時(shí)間：2023-06-04 09:21:09
導(dǎo)語：在個(gè)人檔案與人事檔案的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
1.1 檔案意識(shí)淡薄。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和人事制度改革的進(jìn)一步深化，以“雙向選擇”為特征的人才流動(dòng)日趨活躍，部分人在重新?lián)駱I(yè)過程中檔案還長期滯留在原單位或人才交流機(jī)構(gòu)，已解除勞動(dòng)關(guān)系的員工檔案卻未能“檔隨人走”。另一方面，部分傳統(tǒng)觀念對(duì)企業(yè)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在人事檔案管理建設(shè)方面沒有給予充分的重視，人事檔案管理工作往往一人多職，硬件設(shè)施不到位，管理不到位，致使檔案管理難以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
1.2 檔案管理規(guī)范缺乏。由于對(duì)人事檔案重視意識(shí)的淡薄，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的不良現(xiàn)象，甚至員工與檔案難以“對(duì)號(hào)入座”，嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。在目前的人事檔案中，大多只有以往形成的姓名、性別、年齡、民族、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料，而對(duì)反映本人業(yè)績、動(dòng)態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個(gè)人的工作全貌。保密意識(shí)不強(qiáng)。人事檔案的保密性較其他檔案而言，保密性要求更高，不僅包含著每個(gè)企業(yè)員工的個(gè)人隱私和自然材料，還從一個(gè)側(cè)面反映了我們黨和國家及各級(jí)組織、各個(gè)單位的各項(xiàng)工作的活動(dòng)情況。這些情況許多是需要保密的，只能由檔案管理單位掌握，不能擴(kuò)散出去。
1.3 檔案管理隊(duì)伍不健全。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案管理人員更換頻繁，不能保證企業(yè)人事檔案工作的高效開展。
1.4 檔案利用價(jià)值不高。一方面，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離。另一方面，人事檔案工作是動(dòng)態(tài)性的管理工作，要不斷充實(shí)新的內(nèi)容，增加新的材料。在實(shí)際工作中，學(xué)歷進(jìn)修、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的材料收集不全，難以客觀、全面地反映企業(yè)員工的真實(shí)情況。這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。
2、改進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的具體對(duì)策
2.1 提高檔案管理意識(shí)。無論是企業(yè)還是員工個(gè)人，都應(yīng)該自覺更新觀念，提高對(duì)檔案的重視程度。首先，企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)依法管檔的意識(shí)，建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員和設(shè)備，把人事檔案管理作為企業(yè)管理重要的基礎(chǔ)工作抓緊抓好，做到材料收集齊全、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確、管理規(guī)范有序。其次，檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化市場意識(shí)，淡化行政意識(shí)和行政手段。
2.2 增強(qiáng)硬件建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革，實(shí)行個(gè)人信息的有條件融合。目前對(duì)個(gè)人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個(gè)人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對(duì)其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人力和財(cái)物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實(shí)現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。
2.3 改革僵化的管理方式。隨著人員流動(dòng)的加快，不少人認(rèn)為“檔隨人走”的管理方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)人事管理的特點(diǎn)和要求了，認(rèn)為“檔隨人走”必須淘汰。所以對(duì)人事檔案社會(huì)化服務(wù)改革的強(qiáng)化和管理才是根本手段。建立社會(huì)化集中人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)政府服務(wù)公職人員、流動(dòng)服務(wù)人員和離退休人員的人事檔案。
2.4 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、保密性很強(qiáng)的工作，要促進(jìn)企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展，就必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。
2.4.1 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。熱愛檔案事業(yè)，具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，是做好人事檔案管理工作最基本的政治素質(zhì)要求。
2.4.2 增強(qiáng)法治意識(shí)。檔案工作者必須學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及其他相關(guān)的法律法規(guī)，具備“依法管理”、“依法用檔”意識(shí)，有效維護(hù)檔案的完整與安全。建立健全人事檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作者有章可循，有法可依，使檔案工作沿著法制化的軌道發(fā)展。
2.4.3 增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。奉獻(xiàn)源于對(duì)祖國人民的無限忠誠，源于對(duì)事業(yè)的執(zhí)著追求，它體現(xiàn)了檔案工作者埋頭苦干、不求索取的價(jià)值觀。
3、企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施
上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識(shí)、管理體制和收集渠道四方面入手：
3.1 重新認(rèn)識(shí)人事檔案的功能與作用。人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運(yùn)動(dòng)服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識(shí)才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個(gè)轉(zhuǎn)變。
3.2 改革管理體制。原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個(gè)人在政治、業(yè)務(wù)方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個(gè)人的檔案作為一個(gè)整體來看待和管理。若對(duì)管理體制進(jìn)行改革，將文書、科技檔案機(jī)構(gòu)與人事檔案管理機(jī)構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。
1 人事檔案管理改革若干問題
1.1 人事檔案管理的模式比較封閉
由于現(xiàn)代社會(huì)的開放性，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代處于同一頻率。傳統(tǒng)的比較封閉的人事檔案管理模式存在很多不足之處，比如說其功能比較程序化、內(nèi)容老舊、結(jié)構(gòu)不合理、人才的流動(dòng)不平衡，這些問題都讓人事檔案管理工作受到了不同程度的制約，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了嚴(yán)重的影響作用。
1.2 人事檔案管理的制度不完善
人事檔案管理的制度不完善，對(duì)于每一個(gè)員工的工作內(nèi)容和職責(zé)分配的不明確，是人事檔案管理的一個(gè)重要問題，這就導(dǎo)致一定程度上出現(xiàn)了很多人管理一件事情，或者是沒有人處理的情況。由于這種不完善的制度，使得很多的部門都在私下里進(jìn)行人事檔案的管理，這種問題出現(xiàn)在勞動(dòng)部門、社會(huì)保障部門、事業(yè)企業(yè)部門、私營企業(yè)、國營企業(yè)。甚至就連民辦中介也在進(jìn)行管理，這就是多頭管理。多頭管理造成了人事檔案管理的混亂性，使得人事檔案管理工作無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，減少了工作效率，提高了管理的而成本，對(duì)人事檔案管理的健康發(fā)展造成了影響。還有一個(gè)問題是，大家都不管的問題，我國的很多個(gè)部門機(jī)構(gòu)都沒有一個(gè)完善的管理制度，大部分都是為了方便流轉(zhuǎn)才設(shè)立的人事檔案管理，在平常的工作中，一般只是進(jìn)行簡單的收發(fā)手續(xù)，并沒有從本質(zhì)上去進(jìn)行管理。所以人事檔案管理的信息老舊，不能夠與時(shí)俱進(jìn)，清楚的應(yīng)付最新的人動(dòng)，制約了人事檔案管理的發(fā)展。
1.3 人事檔案管理對(duì)于人權(quán)的忽視
