時(shí)間：2023-05-31 14:56:50
導(dǎo)語(yǔ)：在畢業(yè)生的檔案存放的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1 高校畢業(yè)生檔案工作的內(nèi)涵
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績(jī)冊(cè)（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評(píng)定表（鑒定表）、體檢冊(cè)、錄取名冊(cè)、社會(huì)實(shí)踐評(píng)定表、在校期間獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰、相關(guān)技能證書(shū)、畢業(yè)報(bào)到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個(gè)人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會(huì)了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會(huì)的第一手推薦資料。
20世紀(jì)90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門(mén)、招生就業(yè)等相關(guān)部門(mén)全面負(fù)責(zé)管理，與檔案部門(mén)的綜合檔案管理是兩個(gè)各自獨(dú)立的管理體系。20世紀(jì)90年代末期開(kāi)始，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步深化改革和我國(guó)高校就業(yè)體系的改革，同時(shí)根據(jù)高校各自的實(shí)際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會(huì)人事中心與學(xué)校檔案部門(mén)館進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。
2008年，國(guó)家教育部第27號(hào)令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門(mén)類進(jìn)行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標(biāo)志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門(mén)存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門(mén)統(tǒng)一存放。
2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問(wèn)題
近年來(lái)，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢(shì)下，越來(lái)越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒(méi)有完整的人事檔案管理部門(mén)，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過(guò)程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識(shí)，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。
2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問(wèn)題
在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯(cuò)誤、檔案歸檔混淆的問(wèn)題并不普遍，可以說(shuō)只是個(gè)別現(xiàn)象，但是這類問(wèn)題一旦發(fā)生卻不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴(yán)重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過(guò)程總越來(lái)越多地出現(xiàn)材料不全、同一個(gè)畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。
這種檔案內(nèi)容陪陪錯(cuò)誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過(guò)程中檔案要進(jìn)過(guò)多個(gè)管理機(jī)構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過(guò)程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)的時(shí)候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級(jí)之間對(duì)學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個(gè)人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問(wèn)題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過(guò)程，重新整理匹配錯(cuò)誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。
2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范
畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題看似是檔案管理工作的表面形式問(wèn)題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過(guò)程中無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題主要體現(xiàn)在一下兩點(diǎn)：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。
材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問(wèn)題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料、課程成績(jī)材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒(méi)有統(tǒng)一化的材料管理標(biāo)準(zhǔn)，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理工作帶來(lái)不便。
材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過(guò)去相對(duì)單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來(lái)雜亂、不美觀，同時(shí)，也給檔案的正常裝訂帶來(lái)麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無(wú)法統(tǒng)一辨識(shí)，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來(lái)不便。
3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究
針對(duì)目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對(duì)策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動(dòng)性，搞好資源整合，實(shí)現(xiàn)物盡其用，人盡其才。
3.1 加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識(shí)
畢業(yè)生作為國(guó)家的知識(shí)儲(chǔ)備資源，關(guān)系到國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展大計(jì)，畢業(yè)生檔案是這些知識(shí)資源的另一種載體，它對(duì)畢業(yè)生是否能夠全面融入社會(huì)，知識(shí)能否轉(zhuǎn)化為國(guó)家的發(fā)展動(dòng)力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會(huì)宣傳媒體入電視、廣播、報(bào)紙等加強(qiáng)宣傳，讓全社會(huì)重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。
