時(shí)間：2023-06-06 15:34:56
導(dǎo)語：在企業(yè)文件檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：
1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。
3 電子文件階段
電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：
其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。
其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
4 結(jié)語
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。
參考文獻(xiàn)
（一）高校檔案真切的還原了學(xué)生在校時(shí)期的成長(zhǎng)歷程及行為表現(xiàn)
高校檔案管理的確立不僅包括了入學(xué)之初的學(xué)籍信息、在學(xué)校學(xué)習(xí)期間的德育素質(zhì)的積累及其文化科學(xué)水平的提升，同時(shí)也記載了在學(xué)生成長(zhǎng)的關(guān)鍵時(shí)期其心智與思想逐漸完善的整個(gè)歷程。這是一份沒有經(jīng)過任何修飾的成長(zhǎng)記實(shí)錄，是一份寶貴的信息檔案。通過對(duì)其進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)及文件記錄，企業(yè)用人單位可以很好的了解學(xué)生在學(xué)校期間的行為表現(xiàn)，從真正意義上體會(huì)其思想的全面性，并依此為依據(jù)，考察其是否符合崗位的基本需求。
（二）高校檔案管理有著其本身存在的權(quán)威性，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值
高校檔案管理的保密性及其實(shí)行的檔案轉(zhuǎn)接制度，大大減少了檔案信息被篡改的可能。即使需要檔案資料信息的修改或者將其開封也需要相關(guān)部門出具各種證明來證明其合理性，而這些都會(huì)有相應(yīng)的較為詳細(xì)的記錄。因此，高校檔案有著其特有的權(quán)威性與不可質(zhì)疑性，具有較強(qiáng)參考價(jià)值的同時(shí)也被用人單位視為學(xué)生在學(xué)校表現(xiàn)的唯一可靠憑證。
（三）高校檔案管理的存在為企業(yè)招聘與學(xué)生的擇業(yè)提供了雙向的機(jī)會(huì)
我國(guó)教育模式與就業(yè)機(jī)制的轉(zhuǎn)變使得原有的就業(yè)體系逐漸被新時(shí)期供求關(guān)系失衡下的雙向選擇取代。一方面，企業(yè)在人才招聘時(shí)得到學(xué)生的唯一也是第一手資料就是高校畢業(yè)檔案，如果檔案記載中學(xué)生表現(xiàn)良好，符合崗位需求，那么面試機(jī)會(huì)隨之而來，反之，一旦文件檔案記載內(nèi)容與用人單位需求有著一定的沖突，那么也就意味著這個(gè)工作機(jī)會(huì)也就失去了。因此，作為用人方與應(yīng)聘者之間的單一媒介，高校檔案在很大程度上成為了決定學(xué)生就業(yè)成功與否的關(guān)鍵。
二、我國(guó)高校檔案管理在企業(yè)人才隊(duì)伍組建中存在的主要弊端
（一）學(xué)生檔案保存與調(diào)動(dòng)缺乏相對(duì)明確的管理規(guī)章制度
一方面，為了提高高校就業(yè)率，一些學(xué)校針對(duì)學(xué)生在校表現(xiàn)進(jìn)行了檔案“修正”，更改原有不良行為記錄的同時(shí)也將許多與學(xué)生就業(yè)有關(guān)的證書等放入檔案內(nèi)，導(dǎo)致檔案在高校保存期間已經(jīng)缺乏了原有的準(zhǔn)確性。另一方面，高校畢業(yè)生檔案的存檔內(nèi)容大都涉及其入學(xué)的材料、在學(xué)期間所得獎(jiǎng)勵(lì)，有無記過處分、黨員身份證明等，這些資料的添加有著一定的客觀存在性，但從這種角度來看往往不能很好的了解到學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)。我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作僅僅對(duì)學(xué)生長(zhǎng)大那一時(shí)刻取得的成就進(jìn)行了封檔保存，而完全忽視了在其成長(zhǎng)過程中心路歷程的艱辛，從而導(dǎo)致高校檔案在學(xué)生就業(yè)中產(chǎn)生了相對(duì)較差的可參照性。
（二）高校檔案在轉(zhuǎn)接管理中存在嚴(yán)重的混亂現(xiàn)象
高校學(xué)生畢業(yè)后面臨著繁重的檔案轉(zhuǎn)接問題。第一，畢業(yè)生在找到工作后就需要將檔案轉(zhuǎn)到企業(yè)內(nèi)部，然而由于缺乏相對(duì)明確的檔案意識(shí)，檔案轉(zhuǎn)接時(shí)沒有準(zhǔn)確的企業(yè)地址或者檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)到企業(yè)但找不到相關(guān)部門接收。第二，畢業(yè)生頻繁的更換工作，檔案投遞地址一欄如果隨意變動(dòng)必然導(dǎo)致檔案的丟失。第三，一些外地學(xué)生在校期間已將戶口轉(zhuǎn)至學(xué)校所在地，然而畢業(yè)后卻將檔案轉(zhuǎn)回原籍，戶口與檔案所在地出現(xiàn)了分歧，如果不及時(shí)做好處理，很可能使其檔案逐漸發(fā)展成為不明檔案，這些都為檔案管理工作的轉(zhuǎn)接增添了不必要的混亂因素。
三、企業(yè)人才隊(duì)伍組建對(duì)高校檔案管理的基本要求
（一）創(chuàng)建完善的高校檔案管理體系
一方面，針對(duì)學(xué)生的檔案管理明確制度，將檔案記錄的范圍擴(kuò)展到學(xué)生在校成長(zhǎng)經(jīng)歷等范圍，以便用人單位進(jìn)行參考。另一方面，針對(duì)一些學(xué)校修改后的“偽檔案”，相關(guān)政府部門要做到實(shí)時(shí)的監(jiān)督，使其透明化，盡量保證檔案在校管理期間的科學(xué)準(zhǔn)確性。
（二）加大對(duì)社會(huì)檔案轉(zhuǎn)接部門的資金及政府支持
高校學(xué)生畢業(yè)期間是檔案轉(zhuǎn)接的高峰期，也是以檔案為媒介建立校企聯(lián)合制度的關(guān)鍵時(shí)期。因此，政府要在此時(shí)給予相關(guān)檔案轉(zhuǎn)接部門適當(dāng)?shù)馁Y金及政策支持，以確保檔案轉(zhuǎn)接的準(zhǔn)時(shí)與順暢。此外，相關(guān)檔案部門有必要成立專門的督查小組，針對(duì)轉(zhuǎn)接出去的檔案進(jìn)行有效的核對(duì)。一旦發(fā)生檔案地址驟然改變或者其他紕漏就可以做到及時(shí)的更正，從而在很大程度上保障了畢業(yè)生的利益，同時(shí)也確保了企業(yè)人才隊(duì)伍組建中人才選拔的可靠實(shí)施。
（三）在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案關(guān)系的定向信息反饋
第一，企業(yè)對(duì)招聘人員進(jìn)行職位表現(xiàn)的直接反饋，學(xué)?；蛘呦嚓P(guān)部門應(yīng)將其填充到檔案中，以便于以后用人單位的查閱。第二，高校也可以針對(duì)反饋信息對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)方案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，真正實(shí)現(xiàn)高校與企業(yè)人才的無縫對(duì)接。第三，各大高校學(xué)生也可以根據(jù)學(xué)校已得到的反饋信息，總結(jié)其自身的缺點(diǎn)，重新確立就業(yè)目標(biāo)。從某種角度愛看，這也是高校檔案管理制度為企業(yè)人才的選拔做出的成功戰(zhàn)略變革。
四、總結(jié)
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；存在問題；解決對(duì)策
企業(yè)檔案管理是在企業(yè)的日常工作中最基礎(chǔ)性的工作，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的完善和企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高，企業(yè)檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的作用和價(jià)值逐漸的在變大在提升。企業(yè)檔案為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)參考數(shù)據(jù)，是企業(yè)的核心資源庫。隨著時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，對(duì)企業(yè)管理工作有了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，作為一個(gè)企業(yè)，怎樣能充分運(yùn)用好檔案管理，并通過完善的管理和應(yīng)用讓其發(fā)揮作用和價(jià)值。怎樣更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供有力的幫助，這是每一個(gè)企業(yè)所面臨的問題，如何抓住企業(yè)檔案管理的關(guān)鍵，總結(jié)出常見的問題及應(yīng)對(duì)措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對(duì)策和見解。
一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的主要問題
1.企業(yè)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)不僅需要有一支專業(yè)的檔案干部隊(duì)伍，并且這支隊(duì)伍整體文化程度和專業(yè)素質(zhì)要隨著時(shí)代和企業(yè)的發(fā)展不斷的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，并以足夠的能力適應(yīng)新形勢(shì)檔案管理的要求。當(dāng)前，能夠充分發(fā)揮檔案管理作用，深入挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，在檔案基礎(chǔ)上深入開發(fā)研究的人才十分緊缺，這需要我們企業(yè)在日常工作中要注意加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)學(xué)校和素質(zhì)提高。
