時(shí)間：2023-06-25 16:19:38
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關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè)；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究
隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對(duì)城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、修繕作充分的準(zhǔn)備。所以提高對(duì)普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強(qiáng)工程建設(shè)質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)
1.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案記錄時(shí)間較長普通公路的建設(shè)周期很長，公路項(xiàng)目從工程項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)計(jì)規(guī)劃、上級(jí)部門審批、施工項(xiàng)目招標(biāo)、施工部門完成公路建設(shè)、竣工后有關(guān)部門驗(yàn)收等一系列流程要經(jīng)過很長的時(shí)間，而公路工程建設(shè)檔案記錄要從最先的工程項(xiàng)目申報(bào)部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時(shí)間長的特點(diǎn)。
2.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案所涉及相關(guān)部門較多公路工程建設(shè)項(xiàng)目投資一般是非常巨大，動(dòng)輒上千萬甚至上億元，建設(shè)規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會(huì)有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個(gè)省、市，有的公路建設(shè)工程，可能需要跨越幾個(gè)省市，因此，普通公路工程的建設(shè)很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會(huì)涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設(shè)計(jì)院、地質(zhì)勘探部門、設(shè)備材料供應(yīng)商等企事業(yè)單位。項(xiàng)目工程檔案對(duì)所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準(zhǔn)確、完備。
3.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設(shè)工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設(shè)，整個(gè)工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設(shè)備、修繕綠化設(shè)施等工作，其中的每一項(xiàng)工作都有其特殊的施工工藝和施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，隨著公路建設(shè)工程進(jìn)度的變化，會(huì)進(jìn)行不同施工隊(duì)伍的不同施工部分交接，這種動(dòng)態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會(huì)給相關(guān)人員帶來許多難題。如果要把公路工程項(xiàng)目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)化知識(shí)儲(chǔ)備，并且要強(qiáng)化檔案管理人員的細(xì)致程度和責(zé)任意識(shí)，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項(xiàng)目工程驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的不必要的工作。
4.普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化隨著信息化時(shí)代的到來，公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理也迎來了新的變革，信息技術(shù)的應(yīng)用給項(xiàng)目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設(shè)工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復(fù)雜且數(shù)量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設(shè)期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗(yàn)收階段檢查項(xiàng)目檔案的過程，通常會(huì)占用過多的時(shí)間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤的幾率也很高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使工程項(xiàng)目檔案的管理從過去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對(duì)象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺(tái)電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過程不同階段中所產(chǎn)生的設(shè)計(jì)圖紙、錄像都方便存儲(chǔ)，在工程共享平臺(tái)上傳檔案記錄，方便各相關(guān)部門和審查機(jī)構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項(xiàng)目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡(jiǎn)化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是對(duì)在公路建設(shè)過程中產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，是后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)的重要數(shù)據(jù)支持，同時(shí)具有法律效應(yīng)?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十六條中明確規(guī)定，“建設(shè)單位收到竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。驗(yàn)收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項(xiàng)工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設(shè)備的試驗(yàn)報(bào)告；（4）有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用?！睆膰曳蓙碇v，應(yīng)給予工程項(xiàng)目檔案管理足夠的重視，但是在實(shí)際工程建設(shè)過程中，施工單位通常只重視工程建設(shè)進(jìn)度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項(xiàng)目檔案在實(shí)際工程施工中還存在著有關(guān)部門為了趕工程進(jìn)度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴(yán)重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗(yàn)收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項(xiàng)目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開展工程項(xiàng)目檔案管理工作前，需要制定科學(xué)合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學(xué)的管理制度造成，不合理的管理制度難以對(duì)接工程的正常施工過程，甚至?xí)?dǎo)致竣工驗(yàn)收工作難以進(jìn)行，也給后期公路預(yù)防性養(yǎng)護(hù)工作和公路修復(fù)工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實(shí)際操作過程中，檔案管理人員對(duì)工程施工進(jìn)程難以把握，整體認(rèn)知不足，造成檔案管理不全面等問題。
3.檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目內(nèi)容量大且復(fù)雜，專業(yè)性極強(qiáng)，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項(xiàng)目檔案管理工作都是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備且流動(dòng)性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時(shí)雇用非項(xiàng)目人員。這些情況都會(huì)或多或少的導(dǎo)致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。
三、加強(qiáng)普通公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施
1.進(jìn)行工程建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點(diǎn)，根據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運(yùn)輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設(shè)管理局編制了《公路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制辦法》。項(xiàng)目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、為數(shù)字化管理提供了堅(jiān)定的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作計(jì)算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對(duì)工程檔案進(jìn)行全程掃描、錄入、識(shí)別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對(duì)檔案收集、整理過程中遇到的實(shí)際難點(diǎn)和重點(diǎn)問題，重點(diǎn)予以指導(dǎo)。指導(dǎo)有關(guān)部門做好工程前期準(zhǔn)備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、預(yù)立卷等，既做到平時(shí)利用又為工程竣工驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備，在開工準(zhǔn)備階段，應(yīng)建立工程項(xiàng)目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案制度任務(wù)并落實(shí)到人，把竣工檔案工作落到實(shí)處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點(diǎn)指導(dǎo)項(xiàng)目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對(duì)于容易疏忽的問題和出錯(cuò)的案卷材料進(jìn)行重點(diǎn)檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項(xiàng)目交工驗(yàn)收后，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗(yàn)收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項(xiàng)目交工驗(yàn)收時(shí)已進(jìn)行初步驗(yàn)收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達(dá)到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù)；檔案專項(xiàng)驗(yàn)收后，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前未完的檔案跟蹤管理。在這個(gè)階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對(duì)于檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)暫時(shí)未歸檔的文件材料要進(jìn)行跟蹤檢查，并要求及時(shí)歸檔組卷，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完整性。
