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煤炭企業(yè)檔案管理論文篇1

一、煤炭企業(yè)人事檔案管理的特征和重要性

（一）人事檔案管理的內(nèi)涵人事檔案由組織集中保存以備考查的以文字、圖片、數(shù)據(jù)等形式記錄的紙質(zhì)或電子數(shù)據(jù)資料。人事檔案如實的反應(yīng)了員工的個人經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、社會地位、思想品德、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力等綜合方面信息。檔案管理是人力資源管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，也是企業(yè)進(jìn)行人力資源開發(fā)的重要載體，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行人才選拔和人才培養(yǎng)提供可靠的依據(jù)。人事檔案管理過程包括資料的接收和收集、資料分類和統(tǒng)計、資料鑒定和保存以及資料的移交和傳遞，整個管理過程具有科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。

（二）人事檔案管理的特征1.人事檔案管理具有一定的現(xiàn)實性和真實性人事檔案對企業(yè)內(nèi)部升職提干具有重要現(xiàn)實意義，單位根據(jù)檔案資料中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和獎懲表現(xiàn)，更加方便對人員進(jìn)行工作上的調(diào)動和人力資源上的配置。人事檔案必須是嚴(yán)謹(jǐn)真實的，在日常收集和維護(hù)利用檔案時要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，保證其權(quán)威性和真實性。2.人事檔案管理具有一定的保密性和流動性煤炭企業(yè)人事檔案信息具有保密性，涉及到員工的綜合方面信息，包括招工表、勞動合同信息、崗位變動信息、薪酬待遇、學(xué)歷信息、家庭成員信息、參軍資料、干部晉升、職稱、獎懲和社會關(guān)系等重要信息。檔案隨著員工的調(diào)動具有一定的流動性，原單位和新單位之間需要辦理檔案的接收和轉(zhuǎn)移工作。

（三）人事檔案管理對煤炭企業(yè)人力資源管理工作的重要意義人才是企業(yè)發(fā)展的第一要求，煤炭企業(yè)人事檔案管理能更好的服務(wù)于企業(yè)人力資源管理。第一，人事檔案管理應(yīng)用于企業(yè)的人才招聘過程中；人事檔案是人才的初始憑證，招聘部門通過收集人事檔案，詳細(xì)了解員工的興趣愛好和專業(yè)特長，做好評價鑒別，把人員配備到合適的崗位上。第二，人事檔案管理應(yīng)用于企業(yè)人才開發(fā)過程中；在人才培養(yǎng)方面，人事檔案管理一方面可以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者在人事調(diào)整、職稱評定等工作中獲取職工德行、才干和作風(fēng)方面信息，另一方面有助于企業(yè)全面掌握職工綜合素質(zhì)水平，制定出適應(yīng)企業(yè)需求的人才培養(yǎng)計劃，打造一支精干高效的職工隊伍。第三，人事檔案管理應(yīng)用于人才配置和薪酬管理階段；充分利用檔案做好人才信息管控工作，包括績效考核、科學(xué)測評員工的職位價值等，發(fā)揮人才專業(yè)實力和人力資源的最大潛能。積極落實人事檔案改革創(chuàng)新工作，實現(xiàn)人事檔案科學(xué)化管理和信息化管理，管理利用好人事檔案，可以促使煤炭企業(yè)的人力資源管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化、為企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展打下堅實的人才基礎(chǔ)。

二、煤炭企業(yè)人事檔案管理中的不足

（一）人事檔案管理制度不規(guī)范目前在煤炭企業(yè)內(nèi)部，各項管理制度逐步健全，取得了較好的管理效果，但是在制度建設(shè)方面仍然存在一些突出問題。對于人事檔案管理工作還沒有給予充分的重視，單位內(nèi)部沒有形成一套完善的具有約束力的檔案管理制度。人事檔案管理沒有配備專業(yè)檔案管理人員，職責(zé)不明，常常出現(xiàn)多頭管理或者無具體人員管理。檔案管理流程不規(guī)范，尤其調(diào)入或調(diào)出職工時的檔案轉(zhuǎn)移交接工作不規(guī)范，沒有嚴(yán)格做好檔案信息的核實和移交對接工作，職工檔案信息如果中途出現(xiàn)缺失，容易產(chǎn)生矛盾糾紛。

