時(shí)間：2023-09-20 16:08:46
導(dǎo)語(yǔ)：在數(shù)字檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案；管理系統(tǒng)；研究開(kāi)發(fā)
中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）03-0350-01
前言：檔案數(shù)字化管理是自20世紀(jì)下半葉以來(lái)隨著全球信息技術(shù)發(fā)展而派生出的一個(gè)信息化產(chǎn)業(yè)分支，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息檢索技術(shù)和海量存儲(chǔ)技術(shù)，它的發(fā)展逐步改變了人們管理檔案的工作方式！檔案信息的存放方式以及查詢檢索方式。世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展都呈現(xiàn)出明顯的信息化趨勢(shì)。 而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)就是要利用數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以及科研檔案各種檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，在電腦等設(shè)備中建立關(guān)于各類檔案的檢索目錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)企事業(yè)單位檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在線實(shí)時(shí)查看和傳輸保存的功能，達(dá)到信息資源共享化的目的。
1.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀
數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是隨著信息化技術(shù)的變革而逐步發(fā)展起來(lái)的，國(guó)內(nèi)外均是在20世紀(jì)80年代進(jìn)入了系統(tǒng)化研發(fā)快速發(fā)展階段"到了90年代，數(shù)字檔案應(yīng)用日趨增多，需求也呈現(xiàn)多樣化。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、中間件技術(shù)！數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，形成了數(shù)字檔案管理平臺(tái)的概念，極大提高系統(tǒng)的可靠性和開(kāi)發(fā)進(jìn)度，減少了開(kāi)發(fā)周期降低了開(kāi)發(fā)成本。美、英等發(fā)達(dá)國(guó)家在90年代中期己經(jīng)開(kāi)展了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究和實(shí)踐。通過(guò)NARA（美國(guó)檔案文件署）網(wǎng)站，可以檢索到包括10個(gè)總統(tǒng)圖書館在內(nèi)的200多個(gè)檔案館的數(shù)字化檔案。國(guó)外，有包括IBM、HP在內(nèi)的眾多廠家和研究機(jī)構(gòu)在研究和開(kāi)發(fā)基于以1S標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。
2.淺析數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)內(nèi)容
2.1 研究與開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的必要性
目前政府部門、企事業(yè)單位中各信息系統(tǒng)的相互獨(dú)立性造成了信息渠道的混亂狀況，同時(shí)各信息系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的多樣性在客觀上也造成了相互之間的封閉和無(wú)法溝通， 信息無(wú)法有效地實(shí)現(xiàn)共享。 由此，政府部門、企事業(yè)單位、軟件開(kāi)發(fā)商都需要一個(gè)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行運(yùn)行，而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)，記錄電子文件的背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)，確保電子文件的真實(shí)性和憑證價(jià)值。 電子文件的完整性，以便電子文件能夠長(zhǎng)期保存，方便查詢和利用，這樣可以有效解決數(shù)字資源的管理和利用，使之跟上檔案管理業(yè)務(wù)的潮流，由此可見(jiàn)數(shù)字檔案系統(tǒng)最終開(kāi)發(fā)完成是非常必要的，也將擁有廣闊的市場(chǎng)前景。
2.2 數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所具備的的特征
首先是信息的可操作性，信息化檔案管理未執(zhí)行之前，檔案多以紙質(zhì)文件的形式存在，多年的發(fā)展歷程全都體現(xiàn)在這些紙質(zhì)文件中，所以，要對(duì)其就行翻找和查閱的工作量是巨大的，而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了單位檔案資源的隨時(shí)查找和應(yīng)用的功能， 使得檔案信息的管理具有很強(qiáng)的可操作性；其次是多種信息媒體的集成性，它集成了檔案的多種類型，使得圖像，視頻等也相繼成為文字文檔之后的另幾種檔案存儲(chǔ)方式，使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了多種信息媒體的集成， 也豐富了檔案存在的多樣性；最后是信息的可變性，信息的可變性是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有的一大特點(diǎn)，信息化技術(shù)必須依賴于電腦計(jì)算機(jī)的支撐，而電腦存儲(chǔ)的特點(diǎn)就是文件具有可修改性，即信息在電腦中儲(chǔ)存是可。
3.小議數(shù)字檔案管理系統(tǒng)所應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)
數(shù)字檔案管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)技術(shù)的支持，隨著整體科技水平的進(jìn)步，信息技術(shù)及相關(guān)技術(shù)的最新成果不斷運(yùn)用到數(shù)字檔案管理上來(lái)， 圖像處理技術(shù)、圖像識(shí)別技術(shù)、檔案管理平臺(tái)化技術(shù)、全文檢索技術(shù)、多格式瀏覽技術(shù)、在線播放技術(shù)、檔案安全管理技術(shù)、雙層 PDF 技術(shù)等都會(huì)運(yùn)用在系統(tǒng)中。 現(xiàn)在簡(jiǎn)單介紹其中的幾種技術(shù)。以認(rèn)為的修改的，使得信息化的檔案管理也存在一些漏洞，值得日后去完善。
3.1 圖像處理技術(shù)室數(shù)字檔案管理系統(tǒng)最基礎(chǔ)的技術(shù)之一
圖像處理技術(shù)是研發(fā)該系統(tǒng)的關(guān)鍵技術(shù)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中內(nèi)嵌了圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。 在文件管理、收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)時(shí)自動(dòng)打開(kāi)圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來(lái)實(shí)現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動(dòng)對(duì)應(yīng)，圖像處理模塊最大的特點(diǎn)就是除了可以滿足招標(biāo)文件需求中所要求的圖像處理功能外，，還可以實(shí)現(xiàn)批量的圖像掃描和自動(dòng)處理的功能，是一個(gè)功能強(qiáng)大的圖像掃描和處理模塊。 該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、糾斜、合并等。
3.2 檔案管理平臺(tái)技術(shù)是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心技術(shù)
檔案管理平臺(tái)技術(shù)是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心技術(shù)，以關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，為用戶提供了構(gòu)建符合自身要求的檔案管理架構(gòu)的工具，其中包括：全宗管理、檔案類型管理、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)定義、界面生成器、報(bào)表生成器、分類表和目錄樹管理、用戶機(jī)構(gòu)和權(quán)限管理、 代碼表和數(shù)據(jù)字典管理等功能模塊，用戶通過(guò)上述管理平臺(tái)，可以根據(jù)需求定制各類檔案的管理結(jié)構(gòu)，不僅可以滿足常規(guī)檔案的管理工作，而且可以輕松勝任各類業(yè)務(wù)檔案的管理需求。
3.3 全文檢索技術(shù)體現(xiàn)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的快捷功能
在常規(guī)的數(shù)據(jù)庫(kù)檢索查詢中一直存在三個(gè)主要問(wèn)題。 首先，非結(jié)構(gòu)化信息的檢索問(wèn)題，檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)建立的檔案分類和目錄進(jìn)行檢索查詢，但不能對(duì)大量的原文內(nèi)容進(jìn)行檢索查詢； 其次，能將各種檔案的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的查詢， 而用戶則需要根據(jù)任何信息進(jìn)行隨意的檢索；最后，隨著數(shù)據(jù)量的增加，數(shù)據(jù)庫(kù)檢索存在速度問(wèn)題。 而全文檢索系統(tǒng)可以完全解決上述問(wèn)題，使得用戶對(duì)檔案信息的查詢速度、方便性、查全率和查準(zhǔn)率得到極大改善， 通過(guò)專業(yè)的全文檢索系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)屬性查詢！ 中文同音查詢、 中英文容錯(cuò)查詢、英漢轉(zhuǎn)換、同義詞查詢、相關(guān)文件提示、多國(guó)語(yǔ)言查詢等傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)的智能檢索功能。 本系統(tǒng)提供的全文檢索系統(tǒng)內(nèi)嵌快速 OCR技術(shù)，可以無(wú)須人工干預(yù)，自動(dòng)識(shí)別掃描文件，形成索引庫(kù)，同時(shí)嵌入檔案信息服務(wù)網(wǎng)站之中，受到檔案權(quán)限的管理和控制，與檔案管理系統(tǒng)融為一體。