2.當(dāng)前的檔案管理手段方法相對(duì)落后。有部分企業(yè)的檔案管理依然運(yùn)用的是落后的手工整理。檔案管理工作人員要對(duì)立卷歸檔的文件整理編目管理。傳統(tǒng)落后的手工整理，占用了管理員開發(fā)和編研的時(shí)間，管理工作不僅機(jī)械、費(fèi)時(shí)、費(fèi)工，而且效率特別低。同時(shí)受檔案管理室條件限制，不能滿足多面開發(fā)查閱，不能提高檢查速度，不能確保查閱的準(zhǔn)確率和全面率。有配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備的企業(yè)檔案管理部門，表面上實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理，但實(shí)際上機(jī)構(gòu)的文件整理辦法，統(tǒng)計(jì)范圍、運(yùn)用價(jià)值、作用等諸多方面都沒有起到實(shí)質(zhì)性的作用。甚至有部分企業(yè)的檔案管理目標(biāo)和運(yùn)行機(jī)制系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計(jì)單一，無法滿足現(xiàn)代綜合應(yīng)用處理能力。需要?dú)w檔的文件數(shù)量隨著企業(yè)的發(fā)展壯大日益增多，檔案利用量不斷提高，迫切需要改變當(dāng)前局面，急需改進(jìn)落后的檔
3.檔案檢索效率低。檔案檢索方式有兩種。一種是手工檢索，另一種是計(jì)算機(jī)檢索。在目前，有很大一部分企業(yè)仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的手工檢索。很多企業(yè)檢索管理部門在手工檢索上下了不少功夫，編制了多種形式的檢索工具。遺憾的是檢索工具的核心不在于多，而在于精，對(duì)編制檢索工作有一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，造成既浪費(fèi)了人力、又降低了效率的問題。
4.歸檔的檔案不完整。很多企業(yè)存在這種情況，因?yàn)槿藛T更換交替。銜接不吻合，再加上管理員責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高導(dǎo)致大批沒有來及整理歸檔的文件資料，積壓、丟失沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)等問題。剛接手的檔案管理員因?yàn)閷?duì)檔案的認(rèn)識(shí)不全面，業(yè)務(wù)不熟練，等因素，這些問題嚴(yán)重管理工作的開展。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策
1.提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。
2.規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
（1）強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級(jí)部門要從政治上愛護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。
（2）提高檔案工作人員的社會(huì)服務(wù)意識(shí)?，F(xiàn)在，企業(yè)還普遍存在檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象。要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的社會(huì)服務(wù)意識(shí)教育，增強(qiáng)提高檔案資源利用的自覺性。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)，在檔案利用的深度和廣度上下功夫。檔案室可以分門別類地匯編社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技、法律等方面的信息，編撰揭示市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律及走向的資料，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行分析整理，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)性材料等等，供不同的需求者選用，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用方面的主動(dòng)服務(wù)。
（3）大力開發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。要跟蹤企業(yè)重點(diǎn)工作，及時(shí)了解需求，挖掘檔案資源，及時(shí)編輯檔案匯編資料，為企業(yè)創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品研發(fā)提供參考。有條件的企業(yè)要充分利用檔案信息舉辦專題展覽或制作多媒體宣傳品，為企業(yè)爭(zhēng)創(chuàng)品牌效益、建設(shè)企業(yè)文化、開展員工教育、塑造企業(yè)形象服務(wù)。要加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件應(yīng)具備適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽、具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索瀏覽、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、鑒定銷毀、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足企業(yè)文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要。
三、結(jié)束語
總之，通過對(duì)企業(yè)檔案管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關(guān)系，有利于如何去處理和發(fā)展；認(rèn)識(shí)到在處理它們之間的關(guān)系時(shí)而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問題，加強(qiáng)各個(gè)方面的管理，提高工作效率及保證工作的質(zhì)量。
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[關(guān)鍵詞]基建檔案 檔案管理 問題 對(duì)策
中圖分類號(hào)：G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）01-0190-01
一、基建檔案的作用
（一）基建檔案在項(xiàng)目建設(shè)中的作用
（1）基建檔案使項(xiàng)目建設(shè)有據(jù)可依
基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，在項(xiàng)目施工之前，已經(jīng)做好初步的檔案建立，包括對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、方案最終確立的記錄，進(jìn)行了招投標(biāo)、施工合同文件材料的積累，這對(duì)審批經(jīng)費(fèi)以及項(xiàng)目的具體落實(shí)提供了依據(jù)，使項(xiàng)目施工前，從設(shè)計(jì)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、招標(biāo)、開工等程序有據(jù)可依。
（2）基建檔案直接反映項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量
隨著項(xiàng)目建設(shè)的廣泛實(shí)施，加之要求嚴(yán)格的全面質(zhì)量管理，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)越來越精細(xì)，所以基建檔案工作需全面、精細(xì)。而其全面、精細(xì)的質(zhì)量不僅反映了項(xiàng)目的質(zhì)量，也反映了項(xiàng)目管理規(guī)范、管理人員的高素質(zhì)。由于工程竣工后很多隱蔽工序未能看到，而基建檔案記載項(xiàng)目施工中采集的照片、數(shù)據(jù)、圖像等資料，展示隱蔽工程真實(shí)面貌，體現(xiàn)基建檔案原始性、真實(shí)性、信息性、完整性等特點(diǎn)，起到憑證和參考作用，因此，認(rèn)真細(xì)致對(duì)待檔案的整理，使項(xiàng)目在測(cè)評(píng)驗(yàn)收時(shí)更加全面，有據(jù)可依。
（3）基建檔案必須系統(tǒng)完整
在項(xiàng)目建設(shè)中，基建檔案不能孤立存在，為使其質(zhì)量控制最優(yōu)，需對(duì)施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行質(zhì)量控制，而影響其質(zhì)量控制因素包括客觀和主觀兩方面。主觀包括技術(shù)人員的專業(yè)技能，材料的檢測(cè)是否合格，施工設(shè)備是否先進(jìn)，施工方法是否合理?？陀^主要指施工過程中所處的環(huán)境。
（二）基建檔案在項(xiàng)目管理中的作用
（1）基建檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中積累的原始材料，對(duì)項(xiàng)目管理有著重要的參考意義和重要的指導(dǎo)作用
歸檔的基建文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，與實(shí)物完全一致并具有成套性?；n案是基本建設(shè)工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維護(hù)活動(dòng)中形成的科技檔案，而高校基建檔案則反映了自建校以來學(xué)校走過的輝煌歷程，是學(xué)校發(fā)展的最好見證。
（2）基建檔案能提高項(xiàng)目管理的效率
現(xiàn)階段，項(xiàng)目從建設(shè)到竣工，其基建檔案的信息多次被重復(fù)利用，并在利用中獲得檢驗(yàn)，加之，使項(xiàng)目在管理過程中更加精確、迅速地完成任務(wù)，節(jié)約了勞力、財(cái)力、時(shí)間，提高了經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)出色地完成了管理目恕
（3）基建檔案為項(xiàng)目管理提供依據(jù)
基建檔案，其真實(shí)記錄的文字、數(shù)據(jù)、圖紙、照片、聲像等檔案可為后者提供科學(xué)依據(jù)，作為校史研究探索規(guī)律、鑒往知來的依據(jù)，能啟發(fā)后來建設(shè)者，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為項(xiàng)目的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、項(xiàng)目的總體管理提供參考資料。
（三）基建檔案在項(xiàng)目試運(yùn)行中的作用
