時間：2022-12-06 13:23:55
導語：在文書檔案論文的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
農(nóng)業(yè)科研所在科研、黨政管理等項工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務于農(nóng)業(yè)科研是一項十分重要的任務。
存在的問題
1.文件資料收集不完整
據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進行分類管理，檔案室雖然是一個單位檔案管理的最高機構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導致一個完整的檔案有時被分割成好幾部分。同時，因為農(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務是進行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔了國家、省、市重點項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。
2.文件資料歸檔過程中存在漏洞
目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。
3.人員管理和文件印制中造成浪費
衛(wèi)生文化建設影響著衛(wèi)生檔案材料的收集歸檔、檔案的價值和鑒定工作衛(wèi)生檔案的價值，表現(xiàn)為衛(wèi)生檔案客體對衛(wèi)生主體的需求和滿足程度，衛(wèi)生檔案價值受多種因素的影響和制約，呈現(xiàn)出大小不一的價值體現(xiàn)。對衛(wèi)生工作管理決策有用的衛(wèi)生檔案，其檔案價值要大于對衛(wèi)生工作管理決策作用小的檔案；而衛(wèi)生檔案價值的鑒定工作，有較強的主觀性，受多種因素的影響；衛(wèi)生文化建設作為衛(wèi)生管理活動的重要組成部分，不僅是衛(wèi)生檔案信息收集的重點，同時它也影響著衛(wèi)生檔案信息價值的鑒定。在衛(wèi)生檔案價值鑒定過程中，要充分考慮衛(wèi)生檔案對文化建設的影響，鑒別衛(wèi)生檔案在管理過程和文化建設中發(fā)揮的作用，體現(xiàn)出衛(wèi)生檔案的價值，使衛(wèi)生檔案更有價值內(nèi)涵，實現(xiàn)檔案應有的價值。
檔案文化在衛(wèi)生工作中的作用
在新時期發(fā)展檔案文化，對促進衛(wèi)生管理工作和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的指導作用［5］。檔案文化是人類文化的寶貴遺產(chǎn)檔案是組織和個人在以往的社會實踐活動中直接的第一手材料，是歷史的真實記錄和反映。檔案文化是中國歷史文化的基石，也是衛(wèi)生工作重要基礎?？梢哉f，檔案文化在衛(wèi)生工作中，是承前啟后，繼往開來，傳承文明的重要載體，它的傳播和交流，極大地促進了衛(wèi)生工作者的工作熱情，增進了衛(wèi)生工作者的智慧，豐富了人們的精神生活。檔案文化作為一種文化現(xiàn)象，在先進文化建設中發(fā)揮著積極的作用檔案文化的本質(zhì)是記錄、傳播先進文化的重要載體。在人類文明的歷史中，不同民族、不同國家、在不同歷史時期，有著不同的文化傳統(tǒng)，而衛(wèi)生檔案是衛(wèi)生工作者從不同角度，把各個時期治病救人、預防和控制疾病、保障人民健康的工作結(jié)晶記載了下來，證明了歷史，展示著未來。應該說，離開了檔案，就不能深入地、科學地研究疑難疾病和更好地、有效地預防與控制疾病。檔案文化是對公眾和行業(yè)員工教育的良好教材檔案翔實地記錄了衛(wèi)生工作者在實踐中為保障大眾健康而艱辛勞作與科研實踐的過程，也反映了衛(wèi)生工作者在保障廣大人民群眾健康和處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件艱苦卓越工作的歷程。其中可歌可頌的先進壯舉與光輝業(yè)績，都是向人們進行思想和道德教育的生動教材。
樹立衛(wèi)生良好形象，實現(xiàn)衛(wèi)生檔案的文化價值
在日常保障人民健康管理過程中的全部活動，蘊含著衛(wèi)生工作深厚的文化底蘊，包含了豐富的衛(wèi)生信息資源；而衛(wèi)生形象是社會公眾對其工作行為產(chǎn)生的各種感知、認識、看法、感情的綜合印象，是衛(wèi)生工作者以體貌特征等形象表現(xiàn)出來的衛(wèi)生文化［6］。衛(wèi)生檔案與衛(wèi)生形象宣傳，是衛(wèi)生管理文化的不同層面，它們對衛(wèi)生管理工作起到了積極的促進作用，是工作管理體系中不可缺少的一部分。良好的衛(wèi)生形象，不僅能推動衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部管理活動規(guī)范化，還能在衛(wèi)生系統(tǒng)外部產(chǎn)生巨大的推動力，為衛(wèi)生工作帶來不可估量的社會效果。在衛(wèi)生檔案中，記載的衛(wèi)生工作者在成長、發(fā)展歷程中所榮獲的各種榮譽獎勵和成果，都是樹立和宣傳衛(wèi)生良好形象的典型素材。衛(wèi)生檔案與衛(wèi)生形象宣傳有密切的聯(lián)系，衛(wèi)生檔案與衛(wèi)生形象宣傳都是衛(wèi)生的寶貴財富，能為衛(wèi)生工作創(chuàng)造良好的社會效果，對衛(wèi)生工作管理和事業(yè)發(fā)展具有重要的促進作用。作為單位的信息中心，檔案管理機構(gòu)應當主動與宣傳部門合作，積極開發(fā)深層次的檔案信息資源，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做好專題服務；在服務工作中，可以收集衛(wèi)生榮譽檔案，對榮譽檔案進行人物索引、專題編研，通過對榮譽檔案的整理與編研，提取代表衛(wèi)生工作者的精神風貌和有較高價值的典型素材，編寫先進人物宣傳冊，通過報紙、電視等媒體進行形象宣傳，弘揚先進人物的高尚情操，發(fā)揮衛(wèi)生先進模范作用，樹立衛(wèi)生工作人員的外在良好形象和衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部的先進人物形象，提升衛(wèi)生工作人員的社會地位，增加衛(wèi)生文化的知名度［7］。因此，衛(wèi)生機構(gòu)利用檔案材料，挖掘檔案信息資源，開發(fā)衛(wèi)生檔案文化價值，不僅拓展了衛(wèi)生檔案信息中心的檔案管理和提供利用的職能，還豐富了衛(wèi)生檔案管理工作的內(nèi)容，而且在很大程度上推動了衛(wèi)生文化建設的進程，促進衛(wèi)生管理工作和衛(wèi)生事業(yè)的全面發(fā)展。