（二）管理隊伍專業(yè)化不足煤炭企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型改革發(fā)展關(guān)鍵期，信息化技術(shù)占據(jù)行業(yè)競爭核心時代，人事檔案管理隊伍需要具有更加專業(yè)化、精細(xì)化的人才隊伍。目前煤炭企業(yè)人事檔案的管理人員大多非專業(yè)出身，人事檔案管理人員配置不足，大多數(shù)煤炭企業(yè)上千份檔案由一人兼職管理，甚至整理檔案時借用其他部門職工進(jìn)行整理，管理人員對檔案管理的流程和細(xì)節(jié)沒有靈活掌握，尤其是檔案管理中的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用知識匱乏，容易忽視檔案管理細(xì)節(jié)。很容易造成檔案信息的錯漏和流失。對于新調(diào)入人員，檔案管理者甚至沒有及時與職工簽訂勞動合同書，辦理相應(yīng)的用工備案表，填寫個人履歷表等信息，對檔案信息不能及時補(bǔ)充，甚至由于沒有簽訂勞動合同書而違反勞動合同法造成企業(yè)承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）檔案更新不及時，信息記錄不全面煤炭企業(yè)目前人事檔案管理工作中，存在檔案信息記錄缺失和信息記錄有誤現(xiàn)象。職工檔案的姓名出現(xiàn)錯別字、出生日期部分職工記錄公歷時間、部分又記錄了農(nóng)歷時間、參加工作時間記錄不準(zhǔn)確、學(xué)歷信息和職工技能證不全面等。部分職工勞動合同已過期，沒有及時續(xù)簽勞動合同，很容易造成不必要的糾紛。外單位調(diào)入人員檔案中缺少與原單位的解除合同表，或者缺少與單位簽訂的勞動合同書和用工表，檔案銜接不暢等問題。

（四）硬件管理缺乏，沒有建立數(shù)字化的軟件管理體系多數(shù)煤炭企業(yè)在檔案管理上缺乏配套的硬件設(shè)施，沒有獨立的人事檔案管理資料儲藏室，將人事科辦公室當(dāng)作檔案儲藏室，人事科辦公室人員進(jìn)出密集，并且沒有注明禁止吸煙等提示語。檔案裝訂不規(guī)范，各類人員信息沒有排序，缺少檔案信息總目錄，很多檔案資料隨意裝在檔案袋中，檔案袋質(zhì)量不高，甚至有破損，尤其是沒有做到防潮、防塵處理。人事檔案管理目的是為了收集職工各項基本人員信息，方便企業(yè)管理者進(jìn)行查閱。人事檔案管理的職工信息涉及面廣、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)。然而大部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式，紙質(zhì)版檔案不便于存儲容易破損或丟失，查閱紙質(zhì)檔案費時費力。人工檔案查閱和管理，由于管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理容易受到主觀因素影響，存在錯漏和遺失的風(fēng)險。以計算機(jī)技術(shù)為代表的信息化手段已經(jīng)成為新時代企業(yè)創(chuàng)新管理實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的核心。以人事檔案查詢?yōu)槔斯げ樵兒陀嬎銠C(jī)查詢檔案之間的搜索效率存在明顯的差距。相較于人工查詢，計算機(jī)技術(shù)確保了檔案的歸類、篩選和統(tǒng)計工作的高效率完成，在很大程度上保證了查閱信息的全面性、準(zhǔn)確性、快捷性。

