時(shí)間：2023-05-29 16:01:56
導(dǎo)語(yǔ)：在測(cè)繪檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
檔案工作是測(cè)繪管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是單位不可缺少的一個(gè)重要部門。隨著超常規(guī)跳躍式迅猛發(fā)展,檔案信息資源的開發(fā)與利用也備受人們的重視。在信息與網(wǎng)絡(luò)的新形勢(shì)下, 如何加強(qiáng)測(cè)繪檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,成了我們時(shí)常探討的課題。如何使測(cè)繪檔案信息快速地發(fā)展，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案信息資源有效利用和共享，是目前我們面臨的緊迫任務(wù)。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制訂或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。
為了使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，我認(rèn)為應(yīng)該采取以下措施：
一、建立健全的檔案管理制度
測(cè)繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預(yù)售檔案、轉(zhuǎn)移檔案等，要實(shí)行檔案的規(guī)范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)檔案硬件的建設(shè)，檔案存放的庫(kù)房要設(shè)有專柜，做到查找方便、快捷。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案的壽命。其次，應(yīng)指定專人管理檔案，檔案管理人員應(yīng)深入各科室，了解各科室業(yè)務(wù)，以便對(duì)各科業(yè)務(wù)作出統(tǒng)一的立卷要求。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂接亂發(fā)，防止檔案流失。
二、實(shí)施立卷歸檔原則
一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒(méi)有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時(shí),又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
關(guān)鍵詞：測(cè)繪成果 混合架構(gòu) 海量數(shù)據(jù)管理
中圖分類號(hào)：P208 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）09（c）-0015-02
1 現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
數(shù)字測(cè)繪成果，指以數(shù)字形式表示的測(cè)繪成果，主要包括基礎(chǔ)測(cè)繪中形成的各種比例尺的數(shù)字地圖、平面和高程控制成果和專業(yè)測(cè)繪中形成的數(shù)字成果。長(zhǎng)江空間公司經(jīng)過(guò)這幾年的發(fā)展已經(jīng)積累了TB級(jí)的數(shù)字測(cè)繪成果。社會(huì)各界對(duì)測(cè)繪成果資料的利用需求日益增加，而公司仍在采用建帳及制作結(jié)合表的方式進(jìn)行測(cè)繪成果數(shù)據(jù)管理，加之測(cè)繪成果資料檔案本身的特殊性和復(fù)雜性，致使測(cè)繪成果資料管理發(fā)展嚴(yán)重滯后，已無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下測(cè)繪成果資料管理及利用的發(fā)展需求。因此，如何管理海量測(cè)繪成果資料，使其接收、存儲(chǔ)、管理、分發(fā)及服務(wù)更加規(guī)范和高效現(xiàn)已成為公司目前迫切需要解決的問(wèn)題。
2 數(shù)字測(cè)繪成果檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
數(shù)字測(cè)繪成果檔案管理系統(tǒng)以測(cè)繪成果的管理、分發(fā)為核心，采用大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)基礎(chǔ)地理空間數(shù)據(jù)，運(yùn)用先進(jìn)的GIS軟件作為空間數(shù)據(jù)的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪成果資料的海量存儲(chǔ)和高效管理。建成后的長(zhǎng)江空間公司基礎(chǔ)測(cè)繪成果管理系統(tǒng)支持多種方式進(jìn)行基礎(chǔ)測(cè)繪成果的檢索、查閱。實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)測(cè)繪成果DLG（數(shù)字線劃圖）、DEM（數(shù)字高程模型）、DOM（數(shù)字正射影像）、DRG（數(shù)字柵格圖）、航空影像、衛(wèi)星影像、控制成果、測(cè)繪專題數(shù)據(jù)的入庫(kù)、管理和分發(fā)的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)測(cè)繪成果存儲(chǔ)、保存由人工文檔式的管理向以專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主的管理方式轉(zhuǎn)移。
根據(jù)成果資料檔案的現(xiàn)有狀況、實(shí)際需求及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，該文提出基于Browser/Server和Client/Server的混合體系架構(gòu)理念，建立基礎(chǔ)測(cè)繪成果管理系統(tǒng)。整個(gè)系統(tǒng)由后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)、核心業(yè)務(wù)、公眾服務(wù)等三部分組成，其中后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)基于Oracle 10 g數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行各類測(cè)繪成果資料檔案的存儲(chǔ)和備份；核心業(yè)務(wù)涉及空間地理數(shù)據(jù)的錄入、分發(fā)、更新工作，這部分業(yè)務(wù)涉及的用戶較少，對(duì)圖形和數(shù)據(jù)的操作又較為復(fù)雜，要求較強(qiáng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)交互能力，因此，為了保證運(yùn)行速度和運(yùn)行的效率，其設(shè)計(jì)將采用Client/Server結(jié)構(gòu)用于數(shù)據(jù)管理及GIS圖形應(yīng)用的功能開發(fā)。主要完成基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)、控制成果數(shù)據(jù)、專題測(cè)繪成果數(shù)據(jù)的入庫(kù)、更新、瀏覽和管理功能。測(cè)繪成果目錄系統(tǒng)基于B/S體系結(jié)構(gòu)構(gòu)建，主要為各子公司用戶提供測(cè)繪信息的目錄查詢及信息檢索。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。
3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字測(cè)繪成果管理系統(tǒng)的核心部分，其設(shè)計(jì)質(zhì)量的好壞，將影響到系統(tǒng)的運(yùn)行、應(yīng)用和管理。數(shù)字測(cè)繪成果管理系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)有：DLG（數(shù)字線劃圖）、DEM（數(shù)字高程模型）、DOM（數(shù)字正射影像）、DRG（數(shù)字柵格圖）、CAD分幅地形圖、航空影像、衛(wèi)星影像、專題測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、控制成果等類數(shù)據(jù)。為實(shí)現(xiàn)測(cè)繪成果資料檔案的有效集成及管理，該文根據(jù)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)的分類結(jié)果即4D成果、CAD分幅地形圖、航空影像、衛(wèi)星遙感影像、專題測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、控制成果等六類數(shù)據(jù)，采用目前非常流行的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、SDE 技術(shù)、圖屬一體化及多源數(shù)據(jù)無(wú)縫集成的思想，從邏輯上構(gòu)建4D成果、CAD分幅地形圖、航空影像、衛(wèi)星遙感影像、工程地理數(shù)據(jù)、控制成果等六大數(shù)據(jù)庫(kù)。
其中矢量數(shù)據(jù)采用分層與分幅相結(jié)合的數(shù)據(jù)組織方式，以類型、尺度等方式分別構(gòu)建矢量要素?cái)?shù)據(jù)集進(jìn)行入庫(kù)存儲(chǔ)；柵格數(shù)據(jù)根據(jù)數(shù)據(jù)類型、數(shù)學(xué)基礎(chǔ)及尺度等進(jìn)行組織，以無(wú)損壓縮（即LZ77算法）方式進(jìn)行入庫(kù)存儲(chǔ)；CAD分幅地形圖根據(jù)比例尺的不同分別構(gòu)建數(shù)據(jù)集，存儲(chǔ)在磁盤陣列上以文件方式進(jìn)行管理；屬性數(shù)據(jù)按照獨(dú)立要素類的方式單獨(dú)構(gòu)建，通過(guò)程序直接入庫(kù)。
另外，為提高系統(tǒng)訪問(wèn)效率，系統(tǒng)采用三級(jí)格網(wǎng)技術(shù)對(duì)空間數(shù)據(jù)進(jìn)行了索引構(gòu)建，同時(shí)對(duì)虛擬內(nèi)存、SDE、Oracle等配置參數(shù)進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，以確保整個(gè)平臺(tái)的穩(wěn)定、安全及高效運(yùn)行。
4 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
4.1 基于C/S測(cè)繪成果管理系統(tǒng)
4.1.1 測(cè)繪數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)
包括測(cè)繪成果數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除、數(shù)據(jù)加工等功能；各種圖形數(shù)據(jù)的批量入庫(kù)及文檔數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的批量入庫(kù)功能。同時(shí)提供規(guī)定格式之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，能支持Arc/Info Export E00，CAD Dwg/Dxf，ArcView Shape，Map Info Mif格式數(shù)據(jù)的讀和寫；能自動(dòng)完成規(guī)定格式間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，包括單個(gè)文件轉(zhuǎn)換和批處理轉(zhuǎn)換。
4.1.2 測(cè)繪成果目錄檢索子系統(tǒng)
查詢方式分為空間位置查詢和屬性信息查詢?？臻g位置查詢以1∶25萬(wàn)地形圖數(shù)據(jù)為瀏覽、檢索底圖，在底圖上疊加顯示不同比例尺結(jié)合表，通過(guò)數(shù)據(jù)瀏覽、圖幅號(hào)、坐標(biāo)范圍、地名等查詢方式來(lái)獲取用戶所需測(cè)繪成果圖幅號(hào)、名稱、成圖年代、成圖方法、成果類型等。文檔資料屬性查詢可以按照資料名稱、資料編號(hào)、圖幅編號(hào)、圖名、比例尺、出版年代等多種檢索途徑，對(duì)測(cè)繪成果信息進(jìn)行單一條件、復(fù)合條件、模糊查詢、精確查詢等多種方式的查詢檢索。查詢結(jié)果以圖形和屬性兩種方式呈現(xiàn)給查詢者，圖形方式以直觀的空間位置展現(xiàn)；屬性信息方式以表格方式顯示具體的屬性信息，如存儲(chǔ)位置、編號(hào)等詳盡信息。查詢結(jié)果中的圖形和屬性可以關(guān)聯(lián)，即點(diǎn)擊表格中的行，在地圖窗口可以高亮閃爍顯示其空間位置。檢索結(jié)束后可以直接進(jìn)入測(cè)繪成果分發(fā)子系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)繪成果分發(fā)和提供。
4.1.3 測(cè)繪成果分發(fā)模塊
數(shù)據(jù)分發(fā)人員能夠根據(jù)圖幅號(hào)、坐標(biāo)范圍、鼠標(biāo)任意圈選以及用戶提供的索取資料范圍圖形數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取、裁切和輸出。能夠根據(jù)用戶的需要按照國(guó)標(biāo)地形圖圖式進(jìn)行符號(hào)化、標(biāo)注、圖廓整飾后打印或輸出圖片文件。數(shù)據(jù)操作、提供完成后在日志文件中進(jìn)行登記，以供測(cè)繪檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)提供統(tǒng)計(jì)工作。
4.1.4 控制測(cè)量成果管理子系統(tǒng)
