時間：2023-05-23 17:28:17
導(dǎo)語：在學(xué)籍檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】學(xué)生，學(xué)籍檔案，檔案管理
學(xué)籍檔案記載了每個學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學(xué)識水平的信用憑證。
學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。
一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題
1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。
2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。
3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。
4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。
二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議
1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。
2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。
3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強制度建設(shè)的重點來抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。
4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進一步強化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計算機并努力充實業(yè)務(wù)能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計算機房，引進復(fù)印機、打字機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。
5.加強隊伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計算機管理檔案的技術(shù)和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。
6.大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高?？山W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號、學(xué)位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、檔案資料查詢等提供有效信息。
[關(guān)鍵詞] 學(xué)籍檔案 研究生 檔案管理
筆者根據(jù)高校院系的實際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。
一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容
研究生學(xué)籍檔案管理是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊、成績、紀(jì)律與考勤、獎勵與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。
隨著高校招生數(shù)的擴大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學(xué)籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。
二、加強和改進研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考
目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長時間，學(xué)籍檔案形成時間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。
在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問題：
1.研究生入學(xué)前檔案資料分散
每年報考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進行規(guī)范管理。
2.學(xué)籍檔案管理制度不完善
許多高校對研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學(xué)籍注冊意識的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動記載不全等現(xiàn)象；有的對學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。
3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后
目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢和核對造成極大不便。
三、加強與改進學(xué)籍檔案管理工作的舉措
研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來認(rèn)識和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強和改進研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學(xué)報到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。
1.及時了解和掌握研究生新生信息
要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內(nèi)做完對每位新生個人信息的審核確認(rèn)，在二個月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個人學(xué)習(xí)計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。
2.實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理
隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計算機管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進程。為方便教師及時了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養(yǎng)計劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經(jīng)費投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。
3.完善研究生個人檔案資料的歸檔
研究生個人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報到證白聯(lián)、學(xué)位申請書、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細(xì)抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。
研究生學(xué)籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動申請生效，學(xué)籍管理部門應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門、相關(guān)學(xué)院、個人檔案三方存留的管理機制。
4.增強檔案意識，加強對研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)
研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識和努力。因此，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強全員檔案意識是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。
