時(shí)間：2022-06-25 08:50:42
導(dǎo)語(yǔ)：在圖書館檔案工作思考的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了一篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
【摘 要】目前，我國(guó)的高校發(fā)展中注重對(duì)學(xué)校圖書館的建設(shè)和管理。高校圖書館檔案管理工作也是高校圖書館管理工作和檔案工作的重要組成，在一定程度上反映了高校圖書館管理水平。然而，在實(shí)際的高校圖書館管理工作中存在一些問(wèn)題，需要進(jìn)行具體的分析。本文通過(guò)論述高校圖書館檔案管理的必要性以及特點(diǎn)，從而為加強(qiáng)高校圖書館檔案管理提出有效的應(yīng)對(duì)策略。
【關(guān)鍵詞】高校圖書館；檔案管理；必要性；特點(diǎn)
檔案是歷史的一部分，通過(guò)史料記載一些重要內(nèi)容，記錄人類活動(dòng)的實(shí)踐信息資源。而高校的圖書館可以提現(xiàn)一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)資質(zhì)和能力，是高校重要的教輔機(jī)構(gòu)，具有特殊的作用。高校圖書館檔案是一種重要的文獻(xiàn)資源，記錄著重要的信息，也是圖書館工作的重要部分。圖書館檔案主要是圖書館的工作人員在不同的活動(dòng)中留存的有價(jià)值的資料，對(duì)圖書館工作不同階段的發(fā)展軌跡的全面、系統(tǒng)的記錄，為圖書館工作的實(shí)踐成果提供考證依據(jù)，見(jiàn)證著圖書館的發(fā)展歷史。
1.高校圖書館檔案管理的必要性
圖書館檔案是一種文獻(xiàn)資源，具有多種記錄形式，包括文字、圖表以及聲像等多種形式的記錄，是圖書館長(zhǎng)久發(fā)展的重要財(cái)富。高校圖書館對(duì)學(xué)校的眾多部門的有價(jià)值的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括移交學(xué)校檔案館保存的檔案和圖書館自存的檔案兩個(gè)部分。圖書館檔案管理，具有重要的意義。
1.1高校圖書館檔案記錄著圖書館的發(fā)展和演變。目前，我國(guó)的高等教育逐步普及，高校進(jìn)行大幅度的重組和整合，盡可能地實(shí)現(xiàn)教育資源的合理高效利用。而且，由于我國(guó)的學(xué)生數(shù)量在逐年減少，需要高校進(jìn)行合并，進(jìn)行教師資源的優(yōu)化整合，加強(qiáng)對(duì)教師隊(duì)伍的培養(yǎng)，不斷提高教師隊(duì)伍的質(zhì)量。在高校的重組和合并中，對(duì)于不同時(shí)期的的圖書館檔案材料進(jìn)行整理，可以留存圖書館的發(fā)展歷史，體現(xiàn)這些材料的寶貴歷史價(jià)值。而且，圖書館檔案材料也是對(duì)圖書館工作的準(zhǔn)確記錄，使圖書館工作具有延續(xù)性的價(jià)值。
1.2高校圖書館檔案管理反映圖書館管理水平。高校圖書館檔案記錄圖書館的各項(xiàng)活動(dòng)的有價(jià)值的文件材料，實(shí)現(xiàn)圖書館的基本職能。檔案管理是高校圖書館管理的一個(gè)組成部分，將檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，可以使有效的信息進(jìn)行長(zhǎng)久的保存，發(fā)揮長(zhǎng)遠(yuǎn)的作用。而且，高校圖書館檔案管理的好壞，可以充分反映出圖書館管理工作的水平和管理工作軌跡。有利于圖書館的決策者根據(jù)檔案順序信息及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，從而改進(jìn)決策工作，提高圖書館的管理效率和管理質(zhì)量。高校圖書館檔案管理工作的實(shí)施，使圖書館的工作有據(jù)可查，有助于樹(shù)立良好的圖書館形象。
1.3高校圖書館檔案為圖書館學(xué)研究提供可靠依據(jù)，新生入館教學(xué)的教材。高校圖書館檔案有助于記錄各個(gè)階段和時(shí)期的組織機(jī)構(gòu)和科研成果，為工作人員研究工作提供一定的可靠依據(jù)，方便圖書館工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)探討和學(xué)術(shù)研究，提供重要的原始材料。而且，高校圖書館檔案全面地記錄著圖書館的發(fā)展歷程、對(duì)于藏書的規(guī)模改善、現(xiàn)代技術(shù)的引入以及管理制度的改善等。對(duì)于圖書館借閱環(huán)境和借閱手續(xù)都要盡可能地改進(jìn)，在進(jìn)行新生入館教學(xué)中發(fā)揮重要的作用，從而吸引新生積極利用圖書館的優(yōu)秀資源。
2.高校圖書館檔案管理的特點(diǎn)
2.1非全宗性。全宗就是某一個(gè)單位工作全過(guò)程的檔案材料，而圖書館檔案是一個(gè)完整的文獻(xiàn)材料集合，不能在行政和人事等機(jī)構(gòu)獨(dú)立開(kāi)展活動(dòng)，所以高校圖書館檔案不能構(gòu)成一個(gè)全宗。高校各項(xiàng)工作都有相關(guān)部門來(lái)管理，行政由學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)處進(jìn)行管理，人事檔案可以由人事處進(jìn)行統(tǒng)一管理，因而圖書館檔案具有非全宗性。
2.2針對(duì)性。由于學(xué)校的管理是個(gè)巨大的系統(tǒng)工程，比較復(fù)雜。學(xué)校的各個(gè)行政部門都會(huì)下發(fā)不同的材料和通知，圖書館不能進(jìn)行全部的保存，會(huì)造成檔案管理內(nèi)容較為極其復(fù)雜，不具備合理的針對(duì)性。而且，學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置較為復(fù)雜，不同的部門都有各自的管轄范圍，對(duì)于組織和宣傳的內(nèi)容都不同，有些材料內(nèi)容與圖書館無(wú)關(guān)，可以直接交由校檔案室進(jìn)行整理和保存。對(duì)于涉及圖書館工作的文件和材料需要圖書館進(jìn)行及時(shí)的存檔，充分反映了圖書館檔案的特性。
2.3從屬性。圖書館檔案是高校檔案室的下屬管理單位，接受高校檔案室的直接統(tǒng)一管理和工作指導(dǎo)。對(duì)于圖書館檔案的內(nèi)容設(shè)置，多半來(lái)自于學(xué)校檔案的復(fù)制品，就是學(xué)校圖書館的相關(guān)文件資料。而且，圖書館檔案的文件也有部分需要移交到學(xué)校的檔案館存檔，關(guān)于圖書館的發(fā)展規(guī)劃、會(huì)議記錄以及工作總結(jié)等。這些材料是互通的，需要相互留檔。
3.針對(duì)高校圖書館檔案管理的特點(diǎn)，提出加強(qiáng)高校圖書館檔案管理的措施
對(duì)于圖書館檔案管理工作，從其諸多的特點(diǎn)考慮，高校檔案管理的作用巨大，需要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，充分發(fā)揮高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)，將檔案工作不斷完善。
3.1高校領(lǐng)導(dǎo)需要重視圖書館檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。圖書館為學(xué)校輔助教學(xué)提供重要的保障，因而需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視了檔案管理工作，才能為檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，促進(jìn)業(yè)務(wù)工作和檔案管理工作的結(jié)合發(fā)展。圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也較為重要，需要指派專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，而且要與高校檔案室之間進(jìn)行緊密的聯(lián)系，對(duì)檔案室的業(yè)務(wù)之間進(jìn)行緊密聯(lián)系，促進(jìn)高校檔案管理工作的高校開(kāi)展。
3.2高校圖書館檔案管理要建立合理的管理體制。高校圖書館是二級(jí)工作單位，也是高校檔案管理的重要部門。由于高校圖書館檔案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理體制，要符合本館的工作實(shí)際。在圖書館檔案管理中，也要進(jìn)行合理的資源整合，對(duì)于一些與圖書館工作聯(lián)系不大的文件資料不需要保存，交由特定的部門進(jìn)行管理，從而體現(xiàn)出非全宗性的特點(diǎn)，突顯出圖書館檔案的特色之處。合理的管理體制具有高效的制約力，可以促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。
