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關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；信息資源；措施
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
原標題：醫(yī)院基建檔案管理的問題與對策
收錄日期：2013年7月30日
基建檔案的管理是整個基本建設(shè)管理中一項重要的基礎(chǔ)工作，已漸漸成為醫(yī)院工程建設(shè)項目的重要依據(jù)?；n案不僅涉及到建設(shè)項目在立項審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件及交付使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝施工過程和結(jié)果的記錄等。為了不斷提高醫(yī)院基本建設(shè)項目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項目在醫(yī)院工作的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程文件的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準確、完整、長期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務(wù)，醫(yī)院應(yīng)當加強基本建設(shè)檔案資料管理工作。
一、基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用
1、基建檔案為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠景規(guī)劃提供重要依據(jù)。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)活動過程中的一項重要組成部分，又是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、擴建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄?；n案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，因此為醫(yī)院現(xiàn)狀布局和遠景規(guī)劃提供了重要依據(jù)。
2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫(yī)院要發(fā)展，就必然加大投入力度，既要建設(shè)新區(qū)又要改造舊區(qū)，還有日常的維修管理，經(jīng)常引起縱橫交錯復雜矛盾，要解決好這些問題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規(guī)劃的逐步進行，從二部的建設(shè)到一部院內(nèi)住院部的改造裝修到營養(yǎng)部、圖書館樓的改建到急門診的改擴建，又到三部的建設(shè)，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要通過查考許多過去的相關(guān)資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設(shè)總體規(guī)劃。這樣不僅可以加快建設(shè)速度，還可以提高設(shè)計質(zhì)量及經(jīng)濟效益。由于醫(yī)院基建項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價值高。這些檔案是醫(yī)院工程建設(shè)的真實記錄，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映了醫(yī)院基本建設(shè)的完整過程，為醫(yī)院領(lǐng)導班子決策提供依據(jù)，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長與發(fā)展歷程。
二、醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
1、檔案管理人員知識缺乏。從事檔案管理工作的人員所學專業(yè)與所從事的工作不一致，對基建檔案管理知識了解得不夠，導致對基建檔案管理重要性的思想認識不夠。在工作中發(fā)現(xiàn)相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有填寫，或編號較亂，沒有編號或重復編號的等問題沒有及時發(fā)現(xiàn)，使案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。
2、檔案管理意識不強。基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實、嚴謹。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)技術(shù)知識和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。
3、檔案管理制度不健全?；üこ叹哂泄こ讨芷陂L、流程長、階段多、涉及部門多等特點，各部門沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”思想，工程項目管理和技術(shù)文件資料出現(xiàn)分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
三、醫(yī)院基建檔案管理改進措施
1、提高基建檔案管理人員素質(zhì)。提高基建檔案管理人員的意識，加強對基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓工作。正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，通過了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識，掌握基建檔案管理知識及整理規(guī)范操作方法，讓每個工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學習新技術(shù)，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學知識，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，做好基建檔案管理工作，提升醫(yī)院管理水平和基建工程建設(shè)水平。
2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴格執(zhí)行，是做好基建檔案管理的基礎(chǔ)。根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，應(yīng)配備專職檔案人員，明確各自管理職責，細化各項制度，真正落實到部門和人員責任中。嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。
3、加強硬件建設(shè)，努力實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院全部基建活動的真實記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長與發(fā)展歷程。為此，醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)院效益產(chǎn)生重要影響，是醫(yī)院提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。因此，要加強醫(yī)院基建檔案的科學化管理，加強硬件建設(shè)，實行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，依法治檔，按照國際質(zhì)量管理體系實行規(guī)范化、標準化、科學化管理，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)揮借鑒與參考的作用。
