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導語：在數(shù)字化管理的重要性的撰寫旅程中，學習并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關鍵詞]電力企業(yè)；檔案；數(shù)字化；管理
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中圖分類號]F426.61 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0063-01
檔案管理在電力企業(yè)發(fā)展中起著重要作用。隨著科學技術的發(fā)展，社會全面步入信息化時代，企業(yè)也對此予以高度重視，紛紛改變陳舊落后的管理經(jīng)營模式。電力企業(yè)想要贏得市場競爭的主動權，就必須重視改進檔案管理模式。本文就如何做好電力企業(yè)檔案信息化管理進行分析研究。
1 電力企業(yè)檔案管理中存在的問題概述
電力企業(yè)的檔案管理信息量極大，其中包括文字、圖像、聲音、影像等，涉及多個部門的方方面面，管理的內(nèi)容較為重要性。紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式。在這種陳舊落后的管理模式下，員工或單位的管理人員頻繁地借閱檔案，容易對檔案原件造成損害，影響檔案的長期保存，且檔案存放占用空間大，不利于企業(yè)管理人員的隨時閱覽。新形勢下，電力企業(yè)管理相關部門要足夠重視電力企業(yè)檔案的管理工作，積極推進檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，促進電力企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
2 實現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性
電力企業(yè)檔案利用率越來越高，企業(yè)經(jīng)營者和管理人員對檔案的翻閱也越來越頻繁。電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時抓住機遇，加快建設和完善檔案管理工作，實現(xiàn)公文信息快速運轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應現(xiàn)代社會市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。
3 如何有效實現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理
3.1 提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識
數(shù)字化檔案管理不僅可以加強電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時采取有效措施進行改進，還可以進一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進行分類、存檔時容易混淆，且需要進行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實現(xiàn)資源共享，適應節(jié)約型社會的發(fā)展要求。一方面，跟進多媒體時代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進了電力企業(yè)在全球信息化時代的發(fā)展。
3.2 建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫
數(shù)字化管理技術是采用數(shù)字化進行存儲的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會、經(jīng)濟和科技的迅猛發(fā)展有關，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進行分門別類，標上“套”“冊”等分號，寫上相應的檔案名稱，這樣在查找檔案時，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時間數(shù)據(jù)庫，時間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計算機網(wǎng)絡對錄入的時間及內(nèi)容進行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時間數(shù)據(jù)庫，進行統(tǒng)計整理，方便管理人員對信息進行管理的同時，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。
3.3 做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓工作
電力企業(yè)領導應重視檔案數(shù)字化管理工作。只有具備了檔案管理的意識，才能使企業(yè)產(chǎn)生更好的經(jīng)濟效益。為促進電力企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展，電力企業(yè)部門應培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)管理隊伍。為提高各部門人員的檔案管理意識，貫徹檔案數(shù)字化管理知識，電力企業(yè)單位負責人可定期組織召開相關會議，使管理人員對數(shù)字化檔案管理認識更深刻，認識到數(shù)字化檔案管理的重要性，同時也有助于提高檔案工作人員的積極性和自覺性。此外，還要提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，只有掌握業(yè)務工作流程、熟悉電子操作、具備良好道德素質(zhì)、責任心強的復合型人才從事檔案工作，才能更好地發(fā)揮電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要作用。
主要參考文獻
[1]姜F.電力企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項[J].城建檔案，2014（11）：52-53.
【關鍵詞】高職院校；檔案管理；數(shù)字化建設
在科學技術飛速發(fā)展的今天，信息技術已經(jīng)滲透到國民經(jīng)濟和社會生活的各個領域，這其中也包括檔案管理領域。以往，高職院校檔案大多采用文書檔案形式，這種以紙質(zhì)材料保存原始文件資料的方式雖然能夠有效、客觀地反映歷史，但其利用價值不高，管理難度較大，人力物力消耗也較大。因此，高職院校要適應時展要求，改變原有的檔案管理模式，加強文書檔案的數(shù)字化建設，推進檔案管理進程，最大限度提升檔案的利用效率。
一、高職院校文書檔案數(shù)字化管理的重要性
高校檔案數(shù)字化管理能夠憑借儲存技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、計算機技術、掃描技術、多媒體技術等將文書檔案轉(zhuǎn)化為多種數(shù)字化形式，從而方便檔案信息的存檔與提取。為了順應時展的潮流，高職院校檔案管理有必要引入數(shù)字化管理模式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案結(jié)合起來，更好地發(fā)揮各自的優(yōu)勢。
（一）數(shù)字化檔案管理是完善檔案管理的有效措施。改變傳統(tǒng)文書檔案的管理模式，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是檔案領域未來發(fā)展的總趨勢。高職院校選擇開放的數(shù)字化管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的科學化、數(shù)據(jù)化管理，更為高效地實現(xiàn)檔案儲存與利用，對于完善目前的檔案管理體系具有重要的積極作用。
（二）數(shù)字化檔案管理是強化信息安全性的必然選擇。當今社會，人們越來越重視信息的安全性，尤其是進入網(wǎng)絡時代以來，信息的安全性更是得到了全社會的高度關注。檔案信息作為記錄高職院校各項事業(yè)的重要依據(jù)，其信息的安全問題理應擺在檔案管理的首要位置。文書檔案數(shù)字化管理能夠借助最先進的互聯(lián)網(wǎng)加密技術實現(xiàn)對檔案信息的保護，合理分配信息使用權限，有效提升加強信息的安全性。
二、高職院校文書檔案數(shù)字化管理的作用
（一）提高了文書檔案管理的工作效率。科技進步催生了辦公自動化和無紙辦公的理念，檔案管理也勢必要向著新理念發(fā)展。數(shù)字化檔案管理能夠借助掃描技術、計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等高新技術的強大數(shù)據(jù)處理功能和存儲功能將文書檔案準確、完整地反映出來，并且更加及時地歸檔、更為快捷地調(diào)取，從而減輕檔案管理人員的工作強度，提升檔案管理的工作效率。