3.3高效圖書館檔案資料體制針對(duì)性特點(diǎn)。高效圖書館檔案資料管理本身就是一個(gè)復(fù)雜的工作，重要的文獻(xiàn)資料繁多，資料管理不能講求細(xì)和全的觀念，需要有針對(duì)性地整合與圖書館工作相關(guān)的檔案資料。最重要的是要進(jìn)行資料的準(zhǔn)確分類，根據(jù)圖書館的實(shí)際情況進(jìn)行多項(xiàng)分類。在科學(xué)分類的指導(dǎo)下，才能將檔案的內(nèi)容展現(xiàn)出來(lái)，從而準(zhǔn)確真實(shí)地記錄圖書館的發(fā)展歷程。不能追求一概而論的模式，將圖書館檔案的范圍過(guò)分?jǐn)U大，會(huì)造成工作的冗雜而沒(méi)有效率。
3.4引入電子信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步管理。目前，圖書館工作已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)現(xiàn)代化的范疇。檔案從單純的紙質(zhì)向大規(guī)模的電子檔案發(fā)展，促進(jìn)了高校圖書館檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理上受到很多的制約因素，例如溫度、濕度以及防蛀蟲(chóng)等，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量存在一些不確定因素。所以，在現(xiàn)代化的信息技術(shù)的支持下，有效地改變了紙質(zhì)檔案的局限之處。然而，電子檔案也存在自身的不足之處，在檔案信息輸入電腦程序過(guò)程中存在很大的不確定性和可變性，所以檔案的原始性很難考證。而且，一旦電腦設(shè)備受到攻擊，會(huì)影響很多的檔案資料的作用。所以，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行結(jié)合，才能促進(jìn)新的管理模式的創(chuàng)新。
結(jié)束語(yǔ)
高校圖書館檔案管理是圖書館工作的一個(gè)重要部分，也可以有效地支持圖書館多項(xiàng)工作的開(kāi)展。所以，樹(shù)立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高高校圖書館檔案管理人員的素質(zhì)，從而促建檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展和完善圖書館事業(yè)的發(fā)展。
[摘 要] 作為圖書館管理工作的關(guān)鍵部分，圖書館資料檔案管理是確保圖書館各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)與內(nèi)部管理工作順利開(kāi)展的基本保障，它是從圖書館開(kāi)館之日起的原始記錄，隨著圖書館的發(fā)展壯大而發(fā)展，客觀全面地記載了圖書館在不同發(fā)展階段的發(fā)展歷程，對(duì)于圖書館開(kāi)展各項(xiàng)管理工作有很大的參考價(jià)值，隨著當(dāng)前信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與應(yīng)用，對(duì)圖書館檔案管理工作提出了更高的要求，本文正是基于這一角度出發(fā)，分析了圖書館檔案管理工作的重要性以及其主要內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前圖書館檔案信息化管理實(shí)際情況，論述了其中存在的問(wèn)題并提出了幾點(diǎn)解決對(duì)策。
[關(guān)鍵詞] 信息化； 圖書館； 檔案管理
圖書館檔案的信息化管理主要指的是在國(guó)家檔案行政管理的相關(guān)部門的統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)下，在圖書館的檔案管理活動(dòng)中推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，對(duì)圖書館各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行管理與提供服務(wù)，從而增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平的工作流程。
作為一種記錄文獻(xiàn)，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財(cái)產(chǎn)。圖書館檔案資料是對(duì)圖書館各項(xiàng)工作的全面記錄，也是對(duì)圖書館工作人員進(jìn)行考核評(píng)估的主要參考依據(jù)之一。圖書館檔案對(duì)于圖書館工作總結(jié)、工作計(jì)劃的制訂以及管理工作的開(kāi)展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書館檔案管理信息化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1 圖書館檔案管理工作的重要性
1.1 歷史價(jià)值
檔案資料之所以要長(zhǎng)期地進(jìn)行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對(duì)于圖書館來(lái)說(shuō)，建立和完善科學(xué)的檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅是現(xiàn)代管理對(duì)其的要求，同時(shí)也是進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)的依據(jù)，檔案資料可以準(zhǔn)確全面地反映出圖書館的發(fā)展歷程。
1.2 科學(xué)依據(jù)
圖書館檔案資料是其在進(jìn)行管理和其他活動(dòng)中可以參考與借鑒的依據(jù)，在長(zhǎng)期的積累過(guò)程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來(lái)使用，這有利于提升圖書館管理水平。
1.3 參考依據(jù)
拿圖書館的業(yè)務(wù)檔案來(lái)說(shuō)，每一年的業(yè)務(wù)檔案都對(duì)圖書館內(nèi)部各個(gè)部門工作人員這一年來(lái)所進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如業(yè)務(wù)情況、業(yè)務(wù)成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些內(nèi)容都全面仔細(xì)地記載到檔案材料中，能夠?yàn)閷?lái)圖書館的建設(shè)管理提供更多的參考資料。
1.4 更新數(shù)據(jù)
圖書館的發(fā)展歷程屬于推進(jìn)式的，也是有規(guī)律可尋的，圖書館檔案對(duì)圖書館過(guò)去的歷史記錄能夠在很大程度上幫助后人，例如在編寫圖書館的新簡(jiǎn)介時(shí)，就可以參考過(guò)去圖書館的簡(jiǎn)介檔案，再適當(dāng)?shù)卦黾右恍┬碌膬?nèi)容，讓新館員能夠較快地了解圖書館，適應(yīng)新工作，也可以讓圖書館的用戶更方便地了解圖書館，享受圖書館的服務(wù)。
2 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容
2.1 政文檔案
政文檔案通常包括了上下級(jí)所的黨政文件，圖書館工作會(huì)議的記錄材料，圖書館內(nèi)部研討材料、年度工作總結(jié)和工作計(jì)劃、圖書館內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、內(nèi)查外調(diào)的資料和圖書館日常工作日志等內(nèi)容，由于圖書館內(nèi)部各個(gè)部門之間的發(fā)展?fàn)顩r存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。
2.2 業(yè)務(wù)檔案
圖書館的業(yè)務(wù)檔案主要來(lái)自圖書館各個(gè)部門，它是各部門在開(kāi)展日常業(yè)務(wù)過(guò)程中所形成的文件材料。通常包含了工作執(zhí)行情況的材料、工作匯報(bào)材料、工作研究的論文等，各種反映圖書館工作狀況的數(shù)據(jù)信息如館藏量、圖書館經(jīng)費(fèi)等也包含在其中。
2.3 人事檔案
人事檔案一方面包括圖書館內(nèi)部員工的檔案材料，主要有個(gè)人的基本情況、圖書館內(nèi)部各部門的人員崗位配置情況、人員崗位變動(dòng)情況、工作人員考評(píng)情況等內(nèi)容；另一方面是圖書館用戶的檔案資料，一般有用戶的基本信息、借閱卡的發(fā)放信息等。在信息化時(shí)代中，這些資料檔案通常都保存在網(wǎng)絡(luò)上，如果不對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，那么很容易導(dǎo)致用戶隱私外泄，造成嚴(yán)重的后果。
