時間：2022-05-21 17:11:59
導(dǎo)語：在藝術(shù)檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】藝術(shù)檔案；管理
關(guān)于藝術(shù)檔案的定義各有說法，而《藝術(shù)檔案管理辦法》中關(guān)于藝術(shù)檔案概念的概述，具有較高的認(rèn)可度。藝術(shù)檔案是在藝術(shù)創(chuàng)作、演出、研究、教育、交流等各種活動中形成的，對于個人、院校或者社會具有保存、參考價值的原始性記錄。藝術(shù)院校檔案館是藝術(shù)檔案產(chǎn)生和管理及利用的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，藝術(shù)檔案是藝術(shù)學(xué)院檔案管理的所有檔案類別中的重要組成部分，也是國家檔案信息資源的重要類別。但長期以來，檔案界對藝術(shù)檔案管理的實踐操作和理論研究都重視不夠，藝術(shù)類院校對于藝術(shù)檔案的管理也不夠重視。
一、藝術(shù)檔案的特點
（一）實時性。藝術(shù)檔案具有很強(qiáng)的實時性，藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的產(chǎn)生和收集具有特定的時間和特定地點，錯過特定的收集時間，在之后就非常難再次收集齊全。不同于其他類型的檔案，藝術(shù)檔案不是產(chǎn)生即存在，存在即歸檔。藝術(shù)院校檔案館要為此制定統(tǒng)一的移交和歸檔鑒定時間制度。藝術(shù)檔案在移交院校檔案館之前，需要有安全合適的保管環(huán)境進(jìn)行管理，現(xiàn)場藝術(shù)創(chuàng)作產(chǎn)生的影音資料等，無法在活動之后，進(jìn)行再次的增補(bǔ)工作。
（二）多樣性。藝術(shù)檔案具有多樣性的特點。藝術(shù)的創(chuàng)作和演出包含了作曲、歌唱、語言、造型、綜合等各個方面，每種藝術(shù)類別又包含復(fù)雜的藝術(shù)形式，比如說，音樂、美術(shù)、舞蹈、影視、攝影等等。藝術(shù)檔案的記錄手段各異，也是藝術(shù)檔案多樣性的原因，如文字、圖片、視頻等。除此之外，由于載體的不同，有紙張、膠片、磁性材料等等。
（三）形象性。藝術(shù)檔案具有形象性，形象性是藝術(shù)檔案的關(guān)鍵性特點。形象是藝術(shù)創(chuàng)作的演繹。任何藝術(shù)形式的存在都依賴于形象的準(zhǔn)確描述，沒有形象，藝術(shù)也不會存在。因而，客觀、真實地記錄現(xiàn)實藝術(shù)的藝術(shù)檔案就具有形象性。其次，藝術(shù)檔案由好幾個部分構(gòu)成，形象是其中之一。照片、繪畫等都是作為藝術(shù)檔案對藝術(shù)形象的真實有效記錄。最后，以文字為載體的藝術(shù)檔案，即使形象性的特點表現(xiàn)得不直接，例如：音樂劇本，它會創(chuàng)造出一定的想象空間，令人身臨其境，具有形象性的特點。
（四）成套性。藝術(shù)檔案具有成套性。一次藝術(shù)活動、藝術(shù)創(chuàng)作或者藝術(shù)表演過程中形成的所有的相關(guān)材料構(gòu)成了一個統(tǒng)一的、完整的整體，藝術(shù)檔案的各個藝術(shù)要素具有不可分離性，藝術(shù)檔案反映的是藝術(shù)創(chuàng)作者藝術(shù)創(chuàng)新活動的全過程。因此說，記錄藝術(shù)活動的藝術(shù)文字材料等等具有成套性特征。
二、加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理的措施
（一）科學(xué)規(guī)范藝術(shù)檔案歸檔范圍。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的歸檔范圍不同于一般的行政文書檔案或者其他的專業(yè)檔案，依據(jù)一般的藝術(shù)院校檔案館的收集需求和未來發(fā)展要求，藝術(shù)檔案的收集歸檔范圍主要有：各類劇本和樂譜、場記、攝影創(chuàng)作設(shè)想、演出錄音帶、錄像帶，藝術(shù)總結(jié)、宣傳材料、職員材料、國內(nèi)外重大藝術(shù)活動的文件材料、藝術(shù)教育方面的教材，院校學(xué)生作品、展覽的展冊、藝術(shù)研究以及其它研究成果的材料等等。
（二）加快建立藝術(shù)檔案制度。加快建立健全藝術(shù)檔案的管理制度?！蛾P(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的決定》指出，要對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，維護(hù)檔案的完整、安全與可用性。藝術(shù)檔案是專業(yè)檔案的一類，藝術(shù)檔案工作也是檔案管理工作的內(nèi)容，必須保證藝術(shù)檔案的完整與安全，使藝術(shù)檔案更好地為藝術(shù)工作服務(wù)并得到長久保存。首先，在藝術(shù)活動中形成的藝術(shù)文件材料，積累、整理和歸檔作為考核部分，列出負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍。其次，建立藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案的歸檔制度，明確制定歸檔范圍、時間和質(zhì)量要求。只要是院校藝術(shù)活動、藝術(shù)創(chuàng)作和藝術(shù)研究中形成的一切具有現(xiàn)實價值和歷史價值的藝術(shù)材料，都應(yīng)由業(yè)務(wù)部門整理后及時歸檔。
（三）建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫。藝術(shù)檔案有效管理的價值是為了使檔案實現(xiàn)有序化，能真實、客觀、有效地保存藝術(shù)院校的集體記憶，沉淀學(xué)校及學(xué)術(shù)傳統(tǒng)和校園文化。藝術(shù)院校檔案館的工作人員要以學(xué)校的重大事件為契機(jī)，以豐富的檔案館藏生動展示藝術(shù)院校的精神氣質(zhì)和品質(zhì)，促使藝術(shù)檔案館成為一個藝術(shù)產(chǎn)品和藝術(shù)類的文化、精神的收藏、展示、傳承的集中中心。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案管理不是簡單地保存各類藝術(shù)檔案實體，而是要深層次地開發(fā)藝術(shù)檔案信息資源。逐步建立專題數(shù)據(jù)庫，包括圖片展、系列講座等等，能夠真實、客觀地反映藝術(shù)院校的發(fā)展歷程。隨著廣大教職員工對藝術(shù)檔案的需求的提高，提供專題查詢服務(wù)。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案館要關(guān)注院校的發(fā)展，著眼于藝術(shù)院校的未來發(fā)展大局，將具有重要參考價值和利用價值的藝術(shù)檔案材料收集齊全完整，并建立藝術(shù)類院校的藝術(shù)檔案專題數(shù)據(jù)庫。
（四）加強(qiáng)實時性、經(jīng)常性收集。藝術(shù)院校的檔案工作人員要做好藝術(shù)檔案實時的、經(jīng)常性的收集。一般情況下，藝術(shù)院校的檔案工作人員都習(xí)慣于按照文書檔案、會計檔案、基建檔案等其他類別的專業(yè)檔案的收集思路和方式，定點、定時地收集、整理檔案。特別是在當(dāng)前大多數(shù)藝術(shù)院校由部門立卷，檔案館人員收集、管理檔案的能動性和參與性降低。對于實時產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，不一定要等到年終時收集齊全并歸檔。從宏觀上把握藝術(shù)檔案的產(chǎn)生時間，深入了解檔案產(chǎn)生的數(shù)量、類型等等，檔案工作人員參與產(chǎn)生的環(huán)境中，對檔案的收集、歸檔、保管、編研、統(tǒng)計等做出更精確的要求。（下轉(zhuǎn)第155頁）（上接第135頁）
藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案工作是一項專業(yè)性工作，藝術(shù)檔案是重要的院校檔案類別，也是國家重要的檔案資源，在維護(hù)文化事業(yè)的發(fā)展歷史和進(jìn)程上，發(fā)揮著不可替代的重要作用。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案具有區(qū)別于其他類別檔案的特征：實時性、多樣性、成套性和形象性的特征。為了更好地做好藝術(shù)檔案的管理工作，必須要加快藝術(shù)檔案管理制度的建設(shè)，規(guī)范藝術(shù)檔案的歸檔收集范圍，加強(qiáng)實時性、經(jīng)常性收集，建立具有高校專業(yè)特色的專業(yè)數(shù)據(jù)庫。藝術(shù)院校的藝術(shù)檔案工作者，要跳出檔案管理的思維定式，拓寬思路，以藝術(shù)教學(xué)、科研、實踐活動的發(fā)展軌跡完整、真實地記錄高校的發(fā)展，突出藝術(shù)高校的文化精神，要爭取以活檔案的方式發(fā)揮藝術(shù)檔案的文化價值，為藝術(shù)院校在藝術(shù)發(fā)展、文化傳播中起到推動作用。
【參考文獻(xiàn)】
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1群眾文化藝術(shù)檔案管理特性
（1）內(nèi)容豐富廣泛。與其他一些社會性的活動有著本質(zhì)的區(qū)別，群眾文化來源于廣大人民群眾的實際生活，是經(jīng)過不斷的積累形成的，這種群眾文化經(jīng)歷歲月的沉淀，蘊(yùn)含著多方面的內(nèi)容，對人類文明的發(fā)展起到很大的推動作用。［1］因此，群眾文化藝術(shù)檔案最顯著的特點就是內(nèi)容豐富，涉及面較為廣闊，既可以是人們生產(chǎn)活動中凝聚的文化，也可以是民間慶祝、祭祀等習(xí)俗，是多種文化綜合作用的結(jié)果，檔案載體也各種各樣。在管理群眾文化藝術(shù)檔案時，就要求廣泛搜集檔案資料，不能僅限制在某一方面，而是要進(jìn)行全方位、多角度的全面化管理。
