時間：2023-01-22 03:21:14
導(dǎo)語：在機(jī)關(guān)檔案管理工作計劃的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
以《檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》為指針，認(rèn)真貫徹實(shí)施《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》，圍繞學(xué)?！皥F(tuán)結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點(diǎn)，強(qiáng)化率先、競爭、責(zé)任、效率、質(zhì)量意識，運(yùn)用新的檔案管理軟件加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，力求為學(xué)校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
二、工作目標(biāo)、任務(wù)：
以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計劃、有步驟地開展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。
1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照蘇州市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實(shí)施方案，進(jìn)行有計劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。
2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。
3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報告。
4.做好檔案臺帳，對各項內(nèi)容認(rèn)真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。
5.及時收取、處理各類文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
6.配合學(xué)校做好各類評估、評審、考核工作。
7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制訂學(xué)校年工作計劃
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文書處理工作
第二季度：
1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)
2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動
3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時向校領(lǐng)導(dǎo)匯報處理
第三季度：
1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作
2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準(zhǔn)備工作
3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
2.做好各項工作的記錄與統(tǒng)計
一、健全機(jī)構(gòu)、配齊人員
兩河指揮部根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，充分認(rèn)識工程檔案在建設(shè)項目竣工驗(yàn)收中的重要性以及對項目建成后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改、審計等方面的重要作用，從項目立項開始，就成立檔案小組，配備專門工作人員，負(fù)責(zé)文件、圖紙、合同等資料的收集、管理工作。對項目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進(jìn)度，安排部署下步工作。
二、加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)
檔案管理信息化是新事物，有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式。因此要通過各種形式，組織檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們學(xué)會新知識，掌握新技能，提高對檔案信息化管理的重視程度，加大對法律法規(guī)的宣傳力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是積極參加各級檔案管理部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。二是在工作中實(shí)行一對一的幫扶方法，由業(yè)務(wù)工作水平較高的檔案管理人員對業(yè)務(wù)能力較差的管理人員進(jìn)行幫帶培訓(xùn)工作，在檔案資源、文書等方面的工作能力進(jìn)行科學(xué)有效的培訓(xùn)。
三、建立健全檔案管理規(guī)章制度
一是檔案收集工作。陡河青龍河防洪排澇綜合整治工程在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等參建單位簽署各類合同、協(xié)議時，明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，把項目文件資料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。指揮部制定了《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項目檔案資料歸檔范圍及保管期限表》、《唐山市環(huán)城水系工程建設(shè)項目檔案資料歸檔目錄》，按照前期資料、施工資料、監(jiān)理資料等八項內(nèi)容將檔案整理的收集歸檔范圍進(jìn)行了分類，明確了建設(shè)單位資料接收范圍及向城建檔案館移交資料范圍?！妒┕けO(jiān)理階段資料立卷整理標(biāo)準(zhǔn)》對施工監(jiān)理單位提出了詳細(xì)的立卷整理方法及數(shù)量等要求。