四、結(jié)語
研究生的學(xué)籍檔案管理是一個較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領(lǐng)導(dǎo)，樹立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進學(xué)籍管理方式，進一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。
參考文獻：
[1]孫榮平, 劉樹生. 淺析高校學(xué)籍檔案的管理與完善[ J] . 黑 龍江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.
針對學(xué)籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績數(shù)據(jù)、社團實踐數(shù)據(jù)、社會實踐活動等的數(shù)據(jù)。而因為在進行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進行學(xué)籍檔案管理的時候，就容易出現(xiàn)錯誤。
伴隨著信息化的進程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。
1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實存在意義
首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計算機數(shù)據(jù)庫中進行學(xué)籍檔案統(tǒng)計，然后通過計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運行中，計算機應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學(xué)籍檔案，每個學(xué)校每年都會有數(shù)以萬計的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時幾臺電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。
2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義
首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應(yīng)的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進行認(rèn)證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對資源方面，實現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進行人員調(diào)配過程中，就會出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。
再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學(xué)管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數(shù)據(jù)檔案的保存只需要一個簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。
最后，先進的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們在進行高校的學(xué)籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負(fù)擔(dān)，同時也降低了大量的成本。
3 在進行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題
在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結(jié)和分析。
首先，在進行管理中，由于數(shù)字化水平無法達到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個管理模式，但是我國數(shù)字化時代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風(fēng)險。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現(xiàn)一定的危機。
其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識儲備和經(jīng)驗，在進行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無法將這項任務(wù)在短時間內(nèi)妥善完成。
再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國的高校在對學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內(nèi)都無法改善。
最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分?，F(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機構(gòu)，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。
4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施
如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對于學(xué)校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應(yīng)對策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項建設(shè)任務(wù)。
首先，投入資金進行相應(yīng)的人才培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣在根本就可以解決硬件設(shè)施不齊備的問題。
關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理
中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023
文章編號：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6
隨著國際間教育交流規(guī)模的日益擴大和我國高等教育質(zhì)量的提高，來華留學(xué)的人數(shù)近年來快速增長，越來越多的外國留學(xué)生選擇在我國接受教育。隨著外國留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開發(fā)利用的力度，是新時期高校檔案部門所面臨的一個重要問題。
一、外國留學(xué)生學(xué)籍材料的特點
外國留學(xué)生在整個留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時，還有其區(qū)別于外事類和教學(xué)類文件的自身特點，而這些文件的特點是由留學(xué)生自身來源的廣泛性和所學(xué)專業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點：
1.由于外國留學(xué)生來源范圍的不斷擴大和來源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點。因為各個國家制度不同，外來留學(xué)生所提供的申請材料中的個人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個國家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。
2.由于外國留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進修生、漢語言生、中文短期生等層次，相對應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進修生和漢語言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時間。博士、碩士、本科留學(xué)生會形成從申請到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進修、語言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊、留學(xué)階段證書。
