時間：2023-03-30 10:37:59
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1.1有關工作人員的管理意識淡薄
現(xiàn)實工作中，相當多的技術工作人員甚至領導對防雷技術檔案管理工作的重要性認識不足，也存在一定的誤區(qū)，僅僅認為技術檔案管理就是簡單的歸檔工作，頂多就是抄抄寫寫，并非日常工作的重點，根本不能與基本業(yè)務相提并論，投入過多并不能給單位帶來任何收益，只要保管好、不損壞、不丟失，能應付檢查就行了。這種對防雷技術檔案管理不重視的行為，恰恰都表明了他們并沒有真正了解檔案工作的內涵。對防雷技術檔案管理工作不重視，投入就不足，那么對檔案信息資源的開發(fā)就不到位，對其利用的效率也就不高了。
1.2檔案室硬件環(huán)境設施不夠齊全
近年來，隨著科學技術的不斷進步，檔案管理的手段也不斷增多，尤其是計算機及網(wǎng)絡技術的普及，給檔案管理帶來更加先進的手段。但是，目前利用該先進手段管理防雷技術檔案的防雷技術服務機構較少，甚至有部分防雷技術服務機構還采用手工管理檔案的方式，顯然已跟不上時代的步伐，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差、各類檔案信息的查找、更新、維護過程煩瑣等。
2做好防雷檔案管理工作的辦法
2.1改變防雷檔案管理人員的工作觀念
防雷技術檔案管理既單調又乏味，工作人員容易產(chǎn)生厭倦情緒，甚至草草應付，這對檔案管理工作實際上是很危險的。因此在實際管理工作中，要采取措施，調動工作人員積極性和熱情，改變其觀念，才能有效地完成工作。獎罰要明確，對于勤懇耐勞、負責任的工作人員，應當為他們搭建一個公平公正的、各盡其職的舞臺。
2.2提高工作人員素質
防雷技術服務機構的主要負責人應當高度重視防雷技術檔案工作人員的綜合素質，尤其是其檔案管理技能的提升。檔案管理人員業(yè)務技能的提升，一定層面上能夠推動檔案工作的發(fā)展。當前社會經(jīng)濟快速發(fā)展，新技術不斷形成，防雷技術檔案管理工作要不斷地適應這種發(fā)展步伐，這是檔案管理工作面臨的新的挑戰(zhàn)，當然，有挑戰(zhàn)，便有機會。防雷技術檔案管理工作人員在這種環(huán)境和背景下，通過積極學習，拓寬視野，及時更新知識，了解掌握所涉及工作的發(fā)展動態(tài)，對其自身素質的提高有著非常好的作用。檔案管理人員的素質提升、業(yè)務技能提高，他們就能夠將掌握到的新理論、新技術運用到防雷技術檔案管理工作，促進檔案管理工作的進步。
2.3健全防雷檔案管理制度
有效的制度是完善措施，是做好一切工作的必要條件，更是做好防雷檔案管理工作的必要保證。如：
①科學、合理的規(guī)章制度。無規(guī)矩不成方圓，對于防雷技術檔案的管理，應該有一套科學合理的制度，這種制度必須符合防雷技術服務機構特點和檔案管理的實際，使制度真正發(fā)揮作用。
②簡單明了的規(guī)章制度。制定的規(guī)章制度應當是可執(zhí)行的，具有可操作性的，并且要方便實用，以便充分發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用，否則，不具有可操作性的制度就是無用之制度。③約束性的規(guī)章制度。防雷技術服務機構負責人對規(guī)章制度的執(zhí)行程度直接影響規(guī)章制度對工作人員的執(zhí)行力，因此，技術服務機構負責人應當率先垂范，自覺遵守檔案管理制度，起垂范作用。
2.4改進和完善檔案功能
嚴格遵循國家法律法規(guī)和相關方針政策，以堅持最大程度服務公眾，充分發(fā)揮檔案管理作用為宗旨，做到設置合理、設施完整、功能完備，又不浪費，滿足防雷技術檔案的歸集、整理、保存、查詢以及使用等工作需要。
2.5采用先進的管理手段
信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是運用當代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，以最快的速度來實現(xiàn)檔案信息化管理。利用計算機對受檢單位進行的防雷資料檔案管理有這些特點：實時性、可靠性、可維護性、方便操作、檢索迅速、效率高、壽命長、成本低等。實現(xiàn)防雷技術檔案計算機輔助管理勢在必行。
3結論
林業(yè)生產(chǎn)建設是塞罕壩機械林場作為“全國科技興林示范林場”、“全國森林經(jīng)營示范國有林場”的支撐，在全國、全省起到帶頭示范作用，林場先后在全省了《云杉育苗技術規(guī)程》、《云杉造林技術規(guī)程》、《容器育苗技術規(guī)程》等地方育苗、造林技術標準。同時林場還制定了《樟子松經(jīng)營技術規(guī)程》、《落葉松經(jīng)營技術規(guī)程》以指導全場的營林生產(chǎn)。塞罕壩機械林場40多年林業(yè)生產(chǎn)技術管理經(jīng)驗實用性較強。對于同類地區(qū)的育苗、造林和生產(chǎn)管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國家重點工程項目“再建三個塞罕壩林場”項目得以立項并實施。場與場、場與鄉(xiāng)銜接，常常引發(fā)林權糾紛問題，檔案中的原始材料就是作為林場生產(chǎn)經(jīng)營活動的最有利證據(jù)，能充分證明林場是林地的林權所有者，確保了林場的合法權益。
