時間：2023-06-07 16:19:15
導(dǎo)語：在畢業(yè)檔案和人事檔案的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉。據(jù)了解，“人事檔案無用論”正在社會上逐漸流行。隨著越來越多“單位人”變成“社會人”，導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，尤其是大中專院校的畢業(yè)生，放棄人事檔案呈逐年上升的趨勢。
導(dǎo)致“人事檔案無用論”主要有以下幾方面原因造成：一是人事關(guān)系存檔費高，導(dǎo)致不少人紛紛“棄檔”；二是用人單位與人事檔案之間的依附關(guān)系不大，加之轉(zhuǎn)檔的手續(xù)繁瑣，或有些人合同末滿就想跳槽，為了逃避交納違約金，很多人在流動或工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案；三是大中專學(xué)生畢業(yè)后自謀職業(yè)成普遍趨勢，暫末找到工作的畢業(yè)生將檔案放在人才市場后置之不理。通常情況下，不少檔案就會長期掛靠無人過問，從而產(chǎn)生了人們俗稱的“死檔”、“棄檔”。
為什么人事檔案由昔日的“香餑餑”變成為今天的“雞肋”？更進一步剖析，不難發(fā)現(xiàn)：在計劃經(jīng)濟向上市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌過程中，人事檔案的作用在淡化，檔案與就業(yè)、工資、分房等息息相關(guān)的現(xiàn)象已漸漸走進歷史，檔案不再是眾多企事業(yè)單位考察個人能力的標(biāo)準(zhǔn)。其二，戶籍制度改革的深化和戶籍觀念的淡化，連戶口都不如的檔案多了一個被遺棄的理由。其三，一些不合時宜的規(guī)章制度成了人才自由流動的絆腳石，過高的檔案管理費和煩瑣的檔案調(diào)動手續(xù)，成了“棄檔”的借口。其四，各地人事檔案管理單位對檔案僅限于保管這一低層次服務(wù)，無法給當(dāng)事人帶來就業(yè)或成長的指導(dǎo)和幫助，是導(dǎo)致檔案日益貶值的重要原因。
筆者認(rèn)為：人事檔案是一個人的人生履歷，非常重要。檔案如果長期“沉睡”或丟棄，會給檔案所有者的人生道路帶來始料不及的麻煩，以至影響一生，主要有以下四個方面。
1.影響?zhàn)B老金的領(lǐng)取。辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取的時候，要經(jīng)過檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受保時間等都是以個人檔案的記錄為依據(jù)的。除了養(yǎng)老金外，其他社會保險，也與個人檔案相關(guān)。
2.影響轉(zhuǎn)正定級和計算工齡。有很多畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年以后仍是學(xué)生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級和工齡及退休金的計算。
3.影響職稱評定和工作調(diào)動。大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動。而某些畢業(yè)生檔案在畢業(yè)后沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評定就會因手續(xù)不全而受到影響。
4.影響考研、出國等手續(xù)辦理?？佳小⒖脊珓?wù)員、出國升學(xué)、結(jié)婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場開具相關(guān)證明，缺少檔案將無法辦理這些證明。
因此，做為檔案管理工作者，要充分重視此項工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實現(xiàn)其工作的特有職能。
（1）提高對人事檔案重要性的認(rèn)識。一是做好咨詢服務(wù)工作，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息；二是加強自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員素質(zhì)。管檔人員要充分認(rèn)識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方法，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
（2）加強對畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。一是全面普查案卷，對接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，并編寫頁碼、目錄、標(biāo)題，一一對應(yīng)，裝訂成冊；二是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容。結(jié)合本地實際注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值；三是實行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學(xué)、規(guī)范的管理。
一、我國人事檔案中存在的主要問題
(1)人事檔案內(nèi)容失真。真實性是人事檔案的生命,而現(xiàn)有的檔案材料中內(nèi)容的真實性卻不高。有的檔案中材料內(nèi)容前后不符,如時間方面,出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意,且沒有說明;參加工作時間、入黨、入團時間也是大致一個年月,每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名,也不加以說明,這給材料的歸檔造成麻煩,尤其是一些比較常用的名字,如:建平,建紅等,更是容易出現(xiàn)同名同姓的情況。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點,沒有缺點,只有成績,沒有差錯。這些問題的本質(zhì)在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是,只看重自身的利益,怎么有利于自己就怎么寫而與自己關(guān)系不大的,則隨意性較大。人事檔案部門也沒有進行嚴(yán)格的審核把關(guān),及時地發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,而是任其一錯再錯,致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況,給檔案的利用帶來困難。
(2)人事檔案材料不全。一些本該有的履歷表、年度考核表沒有,一些本該有的學(xué)歷、職稱、工資材料也不全。究其原因,有兩方面:一是干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠。他們認(rèn)為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少了,自己近年來也沒有太大的變化,不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省,履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從高中或大學(xué)開始填,家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱等材料,一旦落在個人手中,他們就緊緊地放在自己身邊,認(rèn)為這樣更安全,用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員,往往是身兼數(shù)職,于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放,沒有及時歸檔,導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全,更嚴(yán)重的是當(dāng)有同志調(diào)離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。
