時間：2022-07-26 10:16:40
導(dǎo)語：在城建檔案數(shù)字化建設(shè)研究的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
摘要:本文從建設(shè)數(shù)字城市對城建檔案服務(wù)需求的變化,描述了在數(shù)字城市建設(shè)中城建檔案工作如何適應(yīng)數(shù)字城市建設(shè)的需求,探討數(shù)字城市建設(shè)于城建檔案數(shù)字化發(fā)展的模式及方向。
關(guān)鍵詞:數(shù)字城市 檔案 數(shù)字化
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,使我們加速了進入數(shù)字時代,數(shù)字城市建設(shè)的實施將使城建檔案事業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)生了巨大變化?！皵?shù)字城市”數(shù)字化圖書館工程的啟動,已使我們真切地感受到數(shù)字時代強烈脈搏。作為城建檔案部門,如何應(yīng)對數(shù)字時代的挑戰(zhàn),使檔案管理跟上時代的步伐,已是城建檔案館和城建檔案工作者,不得不面對的問題,加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)已勢在必行。
一、“數(shù)字城市”的概念。
“數(shù)字城市”是對城市發(fā)展方向的一種描述,是指數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要滲透到城市生活的各個方面,這將是世紀之交最重要的技術(shù)革命。具體的講“數(shù)字城市”是指綜合運用地理信息系統(tǒng)(GIS),全球定位系統(tǒng)(GPS),遙感(RS),多媒體及虛擬現(xiàn)實等現(xiàn)代化信息技術(shù),實現(xiàn)對城市地理、自然資源、生態(tài)環(huán)境、人口、經(jīng)濟、社會和城市設(shè)施、城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等信息的采集、更新和集成。“數(shù)字城市”就是指在城市規(guī)劃、建設(shè)與管理以及城市生產(chǎn)與生活中,充分利用數(shù)字化信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將城市的各種數(shù)字化信息及各種信息資源加以整合并充分利用的一個技術(shù)系統(tǒng),它是一個立體的五維的空間信息管理平臺。發(fā)展“數(shù)字城市”是今后城市實現(xiàn)信息化并搶占數(shù)字地球制高點的重要方向。“數(shù)字城市”主要有通信網(wǎng)絡(luò)平臺、軟件技術(shù)、數(shù)字信息及資源三部分組成?！皵?shù)字城市”的基礎(chǔ)平臺是一個開放、分布式的基于Intcrnct網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的各類數(shù)據(jù)存儲、管理、更新、查詢、處理、分析的軟件系統(tǒng)?！皵?shù)字城市”的數(shù)字信息及資源主要由空間數(shù)據(jù)、屬性數(shù)據(jù)、應(yīng)用模型系統(tǒng)等組成。其空間信息資源是支撐數(shù)字城市的重要基礎(chǔ)。是數(shù)字城市運轉(zhuǎn)的能源,它主要包括各類多光譜、多時相、高分辨的城市遙感衛(wèi)星影像、航空影像,大比例尺電子地圖,有關(guān)城市人口、經(jīng)濟、社會、資源、環(huán)境、發(fā)展等與電子地圖相關(guān)的圖形、圖表和文本數(shù)據(jù)庫,核心是有關(guān)城市土地利用、城市交通、各類建筑物等各種數(shù)據(jù)?！皵?shù)字城市”實際上是一個實實在在的城市綜合管理和決策系統(tǒng)。
二、“數(shù)字城市”與城建檔案的數(shù)字化。
透視數(shù)字城市的定義,其涉及的有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面的信息是城建檔案接收的范圍。也就是說,城建檔案應(yīng)該成為數(shù)字城市重要的數(shù)據(jù)源。為適應(yīng)數(shù)字城市的需要,城建檔案應(yīng)加快數(shù)字化建設(shè),在“數(shù)字城市”工程啟動時,數(shù)字化的城建檔案將與建設(shè)系統(tǒng)的規(guī)劃、市政、園林、房地產(chǎn)等部門的專業(yè)信息構(gòu)建城建信息系統(tǒng),成為數(shù)字城市的有機組成部分。
數(shù)字檔案館實際上是一種虛擬檔案館,其信息資源是所有上網(wǎng)檔案管理部門的數(shù)字化檔案信息,因此數(shù)字檔案館的建立有賴于檔案館館藏的數(shù)字化,并將數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)提供利用,數(shù)字檔案館是一個數(shù)字系統(tǒng),它把產(chǎn)生于不同部門以各種載體存在有關(guān)城市建設(shè)活動中形成的信息資源以數(shù)字化的形式儲存,以網(wǎng)絡(luò)化的方式相連接集中管理,并為城市建設(shè)活動服務(wù),它是城市建設(shè)活動的信息收集、整理、加工、貯存、利用、咨詢、交流和服務(wù)中心,城建檔案數(shù)字化,簡單說來,就是利用計算機技術(shù)對檔案文字、內(nèi)容、圖形、音像等進行數(shù)字化整理的過程。它包括兩個方面,一方面是對收集檔案進行主題詞等標引項的錄入,實現(xiàn)計算機檢索,即機讀目錄;另一方面是對館藏檔案內(nèi)容分門別類進行全文輸入,實現(xiàn)磁盤存儲,即機讀檔案。