（2）個體性與整體性相結(jié)合。在對群眾文化藝術(shù)檔案進(jìn)行管理的過程中，群眾文化管理單位發(fā)揮著關(guān)鍵作用，需要進(jìn)行定期或不定期的文化活動，來保障群眾文化的延續(xù)。而外部業(yè)務(wù)和內(nèi)部業(yè)務(wù)共同構(gòu)成了管理單位的兩大業(yè)務(wù)體系，需要進(jìn)行個體化的檔案管理。但群眾文化藝術(shù)檔案的管理本身就是一項相對復(fù)雜的工作，實施難度較大，在進(jìn)行個體性管理的同時，還要從檔案管理工作的特點出發(fā)，對檔案管理工作進(jìn)行整合，制定規(guī)范化的管理體制，實施整體性的管理對策，這樣才可以提高群眾文化藝術(shù)檔案管理工作質(zhì)量。
（3）形象性與多樣性。形象性及多樣性也是群眾文化藝術(shù)檔案管理的一大特點，在體現(xiàn)形式方面也各不相同。針對一些綜合性較強(qiáng)，且規(guī)模較大的群眾文化活動，其藝術(shù)檔案管理工作就要求在收集和整理活動基本資料的同時，還應(yīng)存儲一些影像資料，即搜集到錄像、劇本、音樂、曲譜、照片等多種形式的資料，這些大型綜合活動包括音樂會、文藝演出等。群眾文化藝術(shù)檔案管理工作要求盡量做到資料在聲音、圖像和文字三方面的統(tǒng)一，這種管理特點取決于群眾文化的本質(zhì)，能夠更加直觀、形象地體現(xiàn)出文化活動的開展?fàn)顩r。
2檔案管理的特殊措施
（1）搜集民間資源。正因為群眾文化藝術(shù)檔案具有內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣的特點，雖然在多年的發(fā)展過程中已經(jīng)整理和存儲了大量的檔案信息，但仍然還有一些文化檔案資料散落在民間，影響了藝術(shù)檔案管理工作的全面性和完整性。在實施檔案管理工作時，就需要利用社區(qū)的力量，讓廣大人民群眾主動、積極地投入搜集檔案資料工作中，為群眾文化的完善和發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。文化事業(yè)管理機(jī)構(gòu)要將檔案資料的搜集理念灌輸?shù)骄用裥闹校o予居民相應(yīng)的獎勵對策和優(yōu)惠措施，讓居民在日常生活中注重對這些藝術(shù)資料的搜集，發(fā)揮群眾的主觀能動性，將民間遺留的文化藝術(shù)檔案整合起來，從藝術(shù)品收藏者手中采購和換取這些有價值的文化資料，完善群眾文化藝術(shù)檔案。
（2）重視檔案建設(shè)。當(dāng)前首要的任務(wù)就是提升廣大人民對群眾文化藝術(shù)檔案管理工作的重視，意識到開展檔案管理工作的必要性和重要性，讓廣大人民樹立正確的檔案管理意識，從而達(dá)到提高管理效率的目的。檔案管理人員作為管理工作的主要實施者，要具備較高的管理專業(yè)能力和職業(yè)道德意識，能夠認(rèn)真、負(fù)責(zé)地對群眾文化檔案進(jìn)行搜集、整理、分析和歸檔，為后期檔案信息的高效利用提供保障。由于社會的不斷發(fā)展，檔案管理人員也要對自身的管理理念進(jìn)行更新，應(yīng)用一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，使群眾文化檔案管理工作滿足時代的發(fā)展需求，能夠與時俱進(jìn)。
（3）政府與社會的共同努力。要想使群眾文化藝術(shù)檔案管理工作有條不紊地開展，就需要做好資金保障工作。首先，政府要發(fā)揮帶頭作用，加大在群眾文化藝術(shù)檔案管理工作方面的資金支持，適當(dāng)?shù)脑龃筚Y金投入，并構(gòu)建專項的資金管理部門來規(guī)劃和調(diào)配群眾文化檔案管理工作的財政支出，提高管理工作的整體效率和質(zhì)量。此外，還需要調(diào)動社會力量，讓各方面的社會資源也加入到群眾文化藝術(shù)檔案管理工作中，提高推廣力度，廣泛搜集分布在人民群眾中的文化藝術(shù)檔案，鼓勵廣大民眾將群眾文化檔案捐獻(xiàn)出來，或復(fù)印相關(guān)的檔案資料，進(jìn)一步充實群眾文化的內(nèi)容和形式。
3檔案的開發(fā)與利用
（1）服務(wù)決策。經(jīng)過多年的發(fā)展，群眾文化藝術(shù)檔案管理工作人員也擁有了豐富的經(jīng)驗，存儲和保留的檔案資料能夠為決策的制定提供保障?？梢曰谡w的角度，統(tǒng)籌分析檔案資料信息，保證服務(wù)決策制定的科學(xué)性和合理性，以免使群眾文化管理工作的發(fā)展出現(xiàn)方向性的錯誤。指導(dǎo)群眾文化的發(fā)展，提供決策依據(jù)是檔案開發(fā)和利用的根本體現(xiàn)，所以在日常管理工作中要保證這些群眾文化藝術(shù)檔案的共享，確保決策人員可以實時獲取有價值的信息。
（2）為研究提供資料。從管理目的角度來看，開展群眾文化藝術(shù)檔案管理工作就是將大量可靠、準(zhǔn)確的資料提供給研究人員，便于專業(yè)人員進(jìn)行分析和探索。時間長、任務(wù)繁重是群眾文化藝術(shù)檔案管理的特點，需要管理人員不斷進(jìn)行修正和完善，可以為研究工作的進(jìn)行奠定堅實的基礎(chǔ)，對實現(xiàn)群眾文化的可持續(xù)發(fā)展意義重大。
（3）豐富文藝生活。人民群眾的日常生產(chǎn)、生活是群眾文化的根本來源，在開發(fā)和利用的過程中也要遵循回歸本質(zhì)的原則，將文化活動滲透到群眾中，實現(xiàn)藝術(shù)檔案管理與人們的有機(jī)融合，發(fā)揮這些檔案的真實效用?？梢越柚@些藝術(shù)檔案指導(dǎo)群眾活動的開展，對文化活動的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的充實和豐富，激發(fā)廣大人民對群眾文化活動的參與熱情，使群眾文化的價值和作用真實地體現(xiàn)出來。群眾文化事業(yè)管理單位應(yīng)借助存儲的藝術(shù)檔案資料，開展攝影比賽、創(chuàng)作競賽等活動，加大宣傳和推廣力度，對這些群眾文化藝術(shù)檔案資料進(jìn)行復(fù)印，重新制作成不同形式的動畫和宣傳冊，以話劇、視頻的方式展現(xiàn)出來，使群眾文化藝術(shù)檔案管理工作重新回歸到群眾中。
4結(jié)束語
一、大數(shù)據(jù)時代對藝術(shù)檔案管理模式提出的挑戰(zhàn)
1.藝術(shù)檔案管理思維發(fā)生轉(zhuǎn)變
和過去以強(qiáng)調(diào)小數(shù)據(jù)為主藝術(shù)檔案管理模式相比較，大數(shù)據(jù)時代背景下，藝術(shù)檔案管理更加強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)信息的完整性、多樣性和混雜性。面對這種全新需求，就需要檔案管理人員提高對檔案管理的認(rèn)識，要深刻認(rèn)識到藝術(shù)檔案管理的價值并不是在數(shù)據(jù)背身，而是在于藝術(shù)檔案的利用，既要尊重原始數(shù)據(jù)的獲取，更要關(guān)注檔案的潛在價值，也就是需要檔案管理人員進(jìn)行深入挖掘，尋找藝術(shù)檔案中的特有藝術(shù)價值。基于此，藝術(shù)檔案管理人員應(yīng)該及時轉(zhuǎn)變管理理念，由檔案收藏向著綜合利用轉(zhuǎn)變，做好主動服務(wù)工作，轉(zhuǎn)變管理思維，深入挖掘數(shù)據(jù)信息和檔案背后價值，從而保證用戶在了解過去、把握現(xiàn)在和預(yù)見未來中切實發(fā)揮好檔案應(yīng)有的作用和價值。此外，檔案管理人員還要積極應(yīng)用自己的思維，提高對大數(shù)據(jù)時代的全面認(rèn)識，對數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系性進(jìn)行全面分析研究，借助大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展思維，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的精確化和管理集中化，利用數(shù)據(jù)啟動為文化單位，組織提供相應(yīng)的決策參考，從而保證文化領(lǐng)域的決策更加科學(xué)合理，促進(jìn)藝術(shù)檔案利用效率提升。
2.藝術(shù)檔案管理從實體管理向著知識管理轉(zhuǎn)變需要大數(shù)據(jù)的支撐
在大數(shù)據(jù)背景下，信息呈現(xiàn)爆炸式增長，而傳統(tǒng)的藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)和文件查詢利用的檔案管理模式已經(jīng)不能使用現(xiàn)階段用戶檔案需求，他們需要能夠深入挖掘藝術(shù)檔案背后深藏著的寶貴資源和文化財富，充分利用信息資源，獲取自己最需要的文獻(xiàn)信息，因此，傳統(tǒng)的是藝術(shù)檔案管理模式必須發(fā)生轉(zhuǎn)變，只是單一的提供數(shù)據(jù)信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須向用戶提供數(shù)據(jù)背后的各種信息?？偹苤?，任何種類的檔案信息服務(wù)核心是具備強(qiáng)大技術(shù)核心，而技術(shù)引擎的種類有很多種，這就需要我們結(jié)合檔案用戶的實際需求進(jìn)行智能化分析，對用戶需求進(jìn)行多角度的分析，從而為讀者提供更加全面信息決策，而要做到這些必須應(yīng)用到大數(shù)據(jù)技術(shù)。
二、大數(shù)據(jù)時代藝術(shù)檔案管理模式變革對策分析
1.積極構(gòu)建藝術(shù)檔案管理大檔案管理體系