3.由于外國留學(xué)生到我國留學(xué)時選擇專業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點。
4.由于外國留學(xué)生的留學(xué)資金來源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來源有國際組織資助留學(xué)、中國政府資助留學(xué)、本國政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費留學(xué)等。
二、外國留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀
（一）外國留學(xué)生學(xué)籍管理部門不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整
高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門和教學(xué)部門多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來了很大困難。同時，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。
（二）外國留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料特點，影響檔案的管理和利用
1994年《高校檔案實體分類法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實體分類法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實體分類法中，外事類檔案下設(shè)五個二級類目，外國留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個二級類目。因為當(dāng)時外國留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對教學(xué)類的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對簡單。
近幾年來，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過于籠統(tǒng)和簡單，已無法體現(xiàn)和適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對會有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當(dāng)加以完善和補充。
（三）外國留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的開發(fā)利用
教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國留學(xué)生新生學(xué)籍和外國留學(xué)生學(xué)歷證書電子注冊試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對普通高等學(xué)校外國留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國留學(xué)生學(xué)歷證書統(tǒng)一實行電子注冊，建立外國留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國留學(xué)生和有關(guān)機構(gòu)網(wǎng)上查詢。有的高校這一工作剛剛起步，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢需要，還有待于完善和實施。
三、改善外國留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對策
（一）全程管理，加強收集
收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對高校負(fù)責(zé)管理留學(xué)生的部門多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開的特點，檔案部門應(yīng)扎扎實實地加強協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門主動、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門和教學(xué)單位進行專業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動送交與上門收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門應(yīng)從外國留學(xué)生入校后開始對留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進行具體指導(dǎo)；然后全程負(fù)責(zé)并協(xié)調(diào)整個留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門對已收集積累的文件材料進行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。
（二）健全和完善外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍
針對來華留學(xué)生數(shù)量和類別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點和發(fā)展趨勢，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個階段材料，并增加了錄取通知書、護照復(fù)印件等反映學(xué)生個人信息比較完整的一些材料。
（三）合理改進組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用
目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無法滿足和適應(yīng)當(dāng)前日益變化的形勢。針對這種情況，可以借鑒教學(xué)類學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。
（四）拓展外國留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍檔案；管理
【中圖分類號】G647.24
每一個大學(xué)生都有自己的學(xué)籍檔案，其中記錄了一個學(xué)生在大學(xué)期間的方方面面，包括參與活動情況、學(xué)習(xí)成績、獲得的獎勵或受到的懲罰、遵紀(jì)守法情況、畢業(yè)證書和學(xué)歷證書獲得資格等。因而，高校學(xué)籍檔案的管理水平直接影響大學(xué)生檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性。眾所周知，應(yīng)聘單位在招聘人才時非常注意查看應(yīng)聘者的檔案，主要是確認(rèn)應(yīng)聘者是否有過違紀(jì)行為，是否達到了應(yīng)聘條件。從這個角度說，高校學(xué)籍檔案對畢業(yè)生的就業(yè)起著非常重要的作用，學(xué)籍檔案越是完整、詳細(xì)，越能夠讓用人單位了解畢業(yè)生，從而使畢業(yè)生擁有更多的就業(yè)機會。但是，目前我國很多高校學(xué)籍檔案管理水平較低，缺乏學(xué)籍檔案管理意識，因此，對高校學(xué)籍檔案管理開展研究是非常必要的。
一、目前高校學(xué)籍檔案管理存在的主要問題
（一）缺乏學(xué)籍檔案管理意識
高校比較注重教學(xué)和學(xué)生管理工作，對于其他的輔助工作，尤其是檔案管理工作通常是被遺忘的一塊，這主要是因為檔案管理不能直接對高校起積極的作用，只有在學(xué)生畢業(yè)的時候才會用到檔案，并且學(xué)生將檔案提走后便交給工作單位，管理水平高或是低表面上看對高校沒有什么影響。因而，高校認(rèn)為對學(xué)籍檔案進行基礎(chǔ)的管理就可以了，沒有必要花費大的精力和時間進行學(xué)籍檔案建設(shè)和管理。高校領(lǐng)導(dǎo)的不重視致使檔案管理人員平時敷衍工作，對于學(xué)生的重要信息不進行及時的搜集和整理，造成大量信息的累積甚至遺失，那么學(xué)生畢業(yè)提取檔案時經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)單位所需要的很多東西沒有在檔案袋里，從而給學(xué)生的就業(yè)帶來很多不便。