（二）加強了文書檔案的文獻質(zhì)量。文書檔案是高職院校檔案中的重要部分，但一直以來，文書檔案缺乏相關部門的重視，大多只是交給檔案管理人員捎帶監(jiān)管，加之紙質(zhì)材料移交困難，交接幾次后，很多文書檔案都散落在不同的部門或個人手中，部分珍貴檔案甚至會隨著相關人員調(diào)動而遺失，檔案的連續(xù)性、完整性得不到保證。文書檔案的數(shù)字化管理能夠通過計算機建立起來的檔案管理平臺合理分配管理權限，有效解決檔案交接問題，提高文書檔案的質(zhì)量，實現(xiàn)文書檔案的永久保存。
三、做好高職院校文書檔案數(shù)字化管理的路徑研究
（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認識。文書檔案的數(shù)字化管理是一項浩大的工程，需要高職院校各個部門的積極配合才能完成。一方面，高職院校領導要開拓思路、更新觀念，將文書檔案數(shù)字化管理提到議事日程上來，為檔案的數(shù)字化建設提供良好的發(fā)展環(huán)境，如購置設備、擴建館舍，增加必要的資金投入，升級檔案安全保護系統(tǒng)等等。另一方面，檔案管理工作者自身要提高檔案管理意識，樹立做好檔案數(shù)字化的信心，認識到這項工作的緊迫性與使命性，認真做好收集整理、鑒別歸檔、保管移交等具體工作，確保檔案的完整、有效。
（二）應用先進技術，做好檔案加工。1.應用計算機技術做好檔案信息的檢索、處理、整合。隨著科技的發(fā)展，計算機的信息處理功能日益強大，大容量、高速度的計算機能夠快速對檔案信息進行檢索、歸檔等，極大地減輕了檔案工作人員的勞動強度。同時，存儲在計算機中的檔案信息還能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)計、打印、傳遞、編目等多種功能，一次輸入、多樣化輸出，擴大了檔案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微縮技術翻拍、留存、傳遞檔案信息。微縮技術就是將文件按照一定比例縮小，通過感光材料拍攝下來，制成微縮復制品，進而完成存儲、傳遞、使用的一項技術。文書檔案的微縮復制品不僅能夠客觀反映檔案的載體和內(nèi)容的原貌，還具有規(guī)格一致、保存時間永久、利用形式多樣化等優(yōu)點，極大地減少了大量翻閱文書檔案的時間，方便了信息利用者。3.利用信息化軟件提升檔案管理效率。利用信息化軟件能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)，不僅可以提供快速便捷的查閱服務，還可以擴大橫向、縱向查閱范圍，極大提高了檔案管理效率。以MIS軟件為例，這一軟件以Delphi程序的開發(fā)和應用為前提，在Windows系統(tǒng)中MIS軟件具有信息交互功能和服務可視化功能、超強的數(shù)據(jù)管理和網(wǎng)絡信息處理功能，是專門處理檔案管理的專業(yè)化技術軟件，有效提高了檔案管理工作效率。
（三）加強計算機網(wǎng)絡及數(shù)字化信息網(wǎng)絡建設。文書檔案數(shù)字化后最終是通過網(wǎng)絡傳播的，因此，高職院校計算機網(wǎng)絡與數(shù)字化信息網(wǎng)絡的建設就顯得尤為重要。這就要求高職院校在進行數(shù)字化檔案管理時，不斷引進最新的網(wǎng)絡技術，建立一套傳輸效率高、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡，將信息技術同檔案開發(fā)結(jié)合到一起，實現(xiàn)檔案信息資源跨區(qū)域、跨部門傳遞，方便使用者及時獲取有效信息。
當前高校學生檔案數(shù)字化建設工作開始于2008年教育部、國家檔案局聯(lián)合頒布了可普通高等學校檔案管理辦法，作為當今檔案數(shù)字化管理工作的指導性文件，在該管理辦法下，突出了高效學生檔案管理工作的重點。一是提升檔案管理服務質(zhì)量，二是提高檔案管理效率。其中結(jié)合計算機網(wǎng)絡化管理是高校學生檔案管理的出路，作為高校學生檔案數(shù)字化建設的指南，在理念上實現(xiàn)了更新，特別是把握當前計算機互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大環(huán)境下，充分抓住發(fā)展機遇，大大提高了高校學生檔案管理的效率。
2 信息數(shù)字化對高校學生檔案工作的重要性
2.1 推動了檔案形式的革新
數(shù)字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號、電視信號、錄音機都實現(xiàn)了數(shù)字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。
2.2 檔案工作人員觀念的更新
現(xiàn)代科學技術發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個實體機構，同時實現(xiàn)了存儲實體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。
我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實現(xiàn)人―計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內(nèi)部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。
2.3 實現(xiàn)了信息組織的標準化
數(shù)字化檔案的產(chǎn)生使得檔案管理的機制和組織更具標準化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現(xiàn)了直接的、網(wǎng)狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數(shù)字化管理的組織非常標準化、有序，而不是過去過于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無章，同時信息組織的標準化也在不斷改進過程中，比如對“數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)推進技術，數(shù)據(jù)打包技術”等的改進，都為信息組織的標準化打下了堅實的基礎。
3 當前高校學生檔案數(shù)字化工作的開展現(xiàn)狀
我國在全球檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡一體化浪潮的?_擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數(shù)字化的進程，國家檔案局把電子文件研究項目列入科技計劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)。2000年5月，經(jīng)國家檔案局批準，深圳構建了我國第一個高校學生數(shù)字檔案館，這也象征了我國開啟了高校學生數(shù)字化檔案的進程?？v觀二十年來我國高校學生檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國當前雖然已經(jīng)大面積鋪開檔案數(shù)字化建設，但是因為資金的限制，數(shù)字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術應用的不經(jīng)濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術飛速發(fā)展的今天，高校學生檔案管理的網(wǎng)絡化建設依然缺乏統(tǒng)一的技術標準，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實現(xiàn)對接和共享，所以說我國高校學生檔案數(shù)字化工作依然還有很長的路要走。
2011年由中國檔案學會、北京市檔案學會和清華大學檔案館在清華大學聯(lián)合主辦了“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”學術報告會，議題是探討檔案數(shù)字化工作的標準化問題，對當前檔案數(shù)字化工作最為迫切的問題進行了探討，比如對高校學生檔案數(shù)字化建設的原則問題、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館的關系問題的研究，對于近五年檔案數(shù)字化工作的開展打下了堅實的基礎?？偟膩砜?，目前檔案工作管理人員對于檔案工作的數(shù)字化進程的認識依然不夠，沒有充分認識數(shù)字化對高校學生檔案工作的現(xiàn)實價值。
4 高效學生檔案數(shù)字化工作發(fā)展的對策
4.1 統(tǒng)一認識，確定范圍
目前許多高校學生檔案管理部門都沒有充分認識到數(shù)字化媒介對于高校學生檔案管理的重要性。這就需要統(tǒng)一認識，特別是要認真貫徹落實教育部和國家檔案局第27號令，把高校學生檔案管理數(shù)字化工作納入到年度工作日程中來，領導在體制上和管理上對高校學生檔案數(shù)字化工作嚴格把關，順應時代要求，擴大學生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學生檔案管理的功能，覆蓋數(shù)字化檔案管理的使用范圍，對于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個步驟實行程序化、標準化的管理操作。
