時(shí)間：2022-10-13 21:41:32
導(dǎo)語(yǔ)：在數(shù)字檔案論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：海洋數(shù)字檔案；信息安全；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用
在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評(píng)價(jià)一個(gè)國(guó)家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對(duì)于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭(zhēng)論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變?cè)袑?duì)文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。
1海洋數(shù)字檔案的概念和特點(diǎn)
在1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)(Physicalrepositoriesofarchives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(Virtualarchives)。國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來利用，并根據(jù)來源原則來組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識(shí)。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報(bào)表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識(shí)讀的記錄符號(hào)。檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。
2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患
在數(shù)字化的過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。
海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。
目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對(duì)紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來進(jìn)行，缺乏對(duì)電子檔案長(zhǎng)時(shí)間可靠保存的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)。實(shí)踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗(yàn)。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對(duì)一個(gè)保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會(huì)束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲(chǔ)載體。
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強(qiáng)，而安全技術(shù)是一種在對(duì)抗中被動(dòng)發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險(xiǎn)極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。
管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ?jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)，缺乏對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識(shí)。
3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對(duì)策
如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。
3.1管理方面
加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時(shí)展的必然趨勢(shì)，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和危機(jī)感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識(shí)。海洋檔案管理人員要更新知識(shí)、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時(shí)，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵(lì)專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識(shí)水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動(dòng)海洋檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。
制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級(jí)和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。
3.2網(wǎng)絡(luò)安全方面
硬件設(shè)備安全。涉及海洋電子文檔的計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專人專用，使用的移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備也應(yīng)做到專用，不可混用。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)該盡量使用通過保密檢測(cè)的設(shè)備，不要盲目追求新產(chǎn)品、新技術(shù)，以減少泄密渠道。
操作系統(tǒng)安全。安全的操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)安全的重要基礎(chǔ)，因?yàn)樗械幕緫?yīng)用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測(cè)、設(shè)置防火墻和安全島)都依賴操作系統(tǒng)提供的底層支持。充分考慮海洋數(shù)字檔案操作系統(tǒng)的安全性是我國(guó)的國(guó)情所決定的，因?yàn)樵S多核心技術(shù)我國(guó)并不掌握，無法保證國(guó)外操作系統(tǒng)產(chǎn)品不存在后門程序。在海洋數(shù)字檔案管理用操作系統(tǒng)方面要考慮以下兩點(diǎn):①采用的產(chǎn)品要具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，且源代碼對(duì)政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測(cè)系統(tǒng)漏洞和配置情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。操作系統(tǒng)的安全主要通過增強(qiáng)身份標(biāo)志與驗(yàn)證、細(xì)化自主訪問控制、用戶職責(zé)劃分、強(qiáng)制訪問控制、審計(jì)跟蹤和安全管理等方面的措施來實(shí)現(xiàn)，這些措施都可以對(duì)基本安全功能提供強(qiáng)有力的支持。
安裝殺毒軟件。防病毒必須從網(wǎng)絡(luò)整體考慮，主動(dòng)防御，改變被動(dòng)劣勢(shì)，要樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網(wǎng)絡(luò)上的所有機(jī)器，如利用定時(shí)查毒功能，對(duì)客戶進(jìn)行掃描，檢查病毒情況;利用在線報(bào)警功能，監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)上的每一臺(tái)機(jī)器，出現(xiàn)故障或病毒侵人時(shí)，網(wǎng)絡(luò)管理人員都能及時(shí)知道，并作出反應(yīng)。
內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)外部網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻(包括分組過濾與應(yīng)用)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制是保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)安全最主要的同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
在必須使用公眾網(wǎng)絡(luò)時(shí)采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)技術(shù)。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施為用戶創(chuàng)建隧道，并提供與專用網(wǎng)絡(luò)一樣的安全和功能保障。在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，VPN可提供保密和數(shù)據(jù)加密。如果某機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)設(shè)有兩個(gè)或更多分支機(jī)構(gòu)，或者希望用戶遠(yuǎn)程訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，這種方法尤其有用。
3.3信息安全方面
海洋數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)。備份數(shù)據(jù)可以防止磁盤驅(qū)動(dòng)器出現(xiàn)故障、電源斷電、感染病毒和發(fā)生其他事故時(shí)丟失數(shù)據(jù)。一旦發(fā)生了數(shù)據(jù)丟失，如果按照備份規(guī)程進(jìn)行了備份，那么就可以恢復(fù)數(shù)據(jù)。海洋數(shù)據(jù)備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結(jié)合，例如我們可以每周執(zhí)行一次完全備份，每天執(zhí)行一次增量備份。除此之外，還應(yīng)該選擇不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)，并將備份介質(zhì)存放于不同的安全地點(diǎn)。
載體保護(hù)。海洋數(shù)字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學(xué)性和磁光性，易受磁場(chǎng)、光線、溫度和濕度等環(huán)境影響。海洋數(shù)字檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環(huán)境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。加強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標(biāo)識(shí)筆作標(biāo)注時(shí)，會(huì)帶來盤面的污損拿取時(shí)手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長(zhǎng)期依附其上，會(huì)腐蝕盤帶。
數(shù)字簽名技術(shù)。主要包括數(shù)字簽署技術(shù)和驗(yàn)證技術(shù)，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲(chǔ)和流通過程中，保證了數(shù)字檔案的原始性、真實(shí)性。目前常用的數(shù)字簽名技術(shù)有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數(shù)字指紋、數(shù)字水印、數(shù)字時(shí)間截和數(shù)字證書等。
