時間:2022-12-16 06:50:38
導(dǎo)語:在機關(guān)公文寫作培訓(xùn)方案的撰寫旅程中,學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑,好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文,愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感,引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
這種狀況顯然不符合課程的教學(xué)目的,不符合培養(yǎng)合格應(yīng)用型人才的專業(yè)目標要求,面對不斷變革的新形勢,《文書與檔案管理學(xué)》課程內(nèi)容以及教學(xué)方法,必須進行改革和創(chuàng)新,才能適應(yīng)社會不斷發(fā)展的需要。
一、實現(xiàn)教學(xué)觀念的轉(zhuǎn)變
改變《文書與檔案管理學(xué)》傳統(tǒng)的教學(xué)觀念,實現(xiàn)既要重理論教學(xué)又要重實踐教學(xué)的轉(zhuǎn)變,注重結(jié)合實際,不斷創(chuàng)新,從培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)入手,介紹分析國家機關(guān)和社會組織的各種文件現(xiàn)象,檔案信息資源的利用,傳授公文寫作與處理、文檔一體化管理、檔案檢索利用的有關(guān)知識。教學(xué)過程中應(yīng)密切關(guān)注現(xiàn)實工作的影響與發(fā)展,應(yīng)該讓學(xué)生了解掌握文件和檔案管理領(lǐng)域最新的動態(tài)、資料和國家有關(guān)法規(guī)、條例,如:國家有關(guān)主管部門最新的與本課程內(nèi)容有關(guān)的若干法規(guī)條例、國家標準、改革方案及其他相關(guān)資料。課堂講授要密切結(jié)合現(xiàn)實社會和國家當前的文件和檔案工作情況,對于近年來文件和檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題,如文檔一體化與建立現(xiàn)代文檔系統(tǒng)、依法行政與依法行文、依法治檔、政務(wù)公開與公文公開、政務(wù)檔案信息的公開和利用、轉(zhuǎn)變政府職能與精簡文件、我國加入WTO與我國文件檔案管理工作如何借鑒世界各國成功經(jīng)驗與做法等內(nèi)容,均應(yīng)涉及和探討。
那種滿足于空講理論,脫離現(xiàn)實,脫離社會,脫離我國文件檔案工作實際的做法,對于《文書與檔案管理學(xué)》的發(fā)展極為不利,我們應(yīng)該摒棄這種不良的教風(fēng)與學(xué)風(fēng)。課程設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容的改革對象擴大,范圍拓寬。將過去課程內(nèi)容的研究對象主要針對黨政機關(guān)公文和檔案,擴大為對于各社會的組織,包括機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位文件和檔案工作的研究;研究范圍除了應(yīng)保證文書學(xué)和檔案學(xué)原有的完整體例外,還應(yīng)增加對各行各業(yè)、國外文檔工作中的新觀點、新理論、新做法的介紹和比較研究;關(guān)注辦公自動化系統(tǒng)、文件生命周期理論、電子文件的管理等新的領(lǐng)域;積極借鑒其他學(xué)科如立法學(xué)、行政法學(xué)、寫作學(xué)、管理學(xué)等先進、成熟的理論和研究成果?,F(xiàn)已逐步納入授課范圍的新增加的教學(xué)內(nèi)容有規(guī)范性文件、新型載體文件、文檔工作系統(tǒng)設(shè)計、文檔工作的組織與控制、文檔工作的標準化和現(xiàn)代化等。明確重點,分類施教。在國內(nèi)各大專院校,相關(guān)專業(yè)的文書學(xué)和檔案學(xué)大都是分別設(shè)置的兩門課程。在我系文秘專業(yè),則是將這兩門課程內(nèi)容合并在一起,系統(tǒng)講授和實踐訓(xùn)練,一是文書學(xué)和檔案學(xué)關(guān)系非常密切,特別是辦公自動化條件下的文檔一體化的實現(xiàn),使檔案工作越來越溶入到文書工作的各個環(huán)節(jié)中去。
