時間：2023-05-15 16:31:45
導(dǎo)語：在畢業(yè)生檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生；檔案管理；成長成才
高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄，是國家人事檔案的組成部分，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料，是大學(xué)生就業(yè)以及社會選拔考核人才的重要依據(jù)。是用人單位錄用畢業(yè)生時不可缺少的參考依據(jù)和重要憑證。對高等學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作進行系統(tǒng)研究，深刻認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理工作的重要性、存在的主要問題以及解決措施，有利于確保畢業(yè)生檔案的機密性、安全性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性，對建立健全高校畢業(yè)生檔案管理有效運行機制具有重大意義。
一、加強高校畢業(yè)生檔案管理工作的必要性
（一）學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志是學(xué)校進行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，培養(yǎng)合格人才的重要保證。畢業(yè)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌，歷史地反映了每一個時期學(xué)校學(xué)生管理工作的進程和具體內(nèi)容，是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲手段，是客觀、真實的學(xué)校管理信息，是形成學(xué)生在校期間個人信息的憑證和參考。學(xué)生檔案管理的好與壞，直接影響整個學(xué)生畢業(yè)后將來的成長與發(fā)展。所以大學(xué)生檔案信息只有真實、明確，才能為大學(xué)生就業(yè)打下良好的基礎(chǔ)。
（二）為畢業(yè)生和用人單位提供檔案查閱服務(wù)。大學(xué)生就業(yè)中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學(xué)生檔案經(jīng)過了收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，匯集了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會實踐活動等情況，是學(xué)生過去人生經(jīng)歷的記錄。從中能夠看出學(xué)生在德智體美勞等方面的綜合素質(zhì)情況，畢業(yè)生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權(quán)威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據(jù)來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據(jù)。高等院校通過大學(xué)生檔案管理工作，提供檔案查閱服務(wù)，使畢業(yè)生、學(xué)校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業(yè)生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業(yè)生就業(yè)。
二、加強高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的思路與對策
（一）適應(yīng)社會，提高對大學(xué)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識
1. 強化宣傳力度，提高畢業(yè)生對其人事檔案重要性的認(rèn)識。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)檔案的管理知識，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到，在改革開放的今天，畢業(yè)生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2. 加強自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。新時期檔案工作面臨許多新問題，同時也給畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要充分認(rèn)識到畢業(yè)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生檔案這一信息資源。使學(xué)生檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化；學(xué)生檔案管理工作要貫徹“為人事工作服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)”的基本原則，實行統(tǒng)一管理，堅持維護真實性和完整性的工作方針，嚴(yán)守秘密的保管方法，加強對學(xué)生的思想教育和各方面的管理，更好地了解、考察和培養(yǎng)學(xué)生為學(xué)生畢業(yè)后用人單位的錄用起到積極的作用。
（二）加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范
1. 各院校結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)以及當(dāng)前社會形式制定出統(tǒng)一的規(guī)范化的檔案管理工作。高校在新生入學(xué)之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學(xué)生的各項表現(xiàn)并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續(xù)性和完整性，這能為后續(xù)的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學(xué)生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據(jù)。
2. 加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。高校畢業(yè)生檔案的管理人員要經(jīng)常主動地與形成畢業(yè)生檔案材料的部門和各院（系）主管畢業(yè)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎懲等涉及學(xué)生誠信的信息，要及時歸檔，同時注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。
3. 實行專門統(tǒng)一管理。不論畢業(yè)生檔案是放在招生就業(yè)處、學(xué)生工作處，還是放在綜合檔案室管理，一定要有專人負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案的管理工作，一定要根據(jù)畢業(yè)生檔案的數(shù)量配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
1. 增強創(chuàng)新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。
2. 加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前計算機已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。同時大大提高管理效率和管理水平。
總之，大學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學(xué)生就業(yè)有著重要的作用。因此，高校大學(xué)生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，服務(wù)于社會與用人單位的需求。
參考文獻(xiàn)
[1] 李紅.淺談高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生就業(yè)[J].濰坊學(xué)院學(xué)報，2010（2）.