控制測(cè)量成果管理子系統(tǒng)以1∶25萬(wàn)數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)瀏覽底圖，并在底圖上疊加不同比例尺地形圖結(jié)合表，能夠根據(jù)項(xiàng)目名稱、點(diǎn)名、水準(zhǔn)點(diǎn)線路名稱、鼠標(biāo)點(diǎn)選或拉框、坐標(biāo)范圍、點(diǎn)位所在圖幅號(hào)在測(cè)量控制點(diǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)中提取控制點(diǎn)資料，并產(chǎn)生報(bào)表文件打印輸出，報(bào)表內(nèi)容包括點(diǎn)名、點(diǎn)號(hào)、坐標(biāo)、高程、點(diǎn)之記、點(diǎn)位說(shuō)明、所在圖幅、施測(cè)單位、坐標(biāo)系統(tǒng)等信息。操作結(jié)束后在日志文件中進(jìn)行操作登記，以便在測(cè)繪管理子系統(tǒng)中進(jìn)行測(cè)量控制點(diǎn)資料提供情況統(tǒng)計(jì)工作。
4.1.5 系統(tǒng)維護(hù)模塊
系統(tǒng)維護(hù)在本系統(tǒng)中包含四部分內(nèi)容：用戶管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)數(shù)據(jù)還原及日志管理。其中用戶管理和日志管理是提供給系統(tǒng)管理員使用，系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)數(shù)據(jù)還原提供給測(cè)繪資料檔案管理員使用。
用戶管理：實(shí)現(xiàn)用戶的增加、編輯、刪除功能及對(duì)用戶的授權(quán)管理。
系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份：為防止災(zāi)難性的數(shù)據(jù)損失，系統(tǒng)中設(shè)計(jì)此功能，實(shí)現(xiàn)定期或自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。有邏輯備份、物理備份及增量備份及幾種方式。
系統(tǒng)數(shù)據(jù)還原：實(shí)現(xiàn)將備份的數(shù)據(jù)還原到數(shù)據(jù)庫(kù)中。
日志管理：該模塊對(duì)于系統(tǒng)的各種操作加以記錄。將日志分為本地日志和數(shù)據(jù)庫(kù)日志，主要是用來(lái)記錄用戶所作的重要操作，如登錄信息、查詢登記、刪除信息等，即用戶的操作軌跡信息和系統(tǒng)出錯(cuò)信息。
4.2 基于B/S的測(cè)繪成果目錄系統(tǒng)
提供對(duì)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)庫(kù)中資源目錄和元數(shù)據(jù)的查詢、檢索和共享管理，包括資源目錄服務(wù)、元數(shù)據(jù)查詢功能。
（1）源目錄服務(wù)。
提供對(duì)基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中的基礎(chǔ)地理、影像、工程專題和三維模型等進(jìn)行分類，以資源目錄組織形式，對(duì)這些數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行組織和檢索，并進(jìn)行目錄檢索授權(quán)控制。
（2）元數(shù)據(jù)查詢功能。
提供兩種查詢方式：按資源目錄組織結(jié)構(gòu)，對(duì)檢索的數(shù)據(jù)項(xiàng)結(jié)果，可對(duì)其中的地理產(chǎn)品元數(shù)據(jù)（DLG、DEM、DOM）進(jìn)行查詢?yōu)g覽；按元數(shù)據(jù)樹形分類結(jié)構(gòu)，使用元數(shù)據(jù)分類、實(shí)體類型、關(guān)鍵字或其組合進(jìn)行檢索，允許用戶輸出或打印。
5 系統(tǒng)性能需求
（1）實(shí)現(xiàn)對(duì)多源海量數(shù)據(jù)的有效管理。
空間公司現(xiàn)有數(shù)字測(cè)繪成果數(shù)據(jù)容量達(dá)到TB級(jí)別，系統(tǒng)需要對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的入庫(kù)、維護(hù)更新和數(shù)據(jù)瀏覽。系統(tǒng)需管理的數(shù)據(jù)類型多樣包括：基礎(chǔ)地理空間數(shù)據(jù)（DLG、DEM、DOM）、影像數(shù)據(jù)、控制成果數(shù)據(jù)、專題地理空間數(shù)據(jù)、模型數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)多源數(shù)據(jù)的管理，實(shí)現(xiàn)不同類型數(shù)據(jù)的無(wú)縫集成。
（2）擴(kuò)展性需求。
系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，具有良好的可擴(kuò)充性，以適應(yīng)不同階段的發(fā)展需要，便于系統(tǒng)的擴(kuò)展。
（3）空間數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)優(yōu)化配置。
對(duì)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)及空間數(shù)據(jù)引擎的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，使響應(yīng)時(shí)間和吞吐量之間的關(guān)系達(dá)到最優(yōu)。加快系統(tǒng)運(yùn)行速度，減少用戶等待數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)量更新或者導(dǎo)入時(shí)，有進(jìn)度提示。
（4）安全性需求。
為不同用戶設(shè)置不同的基礎(chǔ)地理信息操作權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。具有完整的數(shù)據(jù)入庫(kù)、更新操作日志。
（5）用戶操作簡(jiǎn)單。
系統(tǒng)維護(hù)方便，無(wú)需記憶任何計(jì)算機(jī)命令，人機(jī)界面友好，操作簡(jiǎn)單。
（6）數(shù)據(jù)的安全性需求。
系統(tǒng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)備份恢復(fù)能力，確保在數(shù)據(jù)遭到破壞時(shí)能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。
（7）系統(tǒng)穩(wěn)定，容錯(cuò)能力強(qiáng)。
6 系統(tǒng)創(chuàng)新點(diǎn)
（1）系統(tǒng)的建設(shè)改變?cè)袦y(cè)繪成果管理手工、半手工的方式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的積累數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)以及網(wǎng)上查詢檢索、提供利用等功能。（2）基于元數(shù)據(jù)的測(cè)繪成果數(shù)據(jù)管理。元數(shù)據(jù)就是關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，即數(shù)據(jù)的標(biāo)識(shí)、覆蓋范圍、質(zhì)量、空間和時(shí)間模式、空間參照系和分發(fā)等信息。它可以幫助和促進(jìn)人們有效地定位、評(píng)價(jià)、比較、獲取和使用相關(guān)數(shù)據(jù)。合理組織、管理元數(shù)據(jù)可以最大限度地發(fā)揮元數(shù)據(jù)的作用，使之成為管理和發(fā)現(xiàn)地理信息的鑰匙，為地理信息共享提供保障。（3）實(shí)現(xiàn)測(cè)繪成果空間查詢和檢索。測(cè)繪成果檔案獨(dú)有的空間地理特性決定了它對(duì)于圖形方面的較高要求，不僅要相關(guān)信息的可視化直觀表達(dá)，而且要具備一定的地理空間位置運(yùn)算和處理的能力?？梢詫?shí)現(xiàn)空間查詢和檢索功能是測(cè)繪成果檔案管理的一個(gè)突破。（4）系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理采用空間數(shù)據(jù)引擎（SDE）加大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)Oracle，實(shí)現(xiàn)多源海量數(shù)據(jù)的組織管理、支持空間數(shù)據(jù)的無(wú)縫集成、確保數(shù)據(jù)的一致性、完備性、保證數(shù)據(jù)的安全。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：測(cè)繪檔案；職業(yè)道德；工作人員；行政管理
0 引言
測(cè)繪檔案是一種專業(yè)性很強(qiáng)的檔案資料，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，測(cè)繪檔案與信息的重要性日益突顯。如何加強(qiáng)測(cè)繪檔案的管理與利用，成為緊要的任務(wù)。測(cè)繪成果資料是通過(guò)測(cè)繪生產(chǎn)所形成的信息產(chǎn)品，形式包括測(cè)繪記錄、圖表、照片、文字說(shuō)明和成果成圖等。測(cè)繪檔案是在測(cè)繪資料基礎(chǔ)上產(chǎn)生的，具有保存、利用價(jià)值，并按一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保管。隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的形式也有了很大變化，從傳統(tǒng)實(shí)物檔案向機(jī)讀電子檔案方向發(fā)展，這就要求測(cè)繪檔案管理人員在檔案管理工作中，不斷研究新方法、探索新模式，作好新時(shí)期現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作，使其更好地為工程建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料、為行政決策提供參考信息，更好地發(fā)揮測(cè)繪檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。
1 測(cè)繪檔案的內(nèi)容及分類
1)按記錄的內(nèi)容不同分類
測(cè)繪管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科研與教學(xué)檔案、儀器設(shè)備檔案以及基本建設(shè)檔案。
2)按檔案性質(zhì)不同分類
基本測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料參考檔案。
3)按載體形式不同分類
圖紙檔案和電子檔案。前者包括: 紙質(zhì)測(cè)繪記錄、圖表、卡片、照片文字說(shuō)明、成果成圖等。后者，即經(jīng)過(guò)電子計(jì)算機(jī)編輯、處理的測(cè)繪檔案，需要光盤、磁盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。
4)按范圍、比例尺不同分類
全國(guó)性測(cè)繪檔案、地方性測(cè)繪檔案和專業(yè)性測(cè)繪檔案。全國(guó)性和地方性測(cè)繪資料檔案按照 《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸口負(fù)責(zé)的制度，專業(yè)測(cè)繪資料檔案由各專業(yè)部門參照規(guī)定自行管理?！吨袊?guó)檔案分類法測(cè)繪業(yè)檔案分類表》中將測(cè)繪檔案分為一級(jí)基本類目 ( 15個(gè) )和二級(jí)屬項(xiàng)類目 ( 69個(gè) )，給測(cè)繪系統(tǒng)的建檔提供了歸檔范圍、檔案分類、檔號(hào)編制等標(biāo)準(zhǔn)的參考依據(jù)。
5)常用的檔案分類
1.職能分類; 2.時(shí)間分類; 3.作者分類; 4.專題分類項(xiàng); 5.項(xiàng)目分類; 6.型號(hào)分類;7.區(qū)域分類; 8.外形分類。
2 建立健全測(cè)繪檔案管理制度
作為測(cè)繪檔案的管理部門，要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《測(cè)繪法》《保密法》《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》以及《科技檔案資料管理工作暫行規(guī)定》等相關(guān)法律、政策，充分認(rèn)識(shí)其在測(cè)繪資料檔案的管理中起到的重要作用，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)制度細(xì)則。如，檔案管理制度，明確人員職責(zé); 測(cè)繪檔案保密制度，使管理人員嚴(yán)格按制度辦事，在測(cè)繪檔案的收集、接收、提供、借用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)上，嚴(yán)格履行各種手續(xù)， 確保資料檔案安全;測(cè)繪檔案驗(yàn)收、建檔制度，嚴(yán)格驗(yàn)收、規(guī)范建檔。健全與完善電子測(cè)繪信息數(shù)據(jù)的采集、更新、運(yùn)行和維護(hù)的長(zhǎng)效機(jī)制，作為測(cè)繪檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn)加以突破; 建立測(cè)繪檔案借閱、使用、收費(fèi)制度， 界定無(wú)償使用與有償使用測(cè)繪檔案的范圍，確定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn); 測(cè)繪檔案管理、利用及開發(fā)相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)措施。使測(cè)繪檔案管理工作有章可循， 把測(cè)繪檔案管理工作納入測(cè)繪行政管理體系當(dāng)中。