信息加密。加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開性，是保證電子文件機(jī)密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法經(jīng)信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實(shí)含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對(duì)密鑰，任何發(fā)方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對(duì)于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護(hù)效果。
雙套歸檔制。實(shí)行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案，這也是在技術(shù)水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實(shí)性問題的一種可行辦法。
海洋數(shù)字檔案的銷毀。目前，數(shù)字檔案銷毀現(xiàn)狀不容樂觀，銷毀隨意性較大、方法不規(guī)范，為信息保密工作留下了隱患。數(shù)字檔案的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。數(shù)字檔案的信息銷毀即邏輯刪除是通過軟件系統(tǒng)改變載體的狀態(tài)，將數(shù)字檔案數(shù)據(jù)從記錄載體上徹底消除的一種方法，對(duì)于非保密性的數(shù)字檔案可用邏輯刪除的辦法;數(shù)字檔案的載體銷毀是將數(shù)字檔案的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適用于載體、一次寫人不可更改的記錄載體及受損傷不可修復(fù)的載體，此方法銷毀比較徹底，不會(huì)留下失泄密后患。對(duì)應(yīng)銷毀的在網(wǎng)絡(luò)上處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)的電子文件、電子檔案，屬于非保密性的可做清除處理;對(duì)屬于保密范圍內(nèi)的，要做徹底清除處理，連信息的微量信號(hào)也一點(diǎn)不能留，以防泄密。
一、建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的必要性
信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，一方面提高了檔案工作的效率，擴(kuò)大了檔案的社會(huì)影響力；另一方面也對(duì)檔案工作提出了新的要求，例如存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定、技術(shù)過時(shí)、黑客入侵、電腦病毒破壞等都使得電子檔案信息的安全保護(hù)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。
在2002年國(guó)家檔案局頒發(fā)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和近期各省市的“十一五檔案信息化建設(shè)綱要”中都提出了“檔案信息安全保障體系建設(shè)”，但仍缺乏深入、系統(tǒng)的探討。電子檔案信息的安全管理是一個(gè)過程，而不是一個(gè)產(chǎn)品，我們不能期望通過一個(gè)安全產(chǎn)品就能把所有的安全問題都解決。對(duì)各檔案管理系統(tǒng)來說，解決電子檔案信息安全的首要問題就是要識(shí)別自身信息系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，包括這些風(fēng)險(xiǎn)可能帶來的安全威脅與影響的程度，然后進(jìn)行最充分的分析與評(píng)價(jià)。只有采用科學(xué)有效的模型和方法進(jìn)行全面的安全評(píng)價(jià)，才能真正掌握內(nèi)部信息系統(tǒng)的整體安全狀況，分析各種存在的威脅，以便針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)的威脅采取有效的安全措施，提高整體安全水平，逐步建成堅(jiān)固的電子檔案信息安全管理體系。
二、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的組成
電子檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既有硬件，又有軟件，既有外部影響，又有內(nèi)部因素，而且許多方面是相互制約的。因此，必須有一個(gè)規(guī)范的、統(tǒng)一的、客觀的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)國(guó)內(nèi)外的電子檔案信息安全評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家對(duì)電子檔案信息和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全性的基本要求，結(jié)合電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)，綜合考慮影響電子檔案信息安全的各種因素，建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。該體系主要包括五個(gè)大項(xiàng)二十個(gè)小項(xiàng)的評(píng)價(jià)指標(biāo)。
1、物理安全評(píng)價(jià)指標(biāo)
物理安全是指存儲(chǔ)檔案信息的庫(kù)房、計(jì)算機(jī)設(shè)備及管理人員工作場(chǎng)所內(nèi)外的環(huán)境條件必須滿足檔案信息安全、計(jì)算機(jī)設(shè)備和管理人員的要求。對(duì)于各種災(zāi)害、故障要采取充分的預(yù)防措施，萬一發(fā)生災(zāi)害或故障，應(yīng)能采取應(yīng)急措施，將損失降到最低。物理安全包括環(huán)境安全、設(shè)備安全和載體安全三個(gè)方面。
(1)環(huán)境安全：主要指存儲(chǔ)檔案信息的庫(kù)房、計(jì)算機(jī)機(jī)房周圍環(huán)境是否符合管理要求和是否具備抵抗自然災(zāi)害的能力，如庫(kù)房是否建在電力、水源充足，自然環(huán)境清潔，通訊、交通運(yùn)輸方便的地方；有無防火、防水措施；有無監(jiān)控系統(tǒng)；有無防雷措施等。
(2)設(shè)備安全：主要是指對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)設(shè)備的安全保護(hù)，包括設(shè)備的防盜、防毀、防電磁信息輻射泄漏、防止線路截獲、抗電磁干擾及電源保護(hù)等。
(3)載體安全：保證設(shè)備安全的同時(shí)，也要保證載體安全，要對(duì)載體采取物理上的防盜、防毀、防霉等措施。
2、管理安全評(píng)價(jià)指標(biāo)
安全管理在電子檔案信息安全保障中起著規(guī)范和制約的作用，科學(xué)的管理理念加上嚴(yán)格的管理制度才能最終保證電子檔案信息的安全。電子檔案信息的管理安全評(píng)價(jià)指標(biāo)具體包括：
(1)專門的檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)和專職的檔案信息安全管理人員：檔案信息安全組織機(jī)構(gòu)的成立與檔案信息安全管理人員的任命必須有相關(guān)單位的正式文件。
(2)規(guī)章制度：包括有無健全的電子檔案信息安全管理規(guī)章制度；檔案信息安全人員的配備、調(diào)離是否有嚴(yán)格的管理制度；設(shè)備與數(shù)據(jù)管理制度是否完備；是否有登記建檔制度；是否有完整的電子檔案信息安全培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)制度；各類人員的安全職責(zé)是否明確，能否保障電子檔案信息的安全管理。
(3)是否有緊急事故處理預(yù)案：為減少電子檔案信息系統(tǒng)故障的影響，盡快恢復(fù)系統(tǒng)，應(yīng)制定故障的應(yīng)急措施和恢復(fù)規(guī)程以及自然災(zāi)害發(fā)生時(shí)的應(yīng)急預(yù)案，制成手冊(cè)，以備及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行。
3、網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)
越來越多的電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，而網(wǎng)絡(luò)作為一種構(gòu)建在開放性技術(shù)協(xié)議基礎(chǔ)上的信息流通渠道，它的防衛(wèi)能力和抗攻擊能力較弱，可能會(huì)遭受到病毒、黑客的襲擊。為了保證電子檔案的安全必須保證其傳輸?shù)拿浇椤W(wǎng)絡(luò)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)包括以下幾個(gè)方面：
(1)是否有計(jì)算機(jī)病毒防范措施
(2)是否有防黑客入侵設(shè)施：主要是設(shè)置防火墻和入侵檢測(cè)等設(shè)施。
(3)是否有訪問控制措施：訪問控制是指控制訪問網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的用戶，當(dāng)用戶之間建立鏈接時(shí)，為了防止非法鏈接或被欺騙，就可實(shí)施身份確認(rèn)，以確保只有合法身份的用戶才能與之建立鏈接。
(4)是否有審計(jì)與監(jiān)控：審計(jì)與監(jiān)控是指應(yīng)使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備或?qū)崟r(shí)入侵檢測(cè)設(shè)備，以便對(duì)進(jìn)出各級(jí)局域網(wǎng)的常見操作進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查、監(jiān)控、報(bào)警和阻斷，從而防止針對(duì)網(wǎng)絡(luò)的攻擊與犯罪行為。
4、信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)
在網(wǎng)絡(luò)能夠正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，我們要保證在系統(tǒng)中傳輸、存貯的電子檔案信息是安全的，不被截取、篡改或盜用。
(1)是否采取加密措施：檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，而計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定性使得電子檔案信息的這一特性難以保證，而且有些電子檔案信息有密級(jí)限制，不能公開在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，所以電子檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)必須通過加密來保證其安全。
(2)是否有數(shù)據(jù)完整性鑒別技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)上的傳輸使得電子檔案信息的完整性無法保證，黑客的攻擊可以改變信息包內(nèi)部的內(nèi)容，所以應(yīng)采取有效的措施來進(jìn)行完整性控制，這對(duì)于電子檔案信息來說至關(guān)重要。
(3)是否確保信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全：一個(gè)組織最核心的信息通常以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式保存和使用，保證數(shù)據(jù)庫(kù)安全對(duì)于電子檔案信息來說有重要的作用。
(4)是否有信息防泄漏措施：信息防泄漏包括信息審計(jì)系統(tǒng)和密級(jí)控制兩方面。信息審計(jì)系統(tǒng)能實(shí)時(shí)對(duì)進(jìn)出內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的信息進(jìn)行內(nèi)容審計(jì)，以防止或追查可能的泄密行為；另外，可以根據(jù)信息保密級(jí)別的高低劃分公開范圍，并對(duì)用戶劃分訪問權(quán)限，進(jìn)行分組管理。
(5)是否有防抵賴技術(shù)：防抵賴技術(shù)確保用戶不能否認(rèn)自己所做的行為，同時(shí)提供公證的手段來解決可能出現(xiàn)的爭(zhēng)議，它包括對(duì)數(shù)據(jù)源和目的地雙方的證明，常用方法是數(shù)字簽名。
5、系統(tǒng)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)
這里的系統(tǒng)安全是指計(jì)算機(jī)整個(gè)運(yùn)行體系的安全。在計(jì)算機(jī)上處理信息時(shí)，硬件、軟件出現(xiàn)故障或誤操作、突然斷電等都會(huì)使正在處理的信息丟失，造成無法彌補(bǔ)的損失。所以我們需要采取一系列措施保證系統(tǒng)的穩(wěn)定，確保信息的安全。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全評(píng)價(jià)指標(biāo)有：