2.4 設(shè)備檔案
圖書館設(shè)備檔案一般指的是圖書館中各種設(shè)施設(shè)備的資料、各種設(shè)備在引進(jìn)、使用、維修等工作中的記錄，特別是實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)的政策之后，對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)的設(shè)備要成立單獨(dú)的招標(biāo)設(shè)備檔案管理項(xiàng)目。
3 圖書館檔案信息化管理存在的問(wèn)題
3.1 基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，信息化建設(shè)不足
圖書館檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作通常來(lái)說(shuō)包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎(chǔ)檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當(dāng)前圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，某些圖書館因?yàn)闆](méi)有建立與本館實(shí)際情況相符合的、科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的收集、整理等工作無(wú)章可循。檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中基本上都存在著一些問(wèn)題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準(zhǔn)確、檔案分類不清楚等，這些問(wèn)題在很大程度上影響著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。圖書館檔案信息化建設(shè)的發(fā)展非常緩慢，很多圖書館的檔案資源還是過(guò)去那種單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)，在當(dāng)前這樣一個(gè)信息交流廣泛的時(shí)代，已經(jīng)不能滿足用戶以及圖書館自身發(fā)展的需求。
3.2 圖書館信息化資源利用率不高
信息化的檔案資源主要有簡(jiǎn)潔、方便、高效等優(yōu)勢(shì)，因此其在社會(huì)資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開(kāi)發(fā)利用率直接關(guān)系到圖書館各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的圖書館檔案信息化建設(shè)和科學(xué)地對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用是未來(lái)圖書館檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢(shì)，如果不將這項(xiàng)工作做好，那么將會(huì)在很大程度上降低圖書館各項(xiàng)工作的開(kāi)展效率，同時(shí)也會(huì)極大地阻礙圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就當(dāng)前的實(shí)際情況而言，很多圖書館的信息化檔案資源并沒(méi)有真正地得到開(kāi)發(fā)利用，雖然少數(shù)圖書館已經(jīng)開(kāi)始建立起了信息化的檔案資源管理機(jī)制，但是其管理模式依舊沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛，信息資源的利用率依舊較低。
3.3 圖書館信息化服務(wù)層次較低
當(dāng)前，圖書館的檔案資源信息化服務(wù)依舊還停留在對(duì)檔案材料的收集存檔環(huán)節(jié)上，僅僅為少數(shù)用戶提供簡(jiǎn)單的咨詢服務(wù)和閱覽服務(wù)等層次上。隨著社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程加快，各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備逐漸得到普及和完善，云計(jì)算平臺(tái)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來(lái)了更多的發(fā)展空間。但是圖書館信息化服務(wù)的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務(wù)，也沒(méi)有將用戶網(wǎng)上交流平臺(tái)建立起來(lái)，信息化服務(wù)層次過(guò)低，很多例如檔案材料報(bào)道、資源共享、專題提供等服務(wù)還沒(méi)有得到挖掘和開(kāi)發(fā)。
4 圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新研究
4.1 加強(qiáng)高校圖書館檔案信息化建設(shè)
圖書館檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前圖書館檔案管理工作中的核心內(nèi)容，現(xiàn)代化信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)圖書館現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。信息化技術(shù)在圖書館檔案管理中的運(yùn)用通常有檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、編目以及管理等，同時(shí)也可以用于檔案的登記與收集。結(jié)合國(guó)外圖書館檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，信息化技術(shù)在檔案的檢索、登記方面的優(yōu)勢(shì)比較明顯。過(guò)去的檔案歸檔流程比較復(fù)雜繁瑣，檔案管理人員任務(wù)量大，很多時(shí)間都花在了檔案整理中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、登記的信息化之后可以讓該作業(yè)流程更加方便快捷。
4.2 保證檔案信息化管理的人員配備
圖書館檔案信息化管理屬于一種人機(jī)系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其作用與地位是非常重要的。信息化管理系統(tǒng)的工作人員主要分為3個(gè)部分：① 數(shù)據(jù)錄入，由于漢字自身的獨(dú)特性，數(shù)據(jù)錄入人員必須經(jīng)過(guò)專門的教育培訓(xùn)，具有專職水平； ② 信息處理與使用人員，他們是直接和信息化設(shè)備結(jié)合的人員，其作用最為重要； ③ 各個(gè)設(shè)備的維護(hù)管理人員，主要負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)中電子設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常工作。
4.3 提升圖書館檔案信息化服務(wù)層次
要有效地解決圖書館檔案信息化管理中的各種問(wèn)題，就必須要努力提升圖書館檔案信息化服務(wù)的層次，讓圖書館檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。過(guò)去的圖書館檔案服務(wù)通常是通過(guò)人工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)的檔案材料查閱，而通過(guò)信息化技術(shù)可以極大地提升圖書館檔案管理工作的效率，并能規(guī)范檔案管理流程，增強(qiáng)圖書館檔案信息化服務(wù)的水平，提升服務(wù)層次。在圖書館檔案信息化管理中，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)建立健全面向用戶的檔案服務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)和檔案信息的使用者之間建立起高效的溝通平臺(tái)，提供更穩(wěn)定、更可靠的信息化服務(wù)。
5 結(jié) 語(yǔ)
總之，目前我國(guó)圖書館的檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始逐漸朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，而圖書館檔案管理信息化工作是一個(gè)不斷完善的長(zhǎng)期性工程，它讓圖書館檔案部門從封閉逐漸走向開(kāi)放，極大地提升了檔案資料的利用率和價(jià)值、降低了圖書館人力物力財(cái)力成本。隨著各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，圖書館檔案信息化管理的普及必將成為未來(lái)圖書館檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。