結(jié)語(yǔ)：總而言之，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)已經(jīng)取得了一定的成果，但是還有很有新思想未體現(xiàn)出來(lái)，那么就需要結(jié)合最新的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步提升開(kāi)發(fā)空間，優(yōu)化其功能，為各企事業(yè)單位更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]金秋，高亮，張道光，裴斐.基 于 技術(shù)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)[J]. 中原工學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（02）.
一、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要性
隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的工作強(qiáng)度和工作效率也在逐步地上升，在這一背景下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再適用于辦公室辦公。隨著數(shù)字技術(shù)的逐步發(fā)展，當(dāng)下數(shù)字檔案管理模式已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于人們的辦公流程當(dāng)中。
相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室檔案管理模式，數(shù)字檔案顯然更加具有科學(xué)性、系統(tǒng)性和安全性，并且數(shù)字檔案的應(yīng)用，有效地實(shí)現(xiàn)了辦公室檔案內(nèi)容的資源共享，提升了部門與部門之間的信息傳送速度和溝通交流強(qiáng)度，這無(wú)疑為企業(yè)、學(xué)校以及政府部門等等各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行提供了極大的便利。
但是人們?cè)谙硎軘?shù)字檔案管理方式帶來(lái)的便利的同時(shí)，也逐步發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下的數(shù)字檔案管理模式，在應(yīng)用上仍然存在著很多不可忽視的問(wèn)題。例如人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，數(shù)字檔案的應(yīng)用也常常會(huì)產(chǎn)生文件丟失的情況，并且由于檔案的種類復(fù)雜且內(nèi)容多，人們?cè)趹?yīng)用數(shù)字檔案進(jìn)行相關(guān)的資料的查詢時(shí)，仍然十分耗時(shí)耗力。
將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理模式中，可以進(jìn)一步完善檔案?jìng)鬟f、存儲(chǔ)、收集以及共享工作的開(kāi)展。同時(shí)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)的有效建立，這一平臺(tái)的建立，可以提升檔案管理工作的力度和強(qiáng)度，有效地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的資源共享、提升檔案查詢工作的實(shí)效性和時(shí)效性。
當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展速度逐步加快，無(wú)論是企業(yè)還是學(xué)校與政府，其所需要完成的工作量在不斷地增加，所面臨的發(fā)展壓力也在不斷地加劇。檔案管理工作的有效開(kāi)展，是保障各項(xiàng)工作開(kāi)展的系統(tǒng)性和秩序性的基本前提，檔案管理工作的開(kāi)展?fàn)顩r更是決定各項(xiàng)工作開(kāi)展效率的關(guān)鍵性因素。加強(qiáng)信息化背景下數(shù)字檔案管理方式的探究，實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下數(shù)字檔案管理模式的完善性和科學(xué)性的有效提升，其重要性不可忽視。
二、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的基本方向
根據(jù)當(dāng)下信息技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)和數(shù)字檔案管理方式的應(yīng)用模式，主要可以將加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的工作的開(kāi)展方向總結(jié)歸納為以下幾點(diǎn)：
（一）節(jié)約檔案管理成本的同時(shí)提升管理效率。在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理工作中，進(jìn)行檔案的歸類、整理和查找仍然需要耗費(fèi)大量的人力資源和物力資源，不僅導(dǎo)致檔案管理工作效率得不到有效的保障，同時(shí)也使得部門的檔案管理工作的成本居高不下。將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)程中，可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案的分類、整理以及查詢工作的一體化，不僅節(jié)約了部門大量的人力資源和物力資源，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效保障。因此節(jié)約檔案管理成本的同時(shí)提升管理效率，是信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要方向之一。
（二）增強(qiáng)了檔案管理工作開(kāi)展的智能性。在傳統(tǒng)的數(shù)字檔案應(yīng)用模式中，工作人員進(jìn)行檔案內(nèi)容的檢索，需要不斷進(jìn)行信息的篩選，才能夠真正地獲取自身所要查詢到的信息，消耗了檔案管理者大量的時(shí)間，使得檔案管理者根本無(wú)暇進(jìn)行自身的檔案管理模式的思考和進(jìn)一步的完善。將信息技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字?n案管理工作中，可以有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)智能性的全面提升，數(shù)字檔案系統(tǒng)會(huì)根據(jù)檔案用戶所需，實(shí)現(xiàn)檔案的智能性推薦，大大降低了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，使得檔案管理人員具有更多時(shí)間進(jìn)行自身工作模式、管理技術(shù)以及管理理念的進(jìn)一步完善。因此增強(qiáng)了檔案管理工作開(kāi)展的智能性，是信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵性目標(biāo)。
三、信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式探究
開(kāi)展信息化背景下數(shù)字檔案管理方式探究，將具有針對(duì)性的改革方式和改革思想，全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理方法、應(yīng)用模式的進(jìn)一步完善。在信息化背景下，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式探究，主要可以將探究?jī)?nèi)容總結(jié)歸納為以下幾點(diǎn)：
（一）建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。檔案安全性的不足，是當(dāng)下數(shù)字檔案管理方式應(yīng)用過(guò)程中所存在的主要不足之處之一，容易引發(fā)重要文件的丟失問(wèn)題。將信息技術(shù)中多媒體技術(shù)全面應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)不同格式的檔案的分類存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的有效提升。同時(shí)將多媒體技術(shù)的應(yīng)用與數(shù)字檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)程有效結(jié)合，也可以實(shí)現(xiàn)不同格式和類型的數(shù)字檔案的有效播放，加強(qiáng)數(shù)字檔案的可視性，進(jìn)而提升檔案利用者接收信息的全面性。因此應(yīng)用信息技術(shù)建立完善的、安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，是加強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度的重要方法之一。
（二）加深檔案管理工作的數(shù)字化程度。數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的欠缺以及檔案數(shù)字化覆蓋率的不足等，也是當(dāng)下數(shù)字檔案管理工作開(kāi)展進(jìn)程中所存在的關(guān)鍵性弊端。（下轉(zhuǎn)第45頁(yè)）（上接第38頁(yè)）隨著信息流通速度的逐步加快，傳統(tǒng)的數(shù)字信息存儲(chǔ)方式已經(jīng)不能有效地滿足當(dāng)下的時(shí)展所需，在這一大背景下，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，建立完善的數(shù)字檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)有效的、系統(tǒng)性的存儲(chǔ)。同時(shí)也應(yīng)當(dāng)逐步地提升部門在開(kāi)展數(shù)字檔案管理工作過(guò)程中的數(shù)字覆蓋率，盡可能地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化程度的進(jìn)一步加深，有效提升數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的信息存儲(chǔ)量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的先進(jìn)性和科學(xué)性。綜上，加深檔案管理工作的數(shù)字化程度，也是實(shí)現(xiàn)信息化背景下數(shù)字檔案管理力度進(jìn)一步提升的有效方式之一。
（三）建立模式多元化的數(shù)字檔案。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和信息、數(shù)據(jù)類型和種類的不斷增加，數(shù)字檔案的建立所需要存儲(chǔ)的檔案類型也逐步呈現(xiàn)出多樣性和復(fù)雜性，在這種情況下，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理模式已不能夠真正滿足部門的信息管理需求。將信息技術(shù)的多元性充分發(fā)揮于數(shù)字檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)程中，可以有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理模式的多元化。因此應(yīng)用信息技術(shù)提升數(shù)字檔案的多元性，是實(shí)現(xiàn)信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度的重要環(huán)節(jié)之一。
（四）提升數(shù)字檔案管理人員的信息化意識(shí)。檔案管理人員自身的信息化意識(shí)，也是決定信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理工作應(yīng)用效果的重要因素之一。檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)盡可能地進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用信息技術(shù)。如此，可以逐步增強(qiáng)數(shù)字檔案管理力度。
