時間：2023-03-15 14:53:41
導(dǎo)語：在建筑檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【關(guān)鍵詞】：企業(yè)檔案管理；重要性；檔案缺失；方法對策
中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
一.引言
自改革開放30多年以來，建筑業(yè)得到迅猛發(fā)展，并躋身為我國國民經(jīng)濟的三大支柱性產(chǎn)業(yè)之一。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國社會主義市場經(jīng)濟體制正在逐步發(fā)展與完善，在進入21世紀以后，科學(xué)化、專業(yè)化知識、信息網(wǎng)絡(luò)自動化已成為社會發(fā)展的主要標志。但現(xiàn)實情況是，很多建筑企業(yè)的檔案管理工作有著各種各樣的問題。作為建筑企業(yè)的檔案管理人員我們必須要加強企業(yè)的檔案管理，從而適應(yīng)建筑行業(yè)的發(fā)展趨勢。。
二.企業(yè)檔案的空缺
跟其它行業(yè)的企業(yè)相比較，建筑業(yè)有著其自身所獨有的特點，這就使得建筑企業(yè)檔案管理工作看上去顯得比較原始。它的突出問題主要表現(xiàn)在：很多企業(yè)并不重視檔案管理工作，甚至有些大中型企業(yè)就連最基本的檔案專職管理員都沒設(shè)置，還有一些企業(yè)假借改制的名義將檔案管理部門“優(yōu)化組合”掉。
三.導(dǎo)致缺失企業(yè)檔案的原因
1．建筑企業(yè)檔案管理工作的復(fù)雜性、長期性以及艱巨性取決于建筑行業(yè)本身的特點。建筑行業(yè)不僅異地化、跨區(qū)域作業(yè)多、流動性大、施工戰(zhàn)線過長，而且施工過程具有不穩(wěn)定的特點。這就增加了整理、收集、立卷歸檔檔案資料的難度。
2．由于建筑行業(yè)從業(yè)結(jié)構(gòu)存在著掛靠、層層分包、非法用工以及其他不良現(xiàn)象，使得建筑工程項目的成分變得錯綜復(fù)雜。甚至一些建筑施工總承包單位也不知道自己有多少“包工頭”、施工隊伍參與施工。此外，即使是處在同一個施工項目當中，隨著施工工程的進展，參于施工的相關(guān)工作人員也可能會隨時調(diào)動。在上述種種條件制約下，要做好建筑企業(yè)的檔案管理工作并不容易。
3．在當前競爭高度激烈的建筑市場，建筑企業(yè)的盈利空間十分狹小，呈現(xiàn)“僧多粥少”局面，絕大多數(shù)中小型建筑企業(yè)都是在進行微利經(jīng)營。所以，建筑企業(yè)當前所面臨的問題就是思考如何能夠降低生產(chǎn)成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。在這樣的思想指導(dǎo)下，企業(yè)檔案管理的缺失也就顯得不足為奇。
四．加強建筑企業(yè)檔案管理的意識
做好建筑企業(yè)檔案管理工作可以說是保障建筑行業(yè)發(fā)展長遠的必經(jīng)之路。建筑企業(yè)的運營如果離開良好的企業(yè)檔案管理工作就會成為無源之水，難以進行下去。
1．建筑企業(yè)檔案能夠為建筑企業(yè)制定中、短、長期的發(fā)展目標提供明確而有效的載體。每一個生產(chǎn)經(jīng)營活動都必須要具備一定的穩(wěn)定性、延續(xù)性，眼前利益必須服從于長遠利益。所有這些相關(guān)的衡量標準，都可以從建筑企業(yè)的檔案管理中找到有關(guān)的執(zhí)行依據(jù)。
2．建筑企業(yè)檔案管理工作真實體現(xiàn)了建筑企業(yè)的經(jīng)營活動。不管是建筑企業(yè)用工機制的改革、安全勞動競賽、考核績效工資，還是項目建設(shè)的目標管理、建筑工程項目招、投標，都能夠借助建筑企業(yè)的檔案來進行真實反映。換句話說，通過對存檔的檔案資料進行整理、研究、分析對比，檔案管理人員能夠從中找到目前企業(yè)內(nèi)部所隱藏的問題，然后采取相應(yīng)措施解決問題。
3．建筑企業(yè)檔案管理工作是建筑業(yè)開發(fā)與應(yīng)用新工藝、新技術(shù)、新材料的主要依據(jù)。自從我國加入WTO世貿(mào)組織以來，歐美國家的先進技術(shù)正源源不斷的涌進國內(nèi)。在這種條件下，建筑業(yè)應(yīng)用推廣的一些新工藝、新技術(shù)、新材料正在不斷加快更新的步伐，這就需要我們不斷收集各種資料與數(shù)據(jù)，并進行分析研究，努力掌握技術(shù)特點，從而為以后建筑施工技術(shù)的應(yīng)用推廣打下堅實基礎(chǔ)。如果不進行深入的研究，在以后的建筑行業(yè)發(fā)展道路上會走的更加艱難。
4．建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)開展科學(xué)管理的必要條件。目前建筑企業(yè)所面臨的主要問題是如何建立起現(xiàn)代化的企業(yè)制度，從而提高建筑企業(yè)的管理水平，加快與國際市場的接軌。目前正是建筑企業(yè)體制改革的關(guān)鍵時期，檔案工作的潛伏價值開始顯現(xiàn)出來。
(1)能夠為建筑企業(yè)改革的實施提供可靠的依據(jù)。實施建筑企業(yè)現(xiàn)代化的制度改革，應(yīng)該充分發(fā)揮建筑企業(yè)檔案信息的作用。尤其是在建筑企業(yè)改制后，它的產(chǎn)權(quán)性質(zhì)發(fā)生了質(zhì)的變化，相應(yīng)的人事制度也會發(fā)生改變，這就需要依照相關(guān)法律法規(guī)，對建筑企業(yè)的資產(chǎn)、負債進行有步驟地核查，評估建筑企業(yè)的固定資產(chǎn)，和無形資產(chǎn)。而所有這些內(nèi)容都必須有豐富大量的建筑企業(yè)檔案資料來作為依據(jù)，才能夠?qū)ㄖ髽I(yè)有效的進行資產(chǎn)重組，改造兼并。
（2)目標化管理是建筑企業(yè)管理的一種十分重要形式，而目標管理的制定和責任制的建立與完善，以及完成情況的評比和考核，在很大程度上要建筑企業(yè)檔案工作的支持。因為在目標化管理實施過程中所形成的大量資料信息是企業(yè)季度、年終考核評比工作中不可缺少的依據(jù)。
五．加強建筑企業(yè)檔案管理的對策
建筑企業(yè)檔案管理工作不僅是種潛在的財富，也是建筑業(yè)做大做強的堅強后盾。因此在當前建筑業(yè)面臨著“擴內(nèi)需、保增長、調(diào)結(jié)構(gòu)”的形勢下，應(yīng)從以下幾個方面抓起。
1．各級城鄉(xiāng)建設(shè)以及住房主管部門必須依法監(jiān)管建筑企業(yè)的檔案管理工作。最近幾年，建筑企業(yè)檔案管理工作初步納入了法制化的軌道。《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《建筑法》，住房與城鄉(xiāng)建設(shè)部出臺了有關(guān)《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規(guī)，地方建設(shè)主管部門必須要依法行政，嚴格執(zhí)法，加大對建筑企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)管力度。與此同時，還應(yīng)該支持建筑企業(yè)檔案管理工作，健全和完善建筑企業(yè)檔案管理目標責任制，督促建筑企業(yè)加大對檔案管理工作資金方面的投入，改善檔案管理人員的環(huán)境設(shè)施與辦公條件，保證檔案的收集、整理、歸檔等工作程序的暢通。
2．實施嚴格的建筑企業(yè)檔案管理制度。根據(jù)建筑業(yè)自身特點以及各類檔案形成的規(guī)律和特點制定出科學(xué)完善的管理制度，并將《檔案的收集范圍和工作細則》、《檔案員工作職責》、《檔案借閱制度》、《檔案入庫制度》、《檔案的開發(fā)利用》等制度納入到建筑企業(yè)升級，資質(zhì)就位、企業(yè)信譽等級評定等綜合考核指標上。
