時(shí)間：2023-07-05 16:22:03
導(dǎo)語：在各部門檔案管理的撰寫旅程中，學(xué)習(xí)并吸收他人佳作的精髓是一條寶貴的路徑，好期刊匯集了九篇優(yōu)秀范文，愿這些內(nèi)容能夠啟發(fā)您的創(chuàng)作靈感，引領(lǐng)您探索更多的創(chuàng)作可能。
一、檔案管理的重要性
規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
隨著經(jīng)濟(jì)的快速增長。農(nóng)場(chǎng)的制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映企業(yè)建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為農(nóng)場(chǎng)各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的市場(chǎng)競爭力、推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志。
二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性
盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
首先，要熟悉、掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識(shí)，針對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目：其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開發(fā)檔案信息資源。目前，農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作存在的問題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展并未形成制度，這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納人部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。企業(yè)檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟須拓展、開發(fā)的檔案資源。
再比如，建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書、科技、專門檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。遵照國家有關(guān)部門對(duì)企業(yè)的管理規(guī)定，財(cái)務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理是絕對(duì)機(jī)密的。所以這部分檔案以分散保存的形式保管。在結(jié)合農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段。盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)。在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷，而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作。又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企業(yè)的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能。三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題。完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度
檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
一、主要成效
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后，投入30余萬元，對(duì)檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：
一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對(duì)檔案工作的順利開展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：
（一） 要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。
勇于創(chuàng)新，勇挑重?fù)?dān) 李福君同志不僅業(yè)務(wù)嫻熟，經(jīng)驗(yàn)豐富，而且善于思考，勇挑重?fù)?dān)，創(chuàng)新意識(shí)強(qiáng)，開拓性地開展了多項(xiàng)工作，取得了突出的業(yè)績。
2000年底，她參與了國家檔案局“區(qū)縣政府機(jī)關(guān)文件中心的規(guī)劃與研究”課題研究。作為課題組主要成員，在科研實(shí)踐中，她提出簡化檔案整理等建設(shè)性意見，并獨(dú)立完成了課題工作報(bào)告和研究報(bào)告初稿的撰寫。該課題突破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，使機(jī)關(guān)文檔一體化和電子文件的全程管理成為現(xiàn)實(shí)，為優(yōu)化國家綜合檔案館館藏奠定了良好的基礎(chǔ) 。
2006年，她又參與了宣武區(qū)檔案館《文檔管理中心檔案數(shù)字化對(duì)象篩選研究》的課題。她組織課題組成員數(shù)十次對(duì)43個(gè)部門文檔的掃描范圍進(jìn)行逐條篩選確認(rèn)，最終完成了機(jī)關(guān)各部門檔案數(shù)字化掃描范圍的修訂，在全市各區(qū)縣率先制定了《機(jī)關(guān)各部門檔案數(shù)字化掃描范圍》。檔案數(shù)字化對(duì)象篩選的研究，減少了資源的浪費(fèi)，為優(yōu)化檔案數(shù)字化工作模式進(jìn)行了有益的嘗試，具有增效節(jié)能的現(xiàn)實(shí)意義。
