時(shí)間：2023-05-31 14:56:15
導(dǎo)語：在畢業(yè)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
經(jīng)過調(diào)查研究可知，現(xiàn)在很多的大學(xué)生不注重自身檔案的管理，對檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業(yè)生在校期間的整體素質(zhì)信息，是整體上反映畢業(yè)生素質(zhì)的重要憑證。但目前相關(guān)人員對檔案不夠重視，現(xiàn)有很多問題需要整改。
一、人事檔案管理存在的問題
1.畢業(yè)生自身不重視個(gè)人檔案管理。隨著勞務(wù)制度的改革變化，用人單位對有關(guān)資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認(rèn)為畢業(yè)檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展用人單位自由制定用人標(biāo)準(zhǔn)，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對檔案的管理，在入職公司之后，相關(guān)人事部門也不過于重視畢業(yè)生檔案的問題，對這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關(guān)作用。
2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門沒有自身嚴(yán)格的管理制度，在對檔案進(jìn)行歸檔、收納等工作時(shí)不認(rèn)真負(fù)責(zé)，對檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。
3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準(zhǔn)確性，還會造成流動人員篡改檔案，管理手段十分不嚴(yán)格，在現(xiàn)在的信息化社會不能夠有效的使用電腦科技快速準(zhǔn)確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長時(shí)間沒有人認(rèn)領(lǐng)，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時(shí)間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應(yīng)了畢業(yè)生在校活動的真實(shí)情況，是各方面人們認(rèn)識客觀事實(shí)的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會各界人士的檔案，都是一項(xiàng)最具有價(jià)值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關(guān)系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。
二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)措施
為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務(wù)，提出幾點(diǎn)管理檔案的具體措施。
1.加強(qiáng)畢業(yè)生對檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進(jìn)社會，沒有相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，自然是意識不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學(xué)校存入社會，對檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校相關(guān)部門一定要讓畢業(yè)生們認(rèn)識到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移到生源地的有關(guān)工作。而另一方面，作為用人機(jī)構(gòu)，要向畢業(yè)生說明檔案的實(shí)際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時(shí)的做好補(bǔ)充工作，千萬不能忽視。
2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時(shí)，要做好詳細(xì)的記錄和分類存檔，要詳細(xì)根據(jù)學(xué)歷、專業(yè)等信息進(jìn)行編號，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采用信息化管理辦法，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案的管理工作。事實(shí)證明，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會大大的提高檔案管理的工作效率。
3.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息的利用。有關(guān)人員在整理檔案的過程中，要充分了解學(xué)生的各種信息，比如學(xué)生的知識水平以及社會實(shí)踐情況等等，并設(shè)立多項(xiàng)查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。
三、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生人事檔案管理對策與思考
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國教育體制和用人制度進(jìn)行了相應(yīng)的改革,國家培養(yǎng)人才的方式方法發(fā)生了很大變化,大中專畢業(yè)生的就業(yè)制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養(yǎng),統(tǒng)一分配的傳統(tǒng)做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優(yōu)錄用的高校畢業(yè)生就業(yè)工作新機(jī)制。隨之而來的是高校畢業(yè)生的人事檔案管理的管理機(jī)構(gòu)、檔案內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞渠道、管理方法、開發(fā)利用、重視程度等各方面出現(xiàn)了很多與市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象,出現(xiàn)了隨意涂改檔案內(nèi)容、檔案自我管理、由于企業(yè)破產(chǎn)造成檔案丟失、企業(yè)員工不能辦理退休、因?yàn)闄n案內(nèi)容不全不能夠辦理社會保險(xiǎn)繳納、轉(zhuǎn)移等諸多問題,大大制約了高校畢業(yè)生的就業(yè)與合理流動。近期,就進(jìn)入我市就業(yè)的高校畢業(yè)生采取了座談交流會、書面統(tǒng)計(jì)和實(shí)地調(diào)查形式,對高校畢業(yè)生人事檔案管理的情況進(jìn)行了深入調(diào)研。
1我市高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀
高等學(xué)校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個(gè)人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業(yè)生,挑選人才,合理使用人才的重要依據(jù)。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業(yè)生的人事檔案管理工作,東營市畢業(yè)生就業(yè)辦公室和東營市人才服務(wù)中心是專門負(fù)責(zé)我市生源畢業(yè)生和來我市就業(yè)的大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)。主要服務(wù)范圍是學(xué)生報(bào)道、檔案轉(zhuǎn)遞、就業(yè)協(xié)議簽訂、就業(yè)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)扶持、三支一扶考試、職業(yè)介紹、社會保險(xiǎn)繳納等一系列針對畢業(yè)生就業(yè)的管理與服務(wù)工作。2009年,我市接收高校畢業(yè)生共計(jì)有12108人,登記就業(yè)10590人,未就業(yè)1518人,就業(yè)率達(dá)到87.5%。
2存在的主要問題
(1)管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一
我市現(xiàn)管理高校畢業(yè)生檔案的部門大致有五類機(jī)構(gòu):一是考取了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生,由用人單位上級行政部門進(jìn)行管理。二是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務(wù)中心和職業(yè)介紹中心管理;三是師范類高校畢業(yè)生由教育行政部門進(jìn)行管理;四是具有人事管理權(quán)限的國家企業(yè)或國有控服企業(yè),例如:國有四大銀行、商業(yè)銀行、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)、電力部門等。五是由于學(xué)校和學(xué)生個(gè)人的原因,還有相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個(gè)人手中或非公企業(yè)人力資源部。
(2)轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范
