時(shí)間：2023-07-12 16:49:49
導(dǎo)語：在退休人員人事檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
尊老愛幼是我國中華民族的傳統(tǒng)美德，尤其是尊敬老人更是重中之重的首要，很多老年人可謂是從年輕時(shí)代就嘔心瀝血投身到社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發(fā)蒼蒼，對社會(huì)得發(fā)展起到了一定的重要性，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮(zhèn)人口得相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業(yè)都在進(jìn)一步的改革退休年齡的問題，進(jìn)而使得退休老人的檔案和一些列的服務(wù)業(yè)漸漸被忽略，得不到隨著他們的退休他們的檔案和服務(wù)也越來越得不到重視。當(dāng)我們一味的呵護(hù)祖國的希望，未來的花朵的同時(shí)，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經(jīng)為為國家的經(jīng)濟(jì)的建設(shè)做出過很大的貢獻(xiàn)，是黨和國家的一支不容忽視的專業(yè)力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業(yè)的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續(xù)服務(wù)工作更是十分值得我們是重視的。
二、我國企業(yè)退休人員檔案管理現(xiàn)狀分析
我國的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)自進(jìn)入21世紀(jì)后直線上升，迅速發(fā)展，人們生活質(zhì)量提高的同時(shí)對人身權(quán)益保障、社會(huì)保障提出了更高的要求，但是，新時(shí)期的企業(yè)退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進(jìn)。
（一）管理制度有待一定的完善
雖然全國各地都在開展社會(huì)保障檔案工作，但是仍有部分退休人員人事檔案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待處理的問題，主要表現(xiàn)為：檔案標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，檔案管理發(fā)展不夠平衡，細(xì)節(jié)事項(xiàng)規(guī)定不夠明確等等，而且大城市、發(fā)達(dá)地區(qū)的狀況與不發(fā)達(dá)地區(qū)的成鮮明的對比，而一些小縣城、農(nóng)村和落后地區(qū)對于社保機(jī)構(gòu)的建設(shè)和管理更是微乎極微，沒有建立相應(yīng)的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發(fā)展。
（二）交接管理人員的專業(yè)性有待提高
由于管理交接的檔案管理人員的專業(yè)存在一定的不足，大部分企業(yè)的人事檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，在對于企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理時(shí)處理比較混亂，甚至有些企業(yè)隨便錄用一些社會(huì)人員來進(jìn)行管理，這些非專業(yè)人員甚至對國家的相關(guān)法律規(guī)定、社會(huì)保險(xiǎn)內(nèi)容及注意事項(xiàng)等等很多問題都根本不了解，以致形成檔案隨意堆放，無法分類整理、材料殘缺不齊等等的現(xiàn)象出現(xiàn)。更嚴(yán)重者甚至導(dǎo)致企業(yè)退休人員人事檔案的移交接收管理混亂問題而造成許多民事訴訟案件的發(fā)生。
（三）意識(shí)比較淡薄
企業(yè)把更多的經(jīng)歷投放在經(jīng)濟(jì)效益和財(cái)務(wù)管理方面，對于企業(yè)退休人員人事檔案管理重視度不夠，甚至有些企業(yè)認(rèn)為人事檔案只是企業(yè)與員工雇傭關(guān)系的材料，對于退休人員不會(huì)耗費(fèi)精力去管理，或者只是應(yīng)付管理。而退休人員由于對自身權(quán)益不夠了解，法律保護(hù)意識(shí)淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關(guān)聯(lián)，不了解它的價(jià)值，沒有對企業(yè)的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
三、新時(shí)期企業(yè)退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業(yè)退休人員檔案管理體制
現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)專門的退休人員檔案管理機(jī)構(gòu)部門，要想確保各項(xiàng)檔案管理工作順利的開展進(jìn)行，離不開科學(xué)、完善的企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制，專門負(fù)責(zé)企業(yè)退休人員檔案管理工作。
（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索
進(jìn)一步加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是現(xiàn)代檔案管理的重點(diǎn)行動(dòng)目標(biāo)，現(xiàn)代企業(yè)退休人員的檔案管理應(yīng)該一改以往傳統(tǒng)的手動(dòng)記錄管理的模式，應(yīng)該建立健全的計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理程度，以統(tǒng)一的文字、圖形等方式將退休人員的相關(guān)資料信息進(jìn)行更為嚴(yán)格的統(tǒng)一管理，直接輸入近電腦系統(tǒng)中，逐漸形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、嚴(yán)格的系統(tǒng)管理模式、輸入到電腦中保存應(yīng)在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，進(jìn)一步完善檔案管理措施
在退休人員檔案管理過程中，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況以及退休人員的管理情況建立較為科學(xué)、完善的退休人員管理制度，同時(shí)應(yīng)以一定的技術(shù)管理控制，進(jìn)而使退休人員的檔案管理起到一定的有效性，應(yīng)時(shí)時(shí)遵循歸類處理原則不斷的改進(jìn)和提高企業(yè)退休人員檔案管理的針對性。對于社會(huì)化管理而言，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，不斷完善檔案管理措施，提高企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
四、現(xiàn)階段企業(yè)退休人員檔案信息話建設(shè)分析
【關(guān)鍵詞】企業(yè)；退休人員；檔案管理；對策
企業(yè)退休人員檔案管理是由證明其個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，是檔案事業(yè)的組成部分。做好企業(yè)退休人員檔案管理，有助于推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作，更好地服務(wù)于退休人員。企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)綜合性管理工作，但也存在一些實(shí)際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)能力、工資水平及參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實(shí)反映退休人員情況的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理工作，國家出臺(tái)了《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的意見》（中辦發(fā)〔2003〕16號(hào)），各?。▍^(qū)、市）也根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和當(dāng)?shù)亍稒n案管理?xiàng)l例》分別出臺(tái)了推進(jìn)企業(yè)退休人員社會(huì)化管理服務(wù)工作的實(shí)施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)、崗位設(shè)置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)下，加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理，有利于增強(qiáng)對企業(yè)退休人員的服務(wù)功能，有利于真實(shí)反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業(yè)退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業(yè)退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經(jīng)加大了對企業(yè)退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區(qū)間發(fā)展不平衡的現(xiàn)象，發(fā)達(dá)地區(qū)在企業(yè)退休人員檔案管理方面較為先進(jìn)，而有的落后地區(qū)、小城鎮(zhèn)等沒有建立起相應(yīng)的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發(fā)展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進(jìn)行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案混亂現(xiàn)象突出，嚴(yán)重影響了企業(yè)退休人員檔案管理制度，缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