3．完善建筑企業(yè)檔案管理工作。以件為保管單位。目前有的立卷方法在裝訂案卷時，首先要去除文件原有的金屬裝訂物，再重新打眼裝訂，這一過程易損傷文件。同時在今后要復(fù)印其一部分時還要重拆，十分不便。為此，應(yīng)采用裝訂成卷包裝，將每一份文件作為一個獨立的實體進行規(guī)檔，使之既能保持文件的獨立性，又便于存取使用。
六.結(jié)束語
綜上所述，通過本文的學(xué)習(xí)，我們知道建筑企業(yè)檔案管理工作不僅基礎(chǔ)性和邊緣性都很強，而且它也是評判建筑企業(yè)管理水平高低的一個標準。為此，加強建筑企業(yè)檔案管理工作十分必要，要求相關(guān)人員認真去貫徹執(zhí)行。
【參考文獻】：
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4. 路建華.從幾類案件的敗訴看企業(yè)檔案的重要性[期刊論文]-山西檔案2009(5)
5. 劉紅遠.如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作[期刊論文]-價值工程2011,30(11)
建筑文件檔案的管理是行政工作中一個主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見檔案管理已是企業(yè)各部門組成的重要一環(huán)。它是一項政策性、機密性、專業(yè)性強的工作，要充分認識檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護歷史的真實面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實施文件檔案管理，認真學(xué)習(xí)“檔案法”和國家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開拓，要求檔案管理者要面對壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學(xué)習(xí)，提高再學(xué)習(xí)再提高，進一步提高對文件檔案的認識，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識理論技術(shù)手段，必須通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)活動。在實踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，我們的文件檔案工作在新形勢下就會出現(xiàn)新特點，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務(wù)于社會服務(wù)與企業(yè)各部門的管理模式，要與時俱進，立足當前服務(wù)于未來，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。
2文件檔案的實踐經(jīng)驗
企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實踐經(jīng)驗，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時工作感覺不重要，但讓你查找時臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補救的。對文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個漫長的發(fā)展過程。社會進入了一個嶄新的發(fā)展時代，國家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進入了前所未有的新時代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進一步形成檔案工作氛圍，認真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強管理意識，要求管理人員要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟效益和社會效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。
3電子文件檔案的管理
隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計算機中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應(yīng)時代的需要，市場的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時代真實記錄不會因為檔案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應(yīng)認真研究、扎實學(xué)習(xí)每一個程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準率，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個平臺，全面的了解文件的重點和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計算機文件的特點，采用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲空間，為企業(yè)提供準確的文件檔案信息服務(wù)。文件檔案對電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理，為信息存儲提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時，增強文件檔案管理、注重完善自我、熱愛本職工作、加強檔案法制意識，共同推進電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開展，實現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的基本知識、實踐技能的掌握與應(yīng)用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔起電子文件檔案管理工作的重任，做出應(yīng)有的貢獻。
[論文摘要]近年來城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項目眾多，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來越繁重。簡要分析建筑工程勘察檔案的特點，并結(jié)合工作實踐探討在當前時期如何做好勘察工程檔案管理。
地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗數(shù)據(jù)統(tǒng)計、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。
一、工程勘察檔案的特點
（一）組成的成套性
勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學(xué)的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。
（二）形成的階段性
根據(jù)勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經(jīng)過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個勘察階段各個專業(yè)的勘察活動分別組成各自互相聯(lián)系的有機整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。
