時(shí)間:2023-05-28 09:44:12
導(dǎo)語:在機(jī)關(guān)檔案管理的撰寫旅程中,學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑,好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文,愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感,引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò);檔案;機(jī)關(guān)
引言
網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的日益發(fā)展帶動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步,機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息量巨大,應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息檔案管理可以有效地提升檔案案例工作速度,確保檔案管理工作的異地實(shí)時(shí)性。加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的長效發(fā)展,改變傳統(tǒng)檔案工作的工作模式,這對于機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展是具有良好意義的。通過分析機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的具體內(nèi)容,依照檔案工作進(jìn)行合理的分析,研究互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展下檔案工作可能面臨1的各種壓力和問題,采用有效的辦法改變網(wǎng)絡(luò)1檔案管理工作,提升檔案工作的重要意義。
一、機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案工作的需求意義
網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展影響機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展,檔案工作逐步趨于市場化、信息化、數(shù)字化。分析機(jī)關(guān)檔案工作的基本需求狀態(tài),對檔案工作進(jìn)行分析和研究,確定機(jī)關(guān)檔案工作需求的意義,加深機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案工作的發(fā)展。
1.檔案工作的多元發(fā)展。
機(jī)關(guān)檔案工作主要以紙質(zhì)材料處理為主,紙質(zhì)材料存在保存難度問題,在檔案保存和管理過程中,可能造成檔案的損壞或遺失。檔案管理的資料是當(dāng)事相關(guān)內(nèi)容有效管理的基本資料,一旦丟失無法再進(jìn)行彌補(bǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速穩(wěn)定發(fā)展,電腦、電子產(chǎn)品的使用頻率增加,直接影響電子載體的變化。存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的改變,減低了紙質(zhì)檔案的使用量,提高了直觀存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)性,這有利于直觀的信息存儲(chǔ)和選擇,方便綜合信息的有效操作和優(yōu)勢化處理。
2.檔案的信息利用。
檔案信息的利用是依照檔案資料進(jìn)行分析,當(dāng)出現(xiàn)諸多不利因素的時(shí)候,需要根據(jù)時(shí)間、信息量進(jìn)行區(qū)分,需要占用大量的空間和時(shí)間,檔案管理已經(jīng)逐步發(fā)展為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)承載的檔案管理系統(tǒng)。利用電子檔案信息資源的綜合管理,集成電子檔案的共享優(yōu)勢模式,節(jié)約檔案人員的有效利用時(shí)間,對檔案內(nèi)容進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的云存儲(chǔ)和云共享。
3.共享便利。
機(jī)關(guān)檔案的資料紛繁復(fù)雜,不同的部門具有不同的資料。紙質(zhì)材料使用的時(shí)候,需要根據(jù)檔案資料進(jìn)行區(qū)分,不同的材料之間缺乏有效的共享和溝通,隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展,檔案資料可以利用網(wǎng)路云存儲(chǔ)平臺(tái)進(jìn)行資源共享。機(jī)關(guān)單位監(jiān)理統(tǒng)一的電子網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)管理室,利用網(wǎng)絡(luò)終端系統(tǒng),將計(jì)算機(jī)整合起來,根據(jù)不同部門的檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ),文字紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料,音頻資源、視頻資源利用介質(zhì)存儲(chǔ)起來,通過各個(gè)部門的綜合利用,在數(shù)據(jù)檔案查閱過程中實(shí)現(xiàn)對資料的共享,確保檔案資料的有效分配和控制,最大限度的形成信息資料的合理利用。
二、機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)路管理的方案
網(wǎng)絡(luò)檔案管理需要新思想和新技術(shù),利用網(wǎng)絡(luò)資源改變現(xiàn)有的工作標(biāo)準(zhǔn),從檔案管理的各個(gè)方面出發(fā),逐步提高企業(yè)檔案管理的綜合管理效率。
1.提升網(wǎng)絡(luò)化檔案管理意識(shí)。
網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)深入現(xiàn)代社會(huì)生活中,加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理水平,對檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)水平進(jìn)行分析,依照機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管理標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)識(shí)電子網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的重要意義。機(jī)關(guān)檔案管理工作需要不斷發(fā)展和提高,根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理水品,對網(wǎng)絡(luò)管理內(nèi)的相關(guān)知識(shí)、日常工作進(jìn)行分析,加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的綜合網(wǎng)絡(luò)整合。制定合理的檔案人才發(fā)展管理,對檔案管理給工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析,打破常規(guī)觀念,對日常工作的相關(guān)步驟、信息內(nèi)容進(jìn)行合理的分析,切實(shí)的提升機(jī)關(guān)檔案管理的綜合工作效率,實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)質(zhì)量的快速穩(wěn)定發(fā)展。
2.創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案的服務(wù)工作。
機(jī)關(guān)檔案需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展應(yīng)用特點(diǎn),利用網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),對檔案管理人員進(jìn)行分析。機(jī)關(guān)檔案管理部門可以建立有效的網(wǎng)絡(luò)化管理網(wǎng)頁,以網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站平臺(tái)管理為基礎(chǔ),開展網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)發(fā)展利用范圍,加強(qiáng)檔案信息的資源數(shù)據(jù)建設(shè)和發(fā)展,制定合理的信息化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分析平臺(tái),提高電子檔案文化的傳遞和發(fā)展,實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)檔案的合理模式控制。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上,根據(jù)電子文件數(shù)據(jù),對網(wǎng)絡(luò)建立合理的實(shí)時(shí)管理標(biāo)準(zhǔn),對數(shù)據(jù)文件進(jìn)行有效的管理,對機(jī)關(guān)信息進(jìn)行有效的分析,集中管理部門的電子文件數(shù)據(jù)處理過程,對網(wǎng)絡(luò)信息文件進(jìn)行有效的搜集管理。根據(jù)檔案信息系統(tǒng),對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)行獲取,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案的保密管理工作,處理好檔案信息數(shù)據(jù)的使用標(biāo)準(zhǔn)。
