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計算機技術(shù)的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是顛覆性的，而信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)知識的不斷深入與迅速普及，則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時代，文字或圖像的信息處理技術(shù)促進了辦公自動化的進程。
一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述
（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化
檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術(shù)性圖紙或文件，同時也包括合同文書，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計算機技術(shù)、OCR技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)（錄音、錄像、照片）、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容
對檔案內(nèi)容進行數(shù)字化管理分為兩個過程，一是進行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻信息，并以數(shù)字化方式輸入計算機上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術(shù)將檔案原件進行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務器為查詢載體，實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)，在檔案內(nèi)容查閱過程進行詳細的日志記錄，同時也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。
二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢
（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本
在過去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學管理的方針實施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。
（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率
檔案內(nèi)容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對繁瑣，且極具細致，不能有半點差錯。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。
其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對工作時間和地點的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內(nèi)容進行查閱，管理人員通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過程也變得非常便捷，通過網(wǎng)絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。
（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開發(fā)
在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案內(nèi)容存儲在計算機硬盤中，電子檔案經(jīng)過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。
關鍵詞：住房公積金 檔案管理 對策探討
中圖分類號：F29；TP3 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）02（a）-0220-01
伴隨著住房公積金以及個人貸款數(shù)量的不斷增加，住房公積金檔案的數(shù)量也相應的不斷增多，住房公積金檔案管理中也產(chǎn)生了不少的問題。如何在新的形式下加強住房公積金檔案的管理工作，已經(jīng)成為了目前公積金檔案管理工作中所面臨的重要問題。該文結(jié)果自身工作中的實踐，分析和探討了新時期做好住房公積金檔案管理工作的對策，以期能夠為加強公積金檔案管理提供一些可借鑒的思路。
1 住房公積金檔案管理過程中存在的問題探討
1.1 檔案管理的制度不統(tǒng)一
目前我國公積金檔案管理還沒有出臺統(tǒng)一的標準和制度，很多地區(qū)進行住房公積金檔案的管理制度設置主要是依據(jù)自身的管理經(jīng)驗。
但公積金檔案管理本身就是一個新生的事物，在實踐中缺乏可以借鑒的優(yōu)秀做法，因此各地所指定的制度大多缺乏系統(tǒng)性和全面性，制度的不完善使得住房公積金檔案管理工作缺乏有力的指導。
1.2 檔案收集歸檔不夠完整
現(xiàn)階段住房公積金管理機構(gòu)在業(yè)務模式和管理模式上還沒有實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范的模式，即使是同一城市的不同縣區(qū)在管理上也會存在著很大的差異。另一方面，住房公積金的檔案管理工作往往事務繁多，人員稀少，一般除了檔案部門直接接受的資料之外，其他業(yè)務檔案大多分散在住房公積金管理中心的各個科室，因此很容易導致檔案收集過程中發(fā)生遺漏，給后續(xù)工作帶來很多不便。
1.3 檔案管理隊伍不夠?qū)I(yè)
很多公積金檔案管理人員大多是單位臨時安排的，他們往往不具備檔案管理的專業(yè)知識，同時對于公積金的貸款業(yè)務知識和相應的計算機技術(shù)了解的也不夠全面，對縮微、監(jiān)測等一些現(xiàn)代化管理技術(shù)了解的也不夠具體，所以在工作僅僅只能應對一些比較簡單的常規(guī)工作，對于較為復雜的工作則難以應對，這在一定程度上也影響了檔案價值的有效發(fā)揮。
2 公積金檔案管理工作中所產(chǎn)生問題的原因分析
2.1 公積金檔案的獨特性
公積金檔案的特點首先是時間比較長。一般住房公積貸款的發(fā)生主要由貸前、貸中和貸后幾個階段組成，每宗住房公積金貸款的完成需要經(jīng)歷幾年甚至30年的時間，這種長期性使得檔案收集工作具有動態(tài)性和不確定性。另一方面，公積金檔案內(nèi)容上的多樣性也是導致其管理難度大的原因，住房公積金的工作一般會涉及到開戶、銷戶、提取、托管、變更、繳存比例調(diào)整還款過程等多種不同的業(yè)務，這種多樣性的狀況加大了住房公積金檔案的管理難度，同時也很容易造成檔案的凌亂，稍有不慎，還可能會造成檔案的丟失，給檔案管理工作造成不可挽回的損失。
2.2 住房公積金檔案管理的基礎條件較差
現(xiàn)在很多住房公積金的領導都把精力集中在了住房公積金貸款業(yè)務的拓展方面，對檔案管理工作重視程度不足，很多領導認為檔案只需要找個人看著，有個地方放著就可以。這種對于檔案管理工作思想上的不重視，使得檔案管理在人員隊伍建設、辦公場地和基礎設施建設方面都遠遠滯后于檔案工作的正常要求，也使得住房公積金管理中心的員工對于檔案工作在認識上也產(chǎn)生了一定的偏差。
3 加強住房公積金檔案管理的對策研究