城建檔案工作,是建設(shè)“數(shù)字城市”的基礎(chǔ)工作。城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)、和管理過程中直接形成的真實記錄,蘊藏著豐富的信息資源,涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的各個部門,內(nèi)容包括建筑物、城市道路橋梁、城市公用設(shè)施、城市地下管線、城市規(guī)劃、城市建設(shè)管理、地質(zhì)勘查、地形圖以及有關(guān)城市人口、社會、資源、環(huán)境等城市基礎(chǔ)資料,其載體形成有文字、圖紙、圖表、照片、遙感衛(wèi)星影像、航空影像、電視影像、電子磁盤、光盤等。因此城建檔案應(yīng)該是“數(shù)字城市”中海量數(shù)據(jù)采集的源泉和基地,應(yīng)當成為數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞等數(shù)字化信息服務(wù)的工作基地。“數(shù)字城市”所需的信息數(shù)據(jù)大部分不是原始的檔案資料,而是經(jīng)過編輯加工并且數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)信息。城建檔案工作也就應(yīng)當作為以“數(shù)字城市”為目標的信息化建設(shè)工程的一項重要的基礎(chǔ)工作。
城市是人類活動的中心,也是一個國家一個地區(qū)的經(jīng)濟文化政治中心,城市化是人類文明發(fā)展的必然趨勢,實現(xiàn)城市信息化是一個城市經(jīng)濟社會發(fā)展綜合實力和文明程度的重要標志,是中國融入全球化浪潮的首要和必要條件。"城市數(shù)字化”充分利用數(shù)字化及其相關(guān)的技術(shù)和手段,對城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、社會經(jīng)濟發(fā)展等各方面進行全方位的信息化處理和利用。城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的知識結(jié)晶,城建檔案館是城市高速發(fā)展的產(chǎn)物,也是城市建設(shè)最大的信息服務(wù)基地。電子文件是現(xiàn)代數(shù)字化城市建設(shè)的必然產(chǎn)物,是我們城市建設(shè)檔案的新生代。被人們熟悉的傳統(tǒng)載體的檔案文件將被數(shù)碼世界所產(chǎn)生的新載體所取代,這將證明“數(shù)字城市”建設(shè)與城建檔案數(shù)字化工作有著密不可分的關(guān)系。
三、“數(shù)字城市”與城建檔案發(fā)展方向。
城市作為區(qū)域中心必將成為數(shù)字地球的焦點,城建檔案館作為接收保管城建檔案提供信息資源為城市建設(shè)服務(wù)的基地。未來的數(shù)字城建檔案館無論在學(xué)科理論還是管理模式方面都是空白,但先期啟動的數(shù)字圖書館工程或許可以給我們有益的啟示,數(shù)字圖書館是以統(tǒng)一的標準和規(guī)范為基礎(chǔ),以數(shù)字化的各種信息為的底層,以電子商務(wù)為管理模式,以寬帶高速網(wǎng)絡(luò)為傳輸通道,將豐富多彩的多媒體信息傳遞、保護、利用等全過程。檔案館與圖書館相比,同樣是海量信息的保管基地,面向社會提供咨詢利用服務(wù),在制定學(xué)科理論和建立管理模式方面有一定的借鑒意義。但城建檔案畢竟是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理過程中形成的原始記錄,具有憑證作用和密級等其他檔案屬性,檔案數(shù)字化要求最大限度地保護檔案的原貌,網(wǎng)上管理強調(diào)確保檔案安全,注意使用權(quán)限保護。另外,城建檔案與城市三產(chǎn)三業(yè)緊密相連,具有現(xiàn)實性、動態(tài)性強,內(nèi)容精度要求高,檔案成套性的特點。在表現(xiàn)形式上,涉及各種工程文字資料、圖表、設(shè)計圖紙、地籍圖、管線圖、照片、錄像資料等。因此我們在建立數(shù)字檔案館發(fā)展數(shù)字檔案的時候,要考慮城建檔案的特點和數(shù)字城市的要求,適應(yīng)“數(shù)字城市”建設(shè)需要,城建檔案工作必須拓寬思路,提高素質(zhì),不斷適應(yīng)現(xiàn)代社會信息化飛速發(fā)展的需要。在提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平的基礎(chǔ)上,努力向“數(shù)字檔案館”建設(shè)邁進。實現(xiàn)這一宏偉目標,必須認真做好以下工作:
1.以城建檔案館為基礎(chǔ)開展建設(shè)信息化工作,做好本城市的基礎(chǔ)地理信息、數(shù)字化建設(shè)工作,抓緊大規(guī)模的數(shù)字化信息資源建設(shè),“城市數(shù)字化”為我們描繪了一個體系完善、功能健全、組織有序的數(shù)字信息體系藍圖,而城市數(shù)字化是一項復(fù)雜工程,不可能一蹴而就,不是靠簡單的大規(guī)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)產(chǎn)品的堆積就能實現(xiàn)的,數(shù)字化信息資源不足,以及信息資源配置不當,同樣會使耗費巨資建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)造成浪費。如有些城市的城建檔案館雖然已進了先進的GIS系統(tǒng),但目前仍基本上停留在城建檔案資料的目錄管理上,著錄的檔案內(nèi)容信息基本上以檢索利用為主,還不能進行內(nèi)容信息自動分析研究、數(shù)據(jù)采集,還不能實現(xiàn)城建檔案資料的信息化管理。有些館已開始進行一些數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化工作,但目前還未與“數(shù)字城市”建設(shè)工程真正聯(lián)系起來。關(guān)鍵是缺乏信息開發(fā)的專業(yè)人員、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員、數(shù)字化處理人員?，F(xiàn)有的工作人員大多數(shù)有實際工作能力,缺乏理論水平。特別是縣級城建檔案館的工作人員水平低,缺乏數(shù)字城市建設(shè)管理知識,整體素質(zhì)不能適應(yīng)社會信息化飛速發(fā)展的需要。
