手段陳舊,計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)在檔案工作中還沒有得到應(yīng)用。檢索速度慢、查全率低,難以適應(yīng)企業(yè)對檔案信息的需求;檔案管理人員思想觀念陳舊,只重視檔案的收集、整理、保管,對檔案信息情開發(fā)利用力度不夠;坐等利用者上門來查閱檔案的被動(dòng)服務(wù)方式,使檔案利用率低下,難以發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。在新形勢下,如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),已成為當(dāng)務(wù)之急。
一、加速檔案信息化進(jìn)程是信息社會(huì)和企業(yè)發(fā)展的必然要求
一是在辦公自動(dòng)化條件下,電子文件的數(shù)量和類型不斷激增,磁盤、光盤等新型載體的生成、保存和利用都與計(jì)算機(jī)緊密相連。電子文件的管理依賴于信息化的軟、硬件平臺。而長期以來企業(yè)檔案工作一直建立在手工管理紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上,而今轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募芾頌橹饕獌?nèi)容,在操作方法、管理流程上對傳統(tǒng)檔案工作模式提出了挑戰(zhàn),對企業(yè)檔案信息化建設(shè)提出了迫切要求。二是電子文件的立卷歸檔環(huán)節(jié)不再是過去傳統(tǒng)的固定程序,即一年歸檔一次。電子文件一經(jīng)形成,就可以馬上存儲到辦公信息數(shù)據(jù)庫中,不再需要一年一次的立卷歸檔,而是需要構(gòu)建電子文件環(huán)境下的新的檔案收集模式。三是電子文件的保管方法發(fā)生了重大變革。傳統(tǒng)檔案的保管方式是手工整理,要求裝訂整齊。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理。只有建立一個(gè)信息化的檔案管理平臺,才能使于電子文件的管理和運(yùn)行。隨著檔案信息化進(jìn)一步的推進(jìn),電子文件將成為檔案管理工作的主體,企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的建立已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的必然發(fā)展方向。
二、企業(yè)檔案信息化的實(shí)踐優(yōu)勢
1.檢索查詢更為方便。傳統(tǒng)的檢索方式是檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的案卷目錄,信息到庫房中查找,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢,無論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式,檢索出需要的檔案信息,并到網(wǎng)上。企業(yè)公司內(nèi)部的工作人員,可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息,大大減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。
2.信息存儲量更大?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用,大大增加了檔案信息的存儲量,如一個(gè)保存30萬卷檔案的中等規(guī)模的檔案館,其紙質(zhì)檔案的排列長度一般在4~5公里,如果將其文字信息錄入計(jì)算機(jī),用CD―R刻錄保存,僅需400片,用DVD的密度刻錄保存,僅需60片,完全可以裝在一個(gè)公文包里。而且,紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息,但電子文件卻可以在一份文檔里同時(shí)記錄文字、圖形、圖表、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息,具有直觀性、選擇性、易操作性,便于開發(fā)利用。
3.有助于檔案的保護(hù)。許多價(jià)值珍貴的檔案,由于利用頻繁,長時(shí)間使用和復(fù)制,容易造成紙張發(fā)黃、變脆,不利于檔案的保護(hù)。而檔案通過數(shù)字化加工,把重要檔案掃描輸入計(jì)算機(jī),轉(zhuǎn)換成電子文件形式,進(jìn)行信息化管理,有利于檔案原件的保護(hù)。
三、加速企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施
1.領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案信息化建設(shè)的基本前提。企業(yè)檔案形成于企業(yè)各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面,是企業(yè)的寶貴財(cái)富,它對于維護(hù)企業(yè)的權(quán)利、展示企業(yè)的輝煌業(yè)績和發(fā)展歷程具有重大作用。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展,檔案工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。因此,要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識檔案管理信息化的重要性,認(rèn)識到檔案信息化對企業(yè)各項(xiàng)事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性,切實(shí)把檔案信息化提高到企業(yè)發(fā)展的高度把檔案工作納入企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程,納入部門的考核,納入檔案人員的職責(zé)范圍,做到領(lǐng)導(dǎo)保證、人員保證、時(shí)間保證、經(jīng)費(fèi)保證,這是加快企業(yè)檔案信息化的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案 管理 信息化建設(shè)
中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：
1.前言
加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是檔案工作的重中之重，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)，是做好檔案工作的關(guān)鍵。
2.我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2.1檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展概況20 世紀(jì)90 年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。企業(yè)開始建立使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)、ERP 系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)過程中形成的實(shí)體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動(dòng)的和脆弱的電子文件。許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對電子文件的涌現(xiàn)，沒有及時(shí)應(yīng)對，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。曾經(jīng)發(fā)生企業(yè)員工離職時(shí)隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件的惡性事故。