從1982年起，檔案館為地下庫房(新館即將投入使用)。檔案館工作人員立足現(xiàn)實，采取了較為可行的保護措施。1982年安裝了防盜鐵門，在每間庫房門口均設置了10厘米高的防水隔段，并陸續(xù)購置了除濕設力求；1991年建立了較為系統(tǒng)的溫濕度記錄，加強了對庫房溫濕度的控制；加強庫房的日常管理，做好防塵防蟲、防有害氣體等各項工作，開展檔案的修復工作，修補、復制解放時期字跡褪變的檔案450余卷。二、檔案保護工作中存在的問題：
(一)庫房與設備不符合規(guī)范要求。檔案庫房與設備是保管檔案最基本的物質(zhì)基礎。地下庫房的弊端顯而易見：濕度高，不利于通風，不利于維護檔案的安全。從維護檔案的設備上看，存在單一、老化的問題。新館的建成解決了檔案保護工作最基本、最首要的問題。
(二)檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務的。當前由于過分強調(diào)為經(jīng)濟建設服務，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，修補檔案未用專用漿糊，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。
(三)檔案保護技術(shù)的培訓研究不夠，檔案保護技術(shù)人才缺乏。
1培訓不夠。檔案人員參加的檔案培訓，尤其是檔案保護技術(shù)專題的培訓相當有限。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的普及，檔案的載體已呈現(xiàn)多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發(fā)生了根本變化。檔案人員如果不隨時補充知識，保護工作將無從談起。各有關(guān)單位組織的培訓不僅次數(shù)有限，而且由于資金、時間等原因難以保證參加。
2檔案保護技術(shù)的研究不夠。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應加以總結(jié)、研究。在我局、館人員撰寫的論文、業(yè)務研究、調(diào)查報告中，很少有專門涉及檔案保護技術(shù)課題的。
3檔案保護技術(shù)專業(yè)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實踐經(jīng)驗的保護專業(yè)技術(shù)人員卻相當匱乏。檔案保護技術(shù)是一門綜合性的應用技術(shù)，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識，實際操作技能卻很有限。
出現(xiàn)以上問題，也有某些客觀原因：檔案館人員多是身兼數(shù)據(jù)職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，難以保證“?！保徊糠直Ｗo技術(shù)很少接觸，如裱糊、去酸等。
(四)制度不夠完善。檔案保護在檔案館的各項制度中都有所體現(xiàn)，但從總體上講還存在著不深入、不細致的問題。在制度執(zhí)行方面也存在一定的疏漏，由于人員少、時間緊，有的制度沒有嚴格執(zhí)行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。
(五)財力投入不夠。保護是一項專業(yè)性較強的工作，檔案庫房溫濕度的控制、檔案的修復、專門檔案的特殊保護要求、專業(yè)培訓等都需要相關(guān)的設備和資金為后盾。檔案并無專項保護資金，使檔案館除維持日常的管理工作外，難以有足夠的財力購置較為先進的設備及進行保護技術(shù)的開發(fā)、利用。如何進一步提高檔案保護工作水平，我認為應當加強以下幾方面的工作：
一、提高檔案保護意識。認識提高了才能付諸行動。保護工作直接關(guān)系到檔案的壽命，一旦遭到破壞，為經(jīng)濟建設服務也只會成為空談。加強培訓。開展、組織多種形式的培訓、講座。因檔案保護工作的技術(shù)性較強，培訓的內(nèi)容不但要注重理論的指導，還要增強實際操作能力的培養(yǎng)，
版權(quán)制度自誕生以來始終追隨著新技術(shù)的前進步伐，數(shù)字技術(shù)的應用并沒有改變版權(quán)因新技術(shù)的應用而不斷擴張的趨勢，這使得靠相關(guān)法律理念得以延續(xù)及其補充修正架構(gòu)形成的版權(quán)制度捉襟見肘，許多傳統(tǒng)的法律規(guī)范需要重新認識和界定。由干本文篇幅所限，下面僅就數(shù)字檔案館建設中涉及的眾多版權(quán)問題中的幾個重要問題進行闡述。
（一）傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化權(quán)
數(shù)字檔案館不再是孤立分散的物理存在。是相互聯(lián)合、協(xié)作、整體化的，充分實現(xiàn)資源共享的服務網(wǎng)絡體系，數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡環(huán)境則提供了實現(xiàn)廣泛的檔案信息資源共享的條件和可能性。傳統(tǒng)的以印刷，膠片等載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播的起始步驟是對其進行數(shù)字化，使其具備二進制數(shù)字狀態(tài)，這就必須明確數(shù)字化權(quán)的權(quán)利歸屬問題.