二是檔案移交接收管理不規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案的管理分別由省級(jí)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、市（州）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、縣（市）養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)等承擔(dān)，并由各級(jí)各類企業(yè)的同級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)管和指導(dǎo)。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業(yè)和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實(shí)際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關(guān)鍵材料等現(xiàn)象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發(fā)關(guān)于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業(yè)退休人員檔案的利用主要集中在辦理復(fù)查工齡、工傷轉(zhuǎn)退休、更改戶籍信息查詢、經(jīng)濟(jì)房及拆遷宜查詢、提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料、為退休人員醫(yī)療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費(fèi)和遺屬困難生活補(bǔ)助費(fèi)等方面，涵蓋的內(nèi)容較廣。但由于企業(yè)退休人員檔案管理的不規(guī)范，加之檔案信息化建設(shè)力度薄弱，導(dǎo)致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的對策建議
一是健全完善企業(yè)退休人員檔案管理機(jī)制。健全完善的管理機(jī)制是做好企業(yè)退休人員檔案管理工作的制度保障。有關(guān)管理部門應(yīng)建立科學(xué)、完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時(shí)加大退休人員檔案管理的信息化建設(shè)力度，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，把企業(yè)退休人員檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，提高檔案的利用效率。
二是加強(qiáng)宣傳，提高對退休人員檔案管理的認(rèn)識(shí)。有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》以及企業(yè)退休人員檔案管理實(shí)施辦法等法律法規(guī)的宣傳，提高檔案管理部門、企業(yè)、退休人員對檔案管理的認(rèn)識(shí)，營造人人懂檔案、人人關(guān)注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業(yè)檔案管理人員應(yīng)深入學(xué)習(xí)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，強(qiáng)化企業(yè)退休人員檔案移交接收工作，從而在企業(yè)退休人員數(shù)量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
四是轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。進(jìn)一步轉(zhuǎn)變企業(yè)退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識(shí)向管理、服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的有效性和針對性，發(fā)揮企業(yè)退休人員檔案對社會(huì)和諧、老有所養(yǎng)、老有所為的重要作用。
總之，做好企業(yè)退休人員檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，企業(yè)及相關(guān)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)企業(yè)退休人員檔案管理服務(wù)水平。
【參考文獻(xiàn)】
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基本養(yǎng)老保險(xiǎn)是國家通過各種途徑籌集資金強(qiáng)制建立基本養(yǎng)老保險(xiǎn)基金，參保人達(dá)到法定的退休年齡，退出勞動(dòng)崗位且符合法定條件，可以從養(yǎng)老基金中領(lǐng)取養(yǎng)老金，保證基本生活的一種社會(huì)保險(xiǎn)制度。養(yǎng)老保險(xiǎn)管理政策性強(qiáng)、涉及面廣、溯及時(shí)間長，事關(guān)職工的切身利益，在企業(yè)健康穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。X公司是一家從事石化油氣勘探開發(fā)、銷售、石油工程技術(shù)服務(wù)，經(jīng)過多次改革整合重組的大型企業(yè)，企業(yè)職工的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)管理經(jīng)過多年的探索，雖然按照地方社保機(jī)構(gòu)相關(guān)政策，嚴(yán)格執(zhí)行并辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，社會(huì)保險(xiǎn)管理工作也日趨規(guī)范化、科學(xué)化，但是仍存在一定問題，與推進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量、更有效益、更可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)不適應(yīng)。
二、養(yǎng)老保險(xiǎn)管理現(xiàn)狀及其存在的問題
X公司承擔(dān)著近1.4萬名在職職工、0.9萬名離退休人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)管理，參保地區(qū)跨越多個(gè)省市，區(qū)域?qū)?、點(diǎn)多線長，各統(tǒng)籌區(qū)域管理方式和社會(huì)保險(xiǎn)待遇計(jì)算存在一定差異。企業(yè)在養(yǎng)老保險(xiǎn)管理中一是加強(qiáng)職工收入申報(bào)，嚴(yán)格工資收入口徑、規(guī)范申報(bào)程序、匯總核對、本人簽字確認(rèn)，避免少報(bào)、多報(bào)、漏報(bào)，確保職工繳費(fèi)基數(shù)的準(zhǔn)確性。二是加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)管理，采取收支兩條線，在與地方社保機(jī)構(gòu)核定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，編制各單位社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)計(jì)劃，統(tǒng)一支付社保機(jī)構(gòu)，理清單位與單位之間、單位與職工之間、單位與地方社保機(jī)構(gòu)之間繳費(fèi)，杜絕欠繳、漏繳，減少補(bǔ)繳等情況。三是加強(qiáng)職工參保信息維護(hù)，配合SAP人力資源管理系統(tǒng)管理，核定參保人員出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、崗位類別等基本信息，確保數(shù)據(jù)一致性，提高數(shù)據(jù)使用的有效性。多年來，X公司按照地方社保機(jī)構(gòu)相關(guān)政策，嚴(yán)格執(zhí)行并辦理各項(xiàng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作也日趨規(guī)范化、科學(xué)化，但由于各地政策差異和業(yè)務(wù)辦理規(guī)定的不同，仍存在以下主要問題：
（一）養(yǎng)老保險(xiǎn)跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)的問題
X公司總部設(shè)在四川省成都市，基層單位地跨四川、重慶、云南、貴州、廣西、湖南等省、直轄市、自治區(qū)，而職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系主要集中在四川省省本級(jí)、云南省省本級(jí)、貴州省省本級(jí)、長沙市市本級(jí)、重慶市市本級(jí)等地方社保機(jī)構(gòu)參加，統(tǒng)籌層級(jí)不同，由于企業(yè)工作性質(zhì)，職工在油田系統(tǒng)內(nèi)相互調(diào)動(dòng)頻繁，涉及跨省轉(zhuǎn)移社會(huì)保險(xiǎn)人員較多，地方社保機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移經(jīng)辦流程、操作口徑不一，對接困難，造成轉(zhuǎn)移個(gè)人賬戶資金時(shí)間過長。特別是職工批量轉(zhuǎn)出養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系時(shí)，地方社保機(jī)構(gòu)因轉(zhuǎn)移資金量較大，因資金計(jì)劃原因延遲支付轉(zhuǎn)移，或者停止辦理企業(yè)員工的養(yǎng)老保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，嚴(yán)重影響職工退休條件審批和待遇領(lǐng)取，職工意見反映較大。
（二）參保地政策不一樣
職工退休待遇計(jì)算不一樣，造成相互攀比，宣傳解釋工作難度大。一是已退休人員間的相互攀比。X公司整合重組前已有八千多名離退休職工，其養(yǎng)老金有的是按機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)計(jì)算的，有的是按企業(yè)城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)計(jì)算的，計(jì)算待遇政策不同，退休早的人員待遇相對較低，新增退休人員待遇相對較高。二是不同參保地退休人員相互間的攀比?，F(xiàn)在企業(yè)職工雖然均參加的企業(yè)城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)，但是由于各參保地在崗職工工資以及待遇計(jì)算政策規(guī)定等原因，養(yǎng)老金計(jì)算結(jié)果差別肯定是存在的，如四川省規(guī)定取得《獨(dú)生子女父母光榮證》的職工，退休時(shí)按繳費(fèi)年限每滿一年增發(fā)本人指數(shù)化平均繳費(fèi)工資0.1%的養(yǎng)老金；云南省規(guī)定企業(yè)職工自批準(zhǔn)退休次月起發(fā)給上年度全省月平均養(yǎng)老金5%的計(jì)劃生育獎(jiǎng)勵(lì)。三是基層單位社會(huì)保險(xiǎn)管理人員變動(dòng)相對頻繁，變動(dòng)后的管理人員對社會(huì)保險(xiǎn)政策、業(yè)務(wù)操作流程、參保人員情況等不熟悉，工作中溝通協(xié)調(diào)又不及時(shí)，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理滯后或出錯(cuò)，影響日常業(yè)務(wù)申報(bào)工作及退休人員養(yǎng)老待遇領(lǐng)取時(shí)間，在養(yǎng)老保險(xiǎn)政策宣傳、解釋上不到位，造成職工片面地認(rèn)為同單位工作，同時(shí)間退休，就應(yīng)享受同等待遇，盲目攀比。