首先，要進(jìn)一步擴(kuò)大藝術(shù)檔案的收集范圍。在這個數(shù)據(jù)價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過儲存介質(zhì)的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)我們提供了更加強(qiáng)大數(shù)據(jù)儲存空間，藝術(shù)檔案搜集、整理和保存工作不再受到范圍和保管期限的限制，藝術(shù)單位在從事藝術(shù)活動過程中所形成不同形式和載體的數(shù)據(jù)形式，都將被收集歸檔，也就是說一切文件、數(shù)據(jù)、視頻、音頻都將被視為藝術(shù)檔案的一個重要組成部分，都應(yīng)該被收集起來整理歸檔。同時，在藝術(shù)檔案儲存保管過程中，所有檔案都應(yīng)該以時間順序進(jìn)行排列，進(jìn)行永久性的保存。此外，在藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)收集過程中，要做好整個收集流程的控制管理工作，將藝術(shù)檔案管理融入到辦公系統(tǒng)和工程項目管理系統(tǒng)中，將各種數(shù)據(jù)納入到發(fā)文、付款和驗收的各個環(huán)節(jié)中，因此，在藝術(shù)檔案收集之前，應(yīng)該結(jié)合職責(zé)范圍預(yù)測檔案的范圍和數(shù)據(jù)量，確保藝術(shù)檔案收集完成，避免重復(fù)建設(shè)；其次，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段，數(shù)字化資源標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)并不是十分統(tǒng)一，這就成為檔案數(shù)據(jù)整合的瓶頸，影響到藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)共享。因此，在未來藝術(shù)檔案管理過程中，需要我們統(tǒng)一各個領(lǐng)域的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，制定電子文檔管理、數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換等方面統(tǒng)一化的規(guī)章制度，從而確保電子化檔案建設(shè)的科學(xué)性和規(guī)范性。在大數(shù)據(jù)背景下，藝術(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)不能封閉自首，要強(qiáng)化溝通交流，從技術(shù)、人力資源和系統(tǒng)建設(shè)等多方面開展交流，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享和價值的最大化。
2.積極構(gòu)建大資源體系
首先，積極建設(shè)集成化藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。針對大數(shù)據(jù)時代藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)儲存量大，種類繁多的特點，檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)據(jù)儲存過程中，可以積極應(yīng)用數(shù)據(jù)集成技術(shù)，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，利用云計算平臺，將不同來源，種類和格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)整合，將錯誤和重復(fù)的數(shù)據(jù)過濾掉，補(bǔ)齊殘缺信息，集成之后還要做好數(shù)據(jù)信息的整合工作，在整合過程中面對結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)，幾乎是不能使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)儲存方式進(jìn)行整合的，因此，應(yīng)該采用分布式儲存技術(shù)，將不同數(shù)據(jù)先儲存在最合適的系統(tǒng)中，然后建立系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)引擎連接，實現(xiàn)對各個系統(tǒng)的整合和集成分析；其次，確保檔案信息安全。在大數(shù)據(jù)時代，藝術(shù)檔案管理重點就是確保數(shù)字化檔案信息原始數(shù)據(jù)真實、可靠、完整和安全，為此，檔案部門在進(jìn)行數(shù)據(jù)公開過程中，要提高安全意識，強(qiáng)化宣傳教育，避免因為管理人員安全防范意識不足而導(dǎo)致出現(xiàn)安全事故，此外，還要積極建設(shè)安全防御體系，從技術(shù)應(yīng)用、人員配制和資源防護(hù)等多方面進(jìn)行保護(hù)，要全面應(yīng)用最先進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，強(qiáng)化對數(shù)據(jù)平臺的維護(hù)，保證設(shè)備安全運行。
一、藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理的意義
（一）歷史的意義
?術(shù)類高職院校科研檔案的內(nèi)容包括藝術(shù)類高職師生歷年的各種學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)性論文、文章和著作等，包括公開發(fā)表、宣讀、交流的和未經(jīng)發(fā)表、交流的文稿等，它是藝術(shù)類高職院校學(xué)術(shù)水平的真實記錄?？陀^地記錄了既往的學(xué)術(shù)歷史情況，是一所藝術(shù)類高職院校不同時期學(xué)術(shù)水平的反映和憑證。保存這些科研檔案，就是保存學(xué)?？蒲邪l(fā)展的歷史，保存不同時期研究者的研究成果為藝術(shù)類高職院校和社會積累與保存歷史文化財富，尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，在整個高校中科研檔案在學(xué)校科研管理中所處的地位也越來越重要。科研檔案作為一種資源儲備，具體見證著合格評估、評優(yōu)評估、示范評估、卓越評估等藝術(shù)類高職院校發(fā)展軌跡。
（二）現(xiàn)實的意義
藝術(shù)類高職院校科研檔案管理也是一整套業(yè)務(wù)管理工作，對學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。比如，科研檔案在管理過程中，有接收、鑒定、整理、編目、統(tǒng)計、保管、利用以及對科研檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各個環(huán)節(jié)，還包括現(xiàn)代信息技術(shù)在藝術(shù)類高職院校科研檔案管理中的應(yīng)用。隨著藝術(shù)類高職院校科研水平的不斷提高和信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，科研檔案作為重要信息資源在教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，將其納入高校科研管理的基礎(chǔ)性、日常性工作，進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，是提高高?？蒲泄芾硭降谋匾疤幔箍蒲腥粘９ぷ?、科研管理工作和科研建檔工作同步進(jìn)行，密切跟蹤科研活動的全過程，準(zhǔn)確界定科研檔案成果的價值，有利于建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科研檔案。通過查閱已有的檔案資料，可以判斷科研成果歸屬，減少無謂的重復(fù)勞動，提高研究效率，拓展研究視野，保證工作質(zhì)量。有利于促進(jìn)藝術(shù)類高職院?？茖W(xué)研究的發(fā)展和科研水平的提升，有利于科研成果與市場接軌，為社會建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
二、明確藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的歸檔內(nèi)容
根據(jù)藝術(shù)類高職院校科研活動的內(nèi)容、特點進(jìn)行分類，藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案大致可分為科研項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案。
（一）科研項目檔案
科研項目包括校級、省級、國家級項目（課題）?？蒲许椖繖n案是科研實踐活動的真實記錄，它記載和反映了科研項目研究的全過程和具體成果。這部分檔案是藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的主體部分，主要包括：項目（課題）申報材料，批準(zhǔn)文件，研究或?qū)嵤┓桨福芯繉嵤┻^程中的重要原始記錄，研究工作總結(jié)及研究成果報告，成果鑒定、驗收、評審及成果獎勵的有關(guān)材料，成果推廣階段所形成的文件等。
（二）科研文書檔案
藝術(shù)類高職院?？蒲形臅鴻n案是科研管理活動的真實記錄，它記載和反映學(xué)?？蒲泄芾砘顒拥臍v史過程和經(jīng)驗，包括：科研計劃，總結(jié)，學(xué)校和上級管理部門下發(fā)的在科研日常管理和專項管理活動中形成的管理性科研文件、材料。也包括各級各類的項目申報通知、各項目立項文件、各項目結(jié)題文件和成果獲獎文件等。另外，還有藝術(shù)類高職院校本校制定的科研管理相關(guān)規(guī)章制度文件等。
（三）科研成果檔案
藝術(shù)類高職院校科研成果檔案是鑒證學(xué)?？蒲袑嵙Φ囊罁?jù)之一，因此科研成果管理在科研管理中有著重要意義。藝術(shù)類高職院?？蒲谐晒饕▽W(xué)?？蒲谐晒麉R編、科研統(tǒng)計報表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利資料等。
