時(shí)間：2023-10-11 16:23:53
導(dǎo)語(yǔ)：在智慧檔案管理的撰寫(xiě)旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
關(guān)鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務(wù)微博、官方微信的應(yīng)用，政府社交媒體逐漸成為公開(kāi)政務(wù)信息的新渠道。目前，公眾的參政意識(shí)逐漸增強(qiáng)，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識(shí)別、歸檔等過(guò)程。[1]在這樣的背景下，如何對(duì)政府社交媒體文件進(jìn)行科學(xué)的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來(lái)社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，2010年以來(lái)，歐美等一些發(fā)達(dá)國(guó)家的政府部門、檔案管理機(jī)構(gòu)紛紛開(kāi)展了不同層次、不同目的、不同形式的政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐項(xiàng)目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實(shí)施流程和管理規(guī)范。如英國(guó)國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)的英國(guó)政府網(wǎng)絡(luò)存檔項(xiàng)目[2]在歐洲網(wǎng)絡(luò)記憶基金的支持下，開(kāi)發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國(guó)國(guó)家檔案法》的相關(guān)規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機(jī)構(gòu)合作，對(duì)英國(guó)中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號(hào)上公開(kāi)的政務(wù)信息和政治熱點(diǎn)事件等政府社交媒體文件進(jìn)行檔案化管理。目前，該項(xiàng)目歸檔保存的Twitter文件已達(dá)65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過(guò)7000個(gè)，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國(guó)北卡羅來(lái)納州政府社交媒體檔案館項(xiàng)目[3]通過(guò)人工選擇的方式識(shí)別需要?dú)w檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項(xiàng)目所制定的“頁(yè)面宏觀評(píng)估計(jì)分表”，對(duì)待采集的政府社交媒體文件進(jìn)行評(píng)價(jià)和精確計(jì)分，根據(jù)得分情況來(lái)確定采集的頁(yè)面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務(wù)機(jī)構(gòu)――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務(wù)構(gòu)建北卡羅來(lái)納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。
與國(guó)外相比，我國(guó)在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過(guò)系統(tǒng)分析和梳理國(guó)外政務(wù)社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)提供了具有參考價(jià)值的政務(wù)社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權(quán)屬問(wèn)題，提出社交媒體文件應(yīng)采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對(duì)政務(wù)新媒體文件歸檔的動(dòng)因、主體、內(nèi)容、策略進(jìn)行了思考，并指出了當(dāng)前我國(guó)政務(wù)新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略。在實(shí)踐領(lǐng)域，國(guó)內(nèi)相關(guān)的實(shí)踐應(yīng)用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐發(fā)展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個(gè)人、組織或機(jī)構(gòu)集合在一起，通過(guò)集體成員間的互動(dòng)協(xié)作所產(chǎn)生的高于個(gè)體所擁有的能夠進(jìn)行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務(wù)、解決復(fù)雜問(wèn)題的團(tuán)體性智慧或能力。在信息資源管理與服務(wù)領(lǐng)域，集體智慧已廣泛應(yīng)用于社會(huì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、眾包服務(wù)、信息資源共建共享等多個(gè)方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國(guó)家政府機(jī)構(gòu)在履行行政活動(dòng)或處理事務(wù)過(guò)程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價(jià)值的信息，這些信息符合文件的真實(shí)性、可靠性、完整性的基本特點(diǎn)，具有憑證、參考、情報(bào)等主要的檔案價(jià)值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國(guó)家的認(rèn)可，如加拿大國(guó)家檔案館認(rèn)為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過(guò)政策法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當(dāng)前檔案部門長(zhǎng)期歸檔保存的重要對(duì)象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺(tái)形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商提供的服務(wù)器上，這就決定了政府社交媒體文件對(duì)第三方平臺(tái)的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應(yīng)充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)的問(wèn)題，還要面臨大量社會(huì)公眾參與的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動(dòng)態(tài)增長(zhǎng)、分享與轉(zhuǎn)載導(dǎo)致其更新頻繁，且重復(fù)、無(wú)序內(nèi)容較多，很難準(zhǔn)確識(shí)別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對(duì)政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個(gè)機(jī)構(gòu)，需要多機(jī)構(gòu)的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢(shì)，協(xié)同高效開(kāi)展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團(tuán)體的智慧來(lái)選擇有保存價(jià)值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會(huì)感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機(jī)制，政府社交媒體歸檔應(yīng)由文件的形成機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商、記憶機(jī)構(gòu)共同參與，在各司其職和運(yùn)用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應(yīng)借鑒國(guó)外實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮多個(gè)主體協(xié)同管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)借助政務(wù)社交媒體廣泛群眾基礎(chǔ)，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡(luò)用戶的意見(jiàn)和建議，實(shí)現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國(guó)內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實(shí)施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運(yùn)營(yíng)商、政府機(jī)構(gòu)和檔案部門三個(gè)實(shí)施主體，三者之間的關(guān)系如圖1所示。這些機(jī)構(gòu)通過(guò)分工協(xié)作，共同承擔(dān)政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過(guò)分擔(dān)責(zé)任、降低風(fēng)險(xiǎn)，使效益最大化。
1.新媒體運(yùn)營(yíng)商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識(shí)別文件真實(shí)性與可靠性的重要標(biāo)識(shí)。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實(shí)現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實(shí)保存利用，需要對(duì)文件著錄的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲(chǔ)在新媒體運(yùn)營(yíng)商提供的服務(wù)器上，因此，需要具備技術(shù)優(yōu)勢(shì)的新媒體運(yùn)營(yíng)商提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機(jī)構(gòu)。政府機(jī)構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成機(jī)構(gòu)，擁有對(duì)文件的管理與處置權(quán)，能夠在文件的整個(gè)生命周期內(nèi)對(duì)其進(jìn)行管理與控制。同時(shí)由于政府機(jī)構(gòu)更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構(gòu)，因此，在文件的真實(shí)性與完整性等價(jià)值鑒定與識(shí)別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督主體，負(fù)責(zé)社交媒體文件管理意見(jiàn)與政策的制定，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案部門和其他合作機(jī)構(gòu)對(duì)政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實(shí)施的責(zé)任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機(jī)構(gòu)，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術(shù)選擇、保存標(biāo)準(zhǔn)體系和流程規(guī)范制定、管理平臺(tái)構(gòu)建、歸檔信息服務(wù)利用等方面具有天然的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)形成包括方案、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、程序、技術(shù)等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務(wù)流程，可以實(shí)現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實(shí)施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應(yīng)用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對(duì)其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長(zhǎng)期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性?？紤]到開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國(guó)際上公認(rèn)的實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源長(zhǎng)期保存與獲取的標(biāo)準(zhǔn)，政府社交媒體文件歸檔的整個(gè)流程也可以參考OAIS模型作為其實(shí)施檔案化管理的邏輯架構(gòu)，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺(tái)具有的深層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)，其海量性、復(fù)雜性、技術(shù)性強(qiáng)等特點(diǎn)導(dǎo)致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問(wèn)題，如對(duì)動(dòng)態(tài)持續(xù)生長(zhǎng)信息的實(shí)時(shí)采集，以及對(duì)豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點(diǎn)，在借鑒電子文件獲取相關(guān)方法的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術(shù)解決方案，包括資源選擇標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。以英國(guó)國(guó)家檔案館對(duì)Twitter的捕獲為例，該館在實(shí)施信息采集時(shí)遵循Twitter提供的REST API標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)獲取API服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)收割Twitter信息的網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)工具進(jìn)行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)爬蟲(chóng)工具捕獲的文件多是雜亂無(wú)序的，還應(yīng)通過(guò)編目著錄與鑒定整理等管理操作使無(wú)序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項(xiàng)目通過(guò)構(gòu)建通用的元數(shù)據(jù)模型對(duì)采集的文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、管理過(guò)程、形成背景等信息進(jìn)行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標(biāo)準(zhǔn)的WARC網(wǎng)頁(yè)檔案文件格式保存，實(shí)現(xiàn)對(duì)采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識(shí)斷與文件可用性判斷兩個(gè)部分。