林業(yè)技術檔案的分類及歸檔范圍
為了更好的對技術檔案進行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項目特點主要分為4大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。
育苗技術檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術經(jīng)驗，掌握各樹種苗木生長規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優(yōu)質壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計表、施工卡片。
工程造林技術檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態(tài)防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規(guī)劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調查報告、竣工報告、管護措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。
營林技術檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營服務，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證等。
病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。
林業(yè)技術檔案的歸檔與管理
按照林業(yè)生產(chǎn)建設項目，按年度、類別逐卷進行，編制檔案歸檔號、檔案卷內目錄，然后加備考表、裝盒。同時在微機的檔案軟件中錄入案卷檔號、題名、責任者、文件開始和結束時間、總頁數(shù)、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項目建立一個清晰、明了的索引，索引中包括類別（項目類、指導類、綜合類、科技類）、歸檔號、題名、材料的起止年度及各類別的卷內目錄各一份。歸檔存放時按其性質分長期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設專人進行保管，同時定期對檔案進行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術處理；對檔案中需進行更改、殘缺不全或字跡不清的及時進行整理、修補、復制，保證檔案的清楚、完整、準確和有價值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責任；各類技術檔案在管理中實行雙重管理，建立文書檔案和微機檔案。
1.宏觀管理模式
(1)集中管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源建設的集中式管理式檔案工作域信息資源建設發(fā)展方面具有關鍵作用。一是通過集中管理模式能夠使得數(shù)字檔案館的信息資源建設具有一定的計劃性使檔案館檔案信息資源成為一種資源整體捉進其合理利用與開發(fā)二是數(shù)字檔案館通過集中式管理模式能夠對其信息資源建設進行有效控制監(jiān)督檔案館各級信息資源建設的具體行為規(guī)范工作流程保證數(shù)字檔案館信息資源的可持續(xù)發(fā)展。但是集中式管理模式在一定程度上使得檔案信息資源建設缺乏一定的創(chuàng)新性。
(2)分散管理模式。數(shù)字檔案館檔案信息資源的分散管理模式具有較強的靈活性和適用性。通過分散管理模式能夠調動不同地區(qū)數(shù)字檔案館信息資源建設的積極性充分發(fā)揮自身優(yōu)勢加強檔案信息資源建設工作。同時數(shù)字檔案館采用分散管理模式為信息資源建設提供了個性化發(fā)展的渠道提高了檔案信息資源建設工作中的創(chuàng)新工作效力但是分散管理模式同樣有著信息資源分散、信息系統(tǒng)不兼容、共享交換不方便的問題。
2.微觀管理模式
(1)內外結合模式。數(shù)字檔案館信息資源建設的內外結合模式指的是數(shù)字檔案館根據(jù)其自身信息資源不足的現(xiàn)實情況積極尋找其他外部信息資源與其共同完成信息資源建設的一種模式。內外結合管理模式的核心是數(shù)字檔案館通過整合內部與外部的信息資源共同完成檔案信息資源建設工作。數(shù)字檔案館信息資源建設采用內外結合的管理模式不但能夠克服集中管理與分散管理的弊端還能夠取兩者長處使檔案信息資源的建設具有較強的適應性。一是通過充分利用數(shù)字檔案館現(xiàn)有的信息資源使其人力資源、物品資源能夠得到良好利用提高檔案館信息資源建設的質量;二是利用內外結合的管理模式河以借鑒外部信息資源建設的信息技術、專業(yè)人才等，彌補數(shù)字檔案館在信息資源建設過程中的不足加強檔案館工作人員業(yè)務培訓加快信息資源建設步伐。