三、優(yōu)化人事檔案管理的有效手段

（一）建立完善的企業(yè)人事檔案管理制度規(guī)范管理流程健全人事檔案管理規(guī)章制度是檔案管理工作的基礎(chǔ)明晰權(quán)責(zé)，明確規(guī)范工作流程，制定管理約束機(jī)制，獎罰結(jié)合，具體應(yīng)做到以下幾點：第一，要明確檔案管理內(nèi)容和重點、制定符合企業(yè)實際需要的檔案管理流程及規(guī)范說明制度，編制業(yè)務(wù)指導(dǎo)手冊。檔案管理環(huán)節(jié)具體包括檔案歸檔、保管、查詢、借閱等，企業(yè)要制定規(guī)范的操作流程，例如必須明確借閱人和借閱時間及歸還時間，出具相關(guān)手續(xù)，管理人員要定期審核檔案，及時續(xù)簽職工勞動合同書，不斷地更新和充實檔案；對于外調(diào)和調(diào)入的職工檔案要按規(guī)定核實審查，出具移交檔案手續(xù)，防止中途檔案信息丟失現(xiàn)象。第二，從薪酬激勵機(jī)制方面提高檔案管理人員的工作積極性，制定相應(yīng)的檔案管理考核績效指標(biāo)，管理考核指標(biāo)是可測量的、具體的、可實施的，檔案管理質(zhì)量與檔案管理人員績效掛鉤；第三，權(quán)責(zé)分明，明確檔案管理責(zé)任和權(quán)利，避免管理混亂，檔案由專人負(fù)責(zé)管理。第四，建立健全檔案轉(zhuǎn)移制度、保密制度、借閱制度等相關(guān)制度。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理隊伍的專業(yè)提升和培訓(xùn)檔案管理人員的專業(yè)能力和責(zé)任意識決定了企業(yè)人事檔案的管理水平要嚴(yán)格檔案管理人員的選拔過程，分別從學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)驗、品德方面綜合測評進(jìn)行甄選。企業(yè)還應(yīng)重視檔案管理人員的后期培養(yǎng)，具體做到以下幾點：第一，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作責(zé)任。第二，組織檔案管理人員進(jìn)入高校學(xué)習(xí)相關(guān)電子信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實現(xiàn)檔案信息化管理。第三，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)的人才選拔和引進(jìn)工作。

（三）強(qiáng)化硬件設(shè)施同時建立數(shù)字化檔案管理體系檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)，企業(yè)要設(shè)立專門的檔案儲藏庫房，檔案保存柜和檔案儲存袋要保質(zhì)保量。以邯鄲礦業(yè)集團(tuán)為例，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程中，實現(xiàn)檔案電子信息化管理。系統(tǒng)基于SOA技術(shù)構(gòu)架，支持多種操作系統(tǒng)、兼容各種大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫。圖1是HR人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用管理流程圖。人事檔案信息錄入之前需要審核檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性，保證原始數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性，重點在姓名、身份證號、參加工作時間、學(xué)歷、入黨時間上要明確。HR人力資源管理系統(tǒng)的在線管理最大優(yōu)勢是實現(xiàn)了總公司對人員信息的全面管控、各個子公司之間人員調(diào)動檔案信息的快捷性，查閱信息更加方便。HR人力資源系統(tǒng)分別從人員基本信息管理、勞動合同臺賬管理、薪酬和數(shù)據(jù)報表管理上實現(xiàn)了計算機(jī)應(yīng)用的現(xiàn)代化管理方式。

四、結(jié)語

對于正處在轉(zhuǎn)型改革發(fā)展中的煤炭企業(yè)，人才是發(fā)展的第一動力，管理和利用好人事檔案對企業(yè)在選人用人上奠定了管理基礎(chǔ)。健全規(guī)范檔案管理各項制度，注重檔案管理隊伍的專業(yè)化，建立健全企業(yè)的硬件檔案管理設(shè)施，順應(yīng)時代要求，做好人事檔案的信息化管理是現(xiàn)代人力資源管理的必要手段，也是企業(yè)健康高效發(fā)展的重要舉措。

作者:樊江燕 單位:冀中能源股份有限公司邯鄲云駕嶺礦

煤炭企業(yè)檔案管理論文篇2

檔案管理是煤礦企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營等方面的重要文獻(xiàn)資料保存途徑，做好檔案管理有利于企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營等活動的開展，進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。就目前情況而言，煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)程度較低，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，在一定程度上阻礙了煤礦企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有助于信息實時交互共享傳統(tǒng)檔案管理模式主要以紙質(zhì)為媒介專項記錄檔案信息，但若紙質(zhì)檔案處于易燃、潮濕等環(huán)境，極易導(dǎo)致企業(yè)資料出現(xiàn)損失與毀壞的情況。而檔案信息化管理不僅改革了信息存儲的方式，節(jié)省了信息存儲空間，更提升了檔案管理信息處理的效率。在檔案管理信息化下人們只需要通過簡單的關(guān)鍵詞檢索就能快捷找到相關(guān)資源信息，輕松實現(xiàn)信息資源實時交互共享，從而提高了信息利用率。

（二）豐富信息傳輸方式傳統(tǒng)檔案傳輸方式耗時時間較長，還極易出現(xiàn)丟失的情況，從而給企業(yè)造成一定程度上的損失，影響了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開始利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息資源，規(guī)避了信息資源在傳輸過程中丟失的問題，營造了安全的信息共享環(huán)境[1]。人們可以通過郵箱、社交軟件等多種方式隨時隨地傳輸文件，甚至還可以進(jìn)行文件加密處理，保障檔案信息的安全性。