引言
檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤和財富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義
高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、學(xué)歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會活動的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對學(xué)生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據(jù)?？梢娮龊酶咝．厴I(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。
二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業(yè)檔案特殊性的重視
高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動性強等特點，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認(rèn)識到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。
（二）不規(guī)范
雖然我國已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術(shù)的運用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。
三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進思路
（一）正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作
想要提高我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強化對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)
檔案管理人員是畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展的核心力量和前提基礎(chǔ)。如果管理人員自身不具備過硬的專業(yè)知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質(zhì)直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質(zhì)，通過多種學(xué)習(xí)方式，使其熟練掌握畢業(yè)生檔案管理技能和知識，保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的有效落實。
近些年來，隨著高校擴招力度的逐步加大，畢業(yè)生人數(shù)日趨增多，其檔案數(shù)量也在迅速膨脹，傳統(tǒng)落后的檔案管理方式已難以適應(yīng)高校管理與發(fā)展需求，極大地制約了畢業(yè)生檔案管理效率的提升。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速普及，借助于ASP技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，不僅極大地提高了管理效率，便于畢業(yè)學(xué)生隨時關(guān)注檔案去向，還推動了高等院校畢業(yè)生檔案管理工作迅速邁入新臺階。
1 ASP 技術(shù)
ASP是微軟公司所開發(fā)的類似于HTML、Script、CGI三者的結(jié)合體。較HTML而言，ASP程序編寫更靈活方便，是在Web服務(wù)器端運行之后，將結(jié)果通過HTML的方式傳至客戶端瀏覽器中，因而較其他腳本語言要便捷、更可靠。通常而言，ASP技術(shù)的開發(fā)工具很多，有助于迅速開發(fā)系統(tǒng)。此外，較CGI而言，ASP包含HTML標(biāo)簽，可對數(shù)據(jù)庫進行直接存取。ASP是一項十分實用的技術(shù)，屬于發(fā)展較為成熟的開發(fā)技術(shù)。核心技術(shù)支持組件、對象技術(shù)，采用ASP組件及對象技術(shù)，用戶可直接采用ActiveX 控件，就對象方法、屬性等進行直接調(diào)用，繼而實現(xiàn)各種功能。
2 系統(tǒng)需求分析
畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)主要針對的是畢業(yè)生信息加以管理和分析，以便為管理人員提供必要的支持。系統(tǒng)特征如下。
1）要求系統(tǒng)界面直觀而優(yōu)化，便于操作和使用，能夠最大限度地減少用戶數(shù)據(jù)輸入，富有親和力，使畫面輸入盡量接近實際情況，保持界面的一致性，使用戶始終采用相同的方式進行操作，并能夠結(jié)合用戶的需求，把握好任務(wù)的進展；界面必須具有容錯功能，以免由于操作失誤致使數(shù)據(jù)錯誤錄入。
2）具有復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)。畢業(yè)生管理均以信息工作作為主要內(nèi)容，而畢業(yè)生檔案信息較繁雜，因而導(dǎo)致信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。
3）面向?qū)ο蟮亩鄬哟位．厴I(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)，主要服務(wù)對象即畢業(yè)生管理人員，但實際開展畢業(yè)生管理的人員具有多層次性，從校長、學(xué)生工作處到各院系管理人員、輔導(dǎo)員等，要求系統(tǒng)面向多層次服務(wù)
對象。
4）具有安全災(zāi)難恢復(fù)功能。系統(tǒng)應(yīng)利用授予權(quán)限，對程序使用加以控制，保障用戶正常操作，利用備份、恢復(fù)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。還必須加強日志管理及病毒防范等。
3 系統(tǒng)框架的構(gòu)建
畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)采用的是B/S結(jié)構(gòu)模式實現(xiàn)的，見圖1所示。
首層，即客戶瀏覽器，屬于連接用戶與系統(tǒng)的接口。用戶利用諸如IE等通用瀏覽器進入系統(tǒng)；第二層屬于Web服務(wù)器，用以啟動進程，對用戶端請求加以響應(yīng)；第三層是數(shù)據(jù)庫，利用ASP技術(shù)，對數(shù)據(jù)庫內(nèi)所動態(tài)產(chǎn)生的HTML代碼加以調(diào)用，并將處理結(jié)果嵌入系統(tǒng)，傳送至用戶端瀏覽器中。
