時間：2023-05-15 16:31:58
導(dǎo)語：在訴訟檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、法院訴訟檔案信息化的基本理論
“訴訟檔案信息化是信息化在檔案領(lǐng)域的具體實現(xiàn), 其基本內(nèi)涵與信息化的內(nèi)涵是一致的。 訴訟檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程, 由諸多相關(guān)項目構(gòu)成。訴訟檔案信息化建設(shè)絕不是某一個或幾個方面的事, 它也不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程, 也不能簡單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來。訴訟檔案信息化建設(shè)包括了檔案信息化建設(shè), 檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè), 檔案信息資源的有序組織, 檔案信息資源的開發(fā)利用, 檔案人才的培養(yǎng)與用戶的培訓(xùn), 檔案信息化建設(shè)的相關(guān)政策、法規(guī)、制度和標準的制定與實施, 信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等等?！盵2]筆者認為：人民法院訴訟檔案信息化是指在訴訟檔案形成、收集、整理、歸檔、查詢、管理等各個方面，推廣和應(yīng)用以計算機網(wǎng)絡(luò)為中心的科學(xué)技術(shù)，構(gòu)筑由計算機網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件實現(xiàn)的訴訟檔案信息資源共享優(yōu)勢，利用信息技術(shù)傳播速度塊、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢，實現(xiàn)以科技手段智能化輔助法官辦案的系統(tǒng)工程。
二、法院訴訟檔案信息化建設(shè)的必要性
訴訟檔案是審判活動的真實記錄，是法院眾多信息資源中最基礎(chǔ)的部分。在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進的信息時代，訴訟檔案面臨著知識經(jīng)濟和信息時代的嚴峻考驗，訴訟檔案的信息化建設(shè)已成為歷史必然。
（一）訴訟檔案信息化建設(shè)是深化法院改革的必由之路，關(guān)系到我國法制建設(shè)的進程。信息化建設(shè)在法院改革發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要的地位和作用，作為信息化工作的一個重要組成部分，法院訴訟檔案信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵?？茖W(xué)、有序、高效的檔案管理模式將徹底改變法院過去傳統(tǒng)的“看守庫房式”檔案管理辦法，數(shù)字檔案的全新管理理念、利用信息技術(shù)構(gòu)建的新型法院檔案管理信息系統(tǒng)，為審判工作和司法實務(wù)工作的開展提供了全新、快捷、安全的服務(wù)。因此，訴訟檔案的信息化建設(shè)深化法院改革的必由之路，關(guān)系到我國法制建設(shè)的進程。
（二）訴訟檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)法院“公正與效率”的技術(shù)保障。以計算機網(wǎng)絡(luò)為中心的信息化建設(shè)，具有傳播速度快、存儲量大、查詢快捷等特點，改變了傳統(tǒng)的思維模式和手工操作的運行機制，在檔案管理領(lǐng)域，計算機以其高速運算與極強的數(shù)據(jù)處理能力給檔案工作帶來了全新的科學(xué)管理手段和先進快捷的檢索辦法。這將更有效地提高法院工作的質(zhì)量和效率，是實現(xiàn)法院“公正與效率”的技術(shù)保障。
(三) 訴訟檔案信息化建設(shè)能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。訴訟檔案信息化建設(shè)可以完全代替原紙制材料進行調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護，避免紙質(zhì)檔案損毀。電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題。同時，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對案卷進行密級管理，對查詢?nèi)藛T進行限制，特定檔案只對有權(quán)限用戶開放，設(shè)置安全級別，依權(quán)限分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠極大地提高法院擋案的安全保密性。
三、法院訴訟檔案信息化建設(shè)的障礙
鑒于訴訟檔案的重要性，推進其信息化建設(shè)已勢在必行，然而在我國現(xiàn)有環(huán)境下，訴訟檔案的信息化建設(shè)并非一帆風(fēng)順，存在著諸多障礙。
（一）訴訟檔案信息化建設(shè)觀念相對落后。盡管訴訟檔案的重要性逐漸被人們認識，但在我國仍有仍有相當(dāng)一部分人檔案意識淡薄, 認為檔案無足輕重, 沒有多大用途，這就造成了在訴訟檔案信息化建設(shè)過程中的非積極投入及非規(guī)范行為, 最終會造成檔案信息化建設(shè)的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設(shè)目標的實現(xiàn)。
（二）訴訟檔案質(zhì)量不高，檔案管理混亂。《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》對訴訟檔案的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。然而這些規(guī)定并沒有得到很好的落實。實踐中訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全、裝訂不齊等等，嚴重影響了訴訟檔案的質(zhì)量和壽命。另一方面，部分法院檔案管理人員責(zé)任不清，加之頻頻換崗、交接手續(xù)不完備，一部分檔案借出后沒有按期歸還，有些卷宗材料放置較長時間得不到及時整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，[3]這些都造成了檔案管理的混亂。而這勢必影響法院訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進行。
（三）檔案信息化建設(shè)的標準滯后。檔案信息化建設(shè)的前提是檔案信息的規(guī)范化、標準化, 即用共同的信息技術(shù)和信息語言組織檔案信息。正如iso主席漢茲所說:“如果不靠國際標準來有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢, 必將出現(xiàn)一個電子混亂局面”。自1979年以來, 我國已頒布了不少檔案工作標準, 但其中絕大多數(shù)是針對紙質(zhì)、音像等檔案, 針對數(shù)字化檔案的寥寥無幾。而檔案信息化建設(shè)主要面對的是數(shù)字化的檔案信息, 這就需要從數(shù)字檔案信息的著錄、保護等方面入手, 制定新的標準來規(guī)范工作實踐。