（五）建立完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式。完善的信息技術(shù)應(yīng)用模式的建立，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員工作流程的方向性引導(dǎo)，促使檔案管理人員將信息技術(shù)全面應(yīng)用于檔案管理工作的流程中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的實(shí)效性和時(shí)效性的進(jìn)一步有效提升。
開(kāi)展信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理方式的探究可知，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的進(jìn)一步完善，應(yīng)當(dāng)應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)于當(dāng)下的數(shù)字檔案管理模式進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整。同時(shí)借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)“全數(shù)字化”檔案管理系統(tǒng)的有效建立。并且將信息技術(shù)的多元性和多樣性優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮于數(shù)字檔案模型建立當(dāng)中，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的管理覆蓋力度逐步增強(qiáng)。同時(shí)數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，也是影響檔案管理工作開(kāi)展的效率和效果的關(guān)鍵性因素。提升數(shù)字檔案管理人員的信息化意識(shí)，建立完善的數(shù)字檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用模式，可以有效促進(jìn)數(shù)字檔案管理人員技能專業(yè)性進(jìn)一步提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化背景下數(shù)字檔案管理工作開(kāi)展的效率和效果的全方位提升。
一、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理
（一）檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等數(shù)字技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它具有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制，輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、文字處理等功能。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)?？傊瑱n案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更為有效地為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)，已成為今后一個(gè)時(shí)期檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。
（二）數(shù)字化檔案
數(shù)字化檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱查借閱功能。數(shù)字化檔案的特點(diǎn)主要有以下幾個(gè)方面。
1.數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在。數(shù)字化檔案依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，數(shù)字化檔案就無(wú)法生存、傳遞、識(shí)別。
2.數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性決定了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。
3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成數(shù)字化文件的內(nèi)容，使得數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。
二、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)及要求
（一）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)
檔案數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網(wǎng)上資源打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，其優(yōu)勢(shì)包括以下幾個(gè)方面：
1.擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便快捷，從而避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人力的浪費(fèi)。
2.提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。
總之，檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨。檔案數(shù)字化從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性。這種特性使檔案具有了開(kāi)放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會(huì)各個(gè)階層提供服務(wù)。
（二）檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的要求
檔案數(shù)字化所要實(shí)現(xiàn)的就是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，其主要目標(biāo)：一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題；二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使有效意義的動(dòng)態(tài)鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內(nèi)提供最大的利用價(jià)值。其主要要求是：
1.科學(xué)性。檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具有科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過(guò)對(duì)檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對(duì)檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進(jìn)行。優(yōu)先對(duì)具有專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。
2.系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時(shí)，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無(wú)論對(duì)檔案的來(lái)源，還是對(duì)檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，都應(yīng)保持檔案外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。
三、推進(jìn)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理的對(duì)策
數(shù)字化檔案管理在具體設(shè)施過(guò)程中，必須依托高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的，它的顯著特點(diǎn)是完全依賴現(xiàn)代化通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)而進(jìn)行的管理和工作。筆者認(rèn)為，在推進(jìn)數(shù)字檔案化與數(shù)字化檔案管理方面，可以從以下幾個(gè)方面入手。
（一）予以科學(xué)規(guī)劃
檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，必須立足于長(zhǎng)遠(yuǎn)的科學(xué)規(guī)劃，為此要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近遠(yuǎn)期目標(biāo)，要明確哪些檔案需要數(shù)字化，哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化，哪些檔案又需要長(zhǎng)時(shí)間實(shí)行數(shù)字化，然后按照輕重緩急分步驟實(shí)施。
（二）進(jìn)行成本核算
目前，將傳統(tǒng)的載體進(jìn)行數(shù)字化費(fèi)用較高，并且傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后，必須支付一定的費(fèi)用，如對(duì)大量的數(shù)字文件進(jìn)行管理和維護(hù)，數(shù)字化后電子文件的保存需要持續(xù)的管理，都需一定的經(jīng)濟(jì)投入，所以必須思考投入產(chǎn)出績(jī)效。如果不加強(qiáng)核算，則有可能導(dǎo)致數(shù)字化成果在若干年以后完全無(wú)法使用，造成不必要的浪費(fèi)。
（三）建立雙套制管理機(jī)制
由于目前傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過(guò)程中有很多問(wèn)題待解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制。在保存電子檔案的同時(shí)也保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。
（四）提高員工的素質(zhì)
關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案 安全管理 應(yīng)用 措施
中圖分類號(hào)：TP309 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2014）02-0196-02
隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，各種電子技術(shù)以及信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，使得我們的工作以及生活方式都發(fā)生了很大的改變。各種工作的發(fā)展都逐漸傾向于智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理也是這場(chǎng)變革中的一部分。企業(yè)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案大多數(shù)都是紙質(zhì)的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯(cuò)。隨著數(shù)字化檔案在企業(yè)管理過(guò)程中的逐漸普及，數(shù)字化檔案的應(yīng)用和管理也成為企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。在數(shù)字化檔案的歸檔、管理以及應(yīng)用中，其安全性是一個(gè)十分關(guān)鍵的問(wèn)題。本文淺述企業(yè)的數(shù)字化檔案在安全應(yīng)用方面存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。
1 企業(yè)數(shù)字化檔案在應(yīng)用管理中存在的安全問(wèn)題
數(shù)字化檔案指的是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備作為管理的手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行改進(jìn)，形成的一種電子檔案，基于網(wǎng)絡(luò)對(duì)各種檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存、共享。在企業(yè)數(shù)字檔案的應(yīng)用中存在的安全問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。
（1）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題指的是數(shù)字檔案的各種網(wǎng)絡(luò)載體，即物理設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的安全問(wèn)題，這種安全問(wèn)題包括很多方面，比如網(wǎng)絡(luò)布線、連接、局域網(wǎng)的構(gòu)建、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選擇等都有可能會(huì)帶來(lái)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。這種網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是企業(yè)數(shù)字化檔案管理中比較常見(jiàn)的問(wèn)題，一般是通過(guò)設(shè)置防火墻以及權(quán)限、采用可靠的硬件設(shè)備等措施來(lái)對(duì)數(shù)字檔案管理和應(yīng)用過(guò)程中潛在的危險(xiǎn)進(jìn)行控制。網(wǎng)絡(luò)安全是整個(gè)數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠安全運(yùn)行的一個(gè)關(guān)鍵，也是重要的基礎(chǔ)，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中占有十分重要的地位。
（2）數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。數(shù)據(jù)安全問(wèn)題指的是各種數(shù)字檔案中包含的信息數(shù)據(jù)的安全。包括很多方面，比如數(shù)字檔案的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份、格式的轉(zhuǎn)換、電子文件的保管等，各種數(shù)字檔案的收集、整理、應(yīng)用以及管理的過(guò)程中，為了防止數(shù)據(jù)在這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化失效從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，應(yīng)該要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的管理。數(shù)字化檔案面臨的一個(gè)十分重要的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)丟失，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題也是企業(yè)數(shù)字檔案管理中應(yīng)該要加強(qiáng)的一個(gè)方面。在數(shù)字檔案應(yīng)用管理中，操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理主要是取決于各種軟件的穩(wěn)定性以及安全性，但是在建立網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)的過(guò)程中也要考慮上述兩個(gè)方面的安全性，首先要考慮到操作系統(tǒng)的種類，當(dāng)前數(shù)字檔案的應(yīng)用和管理中常用的系統(tǒng)一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統(tǒng)各有優(yōu)缺點(diǎn)，在實(shí)際的選擇過(guò)程中應(yīng)該要根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行實(shí)際的選擇，為數(shù)字檔案的安全應(yīng)用提供基礎(chǔ)的保障。
（3）在數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全問(wèn)題。數(shù)字檔案應(yīng)用方面的安全主要是在檔案應(yīng)用過(guò)程中潛在的一些安全問(wèn)題，是在實(shí)際操作中應(yīng)該考慮的重要問(wèn)題之一。這方面是否安全主要是取決于企業(yè)的檔案管理部門所采用的具體的應(yīng)用系統(tǒng)中對(duì)于用戶模型的定義規(guī)則。數(shù)字檔案的管理信息系統(tǒng)中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統(tǒng)一般會(huì)將用戶分成幾類，不同種類的用戶對(duì)于數(shù)字檔案信息的查詢應(yīng)用等有一定的權(quán)限，為了控制數(shù)字檔案的應(yīng)用安全問(wèn)題，需要對(duì)信息系統(tǒng)中的各個(gè)功能模塊都要進(jìn)行一定的權(quán)限設(shè)置操作，也要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分層管理。以保證數(shù)字檔案在應(yīng)用過(guò)程中的安全性。
2 企業(yè)數(shù)字化檔案安全應(yīng)用管理措施
（1）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全控制是保障企業(yè)數(shù)字檔案安全應(yīng)用管理的一個(gè)重要措施，加強(qiáng)數(shù)字檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境的安全建設(shè)，對(duì)于系統(tǒng)外部的各種不安全的因素可以進(jìn)行有效的防范，在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)安全環(huán)境的過(guò)程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設(shè)置、身份權(quán)限設(shè)置等。
1）加強(qiáng)防火墻的設(shè)置。防火墻設(shè)置是安全管理的重要措施。防火墻本身對(duì)于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數(shù)字檔案的應(yīng)用管理中加強(qiáng)防火墻的設(shè)置，可以限制一些沒(méi)有被授權(quán)的未知用戶的進(jìn)入，防止外部的侵害者對(duì)檔案信息系統(tǒng)的入侵，為監(jiān)視網(wǎng)絡(luò)完全提供更加便捷的服務(wù)。防火墻設(shè)置也是當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案應(yīng)用安全管理中常用的措施，如果有的企業(yè)數(shù)字化檔案室需要服務(wù)器來(lái)指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認(rèn)證來(lái)進(jìn)行限制，除去那些已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)證的用戶，外來(lái)的用戶想要進(jìn)入系統(tǒng)中時(shí)都要經(jīng)過(guò)防火墻的過(guò)濾，可以對(duì)一些可以的數(shù)據(jù)包、外來(lái)的用戶等進(jìn)行抵制，保護(hù)數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全。
2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理的硬件設(shè)備以及軟件的管理。在硬件以及軟件的管理中應(yīng)該要采取重要的科學(xué)的管理策略。在企業(yè)數(shù)字檔案的管理中，應(yīng)該要根據(jù)檔案的安全級(jí)別來(lái)確定具體的管理程序，確定相應(yīng)的管理保護(hù)范圍，制定機(jī)房的管理制度，對(duì)于那些安全等級(jí)要求比較高的檔案系統(tǒng)要進(jìn)行分區(qū)控制，同時(shí)要限制工作人員出入機(jī)房，可以采取許可證方式進(jìn)行出入管理。要確定各種軟件以及硬件管理的責(zé)任制度，保證具體的管理項(xiàng)目能夠落實(shí)到具體的人身上，各司其責(zé)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的安全管理。
一、數(shù)字檔案信息安全管理的基本含義
數(shù)字檔案是指在計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用數(shù)字代碼形式把信息記錄于電子載體而生成的文件，是一個(gè)國(guó)家、組織乃至家庭或個(gè)人形成的數(shù)量越來(lái)越多且越來(lái)越重要的信息資源。
全面、準(zhǔn)確地理解“信息安全”的基本含義，是開(kāi)展數(shù)字檔案信息安全管理和實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的前提。信息安全，簡(jiǎn)單地說(shuō)，是指信息的保密性、完整性和可用性的保持問(wèn)題。信息的保密性根據(jù)信息被允許訪問(wèn)對(duì)象的多少而不同，能保障信息僅僅為那些被授權(quán)使用的人獲取。信息的完整性一方面是指信息再利用、傳輸、儲(chǔ)存等過(guò)程中不被篡改、丟失、缺損等，另一方面是指信息處理方法的正確性，不正當(dāng)?shù)牟僮鳎缯`刪除文件，有可能造成重要文件的丟失。信息的可用性是指信息及相關(guān)的信息資產(chǎn)在授權(quán)人需要的時(shí)候可以立即獲得。
二、數(shù)字檔案信息安全管理的基本原則
1.數(shù)字檔案信息安全策略制定的原則。數(shù)字檔案信息安全策略，是指導(dǎo)數(shù)字檔案信息進(jìn)行安全管理、保護(hù)和分配的規(guī)則和批示，為數(shù)字檔案信息安全管理提供導(dǎo)向和支持。數(shù)字檔案信息安全策略應(yīng)闡明管理層的承諾，提出組織管理數(shù)字檔案信息安全的方法，并由管理層批準(zhǔn)，采用適當(dāng)?shù)姆绞剑▊鬟_(dá)與培訓(xùn)）將方針傳達(dá)給管理人員。同時(shí)，為確保方針持續(xù)的適應(yīng)性和有效性，我們應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)審與評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)審與評(píng)價(jià)結(jié)果保持原方針或?qū)ζ溥M(jìn)行調(diào)整。在制定數(shù)字檔案信息安全策略工作中，我們必須始終保持預(yù)防控制為主的思想，做到防患于未然。
