時(shí)間：2023-03-01 16:23:00
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[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對(duì)策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案?！边@就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上
一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對(duì)策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對(duì)濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。
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1.1加強(qiáng)檔案管理過程中的質(zhì)量控制
并按期移交對(duì)于電力工程的建設(shè)來講每一個(gè)電力工程建設(shè)的實(shí)體，也就是每一個(gè)具體的項(xiàng)目都對(duì)應(yīng)著一個(gè)工程管理的檔案，檔案和工程之間是緊密聯(lián)系相互依存的。電力工程完成竣工之后除了實(shí)體項(xiàng)目的交接以外，還要交接與電力工程建設(shè)相關(guān)的各種檔案信息。所以對(duì)于電力工程中的檔案管理來講，檔案是工程管理重要的一部分，是以后對(duì)工程進(jìn)行維護(hù)，界定相關(guān)責(zé)任人的重要依據(jù)。由于電力工程建設(shè)的時(shí)間長(zhǎng)短不一，短則幾個(gè)月長(zhǎng)則幾年。在電力工程建設(shè)的過程中如果對(duì)于檔案工作忽視的話就會(huì)造成電力工程建設(shè)和電力工程檔案不同步的現(xiàn)象，檔案的記錄就會(huì)出現(xiàn)遺漏的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)某個(gè)階段的重要檔案的記錄的遺失，最終很可能造成工程在驗(yàn)收的過程中由于檔案的問題而不合格，就會(huì)造成工程的延期交付。所以要加強(qiáng)對(duì)于電力施工過程中檔案的管理，并且嚴(yán)格控制電力工程建設(shè)中的檔案的質(zhì)量，這是保證電力工程是否能夠按期交付的關(guān)鍵。
1.2檔案規(guī)范化管理
對(duì)于文書檔案的管理已經(jīng)較為成熟但是對(duì)于聲像的檔案管理一直沒有現(xiàn)行的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，但是聲像信息又是檔案管理中所不可或缺的一個(gè)部分，其能夠形象地反映工程的進(jìn)度，具有很強(qiáng)的客觀事實(shí)性，其作用是其他的檔案資料所無法替代的，是對(duì)電力工程建設(shè)最為真實(shí)客觀的反映。為了能夠?qū)⑦@些聲像資料順利的歸檔并進(jìn)行保存，這就要求聲像檔案的制作者在制作聲像檔案的過程中如拍照和錄像要嚴(yán)格按照電力公司對(duì)于聲像資料的標(biāo)準(zhǔn)化的要求，并且嚴(yán)格控制聲像資料的質(zhì)量，并且對(duì)于聲像資料按照其分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分門別類并使用不可擦出的磁盤進(jìn)行保存而且建立相應(yīng)的備份，同時(shí)能夠打印成紙質(zhì)檔案的要打印成紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，并且在聲像資料保存過程中記錄聲像資料的六個(gè)重要的因素，對(duì)于聲像資料所反映的信息進(jìn)行客觀的描述。
2電力工程檔案管理質(zhì)量體系建設(shè)
電力工程檔案的形式是伴隨著電力工程的建設(shè)過程的，檔案在形成的過程中應(yīng)該明確到各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)，使得每個(gè)部門所提交的資料都按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。為了確保電力工程中檔案的質(zhì)量那么就必須建立相應(yīng)的質(zhì)量管理體系，在檔案標(biāo)準(zhǔn)制定的過程中嚴(yán)格參考電力系統(tǒng)對(duì)于檔案所要求的標(biāo)準(zhǔn)，為電力工程之后的驗(yàn)收和維護(hù)提供支持。第一，檔案的管理應(yīng)當(dāng)以管理部門為基礎(chǔ)，以檔案的管理部門為核心環(huán)節(jié)，參與電力工程建設(shè)的各個(gè)部門各個(gè)環(huán)節(jié)都要參與到檔案管理的整個(gè)過程，將整個(gè)電力工程的檔案管理和工作的程序、工程計(jì)劃、合同等各個(gè)環(huán)節(jié)相結(jié)合。并且在某些項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程監(jiān)理的環(huán)節(jié)都要設(shè)定相關(guān)的責(zé)任人信息。第二，電力工程建設(shè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、電力工程的管理部門、設(shè)計(jì)監(jiān)理和施工部門以及調(diào)試采購和招標(biāo)部門等。這些環(huán)節(jié)都應(yīng)該納入到電力工程檔案管理的過程中，明確項(xiàng)目管理過程中的責(zé)任，將檔案的管理納入到相關(guān)管理部門的責(zé)任中，在電力系統(tǒng)建設(shè)的過程中做好檔案的形成管理以及標(biāo)準(zhǔn)化，確保整個(gè)電力工程系統(tǒng)檔案的質(zhì)量。第三，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的同步執(zhí)行制度。同步指的是工程建設(shè)和檔案資料整理歸檔的同步；工程檢查的進(jìn)度和工程檔案檢查相關(guān)進(jìn)度是同步的；電力工程的驗(yàn)收以及相關(guān)成果的驗(yàn)收是和檔案的驗(yàn)收是同步的。參加執(zhí)行指的是檔案管理人員要參加相應(yīng)的生產(chǎn)工作，參加相關(guān)的會(huì)議；參加項(xiàng)目的建設(shè)和竣工驗(yàn)收；參加相應(yīng)的成果鑒定會(huì)議；參加相應(yīng)的儀器設(shè)備驗(yàn)收工作等。
3電力工程檔案質(zhì)量管理的要點(diǎn)