(3)人事檔案政出多門?，F(xiàn)有的人事檔案體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期,模式基本上是沿襲舊體制,但又有突破舊體制的趨勢。人事檔案總體上是單位、部門,分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動服務(wù)中心、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事權(quán)的國有企事業(yè)單位。人事檔案的多頭是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事模式的反映,它既是束縛人才流動的障礙之一,又是影響人事檔案質(zhì)量的原因之一。近年來,隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行,在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的上,個別部門拘泥于傳統(tǒng)模式和自身利益的誘因,檔案權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。
二、關(guān)于解決我國人事檔案中存在問題的主要對策
(1)提高檔案人員素質(zhì)人事檔案的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員,不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質(zhì),加強責(zé)任感,把人事檔案工作看作一項政治工作,在平常的中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性,能堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責(zé)任心,才能不厭其煩地去收集材料,才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊,才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高,通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式,熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求,尤其是對材料的鑒別、分類,更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)的原則和方法,提高工作效率,提高檔案質(zhì)量。積極探索新的模式,使人事檔案工作更科學(xué)、更實用,為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。
(2)完善人事檔案制度人員是基礎(chǔ),制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴(yán)肅的工作,必須嚴(yán)格按照人事檔案工作的各項規(guī)章制度來辦事,以免出現(xiàn)不必要的麻煩。建立健全制度,使檔案工作有規(guī)可循,有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》,建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),明確收集的范圍和要求,讓制度使人事檔案內(nèi)容充實,更全面地反映一個人的情況;遵循《鑒別歸檔制度》,明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求,對材料進行有效的鑒別,及時存真去假、查漏補缺;遵循《保管保密制度》,采取切實有效的措施,減少人為因素的破壞,保障人事檔案的安全,延長使用的壽命;遵循《查閱制度》,明確人事檔案利用的方式和方法,以保證人事檔案的安全性和真實性。重質(zhì)量,抓,人事檔案工作人員要以制度來維護,以來保證質(zhì)量,切切實實做好工作,讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。
[關(guān)鍵詞] 流動 人事檔案 管理 探討
什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當(dāng)今社會，流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下流動人員檔案管理的需要。
當(dāng)今的檔案流動不斷向多極化方向發(fā)展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎(chǔ)上產(chǎn)生的人事制都適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，突破了計劃經(jīng)濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發(fā)端是人才流動的發(fā)端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經(jīng)濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態(tài)勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務(wù)工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務(wù)，無論從服務(wù)結(jié)構(gòu)還是收入結(jié)構(gòu)上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發(fā)展是人才市場發(fā)展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務(wù)，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務(wù)，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預(yù)想，下步人才市場業(yè)務(wù)的發(fā)展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。
縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關(guān)系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關(guān)調(diào)查表統(tǒng)計，目前社會接收流動人員檔案出現(xiàn)了四大熱點：一是圍繞落實當(dāng)?shù)卣咄七M形成的熱點，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務(wù)中心占總數(shù)70%；三是為落實政策，鼓勵機關(guān)、事業(yè)、衛(wèi)生、學(xué)校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵大學(xué)生進行多渠道選派優(yōu)秀大學(xué)生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務(wù)的空間。從檔案相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務(wù)對象從機關(guān)、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營企業(yè)等非國有企業(yè)的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應(yīng)改革需要自愿接受服務(wù)的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調(diào)動頻繁，服務(wù)空間大大提高。