（三）內(nèi)容的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。
（四）貯存的空間需求性
工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術(shù)活動中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對內(nèi)可參考借鑒，對外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟效益。
（六）使用價值的時效性
工程勘察檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低?？梢姡こ炭辈鞕n案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數(shù)。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規(guī)律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。
二、當前的勘察工程檔案管理
當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責任。
（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)
當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監(jiān)督管理人員對各設(shè)計、施工單位進行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。
（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全
勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場技術(shù)人員核對是否同施工現(xiàn)場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應(yīng)及時通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。
（三）圖紙、資料的標準化歸檔
當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：
一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。
二是要對現(xiàn)有檔案認真進行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點，更加嚴格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關(guān)資料。
三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動化、形象化。
（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制
一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。
總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。
參考文獻：
隨著信息化技術(shù)的進步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1 我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀
我國建筑工程電子文檔與發(fā)達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。
1.1 電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。
1.2 電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術(shù)人員負責，但計算機技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。
1.3 電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強。
1.4 對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質(zhì)的文件檔案進行替換。對紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2 實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應(yīng)的措施，來保證良好的文件管理，從而實現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎(chǔ)。
2.1 對建筑工程電子文件實行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。
2.2 明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對相關(guān)電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強電子文件檔案管理技能。
2.3 普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。
2.4 在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業(yè)人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。
2.5 提高對于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性?？梢云赣脤I(yè)的鑒定人員，對電子文件的內(nèi)容進行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。
2.6 完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內(nèi)容需要進行核實，另一方面，對于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
關(guān)鍵詞：工程；檔案管理；質(zhì)量
Abstract: Archive management is a system engineering, project archives in the new period to a certain extent, difficulty and hope, opportunity and hope, it is be imperative to realize the innovation and development of project archives. How to adapt to the new form, new task, for the project construction tasks to escort in the new era, has become the current project archives management of urgent need to study and solve problems. This paper put forward some suggestions on the actual file management measures.