[摘 要] 作為圖書館管理工作的關(guān)鍵部分，圖書館資料檔案管理是確保圖書館各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)與內(nèi)部管理工作順利開(kāi)展的基本保障，它是從圖書館開(kāi)館之日起的原始記錄，隨著圖書館的發(fā)展壯大而發(fā)展，客觀全面地記載了圖書館在不同發(fā)展階段的發(fā)展歷程，對(duì)于圖書館開(kāi)展各項(xiàng)管理工作有很大的參考價(jià)值，隨著當(dāng)前信息化時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與應(yīng)用，對(duì)圖書館檔案管理工作提出了更高的要求，本文正是基于這一角度出發(fā)，分析了圖書館檔案管理工作的重要性以及其主要內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前圖書館檔案信息化管理實(shí)際情況，論述了其中存在的問(wèn)題并提出了幾點(diǎn)解決對(duì)策。
[關(guān)鍵詞] 信息化； 圖書館； 檔案管理
圖書館檔案的信息化管理主要指的是在國(guó)家檔案行政管理的相關(guān)部門的統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)下，在圖書館的檔案管理活動(dòng)中推廣應(yīng)用信息化技術(shù)，對(duì)圖書館各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行管理與提供服務(wù)，從而增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平的工作流程。
作為一種記錄文獻(xiàn)，圖書館所自有的檔案資料是圖書館工作的重要信息，也是圖書館自身的寶貴財(cái)產(chǎn)。圖書館檔案資料是對(duì)圖書館各項(xiàng)工作的全面記錄，也是對(duì)圖書館工作人員進(jìn)行考核評(píng)估的主要參考依據(jù)之一。圖書館檔案對(duì)于圖書館工作總結(jié)、工作計(jì)劃的制訂以及管理工作的開(kāi)展等，都有著非常重要的作用，所以，提升圖書館檔案管理信息化水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
1 圖書館檔案管理工作的重要性
1.1 歷史價(jià)值
檔案資料之所以要長(zhǎng)期地進(jìn)行保存，為后人所利用，這是由于它具有自身特定的作用。對(duì)于圖書館來(lái)說(shuō)，建立和完善科學(xué)的檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅是現(xiàn)代管理對(duì)其的要求，同時(shí)也是進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)的依據(jù)，檔案資料可以準(zhǔn)確全面地反映出圖書館的發(fā)展歷程。
1.2 科學(xué)依據(jù)
圖書館檔案資料是其在進(jìn)行管理和其他活動(dòng)中可以參考與借鑒的依據(jù)，在長(zhǎng)期的積累過(guò)程中，圖書館檔案具有較高的可操作性和可靠性，圖書館管理人員可以將它作為第一手參考資料來(lái)使用，這有利于提升圖書館管理水平。
1.3 參考依據(jù)
拿圖書館的業(yè)務(wù)檔案來(lái)說(shuō)，每一年的業(yè)務(wù)檔案都對(duì)圖書館內(nèi)部各個(gè)部門工作人員這一年來(lái)所進(jìn)行的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，如業(yè)務(wù)情況、業(yè)務(wù)成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些內(nèi)容都全面仔細(xì)地記載到檔案材料中，能夠?yàn)閷?lái)圖書館的建設(shè)管理提供更多的參考資料。
1.4 更新數(shù)據(jù)
圖書館的發(fā)展歷程屬于推進(jìn)式的，也是有規(guī)律可尋的，圖書館檔案對(duì)圖書館過(guò)去的歷史記錄能夠在很大程度上幫助后人，例如在編寫圖書館的新簡(jiǎn)介時(shí)，就可以參考過(guò)去圖書館的簡(jiǎn)介檔案，再適當(dāng)?shù)卦黾右恍┬碌膬?nèi)容，讓新館員能夠較快地了解圖書館，適應(yīng)新工作，也可以讓圖書館的用戶更方便地了解圖書館，享受圖書館的服務(wù)。
2 圖書館檔案管理的主要內(nèi)容
2.1 政文檔案
政文檔案通常包括了上下級(jí)所的黨政文件，圖書館工作會(huì)議的記錄材料，圖書館內(nèi)部研討材料、年度工作總結(jié)和工作計(jì)劃、圖書館內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、內(nèi)查外調(diào)的資料和圖書館日常工作日志等內(nèi)容，由于圖書館內(nèi)部各個(gè)部門之間的發(fā)展?fàn)顩r存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。
2.2 業(yè)務(wù)檔案
圖書館的業(yè)務(wù)檔案主要來(lái)自圖書館各個(gè)部門，它是各部門在開(kāi)展日常業(yè)務(wù)過(guò)程中所形成的文件材料。通常包含了工作執(zhí)行情況的材料、工作匯報(bào)材料、工作研究的論文等，各種反映圖書館工作狀況的數(shù)據(jù)信息如館藏量、圖書館經(jīng)費(fèi)等也包含在其中。
2.3 人事檔案
人事檔案一方面包括圖書館內(nèi)部員工的檔案材料，主要有個(gè)人的基本情況、圖書館內(nèi)部各部門的人員崗位配置情況、人員崗位變動(dòng)情況、工作人員考評(píng)情況等內(nèi)容；另一方面是圖書館用戶的檔案資料，一般有用戶的基本信息、借閱卡的發(fā)放信息等。在信息化時(shí)代中，這些資料檔案通常都保存在網(wǎng)絡(luò)上，如果不對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，那么很容易導(dǎo)致用戶隱私外泄，造成嚴(yán)重的后果。
2.4 設(shè)備檔案
圖書館設(shè)備檔案一般指的是圖書館中各種設(shè)施設(shè)備的資料、各種設(shè)備在引進(jìn)、使用、維修等工作中的記錄，特別是實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)的政策之后，對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)的設(shè)備要成立單獨(dú)的招標(biāo)設(shè)備檔案管理項(xiàng)目。
3 圖書館檔案信息化管理存在的問(wèn)題
3.1 基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，信息化建設(shè)不足
圖書館檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作通常來(lái)說(shuō)包含有檔案材料的收集、資料整理、文件歸檔等階段，基礎(chǔ)檔案材料的加工是檔案信息化管理的基本前提。在當(dāng)前圖書館檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，某些圖書館因?yàn)闆](méi)有建立與本館實(shí)際情況相符合的、科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的收集、整理等工作無(wú)章可循。檔案信息化管理建設(shè)過(guò)程中基本上都存在著一些問(wèn)題，主要有檔案資料收集不全面、存檔期限劃定不準(zhǔn)確、檔案分類不清楚等，這些問(wèn)題在很大程度上影響著檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)。圖書館檔案信息化建設(shè)的發(fā)展非常緩慢，很多圖書館的檔案資源還是過(guò)去那種單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)，在當(dāng)前這樣一個(gè)信息交流廣泛的時(shí)代，已經(jīng)不能滿足用戶以及圖書館自身發(fā)展的需求。
3.2 圖書館信息化資源利用率不高