依照版權(quán)法原理，權(quán)利人的財產(chǎn)權(quán)與作品利用方式是對應的，作品數(shù)字化的實質(zhì)是增加了作品的利用方式，這甚至是網(wǎng)絡環(huán)境中利用作品的惟一方式和必要條件，所以從保護權(quán)利人合法權(quán)益的角度出發(fā)，就應將數(shù)字化確定為權(quán)利人的一項專有權(quán)，1999年12月9日，國家版權(quán)局了《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），其第二條規(guī)定：“將已有作品制成數(shù)字化作品，無論已有作品以任何形式表現(xiàn)與固定，都屬于《中華人民共和國著作權(quán)法實施條例》第五條第1款所指的復制行為?！兑?guī)定》第三條規(guī)定：“除著作權(quán)法另有規(guī)定外，利用受著作權(quán)保護的他人作品制作數(shù)字化制品，應事先取得著作權(quán)人的許可，可以直接向被利用作品的著作權(quán)人取得許可，也可以通過著作權(quán)集體管理組織取得許可?！?/p>
無論是我國舊《著作權(quán)法》還是新《著作權(quán)法》，都沒有明確規(guī)定權(quán)利人享有的數(shù)字化權(quán)，但是按照《規(guī)定》的解釋，數(shù)字化權(quán)被包括在了復制權(quán)當中，按照《著作權(quán)法》第二十二條第8款的規(guī)定，檔案館為了陳列或保存的目的，將以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化無需取得授權(quán)，亦無需支付報酬，但除此之外其它目的的對傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化，都要事先取得權(quán)利人的授權(quán)。
（二）數(shù)字化檔案作品的法律地位
需要明確的問題是，檔案館對以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品是否受到版權(quán)法保護及其權(quán)利歸屬。一件作品要受到版權(quán)法保護，必須同時具備“獨創(chuàng)爛”與“有形形式復制”兩個基本條件.傳統(tǒng)檔案作品被數(shù)字化，實際上是將該作品以數(shù)字化代碼形式固定在磁盤或光盤載體上，改變的只是作品的表現(xiàn)和固定形式，作品的獨創(chuàng)性與可復制性不會由于其被轉(zhuǎn)換成數(shù)字編碼形式而喪失掉。所以，對傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品仍然受到版權(quán)法保護。2000年11月22日，最高人民法院言判委員會第1144次會議通過了《關(guān)于審理涉及計算機網(wǎng)絡著作權(quán)糾紛案件適用法律若干問題的解釋》（以下簡稱《解釋》）。其第二條第1款規(guī)定：“受著作權(quán)法保護的作品，包括著作權(quán)法規(guī)定的各類作品的數(shù)字化形式。在網(wǎng)絡環(huán)境下無法歸于著作權(quán)法第三條列舉的作品范圍，但在藝術(shù)和科學領(lǐng)域內(nèi)具有獨創(chuàng)性并能以有形形式復制的其它智力成果，人民法院應予以保護。
由于作品被數(shù)字化后的獨創(chuàng)性沒有發(fā)生變化，不產(chǎn)生新的作品，因此檔案館對傳統(tǒng)檔案作品數(shù)字化后，產(chǎn)生的數(shù)字化檔案作品的版權(quán)屬于原權(quán)利人，而不歸檔案館。當然，如果被數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案作品的版權(quán)原本就歸檔案館所有，則數(shù)字化后檔案作品的版權(quán)也自然歸檔案館。另外，數(shù)字檔案館正在利用自己的技術(shù)與人才優(yōu)勢及網(wǎng)絡上豐富的檔案信息資源扮演一個使信息增值的角色。這類增值的檔案作品往往是編纂或編研檔案作品，按照《著作權(quán)法》第十四條的規(guī)定，檔案館在整體上對其享有版權(quán)，但在行使版權(quán)時不得侵犯作品中包含的原作品的版權(quán)。
（三）信息網(wǎng)絡傳播權(quán)
網(wǎng)絡傳輸與數(shù)字化一樣都是網(wǎng)絡環(huán)境中利用作品的新方式，同樣受到權(quán)利人專有權(quán)的控制。檔案館數(shù)字化檔案作品上網(wǎng)傳播必須經(jīng)過權(quán)利人的授權(quán)，這在1996年締結(jié)的《世界知識產(chǎn)權(quán)組織版權(quán)條約》（WCT）第八條“向公眾傳播的權(quán)利”由有明確的規(guī)定。我國新《著作權(quán)法》第十條第12款增加了“信息網(wǎng)絡傳播權(quán)”，即“以有線或者無線的方式向公眾提供作品，使公眾在其個人選定的時間和地點獲得作品的權(quán)利?！?/p>
信息網(wǎng)絡傳播權(quán)法律地位的確立，使權(quán)利人對作品的傳播方式的專有權(quán)延伸到網(wǎng)絡空間，并且能直接傳播作品，行使鄰接權(quán)。這對檔案信息服務構(gòu)成一種威脅，使檔案館無法充分利用新技術(shù)為用戶開展各種形式的數(shù)字化信息服務。因為不能從事基于網(wǎng)絡環(huán)境與網(wǎng)絡技術(shù)的檔案作品傳播服務，將使數(shù)字檔案館的功能開發(fā)受到全面壓抑。