3.2 統(tǒng)一管理存放地，實(shí)現(xiàn)資源整合
現(xiàn)在異地存放體系對(duì)畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國(guó)家應(yīng)該從資源整合的角度來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，把畢業(yè)生檔案重點(diǎn)納入地方人事中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會(huì)、國(guó)家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項(xiàng)職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來(lái)，讓高校檔案管理部門(mén)專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動(dòng)高校教育事業(yè)和社會(huì)檔案管理工作的雙重發(fā)展。
3.3 更新管理觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)
1、主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來(lái)源地聯(lián)系協(xié)調(diào)，力求畢業(yè)生檔案來(lái)源內(nèi)容與來(lái)源渠道的安全。
【關(guān)鍵詞】大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時(shí)候會(huì)遇到很多的問(wèn)題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國(guó)家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)不能提供相關(guān)證明；國(guó)企干部職員需要用人事檔案申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級(jí)，但是檔案所在的區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國(guó)深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理、人事調(diào)動(dòng)、社會(huì)福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會(huì)并不能很好地理解檔案的價(jià)值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個(gè)人檔案變?yōu)椤八罊n”，最終使各項(xiàng)社會(huì)公共福利無(wú)法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對(duì)檔案重視意識(shí)的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎(jiǎng)懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實(shí)記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的國(guó)家級(jí)、省級(jí)、院校級(jí)獎(jiǎng)懲證明；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績(jī)單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國(guó)企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒(méi)有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時(shí)存放兩年的時(shí)間，那些沒(méi)有接受單位的大學(xué)生檔案一般會(huì)被派送回原檔案存放單位，即大一時(shí)將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實(shí)記錄，也是企業(yè)人事部門(mén)考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過(guò)個(gè)人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒(méi)有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會(huì)面臨著丟失、“死檔”等問(wèn)題，這對(duì)于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國(guó)家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題
2.1某些高校沒(méi)有專門(mén)的大學(xué)生檔案管理部門(mén)
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個(gè)學(xué)院自行保管，沒(méi)有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門(mén)，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來(lái)很多隱患。由于沒(méi)有專門(mén)的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲(chǔ)，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲(chǔ)，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實(shí)材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問(wèn)題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對(duì)高校每年上千萬(wàn)的注冊(cè)新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號(hào)、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對(duì)于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開(kāi)檔案再密封存檔，對(duì)檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時(shí)大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個(gè)人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的一些建議
關(guān)鍵詞： 高校畢業(yè)生檔案 存在問(wèn)題 反思
一
人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。其中高校畢業(yè)生的檔案是個(gè)體人事檔案的重要組成部分。當(dāng)學(xué)生從學(xué)校畢業(yè)后，就從學(xué)生人的身份轉(zhuǎn)換成社會(huì)人的身份，面臨參加養(yǎng)老保險(xiǎn)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、考研、出國(guó)、考公務(wù)員，甚至于工齡和退休金的計(jì)算等與自己切身利益密切相關(guān)的問(wèn)題，而這些問(wèn)題都直接與高校畢業(yè)生的檔案記載內(nèi)容掛鉤。
高校畢業(yè)生的人事檔案是由畢業(yè)生的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)的，高校畢業(yè)生的學(xué)籍檔案主要是指通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取的大中專學(xué)生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學(xué)生的入學(xué)材料、高校畢業(yè)生登記表、綜合測(cè)評(píng)表、學(xué)籍卡、組織關(guān)系及學(xué)生在校的獎(jiǎng)懲情況等。學(xué)生在校期間的這些材料共同組成了其學(xué)籍檔案，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，由學(xué)校就業(yè)主管部門(mén)根據(jù)學(xué)生的實(shí)際就業(yè)派遣情況在其學(xué)籍檔案中放入畢業(yè)生報(bào)到證，并由學(xué)校相關(guān)部門(mén)通過(guò)專門(mén)機(jī)構(gòu)——機(jī)要局轉(zhuǎn)遞給畢業(yè)生的就業(yè)單位的人事部門(mén)或其委托的相關(guān)的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案才正式轉(zhuǎn)化成其人事檔案，這個(gè)轉(zhuǎn)化必須通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂相關(guān)就業(yè)協(xié)議，并履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)道證后，才能最終得以實(shí)現(xiàn)，并標(biāo)志著畢業(yè)生由學(xué)生人轉(zhuǎn)化為社會(huì)人。