在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，她提出了著錄與文件同步形成等工作方法，簡化了文件著錄的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理效率。在政府“OA”辦公系統(tǒng)制作過程中，她從實(shí)際出發(fā)，提出了功能需求，保證了電子文件的生成和管理質(zhì)量。
愛崗敬業(yè)，身先士卒 已接近退休年齡的李福君身體并不好，患有冠心病、風(fēng)濕性關(guān)節(jié)炎、頸椎病等多種病癥，在科室里年紀(jì)最大，資格最老，卻依然堅(jiān)持工作在最前線。2011年5月至8月，西城區(qū)迎接全國文明城區(qū)復(fù)檢工作到了攻堅(jiān)階段，文明辦創(chuàng)建文明城區(qū)材料組急需檔案專業(yè)人員幫忙，李福君主動(dòng)請(qǐng)纓借調(diào)到材料組工作。面對(duì)時(shí)間緊、任務(wù)重的迎檢工作，她依然克服個(gè)人困難，加班加點(diǎn)。在頸椎病復(fù)發(fā)后，她打完點(diǎn)滴堅(jiān)持到崗帶病工作，發(fā)揮專業(yè)特長，保質(zhì)保量地完成了檔案材料的收集、審核、整理、編目及綜合材料的擬寫工作。
與時(shí)俱進(jìn)，碩果累累 勤于學(xué)習(xí)強(qiáng)素質(zhì)，工作學(xué)習(xí)兩不誤。多年來，李福君對(duì)工作嚴(yán)格要求，對(duì)學(xué)習(xí)也毫不放松，堅(jiān)持在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作。她常說：“當(dāng)今時(shí)代我有危機(jī)感，學(xué)習(xí)是補(bǔ)救的最好方法，堅(jiān)持學(xué)習(xí)，才能做到與時(shí)俱進(jìn)，不然，很快就會(huì)被社會(huì)淘汰。”多年來，她堅(jiān)持理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，關(guān)注專業(yè)領(lǐng)域的熱點(diǎn)，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，撰寫論文十余篇，多篇在《中國檔案》、《北京檔案》等雜志發(fā)表并獲獎(jiǎng)。
一、合并高校檔案管理中存在的問題及原因
1并校期間文書立卷、歸檔的問題
合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證，基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動(dòng)，工作狀態(tài)不穩(wěn)定，一些正常的工作不能按常規(guī)辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重，無處尋找，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無制約措施；三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。
2檔案的集中管理問題
按照規(guī)定，機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，以便于積極提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)。這就要求合并高校的檔案盡快集中。而實(shí)際情況是，合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠(yuǎn)有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實(shí)行分校區(qū)管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學(xué)硬件配備、科研資金扶持、學(xué)生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點(diǎn)，此時(shí)更不易擺上領(lǐng)導(dǎo)案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質(zhì)不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。
3檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題
高校合并后，機(jī)構(gòu)重新設(shè)置，人員重新劃分，原有的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發(fā)生了變化，并校前的各校經(jīng)多年努力建設(shè)的檔案網(wǎng)絡(luò)隨之解體，新的檔案網(wǎng)絡(luò)在建設(shè)中因并校后分校區(qū)辦學(xué)、管理上的分散性、兼職檔案員與檔案館（室）綜合管理人員之間聯(lián)系困難等因素，使檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在溝通欠暢等一系列實(shí)際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定未引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視等因素造成。
4檔案排序、管理重新理順問題
合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng)，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時(shí)間或早或晚，隸屬關(guān)系不一，各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅悺⒖萍碱惖姆诸惙椒?，成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī)，實(shí)行檔案機(jī)檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；……這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應(yīng)對(duì)癥下藥，采取有效的解決措施。