（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人員
目前，大部分高校的檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，更沒有經(jīng)過專門的檔案管理知識和技能訓(xùn)練，因而在對學(xué)籍檔案進行管理時往往是憑借主觀經(jīng)驗，管理方法比較傳統(tǒng)、理念也比較滯后。除此之外，專職檔案管理人員非常少，基本上都是兼職人員，比如高校行政人員或輔導(dǎo)員，他們在工作之余按照學(xué)校的要求對學(xué)生的學(xué)籍檔案信息進行搜集、整理、裝袋。由于兼職人員主要從事本職工作，對于檔案管理工作可能不會上心，再加上工作比較繁忙，可能會造成對學(xué)生的學(xué)籍信息不能夠及時了解和掌握。
（三）學(xué)籍檔案信息缺乏創(chuàng)新性
隨著社會的發(fā)展，我們越來越強調(diào)創(chuàng)新的重要性，創(chuàng)新可以使一個人、一個組織充滿活力，那么在新的時代，高校學(xué)籍檔案管理也應(yīng)該有所創(chuàng)新，體現(xiàn)時代氣息。但是，目前展現(xiàn)在我們眼前的學(xué)籍檔案信息仍然是幾年前甚至是十幾年前的樣子，沒有絲毫的創(chuàng)新，具體表現(xiàn)在：首先，關(guān)于學(xué)生思想政治表現(xiàn)的信息到處都是，比如入團情況、入黨情況、政治課學(xué)習(xí)成績、思想?yún)R報，這些信息基本上占整個學(xué)籍檔案信息的一半。而關(guān)于學(xué)生參與活動、組織活動，尤其是體育、美術(shù)、歌唱方面的信息在學(xué)籍檔案里反映的很少；其次，檔案信息不完整。學(xué)籍檔案里關(guān)于必須的基礎(chǔ)課、專業(yè)課成績比較全面和完整，但是，在大學(xué)里很多學(xué)生為了修滿學(xué)分都會選擇自己比較喜歡的一些課程進行學(xué)習(xí)，也就是所說的選修課，關(guān)于學(xué)生這些課程的成績卻沒有裝入檔案袋里。因而，學(xué)籍檔案信息過于傳統(tǒng)使得用人單位無法全面、深入了解學(xué)生。
（四）學(xué)籍檔案管理缺乏規(guī)范性
高校一般有若干個二級學(xué)院，為了簡化檔案管理工作，通常賦予二級學(xué)院管理本學(xué)院學(xué)籍檔案的權(quán)利，這就造成了每個二級學(xué)院管理學(xué)籍檔案的方法、觀念、手段不一致，從而使得高校學(xué)籍檔案管理缺乏規(guī)范性，致使產(chǎn)生很多的問題，比如因為沒有嚴(yán)格、統(tǒng)一的規(guī)定，一些二級學(xué)院沒有做好學(xué)籍檔案的保管工作，使得一些學(xué)籍檔案發(fā)霉、破損甚至遺失。再比如，關(guān)于學(xué)籍檔案的查閱和檢索沒有一個規(guī)范的流程，存在很大的隨意性，這就可能造成學(xué)生一些信息被泄露出去，從而對學(xué)生的安全構(gòu)成威脅。
二、完善高校學(xué)籍檔案管理的有效措施
（一）提高對學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識
要提高高校對學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識，首先必須認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性：第一，學(xué)籍檔案可以幫助教師更好的了解學(xué)生，促進其教學(xué)工作的順利開展。因為學(xué)籍檔案基本包含了學(xué)生的所有信息，比如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想狀態(tài)、參與活動情況、特長，根據(jù)學(xué)生的實際情況，教師可以有針對性的設(shè)計教學(xué)環(huán)節(jié)和制定教學(xué)方案，從而提高教學(xué)水平；第二，為學(xué)校各部門提供發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的依據(jù)。透過學(xué)生的學(xué)籍檔案，學(xué)校各部門可以充分了解學(xué)生的狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)學(xué)生所遇到的問題，從而便于學(xué)校采取有效的措施解決問題，幫助學(xué)生快速成長和發(fā)展。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將學(xué)籍檔案管理的重要性告知每一位檔案管理人員和教師，增強其學(xué)籍檔案管理的責(zé)任心。
（二）提高高校學(xué)籍檔案管理人員的整體素質(zhì)
高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定著學(xué)籍檔案的管理水平，具有檔案管理專業(yè)知識的人員通常能夠按照規(guī)范的方法和手段來管理學(xué)籍檔案，從而確保學(xué)籍檔案的完整性、真實性。要提高學(xué)籍檔案管理人員的整體素質(zhì)，高校應(yīng)做到以下幾點：首先，吸收和引進一些專業(yè)知識扎實、經(jīng)驗豐富的檔案管理專業(yè)人員，使其從事專門的檔案管理工作；其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，使其掌握學(xué)籍檔案管理的基本知識，并了解當(dāng)前比較先進的檔案管理方法，開拓檔案管理人員的視野，促進其不斷的創(chuàng)新。
（三）建立完善的學(xué)籍檔案管理機制
針對目前學(xué)籍檔案管理缺乏規(guī)范性的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為高校應(yīng)該建立完善的檔案管理機制，來規(guī)范各二級學(xué)院的學(xué)籍檔案管理工作，提高高校學(xué)籍檔案管理的整體水平，具體做法如下：一是，在高校教務(wù)處設(shè)置專門的學(xué)籍檔案管理崗位，指派專門的人員負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，關(guān)于學(xué)籍檔案管理的方法、手段、學(xué)籍信息等應(yīng)該出臺統(tǒng)一的規(guī)范性文件，要求各二級學(xué)院嚴(yán)格按照規(guī)范性文件來執(zhí)行學(xué)籍檔案管理工作；二是，督促各部門之間加強聯(lián)系和合作。學(xué)籍信息的搜集離不開各部門積極的配合，比如學(xué)生處應(yīng)及時的將學(xué)生的動態(tài)反映給教務(wù)處學(xué)籍管理崗位工作人員，幫助學(xué)籍管理人員及時的更新學(xué)生信息。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：高校檔案 學(xué)籍檔案 管理問題 對策
學(xué)籍檔案是記錄學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的重要資料，是學(xué)生在進入社會之前，能夠展示自己的受教育過程的唯一的有效文件。但是在高校檔案管理中，學(xué)籍檔案管理工作是發(fā)展最慢、存在問題最多的，這直接影響了學(xué)籍檔案資料的應(yīng)用，值得我們進行思考和探索。
一、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題
（一）學(xué)籍檔案不受重視
在高校檔案管理工作中，學(xué)籍檔案工作僅限于收集學(xué)生的學(xué)籍資料，歸檔保存，在學(xué)生離校時加入個人檔案轉(zhuǎn)移走。檔案工作內(nèi)容非常簡單，有些學(xué)生的學(xué)籍檔案存在歸檔不及時，導(dǎo)致學(xué)籍檔案缺失，但是檔案管理并不將這部分檔案問題視為嚴(yán)重問題。
（二）學(xué)籍檔案缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?/p>
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理基本上沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，學(xué)生來自于不同省市，不同學(xué)校，每個地區(qū)的學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容以及詳細(xì)程度不一樣，高校在應(yīng)用檔案過程中存在困難。但是，由于學(xué)籍檔案利用率低，管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)造成的使用困難也并不突出。