(2)專項建設模式。數(shù)字檔案館信息資源建設的專項建設模式指的是將其建設力量集中在某一個具體領域方面，由此集中力量解決數(shù)字檔案館信息資源建設過程中遇到的棘手問題盡可能找到問題的突破口。因此專項建設模式更適用于數(shù)字檔案館信息建設的最初時期或者用于專業(yè)性較強的數(shù)字檔案館信息資源建設中。
二、數(shù)字檔案館檔案信息資源建設管理流程
數(shù)字檔案館檔案信息資源建設是一項長期持續(xù)的工作包括總體分析、制訂計劃和一些具體業(yè)務共同構成。為了能夠有效控制管理數(shù)字檔案館信息資源建設工作必須對其進行建設規(guī)劃役計建設流程。第一階段數(shù)字檔案館信息資源建設的前期準備階段包括建設總體分析和建設整體規(guī)劃兩個方面。該階段主要是對數(shù)字檔案館信息資源建設的環(huán)境、條件等進行系統(tǒng)分析提出可行性研究報告為數(shù)字檔案館的信息資源建設進行整體規(guī)劃同時進一步細化具體業(yè)務的建設計劃。第二階段數(shù)字檔案館信息資源建設的具體業(yè)務的實施管理包括信息需求分析、獲取數(shù)字信息資源、信息鑒定、信息組織、信息存儲、信息開發(fā)和信息維護更新等環(huán)節(jié)。該階段數(shù)字檔案館信息資源建設的最終目的是控制整個過程保證其信息資源的建設目標能夠實現(xiàn)。第三階段數(shù)字檔案館信息資源建設的總體評估和驗證階段包括數(shù)字檔案館建設績效評估和信息反饋兩個方面，該階段工作的最終目的是對其信息資源建設的實現(xiàn)流程、開發(fā)利用程度進行有效評估臉證數(shù)字檔案館信息資源建設工作是否已經(jīng)達到最初目標總結建設過程中的經(jīng)驗與問題將信息資源建設過程中遇到的問題進行反饋。
三、數(shù)字檔案館信息資源建設的策略構建
1.深入開發(fā)檔案信息資源
第一加強科學合理的成本投入?？茖W合理的成本投入是保證數(shù)字檔案館檔案信息資源正常開放與利用的前提。檔案館信息資源的建設與應用是需要一定的人力、物力和資金的投入加果沒有合理的成本投入數(shù)字檔案館信息資源建設與開發(fā)就會受到各種阻礙，難以提高信息資源產(chǎn)品的品質和檔次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根據(jù)數(shù)字檔案館的實際建設情況而定。因此數(shù)字檔案館信息資源的建設與開發(fā)要保證有一定的成本投入同時避免資源浪費的問題出現(xiàn)。第二朋確信息產(chǎn)品特點。信息產(chǎn)品的特點與特色是數(shù)字檔案館信息資源建設過程中的取勝關鍵。檔案信息產(chǎn)品在社會中具有較強的特性例如原始性、不可復制性等由此數(shù)字檔案館信息資源的建設與開發(fā)工作更應該抓住這一特點朋確檔案信息產(chǎn)品的特色提高檔案信息產(chǎn)品的品質與價值。第三實施聯(lián)合開發(fā)。數(shù)字檔案館信息資源建設與開發(fā)工作是一個整體過程對于檔案信息產(chǎn)品的標準規(guī)范、專業(yè)人員的配備與使用等方面都提出了較高要求。但是大部分數(shù)字檔案館都無法滿足以上這些要求需要經(jīng)過多方機構的整體協(xié)調加強檔案館之間、檔案部門與其他機構之間的聯(lián)系實施聯(lián)合開發(fā)建設，以此提高數(shù)字檔案館信息資源建設的步伐。
2.不斷更新檔案信息資源
隨著檔案信息產(chǎn)生和冗余信息價值的消失以及信息技術和生產(chǎn)設備的不斷提高數(shù)字檔案館信息資源建設仍然需要持續(xù)更新主要包括以下三個方面片是添加新的檔案信息主要是及時將最新的信息資源加入到數(shù)字檔案館信息資源建設開發(fā)工作中這也是檔案信息資源的重新建設不斷添加檔案信息資源，能夠提高數(shù)字檔案館信息資源開發(fā)的適應性和可用性。二是及時清除已經(jīng)失去利用價值的檔案信息由于數(shù)字檔案館信息資源建設占用的存儲空間有限不能夠滿足隨時增加新的信息資源因此需要及時清除已經(jīng)失去價值的檔案信息。而且這些老化無效的檔案信息如果不能夠及時清除不但會影響數(shù)字檔案館信息資源建設的運行速度還阻礙了用戶使用系統(tǒng)查找信息資源的行為。但是清除失去價值的檔案信息需要經(jīng)過嚴格的審查和鑒定并對其進行詳細記錄。三是數(shù)字檔案館信息資源管理系統(tǒng)的更新是隨著信息技術的發(fā)展而不斷進行的肖數(shù)字檔案館原始的信息系統(tǒng)無法滿足實際工作需求時，就需要對信息資源管理系統(tǒng)進行一次更新本質上是將原始信息資源系統(tǒng)進行轉換。
3.科學合理的存儲信息資源