現(xiàn)在高校畢業(yè)生的檔案大部分由學(xué)校直接寄往學(xué)生畢業(yè)前所簽約單位所在城市的高校畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu),然后再由畢業(yè)生就業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)高校畢業(yè)生畢業(yè)生所簽約單位所在市縣區(qū)將其人事檔案轉(zhuǎn)遞至所在市縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。有的高校為了就業(yè)率,直接將學(xué)生檔案寄往學(xué)生所簽約用工單位。過了幾個(gè)月這個(gè)學(xué)生要求到其它企業(yè)工作時(shí),企業(yè)把檔案扣住,造成嚴(yán)重混亂。有一部分在學(xué)生畢業(yè)前將檔案讓學(xué)生自帶回家。有一部分學(xué)生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學(xué)校。
(3)檔案內(nèi)容更新不及時(shí)、內(nèi)容簡單、檔案內(nèi)容與檔案相對人不統(tǒng)一,個(gè)別有不真實(shí)的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發(fā)現(xiàn)同是研究生畢業(yè)的學(xué)生,有的有畢業(yè)設(shè)計(jì)書(論文)和學(xué)位認(rèn)定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業(yè)生的人事檔案材料。還有的內(nèi)容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價(jià)值,特別是高職類或技工類學(xué)校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容,很不完善。轉(zhuǎn)入人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的學(xué)生檔案,后續(xù)檔案材料不全面,無法依據(jù)檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學(xué)生的檔案意識不強(qiáng),認(rèn)為“可有可無”。有的學(xué)生畢業(yè)十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險(xiǎn)、考資格證等各項(xiàng)社會化人才服務(wù)項(xiàng)目,結(jié)果耽誤了自己的職業(yè)發(fā)展。
3對策建議
(1)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu),從制度上避免高校畢業(yè)生檔案多頭管理的現(xiàn)狀。大部分高校畢業(yè)生畢業(yè)后分布在在非公有制企業(yè),屬流動人員范疇。人發(fā)【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確:流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位和個(gè)人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。此《規(guī)定》的頒布明確了高校畢業(yè)生檔案的管理機(jī)構(gòu)就是各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得擅自管理高校畢業(yè)生人事檔案,這為高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了制度保證。下一步工作中必須加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理職能,加強(qiáng)人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)與畢業(yè)生就業(yè)部門的工作銜接,切實(shí)維護(hù)高校畢業(yè)生人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善人才流動社會化服務(wù)體系,促進(jìn)人才的合理流動。
(2)統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業(yè)生檔案管理混亂的局面?，F(xiàn)在高校畢業(yè)生就業(yè)或未就業(yè)都必須在高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng)上注冊個(gè)人信息后,才能夠離開學(xué)校。所以各級各類學(xué)校、各級畢業(yè)生就業(yè)管理部門要充分利用高校畢業(yè)生就業(yè)信息網(wǎng),在學(xué)生網(wǎng)上注冊時(shí),提前告知學(xué)生將其人事檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)或戶籍所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何機(jī)構(gòu)不得接收學(xué)生檔案。然后各級人才服務(wù)中心再根據(jù)實(shí)際情況再細(xì)分到縣區(qū)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這樣就不會出現(xiàn)學(xué)生找檔案,檔案找不到當(dāng)事人的情況。學(xué)生畢業(yè)后,用到人事檔案時(shí),會自覺到當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)機(jī)構(gòu)來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務(wù)內(nèi)容,發(fā)揮檔案價(jià)值。高校畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體,準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生人事檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實(shí)踐能力及個(gè)人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。所以各級各類學(xué)校要重視學(xué)生在校期間的表現(xiàn),本著對社會負(fù)責(zé)、對學(xué)生負(fù)責(zé)的態(tài)度,及時(shí)準(zhǔn)確的將學(xué)生本人的各類檔案材料歸檔。為學(xué)生走向社會做好做一些必要的準(zhǔn)備。比如學(xué)生在校期間的榮譽(yù)、參加社會活動的證明、畢業(yè)論文設(shè)計(jì)等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)也應(yīng)該適應(yīng)新形勢發(fā)展,就需要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個(gè)人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容。創(chuàng)建能力檔案,重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個(gè)人才能的資料。
（一）高校畢業(yè)生人事檔案管理對國家發(fā)展的重要性。
國家競爭的本質(zhì)在于人才的競爭，高校畢業(yè)生作為我國人才隊(duì)伍中重要的組成部分，對于推動國家的發(fā)展以及綜合國力的提升而言發(fā)揮著重要作用，在此過程中，高校畢業(yè)生人事檔案由于能夠?qū)Ξ厴I(yè)生的專業(yè)、學(xué)歷、品德、才干等作出反應(yīng)，因此可以作為實(shí)施人才競爭戰(zhàn)略工作中的重要依據(jù)。同時(shí)高校畢業(yè)生人事檔案本身就是我國檔案管理事業(yè)中不可或缺的內(nèi)容，因此，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，無論是對于我國人力資源的發(fā)展還是對于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。另外，高校畢業(yè)生人事檔案可以讓國家對高校畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、就業(yè)方向以及工作發(fā)展做出了解，這對于我國調(diào)整人才戰(zhàn)略、教育計(jì)劃以及促進(jìn)就業(yè)率的提升等可以發(fā)揮出參考作用。
（二）高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案管理對社會用人單位的重要性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是能夠讓企業(yè)更好的對人才做出選拔與分配，并更好的實(shí)現(xiàn)人盡其能。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位可以了解高校畢業(yè)生的學(xué)歷、在校表現(xiàn)、實(shí)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，同時(shí)能夠了解學(xué)生的思想狀況與道德素質(zhì)，這些內(nèi)容能夠作為用人單位開展人才選拔時(shí)的依據(jù)并提供參考作用；二是能夠讓企業(yè)更好的掌握員工信息與狀態(tài)，從而為企業(yè)人力資源管理工作提供依據(jù)。通過高校畢業(yè)生人事檔案，社會用人單位能夠在了解員工專業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)高校畢業(yè)生人事檔案所反映出的各類信息，社會用人單位可以針對崗位需求以及員工能力素質(zhì)來合理安排員工培訓(xùn)，從而促進(jìn)畢業(yè)生對自身工作的盡快融入以及職業(yè)能力的提升。
