時間：2022-11-22 23:20:30
導(dǎo)語：在黨建信息化建設(shè)的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設(shè)
一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn),向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和 化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享,而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的 檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)遵循的原則
1.規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館,但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件,都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則,制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī),如:字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
2.安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入,網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此,我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā),采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制等);信息加密策略;網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程,需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪?、財?因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據(jù)自身的能力,根據(jù)館(室)藏基礎(chǔ),分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”,主題要與社會利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合,把重要的,利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化,把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大 效益和社會效益的檔案數(shù)字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化,否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化,提供獨(dú)具優(yōu)勢的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說,特色就是優(yōu)勢,特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時,要以用戶的需求為導(dǎo)向,做到按“需”數(shù)字化。
檔案信息化建設(shè)需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進(jìn)行。同時,也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計,在較長的時期內(nèi),紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路,是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館,將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和 機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用,最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行,是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入,都需要高昂的費(fèi)用。因此,在信息化實(shí)施過程中,作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調(diào)查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求,還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢,盡可能避免資源的浪費(fèi)。
2.協(xié)作性。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè),在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說,獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度,這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此,只有堅持協(xié)作的原則,加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。
【論文摘要】檔案信息化是以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。筆者從高校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀、應(yīng)對措施等方面就如何進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析研究。
檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄,是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng),它深深植根于人類社會的生產(chǎn)、生活之中,與人類社會發(fā)展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域,在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會,我國已步入信息化穩(wěn)定發(fā)展期,隨著信息社會和檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。
檔案信息化是以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò),信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。
1高職院校檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀
由于多數(shù)高職院校是在原來的中專校合并的基礎(chǔ)上組建而成的,所以,情況比較復(fù)雜,檔案管理人員比較混雜,對檔案信息化工作了解很少,從而導(dǎo)致各單位對檔案信息化的認(rèn)識程度參差不齊,嚴(yán)重制約了高職院校檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
1.1對檔案工作重要性認(rèn)識不到位
不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法;另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認(rèn)為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業(yè)務(wù)“熟練”、于是就沾沾自喜、不求進(jìn)取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實(shí)這些人自身素質(zhì)較差,文化程度較低,根本無法開展檔案編研、開發(fā)利用工作,就更談不上懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、對現(xiàn)代化管理和信息化應(yīng)用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強(qiáng)、存在安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念,這些都成為制約高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。
1.2對檔案工作投入嚴(yán)重不足