信息網(wǎng)絡傳播權(quán)除了阻止檔案館未經(jīng)授權(quán)上載檔案作品外，還會對檔案館開展的數(shù)字信息緩存，數(shù)字信息瀏覽等服務起到負面影，同時禁止檔案館未經(jīng)授權(quán)把含有檔案作品的數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡相連，使用戶在其個人選定的時間與地點訪問并得到這些作品，盡管在這種情況下檔案館并沒有通過網(wǎng)絡直接傳播檔案作品。網(wǎng)絡傳播沒有傳統(tǒng)傳播那樣的“權(quán)利窮竭”問題，檔案館從網(wǎng)上合法下載檔案作品僅僅是針對本次下載行為而言的，所形成的復制件仍然受到權(quán)利人專有權(quán)的控制，未經(jīng)許可不得將其向用戶作新的傳播。
有人認為，檔案館取得數(shù)字化權(quán)后，就可以把數(shù)字化后的檔案作品上網(wǎng)傳播。因為數(shù)字化和網(wǎng)絡傳輸都是對作品的數(shù)字化利用，權(quán)利人既然授權(quán)檔案館對其作品進行數(shù)字化，就會自然同意將其作品上網(wǎng)傳播。其實不然，權(quán)利人授予檔案館數(shù)字化權(quán)，并不意味著同時授予了檔案館信息網(wǎng)絡傳播權(quán)，檔案館若把以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播。必須先后或同時向權(quán)利人取得數(shù)字化權(quán)與信息網(wǎng)絡傳播權(quán)。
（四）合理使用在數(shù)字檔案館的適用性
合理使用是對權(quán)利人專有權(quán)行使限制的主要方法，是指在法律允許條件下。不經(jīng)權(quán)利人許可，不付報酬地使用他人已經(jīng)發(fā)表的作品。各國著作權(quán)法都針對檔案館制定有合理使用的條款。比如我國《著作權(quán)法》第二十二條第8款，另外第1款、第2款、第6款也可適用。網(wǎng)絡環(huán)境中，對傳統(tǒng)的合理使用原則能否得到適用，學術(shù)界存在不同的看法。WCT則采取了折衷的態(tài)度，其第十條議定聲明規(guī)定：“不言而喻，本條約允許締約國各方將其依國內(nèi)法中按《伯爾尼公約》被認為可接受的限制和例外繼續(xù)適用，并適當?shù)匮由斓綌?shù)字環(huán)境。同樣，這些規(guī)定應被理解為允許締約方制定對數(shù)字網(wǎng)絡環(huán)境適宜的新的例外與限制，”這樣，就把傳統(tǒng)的合理使用原則適用于網(wǎng)絡空間，并給各締約方自行立法規(guī)范網(wǎng)絡環(huán)境中的合理使用問題留下了余地。
為了滿足數(shù)字時代檔案信息服務的需要，許多國家新的立法都對檔案館合理使用原則作了調(diào)整。比如：1998年美國頒布了《跨世紀千年版權(quán)法》（DMCA），對美國原《版權(quán)法》第108條關(guān)于檔案館的免責條款作了修訂。在DMCA之前，美國《版權(quán)法》第108條只允許檔案館為內(nèi)部使用之目的制作1份仿真復制件（非數(shù)字化的）。按照修訂的第108條，允許檔案館制作多至3份的、可以是數(shù)字化的復制件，條件是不得把這些復制件向檔案館建筑以外的公眾傳播。如果原格式已被淘汰的話，修訂還允許檔案館將作品用新的格式復制。DMCA第1201條（d）款又規(guī)定檔案館在法定情形下享有“解密權(quán)”：對相同的復制件，不能以其他形式合理地獲得的，則對他人作為商品的作品復制件，僅為獲得1份復制件，以便決定是否本法允許從事的活動，如果對作品解密，不構(gòu)成侵犯作品的技術(shù)措施權(quán)。1999年，澳大利亞頒布的《版權(quán)法修正案》規(guī)定，檔案館可以將檔案作品上載到網(wǎng)站，但只能為用戶提供作品的屏幕瀏覽（不能輸送到打印機或軟盤）。
新的《版權(quán)法》對檔案館合理使用制度的調(diào)整仍不理想。一方面，與版權(quán)擴張的總體趨勢相比，檔案館合理使用的范圍顯得縮小和確定化；另一方面，新的《版權(quán)法》對合理使用制度的調(diào)整偏重于復制權(quán)，而檔案館對作品的數(shù)字化利用需要的版權(quán)例外并不僅僅限于復制權(quán)。法律若不能就檔案館對數(shù)字化作品的利用做出更加寬泛的例外規(guī)定，檔案館就可能隨時受到侵權(quán)指控，或在因用戶違法利用檔案行為而引發(fā)的侵權(quán)糾紛中承擔連帶責任。
二、數(shù)字革命和檔案館版權(quán)問題
版權(quán)制度的宗旨是保護權(quán)利人（版權(quán)人、鄰接權(quán)人）的合法權(quán)益，營造尊重智力成果的社會氛圍，鼓勵權(quán)利人創(chuàng)作既多又好的精神產(chǎn)品，還要構(gòu)筑有助于作品傳播利用的法律機制，促進科學文化事業(yè)的繁榮?？墒?，版權(quán)理論中始終存在著如何既保護權(quán)利人對作品的獨占以承認其智力勞動價值，又能使作品得以充分造福于社會的矛盾。化解矛盾的著眼點是權(quán)利人與社會公眾的利益平衡，這是版權(quán)制度的基石。
毫無疑問，許多……
三、數(shù)字檔案館建設中的版權(quán)保護對策
鑒于數(shù)字檔案館與經(jīng)濟和社會發(fā)展的重大關(guān)系，鑒于我國已經(jīng)加入世界貿(mào)易組織，數(shù)字版權(quán)保護成為檔案館應對國際版權(quán)保護新形勢挑戰(zhàn)的重要課題。我們有必要以積極的態(tài)度和有效的措施認真解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問題。
（一）不斷完善版權(quán)制度