檔案信息的合理存儲是數(shù)字檔案館信息資源建設函待解決的問題，由于要充分考慮到檔案信息存儲與提取的便捷性和安全性，以及檔案信息長期有效存儲的問題，在數(shù)字檔案館信息資源建設過程中要重點規(guī)劃信息存儲問題通過有效的信息技術手段和保障措施加強檔案信息的存儲效率。首先要制訂完善合理的信息資源存儲方案在數(shù)字檔案館信息資源存儲建設中其信息技術手段包括分布式管理、數(shù)據(jù)挖掘、模糊識別、信息檢索等由于信息技術的發(fā)展是持續(xù)的，因此，不可能建設一種完全合理的信息資源存儲方案。但是數(shù)字檔案館應該充分考慮其建設環(huán)境和條件積極尋找科學合理的信息資源存儲方案，以最大限度滿足數(shù)字檔案館的現(xiàn)實需求這也是其信息資源建設過程中必須要綜合考慮的問題。其次要遵循數(shù)字檔案信息存儲的標準和規(guī)范。數(shù)字化建設提出以來信息領域對于數(shù)字信息標準的研究方面也取得了一定進展。因此數(shù)字檔案館信息資源建設在對信息存儲進行合理規(guī)劃時要充分考慮到數(shù)字檔案信息的存儲標準和規(guī)范為后期檔案信息資源的共享與交流提供有力的支持和保障。最后數(shù)字檔案館檔案信息存儲要選擇適當?shù)拇鎯d體。載體是存儲檔案信息的實體。數(shù)字檔案信息與傳統(tǒng)檔案材料相同其存儲、保存、提取都與載體密不可分。數(shù)字檔案信息存儲的品質與性能是影響檔案信息安全應用的關鍵因素油此數(shù)字檔案館在信息資源建設過程中對于檔案信息的存儲要采用性能穩(wěn)定、安全可靠的信息載體。
四、總結
農業(yè)科研所在科研、黨政管理等項工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務于農業(yè)科研是一項十分重要的任務。
存在的問題
1.文件資料收集不完整
據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機構，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調好這方方面面的關系，導致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因為農業(yè)科研所的主要工作任務是進行農業(yè)科研，大多承擔了國家、省、市重點項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質量。
2.文件資料歸檔過程中存在漏洞
目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。
3.人員管理和文件印制中造成浪費
【摘要】面對檔案事業(yè)建設與發(fā)展的新形勢、新任務,必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化,建設是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程,必須明確目標,抓住機遇,加強協(xié)調,統(tǒng)一建設,重視培養(yǎng)一支高素質的檔案管理人員隊伍,每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想,使檔案質量不斷提高。
【關鍵詞】檔案管理質量
一、檔案質量管理的含義和特點
檔案質量管理就是單位領導檔案工作人員以科學方法為手段,充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平,以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點:
全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量,人人有責”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質量管理。科學的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質量問題,不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。
二、建立檢查檔案管理制度
1.提高檢查人員全員檔案質量管理意識
提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質量的前提。檢查檔案包括的內容比較多,一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關的調研資料等;檢查結論及總結資料:檢查結論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結、檢查情況匯總表、有關請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。
