時間：2022-03-15 18:10:10
導(dǎo)語：在紙質(zhì)檔案論文的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關(guān)系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀(jì)的人類社會正在全面朝著知識時代邁進(jìn)，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻(xiàn)，這已經(jīng)成為包括檔案界在內(nèi)的整個文獻(xiàn)界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認(rèn)同。處于知識經(jīng)濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認(rèn)識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術(shù)的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。
1、知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經(jīng)濟時代，知識因素參與經(jīng)濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經(jīng)濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經(jīng)濟中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經(jīng)濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產(chǎn)要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應(yīng)成為檔案信息管理活動的首要目標(biāo)。信息技術(shù)的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內(nèi)容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)運而生，這些環(huán)境和機制的轉(zhuǎn)變都是檔案信息管理適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展所做出的調(diào)整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構(gòu)知識資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構(gòu)低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務(wù)機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經(jīng)濟形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉(zhuǎn)化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關(guān)注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側(cè)重于將知識從來源、生產(chǎn)、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對推動經(jīng)濟發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進(jìn)管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)?，F(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標(biāo)和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經(jīng)濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認(rèn)為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造
業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)
知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識
提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標(biāo)，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網(wǎng)以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務(wù)可以通過建設(shè)知識倉庫，提供知識導(dǎo)航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種服務(wù)的方式將更容易實現(xiàn)，在內(nèi)部，可以通過構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內(nèi)部網(wǎng)是建立在網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)將內(nèi)部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構(gòu)建相應(yīng)的外部網(wǎng)，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內(nèi)部網(wǎng)的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)和萬維網(wǎng)的用戶則可以通過檔案管理機構(gòu)的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務(wù)子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務(wù)。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)