（三）人事檔案基礎(chǔ)管理薄弱
造成職工退休條件審核不能及時(shí)辦理，待遇領(lǐng)取受到影響。近年來，地方社保機(jī)構(gòu)在審核人事檔案確定職工退休時(shí)間時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案記載出生時(shí)間與企業(yè)申報(bào)的出生時(shí)間不一致，檔案中出現(xiàn)記載多個(gè)出生時(shí)間，審核結(jié)果與職工發(fā)生異議的相對較多。檔案中有關(guān)參加工作時(shí)間及經(jīng)歷、崗位類別、從事特殊工種等材料缺漏，后期完善材料難度大。特別是從事特殊工種人員的檔案記載不全，如從事特殊工種的名稱不準(zhǔn)確、從事特殊工種的起始時(shí)間不清楚、變動(dòng)崗位或工種沒有記載等等，給特殊工種認(rèn)定帶來較大困難，職工反映較強(qiáng)烈。
三、解決問題的對策與措施
（一）加強(qiáng)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移的規(guī)范性
首先，加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)政策的宣傳力度，讓職工了解熟知養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移的條件、經(jīng)辦流程?！冻擎?zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)暫行辦法》規(guī)定辦理跨省轉(zhuǎn)移，與參保人員戶籍有關(guān)，所在地（指省、自治區(qū)、直轄市，下同）就業(yè)參保的，戶籍所在地的相關(guān)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)為其及時(shí)辦理轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)；參保人員未返回戶籍所在地就業(yè)參保的，由新參保地的社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為其及時(shí)辦理轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)。但對男性年滿50周歲和女性年滿40周歲的，應(yīng)在原參保地繼續(xù)保留基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系，同時(shí)在新參保地建立臨時(shí)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)賬戶，記錄單位和個(gè)人全部繳費(fèi)。參保人員再次跨省流動(dòng)就業(yè)或在新參保地達(dá)到待遇領(lǐng)取條件時(shí)，將臨時(shí)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)賬戶中的全部繳費(fèi)本息，轉(zhuǎn)移歸集到原參保地或待遇領(lǐng)取地。參保人員經(jīng)縣級(jí)以上黨委組織部門、人力資源社會(huì)保障行政部門批準(zhǔn)調(diào)動(dòng)，且與調(diào)入單位建立勞動(dòng)關(guān)系并繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)的，不受以上年齡規(guī)定限制，應(yīng)在調(diào)入地及時(shí)辦理基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)手續(xù)。油田企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)調(diào)動(dòng)人員必須持單位調(diào)動(dòng)通知、身份證并在所屬單位書面申請保險(xiǎn)關(guān)系跨省轉(zhuǎn)移。其次，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部參保地區(qū)跨省轉(zhuǎn)移的經(jīng)辦規(guī)程，統(tǒng)一操作口徑，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)建立正常跨省轉(zhuǎn)移溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，明確基層單位保險(xiǎn)管理人員、片區(qū)保險(xiǎn)管理人員及轉(zhuǎn)接雙方地方社保機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)的責(zé)任，避免轉(zhuǎn)移接續(xù)不到位或職工往返奔波。
（二）進(jìn)一步規(guī)范退休審批程序
堅(jiān)持退休審批公示制度，從嚴(yán)把好退休審批關(guān)。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的職工要領(lǐng)取養(yǎng)老金必須符合兩個(gè)條件：一是達(dá)到法定退休年齡；二是累積繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)滿15年。按照相關(guān)規(guī)定，我國法定的企業(yè)職工退休年齡是：男年滿60周歲，女工人年滿50周歲，女干部年滿55周歲。從事井下、高溫、高空、特別繁重體力勞動(dòng)或其他有害身體健康工作（以下稱特殊工種）的，退休年齡為男年滿55周歲、女年滿45周歲。針對企業(yè)參保人員情況，基層單位結(jié)合職工人事檔案記載初步核定退休條件，特別是提前工種退休，必須本人書面申請、單位初審、單位承諾，實(shí)行退休公示制度，自覺接受企業(yè)和參保人員的監(jiān)督，真正做到“公開、公平、公正”。經(jīng)公示無異議后，再由社保經(jīng)辦人員送地方社保部門進(jìn)行退休審批，杜絕弄虛作假行為的發(fā)生，防止職工養(yǎng)老保險(xiǎn)基金的流失。
（三）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)管理隊(duì)伍建設(shè)
企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)管理工作涉及面廣，業(yè)務(wù)模塊多，工資申報(bào)、費(fèi)用繳納、人員管理、待遇發(fā)放等一系列環(huán)節(jié)，需要一批高素質(zhì)的保險(xiǎn)管理人員進(jìn)行有效運(yùn)行和管理工作業(yè)務(wù)，服務(wù)于企業(yè)的改革和穩(wěn)定，維護(hù)企業(yè)員工的合法權(quán)益。首先，與地方社保機(jī)構(gòu)建立培訓(xùn)需求信息，借助多渠道培訓(xùn)平臺(tái)加強(qiáng)保險(xiǎn)管理人員對現(xiàn)行社會(huì)保險(xiǎn)政策的學(xué)習(xí)，提高政策理解和實(shí)際運(yùn)作水平。其次，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，編制操作性、時(shí)效性較強(qiáng)的年度培訓(xùn)計(jì)劃，以“師帶徒”的形式，熟練掌握業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程，提高社保管理人員業(yè)務(wù)操作水平和業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題
從醫(yī)院人事檔案管理來看，其真實(shí)性及個(gè)人資料的完整性還有待進(jìn)一步的確定，且管理制度及理念較為傳統(tǒng)、陳舊。不能適應(yīng)醫(yī)院的改革發(fā)展，在醫(yī)院內(nèi)管理人事檔案的工作人員其綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步的提升。且大都非本專業(yè)的人才。如下對醫(yī)院人事管理現(xiàn)存問題具體說明。
1、人事檔案資料的真實(shí)性和完整性不足
人事檔案是由醫(yī)院工作人員的各方面信息組合而成的，收集信息是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，在人事檔案的記載過程之中，由于涉及到很多過往的信息，信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無從考察，并且在填寫的過程中容易由于書寫不規(guī)范等造成信息的不準(zhǔn)確、不完整的現(xiàn)象，使人事檔案管理的真實(shí)性和可靠性降低。目前大多數(shù)檔案仍以記載經(jīng)歷性的資料為主，記載的是工作人員的過往，不能完整、客觀的反映出工作人員的整體素質(zhì)，比如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、門診工作量、工作能力、服務(wù)態(tài)度等等，這些都需要在長時(shí)期的考察中才能得出，并且應(yīng)該作為醫(yī)院任賢用能的重要依據(jù)，而人事檔案中很少有所體現(xiàn)。
2、人事檔案管理制度較為陳舊
隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，社會(huì)對人才的需求量日益增加，人才的流動(dòng)性也日趨頻繁，合理的人才流動(dòng)有利于醫(yī)院人才資源的更新，對醫(yī)院的發(fā)展有利，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院的人事檔案管理制度較為陳舊，已經(jīng)不適應(yīng)人事制度改革的要求。人事制度的改革對人事管理工作提出了新的要求，但是有些醫(yī)院的人事檔案管理制度并沒有及時(shí)更新和完善，檔案管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，甚至存在隨意修改檔案的事情。
3、檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，人們對人事檔案管理認(rèn)識(shí)不清。在對檔案的歸檔及存放管理中，沒有意識(shí)到其重要性及嚴(yán)謹(jǐn)性。另外在醫(yī)院的總體管理中對于檔案管理人員的任職上，沒有過高的要求。這促使整體醫(yī)院人事檔案管理人員的水平參差不齊。但是從檔案管理工作實(shí)際看，嚴(yán)謹(jǐn)性及重要性都要求非常高。且對工作人員的個(gè)人素質(zhì)、責(zé)任心都有一定的要求。綜合來說醫(yī)院現(xiàn)存的人事檔案管理人員問題，在實(shí)際上對于醫(yī)院的改革發(fā)展有嚴(yán)重的阻礙作用。