（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。法院訴訟檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)復(fù)合的檔案管理人員，其不僅要有專業(yè)的法律知識，還要有較高的計算機操作水平以及檔案管理知識。實踐中檔案管理人員由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機的為數(shù)不多, 能承擔(dān)程序設(shè)計和數(shù)據(jù)維護的 的更是少之又少, 這是推進法院訴訟檔案信息化建設(shè)又一障礙。
四、完善法院訴訟檔案信息化建設(shè)的建議
前已論及，在信息化時代推進法院訴訟檔案信息化建設(shè)已勢在必行，而在推進法院訴訟檔案信息化建設(shè)中存在著一系列主觀客觀方面的障礙，面對這些障礙，如何推進訴訟檔案信息化建設(shè)的順利進行，筆者有以下建議：
（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立檔案意識。在訴訟檔案信息化建設(shè)中, 每個人都面臨著傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變, 都要樹立現(xiàn)代檔案管理、利用意識, 逐步使檔案工作從傳統(tǒng)的館藏模式向檔案信息中心過渡。各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認識信息化的重要性, 認識檔案資源信息化對檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性, 切實把檔案資源信息化提到戰(zhàn)略高度來思考, 這是檔案事業(yè)生存與發(fā)展的問題, 也是創(chuàng)新與改革的方向。同時，檔案工作者應(yīng)認清面臨的挑戰(zhàn)和機遇, 加強工作責(zé)任感, 樹立現(xiàn)代化管理思想, 努力用現(xiàn)代化管理手段去管理檔案, 適應(yīng)時展的要求。在檔案工作重心上, 要實
現(xiàn)從過去較多強調(diào)安全和保密( 重于保管、積累史料) 向以用戶需求為主導(dǎo)的重心轉(zhuǎn)變, 要從用戶出發(fā), 研究用戶的需求, 開展有針對性的服務(wù)。這就為檔案工作確定了操作性強的目標和主線, 也是轉(zhuǎn)變觀念的一個基點。[5] （二）提高訴訟檔案質(zhì)量，規(guī)范訴訟檔案管理。針對法院訴訟檔案質(zhì)量不高，管理混亂的局面，一方面，法院應(yīng)嚴格規(guī)范卷宗評查和審核制度，提高訴訟檔案質(zhì)量。法院應(yīng)把卷宗評查、審核納入案件流程管理，建立嚴格的卷宗評查、審核制度，從實體和程序兩個方面規(guī)范卷宗評查、審核工作，對不合格的卷宗堅決不歸檔，嚴格規(guī)范卷宗歸檔。另一方面，強化訴訟檔案管理機制，嚴格檔案借閱制度。通過制定《檔案管理辦法》、《檔案分類方案》、《訴訟文書立卷歸檔辦法》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度，加強規(guī)范管理，特別是加強對外調(diào)卷及法院內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。
一、法院檔案及其管理工作的特點
法院檔案主要由行政文書檔案、訴訟檔案、會計檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案及實物檔案七部分組成。其中數(shù)量最多且利用最頻繁的是訴訟檔案，這部分檔案專業(yè)性強，較為分散，也是保管難度最大的一種檔案類型。隨著全國法院審判信息管理系統(tǒng)的啟用，各地法院將案件信息錄入電腦，實際上形成了紙質(zhì)檔與電子檔雙向保存的情況。因此，法院檔案管理工作的重點即是處理好相關(guān)訴訟案卷紙質(zhì)檔保存利用及電子檔收錄統(tǒng)計的雙重任務(wù)。具體管理環(huán)節(jié)中，法院檔案與其他類型專門檔案也存在較大不同。從案卷信息的歸類方式到編排方法，從案卷實體的收集整理到入庫存放，從檔案資料的調(diào)取利用到歸還反饋，都不同于其他類型檔案。法院檔案及其管理工作主要有以下幾個特點：
(一)檔案珍貴，且具有損壞不可逆轉(zhuǎn)的特點
法院檔案記錄了法院訴訟活動的過程，大部分卷宗都是由獨立訴訟材料裝訂而成，其中的法律文書及各種簽名訴訟材料都是只有一份的珍貴材料，尤其是當(dāng)事人提交的原始訴訟證據(jù)，都是孤本，這些材料都是反映訴訟活動的重要依據(jù)和證明。
(二)保管數(shù)量多而分散，分類方式復(fù)雜
隨著法制建設(shè)的不斷完善，訴訟活動要求的文書記錄越發(fā)詳細完整，導(dǎo)致訴訟檔案數(shù)量不斷增多，遠超過其他系統(tǒng)的檔案數(shù)量。同時訴訟案卷的裝訂是以案件為立卷單位的，案件與案件之間并無緊密聯(lián)系，因此在檔案保管上就相對分散。對于案卷的分類方式主要是采用多維度方法，包括案件類型、案號、年份等多個專業(yè)性很強的維度，使得檔案分類方式及電子信息記錄都比較復(fù)雜。
(三)檔案保管期限長，且時間跨度不統(tǒng)一
根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。并且根據(jù)案件的不同性質(zhì)，有不同的處理方式。這使得檔案保管工作必，貞有時間針對性，以達到節(jié)約庫存空間，準確把握庫存信息的管理目的。
(四)檔案存儲形式多樣化
法院檔案不僅僅局限于紙質(zhì)的檔案形式，還有一部分是聲像類檔案及實物類檔案。聲像類檔案易損易丟失，并且在不適當(dāng)?shù)沫h(huán)境下可能導(dǎo)致不可修復(fù)的嚴重后果。因此對于聲像類檔案的保存管理，就需要管理人員區(qū)別對待，及時做好備份工作，以免電腦、程序病毒等意外事故導(dǎo)致資料丟失。實物類檔案具有品種繁多、性質(zhì)各異的特點，對于此類檔案就應(yīng)具體對象具體分析。
(五)訴訟檔案利用率高，使用頻繁
一方面，國家公安、安全機關(guān)及檢察機關(guān)在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全的工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索、證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。另一方面，當(dāng)事人申請再審、申訴上訪等，法院本系統(tǒng)在開展案卷評查、講評分析、抽查等審判管理活動時，都需要從檔案室重新調(diào)取案卷，往往涉及數(shù)量較多、規(guī)模較大。
(六)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重備份
