時(shí)間：2023-06-02 15:38:59
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關(guān)鍵詞：交通系統(tǒng)；聲像檔案；問題；對(duì)策
近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展和辦公條件的完善，在我國交通系統(tǒng)各項(xiàng)工作和實(shí)踐活動(dòng)中形成了大量聲像檔案，這些檔案是交通行業(yè)的重大歷史寫照，是全宗檔案的重要組成部分。然而，在交通系統(tǒng)聲像檔案實(shí)際管理工作中，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，這就嚴(yán)重影響了檔案的完整性以及利用率，如何更好的保護(hù)好、利用好、管理好這些生動(dòng)形象的特殊載體檔案已成為當(dāng)前交通系統(tǒng)面臨的重要課題。針對(duì)交通系統(tǒng)聲像檔案管理中的存在問題，本文提出了一些對(duì)策及建議。
1 交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作的存在問題
根據(jù)工作實(shí)踐，我們發(fā)現(xiàn)在交通系統(tǒng)聲像檔案管理工作中還存在一系列問題，這主要表現(xiàn)在：第一，交通系統(tǒng)聲像檔案采錄人員的素質(zhì)參差不齊，很多人員為各業(yè)務(wù)部門的兼職人員，采錄技術(shù)較低，工作時(shí)間較短，還有一些聲像檔案信息采集人員在思想上存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案就是上級(jí)來文或紅頭文件，沒有對(duì)公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、影像、錄音等信息的保存給予重視，另外，為了個(gè)人或部門內(nèi)部的方便，一些工作人員沒有將聲像檔案移交到檔案室統(tǒng)一保存，特別是隨著人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)的調(diào)整，造成大量聲像檔案的管理失控或流失，對(duì)檔案的利用和保護(hù)帶來了不利影響。第二，從整體上看，交通系統(tǒng)對(duì)聲像檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)的資金投入還是比較大的，但是由于一些單位沒有制定基于聲像檔案管理的制度和使用要求，管理較混亂，導(dǎo)致大量設(shè)備被閑置、沒有專人會(huì)用、設(shè)備存于個(gè)人或部門內(nèi)部、設(shè)備使用人員不明確等現(xiàn)象普遍存在，設(shè)備添置多、利用率少，不利于交通系統(tǒng)聲像檔案收集和整理工作的順利開展。總之，聲像檔案管理工作明顯滯后于其他門類的檔案管理，在管理意識(shí)、管理制度以及保存條件方面尚存在一些問題，亟需解決。
2 加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議
2.1 樹立聲像檔案信息資源觀意識(shí)
從信息資源角度來看，交通系統(tǒng)中形成的聲像檔案是最真實(shí)、最可靠也最權(quán)威的原生信息，其具備以文字為載體的檔案所不能替代的作用，是交通事業(yè)單位檔案信息資源的重要組成部分，這些信息與紙質(zhì)的文書、科技檔案是相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充的，共同構(gòu)成了完整的檔案資源體系，對(duì)交通運(yùn)輸事業(yè)的歷史和現(xiàn)實(shí)都具有重要現(xiàn)實(shí)意義，所以，我們必須樹立聲像檔案信息資源觀意識(shí)，實(shí)行統(tǒng)一管理，做到層層有人抓，處處有人管，形成工作協(xié)調(diào)一致的交通系統(tǒng)檔案信息資源管理網(wǎng)絡(luò)。
2.2 制定切實(shí)有效的管理辦法
要想改變交通系統(tǒng)當(dāng)前聲像檔案管理工作混亂的局面，就必須制定一套切實(shí)有效的管理辦法來實(shí)現(xiàn)對(duì)該項(xiàng)工作的規(guī)范。各個(gè)立檔單位都必須建立健全相應(yīng)的管理制度，加大管理力度，實(shí)現(xiàn)聲像信息從產(chǎn)生、收集、歸檔、保存到移交檔案室的統(tǒng)一管理，防止信息的分散或流失，杜絕將聲像檔案歸為個(gè)人和部門內(nèi)部所有。明確規(guī)定聲像檔案的日常保管和借閱利用，對(duì)于那些永久保存的檔案，應(yīng)定期向交通主管部門或?qū)I(yè)檔案館移交，與此同時(shí)，明確責(zé)任，制定并落實(shí)各項(xiàng)配套措施，做到依法管理，有章可循，使聲像檔案管理工作逐漸成為一項(xiàng)自覺的行動(dòng)，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量，確保檔案利用率和完整性。
2.3 采取切實(shí)有效的前端控制方法
前端控制是交通系統(tǒng)聲像檔案管理的基礎(chǔ)。首先，針對(duì)當(dāng)前聲像檔案管理現(xiàn)狀，交通行業(yè)檔案主管部門要加大對(duì)聲像檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，將聲像檔案管理納入檔案目標(biāo)管理和年度執(zhí)法檢查中。針對(duì)不同單位的工作現(xiàn)狀，采取不同的方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，疏通收集渠道，全面提升整體水平，比如對(duì)于那些在人員、設(shè)備和管理方面都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫，而相反的則應(yīng)在依法管理和規(guī)章建制上下功夫；比如對(duì)于本單位或部門的一般檔案，要及時(shí)移交到上級(jí)主管部門或?qū)I(yè)部門，對(duì)于重點(diǎn)部門或科室產(chǎn)生的比較集中的聲像檔案應(yīng)強(qiáng)化收集，及時(shí)溝通。另外，人是做好聲像檔案管理工作的重要保證，因此，在人員方面，應(yīng)選派有工作經(jīng)驗(yàn)和高度工作責(zé)任心、懂拍攝的人員擔(dān)任信息采錄人員，提高聲像檔案工作的專業(yè)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員、聲像信息采錄人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能；提高聲像檔案人員的歸檔意識(shí)，將散存于個(gè)人和部門內(nèi)部的資料收集起來，使檔案人員逐漸學(xué)會(huì)自覺行動(dòng)，為交通系統(tǒng)聲像檔案管理水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2.4 加強(qiáng)聲像檔案編研
交通行業(yè)各個(gè)單位必須進(jìn)一步提高對(duì)聲像檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，努力轉(zhuǎn)變觀念，使聲像檔案的編撰朝著專業(yè)化方向發(fā)展，在此過程中，善于依托檔案館藏資源優(yōu)勢(shì)，盡量編撰出能夠突出交通系統(tǒng)特色的文獻(xiàn)資源，提高檔案工作知名度。檔案編研工作要由單一型的低層次開發(fā)逐步向多元化的高水平發(fā)展，充分利用先進(jìn)設(shè)備和現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，保證信息開發(fā)的有效性和實(shí)時(shí)性，最大限度縮短信息加工時(shí)間，提高信息利用效率；打破傳統(tǒng)的“關(guān)門編研”現(xiàn)狀，為各個(gè)工作中心和部門提供生動(dòng)形象的聲像資料，使聲像檔案宣傳更具生命力和活力。
3 結(jié)束語
做好交通系統(tǒng)的聲像檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門的事，還是各個(gè)立檔單位和全社會(huì)的事，我們必須對(duì)該項(xiàng)工作給予高度重視，加強(qiáng)宣傳，樹立聲像檔案信息資源觀意識(shí)，制定切實(shí)有效的管理辦法，采取可行前端控制方法，不斷加大管理力度，將聲像檔案保管好、利用好，管理好，使聲像檔案的價(jià)值在交通系統(tǒng)中得以充分發(fā)揮。
參考文獻(xiàn)
[1]田欣.加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議[J].民營(yíng)科技，2010，（06）：98.