三、提高藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理能力
（一）提高檔案管理認(rèn)識
要使藝術(shù)類高職院校科研檔案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分認(rèn)識到科研檔案管理的重要性，它是科研歷史的重要憑證，是積累科研經(jīng)驗的一種手段，是進(jìn)行科學(xué)研究的重要依據(jù)，是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的有力工具，是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的一項重要內(nèi)容。學(xué)校可通過職稱評審、教育教學(xué)評估等有效載體凸現(xiàn)科研檔案的重要性，通過舉行專家講座、上門服務(wù)等途徑加以宣傳普及，促使教師加強(qiáng)認(rèn)識和理解藝術(shù)類高職院校科研檔案管理的重要作用、歸檔內(nèi)容和歸檔方式，從而準(zhǔn)確判斷目前藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案管理工作的狀態(tài)，提出合理可行的藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的建設(shè)方案，對今后做好藝術(shù)類高職院校科研檔案工作，提升學(xué)校科研能力、科研管理水平，都有著十分重要的意義。
（二）加強(qiáng)管理隊伍的培養(yǎng)
按照科研管理的條例，一個科研項目（課題）的前期準(zhǔn)備、研究實施、鑒定驗收、成果申報、獎勵認(rèn)定以及推廣應(yīng)用等各個階段的材料必須收集和歸檔。科研人員是科研檔案的形成者和利用者，科研管理部門是直接服務(wù)科研人員和科研工作的部門，作為科研檔案管理人員要熟悉科研材料的產(chǎn)生、形成及相互關(guān)系，要做好積極與科研人員的溝通、對接，找到收集和整理檔案的行之有效的方法，及時做好資料的收集與保存。
（三）加強(qiáng)管理方法的改進(jìn)
1.全面及時歸檔
目前，我省藝術(shù)類高職院校在科研管理方面，大多已經(jīng)對科研項目的開展和科研管理同時進(jìn)行了提出了要求，并取得了一定成效，但對科研資料的收集、歸檔卻相對滯后。這不利于科研檔案的收集和保存的完整性。例如，一些科研項目要全面完成，往往周期長、范圍廣、人員多、資料雜，有時，在科研項目開展的過程中會根據(jù)實際情況，對之前的計劃作一定的調(diào)整，從而使相應(yīng)的資料內(nèi)容發(fā)生變化，所形成的檔案也會隨之變化。因此，項目研究、項目管理與項目建檔要同時展開，邊研究、邊管理、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并能有效的提供利用。例如：在校內(nèi)制定激勵機(jī)制或獎懲制度，由項目負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，充分發(fā)揮項目組在檔案的形成、收集、立卷等工作中的主觀能動性，在科研活動開展的各個階段，及時完善科研資料的歸檔工作。在校內(nèi)定期開展檔案工作評比，對檔案整理成效好的項目給予獎勵，對沒有達(dá)到歸檔要求的項目提出整改建議，要求及時整改，?t遲未整改到位的不予結(jié)題或不予參加評優(yōu)評先。藝術(shù)類高職院校的科研管理部門、檔案管理部門以及科研檔案形成的具體部門或項目組，要相互配合，在科研檔案管理中，明確職責(zé)，形成一個合理的歸檔秩序，提高檔案收集的質(zhì)量和效率，使科研檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，進(jìn)一步完善藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案的管理工作。
2.加強(qiáng)信息管理
傳統(tǒng)的檔案搜索與交流方式已經(jīng)不適應(yīng)大量的檔案管理新發(fā)展、新需求，信息化管理是檔案管理的必由之路，亦是大勢所趨，藝術(shù)類高職院校的科研檔案管理也不例外。為了盡可能地開發(fā)和利用藝術(shù)類高職院校科研檔案資源，必須進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)的前提下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案電子化，為檔案管理提供便捷途徑，這不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好的服務(wù)渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、展覽、檢索等利用信息化平臺來解決。藝術(shù)類高職院校由于信息化管理起步較晚，需加強(qiáng)這一塊的關(guān)注與投入力度，從而最大限度地解決藝術(shù)類高職院校科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新的科研動態(tài)，也可避免某一科研工作的重復(fù)進(jìn)行，更好地利用已有基礎(chǔ)，提高科研能力，也更好地服務(wù)于藝術(shù)類高職院校的科研工作。
3.實現(xiàn)資源共享
藝術(shù)類高職院校的科研檔案，反映了學(xué)校藝術(shù)類科研發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，它是一種記載，也是一種憑證，反映了學(xué)校已有的科研能力，這是科研檔案需要完整保存的一個原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使學(xué)校及這一藝術(shù)門類得以更好的發(fā)展。因此，對藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案信息資源的開發(fā)利用是學(xué)校檔案管理工作的拓展與深化，高職院校科研檔案工作者在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實際需要，編研開發(fā)藝術(shù)類科研檔案信息資源，在校內(nèi)或指定范圍內(nèi)形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復(fù)。例如：利用某一已有的藝術(shù)類科研檔案實體，進(jìn)行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語言匯編成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動態(tài)化，供全?？蒲泄ぷ髡邊⒖?。以充分發(fā)揮藝術(shù)類高職科研的精品成果在一定范圍內(nèi)得到有效交流傳播，從而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合與分享，也使藝術(shù)類技藝、技能得到更好的傳承。
4.參與市場交流
藝術(shù)類高職院校的科研檔案，包含著許多精品節(jié)目、精品工藝形成的經(jīng)過與成果，為使這些成果更好的發(fā)揮其意義，并為文化強(qiáng)省、文化強(qiáng)國作出貢獻(xiàn)，藝術(shù)類高職院?？蒲袡n案工作者可以深化服務(wù)形式，結(jié)合學(xué)校科研檔案特點，將科研成果及早與市場接軌，積極參與市場活動，在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的編錄、保存的基礎(chǔ)上對檔案中科研成果涉及的新工藝、新技術(shù)、新發(fā)現(xiàn)，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)問題的情況下，在學(xué)校的統(tǒng)籌安排下及時與社會相關(guān)部門進(jìn)行交流，并配合學(xué)校為成果轉(zhuǎn)讓與開發(fā)等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科研成果傳播與轉(zhuǎn)化。
關(guān)鍵詞：群眾文化單位； 藝術(shù)檔案； 管理
通常所說的群眾文化事業(yè)單位，是指以實現(xiàn)社會公共利益為目的，由國家機(jī)構(gòu)（各級政府）或社會團(tuán)體設(shè)立的，從事與輔導(dǎo)群眾文化藝術(shù)活動的專門事業(yè)機(jī)構(gòu)，如群眾藝術(shù)館、文化館（站）等。群眾性的文化藝術(shù)活動是群眾文化事業(yè)單位履行職能的基本形態(tài)，而藝術(shù)檔案則是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。藝術(shù)檔案管理工作是文化藝術(shù)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是文化藝術(shù)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，具有一定的實踐意義。用科學(xué)的原則和方法管理文化藝術(shù)檔案，其最終目的就是為文化藝術(shù)工作提供利用。
一、藝術(shù)檔案的基本概念
藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值并歸檔保存的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。藝術(shù)檔案工作是藝術(shù)機(jī)構(gòu)履行法定檔案和方法，完整地保存和科學(xué)地管理藝術(shù)檔案，實現(xiàn)藝術(shù)檔案資源有效利用的一項專門業(yè)務(wù)。
二、藝術(shù)檔案的特點