文書檔案工作又有高度的政治性，又是一項由許多具體環(huán)節(jié)組成的事務(wù)性的工作。文檔、檔案工作的性質(zhì)決定了從事這項工作的人，要有強烈的事業(yè)心和崇高的責(zé)任感。首先，要理解文書、檔案工作的重要性，熱愛自己所從事的文書、檔案工作。其次，對文書、檔案工作在機關(guān)工作中的地位和作用要有正確的認(rèn)識，這樣才能勤勤懇懇、默默無聞地做無名英雄。文書、檔案工作是一項服務(wù)性的工作，是為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)，為基層服務(wù)的。這種服務(wù)體現(xiàn)在每一件公文的辦理中，具體說，黨政機關(guān)為了貫徹黨和國家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發(fā)送出機關(guān)，都離不開文書、檔案工作。上級機關(guān)下達(dá)的指示、命令，下級反映情況、匯報工作的公文，也都要經(jīng)文書、檔案工作人員的手來具體辦理?？梢哉f，黨和國家的各頂事業(yè)的成就，中間都包含著文書檔案工作人員的一份辛勤勞動。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)感到光榮和自豪，并以高度的事業(yè)心和責(zé)任感做好文書、檔案工作。
二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密
文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經(jīng)濟、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經(jīng)濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談?wù)摍C密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。
三、精明干練、主動負(fù)責(zé)
文書檔案工作是一項服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負(fù)責(zé)精神。
四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)
埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。
五、謙虛謹(jǐn)慎
在計劃經(jīng)濟時代，檔案工作是給人印象比較神秘的工種之一，因為很多檔案都具有機密或者保密的性質(zhì)，所以大家關(guān)注的焦點是如何實現(xiàn)檔案的良好保存，而不是如何利用。改革開放之后，隨著市場經(jīng)濟體制的逐步確立，這種守舊的思想意識已經(jīng)不能很好的繼續(xù)檔案管理工作。而高校更是一個新銳思想的聚集地，對于改革的理念貫徹也更加深入，這種守舊的檔案管理模式已經(jīng)與高校發(fā)展相脫節(jié)。因此，主動的更新傳統(tǒng)觀念，建立起現(xiàn)代服務(wù)意識非常有必要。檔案管理工作應(yīng)該與學(xué)校的發(fā)展相結(jié)合，并將學(xué)校發(fā)展置于中心地位，緊緊圍繞這一中心展開相應(yīng)的工作，為高職院校的師生提供完善的檔案服務(wù)。
二、加大檔案管理工作的改革力度，提升服務(wù)質(zhì)量和水平
（一）加強檔案管理的制度化
、規(guī)范化建設(shè)實施由檔案館(室)集中統(tǒng)一管理，學(xué)校各個管理職能部門專人負(fù)責(zé)的檔案兩級管理體制，從源頭加強檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案管理工作采取人員崗位責(zé)任制和嚴(yán)格的考核獎懲制度。
（二）創(chuàng)新檔案管理模式
利用現(xiàn)代信息技術(shù)對舊有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理水平，最大限度地發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢，提高檔案管理效率。
（三）引入市場化管理機制
在市場經(jīng)濟條件下，任何事物的存在和發(fā)展都要看其是否符合市場的需要，只有以市場為導(dǎo)向，才能獲得最大的發(fā)展動力。檔案管理工作也應(yīng)該考慮廣大師生的實際需求，更具其需要構(gòu)建自己的服務(wù)平臺，通過一定的收費既可以擴大部門收入來源，又能夠提升軟硬件水平進(jìn)而為廣大師生提供更好的服務(wù)，同時還應(yīng)該加強服務(wù)管理機制的建立，不斷獲得反饋意見，及時的整改，提升部門工作服務(wù)質(zhì)量。
三、加強隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員的專業(yè)技能和素質(zhì)
在信息化的快速發(fā)展格局下，計算機和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，工作人員要緊緊契合這一時展機遇，積極的掌握新技術(shù)，培養(yǎng)新技能，接受新思想，加強自己的專業(yè)能力建設(shè)，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，切實提高檔案管理工作的水平。首先，要確立人才意識?，F(xiàn)代社會對人才的重視程度不斷增加“，以人為本”的理念正在逐步確立，從現(xiàn)實情況來看，人才對于工作的持續(xù)穩(wěn)定開展具有重要的推動作用。人才并不是憑空產(chǎn)生的，需要自我的不斷努力和大量的工作經(jīng)驗累積才能造就?；诖?，高職院校應(yīng)該對現(xiàn)有的工作人員提供定期培訓(xùn)的機會，并鼓勵他們加強自己的繼續(xù)教育，提升其知識能力，加強對新技術(shù)的理解和掌握能力，從而建立起一支專業(yè)基礎(chǔ)扎實，技能素質(zhì)過硬，責(zé)任感強的人才隊伍。其次，要嘗試建立人才的競爭和激勵機制，引導(dǎo)從業(yè)人員不斷積極進(jìn)取。優(yōu)秀的競爭機制的引入，可以極大的激發(fā)人迸發(fā)自己的工作熱情，對于個人的提升和整體工作水平的提高都具有很大的促進(jìn)作用。國內(nèi)外已經(jīng)有無數(shù)的企事業(yè)單位在這方面取得了成功，本文認(rèn)為，高職院校的檔案管理工作也應(yīng)該引入競爭激勵機制，讓更多的人在工作中感受到壓力的存在，也感受到美好前景的存在，有助于改變當(dāng)前多數(shù)高職院校檔案管理中改變沉悶守舊的工作作風(fēng)。另外，可以嘗試建立動態(tài)化的用人機制，實行優(yōu)秀人才走進(jìn)來，無能低素質(zhì)之人請出去的辦法，保障檔案管理隊伍的優(yōu)質(zhì)性。再次，引導(dǎo)檔案管理工作人員及時的了解國內(nèi)外先進(jìn)行業(yè)動態(tài)，多與其他兄弟單位進(jìn)行交流與合作，既能引進(jìn)來，又能走出去，實現(xiàn)良好的交流互動，有助于培養(yǎng)對新技術(shù)、新信息的了解和掌握。檔案管理人員也要及時的適應(yīng)新要求所帶來的挑戰(zhàn)，通過新理論、新技能的學(xué)習(xí)實現(xiàn)自己全面素質(zhì)的提高。