其中，文件識(shí)別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長(zhǎng)期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對(duì)已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等特征的可用性檢查，確保文件的真實(shí)性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲(chǔ)架構(gòu)的選擇。目前對(duì)社交媒體文件進(jìn)行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡(luò)鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點(diǎn)，解決社交媒體文件在海量存儲(chǔ)與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項(xiàng)目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個(gè)部分，即提供訪問(wèn)的存檔、長(zhǎng)期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過(guò)多個(gè)機(jī)構(gòu)共建共享的方式進(jìn)行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲(chǔ)架構(gòu)選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項(xiàng)持續(xù)性活動(dòng)，保存文件數(shù)量的動(dòng)態(tài)增長(zhǎng)對(duì)存儲(chǔ)管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲(chǔ)作為動(dòng)態(tài)易擴(kuò)展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式可為海量政府社交媒體文件的長(zhǎng)期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實(shí)施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應(yīng)強(qiáng)調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國(guó)國(guó)家檔案與文件署官方網(wǎng)站開(kāi)展的“公民檔案員”項(xiàng)目，[13]提倡國(guó)家檔案館等有影響力的文化記憶機(jī)構(gòu)積極建立公眾號(hào)，鼓勵(lì)公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺(tái)宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關(guān)主題信息資源的征集與內(nèi)容評(píng)價(jià)負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會(huì)感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價(jià)值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣?huì)意識(shí)和社會(huì)驅(qū)動(dòng)的存儲(chǔ)模式。[14]
2.開(kāi)發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術(shù)。當(dāng)前國(guó)內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動(dòng)打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對(duì)淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁(yè)自動(dòng)采集方法并不能有效解決這類信息的采集問(wèn)題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商合作研發(fā)智能化的方法和工具來(lái)實(shí)現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國(guó)開(kāi)展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問(wèn)題。國(guó)外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實(shí)現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新與突破可為國(guó)內(nèi)社交媒體信息存檔技術(shù)的研發(fā)提供參考。國(guó)內(nèi)在開(kāi)發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術(shù)的過(guò)程中，可考慮以國(guó)外成功的實(shí)踐案例為“藍(lán)本”，結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息存檔技術(shù)和方法進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)面向我國(guó)主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新，來(lái)減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。
3.建立分布式合作保存機(jī)制。政府社交媒體文件歸檔是一項(xiàng)持續(xù)而復(fù)雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來(lái)共同解決。結(jié)合國(guó)情，國(guó)內(nèi)可建立由政府機(jī)構(gòu)為主導(dǎo)、檔案部門為責(zé)任主體、社交媒體運(yùn)營(yíng)商參與，吸納那些對(duì)政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認(rèn)識(shí)、有意向參與這項(xiàng)公益事業(yè)的公眾和社會(huì)組織所組成的分布式合作保存機(jī)制。其中，政府機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵(lì)公眾和社會(huì)組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來(lái)提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術(shù)優(yōu)勢(shì)的社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商需要在技術(shù)上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術(shù)支撐。檔案部門需要制定科學(xué)規(guī)范的社交媒體文件采集標(biāo)準(zhǔn)、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機(jī)構(gòu)、社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商、社會(huì)組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務(wù)框架，實(shí)現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進(jìn)行。
*本文為吉林大學(xué)研究生創(chuàng)新基金資助項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務(wù)信息長(zhǎng)期可存取研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2016048）的研究成果之一。
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關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案管理；內(nèi)控制度
當(dāng)前，國(guó)家財(cái)務(wù)部門對(duì)高校的內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)做出了明確的規(guī)定，高校應(yīng)該積極響應(yīng)財(cái)務(wù)部門的號(hào)召來(lái)建設(shè)內(nèi)部控制規(guī)范。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，在學(xué)校的內(nèi)部控制建設(shè)中也具有非常重要的作用，成為了高校內(nèi)部控制的重要防控對(duì)象。但是，從實(shí)際的高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，內(nèi)控現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來(lái)做好內(nèi)控制度的建設(shè)。
一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制中的重要性
高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算過(guò)程中產(chǎn)生和接收的會(huì)計(jì)資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。1.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)控過(guò)程中的重要性。內(nèi)部控制建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中具有非常重要的作用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在高校的內(nèi)部控制建設(shè)中也發(fā)揮著非常重要的作用。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案本身形成的過(guò)程就能夠有效體現(xiàn)內(nèi)部控制，財(cái)務(wù)檔案客觀記錄了高校財(cái)務(wù)管理等各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，全面覆蓋了各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，無(wú)論是預(yù)算管理、事中核算還是事后的決算、對(duì)賬，記錄都非常詳細(xì)，并且檔案具有嚴(yán)肅性和真實(shí)性，不能篡改。因此，會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的本身就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的過(guò)程。2.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則。高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中體現(xiàn)了內(nèi)部控制的原則，行政事業(yè)單位響應(yīng)國(guó)家財(cái)務(wù)部門的號(hào)召，注重內(nèi)部控制，在實(shí)施內(nèi)部控制的過(guò)程中要遵循重要性、適應(yīng)性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中，要對(duì)所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的控制。同時(shí)，要記載各種具有保存價(jià)值的圖表、文字等會(huì)計(jì)資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會(huì)背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也出現(xiàn)了一定的改變，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的記載方式也更加先進(jìn)和科學(xué)，這就體現(xiàn)了內(nèi)部控制的適應(yīng)性原則。3.內(nèi)部控制方法指導(dǎo)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理。內(nèi)部控制方法中對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)控制做出了明確的規(guī)定，指出行政事業(yè)單位要建立完善的財(cái)務(wù)管理制度，建設(shè)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)，不斷提升相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作技能，落實(shí)會(huì)計(jì)人員的崗位責(zé)任制度，并對(duì)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作做出規(guī)范，重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證處理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告處理以及會(huì)計(jì)賬簿處理程序做出了明確的規(guī)定。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理本身就是內(nèi)部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質(zhì)量，保障所有的會(huì)計(jì)資料都是準(zhǔn)確和客觀的，這樣才能真正落實(shí)高校的內(nèi)部控制。因此，高校內(nèi)部控制的方法對(duì)高校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理有重要的指導(dǎo)作用，能夠?yàn)楦咝５呢?cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當(dāng)前高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控存在的不足