二是建立合同臺帳。合同管理是項目建設(shè)中的一項重要內(nèi)容。項目建設(shè)初期應(yīng)該成立專門的部門對項目建設(shè)簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行審核、把關(guān)。制定合同審批單，對合同簽訂日期、內(nèi)容摘要、審核領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人、份數(shù)、保管出處等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，并分類匯總，建立臺帳。圍繞合同，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，整理裝盒后定期移交檔案室。并為日常管理工作和審計工作提前做好充分準(zhǔn)備。
三是檔案移交、鑒定工作。依據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗(yàn)收辦法》，為保證項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，指揮部結(jié)合實(shí)際，分別制定了適用于指揮部內(nèi)部資料及施工監(jiān)理單位移交程序及表格：指揮部相關(guān)各處室、所屬各單位均按照《歸檔目錄》要求及移交流程移交資料，遵循“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則。在掌握審核標(biāo)準(zhǔn)上，堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。
四是檔案分類編號。為了系統(tǒng)、科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮工程檔案的作用，安全有序的對檔案進(jìn)行保管，檔案室首先對工程總體情況進(jìn)行了摸底、調(diào)研工作。按照六個單獨(dú)立項子項目將檔案分類大項依次分類。結(jié)合工程實(shí)際特點(diǎn)，編制了檔案號、檔案類目設(shè)置、檔案分類形式、排序等具體方案。
五是檔案數(shù)字化建設(shè)方案。隨著信息社會的到來，信息與信息技術(shù)應(yīng)用在檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中日漸增多，檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，成為了檔案工作發(fā)展的必然趨勢。兩河指揮部將工程檔案及文書檔案列入檔案數(shù)字化范圍，按照檔案部門規(guī)定，制定檔案數(shù)字化掃描加工方案。
四、加強(qiáng)檔案信息化管理軟、硬件建設(shè)
在黨校日常教學(xué)和科研管理活動中形成了數(shù)量龐大的檔案，這些檔案是黨校建設(shè)和社會發(fā)展的重要?dú)v史記錄，具有較好的查考價值，能夠?yàn)辄h校日常管理及教學(xué)提供可靠的原始依據(jù)。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前基層黨校檔案加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，因此需要做好基層黨校檔案信息化管理工作，確保黨校檔案工作能夠更好的為黨建的管理和教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：
基層黨校；檔案；信息化管理；意義；策略
檔案管理工作對專業(yè)性和政策性具有較高的要求，黨校檔案作為黨校辦學(xué)和教學(xué)過程中形成的重要文件資料，記載著黨建的歷史，對黨校的發(fā)展具有很好的借鑒作用，因此需要對基層黨校檔案資料做好收集和整理工作，做好黨校檔案的管理工作，特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下，更需要努力提高基層黨校檔案信息化管理水平，確?；鶎狱h校檔案工作能夠更好的適應(yīng)信息化時展的需求。
1加強(qiáng)基層黨校檔案信息化管理的意義
1.1有利于檔案管理效率的提高
基層黨校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案工作實(shí)現(xiàn)了自動化、實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化，有效的降低了檔案人員的勞動強(qiáng)度，工作效率大幅度提升。而且檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，檔案可以實(shí)現(xiàn)即時查詢，能夠快速的檢索出自己所需要的檔案信息，有效的減輕了檔案管理人員查詢工作的負(fù)擔(dān)。同時檔案借閱過程中直接采用計算機(jī)進(jìn)行管理，而且能夠自動產(chǎn)生催還記錄，能夠及時對借閱者進(jìn)行催還。而且在檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，檔案部門則會不僅僅是對檔案進(jìn)行保管，而成為整體單位內(nèi)部的信息中心，檔案利者可以直接在計算機(jī)上查閱自己所需要的檔案資料，有利于工作效率的提高。
1.2實(shí)現(xiàn)了檔案管理與信息電子化的有機(jī)結(jié)合
在計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢下，對檔案管理工作提出了更高的要求，隨著檔案管理工作與現(xiàn)代技術(shù)不斷結(jié)合，檔案管理信息化水平不斷提高。在信息化環(huán)境下，檔案管理人員也需要及時轉(zhuǎn)變觀念，樹立良好的服務(wù)意識，不斷的增強(qiáng)自身的現(xiàn)代化管理能力，在具體工作中充分的利用現(xiàn)代化手段來對檔案進(jìn)行整理和保管，有效的提高了工作效率，更好的推動了檔案資源的開發(fā)利用，檔案工作也會越來越規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
1.3檔案管理信息化是形勢發(fā)展的需求