第一，電力工程建設(shè)中電力工程檔案是電力工程建設(shè)的真實(shí)再現(xiàn)和反映，是日后工程維護(hù)以及擴(kuò)建和相關(guān)責(zé)任認(rèn)定的重要的資料。電力工程項(xiàng)目的管理者一般被全權(quán)委托來管理整個(gè)工程的檔案管理工作，其是檔案管理工作的主體單位，其負(fù)責(zé)收集工程整個(gè)過程中各個(gè)階段各個(gè)環(huán)節(jié)各種類型的檔案資料。并且按照工程的進(jìn)度來對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔以及檢查。第二，施工單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的關(guān)鍵。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整個(gè)檔案，也就是負(fù)責(zé)整個(gè)工程的資料的工作，在這個(gè)過程中工程項(xiàng)目的技術(shù)人員和檔案管理人員通力合作來促進(jìn)檔案的形成。施工單位也要收集和整理自身在工程建設(shè)中的設(shè)計(jì)材料和施工資料以及相應(yīng)的安全措施、施工時(shí)間、施工記錄等一系列的資料。第三，監(jiān)理單位是電力工程檔案質(zhì)量控制管理的保障。監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)檔案的監(jiān)理工作。作為監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)搜集和整理工程建設(shè)的質(zhì)量材料，嚴(yán)格控制工程的進(jìn)度以及資金的使用和工程的質(zhì)量等，要根據(jù)檔案管理部門的要求將各種資料檔案按照其標(biāo)準(zhǔn)整理完全然后進(jìn)行移交，并且嚴(yán)格控制檔案標(biāo)準(zhǔn)的審核工作，嚴(yán)格控制檔案驗(yàn)收的質(zhì)量。
4結(jié)語
要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)
檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨(dú)立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。
4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理
走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?/p>
5人才資源的創(chuàng)新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學(xué)出版社,2002
血站檔案應(yīng)實(shí)時(shí)記錄采血及供血人員的基本信息，能夠做到準(zhǔn)確無誤的記錄在案。對(duì)于獻(xiàn)血人員一定要記清楚其有無病史、體檢報(bào)告、各種檢測(cè)項(xiàng)目、血液初檢及復(fù)檢記錄、采血過程、血液保管等都需存入檔案。血液采取后的工作也要記錄詳盡。這包括血液的入庫、發(fā)放和保存記錄，采取血液樣品的工作環(huán)境是否消毒，采血設(shè)備的檢查，采血器械的消毒，以及醫(yī)療廢棄物的后期處理等。這些信息的完整記錄能夠?yàn)槿蘸蟮目焖僬{(diào)閱提供基礎(chǔ)。然而現(xiàn)今檔案管理仍舊存在諸多問題。第一，法律意識(shí)淡薄，只在乎采血過程的專業(yè)操作而忽視了采血后的記錄工作。例如:獻(xiàn)血者登記表中的基本信息不詳，身份證號(hào)碼等的漏填或者誤填，導(dǎo)致回訪或歸檔的難度加大。首先，獻(xiàn)血者登記表多處都需要獻(xiàn)血者的簽名，血站工作人員由于沒有敘述清楚或者未加指導(dǎo)而導(dǎo)致獻(xiàn)血者簽名錯(cuò)誤或漏填簽名，造成記錄的不完整性和非真實(shí)性。其次,部分工作人員沒有嚴(yán)格的時(shí)間觀念，經(jīng)常提前或延遲記錄獻(xiàn)血者信息，埋下了醫(yī)療事故的隱患。第二，全國(guó)各地大多血站對(duì)采血人員的管理較為松散，體系不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)了很多工作人員身兼數(shù)職的情況，崗位劃分不明確，缺乏系統(tǒng)的血站檔案管理體系。因此選用一種規(guī)范化的檔案管理模式對(duì)血站的發(fā)展是刻不容緩的。第三，缺乏專業(yè)的血站歸檔審查人員。由于非血站檔案管理的專業(yè)人員缺少檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐能力，導(dǎo)致歸檔時(shí)審查不全面。部分質(zhì)量管理部門對(duì)歸檔的抽查范圍不夠廣泛，無法保證檔案質(zhì)量。
2血站檔案規(guī)范化管理的措施
2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
不論哪一部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對(duì)于血站來說也是這個(gè)道理。首先要加強(qiáng)血站領(lǐng)導(dǎo)對(duì)血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關(guān)法律規(guī)定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭(zhēng)取每年把檔案管理工作列入發(fā)展計(jì)劃范圍內(nèi)。要嚴(yán)格把關(guān)檔案科室人員的選拔，必須要有相關(guān)專業(yè)的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業(yè)知識(shí)，還要有領(lǐng)導(dǎo)能力和協(xié)調(diào)下屬之間關(guān)系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責(zé)的做好自己份內(nèi)的事。血站需要成立垂直式的管理網(wǎng)絡(luò)，建立分級(jí)式的管理政策，要完全落實(shí)管理責(zé)任制度，并且擬定相關(guān)的獎(jiǎng)懲條例、年度考核，嚴(yán)格遵照管理規(guī)定實(shí)施。
2.2加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)
在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對(duì)血站檔案價(jià)值的充分認(rèn)識(shí)。因此，首當(dāng)其沖的是要做好血站內(nèi)部的宣傳教育工作。要領(lǐng)會(huì)貫通《檔案法》的各項(xiàng)條例，自己學(xué)習(xí)的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對(duì)血站檔案管理工作的基層人員應(yīng)該開展必要的培訓(xùn)班、研討會(huì)、專題講座等，大家在學(xué)習(xí)檔案法的同時(shí)能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補(bǔ)每一個(gè)檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓(xùn)，不僅能夠加強(qiáng)檔案管理人員的檔案法律意識(shí)，而且促進(jìn)了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協(xié)同合作奠定基礎(chǔ)。另外，要加大力度對(duì)維護(hù)、開發(fā)、使用電子簽名的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，讓其充分了解和意識(shí)到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔(dān)的責(zé)任。維護(hù)電子設(shè)備的人員專業(yè)知識(shí)要過硬，對(duì)于電子檔案的維護(hù)、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。