群眾藝術(shù)檔案，也稱社會文化藝術(shù)檔案。主要是指各群眾文化藝術(shù)館、文化館（站）在開展群眾文化藝術(shù)活動中形成的檔案。它具有形象化、各類多樣化、增補(bǔ)性、文物性這幾個特點。豐富多彩的群眾文化活動樣式，決定了它在實施過程中所形成的原始檔案材料的多樣性。與社會管理相關(guān)檔案相比，群眾文化事業(yè)單位藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍非常廣泛，包括：文學(xué)創(chuàng)作、藝術(shù)表演、美術(shù)、攝影、社會文化、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育、文化交流、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護(hù)等活動中形成的具有保存價值的各種藝術(shù)材料。群眾性的器樂、聲樂、舞蹈、戲劇等的場記圖譜，錄音帶、錄像帶、照片（包括反轉(zhuǎn)片、幻燈片）、畫稿等等，舉不勝舉。離開了文字以外的其他表現(xiàn)形式，藝術(shù)檔案就不可能全面、真實地反映群眾文化藝術(shù)活動的本來面貌，也就不能真正發(fā)揮藝術(shù)檔案的作用。
藝術(shù)檔案材料形式的多樣性，決定了要收集大型活動及綜合性文化活動的文字、曲譜、劇本、音樂等資料外，更重要的還要收集當(dāng)時的錄音、錄像。平時還應(yīng)收集文化人才的個人信息及獲獎情況，創(chuàng)作作品的照片，形成一個資源庫，計算機(jī)技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和提高，為檔案資源合理配置的實現(xiàn)提供了必要的技術(shù)平臺，達(dá)到一個資源共享的目的，收集藝術(shù)單位的資料，了解一個藝術(shù)單位的發(fā)展史，有利于文化大發(fā)展、大繁榮。藝術(shù)檔案材料形式的多樣性，決定了藝術(shù)檔案立卷方式的復(fù)合性。藝術(shù)檔案材料應(yīng)按內(nèi)容、種類分別組卷。戲劇材料就近劇目分類組卷，音樂歌舞演出材料應(yīng)按內(nèi)容、藝術(shù)科研材料應(yīng)按科研專題分類組卷；藝術(shù)教育材料應(yīng)按各類專業(yè)課程分別組卷，社會文化、文化交流材料應(yīng)按業(yè)務(wù)活動進(jìn)行組卷。
三、作好藝術(shù)檔案工作的必要保證
1.在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)下，文化部負(fù)責(zé)對全國文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和管理。
2.各級文化行政管理部門應(yīng)把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。
信息技術(shù)的飛速發(fā)展，開闊了管理者的眼界。電子相機(jī)的推廣與使用給人們的工作和生活帶來了極大的便利，但是卻也使得電子照片的管理和維護(hù)不得不面對更多的挑戰(zhàn)。我國的不同部門和行業(yè)都有關(guān)于照片檔案保存的通用模式，然而絕大部分針對的是紙質(zhì)照片而設(shè)立的，但是對應(yīng)專業(yè)性的電子照片檔案的管理并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和固定的模式，對于數(shù)碼照片進(jìn)行文檔命名或者是刻錄保存的專業(yè)管理并不多，因此在該類別檔案的收管用方面往往存在諸多問題。
1．保存的盲目性。因為采集信息所需要的費用大大下降，有很多相關(guān)單位的檔案管理部門收集有大量的數(shù)碼照片，但存在很嚴(yán)重的雷同現(xiàn)象，在一個采集點往往可能會有幾十或上百張的照片，照片采集完了，不能及時進(jìn)行細(xì)化分類，積累的照片并沒有區(qū)分出其時間、地點等基本的標(biāo)識，更沒有進(jìn)行專業(yè)化的著錄工作。
2．沒有遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。相當(dāng)部分單位所采用的數(shù)碼照片整理方法，都是以人物事件為主題進(jìn)行存放，每個主題構(gòu)建單獨的文件夾，也就是通過文件夾的模式對應(yīng)所存放數(shù)碼照片。如果文件夾一旦出現(xiàn)變動，作為個體的數(shù)碼照片很難被人清晰了解。
3．保存過程無序。很多企業(yè)的照片都是各部門人員在工作中形成的，在照片采集完之后，既沒有及時歸檔，也沒有導(dǎo)出到電腦，時間一長就沒有相關(guān)事件的細(xì)節(jié)記錄了。等到需要導(dǎo)出照片的時候，就非常容易將不同事件混合成一體，最終影響了照片歸檔信息的準(zhǔn)確性。
4．?dāng)?shù)碼照片檔案管理的安全問題堪憂。數(shù)碼照片檔案屬于電子檔案的一種，對設(shè)備的依賴程度非常大，而且具有載體與信息相分離以及電子文件的共享性等特點，這使得數(shù)碼照片檔案管理的安全性成為一個不可忽視的問題。在數(shù)碼照片檔案的管理過程中，在數(shù)據(jù)形態(tài)的錄入、輸出等操作過程中，容易出現(xiàn)失誤或者被竊等情況，甚至還可能存在不可抗拒的客觀災(zāi)害等。所以，檔案部門現(xiàn)有數(shù)碼照片檔案管理的安全問題不容忽視。
上述情況的存在，導(dǎo)致數(shù)碼照片在管理效率上難以滿足數(shù)碼照片檔案的管理需求，因此建立一個涵蓋收集、篩選、命名等的整理體系，以及科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髂Ｊ绞欠浅１匾摹?/p>
二、數(shù)碼照片檔案整理的應(yīng)有原則
因為數(shù)碼信息的采集內(nèi)容繁雜，完成迅速，客觀上更加要求我們在第一時間整理，從而避免因為時間過長而導(dǎo)致難以處理甚至難以識別等，鑒于此一定要有通用的統(tǒng)一準(zhǔn)則。
1．完善企業(yè)對數(shù)碼照片收集工作的規(guī)章制度。在公共交通控股集團(tuán)的數(shù)碼照片檔案工作中，我們首先依據(jù)北京市檔案局2010年頒發(fā)的《北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》（京檔發(fā)[2010]7號）通知要求規(guī)定集團(tuán)公司數(shù)碼照片收集歸檔規(guī)定，以制度作為規(guī)范工作的條件。
2．統(tǒng)一格式，便于查看。數(shù)碼照片采集完畢之后如果不經(jīng)過特殊的處理，一般格式是JPG或者RAW，在讀取方面并沒有異常情況，windows系統(tǒng)軟件就能夠查看。而如果是數(shù)碼掃描所得到的信息采集單元則一定要注意通用格式例如采用TIFF、JPG等進(jìn)行歸檔。此外，進(jìn)行歸檔整理時，檔案管理部門人員也要注意EXIF 信息以保證信息單元沒有修改變動，如果是采用了非統(tǒng)一格式的圖像例如GIF、BMP進(jìn)行保存的，應(yīng)該將其轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄓ酶袷嚼鏙PG等。
3．載體要具備讀取條件。電子信息所存儲的介質(zhì)可以是磁盤、光盤或磁帶。載體的可用性對于照片的查看而言非常重要，也是前提條件。例如刻錄光盤保存時，其內(nèi)部文件夾結(jié)構(gòu)以及層次，目錄格式和刻錄的規(guī)格以及參數(shù)等重要信息點都要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
4．著錄方式規(guī)范。要拋棄隨性整理的方式，如建個文件夾寫個年月日，泛泛描述大概事件的方式，該種整理方式會導(dǎo)致攝影事件的細(xì)節(jié)丟失或者人物辨認(rèn)不清，最重要的是可能由于誤操作等使文件夾包含的數(shù)碼照片因為脫離原來的虛擬存儲空間而導(dǎo)致無法明確辨析，喪失存檔初衷，使得存檔失去意義。因此要明確具體規(guī)范的著錄項目和著錄方法，確保照片來龍去脈明確且以利于永久可讀。
5．檔案號準(zhǔn)確清晰。對電子類信息的管理一般都需要有較強(qiáng)且指代專一的序號，數(shù)碼照片同樣不可避免。檔案號是檔案實體管理最基本的秩序號，是檔案實體在秩序系統(tǒng)中的固定位置號或存址號，在檔案管理中具有基礎(chǔ)性管理作用。如果沒有檔號，檔案管理就無法正常有效進(jìn)行。數(shù)碼照片同樣不能免俗，這就要求做到各序號的功能和命名方式都非常明晰，才可以在存量龐大的數(shù)碼照片中便捷、快速地找到所需的照片。
三、數(shù)碼照片檔案的歸檔及保存方案
1．?dāng)?shù)碼照片命名。電子信息采集完畢之后，照片附帶有自動字符串加計數(shù)的附加文件名，例如 IMG_0213、DSC_003 等，在一個文件夾內(nèi)存在一定順序標(biāo)記性，但是一旦脫離文件夾后，就基本上變得沒有意義，容易與類似的數(shù)碼照片混淆。假設(shè)是從各檔案管理部門自行制作移交存儲載體，則可以根據(jù)情況在案卷號前添加部門代碼并且附加圓點隔開，比如D010- ZP?2011- 002- 0003。但是這種方法要在照片信息進(jìn)行了整理后再進(jìn)行，也即將照片按照一定的主題焦點或者保管期限等進(jìn)行匯總形成所謂的案卷，最后才能在案卷內(nèi)進(jìn)行命名。
2．?dāng)?shù)碼照片著錄。在紙質(zhì)照片信息類的處理過程中，只需要針對被拍攝人或者被拍攝的場景，并跟進(jìn)事件描述以及附帶底片和冊號等標(biāo)識即可，但是由于技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼照片的著錄需要增加新的標(biāo)識。一般而言對數(shù)碼照片進(jìn)行通用著錄的過程中，三個核心信息是需要進(jìn)行標(biāo)識的，首先是數(shù)碼照片的拍攝背景信息，包括照片的題名時間、地點人物和背景；其次是照片的拍攝信息，例如拍攝的作者是誰，被數(shù)字化的時間，原來圖像的屬性等；最后是照片的檔號存址信息，例如檔號、檔案門類代碼以及案卷號，更廣泛的還包括部門代號、張?zhí)栆约半x線存址號等。著錄項目的詳細(xì)程度與管理和搜索利用的輕松程度息息相關(guān)。許多部門在拍照完成后往往采用簡單的重命名的方式對數(shù)碼照片標(biāo)記后刻錄保存，但是一方面因為著錄過于簡單，導(dǎo)致很多關(guān)鍵信息因字段長度等原因反映不全；另一方面，這種方式會受到網(wǎng)絡(luò)或是外界病毒以及誤操作等影響，因而是一種安全性無法保證的命名著錄方法。