二、如何進(jìn)一步做好人事檔案管理工作
綜合醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題來看要想全面的解決，必須加強(qiáng)對醫(yī)院人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。并建立科學(xué)管理的規(guī)范化制度，充分的融入信息技術(shù)，將檔案管理工作真正的改革創(chuàng)新。
1、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的需要，并在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。
（1）加強(qiáng)檔案管理認(rèn)識(shí)增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，從人力、財(cái)力上積極支持檔案管理部門，從根本上消除以往檔案管理工作受到的冷遇，提高各級(jí)干部對檔案工作的認(rèn)識(shí)，使檔案工作順利開展。
（2）建立科學(xué)管理制度醫(yī)院結(jié)合實(shí)際工作以《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律、法規(guī)來制定一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、可行檔案管理制度。將醫(yī)院所有職工的人事檔案集中統(tǒng)一保管，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范系統(tǒng)地分類、整理，建立多種檢索方式，以利于醫(yī)院檔案實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，以利于檔案信息資源的開發(fā)利用。
2、以人為本，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)建設(shè)的措施檔案工作服務(wù)質(zhì)量的好壞其關(guān)鍵在于服務(wù)人員的素質(zhì)。在檔案工作不斷深入發(fā)展過程中，管理人員的素質(zhì)內(nèi)涵要不斷豐富，才能適應(yīng)人事檔案管理發(fā)展的需要。人員素質(zhì)包括思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)。
（1）思想政治素質(zhì)要求檔案管理人員具備的思想政治素質(zhì)是指其必須具有較強(qiáng)的黨性原則，必須具有正確的政治方向、政治立場和政治觀點(diǎn)，樹立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。醫(yī)院檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行人生觀、價(jià)值觀、榮辱觀的教育。人事檔案干部在改革開放的新形勢下要增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案工作在黨員干部工作的地位和作用，忠于職守，恪守檔案工作紀(jì)律。
（2）業(yè)務(wù)能力素質(zhì)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員應(yīng)接受專業(yè)的教育培訓(xùn)，應(yīng)掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)和方法，才能勝任此項(xiàng)工作。為適應(yīng)新時(shí)期知識(shí)、技術(shù)日異月新的變化，醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)樹立“活到老，學(xué)到老”的終身受教育的理念，不斷學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)、新技術(shù)，不斷拓展自己的知識(shí)面，提高學(xué)歷層次。
3、拓展醫(yī)院檔案服務(wù)領(lǐng)域，培養(yǎng)檔案管理人員主動(dòng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)檔案管理干部要解放思想，改變過去被動(dòng)的“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，向主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變，把干部人事檔案工作與醫(yī)院各項(xiàng)工作聯(lián)系起來，在主動(dòng)服務(wù)和開發(fā)利用上下功夫。檔案管理人員要充分利用干部人事檔案資源為醫(yī)院中心服務(wù)。在醫(yī)院進(jìn)行科室人員編制規(guī)劃、中層干部競爭上崗、職稱評(píng)定、人員調(diào)整等活動(dòng)中，干部人事檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地為院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供了重要依據(jù)。
大家好，首先感謝領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行公平、公正、公開、競爭上崗的用人機(jī)制，給我們雪場員工都創(chuàng)造了一個(gè)公平競爭，展現(xiàn)自我的平臺(tái)，為了發(fā)揮自己的專長優(yōu)勢，更好的服務(wù)雪場展現(xiàn)自我人生價(jià)值，我信心百倍的參加這次競聘。
我要競聘的崗位是人事主管。
首先，先介紹下我的簡歷，本人董志剛，今年24歲，畢業(yè)于黑龍江省信息學(xué)院，2008年7月分到雪場高山部工作，2009年9月調(diào)到雪場辦公室從事人事工作至今。
上周期的工作匯報(bào)向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報(bào)如下：在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下，在辦公室主任的正確帶領(lǐng)下，在廣大同事的幫助和支持下，本人刻苦努力、兢兢業(yè)業(yè)，圓滿完成了各項(xiàng)本職工作：
一、認(rèn)真做好人事檔案管理
檔案管理是人事工作最重要的組成部分之一，員工人事檔案更記錄著每位員工成長的歷程，關(guān)系著每位員工的切身利益，十分重要。在工作中，我認(rèn)真做好做好員工人事檔案材料的收集、整理、建檔，查閱等管理工作、保證了檔案資料的完整性、齊全性和保密性。
二、做好勞資及人員退休工作
勞資工作關(guān)系到每位員工的切身利益，因此，我在工作中格外的細(xì)致、耐心和認(rèn)真。我努力做好員工的漲工資、職務(wù)（技術(shù)等級(jí)）晉升人員調(diào)整工資、離休人員增加生活津貼及異地離退休人員報(bào)銷醫(yī)藥費(fèi)等勞資工作，此外，我定期整理到達(dá)退休年齡人員名單，將退休人員名單報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后、報(bào)體育局人事處審批。此外，我還認(rèn)真做好與雪場臨時(shí)工勞動(dòng)合同簽訂工作，按時(shí)繳納臨時(shí)工的各類保險(xiǎn)。如：2010年1月份辦理聞忠華同志退休工作，2月份完成員工晉升工資、年終一次性獎(jiǎng)金和年度考核等工作。
三、做好事業(yè)單位法人登記、變更及年檢工作
按照《黑龍江省事業(yè)單位登記管理辦法》規(guī)定有關(guān)要求，我積極協(xié)助做好事業(yè)單位法人登記、變更、事業(yè)單位法人年檢、機(jī)構(gòu)等工作，如：法人年檢、4月份殘疾人年檢、6月份順利協(xié)助完成組織機(jī)構(gòu)年檢工作。
四、做好職稱評(píng)聘工作
協(xié)助做好職稱評(píng)聘工作，按照省體育局統(tǒng)一要求，將晉升人員職稱材料報(bào)人事處。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，進(jìn)行資格認(rèn)定，發(fā)放資格證書、兌現(xiàn)工資等相關(guān)工作。如：2010年5月份兌現(xiàn)徐建華技師工資。
五、以場為家
在完成本職工作的同時(shí)，努力完成領(lǐng)導(dǎo)交給的其他工作，如到竟賽指揮中心餐廳幫助收銀，到雪具大廳幫助收銀和驗(yàn)票，平時(shí)主動(dòng)打掃雪場衛(wèi)生和清掃積雪。
競聘優(yōu)勢
1．學(xué)習(xí)認(rèn)真。本人熱愛人事工作，在本職崗位工作期間，認(rèn)真學(xué)習(xí)各項(xiàng)專業(yè)知識(shí)和法律法規(guī)，通過科學(xué)發(fā)展觀的學(xué)習(xí)使自身無論在思想上還是業(yè)務(wù)上都得到了較大幅度的提高，尤其是對人事法律和法規(guī)有了更加深入的認(rèn)識(shí)和了解，為自己做好本職工作奠定基礎(chǔ)。
2.業(yè)務(wù)熟悉。我從事人事工作已經(jīng)進(jìn)2年了，由于我在工作期間，虛心向老同志學(xué)習(xí)，不恥下問，很快掌握了人事管理工作中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并考取了統(tǒng)計(jì)從業(yè)資格證書，完全能勝任本崗位。
3.團(tuán)結(jié)同事。人事工作非常繁雜，辦公室和各部門的聯(lián)系交往也非常密切，因此必須和各部門的關(guān)系處理融洽，做為一名人事管理干部，我在工作中團(tuán)結(jié)同事，虛心向同事學(xué)習(xí)，在工作中得到了同事們認(rèn)可和好評(píng)，也為工作的順利開展奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
4、年輕肯干。我今年24歲，有著積極向上的進(jìn)取精神和努力拼搏的韌勁，在工作中能吃苦，肯學(xué)習(xí)，充滿了工作的激情，能夠促進(jìn)工作更好的開展。
下一步工作設(shè)想
1．努力學(xué)習(xí)、刻苦鉆研；認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，學(xué)習(xí)各項(xiàng)人事管理制度和規(guī)定，強(qiáng)化專業(yè)技能學(xué)習(xí)，進(jìn)一步努力提高自我思想政治素養(yǎng)和專業(yè)技能，認(rèn)真貫徹執(zhí)行雪場的各項(xiàng)工作制度。
2.立足本職、努力做好人事勞資醫(yī)保社保工作；立足本職崗位，充分發(fā)揮自己的力量，不斷按照國家和雪場的相關(guān)規(guī)章制度做好人事、勞資、醫(yī)保、社保等方面的工作，在工作中做到求真務(wù)實(shí)、認(rèn)真細(xì)致，同時(shí)自覺加大自我對相關(guān)人事、勞資制度的學(xué)習(xí)力度，力爭把人事勞資工作做細(xì)、做好、做扎實(shí)。
