時(shí)間：2022-04-04 10:17:09
導(dǎo)語：在文書檔案論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1辦公自動化文書檔案管理的新特點(diǎn)
1.1為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動過程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上講，檔案是對文件的不斷揚(yáng)棄，使整理完畢的文件具有保存價(jià)值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過程中，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動呈現(xiàn)出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時(shí)，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個(gè)過程方便、有序、簡單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一。將辦公自動化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2對文書檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)
在設(shè)計(jì)辦公自動化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時(shí)，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實(shí)際運(yùn)用的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時(shí)，要對系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過程的安全防護(hù)體系。
2.3文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理
傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時(shí)，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
要想做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書管理人員在公文收、發(fā)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識的同時(shí)，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見。同時(shí)，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動文檔一體化管理的順利實(shí)施。
3結(jié)束語
綜上所述，自動化的辦公環(huán)境為做好文書處理和檔案管理工作提供了保障和新方法，而檔案管理工作人員應(yīng)該把握好這個(gè)機(jī)會，綜合分析辦公自動化環(huán)境下檔案管理工作的特點(diǎn)，研究、分析出文檔一體化管理的有效辦法，從而將文書檔案管理工作做得更好，為企業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者：馮靜美 單位：廣東鼎豐紙業(yè)有限公司
一、公正文書檔案鑒定工作概述
公元前六世紀(jì)的代書人制度是公證制度的起源，歷經(jīng)宗教公證的完善，發(fā)展到現(xiàn)在的國家公證人的現(xiàn)代公證制度。由于其在社會經(jīng)濟(jì)活動中無可取代的地位，而愈來愈受到人們的重視。公證文書作為公證制度的最終成果體現(xiàn)，具有無可置疑的證據(jù)力和執(zhí)行力，在現(xiàn)代各國都將其作為國家檔案的重要組成部分。因此，對公正文書的鑒定工作是至關(guān)重要的。公證檔案是公證人員和當(dāng)事人在具體時(shí)間、具體地點(diǎn)、具體行為記錄，也就是說當(dāng)事人當(dāng)時(shí)的一舉一動、一言一行都是由公證人員以文字形式記載下來，并確定其真實(shí)合法性。文件檔案鑒定是評價(jià)主體以一定的評價(jià)尺度或標(biāo)準(zhǔn)來衡量被鑒定的文件檔案這一客體價(jià)值的活動過程。在檔案鑒定過程中，由于文件檔案自身價(jià)值存在多樣性、相對性和潛在性等特點(diǎn)，再加上參與評價(jià)的主體在學(xué)識水平、分析問題能力等方面的差異，就會出現(xiàn)對同一鑒定客體得出不同鑒定結(jié)果或意見的情況。面對此種情況，為了最大限度地實(shí)現(xiàn)鑒定工作的科學(xué)性及鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性，必須確立明確的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，特設(shè)鑒定機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一鑒定程序、科學(xué)化管理方式，保證檔案鑒定工作的有序進(jìn)行。
二、公正文書檔案的重要性
公證處存檔的公證檔案，有重要的利用價(jià)值，在一定程度上相當(dāng)于機(jī)密檔案，在人們的社會生活中起著重要作用。一方面，在市場經(jīng)濟(jì)活動中，大部分文件檔案的履行都要持續(xù)一段時(shí)間，有些可長達(dá)幾十年，在這期間，人們受客觀外界的影響，以及形勢的變化，可能在主觀上會出現(xiàn)某些偏差，不履行或不能履行自己的義務(wù)。公證文書檔案就像一個(gè)非常有威信的監(jiān)督者，默默地約束著當(dāng)事人要對自己的言行負(fù)責(zé)。另一方面，在市場經(jīng)濟(jì)活動中，調(diào)解和訴訟通常是解決矛盾和糾紛的辦法。因?yàn)闄n案客觀記錄了以往發(fā)生的事情，當(dāng)時(shí)的狀態(tài)、當(dāng)時(shí)人的真實(shí)意思表示，可以澄清有關(guān)事實(shí)，所以公證書連同公證檔案的作用非同一般。在大量調(diào)解和訴訟實(shí)踐中，司法機(jī)關(guān)和各級行政主管部門對公證檔案一般都給予采納。
三、現(xiàn)行公證文書檔案鑒定工作中存在的問題
1.鑒定理論問題
我國的檔案鑒定理論是結(jié)合我國檔案工作實(shí)踐，學(xué)習(xí)原蘇聯(lián)檔案學(xué)理論的基礎(chǔ)上，吸收民國時(shí)期檔案學(xué)有關(guān)檔案鑒定理論上形成的。建國以來長期形成并得以貫徹的具有我國特色的檔案鑒定理論，雖在實(shí)踐中證明了其價(jià)值，但同時(shí)也證明了這些理論自身存在著的不足之處:造成“檔案價(jià)值”概念的模糊，鑒定理論的框架構(gòu)建不完善；對應(yīng)用技術(shù)研究的不足，造成具體操作中的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、鑒定質(zhì)量的檢查與控制的方法空白或殘缺，忽略了檔案價(jià)值中實(shí)際存在著的數(shù)量關(guān)系，缺乏足夠的定量分析的成分，顯然存在著具體操作上的困難。由于鑒定理論的缺陷使鑒定質(zhì)量無法得到保證。
2.待鑒定的文書檔案數(shù)量繁多
2.1進(jìn)館問題
檔案界一直把館藏量為檔案館的重點(diǎn)，衡量檔案館的規(guī)模以及達(dá)標(biāo)升級評定中，館藏量均為主要硬件之一，使豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標(biāo)。在增加館藏的片面指標(biāo)下，一些不具有進(jìn)館價(jià)值的檔案也隨之入館，造成進(jìn)館檔案質(zhì)量不高。由于上述原因，檔案館需要鑒定的已不僅僅是有鑒定價(jià)值的到期檔案，還有相當(dāng)一部分冠以長期、永久之名，卻無實(shí)際保存價(jià)值的檔案。
2.2認(rèn)識問題
另一方面，檔案館沒有做到有計(jì)劃、周期性地開展鑒定工作，導(dǎo)致需要鑒定的檔案日益增多。由于鑒定工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力且見成效，檔案館未將鑒定工作放到應(yīng)有位置，致使鑒定負(fù)擔(dān)越來越重。
2.3鑒定程序問題
鑒定程序問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，鑒定程序復(fù)雜。目前，檔案采取的是案卷裝訂法。在具體鑒定過程中，若發(fā)現(xiàn)卷中若有不符合保管期限的文件，就必須按照處理手進(jìn)行處理。首先進(jìn)行拆卷，將不需繼續(xù)留存的文件剔出，并在卷內(nèi)文件目錄上注明。然后調(diào)整檔號，保管期限的調(diào)整、案卷的變化，需要重新編排檔號才能保證管理和利用。最后調(diào)整檢索工具，案卷目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具都需作相應(yīng)調(diào)整、更改。這一系列復(fù)雜繁瑣的操作工作，令許多鑒定工作人員望而卻步。
2.4鑒定標(biāo)準(zhǔn)問題
我國現(xiàn)行的文書檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的是1987年頒布的《文書檔案保管期限表》，此保管期限表雖然在多年的文書檔案的接收、立卷、鑒定工作中起到了重要作用，但實(shí)踐證明，文書檔案內(nèi)容龐雜，涉及面廣，在鑒定時(shí)困難較大，不便于鑒定人員操作，影響了鑒定工作的開展。其次，文書檔案的珍貴程度鑒定不準(zhǔn)。對于同一份文書檔案材料，不同的檔案管理機(jī)構(gòu)的鑒定期限有一定的差異，有的作為永久收藏，而有的可能作長期甚至短期保存，而一份真正的、有價(jià)值的文件材料應(yīng)該從歷史的角度、從社會的角度綜合評定它的價(jià)值，這樣才有利于珍貴檔案的保存，才能體現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)的作用和地位。
2.5歸檔文書檔案的問題
首先，文書檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄。這在不同時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在，檔案工作者不可能、也不允許改正檔案材料原始內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價(jià)，以指導(dǎo)利用者。其次，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，對于其他部門的文檔往往長時(shí)間沒有文件歸檔。個(gè)別文件材料還不完整，編號文件本身連接不上，缺附件、少底稿等現(xiàn)象普遍存在。這樣，在不同程度上造成了歸檔文件材料不完整。