（三）高校畢業(yè)生人事檔案管理對畢業(yè)生自身的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生的各類信息，并且也能夠?qū)Ξ厴I(yè)生綜合素質(zhì)做出反映。一是在畢業(yè)生求職過程中，畢業(yè)生的人事檔案是社會企業(yè)事業(yè)單位人才招聘以及公務(wù)員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內(nèi)容，在此過程中，畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮著依據(jù)作用；二是在畢業(yè)生參加工作后的職務(wù)晉升、職稱評定、工齡計(jì)算以及保險(xiǎn)繳納等工作中，仍是檔案都發(fā)揮著憑證作用；三是高校畢業(yè)生人事檔案記錄著高校畢業(yè)生的職務(wù)、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業(yè)生對自身合法權(quán)益做出維護(hù)的重要憑證；四是畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生在學(xué)習(xí)以及工作中的各項(xiàng)考核數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，畢業(yè)生可以更好的認(rèn)識到自身的不足，并對自身素質(zhì)做出有針對性的提升，從而推動自身事業(yè)的發(fā)展。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理對策
（一）對高校畢業(yè)生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，重視意識是確保后續(xù)管理工作得以有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此，無論是高校、用人單位還是高校畢業(yè)生自身，都應(yīng)當(dāng)樹立重視畢業(yè)生人事檔案管理工作的意識。其中，高校領(lǐng)導(dǎo)對畢業(yè)生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對于高校領(lǐng)導(dǎo)而言，不僅要在意識方面認(rèn)識到高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的重要意義，同時(shí)要在行動上為高校畢業(yè)生人事檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，并且要強(qiáng)化對畢業(yè)生人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與把控。從行為實(shí)踐方面來看，高校領(lǐng)導(dǎo)要通過舉辦展覽、講座等方式來提高檔案管理單位以及學(xué)生對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，同時(shí)有必要給予畢業(yè)生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設(shè)施的完善，從而確保檔案管理機(jī)構(gòu)能夠從硬件、軟件兩個(gè)方面使畢業(yè)生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會用人單位則應(yīng)當(dāng)對高校畢業(yè)生人事檔案的價(jià)值作出認(rèn)知，雖然在高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在偽造內(nèi)容或者內(nèi)容單一的問題，但是這并非普遍的現(xiàn)象，因此，用人單位應(yīng)當(dāng)將畢業(yè)生人事檔案當(dāng)作是對畢業(yè)生作出的了解，對人才進(jìn)行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業(yè)生自身能夠強(qiáng)化對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識；作為高校畢業(yè)生，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關(guān)，其內(nèi)容所具有的真實(shí)性、權(quán)威性以及有效性能夠?yàn)楫厴I(yè)生的工作以及自我提升發(fā)揮出重要作用，所以，高校畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉(zhuǎn)遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，對管理工作制度作出完善是推動高校畢業(yè)生人事檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑與必要途徑。在此過程中，首先，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案管理工作中的檔案構(gòu)建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構(gòu)建補(bǔ)充制度，從而推動畢業(yè)生人事檔案的充實(shí)，確保體現(xiàn)出畢業(yè)生的各類信息。在此方面，高校畢業(yè)生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動的態(tài)度，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確與及時(shí)收集，從而為高校人事檔案的良好利用構(gòu)建基礎(chǔ)。所收集的檔案內(nèi)容要具有完整、全面的特點(diǎn)，并重視體現(xiàn)出畢業(yè)生的專業(yè)能力、政治素質(zhì)以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業(yè)生需要對檔案收集范圍做出嚴(yán)格的規(guī)定，同時(shí)要對高校畢業(yè)生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構(gòu)建追蹤收集制度的基礎(chǔ)上來確保人事檔案信息的及時(shí)收集與查漏補(bǔ)缺；其次，高校要重視對畢業(yè)生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)需要建立在高校畢業(yè)生人事檔案得以有效利用的基礎(chǔ)之上。在此方面，高校要對畢業(yè)生人事檔案的利用與借閱對象和范圍做出明確規(guī)定，對超出利用與借閱范圍的檔案或者對象，應(yīng)當(dāng)禁止利用與借閱。在利用與借閱手續(xù)方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個(gè)人身份證明，并填寫審批表。高校畢業(yè)生人事檔案管理單位在對這些內(nèi)容做出核實(shí)的基礎(chǔ)上才能夠進(jìn)行檔案借閱。在構(gòu)建檔案借閱與利用審批制度的基礎(chǔ)上，高校畢業(yè)生人事檔案管理單位還應(yīng)當(dāng)制定有效的監(jiān)督機(jī)制，通過對檔案保管、借閱、利用過程作出監(jiān)督來避免在檔案的借閱與利用中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，從而避免檔案的丟失。對于違規(guī)現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定處罰措施，從而對檔案管理工作者行為做出制約。
（三）推動檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)的提高。
一、目前大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題
1.畢業(yè)生對人事檔案不夠重視。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就業(yè)方式的多樣化，檔案的作用相對降低。一些畢業(yè)生對檔案不了解，也不關(guān)心。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有60%的學(xué)生認(rèn)為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學(xué)生認(rèn)為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據(jù)調(diào)查，大中專畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問題:一是畢業(yè)時(shí)未通過正常渠道辦理就業(yè)手續(xù)，以工人招工手續(xù)入職，重新建立職工檔案，放棄學(xué)生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業(yè)生在完成向人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔手續(xù)后就失去了蹤影，長年不見蹤影，成為名副其實(shí)的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因?yàn)槿狈θ耸聶n案重要性的認(rèn)識，不知道將來政審、調(diào)資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據(jù)。
2.檔案管理不夠規(guī)范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅僅充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。每年對接收到畢業(yè)生檔案，只是按畢業(yè)院校、接收時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、生源、學(xué)歷等進(jìn)行登記、編號、錄入，沒有嚴(yán)格按照管理檔案的程序操作，這些不規(guī)范的操作直接導(dǎo)致檔案材料的不完整。加上無法與畢業(yè)生取得聯(lián)系，久而久之，檔案管理者也說不清那些無頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發(fā)利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續(xù)繁瑣復(fù)雜?！陡刹繖n案整理工作細(xì)則》要求對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，要進(jìn)行技術(shù)加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時(shí)代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識和具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，但目前真正能夠達(dá)到要求的寥寥無幾。