2.數(shù)字檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管控的原則。數(shù)字檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)的降低是通過(guò)安全控制目標(biāo)和方式的選擇、確立和有效實(shí)施而得以實(shí)現(xiàn)的?？刂颇繕?biāo)與控制方式的選擇不應(yīng)盲目進(jìn)行，應(yīng)建立在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)上，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)大小的排序，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別高的資產(chǎn)應(yīng)被有限分配資源進(jìn)行安全保護(hù)。數(shù)字檔案信息安全的管控，要做到數(shù)字檔案信息的絕對(duì)安全（即零風(fēng)險(xiǎn)）是不可能的，只要將殘余風(fēng)險(xiǎn)置于有效控制范圍內(nèi)便可。同時(shí)，實(shí)施和維持管控是需要費(fèi)用支出的。我們接受與不接受風(fēng)險(xiǎn)的界限就是考慮風(fēng)險(xiǎn)控制成本與機(jī)會(huì)損失成本的平衡，如果風(fēng)險(xiǎn)控制成本大于機(jī)會(huì)損失成本，我們便接受風(fēng)險(xiǎn)，反之，我們就不接受風(fēng)險(xiǎn)。
3.數(shù)字檔案信息安全商務(wù)持續(xù)性原則。數(shù)字檔案信息安全需要建立并實(shí)施商務(wù)持續(xù)性管理。通過(guò)組織預(yù)防和恢復(fù)控制措施相結(jié)合的方式，確保組織的關(guān)鍵商務(wù)活動(dòng)不會(huì)因數(shù)字檔案信息安全故障造成中斷或以最短的時(shí)間恢復(fù)商務(wù)運(yùn)作。事實(shí)上，安全控制可以分為預(yù)防性控制措施和保護(hù)性控制措施，預(yù)防性措施可以降低威脅發(fā)生的可能性和減少安全薄弱點(diǎn)，而保護(hù)性措施，如制定并實(shí)施商務(wù)持續(xù)性計(jì)劃、購(gòu)買商業(yè)保險(xiǎn)等，可以減少因威脅發(fā)生所造成的影響。
4.數(shù)字檔案信息安全堅(jiān)持動(dòng)態(tài)管理的原則。數(shù)字檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)隨著時(shí)間而發(fā)生變化。所以，我們?cè)谕瓿闪藬?shù)字檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制與風(fēng)險(xiǎn)接受的一個(gè)全面系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程后，雖然已將風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受的水平，但這并不意味著風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作可以因此而結(jié)束，風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，我們應(yīng)適時(shí)動(dòng)態(tài)地開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)控制。
從目前檔案界所探討的內(nèi)容來(lái)看，數(shù)字檔案管理包括數(shù)字檔案信息的訪問(wèn)控制、數(shù)字檔案信息的真實(shí)可靠、紙質(zhì)與數(shù)字檔案的共存、數(shù)字檔案的備份管理、數(shù)字檔案管理的前段控制和全程管理、數(shù)字檔案載體與格式的轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案的物理鑒定或技術(shù)鑒定等。這顯然仍屬傳統(tǒng)的管理方式，還不是一種系統(tǒng)、信息化管理思想的體現(xiàn)。既沒(méi)有全面動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)的、全員參與的、制度化的、預(yù)防為主的管理方式的體現(xiàn)，也沒(méi)有確定數(shù)字檔案信息安全管理的方針和范圍，更談不上在信息安全管理的基礎(chǔ)上選擇適宜的控制目標(biāo)與控制方式進(jìn)行控制。
【關(guān)鍵詞】檔案管理數(shù)字化；問(wèn)題；標(biāo)準(zhǔn)；必要性
檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過(guò)各種渠道來(lái)將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來(lái)進(jìn)行保存，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來(lái)進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個(gè)龐大的檔案信息庫(kù)，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的?，F(xiàn)階段，我國(guó)的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時(shí)代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動(dòng)，在不斷的深化當(dāng)中。
1、數(shù)字化檔案概述
自二十一世紀(jì)以來(lái)，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來(lái)越快，高科技時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。檔案數(shù)字化是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時(shí)候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對(duì)其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理和應(yīng)用；檔案數(shù)字化需要以實(shí)際為立足點(diǎn)，通過(guò)組織來(lái)確保工作的正常開(kāi)展，抓好文件的質(zhì)量問(wèn)題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)工作是數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。
目前的信息化程度越來(lái)越高，如何快速的對(duì)信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實(shí)現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問(wèn)題。檔案信息過(guò)去是以紙質(zhì)的形式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，使用和查閱都非常的不便，浪費(fèi)人力和無(wú)力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來(lái)實(shí)現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會(huì)快速發(fā)展的需求。
2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題
我國(guó)的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級(jí)階段。因此，存在很多問(wèn)題：第一，沒(méi)有有效的領(lǐng)導(dǎo)?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個(gè)系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來(lái)以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來(lái)對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理；第二，沒(méi)有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒(méi)有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時(shí)代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對(duì)于信息的應(yīng)用是非常大的損失。
3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則
數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲(chǔ)備在計(jì)算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過(guò)對(duì)這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性。總體而言，對(duì)數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時(shí)，不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。
4、數(shù)字化檔案管理的重要意義
隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開(kāi)始對(duì)檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過(guò)計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。現(xiàn)代社會(huì)是信息化時(shí)代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無(wú)阻。第二、計(jì)算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來(lái)了很大的幫助，很多的資料通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及對(duì)于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過(guò)計(jì)算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲(chǔ)備起來(lái)，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平?？傊?，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對(duì)于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。
5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析