有些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,認(rèn)為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負(fù)責(zé)給利用檔案者提供材料即可,所以在經(jīng)費(fèi)投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導(dǎo)致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備。
1.3現(xiàn)代化管理手段未得到充分利用
有些單位的檔案管理部門雖然已使用了檔案管理軟件,也只是簡單地錄入些案卷目錄,但仍無能力開展檔案研發(fā)、利用工作,結(jié)果造成投資上的浪費(fèi)。
1.4檔案工作現(xiàn)代化管理手段單一
缺少檔案信息化的軟件,目前使用的檔案管理軟件只有科怡軟件一家產(chǎn)品,滿足不了高校檔案管理的需要。即使有的單位添置了科怡檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機(jī)中,能夠?qū)崿F(xiàn)簡單的目錄查詢、統(tǒng)計等功能,但由于專業(yè)技術(shù)跟不上,根本不能運(yùn)用自如。再者,商家售后培訓(xùn)、技術(shù)服務(wù)等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設(shè)、發(fā)展受到制約。
1.5檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)較低
檔案管理人員隊(duì)伍中,極其缺乏懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才,多數(shù)單位是將年齡較大的、文化較低的女同志按排在檔案部門,這就致使高校檔案信息化建設(shè)工作缺少智力支持。
2應(yīng)對措施
鑒于以上檔案信息化建設(shè)中存在的問題,我們必須正視存在的不利因素,并采取積極改進(jìn)的態(tài)度,將被動變主動,將不利變有利。
2.1檔案工作者必須更新觀念
檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作,如果從業(yè)人員只習(xí)慣于傳統(tǒng)式的手工管理模式,而不肯更新管理觀念的話,即使單位上建起了網(wǎng)絡(luò),購買了最新的軟件系統(tǒng),也不會真正將系統(tǒng)應(yīng)用起來,致使軟件成為一種擺設(shè)。因此檔案人員必須更新觀念,提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,改進(jìn)管理模式,自覺學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)知識,提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能,提高創(chuàng)新素質(zhì),從業(yè)人員能力的提高要與時展同步。
2.2單位要建立健全激勵機(jī)制
要徹底改變“大鍋飯、吃皇糧”和“干多干少一個樣”的管理體制,應(yīng)建立健全激勵機(jī)制,每個檔案管理人員都要樹立創(chuàng)新精神、與時俱進(jìn),讓那些理念先進(jìn)、業(yè)務(wù)精通、技術(shù)熟練的檔案工作者從事檔案管理工作,為檔案事業(yè)心甘情愿地奉獻(xiàn)出他們的聰明才智。
2.3領(lǐng)導(dǎo)要給予檔案部門智力方面的支持
在檔案信息化建設(shè)過程中,基礎(chǔ)設(shè)施是條件,標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關(guān)鍵。人才是檔案信息化的建設(shè)者,更是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。當(dāng)前,檔案隊(duì)伍中大多數(shù)專業(yè)人員,還不具備檔案信息化管理素質(zhì)。因此首先,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè),優(yōu)化組合檔案工作者隊(duì)伍,應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才,負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè),給檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力支持,其次,應(yīng)立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高,培養(yǎng)從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)、現(xiàn)代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現(xiàn)代信息素質(zhì),能夠掌握新知識、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍。再次,應(yīng)建立具有約束力的規(guī)定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術(shù)。
2.4切實(shí)保障對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入
檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金,網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)內(nèi)容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務(wù)設(shè)備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi),給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。
2.5加大對檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)
檔案現(xiàn)代信息化建設(shè),不僅需要從業(yè)人員的努力,更需要上級檔案業(yè)務(wù)部門的栽培,上級檔案部門應(yīng)在過去的單存的檔案知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識培訓(xùn)班,并建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)制度,規(guī)定各單位落實(shí)人員參加學(xué)習(xí),為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持,保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對人才的需求。
總之,檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有極其重要的作用,檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌,同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力,只有大家齊心協(xié)力,檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息化
伴隨著全球信息化的飛速發(fā)展，檔案信息資源也日益猛增。傳統(tǒng)模式下的以手工為主的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展和要求。特別是計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)化的普遍應(yīng)用，檔案工作重心向信息化發(fā)展已成為必然的趨勢，加快檔案信息化建設(shè)可以說是刻不容緩。信息化的浪潮對檔案管理事業(yè)是一個巨大的沖擊，但也同時推動和促進(jìn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理正從單一的實(shí)體管理提升到更高層次的信息化管理模式。信息化建設(shè)的全面推廣和應(yīng)用，將使檔案部門能夠更為方便、更為準(zhǔn)確、更為快捷的為社會各界人士和民生服務(wù)，滿足不同層次間的需求。從而真正體現(xiàn)檔案的重要價值。
一、檔案信息化的定義及重要意義
所謂檔案信息化的定義就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理，并提供社會利用，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。其本質(zhì)就是檔案信息化把檔案管理模式從以檔案實(shí)體管理為重心向檔案信息化管理為重心進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程。
檔案信息化的重要意義在于兩個方面：