(1)是否有系統(tǒng)操作日志：系統(tǒng)操作日志詳細(xì)記錄了系統(tǒng)的操作狀況，以便事后分析和追查系統(tǒng)損壞的原因，為系統(tǒng)提供進(jìn)一步的安全保障。
(2)是否進(jìn)行系統(tǒng)安全檢測(cè)：運(yùn)用系統(tǒng)安全檢測(cè)工具對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的漏洞或惡意的攻擊，進(jìn)而采取有效的補(bǔ)救措施和安全策略，達(dá)到增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的目的。
(3)是否有操作系統(tǒng)防破壞措施：操作系統(tǒng)集中管理系統(tǒng)的資源，是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)賴以正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，它的安全性將直接影響到整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全。操作系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)建立某些相對(duì)的鑒別標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)操作系統(tǒng)本身在內(nèi)的各個(gè)用戶，阻止有害功能的運(yùn)行。
(4)是否進(jìn)行系統(tǒng)信息備份：日常備份制度是系統(tǒng)備份方案的具體實(shí)施細(xì)則，應(yīng)嚴(yán)格按照制度進(jìn)行日常備份，否則將無法達(dá)到備份方案的目標(biāo)。
(5)是否有災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)：當(dāng)系統(tǒng)因人為或自然因素受到破壞時(shí)，我們應(yīng)保證能夠盡快地恢復(fù)正常工作，把損失控制在最小范圍內(nèi)。
三、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系權(quán)重確定方法
用若干個(gè)指標(biāo)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)時(shí)，其對(duì)評(píng)價(jià)對(duì)象的作用，從評(píng)價(jià)目的來看，并不是同等重要的。指標(biāo)越重要，權(quán)的數(shù)值就越大；反之，數(shù)值小則可以說明其重要程度相對(duì)較低。
合理地確定和適當(dāng)?shù)卣{(diào)整指標(biāo)權(quán)重，體現(xiàn)了系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)中各因素之間的輕重有度、主次有別，更能增加評(píng)價(jià)因素的可比性。在安全評(píng)價(jià)中，具體確定權(quán)重的方法很多，如德爾菲法、主成分分析法、層次分析法、環(huán)比法等。其中，層次分析法比較適用于電子檔案信息安全的評(píng)價(jià)。
層次分析法的核心是對(duì)決策對(duì)象進(jìn)行評(píng)價(jià)和選擇，并對(duì)它們進(jìn)行優(yōu)劣排序，從而為決策者提供定量形式的決策依據(jù)。它充分利用人的分析、判斷和綜合能力，適用于結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜、決策準(zhǔn)則較多且不易量化的決策問題。它將定性分析和定量分析相結(jié)合，具有高度的簡(jiǎn)明性、有效性、可靠性和廣泛的適用性。而電子檔案信息安全指標(biāo)體系因素多、主觀性強(qiáng)且決策結(jié)果難以直接準(zhǔn)確計(jì)量，因而可以用層次分析法來確定指標(biāo)體系的權(quán)重。層次分析法的基本步驟是：
1、將復(fù)雜問題概念化，找出研究對(duì)象所涉及的主要因素；2、分析各因素的關(guān)聯(lián)、隸屬關(guān)系，構(gòu)建有序的階梯層次結(jié)構(gòu)模型；3、對(duì)同一層次的各因素根據(jù)上一層次中某一準(zhǔn)則的相對(duì)重要性進(jìn)行兩兩比較，建立判斷矩陣；4、由判斷矩陣計(jì)算被比較因素對(duì)上一層準(zhǔn)則的相對(duì)權(quán)重，并進(jìn)行一致性檢驗(yàn)；5、計(jì)算各層次相對(duì)于系統(tǒng)總目標(biāo)的合成權(quán)重，進(jìn)行層次總排序。
四、電子檔案信息安全評(píng)價(jià)指標(biāo)體系綜合評(píng)價(jià)方法
綜合評(píng)價(jià)是指對(duì)被評(píng)價(jià)對(duì)象進(jìn)行客觀、公正、合理的全局性、整體性評(píng)價(jià)?？梢杂米骶C合評(píng)價(jià)的數(shù)學(xué)方法很多，但是每種方法考慮問題的側(cè)重點(diǎn)各有不同。鑒于所選擇的方法不同，有可能導(dǎo)致評(píng)價(jià)結(jié)果的不同，因而在進(jìn)行多目標(biāo)綜合評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)具體問題具體分析。根據(jù)被評(píng)價(jià)對(duì)象本身的特性，在遵循客觀性、可操作性和有效性原則的基礎(chǔ)上選擇合適的評(píng)價(jià)方法。在信息安全領(lǐng)域，目前存在的綜合評(píng)價(jià)方法有信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的屬性評(píng)估方法、模糊綜合評(píng)價(jià)方法、基于灰色理論的評(píng)價(jià)方法、基于粗糙集理論的評(píng)價(jià)方法等。對(duì)于這些方法，目前還沒有評(píng)論認(rèn)為哪一種方法更適用于信息安全領(lǐng)域的綜合評(píng)價(jià)。鑒于此種情況，本指標(biāo)體系采用模糊綜合評(píng)價(jià)方法。
模糊綜合評(píng)價(jià)就是以模糊數(shù)學(xué)為基礎(chǔ)，應(yīng)用模糊關(guān)系合成的原理，將一些邊界不清、不易定量的因素定量化，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的一種方法。從評(píng)價(jià)對(duì)象來看，用模糊綜合評(píng)價(jià)方法來評(píng)價(jià)信息安全系統(tǒng)是可行的。首先，對(duì)于信息的安全管理而言，“安全”與“危險(xiǎn)”之間沒有明顯的分界線，即安全與危險(xiǎn)之間存在著一種中間過渡的狀態(tài)，這種中間狀態(tài)具有亦此亦彼的性質(zhì)，也就是通常所說的模糊性。因此在安全的刻畫與描述上大多采用自然語(yǔ)言來表達(dá)，而自然語(yǔ)言最大的特點(diǎn)是它的模糊性。另外，電子檔案信息安全評(píng)價(jià)中，對(duì)一些評(píng)價(jià)要素的評(píng)價(jià)是具有模糊性的。如組織管理中的評(píng)價(jià)很難量化，一般只能用“好”、“一般”、“差”等等級(jí)概念來描述，具有較強(qiáng)的模糊性。而且一些評(píng)價(jià)要素受外界環(huán)境的影響較大，具有不確定性，如網(wǎng)絡(luò)攻擊、安全設(shè)施失效、人為失誤等偶然性較大，難以準(zhǔn)確評(píng)價(jià)。對(duì)于這些模糊的、不確定性的問題通常采用模糊數(shù)學(xué)來研究。模糊綜合評(píng)價(jià)方法就是在對(duì)多種因素影響的事物或現(xiàn)象進(jìn)行總的評(píng)價(jià)過程中涉及到模糊因素或模糊概念的一種評(píng)估方式，它通過運(yùn)用模糊集合中隸屬度和隸屬度函數(shù)的理論來刻畫這種模糊性，以達(dá)到定量精確的目的。
總之，模糊綜合評(píng)價(jià)方法是一種適用于在信息安全管理方面進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)價(jià)的可行方法，其基本步驟為⑦：
1、確定評(píng)價(jià)集。評(píng)價(jià)集是以評(píng)判者對(duì)被評(píng)價(jià)對(duì)象可能做出的各種總的評(píng)判結(jié)果為元素組成的集合，例如我們可以對(duì)電子檔案信息安全評(píng)價(jià)采用五個(gè)等級(jí)的評(píng)語(yǔ)集合(很好，好，較好，一般，差)。
2、建立因素集。因素集是以影響評(píng)判對(duì)象的各種因素為元素組成的集合，在本文的電子檔案信息安全評(píng)價(jià)體系中，主因素層的因素集有物理安全、管理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全和系統(tǒng)安全五個(gè)指標(biāo)，其下層又有各自的影響因素集，由各自的具體影響指標(biāo)組成。
3、建立權(quán)重集。由于各評(píng)價(jià)要素在評(píng)價(jià)中的重要程度不同，因而必須對(duì)各要素按其重要程度給出不同的權(quán)重，權(quán)重集通過層次分析法確定。
（一）在檔案管理中沒有處理好紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問題
隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴(kuò)大，其數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過了紙質(zhì)檔案，為了對(duì)兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實(shí)和實(shí)行，沒有取得預(yù)期的效果。
（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對(duì)于有些機(jī)密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機(jī)密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對(duì)策分析
考慮到當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應(yīng)的對(duì)策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預(yù)期目的，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴(kuò)大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時(shí)，一定要考慮到其實(shí)際運(yùn)行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對(duì)策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對(duì)其重要性引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞?，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動(dòng)數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對(duì)待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實(shí)行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對(duì)于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進(jìn)速度慢，推進(jìn)效果不理想的問題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進(jìn)。
（三）對(duì)關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息資源實(shí)行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性
在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級(jí)數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過實(shí)踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)。實(shí)踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來