2.3建立健全的檔案管理規(guī)定
檔案管理者需要認(rèn)真落實(shí)檔案法的相關(guān)規(guī)定這是毋庸置疑的。但是針對(duì)每一個(gè)不同地域、不同團(tuán)體組織、不同發(fā)展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內(nèi)容，歸檔的具體流程，根據(jù)血站人員數(shù)量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關(guān)訊息是否錯(cuò)填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環(huán)環(huán)相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的血站管理制度。
2.4實(shí)施兩套檔案方式管理
新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個(gè)管理部門所認(rèn)可并且廣泛應(yīng)用。而以往的紙質(zhì)檔案，其占地空間較大，查找檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，保存方法較為困難，保存環(huán)境較為苛刻等眾多弊病已經(jīng)漸漸淡出全國(guó)大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優(yōu)點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)條件的不穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)黑客的侵襲等都會(huì)造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，這樣既實(shí)現(xiàn)了查找檔案的快速、方便等優(yōu)勢(shì)，又保留了檔案的原始真實(shí)性，雙管齊下，互補(bǔ)不足。
3結(jié)語
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發(fā)展進(jìn)程
(1)增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制
近年來，凡申報(bào)考評(píng)的學(xué)校基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩(wěn)步提高，標(biāo)志著檔案工作邁出了與學(xué)校整體建設(shè)同步發(fā)展的第一步。多數(shù)高校采取有效措施，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，如成立校級(jí)檔案工作委員會(huì)等。多數(shù)學(xué)校將檔案工作納入學(xué)校的中期規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良性發(fā)展的環(huán)境。
(2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成網(wǎng)絡(luò)
隨著學(xué)校對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)程度的加強(qiáng)，檔案干部隊(duì)伍建設(shè)逐步得到重視，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)學(xué)校已形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。為學(xué)校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時(shí)，各校建立了相應(yīng)了崗位責(zé)任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學(xué)校的“目標(biāo)管理”中，從而形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。因而有效的保證了檔案工作“目標(biāo)管理”全過程的實(shí)施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進(jìn)程保持同步發(fā)展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。
(4)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)步入規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與學(xué)校科研成果鑒定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。
(5)引入現(xiàn)代化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實(shí)施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設(shè)施地更新、充實(shí)，使檔案管理?xiàng)l件和信息開發(fā)手段得到改善。
高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了現(xiàn)代化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)問題。通過“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視，客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉?？己撕吞岣?。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
3從推進(jìn)程度分析其實(shí)施過程的難點(diǎn)“目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載內(nèi)容涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作用與影響。上述問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無法與學(xué)校整體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、研工作的實(shí)施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高?！澳繕?biāo)管理”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”，將問題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與教育行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。