二、煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

(一)檔案管理信息化建設(shè)重視程度較低根據(jù)煤礦企業(yè)的發(fā)展歷程來看，人們主要利用紙質(zhì)檔案存儲信息資源與資料。但隨著時代的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)不適應(yīng)新時代的煤礦企業(yè)發(fā)展需求。因而急需根據(jù)自身發(fā)展情況，建設(shè)一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，以此保障檔案資料的完整與安全，從而更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。就目前情況而言，大多數(shù)煤礦企業(yè)的信息化系統(tǒng)還處于初步建設(shè)階段，而由于長時間的數(shù)據(jù)信息積累，導(dǎo)致檔案資料的錄入和核實等工作需要耗費大量的時間成本[2]。另外，檔案管理人員滿足于紙質(zhì)化檔案管理，忽略了檔案信息化建設(shè)，自然不能正確認(rèn)識信息化建設(shè)之于檔案管理的意義，因此不能切實發(fā)揮信息化建設(shè)對檔案管理的作用。

（二）檔案管理人員信息化意識有待增強(qiáng)由于傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)記錄為主，檔案管理人員使用信息技術(shù)的次數(shù)較少，加之年齡、思想等因素的限制，大多數(shù)老員工寧愿墨守成規(guī)，也不肯接受信息化的檔案管理方式。另外，部分檔案管理人員為文職工作者，缺乏專業(yè)檔案管理經(jīng)驗，自然就無法真正意識到信息化建設(shè)的重要性，從而阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

（三）檔案保密性有待提高新時代的檔案管理信息化建設(shè)同樣面臨著信息資源保密性等問題，雖然我國頒布的一系列檔案法律法規(guī)在一定程度上促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)，但依然無法完全滿足日益增長的信息安全保障需求。另外，檔案管理人員對檔案信息系統(tǒng)操作不熟練，極易出現(xiàn)信息泄露事件，從而增加了信息資源暴露的風(fēng)險，影響了檔案數(shù)據(jù)的安全性[3]。

三、煤礦企業(yè)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的策略

(一)重視檔案信息化建設(shè)不管是煤礦企業(yè)的管理者還是檔案管理人員，都應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，利用新時代的信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)字化的發(fā)展。第一，可以建立檔案管理專項數(shù)據(jù)庫，設(shè)定進(jìn)入權(quán)限，在保障檔案信息安全的前提下提高信息利用率；第二，應(yīng)加大投資力度，加強(qiáng)自身軟、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以此不斷完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化建設(shè)目的[4]；第三，檔案管理人員應(yīng)熟悉數(shù)字檔案管理的使用方式與使用流程，重視檔案管理信息化建設(shè)，在專項的檔案信息化平臺上適度公開檔案信息，以便簡化查閱方式，最大限度發(fā)揮出信息化檔案管理的優(yōu)勢。

（二）加強(qiáng)人才隊伍信息專業(yè)素養(yǎng)建設(shè)煤礦企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)需要管理人員與時俱進(jìn)不斷更新管理理念，優(yōu)化管理方式，豐富知識儲備，從而滿足新時代檔案管理改革與發(fā)展需求。首先，要拓展檔案管理人員的視野，為其提供檔案管理、計算機(jī)自動化等專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)機(jī)會，使其掌握檔案管理專業(yè)、信息化等知識，有效實現(xiàn)多學(xué)科融合，落實理論知識指導(dǎo)實踐工作，從而提高檔案管理整體隊伍的綜合素養(yǎng)；其次，制定檔案管理信息化建設(shè)考核指標(biāo)，科學(xué)使用獎懲機(jī)制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，增強(qiáng)其學(xué)習(xí)動力，從而營造良好的管理氛圍；最后，提高檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多的檔案管理人才，降低人才流失率，保障檔案管理隊伍的專業(yè)性與穩(wěn)定性[5]。

