時間：2023-06-05 16:08:41
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展；信息化建設(shè)；管理效率
0.前言
檔案信息化技術(shù)管理作為一種知識管理先進的模式，在社會發(fā)展中具有越來越重要的作用。如今的信息化技術(shù)為檔案管理的發(fā)展提供了強大的技術(shù)支持。檔案管理信息化不僅可以改善檔案管理繁雜的工作，也可以沖破以往檔案管理的局限性，實現(xiàn)檔案管理透明化，做到部分檔案資料信息共享，從而提高整體的工作效率。
1.檔案管理信息化建設(shè)的重要性
檔案管理信息化是新時代檔案管理的目標，是數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進技術(shù)的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。“檔案管理的信息化”，是檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。
1.1檔案管理科學、方便、快捷
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時，各種報表還可以自動打印。
1.2檢索查詢更為方便
傳統(tǒng)的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理實現(xiàn)信息化后.檔案的檢索與查詢可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)即時查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。
1.3檔案的查借閱工作更加可控
傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主，費時費力且容易出錯。檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不按時歸還的借閱者進行有效的催還。
2.目前檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題
2.1面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用。二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況，對于整合必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾，同時計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災(zāi)害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。
2.2面臨標準化、法制化的挑戰(zhàn)
由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。
2.3技術(shù)支持不全面
一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設(shè)初期，大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。
2.4領(lǐng)導重視不夠，檔案信息化意識不強
在當今經(jīng)濟建設(shè)為中心的新時期，各級領(lǐng)導對檔案信息化建設(shè)的工作重視不夠，檔案意識淡薄，不像對待經(jīng)濟建設(shè)那樣下力氣去抓檔案信息化建設(shè)工作。
3.加強檔案管理信息化建設(shè)的策略
3.1建立規(guī)范體系
檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以要制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系。
3.2完善安全制度
檔案信息化建設(shè)最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，利用安全技術(shù)手段從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。
3.3提高技術(shù)支撐
技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的生命。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。
3.4加強人才建設(shè)
檔案信息化建設(shè)就是運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會和公眾服務(wù)。作為信息化社會的檔案工作者必須具備一定的計算機和電子文件管理知識。這就要求我們檔案人員不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為社會和公眾服務(wù)的意識。
4.做好檔案管理工作的方法
4.1完善各項規(guī)章制度
充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規(guī)范化管理水平。一是根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案管理、分類標準。檔案管理工作的發(fā)展趨勢是逐步向自動化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案一體化管理。
4.2提高信息化管理水平
在現(xiàn)代化過程中，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主發(fā)展為紙質(zhì)與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大增加了檔案的信息存儲量，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數(shù)字化以及檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化成為必然的發(fā)展趨勢，這就對檔案管理工作提出了新的要求。同時，檔案管理信息化的發(fā)展使得檔案部門逐步走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務(wù)。實現(xiàn)檔案管理工作信息化可以將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們有更多時間和精力去研究檔案的各種規(guī)律，不斷改善檔案的管理水平，有助于管理水平的整體提升。更重要的是，檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
4.3加強管理隊伍的建設(shè)
檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。這就要求高度重視檔案管理隊伍的建設(shè)。一是培養(yǎng)敬業(yè)精神。敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設(shè)想，不斷進行檔案工作的探索和創(chuàng)新。二是培養(yǎng)獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。三是培養(yǎng)求實的科學精神。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學結(jié)富有創(chuàng)造性的先進做法和成果，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，創(chuàng)造性地開展工作。
【關(guān)鍵詞】推進 電子檔案接收
Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.
Key words: promote; electronic archives; reception
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