B/S模式將三層結(jié)構(gòu)分別劃分為三個獨立單元，即顯示層、邏輯層、數(shù)據(jù)層。其中，顯示層同用戶開展交互，將用戶請求利用中間層組件，傳遞至邏輯層，邏輯層組件借助于SQL等方式，向數(shù)據(jù)層發(fā)出數(shù)據(jù)或資源請求。由數(shù)據(jù)層將數(shù)據(jù)傳至邏輯層，再由邏輯層傳至表示層。各層均有相應(yīng)的功能，各層均可獨立加以修改，也不會對其他層造成影響。各軟件在B/S結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進行開發(fā)設(shè)計，利用邏輯層，實現(xiàn)界面與數(shù)據(jù)訪問之間的相互獨立。顯示層、邏輯層、數(shù)據(jù)層分別在客戶端瀏覽器、Web服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上進行運行。
4 功能模塊的開發(fā)與設(shè)計
在需求分析基礎(chǔ)上，結(jié)合系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)，最大限度地提高畢業(yè)生檔案管理信息化水平，以便其對自身檔案情況進行查詢，或同檔案管理人員展開交流。具體而言，畢業(yè)生檔案管理信息系統(tǒng)包括如下模塊。
1）權(quán)限管理模塊。系統(tǒng)借助于ASP技術(shù)，于Internet網(wǎng)絡(luò)上進行運行，因此，要求系統(tǒng)具有良好的安全性。系統(tǒng)開發(fā)過程中對數(shù)據(jù)的安全性出發(fā)，構(gòu)建了該模塊，由管理人員負(fù)責(zé)對其他用戶授權(quán)與操作加以科學(xué)管理。
2）信息查詢模塊?；诰W(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，對畢業(yè)生信息，如就業(yè)協(xié)議書編號、學(xué)號、姓名、籍貫、畢業(yè)時間等信息進行查詢，以便用戶及時掌握檔案情況，例如，檔案是否仍為學(xué)校保管、檔案寄送單位等情況以及畢業(yè)生檔案保管期限、郵寄途徑及時間、相關(guān)資料借還，等等。
3）檔案咨詢與留言模塊。該模塊實現(xiàn)了檔案的科學(xué)化管理，以便畢業(yè)生及時針對檔案政策進行咨詢和留言，例如，如何進行檔案托管或辦理傳遞手續(xù)等。
4）檔案信息錄入模塊。由管理者將畢業(yè)生檔案信息及數(shù)據(jù)錄入該模塊，錄入過程中，在Web頁面可結(jié)合情況將檔案信息加以輸入，使用戶于客戶端對信息進行查詢。
5）檔案查詢模塊。該模塊便于管理人員對檔案信息加以管理，也為畢業(yè)生開展檔案信息查詢，明確管理情況提供了支持。
6）檔案信息修改模塊。該模塊為管理者及時更新、檔案管理信息提供了支持。
7）咨詢管理模塊。用于管理者同畢業(yè)生展開信息交流，實現(xiàn)有問必答，及時對常見問題及意見加以反饋，以便提高檔案管理水平。
8）信息備份模塊。定期對檔案管理信息進行備份，要求管理者必須定期將數(shù)據(jù)刻錄于光盤，實現(xiàn)異地備份。
5數(shù)據(jù)庫設(shè)計
函授畢業(yè)生的檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，函授檔案作為函授畢業(yè)生的第一份檔案，今后定級轉(zhuǎn)正、申報職稱、辦理養(yǎng)老保險、以及職務(wù)晉級等都得用函授檔案。過去許多函授檔案沉寂多年，畢業(yè)生不理會檔案，也不來辦任何手續(xù)。但近年來，簽勞動合同必須檔案跟隨，這樣促進了檔案的流動。但還有極個別馬大哈學(xué)生漏掉自己的檔案，等到用檔案時找不到?，F(xiàn)在函授檔案有三種現(xiàn)象：一是許多畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己身邊，最終成了“死檔”。二是檔案隨畢業(yè)生到了新單位，因為換新單位，檔案無人管理，漏了自己的檔案，最終使自己檔案成為了“棄檔”。三是存放在人才交流中心檔案管理中心，費用高，提取方便。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。
二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點建議
鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點應(yīng)強化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強畢業(yè)生的就業(yè)競爭力。一是應(yīng)該實現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案傳遞制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機構(gòu)等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國營單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
三、對函授檔案工作的思考
隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來越高，函授學(xué)歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？
首先，我們要提高認(rèn)識，函授作為上世紀(jì)八、九十年代的產(chǎn)物，國家并沒有廢掉它，說明它就有存在的價值，例如：評職稱、簽合同等等都必須用函授檔案。既然有存在的價值，我們就應(yīng)該給它成長的空間。讓我們攜起手來，共同關(guān)注函授，重視函授檔案。函授畢業(yè)生更應(yīng)該愛護自己的檔案，就象保護自己的眼睛、鼻子一樣。不要不聞不問，不理不睬。
關(guān)鍵詞：報到證 檔案管理 思想教育 就業(yè)指導(dǎo)
中圖分類號：G641 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
1 高校畢業(yè)生報到證現(xiàn)狀及其利弊
報到證的歷史是一個不斷發(fā)展的過程，它源于統(tǒng)包統(tǒng)分就業(yè)體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業(yè)體制下的“報到”，因而兼具服務(wù)性、政治性和管理性。
1.1報到證的社會作用