2.2檔案管理信息化模式實(shí)效不高一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對信息化浪潮，也開始積極行動(dòng)起來，他們一方面脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。但是，不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。
2.3檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作不足早在1971 年國際上就開始探討電子檔案的管理模式，然而中國檔案界直至1996 年第十三屆國際檔案大會(huì)在北京召開之后，才開始關(guān)注電子文件管理理論。有效的電子文件管理實(shí)踐則更晚。檔案信息管理工作標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，這制約了企業(yè)檔案信息工作的進(jìn)程。
2.4檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高檔案信息電子化就需要現(xiàn)代化的人才，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)，不能只滿足于計(jì)算機(jī)簡單操作。
2.5企業(yè)歸檔方式的現(xiàn)狀2001年1月1日施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：公文發(fā)文處理應(yīng)遵循草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序；收文處理應(yīng)遵循簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。這能系統(tǒng)地體現(xiàn)檔案工作流程，但是隨著政務(wù)信息化建設(shè)步伐的加快，電子郵件等形式的無紙公文使得網(wǎng)上辦公變成現(xiàn)實(shí)，如果運(yùn)用網(wǎng)上辦公，一個(gè)文件可同時(shí)發(fā)送多個(gè)主送單位，一個(gè)單位也可以接收各級部門的電子文件。這樣，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的收文與發(fā)文程序?qū)l(fā)生變化，公文處理更為直接快捷。收文中的簽收、登記程序，發(fā)文中的繕印、用印以及分發(fā)程序?qū)⒂涉I盤和鼠標(biāo)來完成。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料為載體的檔案工作要應(yīng)對多樣化的文書工作，必將由單一的歸檔方式向多樣化轉(zhuǎn)變。
3.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)
3.1加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的益處
1．大多數(shù)基層檔案室，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅用于檔案目錄的錄入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。檔案信息化就可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率。
2．檔案信息化管理使利用者可直接利用機(jī)讀文件的檔案，縮短了二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。
3．檔案信息化，是一次投入，多次產(chǎn)出的，這樣改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的局面。
4．檔案信息化，信息成果可進(jìn)行多份拷貝，這樣就拓寬了服務(wù)范圍，擴(kuò)大了社會(huì)影響。
5．檔案信息化有效減少了紙質(zhì)檔案保管時(shí)所遇到的庫房面積的壓力。
3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和信息化，實(shí)際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.4實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
3.5要樹立文檔一體化意識我們認(rèn)為文檔一體化的實(shí)質(zhì)是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強(qiáng)對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現(xiàn)實(shí)價(jià)值有深刻認(rèn)識，文書工作人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識，每一個(gè)文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強(qiáng)化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉(zhuǎn)的過程中及時(shí)保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對文書工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔范圍。
4. 加強(qiáng)檔案管理體制的創(chuàng)新
4.1檔案管理機(jī)制創(chuàng)新主要在于精簡任何企業(yè)，精干是必然趨勢，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步，檔案管理的方法要?jiǎng)?chuàng)新，要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理擴(kuò)大成信息集中的企業(yè)檔案管理。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將各種信息資源集合，形成資源共享，使檔案管理成為一個(gè)集團(tuán)化的信息綜合體，這樣才能高效率、自主地、靈活地進(jìn)行檔案管理。
4.2檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效企業(yè)就是要?jiǎng)?chuàng)利潤，無論經(jīng)濟(jì)體制改革、轉(zhuǎn)換機(jī)制，都是為了經(jīng)濟(jì)利益和社會(huì)效益。檔案管理也應(yīng)該是以此為目標(biāo)的，從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換，提高辦事效率, 讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的保障之一。