2.6管理方式問題
裝訂式案卷是目前檔案保存的一種基本形式。這種形式影響鑒定工作的順利開展，現(xiàn)在對檔案鑒定后，如發(fā)現(xiàn)失去保存價(jià)值需剔除的檔案，即使僅有一份，也要全卷拆開，頁號重編、目錄索引重新搞，一系列的連鎖反應(yīng)，工作量十分大。因此，很多情況下，明明知道有些案卷的檔案已失去保存價(jià)值，但考慮到牽一發(fā)而動全身，即停止剔除工作因而滯后了鑒定工作的經(jīng)常開展。
2.7期限問題
長期以來，檔案部門一直承襲這樣的理論與辦法，即上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件除對本機(jī)關(guān)頒發(fā)和形成的外，其保管期限為長期或短期，并認(rèn)為“這樣會減少重復(fù)檔案的數(shù)量”，但在實(shí)際操作過程中上，并沒有達(dá)到減少庫存的目的效果。目前檔案室、館中文書檔案中長期卷的比例十分大，有的同一份文件可能會在同一檔案館的多個(gè)卷中找到，同一館內(nèi)重復(fù)性就這樣大，加之上一級的檔案館也要長期或永久保存這部分檔案，因此，這也是造成重復(fù)性歸檔的現(xiàn)象的重要原因。
3.提高公正文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略
3.1完善鑒定理論
我國現(xiàn)行的鑒定理論側(cè)重于對鑒定的原則、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對檔案鑒定中的基本理論研究和應(yīng)用技術(shù)研究等方面做的不夠深刻，缺乏足夠的實(shí)用性，可操作性不強(qiáng)，在實(shí)際工作中就顯得空泛。因此，要完善檔案鑒定理論，使其更具有實(shí)踐操作性，逐步實(shí)現(xiàn)鑒定標(biāo)準(zhǔn)的多元化，更有效地指導(dǎo)實(shí)踐。借鑒西方相對成熟的鑒定理論體系時(shí)，要加以正確的吸收與借鑒，同時(shí)要結(jié)合我國檔案工作實(shí)際情況加以發(fā)展、完善，形成具有針對性的檔案鑒定理論，以引導(dǎo)鑒定實(shí)踐前行。
3.2設(shè)立專門鑒定機(jī)構(gòu)
為了確保鑒定工作順利進(jìn)行，在檔案館內(nèi)應(yīng)健全必要的組織機(jī)構(gòu)，專人負(fù)責(zé)鑒定工作，建立必要的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格鑒定銷毀制度。對館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對館(室)藏的文書檔案的珍貴程度、文書檔案的質(zhì)量評價(jià)和保管期限的鑒定工作，主要是制定鑒定計(jì)劃，對雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價(jià)值的檔案進(jìn)行分析、甄別，提出鑒定意見，確保鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。為當(dāng)事人保密是公證處的義務(wù)和職責(zé)，為確保這項(xiàng)職責(zé)的正確遵守，公證機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)專人保管公證檔案材料，防止遺失或泄密。
3.3細(xì)化文書檔案保管期限表
各級檔案室可以依據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，并結(jié)合本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況及檔案特色細(xì)化保管期限表?xiàng)l款，制定出條款清晰、內(nèi)容豐富精練、層次分明、明確具體、可操作性強(qiáng)，即符合全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確要求的文書檔案保管期限表。也可以在條款附上詳細(xì)說明或舉例，使條款規(guī)定更加明確具體、便于操作。特別注意的是，檔案室細(xì)化的文書檔案保管期限表，需經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)后，要以書面形式上報(bào)檔案行政管理機(jī)關(guān)或檔案價(jià)值鑒定工作組織機(jī)構(gòu)，經(jīng)過審查批準(zhǔn)后才可實(shí)施。
3.4規(guī)范鑒定程序
3.4.1重視進(jìn)館質(zhì)量
加強(qiáng)在檔案進(jìn)館之前的鑒定工作。在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定，檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到的鑒定，檔案館接收之前對案卷進(jìn)行的檢查這三個(gè)環(huán)節(jié)上加強(qiáng)鑒定力度，確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量。
3.4.2完善鑒定程序
改變檔案鑒定工作的一次鑒定制，規(guī)范為二次復(fù)核制、三次確定制。第一，由文書處理部門在鑒定當(dāng)中,按照國家檔案局頒發(fā)的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍等規(guī)定劃分，剔除無保存價(jià)值的文件，劃分檔案的保管期限后將應(yīng)歸檔文件移交檔案室。第二，由檔案室鑒定人員復(fù)核歸檔檔案保管期限劃分的準(zhǔn)確性,對移交進(jìn)室的檔案進(jìn)行再鑒定,以提高鑒定的準(zhǔn)確性。三是在檔案局確定進(jìn)館單位的前提下,由檔案局專門鑒定人員指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室人員對應(yīng)移交進(jìn)館的到期檔案、銷毀檔案等做最后的價(jià)值審查及保管期限確定。此外，對按手續(xù)辦理準(zhǔn)備銷毀的文件要堅(jiān)決銷毀，使其盡量減少差錯,以保證檔案館藏的質(zhì)量。
3.5加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的運(yùn)用
3.5.1數(shù)據(jù)庫技術(shù)在文書檔案信息化管理中的應(yīng)用
首先我們要建立檔案數(shù)據(jù)庫，將所有庫藏的檔案資源按照一定的著錄格式與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲。具體來說，文書檔案數(shù)據(jù)庫一般具備檔案數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢、刪除、統(tǒng)計(jì)顯示和輸出等功能。用戶界面要簡潔直觀，檔案材料的所有著錄項(xiàng)都能在屏上顯示，并且著錄項(xiàng)中的內(nèi)容和排列順序與紙質(zhì)檔案排列一致，符合錄入人員的習(xí)慣，便于校對鑒定。數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的自動糾錯功能，有效地避免數(shù)據(jù)錄入及人工校改中出現(xiàn)的差錯，確保檔案數(shù)據(jù)存儲的質(zhì)量，力求準(zhǔn)確、規(guī)范。
3.5.2檢索技術(shù)在文書檔案鑒定工作中的應(yīng)用
在文書檔案鑒定過程中，充分利用檢索技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案檢索采用人工檢索，有目錄、索引、專題匯編等工具，檢索速度緩慢，不能及時(shí)滿足鑒定工作的需求?，F(xiàn)代的檢索則已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，有關(guān)鍵詞、條件、邏輯、模糊、組配和屬性檢索等方式可供選擇，用戶只需將查閱信息輸入，計(jì)算機(jī)就能迅速將符合要求的所有文件調(diào)出。用戶可根據(jù)需要直接通過屏幕閱讀文件內(nèi)容，也可以采用打印輸出。如果需要檔案原件，則可以根據(jù)屏幕上顯示的文件編號從庫房卷盒中調(diào)出文件，這樣就大大提高了鑒定工作的效率。
1取得院領(lǐng)導(dǎo)重視
文書檔案管理工作離不開院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，文書檔案管理人員需向領(lǐng)導(dǎo)闡述自己的工作性質(zhì)，證明這項(xiàng)工作的重要性，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，取得領(lǐng)導(dǎo)重視。
2完善文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施
文書檔案管理離不開打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)加大對文書檔案管理工作的資金投入，完善管理設(shè)施，提高辦公自動化水平，進(jìn)而提高員工工作效率。
3創(chuàng)新管理理念
信息化發(fā)展迅猛，具有便于信息檢索、更新、維護(hù)的優(yōu)勢，醫(yī)院應(yīng)建立自己的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，并將文書檔案信息管理納入其中。把以前紙質(zhì)的文件都分類錄入到數(shù)據(jù)庫中，此后的每份文書檔案信息按照規(guī)范的分類方式分別存入不同的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院工作人員在借閱檔案資料時(shí)，可以先征詢信息管理員的同意，通過網(wǎng)絡(luò)快速查找。采用這種管理方式可以節(jié)約紙張，防止信息因紙張損毀而丟失，更具安全性。此外它還具有管理方便、查詢快捷的優(yōu)勢。
4注重文書檔案信息的安全性
對于紙質(zhì)檔案，要注意保存在安全位置，既要防止信息泄露，還要預(yù)防紙張損壞?？梢远ㄆ趯⑽臅鴻n案資料裝訂在一起放入保險(xiǎn)柜中。如果采用信息化手段管理醫(yī)院文書檔案資料，必須重視醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全性，通過及時(shí)更改密碼，設(shè)多重密碼，及時(shí)更新系統(tǒng)、更新病毒庫等方式保障信息安全。對于十分重要的信息，醫(yī)院可以選擇不聯(lián)網(wǎng)保存，以防黑客入侵。
5加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督工作
做好文書檔案的監(jiān)督工作要從兩方面入手：文書檔案管理部門，醫(yī)院各科室。