二、合并高校檔案管理應(yīng)把握的幾個(gè)問題
合并高校搞好檔案管理工作的關(guān)鍵是進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全并校后的檔案管理工作制度，合理配備檔案管理人員，妥善確立檔案工作目標(biāo)。
1強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理
前已述及，檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2建立健全檔案管理工作制度，依法治檔
總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項(xiàng)工作。如果現(xiàn)在不重視這個(gè)問題，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任”。因此，建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是合并高校搞好檔案工作的關(guān)鍵。在這方面，一是要用制度去規(guī)范檔案工作，如，建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)；制定《黨政檔案管理規(guī)范》、《教學(xué)檔案管理規(guī)范》、《科研檔案管理規(guī)范》等，指導(dǎo)檔案工作。二是要用制度去保障檔案工作，如，通過建立健全《綜合檔案室管理人員職責(zé)》、《兼職檔案員職責(zé)》、《檔案材料清交規(guī)定》、《損壞、丟失檔案材料處罰條例》等一系列配套管理制度，將檔案工作納入學(xué)校各部門的日常工作，確保檔案工作有序開展。
3合理配備檔案管理人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)
不言而喻，人作為檔案工作的主體，對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人，檔案工作的各個(gè)方面均無從談起。因此，建設(shè)一支忠誠事業(yè)，業(yè)務(wù)精良，結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此，首先要建設(shè)好檔案館（室）隊(duì)伍，確保一定數(shù)量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理，便于發(fā)揮整體效應(yīng)；其次要整體推進(jìn)，大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明，檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。
4確定檔案工作目標(biāo)，使檔案工作開展有的放矢
檔案管理工作較為復(fù)雜繁瑣，因此推行檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案工作的順利開展具有極為重要的意義。在實(shí)際工作中，檔案的主要工作有檔案資料的收集、歸檔、利用等，檔案資料的形成主要是在日常的零散工作中，而且在很多單位中，各部門的檔案管理是由各部門自行負(fù)責(zé)，各自為戰(zhàn)，并無統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不同部門檔案間無法形成聯(lián)系，這樣的管理模式不利于檔案工作的開展，效率較為低下，因此，為提高檔案工作效率，推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化勢(shì)在必行，而如何推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是需要重點(diǎn)考慮的問題，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)提出以下幾點(diǎn)措施：
1.建立健全科學(xué)的檔案管理制度
檔案的種類繁多，從載體方面說，有紙質(zhì)檔案、電子檔案，從形式上來說有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等，因此做好檔案管理工作需要建立在健全的、科學(xué)的檔案管理制度之上，各單位的檔案管理制度要根據(jù)自身的實(shí)際情況建立，但都要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為基本的指導(dǎo)原則。首先，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施投入，建立專門的檔案室或檔案館，將各部分的檔案全部存放在檔案室，并對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編碼，對(duì)紙質(zhì)檔案做好防火、防潮、防腐、防盜、防蟲蛀等工作，降低檔案資料的損耗，以充分延長其壽命，同時(shí)要建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)，方便檔案的檢索和使用。其次，要建立有層次的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作的決策、規(guī)劃，對(duì)檔案工作提出總體要求，并制定符合當(dāng)前情況的管理制度，監(jiān)督制度的實(shí)行情況；應(yīng)設(shè)立專門檔案管理人員對(duì)所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理人員要經(jīng)常深入各部門了解當(dāng)前的業(yè)務(wù)活動(dòng)，目的是使各部門工作過程中形成的具有一定價(jià)值的資料能夠及時(shí)立卷和歸檔，在檔案資料保存和使用過程中要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，做好對(duì)檔案資料狀態(tài)的跟蹤，防止資料丟失以及損壞。