4.2 調(diào)整工作節(jié)奏，參與必要培訓
如今高校學生檔案管理數(shù)字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節(jié)奏上會有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應高校學生檔案管理的工作時序。比如要按照歸檔的關鍵時間點及時安排上傳。如考試成績在期末結(jié)束后一周內(nèi)錄入，過期即鎖定，嚴禁改動。同時校園網(wǎng)也可以作為一個窗口接受大眾的監(jiān)督。同時高校學生檔案管理工作的推進是一個動態(tài)過程，需要管理人員能夠接受相關的培訓，不斷實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理升級和優(yōu)化工作。
4.3 設置權限，保護隱私
數(shù)字檔案系統(tǒng)一大隱患就是隱私問題，因為安全問題隱患造成的數(shù)據(jù)信息泄露的后果是非常嚴重的，因為檔案數(shù)字化管理的有點在于區(qū)域范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，其缺點也是如果不注意權限的加密或是設置網(wǎng)絡防火墻、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)却胧?，容易造成個人數(shù)據(jù)的泄露（比如學生的身份證號碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設置權限，保護學生和學校的隱私變得尤為必要。
4.4 拓展功能，完善服務
上述提到了高校?底只?檔案管理是一個持續(xù)發(fā)展的動態(tài)過程，需要在功能、管理和服務商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠程拓展功能，方便對畢業(yè)生的檔案狀態(tài)，如檔案的去向、轉(zhuǎn)出和接收時間等，應能通過學生檔案管理系統(tǒng)進行遠程在線查詢。數(shù)字化檔案管理對于高效學生檔案管理而言，無疑是一次深遠的變革。
【關鍵詞】檔案管理 數(shù)字化 優(yōu)勢和劣勢
隨著信息化技術的快速發(fā)展，其已經(jīng)逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發(fā)展，人們的工作模式也在逐漸發(fā)生著轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數(shù)字化管理逐漸成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要促進因素，對我國的經(jīng)濟發(fā)展起到了巨大的促進作用。
1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢研究
1.1 促進部門立卷制度的建立。對于部門立卷，其是一個常見的問題，對部門的發(fā)展具有非常重要的作用，但由于一些單位在進行立卷時僅僅是將一些零散的材料交給相關部門，加上檔案管理人員對檔案卷的質(zhì)量重視程度不足，使得其錄入的信息存在著完整性不足等問題。但在采用數(shù)字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網(wǎng)絡系統(tǒng)中，然后由檔案管理人員對其進行統(tǒng)一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。
1.2 檔案管理工作不受時間和空間的限制。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其大部分需要在上班時間進行整理和分類，但由于工作環(huán)境受到工作齙匾約骯ぞ呤褂萌說南拗疲使得檔案管理工作效率受到較大的限制。而采用數(shù)字化管理模式之后，檔案管理人員在進行檔案管理時，其不在受到時間和空間等的限制，工作人員能夠通過網(wǎng)絡獲得檔案內(nèi)容，然后在任何場地對檔案內(nèi)容進行整理。而對于企業(yè)的各個部門，其產(chǎn)生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網(wǎng)絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的管理工作。通過這種管理模式，檔案管理工作的效率得到了有效的提高，企業(yè)的各個部門只需要將本部門對應的文件錄入到計算機系統(tǒng)，檔案管理人員就能夠?qū)⑦@些信息收集整理，并在對應的網(wǎng)絡空間中對其進行整理和立卷等。
1.3 增強了檔案內(nèi)容信息的開發(fā)。對于傳統(tǒng)的檔案管理，其僅僅是對檔案進行分類整理，在進行某一相關內(nèi)容的查詢時，僅僅能夠?qū)蝹€文件進行查找。這種方法嚴重限制了檔案的使用功能。而采用數(shù)字化管理模式后，經(jīng)過立卷將所有的檔案放置在一個計算機硬盤中，然后通過檢索功能找到對應某一查詢內(nèi)容的所有檔案資料，這種管理模式使得使用人能夠更加高效的了解一件事情的來龍去脈，從而提高檔案管理工作的效率。
2 檔案數(shù)字化管理的劣勢分析
2.1 利用不充分。對于當前的檔案管理人員，其在進行檔案數(shù)字化管理時，僅僅將其作為一種存儲工具，并沒有發(fā)揮檔案管理數(shù)字化技術的優(yōu)勢，在工作的過程中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有一些檔案管理人員，其將重點放在管理上，而對于檔案的價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。
2.2 檔案存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題也逐漸成為影響人們正常工作生活的一個重要因素，由于電腦病毒和非法侵入對計算機系統(tǒng)的危害較大，當檔案存儲設備出現(xiàn)安全問題后，其內(nèi)存儲的檔案信息往往也會受到較大的影響，嚴重的甚至會使得所有的檔案資料丟失，這使得檔案管理工作受到較大的影響。此外，還有一些檔案在進行轉(zhuǎn)換時采用的是電子編碼技術，這使得檔案管理人員在對檔案原始憑證進行修改而不會留下痕跡，因此，管理人員在進行管理時無法保證檔案信息的準確性，即使其被人為修改也不會被人發(fā)現(xiàn)。
2.3 檔案存儲載體的限制性。對于檔案的數(shù)字化管理，其為了更好的節(jié)省資源，往往會將紙質(zhì)檔案全部電子化，然后將這些電子檔案放置在一個固定的硬盤中，而原件的重要性則很少有人能夠認識到。當硬件存儲設備中的內(nèi)容過多時，往往會導致硬件設備的重要性上升，為了保證固定的硬件設備能夠滿足企業(yè)檔案存儲的需求，隨著檔案資料的增加，其需要更換存儲位置或者對應的硬件設施，這使得其中的一些檔案內(nèi)容非常容易受到影響。另外，若新設備中存在著病毒等，其對整個檔案管理系統(tǒng)的危害是非常大的。
3 檔案數(shù)字化管理的措施研究
3.1 建設系統(tǒng)工程，實現(xiàn)檔案信息的共享。對于檔案電子化建設，其是一項非常龐大的工程，需要將所有的檔案信息錄入其中，同時還需要開發(fā)對應的軟件和查詢管理等功能，因此，企業(yè)在進行電子檔案的建設時往往需要多個部門聯(lián)合行動，將所有的檔案信息和軟件等設備安裝完成，且為了保證檔案信息的安全性，還需要采用雙服務器對存儲的檔案進行備份。另外，為了提高檔案數(shù)字化管理的效率，還需要設立對應的查詢功能，方便使用人更加快速的找到自身需要的檔案資料。
3.2 制定統(tǒng)一的錄入標準和備份操作程序。對于所有的檔案數(shù)字化管理，其想要在整個企業(yè)高效運行，首先需要建立統(tǒng)一的錄入標準，工作人員在日常工作中錄入的檔案信息需要嚴格遵守該標準，然后由檔案管理人員將這些資料進行統(tǒng)一的管理。另外，對于電子檔案的掃描工作，其也需要制定對應的標準，像頁數(shù)的強制性打印等，通過這種方法能夠保證錄入信息的完善性。而在檔案信息錄入完成之后，其還不能夠直接進行存儲，檔案管理人員需要對其進行二次查詢，直到其不存在問題再將其錄入到檔案管理系統(tǒng)中。
4 總結(jié)
對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，其檔案具有非常重要的作用，像房地產(chǎn)企業(yè)等，對于這些企業(yè)，其在進行檔案數(shù)字化管理的過程中需要加強對檔案的重視和使用，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式利用率較低，加上存儲的安全性不高，人們開始研究檔案的數(shù)字化管理，但這一技術當前還存在著很多的問題，需要有關人員加強研究。
參考文獻：
[1]楊艷.檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢與弊端[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，09：48-49.