3.務(wù)實(shí)求真，腳踏實(shí)地；做好辦公室主任的助手，做好各項(xiàng)本職工作，如：考勤、勞資、檔案管理等。在工作中努力追求精、細(xì)、化管理，從細(xì)節(jié)上嚴(yán)格要求自己，用法規(guī)來督導(dǎo)，用人事無小事的強(qiáng)烈責(zé)任感來告誡自己，文明禮貌用語，耐心細(xì)致地開展工作，樹立起科室良好的形象。
4.永不氣餒、努力拼搏。如果這次競聘成功，我會(huì)加倍工作，不斷完善自我，不斷提高自我的思想素養(yǎng)和工作能力，立足崗位，團(tuán)結(jié)同事，為雪場的發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)。
地方職工檔案規(guī)章制度建設(shè)的實(shí)踐與社會(huì)效應(yīng)
計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，立法側(cè)重于維護(hù)國家利益，而不注重或者說忽略對公眾合法利益的維護(hù)。2003年哈爾濱市檔案局在市委、市人大和市政府的關(guān)心和重視下，經(jīng)過大量地調(diào)查研究，廣泛聽取各方意見，歷經(jīng)數(shù)十次修改，起草制定了《哈爾濱市檔案管理?xiàng)l例》(以下簡稱《條例》)，并于6月經(jīng)市人大常委會(huì)審議通過，經(jīng)省人大常委會(huì)審議批準(zhǔn)，頒布出臺(tái)了《條例》?！稐l例》共34條，是哈爾濱市第一部規(guī)范全市檔案和檔案工作的地方性法規(guī)?！稐l例》中的一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)是從法規(guī)上予以明確了職工檔案丟失、損毀可以補(bǔ)救問題，即《條例》第二十條：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織人事檔案發(fā)生丟失、損毀的，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。補(bǔ)救材料由市人民政府指定的市級(jí)行政管理部門予以認(rèn)定或者批準(zhǔn)。具體認(rèn)定辦法由市人民政府另行制定。經(jīng)認(rèn)定的補(bǔ)救材料與原檔案具有同等的法律效力?！?/p>
2005年，根據(jù)《條例》授權(quán)，為了解決職工因檔案丟失、損毀無法辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、社會(huì)低保以及職工在改制中無法享受經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、相關(guān)福利待遇、人員流轉(zhuǎn)等社會(huì)實(shí)際問題，哈市檔案局與市勞動(dòng)局共同起草制定了《哈爾濱市企業(yè)職工檔案丟失損毀補(bǔ)辦認(rèn)定辦法》(以下簡稱《補(bǔ)救認(rèn)定辦法》)。該《補(bǔ)救認(rèn)定辦法》確定了責(zé)任單位，明確了補(bǔ)辦認(rèn)定程序和要求，規(guī)定了相應(yīng)的法律責(zé)任，體現(xiàn)了政府保護(hù)職工切身利益，為群眾辦實(shí)事的宗旨。市人事局和市勞動(dòng)局依據(jù)《補(bǔ)救認(rèn)定辦法》又相繼制定出臺(tái)了《哈爾濱市非企業(yè)人員人事檔案補(bǔ)辦認(rèn)定實(shí)施細(xì)則》、《哈爾濱市未參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌已經(jīng)沒有生產(chǎn)經(jīng)營能力且無力繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的城鎮(zhèn)集體企業(yè)退休人員發(fā)放生活費(fèi)工作的實(shí)施辦法》。
截止到2009年，市勞動(dòng)局依據(jù)《補(bǔ)救認(rèn)定辦法》為760名職工補(bǔ)辦檔案、為1026名職工認(rèn)定檔案，解決了因無檔案或檔案不完整無法辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等問題；依據(jù)《哈爾濱市未參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌已經(jīng)沒有生產(chǎn)經(jīng)營能力且無力繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的城鎮(zhèn)集體企業(yè)退休人員發(fā)放生活費(fèi)工作的實(shí)施辦法》為9800余名退休人員認(rèn)定檔案，解決了社會(huì)最低保障、享受補(bǔ)助等問題；市人事局依據(jù)《哈爾濱市非企業(yè)人員人事檔案補(bǔ)辦認(rèn)定實(shí)施細(xì)則》為9名職工補(bǔ)辦檔案、為30名職工認(rèn)定檔案，解決了流動(dòng)人員流轉(zhuǎn)、自主擇業(yè)等問題。在這些補(bǔ)辦認(rèn)定檔案人群中，下崗失業(yè)職工占80％以上，通過補(bǔ)辦認(rèn)定檔案，解決了下崗失業(yè)職工最基本生存問題，有效維護(hù)了社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)了和諧社會(huì)建設(shè)。
近幾年，隨著企業(yè)改革的深入、人員的頻繁流動(dòng)和老職工退休事務(wù)的增加，對職工檔案管理的重視程度更加弱化，職工檔案無人問津，亂扔亂放，甚至丟失。目前，哈市除機(jī)關(guān)、少數(shù)國家大型骨干企業(yè)、事業(yè)單位的職工檔案實(shí)行規(guī)范化管理外，多數(shù)用人單位的職工檔案工作是分散管理的。好一點(diǎn)的用人單位將職工檔案放到人事勞資部門管理，差一點(diǎn)的用人單位將職工檔案放到業(yè)務(wù)管理部門保管，更為嚴(yán)重的用人單位將職工檔案放到人事勞資人員家中或者單位領(lǐng)導(dǎo)手中。有的企業(yè)負(fù)責(zé)人為達(dá)到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調(diào)動(dòng)手續(xù)。一些改制破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案隨意更改，檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整、不準(zhǔn)確等。這樣的管理方式，有悖于國家關(guān)于職工檔案管理的規(guī)定，給職工檔案管理工作帶來許多麻煩，影響了檔案管理的嚴(yán)肅性，侵害了職工個(gè)人利益，不利于促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)，建設(shè)科學(xué)、規(guī)范的勞動(dòng)力市場。職工檔案問題就是民生問題。2007年，在解決補(bǔ)救檔案丟失這一突出問題后，市檔案局經(jīng)過反思，認(rèn)為有必要從根本上解決職工檔案問題。因此，為進(jìn)一步明確職工檔案管理范圍、內(nèi)容、方式、標(biāo)準(zhǔn)等，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場發(fā)展的需要，我們起草并提請市政府于2008年出臺(tái)了《哈爾濱市職工檔案管理辦法》(以下簡稱《職工檔案辦法》)。《職工檔案辦法》對職工變動(dòng)檔案管理的問題做出規(guī)定：“職工在勞動(dòng)合同期限內(nèi)變動(dòng)工作單位或者解除(終止)勞動(dòng)合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)在30個(gè)工作日內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的用人單位或者其戶籍所在地的檔案代管機(jī)構(gòu)。用人單位不得扣押職工檔案。用人單位無故扣留職工檔案，職工可以到所在地勞動(dòng)、人事行政部門申請仲裁”。并對對職工檔案利用的問題做出規(guī)定：“職工個(gè)人查閱本人檔案，應(yīng)當(dāng)憑身份證，用人單位查閱職工檔案憑加蓋有用人單位公章的介紹信。查閱檔案應(yīng)當(dāng)申明查閱理由，由檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)規(guī)定和需要提供檔案材料”。可以說，《職工檔案辦法》在立法內(nèi)容上充分有效地體現(xiàn)了以人為本的理念。
職工檔案規(guī)章制度建設(shè)的原則和工作思路
實(shí)踐中，我們遵循“實(shí)踐需要、條件成熟、特色鮮明、重點(diǎn)突出、切實(shí)管用”的立法原則，并以此確定了工作思路：
一是體現(xiàn)立法的可操作性。地方法規(guī)的精髓在于根據(jù)國家和有關(guān)上位法律、法規(guī)的精神對其進(jìn)行補(bǔ)充和細(xì)化，條文盡量做到明確具體、簡明扼要、備而不繁、切合實(shí)際。如：人事檔案移交問題。《檔案法》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》對企業(yè)事業(yè)單位終止人事檔案移交工作沒有做出規(guī)定，我們在制定《條例》時(shí)，提出了“企業(yè)事業(yè)單位終止，其人事檔案應(yīng)當(dāng)移交給人事或者社會(huì)勞動(dòng)保障部門保管”的規(guī)定。地方立法不是“宜粗不宜細(xì)”而是“宜細(xì)不宜粗”，盡可能對規(guī)范的事項(xiàng)做出明確、具體的規(guī)定，確保地方檔案法規(guī)有較強(qiáng)的操作性。
二是力求立法的創(chuàng)制性。對沒有規(guī)定而實(shí)踐中急需做出規(guī)定的事項(xiàng)做出規(guī)定，是體現(xiàn)地方立法創(chuàng)制功能的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在制定地方法規(guī)時(shí)，要著重解決本地區(qū)實(shí)際存在的需要由法律來調(diào)整的，而不是對國家和有關(guān)上位法規(guī)的簡單翻版，要考慮現(xiàn)實(shí)需要。如：公民知情權(quán)問題。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和民主建設(shè)的推進(jìn)，我國公民對社會(huì)生活的參與度越來越高，他們受《憲法》所保護(hù)的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)也迫切需要得以實(shí)現(xiàn)，而《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中提出“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬的檔案”的規(guī)定，顯然與當(dāng)前實(shí)際和《憲法》相悖。因此，我們在制定《職工檔案辦法》時(shí)，明確“職工個(gè)人查閱本人檔案，應(yīng)當(dāng)憑身份證”這一保障公民知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)得以實(shí)現(xiàn)的檔案開放制度。隨著政務(wù)公開工作全面開展，這一條款的規(guī)定在工作中發(fā)揮了獨(dú)特的作用，體現(xiàn)了地方立法的創(chuàng)制性。