1.沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的功能。高校的財(cái)務(wù)部門在高校中具有非常重要的地位，可以說(shuō)高校所有重要功能的體現(xiàn)都離不開(kāi)財(cái)務(wù)部門，無(wú)論是科學(xué)研究還是人才培養(yǎng)過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門都發(fā)揮著非常重要的服務(wù)作用，是高校的核心部門之一。但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，大部分的高校財(cái)務(wù)人員都將工作重點(diǎn)放在和財(cái)務(wù)相關(guān)的工作上，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、核算和決算等，但是卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知程度不夠，這樣就導(dǎo)致在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中投入的精力和時(shí)間比較少，沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效的管理，領(lǐng)導(dǎo)層和相關(guān)的檔案管理人員的檔案管理意識(shí)比較薄弱，這和高校的內(nèi)部控制建設(shè)的要求不相符合。2.高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有待升級(jí)。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的普及化，導(dǎo)致很多高校都在不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，高校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也越來(lái)越多樣化。所以，會(huì)計(jì)檔案的資源信息也在日漸增多。當(dāng)前，高校的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)主要是針對(duì)以紙質(zhì)為載體的檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，這種落后的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)凸顯出很多的問(wèn)題和不足，無(wú)法對(duì)海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行處理。近年來(lái)，內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)也在不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)也正朝著電子化建設(shè)的方向發(fā)展，由于信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致檔案信息的儲(chǔ)存介質(zhì)也變得更加多樣化，而當(dāng)前高校使用的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和其他部門的信息化管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)兼容，存在著信息孤島和兼容性的問(wèn)題。不僅如此，高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在電子存儲(chǔ)方面還具有一定的提升空間，在對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔時(shí)雖然比較穩(wěn)定，但是，對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的利用和查詢具有較大的難度。內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)工作需要查詢大量的賬目，當(dāng)前的高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還很難實(shí)現(xiàn)，這就要求要采用電子查詢系統(tǒng)，發(fā)揮電子查詢系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢(shì)來(lái)快速檢索大量賬目，同時(shí)還可以調(diào)取打印已經(jīng)成像的原始憑據(jù)，并且對(duì)于電子檔案還能夠進(jìn)行加密，能夠確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)要及時(shí)升級(jí)。3.高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度。當(dāng)前，大部分的高校會(huì)計(jì)檔案管理都?xì)w于獨(dú)立的檔案管理部門，但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)性要求比較高，所以檔案部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只是流于形式，真正來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的還是財(cái)務(wù)人員。財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，一般是以我國(guó)的會(huì)計(jì)檔案管理法來(lái)開(kāi)展工作，高校自行制定的會(huì)計(jì)檔案管理的制度比較少，這就導(dǎo)致了高校會(huì)計(jì)檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財(cái)務(wù)工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會(huì)計(jì)檔案管理在實(shí)際的工作中，不知道是按照行政會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行還是按照企業(yè)會(huì)計(jì)來(lái)執(zhí)行，陷入了兩難的境地。由于高校財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，導(dǎo)致高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的存檔內(nèi)容以及檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)都做出了獨(dú)立的規(guī)定，而很多高校并沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展的具體情況，來(lái)制定健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的制度，最終導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理出現(xiàn)各種問(wèn)題。4.高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理人員的專業(yè)化水平要求比較高，但是，從實(shí)際的情況來(lái)看，部分高校財(cái)務(wù)部門并沒(méi)有專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，并且也只有極少數(shù)的高校在財(cái)務(wù)部門設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理科室，和其他的業(yè)務(wù)科室相比，會(huì)計(jì)檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，很多都是勤工助學(xué)的人員或者是其他部門的人員來(lái)兼職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)化水平比較低。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，這就對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)化水平比較低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)和數(shù)字化管理難以實(shí)現(xiàn)，不符合內(nèi)部控制建設(shè)的要求。
三、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控制度建設(shè)
1.重視會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)控建設(shè)給予高度重視，深刻認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制貫徹在會(huì)計(jì)檔案管理全過(guò)程的重要性和必要性，重視預(yù)算管理，并在預(yù)算管理的過(guò)程中做好各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合高校往年的情況以及當(dāng)年的工作計(jì)劃和活動(dòng)計(jì)劃來(lái)做好預(yù)算。在分配經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，一定要將會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)必要的支出都充分考慮進(jìn)去，對(duì)于系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)備添置以及平臺(tái)建設(shè)等各項(xiàng)工作都要做好充足的預(yù)算，確保基本建設(shè)有充足的經(jīng)費(fèi)，建立經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制的有效機(jī)制。制定會(huì)計(jì)控制內(nèi)控的規(guī)范，并建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，以制度為導(dǎo)向，讓各項(xiàng)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)都能夠有章可循。高?？梢越Y(jié)合最新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法來(lái)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度和辦法，同時(shí)，也要結(jié)合高校的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行調(diào)整，詳細(xì)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的入冊(cè)、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統(tǒng)、規(guī)范工作流程，通過(guò)有效的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)制來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。2.會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)現(xiàn)專人專管。高校會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，因此，應(yīng)該由專門的人員來(lái)進(jìn)行專業(yè)管理。高校要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施專人專管的制度。在實(shí)際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員來(lái)審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會(huì)計(jì)檔案入冊(cè)并進(jìn)行裝訂。裝訂之后進(jìn)行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行專管，各個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進(jìn)行下一個(gè)流程。在會(huì)計(jì)檔案的專人專管過(guò)程中，一定要充分結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的管理制度來(lái)完成對(duì)應(yīng)的工作，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理要制定崗位責(zé)任制，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責(zé)和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)懲制度來(lái)調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)檔案人員的工作積極性和崗位責(zé)任意識(shí)，從而高質(zhì)完成對(duì)應(yīng)的工作。3.做好會(huì)計(jì)檔案管理的組織建設(shè)。高校會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部建設(shè)離不開(kāi)好的組織建設(shè)，在會(huì)計(jì)檔案管理的過(guò)程中，如果管理的層級(jí)比較多，那么將會(huì)導(dǎo)致管理的力量分散，會(huì)嚴(yán)重影響管理的效果。當(dāng)前，高校會(huì)計(jì)檔案在管理過(guò)程中，檔案職能在業(yè)務(wù)科室，在管理過(guò)程以及傳達(dá)指令時(shí)要經(jīng)過(guò)科室來(lái)進(jìn)行轉(zhuǎn)達(dá)，這樣就導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理的執(zhí)行力比較分散。內(nèi)部控制制度具有制衡性的特點(diǎn)，要按照制衡性的原則來(lái)進(jìn)行管理，而會(huì)計(jì)檔案的管理當(dāng)前功能不獨(dú)立，沒(méi)有形成平等的關(guān)系，這樣業(yè)務(wù)科室容易對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職能造成一定的影響，使得會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息很難客觀記錄下來(lái)，影響了會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和可靠性。針對(duì)這種情況，就要求高校會(huì)計(jì)檔案要獨(dú)立設(shè)置科室，由會(huì)計(jì)管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)，會(huì)計(jì)檔案管理功能科室應(yīng)該和預(yù)決算功能科室、會(huì)計(jì)核算功能科室、收費(fèi)功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關(guān)系，相互之間能夠平等制衡。4.以內(nèi)部控制原則來(lái)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理。在高校的會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，一定要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的原則來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，尤其是要針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管和查閱做好規(guī)范。高校要建立專門的會(huì)計(jì)檔案管理科室，并選擇2～3人來(lái)做好會(huì)計(jì)檔案管理的專職工作，會(huì)計(jì)檔案保存和查詢有專門的人員負(fù)責(zé)，建立臺(tái)賬，會(huì)計(jì)檔案的查閱都要做好登記備案，建立對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經(jīng)過(guò)內(nèi)部授權(quán)審批才能執(zhí)行，會(huì)計(jì)管理相關(guān)的負(fù)責(zé)人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時(shí)間，使用完之后一定要及時(shí)歸還。會(huì)計(jì)檔案管理人員要對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期的清點(diǎn)和整理。5.升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。要做好會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制，升級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)和提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)是基礎(chǔ)。因此，會(huì)計(jì)檔案管理部門要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，使其和財(cái)務(wù)核算的平臺(tái)能夠相適應(yīng)，將數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、信息化錄入技術(shù)以及電子掃描技術(shù)等都及時(shí)應(yīng)用到會(huì)計(jì)檔案的管理過(guò)程中，以此來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部控制的效果和效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完善存儲(chǔ)設(shè)施，不僅要對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔，同時(shí)還應(yīng)該利用掃描儀掃描原始單據(jù)，并進(jìn)行存檔，這樣在檔案查閱時(shí)就更加便捷，只要通過(guò)憑證號(hào)就能夠快速、準(zhǔn)確、便捷地將需要的檔案調(diào)取出來(lái)。通過(guò)電子檔案?jìng)浞菽軌蜓娱L(zhǎng)檔案的保存期限。另外，還應(yīng)該提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理崗位的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化培訓(xùn)和會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語(yǔ)