摘 要 社會組織、國家機構以及個人在社會活動時間中的相關記錄的保存工作，是檔案工作的由來，檔案工作的順利開展關系到各個領域的秩序，它是我國科學文化事業(yè)中的重點。檔案管理工作素來以繁瑣的特征著稱。隨著現(xiàn)代科技的進步與計算機技術的普及，檔案管理工作走向了數(shù)字化的道路。本文將針對檔案數(shù)字化建設中存在的問題及利用措施進行分析探討，希望為我國檔案工作的順利進行以及效率的提高，提供有價值的思考與建議。
關鍵詞 檔案數(shù)字化 問題 利用措施
不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，依托于計算機技術的數(shù)字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學的優(yōu)勢。在數(shù)字化的作用下，檔案的表現(xiàn)形式、存儲方式以及查詢方式等都出現(xiàn)了新的發(fā)展。在檔案數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)于大型檔案館的廣泛應用之中，檔案數(shù)字化建設已經(jīng)初見成效。為了促進檔案管理數(shù)字化建設，我國出臺了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，為檔案的數(shù)字化建設提供了政策支持以及法律依據(jù)[1]?？梢姍n案數(shù)字化所帶來的優(yōu)勢對檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點，即安全性、保密性，這無疑是目前檔案數(shù)字化需要著重解決的問題。
一、檔案數(shù)字化建設中存在的問題
（一）檔案數(shù)字化建設的不合理
這一點的具體體現(xiàn)主要與不同檔案部門的實際情況不同，其檔案數(shù)字化建設的基礎也不相同。不同的行業(yè)、不同地區(qū)、不同性質(zhì)的單位的檔案管理工作的側(cè)重點以及相關的管理設備、管理經(jīng)費之間千差萬別。檔案管理工作的復雜性要求對相關設備的使用以及經(jīng)費的投入具有詳細的標準與要求，推進數(shù)字化的檔案管理模式對于計算機、轉(zhuǎn)換設備、掃描設備的配備具有一定的要求。但是在實際的檔案數(shù)字化建設的推進工作當中往往忽視了不同檔案部門的特有的發(fā)展狀況，產(chǎn)生了“一刀切、一風吹”的不合理的發(fā)展措施[2]，對檔案數(shù)字化的建設具有不利的影響，不僅降低了檔案數(shù)字化的建設效率，還會出現(xiàn)一些系統(tǒng)以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數(shù)字化水平出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。在國家事業(yè)單位中，檔案的數(shù)字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關的管理隊伍水平較高。在其他的領域或企業(yè)之中，基于領導重視程度以及資金投入等方面的問題，檔案數(shù)字化水平普遍較低。
（二）檔案數(shù)字化建設中的檔案安全問題
基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結(jié)合計算機技術應用發(fā)展下的檔案數(shù)字化管理模式中的開放性與共享性的特點，兩者之間所存在嚴重的沖突[3]。在目前的檔案數(shù)字化平臺的建設之中，由于檔案的外包原因以及相關的技術問題，檔案泄密現(xiàn)象時有發(fā)生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數(shù)字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關注的問題。另一方面，檔案在利用過程中出現(xiàn)的信息公開的問題也具有危害性。在目前的檔案利用問題上，檔案在內(nèi)部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、檔案數(shù)字化利用措施
（一）做好檔案數(shù)字化相關基礎設施的建設
針對上文中提出的不同部門、不同地區(qū)以及不同單位之中的檔案數(shù)字化相關基礎條件的不同。在進行檔案數(shù)字化建設與推廣的過程中需要同時進行檔案數(shù)字化相關基礎設施的建設，采取統(tǒng)籌規(guī)劃的方法，加強檔案數(shù)字化管理工作的重要意識的宣傳，為檔案數(shù)字化建設提供相應的政策支持，對相關的經(jīng)費以及投入進行統(tǒng)一的規(guī)劃，依據(jù)不同部門、不同地區(qū)以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標。加強對檔案管理的檢查工作。對各個檔案管理部門進行定期、抽樣檢查，促進檔案管理數(shù)字化的建設與發(fā)展。
（二）檔案數(shù)字化建設中檔案安全問題的解決
基于檔案數(shù)字化所帶來的檔案的安全問題，在實際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對檔案進行安全的管理[4]。對于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開的問題，在相關的程序以及具體的執(zhí)行標準上需要進行商討。在計算機技術支持下的檔案數(shù)字化的管理模式下，解決好上述三者的關系對檔案管理的保密性具有促進作用。在進行檔案利用工作時，對檔案的內(nèi)部流通的形式以及相關的標準規(guī)定需要進行嚴格的控制，必要時候應加以法律條例進行硬性規(guī)定，確保檔案的利用安全。加強對檔案數(shù)字平臺上的安全系統(tǒng)的建立，嚴格控制檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡，避免黑客入侵，導致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。
三、結(jié)束語
綜上所述，檔案數(shù)字化的便利性以及管理方式的科學性、高效性等諸多優(yōu)勢對于整個檔案管理工作的發(fā)展具有積極的推動作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計算機技術的開放性之間存在著沖突，在檔案數(shù)字化的應用發(fā)展之中出現(xiàn)了泄密的嚴重問題，針對目前檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀，加強檔案數(shù)字化管理的保密手段，完善檔案數(shù)字化管理的體制、優(yōu)化具體的檔案數(shù)字化管理的相關措施具有必要性以及重要性。
參考文獻：