及對(duì)策建議思考
新醫(yī)改背景下醫(yī)院內(nèi)部體制進(jìn)行深刻的改革，醫(yī)院檔案管理也要適應(yīng)新醫(yī)改的政策，改進(jìn)檔案管理工作方法。在實(shí)際工作中，醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問題，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了許多困難。醫(yī)院檔案管理工作要適應(yīng)新醫(yī)改政策，就必須進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的完善和發(fā)展。
醫(yī)院要適應(yīng)新醫(yī)改背景下的改革，就要重視檔案管理工作。檔案管理工作對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況的發(fā)展和改進(jìn)有重要的作用，是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)發(fā)展的重要記錄，加強(qiáng)檔案管理工作，改進(jìn)檔案管理工作方法，能夠使醫(yī)院更加適應(yīng)新醫(yī)改的發(fā)展和革新，保證醫(yī)院在新醫(yī)改背景下順利開展檔案管理工作。
一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作的受重視程度與其它工作存在差異
在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的管理人員和工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度與其它工作存在差異。醫(yī)院的檔案管理工作中，現(xiàn)今的檔案管理人員多為兼職，也缺少相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，相關(guān)檔案在收集、整理和存檔過程中經(jīng)常出現(xiàn)存放不當(dāng)、遺失、損壞等現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的效果，也使醫(yī)院檔案的利用率下降。新醫(yī)改背景下醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)模式是醫(yī)院改革中的重點(diǎn)，但是醫(yī)院還沒有真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的重要性，投入資金不足，在新醫(yī)改中檔案管理工作改革程度較低，導(dǎo)致檔案管理工作人員積極性不高，在檔案管理工作過程中又缺乏嚴(yán)格的工作程序，經(jīng)常處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，從而使檔案管理質(zhì)量低下，醫(yī)院檔案利用率低，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。
（二）醫(yī)院檔案管理的工作模式不規(guī)范
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院還沒有建立相應(yīng)的規(guī)范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分檔案管理人員的工作人員缺乏更高的工作素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，受檔案管理工作的特點(diǎn)的影響，缺乏量化管理的基礎(chǔ)，在檔案管理工作中，工作人員沒有及時(shí)做好檔案信息的收集、整理和存儲(chǔ)，使得醫(yī)院檔案的利用率一直不高。
（三）醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)
由于醫(yī)院檔案管理工作的職業(yè)門檻比較低，基礎(chǔ)設(shè)施條件差，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作人員對(duì)檔案的管理僅限于紙質(zhì)檔案信息的收集、整理和放置，或者電子信息化檔案信息的錄入和檢索等，缺乏專業(yè)的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，不能滿足新醫(yī)改背景的相關(guān)要求。檔案管理人員工作頻繁變動(dòng)，對(duì)醫(yī)院檔案的收集整理歸檔等缺乏了解，對(duì)工作環(huán)境和工作流程都不熟悉，影響到檔案管理的工作質(zhì)量，管理人員普遍缺乏專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不熟練，也不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作。
（四）醫(yī)院缺乏對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)
由于檔案管理人員的入職門檻低，管理模式落后，醫(yī)院的檔案管理工作效率低下，檔案利用率低。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理的工作范圍不斷擴(kuò)大，涉及到醫(yī)院的各個(gè)科室，現(xiàn)今的醫(yī)院檔案管理一般使用信息技術(shù)和相關(guān)的檔案管理軟件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保證檔案信息的安全和完整。因此在檔案管理工作中，醫(yī)院必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和專業(yè)素養(yǎng)，引進(jìn)信息技術(shù)，使檔案管理人員可以熟練掌握新的檔案管理工作模式。
（五）不利于適應(yīng)新醫(yī)改的要求
現(xiàn)階段，受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的醫(yī)療、行政體系都擁有一套完整的管理制度和規(guī)范，但是檔案管理制度還不完善，醫(yī)院還沒有在檔案管理的相關(guān)制度中作出具體的規(guī)定和要求，對(duì)檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，部分醫(yī)院缺乏檔案管理工作完整的考核制度，導(dǎo)致檔案管理工作管理缺失，缺乏監(jiān)督，使得醫(yī)院檔案管理工作無法適應(yīng)新醫(yī)改的要求，不利于醫(yī)院在新醫(yī)改背景下的發(fā)展。
二、新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的相關(guān)措施
（一）提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院管理層要提高對(duì)檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的良好發(fā)展和新醫(yī)改的順利推行的重要作用，將其納入到醫(yī)院新醫(yī)改工作中來，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，加大資金投入，改變醫(yī)院上下對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。使醫(yī)院的檔案管理工作人員可以意識(shí)到自身的重要責(zé)任，能夠有效完成自己的工作任務(wù)，及時(shí)做好醫(yī)院各科室檔案的收集整理工作，保證檔案的真實(shí)和完整，使其按照順序歸檔，便于檔案的查詢檢索。在使用電子檔案和數(shù)據(jù)庫時(shí)，要及時(shí)錄入新的檔案信息，對(duì)原始資料做好整理，保證醫(yī)院檔案信息的安全性和保密性，提高工作效率。
（二）改善醫(yī)院檔案管理工作模式，健全醫(yī)院檔案管理制度
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以改善檔案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人員安排，使工作人員各負(fù)其責(zé)，減少檔案管理崗位上的兼職現(xiàn)象，檔案管理逐漸條理化、規(guī)范化。在檔案的收集管理等方面，醫(yī)院也要制定完善的收集、整理和存儲(chǔ)制度，規(guī)定各科室的原始檔案信息及時(shí)整理并上交，減少原始檔案的缺損和遺失現(xiàn)象，提高檔案信息的利用率。明確檔案管理人員的職責(zé)和工作范圍，做好檔案管理部門工作內(nèi)容的指導(dǎo)和規(guī)范，與現(xiàn)代醫(yī)院管理方式相結(jié)合，在醫(yī)院中對(duì)檔案的重要性進(jìn)行宣傳，轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，將工作內(nèi)容與獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤，加大對(duì)檔案管理工作的投入力度，建立醫(yī)院各科室之間的信息共享機(jī)制，保證檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。
（三）開展檔案管理人員培訓(xùn)工作
新醫(yī)改背景下，信息技術(shù)逐漸進(jìn)入檔案管理工作中。檔案管理人員要做好大量檔案的整理工作，還要及時(shí)檢索出有用的信息，就必須掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能。醫(yī)院要定期開展檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員的責(zé)任感，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，及時(shí)向他們傳授信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫相關(guān)的知識(shí)，幫助他們學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和工作模式。醫(yī)院也可以聘請(qǐng)相關(guān)管理專業(yè)的人才，帶動(dòng)管理工作人員改工作方式，促進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的深化。檔案管理工作的效率與檔案管理工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)有很大關(guān)系。檔案管理工作人員要及時(shí)更新知識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)能力，醫(yī)院要建立一支檔案管理人才隊(duì)伍，與時(shí)展接軌，不斷創(chuàng)新，建立檔案管理創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，建立更加科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制和人才培養(yǎng)機(jī)制。
（四）引進(jìn)信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式
醫(yī)院要提高檔案管理工作的工作效率，改進(jìn)檔案管理的工作方式，就要引進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。加大相關(guān)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，更新升級(jí)計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)施，定期更新防火墻和殺毒軟件，注意檔案的保密性和安全性。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，既可以提高工作效率，減輕工作量，又可以節(jié)省檔案儲(chǔ)存的占地空間，使檔案得到完好保存，便于查閱。促進(jìn)工作管理方式的現(xiàn)代化改革，設(shè)置嚴(yán)格的考核制度，將責(zé)任落實(shí)在個(gè)人，各科室要重視檔案管理工作中，做好原始資料的整理工作，設(shè)立科室中的檔案管理工作。
（五）提高醫(yī)院檔案信息的利用率，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