當(dāng)前，高校財(cái)務(wù)部門面臨著新的挑戰(zhàn)，在內(nèi)部控制制度的背景下，財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，將其當(dāng)成核心的業(yè)務(wù)，并引入內(nèi)部控制規(guī)范建設(shè)來(lái)強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，讓會(huì)計(jì)檔案的管理效率和質(zhì)量得到顯著提升，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求和環(huán)境變化。
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[關(guān)鍵詞]檔案管理科學(xué)方法檔案安全
中圖分類號(hào)：F761 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）11-0354-01
一、疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理的必要性
近年來(lái)由于疾控中心改革的原因，科室變動(dòng)較大，管理人員兼職，事務(wù)性工作任務(wù)繁重。每個(gè)科室設(shè)1名兼職檔案員，在收集及管理中不盡相同，為了工作方便，材料往往在個(gè)人手中，使檔案歸檔的不完整性突出。加強(qiáng)疾病控制中心的檔案規(guī)范化管理勢(shì)在在必行，根據(jù)《檔案法》及檔案管理規(guī)范規(guī)章，根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、工作性質(zhì)，有理有據(jù)的制定部門和單位檔案管理規(guī)定，建立健全檔案管理工作制度，達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作達(dá)到完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。
1、做好檔案管理工作的基礎(chǔ)前提是抓好上級(jí)發(fā)文的甄別和本單位公文制發(fā)環(huán)節(jié)。辦理文件過(guò)程必須按程序標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，存檔的文件，必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明，文件真實(shí)、連貫性性強(qiáng)。
2、做好檔案管理工作要做好文件的歸檔。為了疾病控制中心檔案管理利用的最大化、查找方便化和案卷的完整化，保證“以本單位形成文件為主”，上級(jí)與同行單位文件為輔這一工作原則，并且重點(diǎn)明確對(duì)文件和資料進(jìn)行分類歸檔。
3、做好檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)是案卷的整理質(zhì)量。案卷整理以利于分類、檢索、利用，按照本單位制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，不斷完善檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)情況，提升檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步實(shí)施電子檔案管理工作程序，利于檔案有效利用。
4、做好檔案管理工作的服務(wù)，利于單位閱檔和借閱。建立健全檔案借閱制度及程序，按照規(guī)章制度制作 “檔案借閱登記表”，為查閱、借閱檔案的人員提供滿意的服務(wù)。對(duì)檔案信息利用效果要進(jìn)行及時(shí)的跟蹤、統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行電話回訪，進(jìn)一步完善檔案信息資源有效利用效果的反饋機(jī)制。
5、檔案的安全是檔案管理的保障，應(yīng)采取一定的防范措施，加強(qiáng)重點(diǎn)設(shè)施安全排查，避免安全事故的發(fā)生，明確責(zé)任，措施到位，確保檔案的安全性。
二、加強(qiáng)疾病控制檔案的規(guī)范化管理
疾病控制中心檔案的規(guī)模越來(lái)越大，社會(huì)發(fā)展越來(lái)越多樣化，檔案的內(nèi)容越來(lái)越豐富，我們首先著手規(guī)范統(tǒng)一了各種傳染病、地方病、寄生蟲(chóng)病流行報(bào)告、防治方案、規(guī)劃、總結(jié)；監(jiān)測(cè)點(diǎn)、防治點(diǎn)數(shù)據(jù)記錄等有關(guān)材料；其次對(duì)傳染病爆發(fā)流行防治工作記事、照片、錄像、總結(jié)等文件材料提升；第三是對(duì)疫情報(bào)表和統(tǒng)計(jì)材料；環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)材料強(qiáng)化征集；第四擴(kuò)大了射線防護(hù)、設(shè)計(jì)方案；實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)圖表、專題調(diào)查、總結(jié)報(bào)告、儀器制作有關(guān)材料，職業(yè)病危害現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、測(cè)定及勞動(dòng)條件評(píng)價(jià)、職業(yè)病防治；急慢性職業(yè)中毒報(bào)告、報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等衛(wèi)生檔案的管理。
（1）疾控中心檔案工作納入每年考核目標(biāo)，老師責(zé)任，建立檔案考核辦法，把檔案工作完成情況與個(gè)人掛鉤，使檔案工作人員更有責(zé)任心。
（2）凡需要?dú)w檔的文件材料，必須遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則直接性系統(tǒng)整理，組卷。必須保證歸檔材料文件的完整性、真實(shí)性系統(tǒng)性。
三、檔案規(guī)范化管理后的收效與成績(jī)
1.疾控中心檔案管理工作規(guī)范化、制度化、有序化，使檔案入檔齊全，管理有序，提高了疾控的聲譽(yù)，促進(jìn)了疾控中心的發(fā)展。在國(guó)家實(shí)驗(yàn)室的評(píng)審中，提供了大量的資料和檔案。
疾控中心檔案資料齊全、系統(tǒng)，給科技人員的研究提供可靠的數(shù)據(jù)。近幾年來(lái)，疾控中心工作人員在國(guó)家級(jí)刊物430余篇，省級(jí)刊物330余篇，其中相當(dāng)一部分與利用檔案資料有關(guān)。如“青島市食物中毒案例分析”，“青島市慢性病發(fā)病動(dòng)態(tài)分析”等均在國(guó)家級(jí)刊物上發(fā)表。其中“青島市流感流行特點(diǎn)分析”以及“青島市艾滋病的探討”等均在查閱大量檔案資料，分析規(guī)律，并結(jié)合近年的發(fā)病新動(dòng)向，開(kāi)展研究工作。.對(duì)疾控中心186名專業(yè)技術(shù)人員建立了技術(shù)檔案，為全面、系統(tǒng)反映出專業(yè)人員技術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)，在人才使用考核、評(píng)審職稱等方面提供了可靠依據(jù)。
四、疾控中心檔案管理工作的幾點(diǎn)感悟
1.疾控中心領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好檔案管理的關(guān)鍵。由于領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作才會(huì)建立健全檔案管理體系，把檔案管理工作列入議事日程，在辦公用房和資金較緊張的情況下，增加對(duì)檔案工作的物資和經(jīng)費(fèi)的投入，這是搞好工作的重要保證。
2.檔案規(guī)范化和制度化是檔案工作的根本。搞好檔案工作，一定要規(guī)范歸檔范圍、檔案保管期限、檔案分類編號(hào)等。健全檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作內(nèi)容易操作，規(guī)范劃一。
我將在今后的工作中，牢牢把握“與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新”這個(gè)關(guān)鍵，把檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用作為工作重點(diǎn)，把創(chuàng)新作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。
——黃曉莉
各位評(píng)委、各位同事：
大家好！首先我要感謝公司領(lǐng)導(dǎo)給我這樣一個(gè)鍛煉的機(jī)會(huì),不論這次成功與否，我都將獲益匪淺，對(duì)我今后做好本職有很大幫助。我今天競(jìng)聘的是負(fù)責(zé)科技、會(huì)計(jì)、聲像檔案管理工作的四級(jí)職員崗位，我之所以競(jìng)聘這個(gè)崗位，是因?yàn)槲蚁嘈抛约阂呀?jīng)具備擔(dān)任這項(xiàng)職務(wù)的基本條件。
我叫黃曉莉，現(xiàn)年37歲，中專學(xué)歷，會(huì)計(jì)員職稱，原司辦檔案室檔案員。1991年我畢業(yè)于陜西省高等教育職業(yè)技術(shù)學(xué)校，工作后通過(guò)考試取得了中央黨校經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)學(xué)校大專學(xué)歷，先后從事過(guò)基層財(cái)務(wù)出納、內(nèi)部銀行儲(chǔ)蓄代辦等工作，1999年調(diào)入檔案室從事會(huì)計(jì)檔案和聲像檔案管理工作至今。
一、對(duì)競(jìng)聘崗位的認(rèn)識(shí)
這次機(jī)關(guān)全員下崗，競(jìng)聘上崗是企業(yè)精兵簡(jiǎn)政，提高工作效率，整頓機(jī)關(guān)干部工作作風(fēng)的一大舉措，作為機(jī)關(guān)的一名員工我積極響應(yīng)和擁護(hù)，因?yàn)槠髽I(yè)只有以市場(chǎng)為導(dǎo)向，抓品牌拓市場(chǎng)，抓管理增效益。才能提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。[找材料到 --網(wǎng)上服務(wù)最好的文秘資料站點(diǎn)]
二、個(gè)人優(yōu)勢(shì)
1、具有較強(qiáng)的會(huì)計(jì)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。本人自1991年中專畢業(yè)從事財(cái)務(wù)工作至今已經(jīng)8年多了，1999年調(diào)入檔案室從事會(huì)計(jì)檔案和聲像檔案管理工作至今也有6個(gè)年頭，對(duì)國(guó)家金融政策、會(huì)計(jì)制度、業(yè)務(wù)流程等比較熟悉，會(huì)計(jì)知識(shí)、銀行業(yè)務(wù)技術(shù)功底扎實(shí)，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2、具有較強(qiáng)的檔案管理能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力。我先后參加過(guò)鐵道部組織的檔案管理培訓(xùn)班、總公司組織的《電子文檔管理》培訓(xùn)班、鐵道部對(duì)我公司目標(biāo)管理升級(jí)復(fù)查活動(dòng)，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，已經(jīng)熟悉和掌握了公司的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，能夠輕車熟路地掌握各類檔案的業(yè)務(wù)技能，并得到集團(tuán)公司檔案科和主管領(lǐng)導(dǎo)的一致認(rèn)可。
3、取得助理會(huì)計(jì)師資格的我，具有任勞任怨的黃牛精神，作風(fēng)踏實(shí)，具有一絲不茍的敬業(yè)精神，認(rèn)真工作、思維活躍，為人正直善良,愛(ài)好廣泛，能歌善舞是我的強(qiáng)項(xiàng)。
各位領(lǐng)導(dǎo)，如果公司領(lǐng)導(dǎo)聘用我，我將充分運(yùn)用我的會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)和會(huì)計(jì)管理知識(shí)，做好檔案工作。
三、履行職責(zé)的打算
1、明確職責(zé)。編制好檢索工具，嚴(yán)格檔案借閱、復(fù)印審批和保密制度，對(duì)到保管期限的檔案提出鑒定銷毀意見(jiàn)。積極開(kāi)展檔案利用工作，自覺(jué)樹(shù)立為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的意識(shí)，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)敏銳性、服務(wù)預(yù)見(jiàn)性和工作的前瞻性，積極為公司各部門提供多方位、多層次的服務(wù)，確保檔案的查考工作快而準(zhǔn)。
2、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)管理。認(rèn)真貫徹實(shí)施總公司的《檔案管理實(shí)際細(xì)則》并組織實(shí)施。把好收集進(jìn)口關(guān)，提高公司檔案的整體案卷質(zhì)量，確保檔案的安全和完整。
3、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。通過(guò)去年總公司組織的《電子文檔管理》的學(xué)習(xí)，充分利用現(xiàn)代化先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，配置檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)與機(jī)關(guān)大樓辦公網(wǎng)安全鏈接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檢索和檔案信息共享，為今后的文檔一體化管理打下良好基礎(chǔ)。