3.提高檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)。
根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息檔案分析,對管理人員的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行作用分析,從主觀上提高檔案工作人員的專項(xiàng)素質(zhì)能力。加強(qiáng)檔案人員網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)的培養(yǎng),制定愛崗敬業(yè)的制度管理標(biāo)準(zhǔn),逐步提高機(jī)關(guān)檔案人員的綜合知識(shí)結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平,有效的完善檔案人才的招聘管理,對機(jī)關(guān)檔案的數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)進(jìn)行綜合分析,做好網(wǎng)絡(luò)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合檔案人員管理。
結(jié)語
綜上所述,機(jī)關(guān)檔案的管理工作是一種極其重要的工作,網(wǎng)絡(luò)化機(jī)關(guān)工作是重要的檔案工作的發(fā)展。依照檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn),對工作內(nèi)容進(jìn)行分析,不斷創(chuàng)新發(fā)展機(jī)關(guān)檔案管理工作內(nèi)容,切實(shí)完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理綜合水平。
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關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)檔案管理;意義;問題;對策
檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄,它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長與發(fā)展歷程,是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此,檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié),對機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響,是機(jī)關(guān)提高績效,增加效益,科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存,勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī),造成管理上的被動(dòng),引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng),把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管,缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制,一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽,輕則使管理層面斷裂,工作無法延續(xù);重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失,造成無法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此,機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作,可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。
(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先,完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個(gè)窗口,反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次,在社會(huì)信用體系建設(shè)中,信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案,使有不良記錄者付出代價(jià),名譽(yù)掃地,直至繩之以法??梢姍n案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。
(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來,反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征,是文化發(fā)展的真實(shí)記錄,是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀,有自身特色,不能脫離本歷史,搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案,可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理,卻很少重視檔案管理,殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作,忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”,極易成為精簡或兼并對象,甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu),只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定,檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低,待遇較低,再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低,直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié),檔案分散保管在各職能部門,如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室,雖各部門都保存檔案,但他們之間互相封閉,整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn),不懂檔案整理,很多檔案實(shí)行簡單“信袋式”管理,影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展,辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn),使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同,當(dāng)前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩荨⑿薷牡接“l(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行,它具有便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,而電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的若干對策
檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn),構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制,夯實(shí)完善檔案管理,以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,主要包括兩方面:(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè),依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月,通過電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體,并通過張貼標(biāo)語、召開檔案工作座談會(huì)等形式,大力宣傳檔案法律法規(guī),堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法,促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào),共同督促,積極營造建檔氛圍,使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義,增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。
2.積極塑造典型,發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn),進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng),樹立典型,以點(diǎn)帶面,全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位,以老手帶動(dòng)新手,先推出部分示范單位,使其成為“領(lǐng)頭羊”,讓后來者有榜樣可學(xué)習(xí),有先例可借鑒。
3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施:一是舉辦培訓(xùn)班,講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位,現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī),深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù),幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案,給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課,使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行代保管、托管、等,檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托,開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求,各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”,為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù),為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理,既節(jié)約管理成本,又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機(jī)關(guān)單位自身層面
1.強(qiáng)化檔案意識(shí),牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中,首先要提高檔案意識(shí),確立檔案實(shí)用效益觀念后,才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料,做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例,提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督,主動(dòng)抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制
只要符合國家檔案法規(guī),實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則,有利于檔案工作開展,就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制,關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上,體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要,是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展,沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整,不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù),檔案室再豪華,設(shè)施再完備也是毫無用處,缺少價(jià)值。
3.科學(xué)利用信息化手段
在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中,檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大,檢索速度快等優(yōu)勢,大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度,從技術(shù)與管理兩方面,確保檔案實(shí)體與載體的安全,確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全,將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法,兩者編為一致的檔號和著錄信息,利于查閱和管理,并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位,逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè),把分散于不同載體,不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ),以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心,向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。
總之,檔案是國家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作,是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門,應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作,以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。
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一、政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性
政協(xié)在中國政治發(fā)展當(dāng)中的地位是很高的,其為中國多黨合作與政治協(xié)商的關(guān)鍵機(jī)構(gòu),能夠很好的服務(wù)于國家政治發(fā)展。涉及領(lǐng)域較多,比如現(xiàn)代化建設(shè)、民族團(tuán)結(jié)、對外交往等均離不開政協(xié)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),所以說其發(fā)揮了重要作用。 檔案工作為政協(xié)工作當(dāng)中的關(guān)鍵構(gòu)成內(nèi)容,可以很好的將政協(xié)委員自身的意見進(jìn)行記錄,日后當(dāng)作是服務(wù)于民眾,維護(hù)其權(quán)益的關(guān)鍵證據(jù)。所以,政協(xié)機(jī)關(guān)開展檔案管理工作尤其必要性。
二、政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作的推動(dòng)策略
政協(xié)機(jī)關(guān)在檔案管理過程中,應(yīng)該加大投入,改善政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理的硬件環(huán)境; 提升數(shù)據(jù)庫建設(shè),優(yōu)化政協(xié)機(jī)關(guān)單干現(xiàn)代化管理水平;提升政協(xié)機(jī)關(guān)單干工作在規(guī)范性、程序性與制定方面的狀況,不斷提升其中關(guān)于管理人員的培訓(xùn)。
(一)加大投入,改善政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理的硬件環(huán)境
檔案管理最首要的條件是一定的硬件環(huán)境,這是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。 當(dāng)前,一些政協(xié)機(jī)關(guān)在檔案管理工作中投入不足,硬件有欠缺,導(dǎo)致檔案管理工作舉步維艱。 所以,若想最大程度上讓檔案管理工作正常的開展,即應(yīng)提升投入比例,在資金成本的保障下,讓相關(guān)工作人員更好的進(jìn)行工作,從硬件方面保障檔案管理工作的順利開展。
(二)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高政協(xié)機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理水平