隨著全國法院審判工作信息化電子化的進程，各地法院將案件信息錄入信息管理系統(tǒng)，形成了案件電子檔案，是一個紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重備份的格局。因此管理人員不僅耍確保這兩種信息完整準確，更要關(guān)注兩者之間是否對應(yīng)無誤。
二、法院檔案管理的現(xiàn)狀及問題
(一)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)偏低
隨著法院檔案工作的信息化不斷推進，檔案工作人員的素質(zhì)及技術(shù)水平與信息工作實際要求之間的矛盾越發(fā)凸顯。人員素質(zhì)參差不齊、整體素質(zhì)低、工作適應(yīng)性不強，很難適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理手段和方法的應(yīng)用要求，對進一步研究和探索檔案管理工作，促進檔案管理工作發(fā)展形成了制約。
(二)資源共建共享機制缺乏，對檔案的利用手段單一法院內(nèi)部缺乏資源共建共享的電子平臺，檔案狀態(tài)信息不詳，往往借卷人和調(diào)檔部門事先無法知曉所查閱檔案的狀態(tài)信息，一定要到檔案室詢問，檔案工作人員查詢系統(tǒng)后方知是否可借。該過程中就易產(chǎn)生操作上的無效勞動，造成調(diào)檔工作的低效。另外，法院訴訟檔案的利用手段單一，一般只負責(zé)借閱檔案一項業(yè)務(wù)，屬于被動檔案管理；而整理、統(tǒng)計、開發(fā)、編研等工作幾乎為空白，缺乏主動開展檔案管理及服務(wù)的意識。
(三)案卷調(diào)卷操作信息滯后，對檔案的利用未建立相應(yīng)的反饋機制
法院的案卷調(diào)取基本都是臨時緊急性質(zhì)的調(diào)卷，因此存在實體操作先進行，后續(xù)再將借卷、歸檔信息輸入信息系統(tǒng)的現(xiàn)象。這樣操作的結(jié)果是信息處理滯后于實體操作，易產(chǎn)生實體操作與系統(tǒng)信息的不對應(yīng)等問題，給后續(xù)的工作造成一定的困擾。同時，未建立相應(yīng)的檔案利用反饋機制，使得檔案室對檔案利用的情況不了解。只是單一的從事檔案歸檔借出的操作，不利于檔案價值的社會效益體現(xiàn)。(四)輕視文書檔案的信息化處理由于以審判工作為主的單位性質(zhì)和由此而長期形成的習(xí)慣，導(dǎo)致法院重訴訟檔案、輕文書檔案的現(xiàn)象較普遍。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到禮遇，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于文書檔案歸檔工作重視不夠，一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等缺乏系統(tǒng)規(guī)范的電子信息記錄。
三、加強信息化建設(shè)的幾點對策
(一)建立檔案信息共享機制，開放部分檔案查詢信息
運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門可以在自己的網(wǎng)站上提供已開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。法院可以借鑒圖書館借閱信息平臺的模式，建立專門的檔案信息檢索入口，在安全和保密的前提下，把豐富的檔案資源放在網(wǎng)絡(luò)上，便于調(diào)檔部門自行查詢和利用檔案信息。計算機信息技術(shù)的介入使得檔案數(shù)據(jù)能以更快的速度和更少的手續(xù)被法院相關(guān)部門獲得，節(jié)省了以往在部門之間調(diào)取檔案所耗費的人力、物力以及時間，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入條形碼射頻技術(shù)，提高信息輸入的效率與準確性
針對信息流與實物流不同步，存在滯后現(xiàn)象的問題，法院可以引入條形碼射頻技術(shù)，提高信息輸入的效率與準確性。條形碼技術(shù)最早產(chǎn)生于風(fēng)聲鶴唳的二+世紀二+年代，誕生于威斯汀豪斯的實驗室里。條形碼是迄今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術(shù)。條形碼技術(shù)具有以下幾個方面的優(yōu)點：①輸入速度快：條形碼輸入的速度是鍵盤輸入的5倍，能實現(xiàn)“即時數(shù)據(jù)輸入”。②可靠性高：采用條形碼技術(shù)誤碼率低于百萬分之一。③采集信息量大：利用傳統(tǒng)的一維條形碼一次可采集幾十位字符的信息，二維條形碼更可以攜帶數(shù)干個字符的信息。④靈活實用：條形碼標識可以和有關(guān)識別設(shè)備組成一個系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化識別。因此，條形碼是現(xiàn)代管理中不可或缺的電子信息工具。
【關(guān)鍵詞】法院檔案；信息化改革；思考
法院系統(tǒng)的檔案管理工作是其工作的一個重要組成部分，隨著科技進步，信息化無疑給法院檔案工作帶來了新的機遇。利用信息技術(shù)傳播速度快、存儲量大、查詢快捷和信息資源共享的優(yōu)勢，完善檔案管理改革工作，充分運用先進的管理思想、技術(shù)，完善檔案管理制度，可以為法院的審執(zhí)工作提供有力的信息支持。
一、傳統(tǒng)檔案管理存在不足之處
（一）傳統(tǒng)檔案管理方式較為封閉單一。傳統(tǒng)的檔案記錄方式較為單一，各級法院形成較為封閉的本院訴訟檔案管理空間。以各級法院管理本院自身形成的訴訟檔案并不能夠滿足多人查閱，卷宗使用環(huán)節(jié)效率不高。借閱環(huán)節(jié)上安全無法充分保障無疏漏，對于信息的完整性及客觀性無法做到全程監(jiān)控，這一定程度上導(dǎo)致案件的跨區(qū)域辦理障礙。
（二）傳統(tǒng)檔案數(shù)量與管理空間不協(xié)調(diào)。隨著時間的推移，法治進程的不斷加深，法院案件受理數(shù)量不斷增加，檔案管理的空間日趨緊張。很多單位在檔案室的建立上缺乏前瞻性，檔案管理沒有形成足夠的空間儲存。另一方面，對于紙質(zhì)的檔案保存也缺乏相應(yīng)有效的措施，難以避免出現(xiàn)磨損現(xiàn)象，制約了檔案的長久保存。
（三）傳統(tǒng)檔案信息缺乏專業(yè)規(guī)范化管理。法院對于審執(zhí)工作的重視程度一般會高于檔案管理工作，造成檔案工作缺乏相關(guān)專業(yè)管理人員，在很長時間內(nèi)不能形成統(tǒng)一的歸檔統(tǒng)計標準，造成歸檔不及時、不規(guī)范，無法將情況客觀地反映。同時，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無法查閱的問題，辦案人員調(diào)取相關(guān)卷宗的工作量相應(yīng)增加，對檔案的運用效率造成了較大的影響。
二、檔案信息化改革的優(yōu)勢