四、結(jié)語
一、原始記錄性
吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。
應(yīng)該說，這一認(rèn)識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認(rèn)識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性。”②
筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。”③當(dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢姡瑯邮窃加涗?，并不影響我們對檔案與圖書、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。
也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性?！豹菟裕募c檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。
二、客觀記錄的歸檔保存性
查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案。”⑦這一認(rèn)識似乎是正確的，因為檔案保管機構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對于檔案保管機構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案。”⑧因而將客觀記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。
三、信息性
隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。
當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢?，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對檔案信息的認(rèn)識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的。”⑾
應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。
四、非現(xiàn)行性
傅榮校同志認(rèn)為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹歇?/p>
很顯然，這一認(rèn)識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性?！雹血?/p>
筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識是不符合我國的實際的。因為國外的現(xiàn)行文件是指“一個機關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件?！雹佣覈话阏J(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機關(guān)單位的檔案保管機構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的。”⒃筆者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬
性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。
綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。
注釋：
①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁。
②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報知識》1994年第2期。
④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。
⑤韓玉梅主編《外國現(xiàn)代檔案管理教程》，中國人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁。
⑥劉智勇《我國現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。
⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。
⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。
⑿⒀傅榮?！段募芷诶碚撗芯?之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。
1臨汾市水利局檔案管理現(xiàn)狀
臨汾市水利局水利檔案管理走在全省前列。多年來，臨汾市水利局高度重視檔案管理工作，不斷改進(jìn)工作條件，提高管理水平，被評定為山西省機關(guān)檔案工作目標(biāo)管理一級單位。在加快法治水利建設(shè)中推進(jìn)執(zhí)法檔案管理。推進(jìn)法治水利建設(shè)，探索出“一覆蓋，兩推進(jìn)，三加強”工作經(jīng)驗，被臨汾市委在全市推廣。實施普法全覆蓋，匯編了包括《檔案法》在內(nèi)的200多萬字的《法律法規(guī)選編》，在全市第一家實現(xiàn)了法規(guī)制度的全覆蓋；強化執(zhí)法基礎(chǔ)能力建設(shè)，增購配備了檔案柜、錄像機等執(zhí)法辦公、記錄設(shè)備；初步建立起水利法治的領(lǐng)導(dǎo)、工作管理體系。這些努力，為水政執(zhí)法檔案管理，奠定了良好的基礎(chǔ)，改進(jìn)了執(zhí)法檔案管理工作環(huán)境。又啟動了推行執(zhí)法三項制度工作，將為全面推進(jìn)執(zhí)法檔案管理創(chuàng)造了新的契機。面對新形勢新要求，臨汾水政執(zhí)法檔案管理目前還存在許多不足和問題。一方面，執(zhí)法檔案制度不完善，管理不規(guī)范，管理手段落后，思想觀念跟不上；另一方面是其他執(zhí)法工作的掣肘，如執(zhí)法文書格式不統(tǒng)一，記錄不及時、不全面，歸檔不及時，執(zhí)法體制不順，執(zhí)法分散，市縣執(zhí)法專職編制偏少，過度分散執(zhí)法等。