實(shí)踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是未來發(fā)展的趨勢(shì)。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。
（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實(shí)際使用
為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，便于用戶實(shí)際調(diào)用，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，保證在數(shù)據(jù)庫(kù)中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲(chǔ)和利用。
（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設(shè)，保證信息安全
數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機(jī)密的信息，所以我們必須加強(qiáng)安全管理建設(shè)，要提高安全管理登記，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機(jī)密信息不發(fā)生泄漏。
（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項(xiàng)人才，不斷提高管理人員素質(zhì)
1.1便于檔案資料存儲(chǔ)
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進(jìn)行整理、錄入和存儲(chǔ)，但紙質(zhì)檔案由于自身特點(diǎn)，容易受到外界影響而發(fā)霉、丟失和毀壞，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很難長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行保存，給高校檔案管理工作帶來消極影響，同時(shí)也增加了單位管理成本。而對(duì)相關(guān)原始檔案進(jìn)行信息化處理，可將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅可極大節(jié)省存儲(chǔ)空間和成本，還可最大限度地實(shí)現(xiàn)永久保存。
1.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，相關(guān)高校檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)本單位檔案數(shù)字資源進(jìn)行資源共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式下時(shí)間、空間的限制。另一方面，相關(guān)需求人員剛可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有計(jì)劃、有效率、有針對(duì)性地搜索相應(yīng)的開放檔案，可更大限度地實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機(jī)構(gòu)打造成為“永不關(guān)門”的檔案室。
1.3節(jié)約大量人力財(cái)力資源
傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財(cái)力進(jìn)行檔案整理、存儲(chǔ)和打印。而在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)之后可一次投入重復(fù)利用，不用再重復(fù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存和復(fù)印，不僅節(jié)省了占地空間，還節(jié)約了保管費(fèi)用。另一方面，讓管理人員直接進(jìn)行電子文檔拷貝，將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的潛能充分利用和發(fā)揮出來，有效避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費(fèi)和人力投入。
2高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
2.1對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視
隨著高等教育事業(yè)和高校檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，越來越多的高校師生已經(jīng)開始關(guān)注并了解高校檔案管理工作，并開始引起高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但由于數(shù)字化建設(shè)尚屬于初始發(fā)展階段，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于高校檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)觀念上，缺少對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，甚至仍然存在一些錯(cuò)誤偏見。
2.2缺乏高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才
高校檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技能，還必須掌握自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為不僅懂傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型綜合人才。然而，目前我國(guó)高校檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)知識(shí)單一且嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，難以適應(yīng)信息化時(shí)代下高校檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的需要。
2.3檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足
高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開展的重要支撐就是必須具備專業(yè)的軟件和硬件設(shè)施，如果沒有這些作為基礎(chǔ)的話，就難以對(duì)現(xiàn)有原始檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和處理，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)只能是紙上談兵。在現(xiàn)實(shí)中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。
3新形勢(shì)下推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略
3.1提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)
隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數(shù)量和形式不斷增加，進(jìn)而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務(wù)。同時(shí)，由于高校自身社會(huì)功能日益增多，都對(duì)高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰(zhàn)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認(rèn)識(shí)到提高檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，明確職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，有力推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。
3.2提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平
高校數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)性工作，不是僅憑借幾個(gè)檔案管理人才或計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對(duì)檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，高校必須重視并提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平。為此，作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，一方面必須加大檔案管理優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，進(jìn)而為高校提供更多高素質(zhì)的專業(yè)優(yōu)秀人才。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，針對(duì)不同對(duì)象的不同需求，開設(shè)系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容供檔案工作人員學(xué)習(xí)。最后，高校檔案管理工作人員必須樹立終生學(xué)習(xí)的觀念，主動(dòng)進(jìn)行繼續(xù)教育，從自身實(shí)際出發(fā)，采取自學(xué)提高與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合的方式提高自身素質(zhì)。
3.3加大對(duì)高校數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入
由于我國(guó)的許多高校對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性沒有足夠認(rèn)識(shí)，在現(xiàn)實(shí)中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案軟件更新?lián)Q代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須重視加大對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，在資金預(yù)算、人才引進(jìn)種技術(shù)配套方面盡量解決所需的經(jīng)費(fèi)，盡可能保證這項(xiàng)工作可順利實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，應(yīng)將資金投入納入到單位經(jīng)費(fèi)規(guī)劃系統(tǒng)中，可確保信息化建設(shè)的長(zhǎng)期開展。
3.4保證高校檔案數(shù)字信息的安全可靠
隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作不斷發(fā)展，對(duì)高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴(yán)格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識(shí)。另一方面，應(yīng)采用較為先進(jìn)成熟的檔案管理系統(tǒng)和檔案處理機(jī)制，將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。最后，必須建立嚴(yán)格的檔案監(jiān)控機(jī)制，引入切實(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段對(duì)“病毒”和“黑客”等行為進(jìn)行預(yù)防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。
4結(jié)語(yǔ)
本文系統(tǒng)所涉及關(guān)鍵技術(shù)主要包括：.NET、XML、及WebServices等技術(shù)。
技術(shù)