人事檔案管理對(duì)于人權(quán)較為忽視，使得人權(quán)得不到有效的保障，主要表現(xiàn)在人事檔案管理工作中有對(duì)人權(quán)造成傷害的現(xiàn)象，比如：工作人員對(duì)于人事檔案管理不能夠及時(shí)的進(jìn)行跟進(jìn)，不能夠及時(shí)更新和記錄新的個(gè)人信息；人事檔案中一些人的個(gè)人信息存在虛假性。這些現(xiàn)象存在于人事檔案的管理工作中，忽視了人權(quán)的保障，一些人對(duì)于自己的檔案信息得不到正確的了解，容易打擊個(gè)人的工作積極性。
圖一和圖二人事檔案管理的兩種最常見的形式：
（圖一）
（圖二）
2 針對(duì)人事檔案管理改革若干問題的探索
2.1 對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行改革
人事檔案管理模式在進(jìn)行改革的時(shí)候，首先，要符合我國的人才政策，要確保對(duì)我國的人才流動(dòng)的方向和合理性有幫助，并且能夠促進(jìn)我國的誠信體系的建立和健全以及發(fā)展，為我國的人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提高做出貢獻(xiàn)。其次，要確定我國公民的地位和權(quán)益，要確保不傷害公民的利益。另外，改革人事檔案管理模式的時(shí)候，要適當(dāng)?shù)脑黾用裰餍院凸嫘?，讓公民能夠以更為?shí)惠的價(jià)格看到自己的檔案，體現(xiàn)了公民的知情權(quán)。
2.2 人事檔案管理制度需要健全
人事檔案管理制度在進(jìn)行改革的時(shí)候，一定要注意明確分工，職責(zé)分明這一主要內(nèi)容。其次，要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，讓各級(jí)員工按照制度來辦事，優(yōu)秀的獎(jiǎng)勵(lì)，懶惰的懲罰，這樣能夠有效的提高工作效率和工作質(zhì)量。另外，還要強(qiáng)化我國的流動(dòng)人員和死亡人員的檔案信息，對(duì)他們的信息做到及時(shí)的更新和記錄，這樣才能夠及時(shí)的為單位的人事檔案管理工作提供一定的參考意見。最后，借助信息技術(shù)，將人事檔案管理數(shù)字化，在網(wǎng)絡(luò)上建立咨詢平臺(tái)，讓公民能夠進(jìn)行參與，這有利于服務(wù)質(zhì)量的提高。
2.3 人事檔案管理工作要重視人權(quán)
[關(guān)鍵詞] 信息技術(shù)；醫(yī)院；人事檔案管理；策略
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 100
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0192- 01
醫(yī)院人事檔案的主要功能是對(duì)個(gè)人進(jìn)行全面的、多角度的、歷史性的考察資料匯總，是對(duì)個(gè)人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要記錄憑證，是醫(yī)院進(jìn)行績效工資改革、人才培養(yǎng)、工作調(diào)整的重要依據(jù)和參考。隨著我國新型醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的實(shí)施以及我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)量和規(guī)模均在不斷擴(kuò)大，這也給醫(yī)院人事管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院人事檔案管理利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事管理工作的改革和創(chuàng)新，可以減少人力資源的消耗，大幅度降低工作難度，提高工作效率。
1 利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的意義
1.1 有利于提高醫(yī)院管理水平
醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，利用信息化技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)快捷的了解醫(yī)院、科室的發(fā)展情況，從而快速有效的做出科學(xué)決策。
1.2 有利于發(fā)現(xiàn)人才
利用信息化技術(shù)能夠詳細(xì)記錄醫(yī)院各級(jí)工作人員的學(xué)習(xí)情況、工作業(yè)績情況、學(xué)術(shù)科研情況，能夠快速比對(duì)、查詢，有利于全方位的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，獲取醫(yī)院各級(jí)人員的準(zhǔn)確資料，為醫(yī)院人才的培養(yǎng)和發(fā)掘提供有力支撐。
1.3 有利于提高醫(yī)院人事管理人員的業(yè)務(wù)效率
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和人事管理的內(nèi)容越來越廣泛，醫(yī)院人事管理工作者的勞動(dòng)量大且瑣碎，利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)快速更新補(bǔ)充數(shù)據(jù)，快速查詢，顯著提高了工作效率。
2 新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理遇到的問題
人事檔案管理在醫(yī)院里屬于非業(yè)務(wù)部門，并不能直接對(duì)院外提供服務(wù)，故在長期的醫(yī)院人事檔案管理過程中，主要存在以下問題：①重視程度不夠。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院的主要業(yè)務(wù)是對(duì)外開展醫(yī)療服務(wù)，而人事管理屬于輔的工作，只要在醫(yī)院的日常工作中兼顧就可以了；②資料陳舊不完善。由于信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院人事檔案管理的時(shí)間還不長，一些早期反應(yīng)醫(yī)院工作人員業(yè)務(wù)能力、工作績效等材料仍舊是紙質(zhì)版的材料，尚未完成電子化處理；③醫(yī)院員工對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。各科室或個(gè)人不能主動(dòng)積極上報(bào)各種學(xué)習(xí)、進(jìn)修、培訓(xùn)等材料，認(rèn)為和人事管理工作沒關(guān)系；④人事檔案管理方式和手段落后。由于醫(yī)院人事檔案管理工作相對(duì)缺乏專業(yè)的技術(shù)人才進(jìn)行科研創(chuàng)新，造成人事檔案管理的方式和手段落后，不能隨著信息化技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展；⑤人事檔案管理工作者缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。很多醫(yī)院尤其是基層醫(yī)院常常將人事檔案管理作為行政管理的一個(gè)內(nèi)容，而不能充分利用人事檔案管理的資料進(jìn)行人才的培養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的提高。
3 改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的重要性
隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息化技術(shù)的迅猛進(jìn)步，改革創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求。新時(shí)期，如何充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，利用人事檔案管理的政策，制定有效的辦法引導(dǎo)和鼓勵(lì)人才進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新，提高工作績效是新時(shí)期重要的研究課題。從一定程度上講，規(guī)范和有效的人事檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平的提高，可以促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平的提高和服務(wù)能力的提高。
4 信息技術(shù)在醫(yī)院人事管理中的改革與創(chuàng)新策略
4.1 提高認(rèn)識(shí)、統(tǒng)籌規(guī)劃，創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理理念
加強(qiáng)人事檔案工作的知識(shí)宣傳，使醫(yī)院全體職工從思想上充分人事醫(yī)院人事檔案管理的重要性，從檔案管理理念著手，加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視，積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息化人事檔案管理工作的內(nèi)在知識(shí)和要求，做好醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料收集、匯總、分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、科技檔案在推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展方面的作用。對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作給予配套資金，對(duì)檔案管理科室、儲(chǔ)藏室陳舊的設(shè)備進(jìn)行更新，保證檔案管理改革工作能夠順利推進(jìn)。同時(shí)，醫(yī)院要改善員工的工資待遇，改善員工的工作環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，加快促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化。
4.2 健全檔案信息化管理系統(tǒng)，有所側(cè)重，重點(diǎn)突出
人事檔案管理所收集的資料全面，包含范圍廣，但要所側(cè)重的對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行重點(diǎn)收集，匯總，分析，動(dòng)態(tài)管理醫(yī)院人事檔案，可以提高員工的工作效率。針對(duì)醫(yī)院的規(guī)模和實(shí)際需要，采購具有較強(qiáng)實(shí)用性的人事檔案管理軟件；引進(jìn)專業(yè)的電子化技術(shù)，對(duì)較早的紙質(zhì)版檔案材料進(jìn)行電子化處理。
論文關(guān)鍵詞：中美,個(gè)人檔案,差異,啟示
“人無信不立，事無信不成”，做人做事信用是第一位的，這是中外皆通的道理。不過一個(gè)人的信用如何體現(xiàn)，中外做法殊異。
一、中美個(gè)人檔案比較差異
1、性質(zhì)不同