（1）加強(qiáng)對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，能有效提高檔案質(zhì)量，杜絕檔案資料存在復(fù)印件、漏項(xiàng)、不成套、事后杜撰補(bǔ)做資料現(xiàn)象的發(fā)生，有效減少項(xiàng)目試運(yùn)行中的難度。因此基建檔案資料的收集與歸檔，必須與基建項(xiàng)目同步進(jìn)行，檔案人員必須全過程跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)。
（2）加強(qiáng)對(duì)基建檔案的成套性、原件憑證性、監(jiān)督主體的鑒證（簽章）手續(xù)、報(bào)批建備案手續(xù)、技術(shù)檔案和施工管理資料完整性監(jiān)控。核查是否有勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位分別簽署的工程質(zhì)量合格文件，是否有建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)試驗(yàn)報(bào)告以及施工單位簽署的工程質(zhì)量保修書等。完整、規(guī)范、手續(xù)齊全的基建檔案能對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高效益。基建檔案形成的資料對(duì)技術(shù)人員、材料質(zhì)量、設(shè)施設(shè)備等各方面都有完整系統(tǒng)的記錄，為項(xiàng)目固定資產(chǎn)投資統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)報(bào)增提供原始憑證。做到了專業(yè)化科學(xué)的管理，有利于項(xiàng)目運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高項(xiàng)目質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)運(yùn)行的可持續(xù)發(fā)展。
二、檔案管理中存在的問題
（一）基建檔案管理人員專業(yè)理論知識(shí)缺乏，管理水平低。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)模糊，收集資料不及時(shí)、整理規(guī)范不明確。有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)工程驗(yàn)收不科學(xué)，結(jié)算不準(zhǔn)時(shí)以及歸檔時(shí)間漫長(zhǎng)等現(xiàn)象。沒有科學(xué)的監(jiān)管機(jī)制，崗位職責(zé)就難以被落實(shí)下來，一旦出現(xiàn)問題，追究起來就會(huì)混亂。目前，很多從事基建檔案管理工作的人員并非專業(yè)人員，兼職及半路改行的現(xiàn)象較多，這現(xiàn)象急需改變，他們?nèi)狈φ_的理論知識(shí)，這些是很多企業(yè)普遍存在的檔案管理現(xiàn)狀。企業(yè)中，系統(tǒng)的分類是實(shí)現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，高效化重要舉措，企業(yè)檔案管理專業(yè)化水平還不夠，檔案細(xì)化分類還沒真正落實(shí)。
（二）基建檔案管理涉及到的部門比較多，管理難度比較大，而管理檔案工作的人數(shù)少。檔案管理部門的日常工作，一般都會(huì)涉及到工程、技術(shù)及經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等。各部門對(duì)檔案管理不重視，檔案管理工作混亂，這必然阻礙檔案管理工作順利開展。工作中，同業(yè)務(wù)部門溝通匱乏，使得歸檔管理工作出現(xiàn)問題。當(dāng)下，企業(yè)內(nèi)部橫向檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)檔案管理集約化、管理自動(dòng)化和存儲(chǔ)數(shù)字化，借助網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)檔案高效能力還比較低。同時(shí)，企業(yè)缺乏軟件設(shè)計(jì)、軟件分析等高素質(zhì)人才，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)緩慢，也導(dǎo)致系統(tǒng)維護(hù)工作跟不上國(guó)際先進(jìn)水平。
（三）檔案管理手段單一缺乏高科技管理設(shè)備。在某些企業(yè)的檔案管理工作時(shí)，沒有健全相應(yīng)的設(shè)備管理工具，檔案信息更新速度緩慢，特殊的檔案載體需要有特殊的存放地點(diǎn)，如光盤的存放需要有的防磁柜，實(shí)物檔案根據(jù)管理規(guī)范也要有專門存放的地點(diǎn)，但是有些企業(yè)對(duì)小規(guī)模特殊檔案的存放并不重視，這種情況普遍存在，也致使這類檔案管理的缺失。不論是以何種形勢(shì)存在的檔案類型，都是承載了歷史的真實(shí)性，都是不可或缺的，在檔案管理的規(guī)范中都需要有同等的重視。
三、檔案管理措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)樹立起科學(xué)管理檔案理念，動(dòng)員全體員工明確檔案管理重要性，能夠科學(xué)的去看待檔案管理事業(yè)。因此，爭(zhēng)取獲得領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，這是提升企業(yè)檔案管理重要舉措之一。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層都達(dá)成了共識(shí)，并且明確了檔案管理工作的重要性，在工作進(jìn)程中，他們便會(huì)積極協(xié)調(diào)，使得檔案管理工作進(jìn)一步提升。要嚴(yán)格根據(jù)制度開展檔案管理工作。制度是檔案管理工作主要依據(jù)，也是硬性指標(biāo)要求。檔案管理部門根據(jù)我國(guó)制度的《檔案法》對(duì)單位的檔案進(jìn)行管理，將其納入日常管理工作中。另外，建立起專門負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的機(jī)構(gòu)，分配責(zé)任，落實(shí)責(zé)任制。還需加強(qiáng)工程技術(shù)人員以及檔案人員業(yè)務(wù)溝通工作，為檔案管理開啟新道。進(jìn)行基礎(chǔ)檔案管理工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，整理歸納，做好驗(yàn)收工作文件整合。分類管理工作至關(guān)重要，要將其分門別類的放置好，集中歸檔，使得單位檔案管理形成體系。各項(xiàng)資料實(shí)現(xiàn)逐級(jí)分管，對(duì)檔案的歸檔時(shí)間，歸檔周期以及歸檔部門都要?jiǎng)討B(tài)跟進(jìn)，保障歸檔工作順利開展。
（二）堅(jiān)持每月學(xué)習(xí)制度，學(xué)習(xí)的內(nèi)容主要是《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。堅(jiān)持學(xué)習(xí)教育活動(dòng)富有成效，可以全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平。
（三）完善各項(xiàng)規(guī)章制度，在實(shí)際工作進(jìn)程中，要將歸檔工作落到實(shí)處，嚴(yán)格根據(jù)國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，創(chuàng)新完善檔案編目、使用、保護(hù)等方面工作。同r，提升檔案管理透明度，檔案管理使用效率提高，真正做到落實(shí)責(zé)任。同時(shí)，需要加強(qiáng)檔案宣傳工作。檔案宣傳工作毋容置疑要跟進(jìn)，宣傳力度落實(shí)之后，還需開展多次人員會(huì)議工作，集中學(xué)習(xí)檔案管理內(nèi)容，學(xué)習(xí)其他企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理方法，這能獲得極大的進(jìn)步。
四、結(jié)束語
當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平快速提升，人們生活在物欲橫流的社會(huì)里，檔案管理工作卻發(fā)展緩慢。社會(huì)新聞時(shí)常報(bào)道，各類工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，例如：垮塌、地基下陷、發(fā)生裂縫傾斜等等。一旦出現(xiàn)問題需要究其原因，各方便開始推諉責(zé)任，工程質(zhì)量問題沒有承擔(dān)方，無法追究責(zé)任。想要確定哪方面的質(zhì)量問題，還需要投入大量的人力、物力以及財(cái)力。從中可以看出，如果每一步的工程建設(shè)資料都是齊全完整準(zhǔn)確的，入檔驗(yàn)收也是按規(guī)守則的完成的，那么在問題發(fā)生時(shí)就能節(jié)省多少不必要花費(fèi)的時(shí)間金錢，由此可見建立健全檔案管理的規(guī)范是如此的重要，它重要到關(guān)乎民生，因此，作為檔案管理工作中的一員我們更是責(zé)無旁貸。
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一、中小企業(yè)建設(shè)工程檔案管理問題分析
（一）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低
由于中小企業(yè)受經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的制約，在人員配備方面也力求精簡(jiǎn)。一個(gè)職員兼多種職務(wù)的情況在中小企業(yè)中是常有的。據(jù)調(diào)查，許多中小企業(yè)的檔案管理工作都是由辦公室某一人員兼管，很少有設(shè)立專職檔案管理員。這種兼職檔案管理員，要么缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，要么由于一身多職，顧此失彼，難以做好檔案管理工作。中小企業(yè)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也不夠重視，影響了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高和視野的開闊。一些檔案管理人員自覺學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)工作流程和技術(shù)知識(shí)不熟悉，也無法適應(yīng)新形勢(shì)下中小企業(yè)檔案工作的需要。
（二）檔案材料因竣工拖后而無法按時(shí)報(bào)送