3努力提高測(cè)繪檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想道德水平
測(cè)繪檔案的管理人員不僅要有精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)、愛崗敬業(yè)的品格，而且，還要具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德。對(duì)內(nèi)作好檔案的管理和利用工作，對(duì)外作好保密工作。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與考核，制定相關(guān)激勵(lì)制度，形成良好的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)氛圍，有條件的單位可以聘請(qǐng)測(cè)繪專家講課、座談，開展測(cè)繪檔案人員普法班、測(cè)繪檔案專業(yè)培訓(xùn)班以及測(cè)繪高新技術(shù)普及班。還可以組織相關(guān)人員到同行業(yè)先進(jìn)單位考察學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，開闊視野。隨著檔案管理信息化程度提高，檔案工作人員不再是單純意義上的保管員，而是信息的組織者、分析者和開發(fā)者，這就要求他們不但要做好思想和心理準(zhǔn)備，還要在知識(shí)和技能上能應(yīng)對(duì)更高地挑戰(zhàn)，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，具備開發(fā)和維護(hù)電子檔案的能力。同時(shí)，測(cè)繪檔案管理部門還要定期開展對(duì)檔案管理人員的思想政治教育工作，培養(yǎng)從業(yè)人員責(zé)任感、使命感。
4 加強(qiáng)測(cè)繪檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
根據(jù)《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》，保管測(cè)繪資料檔案應(yīng)保持資料檔案的良好秩序，確保資料檔案的安全，盡最大限度延長(zhǎng)資料檔案的壽命。盡量做到檔案室、辦公室、 閱覽室各自分開。對(duì)檔案室的要求不僅要建筑牢固、門窗嚴(yán)實(shí)，還要有防火、防潮、防蟲、防曬、防塵等設(shè)施。對(duì)于存放航空攝影和薄膜黑圖檔案的庫(kù)房，還要保持適當(dāng)?shù)臏貪穸?。?duì)于磁盤、磁帶、膠片為介質(zhì)的測(cè)繪檔案存放要符合防濕、防潮、防磁的要求。同時(shí)，要求有警衛(wèi)或指定人員看管。電子信息科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，測(cè)繪檔案信息化進(jìn)程不斷加快，但是， 目前只有少部分測(cè)繪檔案完成了信息化錄入，大部分測(cè)繪檔案還以傳統(tǒng)管理方式保存，這就要求我們不能忽視對(duì)測(cè)繪檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)，加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善保管條件，給予政策和資金支持是必要的。
5 研發(fā)測(cè)繪檔案電子管理程序系統(tǒng)，加快測(cè)繪檔案信息化進(jìn)程
目前，測(cè)繪檔案管理的趨勢(shì)是，測(cè)繪數(shù)據(jù)信息錄入、保存，以及測(cè)繪檔案管理、利用都向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。全國(guó)各省市正在積極進(jìn)行地理信息公共平臺(tái)和基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并在部分省市開展了全國(guó)性示范項(xiàng)目，取得了良好的效果。建立測(cè)繪成果分發(fā)系統(tǒng)是十分必要的。該系統(tǒng)具有信息、查詢檢索、分析處理、影象掃描、數(shù)據(jù)提供與備份、 信息開發(fā)等功能。它利用國(guó)家基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)等測(cè)繪檔案資料成果，通過(guò)國(guó)家基礎(chǔ)地理信息系統(tǒng)的傳輸網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行測(cè)繪信息，根據(jù)各類用戶的不同需求，經(jīng)過(guò)周密的分析處理，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供測(cè)繪成果信息、檔案資料查詢、數(shù)據(jù)分發(fā)及產(chǎn)品供應(yīng)等基礎(chǔ)地理信息服務(wù)。測(cè)繪檔案管理登記系統(tǒng) ( S AMS )的設(shè)計(jì)和開發(fā)給測(cè)繪檔案的管理和利用帶來(lái)了便利。本系統(tǒng)包括應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫(kù)兩部分，應(yīng)用程序由多個(gè)模塊組成，主要完成數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等多種功能。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方面，按照測(cè)繪檔案的特點(diǎn)，分成數(shù)字類、 航片類、 地形圖類和大地成果類 4大類。SAMS的主要功能有: 用戶權(quán)限管理識(shí)別，快速建立測(cè)繪檔案、靈活查詢、測(cè)繪成果交換、統(tǒng)計(jì)輸出、測(cè)繪檔案借還以及建立用戶日志等。在專業(yè)化的信息系統(tǒng)的幫助下，測(cè)繪檔案的發(fā)展進(jìn)入了電子化時(shí)代。
6做好測(cè)繪檔案的收集、驗(yàn)收、分類和歸檔工作
測(cè)繪活動(dòng)中一些技術(shù)性的文件材料、技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、展點(diǎn)圖、成果表、航攝鑒定表等測(cè)繪成果資料形成過(guò)程復(fù)雜，涉及專業(yè)相互交錯(cuò)，記錄介質(zhì)種類多，如果收集、管理不到位，容易造成測(cè)繪科技文獻(xiàn)材料存檔不規(guī)范、失真。收集測(cè)繪科技、生產(chǎn)和管理活動(dòng)過(guò)程的重要科技資料，是測(cè)繪科技?xì)w檔的前期工作，作好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)測(cè)繪檔案的形成、積累、整理、歸檔都起著重要的作用。測(cè)繪資料歸檔前，生產(chǎn)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，測(cè)繪檔案管理部門要進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。測(cè)繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，檔案人員應(yīng)參加驗(yàn)收， 了解項(xiàng)目的內(nèi)容，明確歸檔范圍、歸檔材料鑒定內(nèi)容、歸檔移交手續(xù)。移交測(cè)繪材料，還要注意移交期限、成果最終版本、歸檔數(shù)據(jù)成果是否經(jīng)過(guò)產(chǎn)品檢驗(yàn)或項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收、歸檔份數(shù)、 整理立卷要求。歸檔時(shí)，管理人員要作到及時(shí)、規(guī)范，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行歸檔。對(duì)于歸檔范圍、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、管理部門責(zé)任，以及數(shù)據(jù)檔案在保管、利用、銷毀及運(yùn)輸?shù)冗^(guò)程中的要求等，都要認(rèn)真按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。收集與歸檔的具體內(nèi)容包括: 基礎(chǔ)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、正式出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及有關(guān)的專用軟件或?qū)I(yè)設(shè)備參數(shù)等。需要整理上架、入館的測(cè)繪資料，要及時(shí)登記、精準(zhǔn)分類、規(guī)范編號(hào)，制作檢索卡片或編入電子測(cè)繪檔案目錄，及時(shí)上報(bào)，方便查找; 需要編入電子測(cè)繪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的， 則要求檔案人員熟練使用各種專業(yè)錄入設(shè)備、軟件進(jìn)行分類歸檔，做好系統(tǒng)維護(hù)，對(duì)重要信息資料進(jìn)行備份保存。
【關(guān)鍵詞】測(cè)繪資料檔案；內(nèi)容及分類；措施
前言：隨著科技的發(fā)展，測(cè)繪檔案的管理也向前推進(jìn)。建設(shè)數(shù)字化測(cè)繪資料檔案館是今后一個(gè)時(shí)期一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。數(shù)字檔案館的特征是：所有館藏檔案都具有模擬和數(shù)字化兩種存儲(chǔ)形式，從檔案的形成、數(shù)字化到管理、提供實(shí)現(xiàn)全過(guò)程計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢及多媒體服務(wù)。概括地說(shuō)，包括檔案原件全數(shù)字化和檔案管理全信息化兩部分。具體內(nèi)容有館藏檔案資料規(guī)范化整理組卷、數(shù)據(jù)錄入；對(duì)破損圖件進(jìn)行修復(fù)；研究檔案資料信息化管理的新模式，制定相關(guān)的測(cè)繪檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；全面開展館藏檔案資料數(shù)字化處理并建庫(kù)；開發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢檢索系統(tǒng)等。測(cè)繪檔案資料按一級(jí)分類有：TD1 綜合類、TD2 大地測(cè)量類、TD3 攝影測(cè)量，遙感測(cè)繪和其它方法地形測(cè)量、TD41 地圖制圖與地圖印刷類等共14大類的檔案資料。測(cè)繪檔案的載體介質(zhì)種類多、形態(tài)多、館藏量大。從清代到現(xiàn)代各歷史時(shí)期的測(cè)繪成果檔案、圖紙、圖冊(cè)。豐富的館藏檔案資料是國(guó)家的寶貴財(cái)富，加強(qiáng)測(cè)繪檔案資料管理，充分挖掘和發(fā)揮測(cè)繪檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用是今后一段期間的一項(xiàng)重要任務(wù)?？茖W(xué)有效地掄救并長(zhǎng)遠(yuǎn)保存地圖檔案資料，方便快捷地提供使用已成為檔案資料管理的燃眉之急。
一 測(cè)繪檔案的內(nèi)容及分類
1.按記錄的內(nèi)容不同分類
測(cè)繪管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、科研與教學(xué)檔案、儀器設(shè)備檔案以及基本建設(shè)檔案。
2.按檔案性質(zhì)不同分類
基本測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、特業(yè)測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料參考檔案。
3.按載體形式不同分類
圖紙檔案和電子檔案。前者包括： 紙質(zhì)測(cè)繪記錄、圖表、卡片、照片文字說(shuō)明、成果成圖等。后者，即經(jīng)過(guò)電子計(jì)算機(jī)編輯、處理的測(cè)繪檔案，需要光盤、磁盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。
4.按范圍、比例尺不同分類
全國(guó)性測(cè)繪檔案、地方性測(cè)繪檔案和專業(yè)性測(cè)繪檔案。全國(guó)性和地方性測(cè)繪資料檔案按照 《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸口負(fù)責(zé)的制度，專業(yè)測(cè)繪資料檔案由各專業(yè)部門參照規(guī)定自行管理?！吨袊?guó)檔案分類法測(cè)繪業(yè)檔案分類表》中將測(cè)繪檔案分為一級(jí)基本類目 （ 15個(gè) ）和二級(jí)屬項(xiàng)類目 （ 69個(gè) ），給測(cè)繪系統(tǒng)的建檔提供了歸檔范圍、檔案分類、檔號(hào)編制等標(biāo)準(zhǔn)的參考依據(jù)。
二、 建立測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)的過(guò)程
1、 采集原始數(shù)據(jù)。一是利用全站儀和電子手簿把實(shí)地測(cè)繪的數(shù)據(jù)，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行編輯，然后整理成圖。二是通過(guò)數(shù)字化儀，將原有地形圖矢量化，轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)文件輸入計(jì)算機(jī)，可以有效地利用原有檔案，避免重復(fù)工作。三是用掃描儀將原有圖紙直接掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)。它主要適用于要求精度不高的規(guī)劃圖、征地圖等。