（一）一次投入，多次利用。隨著立案登記制度的不斷完善，收案數(shù)量不斷增加，檔案信息化改革可以實現(xiàn)對檔案信息的快速再次利用。通過信息化平臺將檔案信息進行統(tǒng)一管理，在浩如煙海的檔案中能夠精準化找到所需文件資料，并實現(xiàn)多次呈現(xiàn)，省去了手工操作的重復(fù)勞動，并且能同時滿足資源共享。
（二）標準統(tǒng)一，管理規(guī)范。檔案信息化管理能夠有效將各級法院的檔案信息實現(xiàn)統(tǒng)一標準。檔案信息管理系統(tǒng)通過與法院審判管理系統(tǒng)的對接，并提供網(wǎng)上歸檔信息登記，對各立檔部門形成的電子檔案實行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，可以改變法院檔案管理各自為政的傳統(tǒng)模式，有利于更好地規(guī)范檔案管理工作，形成統(tǒng)一的標準。
（三）分級管理，安全保密。檔案信息化建設(shè)可以減少原紙制材料的調(diào)閱，使得原本檔案材料可以長期封存保護，避免紙質(zhì)檔案損毀。 電子檔案可有效防止案卷材料被刪改、替換等問題，及時查找到案件負責(zé)人。同時，訴訟檔案的信息化建設(shè)可以對案卷進行保密管理，限制查詢?nèi)藛T，特定檔案只對有權(quán)限用戶開放，分級管理，有效解決檔案泄密等問題，能夠提高法院檔案的安全保密性。
三、檔案信息化改革的建議
（一）改變傳統(tǒng)思想束縛，樹立檔案管理改革意識。思想意識不能緊跟時代步伐，管理就會被落在后面。新時期對檔案管理有了新的要求，法院對于檔案信息化改革建設(shè)也提出了新的需求，每一個干警切實改變頭腦中固有的思想束縛是實現(xiàn)檔案信息化管理改革的重要標志。檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)加強對于檔案信息化管理的專業(yè)學(xué)習(xí)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段實踐到具體工作中。領(lǐng)導(dǎo)干部必須具備大局意識和長遠意識，拓寬視野，提高思想意識，正確認識到檔案信息化管理改革的重要性和緊迫性。
（二）切實加大投入，積極穩(wěn)妥推進信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項投入大、周期長、見效慢的工作，但是可以為今后的案件查詢等工作帶來實實在在的效果。根據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費納入預(yù)算范圍，并為檔案室購置與其信息化建設(shè)相配套的基礎(chǔ)設(shè)備，減輕相關(guān)人員的工作量。實現(xiàn)照片檔案、訴訟檔案、文書檔案等資料的數(shù)字化、信息化，逐步推廣電子文檔。檔案信息化建設(shè)需要緊緊依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺的進一步完善，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支撐能力。同時，法院檔案信息化管理必須兼顧安全保密建設(shè)，提高抵御安全風(fēng)險的水平。全面實施信息系統(tǒng)分級保護和非信息系統(tǒng)等級保護工程，滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺。
（三）依法制定標準，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范化。檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為一種趨勢，相關(guān)的法律法規(guī)正逐步健全和完善。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案載體也呈現(xiàn)出多元化，法院應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合其實際情況，制定相關(guān)標準和制度，建立和完善檔案管理體系。
第一，電子檔案的鑒定及電子文件的形成、保管、上傳都應(yīng)制定相應(yīng)的標準和格式要求，使其規(guī)范化。第二，不斷完善檔案信息化管理的制度建設(shè)，及時應(yīng)對新情況、解決新問題。修訂檔案信息管理工作標準、格式，以健全檔案信息管理體制、理論內(nèi)涵，保障檔案信息化建設(shè)的實施。第三，加強檔案管理科學(xué)化的激勵約束制度的建設(shè)，保障檔案信息化的推行和相關(guān)制度的落實，促進檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。
由于傳統(tǒng)檔案的封閉性，大部分檔案成為“信息孤島”，檔案信息資源不能充分發(fā)揮應(yīng)有的價值。建立統(tǒng)一的法院系統(tǒng)檔案信息化資源庫，對分散的司法檔案信息資源進行整合和應(yīng)用，是法院檔案信息化建設(shè)的必由之路。
【參考文獻】
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談到檔案工作，部分專業(yè)檔案中也存在正卷和副卷的名詞概念。例如：
1994年印發(fā)的《派出所檔案管理規(guī)定》中第五條：根據(jù)公安部《關(guān)于重點人口管理工作規(guī)定》，對列管的重點人口(包括暫住人口中的重點人口)進行管理中形成的有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)建立重點人口卷。已經(jīng)查實的有法律效用的材料，立為正卷；內(nèi)部審批的和未經(jīng)查實的材料，立為副卷。
1991年印發(fā)的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中第二十一條規(guī)定了“各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序”，閱卷筆錄，案件承辦人的審查報告，承辦人與有關(guān)部門內(nèi)部交換意見的材料或筆錄，有關(guān)本案的內(nèi)部請示及批復(fù)，合議庭評議案件筆錄，審判庭研究、匯報案件記錄，審判委員會討論記錄，案情綜合報告原、正本，判決書、裁定書原本，審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書和其他不宜對外公開的材料都在副卷之中。
1991年印發(fā)的《公安業(yè)務(wù)檔案管理辦法》中的政治偵察案卷、刑事偵查案卷、預(yù)審案卷、調(diào)查案卷、組織案卷等類檔案均需要建立副卷。
在地方專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門參與制發(fā)的專業(yè)檔案管理制度中，也出現(xiàn)了正副卷的字樣。如2010年印發(fā)的《廣東省勞動人事爭議仲裁檔案管理辦法》中第七條：勞動人事爭議仲裁檔案文書材料按照利于保密、方便利用的原則，分別立正卷和副卷。
既然正副卷名詞概念在如此多的專業(yè)檔案中出現(xiàn)，是否意味著按字面理解，正卷和副卷各自包含的檔案形式、內(nèi)容、保存價值差別巨大呢?