（三）學(xué)籍檔案管理方法陳舊
高校學(xué)生的學(xué)籍檔案能夠作為高校生源變化研究的根本資料，也可以用矸治鑫夜不同地區(qū)教育質(zhì)量的變化，為高校教育以及高中、初中教育提供引導(dǎo)。但是，這些價值并沒有表現(xiàn)出來。學(xué)籍檔案管理仍處于“保管――轉(zhuǎn)移”的管理狀態(tài)，人工管理是主要的管理方法。管理方法陳舊，成為制約檔案應(yīng)用的主要問題。
二、高校學(xué)籍檔案管理問題產(chǎn)生的原因
（一）管理觀念沒更新
檔案管理工作常常出現(xiàn)“說起來重要，排起來次要，忙起來忘掉的現(xiàn)象”，認(rèn)為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經(jīng)濟效益，教學(xué)、科研工作是學(xué)校的主要工作和首要任務(wù)，把學(xué)生檔案管理工作與學(xué)生培養(yǎng)規(guī)劃分開來看，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏應(yīng)有的支持。
（二）管理制度建制不完善
學(xué)籍檔案管理需要相關(guān)的制度支持，這個制度包括檔案資料的基本內(nèi)容統(tǒng)一、檔案收集時間統(tǒng)一、檔案流通的基本路徑以及檔案應(yīng)用的基本狀況規(guī)定等。但是，目前高校沒有對這方面進行管理建制，學(xué)籍檔案管理制度不完善，成為管理效率低的主要因素。
（三）缺乏管理人才
現(xiàn)代檔案管理研究為檔案管理工作的發(fā)展提供了大量的管理指導(dǎo)，包括檔案應(yīng)用的可能性以及檔案管理的先進方法等。但是，這些先進的管理策略需要相應(yīng)的檔案管理工作者來實施，高校學(xué)籍檔案管理工作者多是年齡較大或者臨近退休的工作人員，這部分管理工作者創(chuàng)新能力不足，對新的檔案管理方法的接受程度和應(yīng)用性都比較差，致使學(xué)習(xí)檔案的使用價值難以發(fā)揮。
三、高校學(xué)籍檔案管理問題的對策
（一）提高對學(xué)籍檔案管理的重視
高校應(yīng)該對學(xué)籍檔案管理予以重視，從高校管理層到學(xué)生培養(yǎng)、再到學(xué)生的檔案資料保管和應(yīng)用，都應(yīng)該樹立先進的檔案管理意識，認(rèn)識到檔案資料的使用價值，并注意開發(fā)這些價值，使學(xué)籍檔案成為高校學(xué)生的身份證明和學(xué)業(yè)記錄資料，能夠通過檔案管理工作發(fā)現(xiàn)高校學(xué)生管理中的問題等。建議高校檔案管理部門牽頭在全校范圍內(nèi)開展學(xué)生學(xué)習(xí)檔案管理工作的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新管理實踐活動，以檔案資料應(yīng)用的積極價值展現(xiàn)為途徑，使高校各部門加強對學(xué)籍檔案的重視，為學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展打下基礎(chǔ)。
（二）建立完善的檔案管理制度
科學(xué)、完善的學(xué)籍檔案管理制度是確保高校學(xué)籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學(xué)籍檔案多渠道管理的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時向?qū)W生的學(xué)習(xí)檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)校檔案管理部門進行統(tǒng)一管理；同時，學(xué)校管理部門應(yīng)結(jié)合學(xué)校學(xué)生的基本特點以及學(xué)校當(dāng)前發(fā)展的實際需要，建立一套健全的管理規(guī)章制度，明確規(guī)定學(xué)籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存工作標(biāo)準(zhǔn)；其次，應(yīng)做好部門的協(xié)調(diào)、配合工作，確保高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、有序化、盡量提高學(xué)籍檔案管理的效率。
（三）引進人才實現(xiàn)信息化管理
學(xué)籍檔案管理的發(fā)展需要現(xiàn)代化檔案管理人才的參與，建議高校從檔案管理工作者的職業(yè)能力發(fā)展出發(fā)，對現(xiàn)有的檔案管理人員和進行職業(yè)技能培訓(xùn)，從檔案管理專業(yè)畢業(yè)生中發(fā)掘人才，通過人才引進，引發(fā)管理方法的改革，使人工管理逐漸轉(zhuǎn)為信息化管理，使學(xué)籍檔案從死的資料轉(zhuǎn)為活的數(shù)據(jù)，提升學(xué)籍檔案的服務(wù)價值。
四、結(jié)語
綜上所述，高校學(xué)籍檔案管理工作存在著管理觀念、管理制度和管理方法方面的問題，高校需要對這部分檔案管理工作進行全面的改革，提升對學(xué)籍檔案管理的重視程度、進行管理制度建制并引進管理人才，以提升學(xué)籍檔案管理的實用價值。
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普通高中學(xué)籍檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生的思想、品德、學(xué)習(xí)、健康、家庭等情況起著重要的參考作用。
關(guān)鍵詞：普通高中;學(xué)籍檔案;管理現(xiàn)狀;對策
普通高中學(xué)籍檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是反映學(xué)校學(xué)籍管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。普通高中學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、跳級、獎懲和畢業(yè)等手續(xù)形成的檔案資料，它對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師全面了解學(xué)生的思想、品德、學(xué)習(xí)、健康、家庭等情況起著重要的參考作用，與教學(xué)檔案和文書檔案一樣在學(xué)校管理中具有重要的地位和作用。筆者根據(jù)普通高中學(xué)籍檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何改進普通高中學(xué)籍檔案管理談點看法。
一、 普通高中學(xué)籍檔案的特點
（一）檔案的形成周期性長。一份普通高中學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)要經(jīng)過三年時間。
（二）檔案的變動性大。學(xué)籍檔案產(chǎn)生周期長使檔案本身不斷處于變化中，如有的可能經(jīng)過休學(xué)后復(fù)學(xué)，有的可能經(jīng)過補考到及格，有的可能經(jīng)過處分和取消等等。
（三）檔案的私密性高。學(xué)籍檔案內(nèi)容豐富，記錄了學(xué)生在校期間的各種情況，同時還包含有照片、家長信息、獎懲記錄等屬于個人隱私的事項，這些需要在一定范圍內(nèi)保密，以免出現(xiàn)不必要的麻煩。
（四）檔案使用的頻繁性高。由于檔案形成時間長，處于不斷更新變化中，說明檔案利用率高，更加要求學(xué)校采取措施加強學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作。
二、桂林市普通高中學(xué)籍檔案管理工作的基本現(xiàn)狀
就目前桂林市普通高串學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)識不到做好檔案管理工作對學(xué)校各項工作的促進作用。二是學(xué)籍檔案管理人員缺乏。多數(shù)學(xué)校沒有專職的學(xué)籍檔案管理人員，兼職的教學(xué)任務(wù)占據(jù)了管理人員很大一部分時間和精力。三是管理人員綜合素質(zhì)不高，因為要兼顧教學(xué)工作，學(xué)校指定的管理人員多為年齡較大，教學(xué)任務(wù)不重的教師擔(dān)任，但這些教師的信息化水平普遍偏低。四是檔案收集不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多，如成績由教務(wù)處負(fù)責(zé)，獎懲由政教處負(fù)責(zé)等等。