檢查檔案的形成是由每一個環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的,是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發(fā),檢查工作的開展,到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規(guī)問題的整改等,整個過程都必須有嚴格的工作規(guī)則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質量管理意識,是做好檔案管理工作的前提。
2.全員參與、分工負責,是保證檔案質量的重要手段
檢查檔案質量與業(yè)務工作質量緊密相連,統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識,高質量地完成檢查工作。實踐證明,建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度,是保證檢查檔案質量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關性。
3.加強檢查檔案質量的事中控制與管理,是提高檔案質量的制度保障
檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應檢查工作發(fā)展要求,檢查檔案管理工作重心也應由事后控制與管理轉變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質量的問題,加強檢查檔案質量的事中控制與管理,不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題,才能不斷適應監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求,保證檢查檔案的質量。
4.積極推進信息化進程,是提高檔案管理質量的必然要求
隨著辦公自動化技術的普及,財政檢查機關檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度,提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計算機相結合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規(guī)范,查找時一目了然,又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質量。
三、完善檔案管理自身制度
1.必須牢固樹立檔案質量意識
檔案質量的提高,與工作人員的質量意識有著密切關系。其中,領導的檔案質量意識最為關鍵,領導通知必須提高認識,轉變觀念,認清檔案管理的重要性,認清檔案數(shù)字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設,因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領導,要牢固樹立檔案質量意識,用較高的工作質量來促進檔案質量。
2.建立內部人員的制約機制
要不斷提高檔案人員素質,加強管理,完善規(guī)章制度,建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業(yè)務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說,就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感,要有良好的服務意識,要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務性比較強的工作,檔案人員業(yè)務素質的高低,對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業(yè)務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的計劃,使他們的業(yè)務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。
3.運用計算機檔案管理系統(tǒng)
計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能,同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質檔案載體,在檔案領域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。
總之,檔案工作者肩負著歷史的職責,提高檔案管理人員的意識,檔案科學管理,用豐富科技信息資源,推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。
參考文獻:
音像檔案數(shù)字化的特點及優(yōu)點。數(shù)字化載體相比于傳統(tǒng)的磁帶或者錄音帶，它不會有文件逐漸播放不出來的危險，其存放空間更大，可以存放更多的東西，而載體的生產(chǎn)成本相比于磁帶也更加的便宜。也不需要很多的地方來保存這些文件了。并且數(shù)字化設備能實現(xiàn)高度集成化，通用性強能進行系統(tǒng)性、模塊化處理，通過互聯(lián)網(wǎng)建立綜合錄音檔案數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)音像檔案進行便捷查詢，進而有利于數(shù)字化錄音檔案的管理，很好的解決傳統(tǒng)錄音檔案的分散性和多樣性問題。數(shù)字化音像檔案信息除了便于查找外，也更容易被復制，可以解除特定載體對其的束縛。其具有可分離的特點，讓數(shù)字化音像檔案信息的增刪修改比較方便，除了對檔案原件的修改具有權限控制外，相對于手工填寫的著錄信息具有更大的可操作性。
二、音像檔案數(shù)字化技術要求
（一）技術步驟為了實現(xiàn)音像檔案數(shù)字化管理，就需要技術的支撐。在電子計算機技術高速發(fā)展的今天，計算機的應用已走進千家萬戶。再加上國家對檔案事業(yè)的大力支持，檔案法律的不斷完善以及檔案工作國際環(huán)境合作的開展等等，為音像檔案數(shù)字化管理提供了技術支持。以下步驟是關于音像檔案數(shù)字化管理的具體操作步驟。第一，數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是指將傳統(tǒng)介質、傳統(tǒng)信號經(jīng)過計算機軟件的處理，生產(chǎn)數(shù)字化媒體數(shù)據(jù)，并保存在數(shù)字化媒體介質上，如：硬盤、數(shù)據(jù)路磁帶、光盤等。第二，編目信息標引。在將各類音像檔案入庫之前必須經(jīng)過編目，不然隨著越來越多的資料入庫，將很難管理與使用。并且編目系統(tǒng)，能將無序的信息變?yōu)橛行虻馁Y源，為檢索提供必要的多種檢索途徑。第三，數(shù)據(jù)檢索。標好編目之后，使用者可以利用檢索軟件，填寫相關的查詢條件，使用者能快速、準確、全面的找到想要的資料。第四，數(shù)據(jù)下載。如果有需要，可以向系統(tǒng)提出下載的請求。這樣那些珍貴的資料就能很容易的走進大家的生活，不會蒙上歷史的灰塵。第五，存儲管理，互聯(lián)網(wǎng)及其系統(tǒng)，工作人員能夠輕松監(jiān)控整個儲存系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)情況，便于管理。
（二）音像檔案數(shù)字化管理面臨的問題雖然音像檔案數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢，也是歷史進程中的必然，但是我國音像檔案數(shù)字化發(fā)展明顯滯后，除了一些電視臺和極少數(shù)的檔案館開展了音像檔案數(shù)字化，更多的音像檔案還在沉睡。一部分是由于技術方面的不過關，另一部分是由于國家發(fā)展中的資金不到位，各個地方的發(fā)展不平衡，還有的就是對音像檔案數(shù)字化沒有引起足夠的重視。
三、結束語
一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢
（一）提高經(jīng)濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細、即時準確的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網(wǎng)絡采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關網(wǎng)絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數(shù)字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發(fā)揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發(fā)展。隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設，不能在網(wǎng)絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發(fā)展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統(tǒng)、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數(shù)字化建設作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵，加快檔案數(shù)字化建設步伐，加強檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