筆者認為顯然不是。例如在《勞動人事爭議仲裁辦案規(guī)則》中規(guī)定：副卷包括：評議記錄、立案審批表、調(diào)查提綱、閱卷筆錄、會議筆錄、底稿、結(jié)案審批表等。仔細分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁過程之中形成的，是完整的仲裁檔案中不可或缺的組成部分。缺少任何一種材料只能說明仲裁過程某個環(huán)節(jié)沒有進行或者是歸檔未實現(xiàn)齊全完整。這些文件材料是仲裁過程中部分環(huán)節(jié)的真實記錄，是仲裁檔案的組成部分，根本沒必要列為副卷。公安業(yè)務(wù)檔案、人民法院訴訟檔案的副卷情況類似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》中第六條中規(guī)定：罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動教養(yǎng)之后，其檔案應(yīng)進行整理，正副卷合并，每個人的檔案組成一卷或數(shù)卷。這說明正卷、副卷內(nèi)的檔案材料同樣重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必將其先分開后合并，增加基層檔案工作人員的無效工作呢?
據(jù)筆者了解，在實際工作中，仲裁檔案的正卷是可以讓申請人、被申請人查閱、復(fù)制的，而副卷牽涉到仲裁工作人員對當(dāng)事雙方利益平衡問題，因而不能向申請人、被申請人提供利用。這一做法源于2002年12月7日實施的《最高人民法院關(guān)于訴訟人查閱民事案件材料的規(guī)定》中的條文，民事案件的當(dāng)事人及訴訟人可免費到法院查閱本人案件的案卷，查閱案卷的范圍僅限于“正卷”，包括書、答辯書、庭審筆錄及各種證據(jù)材料等。
如果說在若干年前手工立卷方式下，必須通過實體分開以達到限制利用的目的，那么在計算機管理非常普及、以件為單位進行整理的今天，再提正副卷這樣的名詞概念就顯得很滯后了。有關(guān)部門完全可以通過單獨標識、單件利用的方式解決限制利用問題，沒必要再使用似是而非的名詞概念。
不過也有例外，《派出所檔案管理規(guī)定》中的副卷中包括“未經(jīng)查實的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料……耳目提供未證實的材料”等材料，而后面又規(guī)定“已查明否定的嫌疑材料”屬于不歸檔范圍。這就是自相矛盾的規(guī)定，屬于不歸檔范圍的材料為什么要納入到檔案的副卷去呢?這恐怕就是常識性錯誤了。
在此需要特別指出的是，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》實施辦法第四條規(guī)定“國務(wù)院各部門經(jīng)國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。如果專業(yè)主管機關(guān)擅自專業(yè)檔案管理制度，就多多少少有違法的嫌疑。
近年來，我院檔案管理工作在上級法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理條例》，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化為目標，狠抓檔案管理質(zhì)量，開拓進取，扎實工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評為全國、省、市級檔案管理先進單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計九十平方米，檔案辦公室二間，微機室一間，閱卷室一間。密集架108組，預(yù)計可容納到年的各大門類全部檔案。同時檔案室還配備了微機一臺、復(fù)印機一臺，檔案庫房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調(diào)機、去濕機、溫濕計和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“六防措施”全部落實，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個部分向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報我院的檔案管理情況：
一、主要做法
（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創(chuàng)一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長，以為副組長，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。并根據(jù)班子成員變動情況，及時調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設(shè)檔案室及檔案庫房，購置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”?！叭齻€克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關(guān)的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想?！耙粋€提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責(zé)上有分工，日常工作有人問，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。
（二）明確責(zé)任，嚴格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專職保密員負責(zé)到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責(zé)印章管理、行政處負責(zé)訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負責(zé)立案材料的入檔、審判人員負責(zé)卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責(zé)任落實到每個人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了“書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優(yōu)秀法律文書評比”等活動，并由審判監(jiān)督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。
（三）強化管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案設(shè)備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關(guān)”，即評查、歸檔和上架關(guān)。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，請上級法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒?，F(xiàn)在，我院檔案室共有文書檔案
卷，其中永久卷，長期卷，短期卷，業(yè)務(wù)檔案卷，合計卷，全部達到和基本達到上級要求的歸卷標準。
（四）嚴格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進行保密管理。面對借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個重要課題。針對這種情況，我院認真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，嚴格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對檔案管理人員實行加強保密教育，并要求其嚴格做到“不該說的不說，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進行。同時，根據(jù)法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對訴訟檔案實行書本式和卡片式索引，文書檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長期索引實行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國家秘密的前提下，為大量的申訴復(fù)查、審判質(zhì)量評查及公安、檢察司法機關(guān)偵破案件提供了及時的服務(wù)和可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。
（五）采取有效措施，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了全面搞好檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和管理工作，我院在加強自身建設(shè)的同時，還十分重視對基層法院檔案管理工作的指導(dǎo)和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面深入各基層法院檔案室進行實地指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題，現(xiàn)場解決。二是引導(dǎo)各基層法院檔案員相互參觀，互相學(xué)習(xí)，取長補短，交流經(jīng)驗。同時組織他們參加地方檔案局的培訓(xùn)，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強同地方檔案管理部門的聯(lián)系，積極參加各級主各類的檔案檢查，并請他們到法院檢查指導(dǎo)工作。四是及時準確地收集和報送檔案統(tǒng)計報表，對全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息。
二、存在的問題和困難