信息化的檔案資源主要有簡(jiǎn)潔、方便、高效等優(yōu)勢(shì)，因此其在社會(huì)資源中所占的比重日益提升，信息化資源的開(kāi)發(fā)利用率直接關(guān)系到圖書館各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展?；诰W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的圖書館檔案信息化建設(shè)和科學(xué)地對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用是未來(lái)圖書館檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢(shì)，如果不將這項(xiàng)工作做好，那么將會(huì)在很大程度上降低圖書館各項(xiàng)工作的開(kāi)展效率，同時(shí)也會(huì)極大地阻礙圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。就當(dāng)前的實(shí)際情況而言，很多圖書館的信息化檔案資源并沒(méi)有真正地得到開(kāi)發(fā)利用，雖然少數(shù)圖書館已經(jīng)開(kāi)始建立起了信息化的檔案資源管理機(jī)制，但是其管理模式依舊沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)管理觀念的束縛，信息資源的利用率依舊較低。
3.3 圖書館信息化服務(wù)層次較低
當(dāng)前，圖書館的檔案資源信息化服務(wù)依舊還停留在對(duì)檔案材料的收集存檔環(huán)節(jié)上，僅僅為少數(shù)用戶提供簡(jiǎn)單的咨詢服務(wù)和閱覽服務(wù)等層次上。隨著社會(huì)基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)程加快，各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備逐漸得到普及和完善，云計(jì)算平臺(tái)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，這些條件都為圖書館檔案管理工作帶來(lái)了更多的發(fā)展空間。但是圖書館信息化服務(wù)的效果依舊不是很理想，在圖書館檔案信息化管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分地發(fā)揮出來(lái)，很多圖書館并不能提供全方位的信息化服務(wù)，也沒(méi)有將用戶網(wǎng)上交流平臺(tái)建立起來(lái)，信息化服務(wù)層次過(guò)低，很多例如檔案材料報(bào)道、資源共享、專題提供等服務(wù)還沒(méi)有得到挖掘和開(kāi)發(fā)。
4 圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新研究
4.1 加強(qiáng)高校圖書館檔案信息化建設(shè)
圖書館檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前圖書館檔案管理工作中的核心內(nèi)容，現(xiàn)代化信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)圖書館現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。信息化技術(shù)在圖書館檔案管理中的運(yùn)用通常有檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、編目以及管理等，同時(shí)也可以用于檔案的登記與收集。結(jié)合國(guó)外圖書館檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，信息化技術(shù)在檔案的檢索、登記方面的優(yōu)勢(shì)比較明顯。過(guò)去的檔案歸檔流程比較復(fù)雜繁瑣，檔案管理人員任務(wù)量大，很多時(shí)間都花在了檔案整理中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、登記的信息化之后可以讓該作業(yè)流程更加方便快捷。
4.2 保證檔案信息化管理的人員配備
圖書館檔案信息化管理屬于一種人機(jī)系統(tǒng)，圖書館的檔案管理工作人員是該系統(tǒng)中的一部分，其作用與地位是非常重要的。信息化管理系統(tǒng)的工作人員主要分為3個(gè)部分：① 數(shù)據(jù)錄入，由于漢字自身的獨(dú)特性，數(shù)據(jù)錄入人員必須經(jīng)過(guò)專門的教育培訓(xùn)，具有專職水平； ② 信息處理與使用人員，他們是直接和信息化設(shè)備結(jié)合的人員，其作用最為重要； ③ 各個(gè)設(shè)備的維護(hù)管理人員，主要負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)中電子設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常工作。
4.3 提升圖書館檔案信息化服務(wù)層次
要有效地解決圖書館檔案信息化管理中的各種問(wèn)題，就必須要努力提升圖書館檔案信息化服務(wù)的層次，讓圖書館檔案管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。過(guò)去的圖書館檔案服務(wù)通常是通過(guò)人工操作來(lái)實(shí)現(xiàn)的檔案材料查閱，而通過(guò)信息化技術(shù)可以極大地提升圖書館檔案管理工作的效率，并能規(guī)范檔案管理流程，增強(qiáng)圖書館檔案信息化服務(wù)的水平，提升服務(wù)層次。在圖書館檔案信息化管理中，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)建立健全面向用戶的檔案服務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)和檔案信息的使用者之間建立起高效的溝通平臺(tái)，提供更穩(wěn)定、更可靠的信息化服務(wù)。
5 結(jié) 語(yǔ)
總之，目前我國(guó)圖書館的檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始逐漸朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，而圖書館檔案管理信息化工作是一個(gè)不斷完善的長(zhǎng)期性工程，它讓圖書館檔案部門從封閉逐漸走向開(kāi)放，極大地提升了檔案資料的利用率和價(jià)值、降低了圖書館人力物力財(cái)力成本。隨著各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，圖書館檔案信息化管理的普及必將成為未來(lái)圖書館檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。
摘要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，使得整個(gè)社會(huì)對(duì)知識(shí)價(jià)值的認(rèn)同高度重視。圖書館可謂是知識(shí)的匯集地，在我國(guó)如今的社會(huì)發(fā)展中圖書館的工作效能日益被社會(huì)各界重視起來(lái)。圖書館檔案管理工作是圖書館工作中的重要一環(huán)，在信息時(shí)代的背景下，圖書館檔案工作也正在向信息化，現(xiàn)代化，社會(huì)化方向發(fā)展。如何將圖書館檔案真正發(fā)揮效能，使其價(jià)值得到最大限度地提升，是目前圖書館檔案工作面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。加強(qiáng)我國(guó)圖書館檔案管理工作對(duì)有效發(fā)展好圖書館的未來(lái)前景有著重要而深遠(yuǎn)的意義。
關(guān)鍵詞：圖書館檔案管理；創(chuàng)新；信息化；措施
圖書館檔案在圖書館資源中占有重要的地位，它像一面鏡子記錄了圖書館的發(fā)展軌跡。
許多具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料，音像資料，數(shù)字圖示資料等等都是圖書館檔案不同形式的載體，圖書館檔案是圖書館工作人員的有效工作成果，它對(duì)圖書館的管理工作有著非常重要的意義。圖書館檔案是圖書館工作運(yùn)行情況的集中體現(xiàn)，它會(huì)直接或間接地體現(xiàn)圖書館工作的方向，效果、計(jì)劃、工作模式以及工作環(huán)境等許多方面。
知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，使得整個(gè)社會(huì)對(duì)知識(shí)價(jià)值的認(rèn)同高度重視。圖書館可謂是知識(shí)的匯集地，在我國(guó)如今的社會(huì)發(fā)展中圖書館的工作效能日益被社會(huì)各界重視起來(lái)。圖書館檔案管理工作是圖書館工作中的重要一環(huán)，在信息時(shí)代的背景下，圖書館檔案工作也正在向信息化，現(xiàn)代化，社會(huì)化方向發(fā)展。如何將圖書館檔案真正發(fā)揮效能，使其價(jià)值得到最大限度地提升，是目前圖書館檔案工作面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題筆者在措施方法上有以下幾點(diǎn)思考。