3.1 加強對專業(yè)化的培訓工作，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
在工作中首先要培養(yǎng)一批了解公積金業(yè)務同時又熟悉檔案工作的專業(yè)技術(shù)人才，有條件的地方還可以從高校選拔一些優(yōu)秀的檔案專業(yè)的畢業(yè)生充實檔案的工作隊伍，從而很好的提升檔案管理的層次和質(zhì)量。其次要加強對現(xiàn)有職工檔案管理技能的培訓，采取注重實效、按需施教的策略，聘請專家進行指導講學，促使他們能夠努力學習相關的檔案專業(yè)知識，使之可以成為綜合技術(shù)和管理能力較強的專業(yè)性復合人才，以更好的適應檔案工作向著高度知識化和高度集約化的方向向前發(fā)展。
3.2 建立專業(yè)的規(guī)章制度，對檔案進行規(guī)范化管理
各級檔案管理部門應當在主管部門的領導下，結(jié)合本地的實際情況，制定一套完善、科學的檔案管理工作制度，建立檔案的收集、整理、利用的問責制度和具體的操作流程，使得檔案管理工作可以更加的規(guī)范，這樣就能夠較為有效的促進檔案管理工作的標準和規(guī)范化運行。
4 提升對檔案工作的認識，做好公積金檔案的管理工作
做好公積金檔案的管理工作不僅僅是單位規(guī)范化管理的基本要求，同時也是建立健全住房保障體系、化解和防范各類矛盾的、構(gòu)建信用社會的重要保障。因此各級住房公積金的管理部門應當切實履行責任，把檔案管理納入到住房公積金的考核與管理體系中，及時解決在檔案管理過程中所出現(xiàn)的各類問題。
另一方面，在基層住房公積金管理機構(gòu)還可以和檔案管理人員簽訂目前責任狀，將檔案管理的目標細化，并且落實到人。相應的還需要建立起檔案管理人員的激勵機制，完善單位的獎懲制度，營造良好的依法管理住房公積金檔案環(huán)境，充分調(diào)動檔案管理人員的工作主動性和積極性，促進檔案管理工作的順利開展。
參考文獻
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企業(yè)檔案是在企業(yè)實踐活動中直接產(chǎn)生和形成的，她真實地記錄著企業(yè)的原貌和企業(yè)的發(fā)展情況，是原汁原味的企業(yè)記憶載體，企業(yè)精神和企業(yè)文化在其中得到最真實、最實在、最詳盡的體現(xiàn)。武漢市檔案館館藏有豐富的民國時期檔案，研究民國時期的企業(yè)檔案管理，不僅具有再現(xiàn)民國時期民營企業(yè)檔案管理的功能，還會對現(xiàn)今、將來的民營企業(yè)檔案管理起到重要的借鑒作用。
民國時期，武漢地區(qū)民營經(jīng)濟較為發(fā)達。據(jù)統(tǒng)計，截止1949年，武漢市有私營工業(yè)2629戶，從業(yè)人員36709人，資本額6253萬元，總產(chǎn)值15788萬元；私營商業(yè)11858戶，從業(yè)人員46367人，資本額4983萬元，總產(chǎn)值15385萬元。武漢市民國時期這些數(shù)以萬計的民營工商企業(yè)，產(chǎn)生了大量的內(nèi)容豐富的檔案。
武漢市檔案館館藏的民國時期企業(yè)檔案,涵蓋財政金融業(yè)、商業(yè)服務業(yè)和工業(yè)，有聚興誠商業(yè)銀行漢口分行、華年實業(yè)股份有限公司、漢陽鐵廠等民營企業(yè)15個全宗，共計17009卷（冊），上架排列長度為338.2米。如此豐富的民營企業(yè)檔案，真實、詳情地記錄了企業(yè)管理的全過程，也是民國時期民營企業(yè)檔案管理的真實寫照。研究這些檔案，使人們能夠直接地了解民國時期民營企業(yè)的管理狀況。
（二）
初步分析，武漢市民國時期這些民營企業(yè)的檔案管理，經(jīng)歷了漫長曲折的過程。歸納起來有如下幾個特點：
(1)企業(yè)自成立起，就開始建立企業(yè)檔案。企業(yè)檔案是伴隨企業(yè)而產(chǎn)生的。企業(yè)建立后，有了生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動，記錄這些活動并保存它們，就形成了企業(yè)檔案。企業(yè)檔案，隨著企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著企業(yè)的消亡而消亡。館藏檔案反映，這些民營企業(yè)自成立起，就開展了檔案工作。通過檔案真實再現(xiàn)了民國時期企業(yè)的情況。如上海商業(yè)儲蓄銀行漢口分行成立于1919年5月，初為分理處，1923年4月改為分行。其總行由陳光甫于1915年創(chuàng)辦于上海，為股份有限公司。漢口分行以提倡小額儲蓄，推廣押匯業(yè)務，創(chuàng)辦國外匯兌為其宗旨，兼營倉儲、保險業(yè)務。館藏該分行1468卷冊檔案，最早形成于1918年，詳細記載了有關年度總行及該行的章程、辦事規(guī)則與制度；總行、總管理處及其分支機構(gòu)設置、成立、撤銷、遷移、改組、變更登記的文件材料；關于開、復、停業(yè)登記與立案、領取營業(yè)執(zhí)照的申請，商業(yè)登記證，發(fā)展簡史與概況調(diào)查表，組織系統(tǒng)圖、所屬分支機構(gòu)登記表的呈文、批復、通知、通函等檔案材料。
(2)檔案內(nèi)容豐富，從時間和空間上全面記錄了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動。檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項活動的真實反映。企業(yè)的活動開展到哪里，檔案就反映到哪里。如華年實業(yè)股份有限公司由裕大華資本集團各公司及其部分股東投資，于1946年4月創(chuàng)辦。主要經(jīng)營進出口貿(mào)易，重點為桐油出口，兼營機器、豬鬃、匹頭、棉紗、棉花等進出口業(yè)務。總公司設秘書、會計處、和桐油、疋紗、棉業(yè)、機器、部?？偣居?954年歇業(yè)。館藏該公司的檔案共1205（冊），其中文書檔案723卷，財會檔案482卷（冊）。文書檔案案卷分為總類、秘書、組織、業(yè)務、股務、同業(yè)活動、電報等類，按年代結(jié)合問題排列。這從時間、空間上全面反映了企業(yè)的整個活動，也體現(xiàn)了檔案的分類及排列方法。
(3)企業(yè)在發(fā)展、演變中，始終保持著企業(yè)檔案管理的連續(xù)性。民營企業(yè)在不斷發(fā)展、變化，無論是企業(yè)體制變化、還是企業(yè)地址搬遷等,都一直堅持搞好檔案管理。如裕華紡織股份有限公司及武昌裕華紡織廠于1919年夏由徐榮廷、張松樵、蘇太余等楚興股份有限公司股東和漢口紗商集資創(chuàng)辦。公司設于漢口，外設上海、漢口、宜昌、沙市、巴東、萬縣、重慶、鄭州等辦事處。1940年10月，與大華、大興紡織公司設聯(lián)合總管理處，并設有人事管理委員會及聯(lián)合稽核處。武昌裕華紡織廠于1921年底建成，1922年3月投產(chǎn)。1939年6月遷重慶設渝廠，1943年遷成都設蓉廠，1947年由渝遷漢口建鄂廠，1951年11月公司及其所屬鄂渝蓉廠實行公私合營。1966年10月公司撤銷，其所屬工廠實行國營。館藏裕華紡織公司1919―1966年的檔案1174卷（冊）。在該企業(yè)檔案中，不僅對體制變化、企業(yè)搬遷等有記載，而且沒有因此間斷企業(yè)的檔案管理，從而保持著企業(yè)檔案管理的嚴肅性和連續(xù)性。