然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應(yīng)該將關(guān)注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實意義。但是，我們在上述內(nèi)容也提到流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關(guān)系托管發(fā)展為一系列社會化的人事服務(wù)，查檔內(nèi)容涵蓋了流動人員的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項業(yè)務(wù)，服務(wù)對象逐步擴大、服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經(jīng)濟改革進程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場經(jīng)濟建設(shè)的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現(xiàn)手段更新和服務(wù)能力的提升，為需求者提供動態(tài)真實的原始資料，更為需求者提供科學(xué)信用的評價分析，實現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場經(jīng)濟中應(yīng)有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領(lǐng)域才能提升它存在的價值，因此，我們應(yīng)當(dāng)不斷尋求服務(wù)方式的創(chuàng)新并需要有關(guān)上級部門的明確支持和統(tǒng)一指導(dǎo)。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責(zé)；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國際通用的原則加強職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。
總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的進程而產(chǎn)生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質(zhì)是人事管理關(guān)系的實現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。
參考文獻：
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[2]陳榕.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2009,18.
一、新聘人員人事檔案審核工作的重要性
人事檔案是事業(yè)單位引進人才、考察人才、任用人才的重要依據(jù)。作為事業(yè)單位公開招聘的重要環(huán)節(jié)，在接收新聘人員檔案時，需對新聘人員學(xué)歷等相關(guān)材料按照錄用條件的要求進行嚴(yán)格復(fù)核，對人事檔案進行全面審核，確保干部人事檔案真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，維護干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性和公信力，充分發(fā)揮干部人事檔案在干部工作中的重要基礎(chǔ)作用。
二、新聘人員人事檔案審核的主要內(nèi)容
對新聘人員人事檔案審核時，除檢查新聘人員各項條件是否符合事業(yè)單位公開招錄時公布的錄用要求外，重點審核新聘人員的“三齡兩歷”，即出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷和家庭主要成員、重要社會關(guān)系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，相關(guān)信息是否真實準(zhǔn)確，重要原始依據(jù)材料是否完整規(guī)范等。
三、新聘人員人事檔案審核存在的問題
當(dāng)前社會對人事檔案的重視度不夠，檔案管理并未與社會發(fā)展同步。這在接收新聘人員檔案，對人事檔案進行審核的過程中也有所體現(xiàn)，主要集中在以下三個方面：
1.人檔分離。部分具有工作經(jīng)歷的新聘人員存在人檔分離的情況。由于目前檔案存放機構(gòu)除人才服務(wù)機構(gòu)外還有勞動部門的職介中心、企業(yè)的人才服務(wù)機構(gòu)等，檔案管理的權(quán)責(zé)不明。同時，新聘人員對檔案的重要性認(rèn)識不夠，使其不掌握檔案的動向，無法確認(rèn)檔案存放地點。
2.信息缺失。人事檔案應(yīng)包括職工的個人情況和德、能、勤、績等方面的情況，完整反映其全部面貌。新聘人員人事檔案信息的缺失主要集中于學(xué)生檔案，如報考登記表、高等學(xué)校學(xué)生（學(xué)員、學(xué)籍）登記表、畢業(yè)登記表、高校學(xué)習(xí)成績表、授予學(xué)位的證明材料、畢業(yè)證書學(xué)位證書復(fù)印件等；身份材料，如黨團員材料；以及工作經(jīng)歷的材料，如勞動合同、解聘材料等。
3.檔案造假。由于人才流動的加劇，部分單位人事部門和院校畢業(yè)生就業(yè)部門無視檔案管理保密的原則，讓流動人員和畢業(yè)生自行攜帶檔案，給人事檔案造假大開“方便之門”。部分人員為符合東海航海保障中心公開招錄職位的錄用要求，人為造假。檔案造假主要集中于四、六級英語成績證書及為符合崗位任職所需的最低工作年限而偽造的勞動合同和工作經(jīng)歷材料。
四、解決新聘人員人事檔案審核存在問題的建議
針對以上這些問題，結(jié)合事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核工作的實際，筆者認(rèn)為應(yīng)增強檔案意識、建立糾錯機制、提高造假成本以完善事業(yè)單位新聘人員人事檔案審核工作。
1.增強檔案意識。社會檔案意識是國家機關(guān)、社會組織和公民在一定時期內(nèi)主觀上對檔案和檔案工作的了解程度和認(rèn)識水平。檔案工作強調(diào)保密性、機要性，對檔案和檔案工作的基礎(chǔ)知識傳授和宣傳甚少。這導(dǎo)致不少干部甚至是檔案工作人員，對檔案的重視程度不高。應(yīng)加大對檔案和檔案工作的宣傳教育，增強公民的社會檔案意識。
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號】G47 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟狀況的個人信息材料；是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長的真實記錄，是學(xué)?？疾臁涍x、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中的第一手資料；也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調(diào)查和文獻查閱，對高校學(xué)生檔案管理工作的新思路進行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。
1、高校學(xué)生檔案的重要性
目前，在市場經(jīng)濟條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認(rèn)為，在商業(yè)社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當(dāng)前個人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會關(guān)注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產(chǎn)生許多消極影響。
第一，影響個人利益。
有了檔案，就可以享受相關(guān)的勞動、人事、社會等的保障服務(wù)。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領(lǐng)取失業(yè)金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務(wù)、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據(jù)。