目前，大多數(shù)基層黨校對檔案的管理與形勢的發(fā)展要求是不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用。運(yùn)用信息化對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。
1.4能大大提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理的操作技術(shù)，還要求工作人員能夠熟練地使用電子計算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的信息化檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)信息化進(jìn)程的需要，檔案管理信息化中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，讓管理人員及時掌握最新的信息化管理方法，只有這樣通過學(xué)習(xí)和熟練運(yùn)用計算機(jī)業(yè)務(wù)技能來提高管理水平的效果。
2做好基層黨校檔案信息化管理的具體策略分析
2.1加強(qiáng)基層黨校檔案信息化法制建設(shè)
在當(dāng)前信息化快速發(fā)展的新形勢下，檔案工作需要以《檔案法》為核心，進(jìn)一步對相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行完善，構(gòu)建完善的檔案行政法規(guī)體系，抓好地方信息化立法工作，建立健全檔案信息化管理的法律法規(guī)保障體系。同時還要對檔案信息化相關(guān)制度進(jìn)行完善，規(guī)劃電子文件信息的采集、整理、存儲格式等，制定電子文件歸檔、整理、利用等方面的工作規(guī)范，進(jìn)一步完善電子文件的保管和存儲方面的安全制度，有效的保證基層黨校檔案信息化管理工作的規(guī)范性，更好的促進(jìn)黨校檔案工作的順利開展。
2.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)及其安全系統(tǒng)建設(shè)
目前網(wǎng)絡(luò)安全已成為世界各國在信息化建設(shè)過程中十分關(guān)注的一個問題。檔案是一種重要的信息資料，而且許多帶有一定的密級，利用計算機(jī)系統(tǒng)處理信息時，必須采取信息"管理一條線"的原則，將保密及本單位業(yè)務(wù)需求和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)公文管理、檔案管理及文檔一體化和安全保密工作和技術(shù)應(yīng)用的同步。這樣才能使電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)先進(jìn)的實(shí)用性和較完善的安全保密性得到有效保證。因此，在技術(shù)上要不斷更新保密手段，在管理上要嚴(yán)禁信息上網(wǎng)，對已經(jīng)上網(wǎng)的信息要做好系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份。
2.3加快檔案系統(tǒng)數(shù)字資源建設(shè)
檔案系統(tǒng)資源的建設(shè)是指現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集和館（室）藏檔案的數(shù)字化兩部分內(nèi)容。現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集主要是指電子政務(wù)和采用辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件。館（室）藏檔案的數(shù)字化，即利用專用掃描設(shè)備如工程掃描儀、文檔高速掃描儀等設(shè)備對館藏的圖紙、文檔、聲像等檔案進(jìn)行掃描和處理等工作，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子文件的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化發(fā)展將進(jìn)一步完善我國以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源。
2.4加強(qiáng)檔案信息化人才的培養(yǎng)
由于檔案信息化建設(shè)具有較強(qiáng)的技術(shù)性，因此對檔案管理人員具有較高的要求。作為檔案信息化管理人員，不僅需要掌握專業(yè)檔案知識，而且還要熟悉計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，只有這樣才能更好的勝任自身的工作。因此在信息化環(huán)境下，基層黨校需要做好檔案信息化人才的培養(yǎng)工作，對于在職人員，需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，使其在培訓(xùn)中能夠更扎實(shí)的掌握分檔案基礎(chǔ)理論知識，提高自身的理論水平和分析能力，熟練對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件進(jìn)行應(yīng)用。同時基層黨校還需要組織多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和交流，為檔案管理人員營造一個良好的學(xué)習(xí)氛圍，努力提高自己的知識積累，掌握各種新技術(shù)和新方法，打造一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案信息化人才隊伍。
3結(jié)論
基層黨校作為基層黨員干部教育和培訓(xùn)的重要基地，在新形勢下，需要對基層黨校檔案信息化管理給予充分的重視，這是一項長期性和系統(tǒng)性的工程，需要人力、物力和財力的投入。在基層黨校檔案信息化管理工作中，需要加快改變傳統(tǒng)的管理方式，充分的利用先進(jìn)的技術(shù)來推動檔案信息化建設(shè)，使基層黨校檔案工作更好的融入到信息社會中來，培養(yǎng)出更多的基層黨員干部，為我國經(jīng)濟(jì)和社會的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉志鵬.黨校檔案信息化建設(shè)存在的問題及發(fā)展對策[J].黑龍江檔案，2013（2）：15.
[2]李麗青.試論黨校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（2）：5.