2.擴大城建檔案接收、收集范圍,特別要有目標地、有重點的收集與“數(shù)字城市”建設(shè)有關(guān)的檔案資料。注意分析研究城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作者利用需求以及“數(shù)字城市”建設(shè)工程數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容需要,有重點的收集與“數(shù)字城市”建設(shè)工程有關(guān)的檔案資料,如建設(shè)用地管理、建設(shè)工程規(guī)劃管理、房地產(chǎn)拆遷管理等方面的檔案;工程勘測檔案注重城市地圖、數(shù)字化地形圖、城市建設(shè)工程測量圖、地下管線圖等。工程建設(shè)檔案主要有建設(shè)項目前期形成的文件、圖表、施工文件、竣工文件以及照片、錄像等,對這些檔案資料要進行定性分析研究。
3.為適應(yīng)數(shù)字城市帶來的信息化時代的新技術(shù)要求,城建檔案館必須緊跟城市建設(shè)工作步伐,及時開發(fā)館藏信息資源,深層次地編輯各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù),緊扣“數(shù)字城市”這一主題,圍繞城市建設(shè)做文章,積極培養(yǎng)和引進復(fù)合型專業(yè)人才,就一定能夠建成數(shù)字城建檔案館。
4.城建檔案館應(yīng)積極制訂數(shù)字化檔案信息規(guī)劃,分階段對館藏各種載體檔案與信息進行數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換,積極爭取把檔案館建設(shè)成本地區(qū)的城市信息中心和數(shù)據(jù)中心。數(shù)字化城建檔案館需要具有與現(xiàn)代化接軌能力的管理人員,人類社會進入網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字化的時代,數(shù)字化改變了信息處理模式,檔案館的數(shù)字化已成為社會發(fā)展的必然趨勢。城建檔案管理人員應(yīng)掌握現(xiàn)代管理技術(shù),建立與現(xiàn)代化接軌的城建檔案管理體系,以適應(yīng)數(shù)字信息時代的發(fā)展。力爭建成功能最全、管理科學(xué)、服務(wù)高效的現(xiàn)代數(shù)字化城建檔案館。
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,城建檔案管理面臨著一次大的革新,即檔案的數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化進程的發(fā)展、數(shù)字城建檔案館的建設(shè)已成了各地建檔案館的工作重心。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言,其具有信息存儲量大、節(jié)省貯存空間,提高了工作效率、節(jié)約查詢時間等特點。在現(xiàn)代社會, 隨著社會信息化進程的加快，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的有一定的緊迫性,城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。
面對網(wǎng)絡(luò)時代城市建設(shè)迫切需要遠程、公開、快捷的城建檔案信息，面對館藏日益增多的案卷，傳統(tǒng)的城建檔案保存方式已明顯難以適應(yīng)迅速發(fā)展的新趨勢。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時易損壞；同時，城建檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復(fù)雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質(zhì)檔案量大，查閱起來耗時、耗力。傳統(tǒng)城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術(shù)的日新月異也給城建檔案工作帶來了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議事日程。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注。
城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
１．確定城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實準確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實用性原則、開放城建檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計算機和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫
第一步，輸入文件級目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2.2加強電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數(shù)字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性，同時，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯。
2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量
城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數(shù)字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責(zé)，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數(shù)字化進度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)全程管理、適時控制，才能達到強化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。