2、 建立測(cè)繪信息管理系統(tǒng)。對(duì)數(shù)字化后的原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)繪圖軟件進(jìn)行編輯、整理和修飾，建立圖形數(shù)據(jù)庫(kù)。然后再將每個(gè)工程的名稱、位置、工程概況、屬性特征等相關(guān)信息，輸入計(jì)算機(jī)，建立屬性數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣就具備了建立測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
三 .測(cè)繪檔案信息化建設(shè)策略
1. 加強(qiáng)內(nèi)部檔案的整理工作
加強(qiáng)內(nèi)部檔案的整理工作，是實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案現(xiàn)代化、信息化的前期工作，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面徹底清理，做到帳清物符。使之有規(guī)可循，有目可查。
2.大力開展測(cè)繪檔案基礎(chǔ)性建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理
積極開展測(cè)繪檔案基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，對(duì)館藏的測(cè)繪檔案資料進(jìn)行鑒定工作，有些隨著時(shí)間的推移失去了保存價(jià)值檔案資料，經(jīng)過(guò)一定的審查和批準(zhǔn)手續(xù)可進(jìn)行剔除銷毀，為減輕庫(kù)房負(fù)擔(dān)，降低檔案管理成本，方便有價(jià)值檔案的管理和檢索。改善庫(kù)房和設(shè)備的基本條件，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，防止意外事故的發(fā)生。
測(cè)繪檔案數(shù)量多且復(fù)雜，按標(biāo)準(zhǔn)重新組卷，重新建立分類目錄。對(duì)檔案的有關(guān)狀況進(jìn)行數(shù)量的登記、統(tǒng)計(jì)和分析研究。并對(duì)案卷目錄和文件目錄進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入，建立檔案的案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄，建立檔案檢索體系，初步實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
3.做好測(cè)繪檔案的收集、驗(yàn)收、分類和歸檔工作
測(cè)繪活動(dòng)中一些技術(shù)性的文件材料、技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、展點(diǎn)圖、成果表、航攝鑒定表等測(cè)繪成果資料形成過(guò)程復(fù)雜，涉及專業(yè)相互交錯(cuò)，記錄介質(zhì)種類多，如果收集、管理不到位，容易造成測(cè)繪科技文獻(xiàn)材料存檔不規(guī)范、失真。收集測(cè)繪科技、生產(chǎn)和管理活動(dòng)過(guò)程的重要科技資料，是測(cè)繪科技?xì)w檔的前期工作，作好這項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)測(cè)繪檔案的形成、積累、整理、歸檔都起著重要的作用。測(cè)繪資料歸檔前，生產(chǎn)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，測(cè)繪檔案管理部門要進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。測(cè)繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，檔案人員應(yīng)參加驗(yàn)收， 了解項(xiàng)目的內(nèi)容，明確歸檔范圍、歸檔材料鑒定內(nèi)容、歸檔移交手續(xù)。移交測(cè)繪材料，還要注意移交期限、成果最終版本、歸檔數(shù)據(jù)成果是否經(jīng)過(guò)產(chǎn)品檢驗(yàn)或項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收、歸檔份數(shù)、 整理立卷要求。歸檔時(shí)，管理人員要作到及時(shí)、規(guī)范，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理規(guī)定》《全國(guó)測(cè)繪資料和測(cè)繪檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律、法規(guī)進(jìn)行歸檔。對(duì)于歸檔范圍、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、管理部門責(zé)任，以及數(shù)據(jù)檔案在保管、利用、銷毀及運(yùn)輸?shù)冗^(guò)程中的要求等，都要認(rèn)真按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。收集與歸檔的具體內(nèi)容包括： 基礎(chǔ)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、正式出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)及有關(guān)的專用軟件或?qū)I(yè)設(shè)備參數(shù)等。需要整理上架、入館的測(cè)繪資料，要及時(shí)登記、精準(zhǔn)分類、規(guī)范編號(hào)，制作檢索卡片或編入電子測(cè)繪檔案目錄，及時(shí)上報(bào)，方便查找； 需要編入電子測(cè)繪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的，則要求檔案人員熟練使用各種專業(yè)錄入設(shè)備、軟件進(jìn)行分類歸檔，做好系統(tǒng)維護(hù)，對(duì)重要信息資料進(jìn)行備份保存。
4、實(shí)施立卷歸檔原則
一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。
結(jié)語(yǔ)：
測(cè)繪檔案資料是一種原生的信息資源，測(cè)繪檔案資料信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)的重要組成部分。是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、專業(yè)性和技性較強(qiáng)的工作，測(cè)繪檔案部門應(yīng)與多方面的協(xié)同工作21世紀(jì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化腳步迅速加快，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展以及人們生活水平的提高，對(duì)地理信息資源的需求不斷的加深，測(cè)繪工作已然取得重大的進(jìn)步。測(cè)繪服務(wù)領(lǐng)域也在不斷的擴(kuò)大，服務(wù)對(duì)象多元化以及服務(wù)內(nèi)容多樣化，都將為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)巨大的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
1、《關(guān)十測(cè)繪信息化發(fā)展有關(guān)問(wèn)題的探討》周德軍、周星《地理信息世界》2007年第5期。
檔案是機(jī)關(guān)、組織與個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中，所直接形成并保持備查的文字、圖表、音像等歷史記錄，它作為一種重要的信息資源，不僅是機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)建設(shè)與科學(xué)研究的重要參考依據(jù)與可靠憑據(jù)，同樣也是證明權(quán)益歸屬的有力證據(jù)。因此，要求檔案管理工作應(yīng)當(dāng)具備安全性、完整性與有效性這三方面的特征。安全性是指檔案在收集、鑒定、整理、保管、檢索以及利用等一系列過(guò)程中，應(yīng)保證檔案信息的物質(zhì)安全與政治安全，避免出現(xiàn)人為或自然的損壞，不出現(xiàn)丟失，不泄密；完整性則是指檔案的收集工作應(yīng)當(dāng)完整、齊全，做到?jīng)]有疏漏；有效性則是指檔案在檢索、利用中，能夠有效得以利用，以充分發(fā)揮出檔案的功能作用。
二、社會(huì)管理失范的現(xiàn)象及對(duì)國(guó)企檔案管理價(jià)值的影響
1、弄虛作假
受利益或政績(jī)的趨勢(shì)，國(guó)企中的部分領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中刻意編造事實(shí)，違背了客觀實(shí)際，導(dǎo)致了檔案信息缺乏相應(yīng)的安全性與有效性。例如，對(duì)GDP數(shù)據(jù)進(jìn)行注水造假、對(duì)各種責(zé)任事故的傷害人數(shù)進(jìn)行瞞報(bào)、對(duì)各種自然災(zāi)害損壞進(jìn)行虛報(bào)等等。這類弄虛作假的社會(huì)管理失范現(xiàn)象其類型是多樣的，但是其基本出發(fā)點(diǎn)多是由于保證利益或政績(jī)的需要。但是，最終還是會(huì)對(duì)國(guó)企工作的開展造成影響。檔案的安全性、有效性是檔案信息價(jià)值的基礎(chǔ)，只有確保檔案信息記錄的真實(shí)、可靠，才能真實(shí)反映社會(huì)管理實(shí)踐的具體情況，才能為決策的制定提供可靠的數(shù)據(jù)信息支持。
2、形式主義
近年來(lái)，國(guó)企檔案管理工作中形式主義作風(fēng)仍較為嚴(yán)重，例如：在部分檔案文件與領(lǐng)導(dǎo)講話中，仍缺乏一定的實(shí)用性與針對(duì)性，導(dǎo)致所收集與記錄的檔案信息中重復(fù)現(xiàn)象非常嚴(yán)重；在許多文本檔案中，一些指導(dǎo)術(shù)語(yǔ)如“和諧社會(huì)”、“以人為本”等被濫用、誤用，導(dǎo)致檔案信息中缺乏實(shí)用性，其內(nèi)容也沒(méi)有與具體工作的指導(dǎo)充分結(jié)合。在國(guó)企檔案管理工作中，一切檔案信息的記錄、收集和利用都應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，并盡可能避免出現(xiàn)形式主義的作法。然而近年來(lái)，因檔案管理工作中形式主義、的影響，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作制度僵化，檔案管理工作人員在可能推卸責(zé)任或逃避責(zé)任的基礎(chǔ)上開展工作，將導(dǎo)致責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、管理工作效率不高等情況發(fā)生。
3、記錄失實(shí)
就目前調(diào)查情況來(lái)看，在國(guó)企中大部分認(rèn)識(shí)檔案的內(nèi)容均發(fā)生了質(zhì)量上的問(wèn)題，其利用價(jià)值有限，最常表現(xiàn)就是檔案資料的空洞以及形式化，其資料上只有學(xué)歷以及工作經(jīng)歷和政治面貌等，所以記錄只有過(guò)去，毫無(wú)目前狀況，無(wú)法最真實(shí)的反正大家的實(shí)際情況，給檔案信息的完整性與有效性造成了較大的影響。例如：對(duì)關(guān)鍵事項(xiàng)回避記錄、對(duì)事故原因及事故人數(shù)模糊記錄、對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題的解決方案不做記錄等等。記錄失實(shí)問(wèn)題，既是由于約束力度不足而導(dǎo)致檔案信息的記錄不嚴(yán)格、不規(guī)范，也是由于部分領(lǐng)導(dǎo)因自身利益的驅(qū)使，而對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行模糊概況記錄，甚至不進(jìn)行記錄。
三、社會(huì)管理失范問(wèn)題的對(duì)策與措施研究
1、加強(qiáng)國(guó)企檔案管理工作的規(guī)范化
（1）對(duì)工作人員的要求
面對(duì)弄虛作假、形式主義、記錄失實(shí)等社會(huì)管理失范問(wèn)題，對(duì)管理檔案價(jià)值所帶來(lái)的負(fù)面影響，檔案管理工作人員必須嚴(yán)于律己，實(shí)事求是，并保持嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，使各項(xiàng)管理制度與管理規(guī)程得以有效貫徹落實(shí)。同時(shí)，作為檔案管理人員其必須對(duì)工作的流程有一個(gè)系統(tǒng)的掌握，包括對(duì)檔案的接收、歸檔以及管理等等，并將信息錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)，便于信息的共享，利于國(guó)企工作的開展。
（2）對(duì)檔案管理部門的要求
檔案管理中，檔案信息的形成以及檔案價(jià)值的體現(xiàn)，都對(duì)社會(huì)管理的規(guī)范性有著很高的要求。為此，各級(jí)檔案管理部門一方面應(yīng)當(dāng)積極建立與落實(shí)各項(xiàng)完善的檔案管理制度與管理規(guī)范，從而對(duì)檔案管理的整個(gè)流程進(jìn)行系統(tǒng)、有效的規(guī)范；另一方面，各部門還應(yīng)重點(diǎn)從專業(yè)的角度、從完善工作建議的角度出發(fā)，對(duì)檔案管理工作提出可操作性強(qiáng)、可行性強(qiáng)的對(duì)策與建議，從而為檔案管理工作的順利開展?fàn)I造出良好的環(huán)境。
2、實(shí)施立卷歸檔審查制度