關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化
高校基本建設(shè)項目檔案是在基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個獨(dú)立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現(xiàn)在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的新建、擴(kuò)建;學(xué)?；ㄌ帉A(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟(jì)糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。
一、抓住高?；n案的特點(diǎn)
是提高其檔案信息化管理工作的核心
檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢，因?yàn)楦咝Ｍ顿Y主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會化，對于高校基建檔案自身的質(zhì)量、項目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)。基建檔案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點(diǎn)，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點(diǎn)表現(xiàn)為:
1.基本建設(shè)項目檔案材料來源的廣泛性
基本建設(shè)項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗(yàn)收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計部門的論證設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評定過程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。
2.基本建設(shè)項目全過程的完整性
基建檔案在基建項目建設(shè)過程中，包含了從提出項目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計、編制設(shè)計文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來。
3.基本建設(shè)項目檔案數(shù)量的龐大性
基本建設(shè)項目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。
4.基本建設(shè)項目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性
基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機(jī)融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。
5.基本建設(shè)項目檔案形成相對于工程進(jìn)度的滯后性
基建檔案是在基建活動中產(chǎn)生的，它真實(shí)地反映基建工程內(nèi)容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項目在竣工驗(yàn)收時，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗(yàn)收，當(dāng)驗(yàn)收工作完成后，經(jīng)過整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對基建項目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。
6.基本建設(shè)項目檔案的長久性和不可替代性
一份完整的基本建設(shè)工程(項目)檔案，是建設(shè)工程(項目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長一段時間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。
二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題
真實(shí)地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性
長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價值的發(fā)揮和對現(xiàn)實(shí)工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:
1.建檔質(zhì)量不高
有些檔案管理人員對基本建設(shè)工程信息的來龍去脈認(rèn)識不清，對收集到的資料不能及時進(jìn)行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。
2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端
檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用。基建檔案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。
三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新
是基建檔案信息化管理的運(yùn)作方式
基建檔案信息化其實(shí)也是一項系統(tǒng)工程，其實(shí)施也將按照工程建設(shè)模式來進(jìn)行，作為一項工程其各項建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運(yùn)作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:
1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實(shí)施方案。分期實(shí)施方案要充分考慮國家信息化戰(zhàn)略實(shí)施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費(fèi)投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。
2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。
3.基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化。即在自動化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對電子文件的歸檔管理必須實(shí)現(xiàn)自動化。在這方面，我校是運(yùn)用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)現(xiàn)文檔一體化。
4.隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識化、社會化開發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識，并能熟練操作和應(yīng)用計算機(jī)，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開發(fā)者。
5.開放基建檔案共享信息和開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)。基建檔案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)基建檔案的真正利用價值。
總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)將會加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財富，是學(xué)?；窘ㄔO(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項管理性極強(qiáng)的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)?，F(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來對待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問題，進(jìn)一步做好學(xué)?；n案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。