二、提高對畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識
1.對畢業(yè)生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務(wù)工作，讓廣大的畢業(yè)生充分認(rèn)識到，在新的形勢下，無論從事什么樣的工作，畢業(yè)生人事檔案都不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要載體，是企事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，更是公務(wù)員招考和升學(xué)考試中政審、考察的重要材料，是對畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。
2.提高檔案管理者自身素質(zhì)。隨著大中專畢業(yè)生由人才資源向人力資源轉(zhuǎn)化的這個(gè)過程不斷深入，畢業(yè)生檔案管理和企事業(yè)單位工人檔案管理出現(xiàn)融合趨勢，部分單位存在一個(gè)弱化現(xiàn)象，這就給我們的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，要牢固樹立科學(xué)的人才觀，重視畢業(yè)生資源的開發(fā)，打破以往舊的管理模式，學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法基本技能，不斷改進(jìn)工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源，高標(biāo)準(zhǔn)的做好服務(wù)工作。
3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實(shí)地記載著一個(gè)人的成長過程，它反映了一個(gè)人的真實(shí)面目。畢業(yè)生的檔案材料雖然少，但材料的內(nèi)容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。因此，用人單位在使用人的同時(shí)，必須全面掌握一個(gè)人的信息，這樣才能根據(jù)需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發(fā)揮特長，為社會創(chuàng)造財(cái)富。
三、加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案的管理
1.建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫。畢業(yè)生檔案要集中統(tǒng)一管理，特別是大型國有企業(yè)，要將畢業(yè)生檔案和工人檔案分開管理；畢業(yè)生就業(yè)管理部門要對接收到的派遣期內(nèi)的畢業(yè)生檔案要重新核對、整理，根據(jù)畢業(yè)生的基本情況，分門別類，按姓名、專業(yè)、學(xué)歷等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。對超出派遣期的畢業(yè)生檔案要及時(shí)移交人才交流部門管理，盡可能地聯(lián)系畢業(yè)生到相關(guān)部門辦理人事業(yè)務(wù)。
2.加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。檔案工作者要有高度的責(zé)任感，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合工作實(shí)際，制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別要注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，還有參加學(xué)習(xí)、科研成果、等情況，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。為了獲取大量有用的檔案信息，必須廣開信息渠道，拓寬信息來源，進(jìn)一步提高人事檔案的自身價(jià)值，使檔案內(nèi)容不僅反映一個(gè)人的過去和現(xiàn)狀，而且能根據(jù)檔案信息預(yù)測一個(gè)人未來的發(fā)展趨勢，以達(dá)到歷史、全面、系統(tǒng)、預(yù)見性地展示一個(gè)人的目的，從而使人才管理部門依據(jù)大量的定量分析、實(shí)績考核和綜合評價(jià)，公正、客觀地選拔有用人才。
隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，近年來我國高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多，高校畢業(yè)生就業(yè)一直是大家關(guān)注的熱點(diǎn)問題，作為人才服務(wù)站，需要做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作。特別是在當(dāng)前信息化技術(shù)在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用的新形勢下，人才服務(wù)站需要努力提高高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理水平，強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，從而為高校畢業(yè)生和用人單位提供高效及高質(zhì)量的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：
人才服務(wù)站；高校畢業(yè)生；人事檔案；檔案信息化管理
高校畢業(yè)生人事檔案管理是人才服務(wù)站非常重要的一項(xiàng)工作，在當(dāng)前新形勢下，人才服務(wù)站需要充分的利用信息化優(yōu)勢，努力提高高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理水平，從而更好的服務(wù)于待就業(yè)的畢業(yè)生及用人企業(yè)。人才服務(wù)站通過推進(jìn)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┘皶r(shí)、高效及準(zhǔn)確的檔案信息，推動高校畢業(yè)生的就業(yè)。而且在信息化管理工作中，通過對人事檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以加快速人才的流動，而且能夠進(jìn)一步豐富人事檔案信息，提高人事檔案管理效率，為高校畢業(yè)生和用人企業(yè)提供高效的服務(wù)，加快推動人事檔案信息資源的共享。
1人才服務(wù)站對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
1.1對高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視
對于人才服務(wù)站來講，由于近年來高校畢業(yè)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，這也對人才服務(wù)站對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。管理高校畢業(yè)生人事檔案的任務(wù)十分繁重，這就需要人才交流主管部門要給予充分的重視和支持，將高校畢業(yè)生人事檔案管理工作列入重要的日程安排上來。但當(dāng)前各人才服務(wù)站對于高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)工作普遍缺乏重視，無論是投入人力還是財(cái)力都嚴(yán)重不足，這導(dǎo)致高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在許多問題，人才服務(wù)站也無法更好為高校畢業(yè)生和用人單位提供良好的服務(wù)。
1.2缺乏完善的檔案管理信息化的法規(guī)體系與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案的記載不僅信息豐富，而且時(shí)間跨度較大。在實(shí)際人事檔案管理工作中，時(shí)常會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)前后不一的情況，針對于這種情況下，如果在檔案信息化建設(shè)過程中能夠得以解決，則可以實(shí)現(xiàn)原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的良好銜接，而且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中也能夠有效的解決標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等問題。因此需要構(gòu)建完善的檔案管理信息化法律體系和業(yè)務(wù)規(guī)范。當(dāng)前檔案管理信息化法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范還完善，這使人才服務(wù)站在管理高校畢業(yè)生人事檔案過程中還缺乏有效的指導(dǎo)，同時(shí)人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫還缺乏規(guī)范性，這對高校畢業(yè)生就業(yè)帶來了一定的難度，也不能有效的滿足企業(yè)人才的需要和流動的需求。