三是立足立法的前瞻性。在社會(huì)轉(zhuǎn)型、體制轉(zhuǎn)軌的特殊歷史階段，地方立法要正確處理公共利益和公民的合法權(quán)益關(guān)系，維護(hù)最大多數(shù)人的最大利益；要正確處理強(qiáng)制與引導(dǎo)的關(guān)系，注意發(fā)揮法律規(guī)范的引導(dǎo)功能；要正確處理立足現(xiàn)實(shí)和改革創(chuàng)新的關(guān)系，力求不斷有所創(chuàng)新。如：職工個(gè)人檔案的保護(hù)問題?！稒n案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》對這一問題沒有規(guī)定。因此，我們在制定《條例》時(shí)，規(guī)定對職工個(gè)^檔案發(fā)生丟失、損毀的，要求“有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。補(bǔ)救材料由市人民政府指定的市級(jí)行政管理部門予以認(rèn)定或者批準(zhǔn)。經(jīng)認(rèn)定的補(bǔ)救材料與原檔案具有同等的法律效力”。這一條款與《憲法》中強(qiáng)調(diào)“公民的合法權(quán)益不受侵犯”精神是一致，彰顯了以人為本的思想，體現(xiàn)了地方立法的前瞻性。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理；人力資源管理；作用
Abstract: along with the economic globalization and China's the further reform and opening, human resource has become the core of the enterprise resources, promote an enterprise competition ability is the key factor, and the enterprise personnel file is the enterprise person, the personnel, the development of human resource base. Perfect personnel file management in order to achieve the optimal for human resource development and utilization, and the enterprise management in the new era which is important in the research.
Keywords: personnel file management; Human resources management; role
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、概述
人力資源管理是一種管理員工關(guān)系的戰(zhàn)略方法,它強(qiáng)調(diào)開發(fā)員工的潛能對獲取持續(xù)競爭優(yōu)勢有至關(guān)重要的作用。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應(yīng)盡可能地培育并保持最佳員工隊(duì)伍,最大限度地實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一,使組織成長與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。
人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的,記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn),以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù),是國家檔案的重要組成部分。
由此可見,人事檔案與人力資源管理的關(guān)系十分密切。人事檔案是人力資源管理過程中產(chǎn)生各種信息的有效載體,人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理過程中識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。人力資源管理與人事檔案管理互為作用,互相促進(jìn),人力資源的廣泛使用能促進(jìn)人事檔案的發(fā)展,而人事檔案的科學(xué)化管理,又會(huì)推動(dòng)人力資源的開發(fā)。
二、人事檔案的特點(diǎn)
人事檔案作為一種專門檔案，除具有一般檔案的共性，還具有區(qū)別于其他類型檔案的個(gè)性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、現(xiàn)實(shí)性
人事檔案是由組織、人事、勞資等部門以現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立起來的反映員工情況的檔案材料。這些材料雖已完成了文書處理程序，但它所涉及的當(dāng)事人絕大多數(shù)還在不同的崗位上工作、生產(chǎn)或?qū)W習(xí)?，F(xiàn)實(shí)生活中，用人要先看其檔案，已成為必要的工作程序。無論是在人員調(diào)動(dòng)、任免、出國，還是在入黨入團(tuán)、晉升調(diào)資等工作中，都要查看人事檔案，把人事檔案作為重要的依據(jù)。具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性是人事檔案的重要特點(diǎn)，正是這一特點(diǎn)決定了人事檔案具有獨(dú)立性和連續(xù)性，它隨著員工的任職而建立，隨著員工的成長而連續(xù)不斷地補(bǔ)充新的材料，以便較好地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。
2、真實(shí)性
真實(shí)性是人事檔案的生命力之所在。人事檔案的真實(shí)性，與一般意義上所說的檔案的真實(shí)性是有一定區(qū)別的。就一般檔案來說，其真實(shí)性是相對的：一方面，檔案信息在反映歷史活動(dòng)客觀過程方面是真實(shí)的，是一種可靠的文件材料；另一方面，具體到某些文件或案卷而言，由于種種原因，其中就有不真實(shí)或不完全真實(shí)的材料，但它依然反映了檔案形成者活動(dòng)的情況，仍不失為原始記錄。
3、動(dòng)態(tài)性
人事檔案隨著當(dāng)事人的任職而建立。但是，一個(gè)人的檔案并不是一次完成的，人事檔案是動(dòng)態(tài)的而不是靜止的。人事檔案從建立到移交進(jìn)入檔案館，始終處于不斷發(fā)展變化的狀態(tài)。首先，人事檔案應(yīng)隨著當(dāng)事人的成長而連續(xù)不斷地補(bǔ)充新的內(nèi)容，以便較好地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。在實(shí)際工作中，為了保持人事檔案的常新與完整，避免內(nèi)容老化和材料殘缺，必須經(jīng)常地、及時(shí)地做好收集工作，以充分發(fā)揮人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用。其次，人事檔案的保管單位并不是固定不變的，隨著人員的不斷流動(dòng)，人事檔案的隸屬關(guān)系就要發(fā)生一定的轉(zhuǎn)移，做到“檔隨人走”，否則將違背“人、檔統(tǒng)一”的管理原則。
4、保密性
人事檔案的內(nèi)容涉及當(dāng)事人一生的經(jīng)歷，記載著當(dāng)事人從出生年月、家庭成員到學(xué)歷、職務(wù)、職稱、工資級(jí)別、獎(jiǎng)懲情況、身體狀況以及興趣愛好等各方面的全部情況。其中個(gè)人隱私方面的情況只能由組織上掌握；否則，一旦擴(kuò)散出去，會(huì)造成嚴(yán)重后果。因此，人事檔案在保管和查閱使用方面都有嚴(yán)格的保密要求，一般不能對外開放，人事檔案的解密與開放應(yīng)在當(dāng)事人死亡之后數(shù)十年甚至更長時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)。
三、人事檔案管理在人力資源管理中的作用
1、人事檔案管理對人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用
（1）有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力
人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程,通過檔案可以了解員工的過去,掌握現(xiàn)在,從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才,避免壓制人才,埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚(yáng)長避短,各司其職,最大限度地發(fā)揮人才效力。
（2）促進(jìn)人力資源的合理配置
利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息,從而對其進(jìn)行科學(xué)管理,根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn),在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位,充分發(fā)揮人才的特長,促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng),避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生,為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。
（3）有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化
影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部,有效的人事檔案對分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求,制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。
2、人事檔案管理不足對人力資源開發(fā)的負(fù)面作用
（1）檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置