［關(guān)鍵詞］醫(yī)院檔案；數(shù)字化管理；安全防范
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.02.134［中圖分類號］G270.7；R197.3［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194(2016)02-0173-01
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理是互聯(lián)網(wǎng)+時展和信息技術(shù)進(jìn)步必然產(chǎn)物，數(shù)字化醫(yī)院檔案的發(fā)展成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理主流，給醫(yī)院管理工作帶來很大便利。但是，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理過于依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，更多的是以不同地理位置、載體數(shù)字化信息資源進(jìn)行存儲，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。因此，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作中，需要綜合考慮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、檔案安全性和保密性，否則將會給醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作帶來安全隱患，這已成為當(dāng)前醫(yī)院檔案工作人員需要重要考慮的問題。
1醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作安全問題
當(dāng)前，很多醫(yī)院檔案數(shù)字化管理正在建設(shè)并逐步完善，在信息化管理方面取得了很大成績，給醫(yī)院管理帶來了極大便利，但仍需要關(guān)注醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的安全問題，主要涉及技術(shù)系統(tǒng)不可靠、工作保密等問題。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作面臨技術(shù)系統(tǒng)不可靠的安全問題。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)受到黑客惡意攻擊破壞，在傳輸保存時感染病毒，直接威脅醫(yī)院檔案的安全性；醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)尚不完善的，作為一個開放式管理系統(tǒng)，很可能存在不少管理系統(tǒng)、技術(shù)支持等方面的漏洞，一旦系統(tǒng)受黑客攻擊或感染病毒，技術(shù)安全問題將再次升級，面臨系統(tǒng)安全問題；在醫(yī)院檔案傳統(tǒng)管理中，安全使用和保密工作更多是依靠檔案載體開展工作。在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作中，安全使用和保密工作面臨全新變化，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案安全管理措施不再適用。當(dāng)前醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作中，仍存在檔案保密管理漏洞，如很多檔案信息沒有設(shè)定保密級別，存在隨意復(fù)制、拷貝現(xiàn)象，檔案管理工作人員安全意識薄弱，沒有按操作規(guī)范實施檔案管理工作，存在檔案信息泄露問題，很可能遭受重大損害。
2醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作安全防范對策
2.1技術(shù)防護(hù)
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理通過錄像、照片、紙質(zhì)檔案等進(jìn)行數(shù)字化整理、加工形式，工作安全主要是為了確保醫(yī)院檔案實體安全基礎(chǔ)上，防止數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)丟失、被盜、更改、破壞、非法下載等問題，針對檔案實體管理、數(shù)據(jù)管理、信息管理三方面，實施的虛擬化檔案規(guī)范管理。筆者認(rèn)為加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理技術(shù)安全防范主要從源頭運行和備份入手。第一，堅決從源頭杜絕安全隱患，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理需要配置基本技術(shù)安全系統(tǒng)，應(yīng)用防火墻、數(shù)字簽名、用戶認(rèn)證等技術(shù)安全工具，對醫(yī)院檔案實行分級管理。第二，及時安裝后期安全程序，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作中，往往會在不經(jīng)意間感染惡意病毒程序，導(dǎo)致醫(yī)院檔案系統(tǒng)遭受攻擊，或計算機(jī)程序面臨篡改缺陷，使得醫(yī)院檔案泄密、破壞，這就需要工作人員及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，安裝各類安全補(bǔ)丁或程序，彌補(bǔ)系統(tǒng)程序缺陷。第三，為了防止醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)、信息丟失，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立檔案備份系統(tǒng)，通過對檔案數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行拷貝、異地備份，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理安全存儲、安全管理，確保數(shù)字化檔案安全。
2.2安全使用
為加強(qiáng)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理安全使用，需要強(qiáng)化對檔案工作人員的安全教育，強(qiáng)化安全使用措施。第一，實施物理隔離措施。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理使用計算機(jī)要堅持“專機(jī)專用”原則，從源頭隔離外網(wǎng)混用現(xiàn)象，避免遭受黑客攻擊，最大化降低安全威脅。第二，禁止在醫(yī)院檔案“專機(jī)”安裝未經(jīng)安全認(rèn)證的程序、軟件，禁止安裝非工作軟件，如游戲等娛樂程序，避免因木馬、病毒帶來的系統(tǒng)可靠性威脅，避免系統(tǒng)遭受癱瘓安全隱患。第三，盡可能減少使用優(yōu)盤管理檔案行為。優(yōu)盤自身具有隨機(jī)讀寫數(shù)據(jù)特性，且在不同計算機(jī)讀寫數(shù)據(jù)，很可能交叉感染病毒，成為系統(tǒng)病毒傳播主要途徑，所以應(yīng)盡可能少用優(yōu)盤管理醫(yī)院檔案。第四，醫(yī)院檔案工作人員還需要注意陌生文件，不輕易打開來路不明文件，因為很多木馬、病毒都是捆綁在這些文件中的，因此要保持高度警惕，避免系統(tǒng)遭受病毒感染。
2.3安全保密
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理安全保密需要強(qiáng)化工作人員保密意識，設(shè)置分級管理制度，獨立管理醫(yī)院檔案。第一，培訓(xùn)醫(yī)院檔案工作人員的風(fēng)險防范意識和安全意識，加強(qiáng)檔案工作人員法律意識，強(qiáng)化檔案工作法律保護(hù)意識，做好工作保密自我防范，避免職業(yè)風(fēng)險；第二，設(shè)置分級管理制度，在管理系統(tǒng)中設(shè)置不同的管理權(quán)限，對醫(yī)院檔案實行分級管理，尤其要加強(qiáng)保密檔案的管理，以封閉式檔案數(shù)字化工作環(huán)境隔離檔案泄密，杜絕檔案信息隨意查閱、盜取的可能，實施檔案數(shù)字化獨立管理。同時，還可采取檔案保密措施，嚴(yán)禁工作人員、外部人員私自溝通檔案信息，嚴(yán)禁工作人員向外部傳遞系統(tǒng)檔案，一旦發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重處理。
3結(jié)語
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作在互聯(lián)網(wǎng)+時代既是一大機(jī)遇，也是一項挑戰(zhàn)，先進(jìn)科技的背后勢必存在安全隱患，檔案工作人員要解放思想，積極創(chuàng)新，但也要注意數(shù)字化檔案管理工作安全防范，維護(hù)醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作安全。
主要參考文獻(xiàn)
［1］劉麗春.淺析醫(yī)院檔案信息與數(shù)字化管理［J］.辦公室業(yè)務(wù),2015(5).