4.著力提高數(shù)字化城建檔案的系統(tǒng)整體水平
城建檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。因此，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項長期的工程，需要從理論上解決的問題很多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展，從而為建立一套完備的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)奠定堅實的基礎(chǔ)。
摘要：二十一世紀是信息時代，是知識經(jīng)濟時代，其社會發(fā)展速度超越了以往任何一個年代。伴隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，城市建設(shè)正如火如荼地在進行，而城建檔案系統(tǒng)也由傳統(tǒng)性向現(xiàn)代性逐漸轉(zhuǎn)型，作為我國改革開放窗口城市的深圳，正通過利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)平臺將傳統(tǒng)城建檔案資料實現(xiàn)信息化、數(shù)字化，從而探索數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的藍圖構(gòu)想，強調(diào)數(shù)字化整合，集成化管理的科學(xué)運行模式。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；城建檔案；整合管理；深圳
一、前言
數(shù)字化城建檔案館，是現(xiàn)代城建發(fā)展過程中產(chǎn)生的新事物，它以傳統(tǒng)型城建檔案館為基礎(chǔ)。經(jīng)歷風(fēng)雨二十載，其歷程經(jīng)過了從無到有、從小到大、從傳統(tǒng)型管理到現(xiàn)代化智能服務(wù)，我國城建檔案系統(tǒng)獲得全面而又長足的發(fā)展進步，無論是實踐經(jīng)驗的積累，還是理論成果的創(chuàng)新，無論是工作人員的合理配置，還是先進科技的成功應(yīng)用，無論是館藏建設(shè)投資力度，還是新技術(shù)開發(fā)研究，實事求是地說，其取得的成績令人振奮，擺在眼前的成就讓人有目共睹。然而，在以信息技術(shù)為主導(dǎo)的新世紀里，社會結(jié)構(gòu)在稍瞬即逝間便會發(fā)生翻天覆地的變化，隨著社會的發(fā)展，市場經(jīng)濟體制的建立和完善，必將推進城鄉(xiāng)一體化，同時社會信息化普及率的不斷提高，逐漸使得公眾法律意識和信息權(quán)意識覺醒，城建檔案工作在日益社會化的過程中，也給我們城建檔案系統(tǒng)帶來了機遇，同時也帶來了挑戰(zhàn)。在“十二五”期間，城建檔案系統(tǒng)要有新氣象、新變化，以嶄新的面孔來詮釋數(shù)字化城建檔案館以新的內(nèi)涵，以嶄新的課題研究來打破長久以來形成的觀念滯后、定位含糊、思想封閉等落后觀念。正如列寧所說“沒有革命的思想，就沒有革命的行動”，“思想是行動的先導(dǎo)”，只有懷著始終創(chuàng)新的精神，走可持續(xù)化發(fā)展道路，我國城建檔案系統(tǒng)才可能邁出數(shù)字化探索的“萬里長征第一步”。
二、提出問題
數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)，隨著時代潮流的進步與發(fā)展，使傳統(tǒng)型城建檔案系統(tǒng)發(fā)生了深刻變化。通過將計算機數(shù)字引入城建檔案系統(tǒng)，利用“0”和“1”代碼使傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔資料實現(xiàn)電子化、數(shù)字化、信息化。
在信息科技高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)城建檔案系統(tǒng)由于存儲占用空間大、信息共享度低，不能有效滿足人們?nèi)罕娙找嬖鲩L的信息化需求，一定程度上成為制約城建檔案系統(tǒng)發(fā)展的瓶頸，而在苦苦探尋中數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)由于以數(shù)字符號為代表、存儲占用空間小、單位成本低且共享利用程度高等優(yōu)點而備受青睞。城建檔案館是記錄城市變化，反應(yīng)城市建設(shè)過程中城市整體規(guī)劃和管理的歷史活動載體，它正從政務(wù)活動的后臺走向公眾所了解的公共管理的前臺，逐漸讓公眾所知曉和了解。信息科技促使電子政務(wù)的廣泛開展，在一定程度上對數(shù)字化城建檔案起到了推動作用，數(shù)字化城建檔案具有巨大存儲量、查閱快捷方便以及滿足數(shù)字化管理等諸多優(yōu)點和功能，是現(xiàn)代城建檔案管理必不可少的工具，在改革開放的今天，深圳城建檔案存儲資料的容量和速度都甚過以往，這就要求城建檔案管理必須借助新形式、新方式、新手段來強化城建檔案管理，以盡可能少的成本、更便捷的方式來提供更滿意的服務(wù)。
三、深圳市城建檔案系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀與存在問題
回顧歷史，展望未來，深圳市城建檔案系統(tǒng)正朝著“以創(chuàng)新求發(fā)展，以發(fā)展促服務(wù)”的工作思路和策略正大步向前邁進。對深圳市城建檔案館的歷史考察研究，我國可以沿著歷史軌跡將時間追溯到上個世紀七十年代末，自1979年3月經(jīng)國務(wù)院批準設(shè)立深圳市經(jīng)濟特區(qū)起，同年11月便建立起深圳市檔案館，負責(zé)全市檔案工作。上世紀八十年代，成立深圳市城建檔案館，具體負責(zé)城市建設(shè)檔案工作；經(jīng)過十多年的發(fā)展與創(chuàng)新，在九十年代末，成功晉升為“國家一級城建檔案館”。