一、目前圖書館檔案工作發(fā)展?fàn)顩r
圖書館檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作，它在具體內(nèi)容方面涵蓋非常廣泛，主要涉及圖書館的財(cái)務(wù)檔案、文件文獻(xiàn)檔案、資料訂購(gòu)檔案、專業(yè)學(xué)科檔案、課題研究檔案、人力資源檔案等許多方面。圖書館的檔案管理工作是整個(gè)圖書館工作的有機(jī)組成部分，它對(duì)圖書館工作的全局運(yùn)作有著非常重要的作用。信息時(shí)代的大發(fā)展為整個(gè)社會(huì)的大環(huán)境帶來(lái)了翻天覆地的變化，信息技術(shù)的革新在方方面面直接影響著人們的思想，工作、生活和社會(huì)行為。傳統(tǒng)的圖書館檔案工作在運(yùn)作模式上比較單一化，面對(duì)日新月異的新形勢(shì)已經(jīng)明顯不能適應(yīng)時(shí)展的腳步。信息技術(shù)時(shí)代要適時(shí)采取措施創(chuàng)新圖書館檔案管理工作，已經(jīng)成為圖書館必須直觀面對(duì)，認(rèn)真思考的重要課題。要把現(xiàn)代化、科學(xué)化、高效化、信息化、社會(huì)化作為圖書館檔案管理工作日后努力的方向與目標(biāo)。要靈活運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化所帶來(lái)的機(jī)遇，將科學(xué)化與技術(shù)化相結(jié)合應(yīng)用到圖書館檔案管理工作中，如此才會(huì)在實(shí)際運(yùn)作中提高圖書館檔案管理工作的實(shí)效度，安全度、靈活度。只要有意識(shí)地去創(chuàng)新圖書館檔案管理工作，緊跟社會(huì)現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，圖書館檔案管理工作的完全現(xiàn)代化也是指日可待的。
1.圖書館檔案管理工作在制度上不夠完善
目前存在很多圖書館對(duì)檔案管理工作在思想上不夠重視，致使其在圖書檔案管理工作制度上不夠完善。檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃準(zhǔn)則，許多檔案文件缺乏系統(tǒng)化的分門別類，更有許多文獻(xiàn)資料根本就沒(méi)有進(jìn)行檔案匯編，而是毫無(wú)章序地隨便放在一處。許多文檔需要在外觀上做引導(dǎo)標(biāo)注也落實(shí)得很不到位，這就為讀者的借閱查詢帶來(lái)了很多不便。圖書館檔案中有相當(dāng)一部分檔案來(lái)自于各專業(yè)部門，這些檔案在形式上也缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，比如在紙張的選擇上參差不行，紙張尺寸大小不一，紙張樣式也五花八門，這樣的檔案不僅給裝訂帶來(lái)了困難，而且在外觀上也不夠雅觀。打印或是手寫也沒(méi)有硬性的要求，對(duì)于電子檔案就更沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)了。
2.檔案管理工作不夠?qū)I(yè)化
首先從圖書館對(duì)檔案管理工作的人員配備上來(lái)看。圖書館檔案管理工作也是一門比較專業(yè)的學(xué)問(wèn)，它要求檔案管理工作人員必須具備一定的檔案專業(yè)管理知識(shí)。檔案管理絕不是簡(jiǎn)單地在形式上把檔案歸類擺放整齊就可以的事情，怎樣才能把檔案管理科學(xué)化，系統(tǒng)化、信息化，便捷化是需要一定的專業(yè)素質(zhì)基礎(chǔ)的，因此各圖書館要為圖書館的檔案管理工作配備專業(yè)型的檔案管理人員非常必要?，F(xiàn)實(shí)的存在狀況是大多數(shù)的圖書館對(duì)檔案管理工作的重視并沒(méi)有達(dá)到一個(gè)很高的層次，在其人員配備上多是由其內(nèi)部職員兼職而成。檔案管理工作缺乏專業(yè)的專職人員來(lái)從事，各大圖書館缺少專門化的檔案管理員。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期又繁復(fù)的工程，兼職檔案管理員在很大程度上具有一種不穩(wěn)定性和不確定性，這就為檔案管理的交接制造了許多安全隱患。由不同人經(jīng)手的檔案很容易丟失或散落，這對(duì)檔案整理的完整性、系統(tǒng)性是非常不利的。其次各大圖書館對(duì)檔案工作管理在資源設(shè)備上的支持也不夠力度，單是從檔案存放的環(huán)境來(lái)看，就可以看出很多問(wèn)題。許多圖書館沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室，也沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)地足夠的存放檔案的空間，致使很多圖書館檔案缺乏集中性地管理。這樣的狀態(tài)要想使圖書館的檔案管理工作良性地開(kāi)展起來(lái)是非常困難的。這在很大程度上制約了檔案文件的有效利用。
3.檔案結(jié)構(gòu)配置需要優(yōu)化
目前我國(guó)的圖書館檔案從類別上看，主要以文書檔案為主，而業(yè)務(wù)檔案所占比例則相對(duì)較少。從檔案文件的形式上來(lái)看，主要是紙質(zhì)檔案居多，電子檔案和其他形式的檔案不夠豐富。隨著信息化程度的不斷加深，圖書館檔案文件在結(jié)構(gòu)配置上需要優(yōu)化是時(shí)展的要求。
二、創(chuàng)新圖書館檔案管理工作的措施與策略
信息技術(shù)的快速發(fā)展，為計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用普及開(kāi)闊了空間。圖書館檔案管理工作要與信息技術(shù)緊密結(jié)合已經(jīng)成為圖書館工作中的必然要求。資源共享是計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息所帶來(lái)的實(shí)效性與便捷性。把這種特性應(yīng)用到圖書館檔案管理工作中，是圖書館檔案管理工作向著信息化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)的具體體現(xiàn)。
1、將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到圖書館檔案管理工作中
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有很大的實(shí)用性優(yōu)勢(shì)，這種優(yōu)勢(shì)為各行各業(yè)帶來(lái)了許多方便。同樣如何在圖書館的檔案管理中，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)落實(shí)到實(shí)處，是圖書館檔案管理信息化的一個(gè)重要步驟。面對(duì)知識(shí)信息化的時(shí)代，首先圖書館檔案管理人員要在主觀上樹(shù)立信息化的理念，要在思想上意識(shí)到檔案信息化的重要與價(jià)值。不斷完善圖書館的檔案內(nèi)容和分類，是圖書館檔案工作的一項(xiàng)基本任務(wù)，與此同時(shí)要制定目標(biāo)把圖體館檔案資源向數(shù)字信息資源轉(zhuǎn)化。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到圖書館檔案管理工作中，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將圖書館檔案本身所具有的功效與價(jià)值高效發(fā)揮。
2、更新管理理念，在管理方式上切實(shí)創(chuàng)新
解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，也是新時(shí)期新形勢(shì)下圖書館發(fā)展的要求。在經(jīng)營(yíng)管理理念上很多圖書館還停留在比較陳腐的階段，在思想上沒(méi)有意識(shí)到創(chuàng)新理念的巨大影響與效益。有些圖書館在管理上相對(duì)保守，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用不夠廣泛，這在很大程度上制約了圖書館文獻(xiàn)資料的高效利用。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)與技術(shù)的價(jià)值到了空前的發(fā)展，在圖書館的經(jīng)營(yíng)管理上也要把知識(shí)與技術(shù)作為重點(diǎn)。要意識(shí)地將圖書館工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用相結(jié)合，要把知識(shí)化，信息化，社會(huì)化，現(xiàn)代化確定為圖書館的發(fā)展方向。更新圖書館管理理念，在管理方式上切實(shí)創(chuàng)新更是立足于圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