如今，伴隨網(wǎng)絡技術的發(fā)展，為各行各業(yè)工作的信息化與現(xiàn)代化的實現(xiàn)奠定的堅實的基礎的，然而，不容忽視的是，我們在承認網(wǎng)絡信息技術帶來的便利的同時，還需看到由其帶來的重大困擾，即網(wǎng)絡安全問題。首先，由系統(tǒng)漏洞帶來的安全隱患。部分高校的檔案管理操作系統(tǒng)在設計方面，多因設計的不合理而出現(xiàn)一些漏洞，從而為黑客的入侵提供了便利，使得整個管理系統(tǒng)遭到破壞，最終導致高校的整個檔案管理陷入混亂，甚至癱瘓；其次，由網(wǎng)絡黑客攻擊帶來的安全隱患。同其它領域相比較，高校的檔案管理系統(tǒng)雖然不是黑客們的主要攻擊對象，但是有些黑客獲取會出于好奇而直接竊取高校的檔案，從而導致高校檔案信息的不合法泄漏情況發(fā)生；最后，由病毒泛濫帶來的安全隱患。網(wǎng)絡技術的發(fā)展，在給信息管理帶來便捷的同時，也帶來了網(wǎng)絡病毒。一些黑客就借助網(wǎng)絡將一些病毒植入到軟件中，只有其同用戶發(fā)生了郵件往來，就可實現(xiàn)病毒的傳輸。如蠕蟲就是網(wǎng)絡黑客們用于騷擾與攻擊的一種病毒，這種病毒不僅可自行傳播，而且還能會消耗大量流量，從而使得用戶計算機網(wǎng)速變慢，最終死機，甚至是部分特定蠕蟲病毒，會自動刪除系統(tǒng)文件，從而給高校的檔案管理帶來極大的影響[2]。
二、數(shù)字化網(wǎng)絡技術的應用分析
1、革新觀念，強化檔案管理信息化意識
目前，關于檔案管理的信息化建設，主要是以依靠新時期現(xiàn)代化的眾多信息技術理念、辦法與設備、技術的優(yōu)化整合配置來實現(xiàn)的，基于此，要想在高校的檔案管理工作中有效應用數(shù)字化網(wǎng)絡技術，首先就需從其觀念革新入手，積極引進競爭機制，逐步完善各項規(guī)章制度，強化檔案管理員的信息化意識，從而在認識與實踐基礎上形成完善的系統(tǒng)化理論[3]。所謂檔案管理工作的競爭機制，指的就是把員工的工作業(yè)績同其經(jīng)濟利益相掛鉤，構建一套完善的檔案管理規(guī)章制度與與之配套的考核機制，而且考核機制應做到權責分明，分工明確，嚴格落實，以此來提升管理員的工作積極性，強化其工作責任心；具體結合本校的具體情況，以便利、高效為工作宗旨，強化科學配置，制定出符合實際的檔案管理辦法，以進一步提升高效的檔案管理水平；其次，有意識、有目的地強化檔案管理科學研究成果在管理實踐中的落實。即在檔案管理實踐中，充分應用各種現(xiàn)代化管理技術，創(chuàng)新工作方法，形成信息化檔案管理意識，尋找出適合本校檔案管理的辦法，及時發(fā)現(xiàn)實際管理工作存在著各種問題，比如使用條形碼取代原有檔案號，從而便于學生的信息查詢，方便檔案管理工作的開展，節(jié)省人力資源，從整體上提升高校檔案管理的水平與質量。
2、詳細制定檔案著錄與數(shù)字掃描的標準
對于高校檔案管理，在制定出相應著錄標準之前，若檔案存在著同原有檔案資料檔案號不統(tǒng)一的情況，則需對所有的老檔案進行重新編制檔案號處理，進而在此基礎上進行分門別類的制定著錄方法與標準[4]。同時，因高校檔案有著眾多的種類，如基建檔案、學生學籍檔案、照片檔案等，而且同一類檔案也可能因年代的不同而選用不同的載體材質，特別是一些年代比較久遠的檔案，多半存在紙質發(fā)黃等問題，為此，數(shù)字化環(huán)境下，各高校需具體結合其實際情況制定出相應的掃描標準和辦法。比如，對于照片檔案，掃描參數(shù)就可設為彩色600DPI，而基建圖紙其掃描參數(shù)就為彩色200DPI；文件格式主要包括PDF與JPG兩類，圖像傾斜角應控制在±3%以內，且圖像的周邊不可有黑邊等。如鄭州輕工業(yè)學院在數(shù)字化檔案建設中，對于那些字跡已經(jīng)模糊的檔案，則先復印加黑，后掃面復印件的形式進行的，以此來確保其數(shù)字掃面的質量。
3、漢子識別與電子簽名技術的有效應用
首先，漢子識別技術，指的就是讓計算機自主識字的一種技術，可借助光電信號的轉換而生成文本數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)對紙質檔案的掃描、識別與校對、修正，并使之成為電子文檔，從而將紙質檔案中的固定信息有機轉化成可被檢索與利用的“活信息”[5]。為此，在高校的檔案管理員在進行檔案管理的時候，就可將那些需要利用的紙質檔案內容借助掃描與漢字識別的方式錄入到電腦中，或是將其打印成統(tǒng)一格式后再掃描到電腦上，以此來減輕工作的負擔。而對于“電子簽名技術”，因當前各高校基本已經(jīng)形成了局域網(wǎng)，但是在檔案內容被錄入到電腦，形成數(shù)據(jù)庫之后，在信息資源的利用與安全方面仍存在著一定問題，而該技術的應用，就可在整理、上傳與歸檔等工作中實現(xiàn)對信息的加密處理，通過相關權限的設置來確保檔案資源的安全有效。首先，電子簽名可借助加密技術于網(wǎng)絡通信中在每一個終端上設置一個可公開的加密密鑰與一個不可公開的加密密鑰，從而確保電子檔案于實際傳輸中的真實性、完整性與原始性；其次，在管理高校電子檔案權限的時候，還可給每一位合法用戶發(fā)放一個用戶名與口令，從而在信息查詢的時候，只需要輸入用戶名與口令即可，從而最大限度避免檔案信息被隨意編輯、更改的可能性[6]；最后，可在相關軟件中將檔案設置成是只讀狀態(tài)，從而有效避免檔案信息的真實性。