（一）、深圳市城建檔案系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀
1．工作成果豐碩。在具體城建檔案工作中，所有職員均表現(xiàn)出積極的姿態(tài)，發(fā)揮出“敢想敢干、勇于拼搏”的奮斗精神，每位同志只問付出、不求回報的甘于犧牲、任勞任怨的奉獻精神和團隊協(xié)作、顧全大局的精神，成為深圳城建檔案系統(tǒng)工作取得一次次勝利的關(guān)鍵所在，特別是2011年在深圳市舉辦的世界大學(xué)生運動會，對全市檔案工作者都是一次史無前例的考驗，隨著“大動會”的成功舉辦，我館收獲頗多，無論是物質(zhì)成果，還是精神成果乃至制度成果，都為今后檔案工作提供了很好的借鑒與參考[1]。
2．館庫建設(shè)突出。改革開放以來，深圳市城建檔案館庫建設(shè)速度呈直線上升趨勢，截止2011年年底，全市共完成1.5億的基建投資額，土建工程已全部完工封頂，這為今后城建檔案館庫投入使用奠定了堅實基礎(chǔ)。同時，各區(qū)結(jié)合本區(qū)實際制訂出科學(xué)合理的館庫建設(shè)方案，使長期困擾各區(qū)檔案工作發(fā)展的瓶頸難題得以解決。
3．業(yè)務(wù)操作科學(xué)。近年來深圳市檔案工作建設(shè)以科學(xué)化、規(guī)范化、制度化為原則導(dǎo)向，確保深圳市檔案事業(yè)沿著健身、有序、可持續(xù)化方向發(fā)展。進入“十二五”時期以來，深圳市檔案事業(yè)進行了有計劃、分步驟調(diào)整，實現(xiàn)穩(wěn)中求進的戰(zhàn)略目標，先后出臺和實施了《深圳市檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》、《深圳市檔案中介機構(gòu)管理辦法》，通過上述努力使得目前深圳市檔案工作規(guī)范化水平明顯提升，規(guī)劃化程度、科學(xué)化水平更上新臺階。
4．信息化穩(wěn)步推進。自2000年實施數(shù)字化檔案建設(shè)以來，目前深圳市檔案目錄中心已初步形成，市檔案館匯集了市轄六區(qū)檔案館二００七年以前全部館藏目錄共928829條，其相關(guān)信息開通網(wǎng)上查詢功能。但值得指出的是，此種查詢僅限于平臺內(nèi)部查詢，而不支持互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢，在一定程度上離我們所理解的支持全網(wǎng)查詢還存在著一定距離，這或許也是今后需要加以改善的著力點。
（二）、深圳市城建檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的問題
1．管理意識淡薄。深圳市城建檔案系統(tǒng)在相關(guān)檔案文件整理入庫過程中，經(jīng)常存在著文檔資料入庫難、資料收集不齊全等現(xiàn)象，個別轄區(qū)仍然停留在“一部櫥子、一張桌子、一人管理”的境況狀態(tài)之下，由于工作環(huán)境缺乏競爭而導(dǎo)致管理意識淡薄，在全面推進數(shù)字化發(fā)展的今天，一些轄區(qū)由于大量的城建檔案接收、檢索、歸類和入庫工作很難得以保障，給數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)建設(shè)帶來的相當程度的瓶頸[2]。
2．執(zhí)法力量薄弱。依據(jù)全國統(tǒng)計數(shù)字顯示，按照我國城建檔案工作管理辦法規(guī)定，凡竣工建筑單位的檔案資料要及時上繳當?shù)貦n案部門存檔，但在具體實踐過程中，由于受到主客觀條件的制約，檔案的收繳、催繳以及與相關(guān)建筑管理部門的聯(lián)合執(zhí)法行動，在一定程度上或多或少地受到人員、機制以及財政資金上的約束，導(dǎo)致城建檔案執(zhí)法力量薄弱，這已成為近些看來制約城建檔案事業(yè)發(fā)展的瓶頸因素。
3．制度建設(shè)滯后。深圳市城建檔案工作在制度建設(shè)方面表現(xiàn)滯后，具體體現(xiàn)在對已竣工建筑單位檔案材料未按規(guī)定時間上繳，長久以來形成的欠繳現(xiàn)象突出，在具體實踐中其制度層面并沒有強有力的約束機制加以制約，導(dǎo)致相當建筑單位在思想認識上并未引起高度重視，也并沒有因為欠繳檔案而受到具體處罰，未履責(zé)風(fēng)險小。在改革開放事業(yè)蒸蒸日上的今天，此種作為是不利于數(shù)字化檔案事業(yè)可持續(xù)化發(fā)展，在今后一個相當長的時期，有關(guān)部門必須注重加強制度建設(shè)，加強因未履責(zé)而應(yīng)承擔的相應(yīng)法律責(zé)任，做到有法可依、有法必依，共同推動檔案事情向前發(fā)展。
4．人才儲備缺位。任何一個行業(yè)（專業(yè)領(lǐng)域）的提升與發(fā)展都離不開與之相配套的專業(yè)性技術(shù)人才的智力支持與保障，以城建檔案系統(tǒng)為代表的數(shù)字化管理也同樣如此。城建檔案事業(yè)的發(fā)展與壯大需要與之相適應(yīng)（協(xié)調(diào)）的內(nèi)外部環(huán)境、政策法規(guī)、科學(xué)技術(shù)等諸多環(huán)節(jié)的專業(yè)性技術(shù)與實踐性人才的腦力支持與推動。我國城建檔案系統(tǒng)在遠景規(guī)劃上卻出現(xiàn)了嚴重的人才培養(yǎng)與儲備缺位與不足，具體表現(xiàn)為：高端人才供應(yīng)不足、中低端人才缺乏相應(yīng)保障的尷尬被動局面。
四、深圳市城建檔案系統(tǒng)建立數(shù)字化城建檔案館的構(gòu)想
隨著深圳“城市檔案數(shù)字化工程”的啟動，作為城建檔案信息中心的數(shù)字化城建檔案館，承擔起大容量的信息查詢與管理功能。但與電子商務(wù)、電子政務(wù)等專業(yè)性平臺相比，目前深圳數(shù)字化城建檔案系統(tǒng)在發(fā)展水平和社會化服務(wù)功能上還存在著諸多不足。但由于數(shù)字化城建檔案平臺其本身表現(xiàn)出的顯著優(yōu)點，已成為信息時代推動社會前進、推進檔案事業(yè)向前發(fā)展的必然趨勢和方向而備受青睞。
（一）、概念界定：數(shù)字化城建檔案