中國人事檔案被視為機(jī)密文獻(xiàn)，由用人單位組織人事部門保存、使用，個(gè)人不能查看。其他單位或組織要查閱他人檔案，必須有主管部門組織人事部門領(lǐng)導(dǎo)審批。原因何在——人事檔案是國家財(cái)產(chǎn)，不能對(duì)本人公開。要增刪或銷毀，只能由檔案管理部門按規(guī)定辦理，不能作為商品出售。
美國的個(gè)人檔案不僅本人可以看，社會(huì)上的一些私人機(jī)構(gòu)也可以索取。美國的個(gè)人檔案從某種意義講是一種信用商品，可以自由出售，與一般商品不同的是它可以無限期地重復(fù)銷售。
2、收集歸檔范圍不同
中國人事檔案歸檔內(nèi)容高達(dá)20條左右，其中包括一個(gè)人的基本情況、教育情況、工作情況，以及婚姻、宗教信仰、政治面貌、身體健康狀況等等，可謂從生到死林林總總、內(nèi)容包羅萬象，形式五花八門。
美國的個(gè)人檔案，經(jīng)過長期改良后，其歸檔范圍一般只包括個(gè)人自然情況、借貸信用的歷史情況、個(gè)人其他交易情況、法院判決等與個(gè)人信用有關(guān)的四個(gè)方面。
3、影響程度不同
中國個(gè)人檔案對(duì)人至關(guān)重要的影響基本是在人工作以后，對(duì)沒有工作和失去工作的人，或者對(duì)退休人員說來，人事檔案就顯得無足輕重。
美國個(gè)人檔案幾乎與人的工作無關(guān)，無論是年薪百萬的高級(jí)管理人員，還是每個(gè)月只掙千兒八百的工人，只要有信貸就有信用檔案。這些信用檔案對(duì)短期沒有工作的，或長期失業(yè)的，或退休的人都是相當(dāng)重要的。
美國的個(gè)人檔案可以給犯錯(cuò)的人們重新做人的機(jī)會(huì)，不將人生污點(diǎn)帶到墳?zāi)?。因?yàn)槊绹鴤€(gè)人檔案的正面信息可永遠(yuǎn)保存，而負(fù)面信息超過了一定年限必須刪除。比如拖欠付款等不良記錄按規(guī)定最多保持7年，破產(chǎn)記錄例外，時(shí)間稍長一些，保留期限也不過10年。超過10年后，這種被視為最嚴(yán)重的負(fù)面信息和最徹底的逃債紀(jì)錄必須從消費(fèi)者的個(gè)人檔案中刪除。
而中國個(gè)人檔案如果記載了一個(gè)人犯誤，或者觸犯了刑法的記錄，那將永久登記在冊(cè)，不僅這個(gè)人一輩子的升遷受影響，而且還很難有重新做人的機(jī)會(huì)。就像雨果在《悲慘世界》描寫的那個(gè)主人公冉阿讓一樣，偷了一點(diǎn)東西就背一輩子黑鍋，永遠(yuǎn)被警察追逐，想重新做人很難。
4、發(fā)展趨勢(shì)不同
中國個(gè)人檔案的歷史雖然久遠(yuǎn)，但普及率并不高。據(jù)國家人事部統(tǒng)計(jì)，中國有兩千多萬份的干部人事檔案和大約一億的工人檔案，兩者加起來約占中國目前13億總?cè)丝诘?0%，這些人的個(gè)人檔案都被存放在政府機(jī)構(gòu)、企事單位的人事部門。長期以來，人事檔案也就成了在政府或國有企事單位擁有鐵飯碗的身份象征。
隨著人事制度改革的不斷深入以及市場供求的不斷變化，人才流動(dòng)越來越頻繁，人事關(guān)系慚慚成為雇主和雇員之間的一種合同契約關(guān)系，而不是一種行政命令了，人事檔案也逐漸失去了它原有的歷史作用。不看個(gè)人檔案，不要個(gè)人檔案，只憑個(gè)人簡歷找工作日益成為用人單位和應(yīng)聘者認(rèn)可的事情。人檔分離在年輕一代的身上成了一種普遍現(xiàn)象，他們的檔案觀念也發(fā)生了根本性的變化。
在美國，個(gè)人信用檔案方興未艾，越來越受到人們的重視。在人口僅3億的美國，有信用記錄的消息者約1.7億，占全國人口比例的56％。如果去掉未成年人，幾乎所有人都有信用檔案記載。個(gè)人信用檔案的管理和使用不分貧富、不分行業(yè)、不分區(qū)域。人口不到中國1/4的美國人管理的信用檔案，絕對(duì)數(shù)上已超過中國的人事檔案，相對(duì)數(shù)上更無法比擬。
二、對(duì)改進(jìn)我國個(gè)人檔案工作的啟示
隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展進(jìn)程，我國的個(gè)人信用問題顯得尤為重要。對(duì)比研究中美兩國個(gè)人檔案差異情況，借鑒美國的成功經(jīng)驗(yàn)，對(duì)加快我國個(gè)人檔案工作事業(yè)的發(fā)展有重要的意義。
1、增強(qiáng)個(gè)人信用檔案意識(shí)。在我國傳統(tǒng)的信用文化中，信用只是作為一種美德廣為傳誦，把信用作為一種觀念僅僅用道德去約束，沒有將個(gè)人信用材料載入個(gè)人檔案，沒有形成一種信用意識(shí)。長期以來，人們只對(duì)失信者進(jìn)行道德上的譴責(zé)，失信者的經(jīng)濟(jì)利益沒有受到大多損失。由于信用意識(shí)淡薄，近年來，社會(huì)上出現(xiàn)了假劣商品、虛假文憑、欺詐毀約、走官要官等問題十分嚴(yán)重，信用問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了我國整個(gè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行效率和市場秩序。為了杜絕因信用引發(fā)的社會(huì)問題，個(gè)人應(yīng)自覺行動(dòng)，講究信用，同時(shí)社會(huì)也應(yīng)保證信用公開、信用透明，不斷增強(qiáng)信用意識(shí)。只有在信用公開透明的情況下，人們才會(huì)關(guān)注自身的信用狀況，主動(dòng)向信用中介機(jī)構(gòu)或信用檔案管理部門提供信息。
2、建立一個(gè)準(zhǔn)確公正的個(gè)人信用檔案。個(gè)人信用材料收集范圍廣，來源渠道多，持續(xù)時(shí)間長，內(nèi)容變化快，保持和維護(hù)個(gè)人信用材料的準(zhǔn)確性一直是困擾美國個(gè)人信用制度的難題。在我國嘗試建立個(gè)人信用檔案，從一開始就要把保持和維護(hù)個(gè)人信用材料的準(zhǔn)確性放在首位。不然的話，垃圾進(jìn)、垃圾出，個(gè)人信用檔案就會(huì)變成一堆廢物。如果要保證個(gè)人信用檔案材料的準(zhǔn)確性與其他檔案材料同級(jí)，就要政府各有關(guān)部門、中央銀行、商業(yè)銀行、檔案管理等機(jī)構(gòu)密切合作、協(xié)調(diào)配合。明確各部門所負(fù)職責(zé)，合理分工，通力合作。
3、建立健全個(gè)人信用檔案立法制度。建立我國個(gè)人信用制度需要法律的保障，個(gè)人信用檔案收集的個(gè)人信用資料屬于個(gè)人隱私，國家應(yīng)當(dāng)對(duì)個(gè)人信用數(shù)據(jù)的收集、評(píng)定、使用和披露作出明確的規(guī)定。只有這樣，我國個(gè)人信用制度的建立從一開始才可以在法律的框架范圍內(nèi)合理運(yùn)行、規(guī)范操作、健康發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；管理
我院是佛山市大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，也是佛山市衛(wèi)生系統(tǒng)第一批實(shí)行人事聘用制試點(diǎn)單位。自2004～2008年，我院對(duì)招收的608名醫(yī)務(wù)人員實(shí)行人事。人事是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制下形成的一種新型的人事管理體制，是與社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展相配套的新型人事管理模式，是醫(yī)療衛(wèi)生單位自身生存和發(fā)展的需要。而人事檔案管理工作由人事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，則標(biāo)志著人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、社會(huì)化，改變了人事檔案純屬單位所有的弊端，解決了人事檔案能進(jìn)不能出的問題。隨著人事制度的進(jìn)一步推行,用人結(jié)構(gòu)的不斷變化，與實(shí)行人事制度的初衷相比，醫(yī)院人事檔案在的過程中出現(xiàn)了一些問題，本人在此僅對(duì)人事檔案中存在的問題作簡要?dú)w納,并提出相應(yīng)的對(duì)策措施。
1目前醫(yī)院人事檔案過程中存在的問題
1.1人事機(jī)構(gòu)與醫(yī)院職責(zé)模糊、銜接不緊，對(duì)人員的檔案重接收，輕開發(fā)利用人事機(jī)構(gòu)與醫(yī)院工作職責(zé)不明確，在具體操作實(shí)施時(shí)沒有落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制，造成銜接工作的斷層，工作職責(zé)的模糊，不同程度上影響了人員的人事檔案管理，由于人事機(jī)構(gòu)檔案管理的條件及管理制度不健全，其管理模式仍側(cè)重于一般的接收保管、存放，檔案大多以原有結(jié)構(gòu)存在，而且檔案裝訂不及時(shí)，檔案材料散亂無章、雜亂無序，利用極不方便。以致未能充分發(fā)揮人事檔案的作用。
1.2人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢，未能全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映人員的現(xiàn)實(shí)情況隨著人事人員的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地得到補(bǔ)充與更新,才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。醫(yī)務(wù)人員在科研教學(xué)、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等方面形成的材料十分豐富,收集工作不到位、不及時(shí),導(dǎo)致了許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失,破壞了人事檔案的完整性。查閱我院新招收有工作經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)務(wù)人員人事檔案中，常常缺少轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表，晉升工資表，年度考核表、資格考試報(bào)名表等原單位材料，大多數(shù)有的只是學(xué)生檔案、人事人員關(guān)系托管表等材料。在人才調(diào)轉(zhuǎn)的過程中，原人事機(jī)構(gòu)只把手頭僅有的人員的人事檔案轉(zhuǎn)到另一個(gè)機(jī)構(gòu)，從不理會(huì)檔案是否齊全。直接影響了人員在新單位的工資套改、職稱評(píng)定及聘用。