1.3缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊(duì)伍
在人才服務(wù)站以高校畢業(yè)生人才檔案信息化管理工作中，人才是關(guān)鍵，只有高素質(zhì)的人事檔案信息化人才才能更好的推動人才服務(wù)站人事檔案的信息化建設(shè)步伐。但當(dāng)前人才服務(wù)站檔案管理人員普遍存在年齡偏大問題，同時(shí)信息技術(shù)水平和能力欠缺，這就嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此人才服務(wù)站需要打造一支高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊(duì)伍，從而更好的提高檔案管理水平，為高校畢業(yè)生和企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.4檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉(zhuǎn)接過程中可能由于某些學(xué)校對學(xué)生的檔案沒有做好合理的保管，對學(xué)生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場的，但是在轉(zhuǎn)接過程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人去解決，才能進(jìn)行報(bào)到等環(huán)節(jié)的落實(shí)。
2人才交流中心對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理對策
人才服務(wù)站為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起了聯(lián)系的橋梁，更好的解決高校畢業(yè)生和企業(yè)雙方的需求，因此做好高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。
2.1充分認(rèn)識到人事檔案信息化建設(shè)的重要性
在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我國人事制度改革不斷深入，這就對人事檔案信息化建設(shè)工作提出了更高的要求。作為人才服務(wù)站，高校畢業(yè)生人事檔案作為其管理工作中非常重要的部分，因此需要在國家政策指引及上級人才交流部門支持下加快推動人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。通過加大人力和財(cái)力的投入力度，重視人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將人事檔案信息化建設(shè)作為重要的工作來抓，從而有效的提升人事檔案管理水平，更好的完成高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理任務(wù)。
2.2建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案信息化建設(shè)，是新時(shí)期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務(wù)，所以無法再依據(jù)傳統(tǒng)的手工管理階段的制度，必須結(jié)合高科技時(shí)代的技術(shù)，要利用信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進(jìn)人事檔案管理工作發(fā)展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是高校畢業(yè)生的人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個(gè)人的基本情況和隱私，所以人才服務(wù)站更要制定出相對完善的管理制度，從而保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。
2.3全面提升檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是相互關(guān)聯(lián)的命題，人事檔案信息化建設(shè)，它的一個(gè)關(guān)鍵因素，就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。檔案人員要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。
2.4強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性
實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
3結(jié)論
人才服務(wù)站在高校畢業(yè)生就業(yè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工程，需要人才服務(wù)站在日常工作中要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，從而更好的服務(wù)于高校畢業(yè)生和企業(yè)，為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起溝通的橋梁，并為社會各項(xiàng)事業(yè)的開展提供人才保障。
作者：包太敏 單位：大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站
參考文獻(xiàn)
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一、加強(qiáng)物業(yè)管理小區(qū)檔案工作是建設(shè)和諧社會的需要
物業(yè)管理檔案是物業(yè)管理企業(yè)在對住宅區(qū)、工業(yè)區(qū)、商住樓、寫字樓等小區(qū)進(jìn)行管理過程中形成的各種不同形式的歷史記錄，包括在日常管理和服務(wù)過程中形成的各種載體形式的檔案。加強(qiáng)物業(yè)管理小區(qū)檔案工作是建設(shè)和諧社會的需要，因?yàn)?，社區(qū)建設(shè)需要對社區(qū)資源和社區(qū)力量進(jìn)行整合，物業(yè)管理是社區(qū)管理的一部分，是社會建設(shè)的重要內(nèi)容，檔案是物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行小區(qū)管理的基礎(chǔ)，規(guī)范并加強(qiáng)物業(yè)管理小區(qū)檔案工作是強(qiáng)化社區(qū)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，特別是現(xiàn)在隨著物業(yè)管理小區(qū)綜合治安、助殘扶困、環(huán)境保護(hù)、群眾性文化活動的組織和開展等都成為物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，與此相應(yīng)，其過程中形成的檔案內(nèi)容也豐富多彩，涉及社會生活的方方面面，與老百姓生活密切相關(guān)。
二、物業(yè)管理小區(qū)檔案的具體內(nèi)容
1.企業(yè)日常運(yùn)行形成的管理檔案。如行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等檔案。包括物業(yè)管理企業(yè)自身形成的黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理檔案及人事和會計(jì)檔案。
2.企業(yè)接收的檔案資料。對物業(yè)管理公司來說，主要是指在接管驗(yàn)收開發(fā)建設(shè)單位移交的新建物業(yè)或接管驗(yàn)收已經(jīng)投入使用的原有物業(yè)時(shí)所收到的文件、圖紙材料，如：設(shè)備檔案、基建檔案、業(yè)主資料。具體包括項(xiàng)目前期準(zhǔn)備資料、驗(yàn)收材料、交接材料：如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、施工許可證、建設(shè)項(xiàng)目命名、更名審批資料；物業(yè)移交會議紀(jì)要或移交證明；驗(yàn)收證明資料，供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等共用設(shè)施設(shè)備清單準(zhǔn)許使用文件，設(shè)施設(shè)備明細(xì)表、合格證、使用說明書、保修協(xié)議；圖紙；水、電、氣、消防等單項(xiàng)竣工驗(yàn)收報(bào)告；物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；承接查驗(yàn)所必需的其他資料。業(yè)主資料主要是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等業(yè)主基礎(chǔ)信息登記表、業(yè)主購房資料。
3.物業(yè)管理活動中形成的業(yè)務(wù)檔案。如：業(yè)主報(bào)修登記簿、維修單、回訪記錄；門崗、巡邏、監(jiān)控室交接登記簿，值班記錄表，報(bào)警記錄登記表，大宗貨物出門記錄；園林綠化、物業(yè)租賃、車位使用、社區(qū)文化建設(shè)及在對物業(yè)進(jìn)行較大規(guī)模的改建、擴(kuò)建、維修、養(yǎng)護(hù)時(shí)所形成的檔案材料。這部分檔案最大特點(diǎn)就是動態(tài)性較強(qiáng)，都屬于管理過程中形成的資料，因?yàn)槲飿I(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動態(tài)性較強(qiáng)的工作，當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動或房屋因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí)，其物業(yè)檔案資料也應(yīng)及時(shí)變更，才能確保物業(yè)資料的完整、真實(shí)并準(zhǔn)確反映物業(yè)的狀況；另外，當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)在對物業(yè)管理小區(qū)進(jìn)行管理時(shí)，也會不斷形成新的資料。所有這些，都就要求物業(yè)檔案及時(shí)補(bǔ)充、更新，并做到管理規(guī)范化、科學(xué)化、動態(tài)化、系統(tǒng)化。