數(shù)字化檔案管理在各個(gè)方面都有很多需要注意的問(wèn)題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲(chǔ)備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個(gè)方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對(duì)檔案管理的人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對(duì)于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項(xiàng)資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。
6、總結(jié)分析
由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對(duì)于這個(gè)轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個(gè)方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢(shì)，因此需要在各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行推廣。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵字：檔案管理；數(shù)字化；技術(shù)變革
中圖分類號(hào)：F299.23；G270.7
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人們工作和生活的許多個(gè)方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運(yùn)用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過(guò)程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，能夠節(jié)約大量的存儲(chǔ)空間，方便檢索，便于保存，對(duì)于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運(yùn)用中，要堅(jiān)持真實(shí)性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。
一、檔案管理數(shù)字化的意義
實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用主要是指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫(kù)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數(shù)字化主要具有兩個(gè)方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場(chǎng)地，在保管的過(guò)程中，對(duì)于庫(kù)存的條件要求比較高，在搬運(yùn)的過(guò)程中需要的人力財(cái)力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲(chǔ)，更夠有效的節(jié)約存儲(chǔ)的空間，存儲(chǔ)較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對(duì)檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問(wèn)題
雖然我國(guó)進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時(shí)間還不是很長(zhǎng)，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個(gè)世紀(jì)九十年代行業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理以來(lái)，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開(kāi)發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還是一個(gè)不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問(wèn)題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過(guò)程，不會(huì)一蹴而就。所以，對(duì)于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用所出現(xiàn)的問(wèn)題可以歸納為以下幾點(diǎn)。
（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全
檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲(chǔ)查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲(chǔ)管理和利用都有著一套較為便捷的平臺(tái)。但是就目前來(lái)說(shuō)，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡(jiǎn)單的服務(wù)，在實(shí)際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開(kāi)發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無(wú)法開(kāi)展。
（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)
在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對(duì)的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過(guò)程中都存在著一定難度，這可能會(huì)造成資料的缺失和錯(cuò)誤。對(duì)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國(guó)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才
對(duì)于檔案創(chuàng)新形式的運(yùn)用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)對(duì)于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學(xué)開(kāi)設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。
三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施
（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才
人才是第一生產(chǎn)力，這一點(diǎn)在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時(shí)代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國(guó)檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對(duì)已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵(lì)等方面，留住人才。
（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)
缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會(huì)造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會(huì)需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價(jià)值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。
（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)
原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過(guò)人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯(cuò)且占用大量人力資源的方式，而通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實(shí)用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過(guò)掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時(shí)，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時(shí)修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因?yàn)閿?shù)字檔案在存儲(chǔ)或傳輸?shù)倪^(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。
四、結(jié)論
檔案管理數(shù)字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)行業(yè)，簡(jiǎn)化檔案管理流程的同時(shí)，還提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。在運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要注意堅(jiān)持可用可查可共享的基本原則，簡(jiǎn)化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須進(jìn)一步培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步健全電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；數(shù)字化
中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
引言
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化信息技術(shù)極大地影響、促進(jìn)了檔案管理工作，但從另一方面來(lái)說(shuō)，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也為信息技術(shù)的發(fā)展提出新的要求和改革方向。為了更好地實(shí)現(xiàn)信息管理和服務(wù)功能，必須加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，從而滿足城建的需要。
一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