4從高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見分析其可能產(chǎn)生的中期影響
從目前高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見看，認(rèn)為考評(píng)基本反映出高校檔案工作的特點(diǎn)和檔案管理的全過程，具有較強(qiáng)的可操作性。但是，經(jīng)過整體考評(píng)過程后，總感覺有些缺憾。在實(shí)際考核和驗(yàn)收過程中，似乎比較偏重申報(bào)性文件資料的齊備與否，而實(shí)際工作的量化程度及考評(píng)前后的差異狀況未能充分體現(xiàn)出來。這樣會(huì)出現(xiàn)一些負(fù)效應(yīng)，一些學(xué)校在初步了解了考評(píng)程序后，在申報(bào)文件和自檢報(bào)報(bào)告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內(nèi)功的修煉，致使高校檔案工作“目標(biāo)管理”的效果大打折扣。如據(jù)此預(yù)測(cè)其中期效果，終究會(huì)對(duì)高校檔案工
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識(shí)，從管與監(jiān)兩方面入手，做為分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理工作。做到數(shù)據(jù)齊全，內(nèi)容完整。要達(dá)到此目標(biāo)，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅(jiān)持地質(zhì)項(xiàng)目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項(xiàng)目施工、竣工驗(yàn)收同步，堅(jiān)持檔案部門與基層單位相結(jié)合，把地質(zhì)檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書檔案等正確區(qū)分，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案收集工作。抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學(xué)勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄、表報(bào)、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報(bào)告和有關(guān)的圖件、附表等。所以在收集和整理時(shí)按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)已經(jīng)收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的特點(diǎn)和規(guī)律，在便于利用和保管的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則，如：編號(hào)與編目、范圍、術(shù)語與定義、規(guī)范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實(shí)施細(xì)則。
2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實(shí)質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對(duì)信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場(chǎng)化和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時(shí)，地質(zhì)檔案資料由分隊(duì)，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復(fù)制成果地質(zhì)報(bào)告，經(jīng)大隊(duì)資料室嚴(yán)格檢查驗(yàn)收合格后，由檔案管理工作人員及時(shí)分類、編號(hào)、立卷、歸檔，經(jīng)過計(jì)算機(jī)數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測(cè)繪資料、文書檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實(shí)要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動(dòng)其它各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3．檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
提高地質(zhì)檔案管理效率，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發(fā)，適應(yīng)較復(fù)雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來的經(jīng)濟(jì)效益。
3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。
傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進(jìn)行，收集數(shù)據(jù)相對(duì)麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會(huì)造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來說信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準(zhǔn)確。其次，在對(duì)數(shù)據(jù)查找時(shí)地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項(xiàng)檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項(xiàng)檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時(shí)間，提高了檢索效率。
3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。