自中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部建辦標函【2007】738號《關(guān)于的通知》下達以來，全國各地不少地區(qū)的城建檔案館已試行和開展了電子檔案的接收工作，探索出許多好的經(jīng)驗，摸索出很多成功的路子。但就絕大多數(shù)地區(qū)的城建檔案館、室而言，目前還處在等待、觀望或正著手準備的初級階段。為積極推進電子檔案的接收工作，不斷提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平，本文就認真做好電子檔案接收前期各項準備工作談點規(guī)淺認識。
一、廣泛實行電子檔案是必然的發(fā)展趨勢
中華人民共和國行業(yè)標準《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式實施。這就表明，建設(shè)電子文件和電子檔案，已經(jīng)納入城建檔案館、室業(yè)務(wù)范圍，庫藏檔案資源又增添了新成員。目前尚未開展電子檔案接收工作的，不管有多少理由，但總歸是庫藏檔案資源建設(shè)的損失，是城建檔案工作的遲滯。為彌補落后，抓緊趕隊，我認為首要的是盡快提高對建設(shè)電子文件和電子檔案重要性的認識，以敦促早日展開行動。
1、科學技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生電子檔案。人類對信息記錄、存儲的要求，隨著社會的進步而發(fā)展?，F(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是計算機技術(shù)及信息技術(shù)應(yīng)用的普及和深入，人類社會活動的記錄形式發(fā)生了重大變化，眾多的非紙質(zhì)文件得以生成或產(chǎn)生。尤其在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢之下，工程電子文件和電子檔案便應(yīng)運而生，而其主體地位會越來越明顯，它必將徹底改變我們所熟悉的工作方式。這種信息時代帶來的沖擊和挑戰(zhàn)，城建檔案工作者必須清醒地認識，這是信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，是順應(yīng)時展的新要求。為此，必須從思想和理論上充分認識這一點，從而把電子檔案的開發(fā)、運用盡快地提到議事日程。
2、電子檔案生動形象地再現(xiàn)了生產(chǎn)社會實踐。城建檔案館、室所接收的電子檔案，是指具有參考和利用價值并作為檔案永久保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。它和紙質(zhì)檔案一樣，同樣具有原始記錄性，具有有效性、階段性、完整性等特點。所不同的是，電子檔案比紙質(zhì)檔案能更生動、更形象地再現(xiàn)生產(chǎn)社會的實踐過程，同時更有利于檔案信息資源的整合和快速傳遞。因為建設(shè)工程電子文件是在生產(chǎn)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式將生產(chǎn)的全過程逼真地存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備去閱讀、處理、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上進行傳送。讀取電子檔案，如同身臨生產(chǎn)和施工現(xiàn)場，其真實性和感染力，使其更富有利用價值。
3、電子檔案可以提高工作效率和生產(chǎn)力。隨著城建檔案信息數(shù)字化處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作從初期從手工操作、查詢、保管到目前的計算機查詢、信息傳輸、下載、智能監(jiān)控保管等，把人們從繁重單調(diào)的操作中解放出來，同時也使各種載體的檔案得到了更好地保護，減少了人為的損傷和破壞，延長了檔案的壽命，提高了查檔調(diào)檔的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社會和網(wǎng)絡(luò)時代，基本特點是信息資源數(shù)字化，信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案是完全數(shù)字化的檔案，就充分體現(xiàn)了這一點。它可以通過網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，快速、高效、多方位地輸出、傳遞檔案信息和交流，與館內(nèi)計算機管理程序相融合，完成各種業(yè)務(wù)需要，不需再加工，便完成檔案信息資源的共享，實現(xiàn)檔案資源的整合。電子檔案，為檔案工作提供了自動化、系統(tǒng)化的管理手段，簡化了數(shù)字化流程，有利于做各種數(shù)據(jù)分析，快速提供有價值的參考數(shù)據(jù)，管理上更為靈活廣泛，大大提高了工作效率和生產(chǎn)能力。
4、電子檔案可以節(jié)約大量存儲空間。
目前，城建檔案館、室電子檔案的形成，無非二種情形，一是將現(xiàn)有庫藏檔案掃描數(shù)字化，形成電子檔案；二是按照《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》要求新接收的直接形成的電子檔案。前者形成的電子檔案不會減少紙質(zhì)檔案對空間的占用，后者接收的電子檔案，在近期可以節(jié)省一部分庫藏空間。如施工過程中的一些表格、一些材料的實驗報告等，完全可以只收電子文件，紙質(zhì)檔案則可以免除。展望長遠發(fā)展，將來很可能形成只收電子檔案，而無需再收紙質(zhì)檔案，豈不更節(jié)省存儲空間，同時也大大節(jié)約了基建成本。
5、電子檔案便于異地備份規(guī)避災(zāi)害隱患。城建檔案異地存儲備份，是規(guī)避不可抗拒的自然災(zāi)害對檔案造成危險隱患，確保檔案安全的重要手段。特別是四川汶川地震等自然災(zāi)害發(fā)生后，這一問題更引起了國家及各級的高度重視。2010年5月，“全國檔案安全體系建設(shè)工作會議”要求：“原則上，無論是檔案館，還是檔案室，所有應(yīng)歸檔保存的電子文件都應(yīng)至少有一套異地備份?！眹易》亢统青l(xiāng)建設(shè)部，為確保做好檔案異地備份工作，還為各省異地備份劃分了對口省份和地點。
電子檔案異地備份的提出，是適應(yīng)新形勢發(fā)展而強調(diào)的新要求，同時也是基于電子檔案便于存儲傳遞的特點，這是紙質(zhì)檔案難以做到的事情。因此，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，大力接收建設(shè)工程電子檔案，已是刻不容緩的重要工作。
二、認真做好接收電子檔案的各項準備工作
接收建設(shè)工程電子檔案工作，雖然上級已經(jīng)強調(diào)了幾年，我們也已耳熟能詳，但真正扎扎實實普遍把這項工作開展起來，也還需要一個過程，需要做好多項準備工作。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；措施
隨著我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)不斷取得新的成就，我國的社會主義經(jīng)濟、政治和文化都取得了長足的發(fā)展。尤其是當前我國的經(jīng)濟發(fā)展水平，在高速的經(jīng)濟發(fā)展速度保障下，我國的經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提高，這就使得我國的社會文化生活和政治生活出現(xiàn)了新的要求。所以，在這樣的歷史形勢下，單位提高檔案的管理水平是深入的貫徹科學發(fā)展觀的必然要求，也是不斷提升我國文化實力，提高我國企業(yè)單位管理水平的關(guān)鍵所在。在當前的世界發(fā)展形勢下，提高檔案的科學管理水平，是當前告訴發(fā)展的經(jīng)濟提出的要求，也是順應(yīng)當前科技發(fā)展趨勢的必然。所以，筆者認為不斷提高檔案管理的科學化水平是必然趨勢。本文將針對我國如何提高檔案管理的科學化水平進行一定的分析和研究。
一、提高檔案科學管理水平的必然性分析
首先，提高檔案管理的水準本身就是提高我國文化管理水平，相應(yīng)當前我們建設(shè)和諧社會和科學發(fā)展觀的必然要求。作為我國文化實力的重要體現(xiàn)，檔案的管理可以有效的體現(xiàn)出中華民族作為一個以集體主義為要義的民族發(fā)展要義。在各種檔案中，包含了幾乎涉及到我國政治、經(jīng)濟和文化等各個方面的資料。這些資料本身是有很強說服力的，其能夠有效的反映出我國在不同歷史階段的各種資料和狀況，這不僅僅是對我們過去歷史的一種保存，更是對將來發(fā)展做出指導的一種有力的保障。所以，只有不斷的提高我國檔案管理的科學發(fā)展水平，才能夠更好的做好檔案的管理工作，最大限度的發(fā)揮檔案管理的價值。