新醫(yī)改背景下，醫(yī)院可以擴(kuò)大檔案的利用領(lǐng)域，使檔案管理的利用率不斷提升。醫(yī)院可以制定檔案使用的不同等級(jí)的權(quán)限，在各科室開放檔案使用，可以通過檔案了解患者的個(gè)人信息和患病信息，各科室間要打破傳統(tǒng)的壁壘，多進(jìn)行溝通，加強(qiáng)科室間檔案信息的聯(lián)系，促進(jìn)資源共享，患者也可以通過數(shù)據(jù)庫查詢自身的檔案信息，了解自己的病癥。制定嚴(yán)格的檔案保管、檢索和借閱程序，保存好借閱記錄，在檔案遺失或損毀后可以追責(zé)到人。各科室也要做好線上檢索，利用信息共享平臺(tái)，做出遠(yuǎn)程、快捷、全面地查詢工作。檔案管理人員也要積極深入實(shí)際的科室生活中，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，了解檔案中的內(nèi)容和信息，找出檔案中的缺陷并及時(shí)予以改正。醫(yī)院要加強(qiáng)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，設(shè)立獨(dú)立的檔案儲(chǔ)存室，并做好設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。對(duì)以往的紙質(zhì)檔案要做好存放工作，防潮防火，并及時(shí)向信息數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移。引進(jìn)必需的檔案設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，營(yíng)造信息化的檔案管理環(huán)境，有效保證檔案的安全性和完整性，使其適應(yīng)新醫(yī)改的要求[6]。建立完善的信息化檔案管理體系，對(duì)各科室的檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)中上傳和分享資料，促進(jìn)醫(yī)院檔案的利用效率，加強(qiáng)安全管理，定期殺毒和升級(jí)防火墻，增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全性。注意突發(fā)事件對(duì)檔案管理的影響，預(yù)防為主，可以組織人員提前進(jìn)行演練，應(yīng)對(duì)檔案信息安全問題，提高檔案保存安全系數(shù)，減少檔案遺失或損壞的因素。
（六）完善檔案的收集、整理和歸檔流程
在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的檔案載體也發(fā)生了變化，當(dāng)下醫(yī)院的原始檔案包括手寫病歷、照片、錄音錄像和電子文件等等多種形式，為檔案管理的收集、整理和歸檔提出了新的難題。檔案信息的載體不同，更加容易遺失，也不便于管理人員的分類。檔案管理人員要及時(shí)收集原始檔案，減少原始檔案的遺失和破損。收集檔案后要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)做好整理工作，分門別類進(jìn)行整理和歸檔，對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描、保存，并及時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫。做好檔案入檔的責(zé)任機(jī)制，檔案管理工作人員可以分別專門負(fù)責(zé)各自的科室，確保檔案完整收集后，及時(shí)歸檔，科學(xué)分類，便于檔案信息的檢索。
關(guān)鍵詞：檔案管理；衛(wèi)生監(jiān)督
【中圖分類號(hào)】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-3783(2012)09-0488-01
衛(wèi)生監(jiān)督對(duì)維護(hù)人民群眾身體健康和生命安全，保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)全面發(fā)展，具有十分重要意義。近年來，績(jī)效考核對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作提出了更為細(xì)化和規(guī)范的要求，檔案管理在其中發(fā)揮舉足輕重的作用。
衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的形成是按照衛(wèi)生監(jiān)督職能和業(yè)務(wù)范圍以及績(jī)效考核要求，在工作實(shí)踐中形成的各種黨政管理、業(yè)務(wù)技術(shù)、科研培訓(xùn)、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)以及基礎(chǔ)建設(shè)、督導(dǎo)檢查等全部檔案的總和，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑據(jù)。
1 衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案的特點(diǎn)
1.1 內(nèi)容系統(tǒng):自2009年實(shí)行績(jī)效考核之后，檔案管理工作更加規(guī)范化，得到各相關(guān)部門的重視，其內(nèi)容涉及公共場(chǎng)所衛(wèi)生，醫(yī)療衛(wèi)生，學(xué)校衛(wèi)生，放射衛(wèi)生，突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置，行政處罰、健康教育與信息管理，人力綜合素質(zhì)等方面。不同時(shí)期，不同內(nèi)容的各種文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、方案、培訓(xùn)、督導(dǎo)等業(yè)務(wù)工作原始記錄以及科研項(xiàng)目和成果、人力資源、基本建設(shè)、信息利用等資料。按照績(jī)效考核要求進(jìn)行搜集整理，統(tǒng)一歸檔，形成完整、系統(tǒng)的衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案。
1.2 形式多樣:衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案不僅包括各種原始的紙質(zhì)資料，還包括以錄像、光盤、課件、數(shù)據(jù)庫等電子文件，還有紙質(zhì)出版物、榮譽(yù)證書以及各種媒體集成資料等。
2 檔案對(duì)促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督的意義
2.1 具有憑證依據(jù):“原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案可為各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)資質(zhì)評(píng)定，人員職稱及職務(wù)晉級(jí)等提供原始、完整而系統(tǒng)的材料；為各項(xiàng)評(píng)估提供原始和真實(shí)的數(shù)據(jù)和資料。專家組通過對(duì)工作檔案的查閱，可迅速、全面地對(duì)各項(xiàng)工作及指標(biāo)完成情況，質(zhì)量水平等進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，給予客觀評(píng)價(jià)?？梢?，檔案的完整性，系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性能全面體現(xiàn)工作成績(jī)，為各項(xiàng)工作評(píng)定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史的重要表現(xiàn)和載體。
2.2 是績(jī)效考核的重要組成部分:績(jī)效考核是科學(xué)評(píng)價(jià)衛(wèi)生監(jiān)督工作落實(shí)程度，促進(jìn)各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)切實(shí)履行基本公共職責(zé)的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進(jìn)政府部門切實(shí)履行管理指導(dǎo)職責(zé)的重要手段，規(guī)范的檔案管理是績(jī)效考核的重要內(nèi)容，按照績(jī)效考核要求，將日常工作真實(shí)而原始的工作形成的記錄或資料及時(shí)、全面地收集整理，并對(duì)其分類歸檔和完善，規(guī)范的檔案管理為績(jī)效考核提供大量豐富、翔實(shí)、準(zhǔn)確而規(guī)范的資料，能夠真實(shí)反映衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)實(shí)際工作開展情況，是績(jī)效考核的重要組成部分。
2.3 是衛(wèi)生監(jiān)督工作者的重信息資源: “科技檔案是一種特殊的中介物，”它是信息也是資源，衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案是工作人員在實(shí)踐和管理過程中形成的原始記錄，是集體智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，且所積累的信息有通約，是相互交流，參考，借鑒，學(xué)習(xí)的重要資源，可為科研人員經(jīng)驗(yàn)交流提供借鑒和學(xué)習(xí)平臺(tái)，從中吸收好的工作經(jīng)驗(yàn)和做法，提高工作效率和科研水平。
2.4 提高衛(wèi)生監(jiān)督管理和決策水平:衛(wèi)生監(jiān)督工作檔案具有系統(tǒng)性等特點(diǎn)，因此對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和綜合評(píng)價(jià)，能直觀地反映出各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量和水平，通過縱橫向比較，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足，有針對(duì)性地加以完善和改進(jìn)， 促進(jìn)工作整體水平提高可為及時(shí)調(diào)整各項(xiàng)業(yè)務(wù)技術(shù)指標(biāo)，開展新業(yè)務(wù)或新技術(shù)評(píng)估以及人力資源、財(cái)務(wù)、設(shè)備設(shè)施等投入和管理提供準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)，為政府和衛(wèi)生監(jiān)督部門科學(xué)決策和管理提供指導(dǎo)，全面提高衛(wèi)生監(jiān)督工作水平。
3 建議
3.1 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí):目前，衛(wèi)生監(jiān)督部門檔案管理整體水平不高，檔案管理員專業(yè)水平參差不齊，檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象普遍存在，因此，要強(qiáng)化檔案管理員以及相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)其對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，使之在日常工作中養(yǎng)成及時(shí)收集，整理，完善并歸檔保存的自覺意識(shí)，提高檔案管理水平，
3.2 加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè):各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督人員要學(xué)習(xí)掌握《檔案法》及國家機(jī)關(guān)公文處理和管理，工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)的撰寫以及歸檔和績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)的要求，熟練掌握并規(guī)范執(zhí)行，同時(shí)逐步納入常規(guī)化管理軌道。