2.做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞與檔案工作息息相關(guān)，因此要做好檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就首先要做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作，實(shí)際工作中，要提高公文的質(zhì)量，可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，保證公文用紙的質(zhì)量，一方面要保證紙張的尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，同時(shí)要符合國家相關(guān)規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)定，例如排版方式為橫排版，裝訂線在左側(cè)等；其次，對(duì)于制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)要嚴(yán)格執(zhí)行，要確定審批的公文是否有審批權(quán)限，如無則不能制發(fā)，在制發(fā)公文時(shí)要檢查公文的標(biāo)題是否有誤，主送單位與抄送單位、落款是否有誤等；再次，公文的字跡要清楚，并能夠保證持續(xù)不褪色，以利于長期保存。
3.立卷歸檔堅(jiān)持“以我為主”的原則
檔案工作推行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的過程中，文件資料的重復(fù)性以及立卷歸檔的無序性是最常見也是最大的問題，因此在立卷歸檔時(shí)要堅(jiān)持“以我為主”的原則，即歸檔的文件以本單位、本部門或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這一原則的實(shí)現(xiàn)可最大程度的保證檔案資料的利用價(jià)值最大化、檢索簡便化，可以說是給檔案工作的“瘦身”原則，將不符合立卷歸檔要求或者重復(fù)的文件進(jìn)行剔除，從而使檔案的管理更有效率。在實(shí)際工作中，“以我為主”的立卷歸檔原則實(shí)施時(shí)要注意好以下三個(gè)方面的問題：第一是為防止檔案管理的無序性和混亂，應(yīng)當(dāng)在立卷歸檔時(shí)把握好文件的時(shí)效性，即保證予以立卷歸檔的都是已經(jīng)完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，對(duì)未完成的不予歸檔；第二是為降低檔案管理工作中的信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)區(qū)分在形式和作用等方面有相似之處的文件資料；第三是要在降低文件信息冗余度的同時(shí)，最大程度地維護(hù)檔案資料完整性，在保證不混入無用文件的同時(shí)，也要防止應(yīng)立卷歸檔文件不被排除在外，造成損失。
4.電子檔案的管理規(guī)范化
隨著科技的發(fā)展，電子檔案以其占物理空間小、方便實(shí)用等特點(diǎn)受到廣泛的關(guān)注，電子檔案的應(yīng)用將是檔案發(fā)展的重要方向，很多時(shí)候，為達(dá)到檔案數(shù)字化和保險(xiǎn)的雙重目的，常是電子檔案與紙質(zhì)檔案共同存在，因此做好電子檔案的管理是推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要組成部分。電子檔案的形成一般是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理得到的電子文件，需要儲(chǔ)存到硬盤、光盤、軟盤等介質(zhì)中，這些不同種類的存儲(chǔ)設(shè)備使用年限有很大差別，同時(shí)同類存儲(chǔ)設(shè)施之間由于質(zhì)量方面存在差異，其使用壽命也不盡相同，尤其是軟盤，其使用壽命在1年到10年之間不等，因此給檔案的管理帶來困難，為使其符合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，應(yīng)當(dāng)在選擇儲(chǔ)存設(shè)備時(shí)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，防止由于質(zhì)量問題造成檔案文件的丟失和損壞，并定期對(duì)檔案文件進(jìn)行轉(zhuǎn)存，以確保檔案能夠持續(xù)保存，同時(shí)應(yīng)當(dāng)將軟盤遠(yuǎn)離電磁場(chǎng)，并做好防塵和防潮處理，并盡可能保持溫度恒定。
5.提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量
相對(duì)于電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的立卷工作受到的影響因素更多，其中案卷的裝訂質(zhì)量等問題對(duì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有較大影響，因此實(shí)際工作中要提高案卷的裝訂質(zhì)量，并結(jié)合科學(xué)的立卷方法，使之更有利于檔案的分類和檢索，有利于檔案的規(guī)范化管理。
6.加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)
聲像檔案是相對(duì)于文字檔案而言的，是將重要的具有保存價(jià)值的信息以聲音、圖像、錄像等形式保存下來的資料，隨著社會(huì)的發(fā)展，聲像檔案資料的數(shù)量也越來越多，相對(duì)于文字檔案來說，聲像檔案對(duì)于時(shí)效性的要求更高，因此必須做到形成的檔案文件及時(shí)歸檔，以免資料流失，實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)將聲像檔案從收集到歸檔、保存、使用的全過程做好統(tǒng)一管理，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)有重要保存價(jià)值的資料要及時(shí)備份等。
一、前臺(tái)接待方面
前臺(tái)接待是客服部的服務(wù)窗口，保持信息渠道暢通，監(jiān)督區(qū)域管理、調(diào)度和協(xié)調(diào)各部門工作，是前臺(tái)接待的主要職責(zé)。接待人員是展現(xiàn)公司形象的第一人，一言一行都代表著公司，是聯(lián)系小區(qū)住戶的窗口。