真實(shí)性是檔案的基本特性,沒有真實(shí)性,人事檔案也就失去了利用價(jià)值,失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們在工作中發(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小,學(xué)歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn),使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性,使得人力資源計(jì)劃中的配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃不能正確制定,必將對當(dāng)前配置及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響,從而有可能使組織錯(cuò)過發(fā)展機(jī)遇。
（2）檔案材料內(nèi)容簡單雷同,降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價(jià)值
人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長的真實(shí)寫照,本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌,使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內(nèi)容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現(xiàn)不出個(gè)性特色,失去真正意義上的參考價(jià)值,進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導(dǎo)致組織蒙受不必要的損失。
（3）個(gè)人檔案材料分散、缺失,破壞了人事檔案的整體性,降低了人力資源的效力
人事檔案歸檔過程應(yīng)是一個(gè)前后銜接、有機(jī)統(tǒng)一的整體,但長期以來,由于宣傳力度不夠,個(gè)人不夠重視,致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動(dòng),致使一部分材料滯留在原單位;學(xué)生參加工作,檔案留在學(xué)校;取得學(xué)歷文憑,學(xué)歷材料存放在自己手里,等等。現(xiàn)階段人才流動(dòng)性大,各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才,采取一系列措施吸引人才,包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象,破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一,降低了人力資源的效力。
（4）人事檔案管理手段落后,制約了人力資源的開發(fā)
現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化,及時(shí)有效地提供各種信息,為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式,以手工操作、檢索為主,管理人員滿足于看攤守點(diǎn),缺乏創(chuàng)新精神和競爭意識(shí),無法為人力資源開發(fā)提供有效的服務(wù)。
四、結(jié)語
由此可見，人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用,它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)?？茖W(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求,積極拓展服務(wù)職能,為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。
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一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的含義
社會(huì)保險(xiǎn)檔案是國家檔案的重要組成部分，是各個(gè)機(jī)關(guān)、各社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位為員工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和失業(yè)救濟(jì)保險(xiǎn)等各類保險(xiǎn)項(xiàng)目過程中形成的記載各個(gè)員工參加各項(xiàng)保險(xiǎn)統(tǒng)籌繳費(fèi)多少、時(shí)間長短、計(jì)發(fā)養(yǎng)老待遇、因工作變動(dòng)而至保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)變等情況，具有實(shí)際工作查考的檔案材料。
二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案的歸檔范圍
（一）政策依據(jù)類。國家和地方出臺(tái)的社會(huì)保險(xiǎn)制度以及相應(yīng)的政策法規(guī)，社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和待遇支付辦法方面的規(guī)范性文件。
（二）業(yè)務(wù)憑證類。各種社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用的繳費(fèi)憑證、扣費(fèi)憑證、轉(zhuǎn)接憑證、匯繳憑證、支用憑證、報(bào)銷憑證和理賠給付憑證等。
（三）結(jié)算賬卡類。各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用繳費(fèi)花名冊、參保人員的保險(xiǎn)手冊支用給付賬冊、單位各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用管理手冊、匯繳賬冊以及保險(xiǎn)統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清手冊、職工各項(xiàng)保險(xiǎn)管理卡片和轉(zhuǎn)接變更登記卡等。凡是涉及到參保人員的各類資料、卡片和手冊等都應(yīng)統(tǒng)一立卷，做到人手一份社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷。
（四）電子檔案類。社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和以后形成的各種信息和數(shù)字檔案等。
（五）統(tǒng)計(jì)報(bào)表類。支用給付統(tǒng)計(jì)表、參保人員工資變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)審核表和各類社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用匯繳統(tǒng)計(jì)表等。
（六）離退休人員的社會(huì)化管理類。離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、離退休人員退休待遇、調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報(bào)表。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理存在的問題
（一）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理制度不夠規(guī)范。目前，從我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理狀況來說，各地的社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理的并不是很多，由于各個(gè)地方的社會(huì)保險(xiǎn)存在一定的差異性，更沒有統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的文件，所以各個(gè)地方的管理制度也不同，使得社保檔案在應(yīng)用和管理上有很大差別。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理意識(shí)薄弱是檔案管理工作中的重要問題，因?yàn)閷ι鐣?huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)缺乏，很多社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)單方面注重資金投入和社會(huì)保險(xiǎn)工作的領(lǐng)導(dǎo)，最終輕視了對其技術(shù)支持和資金支持，所以，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作增加了難度，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理的工作效率大大降低。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的工作人員難以落實(shí)。對于不健全的社會(huì)保險(xiǎn)部門檔案機(jī)構(gòu)，沒有專職人員管理檔案，即使有人員管理也是沒有經(jīng)過培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。
（四）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理?xiàng)l件不合格。因?yàn)闆]有專門的場地，缺少管理經(jīng)費(fèi)，所以社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終得不到重視，多年積累的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只好讓經(jīng)辦人自己保管，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在很多不安全因素，對日常經(jīng)辦工作帶來諸多困難。
（五）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方法和手段落后。近年來，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，很多社會(huì)保險(xiǎn)管理部門在工作中逐漸的使用信息技術(shù)，但是由于設(shè)備、資金、專業(yè)技術(shù)人員等限制，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化難以實(shí)現(xiàn)，很多社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)都是采用紙質(zhì)材料，所以社會(huì)保險(xiǎn)查詢訪問的難度大大的增加，容易造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的丟失。