總之，我非常熱愛(ài)自己的工作。如果我競(jìng)聘上了這個(gè)工作崗位，我將更加珍惜這次機(jī)會(huì)，并在今后的工作中，牢牢把握“與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新”這個(gè)關(guān)鍵，把檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用作為工作重點(diǎn)，把創(chuàng)新作為一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。我深信如果組織給我這次機(jī)會(huì)，我有信心，有能力干好這份工作，不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和同志們的期望。
管理人員素質(zhì)低下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量,社保機(jī)構(gòu)為了節(jié)約成本,很少聘用專業(yè)的檔案管理人才。大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職,一方面缺少專業(yè)的檔案知識(shí),業(yè)務(wù)不熟練;另一方面對(duì)社保檔案管理的精力投入不夠,對(duì)參保人的資料不能及時(shí)歸檔和整理,損害參保人的利益的同時(shí)也大大降低了檔案管理的質(zhì)量。
存在的問(wèn)題
1、提高全民檔案管理意識(shí)。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級(jí)檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)全社會(huì)的社保檔案管理意識(shí)和法制意識(shí)。讓社會(huì)和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級(jí)管理部門要協(xié)調(diào)共進(jìn),定期做好業(yè)務(wù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流,共同致力于探索高效科學(xué)的管理機(jī)制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。
2、建立健全管理制度。建立健全社會(huì)保險(xiǎn)管理制度是管理工作有效開(kāi)展的保障。針對(duì)多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門要嚴(yán)格遵循《檔案法》和《社會(huì)保險(xiǎn)法》的規(guī)定,設(shè)置統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu),實(shí)現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會(huì)保險(xiǎn)主管部門,盡快制定《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類大綱》及有關(guān)各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學(xué)管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學(xué)管理,提高社保檔案管理水平。
3、提高管理人員素質(zhì)。社保檔案具有廣泛性、變動(dòng)性、權(quán)益性和規(guī)范性四個(gè)特征,對(duì)社保管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。因此,必須高度重視人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和管理人員素質(zhì)的提升。一要建立健全用人機(jī)制,聘用專業(yè)的檔案管理人員;二要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高工作質(zhì)量和工作效率;三要提高管理人員的職業(yè)道德素質(zhì),培養(yǎng)樂(lè)于奉獻(xiàn)、愛(ài)崗敬業(yè)的工作精神,為參保人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。業(yè)務(wù)精湛又精通計(jì)算機(jī)的管理人員為社會(huì)保障檔案管理的改革提供了智力支持。同時(shí),把《檔案法》《保密法》和《社會(huì)保險(xiǎn)法》列為社保檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容,通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī),增強(qiáng)他們做好工作的自覺(jué)性和責(zé)任感。
關(guān)鍵詞：職業(yè)院校 服務(wù)職能 檔案利用
職業(yè)院校中的檔案是對(duì)學(xué)校的歷史的記載，記錄著學(xué)校教學(xué)、管理、培訓(xùn)等各方面的檔案資料，形成了大量對(duì)學(xué)校具有極大保存、利用價(jià)值的文獻(xiàn)。對(duì)檔案的管理就是對(duì)檔案資料分類整理的一系列管理活動(dòng)。國(guó)家設(shè)立職業(yè)院校就是為國(guó)家、為社會(huì)培養(yǎng)當(dāng)今社會(huì)所需的高技能人才。因此，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)發(fā)展職業(yè)院校，由此院校招生增加，檔案的資料種類繁多，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。面對(duì)管理的現(xiàn)狀，職業(yè)院校的管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮自己的各種職能，以更好地為學(xué)院服務(wù)，讓學(xué)院能夠更好地發(fā)展。
一、職業(yè)院校檔案管理工作現(xiàn)狀
1.檔案利用率低
在院校檔案的管理實(shí)際中發(fā)現(xiàn)，學(xué)校檔案的某些資料利用率并不高，還有一些資料的利用并不均衡，如對(duì)教學(xué)檔案的利用率達(dá)到30%，黨群類的檔案信息的利用率達(dá)到35%，而設(shè)備儀器檔案、出版檔案、技能鑒定檔案利用率只占1%。
在對(duì)學(xué)校檔案的推廣過(guò)程中，使用了微信這一載體，可其推進(jìn)的力度并不大，甚至一些教師、學(xué)生根本不了解它的作用。學(xué)生在查找有關(guān)檔案資料時(shí)，也不能及時(shí)地反饋相關(guān)信息。在傳送有關(guān)科研方面的資料時(shí)，也容易出現(xiàn)被他人改動(dòng)的重大問(wèn)題。由于微信平臺(tái)水平低，以至于存在各種安全隱患，例如一些用戶會(huì)故意散播不利的信息、病毒，甚至?xí)?duì)科研資料進(jìn)行改動(dòng)，科研資料的真實(shí)性受到侵犯。同時(shí)，由于在信息的傳播時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法識(shí)別的情況，從而對(duì)檔案的信息用戶產(chǎn)生不必要的影響。
2.檔案的服務(wù)種類單調(diào)
職業(yè)院校在提供檔案信息時(shí)，必須回到學(xué)校，讓工作人員進(jìn)行查詢，而非是建立檔案庫(kù)，對(duì)于某些用戶急需的檔案資料，卻又無(wú)法趕回學(xué)校時(shí)，不能及時(shí)獲得信息，而且在查詢檔案時(shí)也需要出示相關(guān)證件。這樣不僅不能滿足用戶的需求，而且嚴(yán)重影響工作的效率。
3.工作人員素質(zhì)低
大多數(shù)學(xué)校都會(huì)建立服務(wù)平臺(tái)來(lái)管理檔案，但在使用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有些工作人員，甚至某些高層領(lǐng)導(dǎo)并不重視。因此，在招聘管理人員時(shí)，門檻低，工作人員專業(yè)知識(shí)不夠，素質(zhì)低。在一些專業(yè)性的科研信息管理上立刻就表現(xiàn)出明顯的不足，缺乏相關(guān)技術(shù)，管理經(jīng)驗(yàn)不足，工作效率低，信息傳送慢，進(jìn)而出現(xiàn)更多的問(wèn)題。還有一些工作人員的服務(wù)意識(shí)較差，不能及時(shí)解答用戶的咨詢，或者工作人員對(duì)相關(guān)信息不了解，無(wú)法解答。還有的人在用戶進(jìn)行咨詢時(shí)，不注重與用戶的交流、溝通，造成用戶對(duì)這一部門的印象極差，部門的形象受損。在服務(wù)過(guò)程中，工作人員不重視服務(wù)方式，工作懶散，服務(wù)管理的效果不理想。
二、提高檔案管理服務(wù)水平的對(duì)策
1.建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息查詢服務(wù)平臺(tái)
在開(kāi)展檔案管理服務(wù)工作時(shí)，首先要建造網(wǎng)絡(luò)信息查詢平臺(tái)，來(lái)提高工作的效率，當(dāng)然可以使用微信服務(wù)平臺(tái)，但在使用時(shí)，一定要選擇適于信息傳遞的載體，同時(shí)要充分考慮檔案信息的特點(diǎn)，先對(duì)可能出現(xiàn)的種種情況進(jìn)行分析，加以改善，提前預(yù)防，也要注意到網(wǎng)絡(luò)癱瘓時(shí)可能引起的問(wèn)題，提出解決辦法。建立平臺(tái)首先需要考慮到的就是平臺(tái)的穩(wěn)定性，能夠?qū)⑿畔⒓皶r(shí)發(fā)送，同時(shí)保障不會(huì)出現(xiàn)信息的安全問(wèn)題，提高工作的效率。
2.保障資料的準(zhǔn)確性
要提供良好的服務(wù)，信息的準(zhǔn)確性是最基本的要求，不僅要對(duì)平臺(tái)的建設(shè)有技術(shù)要求，而且還要保證信息的及時(shí)性。通過(guò)利用現(xiàn)有的技術(shù)，過(guò)濾出不利信息與帶有病毒的信息，維護(hù)正常的信息，職業(yè)院校進(jìn)而對(duì)這些信息進(jìn)行分類，建立獨(dú)特的信息系統(tǒng)。
3.加強(qiáng)教育培訓(xùn)與宣傳
要培養(yǎng)優(yōu)秀的管理檔案信息的技術(shù)型人才，通過(guò)各種形式開(kāi)展檔案信息的培訓(xùn)活動(dòng)，幫助管理人員學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)與技能。開(kāi)展管理人員的交流活動(dòng)，鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍。
加強(qiáng)工作的宣傳，可以通過(guò)舉辦各種展覽，來(lái)展現(xiàn)檔案資源的文化價(jià)值。
4.提高服務(wù)管理工作人員的素質(zhì)
提高檔案管理工作的整體形象，重點(diǎn)是要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員。管理檔案，不僅要建立管理機(jī)制，而且要對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。學(xué)校可以聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行管理，也可讓專家定期到學(xué)校進(jìn)行培訓(xùn)，提高服務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)。還可以開(kāi)展各種優(yōu)秀檔案管理的學(xué)習(xí)活動(dòng)，更好地提高服務(wù)人員的素質(zhì)。加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，為用戶提供更好的服務(wù)。
5.提高工作效率
今時(shí)代是科技高速發(fā)展的時(shí)代，所有的工作要求都要高效率、高收益，速度快、效率高必然是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。在進(jìn)行檔案信息的錄入時(shí)，為了保證信息的安全性，要建立計(jì)算機(jī)防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)重要的信息備份。同時(shí)建立檔案信息的數(shù)字化檔案庫(kù)，方便對(duì)信息的下載，提高工作效率。
6.增加服務(wù)渠道
在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，我們應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的各種優(yōu)勢(shì)，豐富我們的服務(wù)方式。但這并不代表我們要拋棄原有的服務(wù)方式，例如，工作人員親自辦理，或是可委托他人辦理的服務(wù)方式都可保存下來(lái)。同時(shí)增加新的服務(wù)方式，可以利用電話、QQ、微信等方式解答用戶的問(wèn)題，并利用各種傳送介質(zhì)的載體向用戶發(fā)送所需資料，以此節(jié)約雙方的時(shí)間。我們還可以對(duì)檔案管理進(jìn)行展覽，例如，以設(shè)立網(wǎng)頁(yè)專題、在學(xué)校內(nèi)展覽區(qū)展覽等方式進(jìn)行，以此來(lái)加深大家對(duì)檔案管理工作的了解，讓用戶可以通過(guò)多種方式來(lái)解決他們的問(wèn)題。其次，工作人員可以將各種信息存入電腦，并編寫(xiě)好目錄，將信息進(jìn)行分類整理，方便用戶的查詢。
三、小結(jié)
目前職業(yè)院校的管理水平不斷提高，院校內(nèi)的檔案資料種類、數(shù)量也更加豐富，雖然各種服務(wù)手段也進(jìn)一步完善，可服務(wù)職能仍舊處于低水平的狀態(tài)。本文針對(duì)各種問(wèn)題和安全隱患，提出了各種對(duì)策，希望有利于改善當(dāng)前的情況。職業(yè)院校在進(jìn)行檔案管理服務(wù)時(shí)，首先要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，充分利用現(xiàn)代科技對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，提供良好的服務(wù)，增強(qiáng)管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)工作人員與用戶的交流、溝通，提高使用檔案的效率。
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關(guān)鍵詞：智慧檔案 信息安全 檔案管理
隨著社會(huì)進(jìn)程的不斷向前推進(jìn)，人類正逐漸從檔案管理的傳統(tǒng)時(shí)代走入數(shù)字時(shí)代，并在數(shù)字管理模式不斷推行和普及的過(guò)程中慢慢走向智慧時(shí)代。但是對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作而言，無(wú)論具體采取什么樣的模式、使用如何的管理方法，檔案信息安全問(wèn)題都是其無(wú)法繞開(kāi)的關(guān)鍵性一環(huán)。
一、何謂智慧檔案