1.監(jiān)督文書檔案管理部門。建立科學(xué)的監(jiān)管方案，設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)管人員，督促文書檔案管理工作者及時(shí)完成接收到的任務(wù)，不得隨意拖延或?qū)⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)交他人，不得隨意透露醫(yī)院文書檔案信息，檔案歸檔要嚴(yán)格按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)，注意檔案信息錄入的準(zhǔn)確性。
2.監(jiān)督醫(yī)院各科室。文書檔案管理部門要委派專人定期要求各科室匯報(bào)檔案信息，不允許各科室出現(xiàn)文件資料大量堆積情況，從源頭掐斷檔案信息遺失的苗頭，確保檔案信息完整無誤，保證文書檔案管理部門年終不會出現(xiàn)工作大量積壓。
6重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
文書檔案管理工作雖不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益，但它卻是醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的保障。因此，醫(yī)院要提高管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)，建設(shè)一批思想端正、技術(shù)過硬的文書檔案管理工作者。重視對文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，引進(jìn)專業(yè)管理人才，對現(xiàn)有工作者展開培訓(xùn)，提高管理人員對管理工作的重視程度，傳授專業(yè)管理技能。此外還要對文書檔案管理人員定期開展思想政治教育，提高他們的保密意識，確保醫(yī)院重要信息不會泄露。鼓勵員工開拓思維，尋求更好的管理手段，提高工作效率和工作質(zhì)量。
7采用激勵機(jī)制
醫(yī)院可以在文書檔案管理部門采取激勵機(jī)制，對于工作效率高、工作質(zhì)量高的工作人員給予物質(zhì)獎勵，以此提高大家的工作熱情，讓管理人員更重視自己的工作。重視文書檔案管理，就是對醫(yī)院信息安全的重視，是對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重視。我們應(yīng)積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng)新管理理念，改善管理方式，在發(fā)展中不斷彌補(bǔ)不足，適應(yīng)醫(yī)院對文書檔案管理提出的新要求。
作者：王晶選 單位：清遠(yuǎn)市中醫(yī)院
一、強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感
文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項(xiàng)由許多具體環(huán)節(jié)組成的事務(wù)性的工作。文檔、檔案工作的性質(zhì)決定了從事這項(xiàng)工作的人，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和崇高的責(zé)任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用要有正確的認(rèn)識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)，為基層服務(wù)的。這種服務(wù)體現(xiàn)在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機(jī)關(guān)為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發(fā)送出機(jī)關(guān)，都離不開文書、檔案工作。上級機(jī)關(guān)下達(dá)的指示、命令，下級反映情況、匯報(bào)工作的公文，也都要經(jīng)文書、檔案工作人員的手來具體辦理?？梢哉f，黨和國家的各頂事業(yè)的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)感到光榮和自豪，并以高度的事業(yè)心和責(zé)任感做好文書、檔案工作。
二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機(jī)密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經(jīng)濟(jì)上遭到不可彌補(bǔ)的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機(jī)密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談?wù)摍C(jī)密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時(shí)也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機(jī)關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機(jī)會比較多，了解的機(jī)密也比較多，因此，他們在為機(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時(shí)，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機(jī)會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負(fù)責(zé)
文書檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時(shí)還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書檔案工作人員同時(shí)兼任秘書工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負(fù)責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)
埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹(jǐn)慎
平等待人謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，是高尚的品德，也是從事文書、檔案工作的人員必須具備的工作作風(fēng)。文書、檔案工作的重要性和服務(wù)性，要求我們待人接物、處理問題都必須謙虛謹(jǐn)慎，有禮貌，平等待人。對上級要用尊敬、求教、商量的態(tài)度，對下級尤其應(yīng)注意要有禮貌、平易近人。文書、檔案工作人員要四忌:一忌命令口氣、居高臨下;二忌急躁情緒，心不在焉;三忌冷言冷語，語調(diào)生硬;四忌指手畫腳，以勢壓人?？傊?，文書檔案工作人員要加強(qiáng)自身的品德修養(yǎng)，這既是文書、檔案工作人員應(yīng)遵守的職業(yè)道德，也是為自己樹立了良好的形象，有利于工作的開展。
作者：白玉單位：雞東縣安全生產(chǎn)監(jiān)督和煤炭管理局
一、秦漢簡牘官文書檔案的收藏與管理
1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府?！薄稘h宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也?！薄短接[》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍?！碧m臺隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書?安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’?！薄端鍟份d：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?！睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時(shí)期用來存放功臣受封時(shí)所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記?太史公自序》記載：“‘小子不敏，請悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書?高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟?！鼻貪h地方各級政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房?？ぜ壭姓挝辉O(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡牘官文書檔案工作。《后漢書?百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書?！笨h級及縣級以下的行政單位也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等?！逗鬂h書?秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣?！彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位?！昂蚬偈亲罨鶎拥恼?guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書管理室，出土相關(guān)官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識的對簡牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級保存意識已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個(gè)級別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時(shí)間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種?尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾啞埃簬煳涓已灾涣钍凡俾闪钤勍⒆?，署書到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪?。《慧琳音義》卷七十七‘讎?！⒁讹L(fēng)俗通》云‘：二人對校為讎。’《正字通?言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對覆如仇讎?！?