第一檔案信息化是世界信息化管理的客觀要求，檔案信息化建設(shè)是歷史發(fā)展的必然趨勢。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是在現(xiàn)代化技術(shù)條件下，全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理提高信息利用率。
第二檔案信息化建設(shè)是新時期我國檔案工作的重大戰(zhàn)略決策，特別是在科技文化、社會保障、衛(wèi)生醫(yī)療、教育就業(yè)等諸多民生領(lǐng)域全社會都在迫切要求檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。目前，伴隨著電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的建立及辦公自動化傳輸網(wǎng)絡(luò)化的普及和推廣，電子文件管理和共享已被普及。而以往的紙質(zhì)文件已經(jīng)無法滿足社會對現(xiàn)行文件利用的及時性、方便傳播和利用的需求，隨著民生服務(wù)領(lǐng)域的不斷深化和拓展，政府大規(guī)模進(jìn)行簡政放權(quán)將原有的大部分政府職能向街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層組織下放，并把向社會購買服務(wù)作為減輕行政成本的一種手段。促使各行各業(yè)信息系統(tǒng)建立和完善起來，形成了大量的信息化數(shù)據(jù)，這些大量的信息數(shù)據(jù)的收集保管和提供利用無疑帶動了檔案信息化的管理方式的轉(zhuǎn)變，建立健全檔案信息化管理的法律法規(guī)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的統(tǒng)一平臺，將檔案的實(shí)體管理提升到檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平是當(dāng)前我國檔案事業(yè)的重要戰(zhàn)略任務(wù)也是實(shí)現(xiàn)國家信息工程的重要組成部分。檔案資源信息化意義重要而且深遠(yuǎn)。
二、檔案信息化建設(shè)的成敗取決于全社會檔案意識能否真正建立起來。
隨著全社會檔案意識的發(fā)展，人們的檔案意識達(dá)到了空前的高度。但是受到知識結(jié)構(gòu)、認(rèn)知程度、經(jīng)濟(jì)條件等綜合因素的限制，全社會的檔案信息觀還沒有完全形成。檔案意識還相對薄弱。而在檔案意識還相對薄弱的社會里，社會管理者的檔案意識如果受到制約，檔案事業(yè)的發(fā)展空間和方向?qū)?yán)重受阻。還有社會組織、社會大眾的檔案意識甚至少數(shù)檔案工作者檔案意識的淡泊也會從不同程度上影響到檔案事業(yè)包括檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。為最大限度地減少上述不利因素對檔案信息化事業(yè)的阻礙作用。
三、檔案信息化建設(shè)必須經(jīng)過充分的調(diào)研分析，經(jīng)過反復(fù)的分析論證，才能進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)，切忌要避免盲目建設(shè)帶來的資源浪費(fèi)。
檔案信息化建設(shè)的重要前提是爭取單位的重視和支持，提供必要的資金和人員物資保障。檔案信息化是指以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機(jī)儲存、網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，最大限度達(dá)到檔案信息資源的共享，使檔案信息資源產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的過程。在信息化高度發(fā)展的今天，各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)安排到與本單位現(xiàn)代化管理同步發(fā)展，做到通盤考慮。與本單位信息建設(shè)共同規(guī)劃、共同安排、同步實(shí)施，在資金投入、物資保障、技術(shù)培訓(xùn)方面給予支持，使檔案信息化建設(shè)與本單位整體建設(shè)同步進(jìn)行。
四、檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在各類系統(tǒng)運(yùn)行比較穩(wěn)定的基礎(chǔ)之上，在各個子系統(tǒng)的功能完善的條件下實(shí)施建設(shè)，以保證檔案信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
1.檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容之一，是檔案部門信息化工作的重要組成部分。在建立起特點(diǎn)突出、利用方便、配置合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，才能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
2.經(jīng)過全面應(yīng)用檔案信息化系統(tǒng)，極大地推動了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)推廣是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)越來越受到人們的重視和關(guān)注。如清華紫光檔案管理信息系統(tǒng)，東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)等都廣泛深入地應(yīng)用到檔案管理事業(yè)之中。
五、檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)技術(shù)性和業(yè)務(wù)性都非常強(qiáng)的工作，所以要求檔案信息化管理人員必須具備一定的計算機(jī)知識和檔案業(yè)務(wù)知識。
做好保密工作是檔案信息化管理工作中的一個重大問題。就目前來看，兩大因素導(dǎo)致電子檔案信息存在隱患：一是檔案管理的相關(guān)部門沒有建立起安全的管理體系，檔案管理工作人員缺乏對相關(guān)信息的保密意識。二是技術(shù)方面存在一定的問題。國際互聯(lián)網(wǎng)是一個開放的系統(tǒng)，在確保信息保密等問題上具有很多先進(jìn)的技術(shù)，例如難以攻破的防火墻、高端加密技術(shù)等等，但在具有攻擊性強(qiáng)、破壞性大的黑客面前，便無濟(jì)于事。這就使得電子檔案信息存在極大的安全隱患，我們要加倍重視此類問題，在電子檔案信息保密技術(shù)上不斷地創(chuàng)新保密手段，管理方面也要嚴(yán)格禁止秘密信息在網(wǎng)上公開。
二、促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有效策略
（一）及時地更新檔案管理觀念隨著信息化時代的到來，檔案信息化建設(shè)要及時地轉(zhuǎn)變陳腐的“重視管理，忽視利用”的思想，不斷提高檔案管理人員的思想認(rèn)識，改變檔案管理被動服務(wù)的意識，開發(fā)多方面的有效信息，為使用者提供更加方便、快捷的服務(wù)，切實(shí)加快檔案信息化建設(shè)的步伐。
（二）獲取相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門的支持檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大而復(fù)雜的工程，涉及創(chuàng)新技術(shù)、更新觀念、完善體制等多方面的改革。檔案信息化建設(shè)過程中，首先需要工作人員做好電子檔案信息整理工作，并將此過程中發(fā)現(xiàn)的問題及需求及時傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便有效地解決問題，提高工作效率。同時，要爭取得到相關(guān)部門的支持，充分利用網(wǎng)絡(luò)、會議、報刊等進(jìn)行有效地宣傳，以引起信息部門、其他有關(guān)部門以及領(lǐng)導(dǎo)的重視，充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重大意義，努力獲取相關(guān)部門以及上級領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，為此項(xiàng)工作打好堅實(shí)的基礎(chǔ)。根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要，各部門應(yīng)及時制定檔案信息化建設(shè)實(shí)施細(xì)則，讓檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐活動有據(jù)可依，促使檔案信息化建設(shè)圓滿完成。