智慧的一個(gè)重要表現(xiàn)特征是“獨(dú)立”，而“智慧檔案”的概念從根本上延續(xù)了這樣一種特征，成為能夠?qū)崿F(xiàn)獨(dú)立管理和運(yùn)行的，基于智慧時(shí)代、智能化兩大背景所提出的概念，是伴隨著云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)逐漸被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域而生成的一種智能化的檔案管理模式和手段。從其所呈現(xiàn)出的基本特征來(lái)說(shuō)，智慧檔案具有強(qiáng)烈的開(kāi)放性，是基于多樣化技術(shù)的融合而展開(kāi)服務(wù)與管理的技術(shù)集合；也是能夠打破檔案擁有者或所屬管理區(qū)域、地域和時(shí)空上的界限，進(jìn)行高度共享和信息傳輸?shù)馁Y源整合機(jī)構(gòu)；更是一種能夠不斷吸收新資源、整合舊資源，依靠對(duì)外在形勢(shì)和信息內(nèi)容不斷吸收、整合來(lái)實(shí)現(xiàn)自我更新和模式遞進(jìn)的可持續(xù)發(fā)展系統(tǒng)。而且從其展開(kāi)服務(wù)的對(duì)象，以及生存與發(fā)展的必然性來(lái)說(shuō)，所呈現(xiàn)出強(qiáng)烈的以人為本的特征，即意味著其一切發(fā)展、規(guī)劃、細(xì)節(jié)設(shè)置和戰(zhàn)略選擇都必然基于社會(huì)大眾對(duì)于智能化、服務(wù)性的心理需求，也意味著其管理必然更加具有針對(duì)性。
二、智慧檔案的信息安全范疇
（一）信息傳輸安全
智慧檔案之所以會(huì)給人們生活帶來(lái)一定的便捷、給所有檔案管理工作人員帶來(lái)快速和高效，離不開(kāi)基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會(huì)大量的檔案信息通過(guò)云端存儲(chǔ)、通過(guò)計(jì)算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、甚至點(diǎn)對(duì)面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對(duì)外泄露和公開(kāi)的內(nèi)容，一旦云端被攻克，或個(gè)人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么隨即而來(lái)的就是檔案信息安全性的全面喪失。所以說(shuō)，智慧檔案的信息安全首先包括的是傳輸安全。
（二）信息介質(zhì)安全
檔案信息之所以會(huì)面臨危險(xiǎn)，除卻上文所提到的傳輸漏洞外，還有諸多來(lái)自客觀環(huán)境及人為的介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)成為智慧檔案生成的重要載體時(shí)，以計(jì)算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。舉例來(lái)說(shuō)，檔案存儲(chǔ)的外在介質(zhì)，當(dāng)遭遇到不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其他類型的自然災(zāi)害）時(shí)，其固有的信息數(shù)據(jù)很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，或遭到嚴(yán)重的損害；再比如進(jìn)行信息數(shù)據(jù)維護(hù)的工作人員一旦出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對(duì)計(jì)算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無(wú)法還原和備份時(shí)，便極容易造成智慧檔案獨(dú)立運(yùn)作系統(tǒng)的全盤崩潰。鑒于此，智慧檔案生成和管理過(guò)程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作就成為維護(hù)其檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。
三、智慧檔案的信息安全提升路徑
檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化進(jìn)程是其不斷發(fā)展并實(shí)現(xiàn)自我更新的必然趨勢(shì)，但如何在延續(xù)和秉承這樣一種發(fā)展歷程的基礎(chǔ)上，維系其信息安全，實(shí)現(xiàn)智慧與安全的和諧與平衡，是長(zhǎng)久以來(lái)我國(guó)眾多業(yè)內(nèi)專家和科研工作人員始終專注于探討和研究的重要議題。筆者認(rèn)為“安全”是一個(gè)相對(duì)概念，就如同意識(shí)形態(tài)中的正確與否并不是某一種絕對(duì)值，是基于一定的參照對(duì)象而產(chǎn)生的一種評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)一樣，所以“安全”也是一個(gè)相對(duì)而生的概念。因此，對(duì)于智慧檔案的信息安全，只能在原有管理模式上不斷提升其安全指數(shù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)絕對(duì)安全、一勞永逸。
（一）重視智慧檔案信息安全內(nèi)涵，加強(qiáng)相關(guān)安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
基于上文中所提到的智慧檔案的信息安全范疇，故而加強(qiáng)對(duì)于智慧檔案信息安全的維護(hù)主要就是保障信息內(nèi)容的完整性、可用性以及嚴(yán)密性。同時(shí)相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只限于紙質(zhì)載體媒介的客觀形式，智慧檔案則將存儲(chǔ)介質(zhì)擴(kuò)充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的電子化載體，這就使得對(duì)其的安全性維護(hù)變得更加復(fù)雜與艱難；同時(shí)現(xiàn)階段電子設(shè)備更新?lián)Q代的頻率日趨增高，在軟硬件設(shè)備交替的過(guò)程中，其固有的用于存儲(chǔ)電子信息和數(shù)據(jù)的載體是否能夠完整地保留到下一個(gè)時(shí)代卻是一個(gè)未知數(shù)（無(wú)數(shù)年前用于聽(tīng)取音樂(lè)的磁帶因?yàn)殇浺魴C(jī)的停產(chǎn)和消失，已經(jīng)推出了歷史舞臺(tái)，而且近年來(lái)傳統(tǒng)CD和DVD隨著數(shù)字影像的傳播也開(kāi)始呈現(xiàn)出消退的趨勢(shì)）。
鑒于此，相關(guān)檔案管理部門務(wù)必及時(shí)展開(kāi)有關(guān)檔案信息安全的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視安全內(nèi)涵、強(qiáng)化安全意識(shí)。從理論和實(shí)踐兩個(gè)角度出發(fā)，在提升其理論素養(yǎng)、促使廣大工作人員從理論上了解我們當(dāng)今社會(huì)技術(shù)和科技的發(fā)展趨勢(shì)的同時(shí)，還要從實(shí)踐操作的角度加強(qiáng)其基本的業(yè)務(wù)技能，提升其有關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、云端、大數(shù)據(jù)等的操作使用本領(lǐng)，強(qiáng)化自身的技能水平。此外，檔案管理人員個(gè)人的職業(yè)道德、敬業(yè)態(tài)度也是檔案安全鏈條中的重要一環(huán)，如果不加強(qiáng)對(duì)于自我嚴(yán)謹(jǐn)性的要求，那么人為原因造成的檔案管理疏忽，所帶來(lái)的損失亦是巨大的。
（二）打造互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)的安全監(jiān)控體系
所謂的物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連而形成的網(wǎng)絡(luò)，近年來(lái)頻繁出現(xiàn)在生活中的“二維碼”就是一個(gè)簡(jiǎn)單的物聯(lián)網(wǎng)形式，是能夠讓任何物品都能夠有效地和網(wǎng)絡(luò)發(fā)生關(guān)聯(lián)，快速實(shí)現(xiàn)定位、監(jiān)控和管理的重要方式之一。那么將其與檔案管理相結(jié)合，就能有效實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的追蹤定位、對(duì)于維護(hù)其安全、生成具體的安全監(jiān)控體系具有十分重要和直觀的作用。而要想完善智慧檔案的整個(gè)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)還需要從以下兩個(gè)角度來(lái)開(kāi)展和推進(jìn)。
首先，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行全方位立體監(jiān)控，包括人口密集區(qū)、重要進(jìn)出口通道以及檔案借閱和查詢大廳、微機(jī)室等。監(jiān)控?cái)z像頭的設(shè)置要以靈活性和流動(dòng)性為主，重要場(chǎng)所要實(shí)施多重控制，將指紋、門禁以及電子信息警報(bào)器等通過(guò)有效的程序設(shè)置，開(kāi)發(fā)出對(duì)于安全隱患出現(xiàn)的警報(bào)功能。其次，構(gòu)建重點(diǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)的很多檔案都是“斷本”產(chǎn)品，一旦被損壞或丟失后果不堪設(shè)想。因此針對(duì)重點(diǎn)檔案要著重采用互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)簽和物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，在維系日常的監(jiān)控設(shè)施基礎(chǔ)上，應(yīng)善用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行追蹤管理，使其不游離于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，一旦出現(xiàn)非常規(guī)走向，便可立刻在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中做出警告和提示。
（三）云端分級(jí)，劃分共享和安全指數(shù)
檔案云端雖然是能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享和平臺(tái)公用的非常有效的檔案管理方法，但是其所埋伏的有關(guān)信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔(dān)憂的。作為智慧檔案的重要操作平臺(tái)，為了維護(hù)其內(nèi)部的信息安全，需要將傳統(tǒng)的政務(wù)專網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合來(lái)進(jìn)行管理，通過(guò)彼此間的相互獨(dú)立運(yùn)作，來(lái)保障檔案信息的安全、獨(dú)立、不為外界所竊。而要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，則要構(gòu)筑嚴(yán)格的云端分級(jí)系統(tǒng)，將其內(nèi)部所置檔案信息的可共享程度、安全指數(shù)進(jìn)行一定程度的劃分，核心程度和密級(jí)要求越高的信息內(nèi)容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理；而對(duì)于安全要求和密集程度較低的非核心性檔案則可以利用普通的云端進(jìn)行管理。這樣將有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中云端共享和安全維護(hù)的所能融合共生的最大化。
（四）適時(shí)安全備份，降低風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)
非人為的不可抗力因素，是能夠?qū)n案信息安全造成重大損害的癥結(jié)之一。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件故障、各類自然災(zāi)害和不可預(yù)估性事故一旦出現(xiàn)對(duì)于檔案，尤其是“孤本”檔案所造成的危害無(wú)疑是致命性的。其不僅會(huì)威脅到檔案信息本身的完整性，更會(huì)影響其使用價(jià)值以及日后可用性，所以在提高智慧檔案的信息安全性同時(shí)，還要適時(shí)做好數(shù)據(jù)安全備份工作，以備不時(shí)之需。筆者建議檔案工作者可對(duì)檔案信息進(jìn)行多重備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)在線、脫機(jī)模式下的雙重檢驗(yàn)。備份至云端的數(shù)據(jù)需要及時(shí)構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗(yàn)證碼及密碼校驗(yàn)技術(shù)和入侵檢測(cè)技術(shù)來(lái)為其安全性提升打下籌碼。同時(shí)為了避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)，數(shù)據(jù)的備份還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會(huì)誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其它會(huì)威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺(tái)，必要時(shí)需要增加一定的資金和設(shè)備投入，來(lái)完善對(duì)于兩地同其檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
綜上所述，智慧時(shí)代的檔案信息呈現(xiàn)出一系列的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，但其中也存在著如何提升其安全性的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，智慧檔案是從原始管理到數(shù)字時(shí)代，再由數(shù)字時(shí)代進(jìn)化到智能時(shí)代這種必然發(fā)展趨勢(shì)下的必然產(chǎn)物，要想維護(hù)其安全性，就要在理解其內(nèi)涵的條件下，從數(shù)據(jù)備份、云端分級(jí)和物聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控等多重角度打造共性的安全系統(tǒng)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)，從而讓檔案建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)展的同時(shí)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)進(jìn)步與安全的平衡，為我國(guó)的現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)提供更多的發(fā)展可能性。