2加強水利法治檔案管理的對策
2.1加強黨的領(lǐng)導(dǎo)、管理體系和隊伍建設(shè)。黨的領(lǐng)導(dǎo)是執(zhí)法檔案管理的根本保障，機構(gòu)組織是基礎(chǔ)平臺，隊伍是關(guān)鍵，三者都是具有決定意義的重大因素。要以法定形式，在執(zhí)法隊伍中設(shè)立適度比例的專職執(zhí)法檔案管理崗位，同時要加大力度，加強法治和執(zhí)法檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面大幅度提高執(zhí)法檔案隊伍素質(zhì)。2.2完善制度，深化依法治檔。完善制度，實施普法全覆蓋。匯編檔案法律法規(guī)，完善市級水利執(zhí)法檔案管理制度，把執(zhí)法檔案工作全部納入法治軌道。把檔案法規(guī)的普法納入《水利普法規(guī)劃》及《“誰執(zhí)法誰普法”普法責(zé)任制》中，全面推進(jìn)檔案管理普法全覆蓋，進(jìn)一步增強依法治檔意識，為推進(jìn)法治檔案筑起強有力的文化支撐。加大制度執(zhí)行力，提高依法治檔水平。把執(zhí)法檔案管理納入法治建設(shè)績效考核內(nèi)容，加大力度推進(jìn)執(zhí)法檔案管理的法治化管理水平，使之走上良性發(fā)展軌道。2.3改進(jìn)和創(chuàng)新管理方式，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。加強對執(zhí)法檔案的集中統(tǒng)一管理。按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對執(zhí)法檔案實行集中統(tǒng)一管理，達(dá)到五個統(tǒng)一，即“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類編號和集中統(tǒng)一保管”。積極推進(jìn)執(zhí)法“文檔一體化”管理。把執(zhí)法文書工作和檔案工作有效地結(jié)合起來，有效實現(xiàn)文書運轉(zhuǎn)高效率和檔案管理高質(zhì)量，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案工作擺脫繁瑣的立卷任務(wù)。深化和提升執(zhí)法檔案電子信息化管理。檔案電子化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效手段，對于提高檔案利用率，提高檔案信息的時效性，拓寬服務(wù)范圍都有不可替代的作用。結(jié)合文檔一體化，積極推行執(zhí)法文書和執(zhí)法卷宗電子化。建立執(zhí)法檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加強系統(tǒng)互聯(lián)互通和資源共享，利用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，結(jié)合辦公自動化和執(zhí)法辦案系統(tǒng)建設(shè)，探索推行即時上傳全過程音像記錄的云存儲模式，實現(xiàn)執(zhí)法全過程同步網(wǎng)絡(luò)管理，提高行政執(zhí)法記錄和檔案管理的信息化水平。
3加快推行執(zhí)法“三項制度”，促進(jìn)執(zhí)法檔案管理
目前各地積極推行的“行政執(zhí)法公示、全過程記錄、重大執(zhí)法決定法制審核”三項制度，要求對執(zhí)法“六大行為”和全過程進(jìn)行規(guī)范化記錄和歸檔，實行全過程留痕和可回溯管理，使執(zhí)法的開放度、社會化程度陡增，監(jiān)督空前強化。將使執(zhí)法資料信息井噴式增加，為執(zhí)法檔案管理開辟更廣闊的空間，提供更好的環(huán)境。抓住機遇，認(rèn)真推行執(zhí)法三項制度，必定會把執(zhí)法檔案管理推上一個更高的臺階。行政執(zhí)法案卷，是在執(zhí)法活動中形成，并經(jīng)依法歸檔的案卷檔案。對行政執(zhí)法案卷進(jìn)行評查、檢查、評議和監(jiān)督，是提高執(zhí)法檔案管理水平的重要手段和有力杠桿。加大力度認(rèn)真開展執(zhí)法案卷評查，能不斷地從執(zhí)法案卷中發(fā)現(xiàn)執(zhí)法和檔案工作存在的問題，既提升了執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理，也促進(jìn)了執(zhí)法整體工作的管理水平。
4搞好執(zhí)法檔案的開發(fā)利用，促進(jìn)檔案管理
案件材料實行檔案管理人員（書記員可以兼任）立卷制度，做到誰承辦，誰立卷，案結(jié)卷成。案件承辦人員在結(jié)案后15天內(nèi)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查案件的全部材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)文件材料不齊備應(yīng)當(dāng)及時補齊或補救，并去掉與該案無關(guān)的材料，再行排列整理。歸檔的專利行政執(zhí)法文件材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)批示的除外），重份的材料應(yīng)當(dāng)剔除。多余的調(diào)解書、處理決定書、撤銷案件通知書，為備日后查考，可以保留3份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
2專利執(zhí)法案件的立卷整理
執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)使用A4紙，雙面打印，縱向使用。執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)加蓋管理專利工作的部門騎縫章。對專利執(zhí)法案件材料的歸納立卷整理。專利執(zhí)法案件的立卷原則是真實原則，即收集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是執(zhí)法過程中產(chǎn)生的原始文件，獨立原則，即每一個案件應(yīng)當(dāng)建立一份獨立的案卷。專利行政執(zhí)法案件立卷的形式是對收集的的執(zhí)法案件材料必須完整，準(zhǔn)確，保證相互關(guān)聯(lián)，全面客觀地反映專利行政執(zhí)法工作的全過程。專利執(zhí)法案件材料必須用A4規(guī)格紙張，或折疊為A4規(guī)格大小。專利行政執(zhí)法案件的案卷包括：案卷夾、卷宗封面、卷內(nèi)目錄、案卷夾內(nèi)的各種文件。