(4)不同行業(yè)的民營企業(yè)均開展檔案管理，形成了民國時期檔案門類齊全，專業(yè)技術(shù)性強的特點。這些企業(yè)雖然分布在不同行業(yè)，都毫無例外地建立起了自己企業(yè)的檔案工作。檔案管理不因企業(yè)所屬領域不同而存在有無的差別。這15家企業(yè)，屬于金融業(yè)、商業(yè)服務業(yè)和工業(yè)。其中，金融業(yè)有聚興誠商業(yè)銀行漢口分行、上海商業(yè)儲蓄銀行漢口分行、永利銀行等；商業(yè)服務業(yè)有華年實業(yè)股份有限公司等；工業(yè)企業(yè)有漢陽鐵廠、裕華、大華、大興紡織股份有限公司聯(lián)合總管理處、裕華紡織股份有限公司、大華紡織股份有限公司、大興紡織股份有限公司、申福新公司總管理處、商辦漢口第一紡織股份有限公司、震寰紡織股份有限公司、中國南洋兄弟煙草股份有限公司漢口分公司漢口制造廠、湖北省漢陽煉油廠、商辦漢鎮(zhèn)既濟水電股份有限公司。這些企業(yè)檔案反映了不同的行業(yè)，構(gòu)成了民營企業(yè)門類齊全、各自專業(yè)技術(shù)的特點。
（三）
通過分析和研究民國時期民營企業(yè)的檔案管理，我們不難發(fā)現(xiàn)：
(1)民營企業(yè)檔案管理由來以久。事實證明：我們現(xiàn)在開展民營企業(yè)檔案工作，把它作為檔案部門研究新情況、解決新問題、適應形勢發(fā)展要求的一項重要工作來抓是對的。尤其是改革開放以后，民營經(jīng)濟已經(jīng)成為社會主義經(jīng)濟的重要組成部分，民營企業(yè)迅速發(fā)展。不失時機地推進民營企業(yè)檔案管理，是檔案部門圍繞經(jīng)濟建設這個中心所需要加強的工作。但這并不是說，民營企業(yè)檔案管理是從現(xiàn)在才開始的。民營企業(yè)檔案管理有它的歷史。嚴格講，民營企業(yè)檔案管理是伴隨民營企業(yè)的產(chǎn)生而產(chǎn)生，并隨著其發(fā)展而發(fā)展的。有民營企業(yè)，就有民營企業(yè)檔案管理。改革開放以來的民營企業(yè)管理，是民營企業(yè)檔案管理發(fā)展進程的一個階段。這是一個新的階段，而不是它的開始。認識這一點，我們就可以從民營企業(yè)檔案管理的歷史中找到其發(fā)展的特點及規(guī)律，并且在總結(jié)前人管理的基礎上尋求新的發(fā)展。
(2)充分認識做好民營企業(yè)檔案工作，是民營企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求。我們在推進民營企業(yè)檔案管理的時候，需要有一個客觀、全面的認識，即既要看到檔案部門在新形勢下的責任，又要看到這是民營企業(yè)自身發(fā)展的要求。就某個民營企業(yè)的檔案管理而言，其需求主體理應是這個民營企業(yè)。而民營企業(yè)檔案由于是民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，所以建立和健全民營企業(yè)檔案管理，對民營企業(yè)提升整體管理水平、維護企業(yè)合法權(quán)益、規(guī)避市場風險、提高經(jīng)濟效益、促進企業(yè)發(fā)展，具有重要作用。因此，抓民營企業(yè)檔案管理，不應只有檔案部門一家有積極性。要變“我要你抓”，為“你要我抓”和“檔案行政管理部門與民營企業(yè)一起抓”，由一個積極性為兩個積極性。如果激活了民營企業(yè)檔案管理的內(nèi)在動力，民營企業(yè)檔案管理一定會有大的發(fā)展。
(3)必須圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營這個中心，開展民營企業(yè)檔案管理。就企業(yè)來說，企業(yè)檔案管理工作，必須結(jié)合企業(yè)的實際情況進行。企業(yè)的中心是生產(chǎn)經(jīng)營，所以檔案管理就必須圍繞生產(chǎn)經(jīng)營進行。企業(yè)檔案是在企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中產(chǎn)生的。換句話說，也就是企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動是企業(yè)檔案產(chǎn)生的源泉及發(fā)展的動力。如果離開企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，企業(yè)檔案就會成為無源之水，無本之木。從這個意義上講,企業(yè)檔案的使命就是記憶企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理并為之服務。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理具有客觀性、完整性等特征，因而，企業(yè)檔案記錄必須客觀、完整。現(xiàn)代社會十分講究科學管理，所以企業(yè)檔案管理也必須按照規(guī)范、科學的要求進行。
1.強化檔案標準化，為檔案信息化建設創(chuàng)造條件
在構(gòu)建信息化提供的時候，要從目前房地產(chǎn)檔案管理工作的總體發(fā)展需求出發(fā)，組織技術(shù)以及業(yè)務經(jīng)營骨干分析當前的情況，做好調(diào)研工作，到信息化建設成功的企業(yè)以及部門進行參觀，全面了解信息化軟件系統(tǒng)的工作原理、建設要點以及技術(shù)重點，上至領導，下至普通員工都必須要對信息化系統(tǒng)有深入的認識，達成共識之后，開展信息化建設。要客觀認識當前檔案管理中的問題，比如檔案管理無法真正實現(xiàn)規(guī)范化、標準化，檔案信息滯后等問題，信息化過程重點注重針對這些方面進行建設，突破當前檔案工作的瓶頸，確保檔案管理能夠順利進入高級發(fā)展階段，為檔案信息化的全面落實提供良好的條件，奠定堅實的基礎。
2.循序漸進，逐層推進檔案信息化建設
房地產(chǎn)檔案信息化建設要遵從系統(tǒng)理論思想以及集成化要求，要從系統(tǒng)整體出發(fā)，針對檔案信息自動化建設的各方面逐一細化，建立立體化、功能完善的信息管理系統(tǒng)，將橫向與縱向的信息通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，真正發(fā)揮出信息系統(tǒng)優(yōu)勢。
3.加強論證，重點搞好數(shù)據(jù)庫建設
在檔案信息化建設過程中，開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫是一個非常重要的環(huán)節(jié)，借助信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案資源的科學化管理，這是建立檔案信息管理系統(tǒng)的最終目的。檔案管理部門以及相關工作人員必須要認識到到一點，那就是檔案信息化建設并不是短時間內(nèi)就能夠完成的，也不是一次性投入工程，它是一個漫長的過程，在建立的最初的系統(tǒng)之后，還面臨著不斷的升級和維護，因此強化論證，為數(shù)據(jù)庫建設奠定堅實的基礎是非常必要的。
4.科學決策，慎重選定技術(shù)路線
檔案信息化建設是一個系統(tǒng)化工作，因此從設計到最后的使用，都要經(jīng)過嚴格的計劃，科學的決策，微機、工作站以及服務性能、網(wǎng)絡技術(shù)都是影響信息自動化工程的因素，在當前的管理背景下，應該合理選擇檔案信息化系統(tǒng)的技術(shù)路線，在保障檔案信息管理質(zhì)量與效率的同時，最大限度實現(xiàn)系統(tǒng)建設的合理性與經(jīng)濟性，要結(jié)合當?shù)氐姆慨a(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀，充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展，積極借鑒先進的信息化建設技術(shù)，不能盲目引入信息化技術(shù)，制定階段性目標，確保每個階段都能夠完成建設目標。
5.多渠道籌措，科學合理分配建設資金