數(shù)字檔案館版權(quán)問題的解決最終依賴于版權(quán)制度的調(diào)整與完善，不僅包括版權(quán)基礎理論?；驹瓌t的創(chuàng)新，還涉及具體法律規(guī)范的重新界定。其重要問題包括：數(shù)字檔案館的法律地位、合理使用在數(shù)字檔案館的完善、法定許可制度和數(shù)字檔案館版權(quán)問題的關(guān)系、檔案館的信息存取權(quán)與解密權(quán)、網(wǎng)絡版權(quán)集體授權(quán)機制，檔案館的版權(quán)責任等。
（二）解決《檔案法》與《著作權(quán)法》的沖突問題
檔案作品是一種“特殊形式”的作品，受到權(quán)利人“版權(quán)”和檔案館“管理權(quán)”的雙重控制，對其使用不僅要符合《著作權(quán)法》，還要符合《檔案法》，但是現(xiàn)在《檔案法》和《著作權(quán)法》在檔案的開放、公布（相當于《著作權(quán)法》上的“發(fā)展”），利用方面的規(guī)定中存在著多處沖突。比如：〈著作權(quán)法〉規(guī)定，發(fā)表權(quán)屬于權(quán)利人。但《檔案法》第二十二條第1款規(guī)定：“屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布：未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布?！蹦敲?，檔案作品的發(fā)表權(quán)究竟是屬于權(quán)利人，還是屬于檔案館呢？又比如：《檔案法》第二十一條第2款規(guī)定：“由華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案，”如果利用的是己經(jīng)發(fā)表過的檔案作品，上述規(guī)定與《著作權(quán)法》并不沖突；如果利用的是未發(fā)表過的檔案，按照《著作權(quán)法》的規(guī)定，這種利用應該受到權(quán)利人的控制，并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用（注：檔案館對檔案作品的“開放”并不意味著權(quán)利人同意·發(fā)表·該檔案作品）?！稒n案法》和《著作權(quán)法》的交叉與矛盾，有待進一步研究。這對解決數(shù)字檔案館版權(quán)問題有著重要意義。
（三）成立檔案館知識產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟
僅僅依靠法律專家和技術(shù)專家來解決數(shù)字檔案館的版權(quán)問題是不夠的，檔案界要做出自己的努力，為此應建立檔案館知識產(chǎn)權(quán)聯(lián)盟，其任務包括：開展數(shù)字檔案館版權(quán)問題的研究，提出規(guī)劃與對策；運用檔案館集體的力量，向立法機關(guān)反映檔案館的要求；代表檔案館和權(quán)利人談判，維護檔案館的合法利益；構(gòu)筑檔案館之間的知識產(chǎn)權(quán)流通機制；推動檔案館保護知識產(chǎn)權(quán)的經(jīng)驗交流，開展檔案館知識產(chǎn)權(quán)保護的培訓活動，促進檔案館整體知識產(chǎn)權(quán)保護水平的提高等。
（四）提高檔案館保護版權(quán)的自律性
行業(yè)自律，即通過檔案館采取必要措施來規(guī)范自己和用戶對檔案作品的利用行為，達到保護版權(quán)的目的。網(wǎng)絡環(huán)境中，檔案館有必要進一步提高保護版權(quán)的自律性，針對檔案館對數(shù)字化作品的利用特點制定有效的行為規(guī)范。要在檔案館員中開展多媒體技術(shù)。數(shù)據(jù)庫技術(shù)、計算機技術(shù)等新技術(shù)版權(quán)保護知識的普及教育，針對檔案作品數(shù)字化利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立嚴格的版權(quán)制度。要在檔案館與權(quán)利人之間建立溝通機制，增強檔案館保護版權(quán)的透明度。樹立保護版權(quán)的良好社會形象。檔案館還要對新的檔案作品利用方式和價格模式開展研究，并予以合理接受，以防止侵權(quán)。
（五）加強對檔案作品的技術(shù)保護
技術(shù)手段已經(jīng)被納入了版權(quán)保護的范疇，因此檔案館可以對檔案作品保護提供技術(shù)支持。比如：加密技術(shù)（對稱加密技術(shù)、非對稱加密技術(shù)）。數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時間戳技術(shù)、身份驗證、防火墻技術(shù)和CA認證等。
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1.1加強安全管理的教育宣傳
任何管理工作都需要爭取更多人的支持與擁護，而想要達到這一目的就必然需要加強相應的宣傳教育工作。對于網(wǎng)絡安全管理工作來說，它不僅僅是某一個部門或者管理人員的本職工作，想要切實加強檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理就必須形成一個良性的管理環(huán)境，而凡是涉及到檔案數(shù)據(jù)庫使用的部門和個人都應該參與其中，應該加強所有人在檔案數(shù)據(jù)庫安全管理問題上的意識和能力。所以必須加強安全管理的宣傳教育工作力度，宣傳教育應該避免浮于表面，應該從各個部門的具體工作實際出發(fā)，將安全管理與日常具體工作有機結(jié)合。宣傳教育形式應該多元化，授課式、辯論式、培訓式等，同時重視同級單位之間的交流互訪，為各部門工作人員提供更多學習的平臺。在宣傳教育的周期上應該采用定期學習新技術(shù)以及強化階段性管理成果分析研究的方式，從而在思想上形成安全管理人人有責的正確認識。
1.2加強安全管理的制度建設