在工作中，我嚴(yán)格按照公司要求，工裝上崗，接待來訪人員以禮相迎，態(tài)度和藹的接聽和轉(zhuǎn)接電話，仔細(xì)認(rèn)真的處理日常事務(wù)，耐心聽取業(yè)主反映的問題、需要解決的困難，細(xì)心解答并詳細(xì)的記錄，在第一時(shí)間安排人員上門服務(wù)。每個(gè)月月末，將來電記錄匯總，上半年共接到來電68個(gè)、去電130個(gè)，業(yè)主有效投訴2宗。業(yè)主的所有咨詢來電，我們都給予滿意回復(fù)；業(yè)主的報(bào)修問題，通過我們的及時(shí)聯(lián)系，根據(jù)報(bào)修內(nèi)容的不同積極進(jìn)行派工，爭取在最短的時(shí)間內(nèi)將問題解決。同時(shí)，根據(jù)報(bào)修的完成情況及時(shí)的進(jìn)行上門回訪或電話回訪。業(yè)主的投訴，已上報(bào)有關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。
通過這些平凡的日常工作，使我的工作水平有了明顯的提高，受到了小區(qū)業(yè)主及領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)，也塑造了我們物業(yè)人的新形象。
二、檔案管理方面
檔案是在物業(yè)管理中直接形成的文件材料，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定對(duì)業(yè)主資料、各部門檔案、報(bào)修單、工作聯(lián)絡(luò)函、放行條等資料進(jìn)行較徹底的分類整理，做到目錄清晰，檢索方便，各棟住戶資料進(jìn)行盒裝化、各部門檔案進(jìn)行袋裝化管理，按期、細(xì)致的整理完成。實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，同時(shí)制定完善資料的保密制度。定期檢查檔案情況，改動(dòng)或缺少及時(shí)完善。上半年共接到各類報(bào)修共64宗，辦理放行條42張，工作聯(lián)絡(luò)函10張。
三、樣板間方面
樣板間是我們對(duì)外展示的窗口，也是樹立企業(yè)形象的平臺(tái)。每個(gè)月的月末，我都要對(duì)樣板
間的物品進(jìn)行盤點(diǎn)，將損壞的物品記錄并上報(bào)工程維修部，確保樣板間的物品完好無損。上半年樣板間共接到參觀組數(shù)70組，參觀人數(shù)共計(jì)187人。
四、各項(xiàng)費(fèi)用的收繳工作
鑒于物業(yè)管理是一個(gè)高投資、高成本、低回報(bào)的服務(wù)行業(yè)。要確保工作持續(xù)正常進(jìn)行，
必須做好各項(xiàng)費(fèi)用的收繳工作，并保證按時(shí)足額收繳。上半年共收取物業(yè)服務(wù)費(fèi)用79212元；
私家花園養(yǎng)護(hù)費(fèi)50386元；光纖使用費(fèi)2000元；預(yù)存水費(fèi)1740元；有線電視初裝費(fèi)450元；燃?xì)獬跹b費(fèi)3300元。
五、經(jīng)驗(yàn)與收獲
半年來，通過努力學(xué)習(xí)和不斷積累，思想認(rèn)識(shí)上還是工作能力上都有了較大的進(jìn)步，已具備了客服中心工作經(jīng)驗(yàn)，能夠比較從容地處理日常工作中出現(xiàn)的各類問題，在組織管理能力、綜合分析能力、協(xié)調(diào)辦事能力和文字言語表達(dá)能力等方面，經(jīng)過半年的鍛煉都有了很大的提高，保證了本崗位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，能夠以正確的態(tài)度對(duì)待各項(xiàng)工作任務(wù)，熱愛本職工作，認(rèn)真努力貫徹到實(shí)際工作中去。積極提高自身各項(xiàng)業(yè)務(wù)素質(zhì)，爭取工作的主動(dòng)性，具備較強(qiáng)的專業(yè)心、責(zé)任心，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。
六、下半年工作計(jì)劃
1、加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)提高，創(chuàng)新工作方法，提高工作效益。
一、傳統(tǒng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式存在的缺陷
由于我國歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因及檔案材料的特殊性，檔案工作形成了封閉型、半封閉型的管理模式。管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，基本處于經(jīng)驗(yàn)管理和手工操作狀況，檔案管理和利用水平低。醫(yī)院檔案資料的收集、整理、立卷、裝訂都靠手工操作，不僅程序繁瑣，手工勞動(dòng)量又大。在建立檔案檢索工具上，費(fèi)時(shí)費(fèi)力進(jìn)行人工編制，查詢利用檔案資料時(shí)要靠對(duì)檔案材料、索引目錄的熟悉程度人工翻閱檢索，不僅浪費(fèi)大量的時(shí)間，還可能漏查或者信息不全、不及時(shí)，效率低下，不利于檔案信息的整理、編研、利用。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
二、加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的對(duì)策
1.強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)
由于長期以來醫(yī)療工作人員對(duì)檔案的管理重視度并不高，認(rèn)為檔案管理就是抄寫、保管等簡單的單一性工作，不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，只要保證檔案不丟失、不泄密、不缺少就算是做好本職工作了。