1.3“人檔分離”日益嚴(yán)重在實(shí)行人事制度以前,我院職工人事檔案在單位保管，能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、收集、更新，做到人檔統(tǒng)一，便于查看與利用。自2004年新錄用人員實(shí)行人事檔案制度后，人檔實(shí)行分開管理，醫(yī)院要了解人員的情況，都必須要到人事機(jī)構(gòu)查閱或借閱人員的人事檔案，對(duì)檔案的利用帶來不便，容易造成人檔不統(tǒng)一。有時(shí)甚至出現(xiàn)人事檔案與人員流向脫節(jié)，即原機(jī)構(gòu)有檔無人，新機(jī)構(gòu)有人無檔的人檔分離現(xiàn)象。有些畢業(yè)生在學(xué)校辦了暫緩就業(yè)，學(xué)校按規(guī)定把學(xué)生的檔案寄回原籍人事局或人才交流中心保管，而畢業(yè)生又沒有回原籍就業(yè)，在其他地方找到工作，這也是造成“人檔分離”的重要原因［1］。
1.4醫(yī)院工作節(jié)奏受阻，醫(yī)院檔案管理人員工作量增加由于人事檔案具有連續(xù)性的特點(diǎn)，是個(gè)人成長經(jīng)歷的真實(shí)記載。如果機(jī)構(gòu)的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí),醫(yī)院對(duì)個(gè)人的情況就會(huì)“一無所知”，從而延誤相關(guān)工作。例如，在醫(yī)院每年招收的醫(yī)務(wù)人員中，有的是入黨積極分子或預(yù)備黨員，這在檔案中均有記載，如機(jī)構(gòu)不及時(shí)把這方面的信息提供給醫(yī)院，勢(shì)必會(huì)影響對(duì)入黨積極分子的培養(yǎng)考察和預(yù)備黨員預(yù)備期的正常轉(zhuǎn)正。
人事檔案托管在人事檔案機(jī)構(gòu)后，醫(yī)院檔案管理人員的工作量不減反增,除了要處理日常工作外，還要對(duì)人事檔案人員的檔案材料進(jìn)行分類整理，按人員分類錄入移交檔案材料表，才能把檔案移交到人事檔案機(jī)構(gòu)。人事人員的職稱評(píng)審、工資晉升、政審、出具各種證明材料等都需查閱檔案內(nèi)容，都要到人事機(jī)構(gòu)辦理,并經(jīng)過一道道繁瑣的查閱審批手續(xù)，檔案管理人員不得不常常往返于醫(yī)院與人事機(jī)構(gòu)之間，這樣人事檔案的結(jié)果，導(dǎo)致在一定程度上增加了醫(yī)院人事檔案管理人員的工作量［2］。
1.5人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，未能轉(zhuǎn)變觀念有些人事人員對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無,對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚，還有的認(rèn)為自己的檔案不在本人所屬的單位，而由檔案機(jī)構(gòu)管理，覺得不放心，甚至有些人還認(rèn)為自己和非人事人員不一樣,沒有歸屬感。人員不重視個(gè)人檔案只會(huì)使自己的權(quán)益無法得到保障，人員的這些思想觀念如不轉(zhuǎn)變,必然會(huì)給人事檔案工作帶來負(fù)面影響。
1.6人事檔案機(jī)構(gòu)未能轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念人事檔案機(jī)構(gòu)存在“你求我”的觀念，對(duì)人員動(dòng)向掌握不明，與人事人員缺少溝通聯(lián)系，有高高在上的思想，服務(wù)態(tài)度過于生硬。很多具體繁瑣的事務(wù)讓醫(yī)院檔案員代辦，如：催繳費(fèi)、催促人員回學(xué)?；蛏吹剞D(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、人員流向匯報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)通知等。
2有效實(shí)行醫(yī)院人事檔案制度的對(duì)策
2.1轉(zhuǎn)變思路,規(guī)范檔案管理操作程序，制訂實(shí)行人事后的人事檔案管理制度，進(jìn)一步明確人事人員人事檔案目標(biāo)管理方向?qū)嵭腥耸潞蟮尼t(yī)院人事檔案工作須由醫(yī)院與人事檔案機(jī)構(gòu)合作才能完成,這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉(zhuǎn)變。醫(yī)院要積極配合人事檔案機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作，人事檔案機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在保管檔案上,雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作，制訂出可操作的具體措施,明確醫(yī)院和人事檔案機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍、工作程序等，著力解決職責(zé)不清、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問題，弄清楚哪些是機(jī)構(gòu)的職責(zé)、哪些是醫(yī)院的職責(zé)，明確收集歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容和歸檔范圍，建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、與人員和醫(yī)院定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度。做到有章可循,有法可依、規(guī)范管理。使醫(yī)院人事人員的人事檔案目標(biāo)管理的方向逐步達(dá)到法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。
2.2大力宣傳人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范圍，切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)人事人員的知情權(quán)加強(qiáng)對(duì)人事人員的宣傳力度，切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度。將有關(guān)人事檔案政策和規(guī)章制度讓人員知曉，讓更多的人知道人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)，人事人員檔案管理原則、管理范圍、對(duì)象及轉(zhuǎn)遞、收集、整理利用規(guī)定等，讓更多的人事人員了解檔案托管的實(shí)際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機(jī)構(gòu)的人，才能享受到某些應(yīng)有的待遇，如身份保留、工齡連續(xù)計(jì)算，轉(zhuǎn)正定級(jí)等［3］。
在一定范圍內(nèi)將不屬于保密范疇的檔案內(nèi)容向人員公開，實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán)，讓當(dāng)事人對(duì)自身的檔案狀況有清晰的了解，認(rèn)識(shí)到檔案是自己的業(yè)績、信用等方面的一個(gè)體現(xiàn)，逐步改變?nèi)藛T對(duì)檔案的神秘感和漠視感，增強(qiáng)人員的檔案價(jià)值意識(shí)，提高對(duì)人事檔案的重視程度，從另一方面對(duì)人事檔案的真實(shí)性和完整性也起到很好的監(jiān)督作用。
2.3重視人事檔案材料的收集工作注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，人事檔案機(jī)構(gòu)與醫(yī)院建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到醫(yī)院，定期聯(lián)系，醫(yī)院對(duì)檔案人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記,年終由人事檔案機(jī)構(gòu)和醫(yī)院進(jìn)行檔案移交,以保證人員的人事檔案真實(shí)性和完整性。逐步理順和疏通檔案材料的收集渠道，以提升人事檔案的利用價(jià)值。
2.4更新觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量檔案管理人員是人事檔案工作的主體，檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此人事檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案員必須熟悉國家人事政策和法律法規(guī)，了解人事制度，掌握人事檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，這就要求檔案管理人員要不斷提高自身素質(zhì)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，由現(xiàn)在的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，不斷拓展、延伸服務(wù)功能，主動(dòng)與醫(yī)院及人員溝通、聯(lián)系，搭建一個(gè)雙方充分了解的平臺(tái)。營造一個(gè)和諧的工作環(huán)境，為人事人員和醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。
2.5實(shí)現(xiàn)人員人事檔案信息化管理，發(fā)揮人事檔案的信息功能人事檔案信息開發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段，人事檔案機(jī)構(gòu)在處理好開發(fā)利用和保密的前提下，建立人員人事檔案管理信息系統(tǒng)和相應(yīng)的信息連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián),憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，實(shí)行個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，向醫(yī)院人事部門提供人事檔案人員的基本信息。醫(yī)院可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不受時(shí)間、地域的限制，快捷、方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，快速、方便查閱人事人員的社會(huì)保險(xiǎn)繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息，既減少了檔案人員工作量,又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫(yī)院在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。
【參考文獻(xiàn)】
1張涵.人事和人才流動(dòng)中檔案管理的思考與改革.山西檔案,2007；3:40-41.