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種?內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時(shí)立法對于玩忽職守丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)?！啊卑l(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲?！鼻貪h時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識到官文書的運(yùn)作對于保障國家政令正常傳遞，保護(hù)國家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。
綜上所述，秦漢時(shí)期簡牘官文書是封建國家體制下各種政令信息傳遞的主要載體，秦漢行政體系能夠正常運(yùn)行是依托于秦漢官文書傳遞展開的，為保障各級政令傳遞的暢通與行政管理工作的順利開展，秦漢時(shí)期確立并完善了相應(yīng)的簡牘官文書檔案收藏和管理制度，并對日后幾千年的中國文書檔案工作制度產(chǎn)生了重要的影響。
作者：賀科偉單位：河南師范大學(xué)圖書館事業(yè)與文化研究中心
一、水行政執(zhí)法檔案管理存在問題的原因
（一）對水行政執(zhí)法檔案管理工作重視不夠有些領(lǐng)導(dǎo)同志把執(zhí)法工作的重點(diǎn)放在抓行政執(zhí)法的過程上和抓行政執(zhí)法的效果上，他們并不了解水行政執(zhí)法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執(zhí)法后的執(zhí)法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執(zhí)法檔案管理工作投入的人力、物力、財(cái)力也就不足，從而造成水行政執(zhí)法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對河南省24個(gè)支隊(duì)和154個(gè)大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。
（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會促進(jìn)各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識，從而加大對水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。
二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識要加大對水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個(gè)水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。
（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。
（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時(shí)負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時(shí)將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結(jié)束語
規(guī)范水行政執(zhí)法檔案資料管理工作，是現(xiàn)代水行政執(zhí)法水平高低的一個(gè)重要表現(xiàn)。目前水行政執(zhí)法檔案資料管理工作存在一些問題，已經(jīng)對公平、公正執(zhí)法工作產(chǎn)生了影響。加強(qiáng)水行政執(zhí)法檔案資料管理工作，必將對現(xiàn)代水行政執(zhí)法規(guī)范化、程序化起到推動作用。
作者：王金蘭單位：河南省周口市川匯區(qū)水務(wù)局水政監(jiān)察大隊(duì)
1醫(yī)院文書檔案管理特點(diǎn)
作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性,文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文,醫(yī)院文書檔案管理的重點(diǎn)就是對該類公文進(jìn)行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性,文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料,有著很強(qiáng)的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性,才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進(jìn)行更好的查詢服務(wù)。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng),損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)。可信的文書管理工作,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2醫(yī)院文書檔案管理對策
2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。當(dāng)醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進(jìn)行完善,對相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時(shí),醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識,認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率,以促進(jìn)文書檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對文書檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進(jìn)行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時(shí)間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時(shí)間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書檔案收集更及時(shí),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實(shí)處,院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實(shí)。
2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實(shí)文書檔案管理,同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
3結(jié)語
總的來說,醫(yī)院必須要改變文書檔案管理思想,加強(qiáng)檔案制度規(guī)范性建設(shè),優(yōu)化管理模式,提高文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng),以特色化理念保持醫(yī)院文書管理工作活力,既使之為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務(wù),又要求醫(yī)院在文書檔案管理工作上需要不斷創(chuàng)新、不斷前進(jìn)。
作者:李文閣 單位:浙江省人民醫(yī)院
一、醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的意義
實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理，醫(yī)院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉(zhuǎn)變，不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部不同科系的資源共享和互補(bǔ)，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)條件，還能實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、國內(nèi)醫(yī)院與國外醫(yī)院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補(bǔ)，提高文書檔案資源的質(zhì)量、準(zhǔn)確度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執(zhí)行力不夠。當(dāng)前盡管我國各大醫(yī)院基本上都是實(shí)現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，但在對醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統(tǒng)觀念的束縛，當(dāng)前大部分管理者仍然存在著認(rèn)為醫(yī)院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理信息化這項(xiàng)工作的重要意義，進(jìn)而造成在實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理和推進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源信息化共享和互補(bǔ)過程中動力不足，執(zhí)行力不夠，白白浪費(fèi)了許多寶貴的醫(yī)療文書資源。（二）缺乏專業(yè)的人才進(jìn)行系統(tǒng)的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進(jìn)慢，當(dāng)前在實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施欠缺，二是缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的落實(shí)和推進(jìn)也就更加吃力和緩慢，想要真正實(shí)現(xiàn)和發(fā)揮醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質(zhì)量有待提高。當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作仍然處于較低水準(zhǔn)，仍然是局限于傳統(tǒng)的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫(yī)療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質(zhì)量相對較一般，沒有實(shí)現(xiàn)文書檔案的精細(xì)化信息化管理，在文書檔案的精準(zhǔn)分門別類、分科保存、時(shí)間軸橫縱向?qū)?、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進(jìn)步空間。這一方面是受制于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實(shí)不到位有關(guān)。
三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案信息化管理和利用的對策建議