3專利執(zhí)法案卷的移交案件
自立案之日起6個月內(nèi)由案件承辦人員向案件檔案管理員移交。專利行政執(zhí)法的文件材料，按年度、一案一號的原則，單獨立卷，每個案件從立案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、函電等一律使用立案時編定的案號。案件移交前，案件檔案管理人員應(yīng)當(dāng)逐卷清點，檢查案卷質(zhì)量，對不符合規(guī)定要求的案卷應(yīng)當(dāng)及時地采取措施予以補救。案件檔案管理人員確認(rèn)移交案卷符合要求后，交接雙方要在案卷移交清單上簽字。
4專利執(zhí)法案件的檔案管理
4.1專利執(zhí)法案件的報送管理專利
工作的部門要建立及時、準(zhǔn)確、全面、有效的專利執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)報送制度，明確責(zé)任人和聯(lián)系人，責(zé)任人負(fù)責(zé)對執(zhí)法數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，聯(lián)系人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)報送工作，由報送單位負(fù)責(zé)對報送的案件數(shù)據(jù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。國家知識產(chǎn)權(quán)局對專利執(zhí)法數(shù)據(jù)報送情況按年度進(jìn)行檢查，有關(guān)報送和工作情況，做為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標(biāo)之一。管理專利工作的部門在報送專利糾紛調(diào)處案件或假冒專利案件查處時，應(yīng)當(dāng)同時報送相應(yīng)的立案表或結(jié)案表。對重大專利案件報送管理時，必要時還應(yīng)當(dāng)報送調(diào)解書、處理決定書、行政處罰書、案件涉及的主要書面證據(jù)等有關(guān)材料（復(fù)印件）。市級管理專利工作的部門在每月15日前將上月本單位專利執(zhí)法案件報至所屬的各省級管理專利工作的部門，省級管理專利工作部門在每月20日之前將上月本轄區(qū)內(nèi)的專利執(zhí)法數(shù)據(jù)整理上報至國家知識產(chǎn)權(quán)局，對重大專利案件報告的時間要求，按相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。執(zhí)法數(shù)據(jù)包括紙件和電子文檔各一份，紙件通過郵寄方式上報，電子文檔發(fā)送至國家知識產(chǎn)權(quán)局指定的電子郵箱。
4.2專利執(zhí)法案件的備案管理專利
執(zhí)法案件報告?zhèn)浒?，必須堅持真實、全面、高效的原則。重大專利執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)自結(jié)案之日起1周內(nèi)，也可以在辦案過程中，由承辦案件的管理專利工作的部門報告國家知識產(chǎn)權(quán)局，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應(yīng)當(dāng)同時向省級管理專利工作的部門報告。對關(guān)系到國家經(jīng)濟安全與人身安全的特別重大的專利案件，辦案機關(guān)應(yīng)當(dāng)在立案前或立案之日起1周內(nèi)向國家知識產(chǎn)權(quán)局報告，承辦單位是市（地、州）級管理專利工作的部門的還應(yīng)當(dāng)同時向省級管理專利工作的部門報告。重大專利執(zhí)法案件調(diào)處或查處后，當(dāng)事人不服，管理專利工作的部門決定，向當(dāng)?shù)胤ㄔ禾嵩A的，或管理專利工作的部門請求人民法院強制執(zhí)行。管理專利工作的部門應(yīng)當(dāng)訴訟結(jié)束或執(zhí)行情況報告國家知識產(chǎn)權(quán)局。國家知識產(chǎn)權(quán)局負(fù)責(zé)具體的報告接收、備案及相應(yīng)的管理、協(xié)調(diào)工作。地方管理專利工作的部門可以查閱案件材料，了解備案情況。國家知識產(chǎn)權(quán)局對報告?zhèn)浒傅闹卮髮＠讣牧蠈嵭幸?guī)范管理，按年度進(jìn)行綜合分析，并通告地方管理專利工作的部門和國務(wù)院有關(guān)部門。國家知識產(chǎn)權(quán)局對重大專利案件報告情況按年度進(jìn)行檢查，有關(guān)報案和工作情況，作為評價地方管理專利工作的部門工作成績的重要指標(biāo)之一。專利管理部門要按照轉(zhuǎn)換政府職能、強化事中事后監(jiān)管要求，加強對基層工作的指導(dǎo)檢查。將資源向執(zhí)法一線傾斜，配備必要的交通工具和執(zhí)法宣傳手冊。在市民中開展侵權(quán)、假冒專利案件的宣傳教育并發(fā)放宣傳手冊，讓廣大市民深刻了解專利執(zhí)法案件的相關(guān)知識。更好的維護(hù)了市場的經(jīng)濟秩序、保護(hù)了消費者的權(quán)益。專利管理部門應(yīng)當(dāng)建立專利保護(hù)和維權(quán)援助制度，為專利權(quán)人提供及時、有效的求助渠道，并發(fā)揮行業(yè)協(xié)會、專利服務(wù)機構(gòu)的作用。指導(dǎo)專利維權(quán)機構(gòu)開展相關(guān)活動。專利管理部門應(yīng)當(dāng)建立專利信息公共服務(wù)平臺，建立支柱產(chǎn)業(yè)和重點技術(shù)領(lǐng)域的專利信息數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)專利信息的傳播、開發(fā)和利用。專利管理部門應(yīng)當(dāng)監(jiān)測本地區(qū)重點行業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè)和重點技術(shù)領(lǐng)域的國內(nèi)外專利狀況，建立專利預(yù)警通報制度，指導(dǎo)有關(guān)行政部門和行業(yè)協(xié)會、企業(yè)建立專利預(yù)警與應(yīng)急機制。發(fā)展改革、經(jīng)濟和信息化、科學(xué)技術(shù)等行政部門應(yīng)當(dāng)將擁有專利的質(zhì)量和數(shù)量，作為財政資金支持和研究開發(fā)、技術(shù)改造、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)化等項目立項和審批的重要條件，作為工程研究中心、工程技術(shù)中心、企業(yè)技術(shù)中心、重點實驗室、工程實驗室等認(rèn)定和考核的指標(biāo)。