Key words: engineering; file management; quality
中圖分類號：G271 文獻標識碼： 文章編號：
工程檔案是建筑工程質(zhì)量的直接反映建筑工程檔案直接反映了建筑工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建筑工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質(zhì)量。建筑工程檔案作為建筑工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建筑過程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內(nèi)容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。在前面我們已經(jīng)論述過建筑工程檔案是建筑工程的有機組成部分，從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來看，建筑工程檔案的質(zhì)量也是建筑工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好。這一個觀點可以從建筑工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建筑、施工各方對建筑工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。
增強檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念
基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領(lǐng)導(dǎo)達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建筑單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。轉(zhuǎn)
構(gòu)建科學(xué)適用的檔案管理體制
建筑單位在工程建筑初期根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和技術(shù)要求,制定本工程的檔案管理辦法、實施細則,對檔案機構(gòu)及其職責,材料歸檔要求、檔案的案卷質(zhì)量、檔案的利用與管理等做出具體規(guī)定,使整個檔案工作從工程建筑一開始就納入正常管理軌道,真正做到檔案工作的各個環(huán)節(jié)有章可循,有法可依。在工程準備與建筑階段,檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)及時了解工程建筑項目的計劃、規(guī)模、性質(zhì)、進度等,并且經(jīng)常與工程資料員保持聯(lián)系,使得檔案的跟蹤收集工作從工程立項開始就與工程同步進行。提高工程檔案報送的質(zhì)量,以及成套性和完整性。在工程建筑后期,加強對檔案的預(yù)驗收工作,以確保資料齊全、完整和準確。
管理單位要建全檔案工作規(guī)章制度,嚴格按照國家檔案局8號、9號令要求，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則,將技術(shù)檔案資料的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解,具體落實到基層單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員,納入相關(guān)的管理工作程序和職責范圍。檔案管理工作要切實做到有組織領(lǐng)導(dǎo),有專職檔案員,有檔案管理制度,技術(shù)檔案整理歸檔應(yīng)當規(guī)范統(tǒng)一。還應(yīng)結(jié)合單位實際情況,不斷完善技術(shù)檔案管理工作的各項規(guī)章制度,提高可操作性。
全程參與，工程與歸檔同步進行施工階段產(chǎn)生、形成的工程系統(tǒng)質(zhì)量保證性材料是建筑工程檔案的核心部分，這些材料直接記述和反映工程建筑的內(nèi)在結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，檔案管理部門應(yīng)以高度的責任感深入實際、積極主動地檢查、督促有關(guān)施工管理部門和責任人。使其及時做好收集工作，最大限度地確保該階段工程質(zhì)量保證材料與所記錄的對象保持一致：要做到這一點，在具體管理工作中應(yīng)堅持“三同步”。首先，堅持建立施工現(xiàn)場監(jiān)督機構(gòu)與工程開工同步。其次，要堅持項目歸檔材料的收集、積累與結(jié)算施工進度款同步。第三，要堅持施工現(xiàn)場預(yù)立卷與施工進程同步。堅持施工現(xiàn)場預(yù)立卷，使它與項目的實際工程進程同步。檔案驗收應(yīng)重點檢查：工程前期文件、各種隱蔽工程記錄、設(shè)計基礎(chǔ)文件、施工技術(shù)文件、竣工圖文件、事故處理文件、質(zhì)量檢驗評定文件、監(jiān)理工作文件和各項專業(yè)驗收文件，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、手續(xù)是否完備、質(zhì)量是否符合歸檔要求等。檔案工作人員應(yīng)站在維護和確保建筑工程檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全這一高度，敢于項真，嚴肅認真地把好這最后一關(guān)。五、通過合同控制確保檔案管理職責的有效落實工程項目檔案資料形成部門多，文檔資料數(shù)量大、種類廣，只有遵循“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，才便于檔案資料收集齊全、完整和系統(tǒng)。為了保證各參建單位對各自所形成的文檔資料按規(guī)范要求收集、整理和歸檔，建筑工程部門應(yīng)充分運用法律手段，以合同的形式來明確各參建單位的檔案責任。與各參建單位簽訂合同時，合同管理部門嚴格把關(guān)，把工程資料的收集、整理、歸檔工作，作為一項重要內(nèi)容寫進合同；以合同的形式來明確參建各方文檔資料的形成范圍、費用、歸檔套數(shù)和檔案質(zhì)量要求，明確檔案的權(quán)屬。在最后的合同結(jié)算時，以檔案的完成情況作為結(jié)算支付的依據(jù)。六、加強工程檔案的軟件、硬件建筑要做好工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建筑。既要抓“軟件“――隊伍的建筑,又要抓”硬件“――辦公設(shè)施的建筑,兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建筑。打造高素質(zhì)的檔案管理人員的培訓(xùn),通過培訓(xùn),強化檔案人員的信息意識、經(jīng)濟意識、保密意識和現(xiàn)代化意識,不斷提高檔案人員職業(yè)操守和業(yè)務(wù)技能。檔案員作為國家財產(chǎn)的保存者、守護者,應(yīng)本著對歷史負責的態(tài)度,認真鉆研業(yè)務(wù),開展深層次的研究,發(fā)揮檔案的價值,為實現(xiàn)檔案的社會功能盡到自己的責任。新時期的檔案工作者應(yīng)具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風范與氣質(zhì),應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識,提高自身的修養(yǎng),陶冶自身情操,以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進來”的辦法,到外地兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗,取長補短,不斷改進。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。
1、要加快檔案室硬件的建筑,檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。