5.結(jié)語總之，為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案工作可持續(xù)發(fā)展要求,各企業(yè)應(yīng)以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)為中心，以提高檔案利用率為目的，把檔案信息建設(shè)納入到公司信息化建設(shè)的總格局，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中，為公司檔案信息管理工作全面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化開辟了更加廣闊的道路和美好的前景。
參考文獻(xiàn)
[1]郭志敏檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個(gè)問題
一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性
企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是將企業(yè)的檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體方式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化數(shù)字方式，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合。檔案信息化建設(shè)是以科學(xué)的管理方法為前提，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為手段，對檔案工作和信息資源優(yōu)化管理，形成信息網(wǎng)絡(luò)體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享，使之更好的為提高企業(yè)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益提供服務(wù)。
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)信息化的要求。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，檔案資源越來越多，紙質(zhì)檔案不利于查閱者查找材料，且易于磨損，不易保存。企業(yè)管理以檔案管理為基礎(chǔ)，只有改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲存、自動(dòng)化處理以及網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，才能適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的需求。
我國企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理只是將文件材料進(jìn)行收集、整理、記錄、保存，供人們查閱，企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠，其信息意識、法制意識、服務(wù)意識以及效益意識相對單薄，只是將檔案資源管理看成是簡單的保存工作。受傳統(tǒng)思想影響，對檔案的管理觀念相對保守，缺乏資源共享意識，結(jié)果造成信息資源不能流通，不能更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高提供服務(wù)。
二、我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)在企業(yè)現(xiàn)代化管理中發(fā)揮了重要價(jià)值，具有重要意義，但是也存在一些問題。首先，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。一些大型企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的投入力度較大，已經(jīng)初步具備檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性設(shè)施，重金引進(jìn)技術(shù)人才開發(fā)檔案信息數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行紙質(zhì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，并以企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)行資源共享，使檔案信息的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，從而優(yōu)化企業(yè)信息管理，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的提高創(chuàng)造了有利條件。例如寶山鋼鐵集團(tuán)，它配備了齊全的硬件、軟件設(shè)施來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)并培養(yǎng)專業(yè)人才進(jìn)行企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，開設(shè)了專門的網(wǎng)頁來管理企業(yè)信息資源，為企業(yè)的建設(shè)發(fā)展提供便利的服務(wù)和全面的信息，適應(yīng)了市場競爭的需求。一些效益差、規(guī)模小的企業(yè)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中相對落后。其次，我國企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的資金技術(shù)不足，缺乏專業(yè)人才。總體而言，我國企業(yè)對檔案信息化建設(shè)的重要作用認(rèn)識不足，企業(yè)面臨著向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型，卻不夠重視檔案信息化建設(shè)。缺乏資金和技術(shù)的支撐，企業(yè)對檔案信息資源的開發(fā)和利用的力度不夠。再次，企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃。我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在盲目跟風(fēng)的現(xiàn)象，沒有進(jìn)行合理科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)的程度和質(zhì)量參差不齊，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有機(jī)結(jié)合，無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的一體化。
三、我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施