第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級和工齡計算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
第三，耽誤職稱評定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。
有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評定就會因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務(wù)機構(gòu)，但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，等到過了幾年調(diào)動工作的時候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級后才能正式調(diào)動。
第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險斷檔。
現(xiàn)在自費出國留學(xué)人數(shù)不斷在增加，但是，當(dāng)眾多學(xué)子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學(xué)生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業(yè)生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識，不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細(xì)則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案保管員的角色，對學(xué)生檔案進行不規(guī)范的操作導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識）、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強檔案管理意識，要充分認(rèn)識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識檔案工作給社會、給學(xué)校帶來的效益，從而使各級領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對檔案管理工作的認(rèn)識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實實、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質(zhì)的管理人員，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，建設(shè)多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設(shè)施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的知識與技能，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識，辦事效率高，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術(shù)。因此學(xué)校要把那些政治強、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關(guān)信息，一個是間接的反映當(dāng)前社會對大學(xué)生在知識、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學(xué)生能夠根據(jù)這些信息對自己進行有意識的設(shè)計，使自己適應(yīng)社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學(xué)?？梢愿鶕?jù)這些信息調(diào)整自己的教學(xué)計劃，使培養(yǎng)出來的學(xué)生更加適應(yīng)市場的需求。
3.4 加大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)
當(dāng)前，隨著計算機技術(shù)的日益發(fā)展，招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理機制已經(jīng)成熟。因此學(xué)生檔案的管理要進一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學(xué)、有序，可以采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學(xué)生檔案。
（一）流動人員人事檔案整理工作不到位
流動人員人事檔案具有地域分散、流轉(zhuǎn)性強的特征，管理難度相對較大，在檔案形成過程中，由于經(jīng)手人多變，管理區(qū)域跨度大等原因，往往存在著手續(xù)不全、內(nèi)容不完整等問題，對個人信息量的反映不足，無法全面詳實地體現(xiàn)個人情況；此外，在具體的檔案管理、整合工作中，字跡模糊、以訛傳訛等情況也時有發(fā)生，這些都影響了檔案的準(zhǔn)確性和憑證價值。例如，在個人的年度考核資料中，加蓋公章不清楚、有關(guān)的個人簽字和評價空缺；許多時間較長的資料字跡退化模糊，難以辨認(rèn)；有些檔案資料殘缺不全，連續(xù)性不夠等，這些問題都是目前流動人員人事檔案管理中存在的問題。
（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，檔案利用程度不高
許多用人單位往往只注重檔案的管理和保密工作，卻忽略了人事檔案的功能使用。個人的檔案在許多單位看來是個人私密的象征，因而進行嚴(yán)格的保密。但是，由于只注重保密而不注重根據(jù)情況變化及時更新、補充和完善，加之嚴(yán)格的檔案信息采集制度，使流動人員的人事檔案利用程度不足。
（三）流動人員人事檔案受地區(qū)發(fā)展差異影響
受到地區(qū)發(fā)展程度影響，各地對流動人員人事檔案的重視程度參差不齊。在東部沿海和經(jīng)濟較發(fā)達的地區(qū)，信息流通渠道通暢多元，對流動人員人事檔案管理工作重視，更有關(guān)于檔案管理的完善制度。但在諸如我們陽泉這樣的一些欠發(fā)達的內(nèi)陸地區(qū)，經(jīng)濟基礎(chǔ)薄弱，信息較為閉塞，對人才的吸引力不足，人員流動本身較少，對流動人員人事檔案管理工作不重視，缺乏科學(xué)管理流動人員人事檔案的意識。
（四）流動人員檔案管理配置薄弱
檔案管理配置的薄弱也是影響流動人員人事檔案管理工作的一個重要因素。首先，體現(xiàn)在管理隊伍素質(zhì)不高、能力不強。對檔案管理人員的錄用上標(biāo)準(zhǔn)過低，使得流動人員人事檔案管理隊伍缺乏專業(yè)知識，科學(xué)的檔案管理便無從談起。另外，檔案管理器材和制度的陳舊、落后也是普遍存在的現(xiàn)象和問題。許多單位的檔案管理設(shè)施過于陳舊，有的甚至已經(jīng)不能達到使用標(biāo)準(zhǔn)，致使流動人員人事檔案存在安全隱患。管理制度不夠健全，容易出現(xiàn)管理漏洞和盲區(qū)。
二、如何做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作
流動人員人事檔案管理工作關(guān)系到勞動者的切身利益，關(guān)系到人事檔案工作體系的完整。我們必須高度重視起來，積極做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作。
（一）從思想和制度上重視流動人員人事檔案管理工作
面對傳媒單位人員、部門較多，人員流動頻繁的基本特點，要從思想上和行動上重視流動人員人事檔案管理工作。要成立流動人員人事檔案管理的職能科室，對流動人員檔案進行統(tǒng)一、集中、高效管理。對流動人員的人事檔案要按照其社會經(jīng)歷進行分類管理。例如，可以分為本科畢業(yè)、研究生畢業(yè)、博士研究生畢業(yè)、部隊轉(zhuǎn)業(yè)、地方借調(diào)等等。并劃分相應(yīng)的區(qū)域，建立健全分類目錄，進行嚴(yán)格管理。要注重流動人員人事檔案信息的準(zhǔn)確性，檔案管理人員要增強責(zé)任心，把好收集關(guān)，出現(xiàn)差錯及時更改，并加強與人事部門的聯(lián)系、溝通，及時補充完善流動人員檔案管理信息。同時要根據(jù)上級檔案管理的要求建立健全流動人員檔案管理的收集、整理、鑒定等制度。