我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進步做了一些工作，也取得了一定的成績，但是離領(lǐng)導(dǎo)的要求、形勢發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當(dāng)大的差距，還存在一些不可忽視的問題和困難。主要表現(xiàn)在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應(yīng)付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進步；二是基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié)；三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。
三、今后工作打算
（一）繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)精神，提高工作人員依法治檔的意識。要經(jīng)常組織全院檔案工作人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運用內(nèi)部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個懂法、守法、共同關(guān)心檔案工作的良好氛圍。同時繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。版權(quán)所有
（二）全面提高檔案質(zhì)量，達到標準化、規(guī)范化要求。在檔案達標升級基礎(chǔ)上,檔案工作要進一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國家標準，不得使用木質(zhì)等粗糙紙張作檔案書寫材料，不準使用圓珠筆、藍墨水筆及化學(xué)材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達到國家標準要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺帳，做好檔案統(tǒng)計和鑒定工作。
一、抓好規(guī)范化，夯實基礎(chǔ)
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應(yīng)做到把好“三關(guān)”。
（一）把好“收集關(guān)”，基礎(chǔ)材料規(guī)范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責(zé)”的高度責(zé)任感，嚴格按照法律、法規(guī)及上級的要求，認真細致、按時保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。
（二）抓好“整理關(guān)”，科學(xué)立卷規(guī)范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導(dǎo)，職能業(yè)務(wù)部門要加強與檔案業(yè)務(wù)部門的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎(chǔ)建設(shè)，制定統(tǒng)
一、科學(xué)的檔案整理方案，增強訴訟檔案規(guī)范建設(shè)的可操作性，提高訴訟檔案建設(shè)的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定有機的結(jié)合起來，從而真正實現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。
（三）強化“考核關(guān)”，促進檔案規(guī)范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業(yè)務(wù)能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時強化考核，使每個相關(guān)人員加強工作責(zé)任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應(yīng)有地位。
二、落實制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學(xué)的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應(yīng)著重從三個方面：
（一）組織落實
法院的檔案管理是一個科學(xué)、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環(huán)節(jié)去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結(jié)以及調(diào)檔查閱等多個環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環(huán)節(jié)，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責(zé)的良好氛圍和責(zé)任意識。
（二）不斷完善
隨著社會發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應(yīng)新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應(yīng)法院檔案發(fā)展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學(xué)發(fā)展理念，摒棄“為爭創(chuàng)而爭創(chuàng)”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責(zé)任落實到法院業(yè)務(wù)管理工作中去，進一步明確各業(yè)務(wù)崗位的職責(zé)分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日?；?、規(guī)范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發(fā)展。
三、依托信息化，科學(xué)發(fā)展
法院檔案信息化建設(shè)是拓寬檔案服務(wù)利用外延，提高檔案服務(wù)效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。這就要求基層法院在檔案信息化建設(shè)過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設(shè)備如計算機、掃描儀、服務(wù)器等的同時，亦要積極加大適應(yīng)基層法院檔案管理實際工作的軟件設(shè)備的開發(fā)和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設(shè)
檔案信息資源共享的前提是各類
蓮山課件信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，不光要對室藏檔案數(shù)字化，同時還對新生成的文件進行數(shù)字化。充分利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，建立一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務(wù)。
（三）加大檔案人才隊伍的建設(shè)
一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，切實增強對檔案工作重要性的認識
長期以來，個別干警對檢察檔案工作存在錯誤的思想認識，即認為檔案工作是辦公室的事情，自己只要是把案子及時準確的辦結(jié)了，領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作完成了，不出什么問題，工作基本上就算完成了，不用在檔案工作上花時間，費精力，這就需要我們轉(zhuǎn)變思想觀念。一要加強領(lǐng)導(dǎo)，提供保障。要加大檔案工作經(jīng)費投入，改善工作環(huán)境和條件，實施規(guī)范化和科學(xué)化管理。二要培養(yǎng)檢察機關(guān)的全員檔案意識。檢察機關(guān)的檔案工作是一項全員參與的群眾性工作，許多門類檔案的形成要經(jīng)過數(shù)個部門、多人之手。例如，訴訟檔案的形成就要經(jīng)過審查批捕、審查、立卷等幾個環(huán)節(jié)，從材料的來源看，既有公安機關(guān)移送的，也有檢察機關(guān)在自偵過程中形成的；既有向外界調(diào)取的，又有內(nèi)部形成的，呈現(xiàn)材料來源的多樣性和材料收集的廣泛性。所以必須在全體干警中樹立全程管理的意識，注重抓好每個環(huán)節(jié)材料收集，才能保證卷宗材料的完整、齊全，保證檢察檔案的高質(zhì)量。三要加強對檔案價值及內(nèi)涵的再認識。檢察機關(guān)的各類檔案反映了檢察工作，便于檢察機關(guān)及有關(guān)部門的查考、利用，是構(gòu)成國家檔案的重要組成部分。這就要求在檔案工作規(guī)劃方面要有大局意識，在檔案建設(shè)中要有統(tǒng)籌意識，擴大視野，將檔案工作貫穿于監(jiān)督工作的始終，并不斷延伸檔案工作內(nèi)涵，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，為社會提供良好的信息服務(wù)。四要樹立檔案的服務(wù)意識。利用工作是檔案的核心工作，從這種意義上講，檔案的其它工作都圍繞利用這一中心任務(wù)展開。一方面，只有做好利用工作，才能體現(xiàn)檔案的價值，促進其它各項工作的開展；另一方面，各項工作取得成果后，會作用于檔案工作，促使其更好地建設(shè)和發(fā)展。
二、強化隊伍建設(shè)，扎實提高檔案人員業(yè)務(wù)綜合技能