企業(yè)檔案對企業(yè)生產(chǎn)、企業(yè)管理等信息資源進(jìn)行整理保存，對企業(yè)的發(fā)展和建設(shè)有著不可替代的重要作用，但是，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理的需求，因此，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。
1.充分認(rèn)識企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要作用
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，是企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地的軟實(shí)力。因此，必須重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)，加大資金、技術(shù)的投入，推進(jìn)和完善企業(yè)檔案資源的信息化建設(shè)，樹立服務(wù)意識、信息意識以及效益意識，使網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息在企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中最大限度地發(fā)揮其價(jià)值和作用。作為一名企業(yè)檔案管理人員，必須充分認(rèn)識到電子文件檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的思維模式，樹立起新型電子文件檔案管理的思維模式，強(qiáng)化相關(guān)電子文件管理專業(yè)知識與技能的學(xué)習(xí)，在電子文件檔案管理工作中自覺做好各項(xiàng)工作，使電子文件檔案管理工作更好地促進(jìn)企業(yè)或者高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)展。
2.建立健全電子文件檔案管理的規(guī)章制度
電子文件檔案管理的規(guī)章制度可以使企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)有章有據(jù)，使檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，避免在管理工作中出現(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，如果出現(xiàn)問題，也能根據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度及時(shí)進(jìn)行處理。新時(shí)期背景下，電子信息技術(shù)不斷進(jìn)步，以電子信息技術(shù)為載體的電子檔案被擺到了前所未有的高度，但在企業(yè)中，電子檔案的管理依然缺乏必要的規(guī)章制度，致使電子檔案管理工作中出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象。對此，企業(yè)應(yīng)該依據(jù)實(shí)際情況，制定電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，比如制定電子檔案的收集制度、集中管理制度以及歸檔制度等等。電子檔案管理的規(guī)章制度還應(yīng)該包括檔案管理人員的考核制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督。在電子檔案管理工作中，建立責(zé)任追究制，明確檔案管理人員的職責(zé)，使檔案管理人員自覺地將各項(xiàng)工作做好。
3.企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與檔案信息資源的開發(fā)利用有機(jī)結(jié)合
企業(yè)檔案信息化建設(shè)在給查閱保存以及利用檔案資源帶來便利的同時(shí)，也給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。因此，檔案信息管理的建設(shè)應(yīng)當(dāng)和信息資源的開發(fā)利用結(jié)合起來，使檔案信息化建設(shè)與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和企業(yè)的信息需求以及企業(yè)的技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，使信息資源能夠產(chǎn)生更為廣泛的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩珕栴}，使企業(yè)檔案信息資源具有長期的真實(shí)有效性，從而確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。
4.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作
檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)設(shè)施的配備，企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用與服務(wù)平臺，將紙質(zhì)檔案資源數(shù)字化，將檔案資源的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與政府網(wǎng)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)相連，使檔案信息有效發(fā)揮其作用。
5.規(guī)范檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)
檔案信息化建設(shè)的法律保障是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是不可替代的重要條件。就目前而言，我國相關(guān)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)還不是很明確，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)健全完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案工作制度。應(yīng)當(dāng)規(guī)范電子檔案的格式、標(biāo)準(zhǔn)等，使數(shù)字化檔案的保管有法可依，能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)歸檔電子文件，從而推進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。
6.培養(yǎng)管理型信息化人才
專業(yè)人才是檔案信息化的關(guān)鍵。因此，企業(yè)的檔案管理人員為了適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高自身的綜合素質(zhì)。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加大資金的投入，建立一支以復(fù)合型人才為核心，管理型人才為基礎(chǔ)的隊(duì)伍來滿足企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需求。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；信息化