2、加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)多樣化,信息交流網(wǎng)絡(luò)化,與時代同步,有效改善檔案管理環(huán)境。再次,在軟硬件建筑逐步完善的基礎(chǔ)上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現(xiàn)代化。改變“重藏輕管”的傳統(tǒng)檔案管理觀念,充分調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創(chuàng)新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,最大程度上開發(fā)和利用檔案,服務(wù)于交通事業(yè)和社會其他部門。新時期的檔案要著重體現(xiàn)“可用性”要通過創(chuàng)新和發(fā)展,將現(xiàn)代化的科技應(yīng)用于檔案,提高檔案的利用效果和管理質(zhì)量。如使用u盤、可移動硬盤、光盤、掃描儀等存儲介質(zhì),減少檔案保管的空間;利用微縮技術(shù)解決圖紙保管問題;建立數(shù)據(jù)庫方便查詢和實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。積極推進電子檔案管理、檔案網(wǎng)上查詢服務(wù),使工程檔案更好地得到保管和利用。
七、加強培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對做好檔案管理工作起著關(guān)鍵作用。施工單位的檔案管理人員多以兼職為主，即使是專職的資料員，其檔案業(yè)務(wù)專業(yè)水平也是非常有限，加上人員流動頻繁，對檔案管理工作帶來很多負面的影響。因此，建筑工程部門有計劃、有重點地對參建各方檔案管理人員進行培訓(xùn)，使他們增強了檔案意識、熟悉檔案管理規(guī)范、熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識。
檔案管理工作的開展離不開先進的思想意識，而先進的思想意識的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對檔案管理工作的認識，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進行學(xué)習(xí)，了解國家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標準培訓(xùn)流程當中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項目中，要對于自身的檔案服務(wù)范圍進行拓展和跟蹤，積極地實現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動，讓員工主動參與進去，不斷提高檔案管理的意識與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項檔案資料及時地進行歸檔和提交，保證檔案資料的時效性。
2規(guī)范管理
建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時，要對于相關(guān)的檔案管理行為進行規(guī)范化操作，通過制定一個統(tǒng)一的標準來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎牌、證書等）檔案管理、會計檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會計、工程建設(shè)、特殊等不同類別進行管理，并且對于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴格遵守，從而有效地提高整個檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時編寫相應(yīng)的檢索目錄。
3信息化建設(shè)
企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時俱進地進行創(chuàng)新和改進，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。通過對信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個科學(xué)的檔案信息管理平臺，可以實現(xiàn)對信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對檔案信息進行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對于一些重點、機密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對權(quán)限的有效分配，實現(xiàn)了檔案保密的功能。
檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對紙質(zhì)檔案歸檔的同時，也要做好電子文件的及時歸檔，對重要的紙質(zhì)文件、實物文件通過掃描翻拍等手段進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對檔案保管條件進行提高，并且對檔案信息的保管設(shè)備進行及時地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴格的授權(quán)，并嚴格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進行改進，提高了管理效率，并且實現(xiàn)了檔案信息的高效利用。
4做好檔案服務(wù)
檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點關(guān)注對檔案信息的開發(fā)與利用。對建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進行科學(xué)地處理，并且及時地提供給相關(guān)部門進行利用。通過對于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時，很多榮譽、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標中的重要籌碼。檔案管理者及時地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場競爭力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對象是整個企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標準的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個部門對檔案資料的需求。
5結(jié)束語
關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；重要性；措施
Abstract: The construction of archives management of engineering construction is an important and indispensable link, archives management work in a certain extent, can promote the development of modernization, and to promote the harmonious and stable social development. Construction file management work the necessity and key obviously, this asks we must take effective measures and methods, in the relevant state laws and regulations under the requirements of the construction, archives management work into the track.