（三）完善檔案管理信息化的制度建設(shè)在新時代信息技術(shù)的支持下，煤礦企業(yè)以電子形式將歷史檔案資料存儲于計算機(jī)中，有利于實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，方便相關(guān)人員檢索和使用檔案數(shù)據(jù)。首先，要根據(jù)檔案管理范圍等因素明確每位檔案管理人員的職責(zé)，使其明晰移交文件的范圍，便于記錄和保存實際工作的文件信息，規(guī)避因職責(zé)不清而出現(xiàn)互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象；其次，建立完善的電子檔案管理體系，明確數(shù)字化礦井建設(shè)的要求，從而形成電子檔案信息庫，并為相關(guān)部門提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)信息參考[6]；再次，檔案管理人員還應(yīng)嚴(yán)格管理電子檔案信息資源，提高信息安全意識，規(guī)避檔案數(shù)據(jù)流失與泄露等事件發(fā)生；最后，檔案管理人員應(yīng)聯(lián)合信息技術(shù)部門構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)體系，形成檔案資源與其他業(yè)務(wù)資源的對接，并提供統(tǒng)一接口，確保需要歸檔、保存的數(shù)據(jù)信息都能直接進(jìn)入檔案系統(tǒng)完成信息建設(shè)?？偠灾?，建立完善的檔案管理信息化制度，可以輕松實現(xiàn)檔案信息資源整合，為各部門提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)資源，從而提高工作效率，實現(xiàn)煤礦企業(yè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展的目的?？偠灾谛聲r代信息化背景之下，煤礦企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢。煤礦企業(yè)只有提升對檔案信息化建設(shè)的重視程度，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、數(shù)字化發(fā)展，提高檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)，重視檔案管理信息化的制度建設(shè)，才能實現(xiàn)煤礦企業(yè)的高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展的目的。

作者:畢竟文 單位:山西晉盂煤業(yè)（集團(tuán)）有限公司

煤炭企業(yè)檔案管理論文篇3

作為國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的核心支柱企業(yè)之一，煤炭產(chǎn)業(yè)一直與國家的發(fā)展保持協(xié)調(diào)的步伐，也直接影響著國家社會經(jīng)濟(jì)形態(tài)的發(fā)展。隨著國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展市場的開放性與包容度不斷提升，新興產(chǎn)業(yè)的形成與崛起對傳統(tǒng)行業(yè)造成了一定的沖擊，但也為傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新帶來了絕佳的契機(jī)。

一、落實檔案管理的重要性

檔案管理工作是企業(yè)管理與運行工作中的核心組成部分，它對煤炭企業(yè)各階段的發(fā)展接進(jìn)行了詳細(xì)的記錄與整理，通過妥善的保管與類別劃分可以降低工作人員查閱與調(diào)取信息的難度，縮減信息查閱的時間，從而為企業(yè)的決策提供更重要的參考價值。當(dāng)煤炭企業(yè)需要制定戰(zhàn)略規(guī)劃或解決發(fā)展問題時，決策領(lǐng)導(dǎo)者皆會調(diào)取相關(guān)的檔案文件進(jìn)行參考與借鑒，在檔案資料中尋求科學(xué)的問題解決方法。由此可見，檔案的妥善安全保管與利用對于煤炭企業(yè)發(fā)展的重要意義。隨著我國社會與經(jīng)濟(jì)形態(tài)步入全新的階段，煤炭企業(yè)的檔案管理工作也需要根據(jù)新形式進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺對檔案文件展開更高效安全的保存與整理，既有效規(guī)避檔案泄露與遺失問題的發(fā)生，又提高檔案查閱與調(diào)取的效率，從而為企業(yè)的決策與運行提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。通過云端對企業(yè)檔案進(jìn)行整理與保存可以有效保障信息的完整性，但這需要檔案管理人員具備規(guī)范化管理意識與專業(yè)化管理能力。目前，煤炭企業(yè)檔案管理隊伍的整體素質(zhì)較低，檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)度也相對滯緩，仍有部分企業(yè)沿用傳統(tǒng)的手工整理與存儲方式，這導(dǎo)致資料的完整度與查閱的效率都會受到影響。由此可見，煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念與模式是在必行，出于檔案管理重要性的考慮，煤炭企業(yè)更應(yīng)該采用誤差更低、更便捷的檔案管理模式，使檔案管理工作能夠滿足當(dāng)代煤炭企業(yè)發(fā)展的需求[1]。