信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。上個(gè)世紀(jì)末和本世紀(jì)初興起的信息化浪潮，正在改變著數(shù)千年的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，改變著生產(chǎn)和銷售模式，改變著全球的交往和交換模式，改變著人類的生產(chǎn)和生活方式，改變著人類幾千年來的思維定式。在這個(gè)以信息科學(xué)為主要應(yīng)用技術(shù)之一的新時(shí)代里，整個(gè)人類社會(huì)和生活都發(fā)生或正在發(fā)生著巨大變化。人們生活再也不能離開現(xiàn)代信息技術(shù)手段，信息化成為了人們?nèi)找骊P(guān)注的問題。
在檔案界，信息化的呼聲也越來越高，特別是在信息化最活躍的企業(yè)，“檔案信息化”更成為擺在企業(yè)檔案部門面前的一個(gè)重要課題。
企業(yè)檔案是有價(jià)值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。對于機(jī)構(gòu)和社會(huì)來說，為了保護(hù)并保存活動(dòng)的證據(jù)，采用系統(tǒng)的方法對檔案進(jìn)行管理是必要的。檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息源，這些信息可以為業(yè)務(wù)決策及其后續(xù)活動(dòng)提供支持，也可以確保對當(dāng)前和未來的受益人的責(zé)任承諾。
一、檔案信息化管理的必要性
企業(yè)檔案對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是作為管理要素參與管理活動(dòng)，可有效提高經(jīng)濟(jì)管理、生產(chǎn)管理的水平。根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)原理，經(jīng)濟(jì)增長的三要素是指資本、勞力和綜合要素，其中綜合要素是科技、教育、管理等軟要素的集成。檔案是科技、教育和管理活動(dòng)中最具有影響力和輻射力的關(guān)鍵性要素之一，它是科學(xué)決策的依據(jù)，是知識共享的承載，是科技創(chuàng)新的基礎(chǔ)，是組織和調(diào)動(dòng)物質(zhì)、資金、人才等其他資源合理流動(dòng)的“引擎”。因此，充分挖掘檔案的價(jià)值，對于提高經(jīng)濟(jì)管理水平，提高綜合要素貢獻(xiàn)率，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平是一個(gè)必要而有效的途徑。如通過利用檔案信息而降低技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過程的成本，以充分的檔案信息支持決策，降低或消除因?yàn)樾畔⑹ъ`而導(dǎo)致的市場缺陷和決策失誤，實(shí)現(xiàn)資源配置優(yōu)化等。因?yàn)橥耆偁幨袌鍪抢硐氲氖袌鼋Y(jié)構(gòu)，而這種市場結(jié)構(gòu)的假設(shè)條件之一就是生產(chǎn)者和消費(fèi)者都擁有充分、準(zhǔn)確的信息，這其中當(dāng)然包括作為原始記錄的文件和檔案信息。
二是作為生產(chǎn)要素進(jìn)入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過程，獲取經(jīng)濟(jì)收益。近年來世界各國信息資源產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，全球年增長率高達(dá)33%，成為一大經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。如美國年產(chǎn)值達(dá)7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產(chǎn)業(yè)；歐盟年產(chǎn)值4300億歐元，已超過電信和IT制造業(yè)；日本內(nèi)容產(chǎn)業(yè)年產(chǎn)值1600億美元，超過鋼鐵業(yè)的兩倍，相當(dāng)于汽車業(yè)的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨(dú)立的，或與其他信息資源聯(lián)合形成具有市場需求的產(chǎn)品，擴(kuò)展我國信息資源產(chǎn)業(yè)的發(fā)展空間，進(jìn)而擴(kuò)展信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展空間，推動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)信息化進(jìn)程和新型工業(yè)化道路的實(shí)現(xiàn)。
二、企業(yè)檔案管理必須走信息化管理之路。
企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息知識資源的建設(shè)、共享、創(chuàng)新利用，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案創(chuàng)新管理和提升企業(yè)的核心競爭力。
企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來，企業(yè)信息化和電子商務(wù)發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源計(jì)劃管理的信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過程，有力地推動(dòng)了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。對于那些已經(jīng)實(shí)現(xiàn)資源計(jì)劃管理和生產(chǎn)全過程信息化的企業(yè)來說，生產(chǎn)和主要業(yè)務(wù)管理就像高速公路上疾馳的汽車，如果作為基礎(chǔ)保障的檔案工作還是停留在手工管理階段，就像推著一輛手推車在高速公路上行走，如何能趕上疾馳的汽車并為之提供服務(wù)？實(shí)踐表明，檔案管理信息化可以給企業(yè)帶來顯而易見的效果和效益。
從長遠(yuǎn)來說，信息時(shí)代下的檔案工作如果不實(shí)現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進(jìn)而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會(huì)使檔案管理與其他各項(xiàng)工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導(dǎo)致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。
三、科學(xué)開發(fā)檔案信息資源。
信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。無論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
四、加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)