其次，提高檔案管理的科學化水平本身能夠提高我國檔案管理的水平。在很長的一段時間內(nèi)，檔案的管理工作在我國都是采取手動的方式進行。這不僅僅要耗費大量的人力，也不利于儲存和資料的取用。并且很多的單位都對檔案的管理工作不夠重視，這樣就直接的導致了我國檔案管理的混亂。在當前高速發(fā)展的信息技術(shù)支撐下，我國的計算機技術(shù)不斷提高，在各個領(lǐng)域都取得了廣泛的應(yīng)用。所以，將以計算機技術(shù)為代表的科學化管理技術(shù)運用到檔案管理中，不僅僅可以提高檔案的管理質(zhì)量，還能夠節(jié)省大量的人力和物力，并且能夠有效的提高檔案的利用率，不僅對單位來講能夠有效的節(jié)省成本，也能夠是檔案獲得最大限度的應(yīng)用。
二、提高檔案管理科學化水平的措施
首先，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的建立。在建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理體系的過程中，就必須要先樹立起檔案管理的觀念，這本身就是我國檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)所在。前文中我們也提到過，當前的檔案管理最主要的問題就是領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視，往往都是由單位內(nèi)部的人員兼職管理。所以，在檔案管理的工作中，就要建立起一整套檔案管理的機制。將檔案管理的機制建設(shè)作為檔案管理工作的重點，建設(shè)起一套相對完整的，適合單位發(fā)展的管理機制。要對傳統(tǒng)的檔案管理機制和檔案管理理念進行改革，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，加強檔案的利用。根據(jù)檔案管理工作不同的性質(zhì)，實行確定的定崗定責的管理模式。在檔案管理的體系上，要建立起一整套的檔案管理班子，要由主要的領(lǐng)導作為檔案管理的全局管理者，通過上下級的部門管理和監(jiān)督，確定專門的檔案管理人員。這樣才能夠不斷的健全的檔案管理的工作制度，也能夠更好的促進檔案的管理，提高檔案管理的質(zhì)量。
其次，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作本身就是一項比較繁瑣的工作，而且檔案的管理工作本身也是對工作人員要求比較高的。這就要求我們在挑選檔案管理的人才過程中，首先就要要求人才能夠具備相當?shù)臋n案管理基礎(chǔ)知識，要有一定的檔案管理的基本理念。同時，針對不同單位不同部門的檔案管理實際，檔案的管理人員還要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)知識。在檔案管理的信息化進程中，由于信息化本身為檔案管理帶來了很大的便捷，所以檔案的管理人才還要具備一定的信息技術(shù)知識，要熟練的使用計算機以及網(wǎng)絡(luò)對檔案進行收集和管理。同時，由于檔案的檔案管理工作人員在素質(zhì)上存在一定的問題，這就要求單位要定時定期的對檔案管理人員進行相關(guān)素質(zhì)的培訓。只有這樣才能夠不斷的加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。并且，在日常的工作中，要加強對檔案管理工作人員的獎懲，對那些模范的管理人員以及在業(yè)務(wù)能力上比較突出的人，要做出一定的獎勵，這樣才能夠有效的促進檔案管理人員自覺的學習和進步。
第三，要加快檔案管理的信息化建設(shè)進程。檔案管理的信息化本身不僅僅是要求檔案管理的理念先進，也并不是單純的要求檔案管理人員的素質(zhì)比較高，還要有相當?shù)挠布O(shè)施。所以，在檔案管理的科學化水平提高過程中，要求單位要及時的更新相關(guān)的硬件設(shè)備。要在硬件和軟件上都具備相當?shù)乃疁剩拍軌驖M足檔案管理的信息化改造。單位需要成立專門的檔案管理工作室，并且購買相關(guān)的專門檔案管理軟件，只有這樣才能夠有效的促進檔案管理的科學化水平提高。
最后，要促進檔案管路的標準化建設(shè)。對于檔案管理來講，標準化的檔案管理能夠有效的促進檔案管理效率的提高。我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強監(jiān)督，及時的對檔案的管理以及開發(fā)做出相關(guān)的審核，做好檔案的處理工作。同時，要健全檔案管理的評估機制。運用現(xiàn)代化的管理方式以及先進的管理設(shè)施，對檔案的管理工作進行科學化的管理，采取先進的技術(shù)以及設(shè)備對電子檔案進行有效的管理，這樣才能夠不斷地健全檔案的管理機制，提高檔案管理的效果。
參考文獻：
一、我國醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題
盡管我國大部分醫(yī)院領(lǐng)導部門對辦公室檔案管理工作都給予了高度重視，并采取了一系列措施提高管理水平，但整體結(jié)果卻顯得有些不盡人意。究其原因，主要是因為當前檔案管理中仍然存在一些問題尚未解決，這些問題歸納起來，大致包括以下幾個方面：
（一）檔案管理工作缺乏足夠重視
從我國醫(yī)院辦公室檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發(fā)達國家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分醫(yī)院領(lǐng)導部門對辦公室檔案管理工作缺乏足夠重視，
（二）醫(yī)院辦公室檔案管理現(xiàn)代化水平不高
隨著我國科學技術(shù)飛速發(fā)展，越來越多的先進設(shè)備和技術(shù)被引入到醫(yī)院辦公室檔案管理中，但由于對這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用。從而導致當前我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低，檔案管理機構(gòu)的設(shè)置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結(jié)合醫(yī)院的實際情況制定標準規(guī)范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發(fā)利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫(yī)院檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人員素質(zhì)參差不齊
就我國目前醫(yī)院辦公室檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀來看，很多人員的業(yè)務(wù)技能和管理能力都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案管理人員，無論是專業(yè)水平還是文化程度，都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)借來的，這類人員往往身兼多職，無法將全部精力放在辦公室檔案管理上，從而導致檔案管理水平等低下，檔案利用率不高。除此之外，醫(yī)院發(fā)展對辦公室檔案管理人員素質(zhì)要求的不斷提高，但對員工的培訓工作卻并沒有得到有效開展，從而使得員工的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力落后，在開展管理工作的時候顯得力不從心，無法提高檔案管理的整體質(zhì)量。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作中問題的對應(yīng)策略
辦公室檔案管理工作中存在的問題直接影響了醫(yī)院整體管理水平的提升，同時對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標的實現(xiàn)也會在一定程度上造成阻礙。所以，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際情況，采取針對性的措施將問題解決非常重要。
（一）完善醫(yī)院檔案管理制度體系