3.3 建立雙軌制管理模式: 隨著信息化時(shí)代的到來，長(zhǎng)期作為信息主要承載形式的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了巨大變化，以紙張為介質(zhì)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和以電子文檔，光盤，U盤，數(shù)據(jù)庫等電子檔案并存。紙質(zhì)檔案作為真實(shí)的原始資料，具有電子文件所不能取代的法律憑證作用，要及時(shí)整理歸檔，各種電子檔案是未來工作的發(fā)展方向，已日益增多。因此，在檔案管理工作中要建立紙質(zhì)檔案和電子文件同步歸檔，同步鑒定，同步整理，同步著錄和同步利用，使之相互依存，相互兼容，最大限度地發(fā)揮其在衛(wèi)生監(jiān)督工作中的作用。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)；策略
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在信息時(shí)代里的高速發(fā)展，醫(yī)院信息化建設(shè)的發(fā)展速度越來越快，但檔案管理信息化建設(shè)卻相對(duì)滯后，對(duì)醫(yī)院檔案的利用產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響。所以怎樣使醫(yī)院檔案管理工作與信息時(shí)代的發(fā)展要求相符是目前亟待解決的重要問題。
1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性
近幾年，醫(yī)院不斷擴(kuò)大發(fā)展規(guī)模，形成的檔案的類別、數(shù)量也相應(yīng)增多，電子檔案、聲像檔案等都是新增的，且檔案載體也從紙質(zhì)演變成光盤、磁盤等。隨著醫(yī)院檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，網(wǎng)絡(luò)軟件基本能促使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，各單位通過網(wǎng)絡(luò)就能收發(fā)文件，并把處理好的檔案材料上傳或輸入到軟件里，檔案查閱與編研工作也變得更加方便、快捷[1]。同時(shí)，如果醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就能完整、長(zhǎng)期地保存醫(yī)院在管理和醫(yī)療過程中產(chǎn)生的各類資料，包括病歷檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，如有需要也能便捷提檔，且完整保存下來的檔案信息數(shù)據(jù)也能為醫(yī)院上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，或?yàn)樯霞?jí)制定醫(yī)院管理政策、制度等提供可靠的參考依據(jù)，所以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具備重要的現(xiàn)實(shí)意義。此外，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，能充分反映醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展情況，在確保醫(yī)院工作連續(xù)性方面發(fā)揮著重要作用。因此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅重要，且勢(shì)在必行。
2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的策略
（一）創(chuàng)新管理者的思想，構(gòu)建檔案信息平臺(tái)
管理者創(chuàng)新管理思想、提高思想認(rèn)識(shí)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在，所以醫(yī)院應(yīng)以檔案管理工作改革為基礎(chǔ)開展信息化建設(shè)工作。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理者也應(yīng)更新理念，堅(jiān)持提高檔案管理信息化水平。當(dāng)前，醫(yī)院各方面管理工作的開展對(duì)檔案的需求是有增無減的，要想為醫(yī)院的管理工作準(zhǔn)確而快速地提供檔案支持，檔案管理人員就應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，及時(shí)轉(zhuǎn)變既有的服務(wù)方式，擴(kuò)大收集醫(yī)院檔案材料的范圍，進(jìn)一步落實(shí)檔案歸檔制度，做好各種載體、各種門類的檔案材料的歸檔工作，避免檔案流失，豐富醫(yī)院檔案室館藏資源。
如針對(duì)某醫(yī)院的病歷檔案，管理者應(yīng)創(chuàng)新思想，專門設(shè)置部門或配置人員負(fù)責(zé)收集、整理、保管醫(yī)院的病歷檔案，并構(gòu)建信息平臺(tái)。當(dāng)患者出院之后，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)以科室為單位定期把病歷檔案交到病案室，病歷檔案管理人員進(jìn)行消毒之后再有序整理，并進(jìn)行保管，除涉及患者治療活動(dòng)的醫(yī)務(wù)人員、醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)監(jiān)控人員之外，其他任何個(gè)人、機(jī)構(gòu)都不能擅自翻查患者的病歷檔案。此外，醫(yī)院管理者應(yīng)把病歷檔案管理信息化建設(shè)作為醫(yī)院檔案管理和醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容，快速構(gòu)建病歷檔案信息平臺(tái)，為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
（二）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，規(guī)范建立管理體系
醫(yī)院首先應(yīng)結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)能力，配置適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施，并加大投入，開發(fā)出適合醫(yī)院的檔案利用軟件。從醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備，并適當(dāng)購置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，如路由器、掃描圖文影像的設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備等。如醫(yī)院應(yīng)加大投入，重視完善綜合檔案室的設(shè)施設(shè)備。由于綜合檔案室所保管的醫(yī)院人事資料、基建資料、設(shè)備資料、照片等檔案幾乎都是紙質(zhì)的，會(huì)受到紙張耐久性、光線、溫度、濕度、灰塵、有害氣體等的影響，導(dǎo)致部分紙質(zhì)綜合檔案自然脆化、老化，加上檔案被頻繁翻閱，毀損、破損現(xiàn)象的發(fā)生是很難避免的。為此，醫(yī)院應(yīng)購置復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、空調(diào)等專業(yè)設(shè)備，對(duì)綜合檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，開發(fā)檔案利用軟件，用數(shù)字化檔案的查閱代替翻查檔案實(shí)物，從而最大限度保護(hù)醫(yī)院的原始綜合檔案實(shí)物，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提供可能。
與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)按照國家關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建立相應(yīng)的檔案管理體系。如醫(yī)院綜合檔案的管理軟件應(yīng)具備多種存儲(chǔ)格式，支持醫(yī)院綜合檔案使用者實(shí)時(shí)瀏覽，具備網(wǎng)絡(luò)檢索功能等，能實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院綜合檔案的收集整理、存儲(chǔ)、借閱管理、權(quán)限控制等，從而滿足醫(yī)院檔案一體化管理、信息資源開發(fā)和利用的實(shí)際需求。一個(gè)大多數(shù)軟件都適用的、通用性強(qiáng)的檔案資料存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，才能幫助醫(yī)院建立規(guī)范管理體系，確保醫(yī)院能順利實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)與交換[2]。
（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)
由于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)要求檔案管理人員不僅要具備廣博的知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，所以應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，在更新檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上重視培養(yǎng)他們的素質(zhì)，強(qiáng)化他們的信息意識(shí)。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作具備很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，如病歷檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備管理知識(shí)，還要具備一定的醫(yī)務(wù)知識(shí)、醫(yī)學(xué)管理知識(shí)等，以便能正確分類病歷檔案。加上信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了新要求，不僅要具備對(duì)醫(yī)院檔案的采集、分類、整理、歸檔、立卷、保管、檢索等能力，還要具備醫(yī)院管理工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉醫(yī)院的管理趨勢(shì)，熟悉掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息處理知識(shí)等，并具備一定的外語能力。
因此，醫(yī)院應(yīng)重視組織現(xiàn)職檔案管理人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，并鼓勵(lì)他們自學(xué)，把人員學(xué)習(xí)情況與聘任、晉升等掛鉤，從而加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。而醫(yī)院檔案管理人員自身要想適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求，就必須主動(dòng)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，從以往單一的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成檔案一體化管理。如按照檔案工作的不同崗位有計(jì)劃地更新知識(shí)，深化專業(yè)知識(shí)，提高醫(yī)學(xué)、科技、管理、計(jì)算機(jī)等知識(shí)能力，從而開拓自己的視野，全面提高信息技術(shù)水平，提高自設(shè)綜合素質(zhì)，助推醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)取得進(jìn)步。
3 結(jié)語