隨著醫(yī)療事業(yè)改革的進行和深入，醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模也不斷擴大，基建檔案隨之也越來越體現(xiàn)出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準確、完整和系統(tǒng)尤為重要。
主要參考文獻：
[1]趙霞.淺談醫(yī)院基建檔案的管理[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2006.4.
[2]朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2004.5.
醫(yī)院檔案管理主要針對醫(yī)院內(nèi)部各個科室的信息進行管理，為各項業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為國家檔案管理的重要內(nèi)容之一。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作，針對其內(nèi)部記載的真實資料及其各項活動等，對于推動醫(yī)院文化發(fā)展有著重要的意義。檔案管理工作在醫(yī)院文化建設(shè)中占據(jù)著重要的地位。它是提升醫(yī)院文化建設(shè)的有效途徑。一般情況下，醫(yī)院文化和檔案管理有著十分重要的關(guān)系，二者相互促進，共同實現(xiàn)醫(yī)院綜合實力的發(fā)展。醫(yī)院文化的重要體現(xiàn)是醫(yī)院提供各項服務(wù)的方式，其中包含醫(yī)院檔案管理的具體情況。同時二者是彼此依托、相互促進的關(guān)系。通常醫(yī)院檔案管理中包含著大量的歷史資料以及數(shù)據(jù)信息，它作為文化建設(shè)的重要載體，因此，合理的管理方式對于推動文化建設(shè)有著重要作用，在建設(shè)過程中，根據(jù)內(nèi)部資料記載，促進醫(yī)院整體發(fā)展提供了資料信息。同時醫(yī)院文化在建設(shè)過程中將其形成具有記載性的內(nèi)容或信息，豐富了檔案工作，拓展了醫(yī)院檔案的服務(wù)范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。
2醫(yī)院檔案管理在文化建設(shè)中的具體表現(xiàn)
目前在醫(yī)院文化建設(shè)中，其內(nèi)容涉及范圍比較廣，為了促進醫(yī)院綜合實力的提升，本文針對醫(yī)院檔案管理做了具體分析，其具體表現(xiàn)為：（1）大量的數(shù)據(jù)信息記載，為醫(yī)院的文化建設(shè)有著重要的導向作用。醫(yī)院文化建設(shè)是醫(yī)院精神建設(shè)的重要組成部分，文化有助于宣揚醫(yī)院的工作理念，在建設(shè)過程中通過傳播積極向上的文化思想，促進醫(yī)務(wù)工作者提高實踐能力，從而營造強有力的文化氛圍。文化塑造過程中，根據(jù)當前形式以及科學變化水平，為醫(yī)院管理人員提供最詳細的記載資料，為醫(yī)院的進一步發(fā)展提供了導向作用。加強醫(yī)院檔案管理，有助于提升文化內(nèi)涵。大力宣揚文化思想，提高醫(yī)務(wù)工作人員的工作理念和職業(yè)道德素。在推崇檔案管理過程中，要全面搜集醫(yī)院相關(guān)信息，為塑造文化發(fā)展提供有利條件，進一步增強醫(yī)務(wù)工作人員的文化意識，最終營造良好的信譽，為實現(xiàn)醫(yī)院的整體發(fā)展提供有力準備。加強檔案管理工作，提升醫(yī)院文化內(nèi)涵，改善醫(yī)院整體的精神面貌。在建設(shè)過程中大力宣揚各項積極活動，讓醫(yī)務(wù)工作人員感知醫(yī)院的形象，最終形成一種精神層次，塑造文化的過程中提高工作人員的積極性和求真務(wù)實精神，為進一步提升醫(yī)院的核心競爭力有著重要意義，最終提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。加強檔案管理的同時改變醫(yī)院的精神領(lǐng)域，為全面建設(shè)醫(yī)院文化提供動力，在精神層面中，改善醫(yī)患關(guān)系，提升醫(yī)院文化層次，樹立全新的精神風貌。另外，在檔案管理工作中，提高醫(yī)務(wù)工作者的職業(yè)水平也是重要內(nèi)容之一。以良好的職業(yè)素質(zhì)，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。以檔案管理促進醫(yī)院文化建設(shè)，體現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)的宗旨，并從中強化醫(yī)院的各項管理，提升醫(yī)療水平以及機械設(shè)施等，促進醫(yī)院綜合實力的不斷提高。最后，在加強檔案管理工作中要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)具體實施，要求醫(yī)務(wù)工作人員要遵紀守法，以良好的職業(yè)道德規(guī)范要求自己，為患者保全信息和資料，避免患者的利益及隱私受到侵害。
3如何發(fā)揮醫(yī)院檔案管理在文化建設(shè)中的作用
為了全面提升醫(yī)院的文化建設(shè)水平，在加強檔案管理工作中要做到：充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的文化繼承、保護作用。實施具體檔案管理工作中，要詳細記錄醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施，醫(yī)療技術(shù)、基本建設(shè)狀況、患者病歷以及醫(yī)生的職業(yè)水平等，針對醫(yī)院內(nèi)外部的各項信息及數(shù)據(jù)要做好具體的傳承及保護措施，根據(jù)具體內(nèi)容，提高檔案管理的水準，以科學理念和政策作為向?qū)В瑐鬟f、保存醫(yī)院文化的正能量。此外，要提高檔案管理的工作效率。由于醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理涉及的內(nèi)容諸多，范圍比較廣，因此針對大范圍的信息資料及其數(shù)據(jù)等，這就要求管理人員要具備專業(yè)的素質(zhì)，提高檔案管理水平。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，要不斷進行培訓學習，促使醫(yī)院檔案管理朝著專業(yè)化、科學化、高效化的方向發(fā)展。然后醫(yī)院要及時更新設(shè)備，以先進的管理技術(shù)作為支撐，不斷完善檔案管理的硬件設(shè)備，制定具體的管理機制，落實相關(guān)責任人，最終以真實的信息記載，進而對醫(yī)院文化以及綜合建設(shè)都起到一定的促進意義。
4總結(jié)
關(guān)鍵詞：檔案管理；醫(yī)院；文化建設(shè)
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）05-00-01
醫(yī)院檔案是一種文化，同時也是醫(yī)院實踐經(jīng)驗的總結(jié)。醫(yī)院文化建設(shè)與醫(yī)院檔案關(guān)系密不可分，醫(yī)院文化建設(shè)的第一手資料就是醫(yī)院檔案，它是醫(yī)院文化建設(shè)的重要依托。加強新時期醫(yī)院檔案文化建設(shè)，有助于提高醫(yī)院文化價值利用率，推動醫(yī)院發(fā)展進程。