5總結(jié)
轉(zhuǎn)變觀念，主動服務(wù)
只有思想解放，觀念轉(zhuǎn)變，將“服務(wù)”作為立館的根本，放在最重要位置，不斷進(jìn)行服務(wù)領(lǐng)域拓展，改變服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，增加專業(yè)性，對接市場，城建檔案工作才可以不斷地做大做強。一是城建檔案工作需要為城市的規(guī)劃、建設(shè)以及管理主動提供大量的依據(jù)、咨詢和決策信息。二是主動介入圍繞城市進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)的業(yè)務(wù)，將館內(nèi)的藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化基礎(chǔ)管理工作，積極提供各種形式服務(wù)工作。三是將現(xiàn)存館藏的城建檔案聲像及信息等資料通過城各種陳列開放活動，積極宣傳城市的規(guī)劃建設(shè)和管理成就，為社會提供廣泛地利用服務(wù)。拓寬服務(wù)的范圍，并改變服務(wù)方式。一是充分整合檔案資源信息，建立城建檔案的信息管理系統(tǒng)，增加檔案利用效益及水平。二要深層次挖掘城建檔案所蘊藏的各類信息，開展各類信息數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計工作，對城鄉(xiāng)建設(shè)工作提供各類基礎(chǔ)信息，三要是建立網(wǎng)站，加強城建檔案館和社會溝通的能力，使大眾能方便地獲知城建檔案工作的信息資源，把服務(wù)作為工作出發(fā)點進(jìn)行開展，這才是城建檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展之路。
加強基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)建設(shè)，提高城建檔案館的整體管理水平
要不斷增強館藏建設(shè)。檔案是一個檔案館的根本，所以進(jìn)一步增加館藏依舊是今后很長一時間的工作重點，在重視各類工程竣工時的檔案收集同時，也要進(jìn)一步地加大收集規(guī)劃編制和建設(shè)系統(tǒng)過程的檔案資料，例如市政設(shè)施、土地房產(chǎn)、人防、管線、防洪等各種重點防護(hù)工程的資料和應(yīng)對突發(fā)事件所急需的檔案資料收集，而且要將這些保障性的措施和城建檔案工作的法制建設(shè)職能及其體系的建立進(jìn)行一并考慮，使其能夠統(tǒng)一規(guī)劃和解決。進(jìn)行城建檔案工作的人員要主動積極地開展工作，運用各類宣傳工作，使得有關(guān)單位積極將向我們進(jìn)行檔案報送。做好城建檔案的現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)工作，能充分應(yīng)用城建相關(guān)專業(yè)的學(xué)科知識。對城建檔案的工作者來說必須要求其既要懂城建檔案的管理知識，也要有能力進(jìn)行實地操作，而且了解工程建設(shè)知識，是一種復(fù)合型交叉類人才。這就需要我們的城建檔案管理部門及檔案管理的工作人員盡快地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求，不斷進(jìn)行知識更新，掌握現(xiàn)代化的管理知識和專業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)方法。所以，在城建檔案的培訓(xùn)工作當(dāng)中，對城建檔案的業(yè)務(wù)人員需加大新知識理論應(yīng)用、新技術(shù)設(shè)備和新方法的培養(yǎng)以及城建檔案管理的信息化知識運用建設(shè)培訓(xùn)。增強業(yè)務(wù)人員對現(xiàn)代化知識技術(shù)的掌握運用，不斷提高整體隊伍的知識水平及業(yè)務(wù)能力，增強人員的政治思想教育和職業(yè)道德素質(zhì)，樹立勤奮工作、無私奉獻(xiàn)、合作團(tuán)結(jié)、積極進(jìn)取的精神狀態(tài)風(fēng)貌。
推進(jìn)城建建設(shè)信息化，加大收集管理地下管線和重要工程
積極推進(jìn)城市建設(shè)的信息化管理，力爭將城建檔案館設(shè)置為城市的建設(shè)信息中心。城建檔案信息的資源管理是一個城市所有建設(shè)中最為集中、全面和豐富實用的信息寶庫，經(jīng)過一個很長時間的積累和發(fā)展才可以形成一定規(guī)模。檔案館要充分發(fā)揮自身資源信息、技術(shù)人員優(yōu)勢，開展創(chuàng)造性工作。加強地下管線的檔案信息收集與管理，努力將城建檔案館建設(shè)成地下管線檔案信息管理中心。加強各種城市地下管線的檔案管理，作為城建檔案館重要內(nèi)容。加強兩個方面工作：一加強管線檔案管理機制建設(shè)，將各種管線的建設(shè)檔案信息都收集進(jìn)館；二加強管線的檔案信息管理，使管線檔案信息力爭得到最充足開發(fā)利用。大力加強對城市建設(shè)中重要工程、重要數(shù)據(jù)的收集，將城建檔案館建設(shè)成為城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)備份中心。城建檔案部門應(yīng)做好三個方面的工作：一是做好重要工程檔案的收集管理，包括重點建筑、管線、人防、防洪、軍事等工程的檔案收集管理。在集中管理的前提下盡可能實現(xiàn)數(shù)字化，特別是對結(jié)構(gòu)、消防、能源供給、給排水及各種流向等內(nèi)容進(jìn)行高效數(shù)字化管理，確保緊急狀態(tài)下能夠及時提供使用；二是加強與政府公共安全和應(yīng)對突發(fā)事件機構(gòu)的合作，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)安全保密規(guī)定，做好重點檔案備份安全保管工作，建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制都和受損恢復(fù)機制；三是加強對重點工程檔案的研究分析，提高重要工程檔案研究利用能力和水平，培養(yǎng)相關(guān)高素質(zhì)專業(yè)人才，為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。