房地產(chǎn)信息化建設是一項系統(tǒng)化的工程，要長期堅持，在這個過程中需要大量資金的支持，為了能夠減少單位投資壓力，單位領導應該積極拓寬籌資渠道，堅持中央撥款、地方撥款與單位自助、爭取外援相結(jié)合的原則，優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)，合理分配資金，建立檔案信息化建設轉(zhuǎn)向資金，做到專款專用，減少資金浪費。充分調(diào)動財稅征收管理的積極作用，實現(xiàn)財政、稅務、金融的相互融合促進，將檔案信息化建設納入長期建設發(fā)展計劃中，為檔案信息自動化奠定扎實基礎。
6.加強培養(yǎng)教育，重視人才管理
檔案信息化建設過程中需要大量的技術(shù)型、創(chuàng)新型、復合型人才，這些人才是檔案信息化建設的保障和動力，因此在建設檔案信息化的過程中，單位應該強化人才的教育培養(yǎng)，重視人才的管理，減少人力資源流動性，構(gòu)建一支高素質(zhì)復合型人才隊伍。有針對的開展思想政治教育以及職業(yè)道德教育，提升信息管理人才的工作責任心，積極引入競爭機制以及專項人才培養(yǎng)機制，充分調(diào)動人才工作積極性，為檔案信息化管理建設提供更加有力的發(fā)展環(huán)境。
7.注意行政決策的科學性和民主化
如何實現(xiàn)檔案信息化的整體推進與重點突破相協(xié)調(diào)，如何把繁重的任務和推進現(xiàn)代化進程相結(jié)合，決策的正確與否起著至關重要的作用。在實際工作中，我們注意行政領導與檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，設立專家業(yè)務技術(shù)咨詢小組，討論并提出系統(tǒng)建設中長期發(fā)展日標和指導方針，協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設中各有關方面工作，審定系統(tǒng)建設的階段日標、技術(shù)路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預算及重大立項和執(zhí)行。
8.結(jié)束語
房地產(chǎn)檔案信息化管理的實現(xiàn)，為房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展提供了有效支持，而市場經(jīng)濟與全球經(jīng)濟的一體化，促進了信息技術(shù)在各行各業(yè)的普及，房地產(chǎn)檔案管理信息化是順應時展規(guī)律的舉措，是檔案管理工作向著更高層次發(fā)展的必經(jīng)之路。
作者:宋斌路 單位:齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處
參考文獻：
[1]鄭玉蘭,夏征.淺談房產(chǎn)權(quán)屬檔案的屬性及管理[J].檔案天地,2010(06).
[關鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；知識經(jīng)濟
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）21-0072-01
檔案管理現(xiàn)代化是針對于傳統(tǒng)手工檔案管理模式而論的，其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在信息載體管理對象和模式方面的不同。一方面，檔案管理現(xiàn)代化改變以往單單依靠紙質(zhì)管理的不足，實現(xiàn)信息載體的數(shù)據(jù)化管理，整個檔案管理信息可以共享，具有靈活性強，易貯存的優(yōu)勢；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化可以將整個檔案的收集，整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)通過現(xiàn)代化科技手段進行監(jiān)控，實現(xiàn)電子智能化的計算機管理，從而改檔案管理水平，有針對性克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式。這樣形成了以數(shù)字化的信息技術(shù)管理模式，有利于發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。從而更好的為社會提供更最優(yōu)質(zhì)的服務。
一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
關于檔案管理的現(xiàn)代化，對此問題的看法主要有三種觀點，其特點有：①強調(diào)檔案管理中的方法的現(xiàn)代化與手段的現(xiàn)代化。管理方法的現(xiàn)代化是指在檔案管理中，運用現(xiàn)代科學管理的原理與方對檔案工作進行正確的決策和科學高效率的管理；管理手段的現(xiàn)代化是指應用電子計算機、縮微技術(shù)等現(xiàn)代先進的生產(chǎn)技術(shù)與設備對檔案管理運行的各個環(huán)節(jié)進行有效的管理與控制。②強調(diào)檔案管理方法與組織的現(xiàn)代化，但也重視檔案管理技術(shù)與設備的現(xiàn)代化。這一觀點把檔案組織現(xiàn)代化放在極其重要的位置上，認為只有重視檔案組織與方法的現(xiàn)代化，進而以組織與方法的現(xiàn)代化來推動技術(shù)與設備的現(xiàn)代化，這樣能為檔案管理現(xiàn)代化打下一個堅實的基礎。③強調(diào)檔案管理與現(xiàn)代市場經(jīng)濟的形勢相結(jié)合，強調(diào)檔案信息的服務社會化。在強調(diào)市場經(jīng)濟的同時也重視組織管理的科學化、檔案館藏布局的與館藏結(jié)構(gòu)的合理化、技術(shù)與設備的現(xiàn)代化等要素的現(xiàn)代化。
綜上所述，檔案管理現(xiàn)代化可以表述為：適應社會主義市場經(jīng)濟的對檔案工作的新要求，以檔案服務的社會化為指導，通過檔案管理的組織與方法的現(xiàn)代化，逐步采用現(xiàn)代先進到科學設備、管理技術(shù)，使檔案管理達到高質(zhì)高效服務國家與社會的目的，并使其逐步達到當代世界的先進水平。
二、檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀
1.我國自引進檔案自動化管理技術(shù)以來取得的成效
（1）我國目前已經(jīng)自主研究開發(fā)了檔案管理的計算機管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)涵蓋了大量數(shù)據(jù)，由搜索、統(tǒng)計等項目發(fā)展起來并逐漸完善，提高了搜索效率。
（2）檔案管理工作逐漸規(guī)范。將檔案進行優(yōu)化管理的前提是數(shù)據(jù)的準確性和完整性，這種嚴謹、規(guī)范的工作態(tài)度落實到每一位工作者身上。
（3）我國還培養(yǎng)了一批優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作者。檔案管理逐漸現(xiàn)代化要求工作者既熟悉的掌握計算機基本知識，又能擁有檔案管理的實用技能，這就對檔案管理工作者的知識層面和實踐層面提出雙重考驗，而我國目前正在培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)高素質(zhì)人才。
2.檔案管理自動化亟待改進的地方
（1）管理人才數(shù)量少，素質(zhì)不夠。由于此行業(yè)在我國剛起步，目前設立檔案管理這一專業(yè)的高校很少，這就決定了相關人才的數(shù)量少；高校中在深化體制化改革，對新興行業(yè)認知的不夠決定了學生素質(zhì)不夠。
（2）發(fā)展不平衡。目前辦公自動化和信息自動化已經(jīng)成為一大趨勢，如金融、會計、電信、事業(yè)單位等對其應用廣泛，然而其他行業(yè)對于計算機的應用比較少，仍人工管理，這就大大降低了辦公效率。應用地域也不平衡，如東部沿海地區(qū)對計算機的依賴遠遠大于中西部落后地區(qū)。