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醫(yī)院中的檔案是存儲信息和管理信息的重要載體。其中包含了大量的技術資源和醫(yī)療成果。伴隨著信息數(shù)字化和網(wǎng)絡技術的發(fā)展。怎樣高效的將信息數(shù)字化應用到醫(yī)院的檔案建設中，為醫(yī)療和科研項目提供便利的條件、快速準確的信息服務。這是我們目前亟待解決的問題。
一、實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理所面臨的主要問題
眾所周知，醫(yī)院是屬于為廣大病患提供醫(yī)療幫助的服務性場所，在開展醫(yī)療幫助的過程中。每天醫(yī)院都會受到大量患者的患病資料。再加上醫(yī)院本身管理工作過程中產(chǎn)生的一些信息類的文件，兩者匯集到一起。那給醫(yī)院的檔案管理工作者帶來的真的是不小的挑戰(zhàn)。鑒于醫(yī)院檔案對于其開展工作的重要性，將醫(yī)院檔案的管理進行全面的數(shù)字化是具有必然性的。但是在進行醫(yī)院檔案的數(shù)字化進程中卻仍存在很多的問題等待解決。
1.資源的浪費
電子文件與紙質(zhì)文件并存的保存機制造成了資源上的浪費。因為想要避免因為一些機器的故障或者其他原因?qū)е聶n案醫(yī)學成果的丟失。一般都會在檔案電子化的基礎上，仍然保存一份相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件。這不但在人力物力上造成了浪費，同時也影響了電子文件在檔案事業(yè)上的進一步發(fā)展。
2.醫(yī)院檔案的信息資源沒有得到合理利用
現(xiàn)在很多的醫(yī)院都已經(jīng)為本醫(yī)院的檔案室配置了電腦、并開發(fā)了網(wǎng)絡信息平臺。但可惜的是這些現(xiàn)代化的管理設備并沒有的到合理有效的利用?，F(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理面臨著猶如守著推土機卻仍然使用鐵鍬鏟土的局面。在信息化發(fā)展越加快速的今天，卻仍然在使用傳統(tǒng)的封閉式的管理模式。電腦、網(wǎng)絡平臺在很多醫(yī)院的檔案管理上并沒有發(fā)揮它應有的作用。
造成這種局面的原因是多個方面的，只有醫(yī)院真的認識到了檔案管理數(shù)字化的重要性，積極主動的培養(yǎng)一些適應信息化管理要求的檔案管理人員，才能真正使得醫(yī)院信息化設備得以起到其應有的作用，才能使檔案的數(shù)字化管理得到真正的發(fā)展。
3.醫(yī)院檔案信息數(shù)字化的標準尚不完善
現(xiàn)在很多醫(yī)院在我國信息化進程日益加快的大背景下，都采取了各種各樣的措施用來推進檔案信息數(shù)字化的工作進程。但是數(shù)字化的進程除了工作態(tài)度上的積極之外也要規(guī)范化的工作，建立標準化的檔案信息。不然很容易發(fā)生信息數(shù)字化的資源得不到合理充分的應用。另一方面，不能完全統(tǒng)一數(shù)據(jù)的格式、分類標準等也會使得檔案數(shù)字化信息的全面性和準確性有所下降 ，不但不能借助網(wǎng)絡有效的利用數(shù)字資源，同時也制約了醫(yī)院檔案數(shù)字化的進一步發(fā)展。
4.醫(yī)院負責管理檔案的工作人員的信息化素質(zhì)不夠
隨著信息化逐漸深入到醫(yī)院檔案的管理工作中，這對醫(yī)院負責管理檔案的工作人員也提出了更多的要求。在了解專業(yè)的醫(yī)學知識、檔案知識管理的基礎上，還要具備一定的計算機信息化技術素養(yǎng)。
現(xiàn)如今，很多的醫(yī)院檔案工作人員對于信息技術的了解不深，技術水平不夠致使其業(yè)務能力下降達不到現(xiàn)在醫(yī)對于檔案數(shù)字化的新要求?，F(xiàn)在很多醫(yī)院的檔案工作人員還兼任著醫(yī)院內(nèi)的其他工作，分身乏術致使其根本不具備業(yè)務培訓和學習的機會。致使大多數(shù)醫(yī)院的檔案工作智能停留在調(diào)用和查詢的基礎性信息化水平上。這樣一來，醫(yī)院檔案的數(shù)字化、信息化就更難得以真正的實現(xiàn)。
二、醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的完善對策和發(fā)展策略
1.對于檔案信息收集上的完善和操作上的規(guī)范模式
對于實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的當務之急，首要任務是先要建立起一個標準的信息檔案資料庫。通過數(shù)字化的管理形式，將醫(yī)院內(nèi)原有的檔案信息加以整理存儲。并開發(fā)深層次的檔案應用，提高其檔案的使用價值。
在這個基礎上，我們要建立網(wǎng)絡平臺上的檔案查詢系統(tǒng)。這個網(wǎng)絡平臺要能實現(xiàn)信息資源的數(shù)字化處理、存儲、檢索以及輸出功能等等。從而建立其整個比較完善的工作系統(tǒng)流程。當然在創(chuàng)建系統(tǒng)之前，我們也要保證在對其信息資源數(shù)字化的處理過程中，是采取標準化的規(guī)劃分類體制。以防止資源的浪費，提升信息存儲和傳輸?shù)男省Ｎ覀冞€可以鼓勵醫(yī)院內(nèi)各個部門上報資料時是以規(guī)定的格式和要求并是以電子文件的形式進行傳輸。
在對信息檔案實行數(shù)字化的過程中，可以根據(jù)信息資源的不同進行不同的處理方式。比如：可以對文字或者圖像類的信息采用掃描錄入的方式，逐份的掃描然后編好索引和目錄。也可以采用文本格式進行全部的歸檔存儲，但是要配備全文的數(shù)據(jù)庫，當然也可以采用上述兩種方法組合的形式進行檔案的數(shù)字化處理。
2.對其醫(yī)院檔案服務的體制進行完善
現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理可以在信息化的幫助下創(chuàng)建新的管理體制，通過網(wǎng)絡平臺更好的為醫(yī)院內(nèi)的其他部門進行服務。推動檔案管理數(shù)字化信息化的發(fā)展。比如：建立專門的檔案管理查詢網(wǎng)站、建立檔案信息資料庫、信息可以實現(xiàn)自動的上傳和存儲以及信息資源可以實現(xiàn)在線查詢等等。這寫舉措不但可以為檔案的管理上提供更便捷的服務而且在某種意義上來說也實現(xiàn)了醫(yī)療資源的共享和檔案信息的良性循環(huán)。
3.培養(yǎng)熟悉信息化數(shù)字化技術的檔案管理人員
在醫(yī)院的檔案進入信息化、數(shù)字化的管理模式后。檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的醫(yī)療知識、檔案管理知識同時也要具備較強的網(wǎng)絡信息處理能力和數(shù)字化的信息服務能力。檔案信息數(shù)字化的成功與否很大程度上取決于檔案管理人員的信息技術是否過硬?，F(xiàn)在的醫(yī)院應該著重培養(yǎng)檔案工作人員的信息技術能力。提高其工作時的工作效率和質(zhì)量。