當(dāng)前，檔案管理工作的立卷歸檔環(huán)節(jié)中所存在的主要問(wèn)題是，檢查與審核工作缺乏一定的系統(tǒng)性與科學(xué)性，導(dǎo)致對(duì)被檢查單位的檔案信息缺乏全面的掌握，無(wú)法對(duì)檔案的完整性、有效性作出科學(xué)的判斷。為此，應(yīng)當(dāng)建立完善的立卷歸檔審查制度，從而對(duì)檔案信息中的弄虛作假、記錄失實(shí)等問(wèn)題進(jìn)行有效的查出，并進(jìn)行及時(shí)的糾正。立卷歸檔審查制度的制定與落實(shí)，不僅有利于檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、程序化與法制化的建設(shè)，而且通過(guò)對(duì)立卷歸檔環(huán)節(jié)中檔案信息的質(zhì)量審查，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案記錄、鑒定、整理等環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。
3、實(shí)施質(zhì)量評(píng)估制度
檔案質(zhì)量評(píng)估制度，是各檔案管理部門根據(jù)當(dāng)前所收集到的檔案信息，對(duì)不同立檔單位檔案材料的完整性、有效性與安全性進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估。通過(guò)檔案質(zhì)量評(píng)估制度的有效制定與落實(shí)，使各檔案部門能對(duì)社會(huì)管理失范現(xiàn)象做到心中有數(shù)，能根據(jù)具體問(wèn)題采取有針對(duì)性的措施，而且能使檔案利用者更加方便、有效的利用這些檔案信息資源。
四、總結(jié)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 會(huì)計(jì)檔案 現(xiàn)狀 管理對(duì)策
中圖分類號(hào)：F235 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1004-4914(2010)11-176-02
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是指在財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的各種文件和專業(yè)材料，是全面記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)和資金運(yùn)動(dòng)的重要資料，是檢查遵守財(cái)經(jīng)制度和紀(jì)律的重要憑據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是專業(yè)檔案的一種，它是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映。也是開展財(cái)務(wù)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料。規(guī)范、完整的會(huì)計(jì)檔案，不但可以幫助財(cái)務(wù)人員核查歷史，為工作提供理論依據(jù)，還可以使業(yè)務(wù)人員從中學(xué)到相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。借鏊到先進(jìn)的管理方法，對(duì)財(cái)務(wù)工作起到推動(dòng)作用。正因?yàn)槿绱?，它是?cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)管理水平的內(nèi)容之一。無(wú)論是醫(yī)院上等達(dá)標(biāo)，還是國(guó)內(nèi)外醫(yī)療行業(yè)各類質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的推行；不管是醫(yī)院改制，還是建立現(xiàn)代醫(yī)院制度，進(jìn)行醫(yī)院資本經(jīng)營(yíng)；無(wú)不以系統(tǒng)完整的會(huì)計(jì)檔案資料為憑證和依據(jù)。缺少了檔案這一栽體，醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)就不可能得到完整、真實(shí)的反映，就會(huì)影響到醫(yī)院的管理和發(fā)展，甚至?xí)斐稍S多無(wú)法彌補(bǔ)的損失。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是維護(hù)醫(yī)院、患者經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的憑證和依據(jù)，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理是十分重要的。
一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容及管理現(xiàn)狀
會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)客因單位具體情況而有所不同，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案基本由財(cái)套類、基建類、工會(huì)類組成。歸檔范圍主要為綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(預(yù)、決算表、工資表)、查賬報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、單位、個(gè)人權(quán)益有關(guān)的其它重要文件。如合同、章程等各種會(huì)計(jì)專業(yè)資料以度會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)，還包括會(huì)計(jì)電算化后形成的電子財(cái)務(wù)檔案。不同類型的會(huì)計(jì)檔案規(guī)定有不同的保管年限。由于會(huì)計(jì)檔案具備專業(yè)性強(qiáng)、信息量大、查閱頻繁的特點(diǎn)，故醫(yī)院普遍采用的是財(cái)務(wù)部門自責(zé)檔案立卷整理和保管，綜合檔案室統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理辦法。由于客觀及主觀條件的制約，從而影響檔隸保管質(zhì)量，給財(cái)務(wù)管理工作造成障礙。
1.重視程度不夠，缺乏有效管理機(jī)制。酋先，醫(yī)院上級(jí)主管部門和會(huì)計(jì)主管部門在工作中只注意會(huì)計(jì)報(bào)告的報(bào)送質(zhì)量，來(lái)把會(huì)計(jì)檔案建設(shè)納入業(yè)務(wù)評(píng)比范圍；其次。各級(jí)檔案管理部門認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案建設(shè)是業(yè)務(wù)部門的事情，未把會(huì)計(jì)檔案納入管理視野：第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，總認(rèn)為會(huì)計(jì)資料的收集整理與保管是會(huì)計(jì)人員的事，很少過(guò)問(wèn)。
2.制度不健全，缺乏制約協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任不清。醫(yī)院的會(huì)計(jì)資料，一般是誰(shuí)自責(zé)哪項(xiàng)工作，所取得的會(huì)計(jì)檔案資料就由誰(shuí)裝訂成冊(cè)，并由其保管。如果出差、調(diào)走或轉(zhuǎn)業(yè)，資料的使用就會(huì)受到限制，離開崗位的人員對(duì)會(huì)計(jì)資料不說(shuō)明、不移交，一走了之；接任的會(huì)計(jì)人員，不過(guò)問(wèn)也不保管前任會(huì)計(jì)資料，容易出現(xiàn)說(shuō)不清、道不明的混亂現(xiàn)象。
3.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。按熙《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)工作有關(guān)資料必須收集歸檔。目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是兼職，缺乏會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，檔案資料的收集、整理、保管工作不規(guī)范。如有的檔案超過(guò)保管期限，卻沒(méi)有度時(shí)清理登記，所有會(huì)計(jì)檔案全部堆放在庫(kù)房。對(duì)于尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證未在立卷備注中標(biāo)明，也未單獨(dú)抽出另行立卷，許多醫(yī)院覺(jué)得會(huì)計(jì)資料責(zé)任重大，如果有什么重大事情，銷毀后便無(wú)從查起。故而很多單位寧肯讓陳年舊賬堆積在庫(kù)房中，也不愿主動(dòng)銷毀。
4.電子財(cái)務(wù)檔案未納入醫(yī)院檔案管理范圍，檔案管理內(nèi)容不完整。目前醫(yī)院以軟盤、光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿廈程式和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)等，沒(méi)有相關(guān)制度指導(dǎo)歸檔；同時(shí)。會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡及手冊(cè)等全套資料也散落在各管理人員手中。
5.檔案使用對(duì)象眾多，不利于管理。由于內(nèi)外部人員借閱次數(shù)頻繁、量大，根本不可能全部由兼職檔案員代勞。由于檔案接觸者多為醫(yī)院財(cái)務(wù)人員，會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房鑰匙無(wú)專人管理，會(huì)計(jì)人員出入庫(kù)房自由。查借閱資料不進(jìn)行登記，導(dǎo)致檔案丟失損壞責(zé)任無(wú)法追究。其次，其他財(cái)務(wù)人員意識(shí)淡薄。借閥后歸還很不及時(shí)，致使檔案散落在各經(jīng)手人手中；更有甚者顛倒次序號(hào)隨意擺放，或卷盒里外不一致胡亂塞回了事，導(dǎo)致后續(xù)者查閱困難。
6.醫(yī)院檔案存放環(huán)境和設(shè)備簡(jiǎn)陋，不利于會(huì)計(jì)檔案的安全存放。檔案庫(kù)房不符合規(guī)定，普遍沒(méi)有通風(fēng)、遮陽(yáng)、溫濕度控制設(shè)備，沒(méi)有正式的會(huì)計(jì)檔案桓，也沒(méi)有專門的存放器具，導(dǎo)致霉變等速度加快，不利于檔案安全存放。管理工作偏重于歸檔入庫(kù)上，疏于日常庫(kù)房及案卷維護(hù)和保養(yǎng)。
7.會(huì)計(jì)檔案整理不規(guī)范，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的生成、整理、立卷、裝訂、入庫(kù)等各環(huán)節(jié)都不規(guī)范，立卷厚薄沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，封皮上項(xiàng)目填寫不奎，頁(yè)碼未編。對(duì)于未了債權(quán)債務(wù)和重大事項(xiàng)未在備注中標(biāo)明，各類資料沒(méi)有歸類入盒，沒(méi)填檔案類目號(hào)、卷數(shù)。
8.會(huì)計(jì)檔案只有利用，沒(méi)有利用效果分析。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)策探討
鑒于醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，為了順應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)從以下幾方面入手。
(一)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案工作全面開展
一是三管部門(醫(yī)院主管部門――衛(wèi)生局、會(huì)計(jì)主管部門――財(cái)政局、檔案主管部門――檔案局)都將會(huì)計(jì)檔案納入業(yè)務(wù)評(píng)比和管理范圍；二是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案納入醫(yī)院考核范圍，并把其作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展：雙管齊下，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。
(二)建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理制度
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的形成是由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門完成的，檔案部門要督促財(cái)務(wù)部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理制度(收集制度、立卷制度、歸檔制度、保管制度、利用制度、銷毀制度)，嚴(yán)格按照檔案管理工作程序和規(guī)范要求工作，明確會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，抓好會(huì)計(jì)檔案管理的各環(huán)節(jié)，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
(三)規(guī)范醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理流程
要保證和提高案卷質(zhì)量，須規(guī)范檔棠生成、裝訂、整理、入庫(kù)等環(huán)節(jié)，分別從出納、會(huì)計(jì)、稽核、檔案管理員一系列崗位加以監(jiān)督，從源頭上嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