以“軟件”作為核心概念，提供了一個(gè)綜合性商業(yè)平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)了對(duì)互聯(lián)網(wǎng)各項(xiàng)服務(wù)的訂閱。該技術(shù)特點(diǎn)如下：1）跨平臺(tái)。能夠同時(shí)支持開放式互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)協(xié)議；2）互操作性良好。支持20種以上的語(yǔ)言環(huán)境，幾乎所有語(yǔ)言均能采用.Net環(huán)境；3）可操作性強(qiáng)。.Net語(yǔ)言首先利用所選語(yǔ)言環(huán)境加以編譯，利用JustInTime即時(shí)編譯器將其轉(zhuǎn)換為可識(shí)別代碼，實(shí)現(xiàn)了不同平臺(tái)下的可操作性；4）.Net技術(shù)通過運(yùn)行過程中加強(qiáng)資源對(duì)象的管理，確保了其安全性；5）.Net環(huán)境對(duì)常用服務(wù)，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)協(xié)議的支持，可以及時(shí)獲取遠(yuǎn)程服務(wù)器有關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用界面的遠(yuǎn)程交互性。本文系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用的是.NET應(yīng)用體系架構(gòu)，所采用的開發(fā)工具為。主要負(fù)責(zé)在.NETFramework平臺(tái)中進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以便通過該平臺(tái)進(jìn)行分布式數(shù)據(jù)共享應(yīng)用程序的構(gòu)建。利用新型數(shù)據(jù)訪問技術(shù)，將數(shù)據(jù)訪問同數(shù)據(jù)查看、操縱等相互分離。
2XML技術(shù)
XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關(guān)注內(nèi)容結(jié)構(gòu)表示及組織，不僅僅局限于對(duì)布局的描述，也關(guān)注數(shù)據(jù)傳輸流程及其處理。XML屬于語(yǔ)言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關(guān)系，且其能利用自身可擴(kuò)展、可移植等特點(diǎn)，在不同領(lǐng)域中得到應(yīng)用，滿足用戶的不同應(yīng)用需求，并實(shí)現(xiàn)有效的互動(dòng)，具有安全、穩(wěn)定、實(shí)用性、互動(dòng)性強(qiáng)等諸多優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)前，XML技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域極廣，主要包括：1）屬于標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式；2）以結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)源分離等為依據(jù)，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應(yīng)用，因而適用于多種應(yīng)用平臺(tái)間異構(gòu)數(shù)據(jù)的整合、交換；4）XML網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可通過分布式計(jì)算，實(shí)現(xiàn)由局域網(wǎng)到互聯(lián)網(wǎng)之間的有效延伸，為多種資源、應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)站之間搭建了無縫連接的橋梁。
技術(shù)
負(fù)責(zé).NETFramework平臺(tái)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以便在該平臺(tái)中構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)共享程序。對(duì)于的Web應(yīng)用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務(wù)器發(fā)出相應(yīng)的請(qǐng)求頁(yè)面，經(jīng)處理后發(fā)送到該頁(yè)面，服務(wù)器不再同瀏覽器連接，直至下次請(qǐng)求發(fā)生。若組件間需進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，必須將二者連接，或需要在組件間設(shè)計(jì)能夠傳遞數(shù)據(jù)的方式。由此采用了開展數(shù)據(jù)訪問，是通過有節(jié)制使用連接的結(jié)構(gòu)作為中心加以設(shè)計(jì)的，應(yīng)用程序同數(shù)據(jù)庫(kù)相連的時(shí)間只夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行獲取或更新。由于數(shù)據(jù)庫(kù)并未為多數(shù)空閑連接所占用，因此，能夠?yàn)楦嗟挠脩籼峁┝己玫姆?wù)。由此可見，該技術(shù)與XML的結(jié)合，使得其在環(huán)境中的數(shù)據(jù)操作更高效、更便捷。
4WebServices技術(shù)
該技術(shù)為異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)程序提供了一種有效的分布式計(jì)算方法，可運(yùn)行于經(jīng)因特網(wǎng)連接下的應(yīng)用集成。該技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范擁有獨(dú)立性的編程語(yǔ)言及軟硬件平臺(tái)，服務(wù)商為透明狀態(tài)。WebService是建立在標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)基礎(chǔ)上的，其可被視為一個(gè)部署部件，其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)時(shí)需要建立在XML基礎(chǔ)上，并在互聯(lián)網(wǎng)、SOAP協(xié)議下進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)用。利用XML技術(shù)，該技術(shù)能夠提供WSDL語(yǔ)言，經(jīng)包裝服務(wù)、集成的描述，找到能夠在互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)的相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)所出具的信息，利用HTTP，結(jié)合SOAP協(xié)議，對(duì)WebService進(jìn)行訪問。
二系統(tǒng)結(jié)構(gòu)功能的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
1基于.NET的體系架構(gòu)
本文系統(tǒng)采用的是基于.NET平臺(tái)的開發(fā)環(huán)境，主要包括三層：1）表現(xiàn)層。該層用以在用戶瀏覽器中對(duì)用戶界面進(jìn)行顯示。該層需要通過適當(dāng)?shù)男问?，?duì)業(yè)務(wù)層所發(fā)送信息進(jìn)行顯示，同時(shí)，負(fù)責(zé)獲取用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，將其發(fā)送給業(yè)務(wù)層；2）業(yè)務(wù)層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個(gè)體系架構(gòu)的分層中介，也是最關(guān)鍵一層。該層負(fù)責(zé)為表現(xiàn)層提供其所需的業(yè)務(wù)功能，也負(fù)責(zé)提供調(diào)用該函數(shù)數(shù)據(jù)訪問層所提供的訪問功能；3）數(shù)據(jù)訪問層。該層位于系統(tǒng)底部，用以實(shí)現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的互動(dòng)，即數(shù)據(jù)的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業(yè)務(wù)層提供相應(yīng)的服務(wù)。
2功能模塊的設(shè)計(jì)
系統(tǒng)包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統(tǒng)，并進(jìn)行維護(hù)或管理操作，需要對(duì)訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，以保障系統(tǒng)的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時(shí)，為便于日后查看，會(huì)將所有變更操作記錄在日志之中，以便對(duì)檔案信息進(jìn)行有效管理；3）數(shù)據(jù)管理模塊。該模塊主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的備份與維護(hù)；4）系統(tǒng)管理模塊。主要為系統(tǒng)管理員提供操作權(quán)限，如密碼、日志、用戶、參數(shù)的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。
3系統(tǒng)主要功能的實(shí)現(xiàn)
1）登錄功能的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)登錄模塊屬于系統(tǒng)的入口，只有具有權(quán)限的用戶方可進(jìn)入系統(tǒng)中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統(tǒng)。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行連接，連接之后發(fā)送相應(yīng)的SQL語(yǔ)句，對(duì)用戶信息進(jìn)行獲取，再對(duì)比所返回的DataSet數(shù)據(jù)、權(quán)限信息等，確保用戶能夠成功登陸權(quán)限頁(yè)面，對(duì)于無權(quán)限用戶，則登陸錯(cuò)誤。2）增加檔案信息。在系統(tǒng)界面中，對(duì)添加檔案信息列表進(jìn)行點(diǎn)擊，即可成功進(jìn)入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應(yīng)對(duì)檔案管理截面瀏覽選項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)擊，并對(duì)所上傳資料進(jìn)行查閱。3）編輯檔案信息。進(jìn)入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構(gòu)的Schema，判斷模組控件是否對(duì)應(yīng)，若對(duì)應(yīng)，則可對(duì)文字、關(guān)鍵詞、智能標(biāo)簽、任務(wù)窗口進(jìn)行編輯，若不對(duì)應(yīng)，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實(shí)現(xiàn)主要是利用包括所有Document類型的對(duì)象，顯示于控制臺(tái)上，采用類、特征對(duì)表、列進(jìn)行替代，采用類名對(duì)表進(jìn)行代替，利用特征對(duì)列進(jìn)行代替，在關(guān)聯(lián)對(duì)象間展開查詢。5）打印功能的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統(tǒng)所需打印的信息頗多。因此，本文系統(tǒng)編寫了打印接口，利用一個(gè)打印基類實(shí)現(xiàn)該接口，為各個(gè)打印編寫相應(yīng)的工具類，對(duì)這些基類進(jìn)行繼承，由于各個(gè)打印難以完全保持一致，有些打印需進(jìn)行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實(shí)現(xiàn)對(duì)于特殊效果的打印。這樣有助于對(duì)打印工具類進(jìn)行集中性管理，以便后續(xù)打印表單較多時(shí)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，無需修改系統(tǒng)框架即可實(shí)現(xiàn)。
三結(jié)論