二、新形勢下企業(yè)檔案工作的特點

（一）進(jìn)室檔案涉及經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面增長迅速面對當(dāng)下我國經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域日新月異的變化形式，煤炭企業(yè)為提高生存與市場競爭力應(yīng)該以積極的態(tài)度良好適應(yīng)市場變化，強(qiáng)化各環(huán)節(jié)管理水平，更大力度的支持企業(yè)內(nèi)部的安全管理、科研投入及基礎(chǔ)建設(shè)。這也導(dǎo)致了在入室檔案中基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的檔案文件數(shù)量快速積增，其他方面的檔案文件數(shù)量減少或維持不變。尤其是對于經(jīng)濟(jì)效益良好的煤炭企業(yè)而言，相較于過去歸檔的技術(shù)圖紙數(shù)量會呈現(xiàn)數(shù)十倍的增長，經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同類檔案的數(shù)量也會實現(xiàn)極大的提升。在煤炭企業(yè)效益高峰期，不僅企業(yè)的對外合同數(shù)量會增多，企業(yè)內(nèi)部的購置設(shè)備與技術(shù)改造合同數(shù)量也會提升。由此可見，煤炭企業(yè)的檔案結(jié)構(gòu)可以側(cè)面記錄企業(yè)的發(fā)展情況，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的變化。

（二）歸檔的內(nèi)容在不斷增加近些年來，面對世界經(jīng)濟(jì)格局的變化，我國不斷進(jìn)行宏觀經(jīng)濟(jì)政策的調(diào)整，從國家、地區(qū)與行業(yè)角度出發(fā)都必須適時地進(jìn)行經(jīng)濟(jì)變化與轉(zhuǎn)型，而這也必然會使各行業(yè)的工作量與工作規(guī)模發(fā)生變化，工作增多現(xiàn)象在不同行業(yè)與企業(yè)中都具有不同程度的體現(xiàn)。就煤炭行業(yè)而言，在新形勢下，企業(yè)的發(fā)展需要重點鉆研循環(huán)經(jīng)濟(jì)、自主創(chuàng)新、關(guān)閉礦井、節(jié)能減排與知識產(chǎn)權(quán)等全新的課題，而對這些活動中所產(chǎn)生的檔案信息的收集、整理與存儲對檔案管理工作也是全新的課題，并沒有成熟的經(jīng)驗可供借鑒，檔案管理工作不僅要適應(yīng)新的內(nèi)容還要面臨歸檔內(nèi)容不斷增加的現(xiàn)狀。以關(guān)閉礦井工作為例，我國自2015年始開始著手關(guān)閉煤質(zhì)差、開采難度高、復(fù)存度低的老區(qū)礦井，但此類礦井中所使用的井下設(shè)備與材料具有較高的回收價值，出于縮減成本的考慮企業(yè)會在關(guān)閉礦井的過程中對相關(guān)資源進(jìn)行合理回收。但由于關(guān)閉的礦井皆為歷史悠久的老礦，其中所使用的設(shè)備材料信息較為復(fù)雜，而為了有效二次利用回收的設(shè)備與材料則必須全面收集相關(guān)信息，這位檔案管理工作造成了極大的困難。如關(guān)閉白水礦井的過程中，企業(yè)共回收一臺整套的綜采集、一千多架液壓設(shè)備、一萬三千多米各類線纜，檔案管理部門不僅要完成回收的設(shè)備材料型號的備案登記，還需要收集記錄相關(guān)的生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、使用年限與維修狀況等信息，建立完整的檔案資料庫，從而便于企業(yè)日后的再次使用與調(diào)劑，為企業(yè)的安全作業(yè)提供保障[2]。

（三）檔案利用的目的和形式有了新的變化檔案利用目的根據(jù)傳統(tǒng)分類方法可被細(xì)分為編史修志、工作考察、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育及其他等五大類。而在新形勢下，就煤炭企業(yè)發(fā)展環(huán)境而言，對于檔案的主要利用目的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)，主要圍繞生產(chǎn)技術(shù)、科研、合同會計、設(shè)備儀器與個人等檔案的使用而展開。尤其是對于轉(zhuǎn)型過程中的煤炭企業(yè)而言檔案的使用更是主要作用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，部分煤炭企業(yè)為了不斷實現(xiàn)去產(chǎn)能化而開始關(guān)閉礦井作業(yè)，分流了大批職工，在面對市場競爭壓力時會存在流動資金緊張的問題，隨之會衍生出合同履行問題等一系列狀況，當(dāng)企業(yè)面對此類問題時，會提高檔案的查閱量，出現(xiàn)檔案室接待查閱人員次數(shù)激增。