二
當(dāng)前高校在畢業(yè)生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
1.畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容的不完整性。首先，畢業(yè)生檔案材料的來(lái)源渠道非常廣泛。除學(xué)籍卡來(lái)源于教學(xué)管理部門(mén)外，其他材料主要來(lái)自于各教學(xué)院系、相關(guān)職能部門(mén)和學(xué)生本人，這些材料主要涉及學(xué)生在德智體美勞等方面的素質(zhì)材料，內(nèi)容繁雜，數(shù)量龐大，在收集過(guò)程中非常容易產(chǎn)生片面或者重復(fù)的現(xiàn)象。其次，畢業(yè)生檔案材料的收集時(shí)間跨度大。從學(xué)生入學(xué)之初的初高中學(xué)籍檔案，到學(xué)生在高校期間各學(xué)期的學(xué)習(xí)記錄、綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)、直至最后的畢業(yè)生登記表和鑒定表，這個(gè)跨度至少要3到4年的時(shí)間，學(xué)校經(jīng)手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。最后，畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容完整性、延續(xù)性強(qiáng)。有的學(xué)生是團(tuán)員，可檔案中缺少了中學(xué)時(shí)期的入團(tuán)志愿書(shū)；有的是學(xué)生黨員，卻缺少入黨申請(qǐng)書(shū)和轉(zhuǎn)正報(bào)告；有的學(xué)生在畢業(yè)生登記表獎(jiǎng)勵(lì)一欄中，寫(xiě)了不少榮譽(yù)，但在檔案中沒(méi)有這些榮譽(yù)的獎(jiǎng)勵(lì)證明材料；材料的不延續(xù)和不完整，容易給人造成材料不實(shí)的印象。
2.檔案的保管和轉(zhuǎn)移過(guò)程中的不規(guī)范性。首先根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，暫時(shí)保存在學(xué)校。這就造成每年畢業(yè)季，因?yàn)閾駱I(yè)過(guò)程中的種種問(wèn)題，很多畢業(yè)生都會(huì)要求暫時(shí)將檔案保留在學(xué)校，這些學(xué)生往往對(duì)畢業(yè)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，很多學(xué)生并沒(méi)有按要求在一到兩年后轉(zhuǎn)移走自己的檔案，日積月累，越來(lái)越多的檔案會(huì)積壓在學(xué)校，使得本就有限的檔案庫(kù)房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會(huì)造成疏漏；其次，由于學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整，檔案管理人員的不穩(wěn)定性，難免個(gè)別檔案管理人員責(zé)任心欠缺，從而在檔案收集和保管過(guò)程產(chǎn)生失誤，造成學(xué)生檔案的損壞或遺失，給學(xué)生就業(yè)和今后的調(diào)動(dòng)、晉升造成無(wú)法挽回的損失；最后，由于個(gè)別檔案管理人員的政策性不強(qiáng)，有時(shí)會(huì)為了圖省事，不是通過(guò)機(jī)要局這一專門(mén)的途徑流轉(zhuǎn)畢業(yè)生檔案，而是將檔案通過(guò)快遞、EMS等方式寄送學(xué)生檔案，更有甚者直接將檔案交給學(xué)生，從而出現(xiàn)學(xué)生自帶檔案的現(xiàn)象，這些不規(guī)范的檔案流轉(zhuǎn)，就更容易出現(xiàn)畢業(yè)生檔案的損壞或遺失，將會(huì)給學(xué)生日后辦理相關(guān)手續(xù)帶來(lái)諸多麻煩。
3.畢業(yè)生檔案材料的不規(guī)范性。首先是由于大多數(shù)學(xué)校對(duì)檔案材料的用紙、書(shū)寫(xiě)及格式?jīng)]有明確的規(guī)定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業(yè)生檔案裝訂的不齊整；其次是書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，有的學(xué)生的入檔材料甚至用圓珠筆書(shū)寫(xiě)，這些用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的材料一般幾年后就變得模糊，會(huì)給日后檔案保存帶來(lái)很大的困難；最后，學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料，甚至有的學(xué)生的《畢業(yè)生登記表》中都會(huì)有公章和系部意見(jiàn)的現(xiàn)象。
三
為了避免以上問(wèn)題的出現(xiàn)，高校需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行反思：
1.高校要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案工作的重視，從人財(cái)物等方面積極支持畢業(yè)生檔案工作。從院系、到學(xué)校都要配備固定的畢業(yè)生檔案管理人員；配備專門(mén)的畢業(yè)生檔案室或庫(kù)房；做好相關(guān)工作的獎(jiǎng)懲條例，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的積極性。
2.高校要加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理的制度化建設(shè)工作。明確畢業(yè)生檔案管理的條例、分工及職責(zé)，并要嚴(yán)格按照《檔案法》的要求，規(guī)范畢業(yè)生檔案工作。
3.加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心的提升，確保檔案材料的質(zhì)量。要求檔案管理人員有愛(ài)崗敬業(yè)的精神，積極鉆研檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)，規(guī)范畢業(yè)生檔案的流轉(zhuǎn)；同時(shí)，要不斷提升責(zé)任心，本著為學(xué)生服務(wù)的宗旨，確保畢業(yè)生檔案材料的規(guī)范與完整。
4.加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的教育，讓學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案材料的重要性。首先，畢業(yè)生在填寫(xiě)相關(guān)材料時(shí)，本著對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真填寫(xiě)，不能敷衍了事；其次，畢業(yè)生一定要關(guān)心自己的檔案。如果是正常派遣的學(xué)生，學(xué)校會(huì)通過(guò)機(jī)要局寄送畢業(yè)生檔案，學(xué)生可以在畢業(yè)生檔案寄出兩個(gè)月之后，向相關(guān)人事部門(mén)進(jìn)行查詢，如果檔案未收到，就要及時(shí)向?qū)W校相關(guān)部門(mén)查詢，確認(rèn)，以保證自己的畢業(yè)生檔案不缺失；最后，如果學(xué)生在畢業(yè)后暫時(shí)未找到就業(yè)單位，而將其檔案托管保存在學(xué)校的，在明確了用人單位后，就要及時(shí)到學(xué)校辦理相關(guān)就業(yè)手續(xù)，以便學(xué)校正常轉(zhuǎn)遞檔案，不要誤以為既然學(xué)校能夠免費(fèi)保存，就不用再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。其實(shí)，學(xué)校保存的只是畢業(yè)生的“學(xué)籍檔案”，只發(fā)揮存放的作用，不能以此為依據(jù)為學(xué)生開(kāi)具相關(guān)的證明材料。在社會(huì)上，真正發(fā)揮作用的是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)成的人事檔案，只有所在單位的人事部門(mén)或委托的人才交流機(jī)構(gòu)才有權(quán)利開(kāi)具相關(guān)證明，辦理相關(guān)事項(xiàng)。