（一）升華管理者文書檔案信息化管理理念，建立健全文書檔案信息化管理制度。伴隨著我國各項(xiàng)管理工作的信息化程度的不斷提升，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的發(fā)展和推進(jìn)也具有其歷史必然性。醫(yī)院工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識和理解醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性及其重要意義，醫(yī)院文書檔案管理工作信息化的歷史必然性和重要時(shí)代意義，以及其帶來的各種好處，在重視和嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)醫(yī)院文書檔案信息化管理的各項(xiàng)工作的同時(shí)，也要學(xué)會充分享受和利用文書檔案信息化管理為工作帶來的方便和快捷，充分利用和共享這些寶貴的醫(yī)學(xué)資源，提升資源利用率，發(fā)揮資源信息化的最大作用，更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。（二）強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)今時(shí)代，信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，日新月異，醫(yī)院文書檔案信息化管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展創(chuàng)新。當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)過程中雖然取得一定的成效，但還有較大的進(jìn)步發(fā)展空間。彌補(bǔ)醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)短板，要從兩方面入手，一是要不斷強(qiáng)化信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大在信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備方面的投入，完善信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施配置。二是要努力培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才。當(dāng)前我國在文書檔案信息化管理方面的專才還比較欠缺，要找到既懂醫(yī)學(xué)，又懂信息技術(shù)，還懂檔案管理的專業(yè)化人才有一定的難度，醫(yī)院及有關(guān)部門應(yīng)加大培養(yǎng)文書檔案信息化管理專業(yè)化人才的力度，以不斷提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的水平。（三）多項(xiàng)檔案管理措施齊頭并進(jìn)，確保文書檔案信息化管理工作安全可靠。醫(yī)院文書電子檔案作為醫(yī)院重要的醫(yī)學(xué)信息資源，其真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性、有效性，和實(shí)際的醫(yī)療作業(yè)息息相關(guān)，因此，保障醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的正常有序、安全可靠運(yùn)轉(zhuǎn)就顯得尤為重要。醫(yī)院及文書檔案信息化工作管理者應(yīng)當(dāng)通過采取多項(xiàng)檔案管理措施，例如：文書檔案管理電腦專機(jī)專用、專人專房保管；嚴(yán)格設(shè)定好檔案管理防御系統(tǒng)，建立安全保障體系，及時(shí)做好文書檔案備份工作等，確保文書檔案信息化管理工作的安全可靠。
作者:葉曉韻單位:廣東省東莞市第七人民醫(yī)院
摘要：文書工作與檔案管理課程以培養(yǎng)應(yīng)用性和操作型秘書人才為目標(biāo)，在教學(xué)中如何實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)的有效統(tǒng)一，至關(guān)重要。本文從文書工作與檔案管理教學(xué)的特征出發(fā)，探討在轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念，完善課程體系，改革教學(xué)方法，加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新的情況。
關(guān)鍵詞：文書工作檔案管理教學(xué)特征教學(xué)改革
引言
文書與檔案是一種社會現(xiàn)象，是人類社會實(shí)踐活動的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會上相關(guān)職業(yè)崗位群對秘書人才知識和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識完整向注重實(shí)用、知識精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實(shí)際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。
一、轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系
傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
二、積極探索研究，改革教學(xué)方法
文書工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現(xiàn)象，根據(jù)社會對文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識的發(fā)展前沿，結(jié)合新時(shí)期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時(shí)又拓展了學(xué)生的知識面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發(fā)展而逐步被認(rèn)識和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時(shí)數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時(shí)的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時(shí)用一個(gè)學(xué)期左右的時(shí)間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對文書與檔案工作的直觀認(rèn)識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個(gè)實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時(shí)，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。
2.3探索新型教學(xué)方法
2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問題的應(yīng)用能力。
2.3.2情境教學(xué)法面對沒有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會知識，培養(yǎng)學(xué)生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點(diǎn)時(shí)，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評。通過情境模擬，使學(xué)生對收文處理工作有了直觀的認(rèn)識，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識，能收到意想不到的教學(xué)效果。
2.3.3實(shí)物演示法俗話說：“百聞不如一見?！边@是人們認(rèn)識客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時(shí)候，可以結(jié)合知識點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時(shí)也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。
2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時(shí)也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。
三、加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)
受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識傳授，輕能力培養(yǎng)和知識應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評價(jià)偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實(shí)踐和機(jī)會；對于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會，引導(dǎo)鼓勵他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。
將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會越走越寬。
一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。
二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識。增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。
【內(nèi)容提要】文書檔案本身的特殊性，決定了案卷具有無可替代的功能和作用?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用又賦予了案卷新的使命。本文認(rèn)為，不能因?yàn)榱⒕矸椒ù嬖诒撞《穸ò妇肀旧淼膬r(jià)值。同時(shí)，提出了改革立卷方法的基本思路。
【摘要題】理論探討
【關(guān)鍵詞】案卷/文書檔案/電子文件
【正文】
一、案卷的價(jià)值
過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有自己的價(jià)值。
（一）是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。
文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時(shí)就是一個(gè)文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)識。但對機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識。正是由于這個(gè)原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過賦予并讀取物理標(biāo)識，使具有同一標(biāo)識的電子文件的信息構(gòu)成一個(gè)邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識，它們之間的關(guān)系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。
2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無可替代。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有一個(gè)建立數(shù)字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒有電子文件時(shí)，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當(dāng)有電子文件時(shí)，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個(gè)文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢：前者通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫保存，以備查考。
3.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識，構(gòu)成一個(gè)文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個(gè)樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。
（二）是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。
1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。
眾所周知，一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實(shí)面貌。正如美國檔案學(xué)者謝倫伯格所說，“個(gè)別文件的主題只有同有關(guān)的文件聯(lián)系起來才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯(lián)系，……文件作為文獻(xiàn)證據(jù)的真正意義就會模糊不清，甚至完全喪失。”（注：謝倫伯格著：《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》。）