在對學(xué)生進行實際操作訓(xùn)練和技能培養(yǎng)過程中,對文檔工作的系統(tǒng)體系設(shè)計、組織與控制等方面,將文書和檔案工作的內(nèi)容合在一起,能夠達到一個較好的理論和實踐效果。檔案學(xué)則是將重點放在前部分整理和保管上。這種安排只是適應(yīng)了特定歷史條件下我國文檔工作發(fā)展階段的需求,即以手工操作為主,紙質(zhì)文檔為主的整理與保存方法,僅僅介紹和詮釋我國歷史上一些文書種類、文書工作制度手段、辦理操作過程以及現(xiàn)行黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)關(guān)于文檔工作的一些明文規(guī)定和被肯定的作法,回避了許多十分重要和敏感的問題,而這些問題都是現(xiàn)今實際工作中必須面對和急需解決的問題:如作為國家政務(wù)信息系統(tǒng)的重要組成部分,怎么樣規(guī)范使用公文文種,怎么樣設(shè)計公文格式,文檔工作系統(tǒng)怎么樣設(shè)計才能為國家管理以及各社會組織提高工作效率服務(wù),政務(wù)檔案信息怎樣公開,立法和管理上如何保證實現(xiàn)等等。因此,《文書與檔案管理學(xué)》在課程內(nèi)容上必須改革以適應(yīng)時代的發(fā)展。對文書學(xué)內(nèi)容將教學(xué)重點前移,將文件和文件工作作為課程重點,既探討文件管理學(xué)科的理論和規(guī)律,又教授文件工作的具體運作方式和公文具體使用方法。
如:對公文文種、公文格式、行文規(guī)則,具體分析其特點,使用規(guī)范和標準,對文件工作的組織協(xié)調(diào)與控制,著重探討對文件質(zhì)量數(shù)量的控制、運轉(zhuǎn)過程的控制,精簡文件的規(guī)律與方法,以提高文件工作的質(zhì)量和效率。至于立卷歸檔,既要考慮手工操作的慣性發(fā)展,又要重點講授新形勢下《歸檔文件整理規(guī)則》,以“件”為單位進行整理的方法。檔案學(xué)應(yīng)本著“簡化整理,深化檢索,提高利用”為改革教學(xué)內(nèi)容的重點,將以往整理和保管的內(nèi)容進行重新設(shè)置,介紹檔案分類體系的設(shè)定和方法的選擇,如何分類排放和保管。重點介紹在文檔一體化管理下,檔案信息的檢索分類方法,檢索系統(tǒng)的建立,如何實現(xiàn)快速的查找;檔案提供利用的途徑、方式,如何充分利用檔案信息資源,政務(wù)檔案信息如何公開等等。將過去一帶而過的這些內(nèi)容作為檔案課程內(nèi)容改革的重點部分加以介紹。
關(guān)鍵詞:獨立學(xué)院 教學(xué)檔案 管理 信息化
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A
獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案是系內(nèi)各專業(yè)在教學(xué)活動中逐步形成的有保存價值的文件、圖表、聲像的資料,它是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教研科研等活動以及學(xué)校教學(xué)工作發(fā)展的真實記錄,它是獨立學(xué)院教學(xué)檔案的重要組成部分,是系級教學(xué)水平的評估指標之一,也是制定和修改培養(yǎng)計劃和教學(xué)大綱以及計算教學(xué)工作量的重要依據(jù)。
系級教學(xué)檔案管理是獨立學(xué)院教育教學(xué)管理的重要內(nèi)容之一,是獨立學(xué)院檔案管理工作的一個重要部分。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)在高校的普及,高校教學(xué)檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式發(fā)展,檔案的信息化管理已成為當前獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案管理工作面臨的重要課題。本文首先對獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析,然后結(jié)合教學(xué)檔案管理經(jīng)驗提出了教學(xué)檔案信息化管理的對策。
一、院系級教學(xué)檔案的主要構(gòu)成
教學(xué)檔案完整、準確、真實地記錄教學(xué)實施的全過程,既是維護教學(xué)歷史的重要憑證,也是教學(xué)效果評價和教育教學(xué)、教研科研決策的重要依據(jù),它以“服務(wù)于教學(xué)”為中心,是整個教學(xué)工作不可或缺的組成部分。院系級教學(xué)檔案主要包括:
第一,教學(xué)過程中學(xué)校下發(fā)的各種公文,包括:教務(wù)處下發(fā)的通知、教學(xué)和科研的規(guī)章制度、培養(yǎng)計劃、課程教學(xué)大綱和實驗大綱、畢業(yè)論文(設(shè)計)規(guī)范化文件;
第二,教學(xué)實施過程中的材料,包括:每學(xué)期的教學(xué)任務(wù)、教材征訂表、教學(xué)周歷、課程表、期中教學(xué)檢查材料、學(xué)生各類成績、考試試卷及相關(guān)材料、課程設(shè)計報告、實習(xí)計劃和報告、畢業(yè)論文(設(shè)計)及其相關(guān)材料等;