任何一項管理工作都需要有健全的制度作為支撐，辦公室檔案管理也不例外，越是完善的規(guī)章制度，對檔案管理水平的提升越有利。所以，醫(yī)院若想要從根本上提高辦公室檔案管理水平，就需要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際情況和根本需求，制訂科學完善的管理制度體系，并確保各項制度能夠在實際工作中得到切實落實，做到責任明確，量化到人，實行績效考評和工效掛鉤的考核機制，以此來對員工日常工作的實際情況進行全面了解和掌握，對工作中存在的不足之處進行不斷完善，以此來確保辦公室檔案管理工作有序、高效的進行，最終達到促進醫(yī)院良性運作的根本目的。
（二）強化辦公室檔案管理意識，提高檔案管理信息化水平
隨著我國科學技術(shù)的飛速發(fā)展，管理信息化也成為了辦公室檔案管理的一個必然趨勢。為了順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，必須注重檔案管理信息化的實現(xiàn)。首先，醫(yī)院應(yīng)該從辦公室檔案管理的內(nèi)容出發(fā)，加大對先進設(shè)備和技術(shù)的投入力度，將計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用起來，實現(xiàn)各項管理工作的自動化、數(shù)字化。同時，要強化辦公室檔案管理意識，從管理者到基層員工，都要從根本上認識到辦公室檔案管理的重要性，從而在工作中不斷對檔案管理工作進行完善。
（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)也是提高辦公室檔案管理工作的一項重要措施，隨著我國醫(yī)院發(fā)展腳步的不斷加快，對辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更好的要求，企業(yè)若想要從根本上實現(xiàn)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，一方面要加強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓工作，提高工作人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，另一方面則是要建立健全的獎懲制度，以此來提高檔案管理人員的工作效率，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
油田企業(yè)檔案是油田開發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的原始記錄和重要憑證，是實現(xiàn)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要組成部分，是油田企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是油田企業(yè)強化基礎(chǔ)管理、提高企業(yè)競爭力、維護自身權(quán)益的原始依據(jù)，也是維持油田企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動必不可缺的部分。自油田開發(fā)以來，雖然各級、各層領(lǐng)導給予油田開發(fā)檔案一定的重視，油田開發(fā)檔案也初具規(guī)模，現(xiàn)代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發(fā)企業(yè)檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發(fā)企業(yè)檔案管理更加規(guī)范和科學，以便更好地為油田生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。
一、目前油田開發(fā)企業(yè)檔案管理中的主要問題
1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網(wǎng)絡(luò)化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規(guī)范。在檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，有時出現(xiàn)檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現(xiàn)象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調(diào)動頻繁，調(diào)動人員總是急著辦手續(xù)，檔案人員由于都是熟人關(guān)系，只要簽了字，馬上讓其辦理調(diào)動手續(xù)，而實際上該調(diào)動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發(fā)企業(yè)的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協(xié)調(diào)不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協(xié)調(diào)困難較大。另外，勞資、組織等業(yè)務(wù)部門還專門設(shè)有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。
4．檔案整理不規(guī)范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內(nèi)目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產(chǎn)經(jīng)營活動分為多個子系統(tǒng)，而基層或部分人員上交檔案出現(xiàn)子系統(tǒng)劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業(yè)重大生產(chǎn)經(jīng)營活動不掌握信息，生產(chǎn)業(yè)務(wù)不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。
6．檔案人員素質(zhì)有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術(shù)素質(zhì)上考慮過進人。人員知識結(jié)構(gòu)老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態(tài)環(huán)境問題。檔案存放環(huán)境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發(fā)會戰(zhàn)初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經(jīng)多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態(tài)環(huán)境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節(jié)假日無加班工資，沒有與生產(chǎn)科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規(guī)范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和前提。一是公文用紙質(zhì)量要好，幅度尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側(cè)裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發(fā)手續(xù)；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規(guī)范。
2．加強檔案的收集和一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業(yè)務(wù)部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產(chǎn)經(jīng)營會議，掌握生產(chǎn)經(jīng)營動態(tài)，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調(diào)動過程中丟失資料的要凍結(jié)調(diào)動手續(xù)，追究有關(guān)人員的責任。