數(shù)字化城建檔案，又稱信息化城建檔案，是伴隨計算機信息技術(shù)而產(chǎn)生的一種現(xiàn)代檔案管理與服務(wù)的技術(shù)平臺，通常以傳統(tǒng)檔案資源為對象通過利用數(shù)字化技術(shù)來深入開發(fā)和研究，最終被人們廣泛接受和應(yīng)用，同時不斷提高城建檔案收集、歸類、管理、決策的效率和水平，進而提高城建檔案館的社會和經(jīng)濟效益的過程。具體到現(xiàn)實中的城建檔案館，數(shù)字化檔案就要實現(xiàn)檔案管理諸多環(huán)節(jié)的自動化，管理形式的網(wǎng)絡(luò)化，輔助決策的智能化以及信息使用的數(shù)字化[3]。
（二）、深圳市數(shù)字化城建檔案建設(shè)內(nèi)容
1.數(shù)字化城建檔案館以傳統(tǒng)城建檔案館為基礎(chǔ)而建立。
眾所周知，虛擬與真實互為矛盾，但又彼此相連。數(shù)字化城建檔案館，是一種概念和數(shù)字，我們將其視為“虛”；而傳統(tǒng)城建檔案館，是一種真實存在的東西，我們視其為“實”，這便構(gòu)成了“虛實結(jié)合”，“虛”來源于“實”，而“實”又離不開“虛”，在此基礎(chǔ)上數(shù)字化城建檔案館的構(gòu)想便得以出爐。數(shù)字化城建檔案館發(fā)展的好壞、信息資料是否齊全，在一定程度上取決于傳統(tǒng)城建檔案館資料是否齊全，而數(shù)字化城建檔案館只是在網(wǎng)絡(luò)虛擬空間對現(xiàn)實中的傳統(tǒng)城建檔案館的真實反映。
2.數(shù)字化城建檔案館強調(diào)多種信息技術(shù)的綜合應(yīng)用。
伴隨計算機信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化城建檔案館需要綜合應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化等技術(shù)手段實現(xiàn)城建檔案資料的跨平臺查詢與服務(wù)，在提高檢索精度，減少等待時間的同時，強調(diào)的是處理速度的快速提升。而處理速度的快速提升則依靠的是基礎(chǔ)設(shè)施的大量投入，它不僅僅局限于庫房建設(shè)，根據(jù)建設(shè)需要，數(shù)字化檔案館需要投入大容量的分布式數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問處理器，另需要配置大型高速路由器、交換機以及終端處理設(shè)備。
3.數(shù)字化城建檔案館收錄的信息資料來源廣泛。
數(shù)字化城建檔案館收錄的信息資料形式多樣，內(nèi)容豐富，除傳統(tǒng)館藏城建檔案信息外，還包括未歸檔的相關(guān)城市規(guī)劃、管理、服務(wù)各類電子文檔資料以及實物材料。信息資料的廣泛來源，為充實數(shù)字化城建檔案資料奠定了堅實基礎(chǔ)。
（三）、深圳市數(shù)字化城建檔案建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)
依據(jù)目前國際上權(quán)威信息技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢，結(jié)合深圳市數(shù)字化城建檔案館實際開發(fā)需求，作者認為數(shù)字化城建檔案館平臺的結(jié)構(gòu)應(yīng)由多個程序組成，最底層為基礎(chǔ)層（即操作系統(tǒng)），其上分別為中間層（即數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、WEB服務(wù)器），高級層（即檔案管理應(yīng)用平臺）。值得關(guān)注的是應(yīng)用支撐平臺，它是所有底層平臺的核心技術(shù)，在其支持下能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的檔案管理、查詢、監(jiān)控、分析及信息等功能。
五、結(jié)語
綜上所述，深圳市通過利用信息技術(shù)平臺，開發(fā)出數(shù)字化城建檔案館，逐步實現(xiàn)信息技術(shù)服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，變“被動”為“主動”，為社會、為民眾提供更為方便、快捷的服務(wù)，贏得了良好的社會聲譽，同時也為各級政府和相關(guān)職能部門的決策提供參考和依據(jù)，其中所發(fā)揮出的作用令人難以估量。當然，我們應(yīng)該清醒認識到數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，這要求我們在實踐中必須長期而細致地不斷加以發(fā)展和完善，在研究開發(fā)和實踐應(yīng)用中量力而行、循序漸進，用信息化、數(shù)字化、智能化思想統(tǒng)攬全局，從而使深圳市數(shù)字化城建檔案館實現(xiàn)歷史性跨越式發(fā)展的良好局面。
摘要：隨著城市規(guī)模的不斷擴大，功能的不斷完善，城市系統(tǒng)越來越復(fù)雜，城市管理精細化要求越來越高，檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。以數(shù)字化的方式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的格式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個結(jié)構(gòu)有序的檔案數(shù)據(jù)庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化；發(fā)展；思考
“十二五”期間，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)被提到了議事日程，如何最大化實現(xiàn)城建檔案的價值，快速提供城建檔案信息，是我們思考的問題。
城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要性