第三,教學(xué)監(jiān)督與評價中的材料,包括:調(diào)停課記錄、學(xué)生評價、督導(dǎo)評價;
第四,教師教研科研的各類材料,包括:教師編寫的教材、科研及發(fā)表的文章、課程和專業(yè)建設(shè)材料;
第五,其他材料,如系(教研室、實驗室)工作計劃、教研活動記錄、教學(xué)工作量統(tǒng)計和課酬計算、W生學(xué)籍表、學(xué)生課外學(xué)分鑒定材料等。
二、院系級教學(xué)檔案管理存在的問題
從教學(xué)檔案的組成可看出,教學(xué)檔案范圍廣、分類多、數(shù)量大、內(nèi)容豐富、形式多樣、利用頻繁,同時具有時態(tài)性、動態(tài)性和專業(yè)性等特點。要管理好、利用好這些教學(xué)檔案將是一項系統(tǒng)工程,但從目前院系教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀而言,在管理制度、方法和手段上還存在不少問題和差距,教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)的功能沒有真正實現(xiàn)。
(一)教學(xué)檔案管理制度不健全
教學(xué)檔案管理制度是有關(guān)教學(xué)檔案審核、收集、分類、編目、整理、錄入、保管(密)、查(借)閱等方面的標準和規(guī)范。雖然有些高校頒發(fā)了一些有關(guān)檔案管理工作的制度,但也經(jīng)常變化,沒有一個系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的標準和制度,存在隨意性、零散性,缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性,導(dǎo)致教學(xué)檔案版本不對、格式不對、要求不符、紙張不統(tǒng)一、零散不全、裝訂五花八門;因查(借)閱制度不嚴格、不規(guī)范導(dǎo)致原始資料涂改、污損、缺失和損毀;因檔案管理員保密意識不強導(dǎo)致資料失密、泄密等現(xiàn)象發(fā)生[1]。
(二)各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識
院系級教學(xué)檔案作為院系教學(xué)活動全過程的真實記錄和客觀反映,在對院系的教學(xué)質(zhì)量的分析和評價中有著不可替代的作用,一方面,學(xué)校主管部門可及時掌握院系教學(xué)活動的具體實施情況,了解各院系的實際教學(xué)水平;另一方面,可以為院系領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)負責(zé)人在制定或修訂專業(yè)人才培養(yǎng)方案時提供切實有用的基礎(chǔ)性材料。特別重要的作用是對提高專任教師的教學(xué)水平起到積極的推動作用,教師通過借鑒其他優(yōu)秀教師的教學(xué)計劃、教學(xué)方法、教學(xué)成果等,能夠快速適應(yīng)高校教學(xué)要求和提高自身專業(yè)教學(xué)水平。然而,大多數(shù)高校的只是完成教學(xué)檔案的收集、簽字、保存,然后將其束之高閣,只有當學(xué)校教學(xué)檢查或各類評估時才拿出來看看,完全只是以教學(xué)檔案實體保管為重點,輕視了教學(xué)檔案的利用價值,沒有體現(xiàn)出教學(xué)檔案對后續(xù)教學(xué)活動創(chuàng)新意義、指導(dǎo)借鑒作用以及為教學(xué)工作服務(wù)的目的[2]。
(三)教學(xué)檔案管理模式陳舊,難以發(fā)揮教學(xué)檔案的作用
隨著計算機的普及,教學(xué)檔案資料本身來源就是電子格式的,但打印后還是采用審核簽字再提交到系教學(xué)秘書處的提交方式,檔案的管理還停留在紙質(zhì)提交、手工收集、人工管理、手工查閱等管理模式。這種管理模式工作效率低、成效不明顯,導(dǎo)致教學(xué)檔案信息不能共享、利用率不高,也不利于交流等。
三、教學(xué)檔案管理信息化的內(nèi)涵與意義
教學(xué)檔案管理信息化指運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對教學(xué)資料的收集、整理、存儲、處理、傳輸、利用和開發(fā),提高教學(xué)檔案管理效率,實現(xiàn)教學(xué)資源共享,逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。教學(xué)檔案管理信息化以教學(xué)檔案的數(shù)字化建設(shè)為核心、以網(wǎng)絡(luò)管理化建設(shè)為平臺、以信息人才儲備為基本、以實現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享為目標。高校院系級教學(xué)檔案信息化主要內(nèi)容:一是把文件、圖紙等原始的紙質(zhì)教學(xué)資料掃描轉(zhuǎn)化為可用的數(shù)字化檔案,同時建立數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)(平臺);二是可實時、安全、準確、高效地查閱或提供給有關(guān)信息需求者使用[3]。