注 釋:
①杜映池，陳堅.淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會科學(xué)學(xué)報，2004.5(增):111—112.
②羅丙軍，易志堅.論高?；n案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報，2006，12，(4):143.
參考文獻(xiàn)
1.薛四新，彭榮，陳永生.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè).北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:31—32.
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問題
隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設(shè)置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計不準(zhǔn)確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費(fèi)用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴(yán)重，為了改善我國檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問題。在對案卷進(jìn)行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項工作有充足的認(rèn)識，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務(wù)，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計算機(jī)管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機(jī)后利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.
在計劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價值的真實(shí)得記錄那就是人口和計劃生育檔案，是政府?dāng)M定適合當(dāng)?shù)厝嗣竦娜丝谂c計劃生育政策的科學(xué)的有效的依據(jù)，人口和計劃生育檔案就是我國多年在計劃生育工作中經(jīng)驗(yàn)的積累的產(chǎn)物。想要使計劃生育檔案管理工作能夠順利的開展，首先就要提高進(jìn)行此管理工作人員對于人口和計劃生育檔案對于管理工作開展的意義的認(rèn)識水平。
1.可以為政府在制定相應(yīng)計劃生育政策過程中提供必要的資料
人口和計劃生育檔案準(zhǔn)確的反應(yīng)了我國人口統(tǒng)計的人數(shù)。因此國家對人口和計劃生育當(dāng)然進(jìn)行科學(xué)的分析，得到的分析結(jié)果就可以用于政府制定、修改、完善適合當(dāng)?shù)氐挠媱澤?，這樣就可以提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展能力。
2.可以為國家內(nèi)流動人口提供良好的服務(wù)
我國人口基數(shù)大，每天都有大量的人口流動，因此國家想得知并管理人口流動的方向就可以通過分析人口和計劃生育檔案來獲得信息，這樣就能實(shí)時的得知我國流動人口婚育狀況。利用人口和計劃生育檔案進(jìn)行流動人口的管理和制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理，這樣在引導(dǎo)流動人口進(jìn)行計劃生育的同時也可以提高兩地社會撫養(yǎng)費(fèi)的征收，也可以避免兩地出現(xiàn)的發(fā)錯證件、反復(fù)發(fā)證等工作失誤。
3.為我國農(nóng)民進(jìn)行正確的引領(lǐng)
我國在對人口和計劃生育檔案進(jìn)行分析的過程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學(xué)的、有效的、適合農(nóng)民的計劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對于獨(dú)生子女戶的優(yōu)惠政策、獎勵制度，以此來幫助農(nóng)民認(rèn)識帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導(dǎo)下，在相應(yīng)的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會。
二、我國進(jìn)行人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理中出現(xiàn)的不足
1.我國相關(guān)部門對于人口和計劃生育檔案管理工作不夠重視
相關(guān)部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點(diǎn)進(jìn)行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計劃生育檔案的整理工作，所以，這就導(dǎo)致了基層的人口和計劃生育檔案工作進(jìn)行的狀況很差。而且基層的人口和計劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對于我國人口的計劃生育檔案記錄敷衍了事。
2.我國人口和計劃生育檔案管理工作實(shí)施條件差
當(dāng)前，相關(guān)部門在對于人口和計劃生育檔案的管理工作過程中，并沒有重點(diǎn)進(jìn)行對我國基層人口計劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國從事計劃生育工作人員對于保護(hù)計劃生育檔案的意識淡薄，都與我國《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對于檔案保存的庫房、保管設(shè)施都建設(shè)的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開展設(shè)立形成了阻礙。
三、針對我國進(jìn)行人口和計劃生育檔案工作的科學(xué)管理建設(shè)的建議
1.提高管理人員素質(zhì)
對于人口和計劃生育檔案科學(xué)管理工作是否能夠順利的開展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識文化水平、技能掌握程度息息相關(guān)。因此，相關(guān)部門應(yīng)該提高工作人員的素質(zhì)水平，應(yīng)該設(shè)立技術(shù)和業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，以此來提升工作人員管理能力與加深技術(shù)掌握程度。與此同時，也要加大工作人員對計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)、理解，在當(dāng)今信息化普及的時代，學(xué)會利用計算機(jī)輔助工作，會使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準(zhǔn)確。
2.將檔案中的主題詞在錄入時換為關(guān)鍵詞
查找方式繁瑣、冗長、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關(guān)鍵詞具備查找方便、有代表性的特點(diǎn)，因此在檔案管理錄入時可以采用關(guān)鍵詞來代替主題詞的辦法，即用適當(dāng)?shù)脑~匯來總結(jié)出檔案所體現(xiàn)出來的主題，將這樣的詞匯當(dāng)作關(guān)鍵詞對檔案進(jìn)行標(biāo)識，然后利用計算機(jī)的批量處理功能進(jìn)行整理。
四、結(jié)語
關(guān)鍵詞：醫(yī)療機(jī)構(gòu)；黨建工作；檔案；管理