3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業(yè)務(wù)部門的檔案室，統(tǒng)一規(guī)劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強檔案工作的生態(tài)環(huán)境建設(shè)。一是對現(xiàn)有的檔案設(shè)施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統(tǒng)一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關(guān)科室享受同等待遇，節(jié)日加班與一線生產(chǎn)人員享受同等待遇，技術(shù)職稱評定與地質(zhì)、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。設(shè)計電子檔案的操作細則達到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質(zhì)檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現(xiàn)與檔案管理現(xiàn)代化接軌。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;方式;創(chuàng)新;探究
一、檔案管理方式創(chuàng)新背景
檔案管理方式的創(chuàng)新發(fā)展是有一定的背景，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。
（一）傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足日益增多的檔案資源
我國傳統(tǒng)的檔案管理一般是以立卷、歸檔、轉(zhuǎn)遞、借閱為主要方式，對所有的檔案資料進行統(tǒng)計、管理。隨著我國高校擴招的不斷發(fā)展，高校畢業(yè)生以及就業(yè)人數(shù)的不斷擴大，我國檔案資源越來越多。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理不能滿足這些日益增多的檔案資源，在這種情況下，檔案管理方式的創(chuàng)新極為重要。
（二）我國信息技術(shù)的發(fā)展
我國信息技術(shù)的發(fā)展為我國檔案管理方式的創(chuàng)新提供了必要的科技條件。目前我國很多企業(yè)普遍都應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件進行檔案管理，這種網(wǎng)絡(luò)化管理提高了我國檔案管理的管理水平和管理效率，因此面對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也要做相應(yīng)的改進、創(chuàng)新。
二、檔案管理方式創(chuàng)新途徑
檔案管理方式的創(chuàng)新是社會發(fā)展的要求。檔案管理方式的創(chuàng)新途徑也是多種多樣的，具體表現(xiàn)如下：
（一）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理檔案
“ 把檔案內(nèi)容通過加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。”因此，面對繁多的檔案資料，面對冗雜的檔案內(nèi)容，如何通過有效的管理方式來進行檔案管理是檔案管理人員需要思考的重要問題。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理資源是進行檔案管理的重要的創(chuàng)新方式。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的系統(tǒng)性和人文性，通過計算機來整合相關(guān)的資源，繼而得出檔案管理的結(jié)果，提高檔案管理工作者的工作水平和效率。
（二）簡化檔案管理程序
傳統(tǒng)的檔案管理程序比較復雜，通過人工將所有的檔案進行歸檔、分類以及審核、轉(zhuǎn)遞甚至借閱，每個程序都有每個不同人在辦，需要各個部分的簽字。這種檔案管理程序比較復雜，在每個程序上都需要主要負責人進行簽字。因此，在今后檔案管理發(fā)展上，我們可以簡化檔案管理程序，可以采用“誰的責任誰擔負”的方式讓管理員進行檔案管理上更簡便，提高工作效率和水平。同時簡化了檔案管理程序可以讓檔案管理工作者有一定的自主性，有利于開展檔案管理工作。
（三）檔案管理人員管理水平與素質(zhì)的提升
檔案管理員是檔案管理工作的主要操作者，檔案管理人員管理水平與素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。因此注重檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)也是當前檔案管理方式創(chuàng)新的重要內(nèi)容。要讓檔案管理人員進一步認清檔案管理工作的重要性，將傳統(tǒng)意義上的慵懶的工作作風摒棄，以一種認真負責的心態(tài)對待檔案管理工作，同時積極參加各項培訓學習，以提升檔案管理人員的管理水平與素質(zhì)。
（四）檔案管理范圍的創(chuàng)新
就目前而言，我國檔案管理的使用一般是局限在公務(wù)員或者大型的國有企業(yè)，外資企業(yè)以及我國中小私營企業(yè)用到檔案的地方不是很多。而實際上隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，外資企業(yè)以及我國中小企業(yè)對我國市場經(jīng)濟的發(fā)展起著越來越重要的作用，已經(jīng)逐漸成為市場經(jīng)濟發(fā)展的主要組成部分?！霸絹碓蕉嗟娜思尤氲酵馄蠛退狡蟮慕ㄔO(shè)發(fā)展中去，這些企業(yè)的員工的檔案管理也顯得極為重要?！币粋€人的檔案伴隨人走一生，所以檔案管理的范圍進行創(chuàng)新可以使得檔案資源成為一個人經(jīng)歷的有效見證。
三、檔案管理方式創(chuàng)新意義
檔案管理方式的創(chuàng)新對我國檔案管理的發(fā)展具有極為重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
（一）提高了檔案管理的效率
檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的效率。通過對檔案管理人員素質(zhì)以及水平的培訓，使得他們認識到檔案管理工作的重要性，這樣在日常的工作中，積極性更高，同時因為受到專業(yè)培訓的緣故，他們掌握了更多的檔案管理方面的技巧，在履行自己工作職責的過程中，在很大程度上可以提高檔案管理的效率。
（二）提高了檔案管理水平
檔案管理方式的創(chuàng)新有利于提升檔案管理的水平。通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的應(yīng)用，能夠使得檔案管理更加系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，通過計算機系統(tǒng)對檔案資源的分析獲得具體詳細的數(shù)據(jù)，這樣可以有效提高檔案管理的水平，提高檔案管理在日常工作中的利用率，能夠保證檔案管理員檔案管理工作的順利開展。
（三）完善了檔案管理制度
【關(guān)鍵詞】檔案管理 科學化 有效路徑 體系建設(shè)
一、當前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀
隨著我國進入了知識經(jīng)濟的時代，檔案管理工作的科學化水平能否提高越來越受到重視。社會的發(fā)展、經(jīng)濟的發(fā)展最重要的主導因素就是知識，只有先進的科學知識、技術(shù)才能更好的推動時代的發(fā)展。社會大眾對檔案的科學化需求越來越高，檔案館的數(shù)據(jù)多被存儲在磁盤或者等載體中，雖然是比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要方便快捷，但是也存在缺陷，所以想要檔案管理更加的科學化，就一定要在安全穩(wěn)定、可靠性的技術(shù)方面有所提升，并且要提高檔案數(shù)據(jù)的真實真確性、科學完整性。隨著檔案管理的日益復雜，檔案管理的從業(yè)者一定要日益提升自身的能力，這樣才能真正的適應(yīng)需求。面對著新的挑戰(zhàn)，就需要組建起符合科學化管理水平的檔案管理隊伍，在面對層出不窮的新問題時能夠快速、及時、準確的解決。