在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問題。同時(shí)，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。一個(gè)電子文件可能因?yàn)榫哂性S多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結(jié)果，但與其具有歷史聯(lián)系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯(lián)系，電子文件就會像撕碎的照片一樣，是歷史的真實(shí)記錄，但難以再現(xiàn)歷史的真實(shí)。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。
檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量??；層次低，則信息量大。案卷作為一個(gè)中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
同時(shí)，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會有所防礙，而且還可以通過文件進(jìn)入案卷，了解相關(guān)的情況和事件的原委，實(shí)現(xiàn)案卷與卷內(nèi)文件之間的雙向互訪，開辟了一條檔案信息利用的新途徑。
二、改革立卷方法的思考
案卷雖然重要，但傳統(tǒng)的立卷方法繁瑣復(fù)雜，改革勢在必行。
（一）改革的基本條件。
近20年來，機(jī)關(guān)工作水平有了很大的提高。一是機(jī)構(gòu)、職能明確；二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對降低；四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》開辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。
（二）改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”（注：《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》。）的基礎(chǔ)上，研究文件在不同生命周期的特點(diǎn)和管理規(guī)律，制訂出既簡便易行，又能保持文件之間的歷史聯(lián)系；既適應(yīng)多媒體發(fā)展的需要，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)優(yōu)勢的文書立卷新方法。以下工作不可忽略。
1.明確案卷概念。
過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時(shí)，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規(guī)則。
案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。
目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標(biāo)準(zhǔn)；并且通過“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。
電子文件歸檔并建立管理系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案的利用價(jià)值將永久性地降低。因此，可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》簡化立卷方法。例如，取消《卷內(nèi)備考表》，個(gè)別需要說明的情況在《交接文據(jù)》或電子案卷的“備注”中說明；改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計(jì)算機(jī)打印，又便于裝入卷盒內(nèi)保存。
4.應(yīng)用汁算機(jī)輔助立卷。無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的；另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等。
摘要：文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對提高文書檔案管理的水平，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點(diǎn)，同時(shí)對其劣勢提出解決辦法。
關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案重要的內(nèi)容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲在dvd、光碟、硬盤等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲時(shí)間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個(gè)隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。
淺談文書檔案管理與秘書人員的修養(yǎng)
秘書人員既是一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的助手與參謀，又是基層群眾的密切聯(lián)系者，也是文書檔案的管理者。檔案的歸類組卷是否科學(xué)合理是體現(xiàn)其業(yè)務(wù)水平的重要標(biāo)志，文書檔案的價(jià)值關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文秘人員的自身修養(yǎng)。我個(gè)人認(rèn)為，要做好文書檔案的管理工作，文秘應(yīng)具備如下一些基本修養(yǎng)。
一、政治素質(zhì)和職業(yè)道德
秘書的政治素質(zhì)是關(guān)于秘書的政治方向、政治立場、政治觀點(diǎn)、政治鑒別力和政治敏銳性的總和。政治素質(zhì)是秘書素質(zhì)的核心，是衡量秘書是否合格的首要標(biāo)準(zhǔn)。在我國社會主義制度下，秘書人員具備良好的政治素質(zhì)尤為重要。無論是在黨政機(jī)關(guān)和國有大中型企業(yè)和事業(yè)單位工作的秘書，還是在民間企業(yè)和私營企業(yè)任職的秘書，都應(yīng)當(dāng)首先加強(qiáng)政治素質(zhì)的修養(yǎng)。秘書的職業(yè)道德，則是在秘書職業(yè)活動中所必須遵循的，它是社會道德在秘書職業(yè)活動中的具體表現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動長期實(shí)踐的產(chǎn)物。秘書工作的特殊性質(zhì)和任務(wù)，要求秘書人員必須注重職業(yè)道德，注重忠信、求是的工作精神，否則，是難以勝任此職的。秘書人員在從事職業(yè)活動的過程中，應(yīng)時(shí)刻遵守職業(yè)道德規(guī)范，努力成為一個(gè)具有高尚道德品質(zhì)的合格秘書。
二、創(chuàng)新意識
合格的秘書人才，應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新意識，敢于突破舊的傳統(tǒng)意識，在工作中具有變通性和獨(dú)創(chuàng)性。創(chuàng)新必須破舊，我國歷史上遺留下來的封建陳腐意識根深蒂固。封建意識的要害在于，用封建權(quán)力、倫理與觀念壓制人生的主觀能動性和創(chuàng)造性。反映在秘書工作上，就是把秘書看成領(lǐng)導(dǎo)的附庸而不是參謀助手，秘書人員的積極性、創(chuàng)造性無從發(fā)揮，秘書成了反映長官意識的機(jī)器人。習(xí)慣于按規(guī)矩辦事，按部就班，循規(guī)蹈矩，不敢越雷池半步。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，正是極左思潮和封建意識長期侵蝕的結(jié)果。在新形勢下,要發(fā)揮秘書人員的創(chuàng)造性,就要發(fā)揮他們的主觀能動性,大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手。創(chuàng)新觀念，要求在任何時(shí)候，工作上都力圖有所成就，但又不光是自我成就。這種創(chuàng)新，不是狹義的自我表現(xiàn)，而是秘書職責(zé)的要求。
三、文字水平與能力
秘書應(yīng)具有廣博、精專的知識涵養(yǎng)，其中秘書的語文水平與能力，是秘書知識素質(zhì)的重要組成部分。做文秘工作必定要與文字打交道，比如會議記錄、抄寫；文件和報(bào)告的起草等。會議記錄是一個(gè)單位的重要?dú)v史文獻(xiàn)資料，如果文秘工作人員由于語文水平的欠缺，在記錄的過程中就會產(chǎn)生錯記、漏記。即便是記錄下來了內(nèi)容，如果字跡潦草，錯別字又多，都會給將來的查閱帶來困難。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分，文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字；還有一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，從而擬訂提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要提出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。在文稿的寫作過程中，對字、詞、句的運(yùn)用和把握直接反映文秘人員的語文水平和能力。
四、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手
由于秘書人員是近身從屬領(lǐng)導(dǎo)者為之提供事務(wù)處理、政務(wù)參謀等綜合輔助的人員。在決策形成過程中，向領(lǐng)導(dǎo)提供經(jīng)過綜合處理后的充分有用信息，以及多種選擇方案和建議。在決策施行中，輔助領(lǐng)導(dǎo)者跟蹤督查、反饋決策的落實(shí)情況，必要時(shí)還得為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行跟蹤決策的參謀輔助。首先，秘書必須要注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。其次，要深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，要善于通過間接或者直接方式，把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚，做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確發(fā)揮，又不自作聰明。再次，注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和時(shí)機(jī)，從要害問題切入，用適當(dāng)?shù)恼Z言，表達(dá)自己的見解。
五、提高秘書人員的修養(yǎng)，促進(jìn)文檔管理
隨著時(shí)代的節(jié)奏變快，科學(xué)的日益發(fā)展，一才通用更是體現(xiàn)了時(shí)代感，許多部門和單位的秘書同時(shí)又是兼做文書檔案員。秘書兼做文書檔案員，主要負(fù)責(zé)做好本部門文書材料的收集、分類、組卷。收集即是要采取有效措施和手段，將歸檔范圍內(nèi)的文件收集齊全；分類即將同一大類的文件材料可以合并組卷；組卷即對材料區(qū)分類別后劃分期限，按照檔案館的要求組成案卷。一個(gè)完善的檔案管理，能夠起到積極的參謀作用，宣傳教育的基地作用，同時(shí)，也能為科學(xué)研究提供必要的基礎(chǔ)條件。隨著黨和國家把中心工作集中在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)、改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展完善中，各類部門在機(jī)關(guān)建設(shè)中對秘書的要越來越高，對文書檔案的管理及其作用的發(fā)展也越來越重視，文書檔案的管理也有了較大的發(fā)展。為了保證文書檔案在中心工作中的作用，文書檔案工作者工作的過程好壞，將作為歷史的憑證日益顯現(xiàn)。就這而言，文書檔案員在平時(shí)的工作中要謙虛謹(jǐn)慎、熱情服務(wù)，要充分認(rèn)識自己所從事的檔案工作對日后工作的偉大意義。因此，在做一個(gè)好秘書的同時(shí)努力做一位優(yōu)秀的文書檔案管理者，以此促進(jìn)檔案的管理工作。
總之，秘書檔案管理必須努力提高文書檔案管理方面的綜合修養(yǎng)，對提高工作效率和和推進(jìn)文書工作和檔案事業(yè)的順利發(fā)展，有著重大的理論意義和實(shí)踐意義。
摘要林業(yè)建設(shè)是生態(tài)科學(xué)和可持續(xù)發(fā)展的統(tǒng)一體,加強(qiáng)文書檔案管理工作有利于這一統(tǒng)一體的發(fā)展。分析文書檔案管理對林業(yè)生態(tài)建設(shè)的意義,介紹林業(yè)檔案管理工作的種類,提出加強(qiáng)其文書檔案管理的基本途徑,以為林業(yè)生態(tài)建設(shè)的發(fā)展提供參考。