1.在會(huì)計(jì)檔案收集過(guò)程中，要根據(jù)會(huì)計(jì)檔隸歸檔范圍進(jìn)行收集，將業(yè)務(wù)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)納入收集范圍，特別是電子財(cái)務(wù)檔隸。大部分醫(yī)院仍以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，在醫(yī)院信息化的進(jìn)程中，大大影響了醫(yī)院的發(fā)展。
2.在立卷整理過(guò)程中，根據(jù)醫(yī)院立卷歸檔
制度和會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理、組卷、編號(hào)、填寫封皮，特別要注意保管期限、備考表的填寫，保管期限按檔案法規(guī)定填寫，以便日后銷毀為證。案卷盒中備考表是記栽盒中文件數(shù)量及變動(dòng)情況，如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。
3.在歸檔中，醫(yī)院會(huì)計(jì)部門要與檔案部門做好移交手續(xù)，醫(yī)院會(huì)計(jì)部門列出歸檔材料目錄清單。檔案管理部門在接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，根據(jù)目錄清單一一清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)各移交的會(huì)計(jì)材料不齊全或不合規(guī)定的資料一概不予接收，清點(diǎn)完之后。交接人與接收人簽字確認(rèn)，明確責(zé)任。
4.在利用中，檔案部門要建立查借閱登記簿，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查借。需辦理審批手續(xù)的目前多數(shù)醫(yī)院原則上采用手工登記檔案日常借閱情況，針對(duì)年檔案庫(kù)存量極大、查閱頻繁的醫(yī)療單位，筆者認(rèn)為有條件可單獨(dú)建立檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和控制。檔案管理系統(tǒng)對(duì)借出檔案應(yīng)定期匯總信息。已歸還、未歸還以及借出在外時(shí)間均有詳盡記栽，以便核查、追究責(zé)任人，嚴(yán)格防范檔案資料丟失。
(四)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)。醫(yī)院要對(duì)財(cái)務(wù)科兼職檔案員進(jìn)行檔隸管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)。提高其檔案管理水平。財(cái)務(wù)科兼職檔案員要把做好會(huì)計(jì)檔案管理作為自己的工作職責(zé)和任務(wù)，樹立責(zé)任意識(shí)。增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感，積極主動(dòng)地做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。
(五)加快會(huì)計(jì)電子檔案管理立法規(guī)定
隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，使用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)信息的現(xiàn)象將會(huì)越來(lái)越多，因此應(yīng)盡快立法規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案的管理，以達(dá)到法律的超前性。
1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不夠規(guī)范。雖然大多數(shù)社會(huì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性有較高認(rèn)識(shí)，但是由于沒(méi)有科學(xué)的管理方法可遵循、沒(méi)有先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)可借鑒，加之社會(huì)保險(xiǎn)檔案體系不健全，管理?xiàng)l件落后，缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和安全防護(hù)設(shè)施，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不規(guī)范。同時(shí)由于經(jīng)辦社會(huì)保險(xiǎn)的機(jī)構(gòu)多，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案多頭管理，社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷不統(tǒng)一、不連續(xù)、不完整。
1.2 人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用的重要性認(rèn)識(shí)不高。當(dāng)前，人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用的認(rèn)識(shí)度較低，理解度基本為零，絕大多數(shù)人民群眾都未能意識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性，導(dǎo)致了社會(huì)保險(xiǎn)檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理分散多頭管理現(xiàn)象嚴(yán)重。我國(guó)現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的，是多部門多機(jī)構(gòu)管理。公民個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)檔案分散在不同的管理部門中管理。社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會(huì)保險(xiǎn)檔案分屬不一樣的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案存放在不同的業(yè)務(wù)科室，由于一個(gè)人的保險(xiǎn)資料保存在不一樣的機(jī)構(gòu)或科室，且管理辦法各異，查找起來(lái)相當(dāng)困難。就當(dāng)前而言，具體情況是人社部門管理的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經(jīng)辦部門管理;衛(wèi)生部門管理著基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案;民政部門管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金檔案;商業(yè)保險(xiǎn)部門管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金檔案。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦、政出多門、業(yè)務(wù)交叉、資源浪費(fèi)、政令難以統(tǒng)一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象，如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金，并且相當(dāng)嚴(yán)重。
1.4 缺乏統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國(guó)檔案行政管理部門還未對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作作出明確規(guī)定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等方面還未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。社會(huì)保險(xiǎn)檔案直接關(guān)系到個(gè)人的關(guān)系流動(dòng)、轉(zhuǎn)接，一個(gè)參保人員從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節(jié)，辦理有關(guān)手續(xù)，填寫保險(xiǎn)卡及有關(guān)表格，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，都將是今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。2009年，最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定在2010年內(nèi)開展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”;從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。這就要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理需要具有相當(dāng)大程度上的統(tǒng)一性，不僅是市和轄市區(qū)之間的統(tǒng)一，而且是全國(guó)、省、市、縣從上到下的統(tǒng)一。而目前的實(shí)際情況是社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂信息不能共享。
1.5 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員不專且專業(yè)知識(shí)水平偏低。社會(huì)保險(xiǎn)檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)支撐。從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員配備現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理人員不專，兼職現(xiàn)象嚴(yán)重，而且檔案管理專業(yè)知識(shí)水平及學(xué)歷不高，嚴(yán)重影響著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的水平。
2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策
2.1 進(jìn)一步完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案立法，建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理法律法規(guī)體系。雖然我國(guó)已經(jīng)建立了一系列社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的法律法規(guī)制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國(guó)保險(xiǎn)種類的增多，以及對(duì)養(yǎng)老方式觀念的改變，應(yīng)根據(jù)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，結(jié)合新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題及時(shí)加以規(guī)定。健全有關(guān)檔案管理制度，完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案從業(yè)資格管理與培訓(xùn)等檔案人員的制度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責(zé)任的具體規(guī)定。
2.2 增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案隊(duì)伍建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作政策性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求也很高。應(yīng)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理經(jīng)辦人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度，建立業(yè)務(wù)過(guò)硬、責(zé)任心強(qiáng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，督促單位負(fù)責(zé)人依法履行對(duì)本單位檔案工作負(fù)有的職責(zé)，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結(jié)果公告制度，使違法單位與個(gè)人及時(shí)整改，以推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道。
2.3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)管理工作。目前大多數(shù)檔案室仍在沿用傳統(tǒng)的手工操作的模式，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難且不準(zhǔn)確。地方政府應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況，利用推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，有針對(duì)性地開發(fā)信息系統(tǒng)，完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理工作，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與整合，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍，通過(guò)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，依靠科技力量提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平。確保為參保單位和個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)，并接受監(jiān)督。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是支撐養(yǎng)老保險(xiǎn)制度健康運(yùn)行的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，只有依法加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，才能不斷提高經(jīng)辦能力和管理水平，以推動(dòng)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。