（三）節(jié)約成本，一切從實(shí)際出發(fā)檔案信息化建設(shè)需要大量資金的支持，并且涉及到很多方面，特別是館藏檔案數(shù)字化處理，既浪費(fèi)資金又耗費(fèi)時間。針對這種狀況，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過程中應(yīng)遵循實(shí)用、經(jīng)濟(jì)的原則，一切從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)項(xiàng)目的重要程度，逐步實(shí)施。在檔案的目錄信息化和全文信息化的建設(shè)過程中，也應(yīng)實(shí)事求是，對館藏檔案進(jìn)行分類，對于利用價值較高的檔案進(jìn)行全面的信息化處理，對于利用價值不高或者基本沒有利用價值的館藏檔案可以最后處理甚至不處理，以便縮減信息化建設(shè)的成本，使得信息資源有效增值，積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
（四）重視檔案信息資源建設(shè)檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的宗旨，包括數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案目錄及原文信息化和多媒體檔案信息化等工作。其核心任務(wù)有三個方面：第一，加強(qiáng)館藏檔案的目錄信息化以及全文信息化，以便于使用者可以快速查找到所需要的有效信息。另外，還要盡快做好已有館藏檔案信息的分類、錄入、歸庫等工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有館藏檔案文件級目錄機(jī)檢。第二，有效利用已有的相關(guān)機(jī)器設(shè)備以及信息化技術(shù)，對利用價值高的、易被損壞的、使用頻繁的檔案信息進(jìn)行信息化處理，以加強(qiáng)對科技、文化、經(jīng)濟(jì)等有較高利用價值的檔案進(jìn)行保護(hù)，有效提高此類檔案的利用率。第三，對從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的相關(guān)信息要采取科學(xué)有效的管理措施和技術(shù)處理方法，按照一定的原則進(jìn)行有序的、規(guī)范的整理收集，并加強(qiáng)電子檔案的管理工作，確保整理入庫后的電子檔案與原始檔案保持一致性，保證電子檔案的整體性和有效性。另外，還要探究電子檔案傳輸、接收、管理、檢索等方面的技術(shù)方法，為電子檔案入館、有效利用打好基礎(chǔ)，做好充分地準(zhǔn)備。這就需要在檔案信息化建設(shè)方面有一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。與此同時，還應(yīng)該重視數(shù)據(jù)庫的大小，數(shù)據(jù)庫只有達(dá)到一定的規(guī)模，才能提高其使用效率，若數(shù)據(jù)庫規(guī)模過小，可使用的數(shù)據(jù)過少，那么就失去了其使用價值。并且，在創(chuàng)建目錄信息化的時候，要確定并且推廣使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，以便于各單位之間能夠相互傳輸和接收電子檔案，減少使用過程中出現(xiàn)不必要的麻煩。
（五）完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，消除安全隱患網(wǎng)絡(luò)是電子檔案信息整理、檢索、傳輸和共享等的基本保障，因此建立并完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。只有建設(shè)高效的信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮電子檔案信息的作用。電子信息的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)主要由三部分組成：首先是服務(wù)于本單位的局域網(wǎng)，其次是為政府服務(wù)的政務(wù)網(wǎng)，最后是服務(wù)于社會的公眾網(wǎng)。局域網(wǎng)及政府網(wǎng)是向已經(jīng)授權(quán)的用戶提供沒有公開的檔案信息，公眾網(wǎng)是向社會大眾提供開放的檔案信息，信息包括目錄和原文兩部分。就目前來看，消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患在檔案信息化建設(shè)中處于重要的地位，網(wǎng)絡(luò)安全已經(jīng)是各個國家在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中最為重視的一個問題。檔案屬于一種重要的信息，應(yīng)保證其保密性。所以，消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患是確保電子檔案信息被正常摘錄、傳輸、使用的重要保障，需要相關(guān)部門采取有效的措施保證網(wǎng)絡(luò)的安全：首先應(yīng)當(dāng)實(shí)行局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、公眾網(wǎng)有效的物理分離；其次應(yīng)該制定完善的系統(tǒng)管理制度，從系統(tǒng)完善、信息網(wǎng)絡(luò)審核、訪問權(quán)限設(shè)置、密碼保護(hù)、檢查監(jiān)督、獎懲等各個方面制定相關(guān)細(xì)則，以便更好地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理；最后，多項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)同時使用，保證電子檔案信息的安全性，充分利用防火墻、訪問權(quán)限控制、密碼保護(hù)等計算機(jī)高端技術(shù)，有效制止不法用戶的惡意入侵、電腦病毒的惡意進(jìn)攻以及黑客對網(wǎng)絡(luò)的破壞。
（六）創(chuàng)新網(wǎng)站建設(shè)，完善服務(wù)機(jī)制電子檔案網(wǎng)站建設(shè)在檔案信息化建設(shè)中有著舉足輕重的地位，它還是一種新的檔案信息化利用及服務(wù)的重要方法。電子檔案網(wǎng)站具有信息傳輸速度快、內(nèi)容廣泛、查找便利、及時性強(qiáng)等特征。電子檔案網(wǎng)站的建設(shè)能提高檔案一系列相關(guān)工作的效率，提高檔案信息化的服務(wù)水準(zhǔn)，提升檔案工作的影響力，是幫助開放性檔案館樹立良好形象的有效途徑，還是檔案信息化服務(wù)體制的創(chuàng)新方法。加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)站建設(shè)，需要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，增加高端技術(shù)人員以及相關(guān)物資的投入。
（七）組建優(yōu)秀的檔案管理人員隊(duì)伍當(dāng)今社會，信息化發(fā)展極為迅速，充分掌握信息化知識的人才在檔案信息化建設(shè)和發(fā)展過程中有著重要的作用。檔案信息化建設(shè)是一個龐大、復(fù)雜而艱巨的工程，應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)作挖掘和培養(yǎng)優(yōu)秀人才、組建優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)的過程，這樣才能更好地建設(shè)和完善檔案信息化，促進(jìn)檔案信息化事業(yè)的蓬勃發(fā)展。在這個過程中，可以采取三項(xiàng)有效措施：首先是對檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，努力提高其綜合素質(zhì)；其次是聘請專家進(jìn)行講座，不斷更新工作人員所掌握的知識；最后，加強(qiáng)與網(wǎng)絡(luò)、電腦等公司的合作，通過這種方式加強(qiáng)檔案工作者的實(shí)踐能力。
現(xiàn)代企業(yè)要想長遠(yuǎn)發(fā)展必須要有創(chuàng)新這一根基，創(chuàng)新則體現(xiàn)在企業(yè)的各個方面，不僅僅是只有生產(chǎn)技術(shù)的革新才叫做創(chuàng)新，企業(yè)管理的創(chuàng)新也是必不可少的。檔案管理的創(chuàng)新就是勢在必行的，檔案管理信息化是企業(yè)步入信息時代所必須的，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，無論哪個企業(yè)都將面臨數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)普遍化、經(jīng)濟(jì)全球化的不斷侵襲，當(dāng)今企業(yè)的市場競爭力與企業(yè)檔案的信息化管理已經(jīng)密不可分了。在互聯(lián)網(wǎng)信息時代，一些大型互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)也在不斷發(fā)展，信息化作為新生的力量也是必不可少。