3、優(yōu)化服務(wù)與結(jié)構(gòu)，豐富圖書館館藏內(nèi)容
高質(zhì)量高水準(zhǔn)的圖書館，無(wú)論其在經(jīng)營(yíng)理念上還是服務(wù)質(zhì)量上都是比較先進(jìn)的。優(yōu)秀的圖書館還會(huì)致力于結(jié)合本地區(qū)特點(diǎn)，因地制因，建設(shè)起富有地區(qū)特色的專業(yè)文獻(xiàn)資源。會(huì)有針對(duì)性與類別化地對(duì)讀者進(jìn)行有效服務(wù)。圖書館的館藏結(jié)構(gòu)要有比較明確的方向與側(cè)重點(diǎn)，各類文獻(xiàn)在數(shù)量比例上要合理分配，適度優(yōu)化。書不在多而在精華，注重圖書館館藏質(zhì)量也是使得圖書館良性發(fā)展的重要保障。不斷豐富圖書館的館藏內(nèi)容無(wú)疑有利于圖書館在知識(shí)體系上的完善，圖書館越是在館藏內(nèi)容上完善越是有利于其為不同層次不同背景的讀者服務(wù)。如此就會(huì)有效促進(jìn)知識(shí)的廣泛應(yīng)用，使得知識(shí)在各個(gè)領(lǐng)域高效發(fā)揮其價(jià)值與功效。圖書館要把致力于開(kāi)發(fā)知識(shí)的潛能作為己任。圖書館工作人員的職責(zé)不要僅僅停留在讀者的圖書借閱上，而是要為圖書館的知識(shí)開(kāi)發(fā)積極做貢獻(xiàn)。合格的圖書管理員應(yīng)該能夠?yàn)樽x者提供較為精準(zhǔn)完備的信息資源導(dǎo)航，能夠及時(shí)向讀者推薦新的知識(shí)的產(chǎn)品。優(yōu)化圖書館的服務(wù)體系，完善圖書館館藏結(jié)構(gòu)，豐富圖書館館藏內(nèi)容，會(huì)大大提高圖書館的可持續(xù)發(fā)展效率。
4、提高圖書館檔案資源的利用效能
所有的資源信息只有被很好地應(yīng)用起來(lái)，才會(huì)真正發(fā)揮價(jià)值。圖書館檔案管理工作人員也要把高效提高圖書館檔案資源的利用效能作為自身工作職責(zé)。圖書館檔案資源的開(kāi)發(fā)利用程度直接關(guān)系到圖書館的發(fā)展?jié)摿εc發(fā)展前景。針對(duì)圖書館檔案的開(kāi)發(fā)利用，檔案管理工作人員需要在以下幾個(gè)方面做認(rèn)真思考。其一，要提高圖書館檔案信息化建設(shè)的速度。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的飛速發(fā)展，使得圖書館的檔案管理工作的信息化建設(shè)刻不容緩。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的讀者對(duì)圖書館信息的要求也日益提高，精準(zhǔn)，及時(shí)，高效，靈便是新時(shí)期下讀者的普遍需求。因此圖書館檔案管理的信息化建設(shè)必須以讀者的要求為方向，必須加速利用現(xiàn)代信息技術(shù)的效能，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案的科學(xué)化管理和高層次高水平的開(kāi)發(fā)。其二，圖書館檔案管理人員要明確自己的工作職能，在圖書館的日常管理中要盡好自己的工作義務(wù)。能在被需要的任何時(shí)侯，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供及時(shí)精準(zhǔn)的圖書館檔案文獻(xiàn)，配合好領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃措施，配合好圖書館各部門的各項(xiàng)工作。圖書館檔案管理人員要切實(shí)為圖書館的各項(xiàng)工作進(jìn)展做好服務(wù)。其三，要?jiǎng)?chuàng)新圖書館的服務(wù)模式。要利用現(xiàn)代社會(huì)信息化，開(kāi)放化的特點(diǎn)建設(shè)創(chuàng)新式圖書館服務(wù)模式。要有效利用多種宣傳渠道，結(jié)合本地區(qū)發(fā)展的特點(diǎn)，展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)，建立開(kāi)放性的檔案管理，以促進(jìn)自身向更高更遠(yuǎn)更好的方向可持續(xù)發(fā)展。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，可見(jiàn)圖書館檔案管理工作向著信息化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展是時(shí)展的要求。有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更新管理理念，在管理方式上切實(shí)創(chuàng)新是有效促進(jìn)圖書館檔案管理工作發(fā)展的科學(xué)化舉措。優(yōu)化圖書館的服務(wù)體系，完善圖書館館藏結(jié)構(gòu)，豐富圖書館館藏內(nèi)容，才會(huì)大大提高圖書館檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，才會(huì)有效促進(jìn)圖書館工作的整體性可持續(xù)發(fā)展。
摘要：本文首先介紹建立健全中職學(xué)校圖書館檔案的重要性，分析中職學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)中職學(xué)校圖書館檔案管理的措施。
關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；圖書館；檔案管理；藏書
一、前言
在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展的需要?，F(xiàn)對(duì)中職院校圖書館檔案管理工作存在的一些問(wèn)題提出一些解決的方案。
二、建立健全中職學(xué)校圖書館檔案的重要性
中職學(xué)校圖書館檔案是對(duì)圖書館工作在各個(gè)歷史時(shí)期全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，是圖書館在各項(xiàng)工作中充分借鑒以往經(jīng)驗(yàn)的可靠依據(jù)，是長(zhǎng)期積累的靜態(tài)信息，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能。
（一）圖書館檔案是領(lǐng)導(dǎo)工作決策的重要依據(jù)
信息是決策的基礎(chǔ)，檔案是圖書館活動(dòng)的原始記錄，是圖書館各項(xiàng)工作最真實(shí)最可靠的信息。圖書館業(yè)務(wù)檔案具有延續(xù)性，是學(xué)校和圖書館領(lǐng)導(dǎo)了解館內(nèi)歷史、安排布置圖書館工作的重要依據(jù)。圖書館檔案資料在工作和活動(dòng)中不斷得到豐富和充實(shí)，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化整理之后，就具有了憑證和參考價(jià)值，可為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)數(shù)據(jù)、信息，使領(lǐng)導(dǎo)決策和制定計(jì)劃及總結(jié)工作有了可靠的參考和依據(jù)。
（二）圖書館檔案是深化圖書館服務(wù)工作的重要途徑
圖書館的藏書建設(shè)、讀者服務(wù)等基礎(chǔ)工作，只有在不斷總結(jié)的基礎(chǔ)上才能不斷提高。圖書館檔案是在為讀者服務(wù)中直接形成的文件資料轉(zhuǎn)化而來(lái)，如實(shí)地記載了圖書館開(kāi)展各項(xiàng)服務(wù)過(guò)程中的思路、措施和方法，是各項(xiàng)活動(dòng)的歷史寫照。在圖書館服務(wù)的探索過(guò)程中，認(rèn)真做好圖書館的檔案工作，完整和真實(shí)地收集、整理、記錄服務(wù)工作發(fā)展整個(gè)歷程的所有文件資料，如：服務(wù)項(xiàng)目發(fā)展階段的思路、活動(dòng)過(guò)程、組織情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，這些檔案資料將為圖書館今后工作的開(kāi)展打下良好的基礎(chǔ)，并提供可靠的信息價(jià)值。既為制定圖書館的工作計(jì)劃、檢查和總結(jié)服務(wù)工作提供了依據(jù)，又為推廣圖書館特色服務(wù)的先進(jìn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)等都有著重要的查考作用。
（三）圖書館檔案是圖書館學(xué)研究與教學(xué)科研的重要基礎(chǔ)