傳統(tǒng)的城建檔案主要是利用人工進(jìn)行管理和檢索的紙質(zhì)檔案，存儲(chǔ)時(shí)占據(jù)很大的面積，而且大多數(shù)的城建檔案信息只建立了檔案的分類目錄和全宗目錄，調(diào)閱時(shí)必須依靠人工查找，致使調(diào)閱的速度較慢，效率也不高。另外，由于檔案存放的分散性，使得信息資源只能借助人工進(jìn)行查找和整合; 并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易在掉調(diào)閱時(shí)損壞，特別是年代較久的檔案被損壞的可能性更大; 一旦有火災(zāi)或者水災(zāi)發(fā)生，這些檔案就會(huì)受到滅頂之災(zāi); 城建檔案信息缺乏一定的系統(tǒng)性和完整性，在深度、廣度上也存在著局限性; 城建檔案信息是在各個(gè)館室內(nèi)完成調(diào)閱以及保管，無(wú)法進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱，因此不能實(shí)現(xiàn)資源共享，無(wú)法達(dá)到信息的交換。由于以上問(wèn)題的存在，使得城建檔案的應(yīng)用有了很大障礙，而且一些資源需要重復(fù)保存，這樣就會(huì)浪費(fèi)很多存儲(chǔ)空間。而數(shù)字化檔案信息有效的避免了這些問(wèn)題，它是在數(shù)字技術(shù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及存儲(chǔ)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案信息能夠充分的發(fā)揮其查詢和使用的功能。
二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，將文件級(jí)目錄輸入。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，可邊輸入邊打印，一方面將卷內(nèi)文件目錄補(bǔ)齊，另一方面對(duì)輸入的正確性進(jìn)行檢驗(yàn)，以保證城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2、加強(qiáng)電子文件的收集與積累。電子文件有電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來(lái)數(shù)字城建檔案的主要來(lái)源。為保證所形成的電子文件不會(huì)丟失，確保電子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要對(duì)所形成的電子文件及時(shí)收集積累。電子文件的收集積累，不但能確保電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，并且也防止了信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中丟失、損壞的現(xiàn)象，很好地保護(hù)了電子文件的安全，為電子文件的歸檔奠定基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定登記、簽署，需要更改的，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，以防有差錯(cuò)。
3、城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過(guò)程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開(kāi)放與不開(kāi)放兩種，開(kāi)放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。
三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
對(duì)于城建檔案來(lái)說(shuō)，最重要的問(wèn)題就是長(zhǎng)期存取。隨著我國(guó)科學(xué)、技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的軟件、硬件技術(shù)不斷的更新，直接影響城建檔案信息的長(zhǎng)期存取。數(shù)字城建檔案信息的需要在物質(zhì)載體上進(jìn)行記錄，物質(zhì)載體的性能越好，存儲(chǔ)的時(shí)間越長(zhǎng)，反之，物質(zhì)載體的性能越差，存儲(chǔ)的時(shí)間越短。所以檔案信息存儲(chǔ)物質(zhì)載體能夠直接決定數(shù)字信息的存取期限，在進(jìn)行存儲(chǔ)載體的選擇時(shí)要注意載體的穩(wěn)定性和使用壽命。
基于城建檔案的特殊性質(zhì)，使得城建檔案信息具有一定的法律價(jià)值。在傳統(tǒng)的非信息化的檔案，即紙質(zhì)檔案中，檔案信息存儲(chǔ)的載體是紙張，不容易被改變，所以能夠保證信息的完好，其在法律上小的效力也很強(qiáng)。但是在電子檔案中，一些檔案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始檔案信息，其法律價(jià)值也需要一定的時(shí)間才能得到認(rèn)可。
數(shù)字檔案需要進(jìn)行資源共享，信息資源共享的前提就是數(shù)字檔案應(yīng)具有一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)的格式和規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)各檔案館的檔案信息共享。但是當(dāng)前，檔案館中對(duì)于數(shù)字檔案的相關(guān)規(guī)范和建設(shè)缺乏統(tǒng)一，一定程度上影響日后的資源共享，更不能實(shí)現(xiàn)信息資源的交換。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)穩(wěn)定性和保存的時(shí)間期限都比較好，所以、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有一定的可靠性。而信息數(shù)字化的檔案的存儲(chǔ)載體主要靠技術(shù)設(shè)備，又比較高的環(huán)境條件限制，缺乏穩(wěn)定性，如果技術(shù)設(shè)備或者存儲(chǔ)載體出現(xiàn)問(wèn)題，數(shù)字檔案就無(wú)法使用。
四、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略
（一）大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)
大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)是城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。城建檔案館是集中管理城建檔案的地方，應(yīng)加大對(duì)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)力度，大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館建設(shè)。在城建檔案管理中，通過(guò)數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)模式由被動(dòng)“轉(zhuǎn)化”為“主動(dòng)”。數(shù)字城建檔案館建設(shè)應(yīng)以城建檔案信息資源利用為目的，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。在大力推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)中，城建檔案部門是社會(huì)資源消費(fèi)的一個(gè)系統(tǒng)，數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，將實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)列為重點(diǎn)內(nèi)容，應(yīng)以面向館外的“統(tǒng)一門戶”和面向館內(nèi)的“管理統(tǒng)一平臺(tái)”為核心，以城建檔案信息資源利用為目的，加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。
（二）加大硬件投入，擴(kuò)大軟件推廣
目前數(shù)字化檔案管理工作存在硬件建設(shè)低下、軟件重復(fù)開(kāi)發(fā)的問(wèn)題。具體體現(xiàn)在大部分單位的還停留在低水平的建設(shè)上，機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)施存在諸多問(wèn)題，檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后；許多單位為了率先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，紛紛與軟件開(kāi)發(fā)公司定制檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量參差不齊，數(shù)據(jù)類型不一致，數(shù)據(jù)庫(kù)之間不能轉(zhuǎn)換，信息共享受限，浪費(fèi)資源。因此，必須有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行微機(jī)硬件配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更新和安全設(shè)施添置，盡可能取得財(cái)政支持，營(yíng)造最大限度的檔案硬件環(huán)境；隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理數(shù)字化已成為時(shí)展的必然趨勢(shì)，因此軟件選擇是檔案管理數(shù)字化中尤為重要的一點(diǎn)。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開(kāi)發(fā)方面，建議盡快建立一套檔案數(shù)字化管理方面的軟件設(shè)計(jì)方案，迫使粗制濫造、不符合實(shí)際的軟件退出市場(chǎng)，并將優(yōu)質(zhì)的、符合現(xiàn)實(shí)需求的軟件推廣出去，建設(shè)一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的軟件環(huán)境。
（三）規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國(guó)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開(kāi)發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒(méi)有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒(méi)有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國(guó)家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。
（四）提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開(kāi)拓，凝聚各部門合力，從而提高科學(xué)決策、處理問(wèn)題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專長(zhǎng)并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
結(jié)束語(yǔ)
城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)管理的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，因此我們必須首先從整體上著眼，從宏觀上把握，在具體的工作中，力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展，從而為建立一套完備的數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1]郭榮花. 淺析檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義[J]. 科教文匯(下旬刊),2009,01:216+225.