企業(yè)檔案管理信息化便于企業(yè)內(nèi)部的管理和企業(yè)文化的普及等高效快捷化服務(wù)。企業(yè)檔案管理部門擁有企業(yè)的會議和活動的信息資源，保存了一個企業(yè)所創(chuàng)造的企業(yè)文化。檔案管理信息化讓企業(yè)信息利用率大大提高，節(jié)約了工作中的寶貴時間， 而且豐富了企業(yè)所特有的知識， 提升了企業(yè)文化。
二、當(dāng)代企業(yè)檔案管理信息化普及過程存在
的障礙和問題
1.檔案管理信息化建設(shè)的阻礙
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的投入較高、過程復(fù)雜、效益轉(zhuǎn)化慢，造成一部分企業(yè)在思想上覺得檔案管理不能轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。致使企業(yè)只注重生產(chǎn)設(shè)備更新、產(chǎn)品銷售推廣， 而對于企業(yè)發(fā)展的檔案管理事業(yè)則置之不理更不要說信息化了。這些企業(yè)對檔案信息化建設(shè)必需的設(shè)備不予配備或配備不齊， 信息文件的歸納不合理不便利用等。
2. 信息儲存工具的多樣化
在數(shù)字化的大環(huán)境下， 企業(yè)檔案的存貯正在逐步由紙質(zhì)的圖文檔案的模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化為主的模式。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，以及輔助技術(shù)的逐步完善， 形成了電子文檔，管理模式和儲存工具都發(fā)生了質(zhì)的變化。然而信息儲存工具也會出現(xiàn)各種不可預(yù)料的情況，從而形成了企業(yè)檔案信息內(nèi)容的損失， 過多的信息損失，會導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)運(yùn)行失效的狀態(tài)。
3.信息標(biāo)準(zhǔn)化
企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程必不可少的一步就是將現(xiàn)有的各個文字信息、圖片信息、視頻信息的格式統(tǒng)一起來。檔案管理的信息化是建立一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⑻幚硐到y(tǒng)，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性十分關(guān)鍵，這就要求工作人員對數(shù)據(jù)錄入要完整無誤。隨著時代的發(fā)展企業(yè)管理信息化也在一步一步的深入中， 管理中對企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性也會不斷提高， 包括平時管理部門收集的各個項(xiàng)目的數(shù)據(jù)都有待于進(jìn)一步完善。
三、檔案管理信息化的建議
1.提高管理工作人員水平
通過企業(yè)培訓(xùn)和參觀學(xué)習(xí)其他企業(yè)工作模式等多種渠道、多種形式來開拓檔案工作人員視野，增加檔案工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，加快企業(yè)管理的改進(jìn)速度以便更好地完成檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門收集了大量的企業(yè)各個部門的信息，是企業(yè)不可或缺的，將為提升企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展建設(shè)，作出不可估量的貢獻(xiàn)。
2.加強(qiáng)電子文檔管理
企業(yè)要根據(jù)需求去制定管理工作各個環(huán)節(jié)的細(xì)則，對不同模式的儲存媒介的信息進(jìn)行統(tǒng)一的處理和歸納;還要注意對企業(yè)電子文件積累、收納等其他工作，要完整的、安全的保存諸多企業(yè)有價值的文件，而且要不斷加強(qiáng)文檔的接受、傳遞的同步更新;再次加強(qiáng)管理細(xì)則，預(yù)防損失企業(yè)文件。
3.建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺
隨著數(shù)字時代的到來，人們的生活方式有著極大的改變。原有的檔案管理模式已經(jīng)大大的脫離現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，信息化管理模式建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，讓檔案信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享化，提升效率實(shí)現(xiàn)辦公自動化，形成企業(yè)信息的共享新模式。企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)要有相對統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，減少企業(yè)信息共享和服務(wù)的不順暢，達(dá)到企業(yè)信息化檔案管理的應(yīng)有高度。
四、加強(qiáng)檢驗(yàn)檢疫口岸信息化建設(shè)
加強(qiáng)京唐港、曹妃甸綜合保稅區(qū)、秦皇島新港、黃驊港等口岸信息化平臺建設(shè)，爭取地方主管部門支持，早日與地方電子口岸實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。落實(shí)《冀晉蒙遼豫陜檢驗(yàn)檢疫快速通關(guān)合作備忘錄》，充分發(fā)揮河北海港口岸物流大通道作用，加快搭建數(shù)據(jù)交換平臺，實(shí)現(xiàn)六省區(qū)進(jìn)出境貨物信息資源共享。做好“曹妃甸綜合保稅區(qū)監(jiān)管服務(wù)平臺” 和“口岸鑒定業(yè)務(wù)信息平臺”兩個信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作用。
1.加強(qiáng)信息系統(tǒng)開發(fā)利用
促進(jìn)信息化與檢驗(yàn)檢疫工作深度融合。繼續(xù)組織開展信息化項(xiàng)目需求申報和論證工作，提出開發(fā)計劃。重點(diǎn)支持與檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)緊密結(jié)合、與強(qiáng)化監(jiān)管密切相關(guān)的開發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)。積極配合我局“兩類示范區(qū)”建設(shè)工作，大力采用地理信息、互聯(lián)網(wǎng)、二維碼、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，做好“出口食品農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全示范區(qū)管理系統(tǒng)”的研究開發(fā)工作，推動示范區(qū)建設(shè)的良性發(fā)展。加快信息系統(tǒng)推廣作用。加快在研信息化項(xiàng)目的研究開發(fā)和推廣應(yīng)用。積極做好總局統(tǒng)一開發(fā)的各應(yīng)用系統(tǒng)以及我局自主開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)的推廣工作。同時結(jié)合實(shí)際，引進(jìn)我局業(yè)務(wù)工作急需的應(yīng)用系統(tǒng)。加快信息資源整合與共享。積極配合質(zhì)檢總局做好E-CIQ主干系統(tǒng)建設(shè)工作;配合做好我局“進(jìn)出口商品質(zhì)量安全信息平臺”、“風(fēng)險監(jiān)測和預(yù)警平臺”業(yè)務(wù)建設(shè)工作;拓展“檢企信息服務(wù)平臺”功能，為我局實(shí)施“無紙化報檢、智能放行”的通關(guān)模式提供技術(shù)支持。
2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障
加強(qiáng)信息安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)施全局系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離改造，實(shí)行分級管理、重點(diǎn)保障。積極跟進(jìn)保定內(nèi)陸港、京唐港辦事處等新建辦公場所的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃與建設(shè)，為順利搬遷和開業(yè)奠定基礎(chǔ)。
總結(jié)
關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 檔案開發(fā) 管理
一.促進(jìn)檔案信息的開發(fā)利用是實(shí)施國家重要戰(zhàn)略任務(wù)