信息技術(shù)的逐步優(yōu)化,很好的推動(dòng)著檔案管理工作的發(fā)展。對于政協(xié)機(jī)關(guān)來講,其應(yīng)以時(shí)展為依據(jù),逐步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫建設(shè),構(gòu)建相對完善的案卷級數(shù)據(jù)庫,讓檔案最終實(shí)現(xiàn)檔案微機(jī)檢索,對錄入檔案數(shù)據(jù)實(shí)行光盤刻錄及備份,等等,通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和各項(xiàng)信息技術(shù)的落實(shí),切實(shí)提高政協(xié)機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理水平,促進(jìn)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
(三)加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作的制度化、規(guī)范化、程序化建設(shè)
政協(xié)機(jī)關(guān)本身的各項(xiàng)工作比較繁雜,需要一個(gè)比較規(guī)范的體系來約束,尤其是需要加強(qiáng)工作的制度化、?范化、程序化建設(shè)。 檔案管理工作也是如此,其本身的價(jià)值就在于其完整性、客觀性、連續(xù)性、真實(shí)性,如果檔案工作做不好,不完整,或者不客觀,缺乏連續(xù)的、規(guī)范的制度與模式,那么自然會(huì)使檔案工作混亂不堪,其本身的價(jià)值也就不復(fù)存在。因此,政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案工作也需要延續(xù)政協(xié)機(jī)關(guān)本身管理方面的制度化、規(guī)范化、程序化建設(shè)原則,需要一個(gè)制度方面的保障。特別是在當(dāng)下的狀況,檔案管理工作的完善中存在著諸多的問題,因此提升政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作在規(guī)范性、程序性、、制度方面的狀況對于優(yōu)化檔案工作來講有著十分重要的意義。
(四)加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)
所有的工作都是由人來完成的,政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理工作也是由眾多工作人員來完成的。所以,在當(dāng)前時(shí)代背景發(fā)展之下,關(guān)注政協(xié)檔案工作并對其進(jìn)行優(yōu)化,最為重要的即是構(gòu)建素質(zhì)與工作能力均較佳的干部隊(duì)伍。檔案部門是政協(xié)機(jī)關(guān)的服務(wù)部門,身處后臺(tái),工作是默默無聞的,但是卻是必不可缺的,尤其是檔案管理人員的素質(zhì)更是十分關(guān)鍵。 處于文件與會(huì)議的機(jī)密性考慮,最終多是通過匯總的方式放入檔案部門這就需要不斷加強(qiáng)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn),從政治方面、業(yè)務(wù)方面都加強(qiáng)培訓(xùn)。第一,檔案工作人員在政治方面的素養(yǎng)應(yīng)是較高的,不僅應(yīng)時(shí)刻保持黨性原則,還應(yīng)有較好的作風(fēng),另外,服務(wù)意識(shí)與工作熱情均是必不可少的;第二,檔案工作人員應(yīng)保持學(xué)習(xí)的狀態(tài),定期進(jìn)行培訓(xùn),不斷優(yōu)化信息技術(shù)水平,讓自身在管理檔案方面的業(yè)務(wù)水平得到切實(shí)提升。除此之外,檔案管理人員還應(yīng)熱愛學(xué)習(xí),關(guān)注時(shí)展。做好這兩方面的工作,管理好檔案人員隊(duì)伍,才能切實(shí)提高從事檔案工作者的能力和水平,使檔案管理人員真正做好檔案管理工作,提升政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理水平。
她服從組織,顧全大局,熱愛集體,團(tuán)結(jié)同志,自覺遵守一切規(guī)章制度,熱愛本職工作。能認(rèn)真履行崗位職責(zé),按照檔案管理要求做到了規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù),圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學(xué)習(xí),不斷探索適合本單位實(shí)際的檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律,并使檔案管理向現(xiàn)代化管理邁近了一步。
作為單位的兼職保密人員,她自覺遵守有關(guān)的保密規(guī)定,嚴(yán)守國家秘密,嚴(yán)格按保密法規(guī)辦事,從無泄密事件發(fā)生,受到局領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作,它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質(zhì)。該同志從事檔案工作以來,能積極參加政治學(xué)習(xí),堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)主義制度,自覺抵制資產(chǎn)階級自由化和一切腐朽思想的侵襲,積極投身改革開放。有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和工作熱情,敢于吃苦,樂于服務(wù),能自覺遵守《保密法》和《保密工作守則》,嚴(yán)格按工作程序和工作守則工作。幾年來,因該同志的認(rèn)真工作,我局沒有出現(xiàn)文件丟失和泄密事件,受到了領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)組織的好評,去年她所工作的檔案室被湖北省委評為全省先進(jìn)。版權(quán)所有
檔案管理工作是一項(xiàng)重要的管理工作和服務(wù)工作,它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強(qiáng)和服務(wù)意識(shí)。從事檔案管理工作以來,她對所從事的工作性質(zhì)和作用更加明確,服務(wù)意識(shí)逐漸增強(qiáng)。為了不斷提高自己的工作能力,她做到了,凡重大問題堅(jiān)持向主管領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào),凡技術(shù)問題堅(jiān)持向書本和經(jīng)驗(yàn)豐富的同志求教,凡具體工作堅(jiān)持自己動(dòng)手。在工作中,她結(jié)合單位實(shí)際,總結(jié)摸索出了一套務(wù)實(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)的工作方法。她積極參加專業(yè)培訓(xùn),學(xué)習(xí)兄弟單位檔案室的建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn),堅(jiān)持系統(tǒng)自學(xué)專業(yè)理論,認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)報(bào)刊,極大地豐富了專業(yè)理論知識(shí),提高了工作能力。
檔案是在現(xiàn)代各種社會(huì)工作當(dāng)中所產(chǎn)生的,具有一定保存價(jià)值的載體不同、形式各異的歷史記錄。其發(fā)揮的重要作用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先,可以通過檔案來查考工作;其次,可以通過檔案來協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出決策;除此之外,檔案對于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及科學(xué)研究等方面也都有著重要的作用。完善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施、建立檔案的管理體制、健全檔案的工作制度,這三個(gè)方面是在檔案的管理工作當(dāng)中必須做好的。在新時(shí)期的檔案管理工作中,那些傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于目前不斷變革的檔案管理工作,文件的記憶功能需要通過一些新的多媒體文件來得到提升,例如一些能夠更加直觀地把情景表現(xiàn)出來的文件(影像、圖片等)。檔案的管理工作不能止步不前,要與現(xiàn)代社會(huì)的管理體系相融合,跟隨社會(huì)發(fā)展的步伐,借鑒與采納較為優(yōu)秀的檔案管理方法,這樣才能夠取人之長補(bǔ)己之短,從而使檔案管理工作更加科學(xué)與適用。檔案管理工作的歷史責(zé)任與自身價(jià)值都非常的高,要想讓檔案管理工作為社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn),就必須重視檔案的利用與開發(fā)工作。
二、檔案管理應(yīng)遵循的原則