（一）管理動機指標(biāo)的趨近
檔案管理單位為了竭盡全力迎合社會綜合發(fā)展需求，其決定聯(lián)合知識管理核心價值進(jìn)行企業(yè)市場競爭實力的完善，特定知識必將同步傳輸?shù)教囟ㄈ巳褐?，為了將?nèi)部決策調(diào)試到最佳狀態(tài)，檔案管理的落腳點識別工作將全面遵照知識細(xì)節(jié)銜接特征做好相關(guān)掌控。兩者日常學(xué)習(xí)生活中都會給予用戶知識服務(wù)，要知道文件與知識管理存在多方面交織跡象，只有經(jīng)過精細(xì)化篩選控制才可確保單位成員獲得有關(guān)信息。檔案管理可說是高度停駐在知識服務(wù)頂點，在促進(jìn)共享能效上與科學(xué)教育機制廣泛交接，具體的差異效應(yīng)不過是廣度、深度的異質(zhì)結(jié)果。
（二）管理流程的趨同
我國檔案管理工作長期以來圍繞基礎(chǔ)資料接收、整合、科學(xué)鑒定、長效保管與重編服務(wù)等流程進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，力爭發(fā)揮文件的集成管制特征。知識管理則主張將創(chuàng)新機理內(nèi)涵實施科學(xué)存儲與整理，對象歸屬方向上沒有精準(zhǔn)設(shè)定，強調(diào)集中化存儲，確保彼此銜接秩序化特征，真正為后期人員利用開拓廣泛引用價值，并且深度開發(fā)中仍舊會產(chǎn)生新文件格式類別，這無疑是開啟后期創(chuàng)新知識延展力度的最佳手段。
（三）技術(shù)應(yīng)用形態(tài)一致
透過數(shù)字化文件格式與檔案流轉(zhuǎn)功能鑒別，有關(guān)計算機操作背景下的資料接收、傳遞與保管活動都不可從中脫離而獨自運行。知識管理可說是信息高度發(fā)展的核心產(chǎn)物類別，其中網(wǎng)絡(luò)通訊活動廣泛交織，檔案、管理必須全面掌控數(shù)據(jù)庫整編、檢索媒介、門戶系統(tǒng)以及信息安全推送要訣。由此便可清晰判定，無論是檔案或是知識管理都是借助現(xiàn)代信息技術(shù)予以統(tǒng)一掌控操作的。
二、檔案、知識管理行為的差異效果解析
利用管理界面認(rèn)知，檔案管理活動歸屬于專業(yè)技術(shù)項目行列；而知識管理則借助管理模式與創(chuàng)新價值理念進(jìn)行人民思想結(jié)構(gòu)完善，同時延展更高等級管理體系以及方法論渠道。實質(zhì)上檔案處置需要明確載體格式；知識管理明確將側(cè)重點向基礎(chǔ)信息角度偏移，其將檔案結(jié)構(gòu)顯性要點梳理，并向圖書館員工大腦內(nèi)部隱形架構(gòu)灌輸，確保日后多元材料規(guī)劃與日常服務(wù)的實效價值。綜合來講，檔案管理始終注重維護(hù)材料的真實性和可靠價值，力求穩(wěn)定程序、制度的規(guī)范化特征，希望各類人員充分發(fā)揮創(chuàng)新思維效應(yīng)，促使政策良好定義結(jié)果；知識管理在管理體系上一向?qū)捤商幹?，希望發(fā)揮內(nèi)部情報傳播功效，力求服務(wù)大眾，督促其掌握更多實用情報，杜絕認(rèn)知混亂結(jié)果的滋生，偏偏這種不受約束特征會相應(yīng)造成對傳統(tǒng)組織格式輔助功效的忽視結(jié)果，這點應(yīng)當(dāng)引起現(xiàn)場規(guī)劃人員的強效關(guān)注。
三、檔案與知識管理銜接特征細(xì)節(jié)補充
（一）知識管理能夠有效拓寬檔案管理整體認(rèn)知功效
首先，知識管理能夠盡量延展檔案規(guī)范空間，過往企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案搜集、整編強調(diào)與情報文件的區(qū)分，經(jīng)常會對一些圖書資料排除職責(zé)界定范圍，基本與現(xiàn)實服務(wù)方向偏離，企業(yè)存在價值長期受到質(zhì)疑，這對于其今后長遠(yuǎn)綜合化發(fā)展勢必造成重大創(chuàng)傷。知識管理需要將各類文件進(jìn)行多重載體形態(tài)的劃分，做好日常知識細(xì)節(jié)集成工作，力求借此開創(chuàng)相對完善的資源架構(gòu)體系，其充分注重企業(yè)在不同生產(chǎn)流程下的共享、應(yīng)用的知識要素，希望企業(yè)價值創(chuàng)造能效就此得到有機彰顯。長期堅持此類策略，檔案管理也會順勢被自然納入到一個較為寬闊的領(lǐng)域之中，期間先進(jìn)組織戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)活動充分融合，為企業(yè)秩序創(chuàng)新調(diào)整提供不少協(xié)調(diào)經(jīng)驗。其次，知識管理進(jìn)一步提升檔案規(guī)劃工作的基礎(chǔ)價值地位。過往企業(yè)內(nèi)部檔案管理經(jīng)常忽視綜合利用價值的呈現(xiàn)特征，基本就是利用廣泛借閱、復(fù)印等落后手段實施淺層服務(wù)，這對于各類用戶即時性補充需求難以深度滿足，致使企業(yè)各類生產(chǎn)、管理活動嚴(yán)重脫節(jié)，生產(chǎn)動力自然飽受限制。由此，知識管理活動開始主動開辟先進(jìn)技術(shù)實用格局，根據(jù)智能化、人性化手段提供給用戶更加深層的知識服務(wù)成果，爭取將企業(yè)核心競爭實力彰顯完全。這部分管理活動可說是有效強化了知識開發(fā)潛質(zhì)，令文件管理人員全面理解知識規(guī)劃專家輔助意見，加快檔案開發(fā)利用效率，日漸提升內(nèi)部統(tǒng)一管制能效與機構(gòu)存在地位。
（二）檔案管理進(jìn)一步為知識管理提供疏通機遇與適應(yīng)空間
第一，檔案管理可以將創(chuàng)新知識挖掘、交流工作進(jìn)一步協(xié)調(diào)。創(chuàng)新知識傳播主要借助語言、書面交流形式拓展。其中前者秉承隨意、簡潔特征，希望透過單一話題挖掘更多知識創(chuàng)新經(jīng)驗，但是由于內(nèi)部時間、空間限制效應(yīng)影響，信息知識傳播范圍不大，并且經(jīng)過多重層次交接之后，難免滋生損耗或失真效應(yīng)；另外，語言交流過程中會同步滋生相對應(yīng)的書面記錄結(jié)果，組織階段沉淀、記憶能效付諸東流。書面交流由于程序規(guī)范力度加劇，涉及單一問題的討論上難以即時開展，并且會對員工創(chuàng)新思維產(chǎn)生一定的約束。但是，透過現(xiàn)代信息技術(shù)便可將一系列時間、空間限制效應(yīng)清除，有效遏制信息傳輸過程中的失真反應(yīng)。由此可見，電子文件已經(jīng)成為先進(jìn)知識傳輸、共享的必要媒介，相對地提升文件流轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)知識的高度傳播與交流能度。