在當(dāng)前的社會局勢背景下，信息化和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到社會的各個角落，政府辦公、社會運(yùn)行還有民營企業(yè)和國有企業(yè)的發(fā)展全都需要應(yīng)用到信息化和網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù);對于正處在和整個世界最前沿相接觸的中國來說，檔案信息資源的加快建設(shè)和推進(jìn)檔案信息的應(yīng)用和發(fā)展意義十分重大。
從2003年開始，國家檔案館已經(jīng)將全國檔案信息庫列為了重要的儲存資源之一，檔案信息資源庫也逐漸的被國家的各個地方進(jìn)行了建設(shè)和落實(shí)，加快全國檔案信息化具體工程實(shí)施方案已經(jīng)成為了當(dāng)前國家的首要發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)之一。
加速推動檔案信息化的組建主要是為了能夠讓檔案細(xì)心更高效的和國家整體信息進(jìn)行融合，是我國科技發(fā)達(dá)的一種體現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)的整體進(jìn)展工作關(guān)系到國家檔案信息高速發(fā)展的重要節(jié)點(diǎn);網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和檔案發(fā)展與實(shí)際信息資源三者組成了我們整個國家的信息資源庫，加快數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)同時也是變相提高檔案信息主體能力的必經(jīng)之路，是帶著深刻改變性質(zhì)的科學(xué)新思路。
二.檔案信息化的主體建設(shè)與檔案信息開發(fā)利用
1.我國檔案信息技術(shù)還不完善
檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展總體上被分為三次，我們當(dāng)前的檔案信息發(fā)展其實(shí)大多數(shù)還逗留在二次開發(fā)記錄文獻(xiàn)這種淺層上。因此我國的檔案信息技術(shù)要想得到長足有效的發(fā)展，就必須要依據(jù)社會整體的需求結(jié)合自身的技術(shù)根本，適當(dāng)合理的將發(fā)展的眼光望向第三層次的開發(fā)上;對于檔案研究的科技成果以及檔案管理人才，必須要當(dāng)成重要保護(hù)資源來對待，同時在創(chuàng)新方面進(jìn)行拓展，使得檔案信息產(chǎn)品得以在社會和市場上流傳，在得到發(fā)展的同時，創(chuàng)造利益。
2.相關(guān)技術(shù)的手段落后信息少
盡管我們運(yùn)用了計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的輔助監(jiān)管，但是由于電腦技術(shù)的操作繁瑣，且無法共享信息，因此也相應(yīng)的受到了發(fā)展的局限。除此以外，由于我國有關(guān)技術(shù)人員所具備檔案信息技術(shù)欠缺，以及共享的資源信息較少，因此大部分的檔案記錄還在依靠手寫進(jìn)行記錄。很多的企業(yè)和市政府雖然本身有自己的網(wǎng)絡(luò)，但是其中的檔案信息卻沒有進(jìn)行公開共享，這主要是因?yàn)楦鲗宇I(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息的工作沒有足夠的認(rèn)知，再就是相關(guān)的檔案管理人員并不具備高端的檔案信息管理技術(shù)，同時檔案信息的保密工作也成為了有關(guān)人員工作當(dāng)中的阻礙，不論誰上網(wǎng)，一旦檔案資料出現(xiàn)了泄漏，那個人就要負(fù)責(zé)，這也讓檔案資源的共享與管理產(chǎn)生了相當(dāng)大的問題。從其它城市省份來看，各大城市政府出了在自身的局域網(wǎng)上留有檔案信息外，在互聯(lián)網(wǎng)上甚至根本就沒有留下任何的檔案信息資源，這足以說明我國的檔案信息建設(shè)和相關(guān)的開發(fā)應(yīng)用整體還處在一個相對較低的水平當(dāng)中。
三.注重高素質(zhì)信息技術(shù)人員的培養(yǎng)
國民經(jīng)濟(jì)社會在向著信息化社會進(jìn)化的過程中，我們必須時刻注重中華民族整體的信息只是以及技術(shù)運(yùn)用能力的普及，提升檔案信息管理的專業(yè)人才和引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備能夠?yàn)槲覀冇?xùn)練出一支高素質(zhì)的信息開發(fā)團(tuán)隊(duì)，這也成為了我們國家加快信息全面化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。對于在職的檔案信息管理人員，我們應(yīng)該采用集中式的技能訓(xùn)練體系，由檔案部門或者教育部門進(jìn)行整治培訓(xùn)，分批次的對準(zhǔn)備進(jìn)行信息開發(fā)或已經(jīng)在職的人員進(jìn)行系統(tǒng)性的專業(yè)技能講解，從而達(dá)到真正掌握新檔案信息化技術(shù)的水平。
檔案信息化建設(shè)與檔案的開發(fā)利用必須要做到相鋪相成，在建設(shè)信息化的同時絕對不能忘記開發(fā)和創(chuàng)新思維，只有做好了檔案信息化的建設(shè)工程，整個檔案事業(yè)才能真正的發(fā)展起來，我們的檔案工作也才能夠生機(jī)盎然。
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當(dāng)前，適于城建檔案信息化的基礎(chǔ)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還存在著很多不足，集中表現(xiàn)為城建檔案信息技術(shù)水平落后，辦公軟件存在區(qū)域上的人為限制，導(dǎo)致城建檔案信息工作出現(xiàn)檢索量不足、信息不完整、效率不高等實(shí)際問題，這不但不利于城建檔案信息的規(guī)范收集，也會影響到城建檔案信息的加工和處理，更會從基礎(chǔ)上形成對城建檔案信息深層次加工與系統(tǒng)性開發(fā)的制約，影響到城建檔案信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
2.人員素質(zhì)不足
城建檔案信息化需要信息專業(yè)、檔案專業(yè)和城建專業(yè)的復(fù)合型人才，而當(dāng)前具備這種素質(zhì)和能力的人才少之又少，很多從事城建檔案信息工作的人員存在學(xué)歷不足、專業(yè)不對口、信息操作和處理能力不足的實(shí)際問題，導(dǎo)致落后的城建檔案信息工作方式長期存在，城建檔案人員思想陳舊落后，形成對城建檔案信息化建設(shè)的直接影響。
3.城建檔案信息化建設(shè)的策略
3.1提高城建檔案信息化的意識。提高城建檔案信息化的意識要從三個環(huán)節(jié)入手，一是，要提高社會對城建檔案信息化的重視，要通過成果展示和宣傳教育使社會看到城建檔案信息化的優(yōu)勢和長處，爭取社會上對城建檔案信息化的政策支持與物資保障。二是，要提高管理層對城建檔案信息化的重視，著力培養(yǎng)主要領(lǐng)導(dǎo)和管理者的現(xiàn)代化城建檔案信息工作意識，提升對城建檔案信息化的組織保障水平和資金保障水平，為建設(shè)信息化的城建檔案工作形成穩(wěn)固的基礎(chǔ)。三是，要提升城建檔案信息人員的自身意識，將城建檔案信息化看做職業(yè)成長的機(jī)遇，在勇于接受城建檔案信息化挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，形成對城建檔案信息化建設(shè)的有力支持。
3.2加強(qiáng)城建檔案信息工作的前期準(zhǔn)備。要加強(qiáng)城建檔案信息化的專業(yè)性工作，做到對城建檔案信息工作的基礎(chǔ)性強(qiáng)化，要做好對城建檔案信息前期的加工、整理，通過規(guī)范的手段提升城建檔案信息的通用性與實(shí)用性。應(yīng)該建立適于城建檔案信息化的準(zhǔn)備體系，通過對電子文件、圖像文件、聲音文件各種信息的有效整理提升建檔案信息的準(zhǔn)確性，進(jìn)而為建檔案信息工作提供前提性的保證。
3.3加強(qiáng)城信息技術(shù)在實(shí)際工作的應(yīng)用。城建檔案信息工作應(yīng)該緊跟科技的步伐，要將計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更為準(zhǔn)確、快捷、系統(tǒng)地應(yīng)用到城建檔案工作之中，推進(jìn)城建檔案信息化的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。應(yīng)該建立起城建檔案行業(yè)規(guī)范的操作系統(tǒng)和專業(yè)軟件體系，擴(kuò)大城建檔案的信息量，提高城建檔案信息的檢索速度，完善城建檔案信息，提高城建檔案工作的效率，從基礎(chǔ)上建立起城建檔案信息化的信息技術(shù)平臺，做到對城建檔案信息化發(fā)展的有效保障。加快城建檔案信息化人才培養(yǎng)。要以城建檔案信息化為目標(biāo)，建立起人才的培養(yǎng)機(jī)制，通過繼續(xù)教育解決城建檔案信息工作中存在的專業(yè)能力和思想意識問題。
4.結(jié)語