一、檔案資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理意義
目前，我國(guó)許多行業(yè)都在一定程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化管理，這種管理制度的優(yōu)越性、作用和意義也充分的顯示了出來(lái)。檔案信息資源管理正逐漸朝著多元化、綜合化方向發(fā)展。目前國(guó)內(nèi)許多部門和單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理要求，也讓人們對(duì)檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的認(rèn)識(shí)更加深入。
（一）檔案信息資源合理配置的必然結(jié)果
檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案資源科學(xué)、合理配置的關(guān)鍵，也是檔案管理工作自身發(fā)展的必然選擇。對(duì)于檔案工作而言，它的主要目的在于充分的利用檔案信息資源，讓這些信息資源一方面為企業(yè)管理決策工作提供基礎(chǔ)信息，另外也給社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)做應(yīng)有服務(wù)。尤其在知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系日益完善的新時(shí)期，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展都不斷提高資源需求，這也給檔案資源的合理、便捷、準(zhǔn)確、迅速提供提出了新要求，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)則有效的解決了這種問(wèn)題，給檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供了發(fā)展新機(jī)遇。
（二）當(dāng)今城市建設(shè)的必然需求
目前，國(guó)家網(wǎng)絡(luò)建設(shè)力度不斷加大，城域網(wǎng)建設(shè)為主的各種局域網(wǎng)構(gòu)建明顯，它使互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)的鏈接變成可能，實(shí)現(xiàn)了檔案與因特網(wǎng)溝通。目前，國(guó)內(nèi)各地檔案管理機(jī)構(gòu)都在一定程度上實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺(tái)的檔案管理策略被人們重視，且已經(jīng)取得一定的成果。但就具體的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理而言，其中信息的利用率仍然較低，存在很大的檔案資源利用限制，大量的檔案信息和資源仍然處于封閉狀態(tài)。但就目前社會(huì)發(fā)展而言，如果將這些封閉的信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)供讀者閱讀，那么收益的將會(huì)是一大群人，這也能更好的讓檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會(huì)功能，為檔案事業(yè)的進(jìn)步提供生機(jī)。
（三）方便檔案資源保存
隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)工程必然會(huì)更深一步的發(fā)展，這也必然會(huì)生成更多、更復(fù)雜、內(nèi)容更豐富且具有保存價(jià)值的電子文件。這些電子文件在歸檔之后便會(huì)形成我們目前所說(shuō)的電子檔案。目前我國(guó)的電子檔案已成為檔案工作的主流，但就如何解決電子檔案?jìng)鬏?、交流、共享中的安全?wèn)題逐漸成為企業(yè)面臨的新問(wèn)題。
二、檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理要點(diǎn)
按照目前國(guó)內(nèi)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化發(fā)展思路構(gòu)想，我國(guó)檔案事業(yè)在未來(lái)兩三年之內(nèi)必然會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理目標(biāo)，并且其社會(huì)化管理水平也會(huì)全面提高。在這種時(shí)代背景下，要想更好、更全面建設(shè)檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化就需要從以下方面進(jìn)行分析：
（一）積極主動(dòng)的將檔案信息資源同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合
在檔案管理工作中，工作人員要積極主動(dòng)的將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合，加快檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進(jìn)程。檔案數(shù)字化，其手段就是對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)，它在檔案信息管理系統(tǒng)中采用目錄進(jìn)行管理，把全文信息、圖像信息及其瀏覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，用戶界面友好，易于掌握。
（二）加快數(shù)字檔案館建設(shè)，努力適應(yīng)飛速發(fā)展的檔案利用需求
數(shù)字檔案館是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完善并發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護(hù)與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長(zhǎng)久。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限，隨時(shí)、隨地實(shí)現(xiàn)檔案的異地查找。
（三）檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理需要注意的問(wèn)題
1.著重?cái)?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
檔案信息資源管理要想真正的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，第一需要做的就是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)的主要功能就是存放檔案信息，如果建設(shè)質(zhì)量存在問(wèn)題，那么，網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，也就失去了網(wǎng)絡(luò)化管理檔案信息的價(jià)值。因?yàn)槿绻麛?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)用戶在查找相應(yīng)的檔案信息時(shí)，無(wú)論什么樣的檢索要求都不能滿足檢索條件，這就給使用者帶來(lái)了一定的困擾，還有些數(shù)據(jù)庫(kù)存在重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，造成了網(wǎng)絡(luò)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。因此相關(guān)人員要將管理重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上面，使其成為內(nèi)容豐富并且使用價(jià)值極高的數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.電子文件的收集
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，優(yōu)勢(shì)的確很多，但是存在的技術(shù)會(huì)更多更復(fù)雜，有很多的影響因素阻礙其發(fā)展，面對(duì)著些問(wèn)題，檔案管理部門在現(xiàn)階段很難獨(dú)立完成，因此可以將電子檔案信息的生成部門、檔案管理部門以及計(jì)算機(jī)管理部門有效的結(jié)合起來(lái)共同來(lái)管理檔案信息。