2.創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務(wù)。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度體系應(yīng)在現(xiàn)有制度下進(jìn)行優(yōu)化，在公路工程建設(shè)初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺(tái)”，細(xì)化對(duì)公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定細(xì)則實(shí)施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系應(yīng)把責(zé)任細(xì)分到個(gè)人，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理的過程管理和控制，一是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的檢查和技術(shù)指導(dǎo)定期對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行巡查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當(dāng)給予技術(shù)指導(dǎo)等方面的支持，保證項(xiàng)目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強(qiáng)竣工檔案編制期，檢查指導(dǎo)竣工檔案編制工作進(jìn)入預(yù)立卷階段，檔案工作小組針對(duì)各參建單位具體情況，進(jìn)行有針對(duì)性的檢查指導(dǎo)，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強(qiáng)入庫檔案質(zhì)量管理對(duì)各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負(fù)責(zé)審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專家歷次檢查記錄，對(duì)施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進(jìn)行嚴(yán)格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補(bǔ)充收集。
3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學(xué)性信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項(xiàng)目檔案管理也不例外，信息化、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動(dòng)態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項(xiàng)目檔案規(guī)格進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標(biāo)進(jìn)行收集和整理，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。促進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)性，項(xiàng)目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項(xiàng)目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機(jī)結(jié)合起來，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實(shí)時(shí)監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學(xué)性，確保各種檔案信息在項(xiàng)目建設(shè)期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺(tái)導(dǎo)入公路工程項(xiàng)目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期不便利用的問題。
4.加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素質(zhì)目前，許多公路工程項(xiàng)目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)需要引入具有專業(yè)公路工程知識(shí)儲(chǔ)備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，全面提升團(tuán)隊(duì)的檔案管理水平。同時(shí)配合以考核體系和獎(jiǎng)懲制度，從根本上保障工程項(xiàng)目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領(lǐng)導(dǎo)小組”的基礎(chǔ)上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項(xiàng)目檔案“領(lǐng)導(dǎo)小組”，并指定一名專業(yè)人才負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，擔(dān)負(fù)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)。再者，根據(jù)項(xiàng)目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項(xiàng)目檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，并禁止檔案人員變動(dòng)頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對(duì)所有涉及檔案管理工作的人員都應(yīng)定期開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與考核，考核不及格的應(yīng)淘汰或離崗培訓(xùn)，確保每位檔案管理人員都擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)與操作能力。此外，還應(yīng)對(duì)涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，確保工程管理人員與檔案管理人員對(duì)檔案管理工作理解的一致性。
【關(guān)鍵詞】城建檔案管理；數(shù)字化；信息技術(shù)；城市化
自我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來，新時(shí)期社會(huì)進(jìn)步飛快，城市建設(shè)也獲得了廣闊的發(fā)展空間，城市化腳步越來越快。城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)中，建筑工程規(guī)模和數(shù)量不斷增加，為了確保城市建設(shè)活動(dòng)有序開展，需要全面開展城建n案管理數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效、安全和便捷存儲(chǔ)，為城市建設(shè)規(guī)劃提供更為科學(xué)合理的參考依據(jù)，推動(dòng)城市化建設(shè)和發(fā)展。由此看來，加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開展具有一定參考價(jià)值。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)具有十分廣闊發(fā)展前景的行業(yè)，在建設(shè)和發(fā)展過程中，仍然有許多缺陷和不足有待進(jìn)一步完善。在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，由于傳統(tǒng)的城建檔案管理方法需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，需要人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理和檢索，需要占有大面積空間，檔案資料查閱速度較慢，效率不高。與此同時(shí)，由于檔案資料自身具有分散性特點(diǎn)，所以對(duì)信息資源的整合和查找只能依靠人工實(shí)現(xiàn)，一旦紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，將造成大量的珍貴資料丟失，產(chǎn)生嚴(yán)重的危害和影響。城建檔案資料完整性和系統(tǒng)性不高，而在廣度和深度上同樣存在著局限性，而且很多城建檔案館分布在不同區(qū)域，檔案館之間的檔案資料調(diào)度和查閱較困難，需要占用大量的存儲(chǔ)空間。數(shù)字化城建檔案能夠有效改善此類問題，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享和存儲(chǔ)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。
二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
城建檔案管理中，主要工作內(nèi)容在于如何長期地保存和查閱。伴隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速提高，越來越多先進(jìn)技術(shù)涌現(xiàn)，并被廣泛應(yīng)用在城建檔案管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的高效、安全和長期存取。城建檔案信息數(shù)字化主要是在物質(zhì)載體上記錄，物質(zhì)載體性能越好，存儲(chǔ)時(shí)間越長。所以在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體直接影響到數(shù)字信息的存取期限，保證物質(zhì)載體的穩(wěn)定性是尤為必要的。
城建檔案由于自身性質(zhì)較為特殊，所以除了記錄城建的相關(guān)信息以外，還具有一定的法律價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案信息存儲(chǔ)載體是紙張，很難被改變，可以更有效地確保信息完好。但是對(duì)于電子檔案而言，檔案信息很容易被刪改，可能造成數(shù)據(jù)信息的丟失和不完整，法律價(jià)值需要在長期驗(yàn)證中才可以肯定其原有價(jià)值。
數(shù)字檔案資源共享，首要前提是建立一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案資源共享。但是就當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀來看，仍然缺乏一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同程度上制約著資源的共享，影響到信息資源的大范圍交換。
三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)策
（一）做好全面規(guī)劃。城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，前期規(guī)劃工作是一項(xiàng)十分重要的工作，將大量的紙質(zhì)檔案資料信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。數(shù)字化建設(shè)中，需要對(duì)檔案館內(nèi)部的信息資源儲(chǔ)藏量具有一定的了解，深入調(diào)查分析后，才可以突出工作重點(diǎn)，根據(jù)檔案類型有針對(duì)性地開展數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)。
（二）建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案的資源共享，需要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。建立城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，主要是包括對(duì)數(shù)字化檔案管理規(guī)范和信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過對(duì)數(shù)據(jù)信息的收集和整理，為檔案信息提供更為安全的保障，并做好網(wǎng)站管理的相關(guān)說明。數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)，可以為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供更為充分的參考依據(jù)。
（三）建設(shè)統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)字化管理不僅僅需要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展工作，還需要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，利用相配套的設(shè)備和軟件，搭建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源的共享。
四、結(jié)語
綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是應(yīng)時(shí)展需求，提高城建檔案管理水平的主要途徑，在建設(shè)過程中需要充分考慮到數(shù)字化檔案信息管理的安全問題和系統(tǒng)穩(wěn)定性，有針對(duì)性地開展工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]袁志海.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].城建檔案，2012，6（1）：35-36.