地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細(xì)、及時(shí)的資料信息，為制定部門提供合理、適時(shí)的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應(yīng)用，在管理方式上對(duì)地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會(huì)越來越簡(jiǎn)單，越來越適應(yīng)社會(huì)環(huán)境和復(fù)雜的地理環(huán)境，越來越適應(yīng)新時(shí)代不斷發(fā)展的需要。
3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開發(fā)了地質(zhì)資料。
地質(zhì)資料檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建立，在地質(zhì)工作中，我們就可以利用信息化地質(zhì)資料資源，提供有效、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，可以為地質(zhì)工作節(jié)約成本，節(jié)約無謂投資，提高地質(zhì)項(xiàng)目成功率，為地質(zhì)工作帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對(duì)策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時(shí)，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項(xiàng)目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性問題對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上
一、電子檔案管理上的幾個(gè)關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長(zhǎng)溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長(zhǎng)速度可加快1-2倍，霉菌生長(zhǎng)的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長(zhǎng)的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。霉菌的生長(zhǎng)濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵?；覊m會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會(huì)增加酸、堿度?；覊m能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動(dòng)而四處擴(kuò)散。由于灰塵同時(shí)還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場(chǎng)所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場(chǎng)和電場(chǎng)。電磁場(chǎng)的干擾，會(huì)使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機(jī)械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響。
(四)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)。針對(duì)以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗(yàn)，提出以下一些對(duì)策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行
二、對(duì)策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運(yùn)用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度。
4、身份驗(yàn)證。為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改，在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機(jī)，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對(duì)濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進(jìn)行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對(duì)電子檔案進(jìn)行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場(chǎng)和電場(chǎng)。（1）電子檔案在整理、保管、利用時(shí)應(yīng)避開電動(dòng)機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、電視機(jī)、揚(yáng)聲器、耳機(jī)、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機(jī)械應(yīng)力。電子檔案載體存放時(shí)應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測(cè)和拷貝。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣和方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長(zhǎng)電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長(zhǎng)期兼容在保存電子檔案時(shí)，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時(shí)更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時(shí)，及時(shí)更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀。對(duì)于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時(shí)，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個(gè)操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲(chǔ)在一起，恢復(fù)時(shí)，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進(jìn)行顯示。
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【關(guān)鍵詞】數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用；檔案管理；房地產(chǎn)行業(yè)