關鍵詞：醫(yī)院檔案管理；數(shù)字化模式
【中圖分類號】G640
眾所周知，醫(yī)院是服務于廣大社會群眾的醫(yī)療場所，在醫(yī)療活動開展的過程中，醫(yī)院每天會收集到大量患者的資料，加上醫(yī)院本身管理工作開展過程中一些信息文件的匯集，那么醫(yī)院檔案管理實際上是工作任務較為繁重的工作。鑒于醫(yī)院檔案的重要性，對醫(yī)院檔案管理開展數(shù)字化的管理模式，不僅是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的客觀要求，同時也是社會經(jīng)濟發(fā)展背景下，檔案管理工作面臨的必然發(fā)展趨勢。
一、醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進程的重要作用及工作開展現(xiàn)狀淺析
從上文的相關論述中，我們已經(jīng)了解到醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效開展，是新醫(yī)改背景條件下，建議在互聯(lián)網(wǎng)、計算機技術基礎上醫(yī)院檔案管理工作面臨的必然發(fā)展趨勢。在數(shù)字化的管理模式中，可以有效采取檢索技術、數(shù)字化技術以及存儲技術等，對檔案的信息進行有效的管理，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的水平和質(zhì)量。從某種程度上說，數(shù)字化的管理模式不僅能大大提高對醫(yī)院檔案的開發(fā)以及利用效率，同時還能與醫(yī)院其他部門工作的有效開展起到一個積極的配合作用，從而提高所有部門的綜合運轉(zhuǎn)效率。但是就現(xiàn)階段醫(yī)院檔案數(shù)字化管理開展的現(xiàn)狀來看，似乎還面臨著一系列的難題。
（一）人才資源的稀缺
就醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的開展來說，是建立在一系列計算機技術之上的。在傳統(tǒng)的醫(yī)療專業(yè)教學中我們可以看到，既涉及到計算機技術，同時又兼顧到醫(yī)院信息管理知識方面的專業(yè)少之又少，當醫(yī)院檔案管理工作朝著數(shù)字化方向邁進時，面臨最主要的問題就是人才資源供應不足。數(shù)字化管理方式是基于計算機基礎上對整個醫(yī)院綜合信息進行重新整理和重新組合，從而提高醫(yī)院檔案信息的開發(fā)和利用效率，而這一系列的操作都是依靠計算機來完成，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，那么整個檔案管理系統(tǒng)也會面臨管理的危機，因此在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進程中，對人才資源進行有效的利用就顯得尤為迫切。
（二）硬件設施的完善
俗話說，巧婦難為無米之炊，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的進程中，面臨的主要問題除了上文中提到的人才資源的缺乏之外，另外一個迫切需要解決的問題就是硬件設施的配備。
（三）重視程度不足
就醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進程來說，不僅是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革背景下對醫(yī)院檔案管理工作提出的客觀要求，同時也是社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，醫(yī)院提高自身運轉(zhuǎn)效率與管理水平的必然措施，更是醫(yī)院檔案管理應對社會發(fā)展潮流面臨的必然趨勢。但是就現(xiàn)階段某些醫(yī)院或者醫(yī)療機構檔案管理數(shù)字化的進程來看，根本沒有引起足夠的重視程度，甚至有的醫(yī)院在數(shù)字化管理進程中只是盲目跟風，沒有對管理質(zhì)量引起足夠的重視。
二、推進醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進程的有效措施
通過上文的相關論述，我們已經(jīng)清楚的了解到，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進程中，人才資源、硬件設施配置以及重視程度、投入力度等多個要素的重要作用，那么在具體管理工作開展的過程中，我們應該采取哪些有效措施來推進醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作的進度呢？
（一）管理人員專業(yè)化培養(yǎng)的有效進行
醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效開展，需要大量高素質(zhì)的管理人員來支撐整個數(shù)字系統(tǒng)的有效運轉(zhuǎn)，因此針對現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理數(shù)字化開展進程的現(xiàn)狀，醫(yī)院應加大在人才資源管理方面的投入，尤其是對高級管理人才的專業(yè)培訓。醫(yī)院在對人才進行培訓的過程中，應兼顧職業(yè)素質(zhì)培訓和技能技術培訓，并且還應大量吸收一些新進的管理人才和熟知法律法規(guī)的綜合型人才，爭取對傳統(tǒng)的人才結(jié)構進行有效的調(diào)整，從而發(fā)揮出人力資源在醫(yī)院檔案管理工作進程中的積極促進作用。
（二）管理制度的有效制定
所謂無規(guī)矩不成方圓，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化進程中，除了對人才進行系統(tǒng)專業(yè)的素質(zhì)和技能培訓，為管理工作的有效開展提供充足的人才儲備之外，還應充分發(fā)揮出管理制度對于具體管理流程的重要規(guī)范作用。就醫(yī)院檔案管理數(shù)字化工作的開展來說，包括了許多重要的流程和步驟，每一環(huán)節(jié)工作完成的效率和情況都會直接影響到下一環(huán)節(jié)，因此，醫(yī)院在進行管理制度調(diào)整的過程中，應結(jié)合數(shù)字化管理方式的具體特點，以提高管理質(zhì)量和管理效率為制度制定的宗旨，以規(guī)范化的操作方式來保證醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的有效性和安全性。
（三）硬件設施建設
出了上文中提到的幾點有效措施之外，在醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進程中，還應加大在硬件設施方面的投入。就數(shù)字化管理模式來說，主要的載體是計算機。所有程序的運作，都是由系統(tǒng)軟件作為支撐運行的，因此，在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化開展的過程中，醫(yī)院還應硬件設施建設方面加大投入力度。