【關(guān)鍵詞】：服務(wù)；加強(qiáng)； 軟件；硬件
Abstract: The urban construction archives only good from the inside to outside, from software to hardware construction, in order to rapidly advancing urbanization in the current era of rapid development of information technology to bear the historical responsibility, reflecting their status and value.Key words: services; strengthened; software; hardware
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，城市化進(jìn)程的加快，城建檔案管理工作也面臨著新的形勢(shì)，承擔(dān)著新的任務(wù)?？陀^環(huán)境要求城建檔案管理工作必須發(fā)揮自身積極性、主動(dòng)性，由封閉型向開放型發(fā)展，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。突出服務(wù)意識(shí)，既是城建檔案管理工作其服務(wù)部門性質(zhì)決定，更是其自身的發(fā)展要求所決定。服務(wù)意識(shí)的體現(xiàn)，關(guān)鍵是落實(shí)，需要從不斷提高檔案管理的軟件和硬件配置兩個(gè)方面著手。
1、提高檔案管理工作的軟件配置，就是抓檔案管理工作的管理機(jī)制建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)。
隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷進(jìn)步，城市建設(shè)不斷發(fā)展，新事物、新情況不斷涌現(xiàn)，我們的城建檔案管理所處的社會(huì)背景大環(huán)境，以及社會(huì)的服務(wù)要求也發(fā)生了較大變化。要想在變化發(fā)展中充分發(fā)揮城建檔案管理工作服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能，承擔(dān)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的歷史重任，城建檔案管理工作自身就需要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)展的步伐，使自身提供的服務(wù)始終符合發(fā)展變化中的社會(huì)需求。
1.1檔案管理工作管理機(jī)制建設(shè)。
首先，城建檔案管理部門要不斷加強(qiáng)自身體制建設(shè)。體制順，好比脈絡(luò)通。體制建設(shè)，對(duì)于部門理順內(nèi)部關(guān)系，發(fā)揮對(duì)外服務(wù)職能具有重要作用。這就需要檔案管理部門根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作變化發(fā)展的新情況，適時(shí)調(diào)整管理部門的科室和人員配置，消減不符合客觀現(xiàn)實(shí)需要的科室，科學(xué)合理的增設(shè)具有新職能的新科室，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有的機(jī)構(gòu)編制和人員編制更好的服務(wù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
其次，要不斷加強(qiáng)城建檔案部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。完善制度，結(jié)合本地實(shí)際，對(duì)本地區(qū)的城建檔案地方性規(guī)章及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，建立健全配套完善的城建檔案法律法規(guī)體系，確保城建檔案管理工作有法可依，健康發(fā)展。嚴(yán)格管理，有法必依，有章必循，這是確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的根本前提。城建檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度辦理，確保檔案管理不出疏漏，不出差錯(cuò)。同時(shí)，相應(yīng)簡(jiǎn)化檔案使用的相關(guān)手續(xù)，提高城建檔案的利用率，增強(qiáng)城建檔案的社會(huì)服務(wù)功能。
1.2檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)。
人員隊(duì)伍建設(shè)，是指不斷提高城建檔案管理工作人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。任何工作的開展都離不開人，能否做好城建檔案管理工作，城建檔案管理工作能否為城市建設(shè)保好駕、護(hù)好航，很重要的一個(gè)方面取決于是否擁有一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍。
首先要提高工作人員的思想政治素質(zhì)。就是要不斷學(xué)習(xí)黨在新時(shí)期的理論思想和路線方針政策，深刻領(lǐng)會(huì)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展“以人為本”理念的內(nèi)涵，牢固樹立以人為本的服務(wù)理念。
其次要提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就是要求城建檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，鉆研業(yè)務(wù)技能，在熟練掌握自身工作所需要基本知識(shí)技能之外，還要掌握城建檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)，借鑒發(fā)達(dá)國家城建檔案管理工作好的經(jīng)驗(yàn)。
總之，城建檔案管理部門工作人員管理上要抓思想作風(fēng)，強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，圍繞當(dāng)前城市建設(shè)工作的中心，緊貼社會(huì)、服務(wù)大局，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的工作熱情，為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全面、及時(shí)、高效的服務(wù)。
2、提高城建檔案管理工作硬件配置，就是指加強(qiáng)檔案管理部門的場(chǎng)館配置和設(shè)備配置。
當(dāng)代城建檔案管理逐步向業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，技術(shù)現(xiàn)代化、信息化，服務(wù)社會(huì)化、多元化方向發(fā)展。城建檔案管理工作今后必然也要強(qiáng)化其對(duì)社會(huì)服務(wù)的功能，提高社會(huì)服務(wù)的服務(wù)水平，拓寬社會(huì)服務(wù)的服務(wù)層面。對(duì)比我國城建檔案管理工作的現(xiàn)狀，要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需要做的工作還有很多。
2.1加強(qiáng)檔案管理部門的場(chǎng)館配置。
檔案管理部門的場(chǎng)館配置，包括檔案保存場(chǎng)館和對(duì)外服務(wù)場(chǎng)館。我國城建檔案保存場(chǎng)館基本滿足我國的城市建設(shè)發(fā)展要求，但是要真正做到城建檔案服務(wù)的社會(huì)化、多元化，僅僅做到這一點(diǎn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。在具備了檔案保存場(chǎng)館條件的同時(shí)，我們還必須具有齊備的服務(wù)場(chǎng)館。齊備的服務(wù)場(chǎng)館，可以使城建檔案管理部門的行使對(duì)外服務(wù)職能時(shí)，挖掘服務(wù)資源，拓展服務(wù)層面。我們可以建設(shè)像城市發(fā)展展示館等類似社會(huì)公益場(chǎng)館，利用展館向社會(huì)展示城市發(fā)展各個(gè)時(shí)期的資料以及遠(yuǎn)景規(guī)劃資料，讓市民詳實(shí)了解城市的發(fā)展歷程，歷史文化、人文風(fēng)情以及美好的發(fā)展前景。同時(shí)，通過展示展館的建設(shè)，還可以起到對(duì)外展示城市良好形象的作用。
2.2加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)備的配置。
當(dāng)前，我國城市建設(shè)發(fā)展已經(jīng)駛?cè)肟燔嚨?，城建檔案資料日益繁雜，資料應(yīng)用范圍逐漸增廣，利用頻率逐漸增強(qiáng)，真正保存好、管理好、利用好這些檔案，做到對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，服務(wù)的社會(huì)化、多元化是必不可少的，但是這一切離不開技術(shù)的現(xiàn)代化、信息化，更離不開現(xiàn)代化的管理設(shè)備。城建檔案管理部門應(yīng)緊跟檔案管理發(fā)展潮流，增加檔案管理的技術(shù)含量，引入當(dāng)前檔案管理的新技術(shù)、新設(shè)備、加快檔案信息化建設(shè)。信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展潮流，它的建立，必然使城建檔案管理更科學(xué)、對(duì)外服務(wù)更便捷、更高效。我國城建檔案管理部門舊有的管理、辦公設(shè)備大部分已經(jīng)不具備這些新功能，更新設(shè)備已經(jīng)成為城建檔案工作發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。
嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的管理機(jī)制，作風(fēng)與技術(shù)同樣過硬的人員隊(duì)伍，現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，必將更好的發(fā)揮城建檔案管理部門的服務(wù)職能，更好的為我國城市建設(shè)及經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)，我們也堅(jiān)信，城建檔案管理部門只要時(shí)刻突出服務(wù)意識(shí)，圍繞服務(wù)社會(huì)這個(gè)主題開展工作，也必將推動(dòng)自身各方面的發(fā)展，開創(chuàng)城建檔案管理事業(yè)發(fā)展的美好未來。