城建檔案數(shù)字化發(fā)展是時展的需要，隨著城市的不斷擴張 ，城建檔案管理部門已不能僅滿足于傳統(tǒng)的檔案保存方式，而必須創(chuàng)新城建檔案管理方法，提高管理時效性。目前，各地城建檔案館接受進館的檔案往往以文字、圖紙、照片、錄像等多種形式存在，以紙質(zhì)檔案居多。隨著城市建設(shè)發(fā)展，各地城建檔案館每年歸檔的數(shù)量與日俱增，使很多城建檔案庫房陷入了緊缺的困境，在城建檔案的借查閱上，速度慢，效率低。紙質(zhì)檔案在查閱時易損壞，特別是年代久遠的紙質(zhì)檔案，紙張易發(fā)黃變碎，若發(fā)生火災(zāi)或水災(zāi)等，檔案將會遭到滅頂之災(zāi)。城建檔案系統(tǒng)開發(fā)的不完整，在深度和廣度上有一定的局限，檔案信息資源的保管和查閱都只能在館內(nèi)部進行，不能實現(xiàn)遠程查閱，資源無法共享，這些問題的存在都給城建檔案利用造成了一定的障礙。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)，能有效地使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，存儲于服務(wù)器上，可使檔案資料在發(fā)生天災(zāi)人禍時不致于遭到毀滅性的破壞；其次，能改善檔案的利用方式，可實現(xiàn)異地查閱，利用者在特定的條件下，可以隨時查看自己需要的檔案文件，是傳統(tǒng)檔案管理走向數(shù)字化管理的必由之路。
城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的矛盾和問題
（一）面對當前的形勢，城建檔案管理任務(wù)重，人員少，工作標準要求高。
檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，具有建筑和計算機數(shù)字化的專業(yè)人員又不愿意到城建檔案館工作，現(xiàn)有職工老齡化程度高。在接受新事物上，頭腦反應(yīng)慢，知識不易掌握。其中最重要的薄弱環(huán)節(jié)就是從事城建檔案工作的人員，因沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過城建檔案工作管理知識，或半路出家，對城建檔案工作不熟悉，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，計算機數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理進入了城建檔案管理領(lǐng)域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
（二）城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢認識不明確。
建設(shè)領(lǐng)域中，有些單位和個人仍然存在對城建檔案的重要性認識不足，對城建檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢了解認識不到位，對城建檔案數(shù)字化不重視，在城建檔案數(shù)字化設(shè)備配置上，資金投入不足，存在著重建設(shè)，輕檔案的思想還比較嚴重，只注重工程施工技術(shù)，施工工期和工程質(zhì)量等方面的問題。卻對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視程度不夠，沒有建立一套規(guī)范的管理機制，來保障建設(shè)檔案的完整和齊全。由于城建檔案的不配套，不完整，對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，在一定程度上受到了影響和制約。
三、城建檔案數(shù)字化發(fā)展
（一）城建檔案數(shù)字化建設(shè)需政府支持，領(lǐng)導(dǎo)重視，把好城建檔案接收關(guān)。
城建檔案的科學(xué)歸檔是實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)，開展城建檔案的接收和征集工作，豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)，進一步加大對重點工程，城市基礎(chǔ)設(shè)施，城市地下管線等工程檔案的收集力度。加大硬件投入，積極爭取與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要的計算機、掃描儀、數(shù)碼設(shè)備、保溫、除濕、防火、防盜等現(xiàn)代設(shè)備配置，為城建檔案數(shù)字化發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。
（二）大力提升城建檔案管理人員水平。
檔案人員必須不斷豐富自己的各種知識，加強全面學(xué)習(xí)，既要有建設(shè)方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，采取多種渠道，參加各類培訓(xùn)，既懂業(yè)務(wù)又能熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的城建檔案干部隊伍。同時，要創(chuàng)新服務(wù)方式，積極做好相關(guān)服務(wù)，充分發(fā)揮城建檔案服務(wù)職能。
綜上所述，城建檔案工作起步晚，但發(fā)展速度非常快，城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，是可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性資源，是城建工作提升城市品位的重要保證，城建檔案工作數(shù)字化在城市建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，有著極其重要的基礎(chǔ)性地位，并將隨著城市建設(shè)發(fā)展進一步得到加強；使數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展，為城市建設(shè)管理和發(fā)展做出更大的貢獻。