第二，檔案管理可以進(jìn)一步穩(wěn)固創(chuàng)新知識的挖掘、理解程度。檔案管理長期以來秉承來源最高識別原則，過往定義標(biāo)準(zhǔn)為文件的形成主體，而目前由于電子信息技術(shù)廣泛交織，這類定義結(jié)果已經(jīng)朝向鮮活動機指標(biāo)過渡轉(zhuǎn)移。其實就是強調(diào)文件需要運用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及明確銜接結(jié)構(gòu)予以調(diào)試，此類信息了解與管理程序是否合理將直接決定電子文件的高度延展價值。上述強調(diào)的背景知識原理可以有效促進(jìn)創(chuàng)新知識原理的銜接進(jìn)度，適當(dāng)方便工作人員盡快掌握知識應(yīng)用拓展依據(jù)。具體來講，文件管理工作者可以使知識管理者對信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解。
第三，檔案管理可以為知識產(chǎn)權(quán)維護(hù)做足補充貢獻(xiàn)。企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內(nèi)容。文件、檔案真實地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。
四、結(jié)語
1.1各種檢查、評估工作導(dǎo)致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職學(xué)校教育重視程度的不斷提高，中職學(xué)校在不斷提高辦學(xué)規(guī)模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職學(xué)校精心準(zhǔn)備相關(guān)的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據(jù)評估內(nèi)容的不同要求中職學(xué)校準(zhǔn)備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學(xué)校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進(jìn)行重復(fù)的整理與分類，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作停滯不前。
1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學(xué)校的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會導(dǎo)致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學(xué)校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時也會增加學(xué)校的管理運行負(fù)擔(dān)，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學(xué)校建設(shè)相應(yīng)的檔案室，還要消耗學(xué)校大量的紙張等辦公用品。
1.3檔案資料的收集不完整?；谥新殞W(xué)校廣大教育者對檔案工作的認(rèn)識程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時中職學(xué)校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學(xué)校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對學(xué)校負(fù)面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報道的信息。
2新時期完善中職學(xué)校檔案管理工作的具體對策
基于新時期中職學(xué)校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過實現(xiàn)檔案的信息化提高中職學(xué)校檔案管理工作的水平。
2.1加強檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過計算機技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計算機中，通過實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現(xiàn)電子化就可以避免因為受潮等導(dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實現(xiàn)照片的信息化主要通過計算機掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。
2.2加大投入，提高硬件設(shè)施。中職學(xué)校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職學(xué)校要加強對學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館(室)的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。
2.3增強檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職學(xué)校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進(jìn)一批懂計算機信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽教師，定期對現(xiàn)有教師進(jìn)行培訓(xùn)。
2.4加強檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專門的檔案管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應(yīng)堅持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。
3結(jié)束語