關(guān)鍵詞林業(yè);生態(tài)建設(shè);文書檔案管理;意義;種類;途徑
1文書檔案管理對林業(yè)生態(tài)建設(shè)的意義
加強(qiáng)文書檔案管理,有利于國家法規(guī)和方針政策在林業(yè)部門和基層林場的貫徹執(zhí)行,增強(qiáng)國家法規(guī)和政策的權(quán)威性;有利于上級黨政機(jī)關(guān)對林場工作的直接領(lǐng)導(dǎo)和具體指導(dǎo),提高工作質(zhì)量和效率,避免基層林場盲目蠻干;有利于林業(yè)機(jī)關(guān)單位及林場同其他機(jī)關(guān)和企、事業(yè)單位的溝通與聯(lián)系,不至于在林業(yè)工作及其他工作中顧此失彼;有利于林區(qū)干部職工學(xué)習(xí)黨和國家方針政策,與時(shí)俱進(jìn),促進(jìn)林區(qū)安全和諧;有利于真實(shí)記錄林業(yè)生態(tài)建設(shè)和發(fā)展情況,為各項(xiàng)林業(yè)工作和活動保存依據(jù)和憑證。
2林業(yè)文書檔案管理工作的種類
2.1國有林場森林資源檔案管理工作
國有林場承擔(dān)著國家天然林保護(hù)、三北防護(hù)林建設(shè)和生態(tài)公益林建設(shè)等重大項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù),文書檔案管理工作成效直接影響和制約著林場的建設(shè)和發(fā)展。森林資源檔案是森林資源管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作,它記錄了整個(gè)森林資源消長變化的全過程,把準(zhǔn)確數(shù)據(jù)反映到簿、表、卡、冊、圖上[1]。為進(jìn)一步加強(qiáng)森林資源檔案管理工作,有效地發(fā)揮森林資源檔案在林地權(quán)屬中的重要作用,要不斷提高森林經(jīng)營水平,保證森林資源檔案管理的科學(xué)性。
2.2林權(quán)改革檔案管理工作
集體林權(quán)制度改革正在各地全面推進(jìn),為確保改革成果,提高改革質(zhì)量,國家林業(yè)局、國家檔案局近日出臺《關(guān)于加強(qiáng)集體林權(quán)制度改革檔案工作的意見》,就林改檔案管理工作作出進(jìn)一步部署。意見指出,檔案管理是林改過程中一項(xiàng)極其重要的基礎(chǔ)工作,完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的林權(quán)改革檔案是林改工作的客觀反映和重要的歷史見證,是鞏固改革成果、維護(hù)林地權(quán)利人的合法權(quán)益及穩(wěn)定完善農(nóng)村林地承包關(guān)系的重要保證[2]。意見要求各級林業(yè)部門認(rèn)真抓好本機(jī)關(guān)、本單位的林改檔案管理,建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制和檔案管理人員責(zé)任制,并指導(dǎo)所屬單位做好林改檔案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作,縣級林業(yè)主管部門要特別做好林權(quán)登記發(fā)證檔案管理工作;各級檔案行政管理部門要加強(qiáng)對本行政區(qū)域內(nèi)林改檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。意見提出,林改檔案管理要與改革工作同步進(jìn)行、協(xié)調(diào)開展,促進(jìn)改革工作和檔案工作的同步進(jìn)展,確保林改全過程檔案資料的完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)。各級林業(yè)和檔案部門要加強(qiáng)對林改檔案工作的檢查指導(dǎo),把檔案管理工作納入林改成果檢查驗(yàn)收項(xiàng)目中,確保檔案工作健康有序地進(jìn)行。意見還就林改檔案的歸檔范圍、保管期限、分類方法、收集整理、保管移交、利用服務(wù)等內(nèi)容提出了具體要求。
2.3退耕還林檔案管理工作
退耕還林工程是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣、群眾參與度高、費(fèi)用巨大的生態(tài)工程,檔案管理工作非常重要。要牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理意識,把規(guī)范建檔工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行,切實(shí)為工程順利實(shí)施提供可靠依據(jù)。完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,每個(gè)鄉(xiāng)確定專職檔案管理員1名,負(fù)責(zé)退耕還林資料的收集、按照工程實(shí)施流程,編制退耕還林檔案全宗示意圖,并按工程建設(shè)環(huán)節(jié)將規(guī)劃設(shè)計(jì)、種苗供應(yīng)、施工作業(yè)、檢查驗(yàn)收、政策兌現(xiàn)、工程管理流程劃分為永久、長期、短期3個(gè)不同期限,為退耕還林檔案整理提供具體的依據(jù)。縣級與鄉(xiāng)鎮(zhèn)分別建立專門的退耕還林檔案室,配備微機(jī),實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙向管理,做到文字、電子和實(shí)際工程操作相對應(yīng),規(guī)范圖、表、卡、證、合同5類資料管理,既保持原始資料的完整,又為檔案查閱提供便利,基本實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
2.4林業(yè)生物災(zāi)害檔案管理工作
林業(yè)生物災(zāi)害管理是一個(gè)有效地組織協(xié)調(diào)可利用一切資源、應(yīng)對生物災(zāi)害事件的過程。其根本目的就是通過對生物災(zāi)害進(jìn)行系統(tǒng)的監(jiān)測和分析,進(jìn)一步改善災(zāi)害應(yīng)急管理周期中減災(zāi)、準(zhǔn)備、響應(yīng)和重建等方面的措施,以盡最大可能通過有效的組織協(xié)調(diào)來保障生態(tài)安全,并將經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失降到最低程度。就林業(yè)生物災(zāi)害管理而言,具體內(nèi)容包括監(jiān)測預(yù)警、檢疫御災(zāi)、應(yīng)急救災(zāi),災(zāi)害發(fā)生前的各種計(jì)劃、物資資金準(zhǔn)備等備災(zāi)措施,災(zāi)害發(fā)生后的救災(zāi)工作和災(zāi)后恢復(fù)工作,以及避免和減少災(zāi)害發(fā)生的促進(jìn)森林健康的措施。
檔案管理要做到規(guī)范,按時(shí)歸檔,應(yīng)從以下4個(gè)方面認(rèn)真開展工作:一要提高對檔案工作的認(rèn)識。檔案是歷史的真實(shí)反映,檔案管理工作是一項(xiàng)十分神圣的事業(yè),任何社會形態(tài)、任何單位、個(gè)人都離不開檔案,一定要增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感,努力把檔案工作搞好。二要加強(qiáng)對檔案工作的管理。檔案工作就是服務(wù),“規(guī)范、完整、優(yōu)質(zhì)、便捷”是檔案工作的指導(dǎo)思想[3],要按照這一指導(dǎo)思想,加強(qiáng)檔案管理工作,重視檔案的上等升級,提高檔案管理水平。三要加強(qiáng)學(xué)習(xí),不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。按照縣政府、縣檔案局的要求,對檔案工作人員采取不同方式,加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),使檔案工作人員業(yè)務(wù)水平有一個(gè)較大的提高。四要加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。各單位要明確分管領(lǐng)導(dǎo)抓檔案工作,幫助解決檔案管理工作中存在的問題,要穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍,為檔案工作創(chuàng)造良好的條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。
2.5林業(yè)檔案管理工作中的保密工作
林業(yè)檔案保密工作包括林業(yè)檔案管理過程和林業(yè)檔案利用過程中的保密工作,林業(yè)開放檔案也必須做好必要的保密工作。在日常的檔案借閱過程中要做到[4]:在經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的同意后,對所借閱的檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的登記造冊,注明借閱的時(shí)間、檔案的具體信息、借閱人以及歸還時(shí)間;未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意不能擅自調(diào)閱相關(guān)檔案,尤其是財(cái)務(wù)檔案的管理,必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)人員及檔案管理員的共同在場才能調(diào)閱,其他工作人員不得擅自進(jìn)入檔案室,不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案,不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案,不得涂改、偽造檔案,不得擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案,不得倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人,不得攜運(yùn)或者復(fù)制檔案出境。如果違反以上規(guī)定之一的,若情節(jié)構(gòu)成犯罪的則依法追究刑事責(zé)任[4]。
3加強(qiáng)文書檔案管理的基本途徑
文書是正在發(fā)揮作用的信息載體,檔案是歷史文獻(xiàn)資料。為了進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理制度和操作行為,提高檔案管理水平和人員素質(zhì),以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的時(shí)代要求,使各單位的檔案真正發(fā)揮應(yīng)有的作用,推動林業(yè)系統(tǒng)檔案管理的規(guī)范化,應(yīng)從以下途徑加以解決:
3.1提高文書檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于文書工作直接與文件打交道,在有效范圍內(nèi)必須遵守和執(zhí)行,因此,黨政領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對林場文書人員的管理和教育,建立健全保密制度,促使文檔管理人員從政治的高度來認(rèn)識文書檔案管理的嚴(yán)肅性和時(shí)效性[4],熱愛檔案管理事業(yè),樹立科學(xué)發(fā)展觀,對事業(yè)負(fù)責(zé)。通過自學(xué)、參加培訓(xùn)、實(shí)地參觀等形式,學(xué)習(xí)《文書學(xué)》《檔案管理學(xué)》《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等,對基礎(chǔ)理論知識和檔案管理規(guī)則有比較系統(tǒng)地掌握,堅(jiān)持崗位實(shí)踐,熟悉業(yè)務(wù)技能,適應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理工作需要。
3.2運(yùn)用比較先進(jìn)的手段及時(shí)處理文件,分類歸檔
計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理,其高效快捷、靈活檢索的特點(diǎn)為立卷改革提供了新的可能和方向,檔案管理的計(jì)算機(jī)化、自動化、文書檔案工作一體化[5],對歸檔文件整理工作提出了新的要求,文檔管理人員必須依照國家檔案局頒發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》,結(jié)合林業(yè)部門的工作特點(diǎn),熟悉并廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),一事一卷,分類歸檔以備查考,以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。
3.3要提高文檔資料在林業(yè)生態(tài)建設(shè)中的利用率