(一)靈活與規(guī)范相統(tǒng)一。在社會(huì)上地位比較高的機(jī)關(guān)單位屬于政府部門,為了能夠使檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化得到保證,就必須在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中,堅(jiān)持靈活與規(guī)范相統(tǒng)一的原則。但由于管理特征在各個(gè)機(jī)關(guān)單位當(dāng)中存在一定的差別,所以,檔案管理的模式在進(jìn)行選擇的時(shí)候,就必須要與不同單位的管理特征和工作性質(zhì)相結(jié)合。同時(shí),在對檔案管理方式積極地進(jìn)行創(chuàng)新和探索的過程中,必須依照本單位的管理目標(biāo),檔案管理模式還可以從優(yōu)秀單位直接引用。要想把檔案管理方法有效地建立起來且具有自身單位的特色,必須在檔案管理的實(shí)際過程當(dāng)中進(jìn)行積極的完善和改進(jìn)。
(二)執(zhí)行與制定并重。有很多機(jī)關(guān)單位在實(shí)際的管理當(dāng)中,沒能夠做到有效地落實(shí)檔案管理的體制,這樣就使有效提高其檔案管理工作受到了阻礙。因此,執(zhí)行與制定并重這一原則就必須要堅(jiān)持,在檔案管理工作實(shí)際進(jìn)行的過程中,積極地創(chuàng)新和改革檔案管理的現(xiàn)行方式,同時(shí)對工作重點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化的分析和總結(jié),進(jìn)而使檔案管理體制能夠制定得更加完善與合理。一旦建立起檔案管理體制,所有相關(guān)人員就必須對其進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)。
三、檔案管理的策略
(一)對檔案管理的重視程度必須提高。機(jī)關(guān)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新,由于其對檔案管理工作沒有較高的重視,從而受到了非常大的阻礙。因此,要提高其重視程度需要通過一些行之有效的措施。首先,要建立健全相關(guān)部門與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī),檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和工作流程必須嚴(yán)格制定。其次,機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度一定要提高,要想較大程度地提高整體的檔案管理水平,就必須讓領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理工作有足夠的重視,機(jī)關(guān)單位的管理創(chuàng)新要自上而下地形成。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該在結(jié)合自身實(shí)際情況的前提下,依據(jù)相關(guān)部門指定的法律標(biāo)準(zhǔn),把檔案管理工作的細(xì)則制定得合理與科學(xué),同時(shí)有針對性地在原有法規(guī)基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化,從而使適宜本單位發(fā)展的管理方式不斷地探索與創(chuàng)新出來。
(二)檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須提高。當(dāng)前,我國機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員往往專業(yè)知識(shí)不足,且綜合素質(zhì)較低,但是在日常的檔案管理工作當(dāng)中,正是這些管理人員承擔(dān)著檔案的基本管理工作,這樣一來,就會(huì)嚴(yán)重影響其檔案管理工作的效率與質(zhì)量。因此,各機(jī)關(guān)單位需要采取措施來提升其檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先,機(jī)關(guān)單位需要對檔案管理人員進(jìn)行優(yōu)選,在招聘環(huán)節(jié)即對檔案管理人員進(jìn)行有效的篩選。其次,機(jī)關(guān)單位還需要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)并進(jìn)行考核,在確保檔案管理人員達(dá)到其相關(guān)要求的情況下再允許其開展檔案管理工作。
(三)完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施,提高工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化,提升檔案管理工作的工作效率,還需要建立并完善現(xiàn)代化的信息管理體系。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn),就需要機(jī)關(guān)單位有相關(guān)的管理制度予以保障,此外,也對檔案管理人員的知識(shí)水平和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此,相關(guān)機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)時(shí)代的需要,對其自身的檔案管理設(shè)施進(jìn)行更新,并增加對檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)投入,切實(shí)提高檔案管理工作的效率。
檔案產(chǎn)生于機(jī)關(guān)單位的工作實(shí)踐。機(jī)關(guān)檔案來源首先,我國國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體在行使國家職能完成工作任務(wù)時(shí),?a生并保存下來的大量檔案文件資料。同時(shí),一些國家偉人、名人以及一些家庭、家族在實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的文字資料,用以作為歷史記錄并保存下來的資料。此類資料不僅是檔案管理工作的對象更是檔案管理工作的基礎(chǔ)、是我國社會(huì)發(fā)展中重要的參考資料、是經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展的重要基礎(chǔ)、是我國教育事業(yè)發(fā)展的重要資源,總而言之是社會(huì)發(fā)展的寶貴財(cái)物。同時(shí),檔案還具有更為重要的參考作用。一方面,檔案是歷史事件或信息的積累,是實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn),以史可以明鑒,對當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展同樣具有參考作用和指導(dǎo)意義;另一方面,由于檔案具有高度的客觀性,不僅是對于社會(huì)發(fā)展與建設(shè)具有參考和指導(dǎo)作用,對于個(gè)人的發(fā)展同樣具備上述功能,尤其是名人事跡具有榜樣力量。
二、新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理工作的改進(jìn)建議
(一)樹立科學(xué)的機(jī)關(guān)檔案管理理念
機(jī)關(guān)檔案管理工作傳統(tǒng)的理念比較墨守成規(guī)、因循守舊,缺乏科學(xué)的管理理念。隨著我國政治體制的改革、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、科技的不錯(cuò)斷發(fā)展,機(jī)關(guān)檔案管理面臨新的種種問題,缺乏與時(shí)俱進(jìn)、高度創(chuàng)新的發(fā)展理念,稍有不錯(cuò)慎便與時(shí)代脫軌。同時(shí),在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展中部分單位與個(gè)人責(zé)任意識(shí)發(fā)生了較大變化,諸多機(jī)關(guān)單位對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,工作之中得過且過,責(zé)任心較低。此外,雖然檔案的價(jià)值較高但是利用率相對較低,由此導(dǎo)致部分機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作上的懈怠,未能及時(shí)跟上時(shí)展的步伐以提升工作質(zhì)量與效率。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代,信息化與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)已經(jīng)在各行業(yè)中得到了普遍運(yùn)用,在檔案管理工作當(dāng)中,信息化是當(dāng)前與未來發(fā)展的必然趨勢之一,這是時(shí)展的新形勢,更是檔案管理工作面臨的必然挑戰(zhàn)?;谠撔蝿荩娮訖n案已經(jīng)被廣泛運(yùn)用,迫使機(jī)關(guān)單位不得不尋求改變,轉(zhuǎn)變檔案管理的理念以提升檔案管理工作的效率。就當(dāng)前的發(fā)展,一方面是基于信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣日益普及而催生出來的智能化設(shè)備廣泛運(yùn)用,電子檔案的運(yùn)用能夠提升用戶與管理者使用的便利性;另一方面,在綠色、環(huán)保、低碳意識(shí)的推動(dòng)下,傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理無疑是資源的極大浪費(fèi)。為此,對于檔案管理單位而言,必須要充分認(rèn)識(shí)到時(shí)展的趨勢,進(jìn)而轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念,以信息化發(fā)展為前提,改變現(xiàn)有的管理模式以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