信息時(shí)代不僅給醫(yī)院檔案管理工作帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，還使其擁有良好的發(fā)展機(jī)遇。在實(shí)際工作中，只要醫(yī)院檔案管理部門及人員能更新理念、牢牢把握機(jī)遇，重視培養(yǎng)人才、應(yīng)用新技術(shù)，那么醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)必能與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：電子文件 特點(diǎn) 問題對(duì)策
中圖分類號(hào)：F407.63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
隨著電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常辦公中的廣泛運(yùn)用，由此產(chǎn)生的電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等都是屬于電子文件。電子文件是文件的一種，它具備文件的所有屬性，同時(shí)電子文件又以數(shù)字形式進(jìn)行記錄，并由計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行加工和處理。因此電子文件具有一般文件的特點(diǎn)，同時(shí)也具有獨(dú)特性，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（1）整理過程簡(jiǎn)單，管理靈活。一般意義上的檔案管理模式是由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務(wù)部門接收，按年份將文件歸檔。這種檔案管理模式對(duì)前期的檔案整理分類要求很高，自然也就需要檔案人員在這一環(huán)節(jié)上傾注更多的時(shí)間和精力。然而電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同，它可以在產(chǎn)生之初即時(shí)歸檔。因?yàn)殡娮游募蕾囉谟?jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，并且一個(gè)單位的文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統(tǒng)中辦公。比如文書處理部門可以靈活處理電子文件的定稿，一方面可以將需要?dú)w檔的電子文件根據(jù)需要整理后交給檔案部門直接歸檔，另一方面也可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)將平時(shí)各個(gè)部門所產(chǎn)生的文書匯總后傳送給檔案部門，檔案部門再按照利用者的需求，盡快將有歸檔利用價(jià)值的電子文件下載或者刻錄成光盤的形式保存下來，最后作為電子檔案歸檔。
（2）載體信息容量大，易存取。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案是以實(shí)體的形式進(jìn)行歸檔保存的，當(dāng)然離不開大型庫房作為存儲(chǔ)空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量是前所未有的。并且電子文件不需要依賴于巨大的庫房和裝具，既可以節(jié)省存儲(chǔ)空間，又大大減少了人力、物力和財(cái)力。
（3）簡(jiǎn)化了利用手續(xù)，便于檢索和利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案環(huán)境下，利用者如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續(xù)，查閱后假如需要檔案復(fù)制件，還需進(jìn)一步申請(qǐng)。在電子文件管理信息系統(tǒng)中，由于檔案管理部門和辦公室業(yè)務(wù)部門共同使用一個(gè)儲(chǔ)存電子文件信息的數(shù)據(jù)庫，用戶無需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門網(wǎng)站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進(jìn)行復(fù)制和存儲(chǔ)。
一、目前電子文件管理中存在的問題
從理論上看，電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性，但是由于電子文件的一些特點(diǎn)不同于紙質(zhì)文件，所以我們?cè)诠芾黼娮游募r(shí)就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是，在探索新的管理方法過程中出現(xiàn)了一系列問題。
（1）不能確保電子文件的可靠性和真實(shí)性。電子文件離不開計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這種強(qiáng)烈的依賴性使它的可靠性和真實(shí)性受到限制。電子文件是通過計(jì)算機(jī)將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的，同時(shí)就必須依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能得到識(shí)別和利用。計(jì)算機(jī)可以保存電子文件的完整性，也可以變動(dòng)或者刪除電子文件，特別是稍有操作不當(dāng)，就會(huì)嚴(yán)重影響電子文件的原始性。所以，人們可能就會(huì)懷疑電子文件的真實(shí)性和可靠性。除此之外，因?yàn)殡娮游募男畔?nèi)容和載體是不在一起的，電子文件的存儲(chǔ)信息可以任意擴(kuò)展、濃縮或者改變它的存儲(chǔ)空間，也可以通過操作系統(tǒng)變動(dòng)在硬盤上的位置，或者將電子文件從原來的存儲(chǔ)硬盤中拷貝到其他的存儲(chǔ)載體，或者通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公開。由此可見，電子文件時(shí)刻都處于被改動(dòng)、竊取、甚至消亡的境地，這就更加危害到了電子文件的真實(shí)性和可靠性。
（2）不能有效地保管和長(zhǎng)期保存電子文件。當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展，更新速度前所未有，特別是計(jì)算機(jī)設(shè)備中的軟硬件更新更快，再加上存儲(chǔ)材料的不長(zhǎng)久性，這就對(duì)電子文件的
保管和長(zhǎng)期保存帶來了挑戰(zhàn)。處于保管層次的電子文件，一般不可能只是在一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成，然而不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在內(nèi)容格式布局上都不盡相同，于是就會(huì)出現(xiàn)電子文件在形成時(shí)所依附的計(jì)算機(jī)技術(shù)不能滿足其保管階段的要求的現(xiàn)象。除此之外，由于存儲(chǔ)電子文件的載體并不是一成不變的，在長(zhǎng)期使用過程中，難免就會(huì)出現(xiàn)載體材料老化或者磁性自然消除的情況，也就造成了電子文件信息不存在或者識(shí)別失真的后果。當(dāng)然，很多部門和單位針對(duì)電子文件的有效保管和長(zhǎng)期保存問題，提出了不少有實(shí)踐意義的建議和做法，比如說引進(jìn)拷貝和再生性保護(hù)技術(shù)等，可是這些也只是當(dāng)下計(jì)算機(jī)發(fā)展情況下的權(quán)宜之策，要從根本上杜絕此類問題，還需要電子文件的管理者認(rèn)真琢磨和繼續(xù)探索。
（3）不能保證電子文件的法律憑證作用。電子文件作為一種新生事物，因?yàn)闊o法確保其真實(shí)性和可靠性，所以其法律憑證作用與紙質(zhì)文件相比，略顯不足?？墒?，雖然由于技術(shù)上的
缺陷，我們不能確保電子文件的真實(shí)性和可靠性，但是這并不表明所有的電子文件的可靠性和真實(shí)性就該受到質(zhì)疑。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，電子文件的數(shù)量與日俱增，“證據(jù)”、“證明”的這種作用必然就會(huì)慢慢依賴于電子文件。不可否認(rèn)的是，目前要使電子文件的可靠性和真實(shí)性得到有效保障，就只能依靠法律的幫助。也就是說有關(guān)部門要加強(qiáng)電子文件立法，確保嚴(yán)格有效的法律支持，借助法律的強(qiáng)制作用來約束人們的行為，對(duì)于那些專門靠破壞信息技術(shù)來竊取、修改電子文件信息的不法分子必須要依法進(jìn)行嚴(yán)厲懲罰。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有關(guān)部門需要對(duì)電子文件在網(wǎng)絡(luò)上的傳播和利用進(jìn)行規(guī)范，以此來維護(hù)電子文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上隨意不負(fù)責(zé)任地傳播利用別人研究成果的行為，要進(jìn)行嚴(yán)
厲打擊和懲治。只有將電子文件管理合法化，以法律條文的形式確定下來，才能充分實(shí)現(xiàn)電子文件的法律憑證價(jià)值?？墒牵聦?shí)卻是目前有關(guān)電子文件的法律規(guī)范還很不完善，無法適
應(yīng)當(dāng)下電子文件迅猛增加的趨勢(shì)，因此，制定適合電子文件管理的法律也是需要解決的問題之一。
（4）網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給電子文件的管理帶來了一系列新問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的不斷進(jìn)步，使得電子文件在各行各業(yè)都不同程度地大量形成，并有日益發(fā)展的趨勢(shì)。由于電子文件的獨(dú)特性，使得和普通的紙質(zhì)文件有所區(qū)別，帶來了一些新的管理問題?！熬W(wǎng)絡(luò)化”引起“文檔一體化”，掃除了傳統(tǒng)時(shí)間和空間障礙，更新了傳統(tǒng)檔案室的工作模式?？偠灾W(wǎng)絡(luò)化帶來了文件、檔案管理的新變革，與此同時(shí)，也對(duì)我們的管理工作提出了挑戰(zhàn)。
三、加強(qiáng)電子文件管理的技術(shù)措施
問題
一、渠道不暢，案源不足。
現(xiàn)階段，檢察機(jī)關(guān)獲得立案監(jiān)督案源的主要渠道是通過公安機(jī)關(guān)報(bào)捕的案件和一些群眾來訪，其他方面獲得的線索甚微，其原因一是基層檢察院沒有派出機(jī)構(gòu)，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)群眾接觸機(jī)會(huì)少；二是對(duì)立案監(jiān)督宣傳的力度和廣度不夠，尤其是農(nóng)村群眾對(duì)檢察機(jī)關(guān)立案監(jiān)督工作不了解，發(fā)生了案件只知道找公安機(jī)關(guān)或人民法院；三是公安機(jī)關(guān)對(duì)其受案登記的保密，在很大程度上增加了檢察機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)案件線索的難度；四是檢察機(jī)關(guān)偵查監(jiān)督部門人員素質(zhì)參差不齊，在辦案中不善于挖掘線索。
二、監(jiān)督的范圍不全面、重點(diǎn)不突出。
立案監(jiān)督是法律賦予檢察機(jī)關(guān)的重要權(quán)力，是人民檢察院對(duì)公安機(jī)關(guān)的立案活動(dòng)是否合法進(jìn)行的監(jiān)督，它包含兩方面的內(nèi)容：一是對(duì)公安機(jī)關(guān)應(yīng)立案?jìng)刹槎戳傅谋O(jiān)督；二是對(duì)公安機(jī)關(guān)不應(yīng)立案?jìng)刹槎傅谋O(jiān)督。當(dāng)前，檢察機(jī)關(guān)僅把監(jiān)督的眼光放在前者，對(duì)后者的監(jiān)督幾乎成了空擋。而且對(duì)前者的監(jiān)督也是將眼光放在諸如盜竊、收贓、容留介紹等一般刑事案件上，一些案件甚至還介于罪與非罪之間，或者是罪行輕微，而對(duì)那些社會(huì)影響大、群眾反映強(qiáng)烈的刑事犯罪、職務(wù)犯罪、破壞市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序犯罪和行政執(zhí)法機(jī)關(guān)移送涉嫌犯罪的案件監(jiān)督較少。另外，從這幾年的立案監(jiān)督工作總體上看，對(duì)自偵案件的立案監(jiān)督較為薄弱，亟待加強(qiáng)。