近年來，隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范化，國(guó)務(wù)院、建設(shè)部分別頒發(fā)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，旨在增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重要性，但是由于建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識(shí)比較淡薄，致使工程竣工時(shí)不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時(shí)的向城建檔案館報(bào)送，如一些建設(shè)單位注重工程進(jìn)度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗(yàn)收完成時(shí)，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交滯后。
（三）竣工后由于人為原因檔案移交不及時(shí)
由于施工到了后期，大多的技術(shù)人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時(shí)完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時(shí)；有些建設(shè)單位、施工單位及建材供應(yīng)單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長(zhǎng)，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴(yán)重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進(jìn)行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗(yàn)收后無法收齊，這些原因都會(huì)造成了施工檔案移交不及時(shí)。
二、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法
（一）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入
加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)
檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先，必須根據(jù)中小企業(yè)檔案管理人員的特點(diǎn)和要求，舉辦形式多樣的培訓(xùn)班，有針對(duì)性地解決中小企業(yè)檔案管理急需解決的問題；其次，培訓(xùn)的內(nèi)容要跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，及時(shí)將檔案管理的新技術(shù)，新方法、新理念傳授給受訓(xùn)者，增強(qiáng)檔案人員與時(shí)代步伐相一致的時(shí)代意識(shí)，幫助他們更新知識(shí)，掌握新技術(shù)，以滿足新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的需要；第三，要重視檔案培訓(xùn)師資隊(duì)伍建設(shè)。培訓(xùn)教師要具備過硬的專業(yè)理論知識(shí)和技能，熟練掌握檔案管理工作的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，了解現(xiàn)代社會(huì)有關(guān)檔案管理的新知識(shí)和新信息，圍繞檔案工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)和熱點(diǎn)問題，有的放矢地開展培訓(xùn)，從根本上提升中小企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。
（三）革新管理意識(shí)
革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。
關(guān)鍵詞：檔案管理; 路橋施工;安全文化 ;作用Abstract: The enterprise safety culture construction is an important part of the Luqiao construction safety management, file management can be better in terms of safety culture construction accident analysis, provide training, education to clarify the basic data of enterprise safety management behavior, analysis the insecurity of unsafe human behavior risk factors such as pregnancy, the database for enterprise security management.
Keywords: file management; Luqiao construction; safety culture; role
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、引言：
企業(yè)安全生產(chǎn)文化建設(shè)是企業(yè)安全生產(chǎn)管理的形而上的工作，建立完善的安全生產(chǎn)檔案管理機(jī)制對(duì)于企業(yè)安全文化建設(shè)有不可估量的作用。
怎樣通過檔案管理工作為企業(yè)安全文化建設(shè)的服務(wù)，作為檔案管理人員，這些年我通過具體實(shí)踐，取得了一些管理體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)。
二、為建立企業(yè)安全文化理念收集必要的檔案文獻(xiàn)資料
1、通過整理收集廣東省高速公路建設(shè)過程中的安全事故案例和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)說明安全生產(chǎn)形式依然嚴(yán)峻
廣東省高速公路的建設(shè)已經(jīng)由最初的線狀的發(fā)展到網(wǎng)狀，至2012年底，全省高速公路總里程已超過5000多公里.但是，在高速公路的施工過程中，盡管裝備了大型的先進(jìn)施工設(shè)備，建立了完善的安全生產(chǎn)管理制度，采取了優(yōu)化的施工技術(shù)措施，但安全生產(chǎn)事故仍有發(fā)生，例如2012年韶贛高速公路施工過程中發(fā)生整體支架坍塌造成7人死亡的較大等級(jí)安全生產(chǎn)事故。近五年來，廣東省公路建設(shè)工程主要發(fā)生的較大以上安全生產(chǎn)事故傷害主要在架橋機(jī)作業(yè)、滿堂支架、起重作業(yè)、高空作業(yè)等方面。
通過對(duì)事故的分析，形成的資料顯示：安全生產(chǎn)不僅與機(jī)制、管理、機(jī)械設(shè)備施工技術(shù)措施有關(guān)，更主要的與人的安全思想、觀念、態(tài)度、行為、習(xí)慣及人的素質(zhì)有關(guān)。
人在施工中起著主導(dǎo)性作用。人是社會(huì)性的，社會(huì)性的人在勞動(dòng)中創(chuàng)造了文化，也產(chǎn)生了安全問題，這就形成了一個(gè)特殊的文化范圍：安全文化。顯然，安全文化包括了精神安全文化和物質(zhì)安全文化。企業(yè)狹義的安全文化，則是指人們?cè)诎踩矫娴闹R(shí)和運(yùn)用這種知識(shí)的能力、素養(yǎng)。
2、及時(shí)收集企業(yè)文化概念的資料
作為一種從全新視角參與安全生產(chǎn)研究并解決安全生產(chǎn)問題的本質(zhì)論，安全文化的提出在高速公路建設(shè)的特定施工領(lǐng)域具有重要意義，安全文化的積累、推廣和普及對(duì)于我們進(jìn)行超前安全生產(chǎn)管理，預(yù)防、杜絕各類安全事故的發(fā)生有積極的作用。
三、通過檔案資料分析企業(yè)安全文化在高速公路施工企業(yè)安全生產(chǎn)中的地位。
1、運(yùn)用檔案資料，分析引起事故的直接原因一般分為兩大類：即物的不安全狀態(tài)和人的不安全狀態(tài)。
橋梁、隧道施工及高邊坡開挖等主要是勞動(dòng)對(duì)象存在著不安全狀態(tài)；而攤鋪機(jī)、平地機(jī)、壓路機(jī)作業(yè)等主要是勞動(dòng)工具存在不安全狀態(tài)；這些不安全狀態(tài)是事故發(fā)生的根源。
人的安全行為由兩個(gè)方面組織：一是人為了減少、控制、消除物的不安全狀態(tài)而采取的合乎規(guī)則、要求的操作行為，另一方面是為了控制、改善人的不安全行為，對(duì)人的行為采用的管理方法，在結(jié)果上，兩者的目的一致。
2、通過檔案分析證明企業(yè)安全文化之所以能彌補(bǔ)安全生產(chǎn)管理的不足
因?yàn)榘踩幕⒅厝说挠^念、道德、理論、態(tài)度、情感、品行等深層次的人文因素，是安全生產(chǎn)的人文關(guān)懷。企業(yè)安全文化是要通過教育、宣傳、獎(jiǎng)懲、創(chuàng)建群體氛圍等手段，不斷提高企業(yè)職工的安全修養(yǎng)和素質(zhì)，改進(jìn)其安全意識(shí)和行為，從而使職工從不得不服從管理制度的被動(dòng)執(zhí)行狀態(tài)，轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)自覺地按安全要求采取行動(dòng)。
四、從檔案收集應(yīng)用角度談企業(yè)安全文化的建設(shè)。
建立企業(yè)安全文化，應(yīng)從高速公路施工企業(yè)的特點(diǎn)出發(fā)，從企業(yè)安全文化賴之以生存的基礎(chǔ)抓起，堅(jiān)持企業(yè)安全文化的明確目標(biāo)。
1尋早企業(yè)安全文化建設(shè)先進(jìn)性材料
企業(yè)安全文化是企業(yè)文化暨社會(huì)進(jìn)步文化的有機(jī)組成，是結(jié)合著社會(huì)歷史的發(fā)展而發(fā)展的，其發(fā)生、發(fā)展的條件是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步和人們對(duì)安全生產(chǎn)規(guī)律的認(rèn)識(shí)，雖然企業(yè)安全文化提出的時(shí)間不長(zhǎng)，但其合理內(nèi)核在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)都作為企業(yè)管理手段當(dāng)中的目的組成，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者所運(yùn)用，早先各個(gè)時(shí)期所形成的安全價(jià)值觀、安全行為模式等，都會(huì)對(duì)企業(yè)安全文化形成烙印，并影響著我們認(rèn)知能力。我們應(yīng)該總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從被動(dòng)承受型、事后補(bǔ)牢的經(jīng)驗(yàn)型的安全文化觀念轉(zhuǎn)向效益、超前、預(yù)防的本質(zhì)安全文化論的安全文化觀念，并在行動(dòng)中體驗(yàn)、實(shí)踐。
2 建立技術(shù)檔案資料，運(yùn)用安全技術(shù)措施