Key words: construction engineering; archives management; importance; measures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
一、建筑工程檔案管理的重要性與必要性
經(jīng)濟與社會的快速健康發(fā)展推動著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展，這有利于社會的發(fā)展，人民生活水平與質(zhì)量的提高，對和諧穩(wěn)定社會的建設(shè)和發(fā)展同樣意義重大。因此檔案管理的重要性首先必須得到認識，然而要做好檔案管理工作并不能單單靠一部人的微薄之力，這需要相關(guān)主體以及工作人員全部投入其中。
保持建筑工程檔案的齊全性和完整規(guī)范性，首先要做到對檔案管理工作的統(tǒng)一指導(dǎo)與管理。工程檔案是城市建設(shè)的產(chǎn)物，也是重要的成果。它能作為累積經(jīng)驗被加以運用和借鑒，也是城市建設(shè)的技術(shù)儲備手段，同時更是城市規(guī)劃建設(shè)工作進行的理論與數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是城市建設(shè)和管理的重要依托。城市所有的建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建工作都要以建筑工程檔案為依據(jù)，城市建設(shè)經(jīng)濟效益的提高必然也要以建筑工程檔案為重要支柱，同時城市防范災(zāi)難、災(zāi)難救護以及災(zāi)后戰(zhàn)后的重建工作也要依據(jù)建筑工程檔案。
建設(shè)工程檔案不僅指導(dǎo)著城市的救災(zāi)與災(zāi)后戰(zhàn)后重建工作，而且是防災(zāi)與減低損失的重要途徑。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反應(yīng)建筑施工過程各個環(huán)節(jié)的本質(zhì)、規(guī)律與聯(lián)系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關(guān)活動具有指導(dǎo)借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學(xué)術(shù)研究的進程。工程檔案活力和價值主要還體現(xiàn)在以下兩個方面①建筑工程檔案與工程使用管理息息相關(guān)，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導(dǎo)；②建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設(shè)計建設(shè)參考與借鑒，甚至被反復(fù)地屢次地利用。它引發(fā)著建筑科學(xué)技術(shù)研究的發(fā)展。
二、工程檔案管理中存在的缺陷與弊病
.鑒于各種原因，工程檔案的質(zhì)量及管理中依然問題重重：
.（一）施工管理文件原件缺失。存在設(shè)計監(jiān)理建設(shè)單位下發(fā)復(fù)印件形式的施工管理重要文件的現(xiàn)象，不符合工程資料檔案管理的標準與要求。
.（二）工程質(zhì)量驗收簽證資料缺乏完整性。由于工期緊張等原因，建設(shè)方在現(xiàn)場驗收后未能按國家相關(guān)規(guī)定舉行簽字儀式。
.（三）竣工文件編制不規(guī)范。原始資料很少能能做到分門別類的歸檔成冊，即使部分成冊的也存在無目錄或者目錄錯誤的現(xiàn)象，甚至還有的存在分部使用代用圖的現(xiàn)象，而竣工文件中明確要求具備竣工圖一分部工程組卷，這就催生了圖紙大量缺失現(xiàn)象的產(chǎn)生。
.（四）施工驗收原始簽證資料格式有失規(guī)范。原始施工驗收簽證資料在開工前沒有做到統(tǒng)一規(guī)范要求，卻是在施工過程中不斷更改和完善，這導(dǎo)致資料在格式內(nèi)容方面失去統(tǒng)一性，給統(tǒng)一裝訂成卷的工作帶來極大的麻煩和困難。
.（五）施工原始資料書寫不規(guī)范。字跡潦草、字體不規(guī)范甚至錯別字的現(xiàn)象比比皆是，大量文件甚至沒有加蓋印章或者當事人簽名，這給后期的編制及歸檔工作帶來諸多不便。
.（六）缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理的部門分析，有單獨的工程檔案管理室的單位在這方面工作比較認真負責。但是還存在大多數(shù)的單位沒有專門的檔案存放地點，沒有專職專業(yè)沒有管理人員，造成檔案管理材料缺乏專業(yè)性與統(tǒng)一性。
.（七）缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能，遠遠不能滿足檔案管理工作的種種要求。
.（八）工程資料移交不能保證及時性。工程資料及竣工資料移交過程中普遍存在拖沓情況，造成延誤檔案的統(tǒng)一管理時間，有甚者會造成資料的丟失。
三、有關(guān)完善健全建筑工程檔案管理的意見與建議
.（一）建立健全現(xiàn)場辦公的管理制度。工程檔案管理人員要親自深入到工程中去，實地考察現(xiàn)場施工情況和進程，參加相關(guān)工程技術(shù)例會并做好詳盡客觀的記錄，針對性地收集檔案對象并了解檔案形成時的具體情況。并借鑒前期檔案管理中總結(jié)的相關(guān)工程建筑經(jīng)驗，及時參與解決遇到的種種問題和困難。這要求檔案管理人員不僅要對所在的工程做實時檢查、檔案接收以及理論指導(dǎo)，同時要對登記在冊的項目進行調(diào)查及分析研究。尤其對比較成功的有影響力的建筑工程項目要著重分析。在進行現(xiàn)場指揮過程中，檔案管理人員與建設(shè)單位在思想上要達到統(tǒng)一，以應(yīng)對建設(shè)施工過程中遇到的種種疑難性問題，并根據(jù)具體情形制定檔案編制方案，做好項目檔案的示范樣本，逐步創(chuàng)出重點工程服務(wù)的新途徑，能得到建設(shè)單位的普遍認可和一致好評。
.（二）要做到統(tǒng)籌部署，不斷健全管理體系。建筑工程檔案囊括工程中的全方面內(nèi)容，并且貫穿與工程的整個進程，這就要求檔案管理必須包含工程的方方面面并做到全程跟蹤指導(dǎo)。尤其建設(shè)初期，工程檔案管理人員必須積極及時地加入到工程中，這才是遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，有利于及時收集檔案管理材料并做到統(tǒng)籌管理。在工程施工進度中，盡快組織形成企業(yè)檔案館、項目檔案室、施工資料員的三級管理體系，并保證檔案管理與建設(shè)進度的同步性。項目申請立項時便要積累文件資料并整理核查，項目竣工驗收時文件資料的驗收工作也要同期完成，以避免存在遺留問題，從而保證歸檔工作的效率與質(zhì)量。