【參考文獻(xiàn)】：
[1]《重視城建檔案的開發(fā)利用 增強(qiáng)城建檔案的服務(wù)意識(shí)》張小東，《廣東科技》1999年第9期；
關(guān)鍵詞：城建檔案；文明和諧；制度化
前言
同志在十七大報(bào)告中強(qiáng)調(diào)，要保障社會(huì)公平正義，不斷促進(jìn)社會(huì)和諧。公平正義既是人類衡量美好社會(huì)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也是人們?cè)u(píng)價(jià)社會(huì)政治文明的一桿標(biāo)尺。就當(dāng)代中國而言，公平正義在構(gòu)建和諧社會(huì)的進(jìn)程中處于非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)地位。換句話說，公平正義是構(gòu)建和諧社會(huì)的靈魂，也是構(gòu)建文明和諧單位的關(guān)鍵。這一基本認(rèn)識(shí)，對(duì)加強(qiáng)新時(shí)期城建檔案文明和諧建設(shè)具有極其重要的指導(dǎo)意義。這些年來，定陶縣城建檔案緊密結(jié)合定陶縣城市規(guī)劃、建設(shè)、管理發(fā)展的實(shí)際，以強(qiáng)化城建檔案管理職能、激發(fā)城建檔案工作活力為目標(biāo)，克服重重阻力，堅(jiān)持不懈地進(jìn)行制度化建設(shè)，逐步營造了公平正義的環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)了廣大職工的積極性，為單位注入了快速發(fā)展的動(dòng)力，混亂落后的局面徹底改變，出現(xiàn)了全面持續(xù)快速發(fā)展、構(gòu)建文明和諧的新局面。
一、城建檔案工作主要內(nèi)容
城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料,是建設(shè)各主管部門依法實(shí)施行政管理、行政許可、市場(chǎng)監(jiān)管和執(zhí)法監(jiān)督的重要依據(jù),是抗震防災(zāi)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的重要信息,也是工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改建擴(kuò)建、審計(jì)稽查、維護(hù)權(quán)益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設(shè)開展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護(hù)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等,是城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。按照國務(wù)院《科技檔案工作條例》(國發(fā)[1980]302號(hào)第二十八條,大中小城市都應(yīng)建立專門的城建檔案管理機(jī)構(gòu),特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應(yīng)當(dāng)長期和永久保存的基本建設(shè)檔案。小城市和縣鎮(zhèn)按照要求,也要建立城建檔案館或設(shè)立城建檔案室,并配備專職檔案管理人員。
二、城建檔案的作用
城建檔案的在城市建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)過程中的作用，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、城建檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段。城建檔案是城市建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物。城市建設(shè)活動(dòng)的成果不外乎兩個(gè)方面：一是建筑產(chǎn)品，一是城建檔案。城建檔案是城建生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄和實(shí)際反映，它真實(shí)地記述了城建生產(chǎn)活動(dòng)的過程和成果，記載了人們的城建思想、城建技術(shù)、城建經(jīng)驗(yàn)。
2、城建檔案是城市建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)。在城市規(guī)劃、建設(shè)工作中形成了大量的城建檔案，真實(shí)地反映了城市從無到有、從大到小、從落后到先進(jìn)的活動(dòng)過程和發(fā)展規(guī)律，是人們建設(shè)城市、管理城市的智慧結(jié)晶。只有以城建檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的城市規(guī)劃、建設(shè)和管理，克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失，合理地利用城建檔案，才能促進(jìn)城市建設(shè)順利有序地健康發(fā)展。
3、城建檔案是城市維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。城建檔案是城市發(fā)展過程的真實(shí)記錄，是城市建筑物、構(gòu)筑物改建、擴(kuò)建和維護(hù)工作不可缺少的重要依據(jù)。沒有城建檔案，城市建設(shè)就會(huì)造成混亂，維修、改建、擴(kuò)建就難以進(jìn)行。隨著城市的飛速發(fā)展，城市的現(xiàn)代化建設(shè)突飛猛進(jìn)、日新月異。如今的城市，地上高樓林立；鐵路、道橋縱橫交錯(cuò)；地下給排水、煤氣、通訊、人防等工程管線密集如織。要對(duì)這些城市基本設(shè)施實(shí)施有效的管理與維護(hù)，就必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的城建檔案做依據(jù)。
4、城建檔案是城市防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。一旦發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)，城市是敵人首先攻擊的目標(biāo)。城建檔案是戰(zhàn)后恢復(fù)重建工作的依據(jù)。把一個(gè)城市中重要的、具有全局意義的城建檔案集中到城建檔案保存，當(dāng)發(fā)生戰(zhàn)爭(zhēng)或出現(xiàn)意外的重大災(zāi)害時(shí)，將發(fā)揮其不可代替的作用。
5、城建檔案是征用土地、房地產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的法律性依據(jù)。土地征用、各種審批文件、建筑執(zhí)照、產(chǎn)權(quán)所有證等房地產(chǎn)檔案，是城市房地產(chǎn)管理的歷史憑證，是解決產(chǎn)權(quán)糾紛的法律證據(jù)。
三、建檔案工作現(xiàn)狀
目前,全國80%的縣級(jí)建設(shè)行政主管部門設(shè)立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城建檔案,相當(dāng)一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導(dǎo)監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作,形成了“一個(gè)機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設(shè)單位,將建設(shè)項(xiàng)目檔案工作作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容,納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序、崗位責(zé)任制,逐步走上良性發(fā)展的軌道。各建設(shè)行政主管部門將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設(shè)單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》,工程竣工驗(yàn)收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗(yàn)收合格證》),工程檔案接收率達(dá)90%以上。城建檔案館(室)檔案數(shù)量快速增長,各館配備了相應(yīng)的硬件設(shè)備,如密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫濕度自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備等,按照國家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》和建設(shè)部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級(jí)劃分》等一系列技術(shù)規(guī)范整理檔案,檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化程度大大提高,村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
【關(guān)鍵詞】呂梁市;城建;檔案管理;信息化;人才
近年來，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區(qū)建設(shè)、呂梁大武機(jī)場(chǎng)、209國道、太佳高速等一批重大項(xiàng)目相繼建成，城市建設(shè)正面臨著前所未有的發(fā)展。呂梁因特殊的地理、人文環(huán)境，形成了人口流動(dòng)規(guī)模大，人員結(jié)構(gòu)年輕化的人口現(xiàn)狀，所以，每個(gè)階段形成的城市發(fā)展的檔案記錄都有其重要意義。而科學(xué)的檔案管理方法對(duì)于呂梁市城市規(guī)劃管理和城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展極其重要。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，對(duì)于城建檔案的管理也開始實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，為進(jìn)一步滿足社會(huì)對(duì)城市建設(shè)信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該從以下幾方面著手建設(shè)。