在當(dāng)前信息化環(huán)境下，招投標(biāo)檔案數(shù)字化后，有效的提高了檔案管理的效率，在對(duì)檔案利用時(shí)有了更大的便利條件。但招投標(biāo)檔案數(shù)字化過程中，也面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)。首先，長(zhǎng)期以來檔案管理人員因循守舊的思想很難改變。由于信息化環(huán)境下，招投標(biāo)檔案的數(shù)字化其先進(jìn)性和科學(xué)性是傳統(tǒng)檔案所無法比擬的，其無論是收集方式、管理方式還是利用方式都發(fā)生了較大的變化，但長(zhǎng)期以來在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員謹(jǐn)小慎微及因循守舊的思想和觀念在受到來自于檔案數(shù)字化變革的沖擊下，本能的會(huì)產(chǎn)生抗拒，在工作中就會(huì)有消極的情緒存在，不利于檔案數(shù)字化管理工作的正常開展;其次，在配套設(shè)施上，包括檔案數(shù)字化后所需要的信息生產(chǎn)設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備和信息管理設(shè)備，同時(shí)還需要軟件、網(wǎng)絡(luò)和信息安全保障，但在目前很多招投標(biāo)機(jī)構(gòu)中這些系統(tǒng)配套都存在著嚴(yán)重的不足，從而無法更好的滿足招投標(biāo)檔案數(shù)字化的要求。由于當(dāng)前軟件開發(fā)時(shí)往往只是面對(duì)單一的檔案管理部門，這就導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性，不能更好的滿足檔案信息共享性的要求，制約了檔案數(shù)字化的進(jìn)程。特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)和信息安全問題尤為突出，這對(duì)于招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理帶來較大的較大的安全隱患。最后是檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這就在很大程度上導(dǎo)致檔案數(shù)字化水平處于較低的水平，更是不能與當(dāng)前信息化環(huán)境下對(duì)檔案管理的新要求相適應(yīng)。另外當(dāng)前招投標(biāo)機(jī)構(gòu)中信息處理復(fù)合型人才較少，由于人員信息化水平較低，不能更好的對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行操作，從而無法將數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)更好的體現(xiàn)出來。
二、信息化環(huán)境下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新
(一)管理與理念創(chuàng)新
隨著科技的快速發(fā)展，人類社會(huì)的不斷進(jìn)步，人民群眾對(duì)檔案信息的利用要求越來越高。就拿招投標(biāo)檔案而言，很多企業(yè)都有訴求反映到招標(biāo)單位，如果能方便的瀏覽過去在該單位的投標(biāo)記錄和投標(biāo)文件，企業(yè)愿意為此支付費(fèi)用。所以在管理上，要考慮滿足個(gè)人和企業(yè)法人的需求，在理念上，檔案不再是“包袱”，它也可以創(chuàng)收。之前憑介紹信到窗口查閱的非保密檔案，完全可以利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子商務(wù)交易辦法處理，輔以個(gè)人、法人身份驗(yàn)證，屆時(shí)，用戶瀏覽授權(quán)內(nèi)的網(wǎng)站就如同網(wǎng)購(gòu)一樣方便。
(二)技術(shù)與架構(gòu)創(chuàng)新
應(yīng)充分利用云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行技術(shù)升級(jí)與架構(gòu)創(chuàng)新?；谠朴?jì)算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要由云計(jì)算數(shù)字檔案管理應(yīng)用程序，數(shù)字化檔案管理節(jié)點(diǎn)，計(jì)算機(jī)專用網(wǎng)絡(luò)、信息安全設(shè)備等構(gòu)成。利用物聯(lián)網(wǎng)的RFID技術(shù)可將電子檔案與紙質(zhì)檔案完美結(jié)合，一一對(duì)應(yīng)?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析技術(shù)，則為檔案信息化增值服務(wù)提供了想象空間。招投標(biāo)雙方能夠從歷史文件庫(kù)中找到與當(dāng)期項(xiàng)目相似的案例，對(duì)于招投標(biāo)文件的理解，對(duì)于招投標(biāo)工作的組織，都是非常有利的。
(三)規(guī)范與流程創(chuàng)新
真正把招投標(biāo)工作和檔案管理工作以及數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，需要更新標(biāo)準(zhǔn)、再造流程。《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》雖然對(duì)電子招投標(biāo)的歸檔也進(jìn)行了約束，但還是從大框架上給的要求。實(shí)際操作上，很多檔案工作都是事后再次歸口相關(guān)人員整理。如能夠更新一下流程，把招投標(biāo)工作的任何一項(xiàng)活動(dòng)記錄文件都作為檔案組成因子，自動(dòng)操作、隨時(shí)歸檔，那么當(dāng)一次招投標(biāo)實(shí)例完成時(shí)，全部歸檔工作就自動(dòng)完成。一切都可以靠程序完成，不再依賴人工，即提高效率又降低了人為錯(cuò)誤。除了在招標(biāo)機(jī)構(gòu)內(nèi)部考慮電子招投標(biāo)與歸檔的實(shí)時(shí)結(jié)合，還可以由專業(yè)檔案部門考慮各部門各機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一入庫(kù)整合，這都是標(biāo)準(zhǔn)流程適應(yīng)招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理發(fā)展需求的體現(xiàn)。
三、結(jié)束語(yǔ)
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬多條、案卷級(jí)目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《中國(guó)檔案報(bào)》2000年第547期
1.1減輕了歷史檔案的損傷我國(guó)農(nóng)業(yè)科研工作起步較早，農(nóng)業(yè)科研檔案的保存工作也同時(shí)起步，因此檔案室內(nèi)的部分科研檔案具有一定的存儲(chǔ)歷史，有的檔案儲(chǔ)存時(shí)間已有50~60a，紙張的質(zhì)量與字跡都已經(jīng)發(fā)生了改變，每一次翻閱都可能會(huì)造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價(jià)值。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用，在一定程度上減輕了對(duì)歷史檔案的損傷，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，既提高了查閱速度，又避免了對(duì)非目標(biāo)文件的翻閱，在一定程度上保護(hù)了檔案。
1.2防止丟失與排放混亂檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時(shí)候就正式形成了，并在規(guī)定程序下對(duì)檔案進(jìn)行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯(cuò)放、丟失都會(huì)影響檔案管理工作。因此，檔案一經(jīng)存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯(cuò)放，以減少混亂現(xiàn)象發(fā)生；在對(duì)檔案進(jìn)行錄入后，只有成為目標(biāo)文件時(shí)才會(huì)被查閱，減少查閱該文件時(shí)與其他相似文件混淆。而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接對(duì)電子檔案進(jìn)行查檔，檢索系統(tǒng)直接生成文件內(nèi)容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
2提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理水平的主要措施
2.1建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度農(nóng)業(yè)科研單位在遵照國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)規(guī)定的前提下，制定適合本單位實(shí)際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循，有力地促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，方便檔案管理工作進(jìn)行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進(jìn)一步提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實(shí)際執(zhí)行中，不斷完善規(guī)章制度，確保農(nóng)業(yè)檔案管理的規(guī)范化、制度化。
2.2加大投入力度，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施傳統(tǒng)檔案基本上是以紙質(zhì)或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進(jìn)行數(shù)字化處理，才能生成數(shù)據(jù)庫(kù)資源進(jìn)行儲(chǔ)備，最終實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。因此，現(xiàn)代化硬件設(shè)施、電子設(shè)備等資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。要及時(shí)配備檔案管理所需的設(shè)備，并對(duì)老化的設(shè)備進(jìn)行更換，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用。而對(duì)檔案管理的投入程度，直接反映出對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，這就需要農(nóng)業(yè)單位的重視，作為一項(xiàng)系統(tǒng)工作來抓。
近年來，全國(guó)城建檔案館在檔案信息化建設(shè)方面都作了大量的工作，經(jīng)歷了從單一到綜合，從獨(dú)立到網(wǎng)絡(luò)，從內(nèi)部到Internet的發(fā)展過程，建立了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，致力于將最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計(jì)算機(jī)光盤管理系統(tǒng)》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術(shù)聯(lián)合公司”聯(lián)合開發(fā)了城建檔案信息管理系統(tǒng)，（基于WindowsNt操作系統(tǒng)，Oracle8i數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶機(jī)/服務(wù)器的C/S操作模式）系統(tǒng)以城建檔案信息為開發(fā)主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個(gè)全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)。2000年系統(tǒng)一期開發(fā)完成，2001年，購(gòu)置HPLH6000服務(wù)器，雙機(jī)熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網(wǎng)的建設(shè)。磁盤陣列存儲(chǔ)，雙機(jī)熱備系統(tǒng)，解決了檔案系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與實(shí)時(shí)查詢的矛盾，又提高了系統(tǒng)的安全可*性及抗災(zāi)難性。2002年實(shí)現(xiàn)了館藏7萬卷檔案的數(shù)字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數(shù)據(jù)量已達(dá)230G.。初步實(shí)現(xiàn)了館藏檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)及其設(shè)備的成熟和發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進(jìn)，城建檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求，主要體現(xiàn)：1系統(tǒng)平臺(tái)的局限，原來系統(tǒng)是由PowerBuilder開發(fā)完成，在Internet飛速發(fā)展的今天，利用C/S體系結(jié)構(gòu)開發(fā)的系統(tǒng)在很大程度上無法達(dá)到數(shù)字化城建檔案館的要求，從平臺(tái)選擇的本質(zhì)上必須作調(diào)整，采用Browser/Server體系結(jié)構(gòu)。2.功能的局限：原有系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)的靈活性、全面性、方便性無法滿足社會(huì)各方面高層次的需求，查詢系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)查詢，使檔案利用出現(xiàn)不便，3.業(yè)務(wù)、行政辦公自動(dòng)化不成體系，無法適應(yīng)數(shù)字局的基本要求，雖然我館已擁有臺(tái)式機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品但電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。檔案館自身的技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。4提供利用方式傳統(tǒng)單一，仍未走出封閉狀態(tài)。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長(zhǎng)的需求量和現(xiàn)代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術(shù)革命的不斷深入檔案的存儲(chǔ)載體發(fā)生了變化，紙質(zhì)檔案已不在是唯一的檔案存儲(chǔ)載體，聲像檔案、電子檔案等現(xiàn)代技術(shù)制作的機(jī)讀檔案數(shù)量不斷增加，如何存儲(chǔ)、開發(fā)成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒提上日程。