一、檔案管理的概念及現(xiàn)狀
1.檔案管理的概念
檔案是作為人類記錄活動的，將前人的文化創(chuàng)造、積累、保存，可供后人繼承和發(fā)展的一種實體文化資源。原始性是檔案的本質(zhì)屬性，兼有知識性、信息性、文化性等屬性?？梢詫n案的定義簡要的表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
2.檔案管理現(xiàn)狀
首先，為數(shù)不少的醫(yī)院中，從工作人員到領(lǐng)導均缺乏檔案意識，對檔案管理的重要性缺乏深刻的認識，忽略了檔案的科學管理。其次，在許多醫(yī)院中，檔案管理制度不健全，造成檔案收集效率偏低，信息資源缺乏統(tǒng)一整合。有價值的資料和數(shù)據(jù)丟失的情況普遍存在。其次，檔案管理設(shè)備落后，由于資金的短缺造成硬件設(shè)備陳舊，仍然停留在手工收集的水平，導致工作效率低下。
二、醫(yī)院文化建設(shè)與醫(yī)院檔案管理的關(guān)系
醫(yī)院文化是指醫(yī)院在長期建設(shè)發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)活動過程中，所形成的一種具有醫(yī)院特色的社會文化。醫(yī)院文化存在于醫(yī)院發(fā)展過程中，每位醫(yī)院員工的工作態(tài)度、職業(yè)行為均呈現(xiàn)出醫(yī)院的文化理念及建設(shè)成效。醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展有著極其重要的作用，它指導協(xié)調(diào)醫(yī)院各項工作的正常運行，更是醫(yī)院在進行工作計劃和決策的可靠依據(jù)。由此可知，醫(yī)院文化建設(shè)和醫(yī)院檔案管理兩者存在著不可割裂的內(nèi)在關(guān)系，相輔相成[1]。
1.檔案管理為醫(yī)院文化建設(shè)提供必要的資料基礎(chǔ)
醫(yī)院精神是醫(yī)院文化建設(shè)的永恒特色，是醫(yī)院文化的核心，是醫(yī)院價值觀的體現(xiàn)，是醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的精神支柱、無形資源和根本動力。它能對員工的價值取向和精神面貌產(chǎn)生持久的影響。一個醫(yī)院的建院理念、發(fā)展目標是區(qū)別于其他醫(yī)院的最根本因素。而植根于醫(yī)院歷史、忠實記錄醫(yī)院文化思想發(fā)展進程的醫(yī)院檔案是醫(yī)院精神文化的歷史反應(yīng)。只有將這些醫(yī)院檔案史料反映出的醫(yī)院傳統(tǒng)、精神與現(xiàn)今的時代要求相融合，并通過對當代員工的激發(fā)，使員工對醫(yī)院的文化產(chǎn)生認同感，才能發(fā)揮出巨大的整體效應(yīng)。檔案管理部門則需要更好的完善檔案來凝練醫(yī)院的精神文化。
2.良好的檔案管理能促進醫(yī)院文化建設(shè)
醫(yī)院的規(guī)章制度是員工行為規(guī)范的“硬制度”，而反映醫(yī)院價值導向的精神文化則是道德宣傳的“軟功能”。醫(yī)院的悠久歷史，所獲得的種種榮譽和稱贊，檔案管理部門對這些優(yōu)秀的精神財富進行總結(jié)提升和宣傳，使它符合新時代的國情、院情，更能促進員工產(chǎn)生主人翁意識。我們可以看出，只要通過正確的檔案管理，就能提升整個醫(yī)院的精神文明建設(shè)力度。記載醫(yī)院興衰榮辱的院史，不但能繼承發(fā)揚醫(yī)院歷史文化的優(yōu)秀遺產(chǎn)，也可能醫(yī)院文化建設(shè)提供新思路，豐富醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)容。
3.檔案管理服務(wù)人本管理，進行學術(shù)傳承
以人為本是醫(yī)院文化建設(shè)的基礎(chǔ)，醫(yī)院文化通過溝通職工的思想，對職工的信念、期望等心理進行了解，使職工產(chǎn)生對醫(yī)院文化的凝聚力、向心力。利用好職代會的提案檔案，從中了解職工關(guān)心的熱點、難點問題，對合理的要求和建議盡力予以解決和實現(xiàn)，鼓勵職工樹立院興我榮、院衰我恥的意識。其次，檔案工作者可以根據(jù)醫(yī)院需求的不同，對醫(yī)務(wù)人員的技術(shù)水平進行評估，形成良好的競爭態(tài)勢，使職工們個人價值的自我實現(xiàn)與醫(yī)院的長遠發(fā)展有機地融合為一體。
醫(yī)院文化建設(shè)生命力是以患者為中心。醫(yī)院應(yīng)改善服務(wù)態(tài)度，保護患者的合法權(quán)益。培養(yǎng)遵紀守法的專業(yè)技術(shù)人員，要加強對病案的管理和利用，維護醫(yī)患雙方的合法權(quán)益，同時能督促醫(yī)務(wù)人員提高工作水平，更好地為患者服務(wù)。這是“以人為本”服務(wù)理念的關(guān)鍵所在。良好的職業(yè)道德教育和嚴格的制度管理考核制度就勢必要求建立檔案以作為監(jiān)督[2]。
4.檔案管理能為醫(yī)院環(huán)境文化建設(shè)起督促作用
環(huán)境形象也是文化的一種載體。從員工的一言一行到醫(yī)院的規(guī)章制度，從醫(yī)院的一草一木到醫(yī)院的建筑環(huán)境，不管是“硬件”還是“軟件”，良好而有特色的文化氛圍都要依賴于良好的檔案管理。如如管理不善，甚至不利于醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)。
三、加強醫(yī)院檔案管理的措施
1.強化檔案管理人員的服務(wù)意識，加強培訓
首先，檔案管理人員應(yīng)深入到臨床第一線，了解各部門對檔案信息的不同需求，針對性的進行總結(jié)，盡可能的開展多渠道、多層次的調(diào)研活動?？梢蚤_展專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員的交流互動，雙方對彼此工作進行深入了解。對檔案管理人員進行檔案管理現(xiàn)代化知識培訓。檔案管理人員應(yīng)主動學習，改善知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)造能力。
2.加快醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
普及和搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量。加強檔案資源建設(shè)，確保檔案收集過程的完善。不斷調(diào)整醫(yī)院的檔案收集范圍，把具有保存價值的檔案收集齊全，確保信息內(nèi)容的安全。
3.加快檔案管理的現(xiàn)代化進程
改進和豐富檔案管理手段，提高檔案現(xiàn)代化、信息化管理水平，開發(fā)和完善快速檢索等現(xiàn)代查閱工具，充分發(fā)揮電子計算器在檔案管理中的作用。改進檔案錄入手段，豐富檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案盡快走向現(xiàn)代化[3]。
四、結(jié)論
綜上所述，醫(yī)院文化存在于醫(yī)院發(fā)展過程中，而醫(yī)院檔案從檔案信息的整合與開發(fā)利用的層面上支持著醫(yī)院文化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，我們要重視利用檔案工作來提升醫(yī)院文化建設(shè)水平，善于從檔案中挖掘精神財富來促進醫(yī)院的文化建設(shè)。
參考文獻：
[1]黃恩梅,蔣輝.充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院文化建設(shè)中的作用[J].蘭臺世界,2007,7(13):37-38.