三、總結(jié)
綜上所述，我們可以看到，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的推進，數(shù)字化是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作進程中面臨的必然趨勢。要想促進醫(yī)院檔案管理工作的高質(zhì)量的開展，人才資源儲備和硬件設施的建設，是必不可少的途徑；除此之外，制度建設的跟進也是完善數(shù)字化發(fā)展模式的必要措施。
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【關鍵詞】數(shù)字背景；高校；圖書館；管理創(chuàng)新；分析
中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2016）12-0252-01
一、數(shù)字背景下高校圖書館管理創(chuàng)新的重要性
在數(shù)字背景下，高校圖書館管理創(chuàng)新的重要性日漸顯現(xiàn)。首先，高校圖書館管理服務模式落后。人工檢索和查詢是傳統(tǒng)高校圖書館的核心管理手段，極易出現(xiàn)偏差，而這已不符合信息化社會發(fā)展的客觀要求。在數(shù)字背景時代下，高校必須優(yōu)化創(chuàng)新圖書館管理，實現(xiàn)數(shù)字化的檢索，采用數(shù)字化的服務手段，是提高其管理服務效率與質(zhì)量的關鍵所在。其次，紙質(zhì)圖書館管理存在的問題不斷顯現(xiàn)。由于紙張是傳遞和閱讀信息的核心載體，管理工作者每天都必須記錄、儲存海量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，工作效率極其低下，紙質(zhì)物極易被損壞，導致重要的數(shù)據(jù)信息丟失。和傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書館相比，電子圖書館更具優(yōu)勢，以文檔的形式保存數(shù)據(jù)信息，節(jié)省了大量的儲存空間，可以長時間保存，信息檢索也非常方便。最后，是數(shù)字時展的客觀要求。在高校圖書館運營中，傳統(tǒng)管理模式已無法滿足數(shù)字信息化時展的客觀需求，必須優(yōu)化創(chuàng)新其管理模式，提高圖書館服務效率與質(zhì)量。
二、數(shù)字背景下高校圖書館管理創(chuàng)新路徑
（一）強化圖書館管理人員的創(chuàng)新意識，創(chuàng)新圖書館管理理念。在數(shù)字信息化發(fā)展浪潮中，高校圖書館管理工作和信息技術有機融合，想要提高其管理效率，必須優(yōu)化創(chuàng)新圖書館管理工作，強化工作人員的管理意識，創(chuàng)新圖書館管理理念。在運營管理過程中，高校要引導圖書館管理人員正確認識自身的工作，意識到創(chuàng)新管理的重要性，為在校師生營造一種良好的閱讀環(huán)境，為他們查閱各類資料提供便利，提高圖書館的運營效益。在開展圖書館管理工作中，管理者必須樹立管理的數(shù)字化理念，優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，綜合分析各方面主客觀影響因素，制定科學、合理的數(shù)字化圖書館管理規(guī)劃，要根據(jù)各方面運行情況，優(yōu)化創(chuàng)新數(shù)字化管理手段，營造一種人性化的服務環(huán)境，構建長效的人才運行機制，確保圖書館高效運轉(zhuǎn)。
（二）優(yōu)化創(chuàng)新服務模式，提高圖書館管理人員綜合素養(yǎng)。想要優(yōu)化創(chuàng)新高校圖書館管理，必須多角度、多層次優(yōu)化創(chuàng)新其服務模式，借助全新的管理手段，創(chuàng)新管理服務模式。在新形勢下，高校招生與就業(yè)形勢都發(fā)生了質(zhì)的變化，高校教育與管理工作都離不開圖書館，應用范圍不斷擴大，利用次數(shù)頻繁增多，必須進一步提高其管理服務水平。在此過程中，高校必須從不同角度入手優(yōu)化創(chuàng)新服務模式與形式，采用“高效化、多元化、社會化”的服務方式[1]，要積極、主動為在校師生提供優(yōu)質(zhì)的服務，滿足他們各方面的客觀需求。同時，高校要注重圖書館的信息化建設，注重網(wǎng)絡服務，提高圖書館各類圖書資料的利用價值，多和其他高校的聯(lián)系、交流，開展聯(lián)機合作檢索服務，優(yōu)化配置各方面信息資源，實現(xiàn)信息資源共享。此外，高校要注重圖書館管理人員綜合素質(zhì)的提高，要優(yōu)化完善用人制度，適當提高人員聘用要求，定期對在崗管理人員進行全面、系統(tǒng)地培訓，對其進行再教育學習，提高他們的專業(yè)技能，在實踐中積累豐富的工作經(jīng)驗，培養(yǎng)一批“高素質(zhì)、高能力”的圖書館管理人才，確保一系列圖書館管理工作有序開展。
（三）注重技術創(chuàng)新，優(yōu)化創(chuàng)新管理制度。在運營管理中，高校圖書館管理離不開科技的支持，其管理工作效率與質(zhì)量的提高和數(shù)字化信息技術緊密相連。高校圖書館管理部門要注重數(shù)字化設備的引進，借助計算機科學管理圖書館，大力開發(fā)各類圖書館管理軟件，科學管理圖書館，構建高效的查詢檢索系統(tǒng)[2]，便于學生及時快速查找各方面資料。高校要注重圖書館管理制度的優(yōu)化創(chuàng)新，優(yōu)化完善傳統(tǒng)封閉的管理體制，讓圖書館管理層處于適度的緊張狀態(tài)，調(diào)動他們工作的積極性、主動性，充分挖掘他們各方面潛能，促進圖書館管理工作創(chuàng)新。
三、Y語
總而言之，在數(shù)字背景下，高校必須充分意識到圖書館管理創(chuàng)新的重要性，要將其放在核心位置，要全方位分析圖書館各方面具體情況，尤其是圖書館資源管理利用情況，強化圖書館管理人員的創(chuàng)新意識，優(yōu)化創(chuàng)新管理制度，創(chuàng)新管理理念與技術等，提高管理人員綜合素質(zhì)等，改變圖書館管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)圖書館信息管理的數(shù)字化，提高其工作效率與質(zhì)量，促使新時期高校圖書館事業(yè)持續(xù)向前發(fā)展，更好地服務于高校教育工作。
參考文獻：
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[2]申雪倩.數(shù)字環(huán)境下的高校圖書館管理與服務創(chuàng)新[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，（23）：251-252.