文秘工作與文書檔案工作密切相關(guān)，文秘工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書檔案工作是文秘工作的延伸和發(fā)展，兩者的有效結(jié)合、相輔相成，是實現(xiàn)文書檔案管理一體化的重要保障。
（一）做好文秘工作是實現(xiàn)文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)
文秘工作和文書檔案管理工作的密切關(guān)系源于共同的主體――公文。公文作為文秘工作的主要產(chǎn)品，正是文書檔案的前身。公文經(jīng)過組件、分類、排列、編號、編目、修正、裝訂、編頁、裝盒、排架等步驟，即成為檔案。文秘工作規(guī)范與否直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低，而文書檔案的質(zhì)量直接取決于公文的質(zhì)量，可見，高水平的文書檔案管理是建立在規(guī)范的文秘工作基礎(chǔ)之上的。因此，做好文秘工作是實現(xiàn)文書檔案一體化的基礎(chǔ)。
（二）文書檔案是檢驗和提高文秘工作質(zhì)量的重要手段之一
文書檔案在實際工作中，發(fā)揮著提供信息、指導(dǎo)查考、積累知識、總結(jié)經(jīng)驗、發(fā)展生產(chǎn)、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通過查考文書檔案，可以快速高效地起草公文、制定規(guī)章制度、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話等，也可以在處理糾紛、落實政策等工作中借助文書檔案找到相關(guān)依據(jù)。通過文書檔案的整理、歸檔和利用，可以發(fā)現(xiàn)文書起草、公文處理工作過程中存在的問題，檢驗文書處理工作的水平，對進(jìn)一步提高文秘工作效率和質(zhì)量具有重要作用。
二、制約文書檔案管理工作一體化發(fā)展的主要因素
（一）在文檔實體生成過程中，文秘部門和檔案管理部門出現(xiàn)斷口
眾所周知，與文檔實體生成密切相關(guān)的兩個部門就是文秘部門和檔案管理部門。公文處理工作和文書檔案管理工作可由一人或多人承擔(dān)，對于規(guī)模與文件流量較小的單位多由一人同時負(fù)責(zé)，稍大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位往往將公文處理和檔案管理實行分塊管理，即文秘部門和檔案管理部門分設(shè)。分設(shè)的管理模式，雖然實現(xiàn)了職責(zé)明確、成效顯著，但往往由于文秘人員和檔案管理人員工作之間因缺少溝通、缺乏配合和多頭指揮等，導(dǎo)致在工作標(biāo)準(zhǔn)、交接時限等方面出現(xiàn)明顯斷口，致使公文用紙、格式、附件、簽批、辦理等不符合歸檔要求。
（二）在文檔管理過程中，前緊后松現(xiàn)象制約了一體化發(fā)展進(jìn)程
文秘工作和檔案管理工作作為公文的起點和歸宿，在實際工作中，往往容易出現(xiàn)前緊后松的現(xiàn)象。公文處理是一個單位的“門面”。公文處理質(zhì)量和辦文效率是衡量一個單位工作水平、工作作風(fēng)的重要指標(biāo)之一，在一定程度上代表著一個單位的形象。因此，大家都能夠高度重視公文處理工作，在人力、物力、財力方面舍得投入。相對而言，檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案工作是幕后的，很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不全面、不透徹，認(rèn)為檔案管理工作極為簡單，人力物力的投入無法創(chuàng)造立竿見影的效益，因此，在投入方面縮手縮腳，嚴(yán)重挫敗了檔案管理人員的積極性。這種偏見和做法嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，同時也制約了文檔管理一體化的發(fā)展進(jìn)程。
（三）在文檔信息利用方面，公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)無縫對接影響了信息利用效率
提高文檔信息利用效率是文書檔案管理一體化的最終目標(biāo)。通過公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，充分利用公文處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案管理部門的重復(fù)勞動，使公文的收發(fā)、登記、起草、運轉(zhuǎn)、承辦、催辦、督辦與文件材料的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體，從而實現(xiàn)文件處理精煉化、案卷生成標(biāo)準(zhǔn)化、查找利用自動化。但在實際工作中，公文處理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)往往分別由文秘人員和檔案管理人員主持開發(fā)，且不同步，極易出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不一致、接口不統(tǒng)一、兼容性差、數(shù)據(jù)共享困難等問題，嚴(yán)重影響了文檔信息的利用效率。
（四）在文檔規(guī)范方面，雙重標(biāo)準(zhǔn)成為文書檔案管理工作一體化的絆腳石
文秘工作和文書檔案管理工作既是緊密聯(lián)系的，又是相互獨立的?！秶尹h政機(jī)關(guān)公文處理條例》（以下簡稱《條例》）作為黨政機(jī)關(guān)公文規(guī)范化的重要依據(jù)，明確指出“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作”，這就決定了公文處理工作與文書檔案管理工作的緊密關(guān)系，公文理工作應(yīng)為文書檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。但往往由于文秘工作與文書檔案管理工作的脫節(jié)，導(dǎo)致公文處理各環(huán)節(jié)與文書檔案管理工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不一致，人為地影響后續(xù)一體化工作的順利實施。
三、進(jìn)一步提高文書檔案管理工作一體化水平的對策和建議
文書檔案管理工作一體化是文秘工作和文書檔案管理工作的大勢所趨，要切實提高文書檔案管理工作一體化水平，建議從以下方面著手：
（一）建立“一體化”流程
對于由一人同時負(fù)責(zé)公文處理和檔案管理的單位來說，實現(xiàn)文書檔案工作一體化相對容易，但對于文秘部門和檔案管理部門分設(shè)的單位來說，要實現(xiàn)文書檔案管理一體化，就需要對部門和人員分工進(jìn)行統(tǒng)一布局，對流程進(jìn)行精心設(shè)計，對文秘工作和檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進(jìn)行通盤考慮，實行統(tǒng)一指揮、合理分工、密切配合，使所有工作流程科學(xué)化、合理化、高效化。首先，文秘人員要注意按照檔案管理有關(guān)要求做好公文信息的登記、錄入、掃描、報批、交辦、承辦等工作；其次，文秘部門要注意做好辦結(jié)公文的收集、整理、排列、裝訂等，收集過程中除了收集原文，還要收集批辦單、辦理結(jié)果等，整理和排列時要注意結(jié)果在前原則，裝訂方式要盡量滿足后期歸檔要求；最后，文秘人員要注意及時與檔案管理人員做好交接和溝通，交接過程要嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)。
（二）強(qiáng)化“一體化”意識
首先，要在領(lǐng)導(dǎo)層面樹立文書檔案管理一體化意識，要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，重視檔案工作，加大人力、物力、財力等方面的投入，支持檔案管理人員做好檔案收集、歸檔、利用工作。其次，要提高文秘人員一體化的意識，文秘工作作為文書檔案管理工作一體化的基礎(chǔ)性工作，要求文秘人員必須具有較強(qiáng)的文書檔案意識。在公文起草、登記、運轉(zhuǎn)和制發(fā)等過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上提高檔案實體質(zhì)量。具體可從如下幾方面入手：一是要注意選擇質(zhì)量好和符合檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的紙張，包括紙張厚度、尺寸等；二是要注意做到字跡清晰、耐久，在文稿起草、記錄、簽批等環(huán)節(jié)使用符合檔案要求的筆種、墨水和墨粉；三是注意在公文制發(fā)前做好檢查和復(fù)核，重點對審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員與文秘人員的有效溝通，檔案人員要善于將檔案管理有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)向文秘人員宣講。
（三）制定“一體化”制度
為了實現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理目標(biāo)，保證文書檔案管理工作一體化得到長效發(fā)展，必須建立相應(yīng)的制度體系。首先，要將各部門（包括文秘、檔案、業(yè)務(wù)部門）分工和職責(zé)制度化，具體將各項工作、各個環(huán)節(jié)責(zé)任到人；其次，要將建立起來的“一體化”工作流程以規(guī)章制度形式予以規(guī)范、明確，以保證工作全過程的制度化、規(guī)范化和長效化；最后，要將人員培訓(xùn)、考核、獎懲、晉升等制度化，以激發(fā)文秘和檔案管理人員的主動性、積極性，形成良性循環(huán)。
（四）培養(yǎng)“一體化”人才
關(guān)鍵詞：文書檔案 信息化 利用
中圖分類號：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（c）-0237-02
科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展給醫(yī)院文書檔案的信息化管理帶來的很大的便捷，對促進(jìn)醫(yī)院管理效果的提升發(fā)揮了巨大的作用。但由于我國很多醫(yī)院的文書檔案在信息化建設(shè)上起步比較晚，仍存在著不少的問題，制約了醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用。為此，有關(guān)部門必須高度重視文書檔案信息化管理與利用工作，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的持續(xù)提升。