但這種檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理要求和標(biāo)準(zhǔn)了。隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，以滿足醫(yī)院檔案信息的利用需求，建立一個(gè)高效、科學(xué)、完整的檔案管理體系，是醫(yī)院檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。顯而易見，要改進(jìn)，就要從領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度做起，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作人員就有了信心與動(dòng)力。其重點(diǎn)在于領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息來源，是醫(yī)院管理水平提高的體現(xiàn)。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視之下，才會(huì)促使工作人員積極改進(jìn)檔案管理方式。由此可見，領(lǐng)導(dǎo)層的重視對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的開展起著決定性的作用。
2.提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。首先，檔案行政部門要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案工作的指導(dǎo)。檔案行政管理部門要悉心研究醫(yī)院檔案工作新情況、新問題，及時(shí)對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，使檔案工作能夠適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需要。其次，要加強(qiáng)對(duì)各部門的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。中心檔案室專職檔案員要及時(shí)把檔案工作的有關(guān)精神、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)給各兼職檔案員，使各部門形成的檔案能符合中心檔案室的要求，并與中心檔案室的檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于日后各部門檔案的移交，以及移交后的檔案利用和借閱工作順利開展。再次，加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取走出去、請(qǐng)進(jìn)來的辦法，不斷提高業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力。
3.改革醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理方式
健全檔案管理制度，根據(jù)各類材料的內(nèi)容進(jìn)行歸檔，可羅列索引，盡量明確信息，把所收集的材料所屬人姓名、出生日期、所屬科室、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)職稱，按照檔案法的規(guī)定進(jìn)行整理。對(duì)各科室醫(yī)療工作人員的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并分卷、冊(cè)、年代，按照順序依次排放。
4.建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
因?yàn)槭止す芾淼男实?、誤差大，為保管和日后調(diào)閱帶來諸多不便，甚至許多有價(jià)值的資料因保管不善缺失，成為不可彌補(bǔ)的損失。所以，要做到保證檔案的完整、安全和檔案管理的高效，沒有嚴(yán)密的檔案管理體系，沒有一個(gè)健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是根本不行的?，F(xiàn)在，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，用專業(yè)的檔案管理軟件，對(duì)檔（下轉(zhuǎn)第55頁）（上接第53頁）案的檢索、匯編進(jìn)行管理，方便查找，且效率高，檢索全面。在人員方面，可以按部門職責(zé)的不同，進(jìn)行分門別類的管理。并可在各科室抽選一名細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的人員協(xié)理，使全部門的檔案可以有序統(tǒng)一，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)日臻完善。
（五）建立新型電子化檔案
一、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的背景
進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。
檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化；二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫；三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動(dòng)化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應(yīng)機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)來破解上述問題和難題。
二、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的目標(biāo)
檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時(shí)間，檔案捕獲，登記，分類，存儲(chǔ)和保管，利用，跟蹤，處置計(jì)劃的實(shí)施，對(duì)檔案管理過程的記錄。
檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。
三、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的實(shí)施步驟