(二)創(chuàng)新的管理方法和管理技術(shù)
當(dāng)前,信息化技術(shù)日新月異且各類設(shè)備更新?lián)Q代的時(shí)間日益縮短,在檔案管理工作當(dāng)中必須要保持順應(yīng)時(shí)展的腳步,基于自身優(yōu)勢與不足的基礎(chǔ)之上不斷引進(jìn)新技術(shù)以推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。就目前當(dāng)前,應(yīng)當(dāng)這對檔案管理工作的特性建立相應(yīng)的管理制度乃至是法律法規(guī),以規(guī)范檔案管理工作。首先,成立專門的檔案管理工作部門,實(shí)行責(zé)任制、問責(zé)制,將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上,提高工作人員責(zé)任感;做到分工明確,各司其職,提高工作有效性;加強(qiáng)各單位組織之問的溝通與協(xié)作,及時(shí)了解掌握各單位的實(shí)際情況,提高工作效率;其次,在各個(gè)單位內(nèi)部可以制定相應(yīng)的競爭機(jī)制與獎(jiǎng)懲制度也即績效考核管理制度,在激發(fā)管理人員積極性的同時(shí)使之認(rèn)識(shí)到唯有不斷提升自身的綜合素質(zhì),才能順應(yīng)時(shí)代與工作發(fā)展的需求,否則必將被社會(huì)所淘汰。在此過程中,唯有通過競爭才能最大程度上的調(diào)動(dòng)起積極性,但要控制好“度”避免引發(fā)負(fù)面影響;再次,檔案管理工作的順利開展需要一定的經(jīng)費(fèi)保障。為此,檔案管理相關(guān)部門要根據(jù)具體情況制定相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)管理制度,以確保各級單位能夠及時(shí)改善檔案管理工作的條件,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的目的。最后,在互聯(lián)網(wǎng)與智能化設(shè)備日益普及的前提下,以往以人工為主的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)處于被社會(huì)淘汰的邊緣,不僅造成了資源的極大浪費(fèi)而且增加了工作人員的工作量。在新形勢下,唯有深刻認(rèn)識(shí)到信息化、大數(shù)據(jù)、智能化等技術(shù)的價(jià)值并將之運(yùn)用到檔案管理工作之中也即創(chuàng)造出一種適合自身發(fā)展需要的集現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化于一體的檔案管理方式,才能在未來發(fā)展中提升檔案管理工作的質(zhì)量并將檔案的價(jià)值最大化。
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀
(一)現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?,F(xiàn)階段,大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備,這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范,甚至有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室存在檔案堆積的現(xiàn)象,也沒有對應(yīng)的防潮、防盜等管理對策,這與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的現(xiàn)代化手段使用,從而影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的完整和安全。此外,辦公設(shè)備的欠缺使事業(yè)單位對檔案資源進(jìn)行有效的利用發(fā)揮不夠,只是處于管理的階段,這不利于對檔案資源的有效利用。
(二)檔案檢索效率低。現(xiàn)在的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理,對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段,還沒有實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索,這在一定程度上影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度,增加了檔案查閱工作量,給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性,從而大大降低了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。比如,一些人事信息,由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣,這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。
(三)檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實(shí)施,需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能,這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工,對網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少,對信息化的知識(shí)學(xué)習(xí)起來比較困難,即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備,由于工作人員的技能問題,對數(shù)字化檔案管理依然無法順利進(jìn)行。因此,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理員,要迅速建立屬于數(shù)字化管理的信息知識(shí)體系,提升自己的工作效率,達(dá)到對數(shù)字化檔案管理的需要水準(zhǔn)。
二、優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理對策
(一)創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展,給數(shù)字化檔案管理提供了便利,影響了人們的日常工作,是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。對于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理,這是一個(gè)綜合性的管理,牽涉的內(nèi)容比較多,因此,這就需要事業(yè)單位建立一個(gè)高效的數(shù)字化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況,結(jié)合自身的優(yōu)勢,創(chuàng)建現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng),把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理,嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全,避免相關(guān)的硬件隱患,為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境,這有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的順利發(fā)展。