（二）加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理利用率
在檔案管理工作中，檔案管理員的素質(zhì)直接影響了流動人員人事檔案管理的質(zhì)量水平。對于參與到檔案管理的人員，首先，要嚴(yán)格把關(guān)，挑選具有相關(guān)專業(yè)知識、有責(zé)任心、品德良好的檔案管理人員。其次，要加強有關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將傳媒單位流動人員檔案管理工作與其他單位的區(qū)別和特殊性講清楚，提高管理隊伍對流動人員人事檔案的認(rèn)識水平。最后，單位領(lǐng)導(dǎo)要進行不定時抽查，督促工作人員將工作做細(xì)做好。
（三）不同地區(qū)根據(jù)具體情況區(qū)別對待
不同地區(qū)的經(jīng)濟、政治、文化發(fā)展?fàn)顩r不一，對待流動人員檔案管理的認(rèn)識及措施也就不同。為此，傳媒單位內(nèi)部人事檔案管理尤其是流動人員的人事檔案管理要根據(jù)當(dāng)?shù)氐牟煌瑢崨r區(qū)別對待和發(fā)展。具體說來，像我們陽泉這樣的欠發(fā)達的內(nèi)陸地區(qū)，一定要從思想上高度重視起來，在本地區(qū)本單位內(nèi)部形成重視檔案管理的良好氛圍，而對于信息渠道較為暢通的經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)，則要進一步思考流動人員檔案管理中存在的問題，并根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況查找解決對策。
（四）建立電子檔案，促進流動人員檔案管理的電子化進程
隨著信息社會的發(fā)展，電子檔案越來越成為檔案管理的一個未來趨勢。其具有突出的便捷性和實用性。要建立專門的電子檔案室，并且尋求用人單位、社會機構(gòu)等多個網(wǎng)絡(luò)平臺的共享，提高流動人員人事檔案的利用率。就拿我們傳媒單位來說吧，我們單位的流動工作人員，有記者，也有主持人，還有很多從事其他工作的人員，為了避免部分流動人員在此鍛煉幾年后就跳槽的現(xiàn)象，可以將每位流動人員進入我臺后的成長路程記錄下來，制作成電子檔案，增強流動人員的歸屬感，還可建立獎勵機制，對認(rèn)真負(fù)責(zé)的好的流動人員進行轉(zhuǎn)正待遇，留住人才。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】新形勢；人才服務(wù)中心；人事檔案管理；人力資源社會保障部門
人才工作管理服務(wù)中心作為區(qū)政府直屬事業(yè)單位，為人們提供人事檔案查詢，人事檔案記錄學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，能夠真實地體現(xiàn)出個人實際情況，也關(guān)系到在社會中參與就業(yè)，是用人單位聘請人才非常關(guān)鍵的依據(jù)。由此可見，人才服務(wù)中心的人事檔案管理非常必要。此外，人才服務(wù)中心連接了人才與用人單位，是兩者之間非常重要的連接載體，因此必須要保證人事檔案內(nèi)容完整性與真實性。一方面能夠為人才提供專業(yè)化服務(wù)，另一方面能夠使用人單位了解到更加詳細(xì)的人才數(shù)據(jù)?，F(xiàn)階段，實施人事檔案管理在新形勢環(huán)境下難免會出現(xiàn)一些問題，下面以濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務(wù)中心為例，圍繞人事檔案管理工作展開討論。
一、新形勢下人才服務(wù)中心人事檔案管理背景
人事檔案在我國有相對久遠的發(fā)展歷史，在一直以來的實踐中逐漸形成相對成熟的思維模式與管理體系。新形勢下人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理工作，在市場經(jīng)濟、大數(shù)據(jù)技術(shù)等多項因素影響下，逐漸體現(xiàn)出數(shù)字化、智能化的特點。為此，人才服務(wù)中心也必須要結(jié)合周圍環(huán)境做出改變，創(chuàng)新人事檔案管理模式。與此同時，考慮到人事檔案管理工作的重要性，人才服務(wù)中心在實施該項工作時，務(wù)必要將重點放在檔案管理方法的創(chuàng)新上，積極采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息在線共享，可以更加高效地查詢所需要的數(shù)據(jù)，為人才服務(wù)中心工作提供便利。
二、人才服務(wù)中心人事檔案管理問題
結(jié)合濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務(wù)中心現(xiàn)狀，總結(jié)人事檔案管理存在的問題，表現(xiàn)在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型、人檔分離、管理方法以及檔案管理人員數(shù)量這四個方面。
（一）檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏正確認(rèn)知。進入到大數(shù)據(jù)環(huán)境之后，人才服務(wù)中心的人事檔案管理必須要積極引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，但個別管理人員對于數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏充分認(rèn)識，認(rèn)為人才服務(wù)中心只需要暫時保管人事檔案即可，導(dǎo)致其他管理并沒有得到深入展開。例如，檔案數(shù)字化管理人數(shù)較少，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的操作不夠熟練，對今后檔案管理深入實施造成阻礙。
（二）依然面臨人檔分離問題。人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理經(jīng)常面臨的問題，即為人檔分離，該問題主要出現(xiàn)在畢業(yè)大學(xué)生群體中。當(dāng)學(xué)生離開學(xué)校之后，其個人檔案會寄存在人才服務(wù)中心，如果畢業(yè)生所參與的工作缺乏穩(wěn)定性或者更換工作崗位頻率較高，那么這一部分群體檔案便會在人才服務(wù)中心滯留。面對長期無人過問的檔案，人才服務(wù)中心在檔案信息更新這一方面也會滯后，從而出現(xiàn)人檔分離問題。
（三）檔案管理模式需要創(chuàng)新。新形勢對人才服務(wù)中心管理提出新要求，實施人事檔案管理，必然要朝著信息化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變。雖然現(xiàn)階段人事檔案管理已經(jīng)全面實現(xiàn)了信息化建設(shè)，但在大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)層面還有很大的提升空間。
（四）人事檔案管理人員數(shù)量缺失。人才服務(wù)中心作為基層單位，主要負(fù)責(zé)人事檔案管理的各項工作。但隨著工作環(huán)境與社會形式的變化，人才服務(wù)中心內(nèi)部人事檔案管理工作也發(fā)生極大的轉(zhuǎn)變，工作內(nèi)容更加細(xì)化，人事檔案管理工作崗位也逐漸增多，面臨技術(shù)與信息化管理理念等多方面要求。但是在人才配備方面依然不足，例如檔案管理人員專業(yè)性以及人數(shù)較少，甚至存在一人兼任多崗的現(xiàn)象。
三、人才服務(wù)中心人事檔案管理工作的優(yōu)化建議