一、人事檔案管理的作用
人事檔案作為人員個人綜合信息的有效載體，其所承載的個人信息量巨大，其中翔實記載每個人的學習經(jīng)歷、工作軌跡、技術(shù)職稱及家庭信息。對此，應(yīng)對人事檔案進行有效的管理，加??人事檔案管理，不僅可以有效促進人力資源的開發(fā)，而且其為人事管理提供了最為真實的個人信息數(shù)據(jù)。同時，人事檔案管理還對于企事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)，具有積極的促進作用。通過人事檔案管理，規(guī)范檔案管理存在的不足，使醫(yī)院職工的檔案信息資料得到長時間的留存，從而便于個人信息的查找以及各類數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計與利用。
二、醫(yī)院非編人員人事檔案管理問題分析
人事檔案的建立及管理工作相對繁瑣，不僅需要個人資料的收集與保管，而且還涉及到人員的分類與調(diào)動等。由于非編人員的穩(wěn)定性較差，且具有較大的流動性，因此醫(yī)院非編人員人事檔案的建立與管理難度增大。
（一）人事檔案管理權(quán)限誤區(qū)?，F(xiàn)階段絕大部分醫(yī)院的人事檔案管理工作，采用的是分級管理模式。即在編人員檔案管理部門是由上級管理機構(gòu)負責，醫(yī)院自主招聘的非編人員的檔案管理由本級醫(yī)院自行管理，且醫(yī)院自主招聘人員中的全日制本科學歷畢業(yè)的醫(yī)學生的檔案管理又納入人才交流中心管理。由于人員檔案管理的機構(gòu)不一，造成管理不便，使許多醫(yī)院未進行有效管理。
（二）醫(yī)院對非編人員檔案管理重視度不夠。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)絕大部分醫(yī)院對非編人員人事檔案的管理工作重視度不夠，大多數(shù)醫(yī)院將工作重點放在提高醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全以及醫(yī)療服務(wù)方面。對非編人員的人事檔案編制與管理工作重視程度不足，乃至根本不納入醫(yī)院管理，這也使得醫(yī)院的人事部門對于非編人員缺乏足夠的關(guān)注度。
（三）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足。由于醫(yī)院對非編聘用人員的檔案管理不夠重視，因此在人、財、物的投資上難免會大打折扣，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位現(xiàn)象非常普遍。在該種情況下，醫(yī)院檔案室無法擁有各類軟硬件設(shè)施，以致于各項軟硬件配備過于簡陋。比如，只有用于數(shù)據(jù)錄入的計算機，人事檔案管理工作中只有其保管作用的檔案柜等。不僅不利于人事檔案的存檔備份，而且會影響人事檔案的保存。
（四）專職檔案管理人員配置不到位。在眾多醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)中，進行人事檔案管理工作的人員，大多數(shù)是由人事科相關(guān)人員來負責，而這部分人員均未進行專業(yè)化的培訓。同時，由于現(xiàn)階段各大高校中人力資源及企業(yè)管理專業(yè)中，涉及到檔案編制與管理的內(nèi)容較少，且選擇此專業(yè)方向的人才較少。并且，受科技體制改革的影響，致使具有豐富工作經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員極度缺乏。進而導致醫(yī)院無法配置專職的人事檔案管理人員進行非編人員人事檔案的管理。
（五）檔案材料規(guī)范不統(tǒng)一。在對非編人員人事檔案進行建立及整理工作中，發(fā)現(xiàn)存在檔案材料缺乏統(tǒng)一規(guī)范，檔案材料缺失嚴重。比如，學籍檔案中，應(yīng)有大中院校學生登記表、學習成績、畢業(yè)生登記表（或鑒定表）、畢業(yè)證及學位證等；黨員材料中，必須有入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。
三、加強醫(yī)院非編人員人事檔案管理的有效措施
（一）建立專項檔案管理部門。為有效改善和解決醫(yī)院非編人員人事檔案管理中存在的問題，進一步提升醫(yī)院管理水平，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部建立專項的人事檔案管理部門。對檔案室人員進行及時的補充，有效加強人事檔案管理。同時，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入力度，比如根據(jù)需要采購人事檔案管理專項軟件、掃描儀等設(shè)備。
（二）對檔案管理人員及職工加強專項培訓。由于醫(yī)院人事檔案編制與管理的人員相對匱乏，因此，在對相關(guān)人員進行補充的同時，更要做好職工檔案的收集、培訓工作。通過檔案收集培訓，使人事檔案管理人員的工作能力進一步加強。如檔案的收集范圍、方法、歸檔制度以及征集方法與接收制度等的培訓。此種培訓活動能夠加強人事檔案的真實性與準確性，并使非編人員與在編人員的人事檔案利用率得以顯著增強。
（三）樹立服務(wù)意識，重視非編人員檔案管理工作。在眾多醫(yī)院中，應(yīng)積極進行非編人員人事檔案管理的宣傳工作，并可通過各種培訓、會議等形式，加強部門與人員間的互動交流，創(chuàng)造出積極的人事檔案管理環(huán)境，使人事檔案的編制人員與管理人員等，都能夠?qū)Ψ蔷幦藛T的人事檔案管理工作給予足夠的重視。同時，還應(yīng)使人事檔案的編制與管理人員，從大局觀入手，為促進醫(yī)院工作人員間的和諧化，應(yīng)在積極進行非編人員人事檔案管理的同時，提升自身的服務(wù)意識，以此來促進人事檔案管理部門的效用。
（四）保證檔案質(zhì)量及其安全可靠性。在對醫(yī)院非編人員人事檔案管理過程中，應(yīng)當進一步加強檔案材料的收集與歸檔，對于模糊不清或存在不一致等現(xiàn)象，應(yīng)當及時明確告知非編人員；同時，還要對他們講解人事檔案的重要性，使其能夠再進行完善的信息填寫。為確保人事檔案的安全可靠性，應(yīng)當采用專人專項管理方法，并盡量采用信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，對人事檔案進行錄入及保管，且需要通過特定人員的制定密碼方可查看人事檔案信息。
大型醫(yī)院建設(shè)過程中，基建檔案管理往往滯后。如何在管理好基建項目的同時，做好項目基建檔案的管理，是每一個院長和檔案管理者應(yīng)認真解決的問題。
關(guān)鍵詞
大型醫(yī)院?基建項目?檔案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
隨著新醫(yī)改的推進和城市化進程的加快，公立醫(yī)院迎來了新一輪的建設(shè)浪潮。很多三級醫(yī)院床位從以前的1000張猛增到2000張、甚至是3000張，建筑面積也動輒十幾萬，甚至二十幾萬平方米。但在這些大型醫(yī)院建設(shè)過程中，基建檔案管理卻往往嚴重滯后。
一、大型醫(yī)院基建項目檔案的特點
（一）工藝流程復雜，檔案種類多易分散