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案信息化建設(shè) 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學(xué)的飛速發(fā)展，信息化管理登陸了各行各業(yè)。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫(yī)院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎(chǔ)上研究開發(fā)的。醫(yī)院檔案信息化管理是以計算機(jī)硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導(dǎo)，大容量資料庫作為支持而建設(shè)的，可以為院內(nèi)日常工作提供大量的便利。本文對醫(yī)院檔案信息化與檔案管理細(xì)則進(jìn)行探討如下。
1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性
醫(yī)院具有人員流動性大的特點(diǎn)，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進(jìn)行檔案管理，不僅浪費(fèi)了人力資源，還容易因?yàn)楣ぷ髁看蠖斐扇藶殄e誤，利用計算機(jī)以及相關(guān)檔案管理軟件，對資源進(jìn)行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節(jié)省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是跟隨時代腳步的必要進(jìn)程，是具有時代特色的一種先進(jìn)管理辦法，其建設(shè)并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性
2.1 適應(yīng)大量檔案信息形成的當(dāng)代醫(yī)院。當(dāng)代醫(yī)院檔案信息日產(chǎn)生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫(yī)院日常、行政事務(wù)。醫(yī)院屬于單位，每日內(nèi)部產(chǎn)生的檔案量很多，來自上級傳達(dá)的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優(yōu)指標(biāo)統(tǒng)計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都?xì)w屬于醫(yī)院日產(chǎn)生的檔案之中。②醫(yī)療業(yè)務(wù)流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產(chǎn)生形形的檔案信息，醫(yī)院人流量巨大，每日因患者產(chǎn)生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產(chǎn)生的大量檔案信息單純采用傳統(tǒng)檔案管理方法很難完成，而醫(yī)院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機(jī)將每日復(fù)雜繁多的檔案信息進(jìn)行管理，相較于傳統(tǒng)檔案管理方案具有明顯優(yōu)勢。
2.2 醫(yī)護(hù)人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內(nèi)各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質(zhì)檔案容易損壞等問題；第二方面節(jié)省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內(nèi)空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節(jié)省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調(diào)用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫(yī)院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內(nèi)工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統(tǒng)檔案管理，更是具有顯著優(yōu)越性，所以其建設(shè)勢在必行。
3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)以及檔案管理內(nèi)容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內(nèi)信息流通采用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規(guī)劃化流程，采用辦公軟件進(jìn)行自動化檔案流轉(zhuǎn)、儲存、歸檔等操作，實(shí)現(xiàn)辦公自動化、無紙化。并在每日工作結(jié)束后，檔案人員進(jìn)行日常檔案整理維護(hù)，可保證檔案庫的正常運(yùn)作，雖然每日需要進(jìn)行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節(jié)省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進(jìn)入院內(nèi)就診開始，便將該患者納入院內(nèi)信息網(wǎng)絡(luò)，使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將病人資料送達(dá)院內(nèi)有需求的各處，在病人就診結(jié)束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項(xiàng)人事檔案都經(jīng)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，方便進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統(tǒng)計、處理報表、變更檔案、維護(hù)系統(tǒng)等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產(chǎn)生。
3.4 建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫(yī)院特色的資料庫是指結(jié)合當(dāng)?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進(jìn)行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗(yàn)等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解除地域的束縛，吸收更多的當(dāng)代新技術(shù)項(xiàng)目，與多方進(jìn)行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務(wù)水平以及醫(yī)療技術(shù)水準(zhǔn)，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學(xué)習(xí)資料。
3.5 檔案庫、網(wǎng)絡(luò)安保措施。隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化在管理系統(tǒng)中的深入運(yùn)用，網(wǎng)絡(luò)以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網(wǎng)絡(luò)潛在威脅多種多樣，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術(shù)研發(fā)，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程加快，未來勢必實(shí)現(xiàn)信息高度共享，采取必要的隱私保護(hù)措施、應(yīng)用安全措施，訪問控制措施以及數(shù)據(jù)加密措施是必要的。
4 小結(jié)
醫(yī)院檔案信息化建設(shè)與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進(jìn)展性任務(wù)，其可大量節(jié)省人力資源，提高工作效率，并促進(jìn)交互[4]。盡管其有諸多優(yōu)勢，但是醫(yī)院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運(yùn)用時如不采用先進(jìn)安保措施進(jìn)行輔助，必將導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以筆者認(rèn)為，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹(jǐn)慎。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：加強(qiáng) 城市建設(shè)檔案；信息化；建議