管理工作想要切實加強，離不開科學規(guī)范的制度及有效執(zhí)行。因此必須針對網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)庫安全管理容易發(fā)生問題的所在進行進一步的制度調(diào)整和水平升級。首先，要加強數(shù)據(jù)庫直接管理人員的責任制落實，對于某些極為重要的管理職務和管理項目應該推行終身問責制，從而切實保障責任的有效落實。此外還應該加強網(wǎng)絡設備的維護保養(yǎng)制度及人員崗位制度建設，在堅持專人專崗避免職務交叉的同時，推行輪崗制，輪崗制能夠有效避免長期占據(jù)同一職務而滋生的利己主義思想，同時也能夠幫助相關(guān)崗位工作人員了解整個管理流程，從而提升崗位與崗位之間的協(xié)作性，確保整個管理工作開展更加科學有序并富有成效。其次，以安全管理工作為核心加強績效考核機制建設。最后，要加強監(jiān)督機制建設，在監(jiān)督機制建設方面，要推行內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督約束建設原則，所謂內(nèi)，就是內(nèi)部審計，內(nèi)部審計工作人員不僅包括熟識檔案數(shù)據(jù)庫安全管理的專門人士，同時也要包括社會專門審計機構(gòu)的專業(yè)人才，這樣一方面能夠確保審計工作的精確性與實用性，避免走形式以及提升審計工作小組對單位的忠誠度，另一方面能夠利用專門審計人員多年來從事同類型審計工作的豐富經(jīng)驗來提升審計工作的總體質(zhì)量，幫助單位將審計工作推向更為科學、合理以及規(guī)范的發(fā)展方向。外部監(jiān)督約束機制建設方面，就是加強與社會媒體的溝通協(xié)作，同時加大社會公眾在輿論監(jiān)督權(quán)履行方面的主動性與積極性，為安全管理工作打造一個積極的外部環(huán)境，約束其管理行為，促進管理工作質(zhì)量提升。
1.3加強文化建設工作力度
現(xiàn)代社會，管理工作想要取得實質(zhì)性的質(zhì)量提升，除了要有科學嚴密的制度保障以外，更重要的是要讓被管理人員從被動的應付管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥膮⑴c管理，因此文化建設工作在現(xiàn)代管理工作中的重要性也日益體現(xiàn)，只有將制度融合于文化當中才能夠讓內(nèi)部人員及被管理對象樹立起遵守管理制度的自覺自愿意識，才能夠激發(fā)他們參與管理的積極性與主動性。在網(wǎng)絡安全管理工作方面，整個檔案單位共同參與相互協(xié)作是重要內(nèi)容，因此更需要讓文化來推動制度的建立與執(zhí)行，在制度確立、人員素質(zhì)有效加強的同時還需要將制度轉(zhuǎn)化為內(nèi)在文化，促進工作人員的工作積極性與自律性。安全文化建設最重要的一環(huán)就是加強安全學習的組織工作，并通過與個人利益直接掛鉤的形式激發(fā)工作人員的參與熱情。
1.4加強數(shù)據(jù)庫安全管理軟件開發(fā)應用
首先，要加快專門化管理軟件的開發(fā)及使用。當前市面上有許多信息化管理軟件，但是檔案數(shù)據(jù)庫的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在訪問權(quán)限、訪問時限、訪問者身份以及信息機密性需進行嚴格控制等方面有更多且更高的要求，因此應該進行專門化的軟件開發(fā)，軟件開發(fā)雖然比成品軟件購置需要花費更多成本，也需要進行操作技能的專門培訓，但是也能夠更好的實現(xiàn)上述管理目的，從而有效杜絕安全管理中的種種問題，因此應該用全局眼光看待這一問題，切不可顧忌眼前成本而放棄長遠發(fā)展。
2.結(jié)束語
借助于圖書管理系統(tǒng)，圖書征訂、新書登記以及圖書編目等功能都可以有效實現(xiàn)，系統(tǒng)規(guī)范圖書進庫工作；預借、借書以及還書工作則屬于流通作業(yè)，這樣三種作業(yè)的工作量就可以得到根本減少。信息查詢模塊，則可以保證在各種條件下，都可以有效的查詢和統(tǒng)計館藏書；系統(tǒng)維護可以合理運用本系統(tǒng)，并且快捷迅速的解決隨時出現(xiàn)的問題，條形碼掃描也是系統(tǒng)所支持的，在實際使用的過程中，掃描槍在掃描圖書ISBN圖書編碼時，從因特網(wǎng)上就可以將圖書相關(guān)信息給下載過來，如書名、簡介以及出版社等等，這樣就可以最大程度的降低錄入人員的工作量。
二、電子文件的歸檔與接收
電子檔案的主要來源就是紙質(zhì)檔案，借助于傳統(tǒng)的方法來收集、處理和鑒定文件，采用一系列的技術(shù)手段，促使庫存檔案的數(shù)字化得到實現(xiàn)，產(chǎn)生的電子文件符合相關(guān)要求。庫存檔案數(shù)字化之后，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子原件可以作為紙質(zhì)元件的副本使用，因為依然可以有效的編輯和修改形成后的電子文件，同時，在網(wǎng)絡上傳和復制文檔的過程中，人為因素發(fā)揮了較大的作用，那么就無法確定它的真實有效以及原始性。因此，在電子文件形成的過程中，就需要形成一份電子文件，將電子文件的靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)信息給涵蓋過來，保證電子文件擁有齊全的信息，查詢和辨別起來較為方便，這樣才可以有效增強檔案原始性，在較大程度上提升電子文件的利用程度，同時，電子文件的數(shù)據(jù)信息方面，也需要對人為干預進行減少，因此，就需要對系統(tǒng)自動提取產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)了問題，可以向歸檔人發(fā)回。