大型醫(yī)院建設(shè)工程除了一般建設(shè)項目都有的土建安裝裝修外，還有其特殊的工藝流程，如醫(yī)患分流、潔污分流，手術(shù)室和ICU空氣凈化，放射放療核醫(yī)學科射線防護，醫(yī)療廢水廢物處理等等，這些都有專門的工藝流程標準和要求。另外，一般醫(yī)院建設(shè)項目要招標40～45個，多者能達到80多個，由此產(chǎn)生大量的招投標和評標資料。因此大型醫(yī)院建設(shè)涉及面廣，參與部門多，檔案資料容易分散。
（二）建設(shè)周期長，檔案資料容易流失
醫(yī)院建設(shè)工程從立項、招投標、勘測、設(shè)計、辦理手續(xù)、開工，到主體和配套施工，再到裝飾裝修、綠化亮化，最后到竣工驗收投入使用，一般最短周期為兩年半時間。如果遇到汛期長、天氣冷等天氣因素，或建設(shè)期間通貨膨脹，人工費、材料費大幅漲價等市場因素，或者工程前期論證不細，設(shè)計大量變更、決策機制效率不高、建設(shè)資金不能保證等甲方因素，或者安全出問題、組織管理不善、資金斷鏈等乙方因素，都會使項目工期不同程度延長，工期少則三四年，多則五六年。時間越長，檔案資料流失可能性越大。
二、大型醫(yī)院基建檔案管理中存在的主要問題
醫(yī)院基建檔案是指在醫(yī)院建設(shè)項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中形成的、應(yīng)當歸檔保存的文件材料。包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、竣工、驗收、試運行等工作活動中形成的文字材料、圖紙、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。目前大型醫(yī)院建設(shè)中檔案管理存在以下問題——
（一）建檔意識不強
根據(jù)2006年6月國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期，不得進行或通過整個工程基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)前期的竣工驗收。但很多醫(yī)院院長和基建管理人員不知道也不清楚此項規(guī)定。有的醫(yī)院院長認為，檔案只是建設(shè)工程竣工后的資料整理，是建設(shè)工程的末端。常常對檔案工作表現(xiàn)出敷衍塞責的態(tài)度，在建設(shè)中重進度，輕資料的現(xiàn)象非常普遍。有的醫(yī)院到項目驗收時匆忙找補，有可能不全或不真，使項目留下永久遺憾和欠缺。
（二）沒有很好建立檔案管理機制
很多醫(yī)院本身就沒有檔案管理的專門機構(gòu)，基建檔案更是被忽略。大部分醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室都不配備專職檔案資料管理人員，對基建檔案也沒有考核和檢查。還有的把大堆圖紙資料放到檔案室就算歸檔，沒有交接，缺乏整理，需要時卻找不到。
（三）資料收集歸檔不及時、不完整
由于大型醫(yī)院建設(shè)周期長、資料多、工藝復雜，很多建設(shè)資料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方專業(yè)技術(shù)人員處，有的在乙方施工人員處，有的在監(jiān)理單位，還有的在中標單位。工程人員不了解檔案專業(yè)和技術(shù)知識以及工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。
（四）檔案管理手段落后
醫(yī)院工程指揮部或籌建辦公室大都在工地現(xiàn)場，用房緊張，條件簡陋，很多基建過程中形成的資料堆疊在辦公室里，少有甚至沒有檔案管理的櫥柜和工具。聲像檔案、電子檔案缺乏硬件保存的介質(zhì)，不能做到定期整理和檔案轉(zhuǎn)移，檔案的質(zhì)量安全得不到保障。
三、對策
（一）轉(zhuǎn)變觀念，重視基建檔案管理
醫(yī)院基建檔案真實反映了醫(yī)院建設(shè)工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，對醫(yī)院日后的管理、使用、維護都有著十分重要的作用。醫(yī)院基建檔案還是建設(shè)項目評價的依據(jù)，“魯班獎”、“泰山杯” 都是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，結(jié)合現(xiàn)場進行綜合測評的結(jié)果。同時基建檔案也能反映醫(yī)院建設(shè)項目的決策過程。
（二）健全制度，理順檔案管理機制
對有大型基建項目的醫(yī)院來說，應(yīng)成立工程項目建設(shè)檔案工作領(lǐng)導小組，明確工程項目指揮部或籌建辦公室中有檔案專業(yè)培訓背景的專職檔案資料管理人員1名，其他籌建人員也要“一崗雙責”，除做好專業(yè)技術(shù)工作外，做好資料的及時收集和整理，建立起工程建設(shè)檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系。同時，建立檔案資料收集整理歸檔制度，定期催交，及時整理，加強考核，理順檔案工作管理體制和工作程序，爭取項目完成竣工驗收時，資料完整。
關(guān)鍵詞 森林資源；檔案管理；問題；建議；新疆山區(qū)
中圖分類號 F326.2 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2012）17-0160-01
林業(yè)在新疆經(jīng)濟社會發(fā)展中具有特殊地位和作用，承擔著維護生態(tài)安全、發(fā)展林業(yè)產(chǎn)業(yè)、建設(shè)生態(tài)文明三大戰(zhàn)略任務(wù)。自治區(qū)黨委把堅持“環(huán)保優(yōu)先、生態(tài)立區(qū)”理念，走“資源開發(fā)可持續(xù)、生態(tài)環(huán)境可持續(xù)”道路作為重點工作和關(guān)鍵措施進行安排部署，要求全疆各族人民積極行動起來，堅決保護好全疆各族人民賴以生存的森林資源。做好森林資源檔案管理工作，可為編制各項森林資源保護規(guī)劃及保護規(guī)劃的有效實施提供準確可靠的資源數(shù)據(jù)[1-2]。
1 森林資源檔案管理的任務(wù)與內(nèi)容
森林資源檔案管理工作的主要任務(wù)是：掌握森林資源的現(xiàn)狀及變化情況，評定森林經(jīng)營利用效果，為編制林業(yè)規(guī)劃、設(shè)計、計劃，確定森林經(jīng)營措施和安排各項經(jīng)營活動，提供可靠的依據(jù)[3]。森林資源檔案管理的內(nèi)容包括：基本圖、林相圖、經(jīng)營規(guī)劃圖及資源變化圖；森林資源變化分析說明；森林資源消長變化表；林地林權(quán)證明資料；森林資源統(tǒng)計表；森林資源檔案管理卡片、簿冊；森林資源各項調(diào)查、科研、經(jīng)營的文件和經(jīng)營總結(jié)資料等[4]。
2 存在的問題
各山區(qū)林場均設(shè)有資源林政科，科室有3人以上編制，有相應(yīng)的資源檔案室。但多年來各場對森林資源檔案管理工作僅限資料存入檔案室，基本上未對林班的臺賬進行有效更新，資源數(shù)據(jù)較陳舊。不同程度地存在著“一年清、二年變、三年亂”的現(xiàn)象，未能充分反映該區(qū)森林資源的消長情況。