三、物業(yè)管理小區(qū)檔案的作用
1.有利于和諧社區(qū)的創(chuàng)建。目前，隨著小區(qū)物業(yè)管理水平的不斷提高，社區(qū)保障體系和社會化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的完善，很多物業(yè)管理企業(yè)積極參與社區(qū)精神文明建設(shè)和安全文明小區(qū)的創(chuàng)建活動，配合相關(guān)部門開展豐富多彩的社區(qū)文化活動，關(guān)心和扶助老年人、殘疾人等弱勢群體的生活，這些活動都得以物業(yè)管理檔案為依托，可以說，幾乎物業(yè)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。比如，對小區(qū)物業(yè)、小區(qū)道路的維護(hù)、維修就必須參考小區(qū)規(guī)劃、設(shè)計(jì)和小區(qū)建筑物的竣工圖及地下管線等方面的資料，物業(yè)管理公司只有通過圖紙才能了解物業(yè)的分布，占有、結(jié)構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積，了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況，從而為正確使用和維護(hù)物業(yè)提供了重要依據(jù)。因此，做好物業(yè)管理小區(qū)檔案工作，對促進(jìn)社區(qū)發(fā)展，提高人們居住質(zhì)量、生活質(zhì)量和城市管理水平，全面建設(shè)和諧社會有著十分重要的意義。
1 事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性分析
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的系統(tǒng)工程，具備有極強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。但在另一方面，由于行業(yè)的快速發(fā)展和行業(yè)數(shù)據(jù)的爆炸式發(fā)展，檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長，若檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化階段，不僅會浪費(fèi)大量的人力物力和財(cái)力，同時(shí)管理效率和水平也無法得到有效提高。隨著檔案管理信息化建設(shè)在各行業(yè)中的深入，其優(yōu)點(diǎn)也日益被人們發(fā)掘。
檔案管理信息化是今后檔案管理的發(fā)展趨勢，也是今后簡化檔案管理工作，提高檔案管理效率及水平的必然選擇。事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的一次檔案管理升級，在建設(shè)過程中，能對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確的分類存儲，并進(jìn)行有效的檢索調(diào)用，極大的提高了檔案的完整性與安全性，對調(diào)用效率的提升也有很大作用。用戶通過互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)就能登錄檔案數(shù)據(jù)庫，這部件簡化了存儲，還簡化了檔案信息服務(wù)的流程，對信息資源的利用率也得以提高。此外，信息化的檔案建設(shè)不會在使用中打亂檔案的存儲分類，也不會對后續(xù)的檔案瀏覽者造成影響，大大簡化了檔案管理人員的工作難度。
2 事業(yè)單位發(fā)展檔案管理信息化所面臨的問題
2.1 檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提升
事業(yè)單位的多數(shù)檔案管理人員都存在信息化素養(yǎng)偏低的情況，他們往往習(xí)慣于紙質(zhì)化的檔案管理手段。對計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還缺乏一定的了解，此外，在檔案的信息化建設(shè)過程中，需要對紙質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化錄入，這也需要一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用和信息處理技術(shù)。但是在實(shí)際的操作中，由于多數(shù)檔案管理人員并非計(jì)算機(jī)專業(yè)，對計(jì)算機(jī)和信息處理技術(shù)的缺乏，導(dǎo)致了檔案管理信息化進(jìn)程的緩慢。
2.2 檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足
事業(yè)單位要推薦檔案管理工作的信息化建設(shè)，就離不開配套軟硬件的支持。但是，目前不同的事業(yè)單位的軟硬件配置有著很大的差異，通常東部沿海地區(qū)的軟硬件配置要大大優(yōu)于中西部地區(qū)。這造成了在事業(yè)單位的信息化建設(shè)中無法進(jìn)行有效的統(tǒng)一和規(guī)范性操作，對檔案管理信息化的建設(shè)普及造成了不良影響。
2.3 事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃和制度化的建設(shè)
由于我國事業(yè)單位眾多，且各地區(qū)的檔案管理人員素質(zhì)和信息化建設(shè)配套設(shè)備差距極大。因此，在整個(gè)事業(yè)單位中，信息化建設(shè)也沒有形成一個(gè)良好的規(guī)劃和制度建設(shè)，這導(dǎo)致了很多事業(yè)單位缺乏創(chuàng)新意識，在檔案管理信息化建設(shè)方面缺乏動力。同時(shí)，由于檔案管理信息化的建設(shè)需要投入一定的人力物力和財(cái)力，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，但由于制度化建設(shè)的欠缺和信息化建設(shè)意思的淡薄，就容易導(dǎo)致事業(yè)單位信息化建設(shè)停滯不前的問題。
3 事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)途徑探討
3.1 提升檔案管理人員的信息化素質(zhì)
事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，需要一批具有極高信息化素養(yǎng)的專門人才進(jìn)行推動。為此。事業(yè)單位在招聘中強(qiáng)化對計(jì)算機(jī)專業(yè)和信息化素養(yǎng)較高的專門人才的招聘工作，同時(shí)，事業(yè)單位還可以定期安排檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的信息化知識培訓(xùn)。通過引進(jìn)人才和培養(yǎng)老員工的方式，雙管齊下的提高檔案管理部門的信息化水平，從而為事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)打下良好的人力資源基礎(chǔ)。此外，除了信息化素質(zhì)的提升以外，還要注重檔案管理人員的愛崗敬業(yè)教育培訓(xùn)，使檔案管理工作人員的綜合化素質(zhì)得到提高。
3.2 強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作
基礎(chǔ)設(shè)施的配備也是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提。因此，各事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要加大各種軟硬件方面的通入，不斷更新現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，同時(shí)積極開發(fā)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件。這樣不僅能避免因硬件問題而造成的檔案信息丟失和泄露問題，同時(shí)可以通過優(yōu)秀的軟件應(yīng)用極大的簡化檔案管理工作，并提升管理效率。此外，在檔案管理的過程中，還要積極進(jìn)行檔案資料的備份管理，防止因數(shù)據(jù)丟失而造成的檔案管理問題。
3.3 針對檔案管理信息化進(jìn)行制度化的建設(shè)
對檔案管理信息化進(jìn)行制度化建設(shè)，有利于保證檔案管理工作的信息化建設(shè)順利展開，并為其發(fā)展提供有效的制度支持和科學(xué)依據(jù)。因此，各事業(yè)單位應(yīng)該積極進(jìn)行制度化的檔案管理信息化建設(shè)，并根據(jù)事業(yè)單位的具體情況進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的調(diào)整，便于其執(zhí)行的可操作性。同時(shí)，還需要制定良好的監(jiān)管體系，對檔案的信息化管理工作進(jìn)行全方位的監(jiān)管，從而在促進(jìn)檔案管理信息化規(guī)范發(fā)展的同時(shí)，避免因信息泄露出現(xiàn)的各種問題。在制度化的構(gòu)建過程中，要明確各個(gè)職能部門的責(zé)任，根據(jù)不同的權(quán)責(zé)劃分進(jìn)行不同的管理，從而督促各職能人員做好其分內(nèi)工作。
3.4 進(jìn)行合理的檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃工作
在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要遵循解放思想，實(shí)事求是的原則。對整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)劃，并做好各項(xiàng)調(diào)研及建設(shè)安排。并通過信息化平臺的構(gòu)建工作，使整個(gè)檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)移到信息化的發(fā)展軌道上來，在提升管理效率的同時(shí)，也為信息的需求者提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和各階層員工要充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并在日常的工作中，積極配合檔案管理部門的信息化建設(shè)工作，為構(gòu)建高效、安全的?n案管理體統(tǒng)提供強(qiáng)大的后備支持。