（四）檔案信息化建設(shè)有了新進(jìn)展在新形勢下，煤炭企業(yè)全面開展信息化與智能化轉(zhuǎn)型，不斷推動辦公的自動化發(fā)展，計算機(jī)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被普遍引入至內(nèi)部辦公工作中，而檔案管理部門的信息化建設(shè)也初見成效。部分煤炭企業(yè)近些年的產(chǎn)品與文書檔案已完全落實了紙質(zhì)與電子版同步存檔，檔案管理工作也開始借助網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行自動化接收、存儲與整理，文件及目錄數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建工作也開始有序推進(jìn)。而進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)也被煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層納入重點議題[3]。

三、對我國煤炭企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)階段評價

近些年來，我國煤炭企業(yè)的檔案管理工作正處于高速發(fā)展與轉(zhuǎn)型階段，雖然已取得了相應(yīng)的成績與成果，但其發(fā)展幅度與煤炭企業(yè)業(yè)績經(jīng)營增長幅度仍存在一定差距。這一問題已成為煤炭企業(yè)檔案管理工作中最核心的問題，其他所表現(xiàn)出的問題皆是圍繞該核心問題而形成的。綜合分析，我國煤炭企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理工作呈現(xiàn)出以下現(xiàn)象：

（一）制度體系建設(shè)亟待加強(qiáng)很多企業(yè)的，但工作制度是在1990年以后開始建立的，伴隨著時間的不斷推移企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和部門職能開始發(fā)生了一系列的變化，越來越多的制度無法適應(yīng)現(xiàn)狀，而這些制度又沒有得到及時的完善，很多業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都需要重新的規(guī)劃和制定，另外隨著領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的不斷更換一些制度，無法達(dá)到有效執(zhí)行，“三納入”“四參加”“四同步”的要求遲遲得不到落實。

（二）硬件投入不足，管理設(shè)施落后很多企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有設(shè)置專項的經(jīng)費來負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施的更新與添置對于檔案管理也沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃，由于缺少相應(yīng)的工作設(shè)施，大管理很難滿足硬性的要求，這適當(dāng)?shù)氖褂脡勖蟠罂s短。

（三）管理人員更換頻繁，專業(yè)水平不高實際工作中一些領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為檔案管理是非常簡單的工作，這種保管工作不需要太專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，因此檔案管理人員的流動十分頻繁，特別是涉及企業(yè)的改組改制和兼并破產(chǎn)，往往會有一些缺乏專業(yè)知識的人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，甚至還有一些人員是兼職工作，這樣的工作態(tài)度難免會導(dǎo)致檔案管理工作難以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，甚至還會增添更多的困難。實踐操作過程中，如果管理人員缺乏專業(yè)的知識，那么檔案管理工作很難得到及時落實，無法保證檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，這對于后續(xù)信息使用者而言，往往會帶來諸多不便[4]。

（四）檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠目前很多企業(yè)在檔案管理工作上，只是進(jìn)行了檔案的歸檔整理與保管工作，能夠提供的檔案服務(wù)也只是停留在查閱這種相對較淺的層次上，在利用檔案過程中，大多數(shù)都是提供檔案原件對原件進(jìn)行復(fù)制，投入到生產(chǎn)經(jīng)營，由此可見，對于大的信息資源缺乏開發(fā)力度，涉及檔案深層次的工作，幾乎沒有涉及，除了淺層次的服務(wù)以外，檔案還能夠信息開發(fā)，資源整合，這些都能夠在工作過程中轉(zhuǎn)化成企業(yè)的生產(chǎn)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（五）企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢在資金、觀念、人員設(shè)施等諸多因素的影響下，很多企業(yè)的檔案信息化工作目前仍處于起步階段，一些企業(yè)只是將文件的目錄輸入進(jìn)去，距離建立起文件級目錄數(shù)據(jù)庫的要求還有很遠(yuǎn)的距離，由于企業(yè)之間的區(qū)別，各有千秋，所以結(jié)合企業(yè)特征的檔案管理系統(tǒng)軟件，在配置上往往不能滿足企業(yè)的實際工作需求，檔案管理部門想要為企業(yè)各項工作提供檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)，仍然要做出更多的努力。

四、新形勢下做好企業(yè)檔案管理的工作思路

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)制度體系建設(shè)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》總關(guān)于檔案的管理工作提出了最基本的要求：檔案工作制度體系的構(gòu)成是由工作制度，管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成的，其發(fā)展過程中，伴隨國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的不斷調(diào)整，行業(yè)形勢的不斷變化，以及管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷改變，甚至其內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)以及部門職能的變化，這些情況隨時隨地都有可能發(fā)生，因此我們需要對現(xiàn)有制度及時完善，確保其能夠適應(yīng)新的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，真正地將“三納入”“四參加”“四同步”有效落實確保檔案工作能夠為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理以及可持續(xù)發(fā)展提供切實有效的服務(wù)，保證企業(yè)的各項活動能夠得到充分滿足。