（一）正確認(rèn)識人事檔案管理。人才服務(wù)中心在新形勢下開展人事檔案管理，務(wù)必要對該項工作有一個正確的認(rèn)識，特別是人才服務(wù)中心的管理者，要分別從人員編制、人事檔案管理、基礎(chǔ)設(shè)施培訓(xùn)等多個方面給予重視，并且增加成本投入，能夠在新形勢環(huán)境下了解人事檔案管理要求，明確個人承擔(dān)的職責(zé)，從而提升檔案管理的專業(yè)性。面對大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)在人事檔案管理工作中的融入，需要建立全新的人事檔案觀，這就需要加強宣傳，明確人事檔案的重要性，創(chuàng)新檔案管理方法與理念，真正體現(xiàn)出人事檔案的實際應(yīng)用價值。另外，人才服務(wù)中心必須要做好人力資源開發(fā)，凸顯人事檔案利用價值，作為管理人員也要明確個人對于檔案管理的重要意義，特別是檔案對應(yīng)的“人”。通過人事檔案記錄的政治面貌、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，可以幫助用人單位篩選需要的人才。
（二）拓寬人事檔案管理的宣傳范圍。針對人檔分離這一問題，需要通過宣傳使全社會認(rèn)識到檔案的使用價值。人才服務(wù)中心可以到所在城市的社區(qū)、企業(yè)、高校中進行宣傳，特別是高校學(xué)生群體，通過人事檔案使用價值的宣傳，可以了解檔案、明確檔案流轉(zhuǎn)過程、畢業(yè)后檔案管理作用，從而能夠采取合理的方式處理個人檔案，這也為人才服務(wù)中心人事檔案管理提供了便利。同時，人才服務(wù)中心利用傳統(tǒng)媒介與新媒體拓寬宣傳途徑，最大限度地杜絕人檔分離和棄檔等現(xiàn)象，盡可能地提高人才服務(wù)中心內(nèi)部檔案資源的使用價值。
（三）創(chuàng)新人事檔案管理模式。新形勢下，人事檔案管理工作的實施要積極創(chuàng)新管理模式，全方位展開檔案管理信息化建設(shè)與引用大數(shù)據(jù)技術(shù)。人才服務(wù)中心作為連接用人單位和人才的載體，在大數(shù)據(jù)時代深入推進檔案管理轉(zhuǎn)型非常必要，需要在軟硬件設(shè)備升級、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施更新等方面增加投入，通過信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，全方位提升人事檔案管理效率。除此之外，人才服務(wù)中心還應(yīng)該保證儲存檔案信息的安全性，避免重要檔案信息流失，給廣大服務(wù)對象帶來損失?；谛滦蝿輰θ耸聶n案管理的要求，人才服務(wù)中心需要采用全新的管理模式，重點突出檔案管理的開放性，這是當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境下的一種新型模式，是以傳統(tǒng)人事檔案管理模式為基礎(chǔ)進行補充與調(diào)整。人才服務(wù)中心內(nèi)部儲存人事檔案向全社會開放，所有人都能夠了解檔案內(nèi)容，通過開放性檔案管理模式，無論是個人還是用人單位都能夠享受到專業(yè)服務(wù)，滿足檔案使用需求。
（四）創(chuàng)建人事檔案管理團隊。人才服務(wù)中心要想保證人事檔案管理質(zhì)量與專業(yè)性，就必須要創(chuàng)建專業(yè)管理團隊，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。例如在人才服務(wù)中心內(nèi)部，根據(jù)檔案管理要求明確相應(yīng)數(shù)量的編制，聘請專業(yè)水平高、經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員，分別從公開招考、人才引進這兩個方面加大力度，雙管齊下，引進大量有專業(yè)素養(yǎng)和管理能力的人事檔案管理人員，切實提高管理團隊專業(yè)水平。所有檔案管理人員進入工作崗位前必須要接受培訓(xùn)，如果人才服務(wù)中心條件允許，也可以為其提供外出培訓(xùn)的機會，或者聘請檔案管理行業(yè)領(lǐng)域的專家現(xiàn)場授課，幫助檔案管理人員了解更為豐富的專業(yè)知識與技能。實施人事檔案管理工作要在實踐管理過程中總結(jié)經(jīng)驗，完善檔案管理制度，通過切實可行的檔案管理制度調(diào)動所有工作人員的積極性，能夠為人事檔案管理提供專業(yè)服務(wù)。為了提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，人才服務(wù)中心中的人事檔案要在各個時間段呈現(xiàn)出獨特性，要由管理人員了解對應(yīng)使用時間政策規(guī)范與變動，這就需要加強對檔案管理人員專業(yè)水平的重視，從人事檔案材料的采集、審核、使用等方面著手予以完善。除此之外，作為人事檔案管理人員，還應(yīng)該開展跨專業(yè)學(xué)習(xí)，了解與人事檔案管理相關(guān)的其他行業(yè)領(lǐng)域知識，通過管理團隊內(nèi)部交流豐富個人的管理經(jīng)驗，將管理經(jīng)驗、管理技術(shù)充分融合，在新形勢下推動人才服務(wù)中心人事檔案管理發(fā)展。一方面能夠切實提升檔案管理人員的專業(yè)水平；另一方面也可以為今后檔案管理人員培訓(xùn)積累切實可行的經(jīng)驗。特別是檔案交接環(huán)節(jié)，交接雙方除了要重視檔案數(shù)量、內(nèi)容等這些基礎(chǔ)項目，還要了解檔案材料有關(guān)政策變動，確保后續(xù)個性工作能夠有序展開，以免因為檔案管理人員變更信息或者信息斷層，致使前期檔案遺留問題無法及時得到解決。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：人事檔案 規(guī)范化 信息化
一、我國人事檔案管理的現(xiàn)狀
伴隨改革開放的步伐，我國人事檔案工作也取得了相應(yīng)的發(fā)展，如人事檔案管理系統(tǒng)初具規(guī)模，制度體系基本建立，業(yè)務(wù)工作逐步理順，信息化建設(shè)也已提上議事日程。
但是，從“傳統(tǒng)神秘觀”到“現(xiàn)代淡薄觀”的轉(zhuǎn)變，人們對人事檔案的認(rèn)識依然比較極端，曾經(jīng)將人事檔案看得過于神秘，政審材料成為人事檔案材料的重要組成部分，其它各類材料中的個人陳述和他人評語也存在片面性，不符合人事檔案應(yīng)真實完整、客觀全面的要求；后來則陷入另一個極端，靈活就業(yè)大趨勢下，不少企業(yè)對員工的人事檔案不關(guān)心不重視，個人也視人事檔案為雞肋。人們意識不到自己有積累和維護檔案內(nèi)容安全的義務(wù)，所填材料和表格也很隨便?！皸墮n族”對自己檔案的去向毫不關(guān)心，或者委托放在人才中心后就再不過問，不及時補充新材料，也不續(xù)繳存檔費用，與存檔機構(gòu)長期失去聯(lián)系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。存檔部門與材料形成部門聯(lián)系不夠緊密，不能及時將人事檔案材料收集歸檔，對收集起來的材料未經(jīng)嚴(yán)格的鑒別整理就保存起來，影響到材料的真實性、完整性。由于轉(zhuǎn)檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，做不到檔隨人走，這種“人檔分離”狀態(tài)既影響新單位的用人決策，又增加原單位的檔案保管壓力。
人事檔案不能引起單位和個人的重視，潛在的作用發(fā)揮不出來，根本原因還是因為人事檔案管理制度與人事制度脫節(jié)，有關(guān)人事檔案管理的法規(guī)更新不及時。例如《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理工作細(xì)則》（1991）、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（1996），最新的就是2009年修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。人事檔案內(nèi)容陳舊、利用價值不高；作為一項被邊緣化的輔工作，基礎(chǔ)設(shè)施和保管條件落后，人員配備不足，落后的管理模式不能與現(xiàn)代化管理同步，難以滿足用人單位和社會的需要。這些問題在一定程度上制約了人事檔案對人力資源開發(fā)、配置與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉(zhuǎn)變觀念、加強管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。
二、加強人事檔案管理的對策