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城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)和管理的主要依據(jù)和條件，城建檔案的管理水平是城市管理水平高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，是城市管理科學(xué)化的主要渠道[1]。城建檔案優(yōu)化管理，是城市人們正常生活的保障，人們生活中所涉及到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案的正確性與完整性，直接作用于人們的正常生活。城市檔案是預(yù)防自然災(zāi)害，減少城市損失的重要基礎(chǔ)。城建檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，占據(jù)舉足輕重的地位，完整的城建檔案是城市在破壞后及時(shí)恢復(fù)與重建的依據(jù)[2]。城建檔案從科學(xué)的角度反映城市的發(fā)展規(guī)律，是城市科學(xué)研究與發(fā)展的重要信息資源。城建檔案集中反映城市規(guī)劃建設(shè)和管理的過(guò)程，對(duì)于城市規(guī)劃與發(fā)展以及城市建設(shè)科學(xué)研究水平具有重要作用。1960年在城市建設(shè)基本建設(shè)檔案規(guī)劃中，明確城建檔案范圍包括工業(yè)建筑工程、民用建筑工程、交通運(yùn)輸工程、市政工程以及城市規(guī)劃五分方面[3]。其中國(guó)城市規(guī)劃?rùn)n案包含城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案、城市規(guī)劃?rùn)n案以及國(guó)土整治規(guī)劃?rùn)n案三大方面。城建檔案管理工作具有綜合性、完整性、專業(yè)性以及特殊性的特點(diǎn)，城市的本身就是一個(gè)綜合體，城市規(guī)劃的各項(xiàng)工作以城市為基礎(chǔ)展開(kāi)。基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程各項(xiàng)內(nèi)容相互交錯(cuò)，通過(guò)單行工程互相配合，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃以及城市規(guī)劃管理工作。基于城市規(guī)劃的綜合性，城建檔案管理工作必須要與城市規(guī)劃需求相符合。工程項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目眾多，涉及內(nèi)容甚廣，城市規(guī)劃發(fā)展與建設(shè)需要基于城市的歷史情況開(kāi)展，因此檔案在管理過(guò)程中應(yīng)注重其完整性。城鎮(zhèn)檔案項(xiàng)目具有專業(yè)性特征，因此在開(kāi)展管理工作時(shí)，必須要注重檔案的專業(yè)區(qū)分，保證其專業(yè)性特點(diǎn)。城市規(guī)劃中，以特殊性事件為對(duì)比，規(guī)避傳統(tǒng)規(guī)劃過(guò)程中存在的弊端[4]。因此城鎮(zhèn)檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)注其特殊性，為城市規(guī)劃發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
2城建檔案管理在城市規(guī)劃中存在問(wèn)題
2.1城建檔案利用意識(shí)不強(qiáng)
城建檔案伴隨著城市的發(fā)展而產(chǎn)生，在城鎮(zhèn)規(guī)劃中發(fā)揮著重要作用。檔案管理不僅在于保存，發(fā)揮檔案信息價(jià)值才是檔案管理工作的真諦。當(dāng)下社會(huì)人們對(duì)檔案利用意識(shí)較低，一定程度上影響城市現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。城建檔案管理工作是城市現(xiàn)代化建設(shè)、改進(jìn)以及管理的依據(jù)，在城市規(guī)劃建設(shè)之前，將城建檔案作為參考依據(jù)，避免及建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生不必要的浪費(fèi)。由于我國(guó)城鎮(zhèn)檔案管理工作起步較晚，相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)處于發(fā)展階段，導(dǎo)致檔案意識(shí)不強(qiáng)的現(xiàn)象產(chǎn)生。檔案利用意識(shí)不強(qiáng)直接影響城鎮(zhèn)檔案作用的有效發(fā)揮，對(duì)城市規(guī)劃產(chǎn)生一定負(fù)面影響。
2.2城建檔案管理制度不健全
城建檔案管理制度不健全的根本原因在于城建檔案并沒(méi)有形成行之有效的檔案管理機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致檔案管理的各項(xiàng)工作無(wú)法落實(shí)，行政執(zhí)行力缺乏，檔案管理組織系統(tǒng)與工作任務(wù)內(nèi)容不符，難以形成上下統(tǒng)一，兼具系統(tǒng)性以及全面性的管理系統(tǒng)。基于此種管理體系，難以對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，使之與城市規(guī)劃需求不匹配，難以發(fā)揮城建檔案管理工作在城市規(guī)劃中的重要作用。
2.3城建檔案信息化建設(shè)落后
智慧城市的建設(shè)，對(duì)城市管理各項(xiàng)工作提出新要求。城建檔案作為促進(jìn)城市現(xiàn)代化發(fā)展的重要信息基礎(chǔ)，其信息化建設(shè)的重要性不言而喻。然而在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，由于決策層的不重視、設(shè)備配備不到位、城建檔案管理專業(yè)性、規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)化等不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致城建檔案管理信息化建設(shè)相對(duì)滯后。
3改進(jìn)城建檔案管理在城市規(guī)劃中應(yīng)用對(duì)策
3.1加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)
擴(kuò)大檔案的影響力，使群眾了解城建檔案在日常生活中的重要性，以此強(qiáng)化群眾檔案利用意識(shí)，提升城建檔案在城市規(guī)劃中的利用率。檔案是依法治國(guó)的重要基礎(chǔ)，強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)是提升人們法律意識(shí)的方法之一?；诜杀ＷC，宣傳檔案正確利用的重要意義，強(qiáng)調(diào)忽略檔案利用而造成的經(jīng)濟(jì)損失現(xiàn)象，通過(guò)對(duì)比的方式強(qiáng)化人們的檔案利用意識(shí)。在此過(guò)程中，城建檔案管理部門應(yīng)充分挖掘城建檔案信息資源，發(fā)揮城建擋在城市規(guī)劃中的作用，讓人們?cè)诶脵n案的過(guò)程中受益，以此強(qiáng)化人民的檔案管理意識(shí)，促進(jìn)城市檔案的利用，推動(dòng)城市規(guī)劃建設(shè)發(fā)展。
3.2依據(jù)法律法規(guī)，健全檔案管理制度
基于城建檔案的重要性，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)關(guān)于城建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城市規(guī)劃法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等。城建檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)應(yīng)以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，健全城建檔案管理制度，保障檔案管理工作的制度化、專業(yè)化以及規(guī)范化。加大城建檔案法律法規(guī)的宣傳，普及城建檔案的法律意識(shí)，將檔案管理工作上升至法律層面，落實(shí)檔案管理工作人員的責(zé)任以及工作內(nèi)容，保證檔案管理的專業(yè)性和完整性質(zhì)。政府在這一過(guò)程中應(yīng)充分發(fā)揮自身職能，強(qiáng)化檔案管理工作的權(quán)威性，降低社會(huì)上違反城建檔案法律法規(guī)現(xiàn)象的產(chǎn)生。
3.3拓寬應(yīng)用渠道，完善檔案信息系統(tǒng)
城建檔案管理信息化、智能化建設(shè)是智慧城市建設(shè)的重要體現(xiàn)，也是城建檔案適應(yīng)社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的關(guān)鍵。城建檔案信息化建設(shè)，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，以現(xiàn)代化城市規(guī)劃與建設(shè)需求為基礎(chǔ)，建立城建檔案信息化平臺(tái)管理。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，強(qiáng)化檔案管理、收集以及利用各個(gè)方面。強(qiáng)化城建檔案宣傳力度，拓寬檔案管理應(yīng)用渠道，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享，有效發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃中的重要作用。城建檔案信息化管理，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量效率的同時(shí)，提升城建檔案管理工作的服務(wù)水平，滿足城市規(guī)劃的實(shí)際需求。
4結(jié)語(yǔ)
在城建檔案管理工作中，結(jié)合城市規(guī)劃的具體情況，促進(jìn)城市現(xiàn)代化以及信息化建設(shè)。在檔案建設(shè)過(guò)程中，強(qiáng)化管理效率和管理質(zhì)量，使城建檔案管理工作與城市規(guī)劃發(fā)展相符合，進(jìn)而推進(jìn)智慧城市建設(shè)與發(fā)展。
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一、形成及其相對(duì)封閉性
國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館管理對(duì)象是國(guó)土檔案，即國(guó)土資源部門在日常工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、照片、聲像、實(shí)物等不同形式和載體的歷史記錄①。由于檔案類型多樣，形態(tài)差異大，質(zhì)地多樣，管理國(guó)土檔案存在一定的困難。20世紀(jì)90年代，在國(guó)家信息化策略推動(dòng)下，國(guó)土規(guī)劃部門開(kāi)始檔案數(shù)字化工作，建立數(shù)字檔案目錄，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索利用等。進(jìn)入21世紀(jì)初，目錄數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)完成，全文數(shù)據(jù)庫(kù)不斷增多，形成了大量的國(guó)土檔案，相關(guān)管理部門開(kāi)始建設(shè)國(guó)土檔案管理系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行改造、升級(jí)，形成了比較成熟的國(guó)土檔案信息管理系統(tǒng)。
近10年來(lái)，尤其是在《國(guó)土資源信息化“十二五”規(guī)劃》的引導(dǎo)下，數(shù)字檔案館基本建成。如武漢市國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、山東省濟(jì)寧市國(guó)土一張圖檔案管理系統(tǒng)、安徽省安慶市可視化城建檔案管理系統(tǒng)等結(jié)合自身工作職能，稱謂“不同的數(shù)字檔案館”。目前，全國(guó)范圍內(nèi)，國(guó)土規(guī)劃數(shù)字管理系統(tǒng)不僅能夠滿足特定區(qū)域內(nèi)國(guó)土資源系統(tǒng)檔案管理的實(shí)際需求，而且能夠滿足T級(jí)檔案信息數(shù)據(jù)的可靠存儲(chǔ)和快速檢索，對(duì)土地、地質(zhì)礦產(chǎn)、測(cè)繪、綜合文書(shū)、聲像等各大類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，實(shí)現(xiàn)了國(guó)土檔案數(shù)、圖、文“一體化管理”。②近年來(lái)，國(guó)土檔案管理系統(tǒng)通過(guò)與GIS技術(shù)的結(jié)合，形成了“空間庫(kù)、目錄庫(kù)、圖文庫(kù)”三庫(kù)合一的數(shù)字檔案館管理模式，不僅將電子公文流程形成的電子檔案、檔案數(shù)字化后形成的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，而且具有統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案利用的電子化、平臺(tái)化，初步建成了國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館。這種數(shù)字檔案館，通過(guò)與規(guī)劃部門、土地管理部門、測(cè)繪部門等的結(jié)合，形成了一個(gè)開(kāi)放的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)。
應(yīng)該說(shuō)，從國(guó)土檔案到國(guó)土檔案信息管理系統(tǒng)，再到國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)化，是計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、GIS等現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是國(guó)土規(guī)劃管理部門不斷創(chuàng)新的結(jié)果。然而，目前看來(lái)，國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)是一個(gè)相對(duì)封閉的系統(tǒng)，主要體現(xiàn)在：以管理為主，利用為輔；以系統(tǒng)內(nèi)部使用為主，公共使用為輔；以土地規(guī)劃為主，與其他部門的結(jié)合有限；以區(qū)域內(nèi)利用為主，全國(guó)范圍內(nèi)的整體使用尚未形成。也就是說(shuō)，數(shù)字檔案館的功能集中在工作人員對(duì)檔案信息資源的管理，主要是單位內(nèi)部國(guó)土規(guī)劃部門使用，面向社會(huì)公眾、面向其他管理機(jī)構(gòu)、面向全國(guó)銜接的統(tǒng)一平臺(tái)尚未建立，導(dǎo)致了國(guó)土資源規(guī)劃數(shù)字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”存在著不平衡現(xiàn)象。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生，一是因?yàn)閿?shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)間不長(zhǎng)，其功能的完善需要時(shí)間；二是因?yàn)閺囊延械臋n案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)成數(shù)字檔案館是一個(gè)質(zhì)的飛躍，這在不少單位并沒(méi)有清晰的概念。
因此，需要充分認(rèn)識(shí)國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的開(kāi)放性，促進(jìn)其快速成熟。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)是“數(shù)字檔案館空間范圍內(nèi)的人與其生存的環(huán)境相互作用而形成的統(tǒng)一復(fù)合體”，“是用生態(tài)系統(tǒng)的概念、理論和方法研究數(shù)字檔案館的結(jié)構(gòu)、功能和管理運(yùn)作”③。據(jù)此，國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)是一個(gè)由人、國(guó)土數(shù)字檔案信息資源、地域環(huán)境等要素組成的完整統(tǒng)一體。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館作為一個(gè)有機(jī)的生命體，不僅涉及該生態(tài)系統(tǒng)的形態(tài)結(jié)構(gòu)，而且存在結(jié)構(gòu)要素及其相互之間的關(guān)聯(lián)，以及工作人員與數(shù)字檔案館生存環(huán)境之間的相互協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”之間的平衡。
二、開(kāi)放性是基本體現(xiàn)