.（三）加強工程檔案管理隊伍建設(shè)。在工程建設(shè)中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定。并且對檔案管理人員進行大量業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，使其掌握建筑工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。
.（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務(wù)、工程等部門形成驗收會簽制度，還應(yīng)與相關(guān)部門形成考察培訓(xùn)資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。
.四、結(jié)語
.綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關(guān)人員的共同重視。我們應(yīng)制定一些具體的措施，嚴格落實有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
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一、當前工程建筑檔案存在的問題
（一）影響我國工程建筑檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展速度的因素。由于目前我國工程建筑檔案管理的信息化建設(shè)處于萌芽時期，因此，導(dǎo)致我國工程建筑檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展速度的因素有：1.直接因素：在檔案管理過程中存在的缺陷以及漏洞比較多，其本質(zhì)原因就是在管理中針對的群體不明確，這是直接因素之一。2.主要因素：人才匱乏，這是影響工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的主要因素之一。再加上檔案管理人員對工程建筑檔案管理信息化建設(shè)重要性的缺乏，以及在工作中的不謹慎，就造成了工程建筑檔案管理信息化建設(shè)缺乏真實性與可靠性。
（二）影響工程建筑檔案信息化建設(shè)的原因。在這個信息時代里，我國的科學(xué)技術(shù)在不斷地進步，逐漸創(chuàng)新，同時也促進了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進步，盡管目前我國的工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注度以及投資力度都有所增加，但是結(jié)合相關(guān)媒體資料來看，當前我國的工程建筑檔案信息化建設(shè)的進程速度依然比較慢，仍然沒有辦法跟上我國經(jīng)濟發(fā)展與社會建設(shè)的腳步。
除此之外，影響工程建筑檔案信息化建設(shè)的原因還有兩點：1.工程建筑檔案來源地不盡相同，做到統(tǒng)一、規(guī)范管理的程度就會比較困難。2.在實際的單位操作中，部分單位仍然注重實體的工程建筑檔案管理，對于工程建筑檔案信息化的建設(shè)還是引不起重視。
二、實現(xiàn)工程建筑檔案信息資源共享的方法
（一）實行規(guī)范化、系統(tǒng)化的方法。實現(xiàn)工程建設(shè)信息資源共享，那么，工作中就必須要實行規(guī)范化、系統(tǒng)化，進一步加強工程建筑檔案庫信息化管理的建設(shè)，就要做到以下幾點：1.系統(tǒng)自動歸檔。把需要歸檔的工程建筑檔案，根據(jù)統(tǒng)一的格式向檔案管理系統(tǒng)提交，而且由系統(tǒng)實行自動歸檔。2.資料保存數(shù)據(jù)庫。將歸檔后的資料保存在數(shù)據(jù)庫的平臺里面，而且要保證工程建筑檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)的統(tǒng)一性，最終實現(xiàn)檔案資源共享。3.自動化管理。為了實現(xiàn)快速檢索，在數(shù)字化系統(tǒng)要將檔案資料明確標明存放的位置。
關(guān)鍵詞:建筑工程檔案管理重要性
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄．是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用．必將轉(zhuǎn)化為直接的生產(chǎn)力，推動城市建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。
隨著經(jīng)濟建設(shè)和城市快速發(fā)展，建筑工程越來越多，對加快城市建設(shè)、改善人民生活、促進經(jīng)濟發(fā)展有著十分重要的意義。在工程建設(shè)過程中會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等。這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此，認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。
(1)加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證：
(2)工程檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗，進行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段，是城市建設(shè)活動的產(chǎn)物；
(3)工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)；
(4)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)；
(5)工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟效益的最佳途徑；