關(guān)鍵詞:檔案 知情權(quán) 服務(wù)意識(shí)
1995年國家人事部首次提出“人事”, 這是人事管理大膽改革的舉措,是為了適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。與之相關(guān)的人員的人事檔案管理工作由人事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),則標(biāo)志著人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、社會(huì)化,改變了人事檔案純屬單位所有的弊端。但是隨著人事制度的進(jìn)一步推行,人事檔案在的過程中逐漸出現(xiàn)了一些問題。如何使人事檔案制度更加完善,是擺在我們面前的一項(xiàng)新任務(wù)。
一、目前人事檔案過程中存在的問題
1.人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
有些人事人員對(duì)人事檔案的重視程度不夠,認(rèn)為只要有一份好工作就行了,檔案可有可無,對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度,有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚,還有的認(rèn)為自己的檔案不在本人所屬的單位,而由檔案機(jī)構(gòu)管理,覺得不放心,甚至有些人還認(rèn)為自己和非人事人員不一樣, 沒有歸屬感。人員不重視個(gè)人檔案只會(huì)使自己的權(quán)益無法得到保障,人員的這些思想觀念如不轉(zhuǎn)變,必然會(huì)給人事檔案工作帶來負(fù)面影響。
2.人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案材料補(bǔ)充、收集、更新緩慢
社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)日新月異,人事人員的經(jīng)歷不斷變化,其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新,才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。而目前的狀況是人事機(jī)構(gòu)對(duì)人員的檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。各類人員在工作中形成的業(yè)績考核、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲、工資晉升等方面形成的材料十分豐富,如果這些材料收集工作不到位、不及時(shí),就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失,破壞人事檔案的完整性。自2004年以來,我單位對(duì)招收的200多名醫(yī)務(wù)人員實(shí)行人事,在查閱這些人員的人事檔案時(shí),我們發(fā)現(xiàn)不少人員的檔案材料中缺少年度考核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表,晉升工資表,資格考試報(bào)名表等原單位材料,大多數(shù)有的只是學(xué)生檔案、人事人員關(guān)系托管表等材料,而且大多數(shù)檔案是散裝的,很容易造成材料丟失。這不僅給我單位的聘用工作帶來很大的困難,而且直接影響了人員的職稱評(píng)定、工資套改等。
3.人事機(jī)構(gòu)與用人單位職責(zé)不明確,檔案管理制度不健全
人事機(jī)構(gòu)與用人單位工作職責(zé)不明確,在具體操作實(shí)施時(shí)不能落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制,就會(huì)造成銜接工作的斷層。這在不同程度上影響了人員的人事檔案管理,以致不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。機(jī)構(gòu)檔案管理模式仍側(cè)重于一般的接收保管、存放,機(jī)構(gòu)與用人單位銜接不緊,對(duì)人員的檔案重接收,輕開發(fā)利用,檔案大多以原有結(jié)構(gòu)存在,而且檔案裝訂不及時(shí),檔案材料散亂無章、雜亂無序,利用極不方便。由于人事檔案是個(gè)人成長經(jīng)歷的真實(shí)記載,具有連續(xù)性的特點(diǎn)。如果機(jī)構(gòu)的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí), 用人單位對(duì)個(gè)人的情況就會(huì)“一無所知”,從而延誤相關(guān)工作。例如在我單位2008年招收的醫(yī)務(wù)人員中,有一位同志在原單位入了黨,成為預(yù)備黨員,這在檔案中有記載,但是機(jī)構(gòu)沒有及時(shí)把信息提供給我單位,所以該同志預(yù)備黨員預(yù)備期的正常轉(zhuǎn)正就受到了影響。
4.人事檔案機(jī)構(gòu)未能轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念
現(xiàn)如今部分人事檔案機(jī)構(gòu)始終未能轉(zhuǎn)變“你求我”的觀念,對(duì)人員動(dòng)向掌握不明,與人員缺少溝通聯(lián)系,有高高在上的思想,服務(wù)態(tài)度過于生硬。用人單位和機(jī)構(gòu)之間常常在材料收集、歸檔時(shí)產(chǎn)生誤差,因?yàn)闄n案存在機(jī)構(gòu),用人單位管檔人員對(duì)檔案內(nèi)容缺乏了解,而機(jī)構(gòu)在接收用人單位轉(zhuǎn)來材料時(shí)基本不審不看,責(zé)任心不強(qiáng),服務(wù)意識(shí)差,這就造成檔案內(nèi)容不全或信息偏差,嚴(yán)重影響了檔案信息質(zhì)量。很多具體繁瑣的事務(wù)讓用人單位檔案員代辦,如催繳費(fèi)、催促人員回學(xué)?；蛏吹剞D(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、人員流向匯報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)通知等。
二、加大對(duì)人事檔案中存在問題的整改力度
1.提高對(duì)人事檔案的重視程度,實(shí)現(xiàn)人事人員的知情權(quán)
切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度,大力宣傳人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范圍,將有關(guān)人事檔案政策和規(guī)章制度讓人員知曉,讓更多的人知道人事檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé),人事人員檔案管理原則、管理范圍、對(duì)象及轉(zhuǎn)遞、收集、整理利用規(guī)定等,讓更多的人事人員了解檔案托管的實(shí)際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案機(jī)構(gòu)的人才能享受到某些應(yīng)有的待遇,如身份保留、工齡連續(xù)計(jì)算、轉(zhuǎn)正定級(jí)等。在一定范圍內(nèi)將不屬于保密范疇的檔案內(nèi)容向人員公開,實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán),讓當(dāng)事人對(duì)自身的檔案狀況有清晰的了解,認(rèn)識(shí)到檔案是自己的業(yè)績、信用等方面的一個(gè)體現(xiàn),逐步改變?nèi)藛T對(duì)檔案的神秘感和漠視感,增強(qiáng)人員的檔案價(jià)值意識(shí),提高對(duì)人事檔案的重視程度,從另一方面對(duì)人事檔案的真實(shí)性和完整性也起到很好的監(jiān)督作用。
2.及時(shí)收集人員的檔案材料,全面準(zhǔn)確真實(shí)地反映其個(gè)人現(xiàn)實(shí)情況
如何全面和及時(shí)地收集材料,是檔案工作的重中之重。機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息,建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度,建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位,定期聯(lián)系,用人單位對(duì)人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記,年終和機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交, 以保證人員的人事檔案真實(shí)性和完整性,全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映人員的現(xiàn)實(shí)情況,以提升人事檔案的利用價(jià)值。
3.明確機(jī)構(gòu)與用人單位的職責(zé),規(guī)范檔案管理的操作程序
人員的人事檔案管理工作須由用人單位和人事檔案機(jī)構(gòu)合作才能完成。所以這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉(zhuǎn)變,用人單位要積極配合人事檔案機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作,人事檔案機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上,雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作,著力解決職責(zé)不清、范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問題,弄清楚哪些是機(jī)構(gòu)的職責(zé)、哪些是用人單位的職責(zé)。制定出可操作的具體措施,明確人事機(jī)構(gòu)和用人單位的職責(zé)范圍、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞、與人員和用人單位定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度。做到有章可循,有法可依,規(guī)范管理,使人事人員的人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。