1 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用的意義
1.1 提升辦公效率
傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理過多依賴于純手工操作，對工作人員的要求比較高，但極易發(fā)生各種錯誤。而計算機(jī)擁有強(qiáng)大的處理信息能力，使得文件收集儲存和統(tǒng)計分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環(huán)節(jié)都變得更加簡單方便，辦公效率得到了有效提升。
1.2 共享檔案資源信息
文書檔案實施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實現(xiàn)了檔案目錄與內(nèi)容的合并管理。檔案信息同載體分離，實現(xiàn)了同其它醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通，提高了檔案資源的利用效率，所調(diào)閱的信息能夠及時脫機(jī)處理和適時響應(yīng)，查準(zhǔn)率和查全率都得到了保證。
1.3 信息傳遞安全及時
傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案的傳遞受人為、距離、方式等的影響，容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，給工作帶來的嚴(yán)重影響。而信息化管理以網(wǎng)絡(luò)作為傳遞平臺，有效克服了上述因素的弊端，有效提升了信息傳遞的安全性與及時性。
1.4 信息資源保存穩(wěn)定
電子文件載體的壽命比傳統(tǒng)紙質(zhì)載體要長的多，在高溫、高濕等惡劣環(huán)境下，紙質(zhì)文書檔案就會發(fā)生損失，而電子文件則不會發(fā)生這些情況。電子技術(shù)的發(fā)展異常迅猛，也給醫(yī)院文書檔案的存儲帶來的很大的便捷，可選用光碟、閃存、移動硬盤等各種載體，這些載體不僅信息儲存方便快捷，且不易受外部環(huán)境干擾，信息資源保存非常穩(wěn)定。
1.5 充分發(fā)揮多學(xué)科檔案資源互補(bǔ)的作用
不同學(xué)科之間，由于各自學(xué)科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學(xué)科上的跨度，信息資源的調(diào)度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個學(xué)科的檔案信息都了如指掌。而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進(jìn)行簡單的平臺操作，就可以迅速調(diào)閱出不同學(xué)科的信息，發(fā)揮了多學(xué)科檔案資源的互補(bǔ)功效，管理效能大大提升。
2 醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用中存在的問題
雖然醫(yī)院文化檔案的信息化管理利用的優(yōu)勢非常明顯，但也存在著一些不可忽視的問題。
2.1 與其它學(xué)科檔案資源信息共享方面重視程度不高
管理者往往只是重視自身學(xué)科文書檔案的信息化建設(shè)，敝帚自珍，不同學(xué)科之間的信息資源很難做到及時調(diào)閱。這導(dǎo)致在信息資源利用中，無法實現(xiàn)資源的跨學(xué)科調(diào)閱利用，降低了工作效率，延誤了診治時間。究其原因，還是不同學(xué)科的檔案資源信息的共享重視程度不夠。
2.2 檔案管理軟件的橫向?qū)酉鄬?/p>
由于醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量不斷提高，對其標(biāo)準(zhǔn)要求也日漸提升，傳統(tǒng)檔案管理軟件的開發(fā)相對而言就顯得比較滯后，不同的檔案軟件，由于在開發(fā)技術(shù)環(huán)境、使用方式、接口上等的不同，導(dǎo)致其很難做到橫向?qū)樱蓴U(kuò)張性和兼容性都不夠理想，影響了對檔案的管理利用效率。
2.3 文書檔案管理與利用宣傳力度不夠
當(dāng)前，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用已滲透至醫(yī)院的方方面面，如文書檔案管理系統(tǒng)、單位內(nèi)部助力辦公系統(tǒng)、科教管理系統(tǒng)、醫(yī)院基建、設(shè)備管理系統(tǒng)等，都已得到了廣泛的應(yīng)用。但由于部分管理者的思維還停留在固有觀念上，并沒有將這些系統(tǒng)有機(jī)整合提高檔案管理，有效利用，導(dǎo)致其檔案資源整合管理利用效率不高，作用難以充分發(fā)揮。
3 提升醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用效果的途徑
面對醫(yī)院文書檔案信息化管理利用中存在的問題，必須采取切實有效的措施，才能不斷提升其管理利用效率。
3.1 規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系
醫(yī)院采用的檔案管理軟件必須符合多種文件存儲格式，具備內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩大檢索功能，支持信息的實時瀏覽，實現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)存儲、收集整理、權(quán)限控制、借閱管理、統(tǒng)計報表、檢索瀏覽、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)輸入輸出等功能，確保醫(yī)院文書、職能管理檔案的信息資源利用開發(fā)、業(yè)務(wù)流程管理和一體化管理，實現(xiàn)文書、職能管理檔案系統(tǒng)網(wǎng)、內(nèi)部信息網(wǎng)三網(wǎng)間的互聯(lián)互通，建立科學(xué)的檔案管理利用基本體系。
3.2 提高各部門對檔案集合體的認(rèn)知意識
醫(yī)院文書檔案管理者必須清醒的認(rèn)識到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責(zé)任，也不是醫(yī)院哪個部門、哪個科室的責(zé)任，所有人員和部門，如黨辦、護(hù)理部、醫(yī)務(wù)處、總務(wù)處、藥劑科、門診部、設(shè)備科、財務(wù)處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環(huán)，哪一環(huán)出了問題，檔案信息資源發(fā)生了疏漏，都可能會對檔案資源的整體利用效率產(chǎn)生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認(rèn)知意識，共同為實現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理而貢獻(xiàn)力量。
3.3 加強(qiáng)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化布局建設(shè)的力度
必須依托醫(yī)院已形成的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，提供信息的聯(lián)機(jī)、公共目錄的查詢、檢索服務(wù)。還應(yīng)提供檔案信息咨詢服務(wù)，以定向和定題授權(quán)的方式，為員工提供交互式的信息查詢服務(wù)，便于其能夠及時了解到文書檔案及職能科室歸檔信息。利用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行深層次提煉、加工與開發(fā)，從而擴(kuò)展醫(yī)院檔案的服務(wù)功效和范圍，提升醫(yī)院的文書檔案，職能科室管理檔案的總體質(zhì)量水平。
3.4 注重檔案資源的挖掘與持續(xù)性發(fā)展
文書檔案資源是醫(yī)院重要的戰(zhàn)略性資源之一，是醫(yī)院多年來發(fā)展成果的最寶貴結(jié)晶。在挖掘檔案資源內(nèi)在價值的過程中，應(yīng)將重點放在醫(yī)院管理、重大事件、重點項目、科學(xué)技術(shù)、會計憑證、設(shè)備儀器、科室文化、特殊載體等方面的檔案資源的歸檔整理利用上，從而提升其管理利用的潛力。同時，醫(yī)院各個部門和人員還應(yīng)注意檔案信息的不斷更新，采取現(xiàn)代化技術(shù)手段改善檔案信息的管理質(zhì)量，時刻保證檔案信息的實時性，確保檔案資源的可持續(xù)發(fā)展。
3.5 樹立檔案資源為醫(yī)院工作和員工服務(wù)的理念
文書檔案的信息化管理利用，有利于實現(xiàn)檔案的一次性輸出記錄，擴(kuò)展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計算機(jī)對醫(yī)院各種載體和門類的檔案進(jìn)行儲存，既利于醫(yī)務(wù)工作者的閱讀查找，同時也節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理方式下的造成了人力物力財力方面的浪費，確保了醫(yī)院工作效率，也為醫(yī)院創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，這也反過來推進(jìn)了醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的不斷發(fā)展。
4 結(jié)語
加快醫(yī)院文書檔案信息化管理與利用建設(shè)步伐，加強(qiáng)與職能科室的橫向信息化對接與管理，功能互補(bǔ)，注意檔案資源的開發(fā)利用，達(dá)到與醫(yī)院各項工作協(xié)調(diào)一致，可持續(xù)性發(fā)展的功能，對提升我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)水平有著非常重要的意義。醫(yī)院管理者應(yīng)高度重視這一問題，多措并舉、持續(xù)用力，不斷促進(jìn)我國醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)利用水平邁上一個嶄新的臺階。
參考文獻(xiàn)
[1]王健.淺談對加強(qiáng)醫(yī)療檔案信息化管理的思考[J].價值中國，2013（4）.