注重文件運(yùn)動(dòng)過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到對(duì)于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任。
因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：
第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對(duì)于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識(shí)價(jià)值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識(shí)資源的整合與共享。
第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動(dòng)提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時(shí)候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺(tái)中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動(dòng)發(fā)送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務(wù)即將平臺(tái)的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。
第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺(tái)對(duì)各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺(tái)，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。
四、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后的效果和問題
民族醫(yī)學(xué)院校檔案工作是一種默默無聞的幕后輔工作，因而常常被人忽視，但檔案工作又是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策、事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要組成部分。隨著信息化社會(huì)的到來，檔案開放性要求越來越高，檔案工作內(nèi)容越來越細(xì)，從對(duì)傳統(tǒng)檔案的保護(hù)到新型載體的應(yīng)用，從檔案史料的分析研究到現(xiàn)代生活、工作需要的檔案咨詢，檔案工作不斷拓展，工作的空間越來越大[1]。如何使民族醫(yī)學(xué)院校檔案事業(yè)做到創(chuàng)新發(fā)展，是檔案工作人員義不容辭的責(zé)任。我院綜合檔案室既是檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供利用各類檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在履行檔案管理職責(zé)過程中經(jīng)常要與各職能部門發(fā)生關(guān)系，協(xié)調(diào)工作的好壞直接影響學(xué)院整體檔案工作計(jì)劃的實(shí)施。因此，筆者認(rèn)為協(xié)調(diào)是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其水平高低直接制約著檔案事業(yè)的健康發(fā)展，在此淺談幾點(diǎn)建議措施。
1 不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)是提高協(xié)調(diào)能力的基礎(chǔ)
現(xiàn)在已進(jìn)入信息時(shí)代，學(xué)院檔案工作要適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需求，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)學(xué)院發(fā)展。面對(duì)接收保管的檔案內(nèi)容、數(shù)量、種類、載體等越來越多，越來越復(fù)雜，檔案工作人員必須更新觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，適應(yīng)時(shí)代變化的速度和節(jié)奏，最大限度地滿足利用者的檔案信息需求[2]。并加強(qiáng)創(chuàng)新學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，努力鉆研檔案業(yè)務(wù)，充實(shí)協(xié)調(diào)基礎(chǔ)，不斷提高檔案綜合管理技能。在創(chuàng)新學(xué)習(xí)中修養(yǎng)語言藝術(shù)，提高個(gè)人素質(zhì)，在日常檔案管理工作中尤其重要。學(xué)院綜合檔案室主要面對(duì)教職工和學(xué)生，這一群體的特殊性，對(duì)檔案工作者在做好協(xié)調(diào)工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特別注意語言、語氣及禮貌用語，對(duì)到檔案室要求提供服務(wù)的人員，不論職位高低，都應(yīng)一視同仁，以熱情、誠懇的態(tài)度對(duì)待每一位查閱和咨詢者。并根據(jù)不同對(duì)象的喜好、個(gè)性，盡量用討論的語氣，在討論過程中做到真實(shí)、誠懇、和諧，使雙方感到滿意和信服。另外，電話聯(lián)系方式也是日常檔案管理工作中常用的方法之一，要堅(jiān)持用“您好”開頭、“請(qǐng)”字在中、“謝謝”結(jié)尾等禮貌用語，使對(duì)方理解和支持您的工作，有利于樹立檔案人員和檔案部門的良好形象。
2 發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)精神是提高協(xié)調(diào)能力的保證