因此，無(wú)論是高校還是學(xué)生都要重視畢業(yè)生的檔案，使畢業(yè)生的檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，更好地為學(xué)生，為社會(huì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
論文摘要:學(xué)籍管理是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案的管理進(jìn)行了論述。
“學(xué)籍”專指符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。職業(yè)教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業(yè)教育的學(xué)生層次差異較大，使得職業(yè)教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。
一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
(一)人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。
人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績(jī)登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。
(二)電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵
學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來(lái)作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題、電子檔案的長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而魚(yú)待解決。
(三)檔案作用發(fā)揮缺位
在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)用人機(jī)制的大環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長(zhǎng)情況重要文本材料，發(fā)揮了它無(wú)法替代的育人和人力資源開(kāi)發(fā)作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有真正從服務(wù)中職學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過(guò)程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。
二、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對(duì)策
(一)提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念
隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，就要實(shí)現(xiàn)從上到下的思想轉(zhuǎn)變。一方面，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價(jià)值、地位和作用，意識(shí)到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性;進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案信息的綜合分析和深度利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作從簡(jiǎn)單的管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把學(xué)校檔案管理部門(mén)建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫(kù)和參謀部，使檔案人員立足于學(xué)校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。
(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
1、規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě)，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開(kāi)發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請(qǐng)求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁(yè)面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能識(shí)別的SQL語(yǔ)句,傳遞給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開(kāi)放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)——按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門(mén)、檔案投遞時(shí)間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼——高校學(xué)生檔案管理部門(mén)轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)——檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門(mén)的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門(mén)隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門(mén)收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說(shuō)明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫(kù),設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
本系統(tǒng)基于平臺(tái)開(kāi)發(fā),用2005作為開(kāi)發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計(jì)采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用Access,通過(guò)編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫(kù)連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫(kù)等,由于代碼較為冗長(zhǎng),在此不一一贅述。
1.1單位建立實(shí)習(xí)檔案的意識(shí)較弱
很多的醫(yī)療單位認(rèn)為檔案是應(yīng)該由學(xué)校建立的，與實(shí)習(xí)單位無(wú)關(guān)，所以對(duì)實(shí)習(xí)資料不重視，對(duì)原始資料的收集、把關(guān)和歸檔往往不及時(shí)，也不嚴(yán)格。管理體質(zhì)也不規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的、客觀的、完整的標(biāo)準(zhǔn)，有的單位對(duì)于實(shí)習(xí)生的資料會(huì)有丟失的現(xiàn)象，導(dǎo)致有些實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)期間的檔案成為空白的，這對(duì)實(shí)習(xí)生來(lái)說(shuō)是一種大大的損失。
1.2實(shí)習(xí)檔案的相關(guān)管理制度的不健全