因此采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化的必然趨勢(shì)，我們迫切需要加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。
二、數(shù)字城建檔案館開發(fā)原則：
數(shù)字城建檔案館開發(fā)需遵循“先進(jìn)實(shí)用、安全可*、開放靈活”的原則，系統(tǒng)以開發(fā)利用城建檔案信息，建設(shè)數(shù)字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依托，以數(shù)據(jù)庫(kù)為管理手段，以磁盤陣列為存儲(chǔ)介質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、圖象處理技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數(shù)字化及海量存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)、驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作全過程的計(jì)算機(jī)管理，同時(shí)系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務(wù)處理功能，支持互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和遠(yuǎn)程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數(shù)字化水平。
三、建設(shè)目標(biāo)：
1提高城建檔案館的信息化建設(shè)整體水平，建設(shè)全國(guó)一流的數(shù)字檔案館。
這次開發(fā)將建設(shè)一個(gè)館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化、辦公自動(dòng)化的數(shù)字城建檔案館。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開發(fā)利用，滿足社會(huì)各方面的利用需求，具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力，做“數(shù)字城市、數(shù)字局”合格的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。城建檔案館將更加貼近城市建設(shè)的脈搏，將為城市建設(shè)提供更及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。
2實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開發(fā)，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，率先提出了城建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點(diǎn)，系統(tǒng)水平在全國(guó)一直處于領(lǐng)先地位。這次升級(jí)新系統(tǒng)將運(yùn)用當(dāng)今新的開發(fā)工具，克服PB這種老開發(fā)工具的局限性，在原有C/S結(jié)構(gòu)上，增加B/S結(jié)構(gòu)，我們將通過升級(jí)改造，1完善各項(xiàng)功能，2增加信息量：開發(fā)聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過業(yè)務(wù)信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接，進(jìn)一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)檔案信息更深層次的開發(fā)，我們將建立一套針對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息并行管理的新模式。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字城建檔案館管理探索一條新路，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的重要作用。
3簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率與質(zhì)量。
（1）城建檔案館主要業(yè)務(wù)工作是圍繞檔案管理進(jìn)行的，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，充分運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、打印等工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。將手工作業(yè)交給計(jì)算機(jī)，將信息處理交給網(wǎng)絡(luò)，可以改變目前我館目前有些工作周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，程序多。工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，準(zhǔn)確率低，工作煩瑣的現(xiàn)象
（2）業(yè)務(wù)辦公、行政辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使城建檔案館的信息化工作從點(diǎn)發(fā)展達(dá)到面，改變了原先在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面的空白，并可通過數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段直接查詢、統(tǒng)計(jì)，從而獲得最新的最準(zhǔn)的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應(yīng)規(guī)劃國(guó)土資源局對(duì)全局的信息化工作的要求，適應(yīng)城市建設(shè)、發(fā)展的基本需要。
（3）相關(guān)電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，保證了檔案信息質(zhì)量。
目前檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，造成的人力、物力浪費(fèi)。通過建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應(yīng)用相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件，實(shí)現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時(shí)進(jìn)館。從源頭抓起，達(dá)到準(zhǔn)確信息，節(jié)約資源的目的，促進(jìn)檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實(shí)、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數(shù)量大、時(shí)間長(zhǎng)、費(fèi)用高的問題，改變由檔案館來進(jìn)行數(shù)字化的被動(dòng)局面。
4實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理服務(wù)。
城建檔案管理信息系統(tǒng)通過與局電子檔案系統(tǒng)的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉(zhuǎn)過程，這不僅實(shí)現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)的互動(dòng)交換、有效查詢，。它將一方面為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理人員，為城市規(guī)劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務(wù)，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會(huì)服務(wù)開啟了一扇新的大門。
5實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理工作的程序化、規(guī)范化。
通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣業(yè)務(wù)工作中的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證進(jìn)館檔案實(shí)體及其信息的質(zhì)量。
6.開發(fā)網(wǎng)上辦公，實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的根本轉(zhuǎn)變。
隨著城建檔案館服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的需要，深層次服務(wù)與利用成為當(dāng)前城建檔案服務(wù)的主題與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網(wǎng)上查詢城建的檔案的需求日益增加，開發(fā)建立高速互動(dòng)、突出本行業(yè)特點(diǎn)的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動(dòng)服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)的一個(gè)主要途徑，成為城建檔案館為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個(gè)重要窗口。
7.引進(jìn)最新的立體倉(cāng)庫(kù)的建設(shè)思想，改變傳統(tǒng)的庫(kù)房管理方式。
在庫(kù)房管理中運(yùn)用三維立體顯示技術(shù)與溫濕度監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)相結(jié)合，是我們這次開發(fā)的又一亮點(diǎn)，它將立體顯示各庫(kù)房的情況，如：溫濕度監(jiān)控、庫(kù)存檔案占位情況、庫(kù)房空位情況、某卷檔案在庫(kù)房中的具置等，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理真正意義上的現(xiàn)代化管理。
四、開發(fā)內(nèi)容：
1.城建檔案信息系統(tǒng)升級(jí)。
實(shí)現(xiàn)由原C/S結(jié)構(gòu)，升級(jí)為B/S結(jié)構(gòu)，同時(shí)增加以下主要功能：
（1）信息查詢實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的跨庫(kù)查詢。