(6)工程檔案是城市防災(zāi)、挽災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。
另外，建設(shè)工程檔案對防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的恢復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、減少損失的重要手段之一：建筑工程檔案是工程建沒過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)利用、借鑒參考及工程科學(xué)技術(shù)研究等有著重要的作用：
(1)建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；
(2)建筑工程檔案不僅對本身工程有指導(dǎo)利用作用，而且對其他同類工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復(fù)多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；
(3)促進了建筑工程科學(xué)技術(shù)的研究發(fā)展。
加強建筑工程檔案的管理工作。深入現(xiàn)場，做好對建筑工程檔案的服務(wù)工作建筑工程建設(shè)項目是城市經(jīng)濟發(fā)展和社會進步的重要基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)揮城市多功能作用的關(guān)鍵，它關(guān)系到國計民生，又體現(xiàn)著城市的現(xiàn)代化水平。因此它是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的重要依據(jù)。所以，要在主動做好對建筑工程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現(xiàn)場進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而且還與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項進行現(xiàn)場勘查，了解工程的實際情況．在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導(dǎo)、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng)出了重點工程服務(wù)的新路子，得到建設(shè)單位的好評。
重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務(wù)于工程，特別是在項目建設(shè)初期．遵循項目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應(yīng)盡早加入工程，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。有些建筑公司，對工程建設(shè)中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。而且，一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內(nèi)業(yè)資料分散于工程技術(shù)科、試驗室、合同管理等部門，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。鑒于上述原因，應(yīng)在工程建設(shè)中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓(xùn)．理解建筑工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。
現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員，這就要求對內(nèi)，工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精．并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時做好各種文件、標準的講解、培訓(xùn)工作。實踐證明，集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋面廣，能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對工程檔案的管理能力，對我市工程檔案的標準化、規(guī)范化起到了積極的促進作用。同時，按照我們檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化作了詳細的講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。
有效利用計算機資源．建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門(單位)的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門(單位)對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號：對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成的編號。
工程竣工驗收備案工作是工程建設(shè)項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設(shè)行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來．委托各級城建檔案管理機構(gòu)管理．對深化建設(shè)工程管理體制．規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設(shè)長期有效的監(jiān)督機制是十分必要的。
結(jié)語
綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成．而是要靠各責任主體及相關(guān)人員的共同重視。我們應(yīng)制定一些具體的措施，嚴格落實相關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步人良性循環(huán)的軌道。
參考文獻：