在各地的教學(xué)中一般都是按照相關(guān)的制度來(lái)進(jìn)行的，關(guān)于醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)的管理制度和各類人員的職責(zé)都有明確的工作職責(zé)，對(duì)于實(shí)習(xí)生檔案來(lái)說(shuō)卻沒(méi)有相關(guān)的管理制度和職責(zé)，相關(guān)的考核制度更是少之又少。醫(yī)學(xué)管理制度的不健全與缺失，導(dǎo)致實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)檔案成為空白，也使單位在招聘醫(yī)護(hù)人員是沒(méi)有良好的選擇標(biāo)準(zhǔn)。
1.3實(shí)習(xí)生自己對(duì)檔案的不重視
由于相關(guān)制度的不健全，醫(yī)院的不重視，導(dǎo)致實(shí)習(xí)生對(duì)檔案也不重視，認(rèn)為實(shí)習(xí)檔案不重要。因此在實(shí)習(xí)過(guò)程中對(duì)于實(shí)習(xí)期間的資料進(jìn)行任意的修改或者有造假等現(xiàn)象，也有的甚至?xí)嬖趤G失的現(xiàn)象，對(duì)于實(shí)習(xí)檔案的客觀性、完整性、真實(shí)性、嚴(yán)肅性造成了嚴(yán)重的影響。
1.4實(shí)習(xí)檔案的參考價(jià)值較低
目前來(lái)說(shuō)，畢業(yè)生就業(yè)時(shí)用人單位主要看的是學(xué)歷、儀表、言談舉止以及在校的表現(xiàn)等幾方面，對(duì)于學(xué)生的約束也是靠合同、協(xié)議，而不是實(shí)習(xí)檔案，忽略了個(gè)人的能力、素質(zhì)和內(nèi)涵，因此實(shí)習(xí)檔案的價(jià)值被嚴(yán)重的削弱了。
1.5實(shí)習(xí)檔案缺乏專門(mén)的管理
有的學(xué)校個(gè)人檔案在各系進(jìn)行管理，但是對(duì)于實(shí)習(xí)階段的檔案存放在部門(mén)，存放時(shí)間往往都不清楚，很容易造成錯(cuò)亂、丟失和毀壞，導(dǎo)致培養(yǎng)單位及用人單位之后尋找的時(shí)候難以查詢。而且現(xiàn)代化管理水平發(fā)展的很迅速，各種檔案都在網(wǎng)上進(jìn)行管理，但是對(duì)于實(shí)習(xí)生實(shí)習(xí)檔案來(lái)說(shuō)沒(méi)有任何的管理要求和管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢和參考，所以沒(méi)有完善的管理系統(tǒng)也導(dǎo)致了實(shí)習(xí)檔案無(wú)法進(jìn)行有效的管理。
2醫(yī)院加強(qiáng)實(shí)習(xí)生檔案管理的措施
2.1加強(qiáng)對(duì)實(shí)習(xí)生檔案管理的重視
實(shí)習(xí)生和實(shí)習(xí)單位都應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到實(shí)習(xí)檔案的重要價(jià)值，不能夠因?yàn)閷?shí)習(xí)生在醫(yī)院的實(shí)習(xí)具有階段性、過(guò)渡性和流動(dòng)性就對(duì)其不重視，實(shí)習(xí)檔案是實(shí)習(xí)生在學(xué)校的最后一階段生活、專業(yè)技能、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)的綜合反映，是學(xué)校為社會(huì)選擇人才的有效參考，也是實(shí)習(xí)生擇業(yè)時(shí)毛遂自薦的一個(gè)憑證。同時(shí)也是對(duì)學(xué)生的一個(gè)考核，醫(yī)院應(yīng)該按照實(shí)習(xí)的教學(xué)計(jì)劃來(lái)建立實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)檔案，真實(shí)、客觀、完整的反映出每個(gè)實(shí)習(xí)生的綜合素質(zhì)和能力，為畢業(yè)生構(gòu)建起就業(yè)的橋梁。
2.2建立完善的實(shí)習(xí)生檔案管理制度
實(shí)習(xí)生檔案的有效管理制度最主要的是要建立一套完整的實(shí)習(xí)檔案的管理制度，制定好歸檔范圍和歸檔時(shí)間、歸檔如何實(shí)施的辦法，明確專門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)習(xí)生檔案歸檔的人員及其職責(zé)范圍，規(guī)范實(shí)習(xí)生在實(shí)習(xí)期間的資料收集、整理和上交工作，實(shí)習(xí)結(jié)束后醫(yī)院要負(fù)責(zé)對(duì)其實(shí)習(xí)檔案的檢查工作，并做好跟學(xué)校的轉(zhuǎn)接工作。
2.3提高實(shí)習(xí)檔案對(duì)于畢業(yè)生就業(yè)的參考價(jià)值
現(xiàn)在公司的選擇畢業(yè)生時(shí)會(huì)考慮學(xué)生的實(shí)習(xí)與否，所以學(xué)校為了提高就業(yè)率就會(huì)采取讓學(xué)生們?nèi)?shí)習(xí)，來(lái)提高之后的就業(yè)率。學(xué)校往往會(huì)采取訂單培養(yǎng)、頂崗實(shí)習(xí)等增加到對(duì)學(xué)生的教學(xué)過(guò)程中，實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)檔案在新的就業(yè)形勢(shì)下已經(jīng)具有了積極的指導(dǎo)意義，還應(yīng)該引導(dǎo)單位通過(guò)實(shí)習(xí)檔案來(lái)選拔人才，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)能力、組織能力、解決問(wèn)題的能力、創(chuàng)新的能力等各方面進(jìn)行了解，也要了解他們的心理素質(zhì)、技能潛力和治理素質(zhì)等各方面的情況。提高實(shí)習(xí)檔案在就業(yè)時(shí)候的參考價(jià)值。
3實(shí)習(xí)檔案管理的要求
3.1構(gòu)建實(shí)習(xí)檔案的基本要求
完成實(shí)習(xí)檔案的組成，要制定標(biāo)準(zhǔn)的格式，一是要具有對(duì)實(shí)習(xí)生說(shuō)明實(shí)習(xí)的要求、任務(wù)和內(nèi)容的《實(shí)習(xí)指南》；二是基本情況調(diào)查表，記錄學(xué)生的基本信息，學(xué)校、班級(jí)、籍貫、曾獲獎(jiǎng)勵(lì)與個(gè)人簡(jiǎn)介等幾個(gè)方面的信息；三是實(shí)習(xí)科室記錄表，記錄學(xué)生在實(shí)習(xí)科室的工作情況起止時(shí)間等信息；四是實(shí)習(xí)過(guò)程的學(xué)習(xí)成績(jī)獎(jiǎng)懲資料；五是實(shí)習(xí)鑒定表，主要是記錄實(shí)習(xí)生在醫(yī)院實(shí)習(xí)的各個(gè)方面的表現(xiàn)，由科室進(jìn)行評(píng)價(jià)、簽字和蓋章。實(shí)習(xí)結(jié)束后實(shí)習(xí)生將這些資料整理好上交到學(xué)校進(jìn)行歸檔，在學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一的管理。
3.2實(shí)習(xí)檔案的管理要求
實(shí)習(xí)檔案應(yīng)當(dāng)和個(gè)人檔案一樣進(jìn)行明確的管理，要有專門(mén)的人嚴(yán)格的按照檔案管理的方法來(lái)管理，要全面的反映實(shí)習(xí)生各方面的素質(zhì)和能力。實(shí)習(xí)檔案要根據(jù)人才市場(chǎng)的需要，收集學(xué)生的實(shí)習(xí)資料，要避免一種固定的、沒(méi)有創(chuàng)新的格式，要使檔案可以反映實(shí)習(xí)生的真實(shí)信息，而不能成為為了提高就業(yè)率而存在的材料。
4結(jié)論
一、鼓勵(lì)高校畢業(yè)生到基層、到中西部地區(qū)就業(yè)：
1、對(duì)到農(nóng)村基層和城市社區(qū)公益性崗位就業(yè)的，給予社會(huì)保險(xiǎn)補(bǔ)貼和公益性崗位補(bǔ)貼；對(duì)到農(nóng)村基層和城市社區(qū)其他社會(huì)管理和公共服務(wù)崗位就業(yè)的，給予薪酬或生活補(bǔ)貼；
2、對(duì)到中西部地區(qū)和艱苦邊遠(yuǎn)地區(qū)縣以下農(nóng)村基層單位就業(yè)并履行一定服務(wù)期限的，由政府補(bǔ)償學(xué)費(fèi)，代償助學(xué)貸款；
3、對(duì)有基層工作經(jīng)歷的，在研究生招錄和事業(yè)單位選聘時(shí)優(yōu)先錄取；
4、對(duì)參加“選聘高校畢業(yè)生到村任職”、“三支一扶”（支教、支農(nóng)、支醫(yī)和扶貧）、“大學(xué)生志愿服務(wù)西部計(jì)劃”、“農(nóng)村義務(wù)教育階段學(xué)校教師特設(shè)崗位計(jì)劃”等項(xiàng)目的，給予生活補(bǔ)貼，按規(guī)定參加社會(huì)保險(xiǎn)；項(xiàng)目服務(wù)期滿并考核合格的，報(bào)考碩士研究生初試總分加10分，高職（高專）學(xué)生可免試入讀成人本科；今后相應(yīng)的自然減員空崗全部聘用參加項(xiàng)目服務(wù)期滿的高校畢業(yè)生。