3.5 在信息化建設(shè)中做好檔案保密工作
事業(yè)單位的檔案具有一定的保密性質(zhì)，可能涉及到國家利益或者國家安全。因此，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)過程中，一定要構(gòu)建起良好的信息保密機(jī)制。從而使檔案信息管理在存儲、調(diào)用及傳播的過程中，確保檔案管理的安全性和保密性。
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 檔案意識 弱化原因 對策
一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要性
檔案是一個(gè)反映學(xué)生在?；顒拥淖钤嫉挠涗?，檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的最直接證明。借助檔案，可以更好地了解過去把握現(xiàn)在并預(yù)見未來。高校畢業(yè)生檔案作為我國認(rèn)識檔案重要的組成部分，記錄著學(xué)生在校期間的種種活動，它是反映學(xué)生素質(zhì)的一個(gè)最直觀依據(jù)。學(xué)生畢業(yè)不如社會，用人單位要想了解一個(gè)學(xué)生的綜合素質(zhì)，借助其檔案就能有一個(gè)大致的把握。同時(shí)，檔案礙事學(xué)生在今后的職業(yè)生涯中進(jìn)行單位選拔以及任用考核的關(guān)鍵依據(jù)。特別是在我國的企事業(yè)單位以及國企等，對于檔案非常的看重。很多學(xué)生在畢業(yè)之初并不重視檔案問題，在步入社會好幾年后，發(fā)現(xiàn)在職稱申請以及辦理各種保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)會有很大的麻煩，很大一部分原因就是因?yàn)楫?dāng)初畢業(yè)之際對于檔案的存放管理不加重視造成，導(dǎo)致后其產(chǎn)生很多的麻煩。認(rèn)識到檔案管理的重要，采取妥善的檔案保管方式，對于今后的工作、生活等有著積極的幫助。
二、高校畢業(yè)生檔案意識弱化的表現(xiàn)
1、不關(guān)心檔案的去向，沒有檔案管理的意識。實(shí)際調(diào)查研究中會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校學(xué)生畢業(yè)后，對于檔案的重視程度較差，有些學(xué)生根本沒有認(rèn)識到檔案的價(jià)值，很多學(xué)生根本不關(guān)心其檔案的內(nèi)容和具體去向。最為普遍的表現(xiàn)就是很多畢業(yè)生認(rèn)為自己的檔案在今后的工作單位發(fā)揮不了什么作用，而有些學(xué)生就職于一些民營企業(yè)或者私營企業(yè)，更是用不上其檔案。所以學(xué)生多數(shù)懷著無所謂的態(tài)度，很多學(xué)生再到了需要檔案的時(shí)候，回學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行查詢時(shí)，才發(fā)現(xiàn)其檔案已經(jīng)寄回到生源地畢業(yè)生管理部門，在要查找的困難性就很大了。
2、高校畢業(yè)生不了解檔案制度。造成檔案材料的規(guī)范性中存在著很多的問題。所以建檔時(shí)就會有很多問題的存在。例如有些學(xué)生用繁體字簽名或者填寫表格時(shí)使用圓珠筆填寫，又得填寫時(shí)日期也不完整，文書資料的規(guī)范性較差，甚至出現(xiàn)信息不真實(shí)的狀況，造成檔案沒有一個(gè)完整的體系，檔案殘缺不堪，無法全面反應(yīng)畢業(yè)學(xué)生的全貌，可無法向就業(yè)單位提供真實(shí)可靠的決策依據(jù)。
三、分析高校畢業(yè)生檔案意識弱化的原因
1、我國傳統(tǒng)檔案管理制度上存在著極大的缺陷。受到我國傳統(tǒng)制度的影響，人事檔案管理都是多頭管理，不僅組織人事部門對人才進(jìn)行管理，人才管理機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)以及人才管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等都會有涉及，這樣多頭的管理制度直接造成了檔案管理中的檔案流失，最為明顯的一個(gè)問題就是“棄檔”。而且因?yàn)槿耸聶n案在管理內(nèi)容上相對單一，檔案信息的可信度低，可利用性也低。當(dāng)前的檔案中存放的大都是學(xué)生的學(xué)歷情況、政治面貌以及上學(xué)經(jīng)歷等，檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、單一化，對于畢業(yè)生的各種綜合技能，例如創(chuàng)造能力、協(xié)調(diào)能力以及個(gè)性特點(diǎn)和特殊才能等都沒有一個(gè)直觀的反應(yīng)。僵化死板的人事檔案管理工作導(dǎo)致其根本無法發(fā)揮其服務(wù)功能，也就無法為學(xué)生提供正確的指引。為了吸納特殊人才和高層人才，有些單位甚至擅自為引進(jìn)的人才重新建檔；為了阻止人員調(diào)動或者挽留人才，有些單位調(diào)扣壓檔案，不按相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)交檔案，索要學(xué)生索性棄案，這也是造成棄檔和死檔的一個(gè)重要原因。
2、高校在檔案管理上存在不足的原因
2.1高校沒有健全完善的檔案管理體制做支撐?，F(xiàn)如今，很多高校存在著學(xué)生檔案管理體制根本不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，沒有強(qiáng)有力的規(guī)章制度對檔案進(jìn)行管理，很多學(xué)校甚至在檔案管理的人員配置上存在著問題，沒有專門的人員進(jìn)行這一工作，通常都是畢業(yè)生在離校前臨時(shí)突擊整理，完成畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。正是由于對于檔案工作的漠視，導(dǎo)致高校畢業(yè)生對其自己的檔案重要性也認(rèn)識不到。
2.2高校對于檔案管理部門的宣傳力度不夠。很多學(xué)校在檔案管理上，沒有有效的法規(guī)制度做約束，造成畢業(yè)學(xué)生對其檔案應(yīng)該享有的權(quán)利和義務(wù)了解的內(nèi)容特別少。當(dāng)前普遍存在的一個(gè)問題就是當(dāng)前很多高校的檔案管理一直處于默默無聞的狀態(tài)，檔案與學(xué)生之間有著一定的距離，所以造成無法對學(xué)生形成影響。受到傳統(tǒng)觀念的影響，有些檔案管理部門認(rèn)為檔案與機(jī)密工作有著密切的聯(lián)系，造成實(shí)際工作中受到很大的約束性，不允許學(xué)生任意翻看檔案材料，最終對于檔案價(jià)值的發(fā)揮造成了制約。
2.2高校檔案管理人員沒有服務(wù)意識和責(zé)任心。很多高校在檔案管理上的投入不足，無法配備專職的檔案管理人員，所以很多檔案管理人員都是兼職的，無法將其全部精力投入到畢業(yè)生檔案管理工作中去，也就無法對畢業(yè)學(xué)生進(jìn)行專業(yè)的服務(wù)。而且正是因?yàn)橥度氩蛔?，無法形成科學(xué)化和規(guī)范化的管理理念，造成高校學(xué)生無法很好地適應(yīng)人才市場對其檔案要求。
3、高校畢業(yè)生個(gè)人因素。受到當(dāng)前嚴(yán)峻的競爭形勢的影響，很多畢業(yè)生為了能夠找到一份好的工作，忙于參加各種招聘會，積極進(jìn)行面試，而且各種壓力的襲來，造成其根本無暇顧及其檔案問題。同時(shí)因?yàn)橹贫壬系娜毕?，?dǎo)致很多畢業(yè)生其實(shí)檔案管理意識很薄弱，所以都忽視了對自身檔案問題的關(guān)注。都認(rèn)為當(dāng)前工作主要還是看能力，檔案所起的作用其實(shí)很小，所以很多涉及到檔案的問題都在需要時(shí)集中爆發(fā)出來。
四、強(qiáng)化高校畢業(yè)生檔案意識的對策
1、對現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行革新，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)功能。進(jìn)行檔案管理制度的革新，應(yīng)當(dāng)從檔案的開發(fā)利用上下功夫，加強(qiáng)檔案的服務(wù)功能才能更好地將其社會控制性加以淡化。對檔案內(nèi)容進(jìn)行豐富，可以提高檔案信息的簡潔化和準(zhǔn)確化，還能對個(gè)人的信用和業(yè)績等加以補(bǔ)充，這樣檔案所有者的個(gè)人形象將更為豐滿。建立相關(guān)部門，可以由政府主導(dǎo)，對其進(jìn)行劃區(qū)域管理不僅可以充分節(jié)約社會財(cái)力、物力，而且還能便捷其服務(wù)?？傊?，完善健全的檔案管理制度，對于檔案傳遞過程中的速度和安全都有極大的保障。也可以避免出現(xiàn)有些人沒有檔案、有檔案卻沒人的現(xiàn)象的出現(xiàn)。
2、強(qiáng)化對檔案管理的宣傳及引導(dǎo)。檔案能否得到妥善的管理和保護(hù)，直接取決于學(xué)生檔案意識的高低，而且檔案意識的高低還對檔案管理能否更穩(wěn)健的推進(jìn)有著極大的影響。加強(qiáng)對檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)的宣傳，運(yùn)用多種形式多種渠道進(jìn)行廣泛的引導(dǎo)和宣傳，切實(shí)提高檔案管理工作的透明度。在檔案管理中落實(shí)對學(xué)生求學(xué)、應(yīng)聘以及社會保險(xiǎn)的繳納、職稱的評定和社會活動等方面的考量。幫助畢業(yè)生更好地認(rèn)識到檔案的重要性。在加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作上，對于檔案法應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極的宣傳，提高對檔案法規(guī)的徹底貫徹與執(zhí)行。