(一)規(guī)范了教學(xué)管理,提高了教學(xué)管理的效率和質(zhì)量
因教學(xué)檔案類型多、來源廣、數(shù)量大,管理工作量大,采用傳統(tǒng)的手工管理模式,則管理工作的效率和準確率低,管理效果差。教學(xué)檔案的信息化管理可以嚴格規(guī)定原始數(shù)據(jù)輸入,使得全校教學(xué)資料格式統(tǒng)一、分類明確,同時,教學(xué)檔案庫的建立可實現(xiàn)各系、教研室、各級教學(xué)管理部門間的資源共享和相互協(xié)作。所以,教學(xué)檔案管理的信息化可以實現(xiàn)教學(xué)管理的程序化、規(guī)范化和科學(xué)化,既可提高教學(xué)檔案的管理工作效率,也可提高教學(xué)管理質(zhì)量。
(二)實現(xiàn)教學(xué)信息資源共享和信息的實時交換
數(shù)據(jù)庫具有高共享性的特點,教學(xué)管理工作是一個系統(tǒng)工程,涉及到多個部門,而這些部門的數(shù)據(jù)又是相對獨立的,如學(xué)生處的學(xué)生工作數(shù)據(jù)、教務(wù)處的教學(xué)數(shù)據(jù)、財務(wù)的學(xué)費數(shù)據(jù)、人事處的教師數(shù)據(jù)、各系的教學(xué)數(shù)據(jù)等等,多種數(shù)據(jù)來源、交換、傳遞和處理需要繁瑣的人工過程,結(jié)果導(dǎo)致信息的傳達性和準確率都不高。教學(xué)檔案的信息化管理模式利用學(xué)校的共享平臺,課使得教學(xué)數(shù)據(jù)有效地、及時地進行交換和共享,解決了各部門對教學(xué)信息資源的共享需求。
在教學(xué)管理過程中,教學(xué)管理人員是師生間教學(xué)信息交流的紐帶,他們須及時獲取和下達教學(xué)活動的信息,如教學(xué)任務(wù)的下達和收集,教師調(diào)停課的及時性傳達等工作;為了提高教學(xué)質(zhì)量,要在師生間進行教學(xué)意見的收集及反饋。教學(xué)檔案的信息化管理,教師、教學(xué)管理人員和學(xué)生均可通過教學(xué)管理信息化平臺及時地、靈活地進行交流,保證了師生間教學(xué)過程中信息的高速傳達,這樣不僅提高了信息的準確性,同時也加快工作進度和效率。
四、系級教學(xué)檔案信息化管理對策
結(jié)合當前獨立學(xué)院系級教學(xué)檔案管理的特點和不足,系級教學(xué)檔案信息化應(yīng)著重圍繞:教學(xué)信息資源的數(shù)字化、檔案管理者的信息化意識和能力以及標準和規(guī)范這三方面去建設(shè)。
(一)做好教學(xué)信息資源數(shù)字化工作,實現(xiàn)教學(xué)信息資源整合和共享
進入21世紀,隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的在高校中不斷推進和普及,成立于21世紀初的獨立學(xué)院,計算機、校園網(wǎng)、Internet、移動通信網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施比較好,為教學(xué)信息資源的信息化提供了良好的條件。教學(xué)信息資源的數(shù)字化包括教學(xué)信息資源的管理標準化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。按照教學(xué)信息管理部門制定的統(tǒng)一的電子文件格式,師生通過網(wǎng)絡(luò)在線填報存放于數(shù)據(jù)庫或傳輸移交給系部檔案管理員或直接存入光盤保存,管理員再編目整理、定期歸檔;對于紙質(zhì)版的原始資料通過掃描成JPG格式或轉(zhuǎn)換成PDF格式,方便存儲和查閱。筆者所在學(xué)院既有教務(wù)管理系統(tǒng)(包括教師管理、成績管理、教材選定、選課、排課、課堂教學(xué)質(zhì)量評教、考試安排、學(xué)籍管理和畢業(yè)生資格審核等)、科研管理和課外學(xué)分管理,另外,筆者所在系還自行開發(fā)了高校系級管理系統(tǒng)(包括教學(xué)管理、教師管理、教研室管理和科研管理等整個系級教學(xué)管理工作)并在全院推廣使用。系級管理系統(tǒng)和學(xué)院的教務(wù)管理系統(tǒng)可以無縫互操作,達到檔案信息資源共享的要求,加快了檔案信息化的過程。
(二)提高n案管理者的信息化意識和能力