4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高檔案管理人員自身素質(zhì),優(yōu)化人事檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員是人事檔案工作的主體,必須熟悉國家人事政策和法律法規(guī),了解人事制度,掌握人事檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員一定要不斷提高自身素質(zhì),切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量,特別注重解決或多或少地存在的官僚思想和居高臨下、服務(wù)態(tài)度生硬等現(xiàn)實(shí)問題,由現(xiàn)在的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變,不斷拓展、延伸服務(wù)功能,主動(dòng)與用人單位及人員溝通、聯(lián)系,搭建一個(gè)雙方充分了解的平臺(tái),營造一個(gè)和諧的工作環(huán)境,為用人單位和人事人員提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。
5.實(shí)現(xiàn)人員人事檔案信息化管理,發(fā)揮人事檔案的信息功能
人事檔案信息開發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段,人事檔案機(jī)構(gòu)在處理好開發(fā)利用和保密的前提下,建立人員人事檔案管理信息系統(tǒng)和相應(yīng)的信息連接,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián),憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)化管理模式,實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢,提高實(shí)際利用率,實(shí)現(xiàn)信息共享,向企事業(yè)單位和政府決策等提供人事人員的基本信息。用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),不受時(shí)間、地域的限制,快捷方便地查閱本單位所屬人事人員的電子檔案,諸如社會(huì)保險(xiǎn)繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享,既減少了檔案人員工作量, 又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑,為用人單位在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。
實(shí)行人事檔案制度是人事制度改革過程中的新事物,這項(xiàng)制度的出發(fā)點(diǎn)是正確的,關(guān)鍵要進(jìn)一步細(xì)化措施,分清職責(zé),規(guī)范操作。只有如此,才能真正發(fā)揮人事檔案制度的優(yōu)勢(shì),打造堅(jiān)實(shí)的人才服務(wù)平臺(tái),為企事業(yè)單位的改革和發(fā)展服務(wù)。
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［關(guān)鍵詞］人事檔案；管理體制；改進(jìn)
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.113
［中圖分類號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-01
1 人事檔案管理現(xiàn)狀
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的缺點(diǎn)在隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展和建立越來越多的檔案中顯現(xiàn)出來。企事業(yè)單位的檔案管理工作中存在很多的問題，其也對(duì)檔案的管理和使用產(chǎn)生了巨大的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
1.1 人事檔案材料的內(nèi)容質(zhì)量低
現(xiàn)階段企事業(yè)較多的人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量低，大多數(shù)檔案數(shù)據(jù)存在材料的表象性和形式性，缺少關(guān)鍵性和針對(duì)性，反映不了個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、薪資、待遇與政治面貌等內(nèi)容，對(duì)一個(gè)人的思想道德、工作能力、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)能力與專業(yè)專長反映也較少，缺乏研究、利用價(jià)值。
1.2 “無頭緒檔案”較多
隨著人潮的流動(dòng)，人才資源的頻繁轉(zhuǎn)動(dòng)，人事調(diào)動(dòng)與檔案之間銜接不夠緊密，常常出現(xiàn)一些“無頭緒”的檔案，這就使大家看到了人事制度的弊端。查不到當(dāng)事人的相關(guān)信息和下落的檔案被稱為“無頭緒”檔案，這個(gè)檔案的情況主要是由于人員變動(dòng)而檔案沒有及時(shí)的跟隨變動(dòng)的情況造成的。
調(diào)入轉(zhuǎn)出登記制度的疏忽,會(huì)導(dǎo)致有的人事檔案與人脫離，人事管理部門不仔細(xì)、不定期的檢查核對(duì)制度,對(duì)錯(cuò)漏的檔案不容易發(fā)現(xiàn),隨著時(shí)間的變化,這些檔案也會(huì)成為“無頭緒檔案”。
1.3 傳統(tǒng)的人事檔案管理體制將被淘汰
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度在隨著社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事制度的改革中逐漸的顯現(xiàn)出很多的問題，比如說在管理體制上的多面管理，管理體系上的三大類，管理方式上檔與人的同時(shí)調(diào)離，封閉式檔案管理模式，各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不緊密，導(dǎo)致多重浪費(fèi)等，這些問題的出現(xiàn)會(huì)加速傳統(tǒng)人事檔案管理體制的淘汰。
2 人事檔案管理存在問題的原因分析
2.1 管理機(jī)制落后
人事檔案管理制度長期以來一直使用“計(jì)劃的管理”為制度管理的主要形式，這種管理方式缺乏靈活性和朝氣性，一切都是以計(jì)劃的最初形式為主，俗話說計(jì)劃趕不上變化，這種制度已經(jīng)完全跟不上檔案管理工作發(fā)展的步伐。人事檔案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其職能的，而人事檔案相關(guān)材料的收集和整理是整個(gè)檔案管理的核心也是最容易出錯(cuò)的地方，而管理機(jī)制的落后也加大了管理的難度。
2.2 整理不規(guī)范
企業(yè)人事檔案工作也是這樣的，在大多數(shù)單位中都是以將每個(gè)人的材料檔案整理成冊(cè)為前提進(jìn)行的檔案管理規(guī)范化，但由于涉及的內(nèi)容繁多混雜，涉及的層面內(nèi)容雜亂，有的沒有整理過，有的重復(fù)整理，有的沒有整理為一整套系統(tǒng)的內(nèi)容，有的沒有按要求、規(guī)范進(jìn)行整理。整理過程的不規(guī)范性給檔案的管理和整理工作帶來了很多麻煩。
3 加強(qiáng)人事檔案管理的措施
3.1 優(yōu)化企業(yè)人事檔案內(nèi)容
優(yōu)化企業(yè)人事檔案內(nèi)容具體可從以下幾個(gè)方面做起:①強(qiáng)調(diào)“個(gè)性化”與“辨識(shí)度”；②減少主觀內(nèi)容；③擯除冗余內(nèi)容；④添加新內(nèi)容。
3.2 建立有效的人事檔案管理體制
要打破各級(jí)部門條條框框的人事檔案的舊管理體制,實(shí)行相對(duì)集中的統(tǒng)一的管理體制?？h級(jí)機(jī)構(gòu)的人事檔案可由縣檔案館統(tǒng)一管理,不必分散在縣直機(jī)關(guān),有專門的檔案機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行管理,這樣可防止部門、單位之間互相推諉扯皮,便于社會(huì)利用,提高檔案利用率。縣級(jí)以上機(jī)構(gòu)的人事檔案不宜與縣級(jí)機(jī)構(gòu)一樣完全實(shí)行集中管理,但應(yīng)相對(duì)集中。應(yīng)建立與現(xiàn)代人事政策制度相適應(yīng)的人事檔案管理制度,而不是單一的干部檔案管理制度。
4 加速實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化
4.1 提高θ聳碌蛋腹芾砉ぷ韉娜現(xiàn)