創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)高效工程，就必須配備配套合理的現(xiàn)代化施工設(shè)備，完善機(jī)械配置及安全技術(shù)規(guī)程，既保證了施工質(zhì)量，又為企業(yè)安全文化提供了物質(zhì)載體。現(xiàn)代化大型機(jī)械作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)造就了一種可觀的創(chuàng)造力氛圍，使參與作業(yè)的員工產(chǎn)生了責(zé)任感、成就感，這是建立企業(yè)安全文化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，管理者必須意識(shí)到利用這種創(chuàng)造力氛圍可能提升出職工的積極向上的精神，并使其轉(zhuǎn)化成職工努力工作、認(rèn)真負(fù)責(zé)的能動(dòng)性。
3建立健全安全管理的制度、規(guī)范、規(guī)程檔案資料，為創(chuàng)造提高安全素養(yǎng)的氛圍與環(huán)境服務(wù)。
企業(yè)職工個(gè)人安全素養(yǎng)的提高，除了自身的努力外，往往還要依靠群體的引導(dǎo)，這與人的從眾心理有關(guān)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該為職工創(chuàng)造一種“員工必須堅(jiān)持企業(yè)安全規(guī)范，遵守安全制度是就業(yè)的一個(gè)基本條件”的觀念、環(huán)境，對(duì)違反安全生產(chǎn)的任何小事，不能因其小而聽之任之，對(duì)造成安全事故的當(dāng)事人，即使其受傷也不例外地按章處罰，只有這樣持之以恒，才能使職工將遵守安全制度、規(guī)程的行為規(guī)范變成自覺自愿的行動(dòng)。而不遵守安全行為規(guī)范的舉動(dòng)變得格格不入，并遭到集體排斥。職工整體的安全修養(yǎng)必然大大提高。
4 運(yùn)用檔案資料使企業(yè)安全文化應(yīng)融合于企業(yè)總體文化和各項(xiàng)工作之中
企業(yè)安全文化的建設(shè)從來不是特立獨(dú)行的，事實(shí)上在企業(yè)中進(jìn)行安全文化建設(shè)，也根本無法獨(dú)立進(jìn)行。企業(yè)安全文化建設(shè)的方法均乘載于企業(yè)總體理念、形象識(shí)別、工作目標(biāo)與規(guī)劃、崗位責(zé)任制制定、施工過程控制及監(jiān)督反饋等各個(gè)方面的工作內(nèi)容之中，正象培養(yǎng)一個(gè)學(xué)生一樣，需要循序漸進(jìn)地對(duì)其施以綜合知識(shí)的教育，才能使其成為具有專業(yè)才能并具備文化素質(zhì)的優(yōu)秀人才。
5運(yùn)用全面的安全生產(chǎn)檔案資料，加強(qiáng)各類宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高職工綜合知識(shí)與技能。
企業(yè)安全文化建設(shè)是企業(yè)進(jìn)行安全生產(chǎn)的宣傳、教育、培訓(xùn)、檢查、監(jiān)督工作的直接目的的延伸。企業(yè)安全文化建設(shè)的土壤是企業(yè)員工，員工受教育的程度、認(rèn)知水平、技術(shù)水平、操作能力與安全文化工作的實(shí)施密切相關(guān)。堅(jiān)持按計(jì)劃、按規(guī)定對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行安全宣傳、教育、培訓(xùn)、檢查、監(jiān)督工作，重視安全生產(chǎn)標(biāo)示、標(biāo)志的設(shè)置，建立起一系列安全生產(chǎn)形象識(shí)別系統(tǒng)（VI體系），必定能有效地促進(jìn)企業(yè)安全文化建設(shè)的發(fā)展。
6收集整理安全生產(chǎn)的檢查、監(jiān)督資料，促進(jìn)企業(yè)安全文化的建設(shè)
條件反射原理告訴我們，當(dāng)反復(fù)就某一個(gè)行為或觀念對(duì)具體的人實(shí)施訓(xùn)練后，就會(huì)產(chǎn)生下意識(shí)的行為和觀念，從而形成自覺的行動(dòng)，這也是使安全文化扎根于具體員工身心的重要方法。企業(yè)安全文化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、細(xì)致的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，常規(guī)安全生產(chǎn)管理中的定期、不定期安全生產(chǎn)檢查、監(jiān)督活動(dòng)，客觀上會(huì)時(shí)時(shí)在員工中敲起安全生產(chǎn)的警鐘，增強(qiáng)員工的安全意識(shí)，這種連續(xù)的、強(qiáng)制性的安全生產(chǎn)管理機(jī)制的運(yùn)用，對(duì)于企業(yè)員工安全文化觀念的培養(yǎng)具有積極意義。
7 建立員工職業(yè)健康檔案庫
《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》對(duì)企業(yè)職工職業(yè)健康和勞動(dòng)保護(hù)工作提出了明確的要求。作為高速公路的施工企業(yè)，關(guān)注職工的職業(yè)健康，重視勞動(dòng)保護(hù)工作不僅僅是依法辦事，更重要的是通過這一行為，營(yíng)造出關(guān)注健康、關(guān)愛生命的企業(yè)安全文化的氛圍，使員工真正體會(huì)到現(xiàn)代社會(huì)對(duì)人的尊重，增強(qiáng)員工的自我尊嚴(yán)，培養(yǎng)員工的健康向上的人格。
五、結(jié)語。
關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案管理；辦公自動(dòng)化；建議
科技的不斷進(jìn)步、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為我國(guó)文書檔案的管理變革打下了良好的基礎(chǔ)，這場(chǎng)前所未有的改革，勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的文書檔案管理產(chǎn)生巨大影響。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到對(duì)我國(guó)文書檔案的管理中，是時(shí)展的需要，是社會(huì)進(jìn)步的必然結(jié)果。這種具有正面意義的改變，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長(zhǎng)期發(fā)展上意義重大。下面就對(duì)我國(guó)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化談一談我個(gè)人的認(rèn)識(shí)以及看法。
一、文書檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化
（一）促進(jìn)了文件和檔案的統(tǒng)一管理
在我國(guó)傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項(xiàng)工作，只有文書的質(zhì)量得到保障，才能夠促進(jìn)檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區(qū)別，聯(lián)系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作不能正常運(yùn)行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)收集起來的，具有雜亂、零散的特點(diǎn)。將其按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)的進(jìn)行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個(gè)工作環(huán)節(jié)中尤其重要。在實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化之后，文件和檔案之間的界限就不會(huì)再那么分明了，有統(tǒng)一的系統(tǒng)對(duì)文件和檔案進(jìn)行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計(jì)算機(jī)檢索，準(zhǔn)確的找到想要的資料，也能夠通過管理達(dá)到資源的共享，最終實(shí)現(xiàn)文檔的統(tǒng)一。
（二）共同參與文書檔案的管理
在實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動(dòng)化之后，文書檔案的管理將關(guān)系到企業(yè)的各個(gè)部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對(duì)獨(dú)立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進(jìn)入歸檔管理環(huán)節(jié)，文書處理環(huán)節(jié)形成的文件基本信息如文件標(biāo)題、作者、形成日期等，可以直接進(jìn)入檔案管理環(huán)節(jié)生成歸檔文件目錄，在歸檔時(shí)只要依照目錄內(nèi)容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。
（三）規(guī)范的文書檔案管理制度
在文書檔案管理實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化之后，歸檔的過程將發(fā)生變化，文件的歸檔將會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)文件和網(wǎng)絡(luò)歸檔文件。這就對(duì)文書檔案的管理流程提出了新的要求，對(duì)文書檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運(yùn)轉(zhuǎn)等等。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就必須要形成一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范化的管理操作流程，尤其要對(duì)歸檔的環(huán)節(jié)加以重視，對(duì)參與到這些流程中的每個(gè)部門都要有明確的分工及權(quán)限設(shè)置。這些問題都要在最初對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上表現(xiàn)出來，才能夠保證辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理的順利進(jìn)行。
（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效
辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號(hào)、著錄、等工作后，只需要一個(gè)歸檔點(diǎn)擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時(shí)，利用人員只需根據(jù)訪問權(quán)限進(jìn)行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內(nèi)容，檔案資源通過辦公平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了共享。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以提供多種查詢檢索勸能，可實(shí)現(xiàn)檔案信息自動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。
二、對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案份理工作的建議
（一）將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮
目前，很多單位在設(shè)計(jì)開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門不能及時(shí)參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)“各自為政”，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)功能無法滿足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以有效投入使用，或者出現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。這就要求我們必需充分認(rèn)識(shí)到文檔一體化的重要性和可行性，在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來。同時(shí)，我們還應(yīng)樹立前端控制思想，在設(shè)計(jì)文件處理流程時(shí)，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對(duì)文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設(shè)計(jì)提出具體的要求。
（二）統(tǒng)一規(guī)范的操作流程
要做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規(guī)范化的管理體制；其次，要有一個(gè)統(tǒng)一的流程對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，對(duì)文件的處理、管理上要有嚴(yán)格的要求，其細(xì)節(jié)可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能夠全面的掌握自動(dòng)化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對(duì)文件和檔案進(jìn)行分類、管理的能力。
（三）培養(yǎng)檔案管理人員的素質(zhì)
要想真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動(dòng)化，對(duì)從事文書檔案管理的人員的素質(zhì)培訓(xùn)必不可少。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛的運(yùn)用到了各個(gè)階層，不管是哪行哪業(yè)都或多或少的會(huì)提出一些技術(shù)性的要求。在文書檔案的管理中，要實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，提高工作效率，就必須從對(duì)管理人員的培養(yǎng)入手，要求管理人員在擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)還需要具備對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)技術(shù)的掌握，適應(yīng)時(shí)展的潮流，不斷的更新個(gè)人認(rèn)識(shí)，擴(kuò)展自身的知識(shí)面，全方位的對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行了解和分析，更好的將先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書檔案的管理進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)文書檔案辦公的自動(dòng)化和文書檔案管理的一體化。
三、結(jié)束語
總之，辦公自動(dòng)化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機(jī)，檔案管理部門應(yīng)抓住這一機(jī)遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面?！?/p>
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案管理；堅(jiān)持原則
作者簡(jiǎn)介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國(guó)網(wǎng)遼寧省電力有限公司大連培訓(xùn)中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0079（2013）27-0176-02
文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個(gè)特征：一是它的形成者是黨和國(guó)家的各級(jí)機(jī)關(guān)及社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，也包括以個(gè)人名義出現(xiàn)而代表一定組織的負(fù)責(zé)人；二是它產(chǎn)生于公務(wù)活動(dòng)，是公務(wù)活動(dòng)實(shí)踐的結(jié)晶，具有參考性、憑證性、信息存儲(chǔ)性；三是它是由文件轉(zhuǎn)化而來，這種轉(zhuǎn)化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對(duì)日后工作有一定的參考價(jià)值，按一定規(guī)律集中存放而形成文件的組合。
文書檔案管理是企業(yè)管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業(yè)中的文書檔案一般歸屬于企業(yè)黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業(yè)文書檔案管理必須堅(jiān)持的原則進(jìn)行了闡述。
一、堅(jiān)持文書檔案管理的保密化原則
文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受重大損害的公文；機(jī)密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家重要秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文；秘密文件——是指內(nèi)容涉及國(guó)家一般秘密，一旦泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受一定損害的公文；內(nèi)部文件——是指內(nèi)容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對(duì)社會(huì)公開，只限在國(guó)內(nèi)某系統(tǒng)、某單位內(nèi)部使用的公文。
電力企業(yè)文書檔案的秘密級(jí)別也可依據(jù)以上規(guī)定劃分，但絕密文件、機(jī)密文件極少，只是秘密文件或大量的內(nèi)部文件。電力企業(yè)把自身的安全穩(wěn)定當(dāng)做生存發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護(hù)企業(yè)的根本利益出發(fā)，從維護(hù)職工隊(duì)伍的穩(wěn)定局面出發(fā)，堅(jiān)持保密化原則。由于現(xiàn)代科技的發(fā)展，現(xiàn)代通信、辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，使泄密渠道增多，高新技術(shù)被廣泛運(yùn)用于竊密活動(dòng)，保密及防范工作無論從形式到內(nèi)容都面臨著許多挑戰(zhàn)。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現(xiàn)代意識(shí)和創(chuàng)新姿態(tài)，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發(fā)展的步伐，不斷更新保密手段，增強(qiáng)技術(shù)防范能力和檢查能力。
堅(jiān)持文書檔案管理保密化原則，要采取被實(shí)踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責(zé)任制落實(shí)到人。機(jī)要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負(fù)責(zé)部門，這些人員和部門要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任，力爭(zhēng)做到保密工作不出現(xiàn)任何紕漏。
但是在堅(jiān)持文書檔案管理保密化原則的同時(shí)，也要正確處理好保密工作與企業(yè)中心工作的關(guān)系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴(yán)格劃分保密等級(jí)，做好保密工作的同時(shí)，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅(jiān)決破除文書檔案管理的神秘化色彩。
二、堅(jiān)持文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化原則
文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎(chǔ)和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學(xué)管理方法。文書檔案管理要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，或者說文書檔案工作要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。電力企業(yè)盡管有其獨(dú)特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨(dú)出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》，又要遵循上級(jí)主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴(yán)格執(zhí)行。即在文書檔案管理的實(shí)際工作中，對(duì)文書檔案的管理原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，都要實(shí)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以求得協(xié)調(diào)統(tǒng)一的最佳的程序與效益。