（3）認知程度低。目前有的單位的計算機利用率很低，甚至閑置，管理的現(xiàn)代化沒有真正落實，沒有認識到信息管理是一個循序漸進的過程，沒有將信息先正確、準確、分類的編錄到計算機中是不可能利用這些信息的。？
三、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的相關措施
1.培養(yǎng)現(xiàn)代化人才
在知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展的時代，檔案部門面臨著市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟以及高新技術(shù)應用的挑戰(zhàn)。因此，需要培養(yǎng)一批精通專業(yè)知識和信息技術(shù)的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識、新方法、新思想的同時，加強技能培訓和知識更新，鑄造一個熟悉網(wǎng)絡技術(shù)知識、現(xiàn)代管理知識以及數(shù)字化技術(shù)知識等新型化的高層次的檔案管理隊伍。
2.扎實做好對數(shù)據(jù)的編錄
高效率的運用好數(shù)據(jù)和信息的前提是在前期準確、完整的輸入數(shù)據(jù)。要實行文件和檔案的一體化，必須認識到前期工作的必要性和重要性，要明確工作目標，對整個工程做出統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排任務，并且將任務準確落實到現(xiàn)實中。將成體系的工作分成一個個小的項目，具體安排到小組中甚至明確每個人的責任，實時的把握工作進度，又宏觀的看到整個項目的系統(tǒng)性、綜合性和優(yōu)化性。將數(shù)據(jù)標準化的錄入計算機后，按照檔案數(shù)據(jù)化的規(guī)范編制索引和一系列細節(jié)，保障文檔的質(zhì)量和數(shù)據(jù)的可靠、完整性。
3.提高認知程度
進入信息化時代，計算機技術(shù)融入到辦公體系中是時代潮流，必須認識到信息管理現(xiàn)代化的必要性和意義，提高新一代的青少年甚至整個社會對它的認知?？梢匀ジ咝Ｖ虚_展知識講座或是檔案管理技能的相關比賽或是辯論賽逐漸增強社會對檔案管理這一行業(yè)的認知。
4.更新檔案管理觀念
當前計算機技術(shù)迅速發(fā)展，計算機在檔案管理的應用逐漸深化，依賴性逐漸提高，時代的潮流要求人們的觀念和行動逐漸進化。觀念指導人們的行為，因此，要不斷更新檔案管理的觀念，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理理論，在新興的理念上不斷發(fā)展檔案管理。
隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作現(xiàn)代化勢在必行，檔案信息存儲及處理的數(shù)字化、信息收集和傳遞的網(wǎng)絡化成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢，檔案管理部門應積極應用計算機技術(shù)來進行檔案管理，通過不斷探索與實踐，創(chuàng)造出迅速、準確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐。
參考文獻：
[1] 徐雁.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].開封教育學院學報.2009（03）
關鍵詞：國有林場；檔案管理工作；問題；對策
一、國有林場檔案管理工作面臨的新形勢
由于林場所處的位置比較偏僻，林業(yè)工作者們往往會常年待在山區(qū)。這些區(qū)域的交通條件比較差，許多工作人員很難與外界進行溝通交流，致使那些偏遠區(qū)域的國有林場員工對林業(yè)還存在著一定的誤解。同時，受到以前觀念的干擾，人們并不注重林業(yè)檔案管理工作的展開，甚至部分林場沒有設立檔案管理室。在新時期下，政府在林場檔案管理方面投入了越來越充足的資金，各種基礎設備也正在相繼完善，管理工作明顯取得了較好的成效，林場的管理也變得越來越秩序化，但是檔案管理工作也變得愈加繁多，急需進一步改善。
二、國有林場檔案管理工作存在的主要問題
（一）基礎設施需要進一步完善
部分國有林場的檔案室規(guī)模比較小，明顯無法滿足林場的要求，同時，一些檔案室在通風采光方面非常差，使得許多文件因潮濕而受損。同時，一些林場的檔案室沒有配備各種安全設備，從而無法確保檔案文件能夠被妥善保管，也會對相關工作人員的生命安全造成一定的威脅。（二）隊伍建設需要進一步加強林場檔案管理室員工有時會調(diào)換工作，部分員工應年齡的原因而退休，這一系列情況使得檔案員的變動比較頻繁，檔案管理員隊伍的穩(wěn)定性相對來說比較弱，這樣會在一定程度上致使檔案管理工作無法順利進行下去。
（三）管理水平需要進一步提升
部分國有林場的檔案管理人員大多是其它部門人員兼任，這些員工對檔案管理的理解不夠透徹，并且對檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)不是很熟悉，致使管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一系列問題。
三、提高國有林場檔案管理水平的建議與對策
（一）加大投入，加強基礎設施建設
檔案管理工作對國有林場有著重大的意義，要想確保國有林場能夠不斷快速發(fā)展，那么就非常有必要加大檔案管理室方面的投入。國有林場務必開設專門的檔案管理室，并將檔案管理工作人員的辦公室與檔案庫房相互分隔開。同時，要在檔案室內(nèi)部配置各種防潮防光的物品，并做好滅火消防方面的防護措施，以確保檔案室的文件能夠妥善管理，避免檔案管理工作人員的生命受到一定的威脅。除此之外，檔案管理室還需購置高配置電腦、專業(yè)掃描儀、復印機、打印機等辦公設備。
（二）提升檔案管理意識水平
由于部分林業(yè)單位的管理人員輕視檔案管理工作的開展，致使這些國有林場的檔案管理工作僅僅只是一種形式，故這些單位沒有對檔案管理制定長期的計劃，而只是為了把檔案資料存儲起來，這將不可避免會荒廢掉相關檔案資料所具有的價值。而為了提升檔案的利用價值，必須提高檔案管理的意識水平。林業(yè)單位非常有必要將自身與檔案管理緊密結(jié)合起來，設立對應的業(yè)務檔案體系，并采取一系列措施來促使檔案資料能夠全面反映單位的整體發(fā)展過程。同時，要讓國有林場的管理層體會到檔案資料所具有的巨大效用，促使他們逐漸意識到檔案資料的重要性，以此來強化管理人員的檔案管理意識。
（三）加強領導，提升管理水平
要想促使國有林場的檔案管理工作能夠順利進行下去，那么林場務必要設立對應的組織結(jié)構(gòu)，并需不斷落實和改善各項相關體系，最后還要對檔案管理工作進行考核。新時期下，檔案管理工作的要求變得越來越嚴格，檔案管理的任務也越來越繁雜，這就要求管理人員必須具備豐富的專業(yè)知識以及較高的綜合素養(yǎng)，故國有林場需對檔案員進行一系列培訓工作，以促使他們的工作水平大幅度提升。同時，在沒有必要的情況下，林場單位最好不要調(diào)動檔案管理人員，這樣可以在一定程度上避免檔案管理工作脫節(jié)。
（四）進一步規(guī)范檔案管理
檔案是歷史的記錄，必須嚴格管理。[3]在檔案管理過程中，工作人員務必按照各項規(guī)定來展開各項管理工作。如果其他部門人員來借閱檔案資料，務必做好相關登記工作，以此來保證歷史檔案不會遺失，同時也要制定借閱的時間期限，從而確保這里檔案資料能夠被廣泛運用。伴隨著科學技術(shù)水平的不斷提升，國有林場要充分運用這些技術(shù)，不斷改進檔案管理形式，以使林場檔案室無紙化辦公成為可能?，F(xiàn)如今，人們越來越注重計算機技術(shù)的應用，其使得人們的工作變得更加簡易，林業(yè)檔案工作者要把握好這種發(fā)展趨勢，不斷推進計算機技術(shù)與林場檔案管理工作的融合，促使電子檔案這種管理模式被廣泛運用。