（2）著錄信息項(xiàng)動(dòng)態(tài)維護(hù)，能自行編輯定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表，加強(qiáng)信息編研功能，實(shí)現(xiàn)靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口：滿足與國(guó)土資源局電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導(dǎo)入。
（4）實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接。
（5）開發(fā)管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數(shù)字化海量存儲(chǔ)、管理。
（7）實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統(tǒng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能。
2.業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化：圍繞城建檔案館目前業(yè)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作網(wǎng)上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動(dòng)化：實(shí)現(xiàn)館內(nèi)公文的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、管理。實(shí)現(xiàn)館內(nèi)行政事務(wù)辦理的網(wǎng)上督察、考核。實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)、辦公用品、工資的自動(dòng)化管理。
4.網(wǎng)站：建立一個(gè)為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動(dòng)的網(wǎng)站。重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)庫(kù)的、即時(shí)的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實(shí)時(shí)，要求具有管理功能強(qiáng)大，速度快，可擴(kuò)充能力強(qiáng)等特點(diǎn)。
五、開發(fā)技術(shù)路線：
系統(tǒng)技術(shù)路線：操作系統(tǒng)平臺(tái)：采用Windows系列Windows2003Server
數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：采用Oracle9i
WEB服務(wù)器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統(tǒng)開發(fā)模式：基于Brower/Server體系結(jié)構(gòu)
開發(fā)工具：采用微軟的.NET技術(shù)。
六、目前實(shí)施情況
1、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標(biāo)準(zhǔn)制定：幾年來先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》《天津市建設(shè)工程文件整理歸檔規(guī)范》等一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3、技術(shù)開發(fā)：業(yè)務(wù)辦公、。業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已開發(fā)完成，現(xiàn)已進(jìn)入試運(yùn)行階段，檔案信息管理系統(tǒng)升級(jí)將在9月10日完成，網(wǎng)站也將在九月中旬開通。SAN存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)完成設(shè)備采購(gòu)，進(jìn)入安裝調(diào)試階段。
七、幾點(diǎn)體會(huì)：
1、提高認(rèn)識(shí)，樹立信息化的意識(shí)。
在全球信息公開程度越來越高的形勢(shì)下。檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象逐步擴(kuò)大，必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義，增強(qiáng)信息化的緊迫感和責(zé)任感，要認(rèn)識(shí)到在這個(gè)信息時(shí)代，只有充分發(fā)揮檔案信息資源在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔?。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級(jí)支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。
首先要樹立以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的觀念，圍繞社會(huì)需求開展數(shù)字館的建設(shè)，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數(shù)字化是不必要的。我們應(yīng)根據(jù)社會(huì)需求，研究確定數(shù)字化的原則，我館采用的原則是部分館藏?cái)?shù)字化，優(yōu)先數(shù)字化館藏中利用率高的、重點(diǎn)工程、特色檔案。這樣一方面加快實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的速度，另一方面節(jié)約資金。其次樹立服務(wù)觀念，要以向社會(huì)提供高效能的服務(wù)為最終目的。為社會(huì)服務(wù)，傳統(tǒng)地提供檔案原件的方式，不能適應(yīng)社會(huì)需要，只有對(duì)城建檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，加大檔案資源的開發(fā)深度，才能滿足全方位，多層次，多專業(yè)的需求。我們對(duì)館藏十幾類檔案進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)研、分析，特別是進(jìn)行了利用分析，我們沒有采用當(dāng)是較為普遍的通用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，而是根據(jù)各類檔案的不同特點(diǎn)設(shè)置了十三類庫(kù)結(jié)構(gòu)。通過多層著錄，深度標(biāo)引大大加強(qiáng)了檔案資源的開發(fā)深度，同時(shí)我們還本著“以人為本”的設(shè)計(jì)思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內(nèi)容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對(duì)象的觀念。轉(zhuǎn)變以檔案實(shí)體為主要管理對(duì)象的傳統(tǒng)觀念。數(shù)字檔案館的建設(shè)要圍繞這一觀念去進(jìn)行。
3、注重前期準(zhǔn)備，突出開發(fā)需求。
我館從長(zhǎng)遠(yuǎn)維護(hù)考慮，采用“以我為主，聯(lián)合開發(fā)原則”開發(fā)方式。因此開發(fā)的前期準(zhǔn)備工作十分關(guān)鍵。我館分六個(gè)階段進(jìn)行準(zhǔn)備，第一階段是市場(chǎng)調(diào)研。既對(duì)開發(fā)技術(shù)、開發(fā)公司又對(duì)館內(nèi)、社會(huì)需求進(jìn)行調(diào)研。
第二階段考察階段，對(duì)有關(guān)軟件開發(fā)公司進(jìn)行考察，審核其相關(guān)的資質(zhì)材料、開發(fā)業(yè)績(jī)。第三階段是需求，我們召開城建檔案館數(shù)字化開發(fā)需求會(huì)，組織通過初選的軟件開發(fā)公司來館，了解館目前業(yè)務(wù)情況及原有系統(tǒng)情況。聽取館開發(fā)需求，并提出統(tǒng)一要求，限時(shí)上報(bào)開發(fā)方案。第四階段方案評(píng)審階段。為了保證開發(fā)工作的科學(xué)、嚴(yán)密、公平、公正，我館聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)、檔案等專業(yè)的有關(guān)專家組成專家評(píng)審組。召開城建檔案館數(shù)字化建設(shè)方案評(píng)審會(huì)：由各軟件公司匯報(bào)方案。由專家評(píng)審組，對(duì)參評(píng)單位的方案進(jìn)行評(píng)審。第五階段確定合作的開發(fā)公司。我們根據(jù)專家意見及商務(wù)談判的結(jié)果，選擇優(yōu)尼泰信息技術(shù)有限公司為開發(fā)合作公司。第六階段深化需求階段。館計(jì)算機(jī)開發(fā)部門同開發(fā)公司、相關(guān)業(yè)務(wù)部門一起對(duì)用戶需求進(jìn)行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)規(guī)模，明確各職能科室所要處理的數(shù)據(jù)，科室間的發(fā)生的數(shù)據(jù)量，以及對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能需求和性能要求，規(guī)范了各類表格、名稱。我們用需求推動(dòng)開發(fā)，用開發(fā)拓展需求。讓用戶與計(jì)算機(jī)開發(fā)人員充分交流，，讓用戶在開發(fā)初期，就能看到原型。增加開發(fā)過程透明度，盡量減少后期的修改，實(shí)現(xiàn)效率、質(zhì)量的雙贏。
4、檔案信息質(zhì)量是數(shù)字檔案館的根基。
信息質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的成敗，在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。我館為嚴(yán)把檔案信息質(zhì)量關(guān)，建立檔案數(shù)字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓(xùn)教材，對(duì)每個(gè)上崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)。同時(shí)建立三級(jí)審驗(yàn)制度。一是錄入人員要對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理檢查?？纯词欠穹险硪?guī)范，分類排序是否正確。二是科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖象質(zhì)量的檢查，并對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行核查。三是室主任對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行抽查。保證檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。
5、基礎(chǔ)工作是數(shù)字化的前提，基礎(chǔ)工作先行才能保證系統(tǒng)的，從1999年系統(tǒng)開發(fā)，我館一直同步抓好檔案的基礎(chǔ)工作。
（1）進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字館的保證、基礎(chǔ)、條件，系統(tǒng)建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)先行，只有安計(jì)劃有步驟地作好信息標(biāo)準(zhǔn)化，才能建立堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。我館目前已從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護(hù)等內(nèi)容分階段分步驟來進(jìn)行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》等標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定工作。（2）館藏檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，幾年來，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規(guī)劃?rùn)n案、地名檔案等4萬余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（3）通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范新進(jìn)館的檔案質(zhì)量。
6、基礎(chǔ)設(shè)施投入統(tǒng)籌規(guī)劃、分步進(jìn)行。