文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容很多，可以說包羅萬象，其中主要內(nèi)容包括：專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、制成材料標(biāo)準(zhǔn)以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等標(biāo)準(zhǔn)。如：文書來源的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為對(duì)外文件（簡(jiǎn)稱發(fā)文，是指本單位向外單位包括上級(jí)部門發(fā)出的文件）、收來文件（簡(jiǎn)稱收文，是指外單位包括上級(jí)部門送至的文件）、內(nèi)部文件（是指限于本單位內(nèi)部制定、運(yùn)行和使用的文件）。按文書的行文關(guān)系和行文方向的標(biāo)準(zhǔn)名稱，可分為上行文（是指下級(jí)單位向隸屬的上級(jí)單位報(bào)送的行文）、平行文（是指同級(jí)或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)單位對(duì)所屬的下級(jí)單位的行文）。再如：文書歸檔的標(biāo)準(zhǔn)是在企業(yè)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準(zhǔn)確反映企業(yè)工作的真實(shí)歷史面貌，歸檔文書必須進(jìn)行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業(yè)職代會(huì)工作報(bào)告、黨委工作總結(jié)、黨委及總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)的重要命令、決定、通報(bào)等，均符合歸檔要求，理所當(dāng)然地列為文書檔案。
文書檔案管理堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，便于應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高管理質(zhì)量和利用價(jià)值。
三、堅(jiān)持文書檔案管理的信息化原則
文書按物質(zhì)載體大致可分為紙質(zhì)文件、感光介質(zhì)文件、磁介質(zhì)文件、電子文件四種。其中，紙質(zhì)文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質(zhì)文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質(zhì)載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質(zhì)文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質(zhì)載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計(jì)算機(jī)磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、傳輸和處理的文件。
在一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質(zhì)文件，充其量有少許感光介質(zhì)文件。而當(dāng)今是一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)鋪天蓋地。由于信息網(wǎng)絡(luò)具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對(duì)獨(dú)立等優(yōu)勢(shì)，綜合了報(bào)刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優(yōu)點(diǎn)，而文書檔案中的四種物質(zhì)載體都可以運(yùn)行于信息化網(wǎng)絡(luò)中，如其中的紙質(zhì)文件經(jīng)過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業(yè)中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網(wǎng)公布、審閱、批復(fù)等。文書檔案的信息化潮流勢(shì)不可擋，越來越廣泛地運(yùn)用于文書檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，而且可以在網(wǎng)絡(luò)上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到，由于紙質(zhì)文件具有保存壽命長(zhǎng)的優(yōu)點(diǎn)，具有原始性、真實(shí)性、權(quán)威性以及法律地位不可替代性的特點(diǎn)，它在文書檔案中的主導(dǎo)地位是不可動(dòng)搖的。
為此，堅(jiān)持文書檔案信息化的出發(fā)點(diǎn)是要堅(jiān)持管理現(xiàn)代化，也就是文書檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化，其主要標(biāo)志是文書檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，具體應(yīng)用于檔案的接收、編目、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作。另外，可采用信息化網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)與現(xiàn)代化技術(shù)相配套的文書檔案科學(xué)管理方法和組織手段。如紙質(zhì)文件易磨損，當(dāng)前許多電力企業(yè)將紙質(zhì)文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質(zhì)文件得以有效保護(hù)。
四、堅(jiān)持文書檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業(yè)文書有五個(gè)作用：一是指導(dǎo)作用。文書是上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具。上級(jí)單位通過指示、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文，對(duì)下級(jí)單位的工作進(jìn)行具體的指導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)。這些公文一經(jīng)發(fā)出，下級(jí)單位必須執(zhí)行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態(tài)。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規(guī)范作用。企業(yè)通過公文的法律、法令、法規(guī)、規(guī)章制度一經(jīng)制定和生效，必須堅(jiān)決執(zhí)行。它們不僅是企業(yè)員工的行為準(zhǔn)則，也是企業(yè)員工進(jìn)行各項(xiàng)工作、開展各項(xiàng)活動(dòng)的具體依據(jù)。三是溝通作用。上下級(jí)或平級(jí)單位是通過公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)調(diào)的。通過公文能及時(shí)處理具體問題，獲得相關(guān)信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達(dá)某一方針政策，或針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中普遍存在的問題或認(rèn)識(shí)偏差，通過啟發(fā)誘導(dǎo)，使員工明白確立什么立場(chǎng)，堅(jiān)持什么原則，應(yīng)該怎么做的同時(shí)，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據(jù)作用。各種公文反映了制發(fā)單位的意圖，同時(shí)也是證實(shí)這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據(jù)。
文書通過收集、選擇、整理而轉(zhuǎn)化為文書檔案。企業(yè)文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業(yè)公務(wù)活動(dòng)的查考憑據(jù)，是企業(yè)管理的必要因素，是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，是企業(yè)重大活動(dòng)的反映材料，是宣傳教育職工真實(shí)生動(dòng)的素材，也是企業(yè)管理者與領(lǐng)導(dǎo)者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點(diǎn)，就是充分發(fā)揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現(xiàn)行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續(xù)性、可行性、一貫性。