面臨畢業(yè)的高校畢業(yè)生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業(yè)證、學(xué)位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據(jù)，否則即使畢業(yè)了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發(fā)展。很多畢業(yè)生畢業(yè)時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認(rèn)識到報到證的重要作用，認(rèn)為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經(jīng)濟體制下的產(chǎn)物，很多重要作用都已經(jīng)隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經(jīng)濟體制下仍然發(fā)揮著一定的社會作用：一是記載畢業(yè)生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構(gòu)接收畢業(yè)生的有效文字證明，三是便于畢業(yè)生主管部門準(zhǔn)確掌握各地學(xué)生的就業(yè)情況，更好地制定出促進高校畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)政策，四是為畢業(yè)生落實自己的檔案和戶口提供依據(jù)，五是檔案材料的重要組成部分。
1.2報到證的弊端
報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統(tǒng)招計劃內(nèi)的學(xué)生、計算工齡、轉(zhuǎn)正定級、規(guī)定時間報到等。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和“自主擇業(yè)，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復(fù)存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關(guān)報到證的法律依據(jù)，其合法性受到質(zhì)疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學(xué)生才能享有；三是國家統(tǒng)招的全日制畢業(yè)生這個作用其實在畢業(yè)證上已經(jīng)充分證明，并且全國聯(lián)網(wǎng)有據(jù)可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現(xiàn)在并沒有嚴(yán)格規(guī)定，很多畢業(yè)生畢業(yè)后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業(yè)生的報到證，很多學(xué)生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續(xù)也失去了它應(yīng)有的意義；六是改派報到證手續(xù)繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯(lián)在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學(xué)校介紹信、畢業(yè)證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學(xué)生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經(jīng)濟和精力負(fù)擔(dān)。
2 畢業(yè)生檔案管理的作用及方法
2.1畢業(yè)生檔案管理的作用
高校畢業(yè)生檔案管理工作其本質(zhì)上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統(tǒng)一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規(guī)定執(zhí)行管理。畢業(yè)生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業(yè)通知書、年度鑒定表、實習(xí)材料等。主要記載了畢業(yè)生在校期間的思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)情況、家庭情況、社會實踐等內(nèi)容，是用人單位錄用畢業(yè)生的重要參考依據(jù)，也是補辦相關(guān)畢業(yè)或?qū)W歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫(yī)保社保、落戶、升學(xué)、出國、移民等方面發(fā)揮重要作用。
2.2畢業(yè)生檔案管理的方法
很多畢業(yè)生在畢業(yè)時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業(yè)后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規(guī)定，現(xiàn)階段對畢業(yè)生的檔案管理主要有如下方法：
一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權(quán)的畢業(yè)生可以直接將檔案從學(xué)校寄送至工作單位。其優(yōu)勢是日后辦理保險、職稱轉(zhuǎn)正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。
二是沒有落實工作單位的畢業(yè)生，可以將檔案留校2年，兩年后若學(xué)生未對檔案作任何處理，學(xué)校會直接將檔案寄回生源地。其優(yōu)勢是學(xué)校保管畢業(yè)生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學(xué)校的檔案永遠(yuǎn)是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。
三是畢業(yè)時無論就業(yè)還是未就業(yè)都可以將檔案轉(zhuǎn)回生源地，優(yōu)勢是辦理手續(xù)簡便，適合在生源地就業(yè)的畢業(yè)生，劣勢是如果以后不在生源地就業(yè)的話就需要重新轉(zhuǎn)遞檔案，重新改辦報到證。
四是把檔案存放在人才機構(gòu)，其優(yōu)勢是便于隨時調(diào)取檔案，適合創(chuàng)業(yè)和靈活就業(yè)的學(xué)生，劣勢是畢業(yè)生與人才機構(gòu)交流少，信息不暢。自從2015年《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構(gòu)不再收費，導(dǎo)致很多人才機構(gòu)拒絕收外地生源畢業(yè)生檔案。
3 畢業(yè)生報到證與檔案的關(guān)系
畢業(yè)生檔案去向和報到證去向既存在關(guān)系，又不完全相關(guān)。報到證是檔案投遞的依據(jù)，是檔案的重要組成部分，檔案包含有報到證，檔案憑借報到證寄送。然而，“檔案存放地”和“報到證抬頭”是兩碼相關(guān)的事，一般報到證抬頭就是用人單位名稱，也是檔案存放單位，但有很多特殊情況。
一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性