在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的當(dāng)下，房地產(chǎn)行業(yè)增長(zhǎng)迅速，在增長(zhǎng)過程中帶來的大量檔案也成為相關(guān)企業(yè)所面臨的一大難題。但是隨著相關(guān)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展相關(guān)檔案管理工作得到了一個(gè)滿意的解決方案，現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)大量使用漸漸取代了傳統(tǒng)的手工處理方式，并且數(shù)字化技術(shù)同傳統(tǒng)的手工處理方式相比便捷程度較高。除此之外數(shù)字化技術(shù)還具有一定的智能化特點(diǎn)，可以以較高的效率處理相關(guān)數(shù)據(jù)文檔，基于網(wǎng)絡(luò)還可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)有關(guān)方面的信息交流，進(jìn)一步提升管理效率，提升房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理工作的水平，滿足企業(yè)以及社會(huì)發(fā)展的需求。
1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)
用所注意的事項(xiàng)目前房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中必須按照一定的原則對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們帶來了很多的便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了總分保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)的做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，進(jìn)一步保證檔案的安全，使檔案的安全性得到充分的保障。除了安全性以外相關(guān)檔案的真實(shí)性也是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于檔案而言其本身最基本的特征就是真實(shí)性。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的過程中這一基本特征必須要得到保留加強(qiáng)，防止有關(guān)人員借檔案管理數(shù)字化之便，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更改，進(jìn)一步減少日后糾紛帶來的不變，在公司管理上加強(qiáng)在該方面的監(jiān)管力度要堅(jiān)決杜止此類行為。檔案數(shù)字化管理的根本目的在于提升數(shù)據(jù)管理的便捷程度，在檔案數(shù)據(jù)化管理的過程中相關(guān)管理者要注意不斷提升數(shù)據(jù)使用的便捷程度，不僅是要滿足房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)管理者的使用需求，還要進(jìn)一步滿足普通用戶的使用需求。數(shù)據(jù)的處理不能局限于管理，還要不斷提升數(shù)據(jù)內(nèi)容的可讀性，不斷滿足用戶的需求，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感。
2房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理目前所面臨的問題
當(dāng)前我國(guó)有關(guān)檔案數(shù)字化管理發(fā)展速度迅猛，這一進(jìn)步推動(dòng)了檔案管理智能化，增強(qiáng)了相關(guān)檔案管理的安全性和便捷度。但是一個(gè)事物的發(fā)展是長(zhǎng)期的，在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中漸漸的也出現(xiàn)了很多問題需要我們解決。首先在檔案數(shù)字化管理的過程中相關(guān)檔案的搜集存儲(chǔ)還存在不少問題，在相關(guān)信息搜集上還有不少難度，在搜集中的不確定性也有可能導(dǎo)致相關(guān)資料的錯(cuò)誤性，這會(huì)讓信息的真實(shí)性降低，進(jìn)一步降低數(shù)字化管理的可信賴程度。此外相關(guān)的檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，服務(wù)單一，很難滿足消費(fèi)者漸漸增長(zhǎng)的需求，這讓房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化僅僅停留在表面，這不但限制了相關(guān)管理工作的進(jìn)行，還將令相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)受損導(dǎo)致很多服務(wù)的開展能力低，進(jìn)一步限制相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化開展的同時(shí)企業(yè)的相關(guān)人才結(jié)構(gòu)很難滿足企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的需要，相關(guān)技術(shù)能力還有待提升。相關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，積極培養(yǎng)相關(guān)人才，增強(qiáng)管理者的管理能力和技術(shù)水平，進(jìn)一步促使相關(guān)管理人員能夠更好的進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作。檔案管理數(shù)字化發(fā)展的過程中還將面臨如何處理傳統(tǒng)的信息錄入同現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)檔案處理的關(guān)系問題。電子檔案的信息錄入通過一些電子媒介，只有在一定條件的情況下才可以進(jìn)行檔案錄入和信息化處理。而傳統(tǒng)的信息管理模式較現(xiàn)代化的數(shù)字管理模式而言所受的約束條件相對(duì)較少，但是錄入方式相對(duì)較為繁瑣，查找不夠便捷。在檔案管理數(shù)字化過程中受某些客觀因素影響容易造成相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，而面對(duì)房地產(chǎn)之一信息量和數(shù)據(jù)量都很巨大的行業(yè)而言一些存在的錯(cuò)誤很難被找到。在電子檔案的傳播過程中，受全環(huán)境的影響這些內(nèi)容的真實(shí)性極有可能得不到保證。所以相關(guān)管理者在進(jìn)行相關(guān)數(shù)字化管理的過程中還應(yīng)當(dāng)注意保留相關(guān)的原始文件，以便于相關(guān)管理人員更好的進(jìn)行檔案管理工作。