三、結束語
近年來，雖然房產(chǎn)檔案管理方法在不斷地改進和完善當中，但是步伐緩慢，效果不是很明顯，其中一個主要的原因就是相關人員對房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的管理模式的實現(xiàn)缺乏足夠的認識，對其重視程度明顯不足。不注重房產(chǎn)檔案信息采集的分析和歸類，將其單純的等同于簡單的文字處理工作，忽視了檔案管理工作隊企業(yè)經(jīng)營過程中的重要的作用。因此，在實際的管理實施過程中，缺乏嚴謹?shù)男畔⒉杉c分類環(huán)節(jié)，使得檔案材料歸檔與保存形式化，嚴重的破壞了信息的完整性，大大的降低了其使用價值，也耽誤了大量的時間，拖延了工作進度。
2．缺乏專業(yè)的人員指導和開展檔案管理工作
隨著社會的不斷發(fā)展和變遷，我們必須清楚認識到現(xiàn)代化的知識型檔案管理早已逾越傳統(tǒng)的手工勞動范疇。我國在房產(chǎn)檔案管理中缺乏對專業(yè)人才的投入，大多數(shù)檔案管理人員都不是畢業(yè)于檔案管理專業(yè)的人員，也沒有經(jīng)過嚴格的審核和培訓，有些是臨時從別的部門抽掉過來補充人員短缺的，他們只是單純的認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集、分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。
3．有效實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的若干措施
(1)提高房產(chǎn)業(yè)相關人員對檔案管理數(shù)字化的深層認識實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化的主要目的在于科學、系統(tǒng)的管理房產(chǎn)檔案，方便檔案的調用、查閱等管理要求，保證檔案的完整性、科學性和便利性，為企業(yè)管理者制定企業(yè)決策提供正確的依據(jù)。而一旦檔案資料在管理過程中因為管理不善，而導致檔案內容的缺損、不完整、記錄不規(guī)范，這必將在很大程度上降低檔案信息的真實性和實用性，從根本上失去了其本身存在的意義。房產(chǎn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展水平在某種意義上受到人力、財力、物力等相關因素的制約。所以想要快速實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，不斷地提高相關業(yè)務管理水平和工作效率，房產(chǎn)檔案管理人員應該注重從相關人員的思想認識上著手，深化員工對這一科學的管理模式重要性的認知，突出顯示出其在企業(yè)在未來市場競爭中的核心競爭力，著重強調其相對于傳統(tǒng)的管理模式相比所顯示出的巨大的優(yōu)勢，讓其從根本上意識到實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的必要性，并在實踐中不斷地加大資金和人力的投入，更快更好的消除檔案管理工作中存在的弊端，推動檔案管理工作向著優(yōu)質、高效的方向發(fā)展，促進房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的建設。
(2)提高檔案管理人員的業(yè)務能力，實現(xiàn)員工的專業(yè)化、規(guī)范化［2］數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理，是一門集眾多學科于一體，對專業(yè)性和技術性有著較高的要求。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才，必須擁有全面系統(tǒng)的知識框架和敏銳的觀察和信息處理能力，才能在數(shù)字檔案建設過程中發(fā)揮出其作用。在競爭日益激烈的時代背景下，要想富有成效的實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化，管理部門必須建立一支有專業(yè)素養(yǎng)高、文化水平高、思想覺悟高、業(yè)務水平高的卓越的房產(chǎn)檔案管理人才。因此培養(yǎng)和造就高素質的既懂檔案管理業(yè)務工作，又熟練掌握辦公自動化技術的綜合型人才則對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略意義非凡。這就要求相關單位應該重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，充分激發(fā)和調動檔案人員的自覺性、積極性，不斷地提高房產(chǎn)檔案人員的能力，打造出一直專業(yè)知識過硬、綜合實力超強的團隊。
4．結語