人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。
二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題
（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視
目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學(xué)生的教學(xué)管理上，而對于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認(rèn)為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。
（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤
在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定進行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴(yán)肅性和真實性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。
（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便
由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個時間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。
（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對落后
目前，許多高校在進行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計算機等先進技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。
三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略
（一）不斷加強高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度
為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認(rèn)識到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進行強化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認(rèn)識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細(xì)材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。
（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)
近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。
（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度
針對當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點出發(fā)，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行查找，并提出相對應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準(zhǔn)確性。
（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)
作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負(fù)責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負(fù)責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強他們的責(zé)任心的同時提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。
（五）加強高校和人事機構(gòu)間交流與溝通
因為高校畢業(yè)生檔案最終會轉(zhuǎn)遞給社會人事機構(gòu)進行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進一步達(dá)成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。
（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)
伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準(zhǔn)確性和及時性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點隨時登陸網(wǎng)站進行實時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。
（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制
首先，高校應(yīng)及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時，學(xué)校還應(yīng)對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應(yīng)及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應(yīng)主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時和學(xué)校進行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。
綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強高校和人事機構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制，切實把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。
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關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02
0 引言
隨著1999年我國高校開始擴大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長點，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實際狀況，對新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等?？茖W(xué)校進行了詳實而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。
1 高校學(xué)生檔案管理的價值分析
學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學(xué)生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊伍的建設(shè)中發(fā)揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實地記載了一個學(xué)生從高中到大學(xué)整個學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對充分調(diào)動學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識，激勵學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學(xué)生時代的檔案，起到積極的促進作用。
2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視
2.1 學(xué)生檔案的基本特點
2.1.1 過渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過渡性。
2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長不超過6年。學(xué)制越長，學(xué)生在校時間也越長，學(xué)生檔案流動的周期就長，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時間就越短，學(xué)生檔案就流動得較快，周期就短。可見，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。
2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。
2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報考研究生、參加就業(yè)、出國留學(xué)、參軍入警、報考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。
2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術(shù)特長生等。學(xué)生的來源豐富，同時生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。
2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對學(xué)生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化。石河子大學(xué)自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責(zé)任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。
2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：
①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。如新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)和昌吉學(xué)院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學(xué)生處將這部分學(xué)生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學(xué)近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財經(jīng)大學(xué)、石河子大學(xué)在2008年以前采取這種方式。
目前人力資源服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理存在以下幾個問題，首先是大學(xué)生畢業(yè)后對檔案的認(rèn)識不足，他們不知道檔案在未來的職業(yè)生涯中的作用，缺乏對檔案的重視。目前的情況是大學(xué)擴招，大學(xué)不在是培養(yǎng)精英的機構(gòu)，而是普通人接受高等教育的機構(gòu)。大學(xué)畢業(yè)后就失業(yè)的現(xiàn)象比比皆是，他們有的自己創(chuàng)業(yè)，有的應(yīng)聘到給公有制和國有企業(yè)中，也有機關(guān)和事業(yè)單位的，但是這一部分是非常少的。這部分人的檔案會隨著工資關(guān)系而轉(zhuǎn)移到工作的單位及主管部門，而那些應(yīng)聘到非公有制企業(yè)和自己創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生，他們的檔案就可有可無，因為目前一些私有企業(yè)招聘員工不要檔案，只要應(yīng)聘者提供簡歷，這就使得大部分人的簡歷虛設(shè)，所以也導(dǎo)致很多人對檔案的忽視，認(rèn)為沒有也一樣。有的是在畢業(yè)后由學(xué)校直接轉(zhuǎn)到了人力資源服務(wù)中心，長期無人問津，無名檔案和無人索要的檔案有很多很多。同時，檔案保管每年也收費，這也是導(dǎo)致檔案無人要的一個原因。既然檔案沒有，那么還要花錢找個地方保管，根本不值，這是檔案無人問津的原因。面對這樣的情況，人力資源服務(wù)中心的工作人員要通過創(chuàng)新手段提高檔案保管的質(zhì)量。
二、樹立畢業(yè)生對檔案的重視理念
通過宣傳提高大學(xué)生畢業(yè)后對檔案的重視意識，將檔案和自己的人生經(jīng)歷聯(lián)系起來。重視檔案對自己職業(yè)生涯的影響，從而重視和保管好自己的學(xué)生檔案也就是后來的人事檔案。通過對社會宣傳，引起學(xué)生家長的重視，進而引起社會的廣泛重視。同時人力資源服務(wù)中心要樹立對學(xué)生的服務(wù)意識，通過檔案的保管掌握學(xué)生的就職方向，通過組織關(guān)系，給學(xué)生推薦相應(yīng)的工作崗位，在企業(yè)是學(xué)生之間，建立起一座橋梁和紐。通過這樣的實踐案例，提高學(xué)生對檔案保管后的結(jié)果有所期待，進而重視自己的檔案管理工作。
三、提高工作質(zhì)量和為學(xué)生服務(wù)的質(zhì)量