3 建議
3.1 充分利用新二類調(diào)查成果，及時更新森林資源檔案數(shù)據(jù)
2009年起，新疆維吾爾自治區(qū)林業(yè)廳委托國家林業(yè)局西北林業(yè)規(guī)劃設(shè)計院、新疆林業(yè)規(guī)劃設(shè)計院等具有乙級以上林業(yè)調(diào)查設(shè)計資質(zhì)的林業(yè)勘察設(shè)計院，全面完成了新疆天山西部國有林管理局、天山東部國有林管理局、阿爾泰山國有林管理局所轄25個國有山區(qū)林場森林資源二類調(diào)查，摸清了新疆國有林區(qū)森林資源家底。各項數(shù)據(jù)都已更新到2009年度資源數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)資料已交付各場，為各場的森林資源檔案管理帶來了有利條件。以此為契機，及時更新資源數(shù)據(jù)是比較容易進行的。
3.2 開發(fā)適合新疆山區(qū)森林資源檔案管理的計算機軟件系統(tǒng)
與財務(wù)管理一樣，森林資源檔案管理應(yīng)具有適合自身特點的管理軟件，應(yīng)保證其可操作性較強。應(yīng)對適合新疆山區(qū)森林資源檔案管理特點的計算機軟件系統(tǒng)進行開發(fā)，如編制森林資源蓄積消長變化程序，將各場森林資源以林班為單位，將二類成果中提供的各樹種林木按幼齡林、中齡林、近熟林、成熟林、過熟林齡的年平均生長率或年公頃生長量等森林資源蓄積消長變化因子編入程序，操作上較為簡便，保證每年均可進行數(shù)據(jù)的更新。這樣，不但保證了各林場資源數(shù)據(jù)計算的迅速、準確，實現(xiàn)了全疆山區(qū)森林資源數(shù)據(jù)共享，還方便查閱[5-6]。
3.3 各項林業(yè)工程建設(shè)都要抓好工程檔案建設(shè)和管理工作
根據(jù)國家林業(yè)局抓好林業(yè)六大工程、推進林業(yè)五大歷史性轉(zhuǎn)變、實現(xiàn)林業(yè)跨越式發(fā)展的要求[7]。2008年，新疆維吾爾自治區(qū)林業(yè)廳為全力推進以防沙治沙為主的林業(yè)生態(tài)體系建設(shè)，結(jié)合新疆當?shù)貙嶋H，通過對正在實施的國家林業(yè)重點工程的細化、具體化，提出了十大林業(yè)生態(tài)工程。新疆十大林業(yè)生態(tài)工程涵蓋了新疆山區(qū)、平原綠洲及綠洲邊緣荒漠的廣闊區(qū)域，通過十大林業(yè)工程的實施和推進，能夠有效保護和增加新疆的森林資源，進一步提升森林的生態(tài)功能，更加有效地為各族群眾提供良好的生產(chǎn)生活環(huán)境，更加顯著地發(fā)揮林業(yè)在自治區(qū)新農(nóng)村建設(shè)、新型工業(yè)化和城市化發(fā)展進程中的積極作用。
4 參考文獻
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關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研院所；文書檔案管理；問題；建議
中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-7731（2013）18-132-02
農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案是對科研單位各方面工作的真實記錄，又被稱之為管理性檔案。其內(nèi)容主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、財務(wù)管理、科研管理、科技開發(fā)管理、條件建設(shè)管理等方面[1]。文書檔案管理的手段主要是以紙質(zhì)為載體來記錄，并按照相關(guān)要求分類分冊存放在檔案室中。文書檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研院所重要的基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，是農(nóng)業(yè)科研院所工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是農(nóng)業(yè)科研院所領(lǐng)導決策的重要依據(jù)。實現(xiàn)文書檔案的科學化、規(guī)范化管理，有利于發(fā)揮文書檔案的作用，體現(xiàn)文書檔案所具有的價值。但從現(xiàn)實情況看，農(nóng)業(yè)科研院所在文書檔案管理方面還存在一些共性問題，值得探討。
1 農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作中存在的問題
1.1 對文書檔案管理工作重視程度不夠 農(nóng)業(yè)科研院所的主要業(yè)務(wù)是科研工作，其他工作均是圍繞科研中心工作開展的，在多數(shù)職工心目中，甚至在機關(guān)管理人員心目中，都不那么重視文書檔案管理工作，認為文書檔案工作只是保存文件，以備不時之需，認識不到文書檔案的重要價值。由于對農(nóng)業(yè)科研文書檔案管理工作的重視程度不夠，沒有將這項工作納入農(nóng)業(yè)科研工作的重要議事日程，從而影響了農(nóng)業(yè)科研文書檔案管理工作的開展。
1.2 缺乏專業(yè)文書檔案管理人員 農(nóng)業(yè)科研院所屬于公益事業(yè)單位，以從事農(nóng)業(yè)科研工作的專業(yè)技術(shù)人員為主，管理人員的比例非常低，基本上都是一人多崗。文書檔案管理人員也不例外，一般都是兼職人員，他們除了負責文書檔案管理工作外，還負責其它的行政后勤工作，投入到文書檔案管理工作上的時間和精力非常有限，存在收集不及時、檔案資料不齊全、整理分類不專業(yè)等多方面的問題。由于缺乏檔案管理專業(yè)知識，加之學習培訓的機會少，工作就靠在實踐中摸索，難以使檔案管理工作規(guī)范化。
1.3 文書工作與檔案工作銜接不順暢 文書工作是檔案管理工作的前提，檔案管理工作則是文書工作的延續(xù)，兩者既有聯(lián)系又有區(qū)別，既相互統(tǒng)一又分工明確。在農(nóng)業(yè)科研院所中，文書工作者往往檔案意識較為淡薄，而檔案管理人員又極少涉及文書工作，這就導致了文書工作與檔案工作之間銜接不順暢[2]。在實際工作中，許多文書材料滯留在文書工作者手中，而不能在規(guī)定時限內(nèi)按時歸檔，造成漏登、漏報，甚至丟失。有的即使歸檔了，由于多方面的原因，也不能嚴格地按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定規(guī)范有效地進行。
1.4 文書檔案管理制度不完善 近年來，農(nóng)業(yè)科研院所出臺了一系列的管理制度，但對文書檔案管理工作內(nèi)容卻很少有明確的要求和規(guī)定，即使有少量的規(guī)定，也沒有嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。這就造成了有價值的文書檔案得不到應(yīng)有的重視，文書檔案管理工作也難以實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。
2 加強農(nóng)業(yè)科研院所文書檔案管理工作建議