堅(jiān)持為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)科研服務(wù)，為全院師生員工服務(wù)是學(xué)院綜合檔案室的根本指導(dǎo)思想。檔案工作是一項(xiàng)涉及全院各職能部門的專門性業(yè)務(wù)工作，檔案管理工作者要主動(dòng)深入各部門熟悉情況、收集材料、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、對(duì)外交流等，不僅要和本單位的人打交道，而且還要經(jīng)常與各兄弟院校甚至機(jī)關(guān)、企、事業(yè)單位的同行探討業(yè)務(wù)及進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。這就要求檔案人員要善于社會(huì)交往和靈活處理各方面的關(guān)系，增強(qiáng)協(xié)調(diào)和協(xié)作意識(shí)。比如在實(shí)際工作中，經(jīng)常遇到部分職能部門領(lǐng)導(dǎo)及各處室兼職檔案員因工作變動(dòng)的關(guān)系，由此出現(xiàn)工作步驟不協(xié)調(diào)，沒有按規(guī)定時(shí)間移交合格檔案，影響學(xué)院檔案工作計(jì)劃實(shí)施。這時(shí)專職檔案人員要深入調(diào)查，積極協(xié)助，解決職能部門的實(shí)際困難，使檔案部門和職能部門之間合作協(xié)調(diào)融洽。檔案室工作人員還必須在思想上和行動(dòng)上統(tǒng)一起來，樹立服務(wù)、協(xié)作的意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，積極奉獻(xiàn)。要善于處理好個(gè)人和集體等關(guān)系，互相配合，互相支持，形成一個(gè)召之能來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之能勝的團(tuán)隊(duì)，使團(tuán)隊(duì)精神發(fā)揚(yáng)光大，協(xié)調(diào)能力增強(qiáng)，推進(jìn)學(xué)院檔案工作的健康發(fā)展。
3 實(shí)行目標(biāo)管理是提高協(xié)調(diào)能力的關(guān)鍵
檔案目標(biāo)管理為傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力，要實(shí)現(xiàn)檔案工作目標(biāo)管理，最根本的就是要依靠學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和全院專兼職檔案人員的密切配合，制定出切實(shí)可行的檔案目標(biāo)管理工作方案，有了一個(gè)符合本單位、本部門發(fā)展的目標(biāo)，才能更好地組織和協(xié)調(diào)大家做好檔案工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性[3]。如果職能部門沒有實(shí)行檔案目標(biāo)管理，就很難統(tǒng)一大家的意志和步伐，有些人就可能會(huì)出現(xiàn)檔案意識(shí)薄弱，不思進(jìn)取的被動(dòng)工作局面。實(shí)踐工作中認(rèn)為檔案目標(biāo)管理工作應(yīng)把握要點(diǎn)，從檔案形成部門的源頭抓起，因?yàn)闄n案來自各職能部門，產(chǎn)生于各項(xiàng)工作之中，只有從檔案形成部門的源頭抓起，才能使各職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員個(gè)個(gè)明確目標(biāo)內(nèi)容各自要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，做到“千斤重?fù)?dān)層層挑，人人肩上有指標(biāo)”。人人樹立實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的中心意識(shí)與觀念，使每位工作人員心往一處想，勁往一處使，相互協(xié)調(diào)一致，團(tuán)結(jié)合作，避免在檔案管理工作各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)漏洞，使學(xué)院檔案工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，提高了檔案部門的管理地位，促進(jìn)了學(xué)院檔案管理水平的全面提高。
4 建立健全規(guī)章制度是提高協(xié)調(diào)能力的源泉
要建立健全學(xué)院檔案綜合規(guī)章制度，制定好學(xué)院及各職能部門檔案工作崗位責(zé)任制，各崗位職責(zé)清楚、分工明確，力求把合理的分工和有效的協(xié)作統(tǒng)一起來，使每個(gè)部門檔案工作都圍繞著學(xué)院中心工作積極開展，始終圍繞中心，服務(wù)大局是做好協(xié)調(diào)工作的源泉。同時(shí)在日常檔案管理工作與各部門工作關(guān)系中，協(xié)調(diào)工作一定要貫徹平等合理的原則，所謂平等，就是要把自己、被協(xié)調(diào)對(duì)象以及參與協(xié)調(diào)各方擺在平等的位置上，以熱情、誠懇的態(tài)度進(jìn)行協(xié)調(diào)，堅(jiān)持協(xié)調(diào)通氣，商量為主，以理服人，才能把協(xié)調(diào)工作做好。同時(shí)檔案室協(xié)調(diào)工作既要堅(jiān)持原則性，又要注意靈活性，例如實(shí)行部門立卷是保證歸檔材料齊全和完整，提高案卷質(zhì)量的關(guān)鍵所在。而檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)賦予的權(quán)利，依法幫助兼職檔案員更多的了解黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，掌握文件材料形成、積累的規(guī)律，以及立卷歸檔的基本方法和操作技能。更重要的是要做好涉及到交叉性文件材料歸檔的部門與部門之間的協(xié)調(diào)工作，讓全體兼職檔案員都能共同遵守檔案管理規(guī)章制度，使學(xué)院檔案工作在法制軌道上前進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 許桂清，王志.信息化變革的檔案管理探析[J].中國檔案，2006，389(3)：7-8.