二、鼓勵(lì)高校畢業(yè)生應(yīng)征入伍服義務(wù)兵役：
5、由政府補(bǔ)償學(xué)費(fèi)，代償助學(xué)貸款；
6、在選取士官、考軍校、安排到技術(shù)崗位等方面優(yōu)先；
7、退役后參加政法院校為基層公檢法定向崗位招生考試時(shí)，優(yōu)先錄?。?/p>
8、具有高職（高專）學(xué)歷的，退役后免試入讀成人本科；或經(jīng)過(guò)一定考核，入讀普通本科；
9、退役后報(bào)考碩士研究生初試總分加10分；榮立二等功及以上的，退役后免試推薦入讀碩士研究生。
三、積極聘用優(yōu)秀高校畢業(yè)生參與國(guó)家和地方重大科研項(xiàng)目：
10、高校畢業(yè)生在參與項(xiàng)目研究期間，享受勞務(wù)性費(fèi)用和有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)補(bǔ)助，戶口、檔案可存放在項(xiàng)目單位所在地或入學(xué)前家庭所在地人才交流中心。聘用期滿，根據(jù)需要可以續(xù)聘或到其他崗位就業(yè)，就業(yè)后工齡與參與項(xiàng)目研究期間的工作時(shí)間合并計(jì)算，社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)年限連續(xù)計(jì)算。
四、鼓勵(lì)和支持高校畢業(yè)生到中小企業(yè)就業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)：
11、對(duì)企業(yè)招用非本地戶籍的普通高校?？埔陨袭厴I(yè)生，各地城市應(yīng)取消落戶限制（直轄市按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；
12、為到中小企業(yè)就業(yè)的高校畢業(yè)生提供檔案管理、人事、社會(huì)保險(xiǎn)辦理和接續(xù)等方面的服務(wù)；
13、從事個(gè)體經(jīng)營(yíng)符合條件的，免收行政事業(yè)性收費(fèi)并享受國(guó)家相關(guān)扶持政策；
14、登記失業(yè)并自主創(chuàng)業(yè)的，如自籌資金不足，可申請(qǐng)5萬(wàn)元小額擔(dān)保貸款；對(duì)合伙經(jīng)營(yíng)和組織起來(lái)就業(yè)的，可按規(guī)定適當(dāng)提高貸款額度；
15、參加創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)的，按規(guī)定給予職業(yè)培訓(xùn)補(bǔ)貼；
16、靈活就業(yè)并符合規(guī)定的，可享受社會(huì)保險(xiǎn)補(bǔ)貼政策。
五、強(qiáng)化對(duì)困難家庭高校畢業(yè)生的就業(yè)援助：
17、就業(yè)困難和零就業(yè)家庭的高校畢業(yè)生，享受公益性崗位安置、社會(huì)保險(xiǎn)補(bǔ)貼、公益性崗位補(bǔ)貼等就業(yè)援助政策；
18、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位免收招聘報(bào)名費(fèi)和體檢費(fèi)；
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案 管理 信息化
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-2117（2014）06-0061-01
1 高校學(xué)生檔案管理的困難
1.1 學(xué)生檔案的流程復(fù)雜、整理工作繁重
目前，高考檔案的傳遞是學(xué)生按照錄取通知書(shū)的地址，到所在高中辦理檔案快遞手續(xù)；然后，高中學(xué)校集中將考生檔案寄往高校；各高校開(kāi)學(xué)前收齊學(xué)生檔案；按照系、專業(yè)、班級(jí)分類；最后，將分好的檔案交予輔導(dǎo)員。如此大量的檔案，工作量也是巨大的。每年學(xué)工部門(mén)的教師都為此感到頭痛。
高校學(xué)生畢業(yè)前，檔案要收集整理大量的在校材料，如高考時(shí)原始檔案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、成績(jī)單、授課教師意見(jiàn)、學(xué)生評(píng)語(yǔ)、系部材料、實(shí)習(xí)手冊(cè)、畢業(yè)生登記表、派遣報(bào)到證、獎(jiǎng)懲材料、組織關(guān)系、貧困證明、誠(chéng)信記錄等。使得檔案管理部門(mén)和輔導(dǎo)員感到材料種類非常多樣，整理檔案工作非常繁重。
1.2 學(xué)生檔案管理沒(méi)有配備專業(yè)人員
由于學(xué)生檔案工作長(zhǎng)年沒(méi)有被重視，多數(shù)工作人員都是兼職，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，也不可能有創(chuàng)造性的發(fā)展和深入的研究。沒(méi)有按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行登記、立卷、歸檔、錄入、檢索，將檔案管理工作認(rèn)為是簡(jiǎn)單的收發(fā)工作，學(xué)生檔案利用率低，沒(méi)有體現(xiàn)出檔案的真正價(jià)值。檔案只是保存在那里，工作人員也就成了“保管員”。
1.3 學(xué)生檔案室沒(méi)有基本的條件
學(xué)生檔案室還是傳統(tǒng)的檔案柜，紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等存放的資料容易損壞，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人員不足的情況下，幾乎是無(wú)法完成的事。條件更差一些的高校還沒(méi)有學(xué)生專用檔案室，有的即使有檔案室，也沒(méi)有配備復(fù)印機(jī)、電腦、攝像機(jī)等，不能滿足現(xiàn)代化的需要，不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息的交換。
1.4 檔案信息管理存在安全問(wèn)題
學(xué)生電子檔案的各種私人信息是受國(guó)家保密法保護(hù)的，學(xué)校有義務(wù)保護(hù)學(xué)生的檔案信息安全。但如網(wǎng)絡(luò)上的學(xué)生身份證和密碼防盜問(wèn)題、防病毒問(wèn)題、服務(wù)器防火墻、遠(yuǎn)程控制、數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等問(wèn)題，高校卻很難解決。
1.5 學(xué)生檔案軟件開(kāi)發(fā)不夠
計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展比檔案管理軟件方面的開(kāi)發(fā)速度和水平明顯要快很多，尤其是在學(xué)生檔案管理軟件方面沒(méi)有一個(gè)全面、系統(tǒng)的產(chǎn)品。隨著學(xué)生檔案信息數(shù)量和種類的多樣多變，以及對(duì)檔案管理信息化軟件的不斷需求，全國(guó)高校聯(lián)網(wǎng)共享的檔案管理模式必定取代局域的形式。
2 如何進(jìn)行學(xué)生檔案信息化管理
2.1 重視學(xué)生檔案工作
用人單位可以從大學(xué)生的檔案，直接看出高校管理水平的高低和學(xué)生的綜合素質(zhì)，無(wú)論是高校和大學(xué)生自己都必須要認(rèn)真對(duì)待。首先，從硬件方面，高校要給檔案室配備電腦、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等，檔案室應(yīng)和教育廳、檔案局、其他處室、系部、輔導(dǎo)員、學(xué)生建立一個(gè)信息互動(dòng)的電子平臺(tái)系統(tǒng)。其次，從制度方面，高校要制定出一定理論水平的規(guī)章制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。例如，學(xué)生可以通過(guò)身份證或?qū)W號(hào)，在網(wǎng)上提出申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)認(rèn)證后，登錄電子平臺(tái)系統(tǒng)，可以進(jìn)行查閱學(xué)習(xí)成績(jī)、打印在校證明等事宜。
2.2 加強(qiáng)學(xué)生信息電子化錄入管理
2.2.1 檔案信息管理做到分級(jí)化