三、實(shí)效不佳，未實(shí)現(xiàn)數(shù)量與質(zhì)量的辨證統(tǒng)一。
在實(shí)際工作中，一是公安機(jī)關(guān)內(nèi)部心存不甘心被監(jiān)督的抵觸情緒，干警門常以補(bǔ)簽立案決定書、補(bǔ)充犯罪嫌疑人在逃情況說明等逃避監(jiān)督，即使立了案，但久拖不偵，不抓捕人犯，不及時(shí)報(bào)捕起訴，造成有力的定罪證據(jù)流失，削弱了監(jiān)督力度。二是檢、公干警溝通少，協(xié)調(diào)不夠，甚至產(chǎn)生誤解，使公安干警對(duì)立案監(jiān)督工作產(chǎn)生反感，不服監(jiān)督；有的檢察干警認(rèn)為只要公安機(jī)關(guān)將案件立起了，收到立案回復(fù)就行了，忽視了立案監(jiān)督案件的后續(xù)督查工作，導(dǎo)致案件久偵不結(jié)，甚至中途夭折。三是由于刑訴法第87條只對(duì)立案監(jiān)督工作作了原則性的規(guī)定，缺乏具體操作性規(guī)定，對(duì)公安機(jī)關(guān)不執(zhí)行監(jiān)督的法律后果未明確。四是由于國家司法機(jī)關(guān)司法解釋的不斷變化，致使一些立案監(jiān)督案件在立案后得不到處理。
對(duì)策
一、 加大法制宣傳力度，拓寬案源。
積極宣傳，增強(qiáng)意識(shí)，運(yùn)用檢務(wù)公開欄或通過電臺(tái)、電視臺(tái)、報(bào)刊等發(fā)表專題文章，介紹立案監(jiān)督知識(shí)和檢察機(jī)關(guān)的立案監(jiān)督職能，除繼續(xù)運(yùn)用原有的從審查逮捕案件等渠道獲取案件線索外，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，多渠道挖掘案源：一是與公安機(jī)關(guān)建立案件通報(bào)制度，及時(shí)掌握公安機(jī)關(guān)各類刑事案件的受理、立案情況，從公安機(jī)關(guān)的受案材料中獲取線索；二是加強(qiáng)與本院控申科、公訴科、職務(wù)犯罪偵查局、監(jiān)所科等業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，從中獲取線索，形成刑事立案監(jiān)督“一體化”的新局面；三是建立與稅務(wù)、工商、煙草、林業(yè)、金融、技術(shù)監(jiān)督等職能部門的聯(lián)系制度，定期或不定期對(duì)其處罰決定進(jìn)行審查，從中發(fā)現(xiàn)立案監(jiān)督線索；四是從新聞媒體的宣傳報(bào)道中獲取線索。
二、探索立案監(jiān)督工作新途徑，提高監(jiān)督效果。
一是在檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部建立信息聯(lián)系制度，成立立案監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，由院領(lǐng)導(dǎo)、偵監(jiān)、公訴、控申、職偵、監(jiān)所等部門人員組成，通過會(huì)議或其他形式，互通信息，挖掘案源。二是在偵監(jiān)部門建立跟蹤監(jiān)督制度，設(shè)置《立案監(jiān)督案件跟蹤卡》，派專人對(duì)立案監(jiān)督案件一跟到底，及時(shí)了解案件進(jìn)行到什么階段、存在的問題及其原因；及時(shí)督促公安機(jī)關(guān)收集補(bǔ)充證據(jù)，盡快結(jié)案，同時(shí)，將案件情況通知公訴、監(jiān)所等部門，及時(shí)掌握案件起訴和判決情況。三是與公安機(jī)關(guān)建立聯(lián)系會(huì)議制度，對(duì)立案監(jiān)督工作進(jìn)行定期交流、清查和總結(jié)，形成公、檢合力。四是堅(jiān)持立案監(jiān)督案件復(fù)查制度，定期對(duì)已辦理的立案監(jiān)督案件進(jìn)行復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
三、開拓創(chuàng)新，突出重點(diǎn)。
將立案監(jiān)督工作與維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定相結(jié)合，與保護(hù)國企改革和發(fā)展相結(jié)合，樹立為大局服務(wù)的辦案意識(shí)，緊密結(jié)合本地實(shí)際，集中力量，將監(jiān)督重點(diǎn)放在嚴(yán)重刑事犯罪、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪以及司法腐敗犯罪等有案不立、有罪不糾和不應(yīng)立案而立案的案件上，解決深層次的問題，及時(shí)提出糾正意見。
四、正確處理立案監(jiān)督案件數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系。
【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理;問題;對(duì)策
1學(xué)校檔案管理中出現(xiàn)的主要問題
1．1管理機(jī)制尚不完善
目前來看，許多學(xué)校的管理機(jī)制都不完善，管理無標(biāo)準(zhǔn)。究其原因，主要是沒有關(guān)于學(xué)校檔案方面的法律法規(guī)，以至于高校的檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，因?yàn)楝F(xiàn)在還沒有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，很多學(xué)校并沒有意識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性。學(xué)校許多工作人員認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作可有可無，因此在人員、設(shè)備等方面比較落后，管理機(jī)制尚不成熟。
1．2管理工具和方式比較落后
現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理工具和方式都比較落后，還采取著人工的形式進(jìn)行管理統(tǒng)計(jì)，在資料收集方面也不成熟，速度和質(zhì)量都很慢，所以應(yīng)該改進(jìn)管理辦法和管理工具，加快資料收集速度，提高資料收集質(zhì)量，將學(xué)生檔案管理工作信息化、智能化、科學(xué)化。
1．3檔案內(nèi)容不全
現(xiàn)階段，學(xué)生檔案內(nèi)容主要涉及報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績(jī)、身體狀況、誠信記錄、榮譽(yù)狀況等，但很多學(xué)校由于不夠重視，管理機(jī)制的不完善，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容不全，格式不統(tǒng)一，檔案歸檔范圍狹窄，不能跟得上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也不能滿足用人單位對(duì)學(xué)生能力、綜合素質(zhì)和時(shí)代特色等信息的需求。所以檔案內(nèi)容關(guān)乎著學(xué)生今后的就業(yè)等多方面發(fā)展，內(nèi)容不全對(duì)學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)行非常不利。
1．4管理人員不專業(yè)、變動(dòng)頻繁
很多學(xué)校的管理人員并非專業(yè)的管理職工，經(jīng)常變動(dòng)頻繁，也沒有設(shè)專門的管理科，通常由輔導(dǎo)員或任課老師擔(dān)任，這些人員在時(shí)間、能力方面本就有限，對(duì)檔案管理的知識(shí)也比較欠缺，所以他們是很難在檔案管理工作中投入大量的時(shí)間與精力的。有些高校配備了專門的管理人員，卻通常是親戚或關(guān)系好者，他們?cè)跈n案管理方面的能力更加欠缺，素質(zhì)普遍偏低，真正懂得檔案管理工作的人非常少。管理人員的頻繁變動(dòng)是另一個(gè)比較重要的原因。大部分高校里的管理檔案人員基本上并非專門招的管理方面的職工，而且由于當(dāng)前檔案管理工作不專業(yè)，沒有一個(gè)固定的標(biāo)準(zhǔn)，且學(xué)生檔案管理工作任務(wù)中，工作大，這類從業(yè)人員普遍對(duì)待檔案工作缺乏熱情和積極性，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作交接不好，管理質(zhì)量難以提高，比如就經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、保管不善、亂拿亂翻等不良現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的頻繁發(fā)生一方面又加重了學(xué)生檔案工作的負(fù)擔(dān)，另一方面導(dǎo)致檔案材料損壞丟失、檔案整理不規(guī)范，歸檔質(zhì)量較低，影響整個(gè)的學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量。
1．5管理意識(shí)弱，態(tài)度不積極
目前，學(xué)校職工檔案意識(shí)還處于比較薄弱的水平，很多都認(rèn)識(shí)不到學(xué)生檔案工作的重要性，工作態(tài)度也不積極，整理歸納不認(rèn)真，檔案質(zhì)量低、材料不齊全，工作不到位。一些學(xué)校將學(xué)生檔案全部交給檔案室進(jìn)行管理，這樣雖然有了專門的管理組織，但對(duì)于學(xué)校來說，其他部門的人員對(duì)檔案管理工作不熟悉。學(xué)生檔案信息的收集與統(tǒng)計(jì)是整個(gè)學(xué)校的事情，因此當(dāng)二者的工作職責(zé)發(fā)生矛盾時(shí)，容易出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況。
2優(yōu)化學(xué)校檔案管理的相關(guān)對(duì)策
2．1加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)
學(xué)校檔案管理人員對(duì)檔案管理的意識(shí)薄弱，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度也有關(guān)系。所以加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵保證。學(xué)生檔案管理人員要經(jīng)常與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，對(duì)相關(guān)工作提出自己的看法與建議，積極為檔案管理工作提出建議，并不斷改善，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化。最好將其納入到學(xué)校的管理制度、學(xué)校規(guī)劃以及學(xué)校計(jì)劃中，加大辦公設(shè)備的投資金和人員投入，提高工作人員工薪待遇，改善工作環(huán)境。學(xué)校在提高管理人員素質(zhì)的同時(shí)還要健全學(xué)生檔案管理制度，明確管理人員的具體職責(zé)，不隨便調(diào)整工作人員崗位，擴(kuò)大檔案歸檔范圍，完善管理機(jī)制。加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)，優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作。
2．2檔案管理需要全員共同努力
因?yàn)閷W(xué)生檔案的管理與收集與整個(gè)學(xué)校息息相關(guān)，所以教師對(duì)檔案管理也有著很大的影響，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)廣大教師的宣傳和教育，強(qiáng)化教師的檔案意識(shí)，最好將其納入到學(xué)校教師評(píng)優(yōu)評(píng)先中，讓學(xué)校教師真正配合檔案管理工作。教師的積極配合會(huì)減少檔案管理過程中的許多問題。檔案管理不僅與學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)，更與教師的未來發(fā)展和切身利益具有直接關(guān)系。因此，學(xué)校要向教師表明這種利益關(guān)系，鼓勵(lì)教師積極參與到檔案管理工作中去，來完善檔案管理工作。向管理教師說明檔案管理情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，碰到不熟悉的領(lǐng)域，要立即請(qǐng)教專業(yè)人員，聽取建議、補(bǔ)充信息，保證檔案管理工作的高效完成。所以檔案管理需要全員共同努力。