四、結(jié)束語
國有林場檔案管理工作是不容輕忽的，林場管理人員要給予重視。要想處理好林場檔案管理方面的難題，促使國有林場檔案管理工作順應時展的趨勢，那么就必須不斷落實相關規(guī)章制度，推進檔案室各項基礎設施的建設，并不斷施行電子檔案這種管理模式，從而給國有林場提供更多的信息資源，促使國有林場的發(fā)展變得更加迅速高效。
參考文獻
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關鍵詞：遠程教育；學籍檔案；高校；成人；管理
伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業(yè)在步入二十一世紀之后，迎來了發(fā)展的重要階段。在新時代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉(zhuǎn)變。并且教育方式和教育理念也發(fā)生了很大的改變。就遠程教育學院來說，學生的學籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個重要的部分。在社會誠信體系建設新形勢下，利用現(xiàn)有技術(shù)完善學籍檔案管理制度，促使學籍檔案管理工作科學化是十分必要的。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究有鮮明的現(xiàn)實意義。
一、建立科學化學生信息檔案的程序
對于高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究，首先我們便要從學生學籍檔案管理的本質(zhì)出發(fā)。而學生學籍檔案管理工作簡單的來說，其實應該是規(guī)劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究也就是從管理學角度出發(fā)，對其方方面面進行研究，最終給出一套完整的科學性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠程教育學籍檔案管理工作具有科學性，那么高校成人遠程教育學籍檔案管理體制便要具有科學性。我們根據(jù)現(xiàn)階段高校成人遠程教育學籍檔案管理工作的實際情況，立足于管理學理論，結(jié)合時代特色，建立的科學化學生信息檔案程序如下：
（一）建立科學管理體系
我們可以清楚的認識到這樣一個問題，如果教學檔案管理工作人員檔案管理意識較差，不能及時的做到檔案收集與整理，則會造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個高校遠程教育機構(gòu)，要對學校的檔案管理工作，及檔案管理相關工作進行規(guī)范。例如，學校必須在新生入校時，統(tǒng)一組織學生進行學籍登記卡的填寫，要求對于相關信息填寫時，字跡工整、清晰、準確、無涂改，填寫內(nèi)容要符合規(guī)定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學生統(tǒng)一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學平臺之中，讓學生的檔案管理可以形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)建立完整的學籍檔案庫[1]。
（二）建立遠程教育學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫
遠程教育學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫是學生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學生學籍管理工作的進行，我們有必要使學生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯(lián)系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學生檔案信息。基于此種原因，所以我們應該設計一個學籍檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，來對學生的檔案的全部信息進行有效、科學的管理。學生學籍檔案庫是以學生個體為基本單位的“學籍袋”。其基本內(nèi)容主要的包括了學生的畢業(yè)照、學生學籍信息表等材料。而較為常見的檔案數(shù)據(jù)庫是指全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩種。學籍檔案數(shù)據(jù)庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數(shù)據(jù)庫和學生信息數(shù)據(jù)庫所構(gòu)成。在學籍檔案數(shù)據(jù)庫中我們將學生的學號作為原文數(shù)據(jù)庫和學生信息數(shù)據(jù)庫的“紐帶”。并且將學生原始的檔案信息數(shù)字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計算機，查閱時直接在計算機上調(diào)閱檔案信息。只有基于計算機網(wǎng)絡技術(shù)和移動互聯(lián)技術(shù)我們才認為學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫可以更加的高效、穩(wěn)性及科學化[2]。
（三）建立健全管理制度
學籍檔案建設、管理、及利用工作涉及到學生的切身利益，因此我們要求各個學校的管理者要引起高度重視，并且要和各個部門相互協(xié)調(diào)，積極配合。學校職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事[3]。
二、努力實現(xiàn)學籍檔案管理的現(xiàn)代化
為使高校成人遠程教育學籍檔案管理具有科學性，我們便應該結(jié)合當下時展，結(jié)合信息化時代的特色，努力將學籍檔案管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化[4]。因此學籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統(tǒng)的工作格局、模式、要充分地認識學籍檔案及學籍檔案工作在市場經(jīng)濟建設中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質(zhì)，適應當前改革開放和新技術(shù)革命的潮流[5]。
三、結(jié)論
高校學生學籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高校可持續(xù)發(fā)展的根本所在。因此就高校發(fā)展來說，任何時候我們都不能忽視對于學生學籍檔案管理工作的建設。學生的學籍檔案是學校對學生在校期間進行管理、考核具有鮮明價值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠程教育學校本身來說，學生學籍檔案將會反應學生在校期間的綜合表現(xiàn)情況，對于高校人才培養(yǎng)、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個高校成人遠程教育機構(gòu)應該引起相關的注意。
作者:魏燕 單位:廣東科學技術(shù)職業(yè)學院
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[關鍵詞]檔案管理模式；改革；時代需要