3房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用策略和方法
在房地產(chǎn)管理數(shù)字化日漸興起的當(dāng)下，做好管理工作不應(yīng)僅僅停留在房地產(chǎn)數(shù)據(jù)的管理上，還要不斷拓展到公司管理上。相關(guān)公司應(yīng)當(dāng)借助檔案管理數(shù)字化的契機(jī)，進(jìn)一步改革公司管理制度。培養(yǎng)大量的數(shù)字化、信息化人才，積極吸收相關(guān)專業(yè)人才滿足企業(yè)在信息化時(shí)展的需求。在檔案管理方面，相關(guān)部門要依據(jù)信息的內(nèi)容作出合理的劃分，依據(jù)信息內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案信息保存處理方案，進(jìn)一步保證相關(guān)信息的安全程度，防止相關(guān)信息遭到不法分子的更改、竊取和破壞。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)營(yíng)造良好的信息安全環(huán)境，建立相應(yīng)的安全保護(hù)制度和應(yīng)急處理方案，防止信息安全遭到破壞，同時(shí)在企業(yè)信息遭到破壞時(shí)可以將損失降到最低。對(duì)于檔案管理數(shù)字化的管理制度體系不能僅僅局限于某些方面，對(duì)于公司的全局包括人員、設(shè)備、以及硬件的運(yùn)用都應(yīng)當(dāng)作出具體的規(guī)定。建立行之有效的檔案管理制度，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理主要是指基于信息保護(hù)外部環(huán)境的安全的保護(hù)，包括相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的影響，以及信息庫外部自然條件如電磁波、自然災(zāi)害、防護(hù)措施的管理等方面。應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行安全管理是一項(xiàng)很大的工程，包括操作安全管理、操作權(quán)限管理、操作規(guī)范管理、操作責(zé)任管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、應(yīng)用系統(tǒng)備份管理、應(yīng)用軟件維護(hù)安全管理等。進(jìn)一步從技術(shù)上防止相關(guān)數(shù)字化信息遭到竊取和破壞。在檔案數(shù)據(jù)化管理的同時(shí)，相關(guān)管理者還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)相關(guān)信息原件的保護(hù)，建立相應(yīng)的檔案室，配備專門人員保護(hù)這些信息。嚴(yán)格限制有關(guān)人員對(duì)檔案的獲取，防止相關(guān)檔案被篡改，進(jìn)一步保證相關(guān)檔案的真實(shí)性。與此同時(shí)，建立相應(yīng)的檔案室保護(hù)相應(yīng)的檔案原件也是防止數(shù)字化檔案出錯(cuò)的有效方法，方便在有關(guān)數(shù)字化數(shù)據(jù)出錯(cuò)時(shí)可以找到相關(guān)原件進(jìn)行更改和查詢。
4結(jié)束語
總而言之，建立一個(gè)完善并且安全程度高的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在這個(gè)過程當(dāng)中會(huì)遇到各式各樣的問題，還將會(huì)有越來越多的挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者要做好充分的打算面對(duì)這一過程中的困難。要不斷積累自身經(jīng)驗(yàn)同時(shí)加強(qiáng)與同行業(yè)企業(yè)的相關(guān)合作，積極探索同相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的合作，不斷壯大發(fā)展。要積極面對(duì)在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的挑戰(zhàn)，積極采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)控，最大限度的降低存在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，保障企業(yè)及用戶的信息安全?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步帶給了房地產(chǎn)業(yè)管理現(xiàn)代化的機(jī)會(huì)，相關(guān)部門要利用好這一機(jī)會(huì)加快內(nèi)部系統(tǒng)檔案管理的升級(jí)，加快檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部升級(jí)，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)管制度和外部環(huán)境監(jiān)管制度，建立健全相關(guān)制度設(shè)施，建立有利于房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制，將數(shù)字化的有效成果充分運(yùn)用在房地產(chǎn)管理上來，將科技成果真正運(yùn)用社會(huì)發(fā)展中。
作者:劉熙華 單位:南平市建陽區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記中心
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環(huán)保檔案是對(duì)以往工作情況的及時(shí)記錄、工作得失的分析、研究和總結(jié)，能夠?yàn)楹罄m(xù)環(huán)保工作的開展提供極具參考性的信息資料以及良好的研究基礎(chǔ)，能夠有效避免重復(fù)錯(cuò)誤的一再出現(xiàn)，有助于環(huán)保工作的不斷優(yōu)化、完善，推動(dòng)環(huán)保技術(shù)人員的不斷創(chuàng)新。一些落后的保護(hù)方法被不斷改進(jìn)或直接棄用，另一些高效的保護(hù)方法則被繼續(xù)沿用并持續(xù)優(yōu)化。同時(shí)，通過整合、判斷環(huán)保檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，能夠?qū)Ξ?dāng)?shù)氐沫h(huán)境質(zhì)量的優(yōu)劣狀況及變化趨勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估與預(yù)測(cè)，明確后期環(huán)境工作重心。此外，這些數(shù)據(jù)還能為污染事故、污染糾紛的處理提供具有說服力的依據(jù)，方便環(huán)境執(zhí)法、政府決策以及科學(xué)研究。
二、較高的科學(xué)技術(shù)價(jià)值