2．3改善檔案管理工具和方式
學(xué)校要改善檔案管理的工具和方式，逐漸淘汰人工化，促進(jìn)檔案管理工作盡快實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化和信息化。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，需要設(shè)置專職管理人員，通過技能培訓(xùn)以及專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，保證管理人員具備相應(yīng)的管理能力和水平。學(xué)校還要完善相關(guān)制度，對(duì)管理人員提出具體的工作要求和工作目標(biāo)，改善檔案管理工作的工具和方式，使得學(xué)校檔案管理工作更加科學(xué)化、制度化和信息化。
2．4強(qiáng)化管理人員服務(wù)意識(shí)、提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理不是一個(gè)人或者一個(gè)管理機(jī)構(gòu)的事，它是全校的事情，關(guān)乎著每位同學(xué)的發(fā)展和學(xué)校的發(fā)展，所以不能把管理水平一直停在原處，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，樹立服務(wù)意識(shí)。檔案的管理與收集不能為了省事而憑空捏造，要打破傳統(tǒng)那種高高在上的姿態(tài)，主動(dòng)服務(wù)同學(xué)、學(xué)校，認(rèn)真保管、整理以及收集檔案，樹立為教學(xué)、為學(xué)校服務(wù)的意識(shí)，注重服務(wù)理念的宣傳。
3結(jié)語
綜上所述，本文認(rèn)真分析了學(xué)校檔案管理工作的缺陷，并提出了相關(guān)措施，希望能為學(xué)校檔案管理工作提供一點(diǎn)有效的建議，使其真正被應(yīng)用于同學(xué)，服務(wù)于社會(huì)。
參考文獻(xiàn):
［1］高曉玲．加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)提升學(xué)校檔案管理水平［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2016(23)．
【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)；檔案管理；信息化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)，滲透到人們工作和生活的方方面面。同時(shí)，信息化管理手段也在迅速普及和應(yīng)用。隨著城市化建設(shè)的迅速發(fā)展，城建檔案的數(shù)據(jù)信息也逐漸龐大起來，無形中增加了城建檔案管理的難度和工作量。傳統(tǒng)的城建檔案管理模式大都是人工操作，信息一般都是以紙質(zhì)文件的形式記錄和保存，查找檔案信息的工作量大而繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，出現(xiàn)了和城建發(fā)展速度不同步、不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，檔案管理要想實(shí)現(xiàn)與城建速度的同步進(jìn)展，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，跟上城市化建設(shè)速度的步伐，有效促進(jìn)并推動(dòng)城市建設(shè)的進(jìn)程。
一、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
沒有變革就勿談發(fā)展，在歷史的發(fā)展進(jìn)程中沒有一成不變的事物，任何事物的進(jìn)步都是在發(fā)展變化中進(jìn)行的。在歷史的每個(gè)階段，都會(huì)有新生事物的產(chǎn)生和創(chuàng)造來推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。信息化技術(shù)就是當(dāng)今社會(huì)順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的新事物，它不僅推動(dòng)了歷史社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，同時(shí)也大大改變著人們的生活環(huán)境和生活速度。城市建設(shè)檔案管理要想跟上城市建設(shè)的步伐，也同樣離不開信息技術(shù)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的規(guī)范性和查詢檔案信息的高效性、便捷性。城建檔案管理實(shí)質(zhì)上是對(duì)數(shù)據(jù)信息的管理，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)間和空間的局限性，并且可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享和檢索，使檔案信息內(nèi)容更豐富、保存時(shí)間更長(zhǎng)久、應(yīng)用范圍更廣泛。城建檔案管理的信息化建設(shè)實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。
二、城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
（一）將檔案信息化管理看得過于簡(jiǎn)單。城市建設(shè)檔案的信息化管理確實(shí)優(yōu)化了管理程序，大大提高了檔案管理工作的效率。但是，有些檔案管理人員將檔案管理的信息化看得過于簡(jiǎn)單，認(rèn)為只要把原來的紙質(zhì)信息輸入到信息系統(tǒng)就可以了，但是，即使在信息系統(tǒng)里面也是要通過分類整理，只有通過細(xì)致的分類管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息檢索的便捷性。（二）檔案信息化管理的安全性問題。信息安全主要是指檔案信息通過應(yīng)用軟件管理和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳送過程中確保信息的完整和不泄漏。在提供檔案信息服務(wù)以滿足利用需求時(shí)，非法用戶進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)和傳輸過程中信息被竊聽是常見的安全問題。由于部分檔案管理人員專業(yè)水平有限而導(dǎo)致的安全問題也值得我們關(guān)注。有些檔案管理人員認(rèn)為只要檔案信息輸入到信息系統(tǒng)就萬無一失了。這種想法是完全錯(cuò)誤的，當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)科技化的社會(huì)，不法分子的作案手段也呈現(xiàn)出科技化，有些不法分子研制出專門攻擊信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的病毒，來侵害信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的破壞或丟失。另外，檔案信息管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施也需要定期檢修，以免由于設(shè)備故障而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失。
三、促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)的建議
城建檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)城市建設(shè)工作的必然選擇，是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展規(guī)律的要求，是實(shí)現(xiàn)檔案管理和城建工作同步進(jìn)行的有效手段。下面結(jié)合當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理工作面臨的形勢(shì)，提出幾點(diǎn)建議。（一）檔案管理人員對(duì)檔案的信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。部分檔案管理人員由于專業(yè)水平有限，對(duì)檔案的信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不夠深刻，容易造成檔案的信息化管理過程中工作的不規(guī)范和不通暢，從而會(huì)導(dǎo)致安全隱患的產(chǎn)生。因此，有必要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作專業(yè)水平，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范。雖然信息化技術(shù)給人們的工作和生活帶來了很大的便捷，但是由于當(dāng)今不法分子利用科技手段對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊，從而給檔案的信息化管理水平提出了更高的要求，利用科技手段加強(qiáng)對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)，堵塞系統(tǒng)軟件漏洞，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全性，是一件非常緊迫的任務(wù)。（三）建立檔案信息安全保障體系。檔案部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，建立專人負(fù)責(zé)制度，實(shí)行檔案信息傳輸安全管理制度。制定嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行上網(wǎng)利用檔案信息審核制度，防止檔案信息失泄密問題的發(fā)生。
四、結(jié)語
綜上所述，城市建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)也是一個(gè)逐步完善的過程。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)會(huì)越來越普遍，同時(shí)，檔案信息化建設(shè)的安全性也會(huì)越來越被人們重視，檔案管理人員需要在工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)安全意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)城市化建設(shè)的步伐和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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[3]鄭月.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].赤子(上中旬),2014(09):05.
【關(guān)鍵詞】 基層；醫(yī)療單位；人事檔案管理；問題