二、提升檔案管理的科學化水平的必要性
1.這是構(gòu)建現(xiàn)代化社會的必要條件
檔案信息的管理屬于一種文化實力的體現(xiàn)，提升檔案管理的科學化水平也是在體現(xiàn)我國的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。就目前而言，我國的主要任務(wù)是構(gòu)建美好、和諧的現(xiàn)代化社會，這就對那些處于科研、經(jīng)濟領(lǐng)域的企業(yè)提出了更高的要求。在這種大的時代背景下，對檔案信息進行科學化的管理也越發(fā)顯得重要，好的檔案管理可以更及時、準確的了解到最新的國內(nèi)外形勢，對我國的總體發(fā)展狀況也有一個更加清楚的了解?？茖W化的管理方法可以全面、快速、系統(tǒng)的對檔案信息進行整理，這就可以作為長期發(fā)展的基本依據(jù)。在檔案管理中充分的利用到現(xiàn)有的科學技術(shù)水平，可以彌補傳統(tǒng)管理方法中的不足，對大眾的需求也有著更加清晰的了解。這些都支持者現(xiàn)代化社會的構(gòu)建。
2.這是為了滿足檔案管理的實際需要
經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會的不斷進步都造成了檔案管理任務(wù)量的急劇擴大，這其中既包括了檔案管理的類型，也包括了檔案管理的數(shù)量。尤其是電子檔案這一新的保存方法的出現(xiàn)直接造成了管理以及使用上的困難。在現(xiàn)實的生活中，準確無誤、及時迅速的把每個檔案信息提供給需要的人或機構(gòu)是目前需要克服的困難之一。綜合以上的幾個方面不難看出，提升大難管理的科學水平已經(jīng)勢在必行。不斷進步的電機技術(shù)以及微縮技術(shù)都為這一問題提供了十分有效的解決途徑。
三、當前提高檔案管理科學化水平建設(shè)中存在的問題
1.檔案管理科學化水平建設(shè)缺乏專業(yè)人才
優(yōu)秀的專業(yè)人才對促進各企事業(yè)單位管理檔案科學化水平建設(shè)具有重要推動作用，但是目前我國各領(lǐng)域單位管理檔案科學化水平建設(shè)的專業(yè)人才十分匱乏，而且存在的專業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業(yè)的知識培訓，難以有效促進管理檔案的科學化水平建設(shè)。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態(tài)度和責任心難以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理科學化水平建設(shè)中存在的問題，對管理檔案科學化水平建設(shè)不夠重視。因此，有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的管理檔案科學化水平建設(shè)人才，促進檔案管理工作的開展。
2.領(lǐng)導者對管理檔案科學化水平建設(shè)不夠重視
目前，各企事業(yè)單位的領(lǐng)導在提高管理檔案科學化水平建設(shè)時，只是簡單的將專業(yè)人才引入，并沒有為其制定相關(guān)的研究工作和目標，對管理檔案科學化水平建設(shè)工作不夠重視。此外，部分領(lǐng)導對管理檔案科學化水平建設(shè)沒有進行全面的了解，沒有將管理檔案科學化水平建設(shè)貫徹落實，只是將與管理檔案科學化水平建設(shè)的有關(guān)工作轉(zhuǎn)交給下屬，導致管理檔案科學化水平建設(shè)工作停滯不前，難以達到預(yù)期的目標。
3.當前管理檔案工作科學化水平程度低
雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的發(fā)展和普及，但是許多單位在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導致現(xiàn)代檔案管理工作的科學化水平程度降低。此外，采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質(zhì)檔案中找到。
四、提高檔案管理科學化水平的有效路徑
1.推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變
檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案完全，但管理的目的在于利用。如何把"死檔案"變成"活信息"、"活資源"，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，是新時期檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中"沙里淘金"、發(fā)現(xiàn)價值，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在的價值得到中分實現(xiàn)，為推動經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮積極作用。
2.推動檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變
隨著科學技術(shù)的不斷進步，檔案管理工作在手段上有了很明顯的改進，逐漸淘汰了傳統(tǒng)的人力勞動，開始利用先進的管理技術(shù)，儲存資料的方式也從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，實現(xiàn)了管理的智能化、自動化、科學化。這一方面，西方的一些發(fā)達國家比我們要先認識到檔案管理向科技型轉(zhuǎn)變的重要性。因此，我國也不能落后，要不斷增加檔案管理手段的科技含量，加快電子檔案系統(tǒng)的建立，注重電子技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)?，F(xiàn)如今，國際上已經(jīng)形成信息公共平臺，人們通過電子計算機不僅能夠查找到我國的各種檔案，還可以學習借鑒其他國家的史實資料。另外，這樣做不僅大大增強了空間的利用率，還未珍貴的資料的保存提供了有效的載體。
3.推動檔案管理在服務(wù)上由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變
檔案室設(shè)立就是以服務(wù)人民為主要的工作原則。但是在城里之初，由于檔案室內(nèi)的檔案比較珍貴，人民對資料的保護意識還不夠強烈，因此一般的檔案室都是呈現(xiàn)出封閉型的狀態(tài)，很少有對外開放的時候，服務(wù)的對象范圍較小，因此根本沒有發(fā)揮出檔案的使用功能?，F(xiàn)如今，社會逐漸進入了信息時代，電子信息技術(shù)的普及為檔案的利用增加了多個途徑，檔案管理在管理上也逐漸從封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型。真正實現(xiàn)了為大眾服務(wù)的目的，切實的與民眾建立起了親密的關(guān)系。
4.推動檔案管理在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變
從古至今的文獻資料可以說是"浩瀚如海"，這些海量的工作就是檔案管理機構(gòu)的城里基礎(chǔ)，如果沒有大量的檔案，那么檔案機構(gòu)也沒有建設(shè)的必要，但是要知道的是，檔案的保存機構(gòu)不是將大量的資料堆放到一起就可以，還要根據(jù)檔案的類型和價值程度，進行相應(yīng)的分類管理，實現(xiàn)檔案從量變到質(zhì)變的飛躍，這樣可以充分發(fā)揮各種檔案的使用功能，真正做到位人們提供服務(wù)的目的。首先，檔案機構(gòu)還是要不斷的從世界各地搜集各種檔案信息，不斷完善信息結(jié)構(gòu)，從而滿足各類人的不同需求。其次，要注意對搜集而來的海量資料進行有序、科學的整理歸納，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化，提高檔案的使用率。另外，要實現(xiàn)各個檔案機構(gòu)的結(jié)合效應(yīng)，擴大信息量，實現(xiàn)資源共享的目的。
五、提高檔案理科學化水平的保障體系
提高檔案管理科學化水平是一項系統(tǒng)工程，是對檔案管理工作的全方位加強和改進，既需要在組織領(lǐng)導上加大力度、強化措施，把提高科學化水平擺在檔案工作的突出位置，也需要在思想觀念、制度建設(shè)、能力素養(yǎng)等各個方面有新的提升，從而形成與形式發(fā)展要求相適應(yīng)的保障體系。