（一）我國環(huán)保事業(yè)發(fā)展與環(huán)境問題的研究越來越深入
大量環(huán)境資料隨之增加，具有類型復雜和多樣化載體的特點，實現(xiàn)數(shù)字化管理提供寶貴的環(huán)保信息資源的同時，也給查閱與使用帶來很大的困難，大量數(shù)據(jù)的積累卻沒有得到及時的歸檔與處理，使文獻不能正確流到渠道內(nèi)使用。
（二）我國環(huán)保工作起步較晚
很多環(huán)境保護機構都會受到資金和場地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對檔案管理工作重要性的認識，導致日常工作中不能做到檔案的及時收集與整理。
（三）我國的環(huán)保檔案缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)
而且對檔案數(shù)據(jù)的處理缺乏有效性，不能系統(tǒng)地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴格和規(guī)范的管理，導致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時完成檔案的整理與歸檔。很多報告歸檔卻沒有將原稿及相關附屬材料附上，再加上層層上報，導致信息的大量分散，不能形成配套的系統(tǒng)，也無法建立起有效的分析方法，不能實現(xiàn)信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發(fā)揮。
二、研究環(huán)保檔案數(shù)字化管理
（一）思想上重視檔案的數(shù)字化管理
重視環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，要從領導開始，只有領導認識到環(huán)保檔案數(shù)字化管理的重要性，才能為管理好環(huán)保檔案提供更好的條件，要加大微機等管理設備和配置資金的投入，使檔案數(shù)字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認識，努力擺脫傳統(tǒng)環(huán)保檔案工作的束縛，確定環(huán)保檔案數(shù)字化信心。
（二）數(shù)字化管理歸檔基礎工作
對檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關的收集與歸納制度，確定責任制與會簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執(zhí)行。同時，要做好電子文件的保存和識讀，做好相關的技術鑒定，還要處理好和建庫成本間關系，把不合格、不應該歸納的電子信息進行剔除，而重要的文件要及時歸檔，還要做出相應的標記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產(chǎn)生到最后結(jié)束全程的控制工作，只有實現(xiàn)著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實踐工作中才能夠得到更好地統(tǒng)計與應用。在文件歸檔過程中要做好數(shù)據(jù)的保護，避免數(shù)據(jù)的丟失，還要做好數(shù)據(jù)的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國《電子簽名法》的頒布與實施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時一定要做好簽署技術與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復制區(qū)別開來，實現(xiàn)原始電子檔案的安全。例如：要加強數(shù)字化信息的檔案管理，可以加強保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負責人，切實做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現(xiàn)以說為主、以干為輔，忙碌時就忽略保密的情況發(fā)生，保證文件不會被橫傳與抽走，的環(huán)保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進行管理。
（三）以數(shù)據(jù)庫的建設為核心
數(shù)據(jù)庫的建設包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數(shù)據(jù)庫。一般檔案管理單位只重視對檔案目錄方面的工作，對全文及多媒體等數(shù)據(jù)庫缺少深入的研究。例如：全文數(shù)據(jù)庫，既包括數(shù)字化電子文件，也包括紙質(zhì)檔案，所以，必須要確定數(shù)字化范圍，優(yōu)先確定重要程度建立數(shù)據(jù)庫。而全文數(shù)據(jù)庫的建設也不能將工作重點放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環(huán)保工作作為中心點。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國性的環(huán)保工作中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)，都要認真做好數(shù)據(jù)采集，采用數(shù)字化管理，確保實際的參考價值和利用價值。以數(shù)據(jù)導入與原文掃描等方法來實現(xiàn)，所以建庫要利用好已有數(shù)據(jù)的導入，防止出現(xiàn)重復性的勞動。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對備份過程也要進行嚴格的記錄，并且定期對備份數(shù)據(jù)進行檢驗，防止系統(tǒng)癱瘓或硬件損壞造成數(shù)據(jù)庫被損毀。要注意標準化的建設，保持數(shù)據(jù)格式的兼容性，而且數(shù)據(jù)庫建設要符合國家與行業(yè)的標準及網(wǎng)絡協(xié)議標準。
三、以軟件平臺保證數(shù)字化管理
環(huán)境污染具有范圍廣、影響周期長、潛伏期限長等特點。所以，環(huán)保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環(huán)保電子信息的出現(xiàn)，急需一個良好電子軟件平臺來管理環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始調(diào)查材料等檔案資料，才能使環(huán)境信息真正實現(xiàn)橫向與縱向資源共享。據(jù)統(tǒng)計，我國環(huán)保檔案選擇軟件平臺時，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發(fā)，也可以選擇國家環(huán)保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應用的是國家統(tǒng)一通用軟件和系統(tǒng)，可以防止重復性的開發(fā)與建議，可以使國家資源得到更好地利用，實現(xiàn)標準化與自動化的網(wǎng)絡建設，更好地克服兼容性，使系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)與信息資源更好地共享。選擇系統(tǒng)時一定要重視軟件平臺通用性的考慮，軟件平臺要具有標準化和安全性，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境的支持和技術的支持，具有成本效益的觀念。同時，還要正確處理投入和產(chǎn)出間關系，充分考慮到效率的問題，按照自身發(fā)展的特點，進行準確的定位，以綠色理念打造環(huán)保檔案信息管理平臺，制定環(huán)保檔案信息目錄，建立健全制度。
四、數(shù)字化管理對人員的要求
環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員要了解環(huán)保檔案管理的相關業(yè)務，掌握計算機和網(wǎng)絡方面的專業(yè)技術，可以解決各種相關的技術問題，還要有良好職業(yè)道德、保密意識與責任感。數(shù)字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責與任務?？梢哉f，環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實現(xiàn)檔案信息的重要導航。由此可見，加強對數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)是保證環(huán)保檔案數(shù)字化管理基礎，需要復合型管理人才，尤其是計算機與檔案都精通的復合型管理人才。缺少人才會使檔案工作的數(shù)字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數(shù)字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓的方式，提高檔案管理人員業(yè)務、政治等方面的素質(zhì)，確立考試的制度，實現(xiàn)檔案工作的標準化與數(shù)字化。
五、標準化與計算機化的管理基礎