檔案是衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的重要記錄，里面記錄著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展情況，對加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，提供了強(qiáng)有力的保證。隨著社會的發(fā)展，人們對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)提出了更高的要求，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理工作更加規(guī)范，并加強(qiáng)黨建檔案的收集和整理，充分發(fā)揮黨建檔案的重要性，使檔案在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中發(fā)揮出重要的作用。本文結(jié)合醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)前的發(fā)展情況，對如何提高黨建工作檔案規(guī)范化管理進(jìn)行了闡述。
1醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案的重要性
醫(yī)療機(jī)構(gòu)主要是為百姓服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，能夠保證人們的身體健康，黨建工作作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的重要組成部分，為了使其在醫(yī)療行業(yè)中發(fā)揮重要的作用，需要結(jié)合黨建工作在醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施的概況，加強(qiáng)對醫(yī)療衛(wèi)生體質(zhì)改革，緊緊抓住黨建工作主線，充分發(fā)揮黨建工作在衛(wèi)生行業(yè)中的重要作用，提高黨員干部的思想政治素質(zhì)，改進(jìn)醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
2醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案管理存在的問題
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)是我國的一項重要行業(yè)，對確保人們的健康具有重要作用。黨建檔案是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中的重要內(nèi)容，但是在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)內(nèi)部，存在著對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)認(rèn)識程度不足、黨建檔案不規(guī)范和不完整的情況，無法充分發(fā)揮黨建工作的重要作用。主要表現(xiàn)為：第一，黨建工作內(nèi)容不明確，存在片面性，黨建檔案建設(shè)不規(guī)范和不全面；第二，黨建工作內(nèi)容劃分不明確，沒有及時對檔案進(jìn)行記錄，導(dǎo)致查閱不方便，有價值的檔案沒能得到收集和整理；第三，醫(yī)療機(jī)構(gòu)基層黨支部工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集效率不高；第四，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致黨建檔案特色不突出。
3醫(yī)療機(jī)構(gòu)黨建工作檔案規(guī)范化管理方法
3.1加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)，完善黨建工作檔案管理制度
首先，需要檔案管理人員從思想上意識到檔案規(guī)范化管理的重要性，強(qiáng)化黨建檔案的收集和整理意識。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員明確黨建檔案的目的，熟知條目建立的流程，為黨建檔案的規(guī)范化管理提供前提條件。最后，建立健全的黨建工作檔案管理制度，確保黨建工作的規(guī)范化，對醫(yī)療機(jī)構(gòu)的黨建檔案實(shí)施情況進(jìn)行了解，制定出一套科學(xué)、系統(tǒng)和可操作性較強(qiáng)的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案材料的收集和整理，減少檔案管理工作的隨意性。
3.2設(shè)立科學(xué)合理的歸檔科目
醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要對黨建檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保檔案分類的清晰性，在大科目下進(jìn)行小科目分類，方便檔案查閱，從而有助于黨建工作的總結(jié)和檢查。同時，黨建機(jī)構(gòu)人員工作時還需要細(xì)心、仔細(xì)，加強(qiáng)對醫(yī)院日常檔案的收集和整理，確保黨建檔案資料的齊全性和完善性。機(jī)構(gòu)人員可將黨建檔案的收集和整理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的一項基礎(chǔ)性工作，確保黨建工作檔案的規(guī)范性，充分發(fā)揮黨建檔案的重要參考價值。
3.3重視黨建工作特色檔案收集
醫(yī)療機(jī)構(gòu)是廣大人民群眾重點(diǎn)關(guān)注的機(jī)構(gòu)，需要注重黨建工作的特色化管理，將黨建工作作為提供健康服務(wù)的特色機(jī)構(gòu)，黨建工作的一切工作內(nèi)容都需要圍繞“以患者為中心”和“為患者服務(wù)”而展開，將黨建檔案管理作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的特色檔案管理。為了更好地展現(xiàn)檔案的特色性，組織醫(yī)務(wù)人員需要在基層開展義診活動，加強(qiáng)對醫(yī)療結(jié)構(gòu)檔案的宣傳，確保檔案管理的優(yōu)質(zhì)性。
3.4建立電子檔案
醫(yī)療機(jī)構(gòu)要想確保檔案管理的規(guī)范化，必須摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，將科學(xué)技術(shù)融入檔案管理中，建立電子檔案，促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理手段，推動檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。電子檔案是科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)物，相對于紙質(zhì)檔案具有記錄方便和準(zhǔn)確率高等特點(diǎn)，能夠及時記錄醫(yī)療機(jī)構(gòu)中活動的影像。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員需要結(jié)合醫(yī)院黨建檔案的實(shí)際情況，建立電子黨建工作檔案，確保檔案信息記錄的及時性和時效性，促進(jìn)檔案檢索的便捷性，使電子檔案取得良好的應(yīng)用效果，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4結(jié)語
醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)作為人們普遍關(guān)注的行業(yè)，需要意識到黨建工作檔案規(guī)范化管理的重要性，本文通過對當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)黨建工作的開展情況進(jìn)行研究，并結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，將檔案作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要信息資源，為黨建工作提供翔實(shí)的史料和重要的依據(jù)，以期保持黨建的特色，保障衛(wèi)生行業(yè)的健康發(fā)展。
作者:孟理偲 單位:恩施州中心醫(yī)院
參考文獻(xiàn):
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1.檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化
隨著計算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
2.檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計算機(jī)進(jìn)行識別、存儲和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