1.健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理
人事檔案是伴隨個人一輩子、與個人發(fā)展、福利休戚相關(guān)的材料。真實性是人事檔案的生命，要防止涂改偽造、丟失錯放材料，保證所歸檔材料對人事工作有利用價值，就要有一系列嚴(yán)格的規(guī)章制度來進行統(tǒng)一管理。首先人事檔案制度一定要與人事制度同步，充分發(fā)揮人事檔案在人員流動、工資調(diào)整及職稱評定等方面的憑證依據(jù)作用。其次，建立統(tǒng)一的立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格的聯(lián)系溝通制度。因為人事檔案的材料來源廣泛，在材料形成之時就要嚴(yán)格把關(guān)，并于材料形成一個月內(nèi)及時歸檔，避免遺漏或錯誤。那種平時各部門自行收集保管材料，檔案轉(zhuǎn)出時才突擊收集整理的方式是不可取的。第三，規(guī)范各環(huán)節(jié)核心業(yè)務(wù)流程，從收集歸檔、鑒別整理、保管、利用及轉(zhuǎn)遞，各個環(huán)節(jié)都要制定明確的原則、基本流程和注意事項。
2.加強人員隊伍建設(shè)，專業(yè)化科學(xué)管理
人事檔案管理是一項政策性強、事關(guān)檔案相對人利益的工作，因此作為人事檔案管理員，首先必須具備很強的服務(wù)意識和高度的責(zé)任心，細(xì)心處理每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、耐心保管每份人事檔案，防止檔案損壞或丟失，對人事檔案相對人負(fù)責(zé)，對自己的工作負(fù)責(zé)。其次要有較高的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，熱愛檔案事業(yè)，領(lǐng)會并能解讀相關(guān)政策，認(rèn)真執(zhí)行人事檔案管理制度，熟練掌握檔案知識和業(yè)務(wù)技能，可以獨立處理工作中的一般問題。此外，作為管理者還要統(tǒng)籌安排好工作，譬如每年七月份高校學(xué)生畢業(yè)之際，畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞進入高峰期，高校及相關(guān)接收單位（尤其是人才服務(wù)中心）應(yīng)做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和接收工作的部署，安排檔案管理人員加班加點，及時準(zhǔn)確地整理學(xué)生檔案（其實這個工作應(yīng)提前，積極聯(lián)系學(xué)生處、教務(wù)處相關(guān)部門，隨時補充學(xué)生檔案）、并按就業(yè)協(xié)議書上提供的地址準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞。接收單位要指派專人負(fù)責(zé)，認(rèn)真清點檔案到達和完備情況，保證完整準(zhǔn)確。
3.優(yōu)化檔案管理模式，信息化高效管理
在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的信息時代，人事檔案的管理也應(yīng)向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。采用信息化現(xiàn)代管理手段，建立人事檔案管理系統(tǒng)。將每個人的檔案材料錄入計算機，并隨時錄入最新信息。本人可以上網(wǎng)查詢、核對自己的基本信息（嚴(yán)格要求保密的信息除外），將錯誤信息或新增材料信息反饋給系統(tǒng)管理員及時維護和更新，保證人事檔案材料的真實性、完整性、有效性。同時，做好各個環(huán)節(jié)的登記統(tǒng)計工作，每份檔案的出入庫、每份材料的歸檔或利用都要進行詳細(xì)登記和錄入，以方便日后查詢和利用。如有需要可將檔案轉(zhuǎn)遞情況在官網(wǎng)上，方便人事檔案相對人隨時關(guān)注自己的檔案。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是最原始的書面憑證，要妥善保存；現(xiàn)代的電子檔案管理可以利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)的信息處理優(yōu)勢，更為高效準(zhǔn)確。因此，要加快數(shù)字化檔案加工，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案互為補充的綜合管理模式。
4.豐富人事檔案內(nèi)容，提高利用價值
根據(jù)《干部檔案工作條例》等規(guī)定，按人事檔案材料所反映的內(nèi)容可分為：履歷材料；自傳材料；鑒定、考察、考核材料；學(xué)歷、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職稱材料；政審材料；黨團材料；獎勵材料；處分材料；工資任免出國等材料；其他可供組織參考的材料十大類。履歷材料如在讀期間的學(xué)生登記表、干部履歷表、招工登記表，此類材料所包含的信息量并不大；現(xiàn)在寫自傳的人不多了，即使有也只是簡單的社會閱歷，甚至不如求職簡歷豐富?？傮w來看，只強調(diào)“三齡兩歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、簡單工作經(jīng)歷）、政審材料的人事檔案不能全面反映一個人的業(yè)務(wù)和綜合能力水平，而個人的業(yè)務(wù)技能和綜合能力正是一般用人單位考察、錄用人員越來越關(guān)注的方面。此外，由于千人一面的評語、客套話，缺乏客觀有力的評價材料，除去基本信息外，每個人的人事檔案材料大同小異，參考性和可利用性不強，
所以，人事檔案材料應(yīng)隨著人事制度改革、用人單位關(guān)注點有所側(cè)重。從2009年修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》可以看出，收集范圍在原有基礎(chǔ)上擴大了，而且加大了第四類材料（學(xué)歷、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職稱）的比重。在弱化政治表現(xiàn)、強調(diào)個人業(yè)績的今天，人事檔案可以適當(dāng)減少政審材料，增加誠信材料，如考生考試紀(jì)律承諾、個人納稅、借貸等信用記錄，增加突出個人特點、反映個人學(xué)識、業(yè)務(wù)能力和工作經(jīng)驗的材料，這樣才能為用人單位提供有價值、可利用的信息，更好地為單位和社會服務(wù)。
總之，堅持“以人為本”理念，以為用人單位和社會提供有價值的信息為目標(biāo)，不斷充實人事檔案內(nèi)容，尤其是要增加反映個人德才表現(xiàn)、具有長期考查價值的材料。通過規(guī)范、科學(xué)、高效的管理，才能借助人事檔案來了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來，更好地發(fā)揮人事檔案對人力資源開發(fā)、配置和管理的作用。
參考文獻
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1 人事檔案的定義及其特點
1.1 人事檔案的定義
人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反應(yīng)個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵、懲處等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反應(yīng)。它包含以下幾種含義：
1.人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。我國的人事檔案主要分為學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四個種類，其主體是干部檔案和工人檔案。
2.人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動，是國家在用人治事，以及處理與人有關(guān)的事情所形成的文字材料。如：履歷表、職工登記表、自傳、考核表、鑒定表、錄用職工表、轉(zhuǎn)正定級表、調(diào)資表、干部任免表、獎勵材料、處分決定等有查考價值的各種文字、表格材料。