1.強化科學發(fā)展觀念
深入貫徹落實科學發(fā)展觀，是我國目前在發(fā)展過程中遵循的最高指導原則之一。任何領(lǐng)域的工作都應(yīng)該配合國家來逐步實現(xiàn)科學發(fā)展觀的發(fā)展方向。而提高檔案管理科學化就是支持科學發(fā)展觀的明顯表現(xiàn)。強化科學發(fā)展觀，首先要認清目前檔案管理工作的基本形式，找出不足和不合理、不科學的管理方式，通過借鑒其他現(xiàn)金的管理手段來完善自身的管理水平，要遵從服務(wù)人民為主的觀念，主動積極的為需要的人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，通過調(diào)查等手段了解人們的需求，從而有針對性的提供相應(yīng)的檔案資源，從而充分發(fā)揮檔案管理的功效，促進社會的發(fā)展，推動檔案管理事業(yè)的進步。
2.完善相應(yīng)制度體系
檔案管理工作異常的復雜和繁瑣，以此對于管理的具體細節(jié)一定要有非常明確的標準和程序，這樣才能有序的整理檔案，不僅可以增加管理人員的工作效率，而且使管理工作更加有序化、合理化、科學化?？梢哉f，不斷完善相應(yīng)制度體系，是檔案管理科學化順利實現(xiàn)的根本保障和前提條件。不管是對于國家來說還是對于某個部門，某個個人，重視檔案管理制度的完善都對提高自身的綜合能力，增強軟實力有著不可忽視的作用。
3.提高隊伍整體素質(zhì)
很多人都認為檔案管理工作非常的簡單，實則不然，實際上，檔案管理工作對管理人員的要求非常高，尤其是隨著科技的進步，各種先進器材的引進，這句需要管理人員首先具備最起碼的學習能力，不僅要很快的掌握先進設(shè)備，而且要熟悉如何將復雜的文獻資料有序的整理歸類。由于很多檔案的研究價值非常高，因此管理人員一定要認真負責的保存，謹慎的對待管理工作，如果管理人員的素質(zhì)不高，缺乏必要的耐心和細心，很容易產(chǎn)生資料丟失或損壞，查找檔案不方便等現(xiàn)象。因此，建立完善的管理隊伍，提高隊伍的整體素質(zhì)是十分關(guān)鍵的，只有不斷的培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型人才，才能從根本上推動檔案管理科學化的進程。
六、結(jié)論
根據(jù)以上論述，讀者一定會對提高檔案管理科學化水平的重要性有了很深的認識。同時也會了解到新時期提高檔案管理水平的方法。檔案管理不再是通常人們眼中的簡單的工作。信息化時代賦予了它新的意義。完善科學化的管理體系，制定相關(guān)的管理制度，運用先進的管理模式，提高檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)等，都是我國的檔案管理工作未來要進行的一項工作。只有各方面水平都有多提高，整體的檔案管理工作才能有更好的前景。打破常規(guī)，與時俱進是社會主義初級階段檔案管理工作需要遵循的原則。
參考文獻：
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醫(yī)院人事檔案是記錄個人學習、工作、科研等相關(guān)經(jīng)歷的重要文件，是醫(yī)院人才引進、學科建設(shè)、科研立項的重要參考依據(jù)。新時期，進一步加快醫(yī)院人事檔案信息化管理水平，不僅有利于提高醫(yī)院的管理水平，而且可以充分發(fā)揮檔案價值。所以，現(xiàn)階段正視醫(yī)院人事檔案信息化管理過程中存在的問題，并提出切實可行的解決策略，促進醫(yī)院持續(xù)健康快速發(fā)展十分必要。
【關(guān)鍵詞】
醫(yī)院人事檔案；信息化管理；策略
一、加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要意義
（一）有利于提高醫(yī)院管理水平。
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，加強醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，可以方便醫(yī)院領(lǐng)導在短時間內(nèi)了解醫(yī)院、科室發(fā)展歷史，對資料進行對比分析，從而做出科學決策，推動醫(yī)院快速發(fā)展。
（二）有利于醫(yī)院人才選拔聘用。
醫(yī)院人事檔案是記錄醫(yī)院工作人員學習、工作、進修、考核、科研等各方面的重要資料，是醫(yī)院干部提拔、任免的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在調(diào)閱資料、橫向?qū)Ρ荣Y料、資料更新等方面存在短板。所以，現(xiàn)階段提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平，可以及時更新檔案資料、快速查詢，還可以運用現(xiàn)代技術(shù)對于人員資料進行全方位數(shù)據(jù)分析，以獲取更準確的數(shù)據(jù)，為醫(yī)院人事干部的任免提供科學依據(jù)。
（三）有利于提高檔案管理人員的工作效率。
醫(yī)院檔案涉及內(nèi)容廣泛，導致檔案管理人員工作量大且內(nèi)容瑣碎，加快實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，可以方便檔案管理人員及時對檔案資料進行補充完善，快速調(diào)閱相關(guān)檔案資料，在提高工作效率的同時，更加充分地發(fā)揮檔案資料在科研、管理決策、人才選拔等方面的價值。
二、醫(yī)院人事檔案信息化管理瓶頸
部分醫(yī)院已經(jīng)認識到人事檔案信息化管理的重要性，更新了人事檔案管理的硬件設(shè)施，已經(jīng)初步實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，但整體水平不高，仍有一些問題亟待解決。如下：
（一）醫(yī)院領(lǐng)導重視程度不夠。
醫(yī)療水平的高低是醫(yī)院在新一輪競爭中取勝的關(guān)鍵，所以醫(yī)院領(lǐng)導往往將更多的資金投入到醫(yī)療設(shè)施更新、醫(yī)護人員的進修培養(yǎng)上，對于醫(yī)院人事檔案管理往往關(guān)注較少，導致檔案管理工作人員積極性不高，更談不上主動更新知識、工作方法創(chuàng)新了。而且醫(yī)院尚未制定科學合理的檔案管理制度，導致人事檔案資料混亂，丟失、斷檔、失真檔案資料時有出現(xiàn)，給人事檔案信息化管理帶來很多難題。
（二）檔案管理軟硬件有待升級。
醫(yī)院人事檔案管理的信息化并不是簡單地將紙質(zhì)檔案資料電子化，而是要在實現(xiàn)檔案資料電子化的基礎(chǔ)上，完善檔案管理快速查詢、對比分析、信息更新等功能，并且實現(xiàn)人事檔案資料聯(lián)網(wǎng)，最大限度地發(fā)揮其價值。但是現(xiàn)階段，由于醫(yī)院領(lǐng)導重視不夠、資金不足等問題，導致醫(yī)院人事檔案管理的計算機設(shè)備比較陳舊，在軟件上依然采用通用的人事檔案軟件，并未開發(fā)應(yīng)用適合醫(yī)院人事檔案管理的專門軟件，導致醫(yī)院人事檔案資料無法全部實現(xiàn)電子化，尤其是一些凸顯行業(yè)特色的專業(yè)資料，如醫(yī)生診療記錄、醫(yī)院重大技術(shù)突破等，在現(xiàn)有的人事檔案管理軟件中并沒有相應(yīng)的分類，導致無法電子化。
（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。
信息化時代的到來，對于醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，由于醫(yī)院前期在檔案管理人員招聘中，對于其學歷、學科專業(yè)沒有硬性要求，導致現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)知識不足、計算機應(yīng)用能力較差，不能跟上醫(yī)院人事檔案管理變革的步伐。而且由于人事檔案管理工作枯燥，工資待遇不高等多方面原因，導致檔案管理人員工作積極性不高，檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定。
三、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效策略
為幫助醫(yī)院人事檔案盡快實現(xiàn)信息化管理，現(xiàn)提出如下解決對策。
（一）給予政策、資金等方面的支持，加強對檔案管理的重視。