一、硬件設(shè)施建設(shè)
硬件設(shè)施建設(shè)即檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據(jù)舉足輕重的地位。
在傳統(tǒng)的檔案管理理論的指導(dǎo)下，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費(fèi)大量的人力物力，效率低下，而且有時(shí)達(dá)不到應(yīng)有的效果和作用。
很顯然，電子計(jì)算機(jī)是硬件設(shè)施建設(shè)的首選，其具有邏輯性強(qiáng)以及信息存儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)，在文件管理上，應(yīng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，以便更為精準(zhǔn)地找到相關(guān)文件，同時(shí)在文件借閱、歸還等方面也會(huì)更加方便，并可以在短時(shí)間內(nèi)找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進(jìn)行的更加順利。為了讓各項(xiàng)工作都能在網(wǎng)絡(luò)化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網(wǎng)。
二、人才隊(duì)伍及思想建設(shè)
對(duì)于檔案管理這一重大課題的建設(shè)，專業(yè)人才建設(shè)是核心，技術(shù)是關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案管理水平，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，檔案管理思想還較為落后，與現(xiàn)代信息化要求不相符，因此應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，并創(chuàng)新檔案管理方式，以便滿足社會(huì)發(fā)展需要。
創(chuàng)新的管理思想需要專業(yè)的檔案管理人才來實(shí)踐，城建檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來看，檔案管理存在機(jī)構(gòu)不全、人員兼職過多、業(yè)務(wù)不熟、檔案意識(shí)缺乏，概念模糊等問題。所以，要注意人才培養(yǎng)，形成合理的專業(yè)人才篩選機(jī)制，定期專業(yè)化培訓(xùn)，著重培養(yǎng)一支理論、實(shí)踐、技術(shù)兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才隊(duì)伍。
三、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
檔案管理系統(tǒng)是本文重點(diǎn)論述部分，其主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個(gè)完整、高效、安全的系統(tǒng)平臺(tái)?，F(xiàn)階段，無論是城建部門還是其他政府部門都采用較強(qiáng)獨(dú)立性的檔案管理系統(tǒng)，很少會(huì)與其他管理系統(tǒng)相聯(lián)系，嚴(yán)重影響信息資源的使用與共享。對(duì)于檔案管理工作來說，工作量很大，也十分復(fù)雜，所涉及部門也很多，這就需要各個(gè)部門能夠相互配合，并嚴(yán)格按照相關(guān)流程開展工作，但現(xiàn)代檔案管理還很難實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，因此需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步完善。
在此我簡(jiǎn)單介紹一種基于地理信息的管理系統(tǒng)。GIS背景下的城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統(tǒng)。
GIS桌面軟件工具主要負(fù)責(zé)城建檔案的檔案空間數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)的采集以及城建檔案圖形數(shù)據(jù)與屬性數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)建立、圖形數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換等工作。
GIS技術(shù)屬于綜合性技術(shù)，并被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)重要領(lǐng)域，因此，為GIS技術(shù)構(gòu)建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術(shù)建成以后不僅可使城市規(guī)劃更顯系統(tǒng)化，建設(shè)與管理也更將自動(dòng)化，對(duì)于城建檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率也會(huì)有顯著提升，進(jìn)而是檔案管理更加安全、可靠，真正發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，推動(dòng)城市化建設(shè)與發(fā)展。城建檔案依托于地理信息系統(tǒng)GIS，結(jié)合檔案管理自身分類分級(jí)的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統(tǒng)在未來的發(fā)展中極具潛力。
四、檔案管理規(guī)范化建設(shè)
檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化，更好地服務(wù)于城市建設(shè)，就必須制定完善的工作規(guī)范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計(jì)算機(jī)的規(guī)格、型號(hào)不統(tǒng)一，管理系統(tǒng)不兼容、經(jīng)濟(jì)技術(shù)投入不足等。通過制定相應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)則來對(duì)電子文件歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，如此數(shù)字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規(guī)范化、秩序化和標(biāo)準(zhǔn)化，以減少重復(fù)建設(shè)、互不兼容等不良現(xiàn)象的發(fā)生。
【參考文獻(xiàn)】
[1]許勝偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)[J].2005.
(一)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面,觀念落后
城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡(jiǎn)單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面,對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí);不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對(duì)城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對(duì)檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個(gè)方面,其一是加工過程中對(duì)實(shí)體城建檔案的安全問題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問題的對(duì)策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高。基礎(chǔ)條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會(huì)用戶和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國家對(duì)城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”。《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對(duì)城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍?！吨腥A人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)城建檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對(duì)數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對(duì)具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)從事城建檔案管理工作多年,特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識(shí),以及數(shù)字化加工過程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識(shí)方面的教育。
6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應(yīng)重視安全問題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對(duì)具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對(duì)象。
(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實(shí)際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)一致。