1 城建檔案管理工作中存在的問題和不足
（一）信息化建設(shè)比較薄弱，管理手段相對落后
檔案信息化建設(shè)速度緩慢，以手工為主的服務(wù)模式大量存在。坐等上門的服務(wù)方式，單一和落后的服務(wù)手段嚴(yán)重影響了城建檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，城建檔案信息得不到有效的開發(fā)和利用。
（二）城建檔案管理經(jīng)費(fèi)不足，人員素質(zhì)有待提高
大多數(shù)城建檔案館（室）經(jīng)費(fèi)不足，購置檔案設(shè)備及人員經(jīng)費(fèi)支出困難，需要逐級請示，極少配備檔案專職人員，多數(shù)兼職，并且檔案工作人員不具備檔案管理專業(yè)知識。嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。
（三）系統(tǒng)管理維護(hù)水平較低
實(shí)行檔案信息化，基礎(chǔ)信息必須完整、準(zhǔn)確，在人才任用過程中，才能實(shí)現(xiàn)利用上的最大價值。但目前基礎(chǔ)信息在收集和利用上還存在一定難度，造成信息更新不及時、不全面，歸檔材料形成單位或個人不能按時將材料送至檔案管理部門，給檔案信息化帶來一定的阻礙。
（四）縣級城建檔案管理總體水平不高
城建檔案歸檔整理不規(guī)范，基礎(chǔ)管理設(shè)施滯后，庫房面積嚴(yán)重不足，無法妥善保管大量檔案。沒有形成城建檔案收集、接收工作機(jī)制。許多縣級市沒有接收檔案工作機(jī)制、制度，已造成很多建設(shè)工程檔案流失雖然有檔案小庫房，但基本沒有建設(shè)工程檔案，有的基本的檔案庫房也沒有。多數(shù)城市地下管線摸底調(diào)查尚未開展。
2 加強(qiáng)和改進(jìn)城建檔案管理工作的建議
（一）規(guī)范電子文件的歸檔與管理
已形成電子文件的機(jī)關(guān)應(yīng)盡快將電子文件的歸檔與管理擺上工作日程，納入機(jī)關(guān)檔案工作內(nèi)容。要參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，制定電子文件歸檔范圍及保管期限表。嚴(yán)格按照國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)定，制定本單位電子文件管理規(guī)范，規(guī)范電子文件的歸檔與管理，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣得到科學(xué)保管和有效利用。具有永久保存價值的電子文件，必須同時制成一套紙質(zhì)文件一并保存。要做好館室銜接工作，遵從同級國家綜合檔案館關(guān)于電子文件移交與接收一致性要求，及時向同級國家綜合檔案館移交規(guī)范的歸檔電子文件。各級檔案行政管理部門要主動加強(qiáng)與電子文件移交機(jī)關(guān)的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，積極探索電子文件移交的新機(jī)制、新方法、新手段，為機(jī)關(guān)電子文件移交進(jìn)館并有效提供利用創(chuàng)造條件。
（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員要有較高的政治思想素質(zhì)和較強(qiáng)的責(zé)任感，在實(shí)際工作中要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)的原則，同時還必須有服從組織需要，樹立全局觀念，埋頭苦干，對工作精益求精的工作作風(fēng)。航道檔案管理人員還要做到腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。腦勤主要是勤于思考。每遇到一件事情都要認(rèn)真思考，形成規(guī)律性認(rèn)識，做到舉一反三、事半功倍，提高檔案管理工作的效率。是如果不懂和不知就要勤問，還要經(jīng)常向本部門或本單位人員宣傳檔案管理的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，反映存在的問題，爭取得到各部門的支持。手勤就是在平時經(jīng)常檢查文件、資料內(nèi)容的完整性，并及時分門別類地歸檔。做檔案管理工作腿勤也不可缺少，其目的就是為了多了解實(shí)際情況，以便豐富自己的頭腦，再經(jīng)過提煉加工形成理性認(rèn)識。
（三）加快室藏檔案的數(shù)字化
各級機(jī)關(guān)要統(tǒng)籌安排做好室藏檔案數(shù)字化工作，尊重檔案管理工作的科學(xué)規(guī)律，扎實(shí)做好機(jī)關(guān)檔案的分類、整理、著錄、鑒定等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，夯實(shí)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)。要加強(qiáng)室藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，重視和加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)采集、錄入的準(zhǔn)確性，以提高檔案利用檢索的完整率和準(zhǔn)確率。各級機(jī)關(guān)在向同級國家綜合檔案館移交紙質(zhì)文件級目錄的同時，應(yīng)移交符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)讀目錄。
（四）加大法制宣傳，增強(qiáng)法律意識
為提高各級各部門對加強(qiáng)城建檔案管理重要意義的認(rèn)識，增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的責(zé)任感和緊迫感。要采取多種形式，大力宣傳城建檔案管理的法律法規(guī)，提高全社會對城建檔案管理的法律意識；要結(jié)合實(shí)際，宣傳城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，宣傳城建檔案統(tǒng)一收集、集中管理、資源共享的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)意義，努力營造開展城建檔案工作的良好社會氛圍。
（五）堅持與時俱進(jìn)，是做好檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)
檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的要求，是檔案事業(yè)現(xiàn)階段最為活躍和發(fā)展最為迅速的領(lǐng)域。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會各界對檔案信息的需求量越來越大，質(zhì)量要求越來越高，他們對檔案信息的需求是準(zhǔn)確、及時、簡捷、實(shí)用。希望對檔案信息資源進(jìn)行快速的提取、分析、利用，從而滿足各方面的需求。因此，必須堅持與時俱進(jìn)，始終把檔案管理現(xiàn)代化作為檔案事業(yè)的發(fā)展方向，在思路上不斷創(chuàng)新，在新領(lǐng)域上不斷開拓，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷引進(jìn)和采用先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，提高檔案服務(wù)水平，使檔案工作的服務(wù)能力適應(yīng)社會的發(fā)展要求，是檔案工作服務(wù)社會的重要基礎(chǔ)。
（六）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加強(qiáng)城建檔案掃描設(shè)備、計算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用計算機(jī)管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類專題信息數(shù)據(jù)庫和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。對紙質(zhì)檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進(jìn)行數(shù)字化處理。
（七）積極整合各類信息資源
全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息資源、技術(shù)設(shè)備等方面的優(yōu)勢，依托各地市城建檔案館（室）和建設(shè)信息中心，實(shí)行“一個機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的運(yùn)行模式，把城建檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)信息建設(shè)有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)資源共享。