系級教學(xué)檔案管理必須依托與學(xué)校的辦公自動化(OA)系統(tǒng)開展教學(xué)檔案信息化管理工作,為此,要求檔案管理人員除了掌握常規(guī)的檔案管理知識外,還須學(xué)習(xí)一些新的信息化技術(shù)和知識,如掌握Office軟件、學(xué)校辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生工作系統(tǒng)、移動辦公服務(wù)平臺的應(yīng)用以及簡單的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。只有具有高素質(zhì)專業(yè)知識和高技能的管理人員才能真正實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理,才能精確把握本系的教學(xué)檔案,才能有效地為教學(xué)提供相應(yīng)的教學(xué)檔案信息資源服務(wù)。為了提高檔案管理人員的信息化管理素質(zhì),可通過學(xué)術(shù)研討和經(jīng)驗交流方式邀請相關(guān)行業(yè)的專家來校舉辦培訓(xùn)班等。筆者所在學(xué)院從創(chuàng)辦之初到現(xiàn)在,教務(wù)處組織了數(shù)據(jù)錄入員、機關(guān)公文寫作與文件處理等業(yè)務(wù)知識、“正方教務(wù)軟件”使用等多次崗前培訓(xùn),同時,還每年召開教學(xué)秘書培訓(xùn)交流會;圖書信息中心舉辦了針對教學(xué)秘書的企業(yè)微信號移動辦公平臺應(yīng)用培訓(xùn)。同時學(xué)院也專門開設(shè)了針對教學(xué)管理人員的培訓(xùn)班,極大地提高了教學(xué)檔案管理人員的信息化管理業(yè)務(wù)水平,加快了系級教學(xué)檔案管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變。
(三)建立健全檔案管理信息化標準和規(guī)范
隨著高校各項改革的不斷深入以及校內(nèi)外體制的變化,建立健全系級教學(xué)檔案管理工作規(guī)范和標準是高校教學(xué)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的根本保證。為此,院系應(yīng)依據(jù)《檔案法》、《高校檔案工作規(guī)范》等相關(guān)檔案管理規(guī)范和規(guī)程,按照學(xué)校的總體要求,結(jié)合本院系的實際情況,制定出適合院系級教學(xué)檔案信息化管理的規(guī)范和信息化的標準,統(tǒng)一院系級教學(xué)資料分類標準和管理方法,以便于實現(xiàn)院系級教學(xué)資料檔案的信息化儲存、檢索和利用。筆者所在系按照學(xué)校的《日常教學(xué)管理規(guī)程》和《教學(xué)管理規(guī)章制度匯編》,制定了《計信系教學(xué)管理信息化規(guī)章制度匯編》,將系內(nèi)的教學(xué)管理的各項工作做了嚴格、細致的規(guī)定,起到了承上啟下的作用,成為了學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的有力補充。同時院系對教師的教學(xué)檔案的產(chǎn)生、存儲和管理進行了嚴格的規(guī)定,教學(xué)檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文件格式和工作標準進行數(shù)字化,并盡可能采取通用標準。院系還用制度的穩(wěn)定性、強制性和執(zhí)行制度的嚴肅性來規(guī)范院系級教學(xué)檔案工作,使教學(xué)檔案建設(shè)和教學(xué)管理工作有章可循,促進了院系級教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
五、結(jié)束語
院系級教學(xué)檔案管理的信息化是一個系統(tǒng)工程,也是一個循序漸進的過程,雖然筆者所在系在學(xué)校教學(xué)檔案過程中取得了一定的成效并做出了一定的貢獻,但隨著國家對獨立學(xué)院教育教學(xué)改革的深入推動,一些更深層次的問題和缺陷也會逐步發(fā)現(xiàn)[4],因此,為了更好地服務(wù)于獨立學(xué)院的院系教學(xué)工作,各獨立學(xué)院應(yīng)結(jié)合自身的實際,轉(zhuǎn)變思路、勇于創(chuàng)新,在當前較有優(yōu)勢的信息化環(huán)境下進一步提高院系教學(xué)檔案信息化管理水平,改進信息化管理方式,繼續(xù)加強和推進信息化建設(shè),充分發(fā)揮高校院系級教學(xué)檔案的特點和優(yōu)勢,逐步建立起符合獨立學(xué)院自身特色的信息化教學(xué)檔案管理模式,以便更好地為教學(xué)管理工作提供全方位的資源服務(wù),從而不斷提高教學(xué)檔案信息化管理的質(zhì)量和水平。
參考文獻:
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