（二）多渠道收集檔案，盡力豐富室（館）藏首先要做的就是要將接受面進(jìn)行擴(kuò)張，過去只接受管理部門的檔案應(yīng)該擴(kuò)大到接受相關(guān)科室的所有檔案，企業(yè)在發(fā)展過程中涉及的某一時期、某一特定事件以及某一專題，只要具有保存價值，都可以作為接受的內(nèi)容。而這些內(nèi)容不要僅僅的保存于部門，很有可能留存于某些班組或個人。其次對于接受的門類也要進(jìn)行擴(kuò)大，在原本的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實際需求，接受新的內(nèi)容，使檔案的門類逐步增加，例如訴訟檔案，涉外檔案等都可以作為接收的內(nèi)容，在對檔案進(jìn)行收集過程中管理人員的職業(yè)敏感性一定要逐漸增強(qiáng)，對于檔案的征集工作要格外注重盡可能地將各級管理人員中的檔案資料進(jìn)行匯總，這樣才能使檔案在今后的企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（三）加強(qiáng)在檔案信息化建設(shè)方面的工作力度由于企業(yè)的檔案存儲量比較大，悉數(shù)工作比較薄弱，所以對于文件集的目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)該優(yōu)先建立，等到條件成熟時再進(jìn)行檔案原文掃描和數(shù)據(jù)檢索等其他工作，這方面工作中需要注意的是建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫時，要確保當(dāng)前所有的檔案案卷能夠做到準(zhǔn)確無誤的分類、著錄、整理、鑒定，也就是意味著做好各項基礎(chǔ)工作的前提下，才可以進(jìn)行文件級目錄數(shù)據(jù)庫建立，所建立的案卷目錄和文件目錄，檔案質(zhì)量有所保證，同時結(jié)合企業(yè)的大管理與利用需求，逐步地對非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，另外還要保證檔案信息的完整性，所有案卷和專題檔案要進(jìn)行全部數(shù)字化處理，任何大概都不能因為信息的重要程度，敏感程度做出刪減，出現(xiàn)人為的檔案信息不完整情況，讓今后的檔案管理工作陷入被動。

（四）適時增加投入力度目前企業(yè)對檔案進(jìn)行保存的目的，更多的是為了今后的生存和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，所以適當(dāng)?shù)脑龃笸度肓Χ仁乾F(xiàn)階段的檔案管理得到有效落實，對于企業(yè)今后發(fā)展而言也有著重要作用，從人員方面上來看，一定要在穩(wěn)定現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上，在必要的條件下使大管理人員的專業(yè)性得到增強(qiáng)，可以定期地對檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠具備自學(xué)的能力，促進(jìn)管理效率的不斷提升，另外還要設(shè)置專項費用，制定長遠(yuǎn)計劃，在硬件設(shè)施等方面適當(dāng)進(jìn)行投入，軟件研發(fā)上更是要積極努力使大量管理工作能夠跟上信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)銜接的檔案信息化總目標(biāo)。

（五）建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全當(dāng)然數(shù)字化管理的核心煤炭企業(yè)還應(yīng)該建立幾大數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，想要將所有的檔案轉(zhuǎn)換成信息資源，需要耗費大量的資金和人力，另外還有一些大概屬于企業(yè)機(jī)密，企業(yè)的大額數(shù)字化要抓住幾方面重點：一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任人、形成的時間、數(shù)量、主題側(cè)、提要及文件級的原文等基本情況錄入計算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建市基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報表的填報工作。

五、結(jié)語

伴隨社會的不斷發(fā)展以及科技的不斷進(jìn)步，煤炭企業(yè)在檔案信息的需求量上必將會成倍增長，這些勢必會使檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對象和管理方式產(chǎn)生全新的改變檔案管理工作，一定要和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營實際情況緊密結(jié)合，不斷促進(jìn)檔案管理水平的提升，堅持與時俱進(jìn)，對服務(wù)功能進(jìn)行拓展，使檔案利用走向更廣更深的方向，確保檔案管理能夠在為企業(yè)提供服務(wù)的同時，可以實現(xiàn)信息資源的社會共享。

作者:李姝婷 單位:陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司