(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對(duì)出現(xiàn)的問題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對(duì)城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號(hào)、頁號(hào)等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來的優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對(duì)主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^主題標(biāo)引可以增加對(duì)城建檔案信息背景的描述,對(duì)用戶的檢索具有特別的意義。
三、結(jié)束
一、主要工作情況
（一）加強(qiáng)宣傳工作，城建檔案意識(shí)增強(qiáng)
加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國檔案法》、《市城鄉(xiāng)檔案管理規(guī)定》的宣傳工作。利用咨詢服務(wù)形式，向建筑單位、施工單位廣泛宣傳《檔案法》和《管理規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，通過召開宣傳會(huì)議、發(fā)放檔案目錄指南資料等方式，營造宣傳聲勢(shì)，形成大家共同關(guān)心、支持城建檔案工作的良好氛圍。
（二）運(yùn)用科學(xué)管理手段，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)
1.抓基礎(chǔ)、重審核，檔案工作進(jìn)一步規(guī)范
一是完善舊制度。隨著形勢(shì)的變化，我檔案室及時(shí)完善、修改了檔案管理相關(guān)工作制度，對(duì)檔案的移交、審核、保管、借用等制度進(jìn)行適度調(diào)整，緊跟發(fā)展步伐。
二是建立新制度。為加強(qiáng)工程竣工檔案整理，提高檔案案卷質(zhì)量，使工程竣工檔案更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我檔案室結(jié)合工作實(shí)際和工作在存在的問題對(duì)入庫檔案在立卷、排序等方面提出了“七項(xiàng)要求”；嚴(yán)格了建設(shè)單位對(duì)工程竣工檔案的移交成套性；加強(qiáng)了工程竣工圖報(bào)送工作。
三是認(rèn)真落實(shí)一書制度。嚴(yán)格執(zhí)行市城建檔案館關(guān)于工程檔案管理的規(guī)定，在有關(guān)施工單位、建筑單位、監(jiān)理單位的支持和配合下，《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》制度得到很好落實(shí)。全年共簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》32份，對(duì)建設(shè)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，入庫檔案質(zhì)量高。
四是嚴(yán)格審核。我檔案室嚴(yán)把審核關(guān)，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)和要求不放松，盡力收齊入館檔案，盡量要求補(bǔ)充遺缺材料，盡可能保證檔案的成套性和系統(tǒng)性，為將來的利用做好鋪墊。
2.抓內(nèi)部、重管理，案卷質(zhì)量進(jìn)一步提升
一是加強(qiáng)職工培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。制訂了學(xué)習(xí)制度，將學(xué)習(xí)制度化、自覺化，教育職工要勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)，講究學(xué)習(xí)方法，學(xué)以致用，學(xué)會(huì)在學(xué)習(xí)中找差距、求進(jìn)步，在學(xué)習(xí)中拓思路、爭(zhēng)創(chuàng)新。在工作緊張、經(jīng)費(fèi)較緊缺的情況下，安排人員參加了市城建檔案館的有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不斷豐富職工的各項(xiàng)知識(shí)，提升職工的業(yè)務(wù)能力。
二是完善工作流程。針對(duì)以前工作中存在的問題，結(jié)合平時(shí)工作實(shí)際，我檔案室設(shè)計(jì)出更加便捷的工作流程，可當(dāng)面洽談、可電話答復(fù)等，方便業(yè)主，方便自身，提高工作效能。
三是強(qiáng)化檔案室管理。加大庫房巡查次數(shù)，勤打掃、勤通風(fēng)、勤投藥、勤檢查，認(rèn)真做好八防，保證庫房衛(wèi)生，確保館藏檔案絕對(duì)安全。
3.抓業(yè)務(wù)、重利用，檔案效益越來越好
一是抓收集。在局機(jī)關(guān)檔案方面，完成了局機(jī)關(guān)全年度文書檔案、檔案的接收整理歸檔工作；在城建檔案方面，加大了對(duì)市政、道路等縣重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案和局重點(diǎn)股室檔案的接收力度。本年度共接收整理檔案169卷，豐富了館藏。
二是抓業(yè)務(wù)指導(dǎo)。加強(qiáng)檔案入庫前期準(zhǔn)備工作。每項(xiàng)工程辦理手續(xù)之時(shí)，要求施工、建設(shè)單位資料員到場(chǎng)并現(xiàn)場(chǎng)提出檔案入庫規(guī)范要求，提供參考樣本，免費(fèi)發(fā)放規(guī)范要求和相關(guān)制度，為保證進(jìn)館檔案質(zhì)量提供保證。
三是抓整理。嚴(yán)格按照《城建檔案整理規(guī)范》，對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行分類、整理、編目、入庫，同時(shí)對(duì)庫房的案卷進(jìn)行了科學(xué)的分類和保管，排架整齊。全年共整理檔案資料169卷，案卷整理合格率達(dá)98%，確保檔案不積壓。
四是抓利用。我檔案室在做好檔案接收管理的同時(shí)，積極開展檔案查閱利用服務(wù)。全年共接待檔案查閱約50人次，利用檔案約60卷次，提供復(fù)印資料約35張，為城市建設(shè)、工程備案、房產(chǎn)辦理、資質(zhì)年審、司法部門取證、房屋維修等方面提供了大量的憑證和依據(jù)，取得了良好的社會(huì)效益。
（三）抓廉政、重廉潔，確保檔案工作者良好形象
一是內(nèi)抓財(cái)務(wù)制度建設(shè)和落實(shí)。嚴(yán)格按照規(guī)定收取費(fèi)用，不擅自提高或減免檔案費(fèi)用，真正做到應(yīng)收盡收，需減則減、需免則免，防止任何亂收費(fèi)行為發(fā)生。財(cái)務(wù)制度堅(jiān)持一支筆審批，嚴(yán)格一支筆審批，做到了制度嚴(yán)密、程序合法、手續(xù)齊全，無違法、違規(guī)現(xiàn)象。今年共收取檔案管理費(fèi)37200元整。
二是外拒業(yè)務(wù)相對(duì)人吃請(qǐng)。我檔案室認(rèn)真落實(shí)黨風(fēng)廉政責(zé)任制落實(shí)推進(jìn)年相關(guān)制度要求，管好自身的嘴，管好自身的手，從不接受業(yè)務(wù)相對(duì)人的吃請(qǐng)，嚴(yán)守檔案入庫程序和標(biāo)準(zhǔn)，獲得了業(yè)主及施工單位的好評(píng)。
三是強(qiáng)抓廉政教育明心志。一年來，我檔案室按照落實(shí)黨風(fēng)廉政責(zé)任制，認(rèn)真抓好廉政建設(shè)工作。首先，按照市局的部署和安排，提高思想認(rèn)識(shí)，自查自糾，加強(qiáng)內(nèi)部管理，嚴(yán)格業(yè)務(wù)工作程序，規(guī)范業(yè)務(wù)人員行為，廉潔從政，樹立良好形象。其次，不斷強(qiáng)化自律意識(shí)，努力工作，勤政、廉政，認(rèn)真學(xué)習(xí)十精神，嚴(yán)格要求自己，積極做好表率作用。再次，以廉政謀工作發(fā)展，以工作促廉政建設(shè)。在工作中切實(shí)把提高人員素質(zhì)作為一項(xiàng)大事來抓，注重加強(qiáng)干部職工隊(duì)伍思想政治教育和綜合素質(zhì)的提高，日常工作管理中有章可循、有法可依。
二、存在問題
（一）聲像檔案工作有待加強(qiáng)，缺少竣工詳細(xì)圖紙和照片保存，難以對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)、城區(qū)實(shí)景及舊貌。
（二）數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度有待加快，隨著形勢(shì)發(fā)展的需要，檔案需求增多，舊的檔案管理模式在實(shí)際利用過程中已存在著許多的不足。
（三）各建設(shè)、施工、監(jiān)理單位文件資料中缺少法定審批材料原件，還需一定程度上的協(xié)調(diào)。
三、今后的打算
（一）加大收集力度，不斷豐富館藏和優(yōu)化結(jié)構(gòu)
加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，加大重點(diǎn)工程檔案、市政基礎(chǔ)設(shè)施檔案、數(shù)字（電子）檔案收集力度，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏。認(rèn)真落實(shí)市局有關(guān)城建檔案方面的方針、政策和法律、法規(guī)。結(jié)合本地實(shí)際，形成和建立我縣城鄉(xiāng)建設(shè)的檔案，改善館藏結(jié)構(gòu)。
（二）突出重點(diǎn)，加快城建檔案信息化建設(shè)步伐
認(rèn)真實(shí)施《建設(shè)電子文件與檔案管理規(guī)范》，加強(qiáng)電子文件歸檔工作和電子檔案的規(guī)范化管理。對(duì)工程規(guī)劃檔案、重點(diǎn)工程檔案要進(jìn)行數(shù)字化處理，抓緊檔案著錄工作，建立數(shù)據(jù)庫。對(duì)現(xiàn)有管理軟件進(jìn)行更新，以適應(yīng)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的需要，為建立數(shù)字檔案館奠定基礎(chǔ)。
（三）把住關(guān)鍵，加大城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度
重點(diǎn)抓好兩個(gè)方面的工作，一是創(chuàng)新工作方面，開展工程竣工圖紙電子化報(bào)送工作，實(shí)行嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同保管方案。二是進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)建設(shè)、施工單位資料員的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助其解決檔案工作中存在的困難和問題，引導(dǎo)其提高檔案意識(shí)，從而推動(dòng)城建檔案整體工作水平的提升。