一、檔案管理模式的改革，是檔案發(fā)展的迫切需要，是一項崇高的事業(yè)
檔案工作是一個基本的服務工作，為黨和政府的中心工作服務，為經(jīng)濟發(fā)展服務，為廣大人民群眾的根本利益服務，是檔案工作的可持續(xù)和諧發(fā)展的關鍵，是開創(chuàng)檔案工作新局面?！吨袊嗣窆埠蛧鴻n案法》是社會主義檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定“中央和縣以上的各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收，收集，整理，轄區(qū)內(nèi)的檔案。
二、檔案管理模式改革是眾望所歸
改革開放以來，隨著社會文化的發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷的發(fā)展。檔案工作在促進生產(chǎn)力的發(fā)展，參與先進文化的建設，為人解惑，對創(chuàng)建和諧社會做了大量工作，排憂解難，大量的糾紛和矛盾，受到人民群眾的廣泛歡迎，取得了舉世矚目的成就。但是，目前的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發(fā)展的障礙。主要在以下幾個方面：一是小而全的管理模式，嚴重浪費。大多數(shù)申請單位規(guī)模比較小，文件，檔案的形成量少，但麻雀雖小，各單位必須建立檔案室，所以需要至少占用1間辦公室，造成設備、人員的浪費，二是工作不到位，管理水平低的。從目前的情況看，檔案室工作水平取決于單位領導重視檔案的意識、檔案工作質(zhì)量。檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)是兼職的檔案管理人員在做，檔案專業(yè)知識的缺乏，工作隊伍不穩(wěn)定，這些因素導致檔案工作水平低。現(xiàn)代管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，但目前情況對現(xiàn)代化管理有很大的阻力。因此，基本的業(yè)務培訓和業(yè)務指導擠占了檔案管理大多數(shù)時間，所以他們不能開展工作，提高工作水平。一部分沒有價值的檔案被劃定為入館的范圍，因此，在接收檔案時檔案館工作壓力非常大。三是現(xiàn)代化管理進程緩慢。檔案現(xiàn)代化管理應具備的“身份”和“互換性”，只有水平的基本統(tǒng)一，實現(xiàn)資源共享。分散管理，單位管理水平參差不齊，實現(xiàn)資源共享是非常困難的，需要一個很長的時間。四是文件、檔案社會化困難。隨著社會的進步，人民群眾日益增長的檔案意識，自我保護意識不斷加強，這將促進檔案的利用率，不斷增加的需求。檔案管理難以達到科學管理的要求。因此，不能滿足高質(zhì)量的快速的服務。檔案管理模式改革，它不僅可以減少文件多向輸入，能滿足使用方便；可以節(jié)省人力、物力和財力，而且還可以減少檔案工作的壓力；可以實現(xiàn)科學鑒定，檔案文件的合理分布，并能保證檔案質(zhì)量管理活動，根據(jù)實際法律科學跟蹤管理。檔案管理模式的高效，緊湊的改革，節(jié)約原則。松散的“小而全”的機關檔案室管理模式，快速轉(zhuǎn)化了密集的、科學、社會、管理模式的規(guī)模，從而大大提高了工作質(zhì)量，建立檔案工作更廣泛地為社會服務。檔案工作的生命力是使用，所以起點和檔案工作的立足點必須是檔案工作利用。舊的管理模式已經(jīng)不適應需要。我們應該建立一個新的模式。檔案管理模式的變革，以適應在一個關鍵時期改革和發(fā)展的客觀要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。
三、經(jīng)濟科技社會發(fā)展為檔案模式改革創(chuàng)造了條件
隨著經(jīng)濟全球化步伐的加快，科學技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會的全面進步，創(chuàng)造對檔案管理模式改革的條件。通過各區(qū)域網(wǎng)絡逐步實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡，提供技術(shù)，實現(xiàn)資源共享的金融和其它方面支持。檔案管理模式改革是一個檔案部門的新任務新時代的需求。文件的收集、識別、存儲、檢索、數(shù)字和發(fā)揮檔案管理的全過程，集約化，現(xiàn)代化水平大大提高，社會服務功能越來越多樣化，使檔案煥發(fā)出生機和活力。二是檔案文件已成為全社會關注和重視。多年來，檔案披著神秘外衣，普通市民可望不可及，日積月累，成為被遺忘的角落。檔案管理模式改革，走到社會。在政府方面，公民了解歷史的演變。三是體現(xiàn)以人為本的政府”的執(zhí)政理念，執(zhí)政為民”。這種以人為本理念的變化，重新塑造政府形象，讓老百姓真正感受到政府的關懷，形成了社會與政府之間的真正互動。隨著市場經(jīng)濟的不斷完善，中國憲法監(jiān)督維護公民權(quán)利、知情權(quán)和其他合法的權(quán)利和利益的精神，信息管理將成為政府部門的法律功能。在同一時間。所有的社會領域也將更加廣泛的需求信息，他們希望政府規(guī)范和開放的信息集中，提供更權(quán)威的信息系統(tǒng)。面對這種情況，政府部門了解的信息需求，所有的有效途徑，提供更集中的、標準化的、權(quán)威的、系統(tǒng)的和有效的信息社會。檔案的主要部門作為政府對信息資源管理的客觀需要，面臨進一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，起到“信息中心”的優(yōu)勢，積極促進政府職能的轉(zhuǎn)變。
四、檔案管理模式的改革，必須在實踐中不斷完善
檔案資源是檔案工作的基礎。對檔案資源的有效整合。加強檔案部門的主導作用，實現(xiàn)多通道，寬領域的整合資源，使檔案工作更加有所作為。檔案工作的性質(zhì)，決定從事這一工作的要求，不僅要有過硬的專業(yè)知識，而且具有高度的責任心和事業(yè)心。因此，在實際工作中。要有一個對歷史負責任的態(tài)度，履行職責，起到記錄歷史，傳承文明的責任。
表面是國家檔案資源整合，實質(zhì)是檔案管理制度的創(chuàng)新，我國檔案工作，采取集中統(tǒng)一管理的原則。但我們也應看到，檔案管理模式的改革，它是一種新的東西。在具體的工作中，不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，需要我們在實踐中不斷探索。
總之，檔案管理模式改革應堅持以人為本，促進文明開放和現(xiàn)代化管理水平，主要的問題在為全面建設小康社會，主動為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務，贏得了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
Abstract: It is a new trend to prepare the file number of college archives by the new "bar code" technology. But with the use of office automation system, the preparation of file number by "bar code" encountered some technical problems. Taking the "Titan Archives Integrated Management System" for example, this paper describes the role of bar code and how to use the bar code to prepare the file number of college archives.