摘要：隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)極大的影響和促進了檔案管理工作，另一種意義上來看，檔案管理也不斷為數(shù)字化信息技術(shù)提出新的要求與革新方向。為了更好地實現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，滿足城市建設(shè)發(fā)展的需要，我們必須加快城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化、數(shù)字化建設(shè)的步伐，促進城市建設(shè)檔案現(xiàn)代化的早日實現(xiàn)。本文結(jié)合筆者多年的檔案管理經(jīng)驗，對城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的突出問題進行了分析，并提出了建議，以期為相關(guān)人員提供借鑒。
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；檔案管理；數(shù)字化
1.檔案管理數(shù)字化概述
所謂的數(shù)字化信息技術(shù)實質(zhì)上就是一種集電子技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等諸多先進技術(shù)于一身的綜合性技術(shù)。受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們應(yīng)當將數(shù)字化信息技術(shù)有效地應(yīng)用到電子檔案管理當中，以此來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。
傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數(shù)據(jù)信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統(tǒng)的資質(zhì)檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠全部存儲在計算機的硬盤當中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進行調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用電子信息技術(shù) 進行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術(shù)值得大范圍推廣使用。
2.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的突出問題
2.1檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數(shù)字化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2.2缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。檔案工作的標準化、規(guī)范化是數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。
2.4缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進，由于計算機和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的障礙。
3.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點建議
3.1建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存儲、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規(guī)范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標準，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標準化、規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家出臺了一系列相關(guān)標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范，為檔案管理數(shù)字化提供法律依據(jù)。
3.3加強人才隊伍建設(shè)，儲備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實專業(yè)知識功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬?，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經(jīng)確定并不斷成長起來的人才，要加強培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業(yè)技術(shù)特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
自建設(shè)部《全國城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會各界對城市建設(shè)檔案利用的需求。
3.5積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動，增強大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進行。
3.6要加強組織領(lǐng)導(dǎo)，增強決策落實力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，落實責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學(xué)決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。
4.結(jié)語：
在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。