對于檔案資料,在管嚴(yán)管好的原則下,管理人員要樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系,不怕細(xì)瑣麻煩,要嘴勤、眼勤、手勤,既使利用者及時(shí)查考,又能妥善保管檔案,使成為歷史的檔案成為活的資料,準(zhǔn)確完整地直接為林業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。這樣既可以充分發(fā)揮文書信息在林業(yè)生態(tài)工程建設(shè)中的時(shí)效作用,又可以發(fā)揮林業(yè)文書檔案資料在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的歷史憑證作用,為國家積累寶貴的文化財(cái)富。
【摘 要】本文首先探討了文書檔案價(jià)值鑒定的重要性,然后就如何開展好文書檔案價(jià)值的鑒定工作提出了相應(yīng)的意見和建議,包括如何掌握好檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)、影響檔案價(jià)值鑒定工作的相關(guān)因素,最后就文書檔案價(jià)值鑒定的途徑提出了具體可行的方法和步驟。
【關(guān)鍵詞】文書檔案 價(jià)值 鑒定標(biāo)準(zhǔn)
一、文書檔案價(jià)值鑒定的重要性
1.開展文書檔案鑒定工作有利于對重點(diǎn)檔案的保管
就時(shí)間而言,現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企事業(yè)的檔案絕大多數(shù)始于上個(gè)世紀(jì)的六、七十年代,距今已有四、五十年的時(shí)間。根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,現(xiàn)存的很多檔案或超過保管期限或已失去保存利用價(jià)值的檔案,這更顯出檔案鑒定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價(jià)值,剔除已失去保存價(jià)值的檔案,是有助于提高檔案自身價(jià)值的重要工作。
2.開展文書檔案鑒定工作,有利于對人、財(cái)、物的合理使用
近年來,由于檔案數(shù)量劇增,導(dǎo)致庫房緊張,設(shè)備短缺,經(jīng)費(fèi)不足等問題。通過對檔案的鑒別,有利于檔案庫房、設(shè)備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業(yè)務(wù)水平,實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、如何開展好檔案價(jià)值鑒定工作
1.要掌握好檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)
鑒定標(biāo)準(zhǔn)是鑒定工作得以順利進(jìn)行的關(guān)鍵,是鑒定檔案質(zhì)量的重要保證,檔案的價(jià)值是客觀存在的,而價(jià)值鑒定對檔案價(jià)值的認(rèn)識和評價(jià)帶有很強(qiáng)的主觀性。為使主觀認(rèn)識活動最大限度地符合實(shí)際,保證鑒定工作質(zhì)量,必須建立明確的檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)、相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和效益標(biāo)準(zhǔn)等。
(1)檔案的來源標(biāo)準(zhǔn)。檔案的來源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會活動中的地位越高,其形成的檔案價(jià)值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點(diǎn)保存,外單位的來文需要根據(jù)來文機(jī)關(guān)的地位、職能、以及與本單位的關(guān)系具體判斷其價(jià)值。其次,在本單位制成的文件中,不同的撰稿者和制發(fā)機(jī)構(gòu)也會對檔案價(jià)值產(chǎn)生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務(wù)部門或人員形成的檔案價(jià)值相對要高。
(2)檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。社會對檔案的需求集中反映在對檔案內(nèi)容的需求上,因此,內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是檔案堅(jiān)定的最重要的依據(jù)。鑒定時(shí)主要應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容的重要性、真實(shí)性、客觀性、獨(dú)特性、時(shí)效性等因素進(jìn)行價(jià)值判斷。一方面檔案所記錄實(shí)事的重要程度越高、典型性越突出、真實(shí)性與客觀程度越高,檔案的價(jià)值越大。例如;反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要,反映典型問題的比一般問題的重要;另一方面檔案內(nèi)容越新穎獨(dú)特,或者越富于本單位特色,檔案的價(jià)值越大。保存這類檔案,有助于檔案室形成自己的特色,提高室藏質(zhì)量。此外,檔案內(nèi)容的時(shí)效性也會影響檔案價(jià)值的大小。因此,鑒定檔案時(shí)要具體分析每份文件的實(shí)效性對價(jià)值的影響。
(3)檔案的形式特征標(biāo)準(zhǔn)。檔案的形式特征通常是指檔案的名稱、形成的時(shí)間、載體形態(tài)和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定影響。
(4)相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。相對價(jià)值是指被鑒定的檔案與其他檔案相比較而存在的價(jià)值。在一定情況下,某些檔案的保存價(jià)值可以相對提升或降低。相對價(jià)值的高低主要依據(jù)檔案群體的完整程度。因此,根據(jù)這一規(guī)律,檔案鑒定不能只著眼于檔案個(gè)體本身,還應(yīng)綜合考慮全宗的完整程度。
(5)效益標(biāo)準(zhǔn)。近年來檔案界提出的一個(gè)新的具有實(shí)用性的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為鑒定檔案的價(jià)值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產(chǎn)品之間的比率。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出和接受,是檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)日趨實(shí)用化的重要表現(xiàn) 。
2.影響文書檔案價(jià)值鑒定工作的因素
檔案價(jià)值鑒定是一項(xiàng)對檔案工作者要求非常高的業(yè)務(wù)工作,它要求檔案工作者不僅具有優(yōu)秀的政治素質(zhì)和道德修養(yǎng),而且具有廣博的知識面和豐富的檔案價(jià)值鑒定經(jīng)驗(yàn),檔案價(jià)值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價(jià)值鑒定的活動過程。因此建立檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系必須立足于現(xiàn)狀,根據(jù)存在的不同問題制定相應(yīng)的鑒定標(biāo)準(zhǔn),從而建立檔案價(jià)值鑒定過程中更加規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。
3.文書檔案價(jià)值鑒定的途徑
檔案價(jià)值鑒定的難度較大,應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際開展檔案價(jià)值鑒定工作,不斷完善補(bǔ)充檔案價(jià)值鑒定工作中的標(biāo)準(zhǔn),做到工作有章可循,確保檔案鑒定工作的健康發(fā)展。
(1)文書檔案鑒定工作的方法
鑒定文書檔案價(jià)值的基本方法就是直接、具體地審查檔案,通常這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料,從文件的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析,確定其價(jià)值,而不是僅僅根據(jù)案卷目錄、案卷標(biāo)題或文件目錄、文件題名等簡單判定檔案的價(jià)值。一般情況下,文件題目和案卷目錄應(yīng)該正確反映文件和案卷的內(nèi)容及成分,但有時(shí)候也會出現(xiàn)題目中文種使用不當(dāng)或組卷不合理的情況,導(dǎo)致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內(nèi)容和成分。若簡單地根據(jù)他們?nèi)ヅ卸n案的價(jià)值,就可能發(fā)生錯誤。為了保證鑒定工作的質(zhì)量,必須直接審查檔案材料的內(nèi)容。
(2)文書檔案鑒定工作的步驟
第一步,在文件歸檔時(shí)確定是否屬于歸檔范圍,剔除一部分沒有保存價(jià)值的文件,由機(jī)關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規(guī)定,各單位應(yīng)根據(jù)規(guī)定,結(jié)合本單位的實(shí)際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應(yīng)增強(qiáng)檔案價(jià)值意識,用檔案價(jià)值鑒定的原則和方法指導(dǎo)歸檔文件的選擇。
第二步,對歸檔文件確定其保管期限,即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預(yù)定每個(gè)案卷或每份文件的保管期限,正式整理時(shí)再根據(jù)文件的內(nèi)容和保存價(jià)值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機(jī)關(guān)文書立卷人員具體實(shí)施。
第三步,到一定年限后對檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要采取兩種形式:一是移交復(fù)審,即需要向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)在移交檔案時(shí),由本機(jī)關(guān)檔案人員和檔案館的接收人員共同對移交檔案的期限加以審查。二是到期復(fù)查,即對于定期保管的檔案在保管期滿后,重新審查這些檔案是否需要繼續(xù)保存。對于保管期滿但仍具有保存價(jià)值的檔案,要重新劃定保管期限,對于確實(shí)失去保存價(jià)值的檔案,要剔除并按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
[摘要] 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。本文探討了文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)和存在的問題及應(yīng)對方法。?
[關(guān)健詞]文書檔案 辦公自動化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。
一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
1.辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如vcd、dvd光碟，小容量的閃存u盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
二、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢ｋ娮游募子谛薷?，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點(diǎn)應(yīng)對方法
文書檔案的辦公自動化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點(diǎn)方法。
1.辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離
在內(nèi)部辦公自動化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的ip地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械膇p地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。
2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。