人事檔案的內(nèi)容主要體現(xiàn)和記錄著一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷，政治內(nèi)涵，道德內(nèi)容，作風(fēng)等相關(guān)資料，是一個(gè)人全方位的記錄和證明，起著關(guān)鍵性的、可參考的作用，也是能證明一個(gè)人各項(xiàng)資料的重要內(nèi)容，有的因?yàn)闄n案的轉(zhuǎn)移和流動(dòng)，很多資料、經(jīng)歷以及評(píng)價(jià)都丟失了，導(dǎo)致出現(xiàn)補(bǔ)辦檔案的現(xiàn)象，但是這也很容易造成檔案的不完整性和不銜接性。因此，一定要重視對(duì)個(gè)人檔案信息的管理、整理，個(gè)人也要注意自己檔案移動(dòng)的方向，很多人在離開學(xué)校步入社會(huì)很多年以后才知道自己的人事關(guān)系不知去向，在與用人單位簽訂一些必要的合同的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)檔案的缺失，然后再去補(bǔ)辦整理，造成了許多意想不到的麻煩和經(jīng)濟(jì)損失，因此，一定要提高管理人員和個(gè)人對(duì)人事檔案的認(rèn)知。
4.2 注重思想提升，跟緊時(shí)代步伐
在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的前進(jìn)中，人事檔案在促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著非常關(guān)鍵的作用，且為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，人事檔案也在不斷地進(jìn)行改進(jìn)，在當(dāng)下的各個(gè)行業(yè)中，都很重視一個(gè)人過去的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)和工作內(nèi)容，而人事檔案恰恰能夠體現(xiàn)這些內(nèi)容，所以，人事檔案的管理更應(yīng)該注重思想的提升，緊跟時(shí)展的步伐。
5 結(jié) 語
科學(xué)的規(guī)范的管理人事檔案制度是當(dāng)前檔案管理中的關(guān)鍵手段，是提高人事檔案管理的主要措施。在人事檔案管理的過程中，要堅(jiān)持以實(shí)際狀況為主，與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能在社會(huì)發(fā)展的過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院；建立；管理；衛(wèi)生技術(shù)檔案
在醫(yī)院的檔案管理體系中，涉及衛(wèi)技人員個(gè)人的檔案包括個(gè)人技術(shù)檔案、文書檔案和人事檔案，衛(wèi)技人員技術(shù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，建立健全衛(wèi)生技術(shù)檔案，加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生技術(shù)檔案的管理，對(duì)完善醫(yī)院檔案管理體系和加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)有著十分重要的意義。本人管理檔案多年親手接收一些基層醫(yī)院調(diào)入的技術(shù)檔案，發(fā)現(xiàn)部分醫(yī)院技術(shù)檔案內(nèi)容過于簡單只有幾張證書復(fù)印件，一些醫(yī)院把技術(shù)檔案跟人事檔案混裝在一起，分不清哪些材料該放在人事檔案哪些應(yīng)放入技術(shù)檔案，個(gè)別醫(yī)院甚至沒有建立技術(shù)檔案。本文就所在單位建立和管理衛(wèi)生技術(shù)檔案情況作一些介紹，希望對(duì)基層醫(yī)院的同志有所幫助。
1 衛(wèi)技人員技術(shù)檔案的建立包括原始材料的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)
1.1 原始材料的收集
檔案收集工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。首先要明確建立檔案的內(nèi)容，根據(jù)醫(yī)院管理的需要，我院衛(wèi)生技術(shù)個(gè)人檔案主要包括以下材料：1個(gè)人的基本信息情況，包括本人的姓名、性別、身份證號(hào)、參加工作時(shí)間等，2參加學(xué)術(shù)團(tuán)體情況，3個(gè)人工作簡歷情況，4崗位培訓(xùn)情況，5外出學(xué)習(xí)、會(huì)議交流、進(jìn)修、在職繼續(xù)教育情況，6個(gè)人業(yè)務(wù)講課情況，7個(gè)人科研、情況，8個(gè)人繼續(xù)教育學(xué)分記錄，9個(gè)人獎(jiǎng)懲記錄，10個(gè)人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、執(zhí)業(yè)證、資格證、職稱證復(fù)印件。根據(jù)以上檔案內(nèi)容確定收集方向和方法：
1.個(gè)人基本情況表由管理技術(shù)檔案的部門填寫，一些信息比如參加工作時(shí)間要認(rèn)真地與人事部門核對(duì)，確保準(zhǔn)確無誤；
2.參加學(xué)術(shù)團(tuán)體情況主要向本人收集，收集參加學(xué)術(shù)團(tuán)體的有關(guān)證明、證書復(fù)印件，然后制作表格統(tǒng)一匯總；
3.個(gè)人工作簡歷由本人填寫，與人事部門進(jìn)行核實(shí)；
4.崗位培訓(xùn)情況主要是參加本單位組織的理論、操作培訓(xùn)及考試記錄，理論有法律法規(guī)、制度、常規(guī)、三基理論培訓(xùn)考試記錄，技術(shù)操作培訓(xùn)考核記錄含基礎(chǔ)操作、?？撇僮?、中醫(yī)操作、急救技能操作等，以上材料通過主管部門即醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部收集并進(jìn)行匯總成表格形式保存；
5.外出學(xué)習(xí)、交流、進(jìn)修及繼續(xù)教育情況主要由本人提供學(xué)習(xí)進(jìn)修結(jié)業(yè)證書、學(xué)分證復(fù)印件，有一些可以通過主管部門提供；
6. 個(gè)人業(yè)務(wù)講課情況。因?yàn)闃I(yè)務(wù)講課是由醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部安排，主要由以上二個(gè)部門提供，包括講課的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、課件；
7.個(gè)人科研、情況。包括課題立項(xiàng)申請(qǐng)書、結(jié)題報(bào)告成果鑒定證書等復(fù)印件，凡在報(bào)刊上公開發(fā)表的論文所提供的復(fù)印件必須有書刊的封面和目錄，以保持其真實(shí)性；
8. 個(gè)人繼續(xù)教育學(xué)分記錄由本人提供學(xué)分證復(fù)印件；
9. 個(gè)人獎(jiǎng)懲記錄。各類榮譽(yù)證書復(fù)印件包括各級(jí)各類的優(yōu)秀、先進(jìn)和處罰決定等；
10.個(gè)人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、執(zhí)業(yè)證、資格證、職稱證復(fù)印件由本人提供。
由于以上材料一部份通過醫(yī)院辦公室、人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理等部門收集，一部分要通過向本人收集，因此，在建立檔案之前要在全院范圍內(nèi)進(jìn)行宣傳，使從院領(lǐng)導(dǎo)到一般專業(yè)技術(shù)人員都知曉建立健全技術(shù)檔案的重要性和必要性，爭取大家的支持和配合，及時(shí)上交檔案材料。另外，由于檔案材料產(chǎn)生是持續(xù)不斷的，檔案管理者要有敏銳性，掌握材料產(chǎn)生的時(shí)間和規(guī)律，事前要溝通、事后要介入，做到隨時(shí)收集、定期收集相結(jié)合，保持材料收集的持續(xù)有效。
1.2 整理與歸檔
定期整理歸檔。對(duì)隨時(shí)收集的原始材料進(jìn)行分類、組合分別裝入臨時(shí)檔案盒，季度或半年一次對(duì)臨時(shí)檔案盒里收集的材料，按規(guī)范進(jìn)行裁切、裱糊、折疊。整理完畢后采取檔案盒一人一盒的方式，按編好的目錄順序裝盒放好，盒子封面貼上姓名、職稱、所在科室等基本信息，然后按專業(yè)中醫(yī)、西醫(yī)、藥劑、檢驗(yàn)分科室從高職稱到底職稱排列上架存放。
2 管理和利用
技術(shù)檔案的管理除做好收集、整理、歸檔基礎(chǔ)工作外，更重要的是要建章立制，從制度上管理，建立完善衛(wèi)生技術(shù)檔案管理制度，是醫(yī)院一項(xiàng)重要管理工作，我院衛(wèi)生技術(shù)個(gè)人檔案分別由醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部進(jìn)行管理，其中醫(yī)、藥、技由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)理專業(yè)由護(hù)理部管理。目前，我院建立有《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案管理制度》、《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案借閱制度》、《衛(wèi)生技術(shù)人員技術(shù)檔案傳遞制度》等制度，對(duì)檔案管理、查借閱、傳遞都有明確規(guī)定和要求。
由于衛(wèi)生技術(shù)個(gè)人檔案是衛(wèi)技人員業(yè)務(wù)水平和工作能力以及履行崗位職責(zé)的真實(shí)記錄，它對(duì)衛(wèi)技人員的考核評(píng)價(jià)、職稱晉升、崗位聘用、選拔任用都有著重要意義。一是醫(yī)院重要的信息資源，它為醫(yī)院管理層對(duì)衛(wèi)技人員的合理調(diào)配、人才資源的合理利用提供依據(jù)，進(jìn)而為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)；二是它可以幫助醫(yī)院全面、動(dòng)態(tài)地掌握衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍情況，從而有針對(duì)性采取措施，加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)，提高醫(yī)療服務(wù)水平。三是職稱評(píng)定的依據(jù)，技術(shù)檔案有反映個(gè)人技術(shù)水平的大量信息比如學(xué)術(shù)論文、科研成果、帶教情況等，使評(píng)定工作有依據(jù)有說服力，更加公平、公開、透明；四是具有較高的學(xué)術(shù)參考價(jià)值，收集大量高水平論文、技術(shù)成果和科研，為眾多衛(wèi)技人員和社會(huì)提供學(xué)術(shù)信息。