三、做好普通高中檔案管理工作的對策
（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。提高學(xué)校全體教職工對學(xué)籍檔案管理工作重要性的認(rèn)識，是做好學(xué)籍檔案管理工作的前提。為此，應(yīng)把學(xué)籍檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定一名副校長分管此項工作，經(jīng)常組織學(xué)籍管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)上級有關(guān)文件精神，深入進行宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)籍檔案工作的重要意義，堅決杜絕 “說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的做法，扎扎實實地抓好學(xué)籍檔案工作。利用好教育部配套的《全國中小學(xué)學(xué)籍管理系統(tǒng)》，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足家長和學(xué)校的需求作為學(xué)籍管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值趨向，以現(xiàn)念和創(chuàng)新思維來加強學(xué)籍檔案管理。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規(guī)范學(xué)籍檔案的歸檔要求和管理辦法，使學(xué)籍檔案工作做到有章可循，有法可依，按要求設(shè)立專職（或指定專人）負(fù)責(zé)此項工作。
（二）創(chuàng)造條件，規(guī)范建設(shè)。不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計劃地培養(yǎng)學(xué)籍檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步使學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此，各學(xué)校要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴(yán)格按規(guī)章辦事，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保學(xué)籍檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
（三）轉(zhuǎn)變觀念，強化管理。隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，普通高中學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化？個人認(rèn)為：首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立學(xué)校學(xué)籍檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發(fā)展學(xué)校學(xué)籍檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化。因為學(xué)籍檔案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高工作效率，確保工作質(zhì)量的重要條件，尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實用性和重要性。
（四）規(guī)范整理，達標(biāo)上等。學(xué)校學(xué)籍檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月收集、整理、歸檔。在整理過程中，應(yīng)著重收集本學(xué)校形成的學(xué)籍資料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據(jù)不同年級、班級，分類別分別整理歸檔。同時，要根據(jù)教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創(chuàng)造條件，使每一所學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作達標(biāo)上等。
【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案管理
高校學(xué)籍檔案是指學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間成績、思想表現(xiàn)、評價等一系列真實記錄，檔案通常由學(xué)校教務(wù)處或者學(xué)生處保管，學(xué)生畢業(yè)后由所在單位人事部門或者人才交流中心保管。內(nèi)容主要包括學(xué)生報名注冊登記表、個人基本情況表、學(xué)習(xí)的課程、考試成績以及學(xué)籍異動情況記錄等。學(xué)籍檔案會作為各級教育行政主管部門以及學(xué)校檢查、審核畢業(yè)資格的重要依據(jù)。俗語說得好：自己的歷史自己寫！正是學(xué)籍檔案最真實的寫照。對于做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，我主要有以下幾個方面體會：
一、健全學(xué)籍檔案管理制度
戰(zhàn)國·鄒·孟軻《孟子·離婁上》：“離婁之明，公輸子之巧，不以規(guī)矩，不成方圓?！皼]有規(guī)矩不能成方圓”是句俗語，常強調(diào)做任何事都要有一定的規(guī)矩、規(guī)則、做法、否則無法成功。但普遍高校各系院都沒有完整的建立學(xué)籍檔案管理制度，有的是制定的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，缺乏專業(yè)的學(xué)籍檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。這就導(dǎo)致人員以及部門之間在收集整理數(shù)據(jù)時相互推諉，特別是出現(xiàn)問題時，更是相互指責(zé)。因此健全學(xué)籍檔案管理制度、劃分責(zé)權(quán)就顯得非常重要。
二、必要的專業(yè)檔案管理崗前培訓(xùn)
高校的學(xué)籍檔案管理人員大多數(shù)人員都身兼數(shù)職，普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，管理水平較低，僅靠自身的實踐學(xué)習(xí)難以迅速達到目前學(xué)籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對上崗之前管理人員進行專業(yè)的扎實的培訓(xùn)是非常有必要的，如今計算機被廣泛應(yīng)用到學(xué)籍管理中，計算機新技術(shù)掌握就顯得非常重要。因此對學(xué)籍檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)是非常有必要的。
三、管理工作人員應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識
學(xué)籍檔案管理工作人員應(yīng)該高度重視這項檔案管理工作，必須要及時學(xué)習(xí)新的檔案管理知識更新檔案管理的新觀念，提倡改革學(xué)籍檔案管理模式，在新形勢下充分重視計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，主動增強各部門之間的溝通合作。此外，領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對學(xué)籍檔案保存形成規(guī)范性的意識，有效的管理機制、人員培養(yǎng)及激勵機制等相關(guān)體系，激發(fā)學(xué)籍檔案管理人員工作積極性。還應(yīng)利用各種渠道以及各種途徑大力宣傳高校學(xué)籍檔案工作的重要性，廣泛提高高校學(xué)籍檔案的意識。
四、及時做好學(xué)籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作