系統(tǒng)、完整的檔案資料是開(kāi)展圖書館學(xué)研究的必要條件。圖書館檔案系統(tǒng)地記錄了圖書館的發(fā)展和演變，詳細(xì)登記了不同時(shí)期、不同階段的圖書館組織機(jī)構(gòu)、人員編制和各時(shí)期取得的成績(jī)和科研成果等，這些材料具有珍貴的歷史價(jià)值，它可以為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)論文的撰寫提供可靠的材料，為圖書情報(bào)事業(yè)和學(xué)校教職員工的教學(xué)科研提供可靠的信息資源保障。同時(shí)，編史修志是圖書館一向長(zhǎng)期而不可缺少的工作，圖書館檔案記載著圖書館各種情況信息，能為編撰圖書館史志系統(tǒng)提供檔案資料，在圖書館史志的編寫過(guò)程中具有不可替代的作用。
三、中職學(xué)校檔案管理存在的問(wèn)題
（一）圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作了夠重視
長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)對(duì)圖書館檔案管理工作沒(méi)有那么的完善，致使人們對(duì)圖書館的工作不是很了解，總認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。
（二）設(shè)備太落后
學(xué)校圖書館大多沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。
（三）制度不健全
中職學(xué)校在管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動(dòng)和教研成果的開(kāi)發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒(méi)有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。
（四）管理不到位
在中職學(xué)校，圖書館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書館檔案的收集、整理工作。中職學(xué)校圖書館檔案管理大都是辦公室人員兼職，并沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理精力投人不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，是長(zhǎng)期日積月累形成的，沒(méi)有專人管理會(huì)使多數(shù)應(yīng)歸檔的文件散落于各個(gè)部門或個(gè)人手中，導(dǎo)致檔案材料不完整和不系統(tǒng)；二是檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡??；三是少數(shù)中職學(xué)校沒(méi)有專用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。有的學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。
（五）結(jié)構(gòu)不合理
中職學(xué)校圖書館的文書檔案材料較多，紙質(zhì)檔案最多，其它檔案如電子檔案的種類和數(shù)量很少，甚至沒(méi)有。
（六）利用不充分
圖書館是每所學(xué)校必不可少的教輔機(jī)構(gòu)，也是學(xué)校對(duì)外的“門面”，有其特殊性和相對(duì)獨(dú)立性.圖書館檔案是圖書館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證，是圖書館管理的重要依據(jù)，具有重要的參考保存價(jià)值。因此，開(kāi)展獨(dú)立的檔案工作，建立完整的現(xiàn)代化檔案體系，有利于圖書館制定各項(xiàng)方針政策，有利于提高圖書館為讀者服務(wù)的質(zhì)量和各項(xiàng)管理水平，更有利于圖書館整體事業(yè)的發(fā)展。圖書館的檔案工作并非可有可無(wú)，它是圖書館現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程中不可或缺的重要組成部分。
四、加強(qiáng)中職學(xué)校圖書館檔案管理的措施
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案意識(shí)
圖書館全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)從思想上深刻認(rèn)識(shí)到圖書館檔案對(duì)圖書館工作的重要參考意義，高度重視圖書館檔案建設(shè)工作，逐步把圖書館檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，在圖書館配備專職的檔案管理員負(fù)責(zé)全館檔案管理。在此基礎(chǔ)上，圖書館檔案管理員應(yīng)及時(shí)主動(dòng)地向圖書館領(lǐng)導(dǎo)提供他們所需的檔案材料，讓領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中進(jìn)一步了解檔案的作用，從實(shí)際工作中體會(huì)到檔案的重要，從而能爭(zhēng)取圖書館領(lǐng)導(dǎo)在人、財(cái)、物等方面給予圖書館檔案足夠的重視和支持，進(jìn)一步加強(qiáng)圖書館檔案的建設(shè)、開(kāi)發(fā)與利用。
（二）建立健全圖書館檔案管理制度
要搞好圖書館的檔案工作，將工作實(shí)踐活動(dòng)中產(chǎn)生的大量原始檔案材料收集整理齊全，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用，需制定出科學(xué)合理的圖書館檔案規(guī)章制度，并在實(shí)際工作中進(jìn)行不斷完善，這是搞好檔案工作的基礎(chǔ)。
要結(jié)合圖書館工作的特點(diǎn)和實(shí)際，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應(yīng)于圖書館工作開(kāi)展的一系列完整規(guī)范的檔案管理制度，如立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制度等。
（三）提高檔案管理人員的基本素質(zhì)
檔案工作人員的素質(zhì)是影響檔案開(kāi)發(fā)利用工作的重要因素之一。加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高圖書館檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高圖書館檔案管理工作水平的關(guān)鍵。作為檔案工作者，不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)，還要有較高的業(yè)務(wù)水平。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的政治思想和職業(yè)道德教育，提高其服務(wù)意識(shí)與責(zé)任感；同時(shí)，還要加強(qiáng)高校圖書館檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，利用多種形式的培訓(xùn)來(lái)普及和提高圖書館檔案人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的水平和高科技知識(shí)的能力，引導(dǎo)檔案人員在全面系統(tǒng)地了解檔案的基礎(chǔ)常識(shí)和工作方法，盡快掌握有關(guān)檔案工作的新知識(shí)和新技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，促進(jìn)檔案管理由封閉型向開(kāi)放型與現(xiàn)代型轉(zhuǎn)變。
（四）提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平
檔案的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有積極開(kāi)發(fā)利用信息資源，圖書館檔案才有生機(jī)與活力。在開(kāi)發(fā)利用方面，檔案人員應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是加強(qiáng)圖書館檔案的信息化建設(shè)；采用計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代信息化技術(shù)，建立起完備的檔案檢索工具，編制檔案分類目錄專題目標(biāo)、提高信息資源的開(kāi)發(fā)利用率，使利用者更方便地查找有關(guān)檔案信息。二是搞好宣傳工作，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用率。
五、結(jié)語(yǔ)
總之，隨著圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)相應(yīng)完善，使其管理現(xiàn)代化、規(guī)范化，不斷加大經(jīng)費(fèi)投入，提高人才隊(duì)伍建設(shè)，只有這樣才能最大限度地提高圖書館的檔案管理工作。