加強醫(yī)院人事檔案管理，提高醫(yī)院領(lǐng)導對人事檔案管理重要性的認識，需要做到，第一，制定科學合理的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，加強檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現(xiàn)象出現(xiàn)，保證檔案的科學性、完整性。第二，給予政策上的支持，適當提高醫(yī)院檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學術(shù)會議機會，以提高其工作積極性。第三，加大檔案管理資金投入，改善醫(yī)院檔案管理的設(shè)施設(shè)備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設(shè)施等，以全面提高醫(yī)院檔案信息化管理水平。
（二）更新檔案管理軟硬件，提高檔案管理信息化水平。
檔案信息化管理水平的提高，有待于檔案管理軟硬件的進一步更新。首先，需要依據(jù)醫(yī)院人事檔案管理的特點，設(shè)計專門的檔案管理軟件，方便原始檔案資料的信息化，并加強檔案信息化管理的保密分級設(shè)置，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資料的部分共享，方便相關(guān)人員查詢與使用。其次，通過定期殺毒、升級檔案管理軟件、硬盤存檔等方式，加強檔案管理軟件的安全設(shè)置。最后，使用掃描機或相應(yīng)的計算機技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，加快醫(yī)院檔案資料信息化建設(shè)。
（三）引進人才與人員培訓并舉，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。
提高醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，首先需要增強檔案管理人員的職業(yè)自豪感，通過提高工資待遇、暢通評職渠道等方式，增強其工作積極性。其次，檔案管理人員專業(yè)知識儲備不夠，可以通過培訓、進修等方式，進一步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，引進高素質(zhì)的檔案管理人才，創(chuàng)新檔案管理方式，加快提高檔案管理的信息化水平。
作者：付靈運 單位：秦皇島市第一醫(yī)院
【參考文獻】
1.1 重視程度不夠，相關(guān)制度沒有結(jié)合學校實際
檔案管理是服務(wù)于學校整體建設(shè)以及教學工作的重要組成部分，但是學校的相關(guān)主管部門對于檔案管理工作卻沒有給予足夠的重視，雖然強調(diào)該項工作很重要，但在實際中很難落實。負責檔案工作的主管部門對檔案管理工作的指導較少，業(yè)務(wù)檢查往往是應(yīng)付、流于形式，缺乏實際的內(nèi)容。此外，一些中職學校把檔案管理及其建設(shè)放在教學工作的后面，平常不聞不問，只有在上級檢查時才會有所關(guān)注；甚至還有一些學校將檔案管理工作的上級指導文件生搬硬套、機械使用，脫離學校的實際情況，造成學校檔案資源的利用效益差，管理比較混亂。
1.2 管理設(shè)備落后，管理措施不到位
當前，檔案信息化和電子化管理成為許多學校改進管理方式的首要選擇，但是相關(guān)的管理設(shè)備還很落后，表現(xiàn)為硬件裝備水平和配備建設(shè)沒有達到相關(guān)的技術(shù)標準；軟件的功能不齊全，只有對檔案信息進行檢索或者保存的功能，相關(guān)的統(tǒng)計分析等高級功能還不能實現(xiàn)。同時，一些中職學校對檔案資源的管理措施不到位，在相關(guān)制度落實的過程中，缺乏有效的監(jiān)督和管理，使檔案管理工作出現(xiàn)了一定程度的混亂。例如，由于上級有關(guān)部門缺乏相關(guān)的監(jiān)督檢查，一些重要的檔案資源存在歸檔不完整、檔案資源丟失、歸檔不及時等情況，內(nèi)部缺乏一套完整、科學、高效的管理體制，導致檔案管理的效率和質(zhì)量難以保證。
1.3 使用效益比較差
檔案是記錄中職學校關(guān)于學校教學、日常工作等基本信息的重要載體，能夠有效地服務(wù)于學校的教學及其管理工作，豐富的檔案資源和檔案材料等夠為學校的教學改革、管理改進等工作提供良好的信息服務(wù)。同時，中職學校的教學目標是為社會培養(yǎng)技能型人才，就業(yè)質(zhì)量是學校生存以及發(fā)展的重要保障，通過檔案管理能夠為中職學校樹立良好的社會形象，推動學校的招生和就業(yè)工作。但是在實際的工作中，檔案資料的利用效益比較差，重館藏、輕使用一直是檔案資源利用不充分的根源所在，沒有充分發(fā)揮為學校決策、科研、教學服務(wù)的綜合價值，造成一定程度的資源浪費。
2 中職學校檔案管理工作的改進措施
2.1 提高重視程度，創(chuàng)新管理理念，樹立全員參與的意識
提高中職學校對檔案管理工作的重視程度、不斷地創(chuàng)新管理理念、樹立全員參與意識等都是提高檔案管理水平和管理質(zhì)量的重要前提。目前，隨著社會的發(fā)展及科技的進步，有許多的社交平臺如微博等的廣泛應(yīng)用提高了信息的流通速度，學校檔案管理部門可以利用這些社交平臺對檔案管理的制度以及重要性進行廣泛的宣傳，提高學校師生對于檔案管理工作的認識和重視程度，促進檔案管理工作進入良性的發(fā)展軌道。其次，學校要加強對于檔案管理工作的領(lǐng)導和監(jiān)督，主動關(guān)心并積極參與督管工作，完善相關(guān)的管理制度，增加相關(guān)的資金投入，結(jié)合學校的實際情況，切實解決好檔案管理面臨的各種問題。最后，學校要樹立全員參與檔案管理的工作意識，學校的各個職能部門、各個科室要主動地將相關(guān)的資料進行歸檔，將具有重要信息價值、保存價值的資料主動收集、整理、上交，形成上下一體、統(tǒng)一共管的工作局面。
2.2 拓展檔案的信息來源，做好檔案的需求分析
一方面，學校的檔案管理工作要堅持“以人為本”的工作理念，做好檔案資料的鑒定和分類，將具有不同收藏價值、利用價值、信息價值的資料進行分類收編，以方便日后的管理與更新，及時將一些沒有使用價值的資料清除，減少管理工作的勞動量。要有效拓展學校檔案收集的信息來源，綜合采取主動收集、合作收集、跟蹤收集等收集方法，提高檔案收集的效率，合理地推進管理工作的規(guī)范化。另一方面，學校要做好檔案資料的需求分析工作。結(jié)合學校的教學情況、科研情況等，對檔案的歸檔、利用、規(guī)劃、發(fā)展等進行合理的預(yù)測，做好長期的發(fā)展規(guī)劃，提高檔案管理工作的實效性。同時，學校還要做好相關(guān)科技成果、發(fā)展成果、教學成果、管理成果等的整理工作，及時了解學校外部環(huán)境以及內(nèi)部管理出現(xiàn)的新情況、新動向，結(jié)合學校實際完善需求分析。
2.3 提高電子化管理的水平，使其發(fā)揮更大的使用效益
檔案管理采用的各種手段和方法是為了充分實現(xiàn)對資源的管理目標，滿足實際的管理需求。隨著信息技術(shù)的不斷進步、檔案存量以及檔案管理工作量的增加，電子化、信息化的管理手段能夠大大提高檔案管理的效率以及質(zhì)量，提高檔案資源的使用效益。學校要緊緊圍繞發(fā)展的實際需求，提高檔案資源的信息化管理水平。檔案電子化管理指的是將檔案資料及其信息實現(xiàn)數(shù)字化存儲，通過軟件管理平臺、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案電子化管理是中職學校發(fā)展的新要求，也是今后檔案管理的發(fā)展方向與趨勢。提高檔案的信息化管理水平，不僅要有先進的硬件設(shè)施，還要提高管理人員的管理意識，更新傳統(tǒng)的管理觀念。因此，學校要配置質(zhì)量滿足實際需要的現(xiàn)代化、電子化設(shè)備，提高檔案歸檔、收集、處理、使用的效率；同時還要加強相關(guān)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，提高檔案資源的信息化使用水平，最大程度上實現(xiàn)信息共享，使數(shù)字檔案信息的上傳、查詢、檢索、統(tǒng)計、分析等功能更加便捷、高效。檔案管理的目的不僅僅是“管好”，還要“用好”，發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)功能，在保證數(shù)據(jù)資料可靠的前提下，將能夠公開的信息及時地在學校網(wǎng)站上進行公布，使學校的各項工作和動態(tài)能夠得到有效的宣傳，提高檔案資源的使用效率。