關鍵詞：檔案；檔號；條型碼；新技術(shù)；EXCEL
Key words: archives；file number；bar code；new technology；EXCEL
中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）11-0231-01
0引言
條形碼技術(shù)作為新技術(shù)，尤其在檔案管理領域，是一種從無到有的革命性技術(shù)，從它被引入檔案管理領域開始，就立竿見影產(chǎn)生了重大的作用，同時作為一種新技術(shù)，它具有不容置疑的強大生命力，其使用價值隨著研究的深入、其它各種外在條件的更加成熟，條形碼技術(shù)的作用將更加突出，下面筆者將從當前以及可預見的未來兩個方面，對條形碼技術(shù)在檔案管理領域所起的作用分別進行闡述。
1條形碼在檔案管理中的作用
就當前來說，條形碼對檔案管理所起的作用主要有：簡化檔案歸檔過程，節(jié)約人力和時間。隨著以“件”為保管單位在檔案管理部門的推行，條形碼技術(shù)的應用將更加提高檔案管理部門的工作效率。廣東省高校中，檔號的制作辦法大致有以下三種：第一種：刻一個“檔號章”（章的式樣如圖1），先在每一份歸檔的文件上蓋上這個章，然后再手工往空白格內(nèi)填上相應的代號。第二種：也是先刻一個“檔號章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財務或郵局的“日期章”。這種“章”結(jié)構(gòu)與上面的差不多，但它的空白處事先設好有數(shù)字（或英文字符），需要一個什么樣的檔號，先將數(shù)字（字符）手工調(diào)好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。第三種：先用EXCEL報表將要編的檔號制成電子表格，再打印出來，然后再將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應的檔案上。以上三種方法都存在各種各樣的缺陷。條形碼技術(shù)的運用倒較好地解決了這個問題，下面我們以泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)為例來闡述該技術(shù)的應用。
打開泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)，在菜單欄中進入“卷內(nèi)文件管理”，選擇“檔案類型”，右健點擊要輸出的條目，出現(xiàn)輸出文件格式選擇欄，將年度、分類號、保管期限、件號選進右欄，選擇EXCEL格式，確定要輸出的記錄條目，出現(xiàn)圖2頁面。
然后點擊輸出鍵。這樣就可以將所選的條目生成一個EXCEL表格，選中表格中的檔號數(shù)字字段，再連接到條型碼打印機，這樣就可以快速將檔案的檔號分批打印出來了。打印出來的條型碼如圖3。
目前，廣東金融學院已經(jīng)采用這種條型碼技術(shù)來編制2009年度檔案的檔號。檔案工作人員只需對錄入計算機的檔案目錄打印出來粘貼上去即可，這大大提高了檔案工作人員的效率。另外，條形碼技術(shù)也讓檔案更加美觀整潔。條形碼技術(shù)應用之前，不管用以上哪種方法，檔號都會出現(xiàn)涂改、墨跡不清、裁剪不整等問題，這大大影響了檔案的美觀，而條形碼技術(shù)由于直接電腦打印，且打印紙張規(guī)格統(tǒng)一，這就讓檔案顯得更加美觀。
2條形碼技術(shù)間接或者稍微加以輔助設備所起到的作用
2.1 適應了以科學發(fā)展觀為指導的新形勢下檔案工作部門的需要。首先，在新形勢下，以科學發(fā)展觀為指導，建設服務型檔案管理部門是時出的強音，這種外在動力是條形碼技術(shù)引入到檔案管理領域的主要原因之一。其次，歸檔檔案的逐年大幅增加、檔案利用的直線上升都對檔案管理提出了更高的要求，條形碼技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展正是這一需求之下的結(jié)果。另外，條形碼技術(shù)的應用是檔案基礎業(yè)務發(fā)展的需求。
2.2 規(guī)范檔案實體的出入庫管理，最大限度地保證檔案的安全。在條形碼技術(shù)應用前，檔案借出調(diào)入必須由手工進行操作，這要求檔案管理人員必須極度細心，即使如此依然很難做到萬無一失，采用條形碼管理，檔案管理人員在調(diào)出或者歸還檔案時，通過條形碼掃描快速、準確讀取每“件”檔案信息，確保一“件”不漏，通過專門軟件，對超時未歸還的檔案進行提醒，都較好地防止了檔案外借造成的遺失，最大限度地保證檔案的安全。
2.3 有利于提高工作效率，節(jié)省人力。這主要體現(xiàn)在節(jié)省了檔案借出歸還登記時間上。使用條形碼技術(shù)前，檔案的借出歸還都是利用手工進行登記，這不僅浪費時間，也需要檔案管理人員極大的細心以保證正確。條形碼的技術(shù)就搭建了這樣一個平臺，輔于電子磁卡，將讓檔案的借出歸還變得非常快速而且準確，這將大大減少檔案登記時間。
2.4 有利于提高檔案服務部門的形象。檔案的作用在于利用，方便、快速對檔案進行利用，是檔案管理部門永久的課題，也是各界對檔案管理部門永恒的要求。條形碼技術(shù)的使用，大大方便了檔案的利用，這必將大大提高檔案管理部門的服務水平和服務質(zhì)量，也將有助于提高檔案服務部門的形象。
2.5 為檔案進一步信息化、科學化管理奠定了基礎。檔案的電子化、科學化管理還處于起步階段，隨著社會的發(fā)展以及對檔案管理自身的要求，檔案管理走向更高程度的電子化、科學化管理成為必然，條形碼技術(shù)是把計算機所需的數(shù)據(jù)用一種條形碼來表示，然后將條形碼數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C可自動讀取的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了實體檔案跟計算機之間的快速連接，這為實現(xiàn)檔案實體更高程度地科學化、信息化管理，提供了一條便捷的途徑。
3結(jié)束語