我國《檔案法》第七條明確規(guī)定：“機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案實行監(jiān)督和指導(dǎo)”；《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》第五條也明確規(guī)定：“基層檢察院應(yīng)設(shè)專職或兼職檔案人員”。由此可知，設(shè)置專門機構(gòu)和配有專門的檔案人員是實施檔案工作科學(xué)化管理的先決條件，只有選配綜合素質(zhì)高、愛崗敬業(yè)，具有較強的從事檔案工作的專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，才能保證檔案工人的質(zhì)量。檢察機關(guān)檔案工作人員包括各業(yè)務(wù)部門兼職人員，要加強自我學(xué)習(xí)，采用組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)歷教育、定期業(yè)務(wù)考核等方式，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，最終以培養(yǎng)復(fù)合性的專業(yè)人才為目標，使檔案人員既有較強檔案業(yè)務(wù)知識，又有一定法律知識和綜合知識，還能操作運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的復(fù)合性人才。新時期檢察機關(guān)檔案工作對檔案工作人員的自身素質(zhì)也提出了更高的要求。一是提升檢察檔案管理人員政治素質(zhì)，樹立高度的職業(yè)責(zé)任感和堅定明確的事業(yè)心，提高檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，充分認識檢察檔案的重要性以及它潛在的價值，認真履行崗位職責(zé)，確保能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。二是提升檢察檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅要具備檔案專業(yè)知識，而且還要具備相關(guān)的檢察業(yè)務(wù)知識。三是提升檢察檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、文化等各個方面，只有具備較全面的知識，才能做好各門類檔案的收集、管理、鑒定、利用等工作。
三、豐富工作內(nèi)涵，確保檔案管理適應(yīng)檢察工作需求
檔案工作的職能在新的歷史條件下需要進一步調(diào)整，突出其服務(wù)功能。一是工作重心由收集、保管向綜合利用轉(zhuǎn)換。由于檢察機關(guān)訴訟檔案封閉管理的機制沿襲時間較長，在一段歷史時期又遭受到嚴重破壞，檢察機關(guān)檔案管理工作重點放在了檔案的收集、保管齊全、完整上，對鑒定銷毀等工作開展采取了消極、謹慎的態(tài)度。對利用開發(fā)工作上則顯得投入不足，服務(wù)質(zhì)量不高，僅能滿足簡單的檔案調(diào)閱。編研工作處在低水平、低層次的文件匯編、摘錄階段。新時期，檔案工作要更好地配合法律監(jiān)督及社會需要，著力加強編研工作，在保證檔案完整翔實的基礎(chǔ)上，挖掘檔案內(nèi)涵，提供更加全面的信息參考和更深層次的咨詢服務(wù)。二是服務(wù)方式由被動接受查檔向主動提供服務(wù)模式轉(zhuǎn)換。新時期檢察機關(guān)的信息資源對工作查考、借鑒、決策、證據(jù)、調(diào)研等方面的作用更加突出。檔案工作者必須具備前瞻意識，主動預(yù)測、捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，并作出相應(yīng)對策；加強檔案的宣傳工作，征求各方對檔案利用的意見，公布或提供服務(wù)的范用、內(nèi)容，便于利用者了解室藏情況，更好地利用檔案資源。三是服務(wù)范圍由嚴格限制向面向社會轉(zhuǎn)換。一方面要減少對利用者身份的限制，由過去主要面向法院、公安機關(guān)、檢察機關(guān)、及案件的當(dāng)事人，逐步面向全社會；另一方面在利用內(nèi)容范圍上要擴展，在符合《檔案法》的規(guī)定，并且不違反監(jiān)督工作的要求和保護當(dāng)事人合法權(quán)益的前提下，掌握好檔案的公開范圍，采取多種形式向社會提供利用，滿足社會不斷增長對檢察院各類檔案的信息需求。
四、規(guī)范檔案管理，推動新時期檢察檔案工作科學(xué)發(fā)展
隨著國家各項法律、法規(guī)的健全和完善，檢察機關(guān)工作任務(wù)日趨繁重，檢察院的檔案數(shù)量增幅較大，工作量急劇上升。過去檔案主要以手工技術(shù)為主要的管理手段，無論在信息檢索速度、范圍、質(zhì)量及信息的貯藏等方面已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息服務(wù)“快、廣、準”的要求。檔案管理只有充分利用以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，才能達到提高檔案工作效率與更好地滿足利用需求的根本目的。首先建立以室藏內(nèi)容提高利用工作為目標的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)、利用、管理工作現(xiàn)代化。其次建立以維護檔案完整與安全為目的的檔案實體管理系統(tǒng)。包括防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)；溫濕度的自動調(diào)控系統(tǒng)；采取“八防”等相應(yīng)有效措施，實現(xiàn)檔案整體管理現(xiàn)代化。第三建立以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)由訴訟資源信息本院系統(tǒng)內(nèi)各用戶之間共享，逐步發(fā)展成檢察系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，更好地發(fā)揮檢察院檔案信息資源的社會效益。
一、深化檢察檔案工作機制建設(shè)
建立、健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,形成由主管檢察長領(lǐng)導(dǎo),辦公室分管主任負責(zé),檔案員統(tǒng)一管理與具體指導(dǎo),各部門協(xié)調(diào)配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規(guī)范執(zhí)法、促進檢察業(yè)務(wù)工作發(fā)展的一項重要內(nèi)容,及時解決檔案工作中存在問題,及時制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監(jiān)管和服務(wù)力度,提高質(zhì)量。嚴格執(zhí)行歸檔制度,加強對重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目的收集與整理,確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時。加大檔案監(jiān)管力度,強化檔案“收、管、用”各個環(huán)節(jié)重點任務(wù),切實提升檔案管理水平。
二、深化檔案隊伍素質(zhì)能力建設(shè)
堅持黨要管黨、從嚴治黨,推進黨建統(tǒng)領(lǐng)的新常態(tài)。鞏固教育實踐活動成果,嚴格履行檔案隊伍責(zé)任意識和履職能力,定期開展理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。積極營造健康向上、務(wù)實清廉的工作氛圍。一是提升基層檔案隊伍業(yè)務(wù)水平。加大教育培訓(xùn)力度,通過舉辦專題培訓(xùn)、開展觀摩交流等形式增強檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神的培養(yǎng),積極營造團結(jié)進取檔案隊伍。二是培養(yǎng)檔案人員愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實、埋頭苦干、甘于奉獻的敬業(yè)精神,把教育培訓(xùn)經(jīng)?；⑾到y(tǒng)化、制度化來抓,不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能和理論水平。三是定期組織檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn),不斷更新知識、更新理念、更新觀點、提高認識,確保檔案工作保持良好發(fā)展局面。 四是加強檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)研討活動,提高檔案人員綜合素養(yǎng),以“講能力、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹形象、求實效”為主題,全面提升檔案人員職業(yè)道德水平,服務(wù)大局的良好工作氛圍。
三、深化檢察檔案管理體系建設(shè)
隨著司法改革的推進和社會檔案意識的增強,依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯,訴訟檔案的法制建設(shè)也將受到更多的關(guān)注。檔案資源是一切工作開展的基礎(chǔ),是深化管理手段、挖掘信息價值,從而換發(fā)檔案工作的生機和活力。檢察檔案記載著檢察事業(yè)的發(fā)展歷程,更主要反映著檢察工作民主法制進程和重大司法改革的原貌。
(一)依法管檔,法律先行
作為檔案守護者、執(zhí)行者,必須練就一身過硬的本領(lǐng),熟知相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度,時刻保持清醒的頭腦,及時更新、補充知識,擴大自己的知識面,嚴格按照《檔案法》規(guī)定和標準管理檔案事業(yè),任何人都不能凌駕法律之上,凡是違反檔案法律法規(guī)的行為,都必須依法追究法律責(zé)任。 作為檔案工作者只有熟悉法條,依法辦事,才能贏得社會的理解和尊重,才能為檔案事業(yè)法制化建設(shè)添磚加瓦。
(二)依法管檔,從源頭抓起
檔案接收工作是檔案管理工作的起點,接收工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理與檔案利用,因此,對待接收工作不能絲毫懈怠,更不能馬馬虎虎礙于情面,對不符合要求卷宗材料堅決退回整改。
(三)依法管檔,抓好檔案入口關(guān)
在訴訟檔案歸檔時,檔案機構(gòu)應(yīng)按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進行分類管理,人民檢察院訴訟檔案的編號應(yīng)以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提,將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個順序號。并對訴訟卷宗的編號、案件來源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報人姓名、案由、處理結(jié)果、收案日期、結(jié)案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進行全面審查,以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實、合法、有序,全面提高檔案歸檔質(zhì)量。