3.人事檔案是反映一個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實績、專長愛好等情況的原始記錄，是個人情況的如實記載。人事檔案中的履歷表、自傳、登記表是個人經(jīng)歷、家庭與社會關(guān)系的反映；歷年的工作考核表、鑒定、獎懲與科研成果的登記等方面的材料，是個人政治思想表現(xiàn)、工作能力、成績貢獻、技術(shù)專長的展現(xiàn)。
4.人事檔案是處理完畢的具有使用價值和保存價值的文字材料。凡是決定歸入人事檔案的文件材料，必須是完成了審批程序、手續(xù)完備、內(nèi)容真實、有查考價值的材料，不是個人的所有材料都要歸檔。
5.人事檔案是以個人姓名為特征、內(nèi)容條理、排列有序而組成的專卷或?qū)浴Ｋ膬?nèi)容和成分只能是同一個人的有關(guān)材料，不允許混雜他人的材料。如果卷內(nèi)裝有他人的材料，就會因張冠李戴而貽誤工作，造成不良后果。
1.2 人事檔案的特點
總體來說，人事檔案主要具備現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性和機密性四個特點。本文主要分析開放式管理模式的特點。
1.人事檔案社會化開放式管理模式，是各地市人事部門下屬的可以代管人事檔案的人才交流中心，即流動人員人事檔案管理機構(gòu)，其檔案來源廣泛，可以?磣隕縝?范圍內(nèi)的各類人員，也可以是民營、非公有制企業(yè)職工掛靠，或者外來務(wù)工人員包括新畢業(yè)學(xué)生等，這種靈活便利的管理模式受到市場的廣泛認(rèn)可。也是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段 。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構(gòu)使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大；新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會各種機構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應(yīng)充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2.人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理。由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構(gòu)具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3.社會化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢即將到來的21世紀(jì)，是一個更加開放的社會。知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
2 人事檔案管理存在的問題
1、管理人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理制度執(zhí)行差。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。從各個管理部門自身來講，對人事檔案管理工作不夠重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應(yīng)有的位置，出現(xiàn)問題后不能積極主動地去想辦法解決。從人事檔案管理人員的整體素質(zhì)上講，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、檔案要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)干部檔案管理工作。
2、人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料以及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術(shù)加工、折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有 A4 紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、晉升《職稱審批表》等等，這些材料也非常難剪裁，一份材料要進行四邊裁剪，用一把尺子多次比量，也很難保證做到裝訂線適中，剪裁后四邊的文字“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使人事檔案案卷很不美觀。
3、檔案材料中虛假成分較多。真實性是人事檔案最基本的要求，但目前檔案材料中不實的問題十分突出，“三齡一歷”造假現(xiàn)象較為嚴(yán)重，正像有句順口溜說的：“年齡越填越小，工齡越填越早，文聘越填越高”。另外在個人的年度考核表中，說成績的多，說缺點的少。還有的領(lǐng)導(dǎo)干部出于偏見自私，對自己認(rèn)為好的，在鑒定上夸大其詞，盡說好話；對自己認(rèn)為不好的，就盡說缺點，優(yōu)點只用一兩句話帶過。造成人事檔案虛假成分的原因是多種多樣的，但是根本的原因是人事檔案對個人的切身利益極為重要，因而使個人因功利方面的因素而有意摻假。
4、硬件設(shè)施解決落實差，管理的科學(xué)化、信息化程度不高。對干部檔案管理必備的條件解決落實差，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，還有的單位甚至沒有專用檔案室。隨著計算機信息水平的提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入微機，資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。重管理，輕服務(wù)，方法煩瑣，不易操作，反應(yīng)較慢，信息化、現(xiàn)代化管理水平不高，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
3 新時期人事檔案管理工作的對策
1、健全管理制度，加強隊伍建設(shè)，造就一支過硬的干部人事檔案管理工作隊伍。制度是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。當(dāng)前，要建立、完善各種管理制度，解決好流動人員“棄檔”、“死檔”問題，同時建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴(yán)格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出，完善人事檔案案卷的整理工作細(xì)則，杜絕虛假材料進檔，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完善。在健全管理制度的同時，要配足配強檔案管理干部，舍得拿出高素質(zhì)的干部充實到檔案管理工作中來，加強干部檔案管理人員的培訓(xùn)，使其提高理論水平，增強認(rèn)識、分析、解決問題的能力，在人事檔案管理工作中更具專業(yè)性和保密性。
2、加強干部人事檔案材料的收集工作，健全檔案內(nèi)容。要大量收集反應(yīng)干部業(yè)績、素質(zhì)、綜合能力等方面的材料，針對不同類型的人才，要收集不同的檔案材料。如對黨政管理干部，要側(cè)重收集勤政廉政、工作實績、考核考察和決策、協(xié)調(diào)、表達能力等方面的材料；對專業(yè)技術(shù)人員，要側(cè)重收集業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長、科研創(chuàng)新、專業(yè)論著評定評價等方面的材料。目前，我國建立國民信用體系的呼聲越來越高，國家層面的社會信用體系建設(shè)規(guī)劃也已上報國務(wù)院，我認(rèn)為在干部人事檔案里應(yīng)增加個人信用方面的內(nèi)容，使之成為個人職業(yè)生涯的信用資本，可以使用人單位更好、更真實的選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才，同時也有助于政府、企業(yè)、個人在經(jīng)濟往來中提供令對方信服的證據(jù)。