（四）圍繞中心，努力做好城建檔案服務(wù)工作
重視城建檔案信息資源的開發(fā)利用工作，根據(jù)城建工作需要和現(xiàn)藏檔案資料，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，特別是要圍繞城建中心任務(wù)，主動(dòng)做好聲像拍攝服務(wù)等。
【關(guān)鍵詞】城建；電子檔案；建議
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展時(shí)代，隨著信息化的迅猛發(fā)展，大量的電子文件和電子檔案產(chǎn)生并廣泛應(yīng)用，如何將這些記載城市建設(shè)活動(dòng)和發(fā)展歷程的電子檔案接收、保管和利用已經(jīng)成為我們城建檔案部門的工作之重。
一、城建電子檔案的特點(diǎn)
城建電子檔案一是具有非人工識(shí)讀性和系統(tǒng)的依賴性，只能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理、傳輸和讀取。傳統(tǒng)的文件內(nèi)容是以字符或數(shù)字等符號(hào)記錄于紙張等載體之上，人工可以直接識(shí)讀，而電子檔案的信息是以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄于磁性或光學(xué)載體上，成為人類無法憑借自身來識(shí)讀的文件信息。電子文件存儲(chǔ)的時(shí)候需要編碼，信息檢索，閱讀時(shí)需要解碼，這樣的過程需要借助于一定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，否則電子文件將無法產(chǎn)生和無法閱讀，電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性是它的一大特點(diǎn)，同時(shí)也是電子檔案管理中的一大難題；二是不再具有固定的存儲(chǔ)載體，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何介質(zhì)上。根據(jù)利用者的需求，可以采用不同的方式輸出。由于電子信息的內(nèi)容不會(huì)永遠(yuǎn)和特定的載體相連，所以載體僅僅成為每一個(gè)特定時(shí)刻文件內(nèi)容的承載物，電子文件具有高密性和信息的靈活性，具有信息的易變性，可以根據(jù)需要對(duì)文件的內(nèi)容、字體等進(jìn)行修改，且改動(dòng)后不留任何痕跡。三是與紙質(zhì)文件相比電子檔案歸檔是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作。由于大多數(shù)電子檔案的形成者對(duì)電子檔案的歸檔不重視，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作而忽視其歸檔。
二、城建電子檔案管理中存在的問題
1、電子檔案原件的真實(shí)性和電子檔案內(nèi)容的保密性問題。電子文件、電子檔案很容易被刪改且不留任何痕跡，在使用計(jì)算機(jī)形成電子文件檔案的過程中，形成者無法留下自己的筆記，單位負(fù)責(zé)人無法在形成的電子文件上簽發(fā)，日后難以確定電子檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。另外，在網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在某一設(shè)備上的電子文件，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，對(duì)在一段時(shí)間需要保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題帶來了極大的威脅。
2、電子檔案保管的安全性問題。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，許多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息都將在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，人們只要操作鍵盤就可以得到電子信息，這種方法為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，同時(shí)也方便面了利用，但是如果出現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)安全事故或其它方面故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失，因此，必須做好電子檔案保管的絕對(duì)安全，進(jìn)行存儲(chǔ)備份，做好利用權(quán)限限制。
3、對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不足，電子檔案管理存在不少誤解電子檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性。有些人習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而將電子檔案拒之門外，或者作為資料和副本保管。隨著信息化時(shí)代的到來電子檔案產(chǎn)生的快速性和方便性，對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的文件特別是重要文件及時(shí)打印備份，過份依賴計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，會(huì)造成文件的丟失，相反，有些人對(duì)所收到的電子文件統(tǒng)統(tǒng)打印，事無巨細(xì)，不僅導(dǎo)致大量浪費(fèi)，也給電子文件的歸檔管理帶來難題。計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要，檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的管理軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及互聯(lián)網(wǎng)資源共享。
4、專業(yè)人才的培養(yǎng)是亟待解決的問題。電子文件歸檔及其電子檔案的管理，都要求檔案人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，然而，目前的檔案部門缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的人才，這在客觀上制約了電子檔案工作的現(xiàn)代化和電子檔案的發(fā)展。
三、做好城建電子檔案管理工作的對(duì)策
1、更新觀念，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。電子檔案的出現(xiàn)，對(duì)人們來說還是一件新事務(wù)，對(duì)這樣的事務(wù)只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)，城建檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔的意識(shí)，尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)，才能保證材料的順利歸檔。目前，一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案下的工作流程、工作方式和工作思路可能不適合電子檔案工作，電子檔案不是一個(gè)部門的事情，需要多部門合作、協(xié)調(diào)，會(huì)涉及現(xiàn)行的管理規(guī)范，工作流程、牽扯到一些約定俗成的工作方式和利益關(guān)系，甚至由于部門利益產(chǎn)生分岐，這就需要對(duì)此進(jìn)行改變、調(diào)整，就需要領(lǐng)導(dǎo)的支持和協(xié)調(diào)，才能使電子檔案管理工作順利進(jìn)行。
2、制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。為了保證電子檔案的完整、安全和電子文件管理的高效科學(xué)，必須由相關(guān)的法律法規(guī)和各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來支持，還應(yīng)包括電子文件與網(wǎng)絡(luò)有關(guān)的法律、法規(guī)、制度，網(wǎng)絡(luò)各級(jí)系統(tǒng)保密制度、驗(yàn)收制度，電子文件著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性和電子檔案保護(hù)存放的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)要求等。為大力推廣建設(shè)電子檔案工作，建設(shè)部相繼了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》及《關(guān)于加強(qiáng)〈建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范〉宣貫和實(shí)施工作的通知》，這些文件使建設(shè)電子檔案工作有據(jù)可依，對(duì)我們開展建設(shè)電子檔案工作是個(gè)有力的支持，各地區(qū)還要依據(jù)《規(guī)范》制定適合本地區(qū)的具有可操作性的歸檔范圍和整理要求，并以建設(shè)主管部門的名義下發(fā)文件，這樣有關(guān)單位會(huì)對(duì)電子檔案工作更加重視，使電子檔案工作得到切實(shí)的開展。
3、做好電子檔案的鑒定和技術(shù)處理工作。電子文件的鑒定主要是指電子文件的價(jià)值，既對(duì)電子文件信息保存價(jià)值的鑒定和技術(shù)狀況的鑒定，以全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)對(duì)電子文件可讀性、可靠性、病毒性和載體進(jìn)行鑒定，通過鑒定，符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的電子文件才能進(jìn)行歸檔，此外，還要對(duì)電子文件的內(nèi)容完整性、手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、形成過程的完整性進(jìn)行鑒定，鑒定需要?dú)w檔的電子文件要編制歸檔順序號(hào)、保管期限、打印移交目錄，辦理移交手續(xù)。建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，存放載體的柜、架及庫房都應(yīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足避光、防塵、防變形，遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和有害氣體，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)，進(jìn)行有效的修正和更新，對(duì)電子檔案的技術(shù)處理必須嚴(yán)格管理進(jìn)行，不能使保存的電子檔案遭到人為的損害和不可彌補(bǔ)的損失。