3 一些體會(huì)
我院衛(wèi)生技術(shù)檔案的建立，為加強(qiáng)衛(wèi)生技術(shù)隊(duì)伍建設(shè)，提高醫(yī)療服務(wù)水平發(fā)揮了重要作用，但從實(shí)際管理情況來看，仍存在一些困難和問題，比如檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案內(nèi)容不夠完善、管理信息化程度不高、管理手段落后、檔案收集不及時(shí)不完整等等。針對(duì)這些問題，在今后的工作中，我們要強(qiáng)化個(gè)人技術(shù)檔案管理理念，把文書檔案、人事檔案、技術(shù)檔案擺在同等重要位置看待。根據(jù)形勢(shì)發(fā)展變化進(jìn)一步完善技術(shù)檔案內(nèi)容，改變重定量評(píng)價(jià)輕定性評(píng)價(jià)，比如增加醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)、綜合技能評(píng)價(jià)等定性評(píng)價(jià)內(nèi)容。積極推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程，研究開發(fā)技術(shù)檔案軟件，改變目前人工操作繁鎖、工作量大、人工查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力現(xiàn)狀。同時(shí)，檔案管理者要增強(qiáng)責(zé)任感，端正工作態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)收集整理歸檔檔案材料，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；保管；借閱要求；保管、借閱措施
一、人事檔案的含義與管理工作之間的關(guān)系
（一）人事檔案的含義。
人事檔案是指國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的個(gè)人檔案。它具體地記敘了個(gè)人的經(jīng)歷、工作成績和表現(xiàn)、政治面貌、品德作風(fēng)等材料，并且是以個(gè)人為單位的形式集中保存，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證明等方面起著重要作用。
（二）人事檔案與人事檔案管理工作之間的關(guān)系。
人事檔案和人事檔案保管與借閱管理工作聯(lián)系密切，人事檔案工作則是指在人事檔案管理中的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。人事檔案是人事檔案管理的實(shí)際工作對(duì)象，人事檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到人事檔案的質(zhì)量。
二、目前人事檔案管理在保管與借閱方面存在的問題
（一）人事檔案的保管與借閱制度不完善。
人事檔案的保管與借閱制度還不夠完善，制度的不健全容易使工作流程不規(guī)范，不利于人事檔案管理朝著制度化、規(guī)范化發(fā)展。因?yàn)闄n案管理制度不規(guī)范，各單位在歷史發(fā)展中由于管理方式的改變、領(lǐng)導(dǎo)的更替和領(lǐng)導(dǎo)地位的關(guān)系變化容易使人事檔案在保存方面遭受遺失、殘缺，導(dǎo)致人事檔案質(zhì)量得不到保證。
（二）管理人員的保管與借閱意識(shí)觀念不強(qiáng)。
很多管理人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)還不全面，存在一些誤區(qū)，往往認(rèn)為人事檔案管理工作只是一項(xiàng)普普通通的事務(wù)性保管工作，因此對(duì)檔案的管理并沒有非常重視，認(rèn)為只要做到不泄密，不丟失就行。另外在檔案交接工作中存在延后現(xiàn)象，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，造成沒人擔(dān)責(zé)任、沒人及時(shí)處置等問題。
（三）人事檔案管理利用范圍有限，保管方式陳舊，借閱方式不規(guī)范。
如今很多人事檔案管理工作越來越不能適應(yīng)事業(yè)單位改革的需要。如今社會(huì)發(fā)展，技術(shù)革新快，但檔案管理的保管手段卻并沒有緊跟科技的步伐，很多人事檔案管理還僅僅局限紙質(zhì)化，并沒有充分利用現(xiàn)代化的保存技術(shù)。僅僅只把計(jì)算機(jī)當(dāng)作檔案材料的錄入機(jī)器，查閱效率和發(fā)展受限制。
（四）人事檔案保管內(nèi)容、材料不全。
現(xiàn)有的人事檔案材料中真實(shí)性不高，人事檔案部門對(duì)材料沒有進(jìn)行嚴(yán)格地審核，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案利用帶來困難。另一方面，人力、物力資源配置不足。由于辦公條件的限制往往會(huì)出現(xiàn)檔案材料損毀，影響檔案的使用、美觀和完整。
三、如何加強(qiáng)人事檔案的保管與借閱工作，使其更好地促進(jìn)工作開展
（一）制定并完善人事檔案的保管與借閱制度。
各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度，當(dāng)面對(duì)查看或者借閱人事檔案的要求時(shí)，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵循規(guī)章制度程序，要求查閱者和自己必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不能在檔案資料上自由涂改、圈劃、破損、私自抽拿甚至是撤換檔案。查閱者也應(yīng)加強(qiáng)不泄露、不擅自向外公布檔案內(nèi)容的觀念。同時(shí)對(duì)于違規(guī)者應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育，或追究法律責(zé)任。對(duì)于人事檔案保存管理者來說，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)借閱、材料收集、檢查和保密等方面的職責(zé)，確保人事檔案材料的規(guī)范化、真實(shí)性和保存完整性。
（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。
應(yīng)該重視人事檔案的保管與管理借閱工作，重視管理隊(duì)伍的選拔、考核和培訓(xùn)，同時(shí)人事檔案管理工作者也要樹立認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，重視檔案保管的重要性和保管、借閱過程中的要求，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代保存管理技術(shù)，同時(shí)也要不斷增強(qiáng)保密意識(shí)，秉公辦事、以人為本，遵守檔案制度和規(guī)范。
（三）加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)保管手段，增強(qiáng)人事檔案保管的安全性。
積極改革保存模式，充分利用計(jì)算機(jī)。由單一化紙質(zhì)保存轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)與網(wǎng)絡(luò)化并進(jìn)的保存形式。利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立社會(huì)化開放式的人事檔案管理模式，積極探索電子數(shù)據(jù)庫管理和聲像管理技術(shù)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查閱過程中的監(jiān)督，并且要隨時(shí)補(bǔ)充更新檔案，可以通過設(shè)置密碼等形式來保障檔案的保密性。
（四）加強(qiáng)人事檔案的保管和借閱工作應(yīng)同步進(jìn)行。
查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動(dòng)工作和其他方面的利用需要，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，又要貫徹執(zhí)行保密法規(guī)和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理體制，搞好隊(duì)伍建設(shè)，做好基礎(chǔ)工作，進(jìn)一步改善保管條件，努力提高科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮人事檔案的作用，使人事檔案能夠有效地為組織、人事工作服務(wù)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
四、小結(jié)
人事檔案的保管與借閱管理工作任重而道遠(yuǎn)，它體現(xiàn)了單位人員管理的規(guī)范化和制度化，為單位選人用人提供了重要的依據(jù)。檔案管理者要采取有效措施延長檔案壽命，不斷完善人事檔案的保管與借閱工作，保證檔案的全面和真實(shí)，并且要貫徹以人為本的科學(xué)發(fā)展觀，不斷深化人事管理制度。
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