(二)提高數(shù)字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網(wǎng)絡(luò)控制的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢,從而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列,對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能進(jìn)行提升,還可以增加系統(tǒng)內(nèi)部儲(chǔ)存量。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化,這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),這為數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)未來功能的更新奠定了基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級別,這有利于數(shù)字化檔案管理的使用者,系統(tǒng)功能得到了保障,這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了安全性的基礎(chǔ)。3.檔案管理使用性能提升。數(shù)字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品,這對系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢,對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)在線升級的功能。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性,保證了相關(guān)人員對檔案資源的調(diào)取和查閱,這樣數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的功能發(fā)揮。
(三)提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是數(shù)字化檔案管理的執(zhí)行者和操作者,這對檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響,這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用多元化的方式,提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如,對老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí),針對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作,提升他們的工作技能,定期考核他們對現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作水平,進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外,還可以建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制,鼓勵(lì)檔案管理人員提升自身素質(zhì),以保證工作的發(fā)展需求,從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;管理策略
引言:人力資源是機(jī)關(guān)事業(yè)單位存在與發(fā)展的關(guān)鍵,而人事檔案則是收集、整合人力資源信息的重要步驟。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位,管理部門一方面要根據(jù)人事檔案對單位內(nèi)部的人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、基本特點(diǎn)進(jìn)行合理的分析,以作為工作考評的基本依據(jù);另一方面人事檔案也是職工工資、崗位變動(dòng)的有效憑據(jù),由此可見做好人事檔案管理工作對于保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源調(diào)配,加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高工作效率的作用是不可替代的,因此,面對人力資源管理理念和管理方式的變革,機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極調(diào)整人事檔案管理策略也成了新時(shí)期的必然選擇。
一、新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言,人事檔案涉及了職工個(gè)人信息的各個(gè)方面,如出生年月、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、婚姻狀況等,這些信息可以為單位用人提供基本依據(jù),并依照個(gè)人的目前工作狀態(tài)以及未來發(fā)展?jié)摿M(jìn)行適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)整,以帶動(dòng)職工工作熱情,實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。人事檔案還表明了職工的社會(huì)關(guān)系,社會(huì)性是人的基本屬性,在機(jī)關(guān)事業(yè)單位,人與周圍社會(huì)環(huán)境所產(chǎn)生的互動(dòng)作用,通過檔案的方式記錄下來,這樣不僅能夠強(qiáng)化單位對個(gè)人的社會(huì)化管理,還能夠提高單位的內(nèi)部控制效果。此外,在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下,紙質(zhì)檔案管理的時(shí)代即將結(jié)束,利用信息系統(tǒng)錄入職工信息,加強(qiáng)信息間的傳遞與共享已經(jīng)成了現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然要求,基于此,在新時(shí)期加強(qiáng)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的管理,也已成為推動(dòng)單位管理信息化、系統(tǒng)化的有效途徑。
二、目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題
首先,思想上缺乏對人事檔案管理的重視。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位,無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層管理人員,他們對于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在一定的誤區(qū),如在單位進(jìn)行工作規(guī)劃和安排時(shí),并沒有將人事檔案管理工作納入日程中來,而這樣的態(tài)度直接導(dǎo)致了管理人員在長期單調(diào)、重復(fù)的工作內(nèi)容中,失去了工作的熱情,降低了對工作的責(zé)任感,進(jìn)而影響了管理效果。其次,專業(yè)的人事檔案管理人才的缺乏。機(jī)關(guān)事I單位的人事檔案主要?dú)w人事部門,隨著信息技術(shù)在管理體系的普及,人事檔案管理的專業(yè)化程度越來越高,而在一些單位內(nèi),人事部門管理人員并非專門的管理人員,他們在檔案管理中,只能從記錄、收集、整理的角度對人事檔案進(jìn)行基本的管理,而不能從人力資源開發(fā)與利用的角度,對其進(jìn)行有效的分析與整合;再次,缺乏有效的人事檔案管理規(guī)范。一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然逐漸開始重視人力資源管理的作用,但是相關(guān)制度、規(guī)范的制定卻依然落后于理論,人事部在工作過程中,往往缺乏系統(tǒng)的章程作為依據(jù),這不僅影響了檔案的歸類和整理,更降低了檔案管理工作的效率。最后,人事檔案資料的價(jià)值有待提高。信息雜亂、收集過程盲目是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的重要問題,這些資料在整理中由于缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),管理人員缺乏篩選的能力,造成了檔案門類不清,內(nèi)容龐雜混亂,從而大大降低了檔案的應(yīng)用價(jià)值。
三、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略
1.單位內(nèi)部對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)
思想是行動(dòng)的指導(dǎo),在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,對于提高檔案管理工作在單位內(nèi)部管理地位具有重要意義。單位領(lǐng)導(dǎo)層首先提高思想認(rèn)識(shí),將人事檔案管理工作納入到單位的日常管理中來,以激勵(lì)人事部門轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,不斷提高檔案管理工作效率;其次,要加強(qiáng)宣傳,在單位內(nèi)部管理的各個(gè)環(huán)節(jié)滲透人事檔案管理的作用,以提高單位內(nèi)部,尤其是基層管理人員對檔案的重視;最后,加強(qiáng)對人事檔案管理的投入,重視信息技術(shù)在改善檔案管理環(huán)境中的作用,積極引進(jìn)新技術(shù)和新理念,以提高檔案管理工作的科學(xué)性。
2.不斷完善檔案管理工作制度規(guī)范