4、正確劃定電子檔案的接收歸檔范圍、類別和格式。
根據(jù)《規(guī)范》建設(shè)電子檔案主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案兩大類，包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、勘察設(shè)計(jì)、市政公用等行政管理部門的檔案，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林等專業(yè)管理單位的檔案，這些檔案按規(guī)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)館，但實(shí)際大部分還是各部門自已保管。建設(shè)電子文件有不同的類別，不同的類別存儲(chǔ)格式各有不同，《規(guī)范》列出了七種類別和十多種格式，在城建電子檔案工作中很重要的一項(xiàng)就是確定文件的類別和格式，目前，大多數(shù)城建檔案館的歸檔范圍是建設(shè)工程竣工檔案，一般包括工程準(zhǔn)備階段及竣工驗(yàn)收文件、各種材料合格證、施工試驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。
5、強(qiáng)化培訓(xùn)，引進(jìn)人才，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人員隊(duì)伍。
城建檔案館受歷史影響，人員年齡多偏大，高技術(shù)人才比較缺乏，檔案管理的電子化對(duì)管理人員提出了更高的要求，工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)自己的檔案管理和計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，除必須掌握文字處理、排版以及文件郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作、電子文件的歸檔方法、查閱權(quán)限等。條件允許的單位還應(yīng)當(dāng)選擇和調(diào)配具有計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案人員和了解檔案知識(shí)有一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)人員和縮微人員以優(yōu)化檔案部門的人員結(jié)構(gòu)。
參考文獻(xiàn)：
[1]《廣東檔案》2008NO.4;
[關(guān)鍵詞]檔案工作;創(chuàng)新;信息化;服務(wù)機(jī)制
一、創(chuàng)新學(xué)習(xí)是城建檔案工作的根本
1.樹立創(chuàng)新意識(shí)。檔案工作的創(chuàng)新來自對(duì)檔案管理的創(chuàng)新思路和理念,沒有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí),檔案工作的創(chuàng)新就無從談起,在全新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的核心和靈魂是知識(shí)的創(chuàng)新,檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂。在檔案工作實(shí)踐中要時(shí)刻滲透創(chuàng)新思想,開展創(chuàng)新實(shí)踐。
2.培養(yǎng)知識(shí)的創(chuàng)新能力。檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),持有探索精神、求變態(tài)度和綜合選擇的能力,使自己成為適應(yīng)符合型人才,檔案工作者應(yīng)具有新知識(shí),新理論和新技術(shù)的創(chuàng)新能力,只有這樣才能發(fā)揮自己的工作潛力,增強(qiáng)自己對(duì)新知識(shí)的敏感性,把掌握的新知識(shí)轉(zhuǎn)化為有效的服務(wù)。
3.培養(yǎng)信息的處理開發(fā)能力。檔案工作者應(yīng)掌握有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)方法,學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用開發(fā),在管理方面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理,做到檔案信息資源共享。
二、信息資源是創(chuàng)新城建檔案工作的基礎(chǔ)
1.提高檔案工作質(zhì)量和管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、目標(biāo)化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準(zhǔn)確,整理和編目科學(xué),檔案利用方便,保管條件科學(xué)安全,消除部門檔案移交進(jìn)館時(shí)的突擊整理,返工等現(xiàn)象。
2.加強(qiáng)檔案館建設(shè)。完善檔案館的自身建設(shè),是發(fā)揮城建檔案館整體價(jià)值的必要保證。加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)建設(shè),提高管理水平應(yīng)做多方面工作。采取各種形式,開展檔案利用,提供多種服務(wù)形式,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),滿足不同需要。今天,城建檔案工作已從單純的收藏保管的圈子里跳出來了,隨管理水平的逐步提高,城建檔案科學(xué)管理的內(nèi)容還增加了檢索和編研這兩個(gè)環(huán)節(jié)。以達(dá)到提供方便、查找迅速的目的。
三、加快信息化建設(shè)是創(chuàng)新檔案工作的重要內(nèi)容
1.為信息化建設(shè)營造環(huán)境,在這信息時(shí)代,如何依托現(xiàn)代化科技,建立高效、方便、快捷檔案信息系統(tǒng),是檔案工作面臨的重要課題。檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本條件,而這些條件目前恰恰是城建檔案工作發(fā)展中的緊缺資源,如何爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視支持,解決好這些問題,為信息檔案創(chuàng)造良好的環(huán)境,尤為重要。
2.建設(shè)系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,必須統(tǒng)籌規(guī)劃,科學(xué)布局。只要領(lǐng)導(dǎo)支持,確立工作目標(biāo),同志互相積極配合,檔案信息化建設(shè)才能邁上快速健康發(fā)展的軌道。
3.完善檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存縮微化、保護(hù)科學(xué)化、辦公自動(dòng)化。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),將以形成后的,可開發(fā)利用的檔案按照規(guī)范的著錄和標(biāo)引要求,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
4.電子文件歸檔問題研究中,最主要的是要緊密跟蹤信息技術(shù)發(fā)展變化,充分借鑒先進(jìn)檔案建設(shè)的管理經(jīng)驗(yàn),采取科學(xué)的管理方法和手段保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性。
四、創(chuàng)新改善服務(wù)機(jī)制是做好城建檔案工作的目的
隨著城市的建設(shè)和發(fā)展,科學(xué)文化建設(shè)的到來,建設(shè)系統(tǒng)的各項(xiàng)工作對(duì)城市檔案需求在內(nèi)容上越來越廣,為此城建檔案部門要緊跟形勢(shì),加快檔案工作的發(fā)展步伐。要以理論上,實(shí)踐中、服務(wù)機(jī)制上全面進(jìn)行創(chuàng)新,要以“堅(jiān)持創(chuàng)新,突出服務(wù)”的思路,來加強(qiáng)檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)。首先,檔案開發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化。開發(fā)城建檔案資源,開發(fā)特色檔案。在主動(dòng)服務(wù),超前服務(wù)上下工夫,還要主動(dòng)與科研、行政管理部門共同研發(fā)有關(guān)項(xiàng)目。改進(jìn)服務(wù)方法,更新服務(wù)手段,提高服務(wù)水平,提升服務(wù)功能,最大限度地滿足城市建設(shè)對(duì)檔案利用的要求。
1.扎實(shí)工作,不斷提高城建檔案服務(wù)水平。城建檔案工作是一種信息資源管理工作,服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展是其宗旨,也是其提高生存發(fā)展活力的根本手段。只有做好服務(wù)才能體現(xiàn)價(jià)值,才能得到社會(huì)認(rèn)可。因此,我們必須不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)水平,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工以及城市建設(shè)管理、科學(xué)研究、修史編志、社會(huì)教育、國防建設(shè)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等諸多方面發(fā)揮作用,創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。同時(shí),還要加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)工程檔案的備份和安全保管工作,加強(qiáng)對(duì)重要工程檔案信息的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。