對(duì)于學(xué)生的基本信息，如姓名、性別、民族、血型、身份證號(hào)碼等，應(yīng)由派出所在學(xué)生出生時(shí)，一次性錄入并加密鎖定，成為學(xué)生電子檔案中永久的信息，任何單位和個(gè)人無(wú)法修改。在幼兒園、小學(xué)、中學(xué)、高中到大學(xué)，分別由班主任或檔案管理人員整理好數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入每位學(xué)生電子檔案中。每個(gè)學(xué)段結(jié)束后加密鎖定，只能查閱不能修改，分別形成固定檔案。畢業(yè)生就業(yè)后繼續(xù)收集人事檔案。這樣分階段收集，錄入的工作量不大，也減少了重復(fù)錄入的工作。
2.2.2 內(nèi)容錄入規(guī)范統(tǒng)一化
每個(gè)階段的入學(xué)和畢業(yè)的照片，要求“免冠”、“2M”以內(nèi)，各類畢業(yè)證、英語(yǔ)等級(jí)證、計(jì)算機(jī)證、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)的電子版，盡量做到內(nèi)容完整。特別是音樂(lè)、美術(shù)、體育特長(zhǎng)，大學(xué)期間的入學(xué)培訓(xùn)、創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、參加社團(tuán)、各類比賽、社會(huì)實(shí)踐、誠(chéng)信記錄等還未收錄到現(xiàn)在的學(xué)生檔案中沒(méi)有記載。
2.2.3 檔案儲(chǔ)存設(shè)備科技化
紙質(zhì)的檔案、實(shí)體材料、照片、錄像等，體積大占用庫(kù)房，這些材料也易破損、老化，很難存檔。所以可使用具有壓縮功能，高科技的光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、虛擬網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)等進(jìn)行索引存檔。利用電腦查閱檔案的速度增加了幾百倍。
3 配備檔案專業(yè)的工作人員
做到檔案的高度信息化管理，專業(yè)工作人員顯得特別重要。工作人員要具有檔案專業(yè)技能，熟知我國(guó)檔案法、文書(shū)立卷、信息應(yīng)用技術(shù)、Foxbase數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)、辦公自動(dòng)化等，不斷提高檔案管理的綜合素質(zhì)。轉(zhuǎn)變思想觀念，以服務(wù)社會(huì)、服務(wù)學(xué)生為宗旨，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的價(jià)值。
4 保障學(xué)生信息安全
學(xué)生檔案信息化的基礎(chǔ)是運(yùn)用在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，為了避免信息泄露和丟失，檔案管理必須應(yīng)用多層安全關(guān)口模式。學(xué)校應(yīng)用服務(wù)器防火墻、專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）、電子密碼器、USB Key等，學(xué)生以身份證號(hào)碼和學(xué)生證號(hào)認(rèn)證為第一關(guān)，密碼認(rèn)證為第二關(guān)，個(gè)人密碼鑰匙為第三關(guān)?；旧夏軌虮Ｕ龣n案信息的安全。如有特殊需要，還可以用指紋識(shí)別、紅外眼膜等更加安全的方式。
5 研究開(kāi)發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)
關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；應(yīng)用
當(dāng)前，高校學(xué)生檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，傳統(tǒng)的檔案管理已難以適應(yīng)工作的需要，檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化成為必然趨勢(shì)。作為檔案工作者，必須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，在平時(shí)工作中努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí)，為實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理規(guī)范化、信息化、數(shù)字化奠定基礎(chǔ)。1998年以來(lái)，本人除了從理念上、操作上、服務(wù)上不斷提升和改進(jìn)，還從原有紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上逐步建立了學(xué)生電子檔案管理，由此節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。現(xiàn)就大學(xué)生檔案管理的一些體會(huì)淺談如下：
一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)
（一）高校學(xué)生檔案的內(nèi)容
高校學(xué)生檔案是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷，學(xué)習(xí)成績(jī)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)的備查考的文件材料[1]。學(xué)生檔案是每個(gè)人最初的人事檔案，它將隨著學(xué)生步入社會(huì)所從事的職業(yè)而改變檔案名稱，并入相應(yīng)的人事檔案門(mén)類中，高校學(xué)生檔案主要包括以下內(nèi)容：（1）高中畢業(yè)生登記表、高校學(xué)生登記表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表等；（2）高校招生考生報(bào)名登記表，學(xué)生的學(xué)年鑒定表，思想品德鑒定表等；（3）學(xué)習(xí)成績(jī)單，實(shí)習(xí)鑒定表，畢業(yè)論文評(píng)定，黨校學(xué)習(xí)鑒定表等；（4）入黨、團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)、接受黨員登記登記表，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)及思想?yún)R報(bào)等材料；（5）學(xué)生的各種獲獎(jiǎng)登記表，學(xué)年先進(jìn)個(gè)人審批表等材料；（6）處分、退學(xué)等材料；（7）高校招生體格檢查表，高校學(xué)生體質(zhì)健康卡片等；（8）思想總結(jié)，思想?yún)R報(bào)，個(gè)人總結(jié)等；（9）其它可供參考的材料等。
（二）學(xué)生檔案的特點(diǎn)
（1）多樣性。高校學(xué)生檔案主要記載了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況，既有其學(xué)習(xí)的成績(jī)材料，又有其獲獎(jiǎng)材料或者處分材料以及入黨、入團(tuán)的材料，是學(xué)生德、智、體全面的記載，具有多樣性。
（2）真實(shí)性。高校學(xué)生的檔案材料是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)的一段原始記錄，能反映學(xué)生這一時(shí)期的學(xué)習(xí)，思想品德，身體各方面的情況，這些材料都由學(xué)校把關(guān)，必須經(jīng)過(guò)組織審查，確認(rèn)材料內(nèi)容屬實(shí)，手續(xù)完備，符合撰寫(xiě)要求的材料，不是由個(gè)人私自拼湊的材料，也不是有頭無(wú)尾或手續(xù)不全的材料。凡是來(lái)源不明，內(nèi)容不實(shí)的材料，即使已經(jīng)歸入，也要剔除出去，所以能真實(shí)地反映學(xué)生的情況，具有一定的真實(shí)性。
（3）實(shí)用性。高校學(xué)生檔案是學(xué)生總體情況的真實(shí)記錄，到畢業(yè)就業(yè)時(shí)用人單位可以根據(jù)材料內(nèi)容全面了解學(xué)生的政治表現(xiàn)，學(xué)習(xí)成績(jī)，綜合素質(zhì)，家庭情況等內(nèi)容，所以具有一定的實(shí)用性。
（4）動(dòng)態(tài)性。高校學(xué)生檔案隨高考招生而來(lái)，又隨著學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而走，因而不斷流動(dòng)，邊產(chǎn)生邊流動(dòng)，邊流動(dòng)邊形成，在學(xué)校保管存放的時(shí)間隨其學(xué)制而定，周期短，穩(wěn)定性差，最后歸宿到用人單位，所以具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。
二、學(xué)生檔案管理的性質(zhì)和作用