3、積極推進(jìn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案建設(shè)。當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)技術(shù)不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)水平也不斷提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)在人們生活的方方面面都有著很大的影響。檔案的管理工作中加強(qiáng)對新技術(shù)的運(yùn)用，使用光盤、此案等大容量的載體保存檔案，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，不僅能夠提高檔案管理的效率，后期的維護(hù)工作執(zhí)行起來也較為便利。落實(shí)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對于檔案管理部門而言，既是機(jī)遇又是一種挑戰(zhàn)，如果能夠很好地把握住這一機(jī)遇，就能抓住工作中的主動權(quán)，開創(chuàng)全新的檔案管理模式，但是如果對網(wǎng)絡(luò)化和信息化接受程度較慢，認(rèn)識也不夠深遠(yuǎn)，就會落后于時(shí)代。
4、創(chuàng)新檔案管理的形式，建設(shè)個(gè)人業(yè)績及誠信的檔案管理。檔案是個(gè)人身份的最忠實(shí)記錄，也與個(gè)人的誠信和職業(yè)道德有著最密切的聯(lián)系。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理中存在著一個(gè)比較明顯的問題就是無法對檔案進(jìn)行即時(shí)信息的管理，學(xué)生在步入社會后的工作成績等無法進(jìn)行動態(tài)化的反應(yīng)，所以就無法適應(yīng)當(dāng)前人才市場多方面的需求。革新現(xiàn)在的檔案管理制度和方法，結(jié)合當(dāng)前的市場環(huán)境和信息條件，實(shí)施動態(tài)化的檔案管理，將個(gè)人誠信和個(gè)人業(yè)績進(jìn)行建檔，可以更好地發(fā)揮檔案管理的效率，最終服務(wù)與檔案工作，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)束語
綜上，高校畢業(yè)生檔案弱化，會帶來極大的不便，這就需要各方加強(qiáng)努力，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷更新其知識結(jié)構(gòu)，切實(shí)服務(wù)好畢業(yè)生和用人單位，對于傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足應(yīng)當(dāng)予以摒棄，采用新的管理理論和管理技術(shù)，提升高校檔案管理的效率。同時(shí)，畢業(yè)生自身也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想認(rèn)識，從思想態(tài)度層面加強(qiáng)對檔案的重視，明確其檔案的去向，深刻認(rèn)識到檔案在其學(xué)習(xí)、生活以及工作中不可或缺的作用，最終幫助其更好地成長就業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧?yán)A.增強(qiáng)檔案意識提高高校檔案管理水平[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2015（08）：166-167.
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人信息材料；是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長的真實(shí)記錄，是學(xué)校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中的第一手資料；也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是一個(gè)老生常談的問題，又是一個(gè)值得研究的課題。筆者通過調(diào)查和文獻(xiàn)查閱，對高校學(xué)生檔案管理工作的新思路進(jìn)行分析和探討，提出自己的觀點(diǎn)，以期和大家共享交流，為全面做好這項(xiàng)工作盡一份力量。
1、高校學(xué)生檔案的重要性
目前，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認(rèn)為，在商業(yè)社會中，用人單位不會太重視個(gè)人檔案，而是更重視當(dāng)前個(gè)人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會關(guān)注檔案的。殊不知，忽視個(gè)人檔案會產(chǎn)生許多消極影響。
第一，影響個(gè)人利益。
有了檔案，就可以享受相關(guān)的勞動、人事、社會等的保障服務(wù)。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領(lǐng)取失業(yè)金、辦理社會保險(xiǎn)時(shí)，個(gè)人檔案記錄的職務(wù)、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據(jù)。
第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級和工齡計(jì)算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。
第三，耽誤職稱評定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。
有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評定就會因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到過了幾年調(diào)動工作的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。
第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。
現(xiàn)在自費(fèi)出國留學(xué)人數(shù)不斷在增加，但是，當(dāng)眾多學(xué)子海外深造歸來、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學(xué)生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業(yè)生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識，不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案保管員的角色，對學(xué)生檔案進(jìn)行不規(guī)范的操作導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識）、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強(qiáng)檔案管理意識，要充分認(rèn)識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識檔案工作給社會、給學(xué)校帶來的效益，從而使各級領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對檔案管理工作的認(rèn)識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質(zhì)的管理人員，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，建設(shè)多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時(shí)要配備必需的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時(shí)代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的知識與技能，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識，辦事效率高，能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)。因此學(xué)校要把那些政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關(guān)信息，一個(gè)是間接的反映當(dāng)前社會對大學(xué)生在知識、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學(xué)生能夠根據(jù)這些信息對自己進(jìn)行有意識的設(shè)計(jì)，使自己適應(yīng)社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學(xué)?？梢愿鶕?jù)這些信息調(diào)整自己的教學(xué)計(jì)劃，使培養(yǎng)出來的學(xué)生更加適應(yīng)市場的需求。
3.4 加大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)
當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制已經(jīng)成熟。因此學(xué)生檔案的管理要進(jìn)一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學(xué)、有序，可以采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學(xué)生檔案。