隨著崗位聘任或者自身的發(fā)展，檔案管理工作者也會出現(xiàn)人員流動，并且人員流動情況比較復(fù)雜。如果沒有及時做好檔案管理的交接工作，這樣就很容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)偏差或者信息不完整、不準(zhǔn)確，有的甚至導(dǎo)致檔案信息丟失。所以及時做好學(xué)籍檔案管理人員流動時的檔案交接工作顯得尤為重要。要想做好這項工作，必須要有領(lǐng)導(dǎo)牽頭做好檔案交接工作，工作人員寫好交接清單，交接人、接收人以及監(jiān)收人當(dāng)場清點數(shù)量，核對清楚后交接人、接收人以及監(jiān)收人應(yīng)在交接清單上簽字，交接清單一式兩份雙方各執(zhí)一份。這樣及時的做好學(xué)籍檔案的交接工作，就能確保不因人員崗位的流動變化而影響學(xué)生的學(xué)籍檔案丟失缺檔。
五、遵循學(xué)籍檔案的真實性、精準(zhǔn)性以及完整性
學(xué)生的學(xué)籍檔案的形成需要一個漫長的過程。內(nèi)容必須真實，不能造假。例如：學(xué)生的成績單，成績就絕對不能隨意去更改，確實因為某種原因造化成績錯誤而需要修改成績的，一定要履行成績變更手續(xù)，要讓出現(xiàn)錯誤成績的科任老師在成績變更表中說明出錯的原因并且附帶上原始的成績冊證明成績的真實性，并且簽上他的名字。管理工作者絕對不能私自更改學(xué)籍檔案里面的任何東西。真實性是第一要素。
精準(zhǔn)性，管理學(xué)籍需要準(zhǔn)確，更深層次的來說需要的是精準(zhǔn)，不能出一點錯，所謂差之毫厘謬以千里！例如新生的報到注冊工作.根據(jù)教育部出臺的文件，要求各高校必須嚴(yán)格按照國家招生規(guī)定對錄取的新生進行學(xué)籍電子注冊，即當(dāng)年錄取結(jié)束后，教育部在網(wǎng)上公布各大高校經(jīng)省招辦錄取的新生名單，高校組織新生上網(wǎng)核對名單，網(wǎng)上有的學(xué)生進行注冊取得學(xué)籍，網(wǎng)上沒有的要及時與學(xué)生來源省級招辦復(fù)核更正。這就需要學(xué)籍檔案管理的工作人員核對清楚學(xué)生人數(shù)，必須做到精準(zhǔn)無誤，否則待學(xué)生畢業(yè)后數(shù)據(jù)錯誤將會直接導(dǎo)致學(xué)生發(fā)不了畢業(yè)證書。由此給學(xué)生以及學(xué)校帶來一系列不良的后果。
完整性，高校學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括下面幾個內(nèi)容：學(xué)生報名注冊登記表、注冊學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)的課程、考試的成績記錄表以及學(xué)籍異動的情況等。學(xué)籍檔案作為學(xué)校以及各部門查詢、檢查、以及學(xué)生畢業(yè)資格審核的標(biāo)準(zhǔn)。畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案內(nèi)放入畢業(yè)生的報到證，師范的學(xué)生取得教師資格證的放入審批成功后的教師資格申請表。畢業(yè)生進入單位后學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。因此學(xué)生的學(xué)籍檔案管理必須要完成，每一個學(xué)生一袋，必須完整。
隨著社會的進步，高校學(xué)籍檔案管理工作在社會中的地位顯得越來越重要，高校的學(xué)籍檔案管理工作是一項涉及學(xué)生切身利益的工作，學(xué)生的就業(yè)、提干、學(xué)歷的認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案。對于管理檔案的工作人員來說合理的運用現(xiàn)代管理技術(shù)、遵循檔案管理的規(guī)律，健全高校學(xué)籍檔案管理制度，管理人員擁有更專業(yè)的檔案管理知識。真實、準(zhǔn)確、完整的收集整理好學(xué)生的學(xué)籍檔案資料才能使學(xué)籍檔案管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展以及社會發(fā)展的需要。
參考文獻
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關(guān)鍵詞： 學(xué)籍檔案管理工作 質(zhì)量意識 價值 認(rèn)識
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實施的相關(guān)規(guī)章制度，是結(jié)合學(xué)校實際情況對學(xué)生自入學(xué)之日起到畢業(yè)而構(gòu)建的一套完整工作體系，包括學(xué)生入學(xué)注冊情況、成績考核情況及在校紀(jì)律情況等諸方面。誠然，學(xué)籍檔案管理工作與學(xué)校其他工作沒有可比性，但是，其細(xì)致及復(fù)雜程度不亞于學(xué)校其他任何業(yè)務(wù)管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗總結(jié)，提高管理層次，才能使學(xué)籍檔案在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結(jié)合自身工作實踐，談?wù)剬Ω叩葞煼秾W(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識。
一、高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性及特點
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案客觀反映著學(xué)生在學(xué)校求學(xué)期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無論對于學(xué)生、學(xué)校還是用人單位都有著重要的參考價值。同時，高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)有一段相對漫長的時間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學(xué)籍檔案管理工作必須客觀地反映學(xué)生的發(fā)展和變化。
1.學(xué)籍檔案管理工作的重要性
長期以來，人們對學(xué)籍檔案的認(rèn)識僅僅趨向于對學(xué)生學(xué)習(xí)層面的狹隘關(guān)注，事實上，從學(xué)籍檔案的生成及發(fā)展過程看，它如實反映著學(xué)校教育工作、管理工作、后勤服務(wù)等與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學(xué)生在求學(xué)期間點點滴滴的進步過程，因而學(xué)籍檔案在教育、引領(lǐng)、塑造學(xué)生品格過程中發(fā)揮著獨特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個方面：首先，學(xué)籍檔案的嚴(yán)肅性規(guī)范著學(xué)生的學(xué)習(xí)與生活，為學(xué)生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領(lǐng)與指向等綜合性特征。可以想象，學(xué)生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進行學(xué)習(xí)和生活，那么回饋學(xué)生的必然是良好的學(xué)習(xí)及生活環(huán)境，從而有利于學(xué)生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理是一項政策性、原則性極強的工作，其結(jié)果如何將影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量，并對學(xué)校校風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此我們只有做好學(xué)籍檔案管理工作才能實現(xiàn)檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學(xué)籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢，基層學(xué)校對優(yōu)秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學(xué)生學(xué)籍檔案的考量。因此，高等師范學(xué)校必須對學(xué)籍檔案進行規(guī)范、科學(xué)的管理，確保嚴(yán)格、規(guī)范前提下做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，提升學(xué)校學(xué)籍檔案的可信度，從而實現(xiàn)其應(yīng)有的社會價值。