四、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的合理化建議
（一）加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的系列化和規(guī)范化。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)具有涉及面廣、專業(yè)性突出、政策性強(qiáng)和工作量大等特點(diǎn)，所以，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要合理布局、統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施，制定出規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理業(yè)務(wù)，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)工作有依據(jù)可查，把工作的總體目標(biāo)納入到相關(guān)人員，有計(jì)劃、有監(jiān)督、有懲罰地進(jìn)行。
（二）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理要立卷整理。對于紙質(zhì)檔案，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，確定歸檔范圍，采用年度、類別和保管期限的方法進(jìn)行整理和分類。對于已形成的電子檔案，按照各門類的檢索目錄規(guī)范入檔。
（三）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員整體專業(yè)水平要提高。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低，社會(huì)保險(xiǎn)部門要引進(jìn)檔案專業(yè)人才和對現(xiàn)有的管理人?T進(jìn)行培訓(xùn)，使社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)整體素質(zhì)得到提高，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。
（四）建立合理的檔案管理制度。針對管理工作的現(xiàn)狀，應(yīng)該建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程、檔案查閱、檔案接收等級(jí)制度、電子檔案管理制度和檔案室工作制度，加強(qiáng)完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作制度
一、離退休干部檔案管理工作的主要內(nèi)容
離退休老同志的檔案內(nèi)容是：在常規(guī)的人事檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，還要增加以下內(nèi)容，
（1）退休老干部在職期間實(shí)行的政策、規(guī)章制度。對于這些方面的內(nèi)容都要納入檔案管理工作中，這是為了保存老干部在職期間的原始材料。
（2）把退休干部在職期間的各種會(huì)議記錄、參加過的各種活動(dòng)內(nèi)容都要?dú)w納到其檔案材料中。因?yàn)橥ㄟ^老干部在職期間參加過的活動(dòng)、會(huì)議就能反映出老干部們當(dāng)時(shí)工作的狀態(tài)。
（3）把具有與民眾生活息息相關(guān)內(nèi)容的活動(dòng)及政策納入其檔案中，因?yàn)檫@些檔案反映著老干部們的工作特點(diǎn)。
（4）把退休老干部們在職期間所出臺(tái)的有關(guān)社會(huì)建設(shè)方面的材料納入其檔案中，這些可以考核老干部們在職期間的工作質(zhì)量。
二、離退休干部檔案管理存在的主要問題
（一）相關(guān)部門不重視離退休人員的檔案管理
目前在離退休人員檔案管理工作中，有些部門的管理工作做得不夠完善，從工作態(tài)度上來講，對老干部的檔案管理工作還不夠重視，主要表現(xiàn)：對于離退休同志的關(guān)心度不夠；與老同志的交流很少，年輕同志認(rèn)為老同志曾經(jīng)有過多么大的貢獻(xiàn)都已經(jīng)成為過眼煙云，退休了就沒有必要來往了；有些在職的年輕同志認(rèn)為，老同志已經(jīng)退休了，他們也不能給所在部門創(chuàng)造出成果，保存一點(diǎn)重要檔案就可以了；最后，還有的部門認(rèn)為，對于退休老干部解決好其退休后的生活保障問題就可以了，至于檔案管理沒有必要做的詳盡，所以就有一些老同志的檔案沒有受到重視，使其丟失、損壞。這些都極大地?fù)p害了離退休老同志的切身利益。
（二）檔案管理任務(wù)不明確
因?yàn)槲覈鴮τ陔x退休老同志的檔案管理工作最近幾年才開始，所以就有許多單位沒有把退休老同志的檔案管理工作列入單位工作計(jì)劃中，而且對于退休老同志的檔案整理工作處理的不夠細(xì)致，總是認(rèn)為老同志的檔案不夠重要。就連離退休管理機(jī)構(gòu)中都沒有一個(gè)檔案管理小組，因此其檔案管理任務(wù)不夠明確，檔案管理工作也就得不到重視，基于此就會(huì)出現(xiàn)退休老同志檔案丟失、損壞等局面。由于相關(guān)部門不能夠出臺(tái)有效的檔案管理規(guī)范，這樣一來必然影響檔案管理工作的開展，萬一出現(xiàn)管理問題，也無法找到具體的管理工作者，因此老同志的檔案得不到切實(shí)的保障。
（三）檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識(shí)
對于一個(gè)符合要求的檔案管理者來說，要接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，熟悉國家的一些檔案管理?xiàng)l例及法律，懂得基本的檔案管理規(guī)則及操作，同時(shí)還要掌握現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，有良好的責(zé)任心?？墒菍τ谏鲜鏊v的檔案管理工作者的基本條件，在目前的各單位離退休檔案管理人員中很難找到與之符合的人員，這些檔案管理者都是未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)就從事該工作。由于相關(guān)部門對這些工作做得不夠好，導(dǎo)致檔案管理人員讓人看不起，這也是一些高素質(zhì)人才不愿從事該工作的原因。
（四）缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，檔案重視程度低
目前我國的各個(gè)單位對離退休同志的檔案不夠重視，也缺少相應(yīng)的資金支持，這樣一來也就不能促進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，現(xiàn)今我國檔案管理技術(shù)依舊采用過去的傳統(tǒng)方法，僅僅是把需要保存的檔案放入其個(gè)人檔案袋中，也不經(jīng)常的整理。在對有的檔案進(jìn)行管理時(shí)，也不能及時(shí)的完善檔案，檔案中的材料缺少真實(shí)性。有些單位的檔案管理技術(shù)比較落后，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，也沒有把檔案電子信息化。我國大多數(shù)檔案依然采用紙張記錄，沒有形成電子版檔案，也就不利于相關(guān)檔案的查找。再者離退休同志的檔案也不被經(jīng)常使用，也就不能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
三、離退休干部檔案管理工作的加強(qiáng)措施
（一）重視離退休人員的檔案管理工作，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值
對于檔案管理工作來講，許多人認(rèn)為檔案管理工作枯燥無味，也覺察不到檔案管理工作的重要性，因此在我們的日常生活中這項(xiàng)工作不被人們看好。從而也促使檔案管理人員不認(rèn)真工作，整天以消極的態(tài)度面對檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作沒有什么晉升空間，混一天是一天，對離退休人員的檔案管理工作也就人為忽略了。所以檔案管理部門，特別是分管離休退休干部較多的軍休所、干休所，必須要把離退休老同志的檔案作為工作的重點(diǎn)，不斷地強(qiáng)調(diào)離退休老同志檔案的價(jià)值所在，這樣就會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)和上層管理部門的重視。因此擁有了上層部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，離退休老同志檔案管理工作也就能夠更好地開展下去，同時(shí)也能把離退休老同志檔案管理工作納入日常的工作范圍之內(nèi)，提上重要議事日程，提供資金支撐。
（二）出臺(tái)科學(xué)的離退休人員檔案管理辦法
首先，要把檔案管理工作實(shí)現(xiàn)崗位目標(biāo)責(zé)任制，具體問題要具體到人，如果出現(xiàn)問題要做到責(zé)任到人，并實(shí)行崗位考核制度，制定相對應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度。其次要構(gòu)建起檔案管理工作網(wǎng)，通過各部門之間的相互配合來管理好離退休老同志的檔案，與之相關(guān)的人員、部門都要參與進(jìn)來，共同管理。最后，要制定出嚴(yán)格的檔案管理制度。科學(xué)的制定出檔案管理工作流程和相對應(yīng)的操作要求，同時(shí)還要制定出嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)材料的添補(bǔ)制度、檔案檢查制度、安保制度、統(tǒng)計(jì)制度、借出規(guī)定、提供證明規(guī)定及轉(zhuǎn)移制度等，杜絕擅自修改檔案。
（三）對檔案管理人員提供專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)
從目前的形式來看要想提高檔案管理工作水平，就必須對檔案管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，從而提高檔案管理工作者的整體素質(zhì)。同時(shí)還要不斷地招聘高素質(zhì)的工作者，來改變檔案管理工作的氛圍。對于檔案管理者的專業(yè)培訓(xùn)，要建立長期有效的培訓(xùn)制度，一方面要對檔案管理工作者進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，例如計(jì)算機(jī)的操作、電子信息的管理等。另一方面要提高檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)他們的默默無聞精神、尊重老同志觀念，從而使得他們更好的服務(wù)檔案管理工作?；诖耍瑸榱俗寵n案管理工作更好地開展，還要讓檔案管理工作者學(xué)習(xí)比較前沿的檔案管理技術(shù)，使得檔案管理水平得到全面的提升。
（四）在對離退休老同志建立檔案時(shí)要擺脫傳統(tǒng)觀念