3、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會是一個信息社會，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個社會的辦事效率，而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語音識別、指紋識別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過程中對電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
4.檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機(jī)自動接收，并按照設(shè)定的程序自動地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會化、市場化
其一，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價值。
其二，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
隨著經(jīng)濟(jì)和社會的飛速發(fā)展，各種檔案在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用越來越大，財政檔案是財政局的重要文件，其記載的內(nèi)容可反映出地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要證據(jù)，高質(zhì)量的財政檔案可為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供基礎(chǔ)，并為相關(guān)政策的制定提供客觀依據(jù)，因此對財政檔案的管理具有很大的社會效益，對財政檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理有利于提高財政檔案的管理水平，使其發(fā)揮更大的作用。財政檔案現(xiàn)代化管理就是用現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及現(xiàn)代化的管理方法，來對財政檔案進(jìn)行科學(xué)而高效的管理，以使財政檔案保持完整性和較高的質(zhì)量。
一、財政檔案現(xiàn)代化管理工作的存在問題
近年來，隨著財政檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高，檔案的管理工作也逐漸走上規(guī)范化的路線，但一些需要解決的問題也時刻提醒著檔案管理工作還需要與時俱進(jìn)，還需要跟上現(xiàn)代化管理的腳步。
（一）檔案全部實(shí)現(xiàn)電子歸檔難度較大
與紙質(zhì)文件相比，電子歸檔是一項更加艱苦細(xì)致且難度較大的工作，因?yàn)榇蠖鄶?shù)電子文件形成者局限于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作。
（二）檔案管理工作者現(xiàn)代化操作水平不高
由于電子文件必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉電腦操作技術(shù)的檔案工作者來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生煩躁情緒。
（三）檔案現(xiàn)代化管理操作程序不統(tǒng)一
目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理沒有出臺統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，各地方也缺乏操作的實(shí)施意見。各單位雖然依據(jù)自己的情況，開發(fā)了一些檔案的系統(tǒng)軟件，但是在遇到問題時，還是難免局限于操作的不規(guī)范，所用的操作系統(tǒng)缺乏全面性和可聯(lián)系性。
（四）檔案收集歸檔的不完整
財政檔案所涉及的業(yè)務(wù)檔案、會計檔案非常多，除檔案部門負(fù)責(zé)接收的檔案外，其他業(yè)務(wù)檔案均分散在相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門，而業(yè)務(wù)科室事務(wù)繁雜，檔案的采集、整理、歸檔難以做到現(xiàn)代化操作系統(tǒng)的整齊規(guī)范，因而檔案收集歸檔不夠完整。
二、實(shí)現(xiàn)財政檔案現(xiàn)代化管理的一些對策
（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度
要做好檔案工作，必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，在很大程度上取決于對檔案員工作的滿意度。因此，要加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為檔案工作不是主要工作，可有可無，這就需要檔案員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作。檔案工作者要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；另外，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到檔案工作的重要性。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視后，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動性，做出業(yè)績，做出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
（二）建立和規(guī)范新形勢下檔案現(xiàn)代化管理制度
計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和發(fā)展，日益迫切地需要確保檔案的可靠性和安全性。因此，各級檔案管理部門要根據(jù)新問題、新要求建立并結(jié)合本單位實(shí)際制訂一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，切實(shí)可行的檔案收集、整理、保管、利用的操作規(guī)程，以避免在電子文件的各個環(huán)節(jié)中信息更改或丟失，從而維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性，保證檔案管理現(xiàn)代化持續(xù)、有效地發(fā)展。
（三）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化落后和軟件應(yīng)用的“多、亂、雜”，這些都嚴(yán)重影響了檔案現(xiàn)代化系統(tǒng)整體水平的提高。系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是功能并沒有得到充分發(fā)揮。應(yīng)建立一套統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并適時加以更新和規(guī)范化，為相關(guān)部門的檔案管理工作提供可管理的依據(jù)。
（四）建設(shè)一支具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者隊伍
檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)要有兩手準(zhǔn)備，一手抓硬件的投入，一手抓軟件的開發(fā)，這就需要有一支知識和能力都過硬的檔案管理者隊伍，檔案現(xiàn)代化管理的針對方向是電腦技術(shù)應(yīng)用，檔案工作者對計算機(jī)應(yīng)用能力水平直接影響檔案現(xiàn)代化管理水平的提高。對檔案工作者進(jìn)行計算機(jī)的培訓(xùn)和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計劃組織學(xué)習(xí)，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；廣大的檔案工作者通過學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)踐，從而進(jìn)行了知識更新?，F(xiàn)代化的檔案管理給檔案事業(yè)帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，財政局作為國家行政機(jī)關(guān)，將在實(shí)踐中不斷探索完善，以制度化、信息化促進(jìn)財政檔案工作的現(xiàn)代化，適應(yīng)社會發(fā)展的需要，充分發(fā)揮財政檔案在經(jīng)濟(jì)社會中的重要作用，為構(gòu)建和諧社會做出貢獻(xiàn)。