2.學(xué)籍檔案管理工作的特點
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實上，通過分析與對比，我們基本上可以將學(xué)籍檔案管理工作分為如下幾個部分。第一，新生入學(xué)期間材料的收集與整理。此項工作應(yīng)該與學(xué)生入學(xué)同步進行，這樣可以避免由于時間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學(xué)生求學(xué)期間材料的收集與整理。這是學(xué)籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學(xué)生求學(xué)期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊。除此之外，還應(yīng)該客觀反映學(xué)生參與各種社團活動的表現(xiàn)。第三，學(xué)生畢業(yè)階段材料整理工作。此項工作顯然是建立在之前兩項工作基礎(chǔ)之上的更深層次的工作，具有總結(jié)性特征。誠然，與學(xué)生表現(xiàn)相關(guān)的各類材料是上述三項工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學(xué)校的不同部門；二是檔案材料來源的時效性，即，材料來自于學(xué)生入學(xué)起至學(xué)生畢業(yè)一個相對較長的時間段。誠然，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)時間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認(rèn)識，即，高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作不是簡單的學(xué)校事務(wù)性工作，而是一項系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。
二、高等師范學(xué)校各組成體對學(xué)籍檔案應(yīng)有的認(rèn)知
學(xué)籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認(rèn)知因素起著不可低估的作用，這既包括學(xué)籍檔案管理人員對本職工作的態(tài)度，又與學(xué)生、教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門對本工作的認(rèn)識密切聯(lián)系。因此，只有與學(xué)籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學(xué)籍檔案形成正確的認(rèn)知才能達成良好的工作效果。
1.學(xué)生的正確理解
學(xué)生既是教育的對象，又是學(xué)習(xí)與各種活動的主體，對學(xué)籍檔案的認(rèn)識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個被動管理對象，事實上，學(xué)生應(yīng)該把自己看成學(xué)籍檔案的中心，即在平時學(xué)習(xí)、生活中應(yīng)該以學(xué)籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學(xué)籍檔案對自己成長的促進作用。由于諸多因素的影響，學(xué)生往往到畢業(yè)時，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學(xué)生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實現(xiàn)檔案與學(xué)生的適時見面，使學(xué)生樹立正確的檔案觀。
2.教師的密切配合
毋庸諱言，不乏有教師對學(xué)生學(xué)籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉(zhuǎn)送至相關(guān)部門，這種認(rèn)識是片面和錯誤的。尊重學(xué)生個性，把學(xué)生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實踐能力的人是學(xué)校工作的出發(fā)點和落腳點，教師要通過對學(xué)生的客觀評價提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學(xué)生的成長足跡，并以此作為對學(xué)生進行教育的依據(jù)，提高教育教學(xué)工作的針對性，發(fā)揮學(xué)籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學(xué)生負(fù)責(zé)、對學(xué)校負(fù)責(zé)的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學(xué)生情況，做到不隨意更改學(xué)生學(xué)業(yè)情況，確?？己顺煽兊然緮?shù)據(jù)的真實性；不庇護學(xué)生的短處，諸如各種違紀(jì)行為等，確保檔案對學(xué)生激勵和震懾作用的正常發(fā)揮，維護學(xué)校正常的教育教學(xué)活動。
3.領(lǐng)導(dǎo)的長效規(guī)劃
學(xué)校行政部門是學(xué)籍檔案工作的直接領(lǐng)導(dǎo)單位，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要真正認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校全面教育體系中的價值和地位，切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理思想，與時俱進，強化學(xué)校學(xué)籍檔案管理意識，完善學(xué)校學(xué)籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過建立統(tǒng)一的學(xué)籍信息管理平臺，確保學(xué)校各職能部門對與學(xué)生有關(guān)的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準(zhǔn)確地理解，實現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強對學(xué)籍檔案管理工作的直接管理，確保學(xué)籍檔案管理工作落到實處。只有將學(xué)籍檔案管理工作列入學(xué)校工作日常安排，主管領(lǐng)導(dǎo)親自組織并帶頭宣傳學(xué)籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學(xué)籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢。
4.檔案管理者的應(yīng)有認(rèn)知
學(xué)籍檔案管理部門作為以學(xué)籍工作為中心的職能部門擔(dān)負(fù)著學(xué)籍檔案管理工作的重任，管理人員應(yīng)該提高對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識。一方面，檔案管理人員要以學(xué)籍管理人員的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強烈的責(zé)任意識，深刻認(rèn)識和領(lǐng)悟出自于自己手中的檔案代表著學(xué)校的辦學(xué)水平、體現(xiàn)著學(xué)生的成長。只有對學(xué)籍檔案管理工作的認(rèn)識提高到一個新的高度，才能切實做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強對學(xué)籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學(xué)籍檔案工作的動態(tài)發(fā)展趨勢，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學(xué)生個體、學(xué)校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術(shù)先進化、理念前衛(wèi)化，才能適應(yīng)學(xué)籍檔案管理工作的要求，確保學(xué)籍檔案管理工作再上新臺階。
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