2.1 加大宣傳力度，強化職工對文書檔案管理工作的認識 農(nóng)業(yè)科研院所要將文書檔案管理工作納入重要工作議事日程，做到常抓不懈。加大《中華人民共和國檔案法》、《公文處理辦法》等政策法規(guī)的宣傳力度，采取多種形式，如制作宣傳欄、開展檔案知識講座、利用單位網(wǎng)站等宣傳檔案管理知識，讓職工對文書檔案管理有更充分的了解，并積極參與到文書資料的收集歸檔工作中來，為文書檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)[3]。
2.2 重視人才隊伍建設(shè)，提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平 農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)根據(jù)規(guī)模大小及文書檔案管理工作的實際需求配備專職檔案管理人員，使他們能專心致志做好檔案管理工作，不會因為其他工作而耽誤檔案管理工作。每年定期派出檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)學習，使文書檔案管理人員不斷更新專業(yè)知識，不斷更新工作理念，不斷提高管理操作能力，適應(yīng)新形勢下文書檔案管理工作要求，成為政治合格、作風過硬、業(yè)務(wù)精通、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的檔案管理干部。
2.3 加強職能部門合作，做好文書工作與檔案工作的有效銜接 各個職能部門的文書資料是檔案的基礎(chǔ)，各部門文書質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案質(zhì)量的好壞[4]。因此要做好檔案工作，就必須從源頭抓起，抓好文書質(zhì)量。文書人員要時刻想到檔案管理工作，處理文書要及時、準確，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)缺失要及時查找、補充，尤其是對領(lǐng)導講話、外出開會帶回的會議材料等要及時收集，保證文件材料齊全完整，切實做好文書材料的立卷歸檔。真正實現(xiàn)文書、檔案的一體化，做到有效銜接[5]。
2.4 建立健全規(guī)章制度，規(guī)范文書檔案管理工作 建立科學的文書檔案管理體系、健全文書檔案管理制度，是做好文書檔案管理的關(guān)鍵。明確文書檔案管理人員的崗位職責，制訂文書檔案收集制度、文書檔案保管制度、文書檔案保密制度、文書檔案查閱制度等規(guī)章制度，使文書檔案管理工作有章可循，并嚴格要求相關(guān)工作人員按照規(guī)章制度執(zhí)行，保證文書檔案管理工作落到實處，從而規(guī)范文書檔案管理工作[6]。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作
1檔案查閱者的實踐操作
1.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
1.2檔案申請歸檔。
點擊菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節(jié)點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。
1.2.1歸檔申請。
點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。
1.2.2查看申請記錄。
點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請查詢
1.3.1申請查詢。
點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。
1.3.2申請記
錄查看。點擊“申請記錄查看”節(jié)點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進行查詢。
2檔案管理員和領(lǐng)導者(主管)的實踐操作
2.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務(wù)模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。
2.2檔案申請歸檔。
點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節(jié)點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點擊左邊樹節(jié)點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。
2.2.2申請記錄查看。
點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。
2.3檔案申請查詢。
點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節(jié)點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。
2.3.2申請記錄查看。
具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。
2.4檔案申請銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節(jié)點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。
2.4.1銷毀申請。
選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。
2.4.2申請記錄查看。
點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。
3系統(tǒng)管理員的實踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進行查詢。
3.1.1查看。
點系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。
3.1.3刪除：
管理員根據(jù)實際需求，刪除檔案文件?？梢远鄺l刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。
3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。
點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。
選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。
3.3基礎(chǔ)信息維護。
此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級管理。
點擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。
參考文獻
[1]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統(tǒng)的研究與實現(xiàn)[J].天津：天津大學,2012.