2.4 正確定位社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始?xì)v史記錄，產(chǎn)生于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。進(jìn)入后保管時(shí)代之后，社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)已經(jīng)不再僅僅是行政機(jī)構(gòu)的產(chǎn)物，而更多的是一種社會(huì)記憶、文化記憶。社會(huì)保險(xiǎn)檔案正是在個(gè)人參與社會(huì)保險(xiǎn)這一社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的記錄，它不僅具有證明價(jià)值、參考價(jià)值，也是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)工作開展過(guò)程中產(chǎn)生的文化印記，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記錄社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的有力憑證。
2.5 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才，加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。
2.5.1 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的政治素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員隊(duì)伍應(yīng)該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應(yīng)在正確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、鮮明的政治觀點(diǎn)、嚴(yán)肅的政治紀(jì)律、高度的政治敏銳性指引下進(jìn)行。否則，就會(huì)墜入社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的誤區(qū)。
2.5.2 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)水平，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔的范圍及整理要求;學(xué)習(xí)《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。因?yàn)闄n案是一種知識(shí)載體，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員要發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案的社會(huì)效益，只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問(wèn)題。
2.5.3 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的文化素養(yǎng)。例如，書寫水平對(duì)于搞好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作具有重要作用，因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，如全宗介紹、編目、著錄、標(biāo)引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認(rèn)會(huì)直接影響檔案作用的發(fā)揮。再如，掌握相關(guān)知識(shí)對(duì)于搞好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作也具有重要作用，因?yàn)楝F(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書館學(xué)知識(shí);還應(yīng)具有一定的法律知識(shí);掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員只有熟悉和掌握電子文檔、數(shù)據(jù)錄入等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作發(fā)展的需要。
關(guān)鍵詞：檔案管理；保障房；房地產(chǎn)；財(cái)務(wù)
1 引言
應(yīng)建立健全保障性住房的保障對(duì)象家庭的誠(chéng)信檔案體系，通過(guò)電視、網(wǎng)站、報(bào)紙、舉報(bào)電話等手段，將保障性住房申請(qǐng)家庭的收入、住房信息等審查情況定期進(jìn)行公示，以此加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督力度，體現(xiàn)保障性住房分配的公開透明性。對(duì)于保障性住房資格審查，可以安排保障性住房申請(qǐng)者所居住小區(qū)的社區(qū)工作人員先對(duì)申請(qǐng)者的基本情況進(jìn)行核實(shí)，構(gòu)建居委會(huì)、房管局、區(qū)縣到市的四個(gè)層級(jí)的聯(lián)合審核體系。各地住房管理部門，應(yīng)該把城區(qū)內(nèi)所有現(xiàn)有房屋的產(chǎn)權(quán)進(jìn)行登記，將其納入個(gè)人住房信息系統(tǒng)，并在全省范圍內(nèi)將資源信息共享。通過(guò)建立個(gè)人住房信息系統(tǒng)，從源頭上杜絕沒(méi)有保障性住房保障資格的群體通過(guò)不合理的手段獲得保障性住房的情況出現(xiàn)。
2 建立主動(dòng)退出保障房的檔案管理系統(tǒng)
個(gè)人及家庭的收入會(huì)隨著工作、經(jīng)濟(jì)環(huán)境等方面的變化而有所改善，保障性住房的建設(shè)面積大小、相關(guān)配套設(shè)施等要既要滿足低收入住房家庭困難家庭的住房需求，又不足以對(duì)較高收入群體產(chǎn)生吸引力，從而減少投機(jī)性行為的產(chǎn)生。一方面，當(dāng)保障對(duì)象的收入條件改善或者住房面積改變時(shí)，我們應(yīng)該鼓勵(lì)其主動(dòng)退出保障性住房的保障對(duì)象行列；另一方面，當(dāng)發(fā)現(xiàn)違反保障性住房法律法規(guī)行為發(fā)生時(shí)，可以增加對(duì)相關(guān)行為的處罰力度?，F(xiàn)行的相關(guān)法律性文件中，對(duì)于違反保障性住房相關(guān)規(guī)定的處罰較輕，多實(shí)行勸退、補(bǔ)交租金等方式，今后可以將罰金提高至租金的數(shù)倍、提高罰款金額，延長(zhǎng)不能再次取得獲保資格的年限，甚至規(guī)定違反規(guī)定者終生不得再申請(qǐng)保障性住房，還可以增加法律處罰的種類等方式。
為公眾提供住房保障是我國(guó)社會(huì)保障的重要內(nèi)容，但是為保障對(duì)象提供良好的居住環(huán)境，不斷完善保障性住房居住小區(qū)的醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育、交通出行、物業(yè)管理等方面的工作， 也是政府應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。首先是加強(qiáng)物業(yè)管理，由于居住社會(huì)保障性住房的群體均是城市中低收入人員、收入較低，為社會(huì)保障性住房小區(qū)提供物業(yè)管理尤為重要，政府可以直接提供物業(yè)管理服務(wù)，或由社會(huì)物業(yè)管理公司運(yùn)作并由政府對(duì)其提供補(bǔ)貼的方式來(lái)加強(qiáng)物業(yè)管理。其次是完善配套服務(wù)，政府應(yīng)該為保障性住房的入住居民提供公共交通、醫(yī)療衛(wèi)生、教育文化、體育鍛煉設(shè)施等配套服務(wù)，為入居人員提供良好的生活環(huán)境。
3 設(shè)立專門的住房保障檔案管理機(jī)構(gòu)
住房問(wèn)題是一個(gè)涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)的問(wèn)題，必須設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，西方發(fā)達(dá)國(guó)家均設(shè)有專門的部門和機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)住房保障的相應(yīng)工作，如美國(guó)的住房與城市發(fā)展部、日本建設(shè)省住宅局等。從國(guó)家層面來(lái)講，相關(guān)機(jī)構(gòu)的設(shè)置較薄弱，而且相關(guān)的保障性住房的建設(shè)及后續(xù)管理都?xì)w入國(guó)家建設(shè)部門，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，應(yīng)該將住房市場(chǎng)中住房保障職能歸入國(guó)家社會(huì)保障部門；就地方而言，有必要建立一個(gè)專門機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)保障性住房進(jìn)行統(tǒng)一管理，應(yīng)該將保障性政策制定與執(zhí)行的職能分開。例如政策制定機(jī)構(gòu)，可以推行地方政府設(shè)立“住房保障辦公室”，住房和房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦公，而執(zhí)行機(jī)構(gòu)在可以在原有的廉租房管理中心和經(jīng)濟(jì)適用住房管理中心的基礎(chǔ)上增設(shè)保障中心，負(fù)責(zé)對(duì)保障對(duì)象的登記和審查等相關(guān)工作。此外，還可以將保障性住房的開工率、竣工率、入住率均列入對(duì)地方政府進(jìn)行考核評(píng)價(jià)的指標(biāo)中，提高地方政府對(duì)保障性住房建設(shè)的建設(shè)力度。
4 提高檔案管理的對(duì)策建議
4.1 強(qiáng)化保障房檔案管理的思想意識(shí)
當(dāng)前檔案管理水平較低、效率不高的現(xiàn)象在很大程度上歸結(jié)于對(duì)檔案管理科學(xué)化的思想意識(shí)不夠，沒(méi)有意識(shí)到新形勢(shì)對(duì)檔案管理工作的更高層次的要求，因而導(dǎo)致不少領(lǐng)域和單位仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，保持傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)意識(shí)，使得檔案管理工作嚴(yán)重滯后于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要。所以，在思想意識(shí)方面需要要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，第一，檔案管理工作必須服務(wù)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)，用真實(shí)、高效的方法收集、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)社會(huì)的數(shù)據(jù)和信息；第二，檔案管理的社會(huì)功能已逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)型功能，這就要求檔案管理人員必須加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，并以服務(wù)意識(shí)指導(dǎo)工作；第三，檔案管理工作有內(nèi)在的科學(xué)化要求，進(jìn)而需要檔案管理工作人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，以加快檔案管理科學(xué)化水平的提升速度。
4.2 進(jìn)一步規(guī)范的檔案管理規(guī)章
保障房檔案管理規(guī)章是對(duì)檔案管理工作的原則性要求，包括制度安排、體系構(gòu)建、人員配備、操作規(guī)范等各方面。當(dāng)前大多的檔案管理規(guī)章要么太過(guò)隨意性而無(wú)章可循，要么太過(guò)原則性而有章難循。一個(gè)完善、科學(xué)的檔案管理規(guī)章，既要從法律法規(guī)的角度進(jìn)行制度建設(shè)，確立檔案管理規(guī)章執(zhí)行的強(qiáng)制力，又要結(jié)合各個(gè)領(lǐng)域和單位的個(gè)體差異，進(jìn)行具體問(wèn)題具體分析，避免管理規(guī)章的同質(zhì)而缺乏效力，進(jìn)而提高檔案管理規(guī)章的可操作性。另外，在現(xiàn)代管理制度中，任何一個(gè)工作崗位都需要規(guī)定明確的崗位職責(zé)和績(jī)效考核。檔案管理工作也一樣，針對(duì)不同的領(lǐng)域和單位，需要設(shè)計(jì)一套自上而下的崗位職責(zé)明細(xì)，并落實(shí)責(zé)任到具體崗位和個(gè)人。同時(shí)，根據(jù)崗位職責(zé)制定相應(yīng)的績(jī)效考核管理辦法，做到獎(jiǎng)懲分明，隨時(shí)發(fā)展問(wèn)題隨時(shí)解決問(wèn)題。