人事檔案管理主要是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，它記載了人員的經(jīng)歷，是重要的人事信息資源。醫(yī)療單位人事檔案管理工作也是如此，收存了職工的履歷、自傳、考評(píng)、政治歷史、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄醫(yī)院職員工作成長(zhǎng)、思想發(fā)展的進(jìn)程，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人基本情況等各個(gè)方面的內(nèi)容。尤其在當(dāng)下社保改革的大背景下，人事檔案成為醫(yī)院人事部門正確使用人才、晉升職稱、薪酬、退休待遇等問題的一個(gè)重要依據(jù)。隨著醫(yī)院人事檔案管理工作納入數(shù)字化管理，在檔案新舊交替、紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子文檔的過程中，暴露了目前人事檔案管理工作存在一些問題，影響了檔案管理工作的順利開展。處于省會(huì)中心的“二級(jí)乙等”綜合性公立醫(yī)院，是目前醫(yī)改重點(diǎn)扶持的對(duì)象之一，它既是“省、市醫(yī)保定點(diǎn)醫(yī)院”也是處理“省交通事故定點(diǎn)的治療醫(yī)院”，為分流三甲醫(yī)院的病人發(fā)揮了巨大作用。以下對(duì)被調(diào)查醫(yī)院簡(jiǎn)稱“A院”，A院現(xiàn)有職工337名，目前在編正式職工152人。通過對(duì)該院在職工作人員進(jìn)行問卷調(diào)查分析人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，可反映出目前區(qū)級(jí)醫(yī)療單位人事管理工作的共性問題，可為解決此類問題提供參考依據(jù)。
一、 研究對(duì)象與方法
（一） 研究對(duì)象。 A醫(yī)院在職、在編職工50人，進(jìn)行隨機(jī)問卷調(diào)查，以人事檔案管理工作職能、目前存在的問題、建議為調(diào)查范疇。
（二） 研究方法。文獻(xiàn)資料法、問卷調(diào)查法、訪談法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。圍繞研究?jī)?nèi)容設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，并對(duì)問卷進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，對(duì)數(shù)據(jù)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)整理，問卷發(fā)放50份，回收50份，回收率達(dá)100%。
二、 結(jié)果與分析
（一）被調(diào)查職工崗位構(gòu)成情況。本次調(diào)查人員構(gòu)成：在職在編人員，t生22人，護(hù)士20人，工勤人員8人，分占調(diào)查總?cè)藬?shù)的48%、38%、14%。工作年限為3年及以上，目前人事檔案均在本單位留檔。
（二）對(duì)人事檔案管理人員工作職責(zé)的認(rèn)識(shí)。根據(jù)醫(yī)院人事檔案工作的職責(zé)，分為人事檔案收集、鑒別和整理；辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)；登記職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況；檔案的安全保密、保護(hù)工作；推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)等層面。
本次調(diào)查以表1所示6個(gè)維度對(duì)調(diào)查對(duì)象進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，大部分被調(diào)查者認(rèn)為人事檔案管理人員工作職責(zé)主要為收集、鑒別整理人事檔案和辦理人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞和統(tǒng)計(jì)，其中做好檔案的安全保密、保護(hù)工作和推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)分占20%、10%。通過訪談，許多職工認(rèn)為人事檔案管理應(yīng)圍繞檔案管理工作，而工資變動(dòng)屬財(cái)務(wù)部門管理范疇，檔案保密、保護(hù)屬安保人員工作范疇，推廣、應(yīng)用人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)則屬于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理人員職責(zé)。另外在本次調(diào)查有4人，占總調(diào)查人數(shù)8%，對(duì)此類工作職責(zé)不了解。
（三）對(duì)人事檔案管理工作的建議。
根據(jù)調(diào)查內(nèi)容設(shè)置對(duì)人事檔案管理工作的建議一欄，其中無建議8人，占16%。對(duì)工作建議集中在兩個(gè)方面：其中31人，62%的調(diào)查對(duì)象建議在以后的工作中建立人事檔案信息平臺(tái)，便于個(gè)人信息查詢。經(jīng)訪談職工較認(rèn)同的實(shí)施方案為在單位主頁開設(shè)人事管理一欄，將信息入網(wǎng)，便于職工核對(duì)個(gè)人信息、了解目前檔案內(nèi)容。另有11人，22%調(diào)查對(duì)象建議提高相關(guān)工作辦事效率，反映在日常人事檔案工作過程中存在辦事手續(xù)復(fù)雜、耗時(shí)，辦事流程不夠明了等，希望可開通網(wǎng)上預(yù)約、查詢等工作，同時(shí)簡(jiǎn)化辦事手續(xù)。
三、 目前區(qū)級(jí)醫(yī)療單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題
通過對(duì)A院在職員工進(jìn)行問卷調(diào)查和訪談，反映出目前醫(yī)院人事檔案管理工作中仍存在一些問題。表現(xiàn)為：對(duì)人事檔案管理的工作重要性認(rèn)識(shí)不足；檔案材料分類、審核不準(zhǔn)；填寫格式不規(guī)范；檔案內(nèi)容未及時(shí)更新，數(shù)據(jù)錄入整理信息化程度不高等情況。隨著時(shí)展和醫(yī)療單位競(jìng)崗機(jī)制的引入，在醫(yī)院職工招聘和員工評(píng)聘職稱、晉升職位的過程中，人事檔案是一種重要的憑證參考，越來越受到各單位和各部門的重視。因此，對(duì)人事檔案材料的真實(shí)性、可靠性、完整性的要求也越來越高。這就要求從人事檔案的資料來源、內(nèi)容審查、資格認(rèn)定等多個(gè)環(huán)節(jié)和步驟都必須經(jīng)過嚴(yán)格核實(shí)和記錄；同時(shí)，也要求人事檔案管理部門及時(shí)對(duì)在職員工檔案進(jìn)行定期更新，以保證檔案記錄的連續(xù)、完整。然而，通過調(diào)查，目前出現(xiàn)的問題究其原因主要由以下幾點(diǎn)導(dǎo)致。
（一）對(duì)人事檔案管理的工作重要性認(rèn)識(shí)不足。根據(jù)本次調(diào)查結(jié)果，92%的職工認(rèn)為人事檔案管理的工作職能僅僅為收集、鑒別和整理人事檔案。這說明目前大部分職工對(duì)人事檔案管理工作不了解，本質(zhì)在于人事部門缺乏對(duì)本部門工作進(jìn)行宣傳和介紹。同時(shí)通過訪談結(jié)果，本單位網(wǎng)站尚未設(shè)立人事管理工作分站，職工無法及時(shí)獲取相關(guān)信息，只能通過網(wǎng)站主頁新聞或張貼文件獲得相關(guān)信息，極為不便。在醫(yī)療單位日常人事檔案的管理實(shí)際工作中，其重心在于：建立匯總單位員工各方面信息的一個(gè)數(shù)據(jù)庫，涉及職工職稱、職務(wù)、工資調(diào)整等多方面業(yè)務(wù)，同時(shí)為本單位人才培養(yǎng)和企業(yè)發(fā)展提供參考和保障，根據(jù)業(yè)務(wù)要求，輸入或輸出人事檔案信息。
只有加強(qiáng)醫(yī)療單位人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的職能，對(duì)醫(yī)療單位人事管理制度進(jìn)行改革探索，合理資源配置、加強(qiáng)各部門協(xié)作，才能進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。另外，針對(duì)醫(yī)療單位各位職工人事檔案管理需求，人事檔案管理部門可根據(jù)職工檔案資料結(jié)合單位規(guī)章制度，有法可依、有章可循地為職工發(fā)放基本工資和績(jī)效工資，辦理和繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、大病醫(yī)療統(tǒng)籌、住房公積金等相應(yīng)福利待遇。同時(shí)，依據(jù)職稱和年限變更對(duì)工資進(jìn)行合理調(diào)整；每年定期辦理職稱申報(bào)和認(rèn)定工作，在職工提出申請(qǐng)時(shí)為職工出具相應(yīng)的證明材料。在醫(yī)療單位中，尤其針對(duì)從事有毒、有害工作的員工，如從事化驗(yàn)、放射檢查的職工，人事檔案管理部門要協(xié)助單位進(jìn)行職業(yè)病防護(hù)，準(zhǔn)確記錄工種和工作年限，優(yōu)先考慮此類工種職工輪崗、轉(zhuǎn)崗申請(qǐng)，并根據(jù)規(guī)章制度和其檔案中的工作年限，在征得職工同意后適當(dāng)提前其退休年齡。
此外，完整的人事檔案可詳細(xì)反映在醫(yī)療單位職工的工作履歷、學(xué)歷進(jìn)修、思想道德、業(yè)務(wù)水平、職稱和技能等級(jí)等情況，能較全面地體現(xiàn)職工個(gè)人的信息，具有準(zhǔn)確性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、保密性等特點(diǎn)。醫(yī)療單位個(gè)人人事檔案是職工職稱晉升、單位干部任命的核心依據(jù)，人事檔案內(nèi)容直接決定了崗位選拔、職位晉升等工作是否正確和規(guī)范，是否合理和合法，對(duì)醫(yī)療單位的健康發(fā)展有極其重要的作用。
（二）人事檔案管理的工作信息化程度不高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展能夠使人事檔案的信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、管理、查詢使用、更新等工作過程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化、系統(tǒng)化，可大大縮減醫(yī)療檔案管理部門及工作人員的工作量，提高人事部門的工作效率，同時(shí)可利用“大數(shù)據(jù)”技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，為單位調(diào)整現(xiàn)有崗位和職稱構(gòu)成提供參考依。然而調(diào)查結(jié)果顯示，目前晉安區(qū)醫(yī)院人事檔案文件的錄入雖使用計(jì)算機(jī)，但僅限于職工基本信息資料的錄入，職工無法通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)（醫(yī)院主頁）進(jìn)行查詢，只能通過申請(qǐng)審批后前往檔案管理室進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)取查閱，且目前信息管理系統(tǒng)僅針對(duì)人事檔案管理工作人員日常工作開放，對(duì)于職工尚未開放查詢端口，導(dǎo)致此項(xiàng)工作繁瑣不便。 在本次調(diào)查問卷中，對(duì)人事檔案管理工作的建議一欄也反映出此問題，62%的被調(diào)查者期望可建立信息平臺(tái)以便于個(gè)人信息查詢。
（三）人事檔案在整理收集過程中有一定的難度。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的今天，只有充分發(fā)揮資源優(yōu)化配置才能看到有效的成果。在資源配置中人才是一種重要的資源。目前人員流動(dòng)較為普遍和頻繁，需要及時(shí)更新和調(diào)動(dòng)人事檔案，這對(duì)于人事檔案管理工作造成了很大的困難。尤其體現(xiàn)在檔案整理工作中，頻繁的人員變更，容易出現(xiàn)檔案遺失、檔案失真等情況，使檔案的質(zhì)量受到很大影響，也為員工帶來諸多不便。
（四）人事檔案保護(hù)設(shè)施落后。通過本次調(diào)查，反映出區(qū)級(jí)醫(yī)療單位對(duì)人事檔案的保護(hù)、保密不夠重視，檔案管理保密設(shè)施也較落后。仍有一些檔案管理工作還是依靠紙質(zhì)卷宗進(jìn)行保存和操作，即使錄入計(jì)算機(jī)中也未對(duì)檔案材料進(jìn)行防盜、保密管理。檔案管理辦公室安保、監(jiān)控設(shè)施不足，極易導(dǎo)致檔案公開化，職工信息泄露，給職工工作和生活帶來諸多不便。同時(shí)，部分檔案因長(zhǎng)時(shí)間不使用或人員調(diào)動(dòng)后未及時(shí)清檔，形成“死檔”“空檔”，嚴(yán)重地影響了檔案的安全性和完整性。