(四)依法管檔,建立信息采集制度
加強與各部門的溝通,建立信息采集制度,信息采集是電子文件(檔案)備份中心系統(tǒng)的基礎(chǔ),沒有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐,電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此,信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合,明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。 四、深化檢察檔案安全保密體系建設(shè)
保障檔案實體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應(yīng)當(dāng)構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系,加強內(nèi)部管理,把安全責(zé)任、安全制度、保障措施落實到實處。一是加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)投入,逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案庫房、音像檔案庫房、實物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案庫房配備監(jiān)控報警設(shè)備、溫濕度控制調(diào)節(jié)設(shè)備、氣體滅火設(shè)備、驅(qū)蟲殺菌設(shè)備,配齊音像檢測和播放設(shè)備、數(shù)字化掃描、存儲、備份設(shè)備、檔案管理軟件及專用服務(wù)器,切實提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護體系, 嚴格執(zhí)行檔案安全保密管理制度,嚴防把檔案傳輸?shù)椒蔷W(wǎng)絡(luò),加強對檔案管理軟件、檔案專用計算機、檔案專用服務(wù)器和其他檔案存儲介質(zhì)的安全保密管理,確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運行的安全。四是堅持定期自查和檔案安全巡查。定期清點庫存檔案,檢查借閱制度落實情況,加大互查力度,細化考核標準,確保制度落實到實處。
五、深化檢察檔案利用服務(wù)能力
隨著社會不斷發(fā)展與進步,人們對檔案利用的
要求越來越高,檔案提供利用服務(wù),就是最大限度的滿足檔案利用需求,發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價值的集中體現(xiàn),實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的拓展與增值,充分發(fā)揮各類檔案的作用,實現(xiàn)檔案的價值。 (一)嚴格借閱檔案審批制度,確保檔案利用安全
結(jié)合檔案利用多的情況下,制定嚴格的檔案審批程序,制定檔案利用審批表,由檔案利用人簽名,填寫借閱事項、借閱目的和借閱時間,經(jīng)處室兼職檔案員簽名,報處室正、副處長審批,再報主管檢察長批準。文書檔案屬于我院機密檔案,一般不外借,如外單位利用我院文書檔案時,需經(jīng)主管檢察長批準,方可辦理借閱手續(xù),并限期規(guī)檔。
(二)嚴格借閱登記手續(xù),確保證件齊全
檔案利用人辦理完檔案借閱審批手續(xù)后,需到檔案室填寫檔案利用登記卡,由檔案部門專職檔案員簽字確認其身份后方可借出。歸還卷宗時,由借閱人填寫歸還卷宗冊數(shù)和歸還時間,方可確認歸還卷宗。上級檢察院和同級法院、公安局、安全局,因工作需要借閱卷宗的,除上述程序外,還需持有單位介紹信、工作證經(jīng)我院辦公室主任和主管檢察長審批方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。其他單位一般不外借,因特殊情況需要借閱時,需經(jīng)主管檢察長批準,并限期歸還。
(三)借閱卷宗催還制度,確保卷宗完整
1 人事檔案管理信用化改革的可行性
第一將人事檔案與信用檔案相結(jié)合，從某種方面上來說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業(yè)單位對于人的評價標準，而信用作為人的最重要的評價標準之一，理所應(yīng)當(dāng)?shù)膽?yīng)該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來，使檔案的管理更加的完善，為市場提供更為完整詳實的社會信息，從而更完善的評價一個人。
第二，我國早已經(jīng)設(shè)立了一個完善的個人信用數(shù)據(jù)庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時候我國的個人信用數(shù)據(jù)庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會企業(yè)、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個良好的基礎(chǔ)。[1]
第三，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒信用檔案的管理方式
信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個幾個值得深思的性質(zhì)：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內(nèi)容詳實；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對真實的；四信息的時效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時間性質(zhì)的，一般來說，信息來源人的負面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時刻更正性：信息的來源人，可以質(zhì)疑信息的真實性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護的，管理過程中每一個程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]
2 人事檔案信息信用化管理的具體策略
2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當(dāng)前的社會的發(fā)展
人事檔案收錄進信用檔案有利于全方位的評價一個人，個人品德方面也將會被納入人才的評價標準，信用檔案本身就擁有時效性，可以使人事檔案的資料即時的更新對于人的評價也能與時俱進，信用記錄中擁有個人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個人的貸款和還款記錄、社會保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對于記錄人的評價，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對于人由不良信用產(chǎn)生的負面評價有了詳實的記錄，維護了人才市場的公正。[3]
2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管
政府建立人事檔案管理機制，是為了保障人合法的享受社會權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當(dāng)擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實性的權(quán)利。四：檔案里的負面記錄，應(yīng)當(dāng)在一定的時間里刪除，不能永遠跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當(dāng)受到法律的譴責(zé)。六：在法律上予以保護，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當(dāng)有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。
2.3 推行人事檔案管理社會化
檔案的管理應(yīng)當(dāng)有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會服務(wù)的，人事檔案的社會化為市場尋找人才的提供了要求標準，下面提出推行人事檔案社會化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對記錄人進行工作能力、職業(yè)道德方面的評價。當(dāng)記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機構(gòu)管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。
2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理
檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當(dāng)前社會逐漸走向了新媒體的時代，在這個時代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識別碼保護檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國各個單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]
2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會化
當(dāng)前中國的人事檔案管理制度，依舊需要更多的完善，應(yīng)當(dāng)通過法律來規(guī)范其管理制度和推行使人事檔案社會化的進程加快，在信息的尋覓、歸納、管理的過程中應(yīng)當(dāng)由法律進行監(jiān)督，檔案管理集中化的法律法規(guī)目前國家還沒有頒布，對于檔案隱私權(quán)的維護的相關(guān)法律也沒有實行，這些都是檔案管理制度化過程中的法律漏洞，理當(dāng)予以補全。