檔案館在社會(huì)中是一個(gè)獨(dú)立存在的個(gè)體，是社會(huì)的一個(gè)組成部門，它存在于社會(huì)之中，受社會(huì)的制約，同時(shí)也對(duì)社會(huì)產(chǎn)生作用，具有社會(huì)服務(wù)性。檔案館不同于檔案室，它保管檔案的目的不是為某一單位、某一系統(tǒng)小范圍服務(wù)，而是為社會(huì)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。它的服務(wù)范圍大而廣，面向社會(huì)各個(gè)方面，遍及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和公民個(gè)人，④這是自19世紀(jì)40年代至今檔案開(kāi)放的基本結(jié)論。數(shù)字檔案館的本質(zhì)是檔案館。數(shù)字檔案館是利用各種信息技術(shù)手段將原有的館藏檔案數(shù)字化，并收集、采集、捕獲有價(jià)值的數(shù)字檔案信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立分布式、跨地域的有序的檔案信息資源管理系統(tǒng)；該系統(tǒng)以數(shù)字檔案信息資源為基礎(chǔ)，以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)等為平臺(tái)，以用戶需求為根本，提供各種信息服務(wù)。⑤國(guó)家檔案局的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》⑥指出，數(shù)字檔案館的四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏廣泛的、本機(jī)構(gòu)以外的“利用”環(huán)節(jié)，便不能稱為數(shù)字檔案館?；谶@種認(rèn)識(shí)，國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館理應(yīng)是服務(wù)社會(huì)大眾的檔案館，是大眾利用國(guó)土資源信息的開(kāi)放性的窗口。
1.是自然生態(tài)系統(tǒng)基本法則任何一個(gè)自然生態(tài)系統(tǒng)都是開(kāi)放的，有輸入和輸出，而輸入的變化總會(huì)引起輸出的變化。雖然輸出并不是立即變化，有時(shí)會(huì)延遲，但是決不會(huì)趕在輸入之前。輸出是輸入的結(jié)果，輸入是原因和源頭，兩者呈現(xiàn)一種動(dòng)態(tài)的平衡。⑦信息生態(tài)系統(tǒng)中，信息的生產(chǎn)者、傳遞者、分解者、消費(fèi)者與外界環(huán)境之間的信息交換，構(gòu)成了一個(gè)信息生態(tài)循環(huán)。⑧數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)作為人與其生存環(huán)境相互作用而形成的統(tǒng)一復(fù)合體，與外界環(huán)境有著不斷的交流，其自身處于不斷輸入和輸出的循環(huán)往復(fù)之中，通過(guò)信息傳遞和價(jià)值轉(zhuǎn)化不斷地與外界進(jìn)行交流，包括機(jī)構(gòu)、人員之間的相互交流與合作，這是自然生態(tài)系統(tǒng)的基本法則。
2.是技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物20世紀(jì)60年代以來(lái)，隨著全球范圍內(nèi)“第三次浪潮”的興起，信息技術(shù)對(duì)檔案工作產(chǎn)生了極大的沖擊，對(duì)數(shù)字檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展產(chǎn)生了重大的驅(qū)動(dòng)作用。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、信息可視化技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及web2.0技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展提供了技術(shù)支撐平臺(tái)。在一定程度上，數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，也是集成了眾多現(xiàn)代技術(shù)的復(fù)合系統(tǒng)。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在建設(shè)過(guò)程中主要依托3S技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、ArcGIS、WebService等先進(jìn)技術(shù)，這些先進(jìn)技術(shù)在國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館開(kāi)發(fā)應(yīng)用，本身就是一個(gè)種開(kāi)放性的體現(xiàn)。同時(shí)，這些技術(shù)不斷更新、升級(jí)，早期的國(guó)土檔案數(shù)字化也不斷發(fā)展成國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)，不僅體現(xiàn)了技術(shù)的推動(dòng)作用，也展示了國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館的開(kāi)放性。
3.是落實(shí)民生政策的必然要求自2007年黨的十七大召開(kāi)以來(lái)，各級(jí)政府部門紛紛將民生問(wèn)題與部門職能相結(jié)合，形成了全社會(huì)關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生新局面。國(guó)家檔案局頒布的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》提出，要建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)人民群眾的檔案利用體系。顯示了我國(guó)在推進(jìn)政治民主化、打造陽(yáng)光政府、滿足公民信息獲取過(guò)程中所做出的積極努力，也為進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源社會(huì)價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息共享邁出了堅(jiān)定步伐。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館保存有國(guó)計(jì)民生的重要檔案信息。例如，征地文書(shū)、土地調(diào)查、土地登記、違法占地處理材料等，詳細(xì)地記錄了土地開(kāi)發(fā)利用過(guò)程的基本情況。這些信息不僅是確定土地權(quán)屬的依據(jù)，也是征地、處理糾紛的依據(jù)，還是土地科學(xué)規(guī)劃利用的依據(jù)。從這個(gè)角度看，落實(shí)民生，也必須將國(guó)土規(guī)劃?rùn)n案館設(shè)計(jì)成一個(gè)開(kāi)放的生態(tài)系統(tǒng)。
三、進(jìn)實(shí)踐應(yīng)用
國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的開(kāi)放性符合數(shù)字檔案館本質(zhì)與時(shí)展潮流，有著堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，也有著廣泛的實(shí)踐應(yīng)用。
1.應(yīng)用視角
(1)多目標(biāo)不同的使用者，對(duì)同一檔案信息有不同的使用需求。例如，國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館的人口信息，可以用作學(xué)區(qū)規(guī)劃，也可以用作住房區(qū)規(guī)劃等。檔案資源具有多目標(biāo)的使用特性，從而大幅度地提高了開(kāi)放國(guó)土規(guī)劃的檔案資源的價(jià)值。
(2)多內(nèi)容國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館含有豐富的專業(yè)化檔案信息資源，在開(kāi)放性的視角下，可以將不同來(lái)源、不同載體的檔案信息資源進(jìn)行整合。例如，同一主題下不同載體（紙質(zhì)和聲像）檔案進(jìn)行整合，或透過(guò)共同的地理坐標(biāo)系統(tǒng)將各種不同主題的檔案資源套疊，以方便對(duì)檔案信息的深度挖掘，并逐步形成良好的生態(tài)環(huán)境。
(3)多途徑國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館擁有調(diào)查、收集、整理的專業(yè)檔案，是真實(shí)、完整、可靠的檔案信息資源，為利用土地的不同機(jī)構(gòu)（尤其是政府機(jī)構(gòu)）和個(gè)人提供了保障。例如，有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行土地規(guī)劃、旅游規(guī)劃、商居土地投入或個(gè)人進(jìn)行土地置換、拆遷補(bǔ)償?shù)?，就可以通過(guò)專業(yè)數(shù)字檔案館的平臺(tái)進(jìn)行咨詢利用。通過(guò)協(xié)調(diào)“管”與“用”的關(guān)系，形成良好的生態(tài)平衡。(4)多范圍公路建設(shè)選線、垃圾場(chǎng)選址、工業(yè)發(fā)展區(qū)區(qū)位規(guī)劃等空間選址，均需要利用國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的支持，再配合專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，整合專家系統(tǒng)，出臺(tái)建設(shè)規(guī)劃方案，分析各種方案的優(yōu)缺點(diǎn)，從而使決策的過(guò)程更加科學(xué)化。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館整合了龐大的國(guó)土及規(guī)劃專業(yè)檔案信息，通過(guò)該數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)不斷與外界進(jìn)行信息交換，有利于未來(lái)空間發(fā)展。
2.應(yīng)用重點(diǎn)
(1)與政府部門相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)生態(tài)系統(tǒng)的區(qū)域開(kāi)放性為政府部門規(guī)劃服務(wù)是國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的基本任務(wù)。2014年以來(lái)，國(guó)家發(fā)展改革委、國(guó)土資源部、環(huán)保部和住建部在28個(gè)市縣開(kāi)展了“多規(guī)合一”試點(diǎn)。⑨隨之，其他市縣甚至一些省級(jí)行政區(qū)也陸續(xù)提出。究其實(shí)質(zhì)，“多規(guī)合一”就是國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館與政府部門結(jié)合，不同的政府機(jī)構(gòu)利用數(shù)字檔案館平臺(tái)，消除原有的市縣規(guī)劃下的自成體系、內(nèi)容沖突、缺乏銜接協(xié)調(diào)等問(wèn)題，以此來(lái)提升政府對(duì)于土地空間的管控能力，促進(jìn)國(guó)土空間集約、高效、可持續(xù)利用和規(guī)劃管理。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)開(kāi)放性應(yīng)用最早體現(xiàn)在政府規(guī)劃方面。在國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館建設(shè)以前，由于政府部門之間的“信息壁壘”，各種與規(guī)劃相關(guān)的信息無(wú)法及時(shí)地傳送，沖突時(shí)有發(fā)生。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館擁有精準(zhǔn)的土地檔案信息等資源，通過(guò)信息的及時(shí)推送，打破了政府部門之間的“信息壁壘”，實(shí)現(xiàn)了國(guó)土資源與管理機(jī)關(guān)與政府其他部門之間的信息共享，進(jìn)而為政府各部門之間搭建起了“橋梁”，形成了節(jié)約型的生態(tài)系統(tǒng)。
(2)與“智慧城市”相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)生態(tài)系統(tǒng)的整體開(kāi)放性為“智慧城市”服務(wù)是國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)功能的拓展。近年來(lái)，國(guó)土檔案管理系統(tǒng)通過(guò)與GIS技術(shù)的結(jié)合，形成了空間庫(kù)、目錄庫(kù)、圖文庫(kù)三庫(kù)合一的數(shù)字檔案館管理模式。例如，陜西省西安市勘察測(cè)繪院建立了規(guī)劃用地檔案管理的GIS系統(tǒng)，科學(xué)管理大量征地信息和檔案資料⑩；安徽省安慶市城建檔案館通過(guò)融合城建檔案管理規(guī)范、著錄規(guī)范和GIS技術(shù)，研制開(kāi)發(fā)了“可視化城建檔案管理系統(tǒng)”；山東省濟(jì)寧市國(guó)土資源局建立的“國(guó)土一張圖檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了國(guó)土檔案“數(shù)、圖、文”一體化管理；武漢市國(guó)土資源局開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)了國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館，初步實(shí)現(xiàn)了國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案圖文一體化查詢。隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速，我國(guó)城市人口激增，交通等問(wèn)題開(kāi)始凸顯。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館為加強(qiáng)城市管理，為“智慧城市”建設(shè)提供了框架和基礎(chǔ)?！爸腔鄢鞘小苯^不僅僅是實(shí)現(xiàn)城市的智能化，還包括人的智慧參與、以人為本、可持續(xù)發(fā)展等，具有豐富的內(nèi)涵。國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的整體開(kāi)放性就是與“智慧城市”建設(shè)全面結(jié)合，充分展現(xiàn)國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的開(kāi)放性建設(shè)在“智慧城市”建設(shè)過(guò)程中的重要地位，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息與地理信息、社會(huì)信息的融合與共享。例如，與實(shí)時(shí)路況結(jié)合，實(shí)現(xiàn)智能交通；與遺產(chǎn)資源結(jié)合，實(shí)現(xiàn)歷史遺產(chǎn)的保護(hù)；與旅游資源結(jié)合，推動(dòng)旅游業(yè)的發(fā)展等?？傊?，國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與不同行業(yè)、系統(tǒng)或空間的結(jié)合，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+”國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案的空間，衍生出基于國(guó)土規(guī)劃數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的新平臺(tái)，從而推動(dòng)“智慧城市”的發(fā)展。