三、電子檔案的存儲與備份
電子檔案因為過分依賴計算機，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學存儲和備份電子檔案。要嚴格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質(zhì)也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應用進來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復。
四、電子檔案的檢索和利用
我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進行查找時，可以更加快捷和準確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務于檔案利用者。同時，電子檔案的維護性管理也需要引起人們的重視。在管理維護方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進行一些日常的維護；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。
五、結(jié)語
1.搜集散落民間的歷史文化資源。
搜集資料是基礎。雖然國家管理著豐富的群眾文化藝術(shù)資源，但也有很多散落在民間。近些年來，由于人們生活水平的提高，群眾的文化生活也漸趨豐富。民間的收藏市場十分活躍，收藏愛好者與日俱增。對于收藏愛好者手中的珍貴藝術(shù)資料，相關(guān)文化部門應當給予相當大的關(guān)注，可以采取收購或者征購的方法，然后給予捐贈者物質(zhì)獎勵及精神獎勵。搜集工作不能僅僅限于國內(nèi)。近年來不少研究資料表明，我國很多的文化藝術(shù)都流傳在海外。相關(guān)人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技來對散落在國外的文化藝術(shù)資源進行搜集和整合，或者在經(jīng)濟允許的情況下動身去國外進行“海外尋寶”。
2.把文化藝術(shù)檔案的建設擺在重要位置。
要進行群眾文化藝術(shù)檔案的管理，首先要把它擺在一個重要的位置上，這樣才能對其足夠的重視。由于部分縣市經(jīng)濟不很發(fā)達，可能在建設文化藝術(shù)檔案時缺少資金，這樣就使得檔案管理人員身兼多職。進行群眾文化藝術(shù)檔案管理，先要為其配備幾名業(yè)務能力好，責任心強的專職管理人員，這樣才能使這項工作專業(yè)化，不至于被其他工作影響。而且要讓管理人員認識到自己工作的重要性，讓管理人員熱愛自己的工作。在管理人員開展工作的時候，要上檔次，要跟上時代的步伐。另外，專職管理人員要有足夠的文化藝術(shù)知識，在收錄的過程中，要對材料進行鑒定，要取完整，真實和具有保存價值的材料。要用辯證的觀點去考證，去偽存真，科學劃分各種檔案，提高文化藝術(shù)檔案室的質(zhì)量。
3.政府撥款。
經(jīng)濟是開展活動的基礎。沒有物質(zhì)保障，建設文化藝術(shù)檔案只能成為一個口號，一個美好的愿望。我國是社會主義國家，國家可以進行強有力的宏觀調(diào)控，建設文化藝術(shù)檔案，需要國家的經(jīng)濟支持。政府要對其進行專門的撥款來為其提供強有力的物質(zhì)保障。相關(guān)部門可以利用這部分專門款項來進行檔案室的搭建，使藝術(shù)資料得到妥善的保管，還可以購進一些先進的設備，要求專業(yè)人員把相關(guān)文化資源以圖像，文字，影像等方式記錄下來。
4.聯(lián)合社會力量。
群眾的力量不可小覷。其一，政府通過網(wǎng)絡、報紙、電視、展覽等形式，為文化藝術(shù)進行宣傳，提高群眾的關(guān)注度，激發(fā)群眾對文化藝術(shù)的興趣，使群眾自發(fā)把自己所藏有的檔案或文化藝術(shù)資料捐贈出來。即便不方便捐贈出來的，也可以使他們積極配合，為他們手中的文化藝術(shù)資料做個備份，把這份遺產(chǎn)保留下來，為我國文化藝術(shù)的多樣性增添一抹色彩，為更多人了解這一文化藝術(shù)形式做宣傳。其二，聯(lián)合社會力量，成立文化藝術(shù)檔案征集基金?；鸬木栀浛梢允菆F體，也可以是個人，這樣可以減輕政府的財政壓力，也使得群眾更有參加的積極性。
二、群眾文化藝術(shù)檔案利用
管理與利用是群眾文化藝術(shù)檔案的兩項重要內(nèi)容，管理是前提，利用才是根本目的。群眾文化藝術(shù)檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，搞好群眾文化藝術(shù)檔案的開發(fā)，挖掘出其內(nèi)在的價值是十分重要的。
1.為領(lǐng)導決策服務。
群眾文化藝術(shù)檔案中包含了很多對群眾文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展有業(yè)務指導作用的資料，那是許許多多的人通過實踐總結(jié)出來的經(jīng)驗，具有很強的說服力。從檔案中選擇出有價值的材料，給館內(nèi)領(lǐng)導提供科學、正確的理論依據(jù)，為館內(nèi)領(lǐng)導做出正確的決策服務。同時，將這種材料整理出來上交上級領(lǐng)導，使各個職位的領(lǐng)導們都可以作為決策的參考。
2.為文化藝術(shù)研究提供材料。
群眾文化檔案中含有五十年代至今多年來編寫人員匯合整理的素材，后經(jīng)過不斷的補充，收集，整理，完善，詳細的記錄了文化藝術(shù)工作者的過去和現(xiàn)在，見證了文化藝術(shù)事業(yè)的興衰，飽含了幾代人的心血。這樣用幾代人的光陰譜寫的檔案，內(nèi)容極為豐富，為后世研究文化藝術(shù)提供了強有力的歷史資料。