現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理經(jīng)過長(zhǎng)期的工程實(shí)踐形成了獨(dú)具特色的管理體系，作為該體系的一個(gè)組成部分，檔案管理工作也是根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際需要應(yīng)運(yùn)而生的，具有其不可或缺的重要意義。檔案管理工作與勘察測(cè)量、方案設(shè)計(jì)等工作不同，不是立竿見影的產(chǎn)生直接效用，而是在整個(gè)工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中發(fā)揮綜合作用，具有多方面的實(shí)際意義:(1)檔案管理工作是項(xiàng)目管理中必需的輔助工作。檔案管理工作是針對(duì)工程項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類具有保存價(jià)值的文件材料的收集、整理、保存工作，擔(dān)負(fù)著保證檔案材料的完整、安全的職責(zé)。因此，在廣義上，工程項(xiàng)目過程中任何具有保存價(jià)值的資料一旦產(chǎn)生，就進(jìn)入了檔案管理工作的環(huán)節(jié)。無論資料是否立即在工程人員手中得到使用，檔案材料都已經(jīng)是在檔案管理制度的管理范疇之內(nèi)，應(yīng)由專職的檔案管理人員或是正在使用檔案材料的工程工作者根據(jù)檔案管理的制度要求妥善保管檔案材料。從以上角度來看，檔案管理工作在工程項(xiàng)目管理中可以說是無處不在、貫穿始終的一項(xiàng)工作，它是占據(jù)了資料在產(chǎn)生與使用以外環(huán)節(jié)的工作，也是所有工程資料的最終歸宿。(2)檔案管理工作對(duì)于控制工程效率與質(zhì)量具有重要意義［3，4］。大型工程項(xiàng)目涉及的學(xué)科面廣、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、工序眾多，整個(gè)過程中會(huì)涉及并產(chǎn)生種類繁雜的大量文件資料，諸如公司資質(zhì)證書、項(xiàng)目合同、地質(zhì)資料、施工設(shè)計(jì)、測(cè)量記錄、材料檢驗(yàn)記錄、監(jiān)理月報(bào)、竣工圖等等。這些文件材料對(duì)于工程來說是不可或缺的，而檔案管理就要對(duì)這些材料的管理負(fù)責(zé)，在這些材料產(chǎn)生后進(jìn)行收集、整理、備份等等工作，在任何檔案材料有使用需求時(shí)保證能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供材料，并始終確保材料不會(huì)損壞或遺失。關(guān)鍵材料的使用對(duì)于工程效率與質(zhì)量管理的重要性不言而喻。通過合理的檔案材料管理，做好檔案的備份與轉(zhuǎn)手工作，能使各項(xiàng)工作及時(shí)獲取所需的文件資料，從而提高工程效率。通過良好的檔案管理為工程各項(xiàng)工作提供所需的完整、齊全、準(zhǔn)確的文件材料是保證工程質(zhì)量的基礎(chǔ)。(3)檔案管理工作面向未來，檔案材料具有進(jìn)一步使用的可能與歷史價(jià)值。檔案管理工作不僅僅立足于現(xiàn)在，它同時(shí)是對(duì)未來未知可能的考量，而后一種作用正是檔案管理在現(xiàn)代管理體系中成為必備環(huán)節(jié)的原因。檔案材料進(jìn)一步使用的可能，具有的歷史價(jià)值，對(duì)爆破施工企業(yè)來說其價(jià)值有著太多可能的體現(xiàn)方式，比如:在資質(zhì)申請(qǐng)中需要用到企業(yè)過去的業(yè)績(jī)材料，在企業(yè)宣傳中需要以往突出成果的影像資料，在工程成果推廣應(yīng)用中需要的以往的技術(shù)資料，在發(fā)生事故時(shí)需要調(diào)查生產(chǎn)施工的資料文件，等等。
2爆破施工企業(yè)檔案管理工作特點(diǎn)及存在的主要問題
2．1檔案管理工作特點(diǎn)
除了傳統(tǒng)的拆除爆破與土石方爆破項(xiàng)目的承包，許多爆破施工企業(yè)近年來更深入的參與到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作當(dāng)中。這種趨勢(shì)使得爆破施工企業(yè)的檔案管理工作由單一的爆破施工資料向多學(xué)科、多類別的資料管理轉(zhuǎn)變，因此具有如下特點(diǎn):(1)基建工程檔案文件數(shù)量較大，品類較多［5］。爆破施工企業(yè)從事的主要工程項(xiàng)目是鐵路公路道路建設(shè)、地下工程施工、建設(shè)平場(chǎng)等等，其中很多工程都會(huì)產(chǎn)生大量施工圖紙、設(shè)計(jì)書等等各類文件。傳統(tǒng)的拆除爆破一般規(guī)模較小、施工單一，這些工程相較產(chǎn)生的檔案材料類別繁多、資料量大。(2)工程檔案管理工作涉及面較廣。大型工程項(xiàng)目一般是分段承包，同時(shí)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參與單位也各不相同，因此檔案的管理往往涉及到多家單位，需要一定的協(xié)調(diào)工作。同時(shí)，設(shè)計(jì)爆破的基建工程項(xiàng)目有很多關(guān)鍵性文件需要同時(shí)提供多份材料給業(yè)主、施工方、管理部門。(3)檔案材料保存價(jià)值高［6］。工程檔案材料是工程設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等一系列情況的真實(shí)記錄，對(duì)于日后的質(zhì)量檢驗(yàn)、維護(hù)、事故調(diào)查、工程借鑒等等工作都是必不可少的。爆破施工由于涉及到爆破器材這一危險(xiǎn)源的制造、儲(chǔ)存、運(yùn)輸及使用，受到國(guó)家的嚴(yán)格管控，保管好爆破施工的相關(guān)檔案材料也是確保企業(yè)安全生產(chǎn)及配合國(guó)家有關(guān)部門開展安全生產(chǎn)管理工作的需要。(4)檔案管理工作貫穿工程始終。隨著工程的推進(jìn)，設(shè)計(jì)、施工等各方面的重要資料不斷產(chǎn)生，這些資料中的大部分文件在多個(gè)部門、不同時(shí)期會(huì)有使用需要，因此檔案管理工作需要實(shí)時(shí)跟進(jìn)，不斷收集、整理，做好歸檔工作。
2．2存在的主要問題
爆破施工企業(yè)的檔案管理工作中存在著多方面的普遍性問題，事實(shí)上這也是我國(guó)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀，具體來說存在著以下主要問題:(1)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，管理意識(shí)淡薄。企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益，講求效率與實(shí)效。因此，工程項(xiàng)目中能夠創(chuàng)造明顯經(jīng)濟(jì)效益的各項(xiàng)業(yè)務(wù)便自然的受到重視。相比之下，檔案管理工作在工程質(zhì)量及工程管理上的作用不具有直觀性，作為歷史材料保存的價(jià)值也具有時(shí)效性，其重要意義容易受到項(xiàng)目管理人員的忽視，于是在工程項(xiàng)目管理中便成為了受到普遍輕視的一環(huán)。特別是小型的爆破施工企業(yè)中，隨意的處置檔案文件，毫無管理意識(shí)，導(dǎo)致了檔案文件管理混亂，檔案文件遺失等問題頻現(xiàn)。(2)檔案管理制度不健全。許多爆破施工企業(yè)都未曾建立基本的檔案管理制度，各種重要的資料從產(chǎn)生開始都得不到妥善的管理，而是由內(nèi)部工作人員隨意的使用、存放，檔案的收集、整理、歸檔沒有規(guī)劃，因此對(duì)保持資料的完整性與安全性帶來了很大的隱患。由于缺乏相關(guān)制度的規(guī)整，標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，檔案文件在分類整理、歸檔、存放等方面都存在質(zhì)量問題。在檔案管理工作涉及多家單位的情況下，檔案管理制度缺失帶來的問題更是尤為突出。(3)工作人員檔案管理的水平、責(zé)任心不足。由于企業(yè)漠視檔案管理、制度缺失，也導(dǎo)致了檔案管理工作人員工作質(zhì)量的低下。工程檔案的管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜體系工作，但是目前爆破施工企業(yè)中大部分檔案管理人員并不具備檔案管理所需的基本知識(shí)，工程檔案材料的管理人員往往也由其他工作人員兼職，同樣不具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。實(shí)際上大部分爆破施工企業(yè)缺乏具備專業(yè)水平的檔案管理工作技術(shù)人員。
3檔案管理措施建議
從爆破施工企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作存在的問題是長(zhǎng)期以來漠視的結(jié)果，并不是一朝一夕能夠改變的，同時(shí)也需要在多方面進(jìn)行改進(jìn)，本文對(duì)此提出以下針對(duì)性措施:(1)加強(qiáng)宣傳教育，提高爆破施工企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作問題的根源就在于沒有形成良好的管理習(xí)慣，工作人員檔案管理意識(shí)淡薄。大部分人將檔案最后的歸檔視作檔案管理工作的全部，而沒有意識(shí)到資料自產(chǎn)生時(shí)就已經(jīng)進(jìn)入了檔案管理的范疇之內(nèi)。因此，需要在企業(yè)內(nèi)部展開宣傳，扭轉(zhuǎn)漠視檔案管理工作的觀念，使員工充分了解檔案管理工作所具有的現(xiàn)實(shí)及歷史意義，從而在工作中能自覺重視。爆破施工企業(yè)的管理人員更有必要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所涵蓋的范圍與意義，切實(shí)作為一項(xiàng)重要的工作來進(jìn)行。(2)建立健全檔案管理制度。良好的檔案管理制度是做好檔案管理工作的基本前提。爆破施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家對(duì)于工程檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，同時(shí)結(jié)合實(shí)際需要，建立完整、嚴(yán)格的制度，對(duì)于檔案管理的收集、整理、編目、保存、檢索等做出細(xì)致的規(guī)定，在制度上使檔案管理工作有章可循，并可以通過獎(jiǎng)懲性措施提高員工對(duì)于檔案管理工作的責(zé)任心。同時(shí)，歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求設(shè)定明確而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而確保歸檔文件材料質(zhì)量符合要求。(3)進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。良好的檔案管理工作要求爆破施工企業(yè)的工作人員普遍具有必要的檔案管理知識(shí)，因此有必要采用統(tǒng)一培訓(xùn)、文件教育等手段提高員工的相關(guān)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，企業(yè)有必要培養(yǎng)具備足夠檔案管理工作素養(yǎng)的專職或兼職工作人員，并落實(shí)崗位責(zé)任制。由具體的檔案管理人員督促各個(gè)部門的相關(guān)人員，并根據(jù)制度確保歸檔材料的質(zhì)量，能夠使企業(yè)的檔案管理工作盡快步入正軌。除人員外，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)配備好檔案保存所需要的專用庫房及文件柜等硬件設(shè)施。(4)建立良好的檔案管理協(xié)作機(jī)制。工程檔案的管理工作往往涉及到多家單位、部門，因此與相關(guān)單位做好溝通工作，建立共識(shí)，并進(jìn)一步形成良好的協(xié)作機(jī)制是工程檔案管理工作順利開展的需要。(5)做好檔案管理的信息化建設(shè)［7，8］。信息化是當(dāng)今的時(shí)代潮流，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，采用先進(jìn)的檔案管理軟件，建立完善的電子檔案體系，可以通過先進(jìn)技術(shù)提高檔案材料的使用效率，采取多種載體的保存方式也利于檔案保管工作的安全性。
4結(jié)語