4.3 強(qiáng)化對(duì)檔案管理的人才培養(yǎng)
確定房地產(chǎn)保障房檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)層次。隨著新時(shí)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的紙質(zhì)檔案、實(shí)體檔案已經(jīng)不能達(dá)到檔案管理工作的效率水平，檔案電子化、數(shù)字化已經(jīng)成為全球檔案管理的必然趨勢(shì)。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷變革，使得檔案管理的貯藏型社會(huì)功能已經(jīng)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的需要，檔案管理在安全管理的基礎(chǔ)上，更注重于對(duì)檔案的利用，即檔案管理的服務(wù)型功能。如何在安全管理的前提下最大程度得實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，便是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的新要求。其次，重視人才、選用人才，做到“唯才是用”。在當(dāng)前很多領(lǐng)域的檔案管理工作崗位上，存在不少專業(yè)素養(yǎng)低下、缺乏職業(yè)精神、占崗不干事的檔案管理人員。這主要是由于傳統(tǒng)的檔案管理方式單一、業(yè)務(wù)素質(zhì)要求不高、重要性認(rèn)識(shí)不強(qiáng)等原因造成的。但是，現(xiàn)代檔案管理已面臨不斷科學(xué)化的時(shí)代要求，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息管理已經(jīng)融入檔案管理工作，并不斷提升檔案管理的儲(chǔ)存效率和服務(wù)效率。@就要求各領(lǐng)域和單位主要專業(yè)人才的選用，做到專業(yè)人做專業(yè)人，落實(shí)“唯才是用”。
哈爾濱市急救中心 黑龍江哈爾濱 150056
[摘要]近年來(lái)，信息化技術(shù)取得了較快的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化工作在已全面普及的基礎(chǔ)加快了信息化建設(shè)的步伐，特別是會(huì)計(jì)檔案管理工作在當(dāng)前信息化環(huán)境下發(fā)生了較大的變化。在信息化技術(shù)的支撐下，當(dāng)前我國(guó)財(cái)務(wù)工作已實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，原來(lái)的手工記賬憑證和檔案已全面被電子憑證和數(shù)字檔案所取代。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案信息化的要求，所以需要針對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)，來(lái)加快推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理策略的改進(jìn)。
[
關(guān)鍵詞 ]信息化；會(huì)計(jì)檔案；管理；新特點(diǎn)；改進(jìn)策略
一、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)
當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息全面的數(shù)字化，這對(duì)于會(huì)計(jì)日常查詢、統(tǒng)計(jì)分析和制作報(bào)表都帶來(lái)了較大的便利，有利于會(huì)計(jì)檔案利用效率的提高，同時(shí)還可以加快推動(dòng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)整合的步伐，加快會(huì)計(jì)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。但數(shù)字化的會(huì)計(jì)檔案信息，其容易被篡改、破壞和泄密。由于會(huì)計(jì)檔案信息會(huì)存儲(chǔ)在電腦硬盤或是其他專用介質(zhì)上，這就增加了其感染病毒的機(jī)率，一旦感染上病毒，檔案信息則會(huì)失去，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)崩潰，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)則會(huì)受到不同程度的毀損和破壞。在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案信息處于高度集中的狀態(tài)下，這為不法人員、對(duì)檔案信息進(jìn)行惡意篡改提供了便利，而且篡改后的會(huì)計(jì)檔案信息不會(huì)留下痕跡，數(shù)據(jù)很難恢復(fù)原狀。所以在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案即有自身的優(yōu)勢(shì)，也存在著許多不足之處，這就需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理，確保會(huì)計(jì)電子檔案的安全性和完整性，更好地對(duì)其進(jìn)行利用，使其能夠發(fā)揮出自身應(yīng)用的價(jià)值。
二、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)策略
(一)進(jìn)一步對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善
在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作中，需要進(jìn)一步對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，制定風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理。加強(qiáng)信息的溝通。進(jìn)一步對(duì)當(dāng)前信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)電子檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)完善會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程，確保會(huì)計(jì)信息檔案的安全性。
(二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)
在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案的載體發(fā)生了較大變化，目前會(huì)計(jì)檔案仍然存在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案則利用磁性介質(zhì)及光盤進(jìn)行存儲(chǔ)。由于電子檔案信息與紙質(zhì)檔案在利用時(shí)存在較大的差異，對(duì)存放環(huán)境具有較高的要求。因此，需要加快會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，加快會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中硬件設(shè)施和軟件的配備，使其能夠更好地滿足當(dāng)前檔案現(xiàn)代化管理的要求。目前，在會(huì)計(jì)電子檔案管理工作中，不僅需要計(jì)算機(jī)、掃描儀和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，同時(shí)，還需要將計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)及檔案存放地點(diǎn)三者有效地結(jié)合在一起，這樣才能確保會(huì)計(jì)檔案管理的高效性和效率性。在當(dāng)前信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，特別是在檔案查詢過(guò)程中，更離不開電子檔案查詢系統(tǒng)，這樣財(cái)務(wù)人員才能夠快速地對(duì)原始檔案進(jìn)行調(diào)取，確保會(huì)計(jì)檔案利用率的提高。
（三）建立會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)
需要加快會(huì)計(jì)檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，這個(gè)平臺(tái)不僅需要管理人員操作習(xí)慣相符合，而且還要保證檔案的立體性、可視性、動(dòng)態(tài)性、安全性和完整性。通過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，不僅可以實(shí)現(xiàn)單據(jù)可視性和連貫性的傳遞，合理進(jìn)行權(quán)限分配，而且會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的安全性和保密性。同時(shí)全部采用電子單據(jù)，減少了紙質(zhì)單據(jù)的利用，為會(huì)計(jì)電子檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。
(四)建立有效的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，保障電子檔案信息安全
通過(guò)設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)防止不安全隱患，保證系統(tǒng)運(yùn)行安全；同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保會(huì)計(jì)信息安全運(yùn)轉(zhuǎn)。通常系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)原始性、齊全完整性的重要保證。因此，檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性。信息化條件下，檔案管理更多的是梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，將檔案處理過(guò)程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對(duì)產(chǎn)生的檔案信息統(tǒng)一管理，所以，必須建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系、設(shè)立電子檔案數(shù)據(jù)中心、建立完整的權(quán)限體系，采取內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機(jī)熱備份等措施來(lái)保證數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)配備專人負(fù)責(zé)日常的維護(hù)管理。
(五)引入會(huì)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)
為更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅限于內(nèi)部進(jìn)行一些調(diào)整，還必須向前端的會(huì)計(jì)文件工作擴(kuò)張，這就使得實(shí)現(xiàn)文檔一體化的要求尤為迫切。文檔一體化并不是一個(gè)新的命題，然而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其重要性日益彰顯，在條件允許的情況下可以引入會(huì)計(jì)檔案電子文件管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)是針對(duì)某一個(gè)或若干個(gè)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)電子文件，從會(huì)計(jì)電子文件的生成開始，到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)電子檔案，到會(huì)計(jì)電子檔案的管理與提供利用，到對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行遷移或銷毀為止，能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理。
三、結(jié)束語(yǔ)
信息化會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，其與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案存在著非常緊密的聯(lián)系。通過(guò)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理工作，可以更好的發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化的強(qiáng)大功能。在當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作中，管理人員需要不斷的加快對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理方法地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的潛在價(jià)值，使其更好的為當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 孫瑾.會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策[ J ] .人力資源管理,2010,(4)．