3.豐富群眾文化藝術(shù)生活。
群眾文化藝術(shù)是群眾在日常生活中創(chuàng)造出來的，自然也要“回歸”到群眾的日常生活中去。群眾文化藝術(shù)整理成檔后不能被束之高閣，僅僅成為塵封起來的記憶，而是要使它們更好的為群眾的文化藝術(shù)生活服務。為了讓更多的群眾更好的了解文化藝術(shù)，文化館內(nèi)的專業(yè)干部，業(yè)余作者開辦講座，對部分作品評論，鑒賞和討論，使群眾暢所欲言，帶動群眾對于文化藝術(shù)的積極性；發(fā)揮現(xiàn)有影像資料的作用，復制文藝資料，在中小學，單位，企業(yè)中廣泛宣傳，幫助基層搞好群眾文化活動；舉辦類似寫作，攝影，攝像的比賽，將比賽過程以及重要人才的簡況錄制下來，在重大活動中進行展覽，讓群眾看到文化建設的成果；將死檔案變成活靈活現(xiàn)的藝術(shù)形式，例如可以將其改編成話劇，電影等群眾喜聞樂見的藝術(shù)。群眾文化藝術(shù)檔案中記載了各門類人才的文化藝術(shù)成就，它所涉及的一系列專業(yè)技術(shù)成果都歷歷在目。檔案中所提供的資料可以有效地證明各門類人才的業(yè)績，有利于認定和核實。既防止了個人因年代久遠而造成的疏漏，又有利于調(diào)動藝術(shù)人才的積極性，使他們更好的創(chuàng)作出群眾文化。
4.宣揚中國群眾藝術(shù)文化。
對于群眾文化藝術(shù)檔案的建立，不僅要把珍貴的歷史文化資料保存下來，還要發(fā)揚出去。群眾文化事業(yè)單位在開展業(yè)務的過程中，可以同國外相關(guān)單位聯(lián)合舉辦，這樣，有利于將中國群眾文化發(fā)揚出去，在海外傳播開來。有利于文化之間的傳播和交流，更可以吸收國外的先進文化，來發(fā)展中國群眾文化，使群眾文化的藝術(shù)形式和內(nèi)容更加豐富。傳播到國外，也有利于中國文化與海外文化融合，，共同為文化的多樣性做貢獻。
三、結(jié)語
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學反應所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。
2環(huán)境條件影響的差異
2.1溫濕度影響的差異
不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標準溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2.2灰塵影響的差異
灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防灰塵措施。
2.3外來磁場和機械震動影響的差異
磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。
2.4光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
3技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。
4信息保護的差異
作為基層檔案室的指導和管理部門，區(qū)縣檔案局在檔案室信息化建設中起著舉足輕重的作用。由區(qū)縣檔案局搭建輻射整個區(qū)縣內(nèi)各基層單位檔案室的社區(qū)云名至實歸。社區(qū)云具有四個特點：1.區(qū)域型和行業(yè)性。2.有限的特色應用。3.資源的高效共享。4.社區(qū)內(nèi)成員的高度參與性。區(qū)縣檔案局可以借鑒深圳大學2011年搭建的國內(nèi)首個社區(qū)云服務平臺進行區(qū)縣檔案社區(qū)云服務平臺的建設，搭建以云主機、云存儲、云數(shù)據(jù)庫為主的IaaS服務，結(jié)合社區(qū)內(nèi)的基層檔案室信息化建設的需求共性，整合社區(qū)內(nèi)網(wǎng)絡互連優(yōu)勢和技術(shù)，提供一系列服務內(nèi)容。例如基層檔案室自助建站、檔案公開信息查詢、檔案工作視頻會議、不檔案資源上傳下載、檔案工作線上指導、檔案工作宣傳平臺、檔案繼續(xù)教育線上授課等具有檔案工作鮮明特色的SaaS服務。并借由這一平臺對區(qū)域內(nèi)各基層檔案室進行統(tǒng)一管理和服務，實現(xiàn)面向社區(qū)內(nèi)基層檔案室需求的云計算服務模式。
二、以私有云技術(shù)搭建基層檔案室信息服務平臺
在高度提倡加快企事業(yè)單位信息化建設步伐的今天，私有云技術(shù)至關(guān)重要。目前，企事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)一般存儲于中心機房服務器和個人計算機中。儲存于服務器的數(shù)據(jù)一般采取磁帶脫機備份方式確保數(shù)據(jù)的物理安全。但是個人計算機數(shù)據(jù)備份會由于人為或移動介質(zhì)出現(xiàn)問題等因素丟失甚至泄密，檔案信息安全始終存在隱患。有別于公共云全開放平臺，私有云能夠有效地提供可靠、安全和高速的資源存儲、整合和監(jiān)控技術(shù)。作為企事業(yè)單位私有檔案信息服務平臺，私有云不會因為市場需求、技術(shù)支持、公共服務器不穩(wěn)定等企事業(yè)外部因素的重大干擾而造成數(shù)據(jù)丟失甚至停止使用，可以有效地保護企事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的安全與穩(wěn)定，從而有效提升數(shù)字化檔案室的建設與管理水平。此外，在私有云技術(shù)支撐下數(shù)字化檔案室可以強化內(nèi)部信息資源管理、利用、共享、加密和備份等功能，如遇到突發(fā)事件可以作為重要應急措施之一，最大限度恢復檔案工作。
三、社區(qū)云與私有云的交互合理應用