首先要樹立服務(wù)意識，為高校畢業(yè)生提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，改變以往等靠的工作作風(fēng)，嚴(yán)格規(guī)范人才交流和檔案管理工作，為大學(xué)生的就業(yè)和發(fā)展提供幫助。簡化流程，為大學(xué)生提供高質(zhì)簡便的檔案保管工作，為大學(xué)生就業(yè)牽線搭橋。強化全體員工的服務(wù)意識。為畢業(yè)生服務(wù)就是為社會服務(wù)，就是為經(jīng)濟服務(wù)，就是為人才交流服務(wù)。樹立這樣的服務(wù)意識后，才能給大學(xué)畢業(yè)生提供最為合理和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次是強化管理，加強中心領(lǐng)導(dǎo)，中心以主要領(lǐng)導(dǎo)為首，積極踐行群眾路線，體現(xiàn)工作的透明度。強化對于工作人員的管理，在提高服務(wù)意識的同時，要強化工作人員的業(yè)務(wù)能力，對大學(xué)生的檔案建立和完善做好一切工作。實施責(zé)任制，將責(zé)任落實到人，各部門和個人都要對保管的檔案負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問題追究相關(guān)人的責(zé)任。
再次是提高檔案管理信息化水平，在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人才交流中要進一步提高中心檔案管理信息化水平，方便畢業(yè)生對檔案的查詢，運用VisualBasic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預(yù)覽、編輯電子化。在畢業(yè)生檔案管理中也要實現(xiàn)搜集、完善、調(diào)轉(zhuǎn)、管理等信息化，建立數(shù)據(jù)庫，對學(xué)生的信息檢索實現(xiàn)自動化和信息化。從而提高對學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
最后科學(xué)完善檔案的內(nèi)容。對畢業(yè)生的檔案管理不是目的，主要目的應(yīng)該是建立中心的人才庫，為學(xué)生的就業(yè)提供最好的幫助。在人才和企業(yè)之間做好媒介，為學(xué)生就業(yè)搭橋。做好畢業(yè)生的就業(yè)工作，不僅是為經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻(xiàn)，更主要的是為家庭接觸負(fù)擔(dān)，為社會穩(wěn)定哦和諧做出貢獻(xiàn)。所以工作人員要認(rèn)真整理和完善畢業(yè)生的檔案工作。對畢業(yè)生的信息資料全面熟悉，比如將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料進行完善，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，而且這樣也便于檢索學(xué)生的資料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。
一、大學(xué)生檔案管理在大學(xué)生就業(yè)中的重要作用
（一）為畢業(yè)生和用人單位提供查閱服務(wù)
大學(xué)生檔案記載著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和社會實踐等情況，反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，是學(xué)生過去人生經(jīng)歷的記錄，是畢業(yè)生用來向用人單位推薦自己最有權(quán)威的資料；而對用人單位而言，完整的大學(xué)生檔案可以為用人單位的人力資源管理奠定基礎(chǔ)，用人單位在選拔人才時，可以用來作為重要的參考依據(jù)。
（二）做好畢業(yè)生檔案傳遞工作
大學(xué)生檔案管理工作中比較重要的一個環(huán)節(jié)就是畢業(yè)生檔案傳遞工作。當(dāng)畢業(yè)生畢業(yè)時，大學(xué)生檔案通過轉(zhuǎn)遞工作與學(xué)生就業(yè)實現(xiàn)同向流動，實現(xiàn)“人檔合一”的檔案管理要求。轉(zhuǎn)遞工作結(jié)束后，意味著學(xué)校對畢業(yè)生的管理工作也就此告一段落。
二、大學(xué)生檔案管理工作中存在的問題
（一）大學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不到位
筆者了解到在很多高校，大學(xué)生平時沒有關(guān)心檔案去向的意識，只在用人單位要調(diào)檔時，才去想辦法查詢其去向。學(xué)生的建檔意識也比較薄弱，平時老師讓學(xué)生填寫各種表格時，會出現(xiàn)用圓珠筆填寫，身份證號碼填錯等問題。很多學(xué)生平時不注意收集材料，對于自己入團、入黨時間不清楚，何時擔(dān)任什么職務(wù)，獲得什么獎勵，也沒有記錄。
（二）大學(xué)生檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)，不規(guī)范
檔案材料不健全，如畢業(yè)登記表沒有畢業(yè)生本人的簽名，學(xué)生成績單沒有教務(wù)處的蓋章，甚至有很多是復(fù)印件。檔案材料沒有標(biāo)明日期，導(dǎo)致排序工作無法進行。
（三）大學(xué)生檔案管理的技術(shù)相對落后
在這個信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，雖然有很多高校已經(jīng)采用了電子檔案管理模式，當(dāng)大學(xué)生檔案大部分還是以手抄為主，這就導(dǎo)致檔案的收集、查詢和傳遞工作變得不是很便利。
（四）缺乏專業(yè)性的檔案管理人才
目前，大學(xué)生檔案管理工作，大部分是由高校輔導(dǎo)員兼任的，這些人缺乏專業(yè)的檔案管理知識，而且還要從事其他的學(xué)生工作，對于檔案管理工作很難投入全部的時間和精力。有些大學(xué)有專門的檔案管理人員，但都是安排的家屬和閑置人員，不懂得專業(yè)的檔案管理工作，更別提信息化管理檔案了。
三、加強大學(xué)生檔案管理的應(yīng)對措施
1、加強大學(xué)生檔案自我管理意識教育。一方面把培養(yǎng)大學(xué)生檔案自我管理意識作為“大學(xué)生素質(zhì)擴展計劃”的內(nèi)容，把檔案基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)列為大學(xué)生必選課，從而系統(tǒng)而又全面地對大學(xué)生進行檔案基礎(chǔ)知識教育，讓大學(xué)生明白檔案的價值，提高檔案自我管理的意識。另一方面，在高校要大力開展《中華人民共和國檔案法》的宣傳教育活動，開設(shè)檔案知識的講座，傳授檔案知識，提高學(xué)生的檔案意識。
2、加強法律法規(guī)建設(shè)，使檔案管理工作有法可依、有章可循。高校相關(guān)部門可以根據(jù)實際需要，依照《檔案法》制定本校的《大學(xué)生檔案管理工作》細(xì)則，使大學(xué)生檔案管理工作能夠順利開展。