當(dāng)前，我國(guó)環(huán)境污染問題十分嚴(yán)峻，已經(jīng)成為阻礙我國(guó)經(jīng)濟(jì)健康與可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵原因?；谶@一現(xiàn)狀，相關(guān)學(xué)者們展開了大量研究，以期找出有效的應(yīng)對(duì)方法，顯著改善我國(guó)環(huán)境現(xiàn)狀。而環(huán)保檔案中所蘊(yùn)含的豐富信息，為學(xué)者們展開研究提供了大量的研究資料與重要的參考數(shù)據(jù)。例如，通過對(duì)比、分析被保護(hù)區(qū)域環(huán)境的水質(zhì)、魚群種類、水生植物類等的歷年保護(hù)結(jié)果，并作進(jìn)一步的研究論證，能夠?yàn)檎归_該區(qū)域的環(huán)境科研工作提供重要的信息來源與論據(jù)。
三、環(huán)保檔案管理的實(shí)施步驟
1.嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)規(guī)定。我院嚴(yán)格遵循國(guó)家頒發(fā)的相關(guān)規(guī)定與條例，建立專門的檔案管理室，安排專職人員有序進(jìn)行環(huán)保檔案的收集、整理與管理工作。檔案管理專職人員必須熟知《中華人民共和國(guó)檔案法》、《全國(guó)環(huán)保管理?xiàng)l例》、《環(huán)保檔案管理辦法》以及《環(huán)保檔案管理暫行規(guī)定》等重要規(guī)定。
2.準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍。在檔案管理的過程中，往往涉及的檔案材料的數(shù)量較大、類別較多，一旦管理人員對(duì)這些材料的擺放或存儲(chǔ)過于隨意化和無序化，不僅查詢時(shí)耗時(shí)耗力，而且還容易造成一些重要文件的丟失。因此，必須對(duì)這些檔案材料按一定依據(jù)進(jìn)行分門別類，對(duì)其歸檔范圍進(jìn)行準(zhǔn)確界定，實(shí)現(xiàn)有序、便捷和高效查詢和利用。通?？砂幢?所示進(jìn)行有序歸檔。
3.檔案材料的管理。在準(zhǔn)確界定檔案材料歸檔范圍后，就要對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)管理，這是檔案管理工作的重中之重。按照存儲(chǔ)介質(zhì)劃分，我院的環(huán)保檔案主要分為電子文件與紙質(zhì)資料。第一，電子文件。所謂電子文件，是指一類以光盤、磁盤以及磁帶等為儲(chǔ)存載體，以計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為閱讀、處理媒介，在通信網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)自由傳輸?shù)奈募?，該文件以?shù)碼的形式產(chǎn)生于數(shù)字設(shè)備與數(shù)字環(huán)境中。我院經(jīng)歷了硬磁盤、磁帶、一次寫光盤以及只讀光盤等階段，目前常用只讀光盤來歸檔電子文件。對(duì)于電子文件的管理，我院主要按照以下流程進(jìn)行:
(1)做好歸檔前的檢查工作。對(duì)于將要?dú)w檔的電子文件，檔案管理人員必須首先按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范來核查電子文件的內(nèi)容，確保內(nèi)容的真實(shí)性與完整性;隨后對(duì)光盤進(jìn)行檢查，確認(rèn)其表面潔凈、無劃痕;最后確認(rèn)存儲(chǔ)在光盤上的內(nèi)容無病毒、可讀性好。
(2)做好光盤的存儲(chǔ)工作。在將光盤存檔的過程中，必須做好光盤的保護(hù)工作，盡量避免對(duì)光盤記錄涂層的觸摸、擦和劃，以免光盤的失效。在實(shí)際存儲(chǔ)過程中，應(yīng)盡量做到以下幾點(diǎn):為了防止光盤在存儲(chǔ)時(shí)擦劃失效、擠壓變形，對(duì)于容易損傷的光盤，應(yīng)加設(shè)光盤保護(hù)盒。我院采取硬質(zhì)塑料光盤盒;為了防止擠壓變形，對(duì)于單片光盤，應(yīng)將其裝入盒內(nèi)，豎立存放。我院在單片豎立存放的同時(shí)，將其與紙質(zhì)資料分開;光盤存放的場(chǎng)所應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)，隔絕有害氣體的污染。我院在檔案室中建有獨(dú)立的密集柜，可滿足一般要求;盡量保持檔案室維持一定的溫度和濕度，我院通過放置溫度計(jì)、濕度計(jì)以及干燥劑等方式來實(shí)現(xiàn)對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的及時(shí)調(diào)控。
(3)做好光盤的定期檢查工作。在電子文件的實(shí)際存儲(chǔ)過程，常常會(huì)因?yàn)楣獗P變形、劃傷或格式不兼容等情況而使得一些重要數(shù)據(jù)與文件流失。為了確保這些光盤使用效能的長(zhǎng)久性，必須對(duì)其進(jìn)行定期檢查，檢查這些光盤的表面清潔度、可讀性以及內(nèi)容完整度。一般情況下，光盤超過四年就要進(jìn)行一次機(jī)讀檢驗(yàn)，并且其合格率應(yīng)為百分之百。同時(shí)，當(dāng)更新相關(guān)處理設(shè)備(如計(jì)算機(jī))后，應(yīng)及時(shí)檢查設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，確認(rèn)光盤與計(jì)算機(jī)光盤驅(qū)動(dòng)的兼容性。如果無法兼容，則要對(duì)光盤進(jìn)行轉(zhuǎn)換。此外，為了避免光盤出現(xiàn)問題而無法讀取，可刻錄兩份，其中一份留作備用。第二，紙質(zhì)資料。我院環(huán)保檔案中的紙質(zhì)資料主要含有:環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告書、檢測(cè)報(bào)告、合同書，任務(wù)書、項(xiàng)目批復(fù)以及公眾參與等內(nèi)容。盡管隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，以電子文檔式的信息儲(chǔ)存方式被越來越廣泛的用于檔案管理，但這并不就意味紙質(zhì)資料存儲(chǔ)的落伍，它仍然是檔案管理中的重要組成部分。
(1)做好歸檔前的審核工作。我院在提交紙質(zhì)資料之前，首先由資料產(chǎn)出部門對(duì)資料的真實(shí)度、完整度與可靠度進(jìn)行初審與復(fù)審，確認(rèn)資料合格后，再提交至檔案管理部門。隨后，檔案管理部門對(duì)上交的紙質(zhì)資料再一次進(jìn)行審核，確認(rèn)材料滿足歸檔要求后進(jìn)行歸檔。
(2)做好紙質(zhì)資料的保存工作。基于紙質(zhì)資料易燃、易潮、招蟲且占用空間較大等特性，在保存紙質(zhì)資料時(shí)，除了給紙質(zhì)資料預(yù)留足夠的儲(chǔ)存空間外，還要做好相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。我院在紙質(zhì)資料儲(chǔ)存室放置了溫度計(jì)、濕度計(jì)、干燥劑、滅火器、除蟲丸等物件。