關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；影響
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）11-00-01
傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理模式主要以機關(guān)檔案室為主，以紙質(zhì)材料為機關(guān)收集、管理檔案，這既不利于檔案的長久保存和查閱，也影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和計算機的普及應(yīng)用，更是對傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理工作帶來了深刻的影響和沖擊。因此，探究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機關(guān)檔案管理的影響對于促進機關(guān)檔案管理工作的發(fā)展和革新具有重要的現(xiàn)實意義。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機關(guān)檔案的形式產(chǎn)生了影響
在當前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)工作的需求，無論是檔案的形成過程還是檔案的載體形式，以及對檔案的記錄形式等都發(fā)生了變化。
1.檔案的形成過程發(fā)生了變化。傳統(tǒng)機關(guān)檔案的形成過程主要是通過人工記錄的方式完成，然后以紙質(zhì)文件的形式進行歸檔保存。不但形成過程緩慢，需要耗費大量人力物力，而且在出現(xiàn)差錯的時候，也不易及時的發(fā)現(xiàn)和改正。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，機關(guān)文件的形成過程更為多樣化。（1）可以手工制作機關(guān)文件。機關(guān)文書可以將文件以手寫的方式記錄下來，然后在計算機上進行輸入存檔和保存，文件的傳遞也通過網(wǎng)絡(luò)來完成，也便于機關(guān)文員在輸入存檔的時候，對文件中的錯誤部分（如字、詞書寫錯誤，語言不通順流暢等）進行及時的改正，提高文件內(nèi)容的質(zhì)量和傳送速度；（2）可以在計算機上直接制作文件。對于機關(guān)工作所需要的文件，機關(guān)文員可以直接在計算機上進行起草、校正和打印。對于機關(guān)工作會議中需要記錄的內(nèi)容，機關(guān)文員也可以利用計算機來完成，可以顯著提高文件生成的速度。同時，計算機可以提供多種形式的文件模板以供選擇，機關(guān)文員只需要填入相應(yīng)的內(nèi)容即可，使文件既簡潔美觀又內(nèi)容豐富，還可以滿足機關(guān)單位紙質(zhì)和電子版本雙套保存的需求；（3）可以利用數(shù)碼設(shè)備生成。隨著數(shù)碼影像設(shè)備的普及和應(yīng)用，機關(guān)單位的工作會議記錄和重要活動，可以進行可視化的全程記錄。機關(guān)文員可以將其制作成視頻文件和音頻文件進行保存，也可以根據(jù)視頻和音頻的回放，將會議或者活動內(nèi)容整理成紙質(zhì)文字進行存檔和保存。
2.檔案的載體形式也發(fā)生了變化。傳統(tǒng)檔案的載體主要為紙質(zhì)，這既不利于長久保存，也造成了資源的浪費。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度將逐步取代紙質(zhì)文件。同時在文件的內(nèi)容和形式上也更為豐富和生動，例如利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以在電子文件中穿插電子圖片，使文件內(nèi)容更為形象直觀，內(nèi)容更豐富而具有說服力。這對于機關(guān)的宣傳工作和圖片處理工作帶來了極大的便利，不僅省時省力，而且保存的時間更長久。同時在文件的傳遞過程中，電子文件也有紙質(zhì)文件所不具備的優(yōu)勢。紙質(zhì)文件的存檔需要人工運送完成，很可能會因為疏忽、遺忘等種種人為因素造成檔案的遺失，從而給檔案的保存工作帶來無法挽回的損失。而電子文件的存檔只需要通過機關(guān)內(nèi)部的局域網(wǎng)傳輸就可以完成，而且電子文件備份過程簡單，幾乎不會出現(xiàn)檔案遺失的情況。此外，不僅大大提高了檔案存檔的時間和文件傳閱的時間，也提高了檔案存檔的安全性。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境促進了機關(guān)將檔案管理的創(chuàng)新
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅對機關(guān)檔案的形式產(chǎn)生了深遠的影響，而且促進了機關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新。
首先，提高機關(guān)檔案管理員的創(chuàng)新意識和管理技能。傳統(tǒng)的檔案管理員只負責檔案的歸檔、整理、查閱和保存工作，內(nèi)容重復單調(diào)，管理工作相對簡單容易。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很多檔案都是以圖形、圖像、視頻和音頻的形式存檔的，檔案管理的具體對象相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件更為多樣化，這對管理員的工作技能提出了更高的要求。例如，機關(guān)檔案工作人員需要在專業(yè)人員的指導下學會專門的檔案信息接受管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集和管理技術(shù)，使機關(guān)檔案的保管擺脫卷盒和柜架等裝具的束縛，將經(jīng)過鑒定歸檔的機關(guān)檔案信息將存入“虛擬文件柜”。檔案管理員不僅要掌握和檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要認清檔案管理的發(fā)展趨勢，及時的隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新而強化自己的職業(yè)技能，使檔案管理趨于網(wǎng)絡(luò)化、知識化和社會化，樹立全新的管理理念。
其次，促進機關(guān)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案管理服務(wù)創(chuàng)新主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是服務(wù)手段創(chuàng)新。相對與傳統(tǒng)的查閱紙質(zhì)文件的服務(wù)手段，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理員可以建立檔案館網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)開展多樣化服務(wù)。如利用單位網(wǎng)站資源制作自己的網(wǎng)頁，建設(shè)電子文件全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)電子的統(tǒng)一管理和高效利用，使檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和自動化。另一方面是拓寬了服務(wù)領(lǐng)域。傳統(tǒng)的機關(guān)檔案服務(wù)于機關(guān)單位本身，很少對外開放。而社會的發(fā)展使檔案服務(wù)逐步面向社會，生產(chǎn)建設(shè)、管理活動和行政活動等方面已經(jīng)與信息服務(wù)密不可分，人們從對檔案信息的單一需求轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案、圖書、文件和情報檢索資料的綜合需求，這使得通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享、互通有無成為檔案管理工作的趨勢，從而滿足社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)的需要。
最后，促進機關(guān)檔案管理理念的創(chuàng)新。管理理念是管理意識、管理宗旨和管理思想等觀念性因素的綜合，決定著管理手段和管理模式，并影響者最終的管理效果。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，嚴重沖擊了傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)理念，促進檔案管理理念由傳統(tǒng)的“人浮于事”向“人精于事”轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理理念要堅持“以人為本”的原則，注重利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向機關(guān)和社會提供周到、便捷和快速的公共服務(wù)，才能使檔案管理工作更有生機和活力，發(fā)揮檔案管理在機關(guān)工作和社會服務(wù)建設(shè)中的重要作用。
三、結(jié)論
總之，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機關(guān)檔案管理的影響是全方面的，其意義重要而深遠。不僅改變了傳統(tǒng)檔案文件的生成過程、載體形式和存檔保管形式，提高了檔案傳輸?shù)乃俣取n案保存的安全性和檔案的利用率，而且改變了檔案管理理念和管理形式，提高了檔案管理員的職業(yè)技能和服務(wù)水平，促使檔案管理工作更為便捷化、全面化和系統(tǒng)化，從而真正體現(xiàn)檔案管理工作的價值，更好地為機關(guān)工作和社會發(fā)展服務(wù)。
參考文獻：
[1]姚美榮.對加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理的幾點思考[J].檔案，2009（01）.