制度是工作落實(shí)的保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在認(rèn)識(shí)檔案管理的過程中,應(yīng)該重視對制度規(guī)范的制定。首先明確人事部檔案管理工作的主要任務(wù),以提高工作人員信息收集、整理、分析的積極性,保證人事檔案管理工作的正常開展;其次,落實(shí)責(zé)任制,將檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到人,并利用責(zé)任制推動(dòng)工作人員的工作效率,針對檔案錄入與使用情況制定嚴(yán)格的規(guī)定,以保證信息的及時(shí)收集,以及用后的及時(shí)歸還,保證檔案的完整性和實(shí)效性;最后,根據(jù)市場的基本要求,細(xì)化對員工信息的收集,以明確單位人才結(jié)構(gòu),加強(qiáng)內(nèi)部控制。
3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平直接影響著人事檔案的管理效果。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理的過程中,應(yīng)該重視對專業(yè)人才的吸收和培養(yǎng),以提高人事檔案管理的專業(yè)化水平。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人才管理過程中,首先要建立相應(yīng)的制度做到專人專管,打破傳統(tǒng)管理模式中,兼職管理的情況,以保證檔案管理的一致性;其次,將檔案管理人員的培訓(xùn)納入到單位內(nèi)部培訓(xùn)中來,用現(xiàn)代化管理理念以及信息化管理方法,提高管理人員的工作技能和業(yè)務(wù)水平,最后,加強(qiáng)對專業(yè)管理人才的引進(jìn),采用相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,提升人才對檔案管理工作的評價(jià),進(jìn)而促使人才進(jìn)入到檔案管理體系中來。
4.提高檔案內(nèi)容的有效性
為促使管理工作更科學(xué)專業(yè)的開展,提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理中效率,人事部門應(yīng)該提高對檔案更新、鑒別、保存的意識(shí),保證檔案內(nèi)容能夠與市場對人才的基本需求相符,同時(shí)加強(qiáng)與各部門人員的溝通,以保證其在信息收集、歸檔整理上能夠有充分的應(yīng)對能力。此外管理人員不僅要做好數(shù)字化檔案的整理和歸檔,還應(yīng)該加強(qiáng)紙質(zhì)資料的管理工作,做好防火、防潮、防盜,提高檔案保存的安全性,而只有這樣才能真正發(fā)揮檔案在單位內(nèi)部管理中的價(jià)值。
一、當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問題
(一)管理觀念上缺乏重視程度
在人事檔案管理上缺乏足夠的重視程度,由于領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理缺乏一定考核與審核,因此導(dǎo)致在具體的操作上缺乏對應(yīng)的執(zhí)行力度。人事檔案工作往往被安排到其他工作開展的后面,人事檔案管理并沒有得到應(yīng)有的重視程度,從而導(dǎo)致人事檔案中無法得到動(dòng)態(tài)及時(shí)的信息更新,同時(shí)檔案管理更多的處于形式化。相關(guān)資料的收集也缺乏有效的配合,甚至導(dǎo)致內(nèi)容存在一定虛假性與不完全性,進(jìn)而導(dǎo)致資料的失真,無法發(fā)揮足夠的參考價(jià)值與使用價(jià)值。
(二)管理制度不完善
由于人事檔案管理缺乏足夠的領(lǐng)導(dǎo)層的重視,從而在管理制度的落實(shí)上也缺乏有效的力度。制度自身缺乏嚴(yán)密的規(guī)范性,制度不完善情況頻發(fā),對于相關(guān)管理執(zhí)行缺乏細(xì)化的指導(dǎo)規(guī)定,導(dǎo)致個(gè)別人員在操作上容易打擦邊球,導(dǎo)致管理工作的無效性。管理?xiàng)l例上較為松散,具有較大的活動(dòng)空間,要求過于淺層化,沒有實(shí)際上的監(jiān)督與督促作用,從而在實(shí)際的操作上,沒有實(shí)際的指導(dǎo)價(jià)值。甚至更大層度的依靠個(gè)人拍腦袋做決斷,缺乏相應(yīng)規(guī)范制度的參考與指導(dǎo)。進(jìn)而導(dǎo)致管理工作的后來者在操作上存在較大的困難,之前人員管理的無序性與不完善性導(dǎo)致后來接手人員存在一定推進(jìn)困難,甚至導(dǎo)致后來人員承擔(dān)額外的工作責(zé)任。而由于制度的不完善,對于沒有處理到位的工作形成工作人員之間的相互推諉,工作分工與交接工作不到位。
(三)管理人員素養(yǎng)與技術(shù)支持的滯后
人事檔案中包含了個(gè)人教育與工作經(jīng)歷情況,同時(shí)也包括個(gè)人政治面貌與品德作風(fēng)等信息的收集,是個(gè)人職位職稱變動(dòng)與辦理各項(xiàng)手續(xù)的重要憑據(jù)。但是無論是在專業(yè)人才與專業(yè)技術(shù)上,都缺乏專業(yè)完善性,從而導(dǎo)致在管理模式上處于滯后狀態(tài)。人員綜合素養(yǎng)不足,在資料收集整理上缺乏應(yīng)有的信息獲取、鑒別、整編等能力,甚至認(rèn)為對人事檔案資料的收集的完善性并不具有較高的實(shí)際價(jià)值,工作缺乏慎重性,導(dǎo)致信息更新不及時(shí),資料收集差錯(cuò)。專業(yè)人才引入意識(shí)缺乏,對于人才的培訓(xùn)管理缺乏對應(yīng)處理,從而導(dǎo)致相關(guān)工作人員在技術(shù)與觀念上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)與先進(jìn)性。在管理工作上缺乏對應(yīng)技術(shù)設(shè)備的有效支持,特別是新進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用不足,導(dǎo)致人事檔案管理上缺乏高效性,對于人事檔案沒有做好電子檔案的保存與日常利用,人事檔案缺乏對應(yīng)的電子目錄或者電子處理技術(shù)管理,導(dǎo)致人事檔案管理無序化,頻繁的調(diào)取紙質(zhì)檔案而引發(fā)紙質(zhì)原始檔案的缺失、差錯(cuò)等。沒有充分的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案資料做收集、鑒別與整理,僅僅依靠單純的人工處理。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理提升的辦法
(一)強(qiáng)化對人事檔案的重視程度
對于人事檔案管理工作,首先需要讓領(lǐng)導(dǎo)層對該工作的價(jià)值有充分認(rèn)可。定期對檔案管理工作做專業(yè)的審查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案問題,并做對應(yīng)的糾正處理。檔案審核需要成立專業(yè)的審核監(jiān)察小組,確保相關(guān)人員的專業(yè)性。對于所有的檔案資料要確定收集的憑據(jù)來源,對于不符合要求的檔案需要及時(shí)的補(bǔ)齊相關(guān)治療,確保資料的完整、真實(shí)。人事檔案管理需要日常監(jiān)督管理才能有效的提升工作人員的謹(jǐn)慎程度,同時(shí)促使管理工作更科學(xué)專業(yè)的開展。同時(shí)相關(guān)人員管理上,充分的發(fā)揮人事檔案的服務(wù)功能,讓人們充分關(guān)注到人事檔案資料的價(jià)值,提升所有人員對人事檔案資料收集的重視性,有關(guān)人員積極的加大對檔案更新、鑒別、保存的意識(shí)。相關(guān)作用要在有關(guān)會(huì)議中做充分的宣傳,提升人們對人事檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí),從而提升工作的配合度。提升重視程度后,可以更加注重對相關(guān)管理中所需設(shè)備、人才、技術(shù)的引入和管理,提升整體管理的效率與質(zhì)量。例如常見的防火、防潮、防盜等設(shè)備的配備,避免基本檔案管理的缺失與損毀。
(二)加大專業(yè)人才培養(yǎng)
人事檔案管理工作的完成需要專業(yè)人才支持才能有序開展,首先需要積極的引入專業(yè)人才,對于基本工作要求與操作技術(shù)有純熟的了解,避免常識(shí)性的差錯(cuò),同時(shí)也降低了人才培養(yǎng)的壓力,提升直接操作執(zhí)行能力。同時(shí),要針對執(zhí)行人員做本單位情況的培養(yǎng)教育,讓工作人員對本單位情況有充分的了解,了解檔案管理中的實(shí)際問題與特點(diǎn),提升工作人員與單位環(huán)境的良好融合。工作人員要在檔案管理的人員溝通、信息收集、歸檔整理上能夠有充分的應(yīng)對能力,并且將相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)得到有效的部門內(nèi)部的指導(dǎo)宣傳,提升人事檔案部分人員的操作的專業(yè)性。部門老員工要積極的做好新員工的帶教工作,對于不具備完善處理能力的人員不可以急于讓其進(jìn)行專業(yè)性較強(qiáng)的工作開展,務(wù)必保證其能力成熟后展開具體的執(zhí)行工作。同時(shí)做好檔案管理電子化處理,提升日常資料查詢的便捷性,避免反復(fù)性對紙質(zhì)檔案的查閱。