學(xué)生檔案管理是管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。它雖不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，但卻是大學(xué)生學(xué)習(xí)生活階段完整的文字記錄，為大學(xué)生管理系統(tǒng)中不可缺少的重要組成部分。通過(guò)提供大學(xué)生檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，適應(yīng)社會(huì)的利用需要，滿足不同需求單位對(duì)人才要求、特別是部隊(duì)和機(jī)關(guān)單位政審，提供相應(yīng)的學(xué)生檔案信息，體現(xiàn)檔案管理的管理性、服務(wù)性、政治性[2]。
三、檔案管理的原則和意義
根據(jù)《檔案法》及《高校學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，建立和健全學(xué)校系統(tǒng)有序的檔案管理制度。要遵循統(tǒng)一管理原則，建檔開(kāi)始就要針對(duì)在檔案工作規(guī)范化過(guò)程中遇到的問(wèn)題，對(duì)有關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計(jì)、借閱、保密工作，數(shù)量上保證檔案齊全，不能殘缺、短少、真正維護(hù)檔案的完整與齊全；在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，能輸入電子計(jì)算機(jī)的全部錄入，以免造成檔案內(nèi)容的割裂或零亂，使檔案本身受損失，延長(zhǎng)檔案的壽命，涉及機(jī)密不被泄露[2]。因?qū)W生檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)生活在大學(xué)階段的真實(shí)見(jiàn)證，決不能隨意篡改或修正，維護(hù)檔案真實(shí)性。有質(zhì)量的檔案，是大學(xué)生信息的基石，它具有當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史意義。
四、大學(xué)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞
做為大學(xué)生檔案，首先要使大學(xué)生提高對(duì)自己檔案的認(rèn)識(shí)。在畢業(yè)之前對(duì)大學(xué)生進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，讓大學(xué)生認(rèn)識(shí)到，自己的檔案會(huì)直接影響到工齡、福利、政審等。檔案轉(zhuǎn)遞，一定要按《高校學(xué)生檔案管理辦法》的規(guī)定，以機(jī)密件由機(jī)要局通信方法轉(zhuǎn)送到就業(yè)單位。機(jī)要通信是比普通郵政更為保密、安全、準(zhǔn)確檔案轉(zhuǎn)遞渠道選擇相對(duì)重要。
檔案轉(zhuǎn)遞視不同情況而定。畢業(yè)未就業(yè)單位畢業(yè)生，學(xué)校一般轉(zhuǎn)回生源地人力資源和社會(huì)保障局保管，本地生源一般轉(zhuǎn)到班本地人才交流中心保管，已有就業(yè)單位的本、?？飘厴I(yè)生的人事檔案由學(xué)校學(xué)生處學(xué)生檔案室按報(bào)到通知書(shū)的去向填寫(xiě)檔案投遞地址經(jīng)機(jī)要局統(tǒng)一投寄到畢業(yè)生工作歸屬的人事檔案管理部門(mén)；繼續(xù)攻讀研究生的畢業(yè)生按學(xué)生讀研所在學(xué)校地址投遞檔案。
五、電子檔案的使用
隨著信息化的發(fā)展，在高校傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，尤其是管理檔案的部門(mén)必須將工作重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像及原始記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，學(xué)生檔案也不利外，加大投入、加強(qiáng)管理，培訓(xùn)管理人員建立檔案管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確、高效地提供大學(xué)生的信息給有關(guān)信息需求者。在建立電子信息檔案管理時(shí)不僅要看到大趨向，同時(shí)要有這樣的意識(shí)，電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的，風(fēng)險(xiǎn)不是確定的，而是不確定的，要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)有一定警覺(jué)度，要有防范風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施，有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低電子信息檔案損失[3]。
結(jié)合工作實(shí)際，我們大膽嘗試，實(shí)施學(xué)生檔案的電子化管理。即在計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)檢索網(wǎng)絡(luò)的終端機(jī)上，使用特定的檢索指令、檢索詞和檢索策略，從計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索出需要的信息，繼而再有終端設(shè)備顯示或打印的過(guò)程。相比較傳統(tǒng)的檔案查詢，電子檔案具有很大的優(yōu)勢(shì)：
（一）檢索方便快捷；在能與網(wǎng)絡(luò)連接的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)裝上相應(yīng)的軟件平臺(tái)，就可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生電子數(shù)據(jù)的查閱，而不受時(shí)間限制進(jìn)行方便的查詢，極大地提高了工作效率。
（二）檢索功能強(qiáng)大；面對(duì)幾千，甚至上萬(wàn)的學(xué)生，若是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢一個(gè)學(xué)生的某一信息，難度可想而知，但是在計(jì)算機(jī)上檢索一條數(shù)據(jù)，只需幾秒，其功能之強(qiáng)大顯而易見(jiàn)。
（三）獲得信息類型多；對(duì)于系統(tǒng)中儲(chǔ)存的信息，既包括學(xué)生的個(gè)人自然信息，也包括學(xué)生的選課、成績(jī)、繳費(fèi)、注冊(cè)等等信息。不同的管理層次和部門(mén)，按照自己的權(quán)限去獲取需要的信息。
隨著國(guó)家對(duì)畢業(yè)生就業(yè)政策的調(diào)整，高校學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了重視程度低、缺少相應(yīng)的管理機(jī)制和規(guī)章制度、管理手段落后、從業(yè)人員隊(duì)伍素質(zhì)不高等問(wèn)題。這就要求我們，一方面，提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，大力宣傳學(xué)生檔案管理的重要性，依據(jù)國(guó)家規(guī)范性文件，建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度；另一方面，學(xué)生檔案管理人員本著以學(xué)生為本、重視民生檔案的理念，發(fā)揮主觀能動(dòng)性和積極性，學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高自身素質(zhì)，使高校學(xué)生檔案管理工作能夠切實(shí)服務(wù)于廣大學(xué)生的成長(zhǎng)成才。
總之，在信息化條件下大學(xué)生電子信息檔案在學(xué)校管理中占有重要地位，只要轉(zhuǎn)變觀念、改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強(qiáng)科學(xué)管理、建立有效的大學(xué)生檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、適應(yīng)信息時(shí)展要求、確保該系統(tǒng)能夠安全可靠地處于準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其大學(xué)生檔案管理發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
[1]李洪蘭.高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].青海民族大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版），2010（2）：126-128